Duty-Tree · Strato di presentazione: in tecnologia HTML5 BPM: hiave dellarhitettura e del prodotto...

Duty-Tree Pianificazione dei Turni del Personale

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Duty-Tree Copyright © 2011 – 2016 Btree s.r.l.

Sommario

Profilo Btree..................................................................................................................................................... 2

Introduzione .................................................................................................................................................... 3

Architettura del prodotto ................................................................................................................................ 4

La soluzione Duty-Tree .................................................................................................................................... 5

Principali Funzionalità...................................................................................................................................... 6

Login -Gestione autenticazione con gestione permessi autorizzazioni utente ........................................... 6

Portale Turni ................................................................................................................................................ 6

Definizione della struttura - Gestione Organizzazione, configurazione ad albero struttura ...................... 6

Definizione Esigenze - Gestione fabbisogni risorse per copertura turni comprese reperibilità ................. 7

Definizione Regole - Gestione vincoli di processo ....................................................................................... 8

Calcolo automatico Turni ............................................................................................................................ 9

Gestione del workflow di approvazione .................................................................................................... 10

Gestione turni programmati e turni rendicontati ..................................................................................... 10

Modulo APP ................................................................................................................................................... 10

Cooperazione applicativa .............................................................................................................................. 10

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Profilo Btree BTREE S.r.l. è una società specializzata nel settore dell’ICT (Information and Communication Tecnology),

che fornisce soluzioni complete ed eroga servizi a valore aggiunto nel campo della Sanità pubblica e privata

e nel campo della gestione dei processi aziendali e dell’organizzazione.

BTREE è in grado di affrontare progetti in ambito clinico ed in ambito diagnostico in settori quali i Laboratori

Analisi, i Laboratori di Genetica e Citogenetica, i Centri Trasfusionali, lo Screening, le Anagrafiche Assistibili,

la gestione dei dati clinici, diagnostici e anamnestici del paziente (EEMR: Extended Electronic Medical

Record), le Cartelle Infermieristiche, le Terapie e le Somministrazioni, ecc.

Sempre in area sanità, BTREE è specializzata nell’organizzazione e nel controllo dei turni del personale, nella

gestione degli asset e delle manutenzioni (inclusi i dispositivi elettromedicali, oltre alle manutenzioni di

strutture, impianti, ecc.) e nella gestione integrata del Servizio di Fisica Medica.

L’esperienza nel mondo industriale, inizialmente centrata sul controllo e sulla gestione produzione, è

cresciuta con la realizzazione di prodotti e progetti software per la preventivazione di prodotti

personalizzati, per la gestione della logistica interna e dei magazzini, degli asset aziendali, della

manutenzione e della sicurezza.

Inoltre, negli anni BTREE ha sviluppato competenze altamente specializzate nell’organizzazione degli

ambienti di office automation, nell’implementazione di piattaforme di collaborazione, nella gestione,

virtualizzazione e consolidamento delle infrastrutture, nel monitoraggio e nella sicurezza attiva e passiva.

Btree ha conseguito le certificazioni UNI EN ISO 9001:2008 e UNI CEI ISO/IEC 20000-1:2011, ed è membro

fondatore di Umbria Biomedical Cluster.

Btree nel corso dell’anno 2015 ha implementato con successo il progetto turni presso L’Azienda Ospedaliera

di Perugia.

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Introduzione Duty-Tree è una soluzione interamente in tecnologia Web (Indipendent Browser), che ne assicura la fruibilità in tutta l’azienda, oltre alla centralizzazione ed ottimizzazione della governabilità del prodotto in termini di risorse dedicate dai sistemi informatici delle Aziende Sanitarie.

Duty-Tree permette di risolvere in maniera agile ed immediata l’annosa operazione di schedulazione dei turni avendo la sicurezza di aver conciliato le corrette esigenze del personale e dell’azienda stessa, permettendo inoltre al referente di recuperare prezioso tempo da dedicare ad altre importanti attività.

Ricordiamo come per la sanità sia necessario perseguire obiettivi di contenimento dei costi attraverso una pianificazione efficace ed efficiente delle risorse, senza mai far venir meno i servizi verso i pazienti.

Inoltre la pianificazione dei turni aggiunge un ulteriore elemento di attenzione: deve assicurare e dimostrare corretti ed equi carichi di lavori e deve essere di supporto alle tematiche in materia di Sorveglianza Sanitaria ai fini della medicina del lavoro.

Principali caratteristiche e vantaggi:

Gestione strutture singole, multiple e complesse

Gestione progetti regionali

Equità dei turni assegnati

Riduzione di tempi ed errori manuali

Prevenzione disservizi

Riduzioni costi per straordinari e reperibilità

Calendario turni direttamente accedibile dal singolo utente

Reportistiche per Sorveglianza Sanitaria

Alta integrabilità verso terze parti, Rilevazione presenze, totem cartellini, anagrafica personale

dashboard direzionali, sorveglianza Sanitaria ecc.

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Architettura del prodotto Il prodotto Duty-Tree è basato sul pattern architettonico, impiegato da BTREE già da diversi anni, che si

basa su uno stack tecnologico “4-tier”, implementa tutti i paradigmi SOA (Service Oriented Architecture),

organizzato come segue:

Database Relazionale indipendente: Oracle, Microsoft SQL, MySQL, PostgresSQL.

Strato di persistenza (basato su JPA);

Application Server, strutturato in modo da implementare tutte le logiche di business al proprio

interno, sviluppato in tecnologia JEE secondo le specifiche EJB3

Strato di presentazione: in tecnologia HTML5

BPM: chiave dell’architettura e del prodotto è l’impiego di una piattaforma di Business Process

Management.

Come si evince dallo schema sopra riportato, la soluzione Duty-Tree si completa con due strumenti che le

permettono di essere unica ed integrabile:

BPM (Business Process Management): fornisce un ambiente di Business Rule Engine e Business Plan

Engine and constraint satisfaction solver.

ESB (Enterprise Service BUS): per le integrazioni tra sistemi e le piattaforme di cooperazione

applicativa esterni, Duty-Tree è corredato di Enterprise Service Bus al fine di permettere una veloce

ed efficace integrazione.

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La soluzione Duty-Tree La caratteristica principale ed unicità della soluzione è l’uso di una piattaforma di Business Process Management che permette di avere un potente sistema di gestione delle regole (rule engine) facile da usare, con estensioni per modellare, documentare, simulare e automatizzare l'elaborazione di eventi complessi ed articolati (constraint satisfaction solver) che consentono di rispondere agli eventi ed ai processi in tempo reale.

Questo, oltre a permettere una immediatezza di risultato, permette di documentare un livellamento corretto di tutte le tipologie di turni del personale, e per tutte le categorie professionali.

Il prodotto si caratterizza per essere estremamente duttile, il che permette una configurabilità tale da renderlo un sistema ‘Taylor Made’.

La soluzione permette, attraverso semplici maschere di configurazione, di impostare immediatamente l’intera organizzazione (che può essere composta da numerose strutture fino a livello regionale o da singole strutture), di definire le esigenze di tali strutture ed avere automaticamente attraverso la piattaforma BMP la programmazione dei turni in un determinato periodo.

Come si evince questo permette al coordinatore dei turni di preoccuparsi solo di definire:

1. le necessità della struttura; 2. le regole che presiedono il processo di gestione dei turni (ad es. contratti ecc.);

quindi poi generare immediatamente i turni per il periodo richiesto.

Un esempio è la recente Legge 30 ottobre 2014, n. 161, che con l'art. 14 riallinea anche per i medici e il

personale sanitario la nostra giurisprudenza agli altri paesi della CE in materia di orario di lavoro e durata

dei riposi. In particolare, la legge prevede come minimo 11 ore consecutive di riposo giornaliero, massimo

48 ore di lavoro settimanale, compreso lo straordinario, 24 ore di riposo settimanale e almeno 4 settimane

di riposo annuale.

Ora dal punto di vista della soluzione Duty-Tree non occorrono adeguamenti di software e di prodotto ma

occorre solo cambiare le regole che governano il nostro processo (minimo 11 ore consecutive di riposo

giornaliero, massimo 48 ore di lavoro settimanale ecc.) dei turni per procedere ad una corretta

pianificazione, ed avere anche il report delle stesse regole violate per poter procedere all’attuazione della

pianificazione.

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Principali Funzionalità

Login -Gestione autenticazione con gestione permessi autorizzazioni utente Il prodotto è corredato di autenticazione attraverso l’inserimento di utente e password e può essere

integrato con le piattaforme LDAP in uso presso l’azienda; possono essere configurabili permessi ed

autorizzazione utente che permettono la visione o l’interazione con tutte o alcune parti dell’applicativo.

Portale Turni La soluzione Duty-Tree permette ad ogni risorsa, attraverso le proprie credenziali, di accedere ad un portale

per la verifica dei propri turni.

Definizione della struttura - Gestione Organizzazione, configurazione ad albero

struttura Il prodotto permette una alta configurabilità delle strutture: grazie alla sua struttura ad albero permette

un’immediata visione della attuale organizzazione e con dei semplici “drag and drop” poter facilmente

riorganizzare le proprie le strutture.

Configurazione struttura USL regionale:

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Configurazione o visione in base a permessi utenti di una singola struttura

Definizione Esigenze - Gestione fabbisogni risorse per copertura turni

comprese reperibilità

Drag and Drop per

tipo risorsa

Turno

Numero personale

per coprire turni

Numero reperibilità

necessarie

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Definita la struttura oggetto della nostra programmazione dei turni e definite le anagrafiche di base per

ogni singolo operatore definite qualifica, ruolo, idoneità, parametri contrattuali (ore ordinarie, riposo, ore

massime, vincoli dovuti a particolari condizioni) si procede alla compilazione dei fabbisogni.

Come si evince dall’interfaccia, con pochi semplici click è possibile gestire le esigenze di ogni singolo

reparto/struttura inserendo per ogni tipologia di turno e per ogni giorno della settimana numero e tipo di

risorse necessario ai fabbisogni di un reparto e/o struttura.

Definizione Regole - Gestione vincoli di processo La pianificazione dei turni e la gestione dei tempi di lavoro del personale medico e infermieristico sono di

particolare complessità e non sono riconducibili ad una ripetizione standard di periodi, inoltre valore

fondamentale è garantire allo stesso tempo efficienza, qualità della prestazione offerta ed equità nei

confronti dei lavoratori.

Quindi oltre a quanto sopra visto nel processo di pianificazione dei turni vengono coinvolti numerosi vincoli

e parametri come ad esempio:

i contratti del personale;

le esigenze di ogni singola azienda sanitaria;

le legislazioni in corso;

la scarsità di personale;

questo si traduce nella scrittura di alcune regole che attraverso la piattaforma di BPM costruiranno il

processo di governo del turno.

Ad esempio una regola potrebbe essere che le risorse non possono fare due turni di notte consecutivi,

un'altra che il numero di turni al mattino per ogni risorsa non sia superiore a N ecc.

Altri esempi di processi da gestire con semplici regole possono essere:

numero minimo o massimo di fine settimana lavorativi consecutivi

oppure non assegnare mai un turno (ad esempio la notte) ad una risorsa

In altre parole definite le risorse e le ‘regole del processo’ sarà la piattaforma di BPM a definire i in poco

tempo i turni e non il certosino e annoso lavoro del coordinatore.

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Calcolo automatico Turni In base alle informazioni precedentemente definite tramite la selezione del periodo ed un reparto con un

semplice click si pianificano i turni con il rispetto di tutti i vincoli configurati:

Ed in particolare si ha la certezza di aver rispettato equità totale dei turni ed avere evidenza delle regole

violate al fine della copertura del turno per eventuali riconsiderazioni ed aggiustamenti.

Turno

Reperibile

Numero di ore

Dettaglio

regole violate

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Gestione del workflow di approvazione La pianificazione dei turni cosi come è stata programmata può essere sottoposta a diversi livelli di

validazione prima che questa sia pubblicata.

Gestione turni programmati e turni rendicontati La soluzione Duty-Tree permette anche di avere sempre disponibile per ogni risorsa sia la disponibile visibile

e confrontabile sia la programmazione del turno sia la rendicontazione dello stesso in base alle eccezioni

che non possono essere preventivamente pianificate ma che ogni giorno si verificano come malattia,

permessi urgenti, numero straordinario di pazienti presso la struttura ecc.

Turno

programmato

Turno consuntivato

Modulo APP Duty-Tree può essere corredato anche di apposita APP per lo scarico e la visione dei propri turni sul proprio

dispositivo personale smartphone o tablet.

Cooperazione applicativa Dal punto di vista tecnico, le principali architetture di riferimento impiegate per la cooperazione applicativa

e l’implementazione di pattern architettonici sono basate sui modelli SOA (Service Oriented Architecture)

e sulle infrastrutture ESB (Enterprise Service BUS).

Duty-Tree può facilmente integrarsi, tramite il proprio ESB (Enterprise Service BUS), con applicazioni di terze

parti. Ad esempio gestori assenze presenze, rilevamenti cartellini e badge acquisendo informazioni utili alla

programmazione dei turni. Può rendere disponibili informazioni alla medicina del Lavoro, alla Sorveglianza

Sorveglianza e alla stessa Direzione Sanitaria.

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“btree” è l'acronimo di “binary tree”. L'impiego degli

alberi binari per la ricerca dei dati risale addirittura alla

fine degli anni '50 e, nelle sue varie forme di

implementazione, è tutt'ora il più diffuso strumento di

indicizzazione delle informazioni, largamente utilizzato

tanto dai più moderni motori di ricerca quanto dai più

famosi DataBase di mercato.

“btree” è sinonimo di efficienza ed efficacia, ma lo è

altrettanto di stabilità e durata, perché in un settore

tecnologico in così rapida trasformazione il “btree” si è

evoluto senza mai diventare obsoleto, mantenendosi

sempre al passo coi tempi in termini di potenza, velocità

e affidabilità.

Dal 1999 i nostri valori fondanti sono l'innovazione

tecnologica, la specializzazione delle nostre

competenze, la creatività e l'assenza di compromessi

sulla qualità del risultato finale.

La nostra missione è l'erogazione di soluzioni e servizi

tecnologici completi per il raggiungimento degli

obiettivi strategici dei nostri Clienti.

Incremento delle performance e della produttività,

controllo e riduzione dei costi, governo e miglioramento

continuo dei processi sono le nostre linee guida.

www.btree.it

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