Gestione Protocollo Pubblica Amministrazione

I documenti della Pubblica

Amministrazione vanno “registrati”

Le Pubbliche Amministrazioni hanno una serie di obblighi

relativamente alla registrazione dei loro documenti

DPR 28 Dicembre 2000, n.445 art.53, comma 5

Sono oggetto di registrazione obbligatoria tutti i documenti

ricevuti ed inviati dall’Amministrazione Pubblica e tutti i

documenti informatici.

Ne sono esclusi le gazzette, i bollettini ufficiali e i notiziari della

Pubblica Amministrazione, le note di ricezione delle circolari e

altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i

giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a

manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione

particolare dell’Amministrazione.

I documenti della Pubblica

Amministrazione vanno “registrati”

Le Pubbliche Amministrazioni hanno quindi l’obbligo di :

Registrare il documento (Protocollazione o Repertoriazione)

Gestire i flussi documentali integrati con il protocollo informatico

Introdurre dei titolari di classificazione (Classificare)

Fascicolare i documenti

Elaborare dei piani di conservazione (Titolario)

Il protocollo informatico è ’’l’insieme delle risorse di calcolo,

degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure

informatiche utilizzati dalle Amministrazioni per la gestione dei

documenti’’, ovvero tutte le risorse tecnologiche necessarie alla

realizzazione di un sistema automatico per la gestione

elettronica dei flussi documentali.

(Definizione del Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari

in materia di documentazione amministrativa DPR 445/200, art. 1).

La normativa contiene le indicazioni a cui ogni sistema di

protocollo informatico che si intenda adottare o realizzare, deve

ottemperare, nell’ambito de ’’la formazione, il rilascio, la tenuta e

la conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e documenti

da parte di organi della pubblica amministrazione’’.

Il ruolo strategico del Protocollo

L’attività di protocollazione è quella fase del processo

amministrativo che certifica provenienza e data di

acquisizione del documento identificandolo in maniera univoca

per mezzo dell’apposizione di informazioni numeriche e temporali.

Costituisce un passo obbligato per tutti i flussi documentali che

intercorrono tra le Amministrazioni ed all’interno di esse.

Dalla sua gestione innovativa e razionale dipende strettamente il

grado di efficienza e di trasparenza raggiunto dall’azione

amministrativa.

Il ruolo strategico del Protocollo

Questo processo può essere gestito suddividendo le attività in

vari step e precisamente:

Profilazione del documento in Entrata

Classificazione del documento (Oggettario)

Assegnazione Protocollo in Entrata e Titolario

Trasmissione ad una Unità Organizzativa

Protocollo ed Emergenza Protocolli in Uscita

Stampa Registro dei Protocolli

Processo di Acquisizione Protocollo

L’acquisizione dei documenti in entrata può

avvenire secondo tre modalità:

- Da file

- Da scansione

- Con barcode

Il documento viene acquisito dall’ufficio

protocollo, il quale lo profila mediante una

maschera di profilazione standard o mediante

una maschera che utilizza le Etichette Barcode.

I documenti diretti ad un ufficio specifico, come

ad esempio eMail in ingresso, possono essere

autonomamente archiviati dal singolo ufficio.

Profilazione del documento in Entrata

Profilazione del documento in Entrata

Durante la profilazione, per inserire l’oggetto del documento, l’addetto può accedere ad un elenco degli oggetti «frequenti» (Oggettario) per compilare più velocemente tale campo all’interno del profilo documentale.

Classificazione del documento in

Entrata

Il documento dovrà quindi essere protocollato e sarà inoltre possibile assegnarlo ad uno o più nodi di titolario, ad un fascicolo o riferirlo ad un precedente protocollo interno in caso di risposte o doc. collegati.

Assegnazione Protocollo e Titolario

Trasmissione ad una Unità Organizzativa

L’addetto, inoltre può «trasmettere» il documento ad un ruolo od ad una unità organizzativa per Assegnazione, Inoltro o Visione. Automaticamente tale documento sarà reso visibile a tutti i nodi di organigramma definiti.

Prenotazione ed Emergenza Protocolli

in Uscita

Per assegnare il protocollo al documento è possibile prenotare un numero che potrà essere usato successivamente, ma rimarrà sempre in evidenza per chi l’ha prenotato. Nel momento in cui si vuole utilizzare un protocollo prenotato è sufficiente evaderlo e profilare poi il documento. Inoltre si possono dichiarare numerazioni «di emergenza» da utilizzare in caso di failure del sistema. .

Stampa Registro dei Protocolli

Infine il registro dei protocolli consentirà di adempiere all’obbligo di stampa delle numerazioni assegnate.

Talea Consulting Srl Via R.Ossani 18 - 48018 faenza (RA) – (+39) 0546 689555 www.taleaconsulting.it - talea@taleaconsulting.it