La normativa è il principale strumento diGovernance e Compliance della Banca: descrivechi e come deve svolgere le operazioni checostituiscono le attività dell’organizzazione. Perdisegnare e documentare i processi operativiesistono piattaforme specializzate (BPA), ma lanormativa è costituita da molte altre tipologie didocumenti e queste sono dominio di Microsoft®

Office®. Difatti, gli specialisti coinvolti nellaredazione dei documenti tendono a ostacolarel’adozione di sistemi di scrittura alternativi, ingenere inglobati in applicazioni di contentmanagement, poiché sono rigidi e funzionalmentepoveri. Ma rinunciare a gestire integralmente questiprocessi di formalizzazione di regole e istruzionivuol dire rendere caotiche e inefficienti questeattività, con ricadute sui costi e conseguenzenegative sui processi operativi che devono poifruire della conoscenza generata in queste fasi.

DocFlow RIN è la soluzione per governare iprocessi di redazione della normativa bancaria:cura tutti gli aspetti fornendo visibilità e controllo achi deve coordinare il processo, lascia utilizzare glistrumenti naturali per ogni attività rimuovendo cosìogni resistenza all’adozione della soluzione, prestaparticolare attenzione alla reperibilità delleinformazioni generate, si integra nel sistemainformativo esistente (autenticazione, BPA,Microsoft® Office®, portale intranet di fruizione deidocumenti).

DocFlow RINProcessi di Redazione della NORMATIVA BANCARIA

governace & compliance

ove

rvie

w

Info: Tel 02.57503366 | marketing@docflow.it | www.docflow.com

redazione inMicrosoft® Word

in genere gestiti conun tool di BPA

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Una nuova disposizione di legge ola volontà di ottimizzare unprocesso fa nascere l’esigenza dimodificare un determinato insiemedi documenti. Viene quindipresentata una richiesta all’ufficiodi gestione della normativautilizzando un modulo web diDocFlow RIN disponibile sullaintranet della Banca. L’evento ènotificato con una email a unaddetto al coordinamento delleattività di redazione dellanormativa che, accedendo viaweb al cruscotto di gestione econtrollo, aggiunge la richiestaalla lista delle pratiche attive.

Un agile flusso collaborativo guidala valutazione delle priorità e lepossibili sinergie con le attività giàin corso. L’ufficio normativa,assistito da strumenti intelligentid’interazione con l’organigrammaaziendale, stabilisce i redattori,assegna per competenza lediverse porzioni dei documenti,identifica i verificatori e gli

approvatori, programmal’emissione delle norme e leeventuali abrogazioni, senecessario associa una circolareche annuncia l’emissione. Almomento opportuno ogni membrodel team sarà coinvolto dalsistema con un messaggio emailautomatico che presenterà tutte leinformazioni per lavorareefficacemente.

Seguendo il link presente nelmessaggio si aprirà in Microsoft®

Office® la porzione di documentosulla quale si deve intervenire,senza che sia necessario sapereche il documento non risiede sulproprio personal computer, ma suun ordinato archivio documentalecentralizzato. Il sistemapermetterà di scrivere solo sullaporzione di testo di propriacompetenza, mostrando a chi èautorizzato l’intero documento increazione; saranno inoltre gestitecorrettamente le versioni.

Una soluzione completa

soluzione per

DocFlow RIN

generare, validare,distribuire e renderefruibili i dispositivinormativi negliambientiregolamentati

Enteproponente

Definizionepratica

Processowner

flussocollaborativo

Estensore 1

Estensore 2

Estensore 3

Estensore N

ValidazioneApprovazione

Distribuzione

WORKFLOWPROCESSO

ANAGRAFICHE

BPA

DocFlow RIN sorveglierà lo statodi avanzamento dei lavori,gestendo il flusso in funzione delprogredire delle attività,generando allarmi e sollecitiautomaticamente, attivando leverifiche, le richieste di correzione,le approvazioni previste. Ma unacaratteristica dei processi cheprevedono la formalizzazione diconoscenza è che il flussod’attività è variabile. Difatti ilgestore della normativa potrebbedover aggiungere a una pratica inlavorazione uno specialista per laredazione o la verifica di una partedei contenuti, oppure modificare ilciclo approvativo per gestireun’urgenza. L’ufficio normativa e iresponsabili dei documentipossono inoltre monitorare lostato d’avanzamento dei lavori sulportale intranet di gestione,trasformando così un’attività ingenere poco controllabile in unprocesso dinamico e gestito.

Info: Tel 02.57503366 | marketing@docflow.it | www.docflow.com

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Anche i più potenti motori di ricerca non riescono atrovare con precisione l’informazione desiderata,perché la normativa bancaria è costituita da moltidocumenti e il linguaggio utilizzato è omogeneo.DocFlow RIN è in grado di fornire un aiuto decisivo,agevolando il motore di ricerca del portale nel trovareil paragrafo che contiene le informazioni richieste. Il testo dei documenti deve essere arricchito conetichette che ne renderanno esatta l’identificazione. Si possono contrassegnare le diverse porzioni ditesto con specifiche categorie d’informazioni: ruoli,prodotti, procedure, attività, controlli.

L’immissione delle etichette (tag) è guidata da unafunzione aggiuntiva del menù di Microsoft® Word,che consente di selezionare l’etichetta da una lista.Queste liste sono acquisite automaticamente daisistemi esistenti: il gestionale HR per l’organigramma;procedure, attività e controlli dal BPA, ...

Rendere le informazioni realmente ricercabili: le ONTOLOGIE

Processo

Controllo

Rischio

Validità

Prodotto

Attività

Ruolo

“Abbiamo scelto DocFlow RIN per poter avere unostrumento agile e specifico per la gestione del ciclo di vitadei documenti normativi interni, in grado anche di recepireed utilizzare i metadati fondamentali della Banca gestiti dallo strumento di mappatura dei processi”

Mario MiglioriResponsabile Normativa e Metodologie Organizzazione

Banca Popolare di Milano

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DocFlow Italia S.p.A. è un’aziendaspecializzata nella digitalizzazionedei processi aziendali e proponeapplicazioni che semplificano eorchestrano i processicollaborativi e i flussi documentali.

La mission è di aiutare i Clienti aripensare i processi aziendali inottica digitale, per recuperareefficienza da dedicare allacrescita.

DocFlow adotta una politica diintegrazione anziché sostituzione,complementando le applicazionigestionali già esistenti nelleAziende con tecnologie humancentric, per gestire le informazionisemi-strutturate, aumentare lacollaborazione e migliorarel’ambiente di lavoro

In particolare DocFlow forniscesoluzioni per acquisire,conservare, distribuire econdividere i documenti e permigliorare l’efficienza e l’efficaciadei processi aziendali attraversoworkflow disegnati sullespecifiche esigenze del Clientenelle diverse aree aziendali.

Le aree di focalizzazioneOrder2CashGestione ciclo attivo, dall’arrivo dell’ordine d’acquisto da parte delcliente all’avvenuto incasso.

Procure2PayGestione ciclo passivo, dalla nascita di una richiesta di acquisto alpagamento del fornitore (es. qualifica fornitori e portale, RAI, RDA,Verifica Fattura, cruscotto pagamenti).

Human ResourceGestione processi di employee self service, digitalizzazionedocumentazione del Personale e supporto ai processi organizzativi(es. assunzione, formazione, valutazione competenze).

Communication HUBGestione della corrispondenza multicanale in ingresso e in uscita,analisi contenuti e indirizzamento alle aree di business (es. Protocolloe PEC).

Multi-ComplianceGestione attività, controlli e documenti ai fini L. 262/2005, D. Lgs 231/2001, D. Lgs 81/2008.

Gestione CommesseGestione dei documenti e dei processi collaborativi legati alladimensione documentale di una commessa, dalla progettazione alrilascio della documentazione verso i destinatari interni ed esterni.

Tutte le applicazioni sono rese immediatamente fruibili ai dispositivimobile grazie al Client ShareDocs. DocFlow offre inoltre il servizio diConservazione sostitutiva a norma e garantisce ai suoi Clientil’adeguamento tecnologico e normativo.

L’approccio DocFlow

Le nostre Competenze?

Da oltre 15 anni ci dedichiamo almiglioramento dei processi aziendalicollaborativi e documentali.

DocFlow Italia S.p.A.Centro Direzionale Milanofiori | Strada 4 Palazzo Q8 | 20089 Rozzano MITel. 02.57503366 | marketing@docflow.it | www.docflow.com

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