Dematerializzazione e

archiviazione elettronica

Jean-Marc Rietsch

Ingénieur Civil des Mines

Expert en dématérialisation et archivage électronique

Président de FEDISA (Fédération Européenne

de l’ILM du Stockage et de l’Archivage)

Settembre 2008 ANORC 2

Sommario

Presentazione FedISA

Standard europei

Legislazione francese

Legislazione europea : applicazione alla

fatturazione elettronica

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Scopo della FedISA

Federazione Europea dell’ILM, della conservazione e de l’archiviazione (2005)

Informare e assistere gli utilizzatori (pubblici e privati)

Fluidificare e partecipare allo sviluppo del mercato: dell’archiviazione elettronica,

della gestione e conservazione dell’informazione (cfr. ILM).

1a associazione che permette l’incontro di: Gruppi di utilizzatori,

Integratori di soluzioni software,

Fornitori di tecnologie,

Esperti tecnici e giuridici.

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Gli aderenti

Fornitori di tecnologie: GEMALTO, NetApp, HDS, HP, IBM, SUN, Active Circle, Stordata,

Steria, Inforca EMC, Mipih, Nexsan, IMD (Iron Mountain Digital), Computer Associate, STS-group, Beemo technologie, Keynectis, Cecurity.com, Rise, Symantec, Atempo, Know & Decide, Reactis, …

Esperti tecnici e giuridici: Cabinet Bensousan, Marsh, Caprioli&Associés, Cabinet Vaughan,

Compliance Company, Sealweb, Henon Conseil, Aquis, EdelWeb, LH Consultant, …

Utilizzatori: Thales, GIE SI2M, MBDA, EFIDIS, Chambre des Notaires de Paris,

Imprimerie Nationale, Chronoservices, New’ArchADINES, ADMAS, AREVA, CNES, MDS Pharma Services, CEDHYS/Sanofi-Aventis, SICTIAM, LFB, FNTC, iBP, INRIA, France Telecom, ESOPICA, E-Fluxus, BNP, Ministère des Finances, La Poste, CNRS, Mutuelle Carac, Ministère Education, …

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I partner

Associazioni e altri organismi: CIGREF (Club Informatico delle GRandi società Francesi)

DAF (Direzione degli Archivi di Francia)

DGME (Direzione Generale per la Modernizzazione dello stato)

DCSSI (Direzione Centrale della Sicurezza dei Sistemi Informatici)

AFNOR (Associazione Francese di standardizzazione)

ENISA (European Network Information System Agency)

AIIM (ECM association)

…

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Una realtà europea

Belgio, Document@work

Irlanda e UK, FedISA EIRE

Lussemburgo, Deloitte & Touch (studio di verifica

contabile)

In corso:

Italia, ANORC

Spagna, AEDOC_DIGITAL

Presto:

Germania

Svizzera

…

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Lavori della FedISA Commissione per i riferimenti

Documento sul formato PDF/A

Gruppo di lavoro europeo, preparazione d’una certificazione europea adattata per: TRAC (Trustworthy Repositories Audit & Certification) :

metodo di verifica di sistemi d'archiviazione sviluppato dal RLG (Research Libraries Group) e dal NARA (National Archives and Records Administration), tradotto in France da FedISA;

Norme ISO 27001 : Tecnologie de l'informazione -Tecniche di sicurezza - Sistemi di gestione della sicurezza dell'informazione – Esigenze.

Riferimento « cassaforte elettronica », elaborato da : FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance) e FedISA. Collaborazione della DAF (Direction des Archives de France) e della DGME (Direction Générale pour la Modernisation de l’Etat)

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Zoom sui gruppi di lavoro europei

I partecipanti Francia (France Télécom, Areva, Thales, DCSSI,

Edelweb, HSC, AFNOR, …)

Belgio

Lussemburgo

Svezia

Irlanda

… e l’Italia con ANORC

Dei professionisti piloti Cecurity.com (software cassaforte conforme)

STS Group (soluzione cassaforte conforme, validazione del processo completo presso le banche iBP)

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Altre commissioni Prova digitale

Identificazione e autentificazione

Salvaguardia e archiviazione

Razionalizzazione degli spazi di conservazione per uno sviluppo sostenibile

Archiviazione email (libro bianco in ottobre 2008)

Di prossima apertura Collettività, nozione di fornitore pubblico di servizi

d’archiviazione

Rischi/assicurazioni

Piattaforma di digitalizzazione

Conservazione a lungo termine delle firme elettroniche

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Formazioni (EiFISA/Demateus) Sensibilizzazione (metodologie, e-mail,

politiche d’archiviazione)

Atelier di due giorni

Seminari

Primo master esecutivo sul tema

« Management della digitalizzazione e

dell’archiviazione elettronica », in partenariato

con l’Ecole des Mines di Parigi:

Primi diplomati in gennaio 2009

Septembre 2008 ANORC 11

Pubblicazioni

Dematerializzazione delle fatture

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Archiviazione «legale», «protetta»Elementi essenziali della legge francese

Rispetto delle condizioni legali prescritte nei testi di legge

Intelligibilità, indipendentemente dal formato dell’informazione, l’essenziale é che sia restituita su forma intelligibile per l’uomo e non per la macchina (problema del formato logico)

Identificazione dell’autore (firme elettronica possibile)

Garanzia d’integrità (implica la tracciabilità)

Perennità, rispetto della durata di conservazione prescritta nei testi di legge, in funzione della natura dei documenti e dei tempi di prescrizione

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Archiviazione «legale», «protetta»Problematiche

Le norme non hanno un carattere obbligatorio

La legge non tratta delle forme e delle modalità

d’archiviazione:

Rispetto del principio di neutralità tecnologica

Elimina il rischio dell’obsolescenza

Ricordiamoci allo stesso modo che nessuno testo di legge

precisa le condizione di conservazione dei documenti

cartacei, imponendo per esempio l’utilizzazione di metodi

contro gli insetti, i batteri, gli incendi...

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La fattura elettronica

Direttiva europea 2001/115/CE : due forme: lo scambio di dati informatici (EDI) e la fattura

digitale firmata elettronicamente con la " firma elettronica avanzata".

L’adattamento francese impone : Accettazione del destinatario nel contesto di un contratto

mittente-destinatario;

La firma elettronica della fattura per garantire l’autenticità della

sua origine e l’integrità ;

Le fatture devono essere conservate dal mittente e dal

destinatario, nel loro formato d’origine

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Bollettino ufficiale AE gennaio 2007

Possibilità per il mittente di conservare una

«copia elettronica» della fattura (riproduzione

fedele e perenne dell’originale)

La riproduzione è “fedele” e “perenne” se sono garantite :

l’autenticità, l’integrità e la perennità del contenuto

la possibilità di conservare solo le informazioni

relative al contenuto

l’identificazione della data di stampa della fattura

la conversione e la compatibilità o migrazione degli

archivi

la conservazione sul territorio francese.

La scelta dello storage è aperta (WORM fisico o logico)

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Zoom sull’EuropaUn vero sviluppo intorno all’e-administration : La Spagna ha votato la totale digitalizzazione nei prossimi 2 anni (2010)

Armonizzazione (Direttive europee): Dematerializzazione delle fatture

Tachigrafi digitali

e differenze significative : Possibilità di distruggere la carta dopo digitalizzazione. Una realtà per

Belgio, Spagna, Italia … ma non ancora in Francia

Dei servizi su scala europea: Tachigrafi digitali, operativi dal 2006 (Regolamento (CE) n. 561/2006)

Servizio eWitness® (archiviazione di documenti, e-mail, voce, web)

Sviluppo della carte d’identità elettronica : Finlandia, Belgio, Portogallo, Spagna, Italia …

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Grazie per la vostra attenzione

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