Allegato 1: Scheda standard di monitoraggio

Argomento n. 1- Obiettivi strategici

Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente:

□ peggioramento □ nessun cambiamento X lieve miglioramento □ significativo miglioramento

1. Definizione degli obiettivi strategici

1.1 Gli obiettivi strategici sono pertinenti con la missione istituzionale, con le strategie e con le priorità politiche dell’amministrazione?

X si, tutti

□ si, almeno il 50%

□ si, meno del 50%

□ no Esempi (max 140 parole):

1.2 Le modalità di coinvolgimento degli stakeholder esterni nel processo di definizione degli obiettivi, indicatori e target sono tali da assicurarne la rilevanza rispetto ai bisogni della collettività? C’è stato anche un coinvolgimento degli stakeholder interni?

Risposta (max 140 parole)

Tutti gli stakeholder (comunità

scientifica, studenti, MIUR) sono

tenuti in considerazione; gli

stakeholder interni sono stati

coinvolti.

Esempi (max 140 parole):

1.3 A cosa sono dovute eventuali variazioni degli obiettivi strategici rispetto all’anno precedente non indicate nel Piano?

Risposta (max 140 parole)

Non ci sono sostanziali

variazioni degli obiettivi

strategici; è prevista una

discontinuità a luglio per una

serie di eventi descritti nel

seguito che potrà portare ad

una parziale ridefinizione degli

obiettivi.

………………………………………

Esempi (max 140 parole):

1.4 Esistono significative differenze nelle modalità di definizione degli obiettivi strategici tra le diverse strutture di primo livello dell’amministrazione?

□ si

X no

Esempi (max 140 parole): La struttura organizzativa della Scuola è unitaria.

1.5 Se l’amministrazione ha redatto la Nota Integrativa o il Piano degli indicatori e risultati attesi di bilancio, a cosa sono dovute eventuali differenze rispetto al Piano della performance?

Risposta (max 140 parole)

Non è redatta. Attualmente non

c’è un collegamento significativo

fra i due strumenti di

programmazione.

Esempi (max 140 parole):

Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:

2. Indicatori associati agli obiettivi strategici

2.1 Gli indicatori sono adeguati per l’obiettivo di riferimento? Sono cioè tali da misurare le finalità che si intendono perseguire?

X si, tutti

□ si, almeno il 50%

□ si, meno del 50%

□ no Esempi (max 140 parole):

2.2 Gli indicatori sono alimentati da fonti dati affidabili? X si, tutti

□ si, almeno il 50%

□ si, meno del 50%

□ no Esempi (max 140 parole): in gran parte si tratta di statistiche ufficiali MIUR

2.3 La misurazione degli indicatori si avvale di applicativi informatici e basi dati sottostanti?

□ si, per tutti gli indicatori

X si, per almeno il 50% degli

indicatori

□ si, per meno del 50% degli

indicatori

□ no, per nessun indicatore

(se sì) specificare i 5 sistemi

informatici di maggior rilevanza ai

fini della misurazione:

1.

2.

3.

4.

Esempi (max 140 parole): banche dati del personale, della ricerca, basi dati pubblicazioni, banca dati studenti

2.4 Gli indicatori sono alimentati anche da fonti esterne □ si, per almeno il 10% degli indicatori

(es. statistiche ufficiali)? X si, per meno del 10% degli indicatori

□ no

(se sì) specificare le 5 più

importanti fonti esterne:

1. banche dati bibliometriche

2.

3.

4.

5.

Esempi (max 140 parole):

Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:

3. Target associati agli indicatori degli obiettivi strategici

3.1 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori storici?

X si, tutti

□ si, almeno il 50%

□ si, meno del 50%

□ no Esempi (max 140 parole):

3.2 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori di benchmark (relativi a ripartizioni interne all'amministrazione stessa o anche ad amministrazioni nazionali, estere)?

□ si, tutti

X si, almeno il 50%

□ si, meno del 50%

□ no

Esempi (max 140 parole): Non esistono ripartizioni interne. Il benchmark nazionale e internazionale rileva per la ricerca e la formazione.

Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:

4. Risorse assegnate agli obiettivi strategici

4.1 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse finanziarie agli obiettivi?

Risposta (max 140 parole)

Da quest’anno sono stati redatti budget

autorizzatori per le tra aree scientifiche e

per le strutture principali; non sono

conteggiati i costi del personale. Non c’è

ancora un collegamento puntuale con gli

obiettivi. Ci si basa soprattutto sulle

evidenze precedenti.

4.2 Come avviene il processo di assegnazione delle

risorse umane agli obiettivi?

Risposta (max 140 parole)

Vedi punto 4.1

Argomento n. 2- Obiettivi operativi

Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente:

□ peggioramento □ nessun cambiamento X lieve miglioramento □ significativo miglioramento

5. Definizione degli obiettivi operativi

5.1 Gli obiettivi operativi contribuiscono al reale conseguimento del relativo obiettivo strategico?

X si, tutti

□ si, almeno il 50%

□ si, meno del 50%

□ no Esempi (max 140 parole): Servizi efficienti contribuisco al raggiungimento degli obiettivi strategici

5.2 Gli obiettivi, indicatori e target sono il frutto di un processo di negoziazione con il personale dirigente e non dirigente?

Risposta (max 140 parole)

Si: il primo incontro formale è

avvenuto il 21gennaio; il secondo

il 18 febbraio; gli incontri di

struttura entro il 5 marzo

……………………………………… Esempi (max 140 parole):

Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:

6. Indicatori associati agli obiettivi operativi

6.1 Gli indicatori sono adeguati per l’obiettivo di riferimento? Sono cioè tali da misurare le finalità che si intendono perseguire?

□ si, tutti

X si, almeno il 50%

□ si, meno del 50%

□ no Esempi (max 140 parole):

6.2 Gli indicatori sono alimentati da fonti dati affidabili? X si, tutti

□ si, almeno il 50%

□ si, meno del 50%

□ no Esempi (max 140 parole):

7

6.3 La misurazione degli indicatori si avvale di applicativi informatici e basi dati sottostanti?

□ si, per tutti gli indicatori

□ si, per almeno il 50% degli indicatori

□ si, per meno del 50% degli indicatori

X no, per nessun indicatore

(se sì) specificare i 5 sistemi informatici

di maggior rilevanza ai fini della

misurazione:

1.

2.

3.

4.

5.

Esempi (max 140 parole):

6.4 Gli indicatori sono alimentati da fonti esterne (es. statistiche ufficiali)?

□ si, per almeno il 10% degli indicatori

□ si, per meno del 10% degli indicatori

X no

(se sì) specificare le 5 più importanti

fonti esterne:

1.

2.

3.

4.

5.

Esempi (max 140 parole):

Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:

7. Target associati agli indicatori degli obiettivi operativi

7.1 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori storici?

□ si, tutti

□ si, almeno il 50%

X si, meno del 50%

□ no Esempi (max 140 parole):

7.2 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori di benchmark (relativi a ripartizioni interne all'amministrazione stessa o anche ad amministrazioni nazionali, estere)?

□ si, tutti

□ si, almeno il 50%

X si, meno del 50%

□ no 8

Esempi (max 140 parole):

Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:

8. Risorse assegnate agli obiettivi operativi

8.1 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse finanziarie agli obiettivi?

Risposta (max 140 parole)

Gli obiettivi rappresentano un

differenziale rispetto al passato. Si

procede alla richiesta e all’approvazione

del budget di struttura e/o di progetto, in

sede di bilancio di previsione.

……………………………………… Esempi (max 140 parole):

8.2 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse umane agli obiettivi?

Risposta (max 140 parole)

Attraverso la programmazione del

personale per le risorse

incrementali (ad esempio per i

progetti); a cura del responsabile

di struttura per gli obiettivi di

struttura.

Esempi (max 140 parole):

Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:

9. Analisi delle sedi territoriali [non completato perché la SISSA non ha sedi territoriali]

9.1 Sono assegnati specifici obiettivi operativi alle sedi territoriali?

□ si, a tutte

□ si, ad almeno il 50%

□ si, a meno del 50%

□ no Esempi (max 140 parole):

9.2 Gli obiettivi operativi assegnati alle sedi territoriali riguardano tutti i servizi dalle stesse erogati?

□ si, tutti i servizi

□ si, almeno il 50%

□ si, meno del 50%

□ no Esempi (max 140 parole):

9.3 Gli obiettivi e i relativi indicatori sono formulati in modo da consentire una valutazione comparativa

(benchmarking tra sedi territoriali)?

□ si, tutti

□ si, almeno il 50%

□ si, meno del 50%

□ no Esempi (max 140 parole):

Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:

Argomento n. 3 - Qualità dei servizi

Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente:

□ peggioramento □ nessun cambiamento X lieve miglioramento □ significativo miglioramento

10. Standard di qualità dei servizi a domanda individuale

10.1 In che misura i servizi per i quali sono definiti gli standard sono rappresentativi dell’attività dell’amministrazione?

X alta

□ media

□ bassa

Esempi (max 140 parole): La SISSA ha definito una carta dei servizi.

10.2 Le modalità di coinvolgimento degli stakeholder chiave nel processo di definizione e aggiornamento degli standard di qualità sono state tali da assicurare l’adeguatezza degli indicatori e dei valori programmati?

Risposta (max 140 parole)

Si, attraverso un processo biennale di

rilevazione della customer satisfaction.

Gli stakeholders scientifici sono in ogni

caso rilevanti.

Esempi (max 140 parole):

Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:

Argomento n. 4 - Pari opportunità

11. Promozione delle pari opportunità

11.1 Sono stati pianificati interventi di promozione delle pari opportunità non già presenti tra gli obiettivi?

Risposta (max 140 parole)

Si, attraverso la predisposizione

del piano delle azioni positive. Il

CUG si riunisce il 28 febbraio

2014.

……………………………………… Esempi (max 140 parole):

Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:

Argomento n. 5 - Valutazione individuale

Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente:

□ peggioramento □ nessun cambiamento X lieve miglioramento □ significativo miglioramento

12. Obiettivi individuali dei dirigenti

12.1 Sono assegnati obiettivi specifici individuali ai dirigenti oltre a quelli organizzativi presenti nel Piano e a quelli relativi alle competenze professionali e manageriali dimostrate?

X si, a tutti

□ si, ad almeno il 50%

□ si, a meno del 50%

□ no

Esempi (max 140 parole): La SISSA ha un solo dirigente: il Segretario generale.

12.2 Gli obiettivi individuali sono stati il frutto di un processo di negoziazione tra il valutato e il valutatore?

Risposta (max 140 parole)

………………………………………

………………………………………

………………………………………

……………………………………… Esempi (max 140 parole):

Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:

Argomento n. 6 - Processo di pianificazione

13. Coinvolgimento dei vari soggetti

13.1 Qual è stato il grado di coinvolgimento e condivisione dell’organo di indirizzo politico?

X alto

□ medio

□ basso Esempi (max 140 parole): Sono stati coinvolti sia il Senato accademico sia il Consiglio di amministrazione, oltre al Direttore (Rettore).

13.2 Qual è stato il grado di coinvolgimento e condivisione della dirigenza?

X alto

□ medio

□ basso Esempi (max 140 parole):

Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:

14. Ruolo dell’OIV nel processo di pianificazione

14.1 Quale è stata la tipologia di interazione tra l'OIV e l’amministrazione? (possibile selezionare più risposte)

□ parziale sostituzione

X accompagnamento

□ controllo

□ altro, specificare Esempi (max 140 parole):

14.2 Qual è stato il contributo dell’OIV al miglioramento del processo di redazione del Piano?

Risposta (max 140 parole)

L’OIV ha formulato il proprio parere sul

piano 2013-2015. Ha inoltre fornito

suggerimenti sia metodologici sia di

processo relativamente ad alcuni aspetti

(es. obiettivi delle strutture scientifici,

budget, potenzialità della COEP per

fornire dati utili al miglioramento di

efficacia ed efficienza)

………………………………………

Esempi (max 140 parole):

Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:

15. Integrazione tra il processo di redazione del piano e la programmazione

economico-finanziaria 15.1 I sistemi informatici sono adeguati a favorire l'integrazione tra i processi?

□ i processi utilizzano gli stessi sistemi

□ i processi utilizzano sistemi diversi,

ma con scambio automatico di

informazioni

□ i processi utilizzano sistemi diversi,

ma senza scambio automatico di

informazioni

X almeno uno dei due processi

non utilizza sistemi informatici

Esempi (max 140 parole):

15.2 Esiste una sequenza temporale dei processi tale da consentirne l’integrazione?

X si

□ no

Esempi (max 140 parole): Il processo di definizione dei budget e di allocazione delle risorse si fonda sulla definizione degli obiettivi macro delle strutture, che poi vengono integrati ed esplicitati con maggiore dettaglio nel piano della performance, in coerenza con i budget effettivamente assegnati; anche il processo di revisione del piano avviene in coincidenza con l’assestamento del budget. Entrambe le programmazioni hanno orizzonte triennale. Una limitazione rilevante è la comunicazione tardiva del finanziamento FFO.

15.3 Il coordinamento tra i vari soggetti/uffici coinvolti nei due processi è stato adeguatamente attuato?

Risposta (max 140 parole)

Le dimensioni di SISSA

consentono uno stretto

coordinamento tra le varie UO e

tra queste e le Aree scientifiche.

Tale coordinamento è anche

garantito dalla rappresentanze

delle Aree (coordinatori) nel

Senato accademico.

……………………………………… Esempi (max 140 parole):

Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:

16. Informazioni ulteriori sul processo

16.1 E’ stato effettivamente implementato l’eventuale modello di misurazione previsto nel sistema di misurazione e valutazione della performance?

X si, specificare

quale: Valutazione della performance

individuale.

□ si parzialmente , specificare

quale:

□ no

Esempi (max 140 parole):

16.2 Quali modalità di informazione, formazione e comunicazione sono state adottate o sono previste

Risposta (max 140 parole)

Il Piano è stato presentato, oltre

che sul WEB e alla comunità

interna, anche nel corso della

giornata della trasparenza.

Per garantire la massima diffusione e comprensione del Piano all’interno ed all’esterno dell’Amministrazione?

………………………………………

………………………………………

……………………………………… Esempi (max 140 parole):

Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:

Allegato 2:

Informazioni di sintesi sugli obiettivi operativi presenti nel Piano della performance e non desumibili dai dati inseriti dalle amministrazioni nel Portale della Trasparenza

N. obiettivi operativi tot.

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N. obiettivi operativi con indicatori

N indicatori tot

N. indicatori privi di formula di calcolo

N. indicatori privi di target annuale

N. obiettivi operativi con risorse economico-finanziarie assegnate

N. obiettivi operativi con risorse umane assegnate

Nota all’allegato 2

Gli obiettivi operativi sono definiti dal Piano della performance e assegnati dal Consiglio di amministrazione al Segretario generale

Successivamente (per l’operatività del Piano per l’annualità 2014 entro marzo) essi verranno ribaltati a livello degli uffici, tenuto conto delle rispettive competenze. In quella sede saranno individuati gli indicatori pertinenti. Ogni ufficio provvederà quindi ad assegnare le risorse a disposizione sulla base dei risultati attesi con riferimento agli obiettivi assegnati e in considerazione dei processi già attivati al proprio interno. Le risorse finanziarie (in alcuni casi puntuali, come è previsto per alcuni obiettivi del piano triennale per la prevenzione della corruzione) sono definite nei budget di struttura, allo stesso livello al quale sono assegnati gli obiettivi. La collocazione di risorse finanziarie, risorse umane, obiettivi operativi e loro target al medesimo livello organizzativo consente ai capi degli uffici di gestire la necessaria flessibilità operativa. Alla Scuola non è sembrato conveniente, date le sue ridotte dimensioni, assegnare ex ante, rigidamente, risorse e personale ai singoli obiettivi, anche perché essi sono in generale ridotti rispetto al trend di operatività storicamente consolidato.