Dal pensiero allazione… SaperePerFare.it Innovazione, praticità e concretezza nel mondo delle...

dal pensiero all’azione…

SaperePerFare.itInnovazione, praticità e concretezza nel mondo delle aziende e del lavoro

presenta:

Lucca , 23 settembre 2004

Responsabilità amministrativa delle società: modelli di organizzazione, gestione e controllo

Prof. Marco Allegrini (Università di Pisa)[email protected]; Tel 050/2216287



presenta:

Responsabilità amministrativa (Art.5) se...

un soggetto posto in “posizione apicale” ovvero

un sottoposto alla direzione e vigilanza di

quest’ultimo abbia commesso uno dei reati

previsti dal decreto

che il reato sia stato commesso nell’interesse o

a vantaggio dell’ente



presenta:

Clausola esimente (art. 6, I co.)

• l’organo dirigente ha adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi;

• Il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento è stato affidato ad un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo; continua...



presenta:

Clausola esimente (art. 6, I co.)

...segue

• Le persone hanno commesso il reato eludendo

fraudolentemente i modelli di organizzazione e

di gestione;

• Non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza

da parte dell’o.d.v.



presenta:

L’avvio organizzativo del modello:Organi e funzioni aziendali da coinvolgere in sede di avvio:

legale e societario (aspetti generali, deleghe e poteri, modelli sanzionatori e codice etico;

personale (protocolli organizzativo- procedurali, codice etico);

amministrazione e finanza (gestione flussi finanziari nei processi a rischio);

commerciale (per tenere i rapporti con le terze entità comprese nel perimetro del modello di salvaguardia)



presenta:

L’organizzazione per gruppi di progetto:

un comitato-guida, formato dai manager di ogni funzione

coinvolta nei gruppi di lavoro e da un rappresentante dell’A.D.;

dei pool di lavoro per ogni campo da sviluppare (codici etici,

metriche di risk assessment, supporti organizzativi, etc.)

eventualmente affiancati da consulenti esterni;

Istituzione dell’odv



presenta:

L’individuazione delle attività a rischio

Oggetto: sviluppare un sistema che consenta:

preventiva individuazione dei processi/funzioni dove risulti possibile commettere un illecito e delle relative modalità di commissione; valutazione qualitativa del grado di rischio potenziale insito nei processi considerati; stima del rischio effettivo di commettere reati rilevanti, tenuto conto dei controlli preventivi in essere.

Misure da adottare: sviluppare un approccio che consenta di ponderare i processi a rischio di reato, eseguendo un rating degli stessi per ordine di relativa rischiosità e priorità, evidenziando così le attività eventualmente non coperte.



presenta:

Quali controlli?

Codice etico

Elementi base del controllo interno

Regole di comportamento aree a rischio 231

Controlli specifici attività sensibili

Focus controlli

Sistema disciplinare

+

-



presenta:

Elementi base del controllo

•Chiara attribuzione di responsabilità e dei poteri

•Definizione poteri di firma e autorizzativi coerenti con responsabilità gestionali

• Documentazione delle operazioni e tracciabilità del processo

• Documentazione dei controlli svolti (verbali)

• Separazione dei compiti e contrapposizione di funzioni



presenta:

Le regole di comportamento 231

• Evitare situazioni di conflitto di interesse con la PA

• Divieti di regali o omaggi tali da influenzare la discrezionalità pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio

•Accordare vantaggi di qualsiasi natura (assunzione..)

• Divieto di dichiarazioni non veritiere ad organismi pubblici

• Informare l’ODV su irregolarità individuate o a seguito dei controlli routinari o casualmente…

Per evitare il compimento dei reati i soggetti “apicali” li devono conoscere (attività di formazione)



presenta:

Controlli specifici•Chiara assegnazione delle deleghe nelle aree a rischio

•I pagamenti devono essere autorizzati e documentati

•Formalizzazione delle procedure interne aree a rischio

• Definizione dei controlli procedurali (manuali e informatici)

•Sistema delle segnalazioni verso OdV

•Whistleblowing (Intranet)



presenta:

Vigilare sull’effettività del modello

1) Svolgere verifiche periodiche nelle aree a rischio su:

• esistenza procedure e svolgimento controlli di linea;

• atti, documenti e altre informazioni comprovanti attività sensibili

2) Eseguire accertamenti (ispezioni, interviste) sulle segnalazioni ricevute

Anche queste attività devono essere documentate



presenta:

Poteri OdV

• Accesso alle informazioni e database

• Accesso ai documenti

• Ispezioni

• Interviste

• Raccolta segnalazioni e anomalie

• Utilizzo risorse proprie e/o consulenti esterni

• Proposte di misure sanzionatorie



presenta:

Caratteristiche dell’organismo di vigilanza

• “Organismo dell’ente”: “struttura che deve essere costituita al suo interno” (Relazione Ministeriale al Decreto)

• Indipendenza e autonomia dai vertici dell’ente (“autonomi poteri di iniziativa e controllo”)

• Professionalità

• Continuità di azione



presenta:

Problematiche inerenti

• L’organismo di vigilanza deve essere istituito ex-novo od è all’interno di altro organismo o funzione?

• Quali sono le professionalità che devono essere inserite in questo organo?

• Nelle PMI? E’ corretto identificare l’OdV con l’ “organo dirigente” (art. 6, punto 4)?



presenta:

Problematiche inerenti

• E’ possibile gestirlo in outsourcing?

• Nei gruppi, come viene gestito?• Quali linee di reporting?



presenta:

Prime esperienze a confronto. Caso Enel

• Attribuita responsabilità (compliance officer) al Direttore dell’Internal Audit, sia per la capogruppo che per le controllate.

• Qualora non esista nelle controllate di minori dimensioni la figura di i.a. il compito è attribuito all’organo dirigente.



presenta:

Prime esperienze a confronto. Caso Astaldi

Composto da:

• Un membro del Cda non esecutivo

• Soggetti esterni alla società



presenta:

Prime esperienze a confronto. Caso Ferrovie dello Stato

• L’OdV è l’Audit Committee nella capogruppo.

• Nelle controllate l’OdV è costituito dalla

Direzione Audit (ad es. Trenitalia), se

istituita ovvero dalla funzione Personale e

Organizzazione.



presenta:

Prime esperienze a confronto. Caso Aem

L’OdV è un comitato appositamente costituito e composto dai Responsabili pro-tempore di:– Internal Audit

– Affari generali

– Personale e Relazioni Industriali



presenta:

Prime esperienze a confronto. Caso Pirelli

L’OdV è un comitato appositamente costituito e composto da:– Presidente comitato controllo (amm.re

indipendente)

– Componente collegio sindacale

– Responsabile direzione Revisioni



presenta:

Organismo di vigilanza nei gruppi

• Organismo di vigilanza in ogni controllata;

• Possibilità di attribuire la f(x) all’organo dirigente per le controllate di piccole dimensioni (?)

• Utilizzo nel gruppo delle risorse presenti nell’OdV della capogruppo, con obbligo di riporto funzionale all’OdV della controllata.



presenta:

E nelle PMI?

• E’ accettabile (talora auspicabile) usufruire di consulenti esterni, specie

nelle PMI sprovviste di organi sociali di controllo

• Nelle PMI potrebbe anche essere il collegio sindacale, eventualmente integrato da un esperto (anche esterno) in materia di 231.

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