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Dal documento cartaceo al documento digitale: Un nuovo archivio amministrativo e clinico dell’Azienda ULSS n. 8 di Asolo Azienda ULSS n.8 - Asolo
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Dal documento cartaceo al documento digitale:
Un nuovo archivio amministrativo e clinico dell’Azienda ULSS n. 8 di
Asolo
Azienda ULSS n.8 - Asolo
Lo stato attuale degli Archivi
Numero di sedi
Metri lineari
Documentazione amministrativa
14 3.345
Documentazione sanitaria 2 1.695
Cartelle cliniche (dal 1916)
11 5.771
27 10.811
La documentazione risulta oggi archiviata in più sedi:
Trasformare i documenti da fattore non produttivo in risorsa aziendale attraverso:
La premessa progettuale
la conservazione appropriata ed unificata del cartaceo;la consultabilità effettiva dei documenti;la dematerializzazione dei documenti clinici.
Per la gestione dell’Archivio, l’azienda ULSS ha affidato alcune fasi tecnologiche ed operative ad un partner privato INTEMA Srl – Smartpaper, che ha specifico know-how nell’ICT dell’ambito sanitario e nell’archiviazione ottica di documenti.
Con tale partnership l’ULSS ha dato inizio dall’1.1.2004, grazie al protocollo unico informatico, ad un radicale cambiamento (posta elettronica certificata, firma digitale, ecc.) nella gestione dei documenti per pianificare e controllare il flusso interno.
Una partnership pubblico-privata per il work flow documentale
aziendale
Gli obiettivi principali:
realizzazione di un archivio centralizzato per la conservazione di tutta la documentazione cartacea (amministrativa e sanitaria) esistente;
realizzazione di un archivio “digitale” per le cartelle cliniche (n. 40.000 circa all’anno), quale premessa per la cartella clinica elettronica
Il progetto
L’archivio centralizzato
Il GANTT attuativo:
Avvio attività del nuovo archivio centralizzato: Maggio 2005;
Avvio attività dell’archivio digitale: Giugno 2005;
Completamento del conferimento dei documenti e passaggio a regime dell’archivio digitale:
Ottobre 2005.
L’archivio centralizzato
La costituzione dell’archivio centralizzato dell’ ULSS prevede le seguenti fasi:
censimento della documentazione nelle attuali strutture;
classificazione dei documenti esistenti; trasferimento fisico dei documenti; costituzione della banca dati nel nuovo Archivio; Disattivazione di tutti gli Archivi periferici (n. 16)
L’archivio centralizzato
I vantaggi
I principali vantaggi conseguibili sono:
il recupero degli spazi con armadi compattabili;
la puntuale definizione dei processi gestionali e dei livelli di servizio;
la maggiore rapidità nel reperimento dei documenti.
L’archivio “digitale”
Progressiva trasformazione della documentazione cartacea in formato digitale, attraverso un processo di dematerializzazione.
Tra i primi processi di dematerializzazione previsti nell’ambito della ULSS8 rientra quello relativo alle cartelle cliniche.
La cartella clinica: I livelli di servizio
Ritiro documenti dai presidi ospedalieri; Conservazione e custodia presso l’archivio
centralizzato; Digitalizzazione della documentazione corrente; Digitalizzazione on-demand per la
documentazione storica; Riproduzione della cartella clinica a richiesta
dell’assistito, ecc.; Consultazione on line da parte dei soggetti
autorizzati.
La cartella clinica: Lo schema funzionale
Formazione della cartella clinica “digitale”
Procedura di memorizzazione
Procedura di conservazione
Responsabile conservazione
Pubblico ufficiale
Cartella clinica
cartacea
Riferimento temporale e
Firma digitale
Riferimento temporale e Firma digitale
Supporto di conservazione
La cartella clinica digitale
I vantaggi
erogazione di un servizio efficiente e tempestivo per le esigenze interne di consultazione dei reparti e sale chirurgiche, day hospital etc.;
riduzione delle code di lavoro presso l'ufficio archivio;
riduzione dei rischi di smarrimento, alterazione o danneggiamento delle cartelle cliniche o delle loro parti;
riduzione degli originali smarriti per consultazioni urgenti dell'originale da parte del personale sanitario.
La cartella clinica: l’architettura del sistema
Architetturaapplicativa Web-based
La cartella clinica: Le funzioni
Le principali funzionalità del sistema:
acquisizione dei documenti;
archiviazione documentale;
firma digitale;
consultazione Web .
La cartella clinica Le funzioni: autenticazione
L’accesso al sistema avviene in modo controllato:
La ricerca è semplice ed intuitiva:
La cartella clinica Le funzioni: ricerca
Il risultato della ricerca consente di individuare il ricovero:
La cartella clinica Le funzioni: ricerca
La cartella clinica Le funzioni: visualizzazione
La visualizzazione della cartella individuata:
La cartella clinica Le funzioni: log
Conclusioni
L’utilizzo del documento “digitale” e delle tecnologie per l’informazione nelle attività gestionali consentono di formare la memoria per il futuro e pongono le basi per:
elaborazioni statistiche analisi e ricerche programmazione e controllo integrazioni con altri sottosistemi aziendali
F I N E
