Controllo interno e sistemi operativi in un Organismo Pagatore Controllo interno e sistemi operativi...

Controllo interno e Controllo interno e sistemi operativi in un sistemi operativi in un

Organismo PagatoreOrganismo Pagatore

Controllo interno e Controllo interno e sistemi operativi in un sistemi operativi in un

Organismo PagatoreOrganismo Pagatore

Ancona, 28 novembre 2008Ancona, 28 novembre 2008

Donato MettaRoberto Tassinari

Ilario Nascetti

Ancona, 28.11.2008 Controllo Interno e sistemi operativi in un Organismo Pagatore

AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA

PER L’EMILIA-ROMAGNA

“Il Servizio di Controllo Interno è

indipendente dagli altri Servizi ed assiste il

Direttore nel valutare l’efficienza e

l’efficacia del sistema di controllo interno

dell’Agenzia”

22VISIONE DEL SERVIZIO DI CONTROLLO INTERNO




Creare valore e

migliorare l’attività

dell’Agenzia

55PROCESSO DEL SERVIZIO DI CONTROLLO INTERNO

Report

Raccomandazioni

Comunicazioni col Direttore

Condivisione con le funzioni auditate

Azioni correttive

Risk Assessment

Monitoraggio

Follow up

Interventi di audit

Pianodi audit

5

2

3

4

1

6

7

8

9

10




SERVIZIO TECNICO e diAUTORIZZAZIONE

Resp. di Servizio Lorenzini Silvia

Organismo Pagatore

Affari Legali e supporto giuridico

DIRETTOREMantovani Gianni

(Dir.)

Segreteria di Direzione

Esecuzione Pagamenti•Fideiussioni

Controlli di secondo livello sulle attività OPR delegate e controlliper la certificazione delle speseFESR

Audit internoRegime Pagamento Unico

Programmi di aiuto incoofinanziamento

Produzioni Animali

SERVIZIO diCONTROLLO INTERNO

PAGAMENTIContabilizzazione•Registro dei Debitori

Organizzazioni Comuni di Mercato

AGREA – L’organizzazione interna

SERVIZIO TECNICO e diAUTORIZZAZIONE

Organismo Pagatore

Affari Generali• Bilancio, Ragioneria, Sistemi informativi e Protocollo• Economato• Organizzazione e Formazione• Comunicazione

DIRETTORE

AGREA Funzionamento

Segreteria di Direzione

SISTEMI INFORMATIVI e GESTIONE della SICUREZZA INFORMATICA

Informatizzazione interna e gestione delle infrastrutture informatiche

Sistema di contabilità

Controlli inerenti alla certificazione delle spese FSE




88

Individuazione dei principali rischi connessi ai processi, allo scopo di definire le priorità di intervento;

Esecuzione di interventi di audit finalizzati a verificare efficienza ed efficacia del sistema organizzativo-gestionale ed a proporre eventuali miglioramenti;

Esecuzione di Audit di conformità, finalizzati a verificare la corretta attuazionedelle procedure da parte degli operatori

Descrizione di processi connessi alle tre funzioni di pagamento (Autorizzazione, Esecuzione e Contabilizzazione);

L’attività del Servizio si fonda su:

L’attività del Servizio di Controllo Interno




Un esempio di audit di conformità: il controllo sui CAAil controllo sui CAA

Presupposti del controllo Obiettivi del controllo

Convenzione AGREA-CAA per lo svolgimento di attività di assistenza

e di gestione nelle fasi di ricezione, compilazione e presentazione

nel sistema operativo pratiche (SOP) di domande di benefici per il settore agricolo.

Utilizzo S.O.P. i CAA inseriscono dati all’interno del sistemainformativo dell’Agenzia e rispondono della

correttezza e veridicità degli stessi

Aggiornamento ANAGRAFEi CAA sono responsabili del corretto e

tempestivo aggiornamento della posizioneanagrafica dei propri associati, presupposto

fondamentale per l’accesso ai contributi

Verificare il rispetto degli obblighi assunti in convenzione da parte dei CAA, in termini di ricezione e conservazione delle

pratiche, idoneità dei locali e delle strumentazioni, sicurezza informatica

Verificare il corretto utilizzo degli account assegnati, ed il corretto e tempestivo

inserimento e gestione dei dati a sistema, senza alterazioni e/o omissioni arbitrarie

Verificare la tempestività degli aggiornamenti all’anagrafe, quale fondamentale

banca dati sottostante al sistema operativo pratiche (SOP)




IL CONTROLLO DI CONFORMITA’ SUI CAA - Le fasi

Massima oggettività nella scelta degli uffici e delle pratiche da controllare

Massima economia di tempi e risorse

Massima collaborazione coi soggetti auditati

3 regole fondamentali… … per 5 fasi operative

Definizione di un ranking dei soggetti auditabili a seguito di un’analisidei rischi che valorizzi, tra l’altro: - Esiti di precedenti controlli; - Volumi e tipologia di pratiche gestite; - Caratteristiche orografiche del territorio (montagna/pianura), ecc.

Estrazione pratiche secondo tecniche di campionamento oggettive e certificate (PPS-MUS)

Predisposizione tempestiva del calendario e degli strumenti operativi (check-list, verbali, ecc.) con la massima informatizzazione possibile

Esecuzione dei controlli, secondo criteri di ottimizzazione logistica (tempi/personale impiegato), di collaborazione con gli interessati (date ed orari), di snellimento procedurale (centralizzazione dei controlli in sede nel modo più ampio possibile, comunicazioni

a mezzo email, fotocopie solo quando necessarie, ecc.)

Predisposizione report finale, condivisione con gli interessati, gestionedelle risultanze emerse




Un esempio di strumenti operativi: la check-list per il controllo pratiche

IL CONTROLLO DI CONFORMITA’ SUI CAA - Strumenti




Alcuni esempi di verifiche svolte preliminarmente in sede

Il CUAA (Codice Unico Azienda Agricola) come Chiave identificativa del Beneficiario, comune ai

diversi sistemi informativi e banche dati





Non c’è più bisogno di Non c’è più bisogno di controllo in loco?controllo in loco?

Quindi….Quindi….

Addio carta?Addio carta?

Niente più archivi?Niente più archivi?

IL CONTROLLO DI CONFORMITA’ SUI CAA




IRREGOLARITA’ DEL FASCICOLO DI DOMANDA

CAA1 CAA2 CAA3 CAA4 CAA5 TOTALE

Assenza di contratto o atto comprovante il titolo Assenza di contratto o atto comprovante il titolo di possesso (DD 12818 e 6210/2004) di possesso (DD 12818 e 6210/2004)

1 3 1 - - 5

Contratti con errori di redazione o di Contratti con errori di redazione o di trascrizionetrascrizione

1 - - - 1 2

Assenza parziale di fatture, dichiarazioni non Assenza parziale di fatture, dichiarazioni non OGM o contrattiOGM o contratti

- - 1 - - 1

Mancata dichiarazione in domanda di terreni in conduzione

1 3 3 2 - 9

Alcune tipologie di anomalie riscontrate




Verifiche sui contratti





Verifiche sui premi aggiuntivi





Una piena digitalizzazione è possibile in uno scenario futuro che Una piena digitalizzazione è possibile in uno scenario futuro che

preveda la massima integrazione fra tutti gli attori del sistema, compresi preveda la massima integrazione fra tutti gli attori del sistema, compresi

i controllori, già dalla fase di progettazione di un sistema informativoi controllori, già dalla fase di progettazione di un sistema informativo

CONCLUSIONI




Grazie per l’attenzione.Grazie per l’attenzione.

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