“Xerox ha trasformato i nostri processi per la catena di approvvigionamento dei documenti. I nostri costi si sono ridotti, evitiamo gli sprechi, produciamo materiali migliori e in tempo più breve. Insieme abbiamo creato una piattaforma per il miglioramento continuo che ci assicurerà vantaggi economici per tutta la durata del contratto”.

- David Smith Direttore commerciale DWP, Ministero del lavoro e della previdenza sociale

Lo scenarioIl Ministero britannico del lavoro e della previdenza sociale (DWP) è responsabile di aiutare i disoccupati a trovare lavoro e di amministrare i sussidi statali a coloro che sono senza lavoro, impossibilitati a lavorare o in pensione. Ogni giorno il reparto esegue tre milioni di pagamenti, elabora 20.000 nuove richieste di assistenza sociale e gestisce i contratti di 200.000 clienti.

Per riuscire a gestire questo volume di interazioni, è fondamentale la distribuzione precisa e tempestiva delle informazioni ai cittadini. Il ministero lo fa tramite una rete di 1.000 uffici DWP, uffici di consulenza per i cittadini, studi medici, biblioteche e uffici statali locali.

La sfida Un rapporto del National Audit Office ha individuato svariate inefficienze nella catena di approvvigionamento del DWP. Risultava frammentata, con scarsa collaborazione tra i fornitori e duplicazione delle attività nei reparti. Non esisteva alcun controllo centrale e praticamente nessuna visibilità di scorte o spese. Il ministero gestiva un catalogo di oltre 20.000 documenti principali e articoli di cancelleria.

Il controllo delle versioni - fondamentale per garantire che i cittadini fossero in possesso delle informazioni più aggiornate e seguissero i processi più recenti - era complesso e difficoltoso. Poiché il personale doveva aspettare fino a 20 giorni per ricevere i documenti ordinati, aveva la tendenza a

ordinarne un numero superiore, in modo da creare delle scorte, con conseguenti sprechi o, peggio, utilizzo delle versioni sbagliate dei documenti.

Proliferazione di fornitori e tipi di documenti, mancanza di visibilità e lentezza dei processi che facilitava errori e sprechi si traducevano in costi inutilmente elevati e qualità difforme del servizio ai cittadini. Il ministero ha quindi deciso di rinnovare la propria catena di approvvigionamento dei documenti, per eliminare le inefficienze e migliorare qualità, prevedibilità e continuità del servizio. Tutti i miglioramenti dovevano inoltre essere conformi agli standard di sicurezza, eticità e sostenibilità del ministero.

La soluzioneDWP ha appaltato a Xerox la gestione della trasformazione della propria catena di approvvigionamento dei documenti. Per farlo, stiamo lavorando con diversi partner, compreso CEVA Logistics, Remploy (un fornitore di servizi di assunzione per le persone disabili) e una gamma di fornitori di materie prime.

Nei primi tre anni abbiamo affrontato una serie di ‘blocchi di servizi’ del DWP in fasi:

• Prodotti di stampa per il core business: ad es. moduli, volantini, guide

• Prodotti pubblicitari e di marketing

• Campagne di mailing di massa e adempimento delle richieste di ulteriori informazioni

Ministero del lavoro e della previdenza sociale (DWP)Pubblica amministrazioneCase Study

Controllo e responsabilità: la catena di approvvigionamento dei documenti si è trasformata

• Stampa protetta: ad es. assegni, moduli di idoneità lavorativa, giroconti

• Copia di grandi quantità/reprografia

• Stampa configurabile: ad es. biglietti da visita, moduli modificabili per materiale pubblicitario

• Materia di consumo per le stampanti e cancelleria per gli uffici

• Servizio di stampa sostenibile per stampa, copia e fax per ufficio

• Scansione e memorizzazione della posta in entrata

• Servizi creativi ed editoriali: design di prodotto, traduzione, creazione di formati diversi quali audio e Braille

Per ciascun blocco di servizi, Xerox è responsabile di gestire e migliorare la catena di approvvigionamento e il processo di erogazione del servizio pertinenti. Innanzitutto, ci facciamo carico dei processi, sistemi e fornitori esistenti del DWP. Quindi iniziamo a raccogliere e fornire informazioni gestionali per identificare le aree di miglioramento, stabilire gli obiettivi e misurare il successo dei progetti.

Solitamente si verificano opportunità immediate di creare risparmio e migliorare la qualità del servizio attraverso la razionalizzazione di fornitori e prodotti. Seguono ulteriori miglioramenti nel momento in cui i processi vengono riprogettati secondo le migliori prassi. Adottiamo inoltre tecnologie di digitalizzazione, automazione e comunicazione per semplificare i flussi di lavoro e migliorare visibilità e controllo.

I risultatiAttualmente il DWP gestisce un unico contratto con Xerox anziché 150 contratti separati. In appena tre anni, il reparto ha già assistito a risultati stupefacenti in tutte le aree di servizi, come una riduzione complessiva dei costi del 21% e la perfetta gestione di picchi di domanda senza precedenti di prodotti DWP durante la recente recessione.

Una volta completata la razionalizzazione della stampa per ufficio del DWP, avremo sostituito 50.000 vecchi dispositivi con meno di 8.000 dispositivi multifunzione Energy Star. I primi test indicano una riduzione energetica del 50%.

Abbiamo eliminato gli articoli duplicati o superflui e quelli non adatti per le finalità del catalogo DWP di stampa dei documenti e articoli di cancelleria. Siamo passati da oltre 20.000 articoli a circa 6.000, riducendo i costi e velocizzando il processo di ordinazione.

Diversi progetti hanno migliorato il controllo della versione e la produttività, nonché prodotto significativi vantaggi economici e ambientali, compresa una riduzione del 12% nello spazio di magazzino necessario e una riduzione degli scarti del 66% in appena un anno. Ecco alcuni esempi:

• Passaggio da centinaia di prodotti di stampa ordinati sporadicamente a un processo di ordinazione on demand che elimina la necessità di scorte

• Garanzia di prevedibilità e sicurezza dell’adempimento degli ordini con il 97% di tutti i prodotti ordinati consegnati entro cinque giorni lavorativi, con conseguente eliminazione della necessità di fare scorte da parte del personale

• Riorganizzazione della revisione semestrale del DWP dei prodotti di base stampanti per sollevare i revisori DWP da gran parte del lavoro amministrativo, ridurre il processo da cinque a tre mesi in media e assicurare completa visibilità per consentirci di gestire le riduzioni di scorte in magazzino quando servono nuove versioni dei documenti

Il futuroLa trasformazione dei servizi DWP legati alla documentazione è un processo continuo, con molteplici progetti paralleli nei diversi blocchi di servizi. Via via che si raggiunge un obiettivo, ne stabiliamo di nuovi, insieme a nuovi progetti finalizzati a ottenere miglioramenti anno dopo anno.

Case Study in breveLa sfida• Ridurre i costi nella catena di

approvvigionamento dei documenti• Migliorare l’erogazione dei

documenti al personale DWP e agli altri clienti

• Migliorare la qualità delle informazioni erogate ai cittadini

• Ridurre gli sprechi nella produzione ed erogazione dei documenti

La soluzione • Sostituzione dei contratti stipulati

con 150 diversi fornitori con un unico contratto gestito da Xerox

• Graduale processo di outsourcing dei processi relativi ai documenti

• Progetti di miglioramento del servizio basati su parametri precisi

• Un servizio in continuo miglioramento, misurato a fronte di target di avanzamento, con valore garantito in ciascuna fase

I risultati• 21% di riduzione dei costi nei primi

tre anni• 50.000 dispositivi per ufficio ridotti

a 8.000 e taglio del 50% del consumo energetico

• Spazio di magazzino ridotto del 12%, da 8.400 a 7.400 metri quadri

• Spreco di stampa ridotto del 66%• Ciclo medio di revisione della

documentazione ridotto del 40% da cinque a tre mesi

• Ciclo di adempimento degli ordini ridotto da 20 a 5 giorni

Informazioni su Xerox Services. Xerox Corporation è leader mondiale nel campo dei servizi di processi aziendali, IT e outsourcing della documentazione. La nostra esclusiva combinazione di competenza nel settore e capacità operativa su scala globale vi aiuta a ridurre i costi, semplificare i processi operativi e incrementare i profitti, permettendovi al contempo di concentrarvi su ciò che conoscete meglio: il vostro core business.

Per ulteriori informazioni su come possiamo aiutarvi, visitare il sito www.xerox.it/services.

L’acquisizione di ACS da parte di Xerox ha fornito nuove competenze di outsourcing in campo IT su cui faremo affidamento per migliorare la nostra infrastruttura di gestione del ministero. Stiamo inoltre analizzando diversi nuovi ampliamenti dei servizi per ridurre ulteriormente i costi operativi e liberare capitale del DWP, usando la nostra crescente conoscenza del ministero per garantire maggiore valore.

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