Controllo costi di riproduzione documentale

Costo Totale della Gestione Documentale

Pochi costi come quelli dovuti alla stampa sono sottovalutati o non stimati dalle aziende. Eppure si tratta di numeri interessanti. Secondo un'indagine la stampa vale dall'1 al 3% dei costi aziendali, dal 40 al 65% delle chiamate all'help desk interno e più del 55% del carico di lavoro della rete. Inoltre meno del 15% degli It manager intervistati conosce i costi di stampa della propria azienda. Si tratta di costi nascosti, un po' subdoli, più difficili da identificare ma non per questo meno importanti.

Le Aziende sono tradizionalmente molto attente, nella fase d'acquisto, alla ricerca del minor prezzo e della soluzione più conveniente; la stessa attenzione non viene rivolta ai costi di gestione del parco periferiche di stampa, nonostante siano preponderanti in quanto si ripetono nel tempo.I rilevanti costi copia delle tecnologie laser e inkjet comportano un onere economico, su 36 mesi, da 3 a 5 volte mediamente superiore al prezzo d'acquisto.Fattori quali eterogeneità ed anzianità del parco, costi amministrativi e di assistenza, gestione separata tra fax/copiatrici e stampanti aggravano ulteriormente i costi di gestione.

Cos'è il Costo Totale della gestione documentale?

Breviglieri ha sviluppato il CTGD; un approccio di tipo consulenziale completo che parte dall’analisi delle esigenze del Cliente e dalla situazione reale dei costi di gestione dei documenti in azienda per arrivare a proporre una soluzione globale per l’ottimizzazione dei processi e delle periferiche installate, siano esse già in dotazione al Cliente o ad esso fornite in locazione, che faccia risparmiare soldi e risorse alle aziende.

I vantaggi conseguibili si concretizzano in un risparmio reale sui costi documentali complessivi ad almeno due cifre percentuali: un risultato di grande impatto che si ripercuote positivamente sul bilancio dell’azienda.

Gestione del documento

Ridurre i costi nella gestione del documento

Costo del documento Il documento è un

mezzo per comunicare

Ha forma “immateriale”

Ha forma fisica

Costo del documento

Costo Tangibile Costo Intangibile

La produzione del documento

La gestione della sua produzione

Definizione del costo del documento

Tangibile / Misurabile

Acquisto/noleggio prodottoSoftware specifici

Materiali di consumoSupporto e Manutenzione

Costo per pagina

Intangibile e di complessa misurabilità

Network Mgmt e supporto IT internoCosti amministrativi e generaliCosto di gestione documentale Produttività, tempo, efficienza

Costi generali, inefficienze, bassa produttività etc

Costo complessivo per il cliente

Soluzioni Hardware

PRODOTTI

FaxStampante

ColoreMultifun-zione B/N

stampanti B/N

ScannerGrande Formato

Multifun-zione Colori

DIMINUIRE IL COSTO

Approccio globale alla problematica della vita del documento ridisegnandone il flusso per incrementarne il valore attraverso:

Soluzioni Hardware innovative e coerenti con le esigenze dell’azienda

Integrazioni di software specifici per la gestione del flusso documentale

Ottimizzazione del costo totale della produzione del documento

Organizzazione delle attrezzature

Stampanti ink jet

Scanner

Stampante laser Fax

Copiatrice

Documenti cartacei

Stampanti ad aghi

Condividere? Archiviare?Un Fax per ufficio?

Quanto spendo per produrre un documento?Quante attrezzature? B/N o colore?

Chi stampa? Quanto Stampa?

Analisi dei costi

Quanto spendete in un anno per stampare, copiare o ricevere fax?

Quanto costa ogni foglio stampato o copiato?

Quante sono le attrezzature nei vostri uffici?

Quanto vengono utilizzate e da chi?

I nostri serviziIl primo passo è quello di

realizzare una fotografia della vostra situazione attuale che ci permette di poter valutare :

Quanto Spendete Quali e quante

attrezzature utilizzate Dove poter intervenire

I nostri servizi Eseguiamo un’analisi della situazione

di copiatrici, fax e stampanti nella vostra azienda, che vi darà suggerimenti pratici per migliorare la produttività e ridurre i costi operativi e di gestione.

Scoprirete i problemi legati alla gestione dei documenti e come evitarli.

1Attività consulenziale

Analisi DemograficaAnalisi FunzionaleAnalisi Economica

1Attività consulenziale

Analisi DemograficaAnalisi FunzionaleAnalisi Economica

2Proposta soluzioneSoluzioni Hardware

Gestione DocumentaleSoluzioni di stampa

2Proposta soluzioneSoluzioni Hardware

Gestione DocumentaleSoluzioni di stampa

3Servizi Professionali

InstallazioneAddestramentoManutenzione

3Servizi Professionali

InstallazioneAddestramentoManutenzione

CTGD Costo Totale Gestione

Documentale

CTGD Costo Totale Gestione

Documentale

1 Analisi Demografica

Analisi on site delle vostre attrezzature e rilevazioni dei volumi di stampa generati dagli utenti

Volumi annualiCopie Stampe Fax tot

Stanza 2 143215 73596 21854 238665Stanza 9 343529 120842 32541 496912Stanza 43 326265 207529 42800 576594Tot 813009 401967 97195 1312171Percentuale 62% 31% 7%

1 Analisi Funzionale

Analisi delle esigenze Infrastruttura I.T. Interviste con gli utenti chiave di ogni

area aziendale Valutazione dei processi sensibili per

l’azienda identificando le aree critiche e le possibilità di ottimizzazione

1 Analisi Economica – costi operativi

Calcolo del costo totale annuo dei documenti prodotti

Copiatrici Stampanti

Fax Totale

Costo delle attrezzature

€ xxx,00 € xxx,00 € xxx,00 € xxx,00

Costo materiali di consumo

€ xxx,00 € xxx,00 € xxx,00 € xxx,00

Spese di manutenzione

€ xxx,00 € xxx,00 € xxx,00 € xxx,00

Volume di pagine prodotte

€ xxx,00 € xxx,00 € xxx,00 € xxx,00

Costo medio per pagina

€ xxx,00 € xxx,00 € xxx,00 € 0,0xxxx

2 PRESENTAZIONE DEI RISULTATI E PROPOSTA SOLUZIONI

Utilizzando i risultati dell’analisi siamo in grado di proporre una soluzione ottimale per trovare il punto di equilibrio tra il massimo risparmio e la massima produttività.

Risparmio sui costi operativi Ottimizzazione dei costi di gestione dei sistemi di

copiatura, stampa, trasmissione fax e scanner Minimizzazione dei costi amministrativi e di gestione

del parco Miglioramento nella gestione degli ordini dei materiali

di consumo Minimizzazione dell’impegno del personale IT nella

risoluzione dei problemi.

3 SERVIZI PROFESSIONALI Consegna, collaudo, installazione e configurazione in

rete di tutte le attrezzature proposte Ritiro delle attuali attrezzature e smaltimento secondo

le normative di legge vigenti Installazione, configurazione e aggiornamenti dei

software di gestione del parco Addestramento del personale IT e degli utenti Servizio di assistenza on-site comprensivo di

manodopera e ricambi, secondo contratto Consegna di tutti i materiali di consumo necessari alla

produzione delle copie/stampe/fax incluse nel contratto.

In Conclusione E' necessario dunque ottimizzare il parco periferiche

con una soluzione integrata ottimale, sia come funzioni (fax, fotocopiatura e stampa), sia come soggetto gestionale: un singolo fornitore di servizi che privilegia l'efficienza e la riduzione dei costi di gestione.

La soluzione finale spesso è un outsourcing del parco periferiche di stampa,

anche nei casi in cui le attrezzature siano già in possesso dell’azienda cliente.

Benefici dell’outsourcing Minori costi di esercizio Efficienza Attraverso la semplificazione e ottimizzazione del parco. Flessibilità e personalizzazione La configurazione del parco varia con le

esigenze dell'utente. Contratto di servizio tutto incluso -Aggiornamento tecnologico:utilizzo

di prodotti di ultima generazione, soluzioni costantemente trasformate e ottimizzate per rispondere a tutte le evoluzioni dell’ambiente del cliente Eliminazione di risorse dedicate:"Gestore unico esterno" un unico interlocutore per ogni esigenza.

Semplicità operativa :un unico numero di telefono per ogni richiesta (consumabili/assistenza)

Semplificazione amministrativa :un'unica fattura trimestrale a copertura del parco.

Trasparenza dei costi Costi fissi e predeterminati per l'intero periodo contrattuale.

Minimizzazione costo del capitale e spazio stoccaggio Grazie ai vantaggi della Locazione Operativa per Noleggio dell'hardware viene minimizzato lo spazio di stoccaggio toner, ordinando forniture per la stampa solo quando necessario.

Visibilità Report trimestrali utilizzo parco/interventi effettuati.

L’outsourcing Breviglieri

Che garantisce:

Costo copia garantito per tutto il periodo pattuito. Intera deducibilità fiscale nell’esercizio finanziario, senza alcun aggravio sui

cespiti. Parco macchine sempre all’avanguardia. Assistenza tecnica garantita e in tempi rapidi. Flessibilità del servizio per essere sempre rispondente alle esigenze del

Cliente.

Per maggiori informazioni e/o chiedere una ns. visita chiama ora lo 0425 203811.

Breviglieri srl ha da tempo sperimentato ed implementato presso numerosi clienti, dal singolo professionista ad aziende con consistenti parchi macchine, una propria soluzione di outsourcing.