CONSULENTI DEL LAVORO & DIRETTORI HR

NELL’ERA DIGITALE

Semplificare, organizzare e ottimizzare

il lavoro con le nuove tecnologie

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Indice

Intro: un ebook elea 3

La digitalizzazione dei processi aziendali 4

Ma cos’è la trasformazione digitale? 6

La digitalizzazione delle attività di HR 11

Alcuni miti da sfatare 14

La trasformazione digitale negli studi di Consulenza del Lavoro 16

Prodotti 24

5 ottimi motivi per scegliere elea 22

elea: esperienza, passione & professionalità 21

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In questo ebook vogliamo parlare in particolar modo di come sono cambiate o stanno cambiando le professioni del Consulente del Lavoro e del direttore delle risorse umane nell’era della digitalizzazione. Per farlo abbiamo chiesto aiuto a un professionista che svolge entrambe queste attività, il Dott. Simone Colombo.

Consulente del Lavoro iscritto a Milano dal 2008. Membro delle commissioni Welfare Sociale e Certificazione Contratti di Lavoro dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro.

Direttore del personale in outsourcing, Partner di YourHR.

Autore dei libri “Quando un rapporto di lavoro finisce” e “La certezza al tempo del Jobs Act”.

Intro:un ebook elea

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La digitalizzazione dei processi aziendali

Da qualche anno i manager, le aziende, i professionisti e gli stessi governi parlano di mercati digitali e digitalizzazione dei processi aziendali. Molte ricerche internazionali hanno dimostrato l’esistenza di una relazione non causale fra il grado di maturità digitale dell’impresa e le relative performance aziendali. In aree dove sono stati realmente sviluppati nuovi processi digitali i risultati per le aziende si sono rivelati migliori, sia in termini di fatturato sia sotto il profilo dell’efficienza e della riduzione dei costi.

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A oggi in Italia gli esempi di digitalizzazione si trovano soprattutto nelle aree di maggiore impatto mediatico, come il marketing e le vendite: si pensi al web marketing, ai Big Data, all’E-commerce.

Esistono fenomeni altrettanto innovativi, seppur meno appariscenti, che si stanno sviluppando nei processi di supply chain, integrazione dei fornitori e gestione del personale aziendale. L’integrazione di questi processi è alla base delle ultime innovazioni in corso, le quali porteranno a un’evoluzione potenzialmente ancor più rilevante. Un cambiamento, in particolare, relativo ai sistemi amministrativo-gestionali integrati d’azienda che, di fatto, sono le condizioni basilari per la cosiddetta “digital transformation”.

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Ma cos’è la trasformazione digitale?

Se pensiamo alla trasformazione digitale ci riferiamo, d’impatto, all’adozione di nuove tecnologie anche in cloud. Ma, in realtà, essa è da intendersi soprattutto come un cambiamento dei processi aziendali che impatta sull’intera organizzazione.

Come? Attraverso applicativi che permettono una vera integrazione dei dati e la restituzione degli stessi per gestire nuovi processi o altri reparti.

I driver che sono alla base dell’innovazione digitale sono:

• le applicazioni mobile che favoriscono la mobilità di chi opera nell’ambito dei processi aziendali;

• l’analisi dei dati con il supporto di strumenti di business intelligence per prendere decisioni in tempi rapidi;

• la piena disponibilità dei sistemi gestionali web;

• il cloud computing come alternativa per la fruizione delle applicazioni gestionali.

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La TECNOLOGIA MOBILE è ormai alla portata di tutti anche in termini di età, ma ancora oggi è utilizzata soprattutto per la gestione della posta elettronica più che come strumento di lavoro a 360 gradi. È però certo che le tendenze future porteranno nei prossimi anni a un sempre più massiccio utilizzo della tecnologia e delle applicazioni mobili, così da garantire migliori attività collaborative e di comunicazione.

Si pensi, ad esempio, alla gestione delle presenze e all’inserimento dei giustificativi di spesa. Oppure alla gestione documentale per comunicare variazioni o ricevere documenti personali, ma anche alle dashboard aziendali e di controllo di gestione.

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La tecnologia di business intelligence è adesso utilizzata perlopiù per la gestione dei risultati e del controllo dei dati correnti. Nei prossimi anni, però, sarà utile soprattutto in ottica di previsione e pianificazione aziendale.

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La disponibilità web dei programmi gestionali è funzionale al raggiungimento di ogni attore coinvolto nei processi, basti pensare alla gestione dei cedolini. Ma, nondimeno, permette vantaggi anche in termini di accesso alle applicazioni aziendali, oggi possibile anche da device ‘occasionali’ o per utenti che si trovano fuori sede.

Questi tre strumenti nello loro sfaccettature, proprio perché rendono possibili le attività da remoto o in forma flessibile, stanno creando il fenomeno del distance work e, più generalmente, dello smart working.

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Il CLOUD COMPUTING, ovvero l’utilizzo di sistemi disponibili in cloud e gestiti da società terze, è sempre più diffuso. Investire in questi sistemi permette, anche in situazioni estreme, di migliorare la continuità operativa e di ridurre i costi di infrastruttura quali quelli rapportabili a server e hardware, nonché di avere soluzioni più efficienti per il backup dei dati. La gestione in cloud permette, infine, di abbattere drasticamente i costi di upgrade e i tempi di risposta.

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La digitalizzazione delle attività di HR

Per quanto riguarda l’ambito HR e la gestione delle risorse umane, le ricerche indicano che nei prossimi tre anni ci saranno numerosi investimenti nella gestione dei processi aziendali, con l’inevitabile passaggio a sistemi specializzati e sempre più integrati. Del resto le nuove procedure che si stanno definendo in questi anni hanno un forte impatto anche sulle funzioni HR e, in particolare, sull’amministrazione del personale. Un’area, quest’ultima, imprescindibile e sempre più integrata, efficiente e strategica proprio grazie alla trasformazine digitale.

L’ANALISI DEL PROCESSO HRL’area amministrativa: l’analisi del processo HR attraversa una prima fase relativa all’inserimento degli input, ovvero le presenze giornaliere e le variabili quali trasferte, mezzi utilizzati e rimborsi spese;

L’elaborazione dei dati: è la seconda fase, nella quale viene predisposto il cedolino paga da inviare a ogni dipendente o collaboratore e, successivamente, da inoltrare agli istituti per le comunicazioni dovute;

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Generazione dei report: nella terza fase, infine, i dati elaborati portano a generare dei report necessari alla contabilizzazione dei costi, ma anche alla gestione delle informazioni rilevanti per tutta l’area HR e per i processi amministrativi e finanziari.

L’utilizzo dei corretti strumenti digitali ha il beneficio di integrare tutte queste funzioni velocizzando il processo e il trasferimento dei dati. Perché? Semplice: il processo HR passa da un unico database sempre a disposizione e gestibile da tutti. Un database digitale che viene aggiornato continuamente e allinea in tempo reale tutti i programmi a esso integrati.

Il vantaggio, pertanto, è duplice: non vi è soltanto un risparmio in termini di tempo e dunque di costi; ma vi è anche la completa partecipazione di ogni utente al flusso di inserimento dati i quali, gestiti all’interno della propria applicazione, sono a disposizione anche per gli altri programmi e le relative elaborazioni.

Ma i benefici non si esauriscono qua: un’altra peculiarità importante delle soluzioni web-based, è che permettono l’utilizzo di account illimitati e contemporanei!

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Ricapitoliamo: fruire al meglio dei processi digitalizzati permette di rintracciare i dati e di elaborarli da qualsiasi device, in qualsiasi luogo e per qualsiasi utilizzo o necessità. Il dato, inoltre, può essere utilizzato in più fasi del processo proprio perché rinvenibile nell’unico database, sempre disponibile. Dalla trasformazione digitale non è esente nemmeno la parte più ‘soft’ e organizzativa. Grazie a strumenti flessibili e integrati, infatti, è possibile creare database ordinati in grado di gestire ogni informazione.

Infine, la possibilità di poter accedere a programmi web generalmente riduce sensibilmente i costi di struttura e favorisce le economie di scala.

Alcuni miti da sfatare

Un’idea abbastanza comune è che l’utilizzo di programmi web-based siano meno affidabili di quelli tradizionali. In realtà è vero l’esatto contrario: sistemi di questo genere sono maggiormente sicuri proprio perché più utenze necessitano di investimenti maggiori in termini di sicurezza e backup.

Esistono, infatti, sistemi di salvataggio dei dati e di sicurezza dell’infrastruttura telematica che un semplice ufficio o una PMI possono difficilmente permettersi. È anche da considerare che realtà di questo tipo hanno al loro interno un reparto IT in grado di garantire la continuità dei servizi.

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Un’altra fonte di scetticismo riguarda la privacy. Molti utenti preferiscono utilizzare programmi ‘in house’ poiché ritengono che i propri dati siano così protetti al meglio. Anche sotto questo profilo, però, il mito va sfatato.

I sistemi di sicurezza dei programmi web-based garantiscono assolutamente in toto la protezione dei dati nel trattamento delle vari fasi. Anche perché è necessario sottolineare che le procedure di adeguamento tecnico e informatico richiedono regole e strumenti più complessi rispetto a quanto previsto per le realtà più piccole.

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La trasformazione digitale negli studi di Consulenza del Lavoro

Nonostante la digital trasformation abbia ormai raggiunto tutti i settori lavorativi, molti Studi di Consulenza del Lavoro sono ancora legati a programmi ‘in house’ e di vecchia concezione. Non è così inusuale, ancora oggi, entrare in uno studio e trovarsi di fronte numerosi armadi pieni di faldoni e pile di carta e cartelline sulle scrivanie. Eppure oggi le tecnologie integrate permettono archivi telematici, sempre disponibili e di facile consultazione.

Un esempio? Per poter reperire qualsiasi documentazione basta digitare il riferimento della pratica ed immediatamente si ha accesso ai giustificativi relativi. E l’accesso è rapido, la consultazione possibile ovunque e da qualsiasi strumento: computer, smartphone, tablet senza discriminanti. Il lavoro, oggi, è davvero a portata di click.

È inoltre innegabile che questi sistemi di archiviazione abbiano permesso una migliore identificazione dei documenti e una maggiore velocità di ricerca. Difatti sono sistemi a tal punto raffinati da permettere di reperire il documento da un semplice riferimento senza archiviazioni sistematiche. Ma attenzione, perché si tratta di un primo processo digitale dal quale, in modo del tutto naturale, si è passati alla digitalizzazione dei documenti stessi. Ciò significa che il documento è disponibile direttamente nei programmi

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gestionali, editabile e inviabile al destinatario (dipendente, cliente o ente di riferimento) in tempo reale.

I vantaggi di questi processi sono il risparmio di tempo e, soprattutto la riduzione dell’errore, in quanto il modulo si autocompila per buona parte mediante reperimento dei dati dall’anagrafica presente nei programmi gestionali e, successivamente, autoalimenta il programma gestionale per automatizzare i conteggi.

Si pensi al processo di assunzione: una volta inserita l’anagrafica del lavoratore viene predisposta in automatico la lettera, la comunicazione da inviare al centro per l’impiego, i documenti di privacy, TFR e fiscali da consegnare al dipendente e gli elementi economici per la predisposizione dei prospetti mensili al dipendente stesso. Lo step successivo, a conti fatti, è il passaggio dei programmi gestionali da modalità ‘in house’, ovvero istallati su server in ufficio a modalità telematiche direttamente su web.

Queste nuove modalità, a discapito di alcune credenze limitanti, permettono una più efficace sicurezza dei sistemi e di salvataggio dei dati. Ma anche economie di scala maggiori e, dunque, costi variabili e più competitivi: generalmente si paga per l’utilizzo e non

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ci sono costi di installazione impianto e manutenzione. Non ci sono inoltre costi fissi di gestione dei server, di backup, di mantenimento della corrente in caso di blackout e di assistenza IT.

AGGIORNAMENTO CONTINUO! A livello operativo il grande vantaggio è quello di avere software sempre aggiornati così come i contratti e le tabelle. Mediamente, infatti, ogni programma gestionale ha un aggiornamento mensile e, nello stesso lasso di tempo, decine di micro-aggiornamenti di tabelle. Questo permette programmi sempre allineati e corretti.

INTEGRAZIONE! Il processo di digitalizzazione ha portato un altro elemento fondamentale per i professionisti, ma anche per le aziende, ovvero l’integrazione. Sistemi digitali permettono di far collaborare e ‘colloquiare’ funzioni esterne all’azienda, ad esempio i professionisti e le aree interne all’azienda, come se fossero un tutt’uno e non due entità distinte.

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IMMAGINIAMO IL PROCESSO HR DIGITALIZZATO AL COMPLETO:

Prevede una prima fase relativa la ricerca dove l’HR manager di riferimento inserisce i CV e le anagrafiche dei candidati con la loro valutazione;

1 Scelto il candidato con un semplice click, vengono trasferiti i dati per la predisposizione delle pratiche di assunzione e

alimentata l’anagrafica per poi elaborare le retribuzioni mensili. Tutto questo indipendentemente dal fatto che il servizio di payroll sia interno o esterno;

2 Il nuovo collaboratore assunto ha a disposizione un portale o sistemi di rilevazione che ne rivelano le presenze al

gestionale per le paghe insieme ai giustificativi e alle voci relative i rimborsi spese e/o di trasferta. Tutto questo processo alimenta i programmi di Studio del Consulente del Lavoro direttamente e, in teoria, senza alcun intervento di altri operatori, ma con la semplice collaborazione di ogni utente;

3 Lo studio elabora le retribuzioni e poi invia direttamente i file dei bonifici in banca, i prospetti all’amministrazione HR, il file

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contabile per l’acquisizione automatica agli uffici amministrativi e il modello F24 pronto per il pagamento in banca o all’Agenzia delle Entrate;

4 Il dipendente dal proprio telefono riceve e comunica con lo Studio e l’azienda in tempo reale e ha sempre a disposizione

tutta la documentazione che lo riguarda.

Sistemi di questo genere hanno cambiato il modo di lavorare e semplificato la facilità di accesso alle informazioni. Un’attività come quella della Consulenza del Lavoro, piena di scadenze, continue modifiche e aggiornamenti, con più interlocutori – aziende clienti, istituti bancari, Agenzia delle Entrate, INPS e INAIL, di certo è fortemente agevolata dall’avvento e dall’integrazione digitale.

Questo ha permesso a molti Consulenti del Lavoro di rendere più efficienti gli organici, di potersi dedicare ad attività maggiormente professionali e che davvero permettono una consulenza di livello su attività poco meno automatizzabili, ma molto più stimolanti: programmi welfare, analisi retributive, consulenze sull’organizzazione.

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Elea: esperienza, passione & professionalità

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