Consiglio della Magistratura militare · Allegati 103 Allegato A. Manuale amministratore protocollo...

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Consiglio della Magistratura militare

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Manuale di gestione del protocollo * * *

A cura del responsabile del servizio

per la tenuta del protocollo informatico

Versione # 1.0.

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Pagina non scritta

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Consiglio della Magistratura militare

Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico

Manuale di gestione

Premessa

Al documento predisposto ai sensi dell’art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000, in genere è richiesta una struttura di particolare complessità, dovendo esso rispondere ad un rilevante insieme di norme che, prendendo giovamen-to dal poderoso progresso civile, scientifico e tecnologico, disciplinano nell’ambito delle attività pubbliche e private l'intreccio sempre più stretto tra accesso ai dati, tutela dei dati sensibili e trasparenza amministrativa.

Il presente manuale, nell'immediato, è da intendersi riferito invece alle sole funzionalità minime, che ogni sistema di protocollatura elettronica deve garantire dal 1° gennaio 2004.

Di conseguenza, esso riferisce al minimo anche tutta l’organizzazione che si pone a corollario del protocollo informatico, alle cui regole essa sog-giace. Non è compito da poco, anche se è bene tenere a mente che questa data non costituisce soltanto il termine finale di un processo, ma comporta soprattutto l’inizio del parallelo e contemporaneo sviluppo di tutti gli ele-menti dell’insieme.

Tale data, infatti, sembra implicare una generalizzata transizione dal vecchio e noto modo d’intendere l’amministrazione, sia come organizzazio-ne-istituzione, che come fonte di servizi per la collettività, alla concezione di un sistema affatto nuovo, per molti versi non esente da incognite: un uni-cum di centro e di periferia, di pubblico e di privato, di privilegi e di servitù, i cui confini interni saranno resi trasparenti dall’interoperabilità, che tutti i sistemi informativi a breve dovranno assicurare.

In tale consapevolezza, anche presso quest’amministrazione sarà attri-buita a tale data l’inizio di un profondo rinnovamento, sollecitato dalla ne-cessità della facilitazione dei servizi, dalla quale trarre sprone per l’ampliamento del suo sistema di protocollo informatico, sempre più pro-gressivo e coerente con le risorse umane, tecnologiche e finanziarie disponi-bili.

Roma, 15 settembre 2003 Il direttore di cancelleria

- Dott. Vito Nacci -

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Pagina non scritta

Manuale di gestione CMM Paragrafo 1: indicazioni generali

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Sommario

Manuale di gestione del CMM

Paragrafo n. 1: indicazioni generali I 1.1. Ambito d’applicazione del manuale. 1

1.2. Definizioni. 1

1.3. Descrizione dell'amministrazione. Le A.O.O. 1

1.4. Le Unità organizzative omogenee. 2 1.4.1. L'unità istituzionale CONS. 2

# 1. Descrizione. 2 # 2. Competenza. 3 # 3. Composizione. 3

1.4.2. L'unità istituzionale SEGR. 3 # 1. Descrizione. 3 # 2. Competenza. 3 # 3. Composizione. 4

Annesso n. 1: organigramma 5 1. Gli uffici della U.O.O. cons: 5

2. Gli uffici della U.O.O. segr: 5

Annesso n. 2: funzionigramma 6

Annesso n. 3: i componenti del CMM 8

Paragrafo n. 2: i documenti 9 2.1. I documenti del CMM. 9

2.1.1. Definizioni inerenti ai documenti usate nel manuale. 9 2.1.2. La produzione dei documenti. 9

2.2. La tipologia dei documenti. 10 2.2.1. Distinzione rispetto alla trasmissione. 10 2.2.2. Distinzione rispetto all’organizzazione. 10 2.2.3. Distinzione rispetto alla struttura. 11 2.2.4. Distinzioni rispetto alla protocollatura. 12 2.2.5. Documenti particolari. 12 2.2.6. Documenti da non protocollare. 13

# 1. Documenti sempre esclusi dalla protocollatura. 13 # 2. Documenti voluminosi. 14 # 3. Documenti già soggetti a registrazione particolare. 14 # 4. Eccezioni. 14 # 5. Rinvio. 14


II

2.3. Modi di trasmissione. 14 2.3.1. Sistemi informatici, telematici e di posta elettronica. 15 2.3.2. Telefax (telefax-simile). 15

# 1. Documenti di preminente carattere informativo. 15 # 2. Documenti di preminente carattere giuridico-probatorio. 15 # 3. Documento originario e documento ricevuto tramite telefax. 16 # 4. Documenti ricevuti a mani. 16

2.3.3. Uso della posta elettronica. 16 # 1. Documento spedito tramite e-mail. 17 # 2. Documento ricevuto tramite e-mail. 17 # 3. Documento originario e documento acquisito tramite e-mail. 17 # 4. Il documento interno. 17

2.3.4. Posta ordinaria. 17 # 1. Unità CONS. 17 # 2. Unità SEGR. 17 # 3. Ufficio di Protocollo. 18

2.3.5. Posta prioritaria. 18 2.3.6. Posta consegnata con corriere (a mani). 18 2.3.7. Servizi postali speciali. 18

2.4. I supporti in uso. 19 2.4.1. Documenti cartacei. 19 2.4.2. Documenti informatici. 19

Paragrafo n. 3: i flussi documentali 21 3.1. La ricezione dei documenti. 21

3.1.1. L’apertura della corrispondenza. 21 3.1.2. Protocollatura delle buste. 22 3.1.3. Determinazione della UOO competente. 22 3.1.4. L’assegnazione del documento in entrata. 23 3.1.5. Gestione dei documenti anonimi. 23 3.1.6. Gestione del documento assegnato all’unità CONS . 23 3.1.7. Gestione del documento assegnato all’unità SEGR. 24

3.2. Formazione e spedizione di documenti. 25 3.2.1. Originale e minuta del documento. La copia-minuta. 25 3.2.2. Gestione dell'originale e della minuta. 26 3.2.3. Copia del documento. 26 3.2.4. Modi di trasmissione del documento. 27

3.3. documenti cartacei interni. 27 3.3.1. Produzione del documento. 27 3.3.2. Firme e sigle. 27 3.3.3. Confezione. 27 3.3.4. Trasmissione. 27

3.4. Gestione archivistica del documento. 28


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Annesso n. 1: i flussi in ambiente digitale 29 Protocollo Informatico. 29

Architettura Hardware. 29 Architettura Software. 29 Sistema SGD 30 Sicurezza 32 Servizi on-line per gli enti periferici 32 Automazione dei processi (Workflow Management System) 32

Paragrafo n. 4: il protocollo 35 4.1. Definizione di protocollo. 35

4.2. Il Protocollo unico del CMM. 35

4.3. Unicità del numero di protocollo. 35

4.4. Elementi del protocollo. 36 4.4.1. Gli elementi obbligatori. La registratura. 36 4.4.2. Inalterabilità ed immodificabilità degli elementi obbligatori. 37 4.4.3. Gli elementi accessori. 37 4.4.4. Tipologia degli elementi accessori del protocollo. 37 4.4.5. Registrazione degli elementi accessori. 39

4.5. Annullamento della registrazione. 40

4.6. Riservatezza temporanea delle informazioni. 41

4.7. Il protocollo particolare. 41 4.7.1. Procedure del protocollo particolare. 41

4.8. Il registro di protocollo. 41 4.8.1. Stampa del registro di protocollo informatizzato. 42

4.9. La segnatura del protocollo. 42

Paragrafo n. 5: la registrazione 45 5.1. Registrazione in entrata del documento. 45

5.1.1. Registrazione in entrata del documento informatico. 46 5.1.2. Compiti del responsabile della procedura. 46 5.1.3. Oggetto del documento in entrata. 46 5.1.4. Rilascio di ricevuta del documento in entrata. 47

5.2. Registrazione in uscita del documento. 47 5.2.1. Compiti del responsabile della procedura. 48 5.2.2. Oggetto del documento in uscita. 48 5.2.3. Firme e sigle sul documento in uscita. 49 5.2.4. Confezione del documento in uscita. 49 5.2.5. Trasmissione e spedizione del documento in uscita. 49


IV

5.3. Registrazione del documento interno. 50 1. Compiti del responsabile della procedura. 50 2. Oggetto del documento interno. 50 3. Firme e sigle sul documento interno. 50 4. Confezione del documento interno. 50 5. Trasmissione del documento interno. 50

5.4. Registrazione differita del documento. 50

5.5. Registrazione d’emergenza. 51

5.6. Riallineamento del Protocollo. 52

Paragrafo n. 6: l'archiviazione 55 6.1. L’archivio. 55

6.1.1. Definizione di archivio. 55 6.1.2. Suddivisioni dell'archivio. 55 6.1.3. Unicità dell'archivio. 56

6.2. L'Archivio generale. 56 6.2.1. Funzioni dell'Archivio generale. 56

6.3. La sezione separata d’archivio. 57 6.3.1. Funzioni e compiti. 57 6.3.2. Consultazione dei documenti. 57 6.3.3. Limiti alla consultazione dei documenti. 57

6.4. L’archivio particolare. 58

6.5. L'archivio speciale. 58

Paragrafo n. 7: la fascicolazione 59 7.1. Tipologie di fascicolazione. 59

7.1.1. Il dossier. 59 7.1.2. Collazione dei documenti al dossier. 59

7.2. I fascicoli della Segreteria. 60 7.2.1. Collazione dei documenti al fascicolo. 60

7.3. Fascicoli speciali 61 7.3.1. I fascicoli del personale. 61 7.3.2. Fascicoli disciplinari. 61 7.3.3. Fascicoli dei magistrati militari. 62

7.4. Repertori di fascicolazione. 62 7.4.1. Repertorio dei dossier. 62 7.4.2. Repertorio dei fascicoli della Segreteria. 63 7.4.3. Repertorio dei fascicoli del personale. 63 7.4.4. Repertorio dei fascicoli disciplinari. 64 7.4.5. Repertorio dei fascicoli dei magistrati militari. 64


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7.5. La formazione delle serie e dei fascicoli. 64 7.5.1. Documenti particolari e rispettivi repertori generali. 64 7.5.2. Riepilogo dei repertori istituiti. 65 7.5.3. Gestione dei repertori generali e delle serie documentali. 66 7.5.4. Gestione dei documenti particolari. 66

7.6. Gestione degli altri documenti e dei fascicoli. 66

Paragrafo n. 8: la classificazione 67 8.1. La classificazione dei documenti. 67

8.2. Titolario di classificazione della segr. 67

8.3. Titolario di classificazione della cons. 68

8.4. Consegna del repertorio dei fascicoli. 68

8.5. Versamento dei fascicoli all'Archivio generale. 69

8.6. Massimario di conservazione e di scarto. 69

8.7. Scarto dell’archivio. 70

Annesso n. 1: il piano di classificazione 71 Titolario dei documenti a dossier (unità cons) 71

Titolario dei documenti dell’unità segr 77

Paragrafo n. 9: l’accesso 89 9.1. Accesso ai documenti e tutela dei dati personali. 89

9.2. Ambito dell’accesso e della consultazione. 89

9.3. Limitazioni all’accesso (esclusione permanente). 91 9.3.1. Esclusioni per motivi d’ordine e sicurezza pubblica. 91 9.3.2. Esclusioni per altri motivi di riservatezza. 92

9.4. Il differimento dell'accesso (esclusione temporanea). 92

9.5. Ulteriori casi di differimento dell'accesso. 93

9.6. La registrazione con riserva d’accesso. 94

Paragrafo 10: la sicurezza 95 A. Organizzazione della sicurezza: 95

B. Gestione della sicurezza: 96

C. Controllo degli accessi. 96 1. Controllo dal punto di vista fisico: 97 2. Controllo dal punto di vista logico: 97


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D. Protezione anti virus. 98

E. La gestione dei supporti. 99

G. La gestione degli incidenti. 99

Paragrafo n. 11: disposizioni finali 101 11.1. Pubblicazione ed efficacia del manuale. 101

11.2. Comunicazione del manuale. 101

11.3. Aggiornamento del manuale. 101

Allegati 103 Allegato A. Manuale amministratore protocollo 103

A.1. Accesso all’inserimento, modifica ed annullamento dei documenti. 103 A.2. Gestione dei progressivi dei protocolli 103 A.3. Modifica del progressivo ordinario. 104

Allegato B. Manuale utente protocollo 105

B. 1. Documenti in entrata. 105 B. 1.1. Inserimento 105 B. 1.2. Inserimento in emergenza 106 B. 1.3. Modifica 107 B. 1.4. Annullamento 108 B. 1.5. Classificazione 109 B. 1.6. Visualizzazione 109

B. 2. Documenti in uscita 109 B. 2.1. Inserimento 109 B. 2.2. Inserimento in emergenza 110 B. 2.3. Modifica 111 B. 2.4. Annullamento 112 B. 2.5. Classificazione 112 B. 2.6. Visualizzazione 113 B. 2.7. Registro protocollo giornaliero 113

B. 3. Log del protocollo 113

B. 4. Log della data 115

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Paragrafo n. 1: indicazioni generali

1.1. Ambito d’applicazione del manuale. 1. Il presente manuale è il documento redatto ai sensi dell’art. 5 del

DPCM 31 ottobre 2000 e descrive il sistema di gestione dei documenti pres-so l’amministrazione denominata Consiglio della Magistratura militare, dal-la loro protocollatura all’archiviazione, e la loro conseguente conservazione.

2. Il manuale riferisce altresì le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la gestione dei documenti.

1.2. Definizioni. Nel manuale, alle espressioni che seguono è dato il significato accanto

a ciascuna indicato. 1. Per Amministrazione, s’intende il complesso degli Organismi previ-

sti dalla legge 30 dicembre 1988 n. 561, istitutiva del Consiglio della Magi-stratura militare, dal decreto del Presidente della repubblica 24 marzo 1989 n. 158, recante le relative norme d’attuazione, e dal regolamento interno del Consiglio medesimo, assunto con la deliberazione in data 13 gennaio 1990 e successive modificazioni. In luogo di Amministrazione, può ricorrersi col medesimo significato anche al termine Ente o all’acronimo CMM, oppure all’abbreviata indicazione Consiglio.

2. Per plenum, s’intende il Consiglio della Magistratura militare in a-dunanza, nella sua composizione di legge.

3. Per Segreteria, s’intende l’Ufficio della Segreteria del Consiglio. 4. Per Magistrato Segretario o Magistrato Dirigente, s’intende il Ma-

gistrato militare d’appello che dirige l’Ufficio della Segreteria. 5. Per Magistrato addetto, s’intende il Magistrato militare di tribunale

che completa la composizione del predetto Ufficio. 6. Per Uffici interni, s’intendono le ripartizioni dell’Ufficio di Segrete-

ria del Consiglio, stabilite dal Magistrato Dirigente della Segreteria con suo ordine di servizio. Alla data di pubblicazione della prima versione del pre-sente manuale, tali uffici sono individuati nell’allegato organigramma. La modificazione della composizione di tali uffici è pubblicata nel presente manuale.

1.3. Descrizione dell'amministrazione. Le A.O.O.

1. Il CMM ha, per i magistrati militari, le medesime attribuzioni previ-


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ste per il Consiglio Superiore della Magistratura, comprese quelle concer-nenti i procedimenti disciplinari, sostituiti al Ministro di Giustizia e al Pro-curatore generale presso la Corte di cassazione, rispettivamente il Ministro della Difesa ed il Procuratore generale militare presso la Corte di cassazio-ne.

2. Attribuzioni specifiche del CMM sono stabilite dal DPR 24 marzo 1989 n. 158, regolamento d’attuazione della legge 30 dicembre 1988 n. 561 istitutiva del Consiglio, con riguardo alle assunzioni della magistratura mili-tare, all’assegnazione di sedi e funzioni, ai trasferimenti, alle promozioni e ad ogni altro provvedimento di stato, al conferimento d’incarichi extragiudi-ziali ai magistrati militari e ad ogni altra materia attribuitagli dalla legge.

3. Il procedimento disciplinare nei confronti dei magistrati militari è regolato dalle norme in vigore per i magistrati ordinari. L’azione disciplina-re è esercitata dal Ministro della Difesa o dal Procuratore generale militare presso la Corte di Cassazione. Il CMM delibera sulle sanzioni disciplinari a carico dei magistrati militari, in esito ai provvedimenti promossi nei proce-dimenti disciplinari, ai sensi dell’art. 2, comma 1, lettera b), del citato DPR 24 marzo 1989, n. 158.

4. Per tutto ciò che non è diversamente regolato dal citato DPR, si os-servano, in quanto applicabili, le norme previste per il Consiglio Superiore della Magistratura.

5. Il CMM ha un’unica sede in Roma. La sua attuale composizione è riportata nell’organigramma annesso al presente paragrafo.

6. Il CMM si connota quale AOO unica, poiché tutta l’attività che vi si svolge concorre al raggiungimento dei medesimi obiettivi. La suddivisione in Unità organizzative omogenee tiene conto delle distinte esigenze di fun-zionamento e d’organizzazione, nonché di gestione e tenuta dei documenti.

1.4. Le Unità organizzative omogenee.

La AOO del Consiglio (CMM) comprende due unità organizzative omogenee, la CONS e la SEGR.

1.4.1. L'unità istituzionale CONS.

# 1. Descrizione.

L’Unità comprende gli organismi del Consiglio, inteso come soggetto e come attività istituzionale. Al suo interno, si distinguono tre istanze, carat-terizzata ciascuna dalla particolarità degli assetti organizzativi, dalla tipicità dei documenti e della loro gestione e dall’individualità delle Autorità che


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concorrono a formare le decisioni finali, tra loro autonome e definite con di-stinte procedure.

Dette istanze sono individuate come segue, con riferimento all’attività: � istituzionale, in senso stretto; � disciplinare, che segue vicende occasionali e che porta alla formazione

di serie di documenti prodotti in un intervallo superiore all'anno; � elettorale, che ha luogo di norma ogni quattro anni.

# 2. Competenza.

La CONS esplica la sua attività nelle materie concernenti il funziona-mento istituzionale del CMM.

# 3. Composizione.

Per la composizione, si rinvia all’organigramma annesso al paragrafo.

1.4.2. L'unità istituzionale SEGR.

# 1. Descrizione.

L’unità è costituita dall'Ufficio di Segreteria del Consiglio, che è depu-tata alle attività di diretto supporto per lo svolgimento dei compiti istituzio-nali del CMM, sia per quanto riguarda l’organizzazione delle riunioni, che per il funzionamento dell'apparato.

# 2. Competenza.

Sotto la direzione del Magistrato Segretario, le attività svolte dall’Ufficio di Segreteria del CMM sono riassunte come appresso:

� Attività connessa alla tenuta delle riunioni consiliari. � Cerimoniale e Pubbliche relazioni. � Attività connessa al trattamento economico, alle indennità e alle spese di

missione dei Consiglieri e dei Magistrati Segretari. � Attività connessa alla gestione del personale civile e militare della Se-

greteria. � Attività di supporto connessa al funzionamento del CMM (servizi). � Attività di supporto ai procedimenti disciplinari e attività connessa alla

tenuta delle pubblicazioni del CMM. � Archivio. � Informatica.


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# 3. Composizione.

Gli Uffici che compongono la Segreteria, definiti interni, sono stabiliti con Ordine di servizio del Magistrato Segretario.

Alla data di pubblicazione della presente versione del manuale, essi sono quelli indicati nell’organigramma, riportato nell'annesso n. 1 al para-grafo n. 1.

Successive modificazioni dell'indicata composizione saranno riportate nel manuale.


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Annesso n. 1: organigramma

1. GLI UFFICI DELLA U.O.O. CONS:

Presidenza del CMM Vicepresidenza del CMM Comitato di Presidenza. Presidenza della Commissione Uffici Direttivi. Presidenza della Commissione per il regolamento e per la riforma. Presidenza della Commissione per gli Affari generali. Presidenza di Commissioni miste. Presidenza di Commissioni speciali. Ufficio elettorale.

2. GLI UFFICI DELLA U.O.O. SEGR:

Ufficio del Magistrato Segretario, Dirigente della Segreteria. Ufficio del Magistrato militare addetto alla Segreteria. Commissione Archivi. Uffici della Segreteria amministrativa:

Ufficio Direzione del personale. Ufficio del Cerimoniale. Ufficio del Protocollo unico. Ufficio del protocollo per i documenti in entrata. Ufficio del protocollo per i documenti in uscita. Ufficio della programmazione finanziaria e trattamento economico. Ufficio Affari generali. Ufficio Relazioni col pubblico. Ufficio Logistico. Archivio generale. Ufficio materiali e per l’informatica. Ufficio posta e spedizioni. Ufficio del Responsabile per la prevenzione e protezione.

Uffici della Segreteria tecnica: Ufficio procedimenti disciplinari, Studi e Notiziario. Ufficio Comitato di Presidenza e Plenum. Ufficio Commissione per gli Uffici Direttivi. Ufficio Commissione per gli affari generali. Ufficio Commissione per il Regolamento e la riforma, Commissioni miste o speciali.


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Annesso n. 2: funzionigramma

Pareri e proposte: - Circoscrizioni giudiziarie militari - Organizzazione servizi Giustizia militare - Funzionamento servizi Giustizia militare - Disegni di legge su tali materie.

Indizione delle elezioni CMM

Comitato di Presidenza

Altre attribuzioni: - Ordinaria amministrazione, in caso d'impossibilità di convocazione del Comitato di Presidenza. - Autorizzazione accesso agli atti

Convocazione del CMM

Comunicazioni al Ministro della Difesa

Segreteria CMM

CMM

PRESIDENTE CMM, o, in caso di assenza o impedimento,

Vice Presidente

Regola, in conformità alle deliberazioni del Comitato di Presidenza, LE FUNZIONI DELLA SEGRETERIA

ISPEZIONI NEGLI UFFICI GIUDIZIARI

CONFERIMENTO UFFICI DIRETTIVI

PROVVEDIMENTI DI STATO

SANZIONI DISCIPLINARI

CONFERIMENTO INCARICHI


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Segreteria CMM

- Assistenza al Presidente, Vicepresidente e Comitato, nella predisposizione e nello svolgimento attinenti all'organizzazione e al funzionamento del CMM. - Assistenza ai Consiglieri, in ordine alla documentazione necessaria ai lavori. - Raccolta sistematica e tenuta pubblicazioni del CMM.

Dirigente Segreteria CMM

- Assistenza alle riunioni del Comitato di Presidenza. - Redazione dei relativi verbali. Attività preliminare alle riunioni. Attività sull'esecuzione delle delibere. - Conservazione dei relativi atti. - Rapporti con Segreterie degli organi costituzionali, di rilevanza costituzionale e con altri organi dello Stato. - Coordinamento e direzione del personale della Segreteria.

- Organizzazione delle riunioni consiliari e relativa assistenza. - Documentazione per I lavori. - Altre funzioni stabilite dal regolamento, o affidate dal Presidente.

Segreteria Amministrativa Segreteria tecnica

Biblioteca

Ufficiale Addetto

Studi

Autovetture

URP

Economato

Direttore Cancelleria

Personale

Cerimoniale

Spedizioni

Bilancio

Informatica Servizio P e P Servizi

Notiziario

Affari generali

Uffici direttivi Regolamento

C.P. e plenum

Archivio

Protocollo

Funzionario Amministrativo

Magistrato Addetto


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Annesso n. 3: i componenti del CMM

Nicola Marvulli Primo Presidente

Corte di Cassazione PRESIDENTE

Giuseppe Scandurra Proc. Gen. Mil.

presso la Cassazione

Francesco De Simone Laico di

nomina parlamentare VICEPRESIDENTE

Gaetano Marini Avv. Gen. Mil.

Sezione CMA Napoli

Massimo Nobili Laico di

nomina parlamentare

Lucio Molinari Presidente

Tribunale Mil. Napoli

Vincenzo Santoro Giudice

Sezione CMA Verona

Giovanni Barone Sostituto Proc. Mil.

Tribunale Mil. Roma

Carlo Paolella Giudice

Tribunale Mil. Roma

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Paragrafo n. 2: i documenti

2.1. I DOCUMENTI DEL CMM.

2.1.1. Definizioni inerenti ai documenti usate nel manuale.

Per documento amministrativo, s’intende ogni rappresentazione del contenuto degli atti, anche interni, prodotti e acquisiti ai fini dell'attività amministrativa, comunque formata (informatica, grafica, fotocinemato-grafica, elettromagnetica o di qualunque altra specie) ed usata ai fini dell'at-tività amministrativa, secondo la medesima accezione portata dall’art. 1 del DPR n. 445/2000.

Per documenti dell'Ente, s’intendono quelli prodotti e acquisiti dal Consiglio della Magistratura militare o dalla Segreteria del Consiglio, nello svolgimento delle proprie attività o nell'esercizio delle rispettive funzioni.

Per documento informatico, s’intende la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, secondo la medesima accezione portata dall’art. 1 del DPR n. 445/2000. Tale definizione è altresì usata per indicare il documento digitale sottoscritto con la firma digitale, secondo l’accezione riportata dall’art. 1 della Deliberazione AIPA n. 42/2001 del 13 dicembre 2001.

2.1.2. La produzione dei documenti.

Secondo quanto disposto dall'art. 3 del Decreto Legislativo 12 febbraio 1993 n. 39, recante norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche, i documenti sono prodotti di norma tramite sistemi informatici.

Secondo quanto disposto dall'art. 18 del DPR 30 settembre 1963 n. 1409 e dall’art. 55, comma 4, del Decreto Legislativo n. 490 del 29 ottobre 1999 [T.U. in materia di beni culturali], i documenti sono beni inalienabili.

Manuale di gestione del CMM Paragrafo 2: i documenti

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2.2. LA TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI.

2.2.1. Distinzione rispetto alla trasmissione.

Rispetto al modo di trasmissione, i documenti prodotti o acquisiti dal Consiglio durante lo svolgimento della propria attività o l'esercizio delle proprie funzioni si distinguono in:

� documenti in entrata. Essi comprendono i documenti prodotti da altro Ente (altra AOO) e pervenuti al Consiglio attraverso qualunque mezzo di trasmissione. Sono considerati tali anche quelli destinati per errore al Consiglio medesimo.

� documenti in uscita. Sono tali i documenti prodotti per la comunicazio-ne d’informazioni o per la trasmissione di distinti documenti. Essi sono prodotti di norma in due esemplari, uno dei quali è trasmesso, mentre l’altro, denominato minuta, è conservato agli atti dell’Ufficio.

� documenti interni. Essi comprendono, di norma, quelli formati o scam-biati tra gli uffici interni del Consiglio. Questi ultimi si distinguono i-noltre come documenti a preminente carattere:

a. informativo, quando contengono memorie, appunti, comunicazioni di rilevanza meramente informativa, scambiati tra uffici;

b. giuridico-probatorio, quando sono prodotti al fine di documentare fatti inerenti all'attività svolta e alla regolarità dell’azione ammini-strativa. Essi comprendono qualsiasi documento del Consiglio dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi.

� documenti acquisiti. Sono i documenti in possesso del CMM per dona-zione, deposito o acquisto a qualsiasi altro titolo.

2.2.2. Distinzione rispetto all’organizzazione.

Rispetto all’organizzazione, i documenti si distinguono in:

� correnti, con riferimento ai documenti relativi ad affari in trattazione, vale a dire tuttora necessari allo svolgimento e al completamento dell’attività dell’Ente.

� di deposito, con riferimento ai documenti ancora utili per le finalità amministrative e giuridiche dell’Ente, ma non più necessari allo svol-gimento delle sue attività correnti.


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� storici, con riferimento ai documenti relativi ad affari esauriti da oltre 40 anni e selezionati per la conservazione permanente da parte dell’Ente.

2.2.3. Distinzione rispetto alla struttura.

Rispetto alla sua struttura, il documento si connota come:

� documento primario. Identifica, nei documenti complessi, la parte prin-cipale del documento da tenere distinta dall’ulteriore parte, definita al-legato oppure annesso, e dalle altre informazioni usate per il trattamen-to dei dati. Tale distinzione risulta sulla segnatura cartacea ed informa-tica, secondo quanto disposto dalla Circolare AIPA n. 28, del 7 maggio 2001, paragrafo n. 2.

� allegato. Identifica un documento contenente semplici elementi testua-li, grafici, tabelle o interi documenti strutturati che, dotato fin dall’origine di propria individualità, è unito al documento primario al solo scopo di snellirne il reperimento. Rispetto al documento primario, esso conserva la propria identità ed una distinta numerazione di proto-collo.

� annesso. Identifica, al pari dell’allegato, un documento contenente semplici elementi testuali, grafici, tabelle o interi documenti strutturati. A differenza dell’allegato, l’annesso non ha individualità propria e di-viene funzionalmente parte integrante del documento primario, cui è unito. Quando sia o venga considerato un documento distinto da quello primario, deve portare un proprio numero di protocollo. In tale ultimo caso, il termine è usato come sinonimo di allegato.

� inserto. Identifica la raccolta di semplici elementi testuali, grafici o ta-belle oppure interi documenti strutturati, che è inserita nel documento principale, di cui fanno parte integrante. Non ha individualità propria ed è contraddistinto dai medesimi elementi della registratura del docu-mento principale.

� incarto, o incartamento. Identifica l’insieme promiscuo dei documenti che costituiscono il contenuto unitario della ricezione o della trasmis-sione.

� documento informatico primario. Distinzione della parte del messaggio protocollato, rispetto ai documenti informatici allegati, inviato alle AOO di diversa amministrazione, oppure scambiati tra AOO della stes-sa amministrazione. La distinzione è rilevante con riferimento alle rela-tive regole di sottoscrizione, richieste dalle norme stabilite dal DPR n. 445/2000 e dall’articolo 5 della delibera AIPA 23 novembre 2000 n. 51.


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2.2.4. Distinzioni rispetto alla protocollatura.

I documenti sono protocollati e gestiti secondo le regole indicate nel paragrafo n. 3, che descrive i flussi documentali.

Ai sensi della circolare dell'AIPA n. 28/2001, non sono ammessi alla protocollatura in uscita i documenti privi della sottoscrizione da parte del-l'autore.

2.2.5. Documenti particolari.

Alcuni documenti (verbali, delibere, circolari, risoluzioni, decreti, or-dinanze, sentenze) sono espressione tipica della potestà di adottare atti di normazione secondaria, che è attribuita agli organi politico-amministrativi costituzionali e di rilievo costituzionale. Tale potestà deriva al CMM dalla legge istitutiva, affinché possa determinare e regolare l’organizzazione ed il funzionamento della sua struttura, possa disciplinare l’esercizio della pro-pria discrezionalità amministrativa (autogoverno), nonché proporre ed attua-re le norme che riguardino lo stato giuridico dei magistrati militari e degli uditori giudiziari militari e l’ordinamento giudiziario militare.

Altri documenti ancora sono espressione del potere giurisdizionale at-tribuito al Consiglio, per la decisione sui procedimenti disciplinari promossi nei confronti dei magistrati militari.

Essi si connotano tutti in modo particolare rispetto ai documenti di normale produzione da parte d’ogni altra Autorità amministrativa e sono in-dividuati come indicato appresso:

� verbali, vale a dire documenti (processi verbali) che attestano gli atti oggetto dell’esame dell’Autorità competente, le decisioni (delibere) da essa assunte sulle questioni sottoposte (oggetto della delibera), durante le sue riunioni (sedute) ed i nomi di coloro che vi hanno partecipato (membri). D’ogni seduta del Consiglio e dei suoi organi collegiali, è redatto un processo verbale, soggetto a forme particolari di protocollo. Dal punto di vista archivistico, tali documenti costituiscono specifiche serie documentali.

� delibere, termine tecnico attribuito alle deliberazioni. Le delibere non costituiscono, al momento, documenti a sé rispetto al verbale che le ri-ferisce. E’ in fase di studio la ricognizione della possibilità di attribuire loro una veste ed una dignità documentale propria, cui estendere gli strumenti di protocollatura e d’archiviazione tipica dei documenti, quali descritti nel paragrafo n. 3, relativo alla gestione dei flussi documentali.


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� circolari. Dal punto di vista documentale, sono gli atti mediante i quali il contenuto di una delibera è portato a conoscenza dei destinatari. Esse assumono, oltre al numero e alla data del protocollo attribuito al docu-mento di trasmissione, una numerazione progressiva che prescinde dall’anno solare ed è determinata dal rispettivo ordine di registrazione. Da tale punto di vista, costituiscono una serie documentale.

� risoluzioni. Si caratterizzano al pari delle circolari, con la differenza che esse non sono soggette a numerazione diversa dalla protocollatura del documento col quale sono trasmesse.

� decreti, ordinanze e sentenze. Sono i tipici documenti prodotti nei pro-cedimenti disciplinari e di trasferimento per incompatibilità, instaurati nei confronti dei magistrati militari. Tali documenti sono registrati se-condo la numerazione specifica del procedimento cui afferiscono e ne prendono la conseguente destinazione d’archivio. La loro trasmissione o comunicazione avviene di norma mediante la produzione di un distin-to documento (finalizzato alle comunicazioni ed alle notifiche di rito), soggetta alle regole ordinarie della protocollatura. La notificazione in ufficio, a mani dell’interessato presente, non è soggetta a protocollatu-ra.

� Si ha produzione di decreti anche in materia d’elezioni del Consiglio (indizione delle votazioni). Tali decreti non prendono una numerazione progressiva, né sono soggetti a protocollatura individuale, che è attri-buita invece al documento col quale il decreto è comunicato o trasmes-so.

2.2.6. Documenti da non protocollare.

# 1. Documenti sempre esclusi dalla protocollatura.

A norma dell’art. 4, comma 5, del DPR n. 428/1998, sono esclusi dalla registrazione di protocollo:

� gli atti preparatori interni; � le gazzette ufficiali; � i bollettini ufficiali ed i notiziari della pubblica amministrazione; � i giornali, le riviste, i libri, gli opuscoli, i depliant, i materiali pubblicitari; � gli inviti a cerimonie, manifestazioni e simili.


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# 2. Documenti voluminosi.

Il documento principale è acquisito nella sua interezza al sistema infor-matico, mediante scanner.

Gli allegati o gli annessi al documento principale sono esclusi dalla sola acquisizione al sistema informatico mediante scanner, quando il numero delle loro pagine è superiore a dieci. In tale caso, è acquisita la prima pagina soltanto.

# 3. Documenti già soggetti a registrazione particolare.

I documenti soggetti a registrazione particolare da parte del CMM posso-no essere, in tutto o in parte, esclusi dalla protocollatura, poiché seguono le regole per tali registrazioni stabilite al paragrafo n. 4.7.

# 4. Eccezioni.

Sono soggette in ogni caso alla registrazione di protocollo le fatture ri-guardanti acquisti del Consiglio, che, ancorché indirizzate ai competenti Uf-fici amministrativi del Ministero della Difesa, pervengano al CMM per le dovute annotazioni.

Del pari, sono soggette a registrazione di protocollo le note di ricezione delle circolari o d’altre disposizioni inviate dal CMM.

# 5. Rinvio.

Con disposizione del responsabile del servizio per la tenuta del protocol-lo informatico, possono essere individuati altri tipi di documenti non sogget-ti alla registrazione del protocollo.

Con l’emanazione di tali disposizioni, si provvede all’aggiornamento del presente paragrafo del manuale.

2.3. MODI DI TRASMISSIONE.

I modi di trasmissione dei documenti all'interno e all'esterno del CMM mediante telefax (telefax-simile), posta elettronica, posta ordinaria, posta prioritaria e a mani, raccomandata semplice, raccomandata con avviso di ri-cevimento o assicurata sono disciplinati come segue.


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2.3.1. Sistemi informatici, telematici e di posta elettronica.

L'uso di sistemi informatici, telematici e di posta elettronica per la reda-zione dei documenti amministrativi è consentito se conforme ai criteri e alle regole d’elaborazione, protezione, sicurezza e trasmissione, dettati dalla normativa vigente.

Alla data di pubblicazione della prima versione del presente manuale, l’uso di tali sistemi per la redazione e trasmissione di documenti è circo-scritto a soli scopi informativi.

Le regole conseguenti all'adeguamento del sistema alla cd. interoperabi-lità formeranno oggetto d’apposita variante al presente manuale.

2.3.2. Telefax (telefax-simile).

L'uso del telefax nella trasmissione dei documenti è disciplinato come segue.

# 1. Documenti di preminente carattere informativo.

L'uso del telefax (o, telefax-simile) per documenti di preminente caratte-re informativo è consentito al solo fine di speditezza dello scambio d’informazioni con gli amministrati, con enti pubblici, enti privati, utenti, cittadini ed altre Amministrazioni.

# 2. Documenti di preminente carattere giuridico-probatorio.

L'uso del telefax per documenti di preminente carattere giuridico-probatorio, per documenti cioè dai quali possano nascere diritti, doveri o le-gittime aspettative di terzi, deve rispettare la seguente procedura:

a. il documento in uscita (tramite telefax) reca la dicitura “IL DOCUMENTO

ORIGINALE SARÀ SPEDITO PER POSTA ORDINARIA”. L’originale è poi spedito per via ordinaria a cura del responsabile della relativa procedura;

b. il documento in entrata (tramite telefax) è corredato dalla dicitura “DOCUMENTO RICEVUTO VIA TELEFAX”; il responsabile della relativa proce-dura procede ad acquisire il documento originale, provvedendo alla di-struzione di quello ricevuto tramite telefax e riportando sull'originale tutte le informazioni relative (numero di protocollo, classificazione, ecc.) in esso già riportate.


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c. Il documento interno trasmesso per telefax tra gli uffici interni può esse-re conservato in copia telefax, con l'apposizione della dicitura "DOCUMENTO RICEVUTO TRAMITE TELEFAX".

# 3. Documento originario e documento ricevuto tramite telefax.

Di norma, il documento è protocollato in entrata con riguardo al primo modo di ricezione da parte del CMM. Il documento pervenuto per telefax, e pertanto protocollato, non è soggetto ad ulteriore protocollatura quando sia ricevuto poi in altri modi (servizio postale, consegna a mani).

Solo nel caso d'eccezionale o particolare rilevanza della data di comu-nicazione del documento, è consentito di procedere all’acquisizione al pro-tocollo sia del documento ricevuto per telefax, sia dell’originale, sempre che essi siano pervenuti in giorni diversi.

In tale caso, il responsabile della procedura amministrativa, richiede l'autorizzazione a protocollare un medesimo documento con due numeri di protocollo distinti, previa annotazione dei reciproci riferimenti su entrambi i supporti del documento.

# 4. Documenti ricevuti a mani.

Il documento consegnato a mani dall’interessato, o da persona da que-sti incaricata, è protocollato alla stregua dei documenti ricevuti con altri modi di trasmissione.

Il documento consegnato a mani, che risulta essere stato protocollato perché già pervenuto per mezzo del telefax, non prende un nuovo numero di protocollo, salvo i casi eccezionali di cui al precedente punto 2.3.2. # 3.

In tali casi, sull'eventuale ricevuta che sia richiesta a riprova dell'av-venuta consegna a mani, l'Ufficio del protocollo riporta gli estremi delle di-stinte note già assunte al protocollo.

2.3.3. Uso della posta elettronica.

L'uso della posta elettronica (e-mail) è consentito al solo fine di snelli-re lo scambio d'informazioni con amministrati, enti pubblici, enti privati, cit-tadini e Amministrazioni dello Stato. In attesa dei sistemi di protocollatura automatizzata in regime di interoperabilità, che saranno riferiti in successi-ve versioni del presente manuale, il documento comunicato mediante posta elettronica negli scambi ufficiali è trattato come appresso indicato.


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# 1. Documento spedito tramite e-mail.

Il documento spedito tramite e-mail reca la dicitura "IL DOCUMENTO

ORIGINALE VERRÀ SPEDITO PER POSTA ORDINARIA"; l’originale è successivamente spedito per via ordinaria a cura del responsabile della relativa procedura amministrativa, previa protocollatura ordinaria e conseguente gestione.

# 2. Documento ricevuto tramite e-mail.

Il documento ricevuto tramite e-mail è di norma riprodotto anche a stampa, con apposizione della dicitura "DOCUMENTO RICEVUTO TRAMITE POSTA

ELETTRONICA". Tale riproduzione è presentata dal responsabile della relativa procedura all'Ufficio del Protocollo, per la protocollatura ordinaria e la con-seguente gestione.

# 3. Documento originario e documento acquisito tramite e-mail.

Il responsabile della procedura, se il documento originale è acquisito anche per via ordinaria, provvede alla distruzione di quello ricevuto per po-sta elettronica, riportando sull'originale tutte le relative informazioni già an-notate (numero e data di protocollo, determinazioni, classificazione, ecc.).

# 4. Il documento interno.

Il documento interno può essere conservato in copia informatica o car-tacea, nelle forme ritenute opportune.

2.3.4. Posta ordinaria.

# 1. Unità CONS.

I titolari degli Uffici dell’Unità organizzativa CONS sono autorizzati al-la produzione di documenti da trasmettersi all’esterno.

La sottoscrizione da parte d’altri soggetti è ammessa, quando autoriz-zata (d’ordine) dal titolare.

# 2. Unità SEGR.

I titolari degli Uffici dell’Unità organizzativa SEGR sono autorizzati alla produzione di documenti da trasmettersi all’esterno, secondo le disposi-


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zioni impartite dal Dirigente della Segreteria, con ordine di servizio. In as-senza del titolare, per servizio o per malattia, la sottoscrizione da parte d’altri soggetti è ammessa, quando autorizzata (d’ordine) dal Magistrato se-gretario.

# 3. Ufficio di Protocollo.

Il personale addetto all’ufficio di protocollo verifica l’osservanza delle predette regole, ammettendo alla registrazione di protocollo i documenti in regola con le prescrizioni riferite.

2.3.5. Posta prioritaria.

La trasmissione dei plichi, buste e simili contenenti i documenti da trasmettere all’esterno avviene di norma mediante il servizio delle Poste Ita-liane.

In caso di plichi trasmessi ad Enti del Ministero della Difesa ubicati al di fuori di Roma, la loro trasmissione può avvenire attraverso consegna dei plichi all’Agenzia Roma 13 delle Poste Italiane, ubicata presso il Ministero della Difesa.

Il servizio è in ogni caso annotato su appositi registri di consegna.

2.3.6. Posta consegnata con corriere (a mani).

La consegna a mani, con corriere dell’Ufficio, è riservata ai documen-ti di particolare rilevanza o quando siano trasmessi documenti tenuti in uni-co esemplare.

L'esigenza di trasmissione per mezzo di corriere è riportata sul docu-mento ed è comunicata all'Ufficio Posta da parte del responsabile della pro-cedura amministrativa.

Il servizio è annotato su appositi registri di consegna.

2.3.7. Servizi postali speciali.

Nei casi in cui non possa procedersi alla consegna a mani, o quando sia necessario acquisire agli atti la documentazione dell’avvenuta trasmis-sione o ricezione del documento, l’Ufficio procede alla trasmissione tramite le Poste italiane, ricorrendo ai servizi raccomandate, assicurate oppure rac-comandate A/R, oppure ad entrambi.

Il servizio è annotato su appositi registri di consegna.


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2.4. I SUPPORTI IN USO.

I supporti dei documenti cartacei ed informatici (carta, nastri, floppy, dischi ottici) sono descritti come appresso indicato.

2.4.1. Documenti cartacei.

Tutti i documenti cartacei sono prodotti su idoneo supporto (carta non inferiore a 80 gr. per cm2), con inchiostro indelebile e, di norma, in lingua italiana.

Essi non richiedono particolari strumenti per la lettura.

La trasmissione è attuata tramite telefax, servizio postale o corriere.

La loro archiviazione è attuata con la collocazione nell’archivio, pre-via compilazione d'indici e cataloghi.

La ricerca avviene tramite confronto d’indici, numeri di repertorio, da-ta, estensore o parole contenute nel documento.

La consultazione è resa possibile nel luogo di conservazione o in ap-positi locali del CMM.

La riproduzione è soggetta a preventiva autorizzazione e comporta l'applicazione delle normali imposte di bollo ed il pagamento delle spese di copia, secondo le tariffe in uso.

2.4.2. Documenti informatici.

I documenti informatici, secondo quanto disposto dall’art. 5, comma 3, lettera b), della Delibera AIPA n. 24 del 30 luglio 1998, recante regole tecniche per l’uso di supporti ottici, sono archiviati con software d’archiviazione e su supporti di memorizzazione espressamente forniti con la garanzia che essi non consentano l’alterazione del contenuto.

Alla data di pubblicazione della presente versione del manuale, i do-cumenti del CMM prodotti in modo informatizzato hanno esclusiva valenza interna. Essi sono registrati su nastro magnetico, mediante scrittura informa-tica, secondo un codice standard prestabilito e sono soggetti a salvataggio quotidiano dei dati.

La relativa lettura è resa possibile per mezzo di un computer dotato di specifici programmi e strumenti.

La trasmissione avviene per via telematica.


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La loro archiviazione è attuata attraverso procedure informatiche (programmi).

La ricerca avviene tramite indici (codici di ricerca), numeri di reperto-rio, data, estensore o parole contenute nel documento.

La consultazione è resa possibile da qualunque luogo dove sia presen-te un terminale con collegamento telematico. Particolari procedure stabili-scono il livello d'accesso ai documenti informatici archiviati.

Le caratteristiche degli impianti, degli strumenti e del software (pro-grammi) necessari per la produzione, la lettura, la trasmissione, l'archivia-zione ed il reperimento dei documenti elettronici riferiti al presente punto, nonché le specifiche procedure per l'accesso, saranno stabilite nelle succes-sive versioni del presente manuale.

La riproduzione dei documenti elettronici su supporto cartaceo, per uso diverso da quello d’ufficio, è soggetta ad autorizzazione preventiva e comporta l'applicazione delle normali imposte di bollo ed il pagamento delle spese di copia, secondo le tariffe in uso.

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Paragrafo n. 3: i flussi documentali

3.1. LA RICEZIONE DEI DOCUMENTI.

L’acquisizione, lo smistamento e l’assegnazione dei docu-menti pervenuti al CMM sono disciplinati come segue.

3.1.1. L’apertura della corrispondenza.

# 1. Tutta la corrispondenza destinata al CMM è acquisita dall’Ufficio protocollo, che è autorizzato a firmare l’avvenuta ricezio-ne. Quando dalle indicazioni del plico emerga una particolare rilevan-za del documento ricevuto, gli addetti dell’Ufficio consegnano la cor-rispondenza al responsabile dell’Ufficio o al Magistrato segretario, che dispone di conseguenza in ordine ad eventuali atti urgenti, dopo di che restituisce il documento per la successiva protocollatura.

# 2. La corrispondenza in entrata è aperta di norma nel medesimo giorno lavorativo di ricezione ed è contestualmente protocollata.

# 3. La corrispondenza non è aperta nei seguenti casi:

a) corrispondenza riportante l'indicazione concorso, o si-mili, o, comunque, quando dalla relativa confezione si evinca la partecipazione ad un concorso;

b) corrispondenza indirizzata alla persona, oppure ripor-tante l'indicazione riservata, personale, confidenziale, sue proprie mani o simili, o, comunque, quando dalla relativa confezione si e-vinca il carattere di corrispondenza privata.

4. Sulla base di quanto descritto nei precedenti punti 3 a) e b) e dopo la protocollatura della busta di cui al successivo 3.1.2., la corri-spondenza è inoltrata, nel caso di un concorso, direttamente all'unità organizzativa responsabile della relativa procedura, oppure, nel caso di corrispondenza privata, al diretto destinatario.

5. Chiunque si accorga di avere ricevuto tra la propria corri-spondenza un documento inerente a procedure amministrative o ad af-fari di competenza del CMM o di altra persona, deve consegnarlo o

Manuale di gestione del CMM Paragrafo 3: flussi documentali

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farlo pervenire tempestivamente all'ufficio protocollo, facendo rileva-re detta circostanza.

3.1.2. Protocollatura delle buste.

# 1. La corrispondenza riportante l'indicazione concorso o simili o, comunque, quando dalla sua confezione si evinca la partecipazione ad un concorso, non deve essere aperta, ma è protocollata in entrata, con l'apposizione del numero di protocollo e della data di protocollatu-ra direttamente sulla busta, sul plico o simili.

# 2. Aperta la busta o il plico, il responsabile della relativa proce-dura provvede a riportare sul documento il numero di protocollo e la data di registrazione già assegnati (cd. segnatura), conservando la bu-sta (plico o simili) come allegato.

# 3. Espletato il concorso e trascorsi i termini di legge per even-tuali ricorsi, le buste o i plichi possono essere eliminati.

# 4. L'avvenuta ricezione di raccomandate o assicurate da parte del CMM è annotata, dal responsabile dell’Ufficio protocollo docu-menti in entrata, su apposito registro, sul quale è riportato il numero del protocollo assegnato al documento o al plico, accanto al numero della raccomandata e alla data di ricezione. La busta è allegata al do-cumento ed il responsabile della procedura ne stabilisce l'eventuale conservazione.

3.1.3. Determinazione della UOO competente.

# 1. Dopo essere stato protocollato, il documento in entrata è as-segnato dal Magistrato Dirigente, o da chi lo sostituisca, all’unità or-ganizzativa omogenea competente alla relativa trattazione.

# 2. In tale occorrenza, i documenti sono consegnati in originale e per competenza ad una sola unità organizzativa, il cui responsabile sottoscrive per ricevuta la relativa copia-minuta, più oltre descritta.

# 3. Dopo la decretazione del Magistrato Dirigente, o da chi lo so-stituisca, gli addetti all’Ufficio del protocollo provvedono ad estrarre copia della sola prima pagina del documento. Tale copia costituisce la cosiddetta copia-minuta, sulla quale sono riportate, oltre alla registra-tura già risultante dalla fotocopiatura, le ulteriori decretazioni circa l'assegnazione del documento al responsabile della relativa procedura


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e la sottoscrizione di questi, che ne attesta l'avvenuta ricezione da par-te sua. Le copie-minuta sono raccolte e custodite dall'Ufficio protocol-lo, in ordine di numero di protocollo, a certificazione del flusso docu-mentale cartaceo.

3.1.4. L’assegnazione del documento in entrata.

1. L'unità organizzativa competente provvede ad assegnare al documento in entrata il nome del responsabile della procedura.

2. Qualora detta procedura ne coinvolga piú di uno, l'unità orga-nizzativa responsabile provvede all'indizione di una conferenza di ser-vizi.

3.1.5. Gestione dei documenti anonimi.

I documenti anonimi, vale a dire quelli che non consentono l’identificazione dell’autore, sono protocollati e direttamente archivia-ti secondo l’ordine cronologico, a norma dell’art. 31, comma 2, del regolamento interno del CMM. Decorso il termine di cinque anni, so-no distrutti a cura del Responsabile dell’Archivio generale.

3.1.6. Gestione del documento assegnato all’unità CONS.

Il documento assegnato all’Unità organizzativa omogenea CONS è gestito secondo l’iter descritto nei termini seguenti:

1. Registrazione a protocollo da parte degli addetti al relativo Ufficio.

2. Istruttoria del Magistrato Segretario, che lo correda degli e-ventuali elementi informativi e ne dispone l’invio al Comitato di Pre-sidenza, oppure l’allegazione ad un dossier già istituito.

3. Consegna del documento da parte degli addetti all’Ufficio del protocollo al responsabile della procedura presso il Comitato di Presi-denza, che firma per ricevuta la relativa copia-minuta del documento.

4. Esame da parte del Comitato di Presidenza, che decreta in al-ternativa: a) il rinvio dell’esame; b) l’archiviazione; c) l’unione al dos-sier già istituito; d) l’assegnazione alla Commissione del CMM com-petente per materia, per l’inizio della sua trattazione; e) l’invio diretto al plenum.


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5. Dopo la decretazione del Comitato di Presidenza, il respon-sabile della procedura, provvede in ordine alla corrispondente tratta-zione del documento. Egli provvede anche alla sua fascicolazione, ec-cetto che nel caso d’unione a dossier esistente, e ne cura la consegna al responsabile della Commissione assegnataria.

6. Il responsabile della procedura di Commissione, ricevuto il nuovo dossier oppure il nuovo documento da associare a dossier esi-stente, predispone gli atti per il successivo esame da parte della Com-missione. Al termine della trattazione da parte della Commissione, e-gli cura la consegna del dossier, integrato dagli atti della Commissio-ne, al responsabile della procedura di plenum.

7. Il responsabile della procedura di plenum, ricevuto il dossier, oppure il documento da associare a dossier sul quale la Commissione ha già deliberato, predispone gli atti per l’esame da parte del plenum del Consiglio. Al termine, dopo avere dato corso agli adempimenti stabiliti dal plenum, cura la trasmissione del dossier all’Ufficio studi, che ne determina la classificazione.

8. Al termine delle operazioni di classificazione del dossier, il documento è archiviato.

9. L’archiviazione dei documenti a dossier è contestuale all’archiviazione del dossier medesimo. I documenti da associare a dossier già archiviati vi sono inseriti a cura del responsabile della pro-cedura di plenum. Nel caso che riguardi il fascicolo personale dei ma-gistrati, il documento è archiviato in quest’ultimo.

10. Tutte le decisioni che riguardano i documenti per i quali è stato istituito un dossier, sono contenute e documentate nei verbali delle sedute dei vari organi decisionali.

Le informazioni relative alle varie fasi, le date delle riunioni, i soggetti interessati, le deliberazioni assunte e gli adempimenti deter-minati conseguentemente a quanto deliberato costituiscono l'insieme che caratterizza ogni documento e che costituisce la vicenda storica della deliberazione che lo riguarda.

3.1.7. Gestione del documento assegnato all’unità SEGR.

L'iter normale del documento dell’Unità organizzativa omoge-nea SEGR è descritto come segue.

# 1. Registrazione a protocollo, da parte degli addetti al relativo


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Ufficio. # 2. Esame del Magistrato Segretario, che lo assegna ad uno de-

gli uffici interni. # 3. Consegna del documento da parte degli addetti dell’Ufficio

Protocollo al responsabile dell’Ufficio indicato, che sottoscrive per ri-cevuta la relativa copia-minuta del documento, descritta al paragrafo n. 3.1.3. #3.

# 4. Il responsabile della procedura cura per la relativa fascico-lazione e classificazione. Dopo la trattazione richiesta dal documento, chiude il fascicolo, decretandone l’archiviazione.

3.2. FORMAZIONE E SPEDIZIONE DI DOCUMENTI.

3.2.1. Originale e minuta del documento. La copia-minuta.

# 1. Ogni documento cartaceo in uscita è redatto di norma in due esemplari, uno dei quali costituisce l’originale e l’altro la sua minuta. Con successivo provvedimento, è stabilito il modello ufficiale dei do-cumenti del CMM, in uscita oppure interni (effigie, intestazione, dati, dimensioni, ecc.).

# 2. Per originale, s’intende la redazione definitiva del documen-to, autentica e perfetta negli elementi sostanziali e formali (carta inte-stata, sigillo dell’ufficio, sottoscrizione, ecc.) ed efficace quanto alla produzione dei relativi effetti giuridici.

# 3. Per minuta, s’intende l'esemplare del documento conservato agli atti, cioè nel dossier o nel fascicolo relativo all'affare o al provve-dimento amministrativo trattato.

# 4. Originale e minuta sono corredati da sottoscrizione autografa dell’autore, mentre sulle copie riprodotte, quando non ne sia richiesta l’autenticazione, può risultare l’indicazione “L’ORIGINALE È STATO

SOTTOSCRITTO DA …”, completata dal nome dell’autore del documento.

# 5. Il personale addetto all’Ufficio Protocollo estrae copia d’ogni documento acquisito al protocollo in uscita. Su tale copia, detta copia-minuta, essi procurano di raccogliere la sottoscrizione del responsabile dell’Ufficio Posta e spedizioni, cui hanno consegnato il documento da spedire, e quella dell’autore del documento, attestante l'avvenuta co-municazione della consegna del documento per la spedizione.


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# 6. Al termine della spedizione, l’addetto al relativo Ufficio con-segna al suo autore la minuta del documento spedito.

3.2.2. Gestione dell'originale e della minuta.

# 1. Il documento da spedire è redatto di norma in due esemplari, entrambi sottoscritti dall’autore.

# 2. Qualora i destinatari siano più di due, è consentita la spedi-zione di copie.

# 3. Il secondo esemplare del documento, sul quale viene apposta la dicitura “MINUTA”, va conservato nel fascicolo o nel dossier cui affe-risce.

# 4. Eccetto che nei casi di cui al successivo punto 3.2.3. #5, qua-lora il documento da trasmettere sia stato redatto in unico esemplare, non è consentito spedirne copia. E’ consentito viceversa conservare agli atti dell’Ufficio la copia del documento spedito, apponendovi la dicitura o la stampiglia MINUTA.

# 5. Quando il documento da trasmettere a più destinatari sia for-mato e sottoscritto in un numero di esemplari insufficienti e occorra provvedere d’urgenza, in luogo degli esemplari mancanti è consentito trasmettere la copia del documento, previa apposizione, accanto alla sottoscrizione dell’autore, della dicitura “ORIG IN AL E FI RMAT O”, “FI RMAT O” oppure “F.TO”.

# 6. In caso di smarrimento dell’esemplare o della copia conser-vata agli atti quale minuta del documento spedito, fa fede la relativa immagine acquisita dal sistema informatico, se disponibile. Negli altri casi, si procede alla ricostituzione della minuta, con la preferenziale collaborazione del destinatario del documento.

3.2.3. Copia del documento.

# 1. Il documento può essere inviato in copia semplice, vale a dire priva della dichiarazione di conformità all’originale, a solo titolo in-formativo e quando esso non attivi procedure amministrative. Non es-sendone consentita la conservazione in archivio, la copia del docu-mento deve essere eliminata a cura del destinatario.


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# 2. Al fine di agevolarne l’eliminazione, l'ufficio originatore cura che su ciascuna copia sia impressa la dicitura "COPIA DI DOCUMENTO DA

ELIMINARSI A CURA DEL DESTINATARIO". # 3. Per la copia informatica, in analogia a quanto disposto al pun-

to precedente, saranno attivate procedure automatizzate per conse-guente eliminazione.

3.2.4. Modi di trasmissione del documento.

I modi di trasmissione del documento sono trattati nel paragrafo n. 2.3.

3.3. DOCUMENTI CARTACEI INTERNI.

3.3.1. Produzione del documento.

Ogni documento cartaceo interno è redatto di norma in due esem-plari, uno dei quali costituisce l’originale e l’altro la sua minuta, nel senso e nei modi indicati al paragrafo n. 3.2.1.

3.3.2. Firme e sigle.

Le firme e le sigle necessarie alla redazione ed alla perfezione giu-ridica del documento cartaceo interno sono apposte prima della sua protocollatura, se prevista. Se apportate dopo la protocollatura, esse non hanno rilevanza documentale.

3.3.3. Confezione.

L’eventuale confezione del documento cartaceo interno in busta, plico o simili deve riportare l'Ufficio cui afferisce l’autore di tale do-cumento.

3.3.4. Trasmissione.

La trasmissione del documento cartaceo interno, oppure la sua spe-dizione, se prevista, avviene di norma entro il medesimo giorno lavo-rativo e con le medesime procedure previste per la spedizione dei do-cumenti in uscita.


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3.4. GESTIONE ARCHIVISTICA DEL DOCUMENTO.

# 1. Spettano al responsabile della procedura le incombenze con-cernenti la gestione archivistica del documento.

# 2. Per gestione archivistica del documento, s’intende l'applica-zione al documento, in via tradizionale e informatica, almeno dei se-guenti strumenti:

a) titolario di classificazione, descritto al paragrafo n. 8.2.; b) massimario di conservazione e di scarto, descritto al paragrafo n.

8.6.; c) repertorio dei fascicoli, descritto al paragrafo n. 7.4.; d) ulteriori presidi, funzionali all'efficacia e all'efficienza dell'azione

amministrativa (schedari, rubriche, indici, ecc.).

# 3. I documenti, in entrata o in uscita, che siano associati ai dos-sier, hanno la medesima classificazione data a quest’ultimo.


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Annesso n. 1: i flussi in ambiente digitale

PROTOCOLLO INFORMATICO.

Architettura Hardware.

L’architettura hardware è composta come segue:

• Rete locale Fast ETHERNET, cablata in tutti i locali del CMM. La rete pre-vede 30 punti d'accesso.

• Server Domino Primario, con funzione di application server, files server e mail server.

• Server Domino Secondario, in replica con il Server Domino Primario e con funzione di INTRANET server.

• Firewall. • 20 stazioni PC client, due delle quali dotate di scanner e dedicate al pro-

tocollo (entrata-uscita).

Architettura Software.

Il programma gestisce il protocollo della corrispondenza del Consi-glio, in ingresso ed in uscita, e consente l’acquisizione ed archiviazione del-le immagini dei documenti tramite scanner. La procedura utilizzata soddisfa i requisiti minimi previsti dalla normativa vigente (DPR 428-98) riguardo alle operazioni di:

• Registrazione di protocollo mediante associazione, per ogni documento ricevuto o spedito, delle seguenti informazioni:

� Numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema. � Data di registrazione di protocollo generata automaticamente dal sistema. � Mittente, per i documenti ricevuti, o Destinatario/i, per i documenti spediti. � Oggetto del documento. � Data e Protocollo del documento ricevuto, se disponibili.

• Segnatura di protocollo mediante apposizione sul documento, contestua-le alla registrazione di protocollo, delle seguenti informazioni:

� Progressivo di protocollo.


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� Data di protocollo. � Identificazione in forma sintetica dell’amministrazione (AOO).

• Classificazione dei documenti in base ad un piano di classificazione de-finito dal Consiglio.

• La procedura di protocollo utilizzata è stata sviluppata sulla base delle esigenze dell’Ufficio Protocollo e dei requisiti minimi previsti dalla suddetta normativa utilizzando le potenzialità di Lotus Notes/Domino.

• Le stazioni per la gestione del protocollo utilizzate sono due, ambedue dotate di scanner. Pur se abilitate entrambe alle operazioni di protocolla-tura in entrata e in uscita, di norma lavorano in modalità solo entrata o solo uscita.

• L’acquisizione delle immagini, eseguita dall’operatore di protocollo contestualmente alle altre operazioni di protocollatura, viene eseguita per tutti i documenti in ingresso ed in uscita, salvo che per i documenti allegati o annessi al principale, il cui numero di pagine sia superiore a dieci, nel quale caso è acquisita la sola prima pagina.

• Allo stato, il sistema per i documenti in entrata è limitato alla gestione del flusso di lavoro per i soli documenti che afferiscono all’unità orga-nizzativa CONS, valutati in circa 3500 protocolli annuali complessivi (ingresso + uscita).

Sistema SGD

L’applicativo di Gestione Documentale, denominato SGD, gestisce i flussi dei documenti che sono fascicolati in Dossier attraverso un workflow che prevede le seguenti fasi:

• Creazione del Dossier. • Assegnazione del Relatore per l’esame preliminare del Dossier. • Esito del Dossier in Commissione. • Esito del Dossier in Plenum. • Classificazione del Dossier.

Le tipologie d’utenti previste sono:

• Utente di Comitato di Presidenza.


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• Utente di Commissione. • Utente di Plenum. • Utente di Ufficio Studi.

� L’utente di Comitato di Presidenza ha il compito di provvedere a:

• creazione di un Dossier a seguito della deliberazione del Comitato di procedere allo studio dell’istanza sottoposta al Consiglio per mezzo di un documento in entrata;

• invio al seguito del Dossier del documento in entrata, che sottopone un’istanza già oggetto di studio di quel Dossier;

• redazione assistita del verbale di Comitato contenente le deliberazio-ni che sono state raggiunte nel corso della riunione riguardo alle istanze sot-toposte;

• redazione assistita del testo delle delibere di Comitato relative ai do-cumenti esaminati nella riunione verbalizzata.

� L’utente di Commissione ha il compito di provvedere a:

• registrazione del Relatore designato dalla Commissione per lo studio delle problematiche relative alle istanze che compongono il singolo Dossier;

• redazione della deliberazione della Commissione, da proporre al plenum, relativamente alle problematiche relative alle istanze che compon-gono il singolo Dossier;

• redazione assistita dell’ordine del giorno dei documenti a Dossier da assegnare al Relatore e dei documenti a Dossier all’esame della Commis-sione;

• redazione assistita del verbale di Commissione contenente le desi-gnazioni dei Relatori e le deliberazioni raggiunte.

� L’utente di Plenum ha il compito di provvedere a:

• redazione delle deliberazioni del Plenum relativamente alle proble-matiche relative alle istanze che compongono il singolo Dossier;

• redazione assistita dell’ordine del giorno contenente i documenti a Dossier in esame al Plenum;

• redazione assistita del verbale di Plenum.

� L’utente di Ufficio Studi ha il compito di provvedere a:

• classificare i Dossier (e quindi le delibere), secondo le competenti Voci utili, i Magistrati interessati dalla delibera, gli Uffici Giudiziari inte-


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ressati dalla delibera; • corredare i Dossier con le informazioni utili per la redazione e ge-

stione del Notiziario CMM; • redigere il Notiziario CMM, in modo assistito.

Sicurezza

La sicurezza è stata valutata nei tre aspetti dell’integrità, disponibilità e riservatezza dei dati trattati.

E’ stato predisposto un piano di sicurezza che prevede l’adozione di:

• adeguati strumenti di protezione dai virus informatici; • modalità d'autenticazione degli utenti (ID Notes); • tracciamento delle operazioni effettuate sui documenti di Protocollo

Informatico.

Servizi on-line per gli enti periferici

Con l'adozione della tecnologia WEB, è consentito attraverso la rete INTERNET di rendere disponibili, a solo scopo informativo, servizi dedicati in genere al pubblico o, in specie, agli operatori della Giustizia Militare.

La consultazione attraverso INTERNET delle delibere di Plenum, come pure l’accesso alla INTRANET del Consiglio è consentita ad utenti accreditati mediante un’utenza ed una password.

In tale modo si rende possibile migliorare l’efficienza e nello stesso tempo il lavoro del personale interno del Consiglio, liberato per alcuni versi dall’onere di rispondere di persona a richieste ripetitive d’informazione.

In un prossimo futuro, sarà fatto ricorso alla tecnologia WEB per con-sentire agli operatori della Giustizia Militare non solo la consultazione delle informazioni loro destinate, ma anche la collaborazione con il personale del Consiglio per il disbrigo delle pratiche d’interesse comune.

Automazione dei processi (Workflow Management System)

� L’adozione del Workflow Management System permette:

• l’automazione di fasi dei processi, in passato svolte in modalità manuale. • Il controllo dell'andamento del processo deliberativo degli organi del

CMM.


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� I vantaggi collegati all’introduzione di un sistema di workflow sono:

• l’aumento della certezza e della velocità di reperimento di documenti e informazioni d’interesse.

• la riduzione dei tempi di trasferimento; l’eliminazione del trasferimento della documentazione cartacea tra gli uffici riduce il tempo intercorrente dalla fine di un’attività e l’inizio della successiva;

• la produttività; l’uso di un sistema di workflow consente l’accentramento in un unico modulo informatico, diviso in schede, di tutti i pas-saggi già subiti dal documento, di quelli successivi e le informazioni che di vol-ta in volta sono state inserite;

• il controllo delle fasi; il sistema workflow conserva in memoria di tutti i movimenti che ha subito un Dossier e le relative date. Queste informazioni pos-sono essere usate per l’individuazione di Dossier, oggetto di continui rinvii ed approfondimenti.

� I benefici dell’introduzione di un sistema di workflow sono stati eviden-ziati a diversi livelli:

• per i mittenti di un’istanza, l’introduzione del sistema workflow com-

porta maggiore trasparenza dell’iter e delle responsabilità ed una maggiore ve-locità d'accesso alle informazioni relative al suo stato;

• per i dirigenti del Consiglio, aumenta la possibilità di controllo della produttività e delle informazioni legate allo svolgimento delle attività e dei pro-cessi.

• per il personale del Consiglio, un maggiore controllo delle attività da svolgere e l’organizzazione del lavoro in modo ottimale.

• per tutti, l'ampliata possibilità di misurare le performance e d’avviare azioni di miglioramento dei processi di servizio, utilizzando strumenti di con-trollo affidabili.

In definitiva, il sistema di workflow, gestendo gli impegni degli utenti coinvolti nei processi, riduce il peso delle attività di coordinamento. Il sistema fornisce in ogni momento le informazioni sullo stato del processo e consente di monitorare e controllare tutte le attività non completate.

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Pagina non scritta

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Paragrafo n. 4: il protocollo

4.1. DEFINIZIONE DI PROTOCOLLO.

1. Per protocollo, s’intende l'insieme delle procedure e degli elementi, attraverso i quali i documenti sono trattati sotto il profilo giuridico-gestionale.

2. Gli elementi del protocollo devono essere annotati in un apposito registro, denominato registro di protocollo, la cui descrizione è riportata al paragrafo n. 4.8 del presente manuale.

4.2. IL PROTOCOLLO UNICO DEL CMM.

1. Tutti gli uffici del Consiglio della Magistratura militare afferiscono al medesimo sistema di protocollo, che è denominato Protocollo unico del CMM.

2. Non è ammesso l'uso di protocolli interni o di qualsiasi altra forma di protocollatura o di registratura alternativi al sistema unico di protocollo.

3. L’Ufficio di protocollo è diviso in Ufficio protocollo documenti in entrata ed Ufficio protocollo documenti in uscita. Le operazioni di registra-zione della data e del numero di protocollo sono esclusive dell’Ufficio Pro-tocollo. L’ordine di servizio stabilisce i modi ed i casi di sostituzione degli addetti a tali Uffici.

4.3. UNICITÀ DEL NUMERO DI PROTOCOLLO.

1. Ogni numero di protocollo individua un’unica attività di registra-zione per ogni singolo documento e, di conseguenza, ogni documento reca un solo numero di protocollo. Nel caso di documento originario ricevuto an-che per tramite telefax, e di cui al paragrafo n. 2.3.2. # 3., i documenti sono considerati distinti, per gli effetti collegati alla differente data di ricezione dei distinti supporti del medesimo documento.

Manuale di gestione del CMM Paragrafo 4: il protocollo

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2. La numerazione delle registrazioni del protocollo è unica e riguarda sia i documenti in entrata che quelli in uscita.

3. Nella trasmissione di un documento già protocollato da parte dell’Ente, è vietato attribuire ad esso il medesimo numero di protocollo già usato in sede di ricezione, anche quando l'affare o la procedura amministra-tiva s’esaurisca con la trasmissione del documento ricevuto, o della relativa risposta, nel medesimo giorno di protocollatura.

4. La trasmissione di un documento già protocollato da parte dell’Ente deve avvenire con distinto provvedimento formale.

5. Tale provvedimento, anche quando ridotto in estrema sintesi ad e-spressioni del tipo “PERVENUTO ED APERTO PER ERRORE”, deve essere registrato con numero individuale di protocollo.

4.4. ELEMENTI DEL PROTOCOLLO.

1. Il protocollo è costituito da elementi obbligatori e da elementi ac-cessori.

2. La registrazione degli elementi obbligatori è rilevante sul piano giu-ridico-probatorio.

3. La registrazione degli elementi accessori è rilevante sul piano am-ministrativo, organizzativo e gestionale.

4.4.1. Gli elementi obbligatori. La registratura.

1. Gli elementi obbligatori del protocollo, rilevanti cioè sul piano giu-ridico-probatorio, sono i seguenti:

a. La data di registrazione, nel formato anno/mese/giorno, con l'anno composto da quattro cifre.

b. Il numero di protocollo, costituito da sette cifre destinate ad identi-ficare il numero cardinale progressivo da attribuire al documento, con in-dicazione espressa anche degli zeri non significativi (iniziali).

c. Il mittente, per il documento in entrata; il destinatario, per quello in uscita.

d. L’ oggetto, espresso con l'uso di non oltre cinquanta caratteri non ripetibili.

e. Il numero degli allegati, degli inserti o degli annessi.


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f. La descrizione degli allegati, degli inserti o degli annessi.

2. L'insieme degli elementi obbligatori del protocollo è denominato registratura.

4.4.2. Inalterabilità ed immodificabilità degli elementi obbliga-tori.

1. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo non può essere modificata, integrata o cancellata, ma soltanto annullata mediante l'apposita procedura, descritta nel paragrafo 4.5.

2. In sede di registrazione, l'inalterabilità e l'immodificabilità degli e-lementi obbligatori del protocollo è garantita:

a. in via tradizionale, su supporto cartaceo o simile, con l'uso di in-chiostro indelebile, di un registro con fogli progressivi numerati, in cui non sono ammesse abrasioni o correzioni che rendano illeggibile il testo originario;

b. in via informatica, su supporto magnetico, ottico o simile, con l’uso di campi scrivibili una sola volta (scrittura irreversibile) e/o protetti da sistemi di crittografia digitale.

4.4.3. Gli elementi accessori.

1. Il protocollo, in armonia con la normativa vigente, può annotare al-tri ed eventuali elementi, qui definiti accessori, quando le informazioni cui essi sottengano sono disponibili e rilevanti sul piano amministrativo, orga-nizzativo e gestionale.

2. Il Dirigente della Segreteria del Consiglio, al fine di migliorare l'ef-ficacia e l'efficienza dell'azione amministrativa, con proprio provvedimento può modificare e integrare gli elementi accessori del protocollo, quelli ri-guardanti cioè la gestione dell’archivio e delle banche dati, descritti in prima stesura ai successivi paragrafi n. 4.4.4. #3. e 4.4.4. #4.

4.4.4. Tipologia degli elementi accessori del protocollo.

# 1. Gli elementi accessori del protocollo, gestiti e integrati in forma mo-dulare con gli elementi obbligatori, sono associati alle seguenti funzioni:

a. gestione degli affari e delle procedure amministrative;


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b. gestione dell'archivio; c. gestione delle banche dati.

# 2. Gli elementi accessori del protocollo associati alla gestione degli af-fari e delle procedure amministrative sono:

a. la data di arrivo (formato anno/mese/giorno, con l'anno composto da 4 cifre);

b. la data di partenza (formato anno/mese/giorno, con l'anno composto da 4 cifre);

c. la data del documento ricevuto (formato anno/mese/giorno, con l'an-no composto da 4 cifre);

d. il numero di protocollo del documento ricevuto; e. l’ora ed il minuto di registrazione; f. gli estremi del provvedimento di differimento dei termini di registra-

tura; g. il tipo di spedizione (ordinaria, espressa, corriere, postacelere, racco-

mandata, raccomandata A/R, assicurata, telefax, ecc.); h. il collegamento a documenti precedenti e susseguenti; i. l’indicazione degli allegati pervenuti su supporto informatico; l. i destinatari della copia per conoscenza; m. l’unità organizzativa responsabile della procedura amministrativa; n. il responsabile della procedura amministrativa per i documenti in en-

trata o in uscita; o. l’oggetto della procedura amministrativa (documenti in entrata); p. il termine di conclusione della procedura amministrativa (documenti

in entrata); q. lo stato ed i tempi parziali delle procedure della procedura ammini-

strativa (documenti in entrata); r. la tipologia del documento amministrativo, con indicazione esplicita

di quello sottratto all'accesso o con accesso differito; s. l’immagine informatica del documento amministrativo.

# 3. Gli elementi accessori del protocollo associati alla gestione dell'ar-chivio sono:

a. la classificazione del documento attraverso gli specifici titolari ; b. la data d’istruzione del dossier o del fascicolo; c. il numero del dossier o del fascicolo; d. il numero del sottofascicolo;


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e. il numero dell'inserto; f. la fascicolazione; g. la data di chiusura del dossier o del fascicolo; h. la data di chiusura del sotto fascicolo; i. il numero di repertorio del dossier o del fascicolo; l. il codice personalizzato di riconoscimento del dossier, del fascicolo

e/o del documento; m. il numero di repertorio della serie (decreti, verbali, circolari, ecc.); n. la tipologia del documento, con l'indicazione dei termini di conser-

vazione e di scarto; o. lo scadenzario.

# 4. Gli elementi accessori del protocollo associati alla gestione delle banche dati sono:

a. ulteriori informazioni sul mittente (ragione sociale, sesso, ecc.); b. l’indirizzo completo del mittente (via, numero, C.A.P., città, pro-

vincia, regione, stato); c. ulteriori informazioni sul destinatario (ragione sociale, sesso, ecc.); d. l’indirizzo completo del destinatario (via, numero civico, C.A.P.,

città, provincia, regione, stato); e. il codice fiscale; f. la partita IVA; g. il recapito telefonico; h. il recapito telefax; l. l’indirizzo di posta elettronica; m. la chiave pubblica della firma digitale; n. il sito ufficiale.

4.4.5. Registrazione degli elementi accessori.

Una volta registrati, gli elementi accessori del protocollo di cui ai pa-ragrafi 4.4.4. #3. e 4.4.4. #4. possono essere modificati, integrati o cancel-lati, sulla base delle esigenze degli uffici e del responsabile delle singole procedure amministrative interne, anche senza tenere traccia delle preceden-ti annotazioni da modificare.


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4.5. ANNULLAMENTO DELLA REGISTRAZIONE.

1. L'annullamento di una registrazione a protocollo, indipendentemen-te dal supporto materiale del registro di protocollo, cartaceo o informatico, su cui è da operarsi, è consentito solo con l'apposizione della dicitura “ANNULLATO”.

2. L'apposizione di tale dicitura deve essere effettuata in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni registrate in precedenza. Sui sup-porti cartacei, inoltre, deve risultare la data, l’autore e chi ha autorizzato la correzione. La correzione sui supporti cartacei è apportata a mano ed è ese-guita con inchiostro indelebile di colore rosso.

3. La data ed il numero di protocollo, come pure le altre informazioni che sono generate o assegnate in automatico dal sistema informatico, non devono essere alterate in alcun caso. L’annullamento anche di uno solo di tali elementi determina l’automatico e contestuale annullamento dell’intera registrazione di protocollo. Nel sistema informatico e nel registro cartaceo del protocollo informatico, le registrazioni annullate sono identificabili, ol-tre che dalla dicitura “ANNULLATO” di cui sopra, anche da altro idoneo modo permanente di scrittura (codice specifico, corsivo, grassetto, ecc.).

4. Per la necessaria correzione delle altre informazioni che, non essen-do generate o assegnate in automatico dal sistema, sono soggette ad errore di digitazione da parte dell’operatore, quando esse sono state registrate in modo non modificabile, si procede in maniera che la correzione avvenga con la rinnovazione del campo da correggere con i dati corretti e la conte-stuale memorizzazione, in modo permanente, del valore a tale campo in pre-cedenza attribuito, e con indicazione della data, dell'identificazione dell'ope-ratore e degli estremi del provvedimento d'autorizzazione. Nel sistema in-formatico, le registrazioni corrette di campi immodificabili sono identifica-bili da idoneo modo permanente di scrittura (codice specifico, corsivo, gras-setto, ecc.).

5. Nel caso in cui l’errore comporti l’annullamento della protocolla-zione e la sua rinnovazione, quando esso è stato accertato in data successiva a quella dell’arrivo del documento, in sede di rinnovazione della registra-zione annullata, il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo in-formatico deve certificare ex novo la data di ricezione del documento, alla stregua delle disposizioni in merito alle registrazioni d’emergenza oppure differite.


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4.6. RISERVATEZZA TEMPORANEA DELLE INFORMAZIONI.

1. Per la gestione delle informazioni che, essendo soggette a riserva-tezza necessaria e temporanea, comportino il conseguente differimento dei termini d’accesso, è prevista una forma d’accesso riservato al protocollo u-nico.

2. In tali casi, il responsabile dell'immissione dei dati deve indicare, contestualmente alla registrazione a protocollo, la data in cui le informazioni temporaneamente riservate divengono soggette alle forme di pubblicità pre-viste dalla normativa vigente.

3. Il responsabile dell'immissione di tali elementi coincide, in detta i-potesi, con il responsabile della relativa procedura amministrativa.

4.7. IL PROTOCOLLO PARTICOLARE.

Per protocollo particolare, s’intendono particolari forme riservate d’accesso alle informazioni del protocollo unico, quali previste e disciplina-te nel manuale, ai paragrafi n. 9.3 [limitazioni all’accesso], 9.4 [differimento dell’accesso] e 9.5 [ulteriori casi di differimento dell’accesso].

4.7.1. Procedure del protocollo particolare.

1. Il protocollo particolare è attivato dal Magistrato segretario con provvedimento espresso e sottoscritto, vergato sul documento soggetto ad accesso riservato e corredato dall’indicazione della data in cui termina l’esigenza di riserbo.

2. Le procedure adottate per la gestione dei documenti e delle proce-dure amministrative ad accesso riservato, comprese la protocollatura, la classificazione e la fascicolazione, sono conformi a quelle adottate per gli altri documenti e procedure amministrative.

4.8. IL REGISTRO DI PROTOCOLLO.

1. Il registro di protocollo è un atto pubblico originario, che fa fede della tempestività e dell'effettivo ricevimento o spedizione di un documento, prescinde dalla sua regolarità ed è idoneo di per sé a produrre effetti giuridi-ci a favore o a danno delle parti.


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2. Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tute-la delle situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente.

3. Il registro di protocollo ha cadenza annuale e inizia il 1° gennaio, con termine il 31 dicembre d’ogni anno.

4.8.1. Stampa del registro di protocollo informatizzato.

1. In presenza del protocollo informatizzato, al fine di tutelare l'inte-grità e la regolarità delle registrazioni, il responsabile del servizio per la te-nuta del protocollo informatico provvede quotidianamente in ordine alla stampa del registro giornaliero di protocollo.

2. Entro il mese di gennaio, il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico provvede alla stampa del registro di protocollo dell'anno precedente e, dopo avere verificata la congruità delle registrazioni, allo scarto delle stampe del registro giornaliero di protocollo dell'anno pre-cedente.

3. Al fine di mantenere anche su supporto cartaceo traccia della modi-fica degli elementi accessori del protocollo, intervenuta per effetto della ge-stione dei documenti e delle relative procedure, il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico provvede entro il mese di gennaio alla stampa e alla rilegatura del registro di protocollo relativo al quinto anno antecedente.

4.9. LA SEGNATURA DEL PROTOCOLLO.

1. Per segnatura del protocollo, s’intende l'apposizione o l'associazio-ne all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di indivi-duare ciascun documento in modo inequivocabile.

2. L'operazione di segnatura di protocollo è effettuata nel medesimo contesto temporale della registrazione di protocollo.

3. Considerato che la segnatura è apposta sulla prima pagina del do-cumento, e che pertanto risultano indicati sia il mittente o il destinatario, sia gli eventuali allegati, e considerato che le informazioni riguardanti la proce-dura ed il trattamento sono apposte in originale sul documento in momento successivo a quello della protocollatura, le indicazioni della segnatura ri-guardano:


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a. le sette cifre del numero progressivo di protocollo, compresi gli zeri iniziali.

b. la data di protocollo; c. la data di ricezione del documento, quando questa non coincida con

quella di registrazione a protocollo; d. la dicitura “CONSIGLIO DELLA MAGISTRATURA MILITARE”, quale identifi-

cazione dell'amministrazione (AOO).

3. Al riguardo, per data di protocollo s’intende la data di registra-zione del documento sul registro di protocollo e quest’ultima coincide, di norma, con la data di ricezione del documento medesimo. Le ipotesi in cui viceversa la data di ricezione non coincide con quella di registra-zione, sono:

a) l’annullamento di una registrazione e la sua rinnovazione in data successiva a quella di ricezione del documento, quale riferiti al pa-ragrafo 4.5.5.;

b) la registrazione differita del documento, riferita al paragrafo 5.4.; c) la registrazione d’emergenza, riferita al paragrafo 5.5.

4. Le informazioni che riguardano il codice identificativo dell'ufficio cui il documento è assegnato o il codice dell'ufficio che ha prodotto il documento, l'indice di classificazione del documento ed ogni altra in-formazione utile o necessaria apposta in originale sul documento, sono effettuate a completamento della segnatura del protocollo.

Manuale di gestione del CMM Paragrafo 5: la registrazione

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Paragrafo n. 5: la registrazione

5.1. REGISTRAZIONE IN ENTRATA DEL DOCUMENTO.

1. L'ufficio protocollo provvede in un’unica sessione alla registrazio-ne in entrata del documento, assegnando gli elementi obbligatori del proto-collo descritti al paragrafo n. 4.4.4. #1 e gli elementi accessori descritti al paragrafo n. 4.4.2. # 2., di norma il giorno stesso di ricezione. In tale senso, la data d’arrivo del documento, la data della sua registrazione a protocollo e la data riportata sulla segnatura di norma coincidono.

2. La registrazione degli elementi accessori del protocollo descritti al paragrafo n. 4.2.2. #3. e al paragrafo n. 4.2.2. #4. compete ai responsabili delle procedure associate alla gestione del documento.

3. Ogniqualvolta dalla mancata registrazione a protocollo del docu-mento nel medesimo giorno lavorativo di ricezione possa venire meno un diritto di terzi, con motivato provvedimento del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico si differiscono i termini di registra-zione a protocollo, secondo le regole indicate al paragrafo n. 5.4.

4. Ogniqualvolta non sia possibile procedere alla contestuale registra-zione del documento nel giorno di ricezione a causa dell’indisponibilità del-la procedura informatica, si procede alla sua registrazione sul Registro di protocollo d’emergenza, con le procedure di cui al paragrafo 5.5., ed al suc-cessivo riallineamento del protocollo, descritto al paragrafo 5.6.

5. Ogniqualvolta sia erroneamente registrato un documento di compe-tenza d’altra AOO, vale a dire diversa dal CMM (altro ente, altra persona fisica o giuridica), la registrazione è annullata con le procedure descritte al paragrafo n. 4.5. Se tuttavia il documento è stato trattato e se n’è stabilita la trasmissione a chi di competenza o la sua archiviazione o qualsiasi altra forma di gestione, la protocollatura è conservata.

6. Per la trasmissione a chi di competenza del documento ricevuto ma non destinato al CMM è usato un distinto numero di protocollo.


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5.1.1. Registrazione in entrata del documento informatico.

1. Il documento informatico è registrato in entrata mediante l'apposi-zione contestuale della firma digitale del responsabile per la tenuta del ser-vizio del protocollo informatico, con le procedure stabilite dalla normativa vigente.

2. In attesa della dotazione delle firme digitali e della fornitura hardware e software necessaria all’automatica registrazione in entrata del documento informatico, il documento informatico in entrata è riprodotto su supporto cartaceo. Su tale supporto sono operate le registrazioni ordinarie del protocollo e le annotazioni della relativa gestione documentale.

3. Le caratteristiche tecniche e le procedure per la protocollatura au-tomatica del documento informatico formeranno oggetto d’aggiornamento del presente manuale.

5.1.2. Compiti del responsabile della procedura.

Spettano al responsabile designato dall’unità organizzativa competen-te le incombenze concernenti la gestione del documento e la registrazione delle informazioni ad esso collegate, e cioè degli elementi accessori del pro-tocollo descritti al paragrafo n. 4.3.3., quali la classificazione, la fascicola-zione, l’indicazione dei termini di conclusione della procedura, i termini di conservazione, ecc.

5.1.3. Oggetto del documento in entrata.

1. In sede di registrazione in entrata, per ogni documento si provvede ad indicare l' oggetto, vale a dire la sintetica descrizione del contenuto del documento medesimo, ricorrendo a non oltre cinquanta caratteri non ripeti-bili.

2. Qualora un documento tratti più argomenti, imputabili a procedure amministrative diverse, è possibile procedere tante volte alla protocollatura del medesimo documento, quanti sono gli argomenti da registrare a distinto oggetto, all’uopo provvedendo ad estrarne il necessario numero di copie.

3. Nel caso descritto da ultimo, il documento originale recherà, oltre alla propria classificazione, di cui al paragrafo n. 8, anche quella assegnata a ciascuna di tali copie, con indicazione di ogni rispettivo ed ulteriore numero di protocollo assegnato.


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4. Viceversa, ciascuna copia recherà, oltre alla propria, la classifica-zione assegnata al documento originale.

5.1.4. Rilascio di ricevuta del documento in entrata.

# 1. Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mitten-te, o da altra persona incaricata, e da questi sia richiesto il rilascio di una ri-cevuta attestante l'avvenuta consegna, l'ufficio protocollo è autorizzato a fo-toriprodurre gratuitamente il documento e a segnare su tale copia la data ed il numero di protocollo attribuiti al documento consegnato.

# 2. Tale atto costituisce una ricevuta semplice, che, allegata al docu-mento, non è tuttavia valida ai fini giuridici e probatori.

# 3. Qualora il documento sia composto da più pagine, ai fini del rila-scio della ricevuta semplice, è sufficiente la fotoriproduzione della prima pagina. La ricevuta semplice può essere attestata anche sull’intero documen-to presentato in copia dall’interessato. La richiesta di attestare la ricevuta sull’intero documento consegnato, quando implica la conseguente richiesta di riproduzione integrale del documento, comporta il pagamento dei costi di riproduzione da parte di chi presenta il documento, secondo le procedure e le tariffe in vigore per la copia degli atti.

# 4. Nel caso di domande per la partecipazione a particolari concorsi, il documento in entrata può essere dato in preventiva visione alla responsa-bile della relativa procedura, al solo fine di rilevare o fare rilevare la com-pletezza e la regolarità della documentazione presentata. Il documento è quindi assunto a protocollo.

5.2. REGISTRAZIONE IN USCITA DEL DOCUMENTO.

1. L'ufficio protocollo provvede in un’unica sessione alla registrazione in uscita del documento, registrando gli elementi obbligatori del protocollo descritti al paragrafo n. 4.4.1, quali il destinatario, l'oggetto, il numero e la descrizione d’eventuali allegati, risultanti dal documento.

2. La data, il minuto e l’ora della registrazione ed il numero di proto-collo sono assegnati in automatico dal sistema informatico, salvo il ricorso alla registrazione differita del documento, con le procedure descritte al pa-ragrafo 5.4., oppure a quella d’emergenza, effettuata secondo le procedure descritte al paragrafo 5.5.


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3. Ogniqualvolta dalla mancata registrazione a protocollo del docu-mento nel medesimo giorno lavorativo di produzione possa venire meno un diritto di terzi, con motivato provvedimento del responsabile per la tenuta del servizio del protocollo informatico si differiscono i termini di registra-zione a protocollo, secondo le regole indicate al paragrafo n. 5.4.

4. Ogniqualvolta non sia possibile procedere alla contestuale registra-zione del documento nel giorno di produzione a causa dell’indisponibilità della procedura informatica, si procede alla sua registrazione sul Registro di protocollo d’emergenza, con le procedure di cui al paragrafo 5.5.

5. Ogniqualvolta sia per errore registrato un documento non ancora prodotto o che non doveva essere prodotto, la registrazione in uscita è an-nullata con le procedure descritte al paragrafo n. 4.5.

6. Non è consentito usare il numero attribuito a registrazioni annullate per altre registrazioni.

5.2.1. Compiti del responsabile della procedura.

# 1. Spettano al responsabile delle singole procedure le incombenze concernenti la produzione e la gestione del documento da registrate in uscita e la relativa gestione archivistica, quale descritta al paragrafo n. 3.4.

# 2. In particolare, per quanto attiene agli elementi obbligatori descrit-ti paragrafo n. 4.4.1, con eccezione per la data ed il numero di protocollo, egli ne cura il perfezionamento in vista della loro registrazione al sistema informatico, che avverrà a cura degli addetti all’Ufficio del protocollo.

# 3. Compete invece agli addetti all’Ufficio del protocollo la diretta registrazione al sistema informatico degli elementi accessori del protocollo, quali descritti nel paragrafo n. 4.4.4. #2.

5.2.2. Oggetto del documento in uscita.

Ogni documento registrato in uscita deve trattare un unico argomento, definito oggetto del documento, da indicarsi chiaramente, a cura dell'autore, nell’apposito spazio ad esso riservato e con l'uso di non oltre cinquanta ca-ratteri non ripetibili.


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5.2.3. Firme e sigle sul documento in uscita.

Le firme e le sigle necessarie alla redazione ed alla perfezione giuridi-ca del documento da registare in uscita vanno apposte in precedenza. La modificazione del documento avvenuta dopo la registrazione ed in contrasto con l’immagine acquisita tramite scanner non ha effetto documentale.

5.2.4. Confezione del documento in uscita.

La confezione del documento in uscita, con busta, plico o simili, deve riportare l’indicazione dell'ufficio competente alla trattazione dell’affare.

5.2.5. Trasmissione e spedizione del documento in uscita.

# 1. Il responsabile della procedura provvede a consegnare all’Ufficio del protocollo l’originale e la minuta del documento da registrare in uscita.

# 2. Dopo la registrazione del documento e l’apposizione della data e del numero di protocollo sull’originale e sulla relativa minuta, gli addetti all’Ufficio di protocollo consegnano gli originali da spedire al responsabile dell’Ufficio Posta, previa contestuale apposizione da parte di questi della data e della sigla per ricevuta sulle rispettive minute, che poi restituiscono all’autore del documento. Tali operazioni sono effettuate di norma nel me-desimo giorno in cui hanno ricevuto la documentazione da spedire.

# 3. Il responsabile dell’Ufficio Posta, di norma entro il giorno di rice-zione, provvede alla trasmissione della documentazione registrata in uscita, previa formazione della copia-minuta del documento, che conserva agli atti. La copia-minuta è formata dalla fotocopiatura sul documento da spedire del relativo plico di spedizione.

# 4. La registrazione a protocollo comprende tutti i destinatari del do-cumento riportante il medesimo numero di protocollo. E’ ammessa l’indicazione collettiva dei destinatari con espressioni del tipo “AGLI UFFICI

GIUDIZIARI MILITARI – LORO SEDI” o simili. In caso d’indicazione collettiva dei destinatari, ogni esemplare del documento da spedire deve recare gli ele-menti obbligatori del protocollo e deve essere prodotto secondo le indica-zioni riportate al paragrafo 3.2.2.

# 5. Nel caso di cui sopra, l’addetto all’Ufficio Posta, dopo le operazio-ni di spedizione, annota sulla copia-minuta l’elenco degli Uffici ai quali il documento è stato spedito.


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5.3. REGISTRAZIONE DEL DOCUMENTO INTERNO.

1. Compiti del responsabile della procedura.

Spettano al responsabile delle singole procedure le incombenze con-cernenti la produzione e la gestione del documento interno, nonché il perfe-zionamento degli elementi obbligatori del protocollo e la registrazione di quelli accessori di cui ai precedenti paragrafi, se prevista, e la gestione ar-chivistica del documento medesimo.

2. Oggetto del documento interno.

Ogni documento interno deve trattare un unico argomento, indicato chiaramente a cura dell'autore, nello spazio riservato all'oggetto e con l'uso di non oltre cinquanta caratteri non ripetibili.

3. Firme e sigle sul documento interno.

Le firme e le sigle necessarie alla redazione e alla perfezione giuridica del documento interno sono apposte prima della sua registrazione, se previ-sta. Dopo la registrazione, esse non hanno rilevanza documentale.

4. Confezione del documento interno.

L’eventuale confezione (busta, plico o simili) del documento interno deve riportare l'Ufficio cui afferisce l’autore di tale documento.

5. Trasmissione del documento interno.

La trasmissione del documento interno, oppure la sua spedizione, se prevista, avviene di norma entro il medesimo giorno lavorativo di produzio-ne e con le medesime procedure previste per la spedizione dei documenti in uscita.

5.4. REGISTRAZIONE DIFFERITA DEL DOCUMENTO.

1. Qualora dalla mancata registrazione a protocollo di uno o più do-cumenti nel medesimo giorno lavorativo di ricezione o di produzione possa venire meno un diritto di terzi, con motivato provvedimento il responsabile


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per la tenuta del servizio di protocollo differisce i termini di registrazione a protocollo.

2. Per differimento dei termini di registrazione, s’intende il provvedi-mento con il quale sono individuati i documenti da ammettere alla registra-zione differita, le cause e il termine entro il quale la registrazione a protocol-lo deve comunque essere effettuata.

3. Tale provvedimento può risultare da nota autografa del responsabile dell’Ufficio di protocollo apposta sul documento medesimo, oppure con di-stinto atto da allegarsi al documento, oppure ai documenti.

5.5. REGISTRAZIONE D’EMERGENZA.

1. In caso di malfunzionamento del sistema informatico che renda impossibile la normale procedura informatica di registrazione a protocollo, il responsabile del servizio per la tenuta del servizio di protocollo dispone affinché, durante il periodo necessario a riattivare il sistema, si proceda alla registrazione manuale dei documenti ricevuti o da trasmettere su di un regi-stro cartaceo e temporaneo, definito registro di protocollo d’emergenza.

2. Sul registro di protocollo d'emergenza, il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico sottoscrive:

a) la data e l’ora d’inizio e le cause conosciute del malfunzionamento; b) la data e l’ora d’inizio della registrazione d’emergenza; c) la data e l’ora di avvenuto ripristino del sistema e le cause accertate

del malfunzionamento; d) la data e l’ora in cui termina la registrazione d’emergenza e riprende

la registrazione ordinaria; e) la data e l’ora d’inizio e di termine delle operazioni per il riallinea-

mento, riferito al paragrafo 5.6., ed il nome del relativo operatore.

3. La sequenza di numerazione per il protocollo cartaceo d’emergenza partirà dal numero successivo all’ultimo numero assegnato dal sistema in-formatico, rilevato dalla registratura apposta sul documento che precede in ingresso o in uscita gli ulteriori documenti da registrare, oppure dal registro giornaliero cartaceo del protocollo.

4. Alla riattivazione del sistema informatico, l’addetto all’Ufficio di Protocollo chiede al responsabile il numero di protocollo dal quale iniziare a


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protocollare i documenti in modo ordinario. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico fornirà il numero successivo all’ultimo numero scritto sul registro cartaceo temporaneo.

5. Ottenuto questo dato, il sistema riprende il normale servizio di re-gistrazione [sistema on line].

5.6. RIALLINEAMENTO DEL PROTOCOLLO.

1. Per riallineamento del protocollo, s’intende il trasferimento dei dati dal protocollo cartaceo d’emergenza al protocollo ordinario gestito dal si-stema informatico.

2. In caso di contrasto tra le risultanze tra Registro di protocollo e Re-gistro cartaceo d’emergenza, prevalgono i dati riportati su quest’ultimo, che fa fede anche in ordine all’attribuzione della responsabilità per i dati ivi in-seriti in modo manuale. In caso d'accertato contrasto, si procede alla conse-guente rettificazione delle registrazioni riportate dal sistema informatico.

3. Il riallineamento del protocollo è eseguito con procedura a parte, che, rispetto a quella di registrazione ordinaria, presenta le seguenti partico-larità:

- La funzionalità di riallineamento è attivata solo su autorizzazione e-spressa del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico e dietro inserimento della sua password o altra forma di sua univoca identi-ficazione.

- I numeri e la data di protocollo da inserire non sono generati dal si-stema, ma sono digitati dall’addetto all’Ufficio abilitato al riallineamento, che riporta i dati assegnati ai documenti, in conformità alle risultanze del re-gistro cartaceo d'emergenza.

- Il sistema è predisposto per non attribuire numeri e date di protocollo fuori dell’intervallo numerico e temporale dell’interruzione del servizio, ri-sultanti dal registro cartaceo d’emergenza.

- Il nome dell’addetto che ha provveduto alla registrazione cartacea d’emergenza non è inserito dal sistema, ma è digitato dall’addetto che opera il riallineamento, secondo le risultanze del registro cartaceo d’emergenza.

- Tutti i dati di protocollo inseriti in sede di riallineamento sono evi-denziati in modo opportuno, secondo regole preventive assegnate al sistema,


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e recano il riferimento al registro cartaceo d’emergenza dal quale sono stati tratti.

- Oltre alla data di protocollo, il sistema registra in modo automatico la data d’inserimento manuale del numero di protocollo, che corrisponde al-la data di riallineamento del protocollo.

- Il nome dell’addetto che opera il riallineamento non è inserito dal si-stema, ma è digitato dall’addetto autorizzato a tale operazione, quale indica-to nel registro cartaceo d’emergenza. Tale annotazione costituisce autoriz-zazione preliminare ad operare il riallineamento.

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Pagina non scritta

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Paragrafo n. 6: l'archiviazione

6.1. L’ARCHIVIO.

6.1.1. Definizione di archivio.

1. Per archivio, s’intende il complesso dei documenti prodotti e ac-quisiti dal Consiglio della Magistratura militare nello svolgimento della propria attività e nell'esercizio delle proprie funzioni.

2. Fanno parte dell'archivio anche gli archivi e i documenti acquisi-ti dal CMM per donazione, deposito o acquisto a qualsiasi altro titolo.

6.1.2. Suddivisioni dell'archivio.

1. L'archivio è suddiviso funzionalmente in archivio corrente, ar-chivio di deposito e archivio storico.

2. L’archivio corrente è costituito dal complesso dei documenti re-lativi ad affari e a procedure amministrative in corso d’istruttoria e di trattazione, per i quali sussista comunque un interesse attuale da parte dell’Ente. L’archivio corrente è conservato dai responsabili dei rispettivi settori, competenti in relazione alla natura degli affari in corso di tratta-zione.

3. L’archivio di deposito è costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a procedure amministrative conclusi, verso i quali è cessato l’interesse corrente, ma una cui ulteriore e sporadica trattazione successiva è ritenuta ancora possibile da parte dell’Ente.

4. L’archivio storico è costituito dal complesso dei documenti rela-tivi ad affari e a procedure amministrative conclusi da oltre 40 anni e de-stinati, previa l'effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazio-ne perenne nella sezione separata d'archivio.

5. L'archivio di deposito e l'archivio storico sono costituiti come sezioni dell'Archivio generale, le cui funzioni sono descritte al paragrafo n. 6.2., e sono conservati a cura del relativo responsabile.

Manuale di gestione del CMM Paragrafo 6: l’archiviazione

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6.1.3. Unicità dell'archivio.

L'archivio è unico, pur se suddiviso in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico.

6.2. L'ARCHIVIO GENERALE.

1. L'Archivio generale è un'infrastruttura tecnica complessa, con funzioni di servizio per l'Ente. Esso si suddivide in due sezioni, com-prendenti l’Archivio di deposito e l’Archivio storico.

2. L'Archivio storico è conservato in una sezione separata d'archi-vio, istituita presso l'Ente e dipendente dall'Archivio generale.

6.2.1. Funzioni dell'Archivio generale.

1. All’Archivio generale compete di: - coordinare la gestione del protocollo unico; - esercitare il controllo sulla formazione dell'archivio corrente da parte

delle singole Unità organizzative omogenee dell’Ente; - provvedere alla tenuta dell'archivio storico e di deposito; - curare il versamento dell'archivio storico di ciascuna di tali strutture alla

sezione separata d'archivio; - provvedere alla gestione della sezione separata d'archivio.

2. La direzione dell'Archivio generale, come previsto dalla norma-tiva vigente, è affidata a personale in possesso del diploma di laurea, che abbia conseguito specifica attestazione nei corsi organizzati al riguardo dall’Amministrazione o dall’AIPA.

3. Il Responsabile dell'Archivio generale, entro il 31 gennaio d’ogni anno, trasmette al Dirigente della Segreteria e alla Commissione Archivi, una relazione relativa all'anno precedente e che riguarda:

a. gli obiettivi da raggiungere e le proposte per migliorare il funzionamen-to del servizio archivi;

b. l'orario d'apertura dei locali dell’archivio destinati al pubblico; c. il numero di frequentatori della sala studio, in rapporto alla ricerca svol-

ta (personale interno, magistrati militari, ricercatori, studenti, professio-nisti, ecc.);

d. le pubblicazioni di carattere tecnico (inventari, indici, guide, ecc.); e. il restauro e le riproduzioni di sicurezza dei documenti;


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f. l'attività di ricerca d'archivio svolta per conto terzi.

6.3. LA SEZIONE SEPARATA D’ARCHIVIO.

6.3.1. Funzioni e compiti.

# 1. La sezione separata d'archivio è un’unità organizzativa dipenden-te dall'Archivio generale.

# 2. La sezione separata d'archivio:

a. cura la conservazione e la tutela dei documenti; b. mantiene i documenti secondo l'ordine originario e il principio di pro-

venienza; c. procede, laddove necessario, al riordino e al restauro dei documenti; d. redige e tiene aggiornato l'inventario scientifico e gli altri mezzi di cor-

redo; e. provvede alla gestione della sala di studio.

6.3.2. Consultazione dei documenti.

# 1. I documenti sono messi a disposizione di chi ne faccia richiesta, nei termini di legge, quando egli sia stato autorizzato alla consultazione, a norma dell’articolo 14 del Regolamento interno del CMM, riportato nel pa-ragrafo n. 9.2.

# 2. La consultazione ed il rilascio di copie avviene nei locali del CMM. I consultatori sono tenuti all'osservanza delle regole stabilite per la consultazione dei documenti.

# 3. Allo stato, è in fase di studio la definizione delle regole per la consultazione dei documenti consiliari. Con l’approvazione delle predette regole, si farà luogo all’aggiornamento del manuale.

6.3.3. Limiti alla consultazione dei documenti.

La consultazione dei documenti della sezione separata d'archivio è soggetta ai soli limiti previsti dalla normativa vigente, quali riportati nel paragrafo n. 9 del manuale.


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6.4. L’ARCHIVIO PARTICOLARE.

1. Per archivio particolare, s’intende il complesso dei documenti regi-strati a protocollo, per i quali è stata attivata la procedura per l’accesso ri-servato, descritta al paragrafo n. 4.7. del manuale.

2. I documenti e i fascicoli dell'archivio particolare sono consultabili alla scadenza dei termini indicati, ai sensi della normativa sul diritto all’accesso riportata nel paragrafo n. 9.

3. Motivate richieste di consultazione possono essere accolte prima della scadenza dei termini, con le specifiche procedure previste dalla norma-tiva vigente.

6.5. L'ARCHIVIO SPECIALE.

1. Per archivio speciale, s’intende il complesso dei documenti acquisi-ti dal CMM, quali indicati al paragrafo 2.2.1.

2. Allo stato, l’unico archivio speciale acquisito dal CMM è costituito dall’archivio dell’Organismo denominato Comitato della Giustizia militare (2 gennaio 1984 – 28 marzo 1988).

3. L’archivio speciale è posto sotto la diretta responsabilità del Re-sponsabile dell’Archivio.

4. L’accesso ai dati e la consultazione dell’archivio speciale seguono le medesime norme previste per la documentazione del CMM.

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Paragrafo n. 7: la fascicolazione

7.1. TIPOLOGIE DI FASCICOLAZIONE.

Nel CMM, la trattazione degli affari e le relative procedure ammi-nistrative danno luogo a fascicolazioni specifiche, vale a dire a dossier oppure a fascicoli, a seconda che il documento attenga all’attività istitu-zionale (CONS) ovvero a quella gestionale (SEGR).

7.1.1. Il dossier.

# 1. Per dossier, s’intende il fascicolo comprendente il complesso dei documenti, relativi ad un determinato affare o che afferiscono a materie riguardanti l’attività dell’Unità organizzativa CONS, che danno luogo ad una deliberazione del Consiglio.

# 2. Per esigenze connesse alle distinte fasi d’una procedura, più dossier possono essere raggruppati e dare luogo ad un dossier complesso.

# 3. L'esaurimento della trattazione del dossier, cioè la data di cosid-detta chiusura, si riferisce alla data del verbale che riporta la delibera che decide dell’affare.

7.1.2. Collazione dei documenti al dossier.

# 1. Ogni documento, dopo la sua destinazione al dossier, è inserito in specifica cartella, a cura del responsabile della relativa procedura.

# 2. I documenti sono conservati all'interno del dossier, di norma se-condo collazione, cioè secondo l'ordine progressivo di registrazione ov-vero secondo il numero di protocollo ad essi attribuito oppure, se assen-te, secondo la propria data.

# 3. Ogni dossier consiste di una specifica cartella, nella quale deve essere indicato il numero del dossier, l'oggetto dell'affare e la fase della procedura in atto.

# 4. I dossier relativi a documenti correnti sono custoditi dal responsa-bile della relativa procedura, il quale, al termine della fase di propria compe-tenza, ne cura la trasmissione di norma al responsabile del plenum del CMM.

Manuale di gestione del CMM Paragrafo 7: la fascicolazione

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# 5. I dossier relativi a documenti di deposito sono custoditi dal respon-sabile del plenum del CMM, per tre anni dalla data di chiusura del dossier. Dopo tale termine, sono assegnati all’Archivio generale.

7.2. I FASCICOLI DELLA SEGRETERIA.

# 1. Per fascicolo, s’intende il complesso dei documenti relativi ad un determinato affare riguardante l’attività dell’Unità organizzativa SEGR .

# 2. Per esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofa-scicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti.

# 3. L'esaurimento della procedura amministrativa, cioè la data di chiusura del rispettivo fascicolo, sottofascicolo o inserto, si riferisce alla da-ta dell'ultimo documento prodotto, cioè del documento che conclude l’affare.

# 4. Il responsabile della relativa procedura amministrativa è tenuto alla corretta conservazione e custodia dei documenti di propria competenza, nel rispettivo archivio corrente.

7.2.1. Collazione dei documenti al fascicolo.

# 1. Ogni documento è fascicolato a cura del responsabile della relati-va procedura. La sua classificazione precede di norma la fascicolazione.

# 2. Per fascicolazione, s’intende l'inserimento del documento in un apposito fascicolo.

# 3. I documenti sono conservati all'interno del fascicolo, del sottofa-scicolo e dell'inserto, di norma secondo l'ordine progressivo di registrazione, cioè di collazione, secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, secondo la propria data.

# 4. Ogni fascicolo ha una copertina, nella quale deve essere indicato il titolo, la classe, il numero del fascicolo, l'oggetto dell'affare o del proce-dimento amministrativo e l'eventuale presenza di sottofascicoli o inserti.

# 5. Durante la fase corrente, i documenti possono essere tenuti in rac-coglitori particolari, che n’assicurino l’agevole trattazione. Nella fase suc-cessiva, sono fascicolati nelle forme ordinarie.


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7.3. FASCICOLI SPECIALI

7.3.1. I fascicoli del personale.

# 1. Per ogni dipendente della Segreteria, è istruito specifico fascicolo nominativo, che può essere distinto in sottofascicoli, riportante le variazioni di carriera e quant'altro ritenuto necessario.

# 2. I documenti riguardanti il dipendente, prodottisi nel corso dell’anno solare, sono raccolti secondo il protocollo, o in assenza secondo la loro data, in una cartella nominativa, custodita nell’archivio corrente del-l'Ufficio del personale.

# 3. Analogo fascicolo nominativo è istruito per i dipendenti cessati dal servizio, contenente gli atti salienti fino alla data di cessazione o succes-sivi (figurativo).

# 4. I fascicoli del personale, in servizio e no, costituiscono due distin-te serie archivistiche, che sono archiviate in ordine di matricola e, se assen-te, in ordine alfabetico per cognome e nome.

# 5. I fascicoli dei dipendenti in servizio sono custoditi nell’archivio di deposito, a diretta cura del Responsabile dell’Archivio generale. Al ter-mine dell’anno solare, la cartella nominativa contenente gli atti da inserire al fascicolo personale sono trasferiti dall’archivio corrente a quello di deposi-to.

7.3.2. Fascicoli disciplinari.

# 1. Per fascicolo disciplinare, s’intende l’insieme degli atti costituenti il procedimento disciplinare di cui all’articolo 1, comma 3, della legge isti-tutiva del Consiglio.

# 2. Per ogni procedimento disciplinare, è istruito specifico fascicolo nominativo, che può essere suddiviso in sottofascicoli, per una più agevole raccolta dei documenti.

# 3. Il fascicolo disciplinare è contraddistinto da un numero progressi-vo annuale.

# 4. I documenti pertinenti al medesimo procedimento disciplinare, dopo la protocollatura, sono inseriti al fascicolo di competenza, in ordine di data a cura del responsabile dell'Ufficio disciplinare del CMM.

# 5. I fascicoli disciplinari costituiscono una serie archivistica.


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# 6. I fascicoli disciplinari ed i relativi repertori sono custoditi a cura del responsabile dell'Ufficio disciplinare del Consiglio. Essi sono esclusi dallo scarto e costituiscono documentazione perenne dell’amministrazione.

7.3.3. Fascicoli dei magistrati militari.

# 1. Per ogni magistrato militare è istituito il fascicolo nominativo, ripor-tante le variazioni di carriera e quanto ritenuto necessario. Il fascicolo è isti-tuito in triplice esemplare, secondo le indicazioni qui riportate:

� il primo esemplare è custodito per competenza dall’Ente ove il magi-strato militare presta servizio attuale; � il secondo esemplare è custodito per competenza dall’Ammi-nistrazione della Difesa; � il terzo esemplare è custodito dal Consiglio della Magistratura mili-tare. Esso si conforma ai predetti esemplari, su impulso degli Enti com-petenti o del magistrato militare diretto interessato.

# 2. I documenti relativi a magistrati militari, al termine dell’esame del Consiglio, sono estratti a cura del responsabile della procedura dal dos-sier ed inseriti al relativo fascicolo custodito dal CMM, con copia della per-tinente delibera, sentito il Responsabile dell’Archivio generale.

# 3. Quando il magistrato militare cessa dal servizio, il relativo fasci-colo custodito dal CMM, contenente gli atti salienti fino alla data di cessa-zione, è trasferito alla serie archivistica dei fascicoli personali dei magistrati militari cessati dal servizio. Gli atti successivi seguono tale destinazione.

# 4. I fascicoli personali dei magistrati militari, in servizio e no, costi-tuiscono distinte serie che sono custodite nell’archivio di deposito, a diretta cura del Responsabile dell’Archivio generale.

7.4. REPERTORI DI FASCICOLAZIONE.

7.4.1. Repertorio dei dossier.

# 1. I dossier sono annotati nel corrispondente repertorio. # 2. Per repertorio dei dossier, s’intende l'elenco ordinato e aggiornato dei

dossier istruiti, riportante, oltre all'oggetto dell'affare o della procedura am-ministrativa, l'indice di classificazione ad esso attribuito


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# 3. Nel repertorio, è annotata anche la movimentazione dei dossier, vale a dire lo spostamento fisico del dossier da ufficio a ufficio e da questi all'ar-chivio.

# 4. Il repertorio dei dossier ha cadenza annuale, vale a dire inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre d’ogni anno.

7.4.2. Repertorio dei fascicoli della Segreteria.

# 1. I fascicoli prodotti nella SEGR sono annotati nel corrispondente reper-torio.

# 2. Per repertorio dei fascicoli, s’intende l'elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli, istruiti all'interno di ciascuna classe, e riportante, oltre all'og-getto dell'affare o della procedura amministrativa, l'indice di classificazione completo (titolo, classe e numero del fascicolo).

# 3. Nell'indice di classificazione, è indicata anche l'eventuale presenza di sotto fascicoli o d’inserti, a loro volta numerati progressivamente all'interno del fascicolo (se sottofascicolo) o del sottofascicolo (se inserto).

# 4. Nel repertorio, è annotata anche la movimentazione dei fascicoli, vale a dire lo spostamento fisico del fascicolo da ufficio a ufficio e da questi al-l'archivio.

# 5. Il repertorio dei fascicoli, ha cadenza annuale, vale a dire inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre d’ogni anno.

7.4.3. Repertorio dei fascicoli del personale.

# 1. I fascicoli del personale sono annotati nel corrispondente repertorio. # 2. Per repertorio dei fascicoli del personale, s’intende l'elenco ordinato

e aggiornato dei fascicoli istituiti. # 3. Nel repertorio, è annotata anche la movimentazione dei fascicoli, vale

a dire il loro spostamento fisico da ufficio a ufficio e da quest'ultimi all'ar-chivio.

# 4. Il repertorio dei fascicoli del personale non ha cadenza annuale e si aggiorna in occasione dell’istituzione di un nuovo fascicolo o con l’annotazione del trasferimento del fascicolo dalla sezione relativa al perso-nale in servizio a quella del personale cessato dal servizio.


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7.4.4. Repertorio dei fascicoli disciplinari.

# 1. I fascicoli disciplinari sono annotati in specifici repertori. # 2. Per repertorio dei fascicoli disciplinari, s’intende il Registro generale

dei procedimenti, a numerazione progressiva annuale, in cui sono annotati tutti gli atti tipici del procedimento.

# 3. Nel Registro generale dei procedimenti, è annotata anche la movi-mentazione dei fascicoli, vale a dire il loro spostamento fisico da ufficio a ufficio (Procura generale militare presso la Corte suprema di Cassazione, la Corte Suprema di Cassazione, la Corte costituzionale, singoli Uffici giudi-ziari militari).

# 4. In caso di movimentazione del fascicolo all'esterno del CMM, è for-mato un fascicoletto, denominato figurativo, contente copia dell’indice degli atti dell’istruzione compiuta dalla Procura generale militare presso la Corte di Cassazione e copia degli atti formati dal Consiglio, compresi quelli rela-tivi alla movimentazione.

# 5. Il repertorio dei fascicoli disciplinari, vale a dire il Registro generale dei procedimenti, è custodito dall'Ufficio dei procedimenti disciplinari.

# 6. Le sentenze emesse al termine dei procedimenti disciplinari costitui-scono una distinta serie. Il relativo repertorio è costituito dal Registro delle sentenze, custodito dall'Ufficio dei procedimenti disciplinari. Copia della sentenza è unita al fascicolo del magistrato militare da essa interessato.

7.4.5. Repertorio dei fascicoli dei magistrati militari.

# 1. I fascicoli dei magistrati militari in servizio ed in congedo sono anno-tati nel corrispondente repertorio.

# 2. Per repertorio dei fascicoli dei magistrati militari, s’intende sia l'e-lenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istituiti per i magistrati in servizio, sia, del pari, quello per i magistrati militari in congedo.

7.5. LA FORMAZIONE DELLE SERIE E DEI FASCICOLI.

7.5.1. Documenti particolari e rispettivi repertori generali.

# 1. Ciascun complesso dei verbali, delle circolari e delle sentenze costi-tuisce una serie.


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# 2. Ciascuna serie è corredata da un proprio repertorio generale. # 3. Nel repertorio generale, vanno riportati gli elementi obbligatori del

protocollo e l’ulteriore numero progressivo, denominato numero di reperto-rio, che identifica il documento all'interno della serie.

# 4. Il numero di repertorio è separato dal numero di protocollo da una barretta e dalla sigla dell’unità organizzativa competente e del relativo re-sponsabile.

# 5. La numerazione del repertorio generale ha cadenza annuale, cioè ini-zia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre d'ogni anno.

# 6. Il repertoriamento in serie delle delibere è conseguente alla acquisi-zione da parte loro del carattere di documento proprio. All’occorrenza, sarà operata una variante al presente manuale.

# 7. Il repertoriamento in serie delle circolari e delle risoluzioni tiene con-to dei documenti con i quali esse sono trasmesse.

# 8. Le sentenze emesse al termine dei procedimenti disciplinari costitui-scono una serie a sé. Il relativo repertorio è costituito dal Registro delle sen-tenze, custodito dalla Sezione dei procedimenti disciplinari.

7.5.2. Riepilogo dei repertori istituiti.

Presso il CMM sono istituiti i repertori generali per i seguenti setto-ri o documenti:

a ) verbali del Consiglio della Magistratura militare. b ) verbali del Comitato di Presidenza. c ) verbali della Commissione per gli affari generali. d ) verbali della Commissione per gli uffici direttivi. e ) verbali della Commissione per il regolamento e la riforma. f ) verbali delle Commissioni Miste. g ) verbali delle Commissioni Speciali. h ) Circolari. i ) Risoluzioni. l ) Sentenze (Registro delle sentenze).

m ) Procedimenti disciplinari (Registro generale dei procedimenti). n ) Fascicoli dei magistrati militari in servizio. o ) Fascicoli dei magistrati militari in congedo. p ) Fascicoli del personale della Segreteria del CMM in servizio. q ) Fascicoli del personale della Segreteria del CMM in congedo.


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7.5.3. Gestione dei repertori generali e delle serie documentali.

# 1. I repertori generali e le serie documentali degli ultimi tre anni sono conservati a cura della Segreteria del Consiglio, o ufficio delegato dal Magi-strato dirigente della Segreteria.

# 2. I repertori generali e le serie esaurite da oltre tre anni sono conferiti all'archivio di deposito.

7.5.4. Gestione dei documenti particolari.

# 1. I verbali, i decreti e le sentenze sono prodotti di norma in unico e-semplare, sottoscritto nelle forme dovute, ferme restando le copie dichiarate conformi e le copie a carattere informativo, riprodotte o da riprodurre per le esigenze d'ufficio.

# 2. Essi sono conservati nelle rispettive serie, ordinati secondo il numero di repertorio.

# 3. Le circolari e le risoluzioni sono conservate unitamente ai documenti con i quali esse sono trasmesse, secondo il relativo ordine di numerazione e data.

# 4. Le delibere concernenti il medesimo dossier sono ivi raccolte co-me estratto di verbale in forma libera. Quelle riferite ai magistrati militari sono unite nella medesima forma anche nel fascicolo personale del diret-to interessato.

7.6. GESTIONE DEGLI ALTRI DOCUMENTI E DEI FASCICOLI.

# 1. La Segreteria del Consiglio è responsabile di tutta la documentazione dell’Ente.

# 2. I documenti sono gestiti dai responsabili delle rispettive procedure di trattamento, modulate sulle fasi di trattazione dei documenti medesimi.

# 3. Dal momento della ricezione fino alla consegna al Responsabile della relativa procedura, la gestione dei documenti e le conseguenti responsabilità sono affidate all’Ufficio del Protocollo.

# 4. Dal momento della successiva assegnazione, la gestione del docu-mento e le conseguenti responsabilità sono affidate al Responsabile della re-lativa procedura, fino al versamento dei documenti raccolti in fascicoli all’Archivio generale.

# 5. Dopo il versamento all’archivio generale, la gestione dei fascicoli e le relative responsabilità gravano sul Responsabile di tale Ufficio.

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Paragrafo n. 8: la classificazione

8.1. LA CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI.

Dal 1° gennaio 2004, la classificazione dei documenti è effettuata se-condo i criteri stabiliti nel presente manuale. I documenti classificati prima di tale data conservano la classificazione allora operata.

I criteri per la classificazione dei documenti del CMM sono i seguenti:

1. Ogni documento, dopo la protocollatura, è classificato a cura del re-sponsabile della relativa procedura.

2. Per classificazione dei documenti dell’unità organizzativa SEGR, s’intende l'applicazione del titolario di classificazione, cioè l'assegnazione al documento del titolo, della classe, del numero del fascicolo, dell’eventuale sottofascicolo e inserto.

3. Per classificazione dei documenti dell’unità organizzativa CONS, s’intende l'applicazione del codice di classificazione del dossier, cui è asso-ciato il documento, riportante le voci, le sottovoci e le ulteriori distinzioni del relativo titolario, stabilite per il reperimento delle informazioni relative alla materia su cui il Consiglio della Magistratura militare delibera. Ogni documento associato al singolo dossier ne assume la classificazione.

8.2. TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE DELLA SEGR.

1. Per titolario di classificazione della SEGR, s’intende un quadro alfa-numerico di riferimento per l'archiviazione, la conservazione e l’individuazione dei documenti.

2. Tale titolario di classificazione si suddivide in titoli, i quali si suddi-vidono in classi, le quali si suddividono in fascicoli.

3. I titoli e le classi sono nel numero prestabilito dal titolario di classi-ficazione e non sono modificabili né nel numero né nell'oggetto, se non at-traverso le procedure previste dal paragrafo 8.2.5.

4. Ogni classe ha un numero variabile di fascicoli, che dipende dagli affari e dalle procedure amministrative istruite. All'interno della medesima

Manuale di gestione del CMM Paragrafo 8: la classificazione

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classe, i fascicoli sono numerati progressivamente e annotati nel repertorio dei fascicoli, così come previsto dal paragrafo 7.4.2.

5. Il titolario di classificazione è periodicamente modificato, oppure ri-confermato, con decreto del Responsabile dell’unità organizzativa della Se-greteria (SEGR). Tali modificazioni sono riportate nel manuale.

8.3. TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE DELLA CONS.

1. Per titolario di classificazione dei documenti della CONS associati al dossier, s’intende il codice alfanumerico di riferimento, per il reperimento delle informazioni relative alla materia su cui il Consiglio della Magistratura militare delibera.

2. I dossier sono numerati progressivamente per anno e sono annotati nel corrispondente repertorio.

3. Il codice alfanumerico comprende le voci di classificazione, con-traddistinte con lettere alfabetiche e le sottovoci, contraddistinte da una cop-pia di cifre.

4. Le voci e le sottovoci sono nel numero prestabilito dal titolario di classificazione dei documenti associati ai dossier, contenuto nell'annesso n. 1 al presente paragrafo, e non sono modificabili né nel numero né nell'og-getto, se non attraverso le procedure previste al paragrafo 8.3.5.

5. Il titolario di classificazione dei documenti associati ai dossier è pe-riodicamente modificato, oppure riconfermato, con decreto del Responsabile dell’unità organizzativa CONS.

8.4. CONSEGNA DEL REPERTORIO DEI FASCICOLI.

Un esemplare del repertorio dei fascicoli dei vari tipi, ivi compreso quello dei dossier, deve essere consegnato ogni anno al responsabile del-l'Archivio generale e comunque prima del versamento dei fascicoli dal-l'archivio corrente all'archivio di deposito, da parte di ciascuna unità or-ganizzativa responsabile delle procedure di competenza.


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8.5. VERSAMENTO DEI FASCICOLI ALL'ARCHIVIO GENERALE.

1. Secondo uno specifico piano di periodico versamento, ogni uffi-cio deve di norma conferire all'Archivio generale i dossier ed i fascicoli relativi ad affari rispettivamente conclusi da tre e da due anni, o quando essi non siano comunque più ritenuti necessari alla trattazione corrente.

2. Dopo la consegna dei dossier e dei fascicoli e dopo avere con-trollato i rispettivi repertori, il direttore dell'Archivio generale predispone un elenco di consistenza.

3. I fascicoli personali del personale cessato dal servizio sono tra-sferiti dall'archivio corrente all'archivio di deposito l'anno successivo a quello di cessazione dal servizio.

4. Le serie e i repertori delle circolari, risoluzioni, decreti e verbali, relativi agli ultimi tre anni sono conservati nell’archivio corrente presso gli uffici individuati come unità organizzative della CONS, responsabili delle singole procedure amministrative o presso apposito ufficio delega-to; trascorso tale termine, le serie e i repertori vengono conferiti all'Ar-chivio generale.

8.6. MASSIMARIO DI CONSERVAZIONE E DI SCARTO.

1. Per massimario di conservazione e di scarto, s’intende l'elenco, coordinato con i titolari di classificazione e la tabella delle procedure amministrative, dei documenti prodotti e del rispettivo tempo di conser-vazione, limitato o perenne.

2. Il massimario di conservazione e di scarto è periodicamente mo-dificato o riconfermato, con decreto del Responsabile dell’Area organiz-zativa omogenea, vale a dire del Magistrato dirigente della Segreteria.

3. Essendo il massimario di conservazione e di scarto strettamente connesso con la tabella delle procedure amministrative, il Responsabile dell’Area organizzativa omogenea approva il nuovo massimario dopo la revisione, l'integrazione e l'aggiornamento della tabella delle procedure amministrative.

4. Allo stato, la formazione della tabella delle procedure ammini-strative di cui sopra è in fase di studio. La sua definizione formerà ogget-to di specifico aggiornamento del manuale.


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8.7. SCARTO DELL’ARCHIVIO.

Periodicamente e, in ogni caso, prima del passaggio dei fascicoli al-la sezione separata d'archivio, le operazioni di scarto sono effettuate a cu-ra della Commissione Archivi, previo nulla osta della Soprintendenza ar-chivistica, sulla base del massimario di conservazione e di scarto.


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Annesso n. 1: il piano di classificazione

TITOLARIO DEI DOCUMENTI A DOSSIER (UNITÀ CONS)

A. CMM: ATTRIBUZIONI A. 01.00. indagini conoscitive A. 02.00. ispezioni A. 03.00. nomina dei magistrati militari componenti il Consiglio di Amministrazione per il per-

sonale delle Cancellerie e segreterie giudiziarie militari A. 04.00. questioni sui limiti delle attribuzioni del CMM A. 04.01. -- in materia disciplinare d’incompatibilità ex art. 2 R.D. Lgs 511/46 A. 05.00. rapporti con il Ministero della Difesa A. 05.01. -- elementi di valutazione e considerazioni a seguito di interrogazioni parlamentari A. 05.02. -- disciplina delle procedure amministrative attinenti il funzionamento degli uffici

giudiziari militari A. 06.00. rapporti con gli organismi nazionali, comunitari ed internazionali A. 06.01. -- progetti di formazione e studio A. 06.01.01. -- progetto europeo nell'ambito del programma "GROTIUS II" A. 06.01.02. -- progetto europeo nell'ambito del programma "AGIS 2003" A. 06.02. rapporti con il Ministero della Giustizia A. 07.00. sede

B. CMM: FUNZIONAMENTO B. 01.00. accesso agli atti B. 01.01. -- disposizioni generali B. 01.02. -- provvedimenti specifici e prese d'atto B. 02.00. archiviazione atti B. 03.00. attuazione e comunicazione delibere B. 04.00. notiziario B. 05.00. pubblicità delle sedute B. 06.00. obbligo del segreto B. 07.00. regolamento interno B. 07.01. -- interpretazione B. 07.02. -- modifiche B. 08.00. spese di funzionamento B. 08.01. -- aspetti generali B. 08.02. -- autonomia finanziaria B. 08.03. -- programmazione finanziaria B. 08.04. -- richieste straordinarie B. 08.05. -- spese di rappresentanza

C. CMM: ORGANI E COMPONENTI C. 01.00. presidente C. 02.00. vicepresidente C. 03.00. comitato di presidenza C. 04.00. commissioni


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C. 05.00. commissioni miste o speciali C. 05.01. -- commissione d'indagine sui procedimenti per i crimini di guerra C. 06.00. plenum C. 07.00. plenum in sede disciplinare C. 08.00. componenti e segretari C. 08.01. -- indennità di seduta C. 08.02. -- stato giuridico C. 08.02.01. -- incompatibilità C. 08.02.02. -- fuori ruolo C. 08.03. -- nomina o elezioni C. 08.04. -- partecipazione ad attività di organismi nazionali e sovranazionali C. 08.05. -- trattamento economico C. 09.00. segreteria C. 09.01. -- dotazioni organiche C. 09.02. -- automezzi C. 09.03. -- informatizzazione C. 09.04. -- organizzazioni C. 09.05. -- funzionamento

D. CONCORSI D. 01.00. disposizioni generali D. 02.00. per esami D. 02.01. -- richiesta emanazione bando D. 02.02. -- nomina commissione D. 02.03. -- approvazione graduatoria D. 02.04. -- reclami e istanze D. 02.05. -- ricorsi D. 02.06. -- immissione in ruolo di idonei per rinuncia vincitori D. 03.00. per titoli D. 03.01. -- richiesta emanazione bando D. 03.02. -- nomina commissione D. 03.03. -- approvazione graduatoria D. 03.04. -- reclami D. 03.05. -- ricorsi D. 03.06. -- immissione in ruolo di idonei per rinuncia vincitori

E. FASCICOLI PERSONALI E. 01.00. disposizioni generali E. 02.00. provvedimenti di presa d'atto e inserimento

F. GIUDICI MILITARI F. 01.00. dichiarazioni di verità F. 02.00. giuramento e conferimento delle riunioni F. 03.00. impedimento allo svolgimento delle funzioni F. 04.00. estrazioni a sorte e durata dell'incarico

G. GIUSTIZIA MILITARE IN GENERE G. 01.00. inaugurazione dell'anno giudiziario G. 02.00. problematiche generali G. 02.01. -- ufficio per la G.M. presso il Ministero della Difesa


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H. INCONTRI DI STUDIO H. 01.00. disposizioni generali H. 02.00. organizzati dal CMM H. 03.00. organizzati dal C.S.M.

I. MAGISTRATI MILITARI I. 01.00. applicabilità della normativa sul pubblico impiego I. 02.00. aspettative, ferie, congedi ed astensioni dal lavoro I. 02.01. -- disciplina generale I. 02.02. -- provvedimenti specifici e prese d'atto I. 03.00. associazioni di magistrati I. 03.01. -- codice etico I. 03.02. -- sciopero I. 04.00. autonomia indipendenza I. 05.00. causa di servizio ed equo indennizzo I. 05.01. -- disciplina generale I. 05.02. -- provvedimenti specifici I. 06.00. collocamento a riposo I. 06.01. -- disciplina generale I. 06.02. -- trattamento di quiescenza I. 07.00. collocamento fuori ruolo I. 08.00. formazione professionale I. 08.01. -- disciplina generale I. 08.02. -- provvedimenti specifici e prese d'atto I. 09.00. funzioni direttive e semidirettive I. 10.00. grado militare I. 10.01. -- rapporto con le qualifiche dei magistrati I. 10.02. -- uso I. 11.00. incarichi extragiudiziari I. 11.01. -- disciplina generale e adempimenti periodici I. 11.02. -- incarichi retribuiti (provvedimenti) I. 11.03. -- incarichi non retribuiti (provvedimenti) I. 11.04. -- incarichi arbitrali I. 11.05. -- reclami e ricorsi I. 12.00. onorificenze I. 12.01. -- disposizioni generali I. 12.02. -- provvedimenti specifici e prese d'atto I. 13.00. opzioni per altra amministrazione I. 14.00. progressione in carriera I. 14.01. -- nomina a magistrato di appello I. 14.02. -- nomina a magistrato di cassazione I. 14.03. -- nomina a magistrato di tribunale I. 14.04. -- nomina a magistrato idoneo agli uffici direttivi superiori I. 15.00. residenza I. 15.01. -- disposizioni generali I. 15.02. -- provvedimenti specifici e prese d'atto I. 16.00. responsabilità I. 16.01. -- civile I. 16.02. -- disciplinare I. 16.02.01. -- accertamenti pre disciplinari I. 16.02.02. -- irrilevanza dei comportamenti denunciati I. 16.02.03. -- trasmissione atti ai titolari dell' azione disciplinare I. 16.02.04. -- trasmissione atti ai titolari del potere di sorveglianza


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I. 16.02.05. -- in generale I. 16.02.06. -- nomina del difensore I. 16.03. crimini di guerra I. 17.00. riassunzione in servizio I. 18.00. rilascio di interviste e pubbliche dichiarazioni I. 19.00. ruolo di anzianità I. 19.01. -- disposizioni generali I. 1902. -- provvedimenti specifici e prese d'atto I. 20.00. tramutamenti e conferimento di funzioni I. 20.01. -- disposizioni generali I. 20.02. -- provvedimenti specifici adottati a domanda e prese d'atto I. 20.02.01. -- posti ordinari I. 20.02.02. -- uffici direttivi I. 20.02.03. -- uffici direttivi superiori I. 20.02.04. -- reclami e ricorsi I. 20.03. -- provvedimenti specifici adottati d’ufficio e prese d'atto I. 20.03.01. -- posti ordinari I. 20.03.02. -- uffici direttivi I. 20.03.03. -- uffici direttivi superiori I. 20.04. -- articolo 2, Legge Guarentigie I. 20.05. -- comunicazioni di incompatibilità I. 21.00. trattamento di missione e trasferimento I. 22.00. trattamento economico e previdenziale I. 23.00. trattenimento in servizio I. 24.00. pubblicità della situazione patrimoniale I. 24.01. -- disposizioni generali I. 24.02. -- provvedimenti specifici e prese d'atto I. 25.00. partecipazione ad attività di organismi nazionali, comunitari e internazionali I. 25.01. -- disposizioni generali I. 25.02. -- provvedimenti specifici e prese d'atto I. 26.00. partecipazione a commissione di concorso I. 26.01. -- disposizioni generali I. 26.02. -- provvedimenti specifici I. 27.00. sicurezza

J. PARERI SU RICORSI AVVERSO DELIBERE DEL CONSIGLIO

K. PARERI SUI DISEGNI E PROPOSTE DI LEGGE K. 01.00. codici e leggi penali militari K. 02.00. disciplina generale K. 03.00. legislazione penale comune K. 04.00. legislazione penale processuale comune K. 05.00. ordinamento giudiziario comune K. 06.00. ordinamento giudiziario militare

L. PROPOSTE DI RIFORMA L. 01.00. disciplina generale L. 02.00. ordinamento giudiziario militare L. 03.00. codici e leggi penali militari


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M. PROCEDIMENTO DISCIPLINARE M. 01.00. accesso agli atti M. 02.00. disciplina generale M. 03.00. rimborso spese viaggio e soggiorno

N. SICUREZZA SUL LAVORO N. 01.00. datore di lavoro

O. TRIBUNALE MILITARE DI SORVEGLIANZA O. 01.00. nomina degli esperti O. 02. 00. riforma della legislazione penitenziaria militare

P. UDITORI GIUDIZIARI MILITARI P. 01.00. assegnazione di sedi e conferimento delle funzioni P. 02.00. graduatoria P. 03.00. immissione in ruolo P. 04.00. tirocinio P. 04.01. -- corsi di formazione P. 04.02. -- disciplina generale P. 04.03. -- nomina magistrati collaboratori P. 04.04. -- partecipazione agli incontri di studio P. 04.05. -- comunicazione e prese d'atto P. 04.06. -- verbale di giuramento

Q. UFFICI GIUDIZIARI MILITARI (organizzazione) Q. 01.00. problematiche generali Q. 02.00. applicazioni e supplenze Q. 02.01. -- disciplina generale Q. 02.02. -- provvedimenti specifici Q. 02.03. -- conferimento temporaneo di funzioni nel medesimo ufficio (supplenza interna) Q. 02.03.01. -- disposizioni generali Q. 02.03.02. -- provvedimenti specifici e di approvazione all'unanimità Q. 03.00. assegnazione degli affari (criteri) Q. 04.00. calendari delle udienze e formazione dei collegi Q. 04.01. -- disposizioni generali Q. 04.02. -- provvedimenti specifici e prese d'atto Q. 05.00. tabelle infradistrettuali Q. 06.00. tabelle degli uffici giudicanti Q. 07.00. uffici requirenti Q. 08.00. statistiche giudiziarie Q. 08.01. -- disposizioni generali Q. 08.02. -- provvedimenti specifici e prese d'atto

R. UFFICI GIUDIZIARI MILITARI (funzionamento) R. 01.00. cancellerie e segreterie giudiziarie R. 01.01. -- Consiglio di Amministrazione R. 02.00. dotazioni organiche R. 03.00. automezzi R. 04.00. edilizia R. 05.00. informatizzazione


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R. 06.00. elenchi speciali dei difensori di ufficio R. 07.00. rapporti con il Ministero della Difesa R. 08.00. sezioni di polizia giudiziaria R. 09.00. tessere funzionali di riconoscimento R. 10.00. circoscrizioni R. 11.00. statistiche giudiziarie R. 12.00. spese di rappresentanza R. 13.00. telefoni cellulari R. 14.00. posti vacanti R. 14.01. -- disposizioni generali R. 14.02. -- concorsi R. 14.02.01. -- posti ordinari R. 14.02.02. -- uffici direttivi

S. UFFICI GIUDIZIARI MILITARI: capi degli uffici S. 01.00. attribuzioni S. 01.01. -- potere di sorveglianza S. 01.02. -- rapporti procuratore-sostituti S. 02.00. individuazione del supplente S. 03.00. stipula contratti


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TITOLARIO DEI DOCUMENTI DELL’UNITÀ SEGR.

B-01. 00. SEGRETERIA B-01. 01. Tessere di riconoscimento B-01. 02. Tessere magnetiche per rilevazione presenze B-01. 03. Attività certificativa B-01. 04. Comunicazioni di servizio B-01. 05. Assistenza fiscale Domicilio fiscale Contributi per il Servizio Sanitario Nazionale Restituzione quota fissa individuale per assenza Acquisizione dati previdenziali B-01. 06. Elenchi telefonici Elenco indirizzi degli Enti e Reparti del Ministero Difesa B-01. 07. Servizio ritiro/consegna posta B-01. 08. Bollette telefoniche Utenze telefoniche commerciali in uso all’ufficio B-01. 09. Mensa di servizio B-01. 10. Servizio di manovalanza B-01. 11. Carteggio d’archivio da versare per conto della C.R.I. Ricevute dell’avvenuto versamento della carta alla C.R.I. Biblioteca del CMM (pubblicazioni) B-01. 12. Spese postali e telegrafiche B-02. 00 AFFARI GENERALI B-02. 01. Attività culturali e ricreative Libri – Agende della Giustizia Militare Attività sportive presso centri sportivi delle FF.AA. Diffusione programmi sociali Centro ricreativo dipendenti difesa (notiziario) B-02. 02. Soggiorni marini e montani B-02. 03. Cure balneo termali e idropiniche (circolari, direttive) B-02. 04. Benessere del personale Borse di studio per i figli di Ufficiali, Sottufficiali e Personale civile Convenzioni con l’amministrazione della difesa da parte d’attività commerciali Prestiti INPDAP: criteri erogazione prestiti e sussidi Prestiti agevolati da parte di finanziarie per i dipendenti ministeriali B-02. 05. Alloggi: Bando di concorso Alloggi ASI B-02. 06. Permessi d’accesso al centro storico di Roma B-02. 07. Festa del Tricolore Giornata delle F.A. Festa della Repubblica B-03. 00. PERSONALE CIVILE B-03. 01. Carteggio nominativo Fascicoli personali B-03. 02. Stato Giuridico (circolari-normative) -Assenza dal servizio per motivi di salute -Permessi e licenze per funzioni pubbliche -Soppressione obbligo giuramento e promessa solenne di fedeltà allo Stato


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B-03. 03. Trattamento Economico - Straordinario - Indennità d’amministrazione - Rivalutazione livelli reddito per corresponsione assegno per il nucleo familiare - Equo indennizzo (procedure e modalità per la concessione del beneficio) - F.U.A. (posizioni economiche super, organizzative e particolari ) - Missioni: (direttive, circolari)

-Fogli di viaggio -Spese di viaggio

- Trattamento economico pensionistico (benefici pensionistici) B-03. 04. Organizzazioni Sindacali

- Disciplina dei distacchi - Riunioni

- Congressi - Sciopero - Permessi sindacali

B-03. 05. Consiglio d’amministrazione personale cancellerie e segreterie giudiziarie militari B-03. 06. Onorificenze OMRI Festa degli anziani dell’amministrazione B-03. 07. Dotazioni Organiche

- Organici - Livelli - Mobilità

B-03. 08. Situazione del personale civile (Segnalazioni) Rilevazione dati per la disposizione del conto annuale B-03. 09. Buoni Pasto B-03. 10. Richieste di Personale civile: Consiglio Magistratura Militare Enti vari della Difesa B-03. 11. Protezione assicurativa al personale civile adibito a mansioni a rischio Infortuni extra lavorativi Ripetibilità da terzi di somme erogate a vuoto (Risarcimento danno A.D. per mancata prestazione lavoro causata da terzi) B-03. 12. (eliminato) B-03. 13. Assistenza, integrazione sociale e diritti delle persone portatrici di handicap B-03. 14. Contingente personale destinatario dell’indennità giudiziaria nella difesa Progetti di produttività Fondo per la qualità delle prestazioni Orario di lavoro (circolari direttive, segnalazioni) Contrattazione del lavoro (circolari direttive, segnalazioni) Procedure in tema di controversie di lavoro dei dipendenti pubblici Codice di comportamento dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni B-03. 15. Corsi d’addestramento ed aggiornamento Corsi concorsi (riqualificazione personale civile) Attività addestrativa presso CIVILSCUOLADIFE – CASD – IASD Attività didattica Personale di sorveglianza nei concorsi Eliminazione obbligo rapporti informativi per il personale civile ex direttivo. B-03. 16. Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro – Area dirigenza – Comparto Ministeri Periodo di prova Conferimento Incarichi Dirigenziali Premio per la qualità della prestazione individuale Permessi retribuiti per eventi luttuosi


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B-03. 17. Trasferimento – mobilità (Direttive) Reimpiego Personale Civile degli Enti in Ristrutturazione. B-03. 18. Cessazione dal servizio a domanda B-04. 00. PERSONALE MILITARE B-04. 01. Carteggio nominativo fascicoli B-04. 02. Richieste di personale militare: - CMM (Ufficiali-Sottufficiali-Carabinieri) - Enti vari (nazionali ed internazionali) - Supporto agli organi della giustizia militare B-04. 03. Addestramento- Impiego Addestramento - Corsi vari Efficienza operativa Pianificazione impiego presso comandi Nato in Italia ed all’estero B-04. 04. Trattamento Economico-Pensionistico Missioni (trattamento economico) Straordinario Trattamento pensionistico di fine rapporto Rivalutazione dei livelli di reddito per la corresponsione assegno nucleo familiare Trattamento economico stipendiale personale FF.AA. B-04. 05. Orario di Lavoro/Servizio Normativa/Direttive -orari e giorni d’accesso al Comando della Capitale B-04. 06. (eliminato) B-04. 07. Onorificenze (OMRI) Medaglie B-04. 08. Dotazioni organiche Personale Militare Specializzazioni e incarichi principali dei Sottufficiali dell’esercito B-04. 09. Rappresentanza Militare CO.BA.R. – CO.I.R. – CO.CE.R B-04. 10. Licenze –Aspettative Norme e Circolari Disposizioni per il sostegno della maternità e paternità Permessi per funzioni pubbliche B-04. 11. Situazione Personale Militare B-04. 12. Esercizio da parte del personale militare d’attività extraprofessionali retribuite B-04. 13. Uniforme (Cambio –Inverno/Estate) Vestiario/Equipaggiamento Cessione a pagamento e d’addebito degli oggetti di vestiario per i militari B-04. 14. Riordino del reclutamento, dello stato giuridico e dell’avanzamento degli ufficiali Avanzamento al grado superiore Documentazione caratteristica. istruzioni sulla documentazione caratteristica. Dispensa dal servizio per inidoneità, insufficienza o scarso rendimento. B-04. 15. Interventi assistenziali a favore del personale militare B-05. 00. MILITARI DI LEVA B-05. 01. - Richieste sostituzione dei militari di leva - Carteggio nominativo (Assunzione in servizio – Riposo Medico – Licenze) - Addestramento/Corsi - Aggregazione per la mensa B-05. 02 - Conduttori per esigenze del CMM B-06. 00. INFRASTRUTTURE ED IMPIANTI


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B-06. 01. Impianti (Riparazioni): - Condizionamento - Illuminazione - Telefoni - Citofono - Allarme - Antincendio - Sistema rilevamento fumi - Elettricità B-06. 02. Infrastrutture - Locali del CMM – acquisizioni locali B-06. 03. Palazzo Cesi - Ufficio del consegnatario - Raccolta rifiuti - Organizzazione sicurezza – consegne del personale di guardia - Controllo accessi e rilevamento presenze - Servizio ristoro mediante distributori automatici - Biblioteca di Palazzo Cesi - Commissione per i locali di Palazzo Cesi - Problematiche comuni per gli uffici - Parcheggio interno - Barriere architettoniche (eliminazione) - Rilevazione delle sedi delle istituzioni pubbliche in Roma - Ufficiale addetto alla sede di Palazzo Cesi B-07. 00. INFORMATICA B-07. 01. Piano ripartizione fondi – impiego fondi - Richiesta finanziamento B-07. 02. Esigenze di servizio e potenziamento per il settore macchine d’ufficio - Programmazione tecnica e amministrativa B-07. 03. Ammodernamento - Programmazione tecnica amministrativa - Linee guida per il monitoraggio sullo stato e sullo sviluppo dell’informatica - Direttiva monitoraggio informatizzazione area tecnico amministrativa B-07. 04 Materiali di Consumo - Materiale di consumo inchiostrato – Cartaceo – Accessorio – Magnetico - Materiale Hardware - Software Commerciale B-07. 05 Contratti Fascicolo Ditte B-07. 06 Progetti – Seminari B-07. 07 Banche Dati: - Camera – Senato – C.S.M. - Annate di giurisprudenza su CD-ROM - Internet - DIFENET - Indirizzi di posta elettronica – Sito Web - Pubblicazione dei bandi e degli avvisi di gara tramite Internet B-07. 08. Informatizzazione Uffici Giudiziari Militari - Consuntivo sullo stato d’automazione del sistema informatico - Corso d’addestramento al personale sul programma d’informatica del CMM B-07. 09. Manutenzioni Correttive – Interventi Tecnici - Manutenzione correttiva HW dei sistemi informatici - Interventi da parte di UFAUTEL M.D. - Ampliamento della LAN in Palazzo Cesi


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- Virus (protezione dagli attacchi) B-08. 00. LOGISTICA B-08. 01. Apparecchiature - Audioregistratore – Videoregistratore - Fotoriproduttore - Fotocopiatrice (Riparazione - noleggio) - Televisione B-08. 02 Automezzi – Trasporti - Tabelle Organiche - Servizi tecnici - Parcheggi - Linee di trasporto collettivo - Autovetture per il Presidente e Vicepresidente del CMM - Verbali violazione codici della strada da parte di autovetture militari CMM B-08. 03. Arredi B-08. 04. Materiali di pulizia B-08. 05. Economato B-09. 00. ANTINFORTUNISTICA B-10. 00. PROGRAMMAZIONE FINANZIARIA B-10. 01. Stato di previsione della spesa del Ministero della Difesa. Anno Finanziario - Pubblicazioni - Programmazione bilancio S.G.D. per l’anno finanziario - Sistema unico di contabilità economico analitica per i centri di costo AMM. 1 - MISSIONI NAZIONALI – IMPIEGATI CIVILI - Missioni Estero - Spese del Consiglio - Carteggio relativo all’indennità di seduta - Indennità di seduta del Presidente del CMM AMM. 1- A 0 - TRATTAMENTO ECONOMICO - Liquidazione indennità di seduta - Indennità seduta Consiglieri Laici - Liquidazione compensi spettanti ai membri del CMM - Liquidazione indennità di seduta dei magistrati segretari dal 1989 al 1993 AMM. 1- A 1 TRATTAMENTO ECONOMICO DEI COMPONENTI LAICI DEL CMM - Indennità Consiglieri del CMM - Competenze accessorie per i segretari del CMM - Accreditamento competenze - Liquidazione indennità AMM. 1- A 2 TRATTAMENTO ECONOMICO - Fascicoli nominativo componenti togati. - Fascicoli nominativo componenti non togati (1993 / 1997) AMM. / 1 B FONDI ASSEGNATI PER SPESE DI MISSIONE PER I MAGISTRATI

MILITARI IN SERVIZIO PRESSO gli enti della giustizia militare (escluso CMM)

AMM 2 LOCALI ED INFRASTRUTTURE DEL CMM - Arredi - Planimetrie AMM 3 LOCALI CMM - Lavori ai locali del CMM - Servizio telefonico


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AMM 4 SERVIZIO PULIZIE NEI LOCALI DEL CMM AMM 4 / II° LOCALI ED INFRASTRUTTURE DEL CMM – INTERVENTI TECNICI E

RIPARAZIONI - Citofono - Antifurto

- Impianto antincendio - Impianto registrazione - Impianto condizionatore - Impianto elettrico - Telefoni civili - Telefoni militari - Telefax – Segreteria tel. - Fotocopiatrice: Riparazioni - Sostituzioni AMM 5 APPROVVIGIONAMENTO MATERIALE DI CONSUMO

- Richiesta timbri - Spese di segreteria - Indumenti di lavoro per il personale civile addetto ai servizi

AMM 6 PERSONALE CIVILE (CARTEGGIO) Fascicoli nominativi AMM 8 AUTOVETTURE PER IL CMM - Tabelle Organiche - Autovettura protetta per il Vicepresidente - Autovetture per servizi tecnici - Autovettura di rappresentanza - Contravvenzioni - Linee di trasporto collettivo dello S.M.E. e di S.G.D. AMM 9 INDENNITÀ D’AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE CIVILE AMM 10 - STRAORDINARIO PERSONALE MILITARE E CIVILE - Assistenza fiscale - Situazione personale militare e civile - Rilevazione assenze per il conto annuale AMM 11 CONTRATTO COLLETTIVO NAZIONALE LAVORO AMM 14 TESSERE DI RICONOSCIMENTO

- Codice dei tesserini per l’accesso a Palazzo Esercito - Stampati per tesserini di riconoscimento AMM 15 TRATTAMENTO ECONOMICO MAGISTRATI MILITARI AMM 18 MOVIMENTAZIONE (MASSERIZIE) NELL’AMBITO DELLO STESSO

COMUNE, PER IL RILASCIO – ASSUNZIONE ALLOGGIO DI SERVIZIO AMM 19 BOLLETTE TELEFONICHE (FINO AL 1999) - Telefonini di manovra - Ufficio collegamento tra Ministero Difesa e CMM - Esigenze organizzative della Giustizia militare AMM 20 FABBISOGNO STAMPATI – VIDEOSCRITTORI AMM 21 INFORMATIZZAZIONE DEGLI UFFICI GIUDIZIARI MILITARI - Sito internet di COMMISERVIZI - Intervento tecnico sul sistema documentale - Progetto pilota AMM 22 IMPIANTO D’ALLARME AMM 23 TRATTAMENTO ECONOMICO DI MISSIONE PERSONALE MILITARE E

CIVILI AMM 24 TRATTAMENTO ECONOMICO, PENSIONISTICO E ASSEGNI FAMILIARI - Domicilio fiscale


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AMM 25 SCIOPERI DEL PERSONALE - Normativa - Circolare per comunicazioni da effettuarsi in caso di sciopero - Servizi pubblici essenziali (art. 3 e 4 del DPR n° 44/90) - Scioperi indetti (AMM 25 / Bis) AMM 26 COMUNICAZIONI DI SERVIZIO - Ufficio informazione per il pubblico di Palazzo Esercito - Orario di servizio AMM 27 DOTAZIONI ORGANICHE DEL MINISTERO DIFESA

- Dotazioni organiche del personale della segreteria del CMM - Ufficiali delle F.A. con funzione di cancelliere militare - Ufficiali con funzioni di Giudice - Ufficiali con funzione d’assistente giudiziario AMM 28 STATO GIURIDICO PERSONALE CIVILE - Contratto collettivo nazionale del lavoro (biennio economico) - Stato giuridico personale militare AMM 29-A TABELLE ORGANICHE PERSONALE MILITARE E CIVILE Richiesta di personale militare per il CMM - Assegnazione di personale militare - Carteggio nominativo del personale militare assegnato al CMM - Pianificazione impiego ufficiali - Programmazione corsi - Uso dell’uniforme AMM 29- B PERSONALE MILITARE DI SUPPORTO AL CMM - Orari di lavoro – di servizio AMM 30 PERSONALE PER IL COMITATO PARI OPPORTUNITÀ

- Censimento della presenza femminile nelle posizioni decisionali AMM 31 CONSEGNATARIO PALAZZO CESI AMM 32 PERSONALE CIVILE DELLA DIFESA, ADIBITO ALLA GUIDA DI MEZZI

MILITARI. - Copertura assicurativa AMM 34 CONTROLLO ACCESSI E RILEVAMENTO PRESENZE AMM 35 PALAZZO CESI - Raccolta rifiuti - Ripulitura scalone d’onore - Recupero dei locali in uso alle associazioni - Sicurezza Palazzo Cesi - Tabelle segnaletiche - Manutenzione parco giardino - Targa esterna in marmo - Sculture marmoree di Palazzo Cesi - Cabina elettrica - Fornitura energia elettrica - Biblioteca di Palazzo Cesi - Parcheggio all’interno di Palazzo Cesi - Sedi istituzionali pubbliche nel territorio del comune di Roma AMM 36 ANAGRAFE DELLE PRESTAZIONI RESE DAL PERSONALE DELLE

AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE AMM 37 FESTA DEGLI ANZIANI DELL’AMMINISTRAZIONE AMM 38 MENSA OBBLIGATORIA DI SERVIZIO AMM 39 TRATTAMENTO ECONOMICO DI MISSIONE E RIMBORSO SPESE DI

VIAGGIO DEI MAGISTRATI MILITARI E DEI COMPONENTI DEL CMM AMM 39 / 1 COMPONENTI DEL CMM (MAG. MIL. E LAICI) AMM 39 / 2 CORSI DI AGGIORNAMENTO ORGANIZZATI DAL C.S.M.


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AMM 39 / 3 INCONTRI DI STUDIO ORGANIZZATI DAL CMM AMM 39 / 4 VOTAZIONI PER RINNOVO DEL CMM CONS.- 01. ELEZIONI DEL CONSIGLIO DELLA MAGISTRATURA MILITARE: - Verbali delle elezioni; - Comunicazione dell’avvenuta elezione alle alte cariche dello stato; - Nomina componenti laici del consiglio della magistratura militare - Nomina vice presidente del CMM CONS.- 02 (ELIMINATO) CONS.- 03 (ELIMINATO) CONS.- 04 DELEGHE CONS.- 05 NOMINA MAGISTRATI DIRIGENTI LA SEGRETERIA DEL CMM CONS.- 06 CONCORSO PER IL CONFERIMENTO DEGLI UFFICI DIRETTIVI - Valutazione per la nomina a magistrato militare d’appello CONS.- 07 CONVOCAZIONE COMITATO PRESIDENZA CMM CONS.- 08. COMUNICAZIONI CON ORGANI DI AUTOGOVERNO CONS.- 09 REGOLAMENTO INTERNO DEL CMM - Modificazioni CONS.- 10 CORPO DELLA GIUSTIZIA MILITARE - Mobilitazione CONS.- 11 ORGANIZZAZIONI SINDACALI - Contrattazioni decentrate - Formazione, addestramento ed aggiornamento del personale civile della Difesa - Corsi – Concorsi - Diritto d’affissione – Diritto d’informazione - Piano nazionale produttività efficienza Difesa (Personale dirigente)

- Protocollo d’intesa ristrutturazione Difesa relativo a personale civile - Seminari per funzionari CONS.- 12. COMUNICAZIONI AL MINISTRO DELLA DIFESA, DELLE DELIBERE

DEL CMM - Generiche – Estratti verbali Plenum - Comunicazione delibere varie - Rilegatura atti del CMM c/o lo stabilimento grafico militare di Gaeta CONS.- 13. (ELIMINATO) CONS.- 14. DIMISSIONI DEI CONSIGLIERI LAICI - Fascicoli nominativi CONS.- 15 RACCOLTA NORMATIVE – LEGGI – CIRCOLARI - Modifica delle norme sul sistema elettorale e sul funzionamento del CMM CONS.- 16. (ELIMINATO) CONS.- 17 NOTIFICAZIONE ALLA P. A. IN PROCEDIMENTO PENALE

- Modalità - Normativa generale – Testo Unico CONS.- 18. PUBBLICAZIONI DEL CONSIGLIO – NOTIZIARIO DEL CMM CONS.- 19. ISTITUZIONE DEL CMM (ELENCO CONSIGLIERI) CONS.- 20. (ELIMINATO) CONS.- 21. ORGANIZZAZIONE GIUDIZIARIA MILITARE CONS.- 22. RICHIESTA ESTERNA ATTI DEL CONSIGLIO – RILASCIO DI COPIE CONS.- 23. ORGANIZZAZIONE FUNZIONAMENTO DEL CMM - Problematiche della giustizia militare CONS.- 24. REVISIONE CIRCOSCRIZIONI GIUDIZIARIE CONS.- 25 COMMISSIONE D’INDAGINE SUI PROCEDIMENTI PER I CRIMINI DI

GUERRA


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MAG.- 01. FASCICOLI NOMINATIVI DEI MAGISTRATI MILITARI MAG.- 02. CONGEDO STRAORDINARIO - ASPETTATIVE - Carteggio vario - Fascicoli nominativi dei magistrati MAG.- 03. (ELIMINATO) MAG.- 04. (ELIMINATO) MAG.- 05. DIRETTIVA PER L’AGGIORNAMENTO E LA CUSTODIA DEI FASCICOLI

PERSONALI DEI MAGISTRATI MAG.- 06. (ELIMINATO) MAG.- 07. CONFERIMENTO AI MAGISTRATI MILITARI ONORIFICENZA O.M.R.I. MAG.- 08. TRATTAMENTO ECONOMICO (Tabelle – Stipendio - Indennità) (buoni pasto ai magistrati) MAG.- 09. CONFERIMENTO INCARICHI D’INSEGNAMENTO C/O ACCADEMIE E

SCUOLE MILITARI - Incarichi extragiudiziari (autorizzazioni) MAG.- 10. AUTORIZZAZIONE A RISIEDERE FUORI DALLE SEDI DI SERVIZIO MAG.- 11. CIRCOSCRIZIONI TRIBUNALI MILITARI MAG.- 12. A ATTIVITÀ DI FORMAZIONE E PERFEZIONAMENTO MAGISTRATI

MILITARI - Corsi di preparazione per i difensori d’ufficio avanti il Tribunale e la Corte Mili-

tare d’Appello - Giornate di studio – Incontri di studio – Convegni - Incontro per l’aggiornamento su tematiche di attualità MAG.- 12. B CORSO PER UDITORI GIUDIZIARI MILITARI – PROVVEDIMENTI E

DETERMINAZIONI RELATIVE AI MAGISTRATI MILITARI IN SERVIZIO MAG.- 12. / C CORSI DI LINGUA TEDESCA PER MAGISTRATI MILITARI MAG.- 13. CODICE ETICO – DISCIPLINA DEI MAGISTRATI MAG.- 14. FERIE GIUDIZIARIE – DETERMINAZIONE DEL PERIODO FERIALE MAG.- 14. / B ASSOCIAZIONE NAZIONALE DEI MAGISTRATI MILITARI

- Scioperi - Scioperi magistrati amministrativi

MAG.- 15. TABELLE ORGANICHE DEI MAGISTRATI MILITARI - Ruolo anzianità magistrati - Competenze territoriali degli uffici giudiziari - Ricorsi di più magistrati sul ruolo MAG 16 RETRODATAZIONE DI DECORRENZA DELLE QUALIFICHE DI

MAGISTRATI MILITARI MAG 17 GIUDIZIO DI LEGITTIMITÀ COSTITUZIONALE MAG 18 (ELIMINATO) MAG 19 PRATICHE IN CORSO PER IL RILASCIO COPIE A NORMA

DELL’ARTICOLO 14 DEL REGOLAMENTO - Modalità per rilascio copie degli atti del Consiglio MAG 20 PORTO D’ARMI SENZA LICENZA AI MAGISTRATI MILITARI Istituzione della tessera funzionale di riconoscimento per i magistrati militari MAG 21 TRIBUNALI SPECIALI - Richiesta di magistrato per il tribunale penale internazionale dell’Aja - Nomina dei giudici per la ex Jugoslavia

- Magistrati militari per l’elaborazione dei regolamenti per lo statuto della Corte penale internazionale

- Visita alla Camera militare della Corte suprema di Varsavia - Giustizia militare negli Stati Uniti d’America ed in altre nazioni

MAG 22 APPLICAZIONI E SUPPLENZE


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MAG 22 / A CALENDARIO UDIENZE MAG 22 / B ISTITUZIONE TABELLE INFRADISTRETTUALI MAG 23 TRASFERIMENTI E TRAMUTAMENTI

- Assegnazioni di sedi - Conferimento funzioni - Circolare

MAG 24 QUESITO IN MATERIA DI SUPPLENZE MAG 25 COSTITUZIONE DI UN GRUPPO DI LAVORO PER LA RIFORMA DEL

SISTEMA GIUDIZIARIO MILITARE MAG 26 PUBBLICITÀ DELLA SITUAZIONE PATRIMONIALE DEI FUNZIONARI

PUBBLICI E DEI MAGISTRATI VAR 01. PERMESSI DI CIRCOLAZIONE CENTRO STORICO VAR 02. CERIMONIALE - Comunicazioni Ministro Difesa - Telegrammi di cortesia - Telegrammi Vicepresidente del CMM - Corrispondenza Presidente del CMM - Pubbliche relazioni - Materiale propagandistico: Agende/Calendari VAR 03. INAUGURAZIONE ANNO GIUDIZIARIO MILITARE - Festa della giustizia militare - Corrispondenze delle associazioni per il personale giudiziario - Associazione magistrati militari - Associazione nazionale cancellieri Militari VAR 04. CONSIGLIO D’AMMINISTRAZIONE PERSONALE CANCELLERIE E

SEGRETERIE GIUDIZIARIE MILITARI - Missioni per le sedute dei componenti il consiglio di amministrazione

VAR 05. MODIFICA ORDINAMENTO GIUDIZIARIO MILITARE - Funzioni provvisorie di G.I.P. e G.U.P. - Pareri - Riforma ordinamento giudiziario militare di pace e di guerra

VAR 06. CONCORSO PER UDITORI GIUDIZIARI MILITARI - Commissione esaminatrice del concorso VAR 07. RASSEGNA DELLA GIUSTIZIA MILITARE - Nomina nuovi componenti della rassegna VAR 08. (ELIMINATO) VAR 09. STATISTICHE GIUDIZIARIE MILITARI - Relazione morale forze armate

- Verbali verifica spese di giustizia e relazione al Parlamento dell’esercizio finan-ziario 1991 (Spese della giustizia militare)

VAR 10. PROGRAMMA STATISTICO NAZIONALE (RILEVAZIONE ISTAT) VAR 11. - COMMISSIONE PER LA MODIFICA DELL’ARTICOLO 36 DELLO

SCHEMA DI LEGGE: - Disposizione sul procedimento penale militare di pace

- Modifiche al nuovo codice penale militare di pace - Esigenza di riforma della legislazione penale militare

- Commissione di studio per la riforma dell’ordinamento giudiziario militare VAR 11 - B INDENNITÀ GIUDIZIARIA PER IL PERSONALE AMMINISTRATIVO VAR 12. ISTANZE DI MOBILITÀ C/O ALTRE AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE

- Transito diretto nella magistratura militare a domanda VAR 13. (ELIMINATO) VAR 14. ELENCHI TELEFONICI DEGLI UFFICI GIUDIZIARI MILITARI


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- Elenco indirizzi delle Direzioni Generali - Indirizzi telegrafici militari VAR 15. SITUAZIONE PERSONALE CIVILE ED EFFICIENZA DEGLI ORGANI

GIUDIZIARI MILITARI VAR 16. DELEGHE RITIRO CORRISPONDENZA E SERVIZIO POSTA VAR 17. COMUNICAZIONI E CERTIFICAZIONI RILASCIATE A RICHIEDENTI

ESTERNI - Attività certificativi militare VAR 18. DOTAZIONI ORGANICHE.- PROFILI PROFESSIONALI

- Attribuzioni di funzioni diverse dal profilo rivestito VAR 19. GESTIONE IMMOBILI UFFICI GIUDIZIARI DI PALAZZO CESI

- Esigenze di locali per gli Uffici giudiziari militari di Palazzo Cesi VAR 20. PARERI, QUESITI, RISPOSTE VAR 21. INTERROGAZIONI ED INTERPELLANZE PARLAMENTARI VAR 22. CORRISPONDENZA CON ALTRI UFFICI, ENTI: DISGUIDI POSTALI VAR 23. UFFICI GIUDIZIARI. - Fascicoli VAR 24. ACQUISTO PUBBLICAZIONI: - Atti parlamentari - Guida Monaci - De AgostIni - Pagine Italia - Pagine Utili – Pagine Utili Affari VAR 25. COLLABORAZIONE INTERNAZIONALE UNGHERIA - Missioni all’estero dei componenti del CMM VAR 26. CORRISPONDENZA CARATTERE VARIO E RESIDUALE CON GLI UFFICI

GIUDIZIARI MILITARI VAR 26 - A CARENZE ORGANICHE DI PERSONALE CIVILE, NEGLI UFFICI

GIUDIZIARI MILITARI (adeguamento organico da 129 a 173 unità) VAR 26 - B INDAGINE CONOSCITIVA SUL FUNZIONAMENTO DEGLI UFFICI

GIUDIZIARI MILITARI VAR 27. ESPOSTI (FINO AL 1993) VAR 28. DENUNCE (FINO AL 1993) VAR 29. SEZIONE DI POLIZIA GIUDIZIARIA MILITARE VAR 30. DENUNCE ED ESPOSTI (OLTRE IL 1993) VAR 31. PUBBLICHE RELAZIONI (CORTE COSTITUZIONALE, CAMERA,

SENATO) VAR 32. SERVIZIO MANOVALANZA (RICHIESTE)

Nota: il presente titolario è in fase di revisione. Il nuovo titolario co-stituirà il Titolario dei documenti dell’Unità SEGR dal 1° gennaio 2004.

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Pagina non scritta

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Paragrafo n. 9: l’accesso

9.1. ACCESSO AI DOCUMENTI E TUTELA DEI DATI PERSONALI.

1. Il CMM è dotato di un sistema informatizzato predisposto per l’interoperabilità.

2. L’attivazione dei modi d’interconnessione, che permetta l’accesso ai sistemi di protocollo informatico delle aree organizzative omogenee e-sterne, è tuttavia rinviata all’avvenuta acquisizione d’impianti hardware e di programmi software, con le specifiche tecniche di settore, in corso di ap-provvigionamento da parte dell’Amministrazione della Difesa, e alla relati-va messa in uso, dopo un congruo periodo di collaudo.

3. In tal evenienza, sarà dato corso all’aggiornamento della presente versione del manuale, con apposita variante.

4. Allo stato, la consultazione è limitata ai documenti cartacei.

5. L’accesso alle informazioni elettroniche della banca dati del siste-ma informativo CMM è riservato al solo personale del Consiglio medesimo ed è attuato con procedure interne.

6. Per gli Uffici ed il personale della Giustizia militare, è prevista l’attivazione di un accesso parziale alle informazioni elettroniche della ban-ca dati del sistema informativo del CMM, da attuarsi mediante INTRANET e sulla base d’autorizzazioni e procedure specifiche in corso di definizione.

7. L’accesso di terzi alle informazioni del Registro cartaceo del proto-collo, al registro di protocollo d’emergenza e al registro di protocollo infor-matico è soggetto all’autorizzazione preventiva del Comitato di Presidenza, a norma dell’art. 14 del regolamento interno del CMM.

9.2. AMBITO DELL’ACCESSO E DELLA CONSULTAZIONE.

1. Il Consiglio, in armonia con la normativa vigente e con specifico ri-ferimento all’art. 25 della Legge 7 agosto 1990 n. 241 e dell’art. 5 del DPR 27 giugno 1992 n. 352, assicura il principio della trasparenza dell'azione

Manuale di gestione del CMM Paragrafo 9: l’accesso

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amministrativa, l’esercizio del diritto d’accesso ai documenti dell'archivio corrente e delle sezioni dell’Archivio storico.

2. La consultazione degli atti e dei documenti cartacei ed il rilascio di copie dei verbali delle riunioni consiliari avviene nei locali del CMM messi a disposizione e a norma dell’articolo 14 del Regolamento interno del Con-siglio, qui di seguito riportato:

«1. Chiunque ha diritto di ottenere copia o visione dei verbali delle sedute pubbliche del Consiglio e delle delibere consigliari assunte in seduta pub-blica.

2. La visione o il rilascio di copia dei verbali delle commissioni nonché degli atti e dei documenti formati o acquisiti nel corso dei procedimenti consiglia-ri definiti in seduta pubblica sono autorizzati dal comitato di presidenza, previo parere della commissione, a richiesta di chiunque vi abbia un giusti-ficato motivo. Con provvedimento motivato, l'autorizzazione può essere ne-gata, ovvero limitata alla sola visione, in relazione ad atti e documenti per i quali sia prevalente l'esigenza di salvaguardare la sicurezza di beni o per-sone o la riservatezza della sfera privata dei magistrati interessati al proce-dimento o di terzi, salvo che gli atti o i documenti siano necessari al richie-dente per far valere propri interessi giuridicamente rilevanti. In nessun caso possono essere autorizzati, se non al magistrato interessato al procedimento, la visione o il rilascio di copia di atti o documenti coperti dal segreto di in-dagine penale ovvero dei quali sia vietata la pubblicazione. Contro il dinie-go di autorizzazione è ammesso reclamo al Consiglio che provvede entro trenta giorni.

3. Per i procedimenti definiti in seduta non pubblica, la visione o il rilascio di copia dei verbali delle sedute del Consiglio o delle commissioni, nonché degli atti e dei documenti formati o acquisiti nel corso del procedimento è autorizzato dal comitato di presidenza, previo parere della commissione, e-sclusivamente nel caso in cui la conoscenza o la copia di tali atti siano ne-cessarie al richiedente per fare valere propri interessi giuridicamente rile-vanti. In tali casi, l'autorizzazione, se richiesta da soggetti diversi dal magi-strato interessato al procedimento, è limitata alla sola visione ove sussistano prevalenti esigenze di rispetto del segreto di indagine penale, di salvaguar-dia della riservatezza della sfera privata dei magistrati interessati al proce-dimento o di terzi, ovvero specifiche e gravi esigenze di efficacia dell'attività consiliare. La visione o il rilascio di copia di delibere adottate in seduta se-greta non sono consentiti nei casi in cui la segretazione sia disposta per esi-genze di tutela della sicurezza di beni o di persone, salvo che la richiesta provenga dal magistrato interessato al procedimento. Contro ogni diniego, anche parziale, di autorizzazione è ammesso reclamo al Consiglio che prov-vede entro trenta giorni.


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4. Anteriormente alla definizione del procedimento, la visione o il rilascio di copia dei verbali delle commissioni nonché degli atti e dei documenti forma-ti o acquisiti nel corso del procedimento stesso e per i quali la commissione non abbia disposto la segretazione, sono autorizzati dal comitato di presi-denza, previo parere della commissione, esclusivamente nel caso in cui la conoscenza o la copia di tali atti siano necessarie al richiedente per far va-lere propri interessi giuridicamente rilevanti e sempre che non vi ostino pre-valenti esigenze di rispetto del segreto di indagine penale, di tutela della si-curezza di beni o persone, di salvaguardia della riservatezza della sfera pri-vata dei magistrati interessati al procedimento o di terzi, ovvero specifiche e gravi esigenze di efficacia dell'attività consiliare. Al magistrato interessato al procedimento può essere negata l'autorizzazione anche alla sola visione degli atti, soltanto se le esigenze suddette rivestano caratteri di eccezionale preminenza. Contro il diniego, anche parziale, di autorizzazione è ammesso reclamo al Consiglio che provvede entro trenta giorni.

5. Il rilascio di copia avviene a spese del richiedente.».

3. La modificazione dell’articolo 14 del Regolamento interno del Con-siglio, sopra riportato, attuata con le procedure del CMM, è pubblicata sul presente manuale.

9.3. LIMITAZIONI ALL’ACCESSO (ESCLUSIONE PERMANENTE).

L’accesso e la consultazione dei documenti del CMM sono soggetti ai soli limiti previsti dalla normativa vigente e delle disposizioni qui di seguito riportate.

9.3.1. Esclusioni per motivi d’ordine e sicurezza pubblica.

1. La corrispondenza e la documentazione del CMM riguardante la sicurezza personale dei consiglieri, la sicurezza dei siti INTERNET o del si-stema informativo sono escluse dalla consultazione e dall’accesso, ai sensi dell’art. 21 del DPR 30 settembre 1963, n. 1409, recante norme relative all’ordinamento degli archivi di stato.

2. La sottoposizione dei documenti a tale regime d’esclusione è indi-cata con la dicitura “ESCLUSO DALL’ACCESSO”, riportata sul documento mede-simo.


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9.3.2. Esclusioni per altri motivi di riservatezza.

Riguardo all’esigenza di salvaguardare la riservatezza di persone fisi-che, persone giuridiche, gruppi, e associazioni, sono escluse dall'accesso le seguenti categorie di documenti amministrativi:

a) i rapporti informativi, nella parte contenente notizie riservate relative ai soggetti coinvolti nelle attività istituzionali del CMM e al personale di-pendente dal Consiglio, oppure ivi comandato, distaccato e/o fuori ruo-lo;

b) la documentazione relativa ad accertamenti medici ed alla salute delle persone;

c) la documentazione caratteristica e matricolare, se concernente situazioni private del personale;

d) la documentazione relativa al trattamento economico individuale, limi-tatamente ai dati la cui conoscibilità possa portare alla rivelazione di fatti personali che il dipendente può avere interesse a mantenere riserva-ti;

e) i verbali delle riunioni del CMM, nel caso in cui riguardino l'adozione di atti sottratti all'accesso.

2. L'esclusione dall'accesso non riguarda in ogni caso i documenti amministrativi relativi alla persona del richiedente.

9.4. IL DIFFERIMENTO DELL'ACCESSO (ESCLUSIONE TEMPORANEA).

1. Il differimento dell'accesso ai documenti amministrativi può essere disposto, ai sensi dell'art. 24, comma 6, della legge 7 agosto 1990, n. 241, quando vi sia un'oggettiva necessità di tutela delle esigenze di riservatezza dell'amministrazione, riguardo a documenti amministrativi la cui conoscen-za possa impedire o gravemente ostacolare lo svolgimento dell'azione am-ministrativa. L'atto che dispone il differimento ne indica la durata.

2. Per la tutela delle esigenze di cui dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1990, n. 241, l'accesso alle categorie di documenti amministrativi di seguito indicati è differito fino al momento espressamente specificato per ciascuna di esse:

a) la documentazione riguardante le prove di concorso o selettive per l'assunzione nella magistratura militare, fino alla conclusione del relativo procedimento;


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b) la documentazione riguardante le singole procedure per la progressio-ne in carriera dei magistrati militari e degli uditori giudiziari militari, fino alla conclusione del relativo procedimento;

c) la documentazione attinente a procedimenti disciplinari e per il trasfe-rimento d’ufficio, nonché quella concernente l'istruzione di ricorsi presentati a loro riguardo, fino alla conclusione del relativo procedimento;

d) le segnalazioni, gli atti istruttori, gli esposti nonché ogni altro analogo documento, limitatamente alle parti che contengano dati, informazioni e no-tizie su soggetti riconoscibili, fino al termine del procedimento cui hanno dato origine;

e) la documentazione attinente ai provvedimenti di cessazione dal servi-zio, fino alla conclusione del relativo procedimento;

f) l'elenco dei soggetti che hanno presentato offerte nel caso di procedure contrattuali quali pubblici incanti, licitazioni private e appalti concorso, trat-tative private, esperite dall'Amministrazione della Difesa a richiesta del CMM per proprie esigenze, fino alla scadenza del termine per la presenta-zione delle medesime.

9.5. ULTERIORI CASI DI DIFFERIMENTO DELL'ACCESSO.

1. Particolari forme riservate d’accesso alle informazioni del protocol-lo unico del CMM possono essere previste per:

- documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari.

- documenti di competenza del Presidente, del Vicepresidente o dei Presidenti delle Commissioni, oppure del Dirigente della Segreteria del CMM, che, se resi di pubblico dominio, possano ostacolare il raggiungi-mento degli obiettivi prefissati.

- documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell'attività amministrativa.

- Le tipologie di documenti individuati dall'articolo 24 della legge 7 agosto 1990 n. 241 e dall'articolo 8 del DPR 27 giugno 1992 n. 352.

2. L'ufficio del Magistrato Segretario è il soggetto autorizzato, all'in-terno del protocollo unico, all'attivazione di procedure particolari di regi-strazione a protocollo con accesso riservato.


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9.6. LA REGISTRAZIONE CON RISERVA D’ACCESSO.

La registrazione a protocollo con accesso riservato alle relative infor-mazioni è disciplinato nel manuale al paragrafo n. 4.7.

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Paragrafo 10: la sicurezza

1. Procedure e strumenti per la protezione dei dati dei documenti in-formatici prodotti presso il CMM secondo i criteri di legge sono in corso di definizione.

2. All’attivazione, esse formeranno oggetto di un piano della sicurez-za, che sarà pubblicato nel presente manuale con specifica variante.

3. Il piano della sicurezza conterrà l’indicazione delle misure di pro-tezione che devono essere realizzate e gestite con assoluta priorità sia per l’applicazione degli adempimenti normativi di riferimento, che per tutelare i dati da potenziali minacce.

4. Alle indicazioni di sicurezza proposte in questo documento deve essere riconosciuto il carattere d’enucleazione d’esigenze di sicurezza mi-nimale, rispetto a quelle che saranno inserite poi nel piano complessivo, da definire, progettare e realizzare, nell’arco temporale orientativo di 12 mesi.

5. Allo stato, si avvertono le seguenti esigenze:

A. ORGANIZZAZIONE DELLA SICUREZZA:

1. piano di valutazione dei rischi per classificare e valorizzare i beni da tutelare, per accertare il grado ottimale d'esposizione al rischio, per defi-nire un conseguente livello di protezione nel trattamento dei documenti e dei dati personali;

2. conseguente riduzione del rischio accertato, nel breve e medio pe-riodo, stando che non è coerente ipotizzare il lungo periodo in un settore quale l’informatica, soggetta a radicali trasformazioni nell’arco di un bien-nio;

3. definizione di una rete di responsabilità specifiche sulla sicurezza; 4. integrazione della struttura organizzativa esistente con le esigenze

di prevenzione, protezione e contrasto per tal via definite; 5. separazione dei compiti nel personale, distinguendo tra competenze

per la tenuta del sistema informatico e quelle del monitoraggio e verifica del suo funzionamento in ordine alle esigenze della sicurezza;

6. l’individuazione del responsabile per la tenuta del sistema informa-tivo, vale a dire il referente istituito dal decreto legislativo 12 febbraio 1993 n. 39, cui compete la pianificazione degli interventi di automazione,

Manuale di gestione del CMM Paragrafo 10: la sicurezza

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l’adozione delle cautele e delle misure di sicurezza, la committenza delle at-tività da affidare all’esterno;

7. il ricorso ad un gestore esterno per le operazioni connesse alla sicu-rezza e per la fornitura dei relativi servizi, il quale operi sotto il controllo del responsabile dei sistemi informativi.

8. l’individuazione del proprietario dei dati e delle applicazioni; l’indirizzo è nel senso che tale figura debba essere individuata nel responsa-bile di ciascuna unità organizzativa omogenea, per la sfera di informazioni di sua diretta competenza o per la responsabilità di trattamento;

9. l’individuazione del responsabile dell’archiviazione ottica dei do-cumenti, di cui all’art. 8 della Deliberazione AIPA n. 24/1998, con l’ulteriore incarico di provvedere al riversamento e conservazione del con-tenuto giornaliero del protocollo informatico.

10. sensibilizzazione di tutti gli operatori sul valore delle informazioni, sul rischio al quale esse risultano esposte, sulle misure di sicurezza e sull’importanza che siano progettate adeguatamente.

B. GESTIONE DELLA SICUREZZA:

La garanzia della sicurezza deve essere ottenuta ricorrendo ad un si-stema di gestione (management system) della sicurezza che preveda:

1. il Piano della Sicurezza, con la definizione degli obiettivi e delle fi-nalità delle politiche di sicurezza, le strategie di sicurezza scelte dalla Am-ministrazione nonché il modello organizzativo ed i processi per attuarle;

2. le regole per la sicurezza, le quali indichino, coerentemente col Piano della Sicurezza, le direttive da seguire per lo sviluppo, la gestione, il controllo e la verifica delle misure di sicurezza da adottare e le norme com-portamentali da parte del personale. Tali regole devono essere modificate al verificarsi di cambiamenti di scenario e devono riguardare la gestione della sicurezza del sistema, della rete interna, dei collegamenti esterni, il ciclo di vita del software, la manutenzione operativa, l’emergenza per la gestione degli incidenti, la sicurezza del Personale.

C. CONTROLLO DEGLI ACCESSI.

Ulteriori elementi per la sicurezza sono costituiti dall’elencazione dei beni dell’organizzazione, dei processi e delle informazioni. Al riguardo, si evidenziano le seguenti necessità, in vista del controllo da attuare:


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1. Controllo dal punto di vista fisico:

� Valutazione delle minacce, associata alla lista dei beni da proteggere. � Pianificazione dei Controlli di Sicurezza. � Contromisure a garanzia che gli accessi avvengano esclusivamente se-

condo modalità prestabilite. � Controllo degli accessi fisici, con restrizione dei diritti d’accesso del

personale alle zone che ospitano gli impianti informatici e no (magazzi-ni tecnici, aree di conservazione dei dati di riserva e/o impianti ad alto rischio, uffici riservati, ecc.) e degli accessi fisici alle aree che suppor-tano gli apparati di rete, le LAN, gli impianti elettrici, di condiziona-mento, di telefonia e delle linee dati, i supporti di backup, i documenti e qualsiasi altro elemento richiesto per la gestione e manutenzione dei si-stemi e non solo alla protezione dei locali contenenti sistemi hardware.

� Accesso alle aree critiche, secondo diversi livelli ed esigenze di sicu-rezza, alle persone preventivamente autorizzate.

� Informazione a ciascun dipendente delle restrizioni all’accesso alle aree di competenza in termini d'accesso fisico e d'orario.

� Informazione al personale esterno all’Ufficio (frequentatori, personale delle varie imprese che accedano all’Ente, ecc.) delle restrizioni all’accesso alle aree di competenza in termini d'accesso fisico e d'orario.

� Accesso controllato agli impianti e locazioni sensibili, tramite l'uso di badge magnetici/smart card strettamente personali, rilasciati esclusi-vamente al personale autorizzato.

2. Controllo dal punto di vista logico:

� I controlli dell’accesso dal punto di vista logico devono fornire un modo tecnico per la verifica e l’autorizzazione all'accesso di un utente alle risorse di sistema ed alle informazioni, al fine di garantire il controllo:

- degli utenti appartenenti all’Ufficio, da abilitare all’accesso alle infor-mazioni da utilizzare, ai programmi che possono eseguire e alle modifiche che possono apportare, mediante strumenti per l’autenticazione invidiale degli utenti e degli accessi loro consentiti;

- degli altri utenti, da abilitare all’accesso alle sole informazioni loro con-sentite e con rilevazione ed individuazione dei tentativi d’accesso da parte di individui non autorizzati.


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� Il servizio d’identificazione ed autenticazione deve essere eseguito mediante tecniche basate su password e userid (identificativo utente).

D. PROTEZIONE ANTI VIRUS.

1. Deve essere garantita un’efficace protezione dalla minaccia molto ricorrente e dannosa, costituita dai cosiddetti virus informatici):

- nelle operazioni dirette, come nel caso di trasferimento di file, di lettu-ra di una e-mail o di un attachment, dell'installazione di un’applicazione da un supporto esterno (floppy, nastro, zip) o nei collegamenti attraverso INTERNET;

- come effetto, nascosto e non individuabile, di una azione indiretta, quale l'apertura di un file in formato Word o Excel, contenente un macro vi-rus, o la visualizzazione di una pagina WEB, contenente un applet o un componente Active X.

2. Le misure di prevenzione, quali le applicazioni anti virus, devono essere installate sui server e sui client, con frequenza d’analisi del sistema quotidiana o residente in memoria.

3. I sistemi commerciali anti virus devono essere aggiornati con fre-quenza settimanale, o, in caso di apparizione di nuovi virus, tempestiva.

4. Le workstation che possiedono applicazioni anti virus devono con-trollare tutti i dati che vengono immessi sul sistema.

5. I programmi ricevuti non devono essere “aperti” senza essere prima sottoposti ad un'analisi. Tutti i files trasmessi attraverso la rete (comprese le e-mail) devono essere analizzati al momento della ricezione. L'analisi delle informazioni in transito tra interno ed esterno deve avvenire al perimetro della rete, effettuando l'analisi attraverso i sistemi di accesso (firewall o server posta).

6. Tale approccio deve permettere il controllo e la gestione dei sistemi anti virus in modo centralizzato e il più efficiente possibile, in relazione alla importanza dei dati da salvaguardare..

7. I programmi antivirus devono essere studiati ed adattati per le spe-cifiche esigenze di difesa dell’Ente.


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E. LA GESTIONE DEI SUPPORTI.

1. In fase d’analisi delle applicazioni, dovrà essere tenuto presente che ragioni di sicurezza richiedono che, per il back up su supporto elettronico, le applicazioni possano essere trasportabili in caso di disastro o facilmente ri-pristinabili in fase d'emergenza.

2. Le copie dei programmi applicativi, i dati, la documentazione a supporto ed il software di sistema operativo usato in produzione, oltre ad un controllo di tipo logico, per quanto riguarda la sicurezza fisica devono esse-re depositate in un'ubicazione separata, che agisca da Archivio di Sicurezza.

3. In tale archivio, gli atti e i documenti contenenti i dati personali de-vono essere conservati prevedendo un accesso selezionato, organizzato cioè in maniera tale che le pratiche conservate siano suddivise per argomenti, ti-pologie e caratteristiche omogenee. Del pari, gli accessi dovranno perciò es-sere organizzati in maniera selettiva, con riferimento ai soli elementi neces-sari al tipo di consultazione e solo per il periodo necessario e sufficiente a svolgere la consultazione necessaria.

G. LA GESTIONE DEGLI INCIDENTI.

Ulteriore e fondamentale presidio di sicurezza è costituito dal preve-dere:

- la predisposizione di una procedura per la gestione degli incidenti e l’approntamento di uno specifico servizio d’assistenza, in caso d’eventi che possano avere effetti negativi sulle operazioni del sistema, anche in termini di frode, danno, abuso, compromissione dell'informazione o perdita di beni;

- l’affidamento a un gestore esterno della gestione degli incidenti, in ra-gione della notevole complessità della professionalità richiesta allo scopo, che deve assicurare il contenimento e la riparazione del danno derivante da-gli incidenti, la prevenzione dei danni futuri, evitare danni diretti alle perso-ne e i danni economici conseguenti;

- la creazione di una “SQUADRA D I PRONTO INTER VENTO” per la ge-stione degli incidenti, in modo da poterli limitare e prevenire in maniera ef-ficace ed economica.

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Pagina non scritta

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Paragrafo n. 11: disposizioni finali

11.1. PUBBLICAZIONE ED EFFICACIA DEL MANUALE.

Il presente manuale è pubblicato alla data del 30 ottobre 2003 come versione 1.0. e ha efficacia dal 1° gennaio 2004.

11.2. COMUNICAZIONE DEL MANUALE.

1. Il manuale è portato a specifica conoscenza del personale del CMM e alle persone che richiedono l’accesso ai dati.

2. Il manuale è altresì comunicato al Ministero della Difesa, VI Re-parto, 1° Ufficio Studi e Sistemi informatici ed al Referente unico per l’Amministrazione Difesa per il Progetto Protocollo Informatico.

3. Il manuale è altresì destinato alla pubblicazione sul sito INTERNET istituzionale.

4. La richiesta di copia cartacea del manuale è soggetta alla autorizza-zione a norma dell’art. 14 del regolamento interno del CMM e al pagamento delle spese conseguenti.

11.3. AGGIORNAMENTO DEL MANUALE.

1. Il manuale è aggiornato ogni due anni. L’aggiornamento comporta il cambiamento della prima cifra del codice della versione.

2. L'eventuale aggiornamento intermedio comporta il cambiamento della seconda cifra del codice.

3. Ogni aggiornamento del manuale è pubblicato.

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Allegati

Allegato A. Manuale amministratore protocollo

A.1. Accesso all’inserimento, modifica ed annullamento dei documenti.

1) Per consentire ad un utente l’accesso all’inserimento, alla modifica ordinaria ed all’annullamento del protocollo, l’amministratore deve proce-dere alle seguenti operazioni:

Aprire la sessione di gestione del Controllo Accessi dell’applicazione FDM. Selezionare il nominativo dell’utente cui si vuol consentire l’accesso alle funzio-nalità tipiche dell’Ufficio Protocollo. Selezionare il ruolo “Protocollazione”. Chiudere, salvando, la sessione di gestione del Controllo Accessi.

2) Per non consentire ad un utente l’accesso all’inserimento, alla mo-difica ordinaria ed all’annullamento del protocollo, l’amministratore deve procedere alle seguenti operazioni:

Aprire la sessione di gestione del Controllo Accessi dell’applicazione FDM. Selezionare il nominativo dell’utente cui si vuol consentire l’accesso alle funzio-nalità tipiche dell’Ufficio Protocollo. Deselezionare il ruolo “Protocollazione”. Chiudere, salvando, la sessione di gestione del Controllo Accessi.

A.2. Gestione dei progressivi dei protocolli

1) Per consentire una gestione differenziata della protocollazione dei documenti in modo ordinario o straordinario (emergenza), è gestita una ta-bella di servizio.

2) Ogni anno viene inizializzato il progressivo del protocollo per la registrazione ordinaria.

3) Quando avviene un arresto del sistema, la protocollazione viene ef-fettuata su registro cartaceo.

4) Quando viene riavviato il sistema, si abbandona la protocollazione su registro cartaceo, viene modificato il progressivo ordinario con il valore

Manuale di gestione CMM Allegati

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del primo utile per protocollare i documenti recapitati al Consiglio nel gior-no di ripristino e non ancora protocollato su registro cartaceo e viene inizia-lizzato il progressivo del protocollo per la registrazione di emergenza con il primo valore utilizzato per la protocollazione cartacea nel periodo di blocco del sistema.

A.3. Modifica del progressivo ordinario.

I dati da inserire o modificare sono i seguenti (l’ultimo non interessa il Protocollo Informatico):

1) DOC (Protocollazione ordinaria di documenti in arrivo ed in partenza) 2) EME (Protocollazione d'emergenza di documenti in arrivo ed in partenza) 3) DOS (Progressivo per la numerazione dei Dossier).


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Allegato B. Manuale utente protocollo

B. 1. DOCUMENTI IN ENTRATA.

B. 1.1. Inserimento

# 1. I punti di accesso per la protocollatura informatica di un documento in arrivo sono due: il link “Doc. in Arrivo” nella home page dell’applicazione e l’operazione “Nuovo” presente nella viste di seguito e-lencate.

• Documenti in arrivo • Da valutare / Segreteria • Segretario – Al seguito • Segretario – Al comitato • Segretario – In commissione • Comitato – Al seguito • Comitato – In commissione • Comitato – Delibera • Comitato – Presa d’atto

# 2. Quando l’utente utilizza uno degli accessi descritti per registrare il profilo del documento ed acquisirlo otticamente, il sistema controlla la sua identità e, nel caso non sia stato abilitato dall’amministratore del sistema, non riesce ad entrare e gli viene presentato il seguente messaggio: “L’UTENTE CORRENTE NON È ABILITATO ALL’INSERIMENTO DEL PROTOCOLLO!”.

# 3. All’apertura del modulo di protocollatura del documento in arrivo, vengono valorizzati i seguenti campi: Numero protocollo, Data ed ora regi-strazione e Data arrivo (data odierna).

# 4. Per potere procedere all’inserimento delle informazioni valide per il protocollo, l’utente utilizza l’operazione “Inserisci protocollo”, che apre un secondo modulo dove è possibile digitare o selezionare le informazioni rela-tive al protocollo. Tali informazioni sono: Protocollo mittente (obbligato-rio), Mittente (obbligatorio), Data emissione (obbligatoria), Oggetto (obbli-gatorio), Tipo spedizione (Corriere, Fax, Posta assicurata, Posta elettronica, Posta ordinaria, Posta prioritaria, Posta raccomandata), Numero raccoman-


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data / assicurata, Nominativo riguardato dal documento, Riferimento a pro-tocollo di un documento in partenza del Consiglio, Seguito ad un protocollo di un documento in arrivo dello stesso mittente, Persona del Consiglio cui il documento è stato consegnato, Data archiviazione ed Ubicazione fisica.

# 5. Per potere procedere all’acquisizione ottica del documento in arrivo, l’utente usa il pulsante “Acquisisci documento”, che, pilotando lo scanner, consente l’acquisizione ottica del documento, la sua registrazione sul file system del server e la registrazione nel modulo del profilo del documento degli estremi per aprire da applicazione l’immagine successivamente.

# 6. Non è consentita la registrazione, se non sono valorizzare le infor-mazioni obbligatorie (nel caso del Protocollo del mittente, occorre digitare almeno "s.p.", che significa "senza protocollo").

# 7. Tutte le informazioni, unitamente al Nominativo dell’utente, alla Da-ta ed ora di registrazione, sono inserite in un Log, consultabile solo dal Re-sponsabile del protocollo.

# 8. Il sistema automaticamente provvede a segnalare a quale Dossier è stato eventualmente assegnato il Documento cui si fa riferimento o seguito.

# 9. Inoltre il sistema segnala se non è presente nella rubrica dei mittenti l’indirizzo di quello corrente.

B. 1.2. Inserimento in emergenza

# 1. Il punto d’accesso per la protocollatura informatica in emergenza di un documento in arrivo è il link “Doc. in Arrivo - Emergenza” nella home page. # 2. Quando l’utente utilizza tale accesso per registrare il profilo del do-cumento ed acquisirlo otticamente, il sistema controlla la sua identità e, nel caso non sia stato abilitato dall’amministratore del sistema, non riesce ad entrare e gli viene presentato il seguente messaggio: “L’UTENTE CORRENTE NON È ABILITATO ALL’INSERIMENTO DEL PROTOCOLLO!”. # 3. All’apertura del modulo di protocollatura del documento in arrivo, vengono valorizzati i seguenti campi: Numero protocollo e Data ed ora regi-strazione. # 4. Per potere procedere all’inserimento delle informazioni valide per il protocollo, l’utente utilizza l’operazione “Inserisci protocollo”, che apre un secondo modulo dove è possibile digitare o selezionare le informazioni rela-tive al protocollo. Tali informazioni sono: Data arrivo, Protocollo mittente


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(obbligatorio), Mittente (obbligatorio), Data emissione (obbligatoria), Og-getto (obbligatorio), Tipo spedizione (Corriere, Fax, Posta assicurata, Posta elettronica, Posta ordinaria, Posta prioritaria, Posta raccomandata), Numero raccomandata / assicurata, Nominativo riguardato dal documento, Riferi-mento a protocollo di un documento in partenza del Consiglio, Seguito ad un protocollo di un documento in arrivo dello stesso mittente, Persona del Consiglio cui il documento è stato consegnato, Data archiviazione ed Ubi-cazione fisica. # 5. Per potere procedere all’acquisizione ottica del documento in arrivo, l’utente usa il pulsante “Acquisisci documento”, che, pilotando lo scanner, consente l’acquisizione ottica del documento, la sua registrazione sul file system del server e la registrazione nel modulo del profilo del documento degli estremi per aprire da applicazione l’immagine successivamente. # 6. Non è consentita la registrazione, se non sono valorizzare le infor-mazioni obbligatorie (nel caso del Protocollo del mittente, occorre digitare almeno "s.p.", che significa "senza protocollo"). # 7. Tutte le informazioni, unitamente al Nominativo dell’utente, alla Da-ta ed ora di registrazione, sono inserite in un Log, consultabile solo dal Re-sponsabile del protocollo. # 8. Il sistema automaticamente provvede a segnalare a quale Dossier è stato eventualmente assegnato il Documento cui si fa riferimento o seguito. # 9. Inoltre il sistema segnala se non è presente nella rubrica dei mittenti l’indirizzo di quello corrente.

B. 1.3. Modifica

# 1. Il punto d’accesso per la modifica del protocollo informatico di un documento in arrivo è l’operazione “Modifica protocollo”, presente nel mo-dulo del Profilo del documento in arrivo. # 2. Quando l’utente utilizza l’operazione descritta per modificare il pro-filo del documento, il sistema controlla la sua identità e, nel caso non sia stato abilitato dall’amministratore del sistema, non riesce ad entrare e gli viene presentato il seguente messaggio: “L’UTENTE CORRENTE NON È ABILITATO ALLA MODIFICA DEL PROTOCOLLO!”. # 3. L’operazione “Correggi data” apre un secondo modulo dove è possi-bile modificare la Data d'arrivo e valorizzare la Motivazione della modifica. La modifica della data, unitamente al Nominativo dell’utente, alla Data di modifica, sono inserite in un Log apposito, consultabile solo dal Responsa-


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bile del protocollo. Viene registrato un documento anche nel Log del proto-collo. # 4. L’operazione “Correggi protocollo” apre un secondo modulo dove è possibile modificare le informazioni immodificabili del protocollo. Tali in-formazioni sono: Mittente ed Oggetto. Viene registrato un documento anche nel Log del protocollo ed il documento modificato viene segnato. # 5. L’operazione “Modifica protocollo” apre un secondo modulo dove è possibile modificare le informazioni relative al protocollo. Tali informazioni sono: Protocollo mittente (obbligatorio), Data emissione (obbligatoria), Tipo spedizione (Corriere, Fax, Posta assicurata, Posta elettronica, Posta ordina-ria, Posta prioritaria, Posta raccomandata), Numero raccomandata / assicura-ta, Nominativo riguardato dal documento, Riferimento a protocollo di un documento in partenza del Consiglio, Seguito ad un protocollo di un docu-mento in arrivo dello stesso mittente, Persona del Consiglio cui il documen-to è stato consegnato, Data archiviazione ed Ubicazione fisica. # 6. Non è consentita la registrazione delle modifiche, se non sono valo-rizzare le informazioni obbligatorie (nel caso del Protocollo del mittente oc-corre digitare almeno "s.p.", che significa "senza protocollo"). # 7. Tutte le informazioni, unitamente al Nominativo dell’utente, alla Da-ta ed ora di modifica, sono inserite in un Log, consultabile solo dal Respon-sabile del protocollo. # 8. Il sistema automaticamente provvede a segnalare a quale Dossier è stato eventualmente assegnato il Documento cui si fa riferimento o seguito. # 9. Il sistema segnala se non è presente nella rubrica dei mittenti l’indirizzo di quello corrente.

B. 1.4. Annullamento

# 1. Il punto d’accesso per l’annullamento del protocollo informatico di un documento in arrivo è l’operazione “Annullamento” presente nel modulo del Profilo del documento in arrivo. # 2. Quando l’utente utilizza l’operazione descritta per annullare il profi-lo del documento, il sistema controlla la sua identità e, nel caso non sia stato abilitato dall’amministratore del sistema, non riesce ad entrare e gli viene presentato il seguente messaggio: “L’UTENTE CORRENTE NON È ABILITATO ALL’ANNULLAMENTO DEL PROTOCOLLO!”. # 3. L’operazione “Annullamento” visualizza un piccola finestra, dove obbligatoriamente bisogna digitare il motivo dell’operazione.


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# 4. Tutte le informazioni relative al profilo del documento, unitamente al Nominativo dell’utente, alla Data ed ora di annullamento ed al motivo dell’annullamento, sono inserite in un Log, consultabile solo dal Responsa-bile del protocollo.

B. 1.5. Classificazione

# 1. Il punto d’accesso per la classificazione di un documento in arrivo è la scheda “Titolario”, presente nel modulo del Profilo del documento in ar-rivo. # 2. Nella scheda “Titolario” è possibile assegnare al documento Titolo, Classificazione e Fascicolo,

B. 1.6. Visualizzazione

# 1. Il punto d’accesso per la visualizzazione di un documento in arrivo e l’operazione “Modifica” presente nelle viste di seguito elencate:

• Documenti in arrivo • Da valutare / Segreteria • Segretario – Al seguito • Segretario – Al comitato • Segretario – In commissione • Comitato – Al seguito • Comitato – In commissione • Comitato – Delibera • Comitato – Presa d’atto

# 2. La modifica s’intende per tutte le informazioni sul flusso di lavoro subito dal documento e non dei dati di protocollatura.

B. 2. DOCUMENTI IN USCITA

B. 2.1. Inserimento

# 1. I punti d’accesso per la protocollatura informatica di un documento in arrivo sono due: il link “Doc. in Partenza” nella home page dell’applicazione e l’operazione “Nuovo” presente nella vista Documenti in partenza


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# 2. Quando l’utente utilizza uno degli accessi descritti per registrare il profilo del documento ed acquisirlo otticamente, il sistema controlla la sua identità e, nel caso non sia stato abilitato dall’amministratore del sistema, non riesce ad entrare e gli viene presentato il seguente messaggio: “L’UTENTE CORRENTE NON È ABILITATO ALL’INSERIMENTO DEL PROTOCOLLO!”. # 3. All’apertura del modulo di protocollatura del documento in partenza, vengono valorizzati i seguenti campi: Numero protocollo, Data ed ora regi-strazione e Data partenza (data odierna). # 4. Per potere procedere all’inserimento delle informazioni valide per il protocollo, l’utente utilizza l’operazione “Inserisci protocollo”, che apre un secondo modulo dove è possibile digitare o selezionare le informazioni rela-tive al protocollo. Tali informazioni sono: Destinatari (obbligatorio), Per conoscenza, Oggetto (obbligatorio), Tipo spedizione (Corriere, Fax, Posta assicurata, Posta elettronica, Posta ordinaria, Posta prioritaria, Posta racco-mandata), Nominativo riguardato dal documento, Data archiviazione ed U-bicazione fisica. # 5. Per potere procedere all’acquisizione ottica del documento in par-tenza, l’utente usa il pulsante “Acquisisci documento”, che, pilotando lo scanner, consente l’acquisizione ottica del documento, la sua registrazione sul file system del server e la registrazione nel modulo del profilo del docu-mento degli estremi per aprire da applicazione l’immagine successivamente. # 6. Non è consentita la registrazione, se non sono valorizzare le infor-mazioni obbligatorie. # 7. Tutte le informazioni, unitamente al Nominativo dell’utente, alla Da-ta ed ora di registrazione, sono inserite in un Log, consultabile solo dal Re-sponsabile del protocollo.

B. 2.2. Inserimento in emergenza

# 1. Il punto d’accesso per la protocollatura informatica in emergenza di un documento in arrivo è il link “Doc. in Partenza - Emergenza” nella home page. # 2. Quando l’utente utilizza uno degli accessi descritti per registrare il profilo del documento ed acquisirlo otticamente, il sistema controlla la sua identità e, nel caso non sia stato abilitato dall’amministratore del sistema, non riesce ad entrare e gli viene presentato il seguente messaggio: “L’UTENTE CORRENTE NON È ABILITATO ALL’INSERIMENTO DEL PROTOCOLLO!”.


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# 3. All’apertura del modulo di protocollatura del documento in partenza, vengono valorizzati i seguenti campi: Numero protocollo e Data ed ora regi-strazione. # 4. Per potere procedere all’inserimento delle informazioni valide per il protocollo, l’utente utilizza l’operazione “Inserisci protocollo”, che apre un secondo modulo dove è possibile digitare o selezionare le informazioni rela-tive al protocollo. Tali informazioni sono: Data partenza, Destinatari (obbli-gatorio), Per conoscenza, Oggetto (obbligatorio), Tipo spedizione (Corriere, Fax, Posta assicurata, Posta elettronica, Posta ordinaria, Posta prioritaria, Posta raccomandata), Nominativo riguardato dal documento, Data archivia-zione ed Ubicazione fisica. # 5. Per potere procedere all’acquisizione ottica del documento in par-tenza, l’utente usa il pulsante “Acquisisci documento”, che, pilotando lo scanner, consente l’acquisizione ottica del documento, la sua registrazione sul file system del server e la registrazione nel modulo del profilo del docu-mento degli estremi per aprire da applicazione l’immagine successivamente. # 6. Non è consentita la registrazione, se non sono valorizzare le infor-mazioni obbligatorie. # 7. Tutte le informazioni, unitamente al Nominativo dell’utente, alla Da-ta ed ora di registrazione, sono inserite in un Log, consultabile solo dal Re-sponsabile del protocollo.

B. 2.3. Modifica

# 1. Il punto d’accesso per la modifica del protocollo informatico di un documento in partenza è l’operazione “Modifica protocollo” presente nel modulo del Profilo del documento in partenza. # 2. Quando l’utente utilizza l’operazione descritta per modificare il pro-filo del documento, il sistema controlla la sua identità e, nel caso non sia stato abilitato dall’amministratore del sistema, non riesce ad entrare e gli viene presentato il seguente messaggio: “L’UTENTE CORRENTE NON È ABILITATO ALLA MODIFICA DEL PROTOCOLLO!”. # 3. L’operazione “Correggi data” apre un secondo modulo dove è possi-bile modificare la Data di arrivo e valorizzare la Motivazione della modifi-ca. La modifica della data, unitamente al Nominativo dell’utente, alla Data di modifica, sono inserite in un Log apposito, consultabile solo dal Respon-sabile del protocollo. Viene registrato un documento anche nel Log del pro-tocollo.


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# 4. L’operazione “Correggi protocollo” apre un secondo modulo dove è possibile modificare le informazioni immodificabili del protocollo. Tali in-formazioni sono: Destinatario ed Oggetto. Viene registrato un documento anche nel Log del protocollo ed il documento modificato viene segnato. # 5. L’operazione “Modifica protocollo” apre un secondo modulo dove è possibile modificare le informazioni relative al protocollo. Tali informazioni sono: Per conoscenza, Tipo spedizione (Corriere, Fax, Posta assicurata, Po-sta elettronica, Posta ordinaria, Posta prioritaria, Posta raccomandata), No-minativo riguardato dal documento, Data archiviazione ed Ubicazione fisi-ca. # 6. Non è consentita la registrazione delle modifiche, se non sono valo-rizzare le informazioni obbligatorie. # 7. Queste informazioni, unitamente al Nominativo dell’utente, alla Da-ta ed ora di modifica, sono inserite in un Log, consultabile solo dal Respon-sabile del protocollo.

B. 2.4. Annullamento

# 1. Il punto d’accesso per l’annullamento del protocollo informatico di un documento in partenza è l’operazione “Annullamento” presente nel mo-dulo del Profilo del documento in partenza. # 2. Quando l’utente utilizza l’operazione descritta per annullare il profi-lo del documento, il sistema controlla la sua identità e, nel caso non sia stato abilitato dall’amministratore del sistema, non riesce ad entrare e gli viene presentato il seguente messaggio: “L’UTENTE CORRENTE NON È ABILITATO ALL’ANNULLAMENTO DEL PROTOCOLLO!”. # 3. L’operazione “Annullamento” visualizza un piccola finestra, dove obbligatoriamente bisogna digitare il motivo dell’operazione. # 4. Tutte le informazioni relative al profilo del documento, unitamente al Nominativo dell’utente, alla Data ed ora d'annullamento ed al motivo dell’annullamento, sono inserite in un Log, consultabile solo dal Responsa-bile del protocollo.

B. 2.5. Classificazione

# 1. Il punto d'accesso per la classificazione di un documento in arrivo è la scheda “Titolario” presente nel modulo del Profilo del documento in par-tenza.


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# 2. Nella scheda “Titolario” è possibile assegnare al documento Titolo, Classificazione e Fascicolo.

B. 2.6. Visualizzazione

# 1. Il punto di accesso per la visualizzazione di un documento in parten-za e l’operazione “Modifica” presente nella vista Documenti in arrivo # 2. La modifica si intende per tutte le informazioni sul flusso di lavoro subito dal documento e non dei dati di protocollatura.

B. 2.7. Registro protocollo giornaliero

# 1. Il registro di protocollo giornaliero riporta tutte le operazioni effet-tuare dal personale dell’Ufficio Protocollo. In dettaglio sono riportate le se-guenti informazioni:

• Operazione (Inserimento, Modifica, Annullamento, Inserimento in emergenza) • Numero protocollo Consiglio • Data registrazione • Mittente • Data emissione • Protocollo mittente • Oggetto • Data partenza • Destinatari

B. 3. LOG DEL PROTOCOLLO

# 1. Il Log del protocollo riporta tutte le operazioni effettuare dal perso-nale dell’Ufficio Protocollo. # 2. Nella vista categorizzata per documenti sono riportate le seguenti in-formazioni:

• Numero protocollo Consiglio • Data operazione • Operazione (Inserimento, Modifica, Annullamento, Inserimento in emergenza) • Utente • Tipo documento (Arrivo, Partenza)


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# 3. Nella vista categorizzata per data operazione sono riportate le se-guenti informazioni:

• Data operazione • Ora operazione • Numero protocollo Consiglio • Operazione (Inserimento, Modifica, Annullamento) • Utente • Tipo documento (Arrivo, Partenza)

# 4. Il dettaglio del Log riporta invece le seguenti informazioni.

Per il documento in arrivo:

• Data operazione • Operazione • Utente • Numero protocollo

• Data registrazione • Ora registrazione • Data arrivo • Protocollo mittente • Mittente • Data emissione • Oggetto • Tipo spedizione • Numero raccomandata o assicurata • Nominativo riguardato dal documento • Riferimento a protocollo di un documento in partenza del Consiglio • Seguito ad un protocollo di un documento in arrivo di pari mittente • Persona del Consiglio cui il documento è stato consegnato • Data archiviazione • Ubicazione fisica

Per il documento in partenza:

• Data operazione • Operazione • Utente


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• Numero protocollo • Data registrazione • ora registrazione • Destinatari • Per conoscenza • Oggetto • Tipo spedizione • Nominativo riguardato dal documento • Data archiviazione • Ubicazione fisica

B. 4. LOG DELLA DATA

# 1. Il Log della data riporta tutte le modifiche di data d'arrivo effettuate dal personale dell’Ufficio Protocollo. # 2. Nella vista categorizzata per Data modifica sono riportate le seguenti informazioni:

• Utente • Data protocollatura originaria • Data protocollatura finale • Motivazione

Nota: allo stato, il manuale utente è applicato alla sola Unità organizzati-va CONS.

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