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CONFIDENCIAL Servicio Fitosanitario del Estado

Auditoría Interna

Viernes 25 de marzo de 2011 AI SFE 071-2011

Ingeniera Magda González Arroyo, Directora Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) Estimada señora: Para su conocimiento y atención, se remite Informe de Relación de Hechos Nº AI SFE SA INF 008 2011, con los “Resultados del estudio especial de auditoría sobre eventuales irregularidades en el manejo del Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar autorizado a la Estación de Cuarentena Vegetal ubicada en Puerto Caldera”. Asimismo, se suministra legajo de documentos, el cual se conforma de 38 folios. Al dorso de las fotocopias que conforman el citado legajo, se consigna el sello con la siguiente leyenda: “Se hace constar que este documento es copia fiel del que se encuentra en poder de la Auditoría Interna del Servicio Fitosanitario del Estado”.

Al respecto, el SFE deberá coordinar con el Despacho de la señora Ministra de Agricultura y Ganadería, con el propósito de que se adopten las medidas necesarias que permitan la atención oportuna de las recomendaciones contenidas en el presente Informe de Relación de Hechos. En cuanto a la conformación del Órgano Director, que sería el encargado del procedimiento administrativo indicado en la recomendación N° 7.1 del presente informe, es necesario sugerir se valore no considerar al personal de la Asesoría Legal del SFE; por cuanto el mismo ha contribuido con esta Auditoría Interna en el proceso de análisis del caso y de la posible normativa infringida y sancionatoria que estaría eventualmente relacionada con los hechos investigados.




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AI SFE 071-2011 Ing. Magda González Arroyo, Directora del SFE

Con el fin de asesorar a esa autoridad se informa que la Ley General de Control Interno Nº 8292, en el Capítulo III, Sección I, establece los deberes del jerarca y titulares subordinados respecto al sistema de control interno. En ese sentido, señala lo siguiente:

Artículo 12 (...)

c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan.

Artículo 17

(…)

c) Que sean implantados los resultados de las evaluaciones periódicas que realizan la administración activa, la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y demás instituciones de control y fiscalización que correspondan, dentro de los diez días hábiles siguientes a su notificación.

En cuanto a informes de Auditoría Interna y planteamiento de conflictos, la Ley N° 8292 establece lo siguiente:

Artículo 37.- Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, éste deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 38.- Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los




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AI SFE 071-2011 Ing. Magda González Arroyo, Directora del SFE

ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas (…)

Se advierte de la confidencialidad que reviste el contenido del informe y el legajo de documentos que se adjunta, tal como lo señala el artículo 6 de la Ley General de Control Interno N° 8292 y el artículo 8 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422, por lo que se deben adoptar las medidas que aseguren el carácter reservado de esta información. Para cumplir con lo que establece la Ley Nº 8292 y dar seguimiento a la implantación de las recomendaciones contenidas en el presente informe, es necesario emitir los acuerdos que correspondan dentro de los plazos señalados, con copia a esta Auditoría Interna; para lo cual deberá la administración activa observar la materia de prescripción respectiva. Atentamente, Lic. Henry Valerín Sandino Auditor Interno HVS/RCJ

C./ Archivo/Legajo de documentos




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Auditoría Interna

Nº AI SFE SA INF 008 2011

25 de marzo de 2011

INFORME

RELACIÓN DE HECHOS

RESULTADOS DEL ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA SOBRE EVENTUALES IRREGULARIDADES EN EL MANEJO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA AUXILIAR AUTORIZADO A LA ESTACIÓN DE CUARENTENA VEGETAL

UBICADA EN PUERTO CALDERA”

Hecho por: Lic. Ronald Canales Jiménez

Auditor Encargado

Revisado y aprobado por: Lic. Henry Valerín Sandino Auditor Interno




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1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 1

1.1 ORIGEN ................................................................................................................................................... 1

1.2 OBJETIVO ............................................................................................................................................... 1

1.3 ALCANCE ................................................................................................................................................. 1

1.4 PERÍODO ................................................................................................................................................ 1

1.5 LIMITACIONES ..................................................................................................................................... 2

1.6 NORMATIVA TÉCNICA ....................................................................................................................... 2

2. ANTECEDENTE NORMATIVO ................................................................................................................ 3

3. HECHOS ....................................................................................................................................................... 5

4. PRESUNTO RESPONSABLE ...................................................................................................................13

5. CONSIDERACIONES FÁCTICO JURÍDICAS ....................................................................................16

6. OFRECIMIENTO DE PRUEBA DOCUMENTAL ..................................................................................19

7. RECOMENDACIONES .............................................................................................................................21




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1. INTRODUCCIÓN

1.1 ORIGEN La Auditoría Interna del SFE recibió copia del oficio ING-TES 026-2011 del 02/03/2011, emitido por el Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica del SFE, funcionario que labora en la Sección de Tesorería del Departamento de Administración y Finanzas del SFE, adjunto al cual se encuentran los diferentes arqueos realizados a los diferentes fondos de caja chica auxiliares. Entre los fondos que se arquearon está el autorizado a la Estación de Cuarentena Vegetal ubicada en Puerto Caldera, el cual presentó problemas debido a que el encargado del mismo indicó, en el momento del arqueo, que no tenía el dinero porque lo tenía depositado en su cuenta bancaria personal. Una vez analizada la información relativa al arqueo de dicho fondo; se procedió a planificar y realizar el presente estudio especial de auditoría conforme al Plan Anual de Labores de la Auditoría Interna del Servicio Fitosanitario del Estado del año 2011; específicamente, en lo que corresponde al punto 1.9.

1.2 OBJETIVO Determinar si los hechos determinados por el Departamento de Administración y Finanzas con relación al Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar autorizado a la Estación de Cuarentena Vegetal ubicada en Puerto Caldera, transgreden el ordenamiento administrativo y demás normas que integran el principio de juridicidad que rige a la administración pública, e identificar el o los supuestos responsables.

1.3 ALCANCE Revisión y análisis de la información y documentación relacionada con la administración del Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar autorizado a la Estación de Cuarentena Vegetal ubicada en Puerto Caldera; con el propósito de determinar el eventual incumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico vigente.

1.4 PERÍODO Del 07 al 17 de febrero de 2011; extendiéndonos a otros períodos, según correspondió; lo anterior considerando que la apertura del Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar de la Estación de Cuarentena Vegetal ubicada en Puerto Caldera, se autorizó a partir del 16/02/2010.




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1.5 LIMITACIONES

No se encontraron limitaciones que entorpecieran los procesos de recolección de documentos y obtención de la información acerca del caso, que sirvieron de fundamento para emitir los resultados obtenidos en este informe; con excepción de la negativa del funcionario a aportar en forma voluntaria información y documentación sobre su cuenta bancaria, lo que hubiera permitido determinar que no hubo una disposición irregular de los recursos públicos que constituyen el Fondo de Caja Chica Auxiliar autorizado a la Estación de Cuarentena Vegetal ubicada en Puerto Caldera; los cuales aparentemente el servidor depositó y mantuvo en la citada cuenta bancaria.

1.6 NORMATIVA TÉCNICA En la ejecución del presente estudio especial se observaron las regulaciones establecidas para las Auditorías Internas en la Ley General de Control Interno Nº 8292, normas técnicas, directrices y resoluciones emitidas por la Contraloría General de la República; así como lo dispuesto en el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) del Ministerio de Agricultura y Ganadería (Decreto Ejecutivo Nº 36356-MAG).




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2. ANTECEDENTE NORMATIVO Mediante Decreto Ejecutivo N° 35389-MAG publicado en el Diario Oficial la Gaceta el 03/08/2009, se promulgó el Reglamento de Fondo Fijo de Caja Chica del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE), el cual establece las disposiciones generales que regulan la asignación, operación y control del Fondo Fijo de Caja Chica de ese órgano. A continuación se exponen algunos artículos relacionados con las responsabilidades y prohibiciones que tienen los encargados de Fondo de Caja Chica y de sus cajas auxiliares según ese decreto:

Artículo 10.—Cajas Auxiliares. El Director del SFE, autorizará de acuerdo a solicitud debidamente justificada del Encargado de la Sección de Ingresos del DAF la creación y funcionamiento de cajas auxiliares en efectivo o a través de cuentas bancarias en un banco estatal en las Estaciones de Cuarentena Vegetal y las oficinas Regionales del SFE a fin de satisfacer las necesidades que requieran urgente atención, de acuerdo a las siguientes disposiciones: 10.1. El monto autorizado para estas cajas auxiliares en efectivo será por un monto de ¢250.000,00 (doscientos cincuenta mil colones exactos) con un límite de gasto que será del 15% del monto autorizado, el cual podrá ser aumentado de ser necesario por el Director previa justificación del Encargado de la Sección de Ingresos del DAF. (…) 10.3. Las cajas auxiliares estarán bajo la responsabilidad del Jefe de la Estación de Cuarentena y del Representante Regional correspondiente, pudiendo delegar el manejo en otro funcionario, lo cual deberá ser informado al Director y Encargado de la Sección de Ingresos del Departamento Administrativo Financiero del SFE. 10.4. El fondo fijo de las cajas auxiliares se regirá por las disposiciones del presente reglamento y las instrucciones que dicte el Departamento Administrativo Financiero del SFE por medio del Encargado de la Sección de Ingresos. Artículo 14.—Manual de Procedimientos para la operación de la Caja Chica. El Departamento Administrativo Financiero por medio del Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica, emitirá y mantendrá actualizado el manual de procedimientos, para el buen y óptimo funcionamiento del Fondo de Caja Chica, el cual se oficializará a través de resolución administrativa, que se dictará para tal efecto. Artículo 18.—Prohibiciones. Se le prohíbe al Responsable del Fondo de Caja Chica: 18.1. Mezclar dinero, documentos, cheques, valores particulares u otros documentos que no tengan relación alguna con el Fondo. (…) 18.5. Realizar operaciones diferentes para las cuales fue creado el Fondo. (…)




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Artículo 31.—Responsable del control interno. Corresponderá al Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica, evaluar y mantener un adecuado sistema de control del fondo autorizado, en concordancia con las sanas prácticas de control interno, establecidas en la Ley General de Control Interno, en el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y demás Órganos sujetos a su fiscalización, en este Reglamento y en los lineamientos que al efecto emita el Departamento Administrativo Financiero del SFE. Artículo 34.—Montos asignados. Todos los fondos de dinero establecidos al amparo de este Reglamento operarán por medio del sistema de Fondo Fijo, lo que implica que el encargado del fondo tendrá en todo momento la suma total asignada, representada por efectivo en caja o bancos y los documentos que respaldan las operaciones. Artículo 37.—Faltantes y sobrantes en las operaciones ordinarias del Fondo Fijo de Caja Chica. Los faltantes que resulten de las operaciones ordinarias de la caja chica y sean debidamente comprobados luego de efectuado el debido proceso deberán ser cubiertos por el responsable del fondo, una vez establecida su responsabilidad. En caso que se determine un sobrante, éste lo deberá depositar a más tardar dos días hábiles después de efectuado el arqueo a la cuenta cliente del Servicio Fitosanitario del Estado en la Tesorería Nacional, caso contrario se procederá con el debido proceso a fin de establecer responsabilidades. Artículo 38.—Procesos administrativos por actos delictivos. En caso de que se detecten sustracciones en perjuicio del fondo de caja chica, el respectivo responsable deberá comunicar al superior jerárquico y a las instancias judiciales correspondientes para que procedan con la investigación respectiva. En el caso de las diligencias realizadas en sede administrativa, el Superior Jerárquico, de conformidad con los resultados de la indicada investigación ordenará la apertura de los procedimientos administrativos tendientes a determinar la verdad real de los hechos y a establecer según sea el caso, la responsabilidad disciplinaria, administrativa o civil. En el caso de esta última, una vez establecida la misma deberá procederse a realizar las diligencias de cobro respectivas. (…) Artículo 39.—Procedimiento a seguir al detectarse otras irregularidades. El Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica, los entes fiscalizadores y de control pondrán en conocimiento del superior administrativo del SFE, los hechos irregulares en que incurran los servidores, relacionados en el manejo de los recursos del Fondo Fijo de Caja Chica, para que inicie el procedimiento disciplinario que corresponda, garantizando en todo caso el debido proceso al funcionario, bajo pena de responsabilidad, sin perjuicio de la responsabilidad civil y penal de que pudiera ser objeto. Artículo 45.—Procedimiento Disciplinario. Se impondrá sanción disciplinaria, según la gravedad del caso y previa sustanciación del procedimiento administrativo, que corrobore la existencia de cualquiera de los supuestos que se dirán, al funcionario responsable en el proceso de administración, control y correcta utilización de los Fondos de Caja Chica, si: (…) 45.5. No cubrir los faltantes en el tiempo reglamentado, verificados en el cierre diario. (…)




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3. HECHOS

3.1 Reglamento de Fondo Fijo de Caja Chica del Servicio Fitosanitario del Estado

Tal y como se describió en el apartado N° 2 denominado “Antecedente Normativo”, en el Reglamento de Fondo Fijo de Caja Chica del Servicio Fitosanitario del Estado (en adelante Reglamento) se regulan entre otros aspectos, lo relativo a las responsabilidades que asumen los encargados sobre los “Fondos Fijos de Caja Chica Auxiliares”; así como lo referente a la materia de prohibiciones y posibles responsabilidades que asumirían dichos encargados por una mala administración de esos recursos públicos.

3.2 Manual operativo para el Fondo Fijo de Caja Chica del Servicio Fitosanitario del Estado

Conforme al artículo 14 del Reglamento citado en el punto anterior, el SFE elaboró, aprobó, divulgó e implementó el Manual Operativo para el Fondo Fijo de Caja Chica del Servicio Fitosanitario del Estado (en adelante Manual). En ese Manual, específicamente en el apartado denominado “Fondo general de Caja Chica del SFE”, se describe la cantidad de Cajas Chicas Auxiliares (en efectivo) autorizadas; entre ellas la correspondiente a la Estación de Cuarentena Vegetal ubicada en Puerto Caldera; la cual se autorizó por un monto de ¢ 250.000,00. Asimismo, en el apartado denominado “Responsabilidades de los participantes en la ejecución mediante modalidad del Fondo Fijo de Caja Chica”, se establece que:

(…) Con respecto a las Cajas Chicas Auxiliares, el manejo del Fondo será en efectivo y se establece en el 15% del monto autorizado a cada Caja Chica Auxiliar. (Artículo 10.1 del Reglamento de Caja Chica del SFE) . (…) Las Cajas Chicas Auxiliares quedarán bajo la responsabilidad de los funcionarios que para tal efecto cada jefatura indique, siendo posible delegar el manejo de las mismas en otros funcionarios. De igual forma el responsable deberá custodiar los valores y documentos, hacer las respectivas cancelaciones contra factura original, mantener actualizados los registros y realizar la liquidación respectiva al consumirse aproximadamente el 50% del monto total de la Caja Chica Auxiliar. La liquidación será revisada por el Coordinador de la Sección de Tesorería previa aprobación de la Sección Presupuesto y avalada por la Jefatura del Departamento Administrativo Financiero. (…)




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3.3 Autorización mediante razón de apertura del Libro de Diario relativo al Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar autorizado a la Estación de Cuarentena Agropecuaria, ubicada en Puerto Caldera (en adelante Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar)

Mediante oficio ING/297-2009 del 18/09/2009, el Departamento de Administración y Finanzas del SFE solicitó a la Auditoría Interna la autorización mediante razón de apertura de varios libros de diario para oficializar la apertura de fondos de caja chica auxiliares (los cuales operarían en efectivo); entre los cuales se encontraba el relativo al Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar de la Estación de Cuarentena Vegetal ubicada en Puerto Caldera. (Folio 001) Según los registros de la Auditoría Interna del SFE, el Libro de Diario relativo al mencionado Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar se identifica con el Asiento de apertura N° 15 de fecha 22/09/2009. (Folio 002) Con oficio sin número de fecha 08/03/2011, recibida en esta Auditoría Interna el día 22/03/2011, el Encargado del Fondo de Caja Chica del SFE, señor Wilberth Villalobos Rojas, informó que había constatado que el mencionado libro “se encontraba sin ninguna anotación”. (Folio 038)

3.4 Apertura del Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar

3.4.1 Con relación al Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar autorizado al servidor Nelson Alberto Dijeres Bonilla

De acuerdo con los registros y documentación que mantiene el Departamento de Administración y Finanzas del SFE, se señala lo siguiente:

Mediante el Acta N° 8 del 16/02/2010, se procedió a entregar al funcionario Nelson Alberto Dijeres Bonilla (cédula 6-0295-0739) el cheque N° 161-4 de fecha 15/02/2010, emitido a su nombre, por un monto de ¢ 250.000,00. Asimismo, se le hizo entrega del “Libro de Diario N° 1”, que consta de 100 folios consecutivos, y debidamente autorizado mediante razón de apertura por la Auditoría Interna del SFE. (Folio 007)

Con oficio ECVPC # 016-2010 del 24/05/2010, el funcionario Dijeres Bonilla informó al

Departamento de Administración y Finanzas del SFE, lo siguiente: “… me retiro de la responsabilidad del fondo de Caja Chica Auxiliar de la Estación de Cuarentena Vegetal Caldera por razones personales y además solicito ser borrado del sistema de pedido de compra de Caja Chica, también solicito ser liberado de la responsabilidad de salvaguardar el cheque de Caja Chica número 161-4 del Banco Nacional de Costa Rica por un monto de




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¢ 250.000,00…)”. El citado oficio consigna aparentemente el visto bueno del funcionario Henry Álvarez Montoya, quien ejerce el cargo de Jefe de la mencionada Estación de Cuarentena. (Folio 006)

Según información y documentación suministrada por el citado departamento, el

cheque 161-4 fue anulado el día 1/06/2010, presuntamente por la funcionaria Miriam Vázquez Monge, en ese momento encargada de los Fondos de Caja Chica del SFE; lo anterior por cuanto en fotocopia de anulación de dicho documento aparece su firma y número de cédula. (Folios 004 y 005)

3.4.2 Con relación al Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar autorizado al

servidor Henry Álvarez Montoya De acuerdo con los registros y documentación que mantiene el Departamento de Administración y Finanzas del SFE; mediante el Acta N° 13 del 01/06/2010, se procedió a entregar al funcionario Henry Álvarez Montoya (cédula 2-0475-0319) el cheque N° 294-4 de fecha 31/05/2010, emitido a su nombre, por un monto de ¢ 250.000,00. Asimismo, se le hizo entrega del “Libro de Diario N° 1”, que consta de 100 folios consecutivos, y debidamente autorizado mediante razón de apertura por la Auditoría Interna del SFE. (Folios 014 y 015)

3.5 Ejecución que registra el Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar Conforme los registros del Departamento de Administración y Finanzas del SFE, el Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar muestra un único gasto por la suma de ¢ 28.800,00. Dicho suma fue reintegrada mediante cheque 495-1 de fecha 29/11/2010; el cual se giró a nombre del funcionario Henry Álvarez Montoya. (Folios del 008 al 013)

3.6 Arqueo realizado al Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar En el artículo 35 del Reglamento de Fondo Fijo de Caja Chica del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE), se establece la obligación de estar realizando arqueos al Fondo de Fijo de Caja Chica del SFE (lo que incluye las Cajas Auxiliares). Al respecto, la Auditoría Interna del SFE recibió copia del oficio ING-TES 026-2011 del 02/03/2011, emitido por el servidor Wilberth Villalobos Rojas, Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica del SFE; funcionario que labora en la Sección de Tesorería del Departamento de Administración y Finanzas del SFE. Mediante dicho oficio se informa sobre los resultados obtenidos con relación a los arqueos efectuados a varios “Fondos Fijos de Caja Chica Auxiliares”. (Folio 017)




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Con relación al fondo autorizado a la Estación de Cuarentena Vegetal ubicada en Puerto Caldera, se señaló lo siguiente: (Folio 016)

(…) Arqueo de Caja Chica Auxiliares Wilberth Villalobos Rojas Fecha: 07 de febrero del 2011 Región: Cuarentena Vegetal Caldera Encargado: Ing. Henry Álvarez Montoya (…) Monto Caja Chica Auxiliar: ¢ 250.000.00 colones Informe: Me traslade hasta la zona el día 07 de febrero en horas de la mañana, con el compañero Jorge Ramírez a realizarle el arqueo, cuando le solicite el dinero para realizarle el arqueo el Ingeniero me dijo que él lo tenía depositado en una cuenta personal, ya que no contaba con las condiciones mínimas de seguridad … Ante este asunto yo le sugerí que hiciera una carta dirigida al Lic. Henry Vega, donde el explica más detalladamente las razones por las cuales el no tenía el dinero. (…) El día 17 de febrero del año en curso, se volvió a hacer la visita a las instalaciones de caldera, y en esta oportunidad se realizó el arqueo correspondiente, ya que el Ingeniero Álvarez contaba con una caja fuerte y con el efectivo dentro de la misma, se adjunta detalle del arqueo realizado. (…)

Con nota sin número del 07/02/2011 el Ing. Henry Álvarez Montoya, Jefe de la Estación de Cuarenta Vegetal ubicada en Puerto Caldera (quien además funge como responsable del Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar) le comunicó al Lic. Henry Vega Vega, Jefe a.i. del Departamento de Administración y Finanzas del SFE, lo siguiente: (Folio 018)

Debido a que en la Estación de Cuarentena Vegetal de Puerto Caldera no se dispone de un lugar seguro para la custodia del dinero de la caja chica auxiliar, opte por custodiarla en el Banco sabiendo que no es lo permitido pero por seguridad lo decidí de esa forma. Por tal motivo el día que se me hizo el arqueo no contaba con el efectivo. En la Estación de Caldera desde que se abrió la caja chica solo en una ocasión se utilizó el dinero en efectivo, por lo que se analizará la opción de devolverlo al Departamento de Tesorería.




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Esta Auditoría Interna no obtuvo evidencia de que el funcionario Álvarez Montoya haya reintegrado el dinero del Fondo, inmediatamente después de realizado el arqueo por parte de los funcionarios del Departamento de Administración y Finanzas el día 07/02/2011; lo anterior por cuanto el personal del citado departamento realizó nuevamente el arqueo hasta el día 17/02/2011. Otro aspecto que no permitió conocer sobre el reintegro inmediato de esos recursos, fue la negativa del funcionario de suministrar información suficiente y pertinente vinculada con el retiro de esos recursos de su cuenta bancaria personal.

En entrevista de fecha 7/03/2011 realizada por esta Auditoría a los funcionarios Wilberth Villalobos Rojas y Jorge Ramírez Mora con respecto al arqueo del 17/02/2011, señalaron lo siguiente: (Folio 020)

El Ing. Henry Álvarez M. no tenía los ¢ 250.000,00 del fondo guardados en la caja fuerte de la Estación, sino que los sacó de la gaveta de su escritorio.

3.7 Inventario de las cajas fuertes propiedad del SFE y su ubicación

En atención a solicitud de información requerida por la Directora del SFE, mediante oficio DAF 278-10 del 18/08/2010, la Licda. Lucrecia Rodríguez Araya, quien ejercía en ese momento el cargo de Jefa del Departamento de Administración y Finanzas del SFE, informó lo siguiente: (Folio 019)




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Ante consulta de esta Auditoría Interna con relación al patrimonio de la caja fuerte de la Estación Cuarentenaria ubicada en Puerto Caldera, el Ing. Henry Álvarez Montoya mediante oficio Nº ECVPC 002-2011 del 17/03/2011 señaló lo siguiente: (Folio 032)

(…) La caja fuerte del SFE que está en la oficina de Cuarentena vegetal Caldera tiene el número de patrimonio Fideicomiso 539 MAG-BNCR 3306.

3.8 Solicitud de información al Ing. Henry Álvarez Montoya con respecto a su cuenta bancaria personal

A efecto de esclarecer lo acontecido con el arqueo que le fue realizado al funcionario Henry Álvarez Montoya, con respecto a que guardaba el dinero del Fondo de Caja Chica en su cuenta bancaria personal, esta Auditoría Interna mediante oficio Nº AI SFE 056-2011 de fecha 7/03/2011 le solicitó su colaboración voluntaria (dentro de los términos de transparencia y una adecuada rendición de cuentas que debe imperar en la gestión pública) para el suministro de la siguiente información y/o documentación: (Folios del 023 al 025)

a) Número de la cuenta bancaria, en la cual se mantuvo depositado el dinero correspondiente al Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar (¢ 250.000,00).

b) Fotocopia del comprobante de depósito por la suma de ¢ 250.000,00. c) Fotocopia del comprobante de retiro de dinero por un monto de ¢ 250.000,00 (devolución

del efectivo). d) Estado de cuenta (o documento similar) emitido por la entidad bancaria respectiva,

relativo a los movimientos que mostró la cuenta bancaria citada en inciso a) anterior (entradas, salidas y saldo). Nos interesa el período comprendido entre la fecha en que se realizó el depósito (según lo indicado en el inciso b- anterior) y la fecha en que se efectuó el retiro del dinero (según lo indicado en el inciso c- anterior). (…)

En respuesta mediante oficio Nº ECVPC 002-2011 del 17/03/2011 adjunto a correo electrónico del 17/03/2011 (3:00 pm), el Ing. Álvarez Montoya señaló lo siguiente: (Folios 032 y 033)

Le suministro la información solicitada en los incisos citado en el susodicho oficio.

a) El dinero del Fondo de Caja Chica Auxiliar Caldera se mantuvo en la cuenta bancaria de mi persona número 001-0976641-3 del Banco de Costa Rica. (Anexo documento)

b) Debido a que no tuve el cuidado de guardar el documento solicitados en este punto no les puedo suministrar esta información.

c) Debido a que no tuve el cuidado de guardar el documento solicitados en este punto no les puedo suministrar esta información.

d) Esta cuenta es de uso constante de mi persona y considero que los movimientos bancarios es una información personal privada, y de acuerdo al oficio AI SFE 056-2011, donde dice lo siguiente: “… No podemos exigirle el suministro de información, pero si su colaboración




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voluntaria…” y por los motivos antes mencionados de la privacidad sobre los movimiento de mi cuenta, opto por no suministrar la información solicitada en este inciso.

A la fecha esta Auditoría Interna no ha recibido el original debidamente firmado del oficio Nº ECVPC 002-2011 antes citado; razón por la cual, como se indicó anteriormente, ese documento nos fue remitido vía correo electrónico (Folio 034) y sin la firma respectiva (Folio 032). Con respecto a lo señalado en el inciso a) contenido en el oficio Nº ECVPC 002-2011, de acuerdo con la página 1 del documento “Movimientos Históricos de Cuentas de Ahorros” (Folio 027) de la cuenta en colones Nº 001-097641-3 del señor Henry Álvarez Montoya (archivo remitido vía correo electrónico / Folio 028), se registró un depósito de ¢250.000,00 (doscientos cincuenta mil colones) el día 2/6/2011 mediante documento Nº 9182174 (Folio 027). Sin embargo, para efectos de nuestro análisis, dicho documento presenta dos problemas: sólo se nos envió la página 1 (aparentemente está conformado de dos páginas) y no trae columna de saldos, ni totales de los movimientos que registró dicha cuenta (entradas, salidas y saldo). En consecuencia, esta Auditoría no pudo obtener evidencia relacionada con el retiro de esos dineros de la cuenta bancaria personal del funcionario; así como tampoco datos sobre el comportamiento del saldo que mostró esa cuenta en el período comprendido entre la fecha del depósito y la eventual fecha de retiro de los mismos; así como tampoco lo que sucedió con el reintegro autorizado por la suma de ¢ 28.800,00 (Folios del 008 al 013) y girado a nombre del Ing. Álvarez Montoya (según lo descrito en el numeral 3.5 del presente informe); razón por la cual no se pudo comprobar la integridad de los ¢ 250.000,00 del Fondo de Caja Chica de la Estación de Cuarentena Vegetal ubicada en Puerto Caldera que fueron depositados y que aparentemente se mantuvieron en la cuenta bancaria del Ing. Álvarez Montoya.

3.9 Consulta al Jefe del Departamento de Cuarentena Vegetal sobre el manejo del Fondo de Caja Chica de la Estación ubicada en Puerto Caldera

En fecha 7/03/2011, se realizó una entrevista al Ing. Marco Alfaro Cortés, Jefe del Departamento de Cuarentena Vegetal del SFE; quien ejerce el cargo de jefe inmediato del funcionario Henry Álvarez Montoya. En ese sentido, se le hicieron dos consultas con respecto a lo ocurrido con el Fondo de Caja Chica de la Estación ubicada en Puerto Caldera, respondiendo de la siguiente forma: (Folio 036)

1. Considerando que usted es el jefe superior del funcionario Henry Álvarez Montoya ¿tenía usted conocimiento de que ese servidor tenía el dinero del Fondo de Caja Chica de la Estación Cuarentenaria de Caldera depositado en su cuenta bancaria personal?




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Respuesta No tenía conocimiento de esta situación.

2. ¿Qué opinión le merece que su subalterno Ing. Henry Álvarez Montoya tuviera depositado en su cuenta bancaria personal el dinero perteneciente al Fondo de Caja Chica de la Estación Cuarentenaria de Caldera? Respuesta Desde el punto de vista de legalidad no es procedente. Este servidor ha hecho énfasis a sus compañeros en que la administración pública solo debe actuar bajo el principio de legalidad.




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4. PRESUNTO RESPONSABLE Henry Álvarez Montoya, cédula de identidad Nº 2-0475-0319, funcionario del Servicio Fitosanitario del Estado, que ejerce el cargo de Jefe de la Estación de Cuarentena Vegetal ubicada en Puerto Caldera (servidor que a su vez es el responsable del Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar); quien ocupa el puesto Nº 501401 Profesional de Servicio Civil 1 A; Teléfonos de oficina Nº 2634-4108 / 2634-4255; Teléfono de habitación Nº 2635-5360 / 2635-5132; Teléfono celular 89691537. Domicilio Provincia de Puntarenas, Esparza Centro, 75 metros al Sur de la Pulpería Efraín Hidalgo (datos extraídos del expediente de personal que mantiene la Sección de Recursos Humanos del SFE); por cuanto conforme la evidencia obtenida (apartado N° 3 denominado “Hechos”) y en su condición de jefe, aparentemente no veló porque sus actuaciones con relación al Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar estuvieran de conformidad con lo que establece el ordenamiento legal. Por consiguiente, supuestamente incurrió en responsabilidad administrativa por debilitar con sus acciones el sistema de control interno del SFE, al no haber cumplido con los deberes y obligaciones de su cargo; por cuanto:

Como “Titular Subordinado”, según lo califica la Ley General de Control Interno N° 8292, en apariencia su actuar no estuvo conforme con lo que establece dicha Ley en cuanto a cumplir con su responsabilidad de establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional; en lo que al servidor le corresponde como Jefe de la Estación de Cuarentena Vegetal ubicada en Puerto Caldera.

Como Encargado del Fondo de Caja Chica Auxiliar de la Estación de Cuarentena Vegetal ubicada en Puerto Caldera, aparentemente no se ajustó a las regulaciones establecidas para los fondos en efectivo, en vista de que sus acciones fueron contrarias a lo establecido específicamente en el Reglamento de Fondo Fijo de Caja Chica del Servicio Fitosanitario del Estado (Decreto Ejecutivo N° 35389-MAG).

Lo anterior aparentemente contraviene lo establecido en la Ley General de la Administración Pública Nº 6227 en su artículo 11 y en la Ley General de Control Interno Nº 8292 (especialmente lo dispuesto en los artículos 7, 8, 10, 12 inciso a), 13 inciso a); infracción a la normativa sancionada en los artículos 39 y 41 de la citada la Ley N° 8292.




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Asimismo, las acciones que presuntamente debilitaron el citado sistema de control interno y que no estarían conformes con el mencionado Decreto Ejecutivo N° 35389-MAG, se detallan a continuación: a) Supuestamente depositó los ¢ 250.000,00 que conforman el Fondo Fijo de Caja Chica

Auxiliar (recursos públicos) en su cuenta bancaria personal; situación que no está conforme con lo dispuesto en el artículo 18 del Decreto Ejecutivo N° 35389-MAG; específicamente en los numerales 18.1 y 18.5. Lo anterior, aún cuando en su nota sin número de fecha 07/02/2011 señala que “… opte por custodiarla en el Banco sabiendo que no es lo permitido …” (Referencia: Numeral 3.6 contenido en el apartado “Hechos)

b) Justificó que la acción descrita en el inciso a) anterior, la realizó aparentemente

considerando que no contaba con condiciones de seguridad necesarias para custodiar el dinero del Fondo de Caja Chica Auxiliar de la Estación de Cuarentena Vegetal ubicada en Puerto Caldera. Sin embargo, según datos del Departamento de Administración y Finanzas del SFE, dicha Estación ya contaba desde antes de agosto del 2010 con caja fuerte dentro de su inventario de bienes (patrimonio Nº 3306), por lo menos siete meses antes de la fecha en que se realizó el arqueo; situación que a la fecha no ha variado. (Referencia: Numeral 3.7 contenido en el apartado “Hechos)

c) Se atribuyó competencias no autorizadas, situación que riñe con lo dispuesto en el

artículo 11 de la Ley General de la Administración Pública, pues aparentemente desnaturalizó el Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar; lo anterior por cuanto el mismo fue concebido para que opere en efectivo y no en cuenta bancaria (ni aun cuando dicha cuenta fuera a nombre del SFE, mucho menos a nombre del citado funcionario). En ese sentido, supuestamente propició una inadecuada administración de los recursos públicos puestos bajo su responsabilidad; en vista que de que en caso de haberse presentado necesidades calificadas como de “urgente necesidad” no se hubiese podido cubrir con los recursos de ese fondo en forma inmediata bajo un enfoque de oportunidad. Es claro que no se cumplió con el objetivo de dicho fondo, el cual fue creado para mantener recursos públicos en efectivo para atender gastos de urgente necesidad; lo anterior conforme lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 35389-MAG. (Referencia: Numeral 3.6 contenido en el apartado “Hechos)

d) No demostró que no hizo uso irregular del Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar depositado

en su cuenta bancaria personal, al no suministrar información suficiente y pertinente sobre la integridad y permanencia de los recursos públicos depositados en su cuenta bancaria personal, incluido lo relativo al reintegro de recursos a dicho Fondo. (Referencia: Numeral 3.8 contenido en el apartado “Hechos)




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e) No implementó el Libro de Diario N° 1, autorizado por la Auditoría Interna del SFE,

debido al manejo que le dio a los recursos del Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar; situación contraria a lo establecido en el Reglamento y el Manual que regulan las compras de urgente necesidad en el SFE (Referencia: Numeral 3.3 contenido en el apartado “Hechos)

Lo descrito en los incisos anteriores, está contraviniendo el ordenamiento jurídico siguiente: Ley General de la Administración Pública Nº 6227, artículo 11 (numeral 1); La Ley contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422, artículos 3 y 38 (inciso d), la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131, artículos 108 (inciso b) y artículo 110 (incisos d) y p); Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Agricultura y Ganadería, artículos 6 (incisos a- y ñ-) y 8 (inciso a); Reglamento de Fondo Fijo de Caja Chica del Servicio Fitosanitario del Estado (Decreto Ejecutivo N° 35389-MAG ) artículos 18 (incisos 1 y 5), 31,34 y 37; Manual operativo para el Fondo Fijo Caja Chica del Servicio Fitosanitario del Estado página 6, párrafo tercero; así como lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 33146-MP sobre los “Principios Éticos de los Funcionarios Públicos”, artículo 1, incisos a, c, d, e, g y h y las “Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, auditorías internas y servidores públicos en general” (Nº D-2-2004-CO), numeral 1.1.1, incisos a, c, g, h, i, j, y m.




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5. CONSIDERACIONES FÁCTICO JURÍDICAS

5.1 Aspectos generales El principio de legalidad es fundamental en el Derecho Público y está consagrado tanto en el artículo 11 de la Constitución Política de Costa Rica, como en el artículo 11 de la Ley General de la Administración Pública; conforme al mismo, todo ejercicio del poder público debe estar sometido a lo establecido por la ley de su jurisdicción y no a la voluntad de las personas. Dicho principio permite establecer el fundamento y límite de las normas jurídicas bajo el contexto de lo actuado, propiciando la seguridad jurídica requerida. En complemento de lo anterior, el artículo 3° “Deber de probidad” contenido en la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (N° 8422) señala que el funcionario público estará obligado a demostrar rectitud y buena fe en el ejercicio de las potestades que le confiere la ley, administrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia y rendir cuentas satisfactoriamente. Como parte integral del mencionado ordenamiento jurídico, se encuentran los “Principios Éticos de los Funcionarios Públicos” (Decreto N° 33146-MP), los cuales en el artículo 1, incisos a) y d) establecen que los mismos deberán tomar sus decisiones basados únicamente en el interés público y rendir cuentas ante los órganos públicos correspondientes por los actos y decisiones realizadas en el ejercicio del cargo. Por otra parte, las “Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, auditorías internas y servidores públicos en general” (Nº D-2-2004-CO) señalan que los funcionarios públicos deben guiar su conducta a partir de principios consignados en esas directrices. En ese sentido, los servidores públicos deberán evitar actos que puedan suscitar dudas razonables acerca de su gestión; lo anterior por cuanto están obligados a demostrar y practicar una conducta moral y ética intachable. Con base en el Reglamento Autónomo de Servicio del MAG, los funcionarios del Servicio Fitosanitario del Estado, entre otras obligaciones, tienen el deber de cumplir con las disposiciones normativas que regulan su relación laboral, así como con todas aquellas de orden interno (actuales o futuras); asimismo deben atender y cumplir las órdenes de sus superiores relacionadas con el servicio que prestan y los deberes del puesto que desempeñan, y su comportamiento no debe atentar contra los valores éticos y las buenas costumbres y mucho menos propiciar con sus actuaciones el debilitamiento del sistema de control interno; por cuanto les está prohibido el arrogarse potestades y darse atribuciones no autorizadas por disposición legal expresa.

http://es.wikipedia.org/wiki/Derecho_p%C3%BAblico

http://es.wikipedia.org/wiki/Poder_p%C3%BAblico

http://es.wikipedia.org/wiki/Ley

http://es.wikipedia.org/wiki/Jurisdicci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Persona

http://es.wikipedia.org/wiki/Seguridad_jur%C3%ADdica




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5.2 Aspectos específicos

La Ley General de Control Interno Nº 8292 en su artículo 8 señala que el sistema de control interno comprende las acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:

a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

De lo anterior se deduce que cualquier gestión que no se ajuste a los objetivos anteriores estaría incumpliendo con dicha Ley. Como parte de las funciones y responsabilidades que le corresponde ejercer a los servidores del SFE que ostentan cargos de jefatura, están las relativas a la obligación que tienen de contribuir con el establecimiento y fortalecimiento del sistema de control interno así como de hacer cumplir lo establecido en esta materia por la organización. En ese sentido, tales servidores, entre otras funciones, deben velar porque sus actuaciones y la de los funcionarios a su cargo estén de conformidad con lo que establece el ordenamiento legal y técnico, y orientadas al cumplimiento de los objetivos establecidos. Considerando los hechos, el funcionario Henry Álvarez Montoya, en su condición de ”Titular Subordinado” según la Ley N° 8292 , en apariencia debilitó el sistema de control interno del SFE; además como encargado del Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar aparentemente no ajustó su accionar al Reglamento del Fondo de Caja Chica del SFE establecido en el Decreto Ejecutivo N° 35389-MAG, al mezclar los recursos de la caja auxiliar con sus propios recursos (depositados aparentemente en su cuenta bancaria personal). Considerando que nuestra Constitución Política en su artículo 24 señala que son inviolables los documentos privados, la negativa del funcionario a aportar en forma voluntaria documentación sobre su cuenta bancaria personal, impidió a esta Auditoría Interna conocer si tales recursos permanecieron íntegros en la misma (¢ 250.000,00); así como determinar el destino que se le dio al reintegro por la suma de ¢ 28.800,00. De acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico que regula la materia de control interno, los funcionarios que integran la organización tienen la responsabilidad, según su ámbito de acción, de contribuir con la buena marcha de la institución; lo anterior por cuanto, con base en el artículo 39 de la Ley General de Control Interno N° 8292, tanto el Jerarca como lo titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad




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administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. Todo lo anterior aparentemente contraviene lo establecido en la Ley General de la Administración Pública Nº 6227 en su artículo 11 y en la Ley General de Control Interno Nº 8292 (especialmente lo dispuesto en los artículos 7, 8, 10, 12 inciso a), 13 inciso a); infracción normativa sancionada en los artículos 39 y 41 de la citada la Ley N° 8292. Dicha situación también estaría contraviniendo el ordenamiento jurídico siguiente: Ley General de la Administración Pública Nº 6227, artículo 11 (numeral 1); La Ley contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422, artículos 3 y 38 (inciso d), la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131, artículos 108 (inciso b) y artículo 110 (incisos d y p); Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Agricultura y Ganadería, artículos 6 (incisos a- y ñ-) y 8 (inciso a); Reglamento de Fondo Fijo de Caja Chica del Servicio Fitosanitario del Estado (Decreto Ejecutivo N° 35389-MAG ) artículos 18 (incisos 1 y 5), 31,34 y 37; Manual operativo para el Fondo Fijo Caja Chica del Servicio Fitosanitario del Estado, página 6, párrafo tercero; así como lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 33146-MP sobre los “Principios Éticos de los Funcionarios Públicos”, artículo 1, incisos a, c, d, e, g y h y las “Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, auditorías internas y servidores públicos en general” (Nº D-2-2004-CO), numeral 1.1.1, incisos a, c, g, h, i, j, y m. Lo antes indicado está sancionado en las siguientes normas: Ley General de la Administración Pública Nº 6227, artículo 211, numeral 1) y artículo 213; la Ley contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422, artículo 39, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131, artículo 113; Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131, artículos 4 y 39; Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Agricultura y Ganadería, artículos 66, 67, 68 y 69; y Reglamento de Fondo Fijo de Caja Chica del Servicio Fitosanitario del Estado (Decreto Ejecutivo N° 35389-MAG ) artículos 38, 39 y 45.




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6. OFRECIMIENTO DE PRUEBA DOCUMENTAL

Nº de documento

Descripción Folios

ING/297-2009 Fotocopia de oficio del Encargado de Tesorería dirigido al Auditor Interno del SFE sobre apertura de libros de diario relativos a los fondos de caja chica auxiliares del SFE.

001

Sin Nº Fotocopia del folio donde se consigna información sobre el registro de autorización del Libro de Diario de la Tesorería relativo al Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar de la Estación de Cuarentena Vegetal de Caldera (Asiento Nº 015-2009).

Del 002 al 003

Nº ECVPC # 016-2010

Fotocopia de oficio del 24/05/2010 mediante el cual el funcionario Nelson Díjeres Bonilla informa al Departamento de Administración y Finanzas del SFE su decisión de retirarse como encargado del Fondo. Incluye fotocopias del cheque anulado Nº 161-4 de la cuenta corriente del BNCR Nº 100-1-0000219149-3.

Del 004 al 006

Acta Nº 8 Fotocopia de Acta de Primer Desembolso para el Fondo de Caja Chica Auxiliar de Caldera entregado al funcionario Nelson Díjeres Bonilla por la suma de ¢ 250.000,00

007

Sin Nº Fotocopias del Estado de Cuenta del Fondo de Caja Chica de la Estación de Cuarentena Vegetal de Caldera al 24/11/2010

Del 008 al 012

Acta Nº 13 Fotocopia de Acta de Primer Desembolso para el Fondo de Caja Chica Auxiliar de Caldera entregado al funcionario Henry Álvarez Montoya por la suma de ¢ 250.000,00. Incluye fotocopia del cheque Nº 294-4 de la cuenta corriente del BNCR Nº 100-1-0000219149-3.

Del 013 al 015

ING-TES 026-2011

Fotocopia de oficio del 2/03/2011 del Encargado del Fondo de Caja Chica, relativo a arqueos realizados a los diferentes Cajas Auxiliares que operan en efectivo

Del 016 al 017

Sin Nº Fotocopia de oficio de fecha 7/02/2011 del Ing. Henry Álvarez Montoya dirigido al Lic. Henry Vega Vega,Jefe a.i. Administración y Finanzas, dando las razones por las cuales no contaba con el efectivo a la hora del arqueo

018

DAF-278-10 Fotocopia de oficio de fecha 18/08/2010, en el cual la Jefa del Departamento de Administración y Finanzas le informa a la Directora del SFE sobre las cajas de seguridad con que cuenta este órgano

019




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Nº de documento

Descripción Folios

H/T Nº 02 Fotocopia de la hoja de trabajo de entrevista llevada a cabo por la Auditoría el día 07/03/2011 a los funcionarios Wilberth Villalobos R. y Jorge Ramírez M. con relación a los arqueos realizados al Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar autorizada a la Estación de Cuarentena Vegetal ubicada en Puerto Caldera

Del 020 al 022

AI SFE 056-2011

Fotocopia de oficio del 7/03/2011 enviado por el Auditor Interno del SFE al señor Henry Álvarez M. solicitándole información de su cuenta bancaria personal en forma voluntaria

Del 023 al 025

Sin Nº Fotocopias de varios correos electrónicos cursados entre la Auditoría Interna del SFE y el Ing. Henry Álvarez Montoya con relación al oficio AI SFE 056-2011

Del 026 al 031

Sin Nº Fotocopia de correo electrónico de fecha 17/03/2011 (3:00 pm), adjunto al cual se encuentra el archivo “Oficio 02-ECVC.docx” referente al oficio ECVPC #002-2011. Dicho oficio da respuesta al oficio Nº AISFE-056-2011

Del 032 al 034

H/T Nº 01 Fotocopia de hoja de trabajo de entrevista llevada a cabo por la Auditoría el día 07/03/2011 al Ing. Marco Alfaro Cortés con relación al manejo del Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar autorizado a la Estación de Cuarentena Vegetal ubicada en Puerto Caldera

Del 035 al 037

Sin Nº Fotocopia de nota de fecha 08/03/2011, mediante la cual se informa sobre aspectos vinculados con el libro de diario relativo al Fondo Fijo de Caja Chica Auxiliar autorizado a la Estación de Cuarentena Vegetal ubicada en Puerto Caldera

038




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7. RECOMENDACIONES A la Ing. Magda González Arroyo, Directora del SFE, coordinar con la MSc. Gloria Abraham Peralta, Ministra de Agricultura y Ganadería, con el propósito de que se giren las instrucciones correspondientes para que se implementen las siguientes recomendaciones:

7.1 Ordenar la apertura de procedimiento administrativo que permita, de conformidad con lo que establece la Ley General de la Administración Pública N° 6227, determinar la verdad real de los hechos y las eventuales responsabilidades administrativas, en que podría haber incurrido el funcionario del Servicio Fitosanitarios del Estado señalado en el aparte denominado “Presunto Responsable”, y proceder a aplicar medidas sancionatorias, según corresponda.

7.2) Requerir dictamen a la Asesoría Legal del SFE respecto a posibles acciones que debe emprender el SFE contra el funcionario señalado en el aparte denominado “Presunto Responsable”, por posibles responsabilidades de tipo penal.




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ANEXO N° 1 NORMATIVA APLICABLE




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ANEXO 1

NORMATIVA APLICABLE

1. Constitución Política de la República de Costa Rica Artículo 11.-Los funcionarios públicos son simples depositarios de la autoridad. Están obligados a cumplir los deberes que la ley les impone y no pueden arrogarse facultades no concedidas en ella. (…) Artículo 24.- Se garantiza el derecho a la intimidad, a la libertad y al secreto de las comunicaciones. Son inviolables los documentos privados y las comunicaciones escritas, orales o de cualquier otro tipo de los habitantes de la República. Sin embargo, (…)

2. Ley General de la Administración Pública Nº6227 Artículo 11.- 1. La Administración Pública actuará sometida al ordenamiento jurídico y sólo podrá realizar aquellos actos o prestar aquellos servicios públicos que autorice dicho ordenamiento, según la escala jerárquica de sus fuentes. (…) Artículo 211.- 1. El servidor público estará sujeto a responsabilidad disciplinaria por sus acciones, actos o contratos opuestos al ordenamiento, cuando haya actuado con dolo o culpa grave, sin perjuicio del régimen disciplinario más grave previsto por otras leyes. (…)

3. Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422

Artículo 3º—Deber de probidad. El funcionario público estará obligado a orientar su gestión a la satisfacción del interés público. Este deber se manifestará, fundamentalmente, al identificar y atender las necesidades colectivas prioritarias, de manera planificada, regular, eficiente, continua y en condiciones de igualdad para los habitantes de la República; asimismo, al demostrar rectitud y buena fe en el ejercicio de las potestades que le confiere la ley; asegurarse de que las decisiones que adopte en cumplimiento de sus atribuciones se ajustan a la imparcialidad y a los objetivos propios de la institución en la que se desempeña y, finalmente, administrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente.




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Artículo 4º—Violación al deber de probidad. Sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales que procedan, la infracción del deber de probidad, debidamente comprobada y previa defensa, constituirá justa causa para la separación del cargo público sin responsabilidad patronal. Artículo 38.—Causales de responsabilidad administrativa. Sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios, tendrá responsabilidad administrativa el funcionario público que:

d) Debilite el control interno de la organización u omita las actuaciones necesarias para su diseño, implantación o evaluación, de acuerdo con la normativa técnica aplicable.

Artículo 39.—Sanciones administrativas. Según la gravedad, las faltas anteriormente señaladas serán sancionadas así: a) Amonestación escrita publicada en el Diario Oficial. b) Suspensión, sin goce de salario, dieta o estipendio correspondiente, de quince a treinta días. c) Separación del cargo público, sin responsabilidad patronal o cancelación de la credencial de regidor municipal, según corresponda.

4. Código Penal Ley N° 4573 Artículo 354.—Peculado. Será reprimido con prisión de tres a doce años, el funcionario público que sustraiga o distraiga dinero o bienes cuya administración, percepción o custodia le haya sido confiada en razón de su cargo; asimismo, con prisión de tres meses a dos años, el funcionario público que emplee, en provecho propio o de terceros, trabajos o servicios pagados por la Administración Pública o bienes propiedad de ella. (…)

5. Ley General de Control Interno Nº 8292 Artículo 7º—Obligatoriedad de disponer de un sistema de control interno. Los entes y órganos sujetos a esta Ley dispondrán de sistemas de control interno, los cuales deberán ser aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones institucionales. Además, deberán proporcionar seguridad en el cumplimiento de esas atribuciones y competencias; todo conforme al primer párrafo del artículo 3 de la presente Ley. Artículo 8º—Concepto de sistema de control interno. Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:




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a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. Artículo 10.—Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.

Artículo 12.—Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes:

a) Velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo.

Artículo 13.—Ambiente de control. En cuanto al ambiente de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:

a) Mantener y demostrar integridad y valores éticos en el ejercicio de sus deberes y obligaciones, así como contribuir con su liderazgo y sus acciones a promoverlos en el resto de la organización, para el cumplimiento efectivo por parte de los demás funcionarios.

Artículo 39.—Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. (…) Artículo 41.—Sanciones administrativas. Según la gravedad, las faltas que señala esta Ley serán sancionadas así: a) Amonestación escrita. b) Amonestación escrita comunicada al colegio profesional respectivo, cuando corresponda. c) Suspensión, sin goce de salario, de ocho a quince días hábiles. En el caso de dietas y estipendios de otro tipo, la suspensión se entenderá por número de sesiones y el funcionario




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no percibirá durante ese tiempo suma alguna por tales conceptos. d) Separación del cargo sin responsabilidad patronal.

6. Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131

Artículo 108.- Criterios de valoración de anomalías Todo servidor público responderá, administrativa y civilmente, por el desempeño de sus funciones, deberes y atribuciones asignados al cargo, cuando en su conducta medie dolo, culpa o negligencia, sin perjuicio de las responsabilidades penales. Para tal valoración, se tomarán en cuenta, entre otros aspectos, los siguientes: (…) b) El rango y las funciones del servidor. Se entenderá que a mayor jerarquía y complejidad de las tareas, mayor será el deber de apreciar la legalidad y conveniencia de los actos que se dictan o ejecutan. (…) Artículo 110.- Hechos generadores de responsabilidad administrativa Además de los previstos en otras leyes y reglamentaciones propias de la relación de servicio, serán hechos generadores de responsabilidad administrativa, independientemente de la responsabilidad civil o penal a que puedan dar lugar, los mencionados a continuación: (…)

d) El empleo de los fondos públicos sobre los cuales tenga facultades de uso, administración, custodia o disposición, con finalidades diferentes de Administración Pública, (…) p) Causar daño, abuso o cualquier pérdida de los bienes en custodia que reciba un funcionario público, cuyas atribuciones permitan o exijan su tenencia y de los cuales es

responsable. Artículo 113.- Sanciones administrativas De conformidad con las causales del artículo 110, las sanciones administrativas podrán ser impuestas por el órgano de la entidad que ostente la potestad disciplinaria. Asimismo, la Contraloría General de la República podrá sustanciar el procedimiento administrativo y requerirá, en forma vinculante, a la entidad respectiva, aplicar la sanción que determine. Dichas sanciones consistirán, según la gravedad de los hechos, en lo siguiente:




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a) Amonestación escrita. b) Amonestación escrita publicada en La Gaceta. c) Suspensión sin goce de salario o estipendio, correspondiente a un plazo de ocho a treinta días. d) Destitución sin responsabilidad.

7. Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Agricultura y Ganadería (Decreto Ejecutivo N° 26922-MAG)

Artículo 6°—Además de lo que dispone el Estatuto y su Reglamento, la Ley General de la Administración Pública, el Código de Trabajo, la Ley de Administración Financiera de la República y otras disposiciones normativas, son obligaciones de los servidores del Ministerio: a. Cumplir con las disposiciones normativas que regulan su relación de servicio, así como con todas aquellas de orden interno actuales o futuras, sin perjuicio de hacer valer sus derechos, por los medios y procedimientos legalmente establecidos, cuando los consideren lesionados; ñ. Velar porque la buena imagen de la institución no se deteriore, ni se comprometa con comportamientos que atenten contra los valores éticos y las buenas costumbres; Artículo 8°—De acuerdo con lo establecido en los artículos 40 del Estatuto, 51 de su Reglamento, 72 del Código de Trabajo y otras normas del presente Reglamento, es prohibido para los servidores del Ministerio: b. Arrogarse potestades y darse atribuciones, no autorizadas por disposición legal expresa; Artículo 66.—Las faltas en que incurran los servidores serán sancionadas con las siguientes medidas disciplinarias: a. Amonestación verbal, por faltas leves. b. Advertencia escrita, por reiteración de faltas leves y faltas de alguna gravedad. c. Suspensión del trabajo, sin goce de salario, hasta por quince días, por reiteración de faltas, de alguna gravedad, o por faltas graves. d. Gestión de despido, sin responsabilidad patronal, en los siguientes casos: 1. Cuando el servidor haya cometido por tercera vez, una falta de las consideradas de alguna gravedad, o bien incurra, por segunda vez, en una de las faltas graves, en ambos casos, en un periodo de tres meses o más.




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2. Por incurrir, en falta grave de las que establece el Estatuto, o en las señaladas en los artículos 81 y 369 del Código de Trabajo. (…) Artículo 67.—Se considerarán faltas leves, la violación de las disposiciones contenidas en los artículos 6, literales a, h., i., k. y p. y 8, literales j., k. y q. del presente Reglamento. Artículo 68.—Se considerarán faltas de alguna gravedad la violación de las disposiciones de los artículos 6, literales b., c., d., e., f., j., m., n. y q. y 8, literales a., b., f., g., i., l., p., s. y t. del presente Reglamento. Artículo 69.—Serán consideradas faltas graves, la infracción a las disposiciones de los artículos 6, literales g, j, l, ñ y o, y 8, literales c, d, e, h, m, n, ñ, o, r, u, y, w.

8. Reglamento de Fondo Fijo de Caja Chica del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) - Decreto Ejecutivo N° 35389-MAG

Artículo 1º—Ámbito de aplicación. El presente Reglamento establece las disposiciones generales que regulan la asignación, operación y control del Fondo Fijo de Caja Chica para el Servicio Fitosanitario del Estado y en lo subsiguiente en este Reglamento se denominará SFE, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N° 8131, en el Reglamento para el Funcionamiento de Caja Única Decreto Ejecutivo N° 33950-H y en el Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas decreto N° 32874-H. Artículo 2º—Definición del fondo fijo caja chica. Para los efectos del presente Reglamento, el Fondo Fijo de Caja Chica lo constituyen la asignación de recursos de la cuenta domiciliada de Caja Única del Servicio Fitosanitario del Estado a la Cuenta Corriente bancaria autorizada por la Tesorería Nacional para dicho fondo, para realizar gastos menores, atender situaciones no previsibles oportunamente y para adquirir bienes y servicios de carácter indispensable y urgente, según las partidas, grupos y subpartidas autorizadas por el Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público para Compras por Fondo Fijo Caja Chica, autorizado por la Tesorería Nacional. Artículo 3º—Normativa aplicable. La operación del Fondo Fijo de Caja Chica del SFE, se sujetará a las disposiciones del presente reglamento, la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento, a la Ley General de la Administración Pública, Ley de Protección Fitosanitaria N° 7664, el Reglamento para el funcionamiento de la Caja Única, el Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas, el Reglamento de Gastos de




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Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República, los lineamientos de la Tesorería Nacional, Circular DFC-319-06 del 28 de marzo del 2006, así como cualquier otra normativa vigente sobre la materia. Artículo 4º—Naturaleza. La ejecución del gasto mediante el Fondo Fijo de Caja Chica es un procedimiento de excepción y por consiguiente limitado a la atención de gastos menores indispensables y urgentes, según el criterio justificado de los Departamentos o Secciones del SFE. Con cargo a dicho fondo, se podrán realizar gastos correspondientes a las subpartidas presupuestarias consideradas para tal efecto en las partidas, grupos y subpartidas autorizadas por el Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público para Compras por Fondo Fijo Caja Chica. Artículo 10.—Cajas Auxiliares. El Director del SFE, autorizará de acuerdo a solicitud debidamente justificada del Encargado de la Sección de Ingresos del DAF la creación y funcionamiento de cajas auxiliares en efectivo o a través de cuentas bancarias en un banco estatal en las Estaciones de Cuarentena Vegetal y las oficinas Regionales del SFE a fin de satisfacer las necesidades que requieran urgente atención, de acuerdo a las siguientes disposiciones: 10.1.El monto autorizado para estas cajas auxiliares en efectivo será por un monto de ¢250.000,00 (doscientos cincuenta mil colones exactos) con un límite de gasto que será del 15% del monto autorizado, el cual podrá ser aumentado de ser necesario por el Director previa justificación del Encargado de la Sección de Ingresos del DAF. (…) 10.3.Las cajas auxiliares estarán bajo la responsabilidad del Jefe de la Estación de Cuarentena y del Representante Regional correspondiente, pudiendo delegar el manejo en otro funcionario, lo cual deberá ser informado al Director y Encargado de la Sección de Ingresos del Departamento Administrativo Financiero del SFE. 10.4.El fondo fijo de las cajas auxiliares se regirá por las disposiciones del presente reglamento y las instrucciones que dicte el Departamento Administrativo Financiero del SFE por medio del Encargado de la Sección de Ingresos. Artículo 14.—Manual de Procedimientos para la operación de la Caja Chica. El Departamento Administrativo Financiero por medio del Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica, emitirá y mantendrá actualizado el manual de procedimientos, para el buen y óptimo funcionamiento del Fondo de Caja Chica, el cual se oficializará a través de resolución administrativa, que se dictará para tal efecto.




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Artículo 18.—Prohibiciones. Se le prohíbe al Responsable del Fondo de Caja Chica: 18.1.Mezclar dinero, documentos, cheques, valores particulares u otros documentos que no tengan relación alguna con el Fondo. (…) 18.5.Realizar operaciones diferentes para las cuales fue creado el Fondo. (…) Artículo 31.—Responsable del control interno. Corresponderá al Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica, evaluar y mantener un adecuado sistema de control del fondo autorizado, en concordancia con las sanas prácticas de control interno, establecidas en la Ley General de Control Interno, en el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y demás Órganos sujetos a su fiscalización, en este Reglamento y en los lineamientos que al efecto emita el Departamento Administrativo Financiero del SFE. Artículo 34.—Montos asignados. Todos los fondos de dinero establecidos al amparo de este Reglamento operarán por medio del sistema de Fondo Fijo, lo que implica que el encargado del fondo tendrá en todo momento la suma total asignada, representada por efectivo en caja o bancos y los documentos que respaldan las operaciones. Artículo 37.—Faltantes y sobrantes en las operaciones ordinarias del Fondo Fijo de Caja Chica. Los faltantes que resulten de las operaciones ordinarias de la caja chica y sean debidamente comprobados luego de efectuado el debido proceso deberán ser cubiertos por el responsable del fondo, una vez establecida su responsabilidad. En caso que se determine un sobrante, éste lo deberá depositar a más tardar dos días hábiles después de efectuado el arqueo a la cuenta cliente del Servicio Fitosanitario del Estado en la Tesorería Nacional, caso contrario se procederá con el debido proceso a fin de establecer responsabilidades. Artículo 38.—Procesos administrativos por actos delictivos. En caso de que se detecten sustracciones en perjuicio del fondo de caja chica, el respectivo responsable deberá comunicar al superior jerárquico y a las instancias judiciales correspondientes para que procedan con la investigación respectiva. En el caso de las diligencias realizadas en sede administrativa, el Superior Jerárquico, de conformidad con los resultados de la indicada investigación ordenará la apertura de los procedimientos administrativos tendientes a determinar la verdad real de los hechos y a establecer según sea el caso, la responsabilidad disciplinaria, administrativa o civil. En el caso de esta última, una vez establecida la misma deberá procederse a realizar las diligencias de cobro respectivas. (…)




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Artículo 39.—Procedimiento a seguir al detectarse otras irregularidades. El Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica, los entes fiscalizadores y de control pondrán en conocimiento del superior administrativo del SFE, los hechos irregulares en que incurran los servidores, relacionados en el manejo de los recursos del Fondo Fijo de Caja Chica, para que inicie el procedimiento disciplinario que corresponda, garantizando en todo caso el debido proceso al funcionario, bajo pena de responsabilidad, sin perjuicio de la responsabilidad civil y penal de que pudiera ser objeto. Artículo 45.—Procedimiento Disciplinario. Se impondrá sanción disciplinaria, según la gravedad del caso y previa sustanciación del procedimiento administrativo, que corrobore la existencia de cualquiera de los supuestos que se dirán, al funcionario responsable en el proceso de administración, control y correcta utilización de los Fondos de Caja Chica, si: (…) 45.5.No cubrir los faltantes en el tiempo reglamentado, verificados en el cierre diario. (…) Artículo 46.—Normativa aplicable. Para todo aquello no previsto en el presente Reglamento se aplicarán supletoriamente la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento, la Ley General de Administración Pública, el Reglamento General del Fondo Cajas Chica emitido por la Tesorería Nacional, el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República, el Reglamento de la Contratación Administrativa y demás normativa que resulte, así como a los lineamientos que emita la Tesorería Nacional.

9. “Principios Éticos de los Funcionarios Públicos” (Decreto Ejecutivo N° 33146-MP)

Artículo 1º—Principios. Los que ejerzan cargos de la función pública deben comportarse de acuerdo con los siguientes principios: a) Afán de servicio: Deben tomar sus decisiones basados únicamente en el interés público. No deben hacerlo con la intención de obtener un beneficio financiero o material de cualquier tipo para sí mismos, su familia y sus amigos, derivado de las acciones, decisiones o nombramientos realizados en virtud del cargo, o del use de información obtenida en razón de este; c) Objetividad: Al ejecutar sus funciones públicas, incluyendo la realización de nombramientos, el otorgamiento de contratos o la concesión de recomendaciones a personas para la obtención de recompensas y beneficios, deben tomar sus decisiones de acuerdo con criterios de merito;




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d) Rendición de cuentas: Deben rendir cuentas ante los órganos públicos correspondientes, la prensa, las organizaciones de la sociedad civil y la ciudadanía en general por los actos y decisiones realizadas en el ejercicio del cargo, y someterse a cualquier forma de escrutinio que resulte apropiada para su cargo; e) Transparencia: Deben ser tan abiertos como sea posible sobre las acciones y decisiones que realicen en ejercicio del cargo. Deben motivar adecuadamente sus decisiones y restringir la información sobre ellas únicamente cuando el interés público claramente lo demande; g) Racionalidad: Deben proteger y conservar los bienes del Estado; debiendo utilizar los que les fueron asignados para el desempeño de sus funciones de manera racional, evitando abusos, derroche o desaprovechamiento; h) Liderazgo: Deben promover y apoyar estos principios con su liderazgo y ejemplo personal. (Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 33335 del 28 de agosto de 2006)

10. Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, auditorías internas y servidores públicos en general” (Nº D-2-2004-CO)

1.1 Enunciados rectores 1. Los jerarcas, los titulares subordinados y demás funcionarios públicos deben guiar su conducta a partir de principios como los siguientes: a) Legalidad constitucional: principio que exige someter toda actuación pública al ordenamiento jurídico; sólo lo expresamente autorizado por la Constitución y la ley es válido; la no observancia de esto constituye el delito de fraude de ley, según artículo 58 de la Ley 8422 (Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública). c) Regularidad: las operaciones y actos administrativos deben asentarse, de manera correcta, en registros confiables financieros, presupuestarios, entre otras clases de archivos. g) Transparencia: la rendición de cuentas obliga a que el ejercicio del poder -y el cumplimiento de las funciones públicas asignadas- se haga de cara a los administrados. h) Lealtad: todo acto o conducta pública debe alcanzarse en función del país, la democracia, el bien común, la libertad, la justicia, la responsabilidad y la probidad.




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i) Probidad: el servidor público está obligado a trabajar por el interés público; su gestión debe atender las necesidades prioritarias, según lo que responsablemente se ha planificado. Esto obliga a mostrar rectitud y buena fe en el uso de las facultades que confiere la ley (Vid, artículo 3º de la Ley 8422). j) Responsabilidad: todo funcionario público debe responder, de frente al país y a los órganos de control, investigación y sanción, por sus faltas desde los ámbitos ético, disciplinario, civil, político y penal. m) Liderazgo: El funcionario público debe promover y respaldar con sano liderazgo y ejemplo los principios antes indicados.

11. Manual operativo para el Fondo Fijo Caja Chica del Servicio Fitosanitario del Estado

Fondo general de Caja Chica del SFE. El Departamento Administrativo y Financiero dará la directriz sobre los montos y subpartidas que se podrán utilizar para el gasto, así como el límite autorizado. (…) (…) Con respecto a las Cajas Chicas Auxiliares, el manejo del Fondo será en efectivo y se establece en el 15% del monto autorizado a cada Caja Chica Auxiliar. (Artículo 10.1 del Reglamento de Caja Chica del SFE) . El Monto total destinado a esta modalidad de pago es el siguiente:

Efectivo ¢ 3.750.000.00 Y se regirá en un inicio conforme al siguiente cuadro, pudiendo modificarse en el devenir del tiempo debidamente justificado. Detalle de las Cajas Chicas Auxiliares en operación en el Servicio Fitosanitario del Estado

# UBICACIÓN TIPO DE FONDO MONTO 1 Oficina Central Efectivo ¢250.000.00 2 Peñas Blancas Efectivo ¢250.000.00 3 Paso Canoas Efectivo ¢250.000.00 4 Limón Efectivo ¢250.000.00 5 Caldera Efectivo ¢250.000.00 6 Los Chiles Efectivo ¢250.000.00 7 Daniel Oduber Efectivo ¢250.000.00 8 Liberia (vigilancia) Efectivo ¢250.000.00




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# UBICACIÓN TIPO DE FONDO MONTO 9 San Carlos (vigilancia) Efectivo ¢250.000.00 10 Esparza (vigilancia) Efectivo ¢250.000.00 11 Grecia (vigilancia) Efectivo ¢250.000.00 12 Puriscal (vigilancia) Efectivo ¢250.000.00 13 Cartago (vigilancia) Efectivo ¢250.000.00 14 Guápiles (vigilancia) Efectivo ¢250.000.00 15 Pérez Zeledón (vigilancia) Efectivo ¢250.000.00

Responsabilidades de los participantes en la ejecución mediante modalidad del Fondo Fijo de Caja Chica El responsable de la administración y custodia del Fondo Fijo de Caja Chica es el Jefe del Departamento Administrativo Financiero del SFE, o en quien se delegue el cumplimiento de las funciones atinentes a su cargo relacionadas con la operación de la Caja Chica. Corresponde a los responsables del Fondo Fijo de Caja Chica y de las Cajas Chicas Auxiliares del SFE, recibir los fondos autorizados, custodiarlos, efectuar los registros del gasto en el sistema correspondiente, así como pagar con cargo al fondo los bienes o servicios recibidos a satisfacción, de acuerdo con el procedimiento establecido en el Reglamento General del Fondo Cajas Chicas, incluyendo el presente Manual de Procedimientos. Las Cajas Chicas Auxiliares quedarán bajo la responsabilidad de los funcionarios que para tal efecto cada jefatura indique, siendo posible delegar el manejo de las mismas en otros funcionarios. De igual forma el responsable deberá custodiar los valores y documentos, hacer las respectivas cancelaciones contra factura original, mantener actualizados los registros y realizar la liquidación respectiva al consumirse aproximadamente el 50% del monto total de la Caja Chica Auxiliar. La liquidación será revisada por el Coordinador de la Sección de Tesorería previa aprobación de la Sección Presupuesto y avalada por la Jefatura del Departamento Administrativo Financiero. Con respecto a la custodia del libro diario para el registro de los movimientos del fondo de Caja Chica Auxiliar, si por alguna razón fortuita el mismo llega a extraviarse o en su defecto legare a ser sustraído, el funcionario responsable debe inicialmente interponer la denuncia respectiva ante el Ministerio de seguridad Pública, posteriormente comunicarlo al DAF de SFE para su substitución.

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