COMUNICARE UN EVENTO

• L’immagine dell’evento

• La promozione

• La pubblicità

• Il rapporto con gli organi di informazione

• Le relazioni esterne

• Le edizioni, le pubblicazioni, il merchandising

• CHI ?

Ogni evento culturale è dotato di una propria e ben definita identità.

Ogni elemento dell’evento è espressione simbolica e rappresentazione della sua identità: il logo, gli allestimenti, i colori, il comportamento del personale dell’organizzazione…

Sui tratti salienti dell’identità si imposta l’intera strategia di comunicazione

• CHE COSA ?

Selezione delle informazioni da trasmettere

Individuazione delle attività e degli strumenti di comunicazione

• A CHI ?

Target finale

Target intermedio (giornalisti, opinion leader, critici…..)

• COME ?

Attraverso quali attività / strumenti / mezzi entrare in contatto con il pubblico

- immagine coordinata (marchio, scelte cromatiche…)- elaborazione del messaggio- pubblicità- promozione- ufficio stampa- relazioni esterne- edizioni, stampati ed altri materiali di supporto

• QUANDO ?

- quando iniziare la fase di lancio

- con quale cadenza distribuire materiale promozionale

- quando inviare comunicati stampa

- Etc.

- Strategia e contenuti

- Mezzi/ strumenti / azioni

• Comunicare all’esterno il contenuto del progetto

• Garantire un ritorno d’immagine positivo per tutti i protagonisti del progetto

• A chi ci si rivolge con questo spettacolo ?

• Qual è il target del pubblico ?

• Da chi è costituito e dove si trova ?

• Qual è il profilo ideale dello spettatore che sarebbe interessato ?

Il lavoro di comunicazione non si improvvisa.

Occorre una profonda conoscenza dell’ambiente e del pubblico di riferimento

Le decisioni strategiche si prendono sulla base dell’analisi e delle informazioni

COMUNICARE

in fondo coincide con l’essenza stessa di un’operazione culturale

• Definizione e scelta dell’immagine del progetto, coerente con l’identità e l’immagine dell’organizzazione e dei suoi partner

• Definizione e scelta dei mezzi e dei veicoli pubblicitari e promozionali e canali di distribuzione

• Definizione e scelta delle strategie per quanto riguarda i rapporti con gli organi di informazione e le relazioni esterne

• Definizione dei materiali editoriali, delle eventuali pubblicazioni e dei prodotti di merchandising

• Organizzazione della struttura di comunicazione e scelta delle risorse

• Pianificazione dei tempi di comunicazione

• Definizione dei Budget

• Definizione del messaggio pubblicitario

• Definizione dei sistemi di controllo e monitoraggio della campagna di comunicazione

Siamo abituati a campagne di comunicazione che inducono bisogni, amplificano

opportunità, ammiccano a gusti e tendenze, ma nel caso degli eventi culturali è il

principio di realtà a farla da padrone.

PIANO MEDIA

- bacino di utenza (numerosità del pubblico raggiunta)

- grado di copertura ( % del target che viene raggiunta dal mezzo)

- Costo contatto ( costo dello spazio/numero di persone raggiunte o raggiungibili)

- Grado di affollamento o visibilità

• Pubblicità statica Affissione di diverse tipologie di materiali su

spazi pubblici e privati

• Pubblicità dinamicaUtilizza come canali di mezzi di trasporto

urbani e interurbani

Messaggio da trasmettere deve essere semplice, immediato, intuitivo.

• DIRECT MARKETING

- singoli individui

- gruppi formali o informali

Maggiore misurabilità dei risultati

UFFICIO STAMPA

Deve conoscere come vengono trattati dai media gli argomenti che deve comunicare , come vengono percepiti e tematizzati nel corso del tempo, per poter identificare subito le caratteristiche che rendono un evento culturale “notiziabile”

- Stesura di un piano di interventi sulla stampa

- Contatto frequente con le redazioni dei quotidiani, periodici, reti etc

- Reperimento, raccolta, organizzazione e invio di materiali, dossier, immagini, comunicati

- Organizzazione di incontri, conferenze stampa, interviste

- Gestione riprese televisive e fotografiche dell’evento

- Gestione di giornalisti e critici

- Follow up della notizia fino al momento della pubblicazione

- Raccolta del feedback

Strumenti di lavoro: mailing list dei giornalisti, cartella stampa, comunicato stampa, intervista, conferenza stampa

• SITO INTERNET

- Fruibilità delle informazioni- Accessibilità- Compatibilità con le linee guida- Affidabilità- Flessibilità

Newsletter, FAQ, vendita biglietti on-line, sezioni riservate

• PRODOTTI EDITORIALI

Catalogo

Depliant, volantini, locandine, cartoline, cd-rom. Dvd, merchandising