Come ottimizzare la partecipazione a fiere internazionali

A cura di Bonucchi e Associati srl

Questo documento è di supporto a una presentazione verbale.I contenuti  potrebbero  non essere correttamente interpretati in assenza dei commenti di chi ne ha

curato la stesura.

This work is licensed under the Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs License. To view a copy of this license, visit http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/

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UNA FIERA, COSA FARE 12 MESI PRIMA…

Accertatevi di sapere il motivo per il quale partecipate – determinate lo scopo

Preparare un budget di costiLeggere accuratamente il contratto:

capendone i termini, le condizioni, piano di pagamento e come gli spazi vengano assegnati

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UNA FIERA, COSA FARE 12 MESI PRIMA…

Scegliere la posizione dello stand o al limite provate a farlo: consultate la planimetria della fiera i percorsi del traffico del pubblico, dislocazione dei servizi, composizione del pubblico

Organizzare il viaggio, effettuare le prenotazioni degli hotel (ricordatevi che gli alberghi verranno prenotati completamente molto in fretta)

Spedire una richiesta di prenotazione ed eventualmente un primo pagamento per la prenotazione dello spazio

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6 MESI PRIMA... Fissare gli obiettivi della fiera Considerare se altri reparti

parteciperanno. Mettetevi in comunicazione e informate, cercate di capirne i bisogni

Pianificare la comunicazione pubblicitaria per la fiera. Non dimenticate il vostro sito web

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6 MESI PRIMA…

Ricercate e scegliete i vostri fornitori principali Allestitore fiere

Trasporti/Logistica Installatori/smontatori

Decidete se avete bisogno di un nuovo stand; se sì iniziate il progetto

Rivedete accuratamente il manuale dell’esibitore con i termini e le condizioni del contratto, annotate gli obiettivi temporali e le restrizioni, rivedete la planimetria del padiglione esibitivo e comunicate qualsiasi cambiamento ai disegnatori dello stand

Prenotate le sale incontro per eventi di rappresentanza,conferenze stampa, ecc

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4 MESI PRIMA… Selezionate lo staff per la fiera e lo staff di

supporto in azienda Determinate i bisogni durante la fiera: materiale di

cancelleria, per l’ospitalità, materiale per la pulizia materiale di ricambio essenziale

Processo di generazione dei contatti: come raccogliere i dati? Quali dati raccogliere? Attenzione questi contatti sono preziosi, SONO IL RISULTATO DELLA FIERA!

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ANCORA 4 MESI PRIMA… Comunicate ai fornitori di riferimento (Allestitore

Fiera, trasportatori, ecc.) i servizi che necessitate e le date

Fatevi fare un preventivo del costo (ricordate di aggiornare il vostro foglio di Budget)

Finalizzate il nuovo design che utilizzerete in fiera. Coordinate il risultato del design con la comunicazione relativa alla fiera (incluso il sito web)

Cosiderate se fare dei gadget pomozionali Realizzate la pubblicità collegata alla fiera

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ANCORA 4 MESI PRIMA…

Pianificate tutte le presentazioni/dimostrazioni/incontri con clienti

Create una lista dei servizi che necessitate per telefono e servizio di connessione internet

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ANCORA 4 MESI PRIMA…

Selezionate il catering Rispettate la scadenza per l’inserimento nel

catalogo fiera Se usate servizi organizzati dalla fiera fate

domanda di prenotazione

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2 MESI PRIMA… Prevedete i nuovi decori fiera, poster, vetrofanie o

richiedete le modifiche Verificate la possibilità di avere documentazione,

cataloghi brochure dedicati alla fiera Completate le grafiche. Ordinate i

cataloghi/documentazione pubblicitaria Ordinate i pass per lo staff in fiera/pass per il

parcheggio, considerate le preiscrizioni via web Fate un aggiornamento e comunicate agli altri

reparti eventuali cambiamenti di stand

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ANCORA 2 MESI PRIMA… Finalizzate la generazione dei contatti: formulario dei contatti &

software CRM (Customer Relationship Management) Preparare gli ordini per: spedizioni/stoccaggio, energia elettrica,

gadget, ecc Verificate le promozioni, accertatevi che tutto sia pronto per le

spedizioni alla data utile Preparate i pachetti per la stampa e per lo stand Verificate le prenotazioni alberghiere e le prenotazioni di viaggio Pianificate delle riunioni di addestramento/informative per lo

staff in fiera e per l’ufficio di supporto a casa

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1 MESE PRIMA… Assicuratevi che le prenotazioni alberghiere siano

a posto Finalizzate gli accordi per la spedizione delle

merci Controllate le date di consegna con i fornitori (a

questo punto potete anche concedere qualche piccolo ritardo)

Assicuratevi che la merce da esporre e la documentazione sia disponibile

Preparate e spedite gli inviti ai clienti assicuratevi di comunicare anche l’indirizzo web di supporto

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ANCORA 1 MESE PRIMA… Distribuite la mappa della fiera ai collaboratori... Hold pre-show briefings in office Prepare i pacchetti cpmprensivi di gadget

promozionali da distribuire ai visitatori dello stand Preparate il programma per gli incontri durante il

meeting... Lasciate dello spazio libero per incontri ad-hoc con clienti invitati

Iniziate ad assemblare quello che biosognerà spedire alla fiera tenete una packing list ... La userete dopo la fiera per assicurarvi che tutto ritorni alla base

Spedite tutto il materiale nelle date stabilite per l’arrivo in fiera

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PRIMA DELLA PARTENZA… Assicuratevi prima di partire per la fiera di avere: Copie di tutti gli ordini e degli assegni/bonifici per i

servizi pagati in anticipo Numeri di telefono e indirizzi di tutti i fornitori in fiera Packing list del materiale spedito Etichette/packing list da incollare sui cartoni per il

materiale di ritorno Certificato antincendio e tutti i documenti e

certificati formali richiesti dall’ente fiera

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ALL’ARRIVO… Verificate che la merce spedita sia arrivata e che tutti i

fornitori scelti per la fiera siano puntuali Verificate di nuovo le prenotazioni alberghiere, prenotazioni

di stanze per meeting e eventuali appuntamenti già fissati Riconfermate le prenotazioni per il servizio telefonico in fiera,

connessione internet, ecc. Supervisionate l’allestimento dello Stand Scattate delle foto dello stand completato Il giorno prima della fiera fate una riunione preparatoria per le

comunicazioni finali allo staff...

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 DURANTE LA FIERA... Osservate la concorrenza Date al vostro staff la possibilità di visitare altri stand Fate foto della fiera e di altri stand interessanti Verificate per la volta successiva se esiste una

posizione migliore per il vostro stand Fate le necessarie disposizioni per lo

smantellamento dello stand e le spedizioni di ritorno Assicuratevi le schede dei contatti seguano il

processo di generazione di offerta che avete definito

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ALLA FINE DELLA FIERA…

Supervisionate lo smantellamento dello stand. Ricontrollate con la vostra lista che tutto sia spedito indietro correttamente

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DOPO FIERA…

Occupatevi delle schede contatto Spedite delle note di ringraziamento al contatto Scrivete un rapporto da distribuire alle persone

dell’azienda coinvolte nel post fiera Informate chi di dovere sul risultato della fiera Fate le valutazioni sul risultato della fiera

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SEMPRE…

RICORDATE QUALSIASI COSA FACCIATE IL RISULTATO E’ UNA QUESTIONE DI GIOCO DI SQUADRA COSì NON DIMENTICATEVI MAI DI CONDIVIDERE IL RISULTATO CON CHI DELLA VOSTRA SQUADRA SIA STATO COINVOLTO NEL PROCESSO DELLA FIERA E NEL PROGETTO

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