Come ottimizzare i flussi di lavoro cloud e mobile 6 passi per migliorare il flusso delle informazioni con la stampa intelligente.

3/4delle piccole e medie imprese (PMI) avranno pienamente adottato il cloud computing entro il 2020, una cifradoppia rispetto al 2015

Un dato che ha decisamente senso. I servizi di archiviazione su cloud come Dropbox e gli strumenti per la produttività come Google Apps for Work e Microsoft Office 365 offrono modalità più intelligenti per collaborare, comunicare e scalare in caso di crescita, oltre a livelli di prezzo in grado di regalare agilità ed efficienza costante.

Allo stesso tempo assistiamo alla crescita irresistibile del mobile: attualmente esistono più dispositivi mobili che persone nel mondo, e la cifra è destinata a superare i 10 miliardi nei prossimi tre anni.1

Queste tendenze contribuiscono ad aumentare il numero degli utenti e dei lavoratori da remoto, che operano servendosi di strumenti basati sul cloud. Tutte tecnologie che dovrebbero semplificarci la vita.

Ma quando si tratta di connettere i nuovi flussi di lavoro digitali a quelli basati sui documenti cartacei, cloud e mobile spesso aggiungono complessità.

L’era del cloud è arrivata e non se ne andrà. Entro il 2020, più di tre quarti delle piccole e medie imprese avranno pienamente adottato il cloud computing, raddoppiando la cifra del 2015.

Il flusso di lavoro in un mondo cloud e mobile

1 Cisco Systems.

2Come ottimizzare i flussi di lavoro cloud e mobile

xerox.com

L’importanza dei flussi di lavoro documentali

Nonostante la presenza di questi nuovi strumenti, rimane sempre la necessità di semplificare il flusso di informazioni tra persone e sistemi.

E ciò include non solo cloud e mobile, ma anche i flussi di lavoro basati sui documenti. Parliamo di tutti quei passaggi e processi, molto reali, necessari a trasformare documenti digitali in documenti stampati, e viceversa.

Il nostro eBook tratta dell’integrazione di cloud, mobile e flussi di lavoro basati su documenti cartacei. Ti mostreremo come migliorare la produttività degli utenti e semplificare il lavoro grazie a processi documentali intelligenti.

Sei pronto a partire?

Il flusso di lavoro in un mondo cloud e mobile

3Come ottimizzare i flussi di lavoro cloud e mobile

xerox.com

Come ottimizzare i flussi di lavoro cloud e mobile 4

Quando i flussi di lavoro digitali incontrano l’infrastruttura di stampa

xerox.com

Se i tuoi dipendenti utilizzano strumenti di produttività cloud e mobile, è naturale che vogliano connettersi in modo semplice e lineare all’infrastruttura di stampa Sono abituati a stampare dal computer senza problemi, con un semplice clic, e si aspettano la stessa cosa operando sul cloud o con dispositivi mobili.

Quando i flussi di lavoro digitali incontrano l’infrastruttura di stampa

Per esempio:

• vogliono bypassare il PC e stampare direttamente dallo smartphone, da email o da app su cloud;

• hanno bisogno di stampare facilmente da un sistema operativo basato su cloud come Chrome OS;

• vogliono scansionare un modulo cartaceo con la stampante e archiviarlo su Dropbox o Box con un solo clic;

• i venditori hanno bisogno di stampare proposte quando sono in viaggio;

• ospiti e clienti possono avere la necessità di usare le tue stampanti senza accedere alla rete;

• chi si trova fuori ufficio ha spesso bisogno di usare stampanti in aree comuni, come le reception.

5Come ottimizzare i flussi di lavoro cloud e mobile

Quando i flussi di lavoro digitali incontrano l’infrastruttura di stampaLa libertà e la flessibilità del lavoro mobile e del cloud consentono al tuo team di lavorare nel modo più efficiente possibile. Ma questi flussi di lavoro non devono interrompersi quando c’è la necessità di stampare.

In caso di interruzione, il prezzo da pagare è duplice: un impatto negativo sulla produttività e soddisfazione degli utenti, e un carico di lavoro extra per l’assistenza IT. Infatti, il 40-60% delle chiamate al supporto IT riguarda problemi di stampa.2

L’integrazione dei flussi di lavoro e le potenziali sfide

Implementare la stampa dei documenti da cloud e mobile dà luogo ad alcune importanti considerazioni:

• Standardizzazione. Il numero e la varietà dei dispositivi mobili e di stampa può rendere difficile capire cosa funziona e cosa no. Per esempio: “Ho bisogno di AirPrint per farlo funzionare?” oppure “Come faccio a stampare da un Chromebook?”

• Produttività. La soluzione prescelta non deve obbligare gli utenti a usare espedienti (come ad esempio inviare per email un file in Dropbox al computer fisso) per poter stampare file da app sul cloud.

• Riservatezza. È importante evitare che le persone lascino i documenti abbandonati nei vassoi di stampa perché se ne sono dimenticati.

• Sicurezza e assistenza. L’installazione di app non autorizzate per la stampa cloud e mobile può compromettere la sicurezza della rete o incrementare il numero di chiamate all’IT per richiedere assistenza.

Sono tutte considerazioni valide ed è quindi opportuno affrontarle subito, per non trasformarle in problemi da risolvere in seguito.La buona notizia è che tutto questo si può risolvere con semplicità.

2 Xerox RealBusiness Magazine – Gartner ITxpo Issue, 2012

6Come ottimizzare i flussi di lavoro cloud e mobile

xerox.com

Stampa cloud e mobileche funziona

xerox.com

7Come ottimizzare i flussi di lavoro cloud e mobile

Stampa cloud e mobile che funziona

Implementare una stampa cloud e mobile semplice ed efficace significa conciliare due tipi di esigenze diverse.

• I tuoi utenti vogliono la libertà di connettersi a qualsiasi dispositivo, ovunque siano e in ogni momento.

• Tu vuoi essere in grado di gestirli a distanza, in modo facile e, si spera, solo raramente.

Se la cosa è facile per gli utenti ma difficile per te, o viceversa, la soluzione non è abbastanza efficace. La buona notizia è che integrare processi aziendali cartacei e flussi di lavoro cloud e mobili non deve essere necessariamente difficile.

8Come ottimizzare i flussi di lavoro cloud e mobile

xerox.com

Ecco sei passi per fare in modo che tutti ottengano ciò che desiderano.

1. Rendi il processo facile quanto inviare un’email I tuoi utenti devono poter stampare da qualsiasi dispositivo stiano utilizzando. Quindi un ottimo inizio è utilizzare una app già presente su tutti i dispositivi: l’email. Inizia scegliendo una soluzione di stampa mobile che consenta di inviare un’email e stampare i documenti direttamente dalla loro multifunzione.

2. Dai agli utenti tutte le opzioni di cui hanno bisogno Assicurati che i tuoi utenti possano stampare tramite email, browser web e app su cloud. L’ideale è una soluzione multipiattaforma che supporti iOS (AirPrint) e Android. Più faciliti la connettività dei tuoi utenti, meno richieste di assistenza riceverai.

3. Consenti la stampa on demand La stampa on demand, o pull printing, fa in modo che le tue multifunzione rilascino le stampe solo dopo che l’utente si è identificato tramite un codice PIN o un tesserino magnetico. La stampa on demand ti offre controllo e la possibilità di suddividere i costi di stampa addebitandoli per reparto o team. I tuoi utenti possono stampare tramite i loro dispositivi e tu ottieni un migliore livello di sicurezza dei dati.

4. Cerca il logo Mopria su Android L’idea di supportare tutti questi diversi dispositivi, app e driver ti preoccupa? Non perderci il sonno. Esiste uno standard di categoria per la stampa mobile che rende molto più semplice scegliere gli strumenti giusti, consentendo ai tuoi utenti di eseguire il lavoro più velocemente. Con una stampante certificata Mopria, per stampare bastano tre semplici passaggi.

Stampa cloud e mobile che funziona

9Come ottimizzare i flussi di lavoro cloud e mobile

xerox.com

Stampa cloud e mobile che funziona

5. Integra i documenti nei flussi di lavoro digitali Le multifunzione di oggi sono molto più intelligenti dei modelli precedenti. Per processi ripetitivi come la gestione delle fatture, puoi creare un flusso di lavoro digitale personalizzato e poi usare una app sulla multifunzione per automatizzarlo. Per esempio, puoi creare un pulsante “Fattura” che salva in automatico ogni nuova fattura nella cartella di rete designata, dando così la possibilità di trovarla facilmente facendo una ricerca per numero di fattura o importo totale.

6. Estrai informazioni dai dati Usa i registri di controllo delle tue multifunzione per ottenere utili informazioni su quali dispositivi sono utilizzati per accedervi, quando si verificano gli accessi e quali documenti vengono stampati. Questa serie di dati ti aiuterà a migliorare sicurezza e compliance, offrendoti anche la possibilità di suddividere i costi addebitandoli ai diversi uffici.

Stampare da cloud e mobile non dovrebbe essere complicato, né per gli utenti né per l’IT. Seguendo questi semplici consigli, non lo sarà.

10Come ottimizzare i flussi di lavoro cloud e mobile

Integrare la tua infrastrutturadi stampa con le strategiecloud e mobile

xerox.com

Come ottimizzare i flussi di lavoro cloud e mobile 11

Integrare la tua infrastruttura di stampa con le strategie cloud e mobileCloud e mobile sono diventati essenziali per il modo di lavorare di oggi.

È quindi perfettamente naturale che i tuoi utenti si aspettino che l’infrastruttura di stampa che utilizzano da sempre si integri perfettamente con i dispositivi mobili e le app basate sul cloud di cui non possono più fare a meno.

In questo modo possono connettersi e collaborare mentre sono fuori ufficio, stampare ovunque si trovino, e facilitare la vita di ospiti e clienti – usando soluzioni che, ci si augura, non generino ulteriori chiamate all’assistenza.

Iniziare è facile e ci sono molte soluzioni che ti consentono di stampare proprio ovunque – incluse @PrintByXerox, AirPrint e Mopria – che puoi provare gratuitamente. E quando sarai pronto a espanderti o avrai requisiti più pressanti, ci saranno soluzioni in grado di supportare esigenze più complesse.

La produttività inizia da una gestione dei documenti più intelligente

Il flusso di informazioni è fondamentale per il successo della tua azienda. La sicurezza e semplicità di questo flusso di dati è fondamentale per il tuo successo.

Integrando i flussi di lavoro cloud e mobile alla tua infrastruttura di stampa consentirai ai tuoi dipendenti di lavorare in modo più facile e intelligente.

Segui i consigli che abbiamo condiviso in questo eBook: i tuoi utenti saranno più produttivi e il tuo lavoro sarà molto più semplice.

12Come ottimizzare i flussi di lavoro cloud e mobile

xerox.com

Integrare la tua infrastruttura di stampa con le strategie cloud e mobileLe prossime mosseRendere possibile la stampa cloud e mobile è importante e non deve essere difficile. Scopri come le soluzioni Xerox® per la stampa mobile aiutano le piccole e medie imprese a lavorare meglio.

Scopri di più

13Come ottimizzare i flussi di lavoro cloud e mobile

xerox.com

IL LAVORO PUÒ MIGLIORARE

A proposito di Xerox

Xerox contribuisce alla nascita di un modo nuovo di lavorare. Applicando le nostre competenze in materia di imaging, processi aziendali, analisi, automazione e insight incentrate sull’utente, progettiamo flussi di lavoro in grado di generare maggiore produttività, efficienza e personalizzazione.

Operiamo in 180 paesi e con oltre 140.000 dipendenti creiamo innovazioni significative e forniamo servizi per processi aziendali, e apparecchiature, software e soluzioni di stampa che fanno la differenza per i nostri partner, e per i loro clienti.

Per saperne di più visita il sito www.xerox.com

Xerox®, Xerox and Design® e “Work Can Work Better” sono marchi commerciali di Xerox Corporation negli Stati Uniti e/o in altri paesi. BR18743.