Come l’Information Technology può rendere i processi amministrativi più efficienti e trasparenti

LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit

Come l’Information Technology può rendere i processi

amministrativi più efficienti e trasparenti Un sistema informativo per tracciare le attività e i tempi

Francesco Ferrante

01 luglio 2014

MASMaster in Management delle Aziende Sanitarie

I edizione

Master Universitario di II livello2013-2014

2LUISS Business School – Area PA, Sanità e Non Profit

I ritardati pagamenti della PubblicaAmministrazione, e del Servizio SanitarioNazionale in particolare, derivano da:

Un problema sempre più attuale

Crisi Economica

Disequilibrio strutturale conti

Inefficienze organizzative


Il tempo medio di pagamento dei fornitori dal ricevimento della fattura si assesta nei primi mesi del 2014, su base nazionale, poco sopra i 200 giorni (*)

Dimensioni del problema nel settore Sanità

*rilevazione Assobiomedica sui pagamenti delle Aziende Sanitarie Pubbliche


La situazione pero è molto variabile da regione a

regione

e da struttura a struttura

Dimensioni del problema nel settore Sanità


Una possibile soluzione

Ridurre/eliminare inefficienze organizzative

Visione per processi


Analisi dell’organizzazione

Strutturale

Direzione Generale(Direttore)

UO0

Direzione Sanitaria(Direttore)

UO1

Direzione AmministrativaUO2

Gestione Risorse Finanziarie (Dirigente)

UO2.3

….(Dirigente)

UO2.n

Affari Legali e Generali

(Dirigente)UO2.2

Gestione Risorse Umane

(Dirigente)UO2.1

Distretti sanitari

Dipartimenti Sanitari

Ospedali

Distretto n (Dirigente)

UO1.n

Gestione Risorse Finanziarie(Dirigente)

UO1.n.n

Farmacia(Dirigente)

UO1.n.3

Gestione Risorse Umane

(Dirigente)UO1.n.1

Protocollo (Dirigente)

U=2.99

Protocollazione(Funzionario) PL2.99.1

Controllo di Gestione

(Funzionario POC)U2.3.2

Contabilità(Funzionario POC)

UO 2.3.1

Controllo Budget(Funzionario)PL2.3.1.2

Pagamenti e Tesoreria(Funzionario)PL2.3.1.3

Registrazioni contabili(Funzionario)PL2.3.1.1

Gestione gare acquisto(Funzionario)PL1.n.3.2

Magazzino(Funzionario)PL1.n.3.1

Funzionario POC

Ragioniere 1 Ragioniere 2

Controller 1 Controller2

Contabilità UO 2.3.1

Ruoli/Risorse umane

Registrazioni contabiliPL2.3.1.1

$

Pagamenti e tesoreriaPL2.3.1.3

MICROSOFT CORPORATION

Controllo BugetPL2.3.1.2

Posti di Lavoro (PL)

Sistema informativo Contabile PCPC

Attrezzature da ufficio

Risorse strumentali



Funzionale

A0

Gestione Protocollo

A1

Gestione Magazino

A3

Controllo Amministrativo

A4

Registrazioni contabili

Fattura Fornitore

Personale

Personale

Attrezzature

Attrezzature

Verifica fornitura

Verifica Amm.va/Contabile

Personale

Attrezzature

Personale

Attrezzature

A5

Pagamenti e Tesoreria

Scrittura prima nota

Mandato di pagamento

Personale

Attrezzature



Processi

Arrivo

Registrazione Attesa pazientiVista e

prescrizione

Uscita

Intervento e

Ospedalizzazione

Ricovero

De

ge

nza

Pro

nto

So

cco

rso


Un sistema informativo per tracciare e

monitorare i processi

Principali caratteristiche

sistema web-based

scalabilità

parametrizzazione utenti

sistema avanzato di alerting (dashboard, mail, sms)

individuazione immediata del responsabile di ogni step del processo;

avvio step anche in maniera automatica e/o temporizzata;

interfacciamento con altre Sistemi informativi aziendali;

composizione grafica dei processi;

controllo grafico dello stato degli iter;

reportistica di controllo


Un sistema informativo per tracciare e monitorare

i processi

Processo di riferimento

Arrivo fattura

Controllo

fornitura

Controllo

contabile

Registrazione

movimento

contabile

Registrazione

pagamento

Controllo e

autorizzazione

pagamento

Contenzioso

Mandato di

pagamento per

Tesoreria

Prot

ocol

loM

agaz

zino

Uff.

Lega

leCo

ntro

llo

Amm

inist

rativ

o

Uffic

io R

agio

neria

Interruzione

processo per

verifca



i processi

Mappare il nuovo processo



i processi




i processi

Istanza del processo creato



i processi



Vantaggi del Sistema

Efficienza – non richiede sforzi aggiuntivi al personale dell’azienda anzi riduce notevolmente sia il carico di lavoro che la percentuale di errori

Efficacia – il tracciamento informatico dei processi, l’esecuzione automatica di alcuni step e il sistema di alerting consente l’abbattimento massiccio dei tempi di latenza delle varie pratiche

Trasparenza - Un sistema di tracciamento dei processi come quello appena illustrato permette anche di rispondere agli obblighi di trasparenza ai quali la PA deve sottostare (Decreto Legislativo n. 33 del 14 marzo 2013).


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