CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 2.Limpostazione del progetto a.Ciclo di vita...

CLASDA – Gestione dei Progetti

Gestione dei Progetti

2. L’impostazione del progettoa. Ciclo di vita

b. Il Piano di Progetto

c. La WBS di progetto

d. La Matrice di Responsabilità


Ciclo di vita del progetto

• Il progetto ha una dimensione temporale definita: ha quindi un inizio ed una fine.

• Tra questi due estremi si verificano tutte le attività che concorrono a risultato finale.

• All’inizio è importantissima la fase di impostazione del progetto, lo spazio ove vengono definite le attività e gli strumenti attraverso i quali controllare e guidare il progetto.



• Il progetto ha un ciclo di vita. Come un prodotto o come un essere vivente. Tipicamente abbiamo:

– una fase iniziale – comprendente la definizione degli obiettivi, l’ideazione, la valutazione di fattibilità, la definizione delle modalità;

– una fase intermedia – comprendente la pianificazione di dettaglio, l’organizzazione, la realizzazione, il controllo e gli aggiustamenti;

– una fase finale – comprendente il completamento, la valutazione dei risultati, la gestione del post-progetto

• Parallelamente alla dimensione temporale del ciclo di vita del progetto, si può valutare anche un andamento tipico della dimensione delle risorse economico-finanziarie.



Risorse

Ideazione Val Fattibilità Pianif.icaz / Org. Realizzaz. / Contr Valutaz. obj Esercizio

FASE INIZIALE FASE INTERMEDIA FASE FINALE

Tempo



• Attenzione! Occorre distinguere progetti aventi come finalità dei prodotti da progetti aventi altre finalità non tangibili.

• Infatti nei primi si ravvisano tutte le fasi del ciclo di vita e vanno tutte pianificate per consentirne l’attivazione nei tempi e costi coerenti con gli obiettivi posti.

• Nei secondi spesso la pianificazione riguarda solo le fasi centrali, mentre può essere completamente assente la fase di esercizio e controllo.

• In realtà spesso i progetti non aventi come finalità un oggetto fisico, ma una procedura, una riorganizzazione, ecc.., si rivelano più complessi.



CICLO DI VITA TECNICO DEL PROGETTO

• Consiste nella definizione approfondita delle attività relative alle diverse fasi del ciclo di vita del progetto.

• Per ogni fase vengono dettagliati gli obiettivi, gli input che ne attivano l’operatività, gli output attesi.

Fase Oggetto Input OutputIdeazione intuizione di un nuovo obiettivo da

raggiungere e prima definizione delle sue caratteristiche

idea o rilevazione di un problema da risolvere

Decisione di continuare, di approfondire maggiormente o di rinunciare

Valutazione fattibilità Analisi dettagliata delle caratteristiche dell'idea. Definizione degli aspetti tecnici, organizzaztivi, economici e di rischio

Decisione di continuare Studio di fattibilità, ipotesi di attività, decisione ok o ko sul progetto

Pianificazione operativa e organizzazione

Definizione delle modalità esecutive del progetto, pianificazione, attribuzione delle risorse e dei tempi, organizzazione

Decisione ok Piano di progetto

Realizzazione e controllo Avvio delle attività. Verif ica periodica dell'andamento lavori vs pianif icato; utilizzo risorse vs atteso. Valutazione continua della qualità del risultato

Specifiche del Piano di progetto Report avanzamento; risultati di progetto

Esercizio e manutenzione Utilizzo del risultato di progetto Consegna Report periodici su efficienza ed efficacia del risultato. Interventi di manutenzione



CICLO DI VITA TECNICO DEL PROGETTO

• Nelle primissime fasi del progetto deve essere definito un capo progetto (Project Manager).

• Prima dell’avvio delle attività devono essere acquisiti i fattori produttivi e attivati gli accordi con fornitori, partner, consulenti.

• Durante l’intero ciclo di progetto, questi deve essere gestito. Occorre definire un piano di progetto fin dalla fase di ideazione. In mancanza di esso la gestione viene lasciata agli attori del progetto.



CICLO DI VITA ORGANIZZATIVO DEL PROGETTO

• Il ciclo organizzativo è l’insieme delle azioni di natura organizzativa che vengono attuate in supporto al ciclo tecnico di progetto. Esse appaiono meno visibili, ma sono determinanti ai fini del successo del progetto.

– Definizione puntuale dell’obiettivo di progetto;

– Individuazione chiara dello sponsor di progetto;

– Impostazione delle attività secondo la cultura di progetto e sua diffusione;

– Verifica dell’esistenza di sistemi incentivanti/motivanti di progetto;

– Definizione del capoprogetto;

– Definizione del team;

– Autonomia del team;

– Definizione dei ruoli puntuale;

– Attenzione e comunicazione al resto dell’organizzazione;

– Piano di rientro delle risorse del team a fine progetto.



CICLO DI VITA TECNICO E ORGANIZZATIVO DEL PROGETTO

• Il ciclo tecnico esprime le attività sequenziali che determinano il conseguimento dell’obiettivo, mentre il ciclo organizzativo suggerisce le regole da applicare per svolgere al meglio il ciclo tecnico;

• Non vi sono coincidenze tra le fasi di un ciclo e le considerazioni dell’altro;

• Secondo riferimenti logici, è necessario identificare le fasi sequenziali in cui coordinare le attività dei due cicli.

• La gestione e il coordinamento dei due cicli è opportuno che sia presidiata dal Project Manager.

• Il grado di rischio maggiore nei progetti deriva dalla tensione e dall’insicurezza che le persone hanno nel momento in cui intraprendono l’impresa per le caratteristiche di: innovazione, relazionali, incertezza delle prospettive lavorative post progetto.


Il Piano di Progetto

• Il Piano di Progetto è lo strumento che descrive come si possono realizzare gli obiettivi del progetto, considerate le (limitate) risorse disponibili.

• Costituisce una delle condizioni organizzative essenziali del Project Management.

• Il Piano consiste nella:– Definizione delle attività da svolgere;

– Tempificazione delle attività;

– Descrizione delle modalità con cui le singole attività interagiscono o interdipendono;

– Definizione e allocazione delle risorse nelle varie attività;

– Definizione dei costi associati alle singole attività.

• Il Piano di Progetto non è solo uno strumento descrittivo, ma costituisce lo strumento di gestione del progetto nel suo ciclo di vita.



• Chi redige il PdP?– Il Project Leader insieme al suo team– Importanza della condivisione e accettazione dei contenuti– Modalità di lavoro ad azione e retroazione mano a mano

che il team si stabilizza: prima stesura, coinvolgimento di risorse, verifica con le nuove risorse coinvolte, successiva stesura…

• Il piano è un processo di continua azione e retroazione in quanto spesso mano a mano che si procede, è necessario tornare al punto precedente per aggiornarne il contenuto.

• Una volta avviate la attività il piano va aggiornato con i dati di consuntivo.



• Il contenuto del PdP– Può variare a seconda della tipologia di progetto

– Tecniche di pianificazione a seconda della fase del PdP:

1.OBIETTIVI

Cosa

2.ATTIVITA’

Come

3.COMPETENZE

Quali capacità

4.ASSEGNAZIONE

Chi fa cosa

5.SHEDULING

Quando

6.RIS ECONOMICHE

Quanto

7.CONTROLLO

Come verificare

8.RISK SOLVING

Quali rischi

WBS e simili Matrice di resp Progr retic / Gantt

Budget di prjSist reporting



1. OBIETTIVI DEL PROGETTO

• Accurata definizione degli obiettivi

• Definizione puntuale e specifica (prodotti fisici o logici)

• Raramente gli sponsor sono bravi nella definizione degli obj

• Spesso sono generici desiderata di miglioramento– Migliorare il clima aziendale

– Migliorare la qualità

– …

• E’ quindi compito del team chiarire gli obiettivi…

• …una domanda ben posta è già una mezza risposta.

1.OBIETTIVI

Cosa



2. ATTIVITA’ DA SVOLGERE

• In questa fase si censiscono le attività necessarie per raggiungere gli obiettivi di progetto

• Ogni attività può a sua volta essere descritta come insieme di compiti elementari

• E’ necessario condividere tale elencazione tra tutti i membri del team per evitare che qualche cultura non sia rappresentata

• La definizione delle attività si avvale di una tecnica chiamata WBS (Work Breakdown Structure)

2.ATTIVITA’

Come



3. COMPETENZE NECESSARIE

• E’ necessario definire chiaramente quali competenze tecnico, organizzative e relazionali sono necessarie per ogni attività per PdP

• E’ opportuno ragionare a capacità infinita in modo da rendersi conto delle potenzialità del progetto qualora ci si trovi nelle migliori condizioni possibili

• Attenzione alle distorsioni organizzative, per cui si scelgono le risorse in funzione di equilibri di potere o per generiche motivazioni..

3.COMPETENZE

Quali



4. ASSEGNAZIONE DELLE RISORSE

• Definite le attività, si assegna a ciascuna la o le risorse necessarie al loro completamento

• Le risorse possono essere sia umane che mezzi fisico-tecnici (es: una macchina o un centro di lavoro)

• In questa fase si può costruire lo strumento Matrice Di Responsabilità

4.ASSEGNAZIONE

Chi fa cosa



5. SCHEDULING DI PROGETTO

• A questo punto si associa a ciascuna attività l’informazione della sua durata

• Si costruiscono le relazioni di interdipendenza delle attività in modo da poterle posizionare nella corretta sequenza

• Si verifica che le risorse attribuite a ciascuna attività siano effettivamente disponibili nel tempo in cui l’attività è prevista; in caso di conflitti si rischedulano le attività

• Si possono così definire i tempi di inizio e fine di ciascuna attività, nonché il tempo di fine dell’intero progetto

• Tecniche di pianificazione reticolare (PERT) o GANTT

5.SCHEDULING

Chi fa cosa



6. RISORSE ECONOMICHE DI PROGETTO

• Una volta definite le attività, le risorse e i tempi di esecuzione, si possono associare valori economici per ciascuna fase del progetto

7. CONTROLLO DEL PROGETTO

• Devono essere definiti i criteri di controllo dell’avanzamento del progetto

• Quali variabili controlliamo? (tempi, costi, qualità, …)

• Chi controlla? Quando controlla? Come controlla?

6.RIS ECONOMICHE

Quanto

7.CONTROLLO

Come verificare



8. RISCHI E MODALITA’ SOLUZIONE PROBLEMI

• Nonostante la migliore delle pianificazioni, non è possibile prevedere tutti gli aspetti e gli imprevisti di un progetto

• Il Project Leader deve affrontare e risolvere le criticità di percorso

• Occorre tuttavia immaginare i principali fattori di rischio del progetto, i possibili effetti, e definire una strategia di correzione per ognuno di essi (FMEA di progetto)

8.RISK SOLVING

Quali rischi


La WBS di progetto

• La WBS (Work Breakdown Structure) è una tecnica di scomposizione strutturata delle attività di un progetto e risponde alla domanda: Cosa dobbiamo fare concretamente?

• Partendo dagli obiettivi di progetto, il team declina i sottobiettivi e, per ciascuno di essi, le attività che concorrono al loro raggiungimento e, per ciascuna attività, i compiti elementari che le costituiscono. Si ottiene così una struttura ad albero: OBIETTIVO DEL PROGETTO

Sotto obiettivo Sotto obiettivo Sotto obiettivo

Attività Attività

Compito CompitoMaggior dettaglio


La WBS di progetto

• Fino a che punto spingere l’analiticità della classificazione?– Se il progetto ha molti elementi di certezza, dettagliare molto le attività

può portare alla standardizzazione e quindi ad un maggiore livello di efficienza

– Se il progetto ha attività di natura tecnico-ingegneristico, vale la pena dettagliare rami di attività che potranno essere utilizzati modularmente su più progetti (es: impianto elettrico)

– Tanta più delega si vuole attivare verso i ruoli esecutivi (quindi impatto positivo sulla motivazione) e tanto meno dettagliata deve essere la WBS, in quanto può divenire elemento prescrittivo eccessivo

• Se ad ogni casella della WBS si associa la risorsa responsabile dell’attività (non necessariamente coincidente con il realizzatore), si descrive la struttura OBS (Organizational Breakdown Structure)


La WBS di progetto

• Alla WBS, in corrispondenza di ciascuna attività, si possono aggiungere i tempi ed i costi relativi.

• Si parte sempre dal livello più basso; i valori dei livelli superiori sono la somma di quelli inferiori (ricordarsi che il tempo totale di progetto non è, in questa fase, attendibile, in quanto manca dei vincoli tra le attività)

OBIETTIVO DEL PROGETTO

Sotto obiettivo Sotto obiettivo Sotto obiettivo

Attività Attività

Compito Compito

3 10 4 12

7

22

4

6

11

28


La WBS di progetto

• Esempio: WBS per la ristrutturazione dell’appartamento del Magnifico Rettore

RISTRUTTURAZIONE APP.TO

Interventi murari

Impianto elettrico

Impianto termico

Demolizioni Ricostruzioni

Demolizione parete ovest

Demolizione parete Est

Costruzione transetto

cucina

Imbiancatura


La Matrice di Responsabilità

• La Matrice di Responsabilità definisce l’allocazione delle persone alle attività e compiti, assegnando loro la responsabilità sull’esecuzione.

• In molti casi risulta utile indicare il tipo di responsabilità necessario:

– Coordinamento ©

– Partecipazione (D)

– Conoscenza (I)

– Consulto (Co)

– Realizzazione diretta (O)

• L’assegnazione delle risorse alle attività deve avvenire per competenza



• La Matrice indica alle risorse coinvolte sia su cosa saranno coinvolte nel progetto e con quali responsabilità

• Da indicazione su come comportarsi nel gestire le relazioni e responsabilità di altre persone coinvolte

• La Matrice costituisce un forte elemento di motivazione per le persone coinvolte.



• Esempio di Matrice di Responsabilità

Attività (da WBS) RisorseSubobiettivo Attività Compiti Progettista Geometra Muratore Manovale Imbanchino

Interventi murari DDemolizioni C

Dem Parete ovest C ODem parete est C O

Ricostruzioni CCostr par cucina O IImbiancatura I O

C=coordina - D=decide - Co=consultato - O=opera - I=informato

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