CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione...

33
CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1. Introduzione a. Evoluzione dell’organizzazione aziendale b. L’area del “Fare” in azienda: le Operations c. Il progetto: definizioni e caratteristiche d. Il Project Management e. Condizioni

Transcript of CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione...

Page 1: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Gestione dei Progetti

1. Introduzionea. Evoluzione dell’organizzazione aziendale

b. L’area del “Fare” in azienda: le Operations

c. Il progetto: definizioni e caratteristiche

d. Il Project Management

e. Condizioni

Page 2: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Definizione di Progetto

“…I progetti intendono produrre determinati risultati entro un dato istante di tempo ed un dato budget. Essi tagliano le linee (funzionali) dell’organizzazione. Sono compiti unici e mai completamente uguali a progetti precedenti…Un progetto può essere visto come l’intero processo di creazione di un nuovo prodotto, una nuova industria o altri risultati specifici. Il risultato da ottenere, spesso, riceve molta più attenzione del processo con il quale è ottenuto. Di fatto entrambi, prodotto e processo, devono essere oggetto di una gestione efficace… ”

da R.D. Archibald, “Managing High-Technology Programs and Projects”, New York,Wiley, 1976.

Page 3: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Definizione di Progetto

• Qualsiasi iniziativa non di routine

• Finalizzata al raggiungimento di precisi risultati operativi

• Con determinati limiti:– Di tempo

– Di costo

– Di qualità

• Che coinvolge più unità o ruoli organizzativi di funzioni diverse aggregate temporaneamente in un team interfunzionale

Page 4: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Definizione di Progetto

• Processo

Indice perf. 1

Indice perf. 2

Indice perf. 3KPI

INPUT OUTPUT

OBIETTIVI/CLIENTE

OWNER

Insieme organizzato di attività e decisioni, finalizzato alla creazione di un output effettivamente domandato da un cliente al quale attribuisce un valore ben definito

Page 5: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Definizione di Progetto

• Progetto come processo a impulso

Progetto

Unicità dell’outputObiettivi esplicitiTempo definitoInterdipendenze parallele

Processo a impulso

Processo

Ripetitivo standardizzatoObiettivi implicitiPermanenzaInterdipendenze sequenziali

Processo a flusso

Page 6: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Definizione di Progetto

• Progetti e processiProcesso a impulso

Processo a flusso

Cliente interno

Cliente esterno

RicercaInnovazione organizzativaInnovazione gestionale

Iniziative di marketingSviluppo prodotto

Produzione internaManutenzionePianificazioneAmministrazione e controllo

VenditaAssistenza cliente

Page 7: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Definizione di Progetto

• Progetti e processi

Filosofia di controllo

Attenzione su

Standardizzaz. report

Periodicità

Informazioni

Feed-fwd (previsioni)

Efficacia (le coe succedono)

Bassa

Basata sugli eventi

Tempestività

Feed-back (report)

Efficienza impiego risorse

Alta

Ad intervalli definiti

Accuratezza

Processi a impulso Processi a flusso

Page 8: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Definizione di Progetto

• Processi e progetti

Indice perf. 1

Indice perf. 2

Indice perf. 3KPI

INPUT OUTPUT

OBIETTIVI

OWNER

PROCESSOPROCESSO

PROGETTOPROGETTO

OBIETTIVIRISORSE

PIANOTEMPI

MIGLIORAMENTO EFFICENZAMIGLIORAMENTO EFFICACIA

Page 9: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Definizione di Progetto

• Tipici progetti aziendali sono:– Introduzione di una nuova procedura organizzativa;

– Implementazione di un diverso sistema di raccolta e analisi dei costi;

– Realizzazione di un nuovo sito produttivo;

– Trasferimento della produzione da un sito ad un altro;

– Penetrazione di un nuovo mercato;

– Lancio di un nuovo prodotto;

– Riorganizzazione di una data area o settore o servizio;

Page 10: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Definizione di Progetto

Quindi un progetto:• Ha un obiettivo definito

• Ha un inizio e una fine

• Viene realizzato da una specifica organizzazione

• Ha un Project Manager responsabile del suo sviluppo

• E’ definito identificando il punto di partenza, le attività intermedie e il

punto di arrivo

• E’ un impegno unico per realizzare un obiettivo esplicito in un tempo

determinato

• E’ unico anche se possono esistere progetti simili

Page 11: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Definizione di Progetto

Progetto = obiettivo / tempo / modalità di raggiungimento

/ risorse / controllo / aggiustamento

Risorse:

Uomini

Strumenti e mezzi

Risorse economiche

Tempo

Page 12: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Definizione di Progetto

Le persone: la risorsa più preziosa

• Il progetto è un luogo in cui le persone lavorano insieme

• Lo spirito con il quale le persone operano insieme con

efficacia è la collaborazione

• Lo “Spirito del progetto”: prendere parte all’impresa, dare

aiuto, raggiungere insieme e con uguale dignità il risultato.

Page 13: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Definizione di Progetto

Tipologie di progetto:

• Interni – esterni (commessa)

• Monodisciplinari – Pluridisciplinari

• Monoaziendali – Pluriaziendali

• Progetti prodotti – Progetti processi

Page 14: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Definizione di Progetto

• Tipologie di progetto

Cliente esterno

Cliente interno

Progetti su commessa

Progetti di servizi interni

Sviluppo nuovi prodotti

Innovazioni diffuse (org)

Richieste note a priori (cliente committente)

Richieste non note a priori (cliente target)

Page 15: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

1. Introduzionea. Evoluzione dell’organizzazione aziendale

b. L’area del “Fare” in azienda: le Operations

c. Il progetto: definizioni e caratteristiche

d. Il Project Management

e. Condizioni

Gestione dei Progetti

Page 16: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Il Project Management

• Evoluzione storica

“Chi di voi volendo costruire una torre, non si siede prima a calcolarne la spesa, e se ha i mezzi per portarla a compimento? Per evitare che, se getta le fondamenta e non può finire il lavoro, tutti quelli che vedono comincino a deriderlo dicendo: costui ha iniziato a costruire ma non è stato capace di finire il lavoro. Oppure quale re, partendo in guerra con un altro re, non siede prima a esaminare se può affrontare con diecimila uomini chi gli viene incontro con ventimila? Se no, mentre l’altro è ancora lontano, gli manda un’ambasceria di pace.” (Lc 14, 28-32)

Page 17: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Il Project Management

• Evoluzione storica

• Il problema della gestione dei progetti si sviluppa fin dall’antichità in diversi ambiti (militare, costruzioni, ingegneria, ecc…)

• Assume valore di disciplina informale di studio a cominciare dalla fine dell’800 (Gantt)

• Subisce un notevole impulso durante la Seconda Guerra Mondiale sull’onda dello sviluppo dell’industria militare americana (Es: progetto Liberty)

• Verso la metà degli anni ’50 si sviluppano le prime tecniche formalizzate (Pert/CPM) per la gestione di progetti militari e aerospaziali

• A partire dagli anni ’60 entra come sistema di gestione nelle aziende più evolute (DuPont, Remington Rand, ecc…)

• Negli anni ’80 si diffonde a diverse tipologie di aziende• Negli anni ’90 si afferma come metodologia largamente diffusa e definita

non solo in ambito aziendale

Page 18: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Il Project Management

• E’ un approccio organizzativo/metodologico che considera un “Progetto” come un obiettivo aziendale da raggiungere nel rispetto di tempi, costi e qualità prefissati.

• E’ l’applicazione sistematica di conoscenza, capacità, strumenti e tecniche alle attività di progetto al fine di conciliare i bisogni e le aspettative aziendali”.

Questo richiede il bilanciamento tra:

– scopo, tempo, costo e qualità– bisogni diversi dei vari attori coinvolti– fabbisogni definiti e quelli non definiti (aspettative).

Page 19: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Il Project Management

Elementi di base:

• Definire gli obiettivi (Goal Setting)

• Definire i criteri di valutazione dei risultati

• Pianificare le attività per raggiungere i risultati

• Definire le risorse necessarie

• Controllare periodicamente l’avanzamento delle attività,

correggendo gli eventuali scostamenti

• Valutare i risultati raggiunti

Page 20: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Definizione di Progetto

L’obiettivo del progetto:• Non è sempre facilmente definibile

• Non è sempre facilmente comunicabile

• Quanto meglio è definito e condiviso, tante maggiori sono le

probabilità di raggiungerlo (importanza della chiarezza di obiettivo –

goal setting)

• Una volta definito è difficilmente modificabile

• Accanto all’obiettivo primario esistono obiettivi secondari che

determinano altrettanti filoni di progetto (da analizzare e sviluppare)

• Bilanciamento obiettivo-tempo Clip Coach Carter 103-104-105 – Goal setting

Obiettivi sfidanti, ma realistici e raggiungibili- Concordati- Eventuale assegnazione di prioprità- Misurabili secondo criteri specifici definiti a priori- Chiarezza delle condizioni operative necessarie per il conseguimento degli obiettivi- Gli obiettivi complessi: i progetti intersettoriali

Page 21: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Definizione di Progetto

L’obiettivo del progetto: S.M.A.R.T.

• Specific – l’obiettivo deve essere specifico e non generico

• Measurable – l’obiettivo deve essere quantificabile e misurabile

• Achievable – l’obiettivo deve essere raggiungibile enon impossibile

• Relevant – l’obiettivo deve essere significativo

• Timed – l’obiettivo deve essere riferito ad un limite di tempo

Page 22: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Il Project Management

Valutazione dei risultati in termini di:

• Qualità dell’obiettivo raggiunto

• Rispetto dei tempi previsti

• Adeguato utilizzo delle risorse disponibili

• Soddisfazione dei partecipanti

Page 23: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Il Project Management

La pianificazione:

• È la tecnica di base del PM

• Ha lo scopo di prevedere e anticipare gli eventi del progetto,

in modo da prepararsi ad affrontarli al meglio

• E’ lo strumento che permette, di fronte agli imprevisti, di

capirne gli impatti e di scegliere le opportune azioni correttive

• Lungi dall’essere portatore di rigidità, è invece un alleato per

l’esercizio della flessibilità…

Page 24: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Gestione dei Progetti

1. Introduzionea. Evoluzione dell’organizzazione aziendale

b. L’area del “Fare” in azienda: le Operations

c. Il progetto: definizioni e caratteristiche

d. Il Project Management

e. Condizioni

Page 25: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Condizioni di realizzazione dei progetti

Spesso i progetti aziendali falliscono. Perché?

• Perché muoiono per strada?

• Perché non rispettano i tempi?

• Perché costano più del previsto?

• Perché i risultati finali sono deludenti / inattuabili?

Cosa c’è di difficile nella gestione dei progetti???

Page 26: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Condizioni di realizzazione dei progetti

• Se alcune condizioni di base vengono presidiate, si riducono

notevolmente i rischi di fallimento.

• Queste condizioni di base possono essere di tipo:

– RAZIONALERAZIONALE – attengono alle regole e metodologie della gestione per

progetti e riguardano il presidio delle variabili fondamentali degli

obiettivi, delle risorse, delle competenze, delle metodologie…

– RELAZIONALERELAZIONALE – il PM è una filosofia aziendale che esalta la

dinamica relazionale (lavorare con…), quindi gli aspetti legati al

gruppo, le relazioni tra i membri del gruppo e con attori esterni, nonché

le dinamiche di contesto ed organizzative dell’ambiente ove il gruppo

opera

Page 27: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Condizioni di realizzazione dei progetti

Efficienza

Persone

Attività

Struttura organizzativa

Strumenti

Ambiente Organizzativo

Page 28: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Condizioni di realizzazione dei progetti

DIMENSIONE RAZIONALE = definire:

• Obiettivi - Cosa si deve realizzare?

• Tempo - Quando si deve realizzare?

• Risorse finanziarie - Quanto verrà a costare?

• Risorse umane – Chi si occuperà delle diverse attività?

• Controllo – Come si misurerà l’avanzamento del progetto?

• Azioni correttive – Quali meccanismi per far fronte alle eccezioni?

• Prodotto finale – Quali prodotti/servizi devono nascere dal progetto?

• Fine – Quando si può considerare finito il progetto?

• Valutazione risultato – Chi valuterà i risultati del progetto?

Page 29: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Condizioni di realizzazione dei progetti

DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano

Mappa delle attività

• Il piano consente di elencare in forma organizzata le singole attività che

sono necessarie alla realizzazione del progetto. E’ un presidio del processo

che permette il controllo delle scadenze, delle responsabilità e del grado di

completamento (ritardi/anticipi). E’ la base per le decisioni di progetto.

Page 30: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Condizioni di realizzazione dei progetti

DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano

Strumento di identificazione e soluzione dei problemi

• Il piano è lo strumento più efficace di identificazione delle criticità di

progetto e del loro impatto sul risultato finale. Si presta benissimo ad analisi

what-if per la scelta delle azioni correttive o alternative.

Page 31: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Condizioni di realizzazione dei progetti

DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano

Strumento di comunicazione

• Il piano è un efficacissimo strumento di comunicazione sia per i partecipanti

al team di progetto (che attraverso esso saranno sempre aggiornati sullo stato

di avanzamento, sulle criticità, sulle responsabilità, sui costi), sia per il

management, ma anche per il resto dell’organizzazione che spesso è

coinvolto marginalmente in sporadiche attività, ma per il quale la

conoscenza del “disegno” complessivo può essere determinante nella

qualità e nei tempi di risposta. Caso Africa 1942

Page 32: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Condizioni di realizzazione dei progetti

DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano

La pianificazione come cultura

• Spesso il piano è solo un pezzo di carta. Un bellissimo quadro colorato.

Fatto una volta e poi dimenticato. Non serve a nulla.

• Il piano deve essere uno strumento vivo, continuamente aggiornato. E’

l’ambiente organizzativo del progetto, racchiude il cosa, il come, il quando,

il chi del progetto!

• Per la riuscita dei progetti è essenziale che la cultura di pianificazione

permei l’azienda a partire dal top management (che deve garantire il

commitment).

• La conoscenza delle tecniche di pianificazione è quindi un requisito di base

di tutti i livelli del management.

Page 33: CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

CLASDA – Gestione dei Progetti

Condizioni di realizzazione dei progetti

DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano

Le trappole della pianificazione

• Pianificatore innamorato (del piano!) – rischio che il piano sia l’obiettivo

del progetto e ad esso si pieghino tutte le conseguenti attività.

• Dio piano – il piano è intoccabile, dal top management al team tutti

considerano un fallimento ogni variazione o discussione del piano.

• Accanimento – il piano deve rappresentare sinteticamente una successione

di attività ed eventi… non deve avere la pretesa di simulare l’intera realtà.

• Quadro dimenticato – se il piano è troppo complesso, non sarà uno

strumento di lavoro, ma finirà attaccato ad un muro come un bel quadro…

d’avanguardia!