UFFICIO

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Addis Abeba (Etiopia)

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Istituto Italiano Statale Omnicomprensivo Galileo Galilei Addis Abeba

Prot.n. Addis Abeba, 05 ottobre 2018 Alla cortese attenzione del personale docente di tutti gli ordini di scuola SEDE Oggetto: AGGIORNAMENTI E CHIARIMENTI IN MATERIA DI MAGGIORAZIONE PER SPESE DI ABITAZIONE Si trasmette in allegato il comunicato DEL MAECI- DGRI UFF. VII DEL 03 OTTOBRE 2018 PROT.N. MAE01722032018-10-03 relativo all` oggetto, con la preghiera di prenderne visione. Cordiali saluti Il Dirigente Scolastico Dott.ssa Stefania PASQUALONI

Red.Scuole/ E. De Santis

MAE01722032018-10-03Ministero degli Affari Esteri

e della Cooperazione Internazionale

DGRI - Ufficio VII

Protocollo Arrivo

Classifica NON CLASSIFICATO

Urgenza ORDINARIO

Protocollo MAE01722032018-10-03 Data 03 OTTOBRE 2018

Assegnazioni ABIDJAN AMB / ABU DHABI AMB / ABUJA AMB / ACCRA AMB / ADDIS ABEBA AMB / ALGERI AMB / AMMAN AMB / ANKARA AMB / ASMARA AMB / ASSUNZIONE AMB / ASTANA AMB / ATENE AMB / BAGHDAD AMB / BAKU AMB / BANGKOK AMB / BEIRUT AMB / BELGRADO AMB / BERLINO AMB / BERNA AMB / BOGOTA AMB / BRASILIA AMB / BRATISLAVA AMB / BRAZZAVILLE AMB / BRUXELLES AMB / BUCAREST AMB / BUDAPEST AMB / BUENOS AIRES AMB / IL CAIRO AMB / CANBERRA AMB / CARACAS AMB / CHISINAU AMB / COLOMBO AMB / COPENAGHEN AMB / DAKAR AMB / DAMASCO AMB / DAR ES SALAAM AMB / DHAKA AMB / DOHA AMB / DUBLINO AMB / GUATEMALA AMB / HANOI AMB / HARARE AMB / HELSINKI AMB / ISLAMABAD AMB / JAKARTA AMB / JEREVAN AMB / KABUL AMB / KAMPALA AMB / KHARTOUM AMB / KIEV AMB / KINSHASA AMB / KUALA LUMPUR AMB / AL KUWAIT AMB / L'AJA AMB / LA PAZ AMB / L'AVANA AMB / LA VALLETTA AMB / LIBREVILLE AMB / LIMA AMB / LISBONA AMB / LONDRA AMB / LUANDA AMB / LUBIANA AMB / LUSAKA AMB / LUSSEMBURGO AMB / MADRID AMB / MANAGUA AMB / MANILA AMB / MANAMA AMB / MAPUTO AMB / MASCATE AMB / CITTA DEL MESSICO AMB / MINSK AMB / MONACO PRINCIPATO AMB / MOSCA AMB / MONTEVIDEO AMB / NAIROBI AMB / NEW DELHI AMB / NICOSIA AMB / OSLO AMB / OTTAWA AMB / PANAMA AMB / PARIGI AMB / PECHINOAMB / PODGORICA AMB / PRAGA AMB / PRETORIA AMB / QUITO AMB / RABAT AMB / RIAD AMB / RIGA AMB / SANAA AMB / SANTIAGO AMB / SARAJEVO AMB / SEOUL AMB / SINGAPORE AMB / SAN JOSE AMB / SKOPJE AMB / SAN MARINO AMB / SOFIA AMB / SAN SALVADOR AMB / STOCCOLMA AMB / TALLINN AMB / TASHKENT AMB / TBILISI AMB / TEHERAN AMB / TEL AVIV AMB / TIRANA AMB / TOKYO AMB / TRIPOLI AMB / TUNISI AMB / VARSAVIA AMB / SANTA SEDE AMB / VIENNA AMB / VILNIUS AMB /WASHINGTON AMB / WELLINGTON AMB / YANGON AMB / YAOUNDE AMB / ZAGABRIA AMB / PRISTINA AMB / TAIPEI DDS / MOGADISCIO AMB / ASHGABAT AMB / GERUSALEMME CONS GEN / ULAANBAATAR AMB / SANTO DOMINGO AMB / NIAMEY AMB / CONAKRY AMB / BENGASI CONS GEN / DUBAI CONS GEN / LOMAS DE ZAMORA AGENZIA CONS / MORON AGENZIA CONS / WOLFSBURG AGENZIA CONS / ADELAIDE CONS / ATENE CANCELLERIA CONS / BAHIA BLANCA CONS GEN / BARCELLONA CONS GEN / BASILEA CONS / BELO HORIZONTE CONS / BOSTON CONS GEN / BRISBANE CONS / BRUXELLES CANCELLERIA CONS / BUENOS AIRES CONS GEN / IL CAIRO CANCELLERIA CONS / CALCUTTA CONSGEN / CANTON CONS GEN / CAPE TOWN CONS / CAPODISTRIA CONS GEN / CARACAS CONS GEN / CASABLANCA CONS GEN / CHARLEROI CONS GEN / CHICAGO CONS GEN / COLONIA CONS GEN / CORDOBA CONS GEN / CURITIBA CONS GEN / DETROIT CONS / DORTMUND CONS / EDIMBURGO CONS GEN / FILADELFIA CONS GEN / FIUME CONS GEN / FRANCOFORTE CONS GEN / FRIBURGO CONS / GEDDA CONS GEN / GINEVRA CONS GEN / HANNOVER CONS GEN / HONG KONG CONS GEN / HOUSTON CONS GEN / ISTANBUL CONS GEN / IZMIR CONS / JOHANNESBURG CONS GEN / KARACHI CONS / LAGOS CONS GEN / LOS ANGELES CONS GEN / LA PLATA CONS GEN / LIONE CONS GEN / LONDRACONS GEN / LUGANO CONS GEN / MADRID CANCELLERIA CONS / MARACAIBO CONS / MARSIGLIA CONS GEN / MELBOURNE CONS GEN / MENDOZA CONS / METZ CONS GEN / MIAMI CONS GEN / MONACO DI BAVIERA CONS GEN / MONTREAL CONS GEN / MOSCA CONS GEN / MAR DEL PLATA CONS / MUMBAI CONS GEN / NIZZA CONS GEN / NEW YORK CONS GEN / OSAKA CONS GEN / PORTO ALEGRE CONS GEN / PARIGI CONS GEN / PERTH CONS / RECIFE CONS / RIO DE JANEIRO CONS GEN / ROSARIO CONS GEN / SAN FRANCISCO CONS GEN / SHANGHAI CONS GEN / SAN PAOLO CONS GEN / SANPIETROBURGO CONS GEN / STOCCARDA CONS GEN / SYDNEY CONS GEN / TORONTO CONS GEN / VALONA CONS GEN / VANCOUVER CONS GEN / VIENNA CANCELLERIA CONS / ZURIGO CONS GEN / CHONGQING CONS GEN / HO CHI MINH CITY CONS GEN / ERBIL CONS / HONG KONG IIC / ADDIS ABEBA IIC / ALGERI IIC / AMBURGO IIC / AMSTERDAM IIC / ATENE IIC / BARCELLONA IIC / BEIRUT IIC / BELGRADO IIC / BERLINO IIC / BOGOTA IIC / BRATISLAVA IIC / BRUXELLES IIC / BUCAREST IIC /BUDAPEST IIC / BUENOS AIRES IIC / IL CAIRO IIC / CARACAS IIC / CHICAGO IIC / COLONIA IIC / COPENAGHEN IIC / CORDOBA IIC / CRACOVIA IIC / DAMASCO IIC / DUBLINO IIC / EDIMBURGO IIC / GUATEMALA IIC / HAIFA IIC / HELSINKI IIC / ISTANBUL IIC / JAKARTA IIC / KIEV IIC / LOS ANGELES IIC / LA VALLETTA IIC / LIMA IIC / LIONE IIC / LISBONA IIC / LONDRA IIC / LUBIANA IIC / MADRIDIIC / MELBOURNE IIC / CITTA DEL MESSICO IIC / MONACO DI BAVIERA IIC / MONTREAL IIC / MOSCA IIC / MONTEVIDEO IIC / NAIROBI IIC / NEW DELHI IIC / NEW YORK IIC / OSAKA IIC / OSLO IIC / PARIGI IIC / PECHINO IIC / PRAGA IIC / PRETORIA IIC / RABAT IIC / RIO DE JANEIRO IIC / SANTIAGO IIC / SEOUL IIC / SAN FRANCISCO IIC / SHANGHAI IIC / SINGAPORE IIC / SOFIA IIC / SAN PAOLO IIC / SAN PIETROBURGO IIC / STOCCARDA IIC / STOCCOLMA IIC / STRASBURGO IIC / SYDNEY IIC / TEL AVIV IIC / TIRANA IIC / TOKYO IIC / TORONTO IIC / TRIPOLI IIC / TUNISI IIC / VARSAVIA IIC / VIENNA IIC / VILNIUS IIC / WASHINGTON IIC / ZAGABRIA IIC / ZURIGO IIC / MARSIGLIA IIC / MUMBAI IIC /STRASBURGO RAP CONSIGLIO EUROPA / ROMA RAP ONU / BRUXELLES RAP NATO / GINEVRA RAP ONU / NEW YORK RAP ONU / VIENNA RAP ONU / VIENNA RAP OSCE / PARIGI RAP UNESCO / BRUXELLES RAP UE / PARIGI RAP OOII / GINEVRA RAP DISARMO

Visione DGAI - UFFICIO VIII / DGRI - D.G. RISORSE E INNOVAZIONE / DGRI - UFFICIO VII / SEGR - UNITA' DI COORDINAMENTO / CERI - CERIMONIALE DIPLOMATICO / CERI - UFFICIO I / CERI - UFFICIO II / CERI -UFFICIO III / CONSIGLIO GENERALE ITALIANI ALL'ESTERO / COMMISSIONE NAZIONALE ITALIANA UNESCO / CONT - SERVIZIO AFFARI GIURIDICI CONTENZIOSO TRATTATI / CONT - UFFICIO I / CONT -

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04/10/2018

ALLEGATO 1 - LE NOVITA’ IN DETTAGLIO

1) Nuova funzionalità di revoca della dichiarazione validata: è operativa una funzione che permette la revoca da parte del Titolare della Sede delle dichiarazioni di canone di locazione già dichiarate conformi dal funzionario incaricato e validate dallo stesso titolare, in caso di errori e di correzioni da apportare. A tale riguardo, si precisa che il tasto di revoca comporta l’annullamento di tutti gli adempimenti svolti sino a quel momento e che pertanto occorrerà inserire una dichiarazione ex novo;

2) Inserimento delle dichiarazioni e caricamento della documentazione giustificativa da parte del personale cessato: è stata implementata una nuova funzionalità che permetterà al personale cessato dal servizio estero (per trasferimento ad altra sede o per rientro a Roma) di poter inserire la documentazione inerente al contratto di locazione o all’alloggio in strutture alberghiere relativa alla precedente sede (dichiarazione, contratto, traduzione e giustificativi), qualora non sia stato possibile provvedervi prima della cessazione dalla sede. Il personale cessato potrà pertanto accedere su “Mydeskincloud” (https://scrivaniaweb.esteri.it), con le consuete credenziali, entro il limite massimo di sei mesi dalla data di cessazione. Anche il personale per cui sia cessato definitivamente il rapporto di lavoro con il MAECI potrà usufruire di tale funzione, per tutto il periodo di conservazione dell’utenza di dominio. Resta inteso che di regola l’inserimento delle dichiarazioni e il caricamento della relativa documentazione giustificativa deve essere fatto tempestivamente e comunque prima della partenza;

3) Dichiarazioni e documentazione allegata in caso di alloggio provvisorio in albergo/residence: la DGAI sta lavorando al fine di implementare in futuro il portale con una nuova funzionalità che permetterà al personale che usufruisce di alloggio provvisorio in albergo o residence, nel limite massimo di permanenza previsto di sei mesi, di richiedere la validazione da parte del Titolare della Sede senza dover inserire il contratto, laddove lo stesso risulti mancante. In tali casi, la dichiarazione sarà direttamente visibile al Titolare della Sede per la validazione, senza passare dal funzionario incaricato per la conformità. Non appena validata la dichiarazione di alloggio temporaneo, l’interessato potrà inserire i giustificativi di spesa corredati dalla relativa traduzione ed inviarli al funzionario incaricato per la dichiarazione di conformità. Fino a che la predetta funzionalità non sarà disponibile, si suggerisce di sopperire alla mancanza di contratto, allegando alla dichiarazione la ricevuta dell’albergo/residence, ove disponibile, ovvero un’autocertificazione che attesti il soggiorno provvisorio in una struttura alberghiera;

4) Aggiornamento delle FAQ, redatte in collaborazione con la DGAI, pubblicate sulla Maenet al percorso “Home/procedure/DGRI - Ufficio VII - Competenze economiche/Trattamento economico all'estero/Maggiorazione abitazione”: il nuovo testo contenente le domande più frequenti (FAQ), ordinate tematicamente, sintetizza le richieste di chiarimenti e/o di assistenza tecnica pervenute nell’ultimo periodo. Si attira l’attenzione del personale sull’importanza, prima di operare sul portale, di prendere visione del predetto documento, di cui si elencano gli aspetti più rilevanti: a) Utilizzo della funzione di “chiusura anticipata e nuova dichiarazione” e casi in cui avvalersi della

stessa; b) Focus sulle spese accessorie ammissibili e non ammissibili al rimborso, con particolare

riferimento alle spese condominiali e alle spese relative alle utenze private. In riferimento a tale aspetto, preme precisare che le spese condominiali ammesse sono solo quelle relative alle parti comuni dell’immobile, escluse le spese riferite alle utenze dell’appartamento, ancorché comprese negli oneri condominiali;

c) Tempistica e modalità di inserimento dei giustificativi di spesa corredati di traduzione e connessi adempimenti;

d) Modalità di conversione delle spese sostenute in valuta diversa rispetto a quella locale ed ammesse a rimborso;

e) Procedura di conformità e di validazione delle dichiarazioni dei titolari dei Consolati; f) Procedura di conformità e di validazione delle dichiarazioni del personale degli IIC.

1

MAGGIORAZIONE SPESE DI ABITAZIONE

Le domande più comuni di utenti, operatori, responsabili informatici e responsabili del

personale alla Direzione delle Risorse Umane e Innovazione e alla Direzione per

l’amministrazione, l’informatica e le comunicazioni.

Informazione utile all’utenza

Il 16/05/2018 è subentrata una nuova modalità di compilazione della dichiarazione

relativa alle spese di abitazione sostenute durante il servizio estero ex art. 178 DPR

18/1967 (vedasi i messaggi della DGRI, Messaggi prot. 83039 dell'11 maggio 2018 e

prot. 89901 del 22 maggio 2018).

Questa nuova modalità tende a soddisfare due obiettivi:

L’esigenza degli organi di controllo (UCB) di verificare la documentazione relativa ai

contratti di locazione

La dematerializzazione dei documenti cartacei a supporto dell’attribuzione della

maggiorazione per spese di abitazione

Pertanto, le dichiarazioni di spese di abitazione aventi decorrenza successiva al

16/05/2018 seguono la nuova procedura, secondo cui la dichiarazione insieme al

contratto scansionato e alla traduzione delle clausole viene inviata al funzionario

incaricato al rilascio della dichiarazione di conformità. Successivamente a questo

passaggio, il funzionario incaricato invia la dichiarazione e la documentazione allegata

al Titolare della Sede per la validazione.

Per le dichiarazioni aperte alla data del 16/05/2018 e già validate, è stata data la

possibilità di allegare il contratto scansionato e la traduzione delle clausole senza dover

revocare la validazione del Titolare della Sede, per il successivo invio al funzionario

incaricato della dichiarazione di conformità.

FAQ

INFORMAZIONI PRELIMINARI

1. A cosa serve la sezione Maggiorazione Spese di Abitazione su MydeskinCloud?

La sezione relativa alla Maggiorazione Spese di Abitazione è una procedura on line che,

eliminando la trasmissione della documentazione cartacea, consente l’invio telematico

dei dati al sistema contabile di pagamento dell’ISE e al sistema di monitoraggio degli

organi di controllo.

2

2. Cos’è la dichiarazione di spese di abitazione?

La dichiarazione è un’autocertificazione in cui il dipendente fornisce le informazioni

richieste dall’art. 178 DPR 18/1967 (indicazione alloggio, canone, ecc.). Tale

dichiarazione viene compilata esclusivamente in modalità telematica sull’apposito

portale, accedendo alla relativa sezione presente su Mydeskincloud.

3. Cosa devo fare per ottenere la Maggiorazione per Spese di Abitazione?

Per ottenere la Maggiorazione Spese di Abitazione, occorre accedere alla piattaforma

MydeskinCloud https://scrivaniaweb.esteri.it e nella sezione Modulistica compilare la

dichiarazione, allegare il contratto scansionato e la traduzione delle clausole

assicurando la coerenza delle date della dichiarazione con quelle del contratto, e inviare

la dichiarazione. Si rimanda alle GUIDE disponibili in MydeskinCloud e in

https://farnesina.esteri.it/19884/Home/MaggiorazioneAbitazione e alla Tabella 1

allegata in fondo alla sezione delle FAQ dedicate alla dichiarazione per la maggiorazione

per spese di abitazione.

4. Come deve procedere il personale non di ruolo percettore della maggiorazione per spese di abitazione, che non sia già munito delle credenziali per accedere a “Mydeskincloud” (https://scrivaniaweb.esteri.it)? L’utenza di dominio può essere richiesta al seguente indirizzo email:

helpdesk4048@esteri.it (Cfr. Guide disponibili nella sezione Procedure – DGRI

https://farnesina.esteri.it/19884/Home/MaggiorazioneAbitazione).

5. Che differenza c’è fra le dichiarazioni antecedenti al 16/05/2018 e quelle

successive?

Il 16/05/2018 è la data in cui entra in vigore il nuovo portale relativo alla maggiorazione

spese di abitazione, in virtù del quale i dipendenti devono allegare la documentazione

relativa al contratto, la traduzione delle clausole e, successivamente, i giustificativi.

Anche per i contratti in vigore alla data del 16/05/2018 e già validati va allegata la

predetta documentazione. L’operazione è consentita senza necessità di revoca della

validazione del Titolare della Sede.

6. A chi mi posso rivolgere per i quesiti di natura giuridica?

L’Ufficio VII della DGRI è disponibile all’indirizzo DGRI-07.trattamentoestero@esteri.it

3

7. A chi mi posso rivolgere per i quesiti di natura informatica?

Per tali quesiti scrivere a scrivaniaweb.assiste@esteri.it.

LA DICHIARAZIONE PER LA MAGGIORAZIONE PER SPESE DI ABITAZIONE

1. Quali categorie di personale possono inserire la dichiarazione?

Il personale che può fare la dichiarazione è: il personale di ruolo del MAECI, gli

insegnanti, gli esperti, i carabinieri, i lettori.

2. Quale è l’iter della dichiarazione per la maggiorazione per spese di abitazione?

La dichiarazione deve essere compilata dal dipendente e corredata a sua cura dal

contratto e dalla traduzione. Tale dichiarazione va inviata telematicamente al

funzionario incaricato di attestarne la dichiarazione di conformità. Il funzionario

incaricato trasmette la dichiarazione corredata dalla documentazione dichiarata

conforme al Titolare della Sede per la validazione.

3. Come posso conoscere lo stato di lavorazione della mia dichiarazione?

Lo stato di lavorazione è disponibile sia nella Home Page di Mydeskincloud sia nella

sezione Modulistica di MydeskinCloud.

4. Perché nella lista delle mie dichiarazioni non vedo la dichiarazione inviata?

Occorre assicurarsi di aver scelto dal menu a tendina relativo allo stato della richiesta

l’opzione “Tutte”.

5. È obbligatorio allegare il contratto?

È obbligatorio allegare il contratto soltanto per le nuove dichiarazioni e per le

dichiarazioni relative ai contratti in essere alla data del 16/05/2018.

6. Cosa devo allegare se soggiorno provvisoriamente in albergo o in residence?

Per i casi di assenza di contratto, sarà rilasciata una nuova funzionalità che consentirà

di richiedere la validazione della dichiarazione senza necessità di allegare il contratto.

Nelle more di tale novità, si suggerisce di allegare, in luogo del contratto, le fatture di

spesa, se già disponibili (da allegare dopo la validazione anche come giustificativo),

ovvero una breve autodichiarazione in cui si faccia stato della permanenza nella

struttura.

7. È obbligatorio allegare la traduzione?

Sì, la traduzione delle parti fondamentali del documento (a tal fine si rimanda al modello

di traduzione delle clausole del contratto accessibile sul portale) è obbligatoria sia per

il contratto che per i giustificativi. La traduzione deve essere corredata dal consueto

visto di conformità della traduzione alla lingua originale.

4

8. È obbligatorio allegare i giustificativi?

Sì, si devono allegare tutti i giustificativi, debitamente tradotti nelle parti fondamentali,

con le modalità e i tempi di cui alla sezione “Termini di scadenza”. I giustificativi del

2017 andranno allegati solo se relativi ai contratti in essere alla data del 16/05/2018.

Entro il 31 marzo dell’anno successivo a quello di riferimento dei giustificativi, il

funzionario incaricato dovrà dichiarare la conformità di tutti i giustificativi dell’anno

precedente (anche in un’unica operazione). In caso di cessazione in corso d’anno la

dichiarazione di conformità dei giustificativi riguarderà i giustificativi dell’anno in corso

fino alla data di cessazione.

9. Dopo che la dichiarazione è stata validata i dati vengono inviati in automatico al

sistema contabile per il pagamento?

Solo le dichiarazioni nello stato “validato” dal Titolare della Sede verranno inviate al

sistema contabile, che comporterà il pagamento della spettanza nelle tempistiche

previste dallo scadenzario delle attività ISE inviato annualmente a tutte le Sedi.

10. Se compilo una dichiarazione errata (importo errato, decorrenze errate,

mancanza di documentazione da allegare, documentazione allegata errata ecc.)

posso annullare la dichiarazione?

Dipende dallo stato della dichiarazione:

se è in bozza, il dipendente può correggere in qualunque momento la dichiarazione in

autonomia

se è inviata al funzionario incaricato, prima che questi rilasci la dichiarazione di

conformità, può essere annullata dal funzionario incaricato stesso con il tasto “Rifiuta”.

Il dipendente procede alla modifica.

se è già stata dichiarata conforme dal funzionario, può essere annullata dal Titolare della

Sede con il tasto “Annulla la Dichiarazione”. Il dipendente procede alla modifica.

se è già validata, il Titolare della Sede può revocare la dichiarazione. Il dipendente dovrà

però procedere all’inserimento ex novo della dichiarazione e della documentazione

caricata in precedenza.

11. Ho allegato i giustificativi ma i documenti sono errati: come posso procedere per

allegare quelli corretti?

Se non è stata apposta la dichiarazione di conformità, è sufficiente cliccare sul tasto

"Elimina" ed inserire la documentazione corretta. Se invece è stata apposta la

dichiarazione di conformità, occorre contattare l’assistenza per sbloccare l’inserimento.

Non saranno prese in considerazione richieste di assistenza per giustificativi a cui

ancora non è stata apposta la dichiarazione di conformità.

5

Con una nuova funzionalità di prossimo rilascio, lo stesso funzionario incaricato potrà

procedere in autonomia all’annullamento della conformità rilasciata sui documenti

giustificativi relativi all’anno precedente, ma comunque entro il 31 marzo di ogni anno.

12. A che serve la funzione “Chiusura anticipata e Nuova dichiarazione”?

È una funzionalità introdotta per chiudere una dichiarazione ancora in essere ed

inserirne successivamente una nuova, nei casi in cui il dipendente receda dal contratto

in data anteriore a quella originariamente prevista (es. cambio di alloggio prima della

scadenza contrattuale). In tale ipotesi, risulta necessaria sia una dichiarazione di

chiusura che una nuova dichiarazione. Entrambe le dichiarazioni devono essere validate

dal Titolare della Sede. La dichiarazione di chiusura del contratto deve solo essere

validata dal Titolare della Sede, mentre la nuova dichiarazione seguirà il medesimo iter

descritto nella domanda n. 2 della presente sezione delle FAQ.

13. Devo chiudere la dichiarazione alla data di cessazione dalla Sede, se entrambe le

date coincidono?

No, non è necessario chiudere la dichiarazione se la data di chiusura del contratto

coincide con la data di cessazione dalla Sede.

14. A seguito della cessazione della Sede a qualsiasi titolo, è possibile inserire la

dichiarazione o i giustificativi?

Con le nuove funzionalità del portale di prossimo rilascio, si potrà operare anche in caso

di rientro a Roma, trasferimento ad altra Sede o cessazione del rapporto lavoro con il

MAECI. Le funzionalità saranno disponibili per i sei mesi successivi alla cessazione dalla

Sede. Resta fermo che il dipendente è tenuto ad inserire la

documentazione/giustificativi di spesa prima della data di partenza dalla Sede.

15. Perché il Titolare della Sede non vede la mia dichiarazione da validare sulla

piattaforma MIOUFFICIO?

Nel caso di nuova dichiarazione, questa non è disponibile per la validazione del Titolare

della Sede se ancora non è ancora stata dichiarata conforme. Nel caso di dichiarazione

di chiusura, invece, questa è visibile direttamente al momento dell’invio da parte del

dipendente al Titolare della Sede.

16. Quali sono i requisiti che deve avere la mia dichiarazione affinché abbia seguito il

pagamento?

La dichiarazione, compilata in tutte le sue parti, deve includere il contratto scansionato

e la traduzione delle clausole. Il sistema produce un unico file PDF che include

dichiarazione, contratto e traduzione. Il file dovrà essere firmato digitalmente dal

funzionario incaricato fuori della piattaforma e la versione firmata dovrà essere inserita

6

nella piattaforma MydeskinCloud. Infine, la dichiarazione, corredata dalla

documentazione completa di conformità agli originali, deve essere validata dal Titolare

della Sede.

17. Quando posso inserire una nuova dichiarazione?

Occorre procedere con una nuova dichiarazione in caso di nuova assunzione in una

Sede, ovvero per coprire periodi per i quali non sussiste già una dichiarazione (anche

pregressi e anche relativi alla precedente Sede di servizio).

Il programma non consente di proseguire con l’operazione, se è presente una

dichiarazione con date sovrapposte ovvero una dichiarazione in stato di bozza per il

medesimo periodo di riferimento.

18. Ho inserito il contratto ma non vedo il tasto “Gestione giustificativi”: come mai?

È possibile inserire i giustificativi nei seguenti casi: dopo che la dichiarazione inviata è

stata dichiarata conforme dal funzionario incaricato e validata dal Titolare della Sede;

nei casi di dichiarazioni validate precedentemente al 16/05/2018 se è stata fatta la

dichiarazione di conformità; nei casi di chiusura anticipata per i contratti in vigore dal

16/05/2018 dopo la validazione del Titolare della Sede.

19. La mia dichiarazione era già in stato di “validata” alla data del 16/05/2018 e ora

visualizzo il pulsante “Carica Contratto”: cosa devo fare?

Devo allegare il contratto scansionato e la traduzione delle clausole principali, e cliccare

su “Invia”. Il funzionario incaricato, a quel punto, visualizzerà la dichiarazione e gli

allegati e potrà rilasciare la dichiarazione di conformità.

20. Come si deve procedere nei casi di dichiarazioni validate prima del 16/05/2018 per

le quali occorre apporre delle correzioni?

Il Titolare della Sede dalla piattaforma MIOUFFICIO, attraverso il tasto Revoca in

corrispondenza della dichiarazione, può revocare la dichiarazione che è stata validata

per consentire al dipendente di inserire la nuova dichiarazione corretta.

Tabella 1. Stati della Dichiarazione di Maggiorazione per Spese di Abitazione

Piattaforma Operatore Stato

Iniziale della

dichiarazione

Click su Stato finale

della

dichiarazione

Risultato dell’attività

MyDeskInCloud Dipendente,

Insegnante,

Carabiniere,

Esperto

Nuovo Creazione della

dichiarazione

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MyDeskInCloud Dipendente,

Insegnante,

Carabiniere,

Esperto

Bozza Salva Bozza Bozza Salvataggio della

dichiarazione

MyDeskInCloud Dipendente,

Insegnante,

Carabiniere,

Esperto

Bozza Elimina il

Contratto

Bozza Contratto eliminato

definitivamente

MyDeskInCloud Dipendente,

Insegnante,

Carabiniere,

Esperto

Bozza Invia la

dichiarazione

In attesa di

conformità

La dichiarazione è in

attesa di conformità

MyDeskInCloud Dipendente,

Insegnante,

Carabiniere,

Esperto

Bozza Annulla la

dichiarazione

Annullata La dichiarazione non è

più utilizzabile

MyDeskInCloud Funzionario

Incaricato

In attesa di

conformità

Scarica file

comprensivo

della

dichiarazione e

della

documentazione

sul proprio PC

per firmare

digitalmente

In attesa di

conformità

La dichiarazione con il

contratto e la

traduzione va firmata

digitalmente ed

allegata nuovamente

MyDeskInCloud Funzionario

Incaricato

In attesa di

conformità

Rifiuta Annullata La dichiarazione non è

più utilizzabile

MyDeskInCloud Funzionario

Incaricato

In attesa di

conformità

Conferma Dichiarata

Conforme

dichiarazione inviata al

Titolare della Sede per

la validazione

MioUfficio Titolare

della Sede

Dichiarazione

corredata

dalla

conformità

Salva Bozza

dell’attestazione

Dichiarazione

Dichiarata

Conforme

E’ possibile modificare

il modulo di

attestazione

MioUfficio Titolare

della Sede

Dichiarazione

corredata

dalla

conformità

Registra il

modulo di

attestazione

Dichiarazione

Validata

8

MioUfficio Titolare

della Sede

Dichiarazione

corredata

dalla

conformità

Annulla la

dichiarazione

Dichiarazione

Annullata

La dichiarazione non è

più utilizzabile

DATA DECORRENZA DELLA DICHIARAZIONE E VARIAZIONI

1. In caso di variazioni del canone di locazione, anche se il contratto in essere è sempre lo stesso, è necessario procedere alla presentazione di una nuova dichiarazione? Sì. In tali casi, va compilata una nuova dichiarazione, dopo aver provveduto alla chiusura della precedente dichiarazione. Si attira l’attenzione sulla necessità di non sovrapporre, né di creare soluzione di continuità, tra i periodi delle due dichiarazioni.

2. In caso di stipula di nuovo contratto relativo allo stesso alloggio e con canone variato, è necessaria una nuova dichiarazione? Sì, è necessaria una nuova dichiarazione se l’alloggio è lo stesso e il canone di locazione è variato.

3. I dipendenti che sostengono dei costi per l'alloggio nella nuova Sede di assegnazione, riferiti ad un periodo antecedente alla formale assunzione, possono includere tali spese? La maggiorazione per le spese di abitazione è una maggiorazione dell’ISE e, pertanto, può essere riconosciuta solo ed unicamente qualora il dipendente abbia diritto al pagamento dell’ISE. Non possono, quindi, essere ammesse spese di alloggio relative a periodi antecedenti alla data di assunzione nella Sede di servizio. ONERI CONDOMINIALI E ALTRI ONERI ACCESSORI

1. Possono essere inclusi gli oneri condominiali il cui importo non è quantificato nel contratto? Gli oneri condominiali possono essere inclusi nel costo mensile dell’alloggio solo ed unicamente se riferiti alle parti comuni dell’immobile ed espressamente indicati nel contratto (sia che siano compresi nel canone di locazione, sia che siano quantificati separatamente) o eventualmente in un addendum al contratto. Va da sé che si tratterà necessariamente di una quota forfettaria. Non potranno essere incluse nel costo mensile dell’alloggio le somme che derivino periodicamente dai conguagli condominiali. Non sono altresì ammessi a rimborso oneri, che ancorché definiti come condominiali, siano riferiti alle utenze private (acqua, luce, gas, internet, ecc.), che in tali casi devono essere espressamente distinti dai restanti oneri, eventualmente tramite apposita dichiarazione aggiuntiva al contratto.

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2. Possono essere inclusi eventuali oneri accessori legati ai consumi personali (es. riscaldamento), se espressamente menzionati nel contratto? Non sono ammessi fra le spese per l’abitazione oneri accessori legati a consumi ed utenze domestiche, anche qualora indicati nel contratto di locazione. Possono essere rimborsabili invece oneri accessori quali le spese relative all’intermediazione immobiliare e quelle relative all’assicurazione obbligatoria sull’appartamento.

3. Come posso "spalmare" i costi di intermediazione immobiliare (o eventuali altre spese ammissibili sostenute una tantum), in ipotesi di contratti stipulati a tempo indeterminato o per una durata maggiore a quella della presunta permanenza in Sede? In tali ipotesi, si potrà considerare come orizzonte temporale di riferimento il periodo ordinario di permanenza in Sede e dividere la spesa per i mesi di servizio estero previsti. In caso di contratto stipulato a tempo determinato per un periodo inferiore al servizio, la spesa andrà suddivisa per i mesi di durata del contratto.

4. Può essere inclusa l'assicurazione sulla casa, ove obbligatoria in base agli usi e alla legge locale? L’assicurazione sull’immobile, ove obbligatoria in base alle norme o agli usi locali, può essere inclusa. La quota obbligatoria deve risultare ben evidenziata nella polizza. Ove sia stata pagata separatamente, l’importo potrà essere incluso nel costo mensile dell’abitazione, seguendo gli stessi criteri previsti per le spese di intermediazione immobiliare (vd. domanda precedente). Resta fermo che il contratto di assicurazione, qualora separato da quello di locazione, deve essere scansionato ed allegato insieme al contratto di locazione stesso.

TERMINI DI SCADENZA

1. Quali sono i termini di scadenza per inserire la dichiarazione? La dichiarazione deve essere inserita subito dopo aver stipulato un qualunque contratto

e comunque entro sei mesi dall’assunzione, per evitare il recupero della somma versata

a titolo di anticipo per il primo semestre.

2. Quali sono i termini di scadenza per inserire i giustificativi?

I giustificativi relativi a ciascun anno possono essere inseriti di volta in volta oppure in

un unico inserimento. Tuttavia i giustificativi relativi ad un anno devono essere inseriti

in tempo utile per consentire al funzionario incaricato di rilasciare la dichiarazione di

conformità entro e non oltre il 31 marzo dell’anno successivo. Fanno eccezione i casi di

cessazione dalla Sede in corso d’anno per i quali i giustificativi devono essere inseriti

prima della partenza.

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LA DICHIARAZIONE DI CONFORMITA’

1. In cosa consiste la dichiarazione di conformità?

La dichiarazione di conformità consiste nell’attestazione che la documentazione relativa

al contratto inserita dal dipendente e caricata sul portale è conforme all’originale

cartaceo conservato agli atti della Sede.

2. Quali categorie di personale possono essere abilitati a rilasciare la dichiarazione di

conformità?

Può essere abilitato solo il personale appartenente ai ruoli del MAECI. In seno a ciascuna

Sede il Titolare della Sede individuerà il/i funzionario/i da far abilitare alla

dichiarazione di conformità.

3. Chi deve abilitare il funzionario incaricato di fare la dichiarazione di conformità

delle rappresentanze diplomatico-consolari e degli IIC?

A seguito dell’individuazione da parte del titolare della Sede, sarà il responsabile

informatico delle ambasciate e dei consolati ad abilitare i funzionari incaricati per il

rilascio le dichiarazioni di conformità.

4. Chi è competente a rilasciare la dichiarazione di conformità relativa alla

documentazione del mio contratto?

Per sapere chi rilascerà la dichiarazione di conformità, è sufficiente cliccare sul pulsante

informativo con il punto interrogativo disponibile in corrispondenza di ciascuna propria

dichiarazione.

5. Sono un funzionario incaricato a fare le dichiarazioni conformità: dove trovo la

funzionalità?

Dalla piattaforma Mydeskincloud selezionare la scheda “Magg. ISE” e poi dalla Gestione

“Maggiorazione ISE”.

6. Che iter segue la dichiarazione dei Consoli?

Le dichiarazioni dei titolari dei Consolati devono essere dichiarate conformi dal

funzionario incaricato presente nel Consolato stesso. Una volta dichiarata conforme, la

dichiarazione verrà inviata al Capo Missione in servizio presso l’Ambasciata di

riferimento.

7. Sono in servizio presso l’Istituto di Cultura: chi deve apporre la dichiarazione di

conformità?

La dichiarazione di conformità deve essere fatta dal funzionario incaricato dell’Istituto

di Cultura. L’abilitazione alla funzionalità viene data dal responsabile informatico

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dell’Ambasciata o del Consolato di riferimento. In caso di presenza di un solo

funzionario di ruolo nell’IIC la dichiarazione di conformità dovrà essere rilasciata dal

funzionario incaricato della Sede di riferimento (Ambasciata o Consolato).

8. Quando vanno dichiarati conformi i giustificativi?

La dichiarazione di conformità relativa ai giustificativi dell’anno in corso deve essere

fatta con un’unica operazione entro il 31 marzo dell’anno successivo. La dichiarazione

di conformità può essere fatta durante l’anno in corso solo per i casi di cessazione del

dipendente dalla Sede. In ogni caso è sempre necessario che la dichiarazione di spese di

abitazione sia in stato di “validata”.

9. La funzione di rilascio della dichiarazione di conformità per i giustificativi non è

disponibile. Come mai?

I giustificativi dell'anno in corso possono essere dichiarati conformi solo se sono: 1)

relativi a personale cessato; 2) relativi ad una dichiarazione chiusa, dopo che il relativo

modulo di chiusura sia stato “validato”. In tutti gli altri casi la funzione di dichiarazione

di conformità sarà resa disponibile a partire dall’anno successivo a quello di riferimento.

Tabella degli stati dei giustificativi di spesa della dichiarazione di Maggiorazione per

Spese di Abitazione

Piattaforma Operatore Stato iniziale

della

dichiarazione

Click su Stato finale

della

dichiarazione

Risultato

dell’attività

MyDeskInCloud Dipendente,

Insegnante,

Carabiniere,

Esperto

Invia In attesa di

approvazione

File dei

giustificativi

inviato

MyDeskInCloud Funzionario

Incaricato

In attesa di

approvazione

Invia dopo aver

cliccato su

‘Dichiara

conforme’

Dichiarati

conformi

I giustificativi

dell’anno

selezionato

vengono dichiarati

conformi

MyDeskInCloud Funzionario

Incaricato

In attesa di

approvazione

Invia dopo aver

cliccato su

‘Rifiuta’ ed aver

inserito la

motivazione***

Respinto

12

MyDeskInCloud Dipendente,

Insegnante,

Carabiniere,

Esperto

Respinto Invia per

correggere i file

dei giustificativi

respinti

Respinto

MyDeskInCloud Funzionario

Incaricato

Respinto Invia dopo aver

cliccato su

‘Dichiara

conforme’

Dichiarati

conformi

I giustificativi

dell’anno

selezionato

vengono dichiarati

conformi

*** Nota bene: questa operazione si può ripetere ogni volta che si ritiene che i

giustificativi siano errati

TASSO DI CAMBIO

1. Nella dichiarazione può essere inserito il costo della locazione in una valuta differente da quella prevista nel contratto? No. In caso di problemi tecnici all’inserimento dell’importo nella valuta locale, contattare l’assistenza alla seguente casella di posta: scrivaniaweb.assiste@esteri.it (Cfr. “Nota tecnica DGAI” allegata alla Circolare).

2. Posso pagare in una valuta diversa da quella indicata nel contratto? È possibile pagare in una valuta diversa da quella principale prevista dal contratto ed inserita nella dichiarazione, solo se tale modalità di pagamento è esplicitata nel contratto. In tali casi, insieme al giustificativo di spesa, andrà allegata copia del tasso di cambio applicato dall’istituto bancario.

3. Quale tasso di cambio utilizzare se le spese di intermediazione immobiliare sono state sostenute in valuta diversa da quella di pagamento del canone di locazione? Si potrà fare riferimento al tasso di cambio consolare relativo al trimestre in cui sono state effettuate le spese, da indicare insieme ai giustificativi. IPOTESI DI ESCLUSIONE DALLA MAGGIORAZIONE PER SPESE DI ABITAZIONE

1. I soggetti esclusi dalla maggiorazione per spese di abitazione, in quanto proprietari oppure perché titolari di un alloggio a titolo gratuito, possono richiedere la maggiorazione per far fronte ad eventuali spese sostenute, es. per un garage o posto auto o per le utenze condominiali? I casi di esclusione della maggiorazione per spese di abitazione sono espressamente individuati dalla norma. In tali ipotesi, difetta del tutto il presupposto giuridico per l’attribuzione della predetta maggiorazione e di conseguenza non saranno ammesse a rimborso le eventuali spese sostenute.