CERTIQUALITY S.r.l.

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Chiarimenti sulle Chiarimenti sulle modalità di audit: modalità di audit:

stage 1, stage 2 e la stage 1, stage 2 e la corretta compilazione corretta compilazione

della modulisticadella modulistica

Leonardo Froio – Milano 11 e 12 marzo 2009Leonardo Froio – Milano 11 e 12 marzo 2009

L’audit iniziale di certificazione viene condotto in 2 fasi:

Modalità di effettuazione dell’audit di Modalità di effettuazione dell’audit di certificazione certificazione (IST 3.1 ed 13)(IST 3.1 ed 13)

1) L’audit di stage 1 è finalizzato alla valutazione della documentazione e del grado di preparazione dell’Organizzazione per l’effettuazione dello Stage 2 .

2) Scopo dell’audit di stage 2 è la valutazione dell’attuazione e dell’efficacia del SG dell’Organizzazione.

- Fra le 2 fasi devono intercorrere almeno 5 gg. lavorativi.

Eccezione: in caso di Organizzazioni il cui impegno di verifica è pari 1,5 gg/uomo, stage 1 e stage 2 possono essere eseguiti on-site e consecutivamente. In tal caso il valutatore deve predisporre un unico Piano di audit (MOD PRG) che comprenda le attività di stage 1 e 2. Altrimenti sempre 2 PRG separati.

- Tra stage 1 e stage 2 non può passare più di 1 anno.

- Nel caso di microaziende, lo stage 1 viene effettuato off-site e lo stage 2 on-site.

Solo per gli audit off-site non viene inviato il MOD PRG all’Organizzazione ed è svolto presso l’Istituto.

Modalità di effettuazione dell’audit di Modalità di effettuazione dell’audit di certificazione certificazione (Reg. 01 p. 5.2 e IST 3.1 ed 13) – UNI EN ISO 9001(Reg. 01 p. 5.2 e IST 3.1 ed 13) – UNI EN ISO 9001

Struttura del Mod Q07 – Struttura del Mod Q07 – programma di audit e quadro programma di audit e quadro

riepilogativoriepilogativo

Suddivisione in 4 sezioni:

Sezione 1: Identificazione dell’Organizzazione e del certificato Sezione 2: Processi aziendali Sezione 3: Siti verificati (solo per aziende multisito) Sezione 4: Requisiti della norma

Lo scopo del modulo è quello di dare evidenza della programmazione triennale e della registrazione sintetica delle risultanze degli audit.

Il modulo deve essere predisposto ad ogni certificazione e rinnovo.

Programma di audit e quadro riepilogativoProgramma di audit e quadro riepilogativoDegli audit del sistema di gestione aziendaleDegli audit del sistema di gestione aziendale

Sez. 2 Processi aziendali – esempio applicativoSez. 2 Processi aziendali – esempio applicativo

Programma di audit e quadro riepilogativoProgramma di audit e quadro riepilogativodegli audit del sistema di gestione aziendale degli audit del sistema di gestione aziendale

Sez. 3 Siti verificati – es. applicativoSez. 3 Siti verificati – es. applicativo

La sezione è da compilare solo per aziende multisito e non per i cantieri e la pianificazione deve comprendere tutto il triennio.

Mod Q07 Mod Q07 es. applicativoes. applicativo

4.1 audit 4.1 audit programmatiprogrammati

Mod Q07Mod Q07esempio applicativo esempio applicativo

4.2 audit non 4.2 audit non programmatiprogrammati

Programma di audit e quadro riepilogativoProgramma di audit e quadro riepilogativoDegli audit del sistema di gestione Degli audit del sistema di gestione

aziendale aziendale

devono essere compilate, dal TL in tutte le colonne con la pianificazione di tutto il triennio.

Occorre riferirsi ai processi aziendali indicati nel Manuale.

Riassumendo:

In caso di prima certificazione o di rinnovo, le tabelle:

Sez. 2 Processi aziendaliSez. 3 Siti verificati (solo per aziende multisito)Sez. 4 requisiti della norma (punto 4.1)

Programma di audit e quadro riepilogativoProgramma di audit e quadro riepilogativoDegli audit del sistema di gestione Degli audit del sistema di gestione

aziendale aziendale Mod Q07Mod Q07

Si raccomanda di rispettare i “simboli” indicati nella legenda:

Si raccomanda la coerenza fra le tabelle, in particolare Sez. 1 (processi) e 4.1 (punti della norma)

Piano di audit – Mod PRG – considerazioni Piano di audit – Mod PRG – considerazioni generaligenerali

Il piano di audit deve comprendere i seguenti requisiti:

- Certificazione, rinnovo, estensione e reintegro: tutti quelli applicabili.

-Mantenimento: oltre naturalmente al requisito 7.5, sono da valutare sempre i requisiti 4, 5, 8.2.2, 8.4, 8.5 e quelli oggetto di Non conformità.

-Addizionale e Suppletiva: quelli da valutare in riferimento agli specifici casi.

- Ricordarsi che i requisiti non valutati nella prima verifica di sorveglianza dovranno obbligatoriamente essere verificati in quella successiva.

- Indicare con chiarezza i siti o cantieri che saranno sottoposti ad audit.

- Fornire evidenza dell’invio del programma entro i tempi stabiliti.

- Il manuale qualità deve essere sempre valutato prima di ogni verifica.

Piano di audit – Mod PRGPiano di audit – Mod PRG

Predisporre il piano di audit per processi utilizzando quelli indicati dall’azienda nel Manuale della Qualità.

Es.

PS: si raccomanda coerenza fra PRG e Q07

Piano di audit – Mod PRG – stage 1 – es. Piano di audit – Mod PRG – stage 1 – es. applicativoapplicativo

Valutazione della documentazione predisposta

Raccolta informazioni sul sito, campo di applicazione del Sistema di gestione per la qualità, sui processi e sugli aspetti di conformità legislativa

Valutazione della pianificazione ed effettuazione degli audit interni e del riesame della direzione

Struttura del Mod RAP stage 1Struttura del Mod RAP stage 1

Suddivisione in 4 sezioni:

Sezione A: Dati di Audit; Sezione B: Valutazione Audit Sezione C: Rilievi Sezione D: Conclusioni della verifica

SEZIONE A: DATI DI AUDIT

Sono presenti 6 punti, da A1 a A6:

A1: Dati anagrafici dell’organizzazione; A2: Criteri ed altre informazioni relative all’audit; A3: Lista presenze dei rappresentanti alla riunione di

apertura; A4: Certificato; A5: In caso di modifiche al piano di audit rispetto a quanto

riportato nel Mod PRG indicare le variazioni; A6: Sedi, cantieri, siti temporanei o luoghi di svolgimento

attività visitati.

Struttura del Mod RAP stage 1Struttura del Mod RAP stage 1

Dati anagrafici del certificato:

si raccomanda di precisare la ragione sociale, gli indirizzi delle sedi (compresi i numeri civici) e quant'altro in modo corretto e completo.

Si raccomanda di confrontare sempre i dati del PIA e in caso di cambiamenti anagrafici, comunicati in corso di audit, verificare e allegare alla pratica il nuovo C.C.I.A.A.

Aspetto critico: Mod RAP Stage 1 Aspetto critico: Mod RAP Stage 1 sez. A4 - certificatosez. A4 - certificato

SEZIONE B: VALUTAZIONE AUDIT

Sono presenti 8 punti, da B1 a B8:

B1: Documentazione esaminata; B2: Campo di applicazione ed eventuali esclusioni; B3: Valutazione dei seguenti aspetti: I) capacità dell’organizzazione di individuare i propri processi e

di definire obiettivi ed indicatori in relazione alla politica dell’organizzazione;

II) capacità di gestione e valutazione degli aspetti legali e regolamentari e relativo livello di conformità

B4: Valutazione del livello complessivo di implementazione del sistema di gestione

B5: Nota: Applicabile solo per sistemi di gestione ambientale e sicurezza

B6: Sono disponibili i documenti autorizzativi afferenti alle attività collegate alla certificazione?

B7: E’ stato condotto un ciclo completo di audit interno? B8: Valutazione del riesame della direzione

Struttura del Mod RAP stage 1Struttura del Mod RAP stage 1

Aspetto critico:Aspetto critico: Mod Rap Stage 1 - sez. B1 – documentazione Mod Rap Stage 1 - sez. B1 – documentazione esaminataesaminata

La documentazione esaminata di cui occorre fornire evidenza in Stage 1 è:

• Manuale del Sistema di Gestione (da indicare in B1.1)

• Procedure obbligatorie (*)

• Altra documentazione ritenuta necessaria (**)

• Riesame della Direzione (da indicare in B8)

• Evidenza dell’effettuazione delle verifiche ispettive interne (da

indicare B7)

• Autorizzazioni all’esercizio delle attività (da indicare in B6)

• * si raccomanda di inserire almeno un commento sulla loro predisposizione.• ** es. manuale dell’autista per il settore “trasporti”.

Aspetto critico:Aspetto critico: Mod Rap Stage 1sez. B2 – esclusioniMod Rap Stage 1sez. B2 – esclusioni

Se valutate conformi, si raccomanda di essere chiari nelle motivazioni relative alle esclusioni ammesse.

Segue es.

Aspetto critico:Aspetto critico: Mod Rap Stage 1 Mod Rap Stage 1 sez. B6 - Autorizzazionisez. B6 - Autorizzazioni

Diverse attività hanno necessità di autorizzazioni per il loro svolgimento.

Per una corretta gestione ed effettuazione dell’audit occorre indicare se queste siano presenti ed eventualmente allegatene fotocopia.

Alcuni settori dove è importante segnalare le autorizzazioni in essere sono: alimentare, trasporti, rifiuti, autofficine, sanità.

Per questa ragione, in questi settori, sono state predisposte apposite liste di riscontro che trattano la parte di conformità legislativa.

La mancanza di autorizzazione comporta lo stop dell’iter di certificazione.

SEZIONE C: Rilievi

C1: Carenze

Struttura del Mod RAP stage 1 Sez. CStruttura del Mod RAP stage 1 Sez. C

In questa Fase, laddove riscontrate, non vengono formalizzate delle NC ma delle carenze.

Carenze: problematiche evidenziate nel corso dello stage 1 che, se non vengono adeguatamente gestite dall’Organizzazione, potrebbero essere classificate come NC nello stage 2. (Def. IST 3.1 ed 13)

E’ lo scopo dello stage 1 poiché:

l’insieme delle risultanze deve portare il GVI a formulare un giudizio sul livello di preparazione dell’Organizzazione per l’effettuazione dello Stage 2 e sull’adeguatezza dei tempi e delle risorse definite per l’effettuazione dello stage 2.

Approfondimenti Mod RAP stage 1 Sez. DApprofondimenti Mod RAP stage 1 Sez. D

SEZIONE D: Conclusioni della verifica

D1: Conclusioni della verifica di stage 1

Struttura del Mod RAP stage 2Struttura del Mod RAP stage 2

Suddivisione in 5 sezioni:

Sezione A: Dati di Audit Sezione B: Valutazione Audit – Parte Generale Sezione C1: Valutazione di audit – Parte SGQ Sezione D: Rilievi Allegato 1: Proposta all’Istituto – Riservata a CQY

Struttura del Mod RAP stage 2

SEZIONE A: DATI DI AUDIT

Sono presenti 6 punti, da A1 a A6:

A1: Dati anagrafici dell’organizzazione; A2: Criteri ed altre informazioni relative all’audit; A3: Lista presenze dei rappresentanti dell’organizzazione

alla riunione di apertura; A4: Certificato; A5: Sedi, cantieri, siti temporanei o luoghi di

svolgimento attività visitati; A6: In caso di modifiche al piano di audit rispetto a quanto

riportato nel MOD PRG indicare le variazioni.

Oggetto del certificato: si raccomanda un maggiore attenzione alla definizione dell’oggetto del certificato nel modo più chiaro ed aderente a quanto fatto realmente dall’azienda e a quanto verificato.

In certificazione quello che viene indicato nel Mod Pia e’ una bozza e puo’ o deve essere modificato al fine di renderlo più chiaro o più aderente.

Se vi sono parti aggiuntive contattate immediatamente Certiquality per un immediato riesame del contratto

Mod RAP Stage 2 - sez. A4 Mod RAP Stage 2 - sez. A4 certificatocertificato

Mod RAP Stage 2 – Sez. A 5 Mod RAP Stage 2 – Sez. A 5 Sedi, cantieri, siti temporanei o luoghi di svolgimento attività Sedi, cantieri, siti temporanei o luoghi di svolgimento attività visitativisitati

La tabella A5 richiede di indicare anche le unità operative, non solo i cantieri/siti temporanei.

Struttura del Mod Rap Stage 2Struttura del Mod Rap Stage 2SEZIONE B: VALUTAZIONE AUDIT – PARTE GENERALE

Sono presenti 10 punti, da B1 a B10:

B1: Eventuali cambiamenti organizzativi dall’ultimo audit (es. Modifiche all’organizzazione o ai processi operativi);

B2: Aggiornamento della documentazione (ad es. rispetto ad eventuali cambiamenti organizzativi e/o normativi);

B3: Verifica delle segnalazioni contenute nel piano di audit B4: Verifica dell’attuazione e dell’efficacia del PAC e della gestione

delle raccomandazioni a seguito dell’audit precedente; B5: Esclusioni (Nota: Applicabile solo il sottopunto B5.1) B6: Verifica del corretto utilizzo del marchio; B7: L’azienda ha in corso procedimenti giudiziari o amministrativi? B8: L’azienda ha richiesto finanziamenti in relazione alla certificazione

in oggetto? B9: Capacità di gestione degli aspetti cogenti; B10: Valutazione complessiva sulla conformità ed efficacia del

sistema di gestione aziendale anche in relazione ai risultati dell’audit precedente.

Sottopunto IV): occorre fornire un giudizio sull’andamento di aspetti di Sistema relativamente agli audit effettuati in precedenza (prestazioni in relazione al miglioramento continuo).

Segue es.

Mod RAP Stage 2 – Punto B 10 Mod RAP Stage 2 – Punto B 10 Sottopunto IVSottopunto IV

Struttura del Mod Rap Stage 2

SEZIONE C1: VALUTAZIONE AUDIT – PARTE SGQ

Sono presenti 7 punti, da C1a a C1g:

C1a: valutazione della struttura organizzativa

C1b: elenco dei processi dell’organizzazione

C1c) processi affidati in outsourcing e loro controllo;

C1d) sintesi della conformità del sistema ai requisiti della norma di riferimento

C1e) sintesi e commento dei reclami e segnalazioni;

C1f) da utilizzare per le multisito quando non è possibile verificare tutti i siti.

C1g) richiesta riguardo la transizione alla norma UNI EN ISO 9001:2008

Si raccomanda di quantificare sempre l’incidenza dell’outsourcing.

Segue es.

Mod RAP Stage 2 – Punto C1c Mod RAP Stage 2 – Punto C1c processi affidati in outsourcing e loro controlloprocessi affidati in outsourcing e loro controllo

Mod RAP Stage 2 – Punto C1d Mod RAP Stage 2 – Punto C1d Sintesi della conformità del sistema ai requisitiSintesi della conformità del sistema ai requisiti

Si raccomanda coerenza con i rilievi e le non conformità eventualmente rilasciate in relazione ai requisiti del punto C1d del presente rapporto.

In caso di risposta differente da “conforme” rilasciare sempre un chiarimento per l’azienda attraverso un breve commento.

Segue es.

Mod RAP Stage 2 – Punto C1gMod RAP Stage 2 – Punto C1grichiesta passaggio nuova Iso 9001richiesta passaggio nuova Iso 9001

Nel caso l’azienda NON VOGLIA fare il passaggio dovrà dichiararlo durante la riunione di apertura della verifica e sarà cliccato dal valutatore al punto C1g del Rap Stage 2 l’opzione corrispondente.A questo proposito sono inserite anche nel MOD PRG frasi ad hoc.

Segue es.

Struttura DEL Mod Rap Stage 2Struttura DEL Mod Rap Stage 2

SEZIONE D: RILIEVI

Suddivisioni in 4 punti: D1-D4

D1: Raccomandazioni; D2: Non Conformità; D3: Commenti alle Non Conformità (obbligatorio); D4: eventuale necessità di effettuare un audit

suppletivo o addizionale (vedi reg. 01 par. 5.2.6 e 5.3)

Si raccomanda di porre sempre attenzione nella formulazione dei rilievi, vanno al cliente e devono essere chiari.

Segue Es. di raccomandazione poco chiara

Mod RAP Stage 2 – Punti D1 e D2Mod RAP Stage 2 – Punti D1 e D2Raccomandazioni e non conformitàRaccomandazioni e non conformità

Mod RAP Stage 2 – Punto D4Mod RAP Stage 2 – Punto D4eventuale necessità di effettuare un audit eventuale necessità di effettuare un audit

suppletivo o addizionale (vedi Reg. 02 par. 5.26 e suppletivo o addizionale (vedi Reg. 02 par. 5.26 e 5.3)5.3)

è in questa parte che TL deve riportare, informando l’azienda, che a seguito dell’esito dell’audit, sarà proposta all’istituto la necessità di audit addizionale o suppletivo

Il TL deve anche chiarire che la valutazione del GVI non e’ vincolante per l’Istituto ma che sulla base delle risultanze dell'audit e della documentazione presentata, Certiquality esprimerà la propria valutazione e indicherà il termine per l’audit successivo e l’eventuale necessita’ di svolgere un audit suppletivo o addizionale

Memo: in caso di certificazione la proposta di audit addizionale non impedisce l’emissione del certificato successivamente ad una positiva delibera della Commissione Tecnica Certiquality, l’audit suppletivo lo impedisce in quanto l’audit è da condurre prima della delibera della Commissione Tecnica.

Struttura All. 1 MOD RAPStruttura All. 1 MOD RAP

PROPOSTA ALL’ISTITUTO – RISERVATA PER CQY

Sono presenti 4 punti, da E1 a E4:

E1: Presentazione dell’organizzazione

E2: Verifica dell’adeguatezza del piano di azioni correttive a seguito dell’audit in oggetto;

E3: Verifica dell’adeguatezza dei tempi previsti per l’applicazione del piano di azioni correttive;

E4: Proposta all’Istituto.

In certificazione, soprattutto il punto E1 è fondamentale per L’Istituto per avere un quadro completo del cliente.

Segue es.

All. 1 MOD RAP – punto E1All. 1 MOD RAP – punto E1

All. 1 MOD RAP – punto E2All. 1 MOD RAP – punto E2verifica dell’adeguatezza del piano di azioni verifica dell’adeguatezza del piano di azioni

correttive a seguito dell’audit in oggettocorrettive a seguito dell’audit in oggetto

Si raccomanda una maggiore attenzione nella compilazione del punto E2 in quanto a volte si riscontrano piani di azioni correttive non adeguati;

per es. confusione fra trattamento della non conformità e azione correttiva da parte delle aziende che non viene rilevata dal valutatore.

il Coordinatore deve porre particolare attenzione nel motivare la richiesta di effettuazione di un audit suppletivo (da condurre prima della delibera) o addizionale (da condurre a seguito della delibera al fine di confermare la validità del certificato).

Segue es.

All. 1 MOD RAP – punto E4All. 1 MOD RAP – punto E4proposta all’Istitutoproposta all’Istituto

ALTRE RACCOMANDAZIONIALTRE RACCOMANDAZIONI

- Invio della documentazione di audit nei tempi indicati dalle procedure (sette giorni lavorativi dalla data di chiusura dell’audit)

- Al fine di evitare allungamenti nei tempi di consegna si chiede di inviare la documentazione direttamente all’Area interessata (AAS, ACQ).