Doc Management ARXivar

Il Gruppo ESTRA, nato nel 2008 dalla fusione di tre aziende pubbliche toscane di servizi energetici, è oggi la multi-utility di riferimento del Centro Italia. Con 600 dipendenti e oltre 450.000 clienti in 210 comuni italiani, ESTRA si posiziona al decimo posto tra i player nazionali del gas e detiene il 35% del mercato di gas metano in Toscana.

L’azienda

Il Gruppo ESTRA aveva la necessità di automatizzare il ciclo passivo, velocizzando allo stesso tempo il processo di gestione dei documenti e delle fatture dei fornitori e diminuendo l’utilizzo di carta impiegata.

Le fatture passive, infatti, venivano in precedenza registrate e archiviate manualmente su ERP SAP R3, sovraccaricando il gestionale aziendale con una quantità eccessiva di informazioni da elaborare, che ne deterioravano le prestazioni.

Inoltre, parte dei documenti relativi all’albo fornitori venivano inviati dalle aziende che intendevano partecipare alle gare pubbliche in maniera difforme, rendendone difficoltosa la catalogazione e l’archiviazione.

L’esigenza

Per soddisfare l’esigenza de cliente, abbiamo individuato in ARXivar la migliore soluzione per agevolare il workflow aziendale legato al ciclo passivo e alla gestione dell’albo fornitori.

ARXivar ha permesso di automatizzare il processo di protocollazione delle fatture passive, attraverso l’utilizzo di barcode, la scannerizzazione e la registrazione dei documenti in formato digitale. Grazie a uno speciale connettore, la registrazione viene ora automaticamente inviata al sistema ERP SAP R3, diminuendo i tempi di archiviazione di ogni singola fattura.

Per il cliente è stato anche sviluppata un’applicazione web per la pubblicazione delle gare, per l’iscrizione degli Operatori Economici che intendono parteciparvi e per il loro accreditamento come fornitori.

Acegas | CollaboratioAce L’implementazione

  Riduzione dei costi di archiviazione delle fatture

  Semplificazione del processo di gestione documentale

  Gestione centralizzata delle informazioni sui fornitori

  Sensibile risparmio di carta e toner

Acegas | CollaboratioAce I benefici

Pasquale Guigliotti| IT manager

Grazie a Xenesys siamo riusciti a raggiungere appieno gli obiettivi

prefissati, permettendo a ESTRA di risparmiare fin da subito tempo e

risorse da impiegare in attività a maggior valore.

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