Casa madre 01-04 luglio 20091 Convegno di studio e aggiornamento amministrativo Amministrazione...

casa madre 01-04 luglio 2009 1

Convegno di studio e aggiornamento amministrativo

Amministrazione delle Comunità,problematiche e indicazioni

pratiche


I termini…


Amministrare

• riferito a enti, funzioni o attività singole o di gruppo … = “curare, regolandone e sorvegliandone l’andamento sì da poter renderne conto…” (Devoto, Diz. Lingua Italiana)

• Servire, curare, fornire, governare, maneggiare cose, porgere, dispensare… dal lat. administrare – minister (Google, Vocabolario etimologia)


attività diretta ad amministrare, il compito, la responsabilità

dell’amministrare complesso di criteri cui si ispirano

gli amministratori

(Devoto, Diz. Lingua Italiana)

Amministrazione


Colui che amministra

assume l’impegno a livello legale, burocratico, formale …

lo assolve con la cura del buon padre di famiglia

rappresenta la realtà, il gruppo che lo ha incaricato, e ne cura gli interessi concretizzandone orientamenti e criteri…

risponde del proprio operato …


La comunità è …

un insieme di persone con rapporti sociali, culturali, morali e non soloun insieme di persone con vincoli organizzativi, interessi comuni, e non soloun insieme di persone con vincoli affettivi, tipo famigliaente di diritto pubblico o privato tipo comunità montana, comunità religiosa …


2 segue : La comunità, per noi, è …

un insieme di persone in cui tutto è comune:

vita, attività, beni, valori, perché rispondono, su chiamata, ad essere e a testimoniare l’appartenenza a Colui che le ha chiamate e convocate.una comunità con dimensione altra: da Dio nella Chiesa per il mondo.


Amministrare allora significa …

prendersi a “cuore” vita, beni, opere …prendersi “cura” secondo priorità: persona (sorelle) – cose (beni) …occuparsi della gestione della casa con competenza, attenzione, rispetto, disponibilità, coerenza …Condividere scelte, orientamenti alla luce della “mentalità” evangelica ………


Problematiche, meglio, Difficoltà

.


premessa Inizierei col ricordarci di alcuni

atteggiamenti, che ci abitano e che danno senso, motivano ed incoraggiano il nostro “amministrare” (ciascuna di noi, “amministra”!) e sono: lo spirito di servizio, il senso di appartenenza, la buona volontà …

Atteggiamenti-valori che danno colore ai criteri con i quali affrontare le difficoltà…


da dove nascono le difficoltà


Le principali origini delle difficoltà

Il sentirsi-sapersi non abbastanza preparate; quindi insicurezza … ansia … blocco della

creatività e dello spirito di iniziativa …. Inesperienza, che può indebolire la ricerca

di punti di riferimento preziosi … Il moltiplicarsi di norme, disposizioni,

novità… Timore di non riuscire ad “accontentare” … Timore o sensazione di incomprensione … Mancanza di tempo …… ecc.


Per cominciare… quello che serve:

AUTOSTIMA …

“un fiore che va annaffiato ogni giorno" (Willy Pasini)


L’autostima – 1 L'autostima è la valutazione che una

persona dà di se stessa; è un fattore dinamico, che evolve nel

tempo; va coltivata, curata, alimentata durante

il corso dell'esistenza Una sana autostima si manifesta nella

capacità di percepirsi e di rapportarsi a se stessi in modo realistico, positivo, rilevando i punti forti e quelli deboli;


L’autostima – 2 Una persona con una sana autostima non

è perfetta, ma sa come valorizzare le proprie abilità e capacità e come tenere sotto controllo i difetti e le parti del proprio carattere meno amate.

La sana autostima è indipendente dal giudizio degli altri, è caratterizzata da una profonda conoscenza di se stessi, aiuta a mantenere i punti di forza ed a migliorare quelli di debolezza, promuove obiettivi stimolanti ma non eccessivi… (tratto da R.Iannuzzi, L’autostima come esperienza concreta – passim)


altri bagagli…

…

una 24 ore da tenere sempre

appresso

un baule per le “cose” che

servono


I contenuti - 1

.


I contenuti - 2

Formazione

Informazione

Esperienza

………


Indicazioni pratiche - 1 Essere amanti dell’ordine di una buona organizzazione della fedeltà a ricordare, annotare della chiarezza del senso della misura ………


l’ archivio

l’ “archivio” è il luogo dove si conservano i documenti:

della comunità in sedi distinte

e amministrativi


Organizzare l’archivio

della comunità

dell’economato


I documentio raccogliere – analizzareo catalogareo rispondere / evadereo registrareo memorizzareo conservare


Quali documenti .-A

Strettamente della comunità Convenzioni e correlati Pratiche con chiesa locale Corrispondenza varia da conservare Corrispondenza e circolari Consiglio

generale e Consiglio provinciale Copia atti Capitoli generali – prov.li

segue


Cronistoria della Casa Registro anagrafico delle suore della

comunità; Fotocopia passaporti – carte identità – patenti

– libretti sanitario e della pensione – Codice fiscale;

Documenti rapporti lavoro - volontariato – pensione – pratiche sanitarie;

Residenze – tessere elettorali - …

Contenitori ad hoc per singola suora …..


Quali documenti .-B

Amministrativi o dell’economato# Relativi agli immobili: progetti edilizi –

tecnologici – planimetrie – certificati catastali – abitabilità - dichiarazioni di conformità e certificazioni varie – C.P.I. …

# Atto di proprietà o contratto di affitto o comodato# Contratti di manutenzione impianti –

attrezzature…# Inventario# Altro


Contratti utenze

Energia elettrica Acqua Gas Telefono


Contratti manutenzione

Impianti: elettrico termoidraulico tecnologici in genere centrale termica ascensori

antincendio (estintori ecc.) cancelli elettrici\basculanti

opportunità del REGISTRO delle manutenzioni


segue: Contratti manutenzione

Attrezzature e altro:fotocopiatricestrumenti informatici dove servecappe aspiranti……parco – giardino……


Registro dei controlli …

… dove si annotano gli interventi e i controlli relativi al buon funzionamento:degli impianti elettricidi illuminazione (luci di emergenza…)

di sicurezza dei presidi antincendio (estintori,

idranti…) e dei vari dispositivi di sicurezza e di controllo ( antintrusione – pompe sommerse…)

delle riunioni di addestramento e le esercitazioni (piano e prove di evacuazione…)


Gestione del personale

personale dipendente: fascicolo del personale contratto di lavoro libri paga – matricola - infortuni…

appalto servizi: Mensa Pulizie Lavanderia altro


Gestione amministrativo-contabile


I libri e i documenti contabili

Prima notaGiornaleBilancioResocontiPreventiviConsuntiviFattureRicevuteAltri documenti validi


occhio al … calendario

memorandum

Annotare scadenza: Bollo auto Revisioni Assicurazioni Impegni particolari …….


Le banche e le assicurazioni

Rapporti di c/corrente e quanto connesso

Conti correnti postali

Assicurazioni * incendio-furto-rischi diversi * infortuni - responsabilità civile * R.C. auto

* Assicurazione malattia


Conservazione dei documenti:quando la “ricevuta” può essere cestinata.

• ricevute pagamento del canone Rai dieci anni.• ricevute pagamenti canoni di affitto cinque

anni.• fatture di acqua, gas, luce e telefono cinque anni

a partire dalla data di scadenza del pagamento. Se l’operazione è stata effettuata tramite banca, si devono conservare anche estratti conto banca, che attestano l’avvenuto pagamento.

• ICI – la ricevuta del pagamento va conservata per cinque anni a partire dall’anno successivo a quello di pagamento dell’imposta.


2. segue Conservazione documenti…

• spese condominiali cinque anni.• tasse asporto rifiuti si conservano fino al

decimo anno successivo a quello di pagamento • assicurazioni:Le quietanze vanno conservate

per un anno. Quelle utilizzate anche ai fini fiscali –es. le polizze vita – vanno mantenute per cinque anni, fino a quando cade in prescrizione il periodo di imposta in cui sono state sostenute.

• dichiarazioni redditi: Le ricevute dei pagamenti delle tasse e dell’IVA si conservano fino a 5 anni a partire dall’anno successivo a quello della dichiarazione.


3. segue Conservazione documenti

• estratti conto bancari: dieci anni. In questo intervallo temporale è infatti possibile impugnare l’estratto conto, qualora fossero presenti errori o omissioni.

• Scontrini: Lo scontrino fiscale, che vale anche come garanzia, si conserva per tutta la durata della garanzia.

• Ricevute spedizionieri – 1 anno • tassa di circolazione (bollo) va conservato fino alla

fine del terzo anno successivo a quello nel corso del quale è avvenuto il pagamento. Termine che va applicato anche in caso di vendita della vettura.


4. segue Conservazione documenti

• Le ricevute delle contravvenzioni stradali vanno conservate per 5 anni.

Tratto da Notiziario CNEC N. 4/2009

Schema di Sintesi

In estrema sintesi: nel caso di incertezza o ….. per semplificare, vista la differenziazione delle scadenze, conservare i documenti di cui sopra per DIECI ANNI COMPIUTI.


5. ed infine ….

CUD – RED riscontrato – Esenzioni ticket – mod. 730 – altro relativo a pratiche pensionistiche rilevanti – pratiche fiscali … - buste o fogli paga - … - conservare per 10 ANNI.

N.B. per le sorelle che lavorano o hanno lavorato presso terzi: il CUD costituisce anche certificazione dei versamenti previdenziali ai fini pensionistici effettuati dai datori di lavoro, quindi attenzione alla conservazione!!!


Buon lavoro e …

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