CONFERENZE PATOLOGICHE CLINICHE ANNO 2008

ASPETTI TECNICI, NORMATIVI E ORGANIZZATIVI PER LA GESTIONE DELLE ATTREZZATURE E DEI REAGENTI PER IL

LABORATORIO ANALISI NELLE AZIENDE SANITARIE

TORINO, 24 OTTOBRE 2008

Aspetti legali e normativi per l’acquisizione di attrezzature e reagenti : il punto di vista del Provveditorato.

Simona CarignolaS.C. Provveditorato/EconomatoA.O.U. San Luigi di Orbassano

PROGRAMMA

1. Organizzazione per processi: il processo di approvvigionamento

2. Le fasi del processo di approvvigionamento

3. Analisi della fase di scelta del contraente: differenze tra pubblico e privato

4. Gestione contrattuale

5. Evoluzione della funzione acquisti: il nuovo ruolo del Provveditore Economo

PUNTO 1.ORGANIZZAZIONE PER PROCESSI: IL PROCESSO DI APPROVVIGIONAMENTO

Cos’è un “processo” ?

Abbiamo appena visto nella precedente relazione che un “processo” è l’attività che utilizza risorse e che è gestita, direttamente o indirettamente, da persone, per consentire la trasformazione di elementi in ingresso in elementi in uscitaInoltre, l’approccio per processi consiste nell’applicazione di un sistema di processi in ambito organizzativo, completata da una esplicita identificazione dei processi stessi e delle loro interazioni e dalla modalità di gestione degli stessi

Principali tipologie diprocesso in sanità

PROCESSI PRIMARI

� maggiore impatto sul business aziendale (Processi diagnostici e assistenziali)

PROCESSI DI SUPPORTO

� sono necessari per garantire l’operatività e l’efficacia dei processi primari e per poter gestire l’azienda:(Gestione degli Approvvigionamenti,Gestione della Sicurezza, Gestione delle Tecnologie Biomediche, Healthcare Risk Management, ecc)

SERVIZIO APPROVVIGIONAMENTISERVIZIO APPROVVIGIONAMENTI

““Servizio Servizio ……

==

Articolazione organizzativa

dell’Azienda

che fornisce ai “clienti interni”

il supporto necessario per l’erogazione

delle prestazioni sanitarie rivolte ai

“clienti esterni”.

…… ApprovvigionamentiApprovvigionamenti””

==

Processo

finalizzato a garantire la disponibilità dei

beni e servizi “giusti” ( = rispondenti

alle reali esigenze )

al costo “giusto” ( = appropriatezza

economica )

da da ““SERVIZIO APPROVVIGIONAMENTISERVIZIO APPROVVIGIONAMENTI””aa

OWNER DEL PROCESSO DI APPROVVIGIONAMENTOOWNER DEL PROCESSO DI APPROVVIGIONAMENTO

perper

PERSEGUIRE PERSEGUIRE

LE MIGLIORI SOLUZIONI DI FORNITURALE MIGLIORI SOLUZIONI DI FORNITURA

PER PERSEGUIRE LE SOLUZIONI DI FORNITURA PIPER PERSEGUIRE LE SOLUZIONI DI FORNITURA PIÙÙ

APPROPRIATE, OCCORRE POTER E SAPER SVOLGERE IN APPROPRIATE, OCCORRE POTER E SAPER SVOLGERE IN

MODO ADEGUATO IL RUOLO DI MODO ADEGUATO IL RUOLO DI ““PROCESS OWNERPROCESS OWNER”” DEL DEL

PROCESSO DI APPALTO / APPROVVIGIONAMENTO, PROCESSO DI APPALTO / APPROVVIGIONAMENTO,

PRESIDIANDO PRESIDIANDO TUTTETUTTE LE SUE FASI:LE SUE FASI:

1.1. di DEFINIZIONE DEI FABBISOGNIdi DEFINIZIONE DEI FABBISOGNI

2.2. di SELEZIONE DEL FORNITORE IDONEOdi SELEZIONE DEL FORNITORE IDONEO

3.3. di GESTIONE DEL CONTRATTO DI FORNITURAdi GESTIONE DEL CONTRATTO DI FORNITURA

1.1. VALUTARE E DEFINIRE LE REALI ESIGENZE DEL CLIENTE VALUTARE E DEFINIRE LE REALI ESIGENZE DEL CLIENTE FINALE IN RELAZIONE ALLA PRESTAZIONE DI SUPPORTO IN FINALE IN RELAZIONE ALLA PRESTAZIONE DI SUPPORTO IN OGGETTO, CON RIFERIMENTO A :OGGETTO, CON RIFERIMENTO A :

•• LE COMPONENTI TECNICHE (di base) DELLA PRESTAZIONE LE COMPONENTI TECNICHE (di base) DELLA PRESTAZIONE STESSA (= che soddisfano le esigenze primarie del Cliente)STESSA (= che soddisfano le esigenze primarie del Cliente) ��

•• LE COMPONENTI ACCESSORIE (= che rendono possibile LE COMPONENTI ACCESSORIE (= che rendono possibile ll’’erogazione della prestazione tecnica di base)erogazione della prestazione tecnica di base) ��

•• LE COMPONENTI RELAZIONALI, RELATIVE ALLA LE COMPONENTI RELAZIONALI, RELATIVE ALLA PRESTAZIONE STESSA, che possono migliorare il livello di PRESTAZIONE STESSA, che possono migliorare il livello di soddisfazione percepito dal clientesoddisfazione percepito dal cliente

Per Per ottenereottenere la SODDISFAZIONE DEL CLIENTE la SODDISFAZIONE DEL CLIENTE FINALEFINALE

1.1. VALUTARE LE SOLUZIONI DI FORNITURA POSSIBILI, IL LORO VALUTARE LE SOLUZIONI DI FORNITURA POSSIBILI, IL LORO PERIMETRO ED ESTENSIONE, DEDUCENDOLE DA QUANTO PERIMETRO ED ESTENSIONE, DEDUCENDOLE DA QUANTO PREVISTO NE:PREVISTO NE:

•• I DOCUMENTI DI PROGRAMMAZIONE ANNUALE I DOCUMENTI DI PROGRAMMAZIONE ANNUALE REGIONALE E AZIENDALE REGIONALE E AZIENDALE

•• LE SCHEDE di ATTIVITALE SCHEDE di ATTIVITA’’ (= che evidenziano gli obiettivi (= che evidenziano gli obiettivi delle singole Unitdelle singole Unitàà operative)operative) ��

2.2. ESSERE ALLINEATI SULLO STATO DI ATTUAZIONE E SULLE ESSERE ALLINEATI SULLO STATO DI ATTUAZIONE E SULLE DECISIONI AZIENDALI IN MERITO ALLE EVOLUZIONI PREVISTE DECISIONI AZIENDALI IN MERITO ALLE EVOLUZIONI PREVISTE

/ CRITICIT/ CRITICITÀÀ EMERGENTI IN AMBITO SANITARIOEMERGENTI IN AMBITO SANITARIO. .

PerPer garantiregarantire soluzioni di fornitura COERENTI e soluzioni di fornitura COERENTI e COMPATIBILI con gli OBIETTIVI STRATEGICI COMPATIBILI con gli OBIETTIVI STRATEGICI

AZIENDALIAZIENDALI

Interazione con il servizio diingegneria clinica

Tale servizio è l’INTERFACCIA fra:

� Istituzioni (Stato,Regione) �

� Produttori

� Utilizzatori

� Provveditorato

� Top Management Aziendale

CAMPO DI APPLICAZIONE DELL’INGEGNERIA CLINICA

� Dispositivi medici (Direttiva Comunitaria 07/47/CE) �

� Tecnologie Biomediche (Definite dal Ministero della Salute) �

� Apparecchiature Elettromedicali (Norma CEI 62.5) �

Interazione con l’HealthTechnology Assessment

Abbiamo visto nella precedente relazione che HTA è uno strumento per:

� Valutare le prestazioni mediche erogate o disponibili

� Pianificare e gestire in modo funzionale l'assistenza ai cittadini

Gestione delle Tecnologie Biomediche

Processo complesso che parte dall’evidenza di un’esigenza clinica (nuove attività sanitarie) o aziendale (migliori performance o maggiore sicurezza) e termina con la dismissione dell’apparecchiatura

Bisogni clinici

Pianificazione sostituzioni

Piano di investimento e di sviluppo

Approvvigionamento tecnologico

Gestione vita utile (manutenzione preventiva, interventi tecnici correttivi,

verifiche sicurezza,controlli qualità,

formazione continua,analisi delle performance) �

Dismissione/sostituzione

Predisposizione dell’approvvigionamento delle tecnologie necessarie ad un Laboratorio analisi

Presupposti�L’utilizzatore ha valutato i bisogni clinici, il piano di investimento e sviluppo, concertato con la Direzione

aziendale, le necessità economiche, alla luce del budget di riferimento, ed il rispetto dei vincoli normativi vigenti

in materia di sicurezza.�L’utilizzatore, inoltre, ha analizzato le esigenze di

introduzione di nuove tecnologie.

Ordine acquisto

Ricezione merce in

magazzino

Procedureamministrative,

predisposizione locali,etc.

SIC, ST, SII, Provveditorato, Magazzino, etc.

Risorse economiche (budget)�

Programmazione sanitaria

Acquisizione

Possiamo acquistare al supermercato?

Modalità di acquisto della Pubblica Amministrazione

�D.Lgs. 163/2006: approvazione del codice degli appalti pubblici, che regola la materia relativa alle acquisizioni nel suo insieme�Nella pratica si opera un distinguo tra le acquisizioni il cui importo complessivo èsuperiore alla soglia comunitaria, oggi

identificata in Euro 206.000 (oneri fiscali esclusi – solitamente I.V.A. al 20%), e le acquisizioni il cui importo è inferiore alla soglia comunitaria, sempre nel rispetto dei principi generali che improntano l’azione

della pubblica amministrazione

I Principi dell’azione amministrativa

Il codice degli appalti pubblici disciplina i contratti stipulati dalle stazioni appaltanti, aventi per oggetto l'acquisizione di servizi, prodotti, lavori e opere. L'affidamento e

l'esecuzione di opere e lavori pubblici, servizi e forniture, ai sensi del codice, deve garantire la qualità delle prestazioni e svolgersi nel

rispetto dei principi di economicità, efficacia, tempestività e correttezza; l'affidamento deve altresì rispettare i principi di libera concorrenza, parità di trattamento, non

discriminazione, trasparenza, proporzionalità, nonché quello di pubblicità

con le modalità indicate nel codice.

PUNTO 2.LE FASI DEL PROCESSO DI APPROVVIGIONAMENTO

LE FASI DEL PROCESSO DI LE FASI DEL PROCESSO DI

APPROVVIGIONAMENTOAPPROVVIGIONAMENTONascita

Nascita

fabbisogno

fabbisogno

Scelta del

Scelta del

contraente

contraente

Valutazione

Valutazione

offerte

offerte

Negoziazione

Negoziazione

Form

alizzazione

Form

alizzazione

ordine/contratto

ordine/contratto

Gestione

Gestione

ordine/contratto

ordine/contratto

MODALITA’ DI SODDISFACIMENTODEL FABBISOGNO

�FORNITURA DI ATTREZZATURE DA ACQUISIRE IN

PROPRIETA’

�FORNITURA IN SOMMINISTRAZIONE DI REAGENTI E

MATERIALE DI CONSUMO DEDICATI ALLE ATTREZZATURE IN

PROPRIETA’

�AFFIDAMENTO DI SISTEMA COMPLETO DEDICATO AD UNA

DETERMINATA ATTIVITA’ DIAGNOSTICA (il più utilizzato

nell’ambito molte realtà aziendali)�

MODALITA’ DI SODDISFACIMENTODEL FABBISOGNO

� FOCUS SU “AFFIDAMENTO DI SISTEMA COMPLETO DEDICATO AD UNA DETERMINATA ATTIVITA’

DIAGNOSTICA”:

con tale definizione si intende il noleggio delle apparecchiature e dei

relativi accessori, l’installazione chiavi in mano, la fornitura

periodica dei reagenti e materiale dedicato, la fornitura di

specifico servizio di manutenzione (preventiva e su chiamata)

delle apparecchiature onnicomprensivo di tutti i pezzi di

ricambio, nonché pezzi di ricambio eventualmente soggetti a

consumo

PUNTO 3.ANALISI DELLA FASE DI SCELTA DEL CONTRAENTE: DIFFERENZE TRA PUBBLICO E PRIVATO

SCELTA DEL CONTRAENTE

Acquisizioni il cui importo complessivo è superiore alla soglia comunitaria, oggi identificata in Euro 206.000 (oneri fiscali esclusi):

• Procedure ad evidenza pubblica

Acquisizioni il cui importo è inferiore alla soglia comunitaria:• Regolamento aziendale per le acquisizioni in economia di

beni e servizi

DOCUMENTI RELATIVI ALLAFASE DI SCELTA DEL CONTRAENTE

I documenti relativi alla procedura per l’affidamento delle acquisizioni in questione sono distinti come segue:

•Procedure ad evidenza pubblica per acquisizioni il cui importo complessivo è superiore alla soglia comunitaria, oggi identificata in

Euro 206.000 (oneri fiscali esclusi)�Bando di gara, Disciplinare di gara, Capitolato tecnico prestazionale

e Contratto

•Procedure per acquisizioni il cui importo è inferiore alla soglia comunitaria, disciplinate dal Regolamento aziendale per le

acquisizioni in economia di beni e serviziAvviso di gara, Disciplinare di gara e Capitolato tecnico prestazionale,

Lettera commerciale di comunicazione affidamento

DOCUMENTI RELATIVI ALLAFASE DI SCELTA DEL CONTRAENTE

Al di là delle denominazioni scelte per identificare i documenti di interesse, possiamo nella sostanza distinguere quanto in essi

codificato nel seguente modo: il disciplinare di gara regolamenta la procedura di selezione del soggetto contraente, secondo i canonidell’evidenza pubblica, ai sensi del Codice degli appalti pubblici, approvato con il D.Lgs. 163/2006, oppure regolamenta l’iter di scelta del contraente secondo quanto indicato nel regolamentoaziendale; il capitolato tecnico prestazionale codifica l’oggetto

contrattuale, analizzandolo nei suoi dettagli tecnici prestazionali; il contratto delinea gli obblighi nascenti tra le parti contraenti, che

regolamenteranno i rapporti tra queste fino al suo scadere. Nel caso di procedure il cui importo sia sotto la soglia comunitaria, unalettera commerciale comunicherà l’affidamento ed il rapporto contrattuale è regolato da tutto ciò che era stato riportato nel

disciplinare di gara.

IL PRIVATO

La fase di scelta del contraente per il soggetto privato non èsoggetta agli obblighi dell’evidenza pubblica, pertanto il

soggetto privato non è soggetto a formalismi procedurali per approvvigionarsi di quanto gli necessita per svolgere la sua attività. Questo non impedisce, comunque, l’impostazione di meccanismi di scelta del contraente simili a quelli messi in atto dalla pubblica amministrazione, senza il vincolo della forma, ma sfruttando il carattere della sostanza, ovvero la

concorrenzialità derivante dai procedimenti di gara

PUNTO 4.GESTIONE CONTRATTUALE

PRESUPPOSTO PER UNA CORRETTAGESTIONE DELLE ACQUISIZIONI

L’instaurarsi di un reale rapporto di partnership tra le parti è il presupposto di una corretta gestione

contrattuale. Tale rapporto richiede una trasformazione di approccio, la condivisione degli

obiettivi e la convergenza contrattuale.

LA STIPULA DEL CONTRATTO

La stipula del contratto è la fase che costituisce il presupposto per una gestione efficace ed efficiente dello stesso, che sarà facilitata se gli accordi sono stati chiari e completi. Il documento contrattuale recepisce il capitolato

di gara e gli elementi di miglioramento presentati dall’aggiudicatario, e considerati come rilevanti nell’ambito della valutazione qualitativa del progetto presentato in fase

di procedimento di selezione del soggetto contraente.Nel documento contrattuale devono comparire tutte le

condizioni e le situazioni che si possono presentare in corso d’opera con indicazioni sul modo di risolvere ogni

eventualità. Deve essere cura del committente inserire nel contratto quelle clausole che garantiscano il

soddisfacimento delle sue aspettative.

DECORRENZA CONTRATTUALE

L’elemento essenziale per la decorrenza dei termini contrattuali in caso di affidamento di AFFIDAMENTO DI SISTEMA COMPLETO DEDICATO AD UNA DETERMINATA

ATTIVITA’ DIAGNOSTICA o per il passaggio di proprietà in caso di ACQUISTO DI UNA APPARECCHIATURA è la data del

collaudo favorevole.

Collaudo

Messa in esercizio -Collaudo

Consegna locali

SIC, operatori sanitari + Produttori/Fornitori

Presa in carico del Dispositivo Medico

(garanzia post-vendita, coerenza caratteristiche

tecniche e di sicurezza, formazione del

personale, etc.) �

...

Consegna TB(controlli, manuali, etc.)�

Autorizzazioni all’esercizio (cfr. RMN)�

PUNTO 5.EVOLUZIONE DELLA FUNZIONE ACQUISTI: IL NUOVO RUOLO DEL PROVVEDITORE ECONOMO

IL NUOVO RUOLO DEL PROVVEDITORE ECONOMO

Il Provveditore Economo oggi diventa il “manager degli approvvigionamenti” in un’ottica di coesione con la strategia aziendale e regionale, attraverso una sempre più puntuale gestione dei contratti in essere, al fine di promuovere una

cultura di collaborazione con gli utilizzatori (clienti interni) e con i soggetti fornitori, all’insegna del rispetto dei principi di economicità, efficacia, imparzialità, parità di trattamento,

trasparenza e proporzionalità .

EVOLUZIONE DELLA EVOLUZIONE DELLA FUNZIONE ACQUISTIFUNZIONE ACQUISTI

Da FUNZIONE GREGARIA (OPERATIVA)Da FUNZIONE GREGARIA (OPERATIVA)……

…… a FUNZIONE PRIMARIA (STRATEGICA)a FUNZIONE PRIMARIA (STRATEGICA) ��

EVOLUZIONE DELLA EVOLUZIONE DELLA FUNZIONE ACQUISTIFUNZIONE ACQUISTI

OBIETTIVI della GESTIONE CONTRATTUALE

In una organizzazione fondata sul servizio NON È sufficiente il corretto espletamento delle attività tecnico/specialistiche e delle

procedureIL FINE È

Il soddisfacimento delle esigenze del cliente interno e del cliente finale, ovvero

il paziente, da perseguire in un’ottica di COLLABORAZIONE

QualitàRapidità

Cortesia

Funzionalità

Equità

Efficacia

Trasparenza

“Ecco la vera gioia della vita: essere usato per uno scopo che uno riconosce come potente; esser una

forza della natura e non un piccolo egoistico insofferente ammasso di lamenti contro un mondo

che non rende felici”

G. Bernard Shaw