Capitolo 2 : Segreteria & Back Office

Secondo Incontro:“I compiti in Segreteria”

ATTIVITA’ DI SEGRETERIA IN ORDINARIETA’

ATTIVITA’ PREVISTE

Durante la fase ordinaria, le attività previste, a cura dei Volontari di Protezione Civile saranno le seguenti:

Controllo Rete Radio (attraverso prove radio) Gestione del parco apparati

Attività di Segreteria ordinaria (archivio, controllo, ecc…)

Gestione del Magazzino (inventario – censimento analitico e registrazione, assegnazione, distrubuzione, ecc…)

VERBALI DI CONSEGNA / RITIROAl personale assegnatario di apparati o attrezzature, dopo aver frequentato il corso di formazione per operatori base (corsi organizzati dalla Regione Piemonte), viene rilasciato un tesserino indicante il nominativo, il codice identificativo operatore e degli estremi della concessione ministeriale delle frequenze in uso. Al momento della consegna, le Province, faranno compilare all'assegnatario il verbale di consegna.

Una copia del modulo dovrà pervenire via fax (o altro sistema) agli uffici regionali per l'accettazione e l'archiviazione. Tutte le variazioni dovranno essere trasmesse tempestivamente.Per quanto riguarda gli obblighi degli assegnatari si rimanda al "Regolamento Rete Radio EMERCOM-NET".

Qualsiasi richiesta di variazione in merito all'assegnazione deve essere tempestivamente comunicata, da parte dell'assegnatario, all'Ente che ha effettuato la consegna. La variazione dovrà essere comunicata alla Segreteria Centrale Regione Piemonte. 

ARCHIVIO DOCUMENTAZIONEE' cura degli addetti alla Segreteria che operano a supporto della sala TLC Regionale gestire l'archivio della documentazione, sotto la supervisione dei funzionari di riferimento.

ATTIVITA’ DI SEGRETERIA E OPERATORI RADIOIN CASO DI EMERGENZA

Durante le fasi di emergenza o di apertura sala l'addetto alla segreteria ha i seguenti compiti principali:

- Assistenza all'operatore radio

- Inoltro dei moduli messaggio compilati dall'operatore radio

- Monitoraggio delle attività principali che si sviluppano nelle comunicazioni radio

- Richiesta di attivazione di personale in appoggio alla sala operativa al referente del gruppo di lavoro e d'intesa con il funzionario di sala

- Redazione di un breve resoconto cronologico delle attività svolte (Giornale delle Emergenze) prima di abbandonare la sala o comunque prima del proprio turno

- Valutare eventuale impiego altri applicativi di sala per lo svolgimento delle attività a supporto della funzione TLC

Il personale volontario potrà rendersi disponibile per  eventuali necessità contingenti alla sala operative su richiesta del funzionario incaricato alla funzione TLC. Tali attività andranno relazionate per scritto sul resoconto di cui sopra.

ATTIVITA’ DI SEGRETERIA

ATTIVITA' OPERATORE RADIO

Durante le fasi di emergenza o di apertura sala l' operatore radio gestisce la postazione prevista ed ha i seguenti compiti principali:

- Copertura della postazione radio della sala operativa della rete EMERCOM-NET

- Monitoraggio e, quando possibile, controllo della copertura radio degli utilizzatori

- Trascrizione dei messaggi ricevuti su apposito "modulo messaggio" e compilazione in tutte le sue parti

- Inoltro dei messaggi ricevuti dai funzionari tramite  "modulo messaggio" e compilazione in tutte le sue parti

- Dovrà essere garantito un ulteriore supporto radio, se richiesto, alle colonne mobili provinciali in missione e ai mezzi operativi regionali.

- Valutare eventuale impiego di altri applicativi di sala per lo svolgimento delle attività a supporto della funzione TLC secondo indicazioni del

funzionario di rifeirmento

All'operatore in servizio compete la corretta e precisa gestione dell'apparato radio della sala operativa, trattandosi di una postazione cruciale dell'intera rete EMERCOM-NET non è permesso lasciare la postazione se non dopo aver ricevuto il cambio da un altro operatore.

Durante le attività connesse con l'impiego della rete EmercomNet deve essere applicato quanto previsto dalla relativa regolamentazione e deve essere utilizzato un linguaggio idoneo e appropriato.

Il gruppo di lavoro “supporto Emercom Net”

Riccardo BaimaEmilio FumeroMarco Fassero

Ottobre 2010