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Si ricorda che il materiale didattico è fornito per uso personale degli studenti al solo scopo didattico.

Per ogni diverso utilizzo saranno applicate le sanzioni previste dalla legge 22/4/1941, n°663.

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Temi trattati • Introduzione all’organizzazione PROFESSIONALE di eventi

• Le fasi di un evento

•Progettazione strategica

•Progettazione operativa

•Gestione

•Misurazione

• La comunicazione legata agli eventi

• Le tipologie di eventi

• Eventi e nuove tecnologie a supporto

• Esempi e Case History

• Conclusioni

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Quali eventi conosciamo?• Riunioni

• Concerti

• Conferenze

• Tavole rotonde

• Feste aziendali

• Celebrazioni commemorative

• Convention

• Matrimoni

• Work Shop

• Conferenze stampa

• Fiere

• Pranzi di lavoro

• Convegni

• Cerimonie

• Inaugurazioni

• Seminari

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A che pubblico si rivolgono?

• Professionisti

• Giovani

• Gente comune

• Specialisti di una materia

• Giornalisti

• Dipendenti

• Membri di un partito

• Opinion Leader

• Donne

• Interessati a un tema

• Partner

• Collaboratori

• Forza vendita

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Definizione classica di evento:

L’evento è una manifestazione di particolare rilevanza

progettata, pianificata, organizzata e resa nota allo

scopo di raccogliere un determinato pubblico di

riferimento e di suscitare l’interesse dell’opinione

pubblica intorno al tema proposto

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• Volontà di ottenere la visibilità dell’organizzazione

• Impegno istituzionale

• Divulgazione e confronto scientifico

• Esigenze commerciali

• Fidelizzazione dei pubblici di riferimento

• Esigenze di comunicazione per pubblici specifici: dipendenti, stampa,

clienti o potenziali tali, partner, opinion leader

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Serve avere informazioni di un certo valore e interesse

per il pubblico di riferimento

Serve avere un budget adeguato al progetto di

organizzazione e alla tipologia di evento che si intende

realizzare

Serve avere la possibilità “fisica o tecnica” di realizzare

un evento secondo un dato progetto

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Informare

Formare

Dibattere

Motivare

Incentivare

Comunicare

Decidere

Divulgare

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A) LA PROGETTAZIONE STRATEGICA

• Come integrare l’evento nella strategia globale dell’organizzazione

B) LA PROGETTAZIONE OPERATIVA

• Come definire obiettivi, contenuto e target

C) LA GESTIONE E L’ORGANIZZAZIONE

• Come attuare tutta la logistica

D) LA MISURAZIONE DEI RISULTATI

• Come analizzare l’evento

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Valutazione globale del piano di

comunicazione

Analisi delle necessità

Consulenza sulla tipologia di

evento

Impostazione strategica

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Nella fase di progettazione strategica va

definito che TIPO di manifestazione si può e si

vuole realizzare

La tipologia di evento è decisa principalmente

in funzione del tipo di contenuto da erogare,

del budget e del pubblico

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1. Obiettivo

2. Messaggio

3. Target

4. Budget

5. Scelta dei relatori

6. Agenda

7. Responsabilità

8. Supporti necessari

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L’obiettivo di un evento può essere “semplicisticamente”

espresso in cosa si vuole ottenere con quella specifica

manifestazione o cosa si vuole far conoscere

al pubblico di riferimento

È il risultato che si vuole raggiungere!

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Il messaggio è rappresentato dalle informazioni, dai temi,

dalle politiche commerciali, tecniche o strategiche che i

relatori trasmettono al pubblico della manifestazione

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Il target è il pubblico di riferimento che si intende

invitare a un evento per trasferire i messaggi

Il pubblico di un evento mira a:

Ricevere informazioni

Incontrare persone che tratteranno un tema di proprio

interesse

Condividere opinioni riguardo a un tema

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Allocare un budget significa quantificare le risorse

economiche (e non) a disposizione

Studiare attentamente le voci di spesa -

sia per l’organizzazione sia per la comunicazione -

è fondamentale per decidere

che tipo di manifestazione allestire

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Competenza

Capacità di parlare in pubblico

Relazione con il target

Esperienza

Riconoscimento

Autorevolezza

Ruolo

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L’agenda va definita rispetto agli obiettivi che si vogliono raggiungere e al

numero di persone presenti

Gli interventi più generalisti o di “apertura” vanno sempre inseriti all’inizio,

per poi scendere nei dettagli con altri relatori

Definita l’agenda va anche valutata la necessità di un coordinatore che

funga da “padrone di casa”

La scaletta di massima va preparata con largo anticipo e poi affinata a

seconda delle decisioni prese

Si deve porre attenzione ai tempi di arrivo, di trasferimento e ai momenti di

ristorazione

I relatori devono essere di pari livello o inseriti in tempi diversi in agenda

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È fondamentale che ci sia una precisa divisione di compiti

quando si pianifica un evento

Le principali responsabilità sono:

a. Leadership di progetto

b. Responsabile dei contenuti

c. Responsabile dell’organizzazione

d. Responsabile dei fornitori esterni

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Quando si organizza un evento bisogna considerare anche

che tipo di supporti utilizzare - tecnologici e non

A volte è necessario realizzare filmati, coinvolgere partner

nelle presentazioni, utilizzare videoconferenze, produrre

materiali specifici che supportino il contenuto

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1. La data e l’ora

2. La sede e gli spazi occorrenti

3. I supporti audiovisivi

4. La segreteria organizzativa

5. La reception

6. Il gadget

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Devono essere scelte in base:

• Al periodo di calendario idoneo (evitare festività!)

• Alla pianificazione di eventi già stabilita per evitare

sovrapposizioni

• Alle esigenze dei partecipanti

• Alle esigenze dei relatori principali

• Alla disponibilità delle sedi

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Deve essere:

• Facilmente raggiungibile

• Avere adeguate strutture alberghiere e congressuali

• Essere adeguata al livello dell’evento

• Essere adeguata ai partecipanti

• Essere modulare e flessibile

• Disporre di ampio parcheggio

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• Sala con posti sufficienti

• Spazio reception adeguato

• Spazio coffee break / pranzo

• Sala stampa

• Segreteria del convegno

• Segreteria dei relatori

• Guardaroba

• Toilettes

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Requisiti di base:

• Tavolo relatori con podio

• Poltrone

• Schermo

• Impianto di amplificazione

• Impianto di proiezione

• Illuminazione

• Traduzione simultanea

• Abbellimenti (cartelli, banner, piante, ...)

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Alcuni esempi:

• Lavagna luminosa

• Proiettore per diapositive

• Proiettore per computer

• Maxi schermo per audiovisivi

• Schermi televisivi multipli (videowall)

• Monitor nei vari spazi

• Lavagna a fogli

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Di cosa si occupa?

• Invia la richiesta di adesione ai relatori

• Spedisce il programma

• Raccoglie le adesioni

• Compila le liste dei partecipanti

• Raccoglie i pagamenti

• Prepara il materiale per i partecipanti

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È FONDAMENTALE perché è il primo impatto degli ospiti con

l’azienda che li ha invitati!

• Funge da punto di informazioni

• Accoglie gli ospiti

• Registra i partecipanti

• Distribuisce il badge di riconoscimento e il modulo di feedback

• Al termine ritira il modulo di feedback compilato e distribuisce la

documentazione e l’eventuale gadget

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• Il gadget non deve mai oltrepassare la dimensione

dell’oggetto promozionale

• Ogni gadget deve essere personalizzato

• Richiede tempi lunghi di realizzazione (4/5 settimane)

• Deve essere in sintonia con il tema dell’evento e adeguato

al pubblico partecipante

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Leader di progetto

Responsabile dei contenuti

Coordinatore della logistica

Responsabile dei fornitori esterni

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Definire e condividere con il team di lavoro, sin dall’inizio, i parametri di successo

Avere a disposizione una storia precedente sulla stessa modalità di evento (o ricostruirla)

Stabilire azioni di misurazione quantitative e qualitative

Offrire gli strumenti di misurazione adatti ai partecipanti

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Moduli di feedback ai partecipanti

Recall telefonico

Incontri con coloro che hanno richiesto approfondimenti

Rassegna stampa

Aggiornamento dei nuovi nominativi nel Data Base aziendale

Stesura di un documento sui risultati raggiunti

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È fondamentale

• Studiare uno stile per la comunicazione

• Realizzare una comunicazione integrata su tutto ciò che riguarda

l’evento

• Realizzare tutti i materiali per tempo

• Definire attentamente la mailing list

• Gestire la modulistica e la documentazione

• Realizzare la cartografia e la cartellonista dedicata all’evento

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Inviti

Cartellonistica

Cartografia

Allestimento

Modulistica

Atti del convegno

Gadget

Pubblicità

Sito

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Vanno realizzati con largo anticipo per permettere alle persone di

tenersi libere

Devono seguire lo stile di comunicazione dell’evento

Devono riportare tutte le informazioni necessarie ma non quelle

superflue

Devono indicare chiaramente il contenuto della manifestazione, come

iscriversi e quali informazioni fornire

In caso di eventi a pagamento devono fornire tutte le informazioni

necessarie al pagamento

Devono prevedere le diciture legate alla legge sulla privacy

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1. Il congresso e il convegno

2. La tavola rotonda

3. La fiera

4. La convention

5. Gli open days

6. Le inaugurazioni

7. Le feste e celebrazioni aziendali

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• OBIETTIVO: informare, aggiornare e approfondire temi e

argomenti specifici.

• TARGET: pubblici appartenenti a una stessa categoria o

interessati a un argomento

• CONTENUTO: temi e problematiche di ampio respiro

• ATTORI: relatori esperti di tali discipline

• PERIODICITÀ: in genere periodico il congresso, episodico il

convegno

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• OBIETTIVO: discutere su un argomento di attualità o

particolarmente controverso

• TARGET: pubblico interessato con ruolo passivo di semplice

ascoltatore

• CONTENUTO: temi specialistici

• ATTORI: esperti dell’argomento, opinion leader o personaggi di

fama diffusa

• PERIODICITÀ: evento eccezionale, solitamente di breve durata

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• OBIETTIVO: dare visibilità al marchio, fare conoscere i nuovi

prodotti e i nuovi servizi dell’azienda

• TARGET: sia pubblico generico sia pubblico appartenente a una

specifica categoria

• CONTENUTO: spazio espositivo e partecipazione a convegni

• ATTORI: è una manifestazione che coinvolge l’azienda e tutti i

suoi pubblici

• PERIODICITÀ: annuale, ciclica

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• OBIETTIVO: coinvolgere gli appartenenti (o le forze vendita, se

esterne) a una stessa organizzazione al fine di motivarli e di

trasferire i messaggi principali

• TARGET: personale aziendale

• CONTENUTO: problematiche aziendali

• PERIODICITÀ: da una a più giornate e si conclude solitamente

con un’occasione conviviale

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• OBIETTIVO: aumentare la visibilità di un’azienda “aprendo le

porte” a ospiti esterni

• TARGET: clienti, fornitori, opinion leader, giornalisti, familiari

• ATTORI: tutti i dipendenti dell’azienda

• PERIODICITÀ: può essere un evento eccezionale o ciclico

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• OBIETTIVO: celebrare in modo spettacolare l’inizio di una nuova

attività o l’apertura di una nuova sede

• TARGET: clienti, fornitori, familiari, giornalisti, opinion leader

• ATTORI: tutti i dipendenti dell’azienda

• PERIODICITÀ: evento eccezionale

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• OBIETTIVO: creare coinvolgimento e senso di appartenenza

all’azienda

• TARGET: tutti i dipendenti dell’azienda

• CONTENUTO: temi specialistici

• ATTORI: responsabile della comunicazione, direttore del

personale, vertici dell’azienda

• PERIODICITÀ: eventi ciclici

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Valutare attentamente tutti i possibili imprevisti che potrebbero

verificarsi

Avere dei back up per le attività principali (relatori,

strumentazione, trasporti,...)

Definire in fase di programmazione chi deve decidere in caso di

crisi e informare tutti i responsabili

Far tesoro di quanto già accaduto

Scegliere partner e fornitori di alto livello

Mantenere la calma

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