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Archivistica: disciplina multiformeL‘archivistica è la disciplina che si occupa degli archivi. Come tale è avvertita anche dal sentire comune, che però non è in grado di precisarne l’oggetto d’indagine e le metodologie. Gli storici, ad esempio, tendono a considerare gli archivi come fonti storiche, circoscrivendo la disciplina; al contrario, chi lavora nelle amministrazioni pubbliche o private considera i documenti come obblighi imposti dalla burocrazia, mentre solo una piccola parte riconosce alle fonti archivistiche la loro importanza.

In definitiva l’archivistica è la disciplina che studia gli archivi in tutte le loro forme e problematiche: come si forma un archivio nel presente, come si sono formati gli archivi del passato, quali sono i metodi di gestione di un archivio in formazione, come si seleziona il materiale, come deve agire un archivista nei confronti di un archivio già formato, come si accede agli archivi, quali diritti e doveri hanno i consultatori.

In tempi recenti l’archivistica ha ampliato i propri orizzonti, iniziando una vera e propria collaborazione con amministrazioni e informatici.

Archivio: un concetto complessoNegli ultimi tempi sono state proposte numerose definizioni normative sul concetto di archivio.

Giorgio Cencetti, nel 1937, distingueva l’archivio dalle biblioteche e dai musei definendolo come il complesso degli atti spediti e ricevuti da un ente o individuo per il conseguimento dei propri fini o per l’esercizio delle proprie funzioni; il Cencetti modificò inoltre la teoria del rispecchiamento (è inesatto dire che l’archivio rispecchia l’ente, in quanto in realtà è l’ente stesso) e dichiarò l’esistenza di un solo metodo di ordinamento, il metodo storico.

Claudio Pavone, nel 1970, invitava coloro che si avvicinavano allo studio di un ente produttore a considerare quattro livelli, ovvero:

1. Il complesso di norme che lo regolano;2. La prassi amministrativa e i rapporti giuridici che si svolgono nell’ambito delle norme;3. I rapporti sociali che nell’istituto cercano la loro forma giuridica;4. I risultati della presenza del’istituto nel contesto sociale.

Pavoni conclude però dicendo che l’archivio non rispecchia nessuno di questi livelli, in quanto rispecchia il modo con cui l’istituto organizza la propria memoria.

Filippo Valenti, infine, propone di parlare di vincolo “mediato e articolato” tra soggetto produttore e archivio, introducendo il concetto di istituto conservatore. In questo modo l’archivistica assume le caratteristiche di una disciplina di ricerca.

Documenti e archivioLa recente definizione teorica ha approfondito l’analisi del concetto di documento archivistico; in questa categoria sono stati infatti inseriti gli scritti non formalmente perfezionati, ma comunque rilevanti per la formazione della memoria istituzionale del soggetto produttore.

Paola Carucci definisce documento archivistico ogni rappresentazione di un fatto o di un atto relativo allo svolgimento dell’attività istituzionale di un ente o di una persona.

Mariella Guercio, invece, lo definisce come una rappresentazione memorizzata su un supporto e conservata da una persona fisica o giuridica nell’esercizio delle sue funzioni.

Altre accezioni del termine “archivio” usate in ItaliaIn Italia il termine “archivio” viene usato, oltre che per designare il complesso dei documenti, anche per indicare altre due realtà:

1. Il locale o i locali designati per la conservazione dei documenti archivistici2. Il personale e l’organizzazione che si occupa della formazione, gestione, selezione e conservazione

dei documenti archivistici.

Funzioni dell’archivio e dei documenti archivisticiL’attività amministrativa e le relazioni di carattere giuridico non sarebbero possibili senza la produzione di documenti archivistici. Un fatto giuridico è un qualsiasi fatto che produce effetti giuridici, ossia conseguenze giuridiche corrispondenti alla volontà espressa. Data la complessità di ordinamenti giuridici contemporanei, la produzione di documenti è massiccia tanto che si parla di invasione cartacea. Per ovviare a questa situazione, la storiografia archivistica di matrice americana ha introdotto il concetto di documenti vitali, ossia quelli che in caso di disastro sono necessari per ricreare lo stato giuridico. L’archivio, in queste

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circostanze, assume un ruolo di primaria importanza in quanto consente di ricostruire il passato e ricavare i precedenti.

Collocazione istituzionale degli archiviIn Italia al momento dell’unificazione i vari archivi degli Stati pre-unitari dipendevano da istituzioni diverse; nel 1870 per ovviare a questa situazione si costituì un’apposita commissione, che dopo quattro anni di lavoro attribuì gli archivi al Ministero dell’interno. Dopo un secolo, con l’istituzione del Ministero per i beni culturali e ambientali, gli archivi cambiarono attribuzione. Questa nuova collocazione di fatto portava ad affermare che gli archivi sono beni culturali.

Le specificità dell’archivio rispetto agli altri beni culturaliRispetto agli altri beni culturali, tuttavia, gli archivi contengono alcune specificità (Cencetti). In particolare, rispetto alla biblioteca, queste specificità si riconducono a:

L’autenticità dei documenti d’archivio; La fungibilità dei libri; La natura commerciale dei libri; L’indivisibilità dei complessi archivistici.

In definitiva anche se condividono molto con i beni culturali (entrambi fonti storiche), gli archivi devono rispondere ad una serie di rigide regole formali e convenzionate che consentono di rimanere fonte di sapere sul passato, con una valenza giuridico probatoria.

Le età ovvero fasi di vita dell’archivioL’archivio, secondo le teorie proposte dagli studiosi italiani, è un tutto unico che non conosce partizioni. Tuttavia sin dalle prime circolari post-unitarie si impone agli uffici comunali di tenere due archivi, uno per gli atti iniziati e non compiuti (archivio corrente), uno per gli atti sui quali si è definitivamente agito (archivio di deposito). In anni successivi una nuova circolare distingue una nuova sezione degli archivi, quella contenente gli affari esauriti da oltre 40 anni, di fatto portando una prima idea di archivio storico. Ognuna di queste tre fasi di vita dell’archivio è caratterizzata da un’attività differente:

Nella prima fase si verifica la formazione dell’archivio; Nella seconda fase si compie la selezione del materiale; Nella terza fase ci si dedica alla conservazione permanente dei documenti giudicati degni;

Il modello nordamericano prevede una differenziazione sostanziale tra documenti attivi (rilevanti per la conduzione degli affari) e tra documenti inattivi. Ma in tempi recenti si è accettata la concezione delle tre fasi di vita degli archivi, introducendo il concetto dei documenti semiattivi.

Il modello tedesco, invece, prevede quattro fasi (cancelleria, registratura corrente, registratura di deposito e l’archivio).

Il modello spagnolo, infine, prevede quattro fasi a seconda del tempo passato dalla formazione del documento.

Anche Elio Lodolini, seguendo le indicazioni tedesche e spagnole, propone per il nostro Paese quattro età dei documenti: archivio corrente (0-5), archivio di deposito (5-15,20), prearchivio (15,20-40,50) e archivio (oltre 50).

Originale, originali multipli, copie, minuta Per originale si intende il documento redatto o fatto redigere dall’autore; Talvolta, a causa del numero maggiore degli autori, si opta per la stesura di originali multipli; Per ragioni di sicurezza, oltre che per comodità amministrativa, si può decidere di fare la copia di un

documento (meccanicamente, fotograficamente, trascrizioni): la copia non ha il medesimo valore dell’originale; per assumere tale valore deve essere dichiarata conforme;

Infine ricordiamo la minuta, che in ambito diplomatico classico indicava la stesura preparatoria dell’originale: ora, con l’avvento dell’informatica, il termine indica una versione uguale all’originale che viene trattenuta dal mittente, mentre l’originale è quella che viene spedita.

Documento principale e documento allegato2

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Nella pratica amministrativa e negli archivi spesso si trovano documenti uniti, anche fisicamente, oppure associati, se scritti su un supporto informatico, ad altri documenti. I primi vengono definiti documenti principali, mentre i secondi vengono definiti documenti allegati. Il rapporto che intercorre tra documento principale e documento allegato è di dipendenza reciproca, un legame indissolubile.

L’organizzazione del Ministero per i beni e le attività culturaliPer quanto riguarda l’organizzazione del Ministero concernente gli archivi, basti accennare all’esistenza alla Direzione generale degli archivi. Accanto a questo ente, ricordiamo l’Archivio centrale dello Stato (Roma), gli Archivi di Stato (ogni capoluogo di provincia) e le Soprintendenze archivistiche (una per ogni regione).

Dal produttore al conservatoreConoscere l’amministrazione archivistica è essenziale per chi fa ricerca, perché gli consente di sapere in quali sedi sono conservati i documenti. In Italia nella conservazione degli archivi hanno un ruolo fondamentale gli enti che hanno prodotto l’archivio. I soggetti produttori vengono distinti in tre gruppi:

Gli organi e gli uffici dello Stato, centrali (Ministeri) e periferici (Prefetture) Gli enti pubblici (Regioni, Province) I privati (persone, famiglie)

Gli archivi storici degli organi e uffici statali centrali sono versati nell’Archivio centrale dello Stato; quelli prodotti da uffici statali periferici sono conservati negli Archivi di Stato del territorio; quelli degli enti pubblici e dei privati vengono conservati, anche nella fase storica, dai loro stessi produttori.

Gli Archivi di Stato assolvono una serie di funzioni di conservazione (archivi degli Stati pre-unitari, documenti degli organi statali non più occorrenti alle necessità ordinarie degli stessi, tutti gli altri archivi e documenti in possesso dello Stato) e di vigilanza (sugli archivi degli enti pubblici, sugli archivi di notevole interesse storico).

Uffici e organi centrali dello Stato: Archivio centrale dello Stato e altre sedi di conservazioneL’Archivio centrale dello Stato, con sede all’EUR di Roma, fu istituito nel 1959-60. In esso si conservano gli originali delle leggi, le inchieste parlamentari, gli archivi del Senato, dei Tribunali militari, dello Stato fascista e di enti nazionali; svolge inoltre funzioni di sorveglianza sugli archivi correnti e di deposito.

Oltre l’Archivio centrale dello Stato le altre sedi designate per la conservazione dei documenti sono: gli Archivi storici parlamentari, l’Archivio storico della Presidenza della Repubblica, l’Archivio storico della Corte costituzionale, l’Archivio storico del Ministero degli affari esteri, gli Archivi storici del Ministero della Difesa (militare, della Marina, dell’Aeronautica, dell’Arma del

Genio), l’Archivio storico della Presidenza del Consiglio dei ministri.

Uffici e organi periferici dello Stato: Archivi di Stato e sezioniGli Archivi di Stato, uno per ogni capoluogo di Provincia, sono istituti periferici dell’amministrazione archivistica deputati alla conservazione degli archivi degli stati pre-unitari, degli archivi storici degli uffici statali appartenenti alla singola provincia, di qualsiasi documento o archivio acquisito dalla sezione. Sia gli Archivi di Stato che quello Centrale possono creare commissioni atte alla sorveglianza e alla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito.

Gli enti pubblici e gli archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante:le Soprintendenze archivistiche

Gli Archivi dichiarati di interesse storico particolarmente importante vengono conservati dai rispettivi produttori, ma la loro sorveglianza spetta alla Soprintendenze archivistiche. La loro attività di vigilanza, esplicata anche attraverso le ispezioni, è volta a garantire l’individuazione, la conservazione e l’uso corretto del patrimonio archivistico.

Per sostenere i privati nella conservazione dei loro archivi lo Stato prevede l’erogazione di alcuni contributi finanziari. Le Soprintendenze, dal canto loro, possono disporre addirittura l’esproprio dei beni archivistici “in pericolo”, al fine di garantirne la fruibilità futura. Queste vigilano anche sugli archivi ecclesiastici, che vengono riconosciuti come archivi privati.

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L’attività didatticaL’Amministrazione archivistica svolge inoltre un’altra funzione molto importante: quella didattica. Negli ultimi anni tale Amministrazione ha addirittura organizzato corsi, di breve durata, atti alla formazione di nuovo personale capace di preservare i beni archivistici.

La gestione documentale nei secoliNel corso dei secoli le modalità di formazione, conservazione e gestione degli archivi sono cambiate notevolmente; quest’ultima fase, in particolare, in tempi recenti ha portato a considerare per gli archivisti un ruolo attivo, integrato nel sistema stesso dell’archivio.

Per l’area italiana si potrebbe dividere la storia degli archivi in 4 fasi: Epoca dei Comuni sovrani (Medioevo), nella quale soggetto produttore e soggetto conservatore

coincidono, di fatti portando alla stratificazione dei documenti per ufficio e tipologia; Epoca degli Stati regionali e dei principati (prima rivoluzione francese), nella quale si ha la

convivenza di istituzioni diverse, quelle autoctone e quelle esterne della città egemone. Si inizia a riorganizzare per oggetto e materia la produzione archivistica del passato;

Epoca dello Stato di tipo centralistico, nella quale il bisogno di tenere sotto controllo le periferie porta alla creazione del registro di protocollo;

Epoca dello Stato a struttura decentrata in ambito globale, nella quale aumentano numero e ritmo di flussi documentali e ci si aiuta con le nuove tecnologie.

Un caso esemplare: la gestione documentale nel Comune di Padova dal XIII al XXI secoloL’esame della situazione del comune di Padova ci permette di analizzare le modalità di formazione, gestione e conservazione degli archivi dal medioevo ai giorni nostri.

L’epoca comunale. Risale al 1263 la prima indicazione sul testo statutario, conservato in quadruplice copia presso altrettanti uffici; inoltre alcune copie di sicurezza dei documenti considerati vitali erano conservate in armadietti blindati presso i monasteri cittadini. I documenti minori erano rilegati in volumi, la consultazione era consentita sia agli ufficiali comunali, sia ai singoli cittadini.

La dominazione veneziana. Intorno al 1420 vennero promulgate una serie di norme per l’organizzazione della cancelleria municipale e dell’archivio. Si elessero un cancelliere e alcuni notai incaricati della redazione e della conservazione dell’archivio. La carica era vitalizia, salvo manifesta indegnità. Gli eredi dei notai defunti vennero obbligati a consegnare all’archivio municipale le scritture private in loro possesso. L’archivio cittadino si andava configurando come un’istituzione nella quale confluivano anche gli archivi prodotti dagli altri soggetti. Nel 1583 tra i notai più esperti della città venne eletto un massaro che gestisse l’archivio comunale; la carica era triennale, ogni anno il suo lavoro veniva vagliato da due consiglieri: queste precauzioni erano dettate dall’esigenza di garantire l’autenticità dei documenti. Queste regole rimasero in vigore a lungo, anche quando nel 1633 vi fu una riforma dovuta all’aumento della mole dei documenti: si incrementò il numero degli addetti, si cambiò sede dei documenti, si riordinò la documentazione in ordine alfabetico (Giuseppe Revese).

L’Ottocento e il Novecento. La caduta della Serenissima causò la dispersione e spesso la perdita dei documenti conservati; si affermò in questo periodo un nuovo modo di gestione, caratterizzato dalla registrazione a protocollo e dalla classificazione dei documenti. A Padova la gestione dell’archivio delle passate amministrazioni ricadde sul Museo. Innumerevoli furono gli archivisti che si susseguirono nell’opera di recupero dei documenti, ma lo spartiacque fu segnato dall’opera del Gloria, che divise anche fisicamente l’archivio storico e quello amministrativo. Questa decisione, se da un lato portò alla conservazione perfetta dell’archivio storico, dall’altro portò ad una gestione spesso dubbia della parte amministrativa.

Realizzazioni e progetti. Alla fine del XX secolo l’amministrazione comunale ha capito che il servizio archivistico andava ripensato e riorganizzato. Tale consapevolezza ha portato ad una serie di norme atte alla miglioria delle condizioni dell’archivio, che tra le altre cose hanno portato a:

Censimento sistematico di tutti i documenti conservati in ben 87 sedi; Costruzione e arredo a norma della nuova sede dell’archivio di deposito; Cicli di addestramento del personale; Scelta di un sistema informatico di protocollazione; Apparecchiature per la riproduzione digitale.

L’importanza del momento formativo per gli archivi.4

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Tra le tre fasi di vita degli archivi (corrente, di deposito, storica) il momento formativo è senza dubbio il momento più importante, in quanto in questa fase si costituisce il vincolo archivistico, ossia l’archivio si forma e si struttura.

Gli strumenti per la gestione dell’archivio in formazione.In Italia, a partire dai primi anni del XIX secolo, la gestione dell’archivio in formazione si avvale di alcuni metodi e strumenti introdotti dalla burocrazia attraverso una serie di norme:1. Registro di protocollo2. Indice del registro di protocollo3. Titolario di classificazione4. Repertorio dei fascicoli

1. Il registro di protocollo consiste in sostanza nella memorizzazione dei dati essenziali del singolo documento in grado di individuarlo in modo univoco. La forma dei registri di protocollo si standardizza ben presto, sino ad arrivare alla forma attuale (due facciate da leggere simultaneamente, in arrivo e in partenza).

La registrazione dei documenti in un registro di protocollo è rigidamente cronologica, scandita da un numero progressivo (si inizia da 1 ad ogni anno solare), detto numero di protocollo, che individua in modo univoco e definitivo il documento (il numero viene riportato anche sul documento stesso): es. 17600/2007.Del documento registrato si riportano:

Data di redazione del documento; Data di registrazione (il documento entra a far parte dell’archivio); Oggetto, sintetico ma preciso; Mezzo di trasmissione; Numero degli allegati; Classificazione; Numero del documento precedente e successivo relativo a quell’affare, in modo da ricostruirne la

storia;La funzione del registro di protocollo è duplice:

Attestare la presenza di un documento all’interno dell’archivio; Documentare la data archivistica di quel documento.

2. L’indice del registro di protocollo è uno strumento che consente di reperire un determinato mittente o destinatario di corrispondenza.

3. Il titolario di classificazione ha origine tedesca, e consiste nella rappresentazione di un quadro organizzativo generale (sottoforma di insiemi e sottoinsiemi) nel quale collocare la moltitudine di documenti in modo da averne una sorta di organizzazione astratta.

4. L’utilizzo dei fascicoli consente l’ordinato stratificarsi della produzione documentaria; i fascicoli sono contenuti in una camicia in carta forte sulla quale vanno riportati i dati identificativi (anno, titolo e classe del fascicolo, numero, oggetto); es. 2005-VI/5.26 “Costruzione del nuovo archivio di deposito”.

Il R.D. 25 gennaio 1900, n°35Le pressioni derivanti dagli Stati preunitari hanno fatto sì che già nel 1900 si creassero una serie di norme che regolassero il funzionamento dell’archivio corrente. Vengono infatti dichiarate le funzioni dell’ufficio di registratura e archivio, espresse le norme che regolamentano il protocollo, definiti il titolario e il fascicolo; c’è da dire tuttavia che l’applicazione di tali normative è stato disomogeneo nelle varie zone del Paese.

La gestione archivistica all’inizio del sec. XXI.Sin dagli anni ’90 (legge 241/90) venne rivalutata la funzione di supporto all’attività amministrativa svolta dall’archivio e riaffermata la funzione giuridico-probatoria della registrazione a protocollo dei documenti archivistici.

Organizzazione: un concetto nuovo e innovativo.

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Sempre negli anni ’90 (D.lgs. 3 febbraio 1993) si fece strada un concetto alquanto innovativo, quello dell’organizzazione. Tale decreto infatti enfatizza il ruolo dell’archivio nella pubblica amministrazione, intesa come organizzazione: un buon servizio archivistico è alla base dell’esatto funzionamento di un’organizzazione.

La gestione dell’archivio in formazione alla luce della normativa vigente in Italia.Il DPR. 445/2000 impone finalmente una serie di normative precise in merito. Tuttavia appare preoccupante l’eccessiva accelerazione impressa al processo di informatizzazione della pubblica amministrazione. Il DPR inoltre precisa che l’archivio va organizzato fin dal suo momento formativo, utilizzando la registrazione a protocollo, la segnatura e la classificazione. Viene inoltre introdotto il concetto di repertorio, ossia una serie nella quale i documenti che hanno stessa provenienza ma contenuto differente vengono allineati cronologicamente e ottengono un numero di protocollo (con valenza giuridica) in base a quest’ordine.

ISO 15489L’Organizzazione Internazionale per gli Standard, organismo federale di più Stati membri, ha emanato una norma per la gestione documentale, ISO 15489, appunto. Tale norma si propone di fornire una guida per la gestione dei documenti e degli archivi in organizzazioni pubbliche o private.

L’Archivio generale di Ateneo dell’Università degli Studi di Padova: un esempio di gestione integrata.Tale ente pubblico conserva tutto il suo archivio (corrente, di deposito e storico) seguendo la normativa vigente, sia per le tecnologie che per le esigenze dell’amministrazione. Sorta nel 1222, l’Università di Padova conserva nel proprio archivio le serie dei fascicoli degli studenti, dei professori, delle tesi di laurea, delle delibere accademiche e della contabilità.

Che cos’è l’archivio di deposito?L’archivio di deposito è spesso considerato come una sorta di limbo, nel quale i documenti rimangono prima che l’archivio acquisisca una fisionomia permanente e definitiva: in altre parole, un archivio non più corrente e non ancora storico.

Sarebbe invece opportuno definire l’archivio di deposito come una fase dell’archivio nella quale le attività produttive sono concluse, e il soggetto produttore sta provvedendo alla razionalizzazione selettiva dei documenti.In questa fase, che l’attuale normativa prevede lunga 40 anni, l’archivio è ancora presso il produttore, spesso in stato di abbandono e di incuria.

Sorveglianza e vigilanza.Gli archivi di deposito degli uffici statali vengono sorvegliati da apposite commissioni; queste devono preparare il materiale per il futuro versamento nell’Archivio centrale dello Stato, ossia per la conservazione permanente. In questa fase si deciderà quale materiale conservare e quale scartare (verbali di scarto e di versamento).

Dal concetto di scarto al concetto di selezione.Lo scarto consiste nell’eliminazione fisica di alcuni documenti ritenuti non più necessari. In passato questi avvenivano durante i cambi istituzionali o dinastici, quando i nuovi regnanti stravolgevano o eliminavano le tracce della dittatura precedente. Tuttavia in realtà si dovrebbe tenere conto delle modalità di stratificazione del complesse archivistico, eliminando solo gli elementi caduchi, ossia quelli sterili. Recenti riflessioni inducono a definire lo scarto come un momento di lavoro necessario durante il passaggio delle unità archivistiche nel passaggio dall’archivio di deposito a quello storico.

Tuttavia in tempi recenti si è portati a parlare di selezione, più che di scarto. Questo termine, infatti, ribadisce l’atteggiamento critico e valutativo dell’archivista, che deve consegnare i documenti allo studioso di storia del futuro.

Il processo di consolidamento della memoria.6

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Anche in ambito neurobiologico l’incapacità di dimenticare il superfluo è vista come un ostacolo per l’apprendimento e per il pensiero. Analogamente, i documenti stipati degli archivi non devono essere accumulati passivamente, bensì rielaborati, pensati, usati per analizzare il passato e programmare il futuro.

Dal massimario di scarto al piano di conservazione.L’evoluzione delle posizioni teoriche sullo scarto e sulla selezione ha portato a cadute significative sulla legislazione, tanto che non si parla più di massimario di scarto bensì di piano di conservazione.

Il massimario di scarto è lo strumento che consente di coordinare razionalmente lo scarto dei documenti prodotti dagli organi centrali e periferici dello Stato. Il massimario riproduce l’elenco delle partizioni e sottoripartizioni del titolario, indicando per ciascuna partizione quali documenti conservare e quali documenti destinare al macero dopo cinque, dieci, venti anni…

Gli archivisti concordano sull’utilità del massimario di scarto, ma invocano cautela nel suo utilizzo. La difficoltà maggiore, infatti, consiste nel valutare correttamente la valenza storico-amministrativa dei documenti.

Romiti distingue gli scarti in differito, preordinato e in itinere. Il primo di questi scarti, molto avanti nel tempo, è sempre più tralasciato a favore degli altri due. Lo scarto preordinato, infatti, non è altro che una delle pratiche della semplificazione amministrativa, consistente nello snellimento della produzione, mentre quello in itinere si ha sostituendo carte uguali indispensabili in fasi preparatorie con documenti autentici riassuntivi.

Come predisporre un elenco di scarto.Gli elenchi di scarto devono essere redatti con estrema cura, e devono avere:

Quantità del materiale (es. buste, registri, pacchi, scatoloni) Descrizione del materiale (es. mandati di pagamento) Estremi cronologici (es. dal 1972 al 1976) Peso (per verificare il riscontro presso chi riceve i materiali da macerare) Motivo dello scarto (indicare dove si trovano documenti che riassumono quelli scartati)

Criteri di massima per lo scarto.Non esistono norme codificate sulla nozione di scarto; tuttavia si possono scartare:

Materiale non archivistico (fac-simile, moduli in bianco) Copie (purché non contengano annotazioni) Documenti analitici, se in presenza di documenti riassuntivi Documenti strumentali e transitori (es. ricevute di pagamento) Serie che l’ente possiede per conoscenza (es. la seconda copia del 740 consegnata al Comune)

Vanno invece assolutamente conservati: Tutti i repertori (es. registri di protocollo) Documenti considerati vitali

SfoltimentoCon questo termine si intende l’estrazione e l’eliminazione fisica di alcuni documenti da un fascicolo e da una serie. Ad esempio, dalla serie Concorsi, si possono eliminare le domande dei candidati una volta scaduto il periodo nel quale si può ricevere un ricorso.

Campionatura.Con questo termine si intende l’eliminazione della maggior parte di una serie, della quale però si conserva un campione ridotto. Ad esempio, delle denunce dei redditi si conserva un campione non inferiore all’1%.

Macero e triturazione.Il materiale destinato allo scarto è solitamente riciclato. Sin dall’inizio del Novecento, il materiale archivistico di scarto era consegnato alla Croce Rossa Italiana, che ne ricavava utili. Attualmente invece ogni amministrazione può decidere le modalità di cessione. Per alcuni documenti, per es. quelli che possono dare vita a truffe o quelli riservati, sono previste norme atte alla verifica dell’avvenuta distruzione.

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La conservazione.Conservare un archivio significa non solo provvedere alla costruzione di un edificio attrezzato, ma anche e soprattutto realizzare le condizioni migliori per la sua fruizione sia amministrativa che scientifica.

Per quanto concerne la realizzazione dell’edificio, in Italia più che in ogni altro luogo sorge il problema della destinazione, in quanto vista l’enorme mole di edifici di interesse artistico è necessario sfruttare questi. Tuttavia negli edifici destinati alla conservazione archivistica bisogna prevedere:

Area destinata all’accoglienza di utenti esterni (guardaroba, ristoro, bagni, telefono) Area per consultazione e studio (sale studio con prese per PC) Area destinata al personale tecnico-scientifico e amministrativo Depositi per il materiale, monitorati e trattati per clima, umidità e luce Area tecnologica (restauro, legatoria, riproduzioni)

Oltre, ovviamente, ai lavori di consolidamento dell’edificio, che deve avere una capacità di 1200kg/mq in caso di scaffalatura compattabile (che riduce la necessità di spazi) e ai sistemi di sorveglianza e di allarme. Per ovviare a questi problemi molti enti hanno destinato il loro archivio storico a terzi, di fatto riducendo l’archivio ad un semplice deposito.

La descrizione archivistica. Gli strumenti descrittivi servono a tutelare il materiale per consentire l’accesso ai documenti archivistici.

In base alle fasi di vita dell’archivio, troviamo: Mezzi di corredo coevi, ossia nati contemporaneamente ai documenti grazie allo stesso produttore. Mezzi di corredo o strumenti di ricerca posteriori, realizzati da persone diverse dal produttore.

In base all’oggetto del mezzo di corredo, invece, troviamo: Strumenti relativi a più archivi (censimenti, guide) Strumenti relativi al singolo archivio ( elenchi, inventari) Strumenti relativi al singolo documento (trascrizioni, sunti, schede)

La logica multilivellare della descrizione e gli standard.In ambito internazionale in tempi recenti si è cercato di codificare le convenzioni archivistiche: sono stati proposti due standard, ISAD (G) e ISAAR (CPF);

Lo standard ISAD (G) serve per la descrizione di un archivio nelle sue articolazioni; si basa sul concetto di multilivellarità, che comporta l’evidenziazione dei nessi sia di carattere orizzontale che verticale. Dei 26 punti descrittivi dello standard, 5 sono assolutamente indispensabili e sono:

1. Segnatura archivistica: nome Stato, località, istituto conservazione, archivio, serie, unità;2. Denominazione o titolo, che può essere testuale o critico;3. Estremi cronologici dell’unità, con informazioni sugli allegati;4. Aspetto fisico dell’unità e la sua consistenza;5. Livello di descrizione.

Lo standard ISAAR (CPF) serve per la descrizione del soggetto produttore o conservatore; lo scopo di queste norme è quello di creare liste di autorità in grado di regolamentare gli accessi alle informazioni. Lo standard ISAAR (CPF) può essere utilizzato per la descrizione di enti, persone, famiglie; le norme fondamentali di questo standard sono:

1. Tipologia del soggetto produttore;2. Forma o forme autorizzate del nome;3. Date di esistenza;4. Codice identificativo del record di autorità.

Censimento.Con il termine “censimento” si intende uno dei mezzi di corredo archivistico che elenca tutti gli archivi di un certo tipo esistenti in un determinato territorio. Può essere pubblicato, ma di solito è un documento preparatorio alla guida.

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La realizzazione di un censimento prevede una serie di operazioni scientifiche:- Realizzazione di un campo d’indagine,- Indagini bibliografiche,- Piano di rilevazione (pianificazione anche economica),- Definizione di una scheda di rilevazione,- Raccolta dei dati,- Rielaborazione dei dati.

GuideEsistono vari tipi di guide: settoriali, tematiche, topografiche, d’istituto.

Le guide settoriali sono un mezzo di corredo attraverso il quale si descrivono tutti gli archivi di un certo tipo esistenti in un determinato territorio. Solitamente pubblicate, si compongono di un’introduzione, che contiene i criteri di individuazione, le schede descrittive dei singoli archivi, l’indice dei nomi di persone e di famiglie, località, istituzioni e autori citati.

Le guide tematiche sono un mezzo di corredo attraverso il quale si elenca e descrive il materiale relativo ad un determinato tema di ricerca, sia esso un intero archivio, una serie, una singola unità archivistica. La guida tematica è di difficile realizzazione in quanto è difficile censire tutto l’esistente su un dato argomento. Di solito sono destinate alla stampa.

Le guide topografiche sono un mezzo di corredo attraverso il quale si facilita la collocazione fisica di un archivio, di una serie o di un pezzo all’interno di un istituto di conservazione. Serve soprattutto per il servizio interno di reperimento. È utile in caso di trasferimento del materiale da una sede all’altra. È costituita da piante dettagliate dei locali.

Le guide d’istituto sono un mezzo di corredo attraverso il quale si descrive in modo logico e sistematico i fondi in esso conservati; sono pochi gli istituti ad avere una propria guida.

Elenco.Con il termine “elenco” si intende il mezzo di corredo archivistico che descrive un archivio del quale non ricostruisce, a differenza dell’inventario, l’ordine e la struttura. Un elenco è analitico quando fornisce una descrizione critica, mentre viene definito di consistenza quando fornisce una descrizione sommaria.

Inventario.Con il termine “inventario” si intende il mezzo di corredo redatto al termine di un processo critico di riordino (riordinare secondo l’ordine originario, non quello attuale) di un archivio. È costituito da un’introduzione generale, riguardante la storia del produttore e le vicende dell’archivio, una sezione descrittiva, nella quale le singole unità dell’archivio vengono raggruppate in serie, introdotte da un cappello, e dall’indice dei nomi.

L’inventario, quindi, a differenza dell’elenco, presuppone un riordino dei documenti; l’inventario in definitiva non è solo un elenco, sia pure analitico, di descrizioni dei singoli pezzi, ma ricostruisce il funzionamento dell’archivio nella sua organizzazione originaria.

Per quanto riguarda il riordino, bisogna elencare i passaggi che producono questo effetto: Schedatura preliminare, anche sommaria (preferibile partire dai pezzi legati) che porta alla stesura di

una prima schedatura contenente n° provvisorio, titolo, estremi cronologici, descrizione fisica; Tenere a mente le denominazioni gergali, utili per ricostruire il sistema dell’archivista originale.

L’inventario deve considerare solo l’archivio storico e non quello di deposito, in quanto in quest’ultima parte non è avvenuto ancora lo scarto.

Trascrizione ed edizione critica.Con il termine “edizione critica” si intende la formazione di un testo vagliato sulla base di testimoni, destinato alla stampa. Chi produce edizioni critiche lo fa con l’intento di rendere fruibile ad un maggior numero di persone un testo che per difficoltà grafiche e linguistiche rimarrebbe fruibile solo da poche persone. L’ortografia deve rimanere estremamente fedele all’originale, a parte qualche eccezione:

Scioglimento del segno y Resa con il segno i della j Resa con suono consonantico o vocalico del simbolo v Scioglimento delle abbreviazioni Scioglimento dubbio: Pad Pad(ue) oppure Pad(uanus) Guasto del supporto: v[endidit e]t tradidit

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Lapsus del compilatore: Bon<fi>glio Lacune del compilatore: Caius filius ***

Ogni documento della trascrizione deve essere numerato e deve contenere informazioni relative alla data, alla sede di conservazione, alle note. Deve infine contenere un indice.

Regesto.Si intende con il termine “regesto” la descrizione critica dell’azione giuridica. Si adottano le stesse regole ortografiche dell’edizione critica.

Sunto.Il sunto è la forma più discorsiva del regesto.

Scheda.Preferibile a volte al regesto, consiste in una schedatura sistematica di un gruppo di documenti, che può assumere anche l’aspetto di una base di dati (es. schedario testamenti, schedario dei procuratori di S. Marco)

Indice.Con il termine “indice” si intende l’elenco in ordine alfabetico dei nomi di categorie determinate (persone, famiglie, località, istituzioni, cariche, materie, merci). Un indice deve essere sempre critico e normalizzato, le varianti vanno ricondotte al lemma principale e gli omonimi vanno disambiguati. Nella costituzione di un indice vanno seguite le norme dello standard ISAAR (CPF).

Accesso e tutela della riservatezza.Da quando, nel 1996, fu emanata la prima normativa italiana in merito, i concetti di accesso e riservatezza sono spesso entrati in conflitto. Il termine “riservatezza” si rifà alla decisione di non mettere a disposizione indiscriminata le informazioni che possono essere relative al funzionamento dello Stato e degli apparati pubblici oppure relative alla vita privata delle persone. I concetti di accesso e riservatezza sono entrambi sanciti dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione Europea; che tra l’altro prevede il rispetto della vita privata e familiare, il diritto alla protezione dei dati personali, e il diritto d’accesso ai documenti in base al principio di trasparenza.

La consultazione e la normativa di riferimento.Le problematiche connesse alla consultabilità degli archivi riguardano tutte e tre le fasi di vita degli archivi; di conseguenza, il concetto di consultazione è strettamente legato a quello di conservazione: perché, infatti, conservare (sostenendo oneri) materiale che non può essere consultato, usato e studiato?

Per quanto riguarda la consultazione, ricordiamo i vari casi che possono presentarsi:1. Consultazione interna all’ente produttore;2. Consultazione di terzi, privati o pubbliche amministrazioni, per fini amministrativi;3. Consultazione di terzi per fini di ricerca scientifica.

Nel primo caso l’ente produttore consulta i documenti per fini puramente amministrativi; ovviamente, ciascun produttore è obbligato ad organizzare il servizio archivistico in modo tale che i documenti privati restino tali, cosa sulla quale tra l’altro vigila il Garante.

Nel secondo caso viene distinto il consultatore privato da quello pubblico; il privato deve dimostrare di essere portatore di diritti soggettivi che legittimano la sua consultazione: spesso questo tipo di consultazione è soggetta ad imposta di bollo o diritti di segreteria.

Nel terzo caso, infine, la consultazione può riguardare anche documenti molto recenti; essa è gratuita ed è regolamentata dalle disposizioni del Codice dei Beni Culturali.

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Breve storia della consultabilità prima dell’unità d’Italia.Nell’antichità classica la consultazione a fini giuridici degli archivi pubblici era consentita e serviva

principalmente per reperire i documenti atti alla tutela dei propri diritti; alcuni storici inoltre potevano addirittura consultare per scrivere le loro opere;

In epoca comunale era consentita la consultazione degli archivi correnti a chi dimostrasse di avere un interesse soggettivo. Siena e Padova sono i migliori esempi a riguardo;

In età moderna, invece, con l’affermarsi dello Stato assoluto, proliferano gli Archivi segreti, che erano espressione assoluta dell’autorità;

Da dopo la rivoluzione francese, infine, si diffonde la pubblicità degli archivi circoscritti alla difesa dei diritti soggettivi, non estesa ai fini scientifici.

La normativa italiana dal 1875 al 1975. Il regolamento del 1875 già individua le categorie di documenti soggetti a temporanea secretazione; Il regolamento del 1911 aggiunge nuove norme, ossia la capacità del Ministero dell’Interno di far

vedere, in casi speciali accertati, gli atti secretati; ma la vera innovazione è l’estensione agli archivi correnti delle norme di conservazione pensate per gli archivi storici.

Il regolamento del 1939 afferma la libera consultabilità dei documenti conservati negli archivi e pone delle eccezioni; tali eccezioni possono essere consultate previa deroga del Ministero dell’Interno.

Il regolamento del 1963 sottolinea l’importanza del principio di libera consultabilità, inoltre precisa che non basta che un documento sia di data posteriore all’ultimo cinquantennio per rientrare nei documenti non consultabili: bisogna che esso sia anche di carattere riservato e relativo alla politica estera o interna dello Stato.

Dalla legge 7 agosto 1990, n. 241 al codice di deontologia e buona condotta.La 241/90 fornisce le motivazioni ideale per la consultabilità degli archivi e riconosce a chi sia

portatore di diritti soggettivi di accedere ai documenti amministrativi. In tale modo si è fornita una spinta al riordino e all’efficienza degli archivi. La legge stabilisce due tipi di restrizioni, il segreto pubblico e quello privato. Si specifica inoltre che ogni amministrazione deve avere un apposito regolamento in merito alla consultazione, e che ogni istanza di consultazione può portare ad un accoglimento, un diniego o un differimento. Inoltre suggerisce l’istituzione di un URP.

Le leggi 675/96 e 676 /96, invece, tutelano l’utilizzo dei dati personali e riguardano sia gli archivi informatici che quelli cartacei; il consenso al trattamento deve essere scritto, e l’interessato ha il diritto di far rettificare, cancellare, integrare o aggiornare i suoi dati.

Infine, ricordiamo la legge 281/99, che fornisce il Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici. Il codice si pone come insieme di regole-guida per regolamentare i comportamenti degli archivisti in merito alla consultazione.

La normativa vigenteIl Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa (TUDA) n. 445/00, contiene norme che

riguardano la consultazione: esistenza di procedure di accesso da parte dei non appartenenti alla pubblica amministrazione.

Il Codice della Privacy (n.196/03), ribadisce la protezione dei dati personali e i diritti degli interessati.

Il Codice dei beni Culturali (n.42/04), mantiene la distinzione degli archivi tra statali, pubblici e privati e prende in considerazione le motivazioni che portano alla richiesta di consultazione.Gli archivisti oggi Fino a qualche anno fa esistevano in Italia due carriere archivistiche parallele: gli archivisti di alto profilo culturale (operanti nell’amministrazione e specializzati in conservazione e studio di fondi storici) e gli archivisti di profilo medio basso, operanti nelle amministrazioni pubbliche, che gestivano la registratura e l’archiviazione dei documenti.

Tuttavia la situazione è cambiata in quanto si è sviluppata una vera e propria coscienza archivistica che ha riunito gli archivisti delle varie branchie arrivando a costituire l’ANAI ed elaborando, nel 1996 a Pechino, il Codice internazionale di deontologia.

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