Avv. Paolo Vicenzotto - [email protected] Archiviazione elettronica e conservazione...

Avv. Paolo Vicenzotto - [email protected]

“Archiviazione elettronica e

conservazione sostitutiva”

D.Lgs 82/05

Delibera CNIPA 11/04

DM 23 gennaio 2004


Rilevazione Cnipa 2004• Produzione di quasi 110 milioni di documenti che

hanno dato origine a 160 milioni di registrazioni e 147 milioni di documenti archiviati.

• Impegnati 50.000 dipendenti distribuiti su 19000 uffici

• .... No sanità, scuola e giustizia

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• La gestione documentale vale oltre 2% del PIL• Un obiettivo di dematerializzazione di appena il 10%

genererebbe un risparmio di 3 miliardi di euro, ripetibile ogni anno

• Il quadro normativo è sostanzialmente completo e le tecnologie sono adeguate

• Nulla osta pertanto a realizzare la tanto auspicata “scomparsa della carta”

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• Delibera AIPA n. 15 del 28/7/94Regole tecniche per l’uso dei supporti ottici

• Delibera AIPA n. 24 del 30/7/98Regole tecniche per l’uso dei supporti ottici

• D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445Art. 6, comma 1

• Deliberazione n. 42/2001Regole tecniche per la conservazione dei documenti

D.Lgs 82/05 CADDelibera CNIPA 11/04DM 23 gennaio 2004


“Archiviazione elettronica”

• Archiviazione: raccolta ordinata e sistematica di documenti al fine rendere una successiva consultazione più semplice ed immediata.

• E’ elettronica: l’archiviazione che ha per oggetto documenti informatici in modo che a ciascun documento informatico corrisponda un proprio codice unico (software gestionali)

• I documenti archiviati elettronicamente possono essere informatici in origine (ad es. una determina elettronica, una fattura elettronica) oppure inizialmente cartacei e poi resi informatici tramite l’uso di scanner.


“Conservazione sostitutiva”

• è un processo informatico che consente di mantenere nel tempo, integri ed autentici, documenti analogici ed informatici in idonei supporti (ottici, come CD, DVD, o di altre tipologie) e ciò assolvendo ad ogni regola giuridica di conservazione ed esibizione documentale.

• Il processo, infatti, quando è effettuato a norma della Delibera CNIPA n. 11/04 consente di far mantenere al documento la sua originaria validità legale, sia per il settore pubblico sia per il settore privato.

• Se poi tale processo di conservazione è anche conforme alle regole di cui al Decreto Ministeriale 23 gennaio 2004, la conservazione è valida anche per l’assolvimento degli obblighi fiscali.


Come funziona la conservazione sostitutiva

• Disciplina della firma digitale

• Art. 43 e 44 del CAD

• art. 3 e 4 delibera CNIPA 11/04

• …


Documenti informatici - art. 3 CNIPA

• Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici o impronte, avviene mediante:

• memorizzazione su supporti ottici• apposizione, sull'insieme dei documenti o su

una evidenza informatica contenente una o piu' impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione* che attesta il corretto svolgimento del processo.


Documenti analogici

• Nella pratica è difficile che ci siano già questi documenti in formato “elettronico”. Più spesso c’è la necessità di “archiviarli e ordinarli” con scanner e/o appositi software

• UNICI• NON UNICI


• Se non sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi;

• Es. i titoli all'ordine di cui agli articoli 2008 e segg. c.c. (assegno e cambiale), libri sociali

“originale unico”


“originale non unico”

• esso è un documento che, indifferentemente, “deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la relativa annotazione e conservazione sono obbligatorie per almeno un soggetto; oppure deve essere annotato e conservato per legge da almeno un soggetto in libri o registri obbligatori; oppure il suo contenuto è riprodotto in altri documenti, ovvero il suo contenuto riproduce quello di altri documenti che devono essere conservati obbligatoriamente, anche presso terzi”.


Esempi: originali non unici

• Es. le fatture, le ricevute fiscali e gli scontrini fiscali, i libri di cui all'articolo 2214 codice civile, quali il libro giornale e il libro degli inventari (il contenuto può essere ricostruito sulla base delle schede di mastro, la cui conservazione è obbligatoria) documenti il cui contenuto risulti depositato presso i repertori e gli archivi notarili (ad es. i verbali delle assemblee straordinarie), ovvero presso il Registro delle imprese (ad es. il verbale della delibera assembleare di approvazione del bilancio


Documenti analogici non unici• Il processo di conservazione sostitutiva di

documenti analogici avviene mediante:• memorizzazione della relativa immagine

direttamente sui supporti ottici, eventualmente, anche della relativa impronta

• apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o piu' impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta cosi' il corretto svolgimento del processo.


ATTENZIONE! Ris.161/07

• Posso saltare la “memorizzazione” e stampare una sola copia e spedire in conservazione sostitutiva lo spool di stampa in PDF di una fattura?

NO!


• Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici originali unici si conclude con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformita' di quanto memorizzato al documento d'origine.

Documenti analogici unici


Distruzione carta

…di cui e' obbligatoria la conservazione, e' consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione sostitutiva!


Conservazione a fini tributari• DM 23 febbraio 2004

• Scritture, libri e registri (dpr 600/73, dpr 633/72)• Es. libro giornale e libri degli inventari, scritture ausiliarie dove

devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, scritture ausiliarie di magazzino, registro dei beni ammoritzzabili, bilancio patrimoniale (stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa), registro acquisti, registro corrispettivi, registro delle fatture, modelli F23 e F24, fatture

• Libri ai sensi dell’art. 2421 cc• Es. libro dei soci, libro delle adunanze e deliberazioni CDA,

assemblea, collegio sindacale, comitato esecutivo• Relazione sulla gestione (2428 cc) relazione dei sindaci (2429 cc)


Come li conservo?

• I documenti Informatici a fini tributari sono un po’ “particolari”:

• Statici non modificabili• Memorizzati (su qualsiasi supporto di cui sia garantita la

leggibilità nel tempo - ordine cronologico – senza soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta) inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.


Dopo aver memorizzato il tutto…

• termino con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione


conservazione digitale di documenti a fini tributari

• Memorizzazione “immagine” come visto sopra

• una o più tipologie di documenti e scritture analogici, purche' sia assicurato l'ordine cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione di continuità per ogni periodo di imposta

• Se documenti analogici originali unici: riferimento temporale e firma di un PU


Inoltre…

• il soggetto interessato o il responsabile della conservazione, ove designato, al fine di estendere la validità dei documenti informatici trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale (art. 5)

• Leggibili ed esibibili a richiesta (art. 6)• Bollo virtuale (art. 7)


Risposte a casi pratici:

?

Del. 161/E luglio 2007 Agenzia delle Entrate


Grazie per l’attenzione!Avv. Paolo Vicenzotto

studio legale avv. Glauco Riem

diritto delle nuove tecnologie

Vicolo Chiuso 5, Pordenone

0434 28056 – 0434 246429

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