Docente: Dott. Stefano Gazzaniga Argomento: Sistemi di archiviazione · 2017. 6. 9. · Sistemi di...

Docente: Dott. Stefano Gazzaniga

Argomento:

Sistemi di archiviazione

5 / 6 / 2017

Segreteria digitale

L'evoluzione tecnologica ed informatica ha raggiunto un livello tale che si sono rese necessarie nuove normative che disciplinassero il metodo con il quale i privati e le pubbliche amministrazioni comunicano.

Per questo motivo il legislatore è intervenuto prevedendo nuovi strumenti di cui si devono dotare le amministrazioni, in particolare quelle scolastiche, che permettano di garantire standard di efficacia ed immediatezza moderni.

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Le nuove disposizioni normative, che possono essere accomunate sotto i concetti di "dematerializzazione" e "digitalizzazione", vanno anche nella direzione di razionalizzare la spesa pubblica.

Concetti di "dematerializzazione" e " digitalizzazione"

non riguardano solo gli strumenti informatici da adottare, ma anche e soprattutto il metodo di lavoro e le diverse attività che le scuole devono compiere.

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Con «amministrazione digitale» ci si riferisce ad un’amministrazione i cui processi prevedano l’impiego delle tecnologie I.C.T. con la finalità di:

• Miglioramento dei servizi

• Trasparenza azione amministrativa

• Potenziamento dei supporti conoscitivi

• Contenimento dei costi

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Inoltre la nuova legislazione parla espressamente di

sistemi di conservazione

cioè di insiemi coordinati di procedure ed attività che assicurino la presa in carico di documenti, lo svolgimento a norma di legge del processo di conservazione e l’accessibilità nel tempo a tutto ciò che viene conservato.

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Tra le nuove attività che le normative disciplinano, possiamo individuare:

• Protocollo Informatico e Gestione Documentale

• Pubblicazione online di qualsiasi atto

• Firma Digitale dei documenti

• Ricezione ed invio documenti attraverso posta elettronica ordinaria e certificata

• Conservazione Sostitutiva

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Al fine di sfruttare a pieno quanto messo a disposizione dalle tecnologie attuali, per implementare quando descritto nei punti precedenti ci si avvale sempre di più di tecnologie cloud computing o web based (totalmente o in parte).

Ciò è possibile grazie alla velocità e affidabilità delle connessioni internet raggiunte recentemente, anche in relazione ai bassi costi di gestioni mensili (che ne hanno favorito la diffusione).

Confrontiamo alcuni aspetti dell’approccio classico con quello orientato al cloud o web based.

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Protocollo Centralizzato presuppone la presenza di un ufficio dedicato alla funzione di protocollo. Ciò vuol dire che vi è sempre la necessità di passare il documento all'ufficio preposto per la protocollazione o perlomeno di comunicare con tale ufficio.

Protocollo Distribuito permette un flusso documentale "fluido". L'ufficio di competenza del documento può direttamente protocollare sia in entrata che in uscita durante lo svolgimento delle proprie mansioni (con evidente risparmio di tempo e riduzione di passaggi burocratici).

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Posta Lo smistamento della posta deve essere effettuato sul posto e ogni documento deve essere consegnato manualmente ad ogni ufficio.

Posta elettronica Lo smistamento può essere effettuato in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, con la possibilità di collegarsi online da qualsiasi dispositivo connesso alla rete Internet.

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Firma La firma da parte del DS/DSGA è apposta manualmente e singolarmente sul documento cartaceo.

Firma elettronica La firma da parte del DS/DSGA è apposta digitalmente tramite un dispositivo di firma remota e può essere applicato in maniera massiva su più documenti (senza che sia necessaria la presenza fisica del firmatario).

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Procedure sui documenti L'utente deve conoscere esattamente come lavorare un documento, protocollarlo e archiviarlo.

Gestione documentale Procedure guidate assistono ed aiutano l'utente consigliando e/o proponendo come lavorare un documento secondo gli standard normativi, fino alla corretta protocollazione e archiviazione.

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Archivio Con l'archivio cartaceo tutto ciò che è prodotto, anche in maniera informatica, deve essere stampato..

Archivio Informatico L'archivio informatico permette di trovare facilmente qualsiasi documento archiviato (tramite ricerche mirate su parole chiave), senza bisogno di stampare alcun documento.

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Approccio orientato al documento Il focus principale è posto sul singolo documento da trattare o sul passaggio da svolgere.

Approccio orientato alla procedura Il focus è posto sul procedimento nella sua interezza o la specifica pratica all'interno del quale il documento dovrà essere inserito.

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Agenzia per l'Italia Digitale (AgID)

L’agenzia ha il compito di garantire la realizzazione degli obiettivi dell’Agenda digitale italiana (in coerenza con l’Agenda digitale europea) e contribuire alla diffusione dell'utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, favorendo l'innovazione e la crescita economica.

http://www.agid.gov.it

http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/agenda-digitale-italiana





www.agid.gov.it

AIPA (1993-2003)

CNIPA (2003-2009)

DigitPA (2009-2012)

Agenzia per l’Italia digitale dal 2012


L’Agenda Digitale: • è una delle sette iniziative principali individuate nella più

ampia Strategia EU2020 dell’Unione Europea, che punta alla crescita inclusiva, intelligente e sostenibile

• è stata presentata dalla Commissione nel maggio 2010, ed è stata sottoscritta da tutti gli Stati membri che si sono impegnati per recepirla e applicarla.

• ha lo scopo di sfruttare al meglio il potenziale delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione per favorire l’innovazione, la crescita economica e la competitività.

http://ec.europa.eu/digital-agenda/

http://ec.europa.eu/digital-agenda/


Fra le principali funzioni di AgID: • coordinare le attività dell'amministrazione statale,

regionale e locale, progettando e monitorando l'evoluzione del Sistema Informativo della Pubblica Amministrazione;

• adottare infrastrutture e standard che riducano i costi sostenuti dalle singole amministrazioni e migliorino i servizi erogati a cittadini e imprese;

• definire linee guida, regolamenti e standard; • svolgere attività di progettazione e coordinamento di

iniziative strategiche per un’efficace erogazione di servizi online della pubblica amministrazione a cittadini e imprese;

• assicurare l'uniformità tecnica dei sistemi informativi pubblici


Cos’è una AOO (area organizzativa omogenee)?

Si definisce AOO un insieme di unità organizzative dell’amministrazione pubblica che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi di gestione dei flussi documentali. In particolare, all’interno di una AOO esiste un solo servizio di protocollazione informatica dei documenti in entrata ed in uscita che adotta un unico registro generale di protocollo.


Il MIUR con decreto direttoriale della Direzione generale competente in materia, individua le proprie aree organizzative omogenee (di seguito, AOO) ed i relativi uffici di riferimento: • nomina il responsabile del servizio di gestione informatizzata

dei flussi documentali e l’amministratore di protocollo per ciascuna AOO

• assicura l’adozione di un manuale di gestione dell’AOO • definisce tempi, modalità, misure organizzative e tecniche per

la eliminazione dei protocolli settoriali e dei relativi registri, soprattutto se ancora cartacei.

Una volta adottato il manuale, esso va aggiornato periodicamente effettuando il censimento delle attività in essere, la razionalizzazione delle stesse, l’individuazione e la definizione degli aspetti organizzativi e gestionali in termini di fasi, tempi e risorse umane impegnate nell’automazione dei flussi documentali nel rispetto della normativa.


Obiettivo del Manuale di gestione è descrivere sia il sistema di gestione documentale a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna, sia le funzionalità disponibili agli addetti al servizio e ai soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono con l’amministrazione.

Il Protocollo informatico, anche con le sue funzionalità minime, costituisce l’infrastruttura di base tecnico-funzionale su cui avviare il processo di ammodernamento e di trasparenza dell’amministrazione.

Il manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti.


CAD

Il CAD, Codice dell'Amministrazione Digitale, è il testo normativo di riferimento in materia di digitalizzazione dell’attività amministrativa, emanato con Decreto legislativo del 7 marzo 2005, n. 82, pubblicato sulla Gazzetta ufficiale n. 112 del 16 maggio 2005. Da allora sono state introdotte diverse modifiche al Decreto, le ultime delle quali dal Decreto legislativo 26 agosto 2016 n. 179, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale, Serie Generale n. 214 del 13 settembre 20 16 ed entrato in vigore il 14 settembre 2016.

Dal 11 Aprile 2017 è obbligatorio conservare i documenti informatici a norma del DPCM 3 dicembre 2013.


Il 10 dicembre 2015 AgID ha pubblicato le linee guida sulla conservazione dei documenti informatici.

Esse hanno lo scopo di fornire alle amministrazioni pubbliche tutte le informazioni relative a requisiti, processi, attività e responsabilità in materia di conservazione dei documenti informatici, nel rispetto dei riferimenti normativi vigenti.

Le linee guida sono da intendersi come documento dinamico, e ancora attualmente in fase di sviluppo.


L’intero concetto di Amministrazione Digitale ruota intorno a quella che viene chiamata “rappresentazione informatica” e che può essere definita come il risultato della trasformazione in bit, e successiva memorizzazione di quegli atti, fatti o dati che possano avere rilevanza giuridica.

La disciplina del documento informatico e della sua validità giuridica hanno rappresentato il primo tassello per consentire l’applicazione analogica delle norme preesistenti alle nuove tecnologie: l’obiettivo del legislatore era consentire di conferire piena validità giuridica all’attività contrattuale e amministrativa svolta con l’ausilio degli strumenti informatici.


Il CAD con riferimento alla “Formazione di documenti informatici”, introduce un innovativo e fondamentale precetto: “Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71”.

La norma richiamata stabilisce un preciso obbligo: i documenti delle pubbliche amministrazioni devono essere prodotti esclusivamente in modalità informatica.


Per documento amministrativo si deve intendere “ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o comunque utilizzati ai fini dell'attività amministrativa”.

Ciò che contraddistingue il documento informatico è la sua forma elettronica (rappresentazione informatica). Solo in questa forma quindi, il documento informatico può essere formato, acquisito, sottoscritto, trasmesso e conservato


Al pari dei documenti analogici anche i documenti informatici sono destinati ad essere conservati nel tempo ma, mentre per i documenti analogici le regole di archiviazione sono relativamente semplici, per i documenti informatici sono richiesti “particolari accorgimenti” in grado di garantire, durante l’intero ciclo di gestione degli stessi, il mantenimento del loro valore giuridico e legale.

La corretta gestione con strumenti informatici dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni diviene quindi un momento fondamentale del processo di dematerializzazione dei documenti e dei procedimenti amministrativi, ponendosi come un processo qualificante di efficienza, efficacia e trasparenza dell’azione amministrativa (e riduzione dei costi…).


Con “dematerializzazione” si indica il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata - all’interno delle strutture amministrative pubbliche e private - e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico.

Sia che si tratti di documenti cartacei tradizionali che di documenti informatici, per un corretto accesso ai dati in essi contenuti è necessario essere a conoscenza delle normative vigenti in materia di privacy e definire profili di autorizzazione.


La dematerializzazione abbraccia i concetti di:

• documento digitale (o informatico)

• firma digitale

• PEC

• archiviazione e conservazione sostitutiva

• pubblicazione on-line (albo e amministrazione trasparente)

Tutte le azioni legate a quanto sopra citato (digitalizzazione, conservazione, pubblicazione e produzione di documenti informatici) proiettano le istituzioni all’abbandono definitivo della carta.

L’introduzione di questi processi informatici comporta, di conseguenza, una riorganizzazione del lavoro interno.

Formazione del documento informatico

L’importanza che assume il momento di formazione dei documenti informatici è fondamentale, poiché solo una corretta formazione del documento è in grado di garantirne un’efficace gestione e una valida conservazione a lungo termine.

In ambito digitale infatti, la conservazione dei documenti informatici non può essere considerata un’attività ex-post, ma deve necessariamente costituire una componente irrinunciabile della fase di formazione dei documenti stessi.


Nella fase di formazione dei documenti si dovranno adottare tutti gli accorgimenti e gli strumenti opportuni per la loro corretta produzione, anche in ragione delle diverse tipologie documentali, della loro differente natura e contenuto o della loro destinazione.

Dovrà essere garantita la loro integrità, immodificabilità, identificazione, classificazione, fascicolazione, leggibilità, memorizzazione e conservazione in conformità alle norme e alle regole tecniche che presidiano la corretta tenuta e gestione dei documenti di una Pubblica Amministrazione.


Il documento informatico (ai sensi del DPCM 13-11-2014) può essere formato mediante una delle seguenti quattro modalità:

• Redazione

• Acquisizione

• Registrazione informatica di informazioni o dati

• Generazione o raggruppamento di un insieme di dati o registrazioni.


Redazione

La formazione del documento informatico mediante la sua redazione tramite l'utilizzo di appositi strumenti software, rappresenta oggi la principale modalità di produzione di documenti informatici da parte di una PA; si tratta della più tradizionale modalità di formazione di un documento che interviene utilizzando applicazioni di office automation deputate, il più delle volte, alla redazione di documenti contenenti testo.


Redazione

Una volta memorizzato nel suo formato originale di produzione, il documento informatico potrà essere consolidato in una o più versioni, sino ad arrivare alla sua versione definitiva, ossia la versione che non subirà alcuna ulteriore modifica di contenuto da parte del suo autore. Solo dopo questa fase, il documento assumerà anche una forma definitiva o, meglio, un formato definitivo in grado di rendere immodificabile il suo contenuto e, ove necessario, predisposto per una eventuale sottoscrizione digitale.


Redazione

Immodificabilità e staticità sono, quindi, due caratteristiche essenziali che devono essere obbligatoriamente garantite. Tali caratteristiche di sono determinate da una o più delle seguenti operazioni:

1) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata;

2) l'apposizione di una validazione temporale;

3) il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa;

4) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza;

5) il versamento ad un sistema di conservazione.


Acquisizione

Con questa modalità il documento è formato mediante acquisizione:

- di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico;

- della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico;

- della copia informatica di un documento analogico.


Registrazione informatica di informazioni o dati

A norma dell’art. 9, comma 4, del DPCM 13 novembre 2014, le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni, se pervenute all’ente per mezzo di moduli o formulari, devono essere identificate e trattate nel sistema di gestione informatica dei documenti come i documenti amministrativi informatici ovvero, se soggette a norme specifiche che prevedono la sola tenuta di estratti per riassunto, memorizzate in specifici archivi informatici dettagliatamente descritti nel manuale di gestione.

• Vedi: “Accessibilità siti web e documenti amministrativi”


Generazione o raggruppamento di un insieme di dati o registrazioni

Il documento informatico, infine, può essere prodotto tramite la generazione o il raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

Le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate dalle operazioni di registrazione dell'esito della medesima operazione e dall'applicazione di misure per la protezione dell'integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema ovvero con la produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione.


Relativamente ai documenti amministrativi informatici, le caratteristiche di immodificabilità e di integrità, oltre che con le modalità sopra descritte, possono essere ottenute anche con la loro registrazione nel registro di protocollo, negli ulteriori registri, nei repertori, negli albi, negli elenchi, negli archivi o nelle raccolte di dati contenute nel sistema di gestione informatica dei documenti.


In ogni caso, al termine della sua formazione, il documento informatico dovrà possedere le seguenti cinque caratteristiche fondamentali:

1. staticità

2. integrità

3. immodificabilità

4. leggibilità

5. autenticità

Così formato, il documento informatico dovrà essere identificato in modo univoco e persistente e dovrà essere memorizzato in un sistema di gestione informatica dei documenti.


Al documento informatico immodificabile vengono associati i metadati che sono stati generati durante la sua formazione.

I metadati altro non sono che un insieme di dati (informazioni) associati ad un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un'aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne contesto, contenuto e struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione.


Insieme minimo di metadati da associare al documento informatico:

a) l'identificativo univoco e persistente;

b) il riferimento temporale (data di chiusura);

c) l'oggetto;

d) il soggetto che ha formato il documento;

e) l'eventuale destinatario;

f) l'impronta del documento informatico.


Insieme minimo di metadati da associare al documento informatico amministrativo:

1. numero di protocollo del documento generato automaticamente dal

sistema e registrato in forma non modificabile;

2. data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

3. mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

4. oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

5. data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

6. l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.


Con “Documento Amministrativo Informatico” (di seguito DAI) si identificano gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

Sono quindi un sottoinsieme dei documenti informatici.


Si evidenzia che, oltre alla naturale associazione determinata dal termine documento, risultano da includere nei DAI anche:

• Le registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici.

• I dati derivanti da moduli o formulari presentati tramite strumenti telematici.

• Le comunicazioni, istanze e dichiarazioni che pervengono o sono inviate dalla casella di posta elettronica certificata dell’Amministrazione pubblicata sull’Indice della Pubblica Amministrazione

• I dati e le informazioni scambiate tra Pubbliche Amministrazioni in modalità cooperazione applicativa.


In riferimento alle richiamate regole tecniche sul protocollo informatico (DPCM 3 dicembre 2013):

- codice identificativo dell'amministrazione;

- codice identificativo dell'area organizzativa omogenea;

- codice identificativo del registro;

- data di protocollo secondo il formato individuato in base alle previsioni di cui all'art. 20, comma 2;

- progressivo di protocollo secondo il formato specificato all'art. 57, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.


Informazioni relative alla segnatura (protocollo):

• - l'oggetto;

• - il mittente;

• - il destinatario o i destinatari.

Nella segnatura di un documento protocollato in uscita da un ente possono essere specificate una o più delle seguenti ulteriori informazioni:

- indicazione della persona o dell'ufficio all'interno della struttura destinataria a cui si presume verrà affidato il trattamento del documento;

- indice di classificazione;

- identificazione degli allegati;

- informazioni sul procedimento a cui si riferisce e sul trattamento da applicare al documento.


Relativamente ai metadati previsti per il fascicolo informatico o aggregazione documentale informatica, l’allegato 5, al DPCM 13 novembre 2014, individua i seguenti metadati minimi:

• Identificativo univoco e persistente;

• Cod. Amministrazione titolare;

• Cod. Amministrazioni partecipanti;

• Responsabile del procedimento (Nome, Cognome, Codice Fiscale);

• Oggetto;

• Identificativo dei documenti contenuti nel fascicolo.


Nel caso di documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, sono necessari questi tipi di metadati:

• cognome, nome o denominazione;

• codice fiscale;

• partita IVA;

• data del documento o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.

Ciclo di vita del documento informatico


La gestione del ciclo di vita di un documento informatico, affinché possa essere efficiente e sicura, deve essere necessariamente presidiata da specifiche procedure e strumenti informatici, in grado di governare con efficacia ogni singolo accadimento che coinvolge la vita di un documento informatico.

Al tal fine, risulta decisivo avvalersi di un valido e completo manuale di gestione documentale, di workflow documentali e

applicazioni di Document & Content Management e di applicativi informatici progettati e realizzati specificamente per la pubblica amministrazione che si basino su elevati livelli di automazione ed interoperabilità in grado di operare nel web.


Dal punto di vista archivistico, si possono individuare tre ulteriori fasi:

• archivio corrente: insieme dei documenti necessari alle attività correnti;

• archivio di deposito: insieme dei documenti ancora utili per finalità amministrative o giuridiche, ma non più indispensabili per la trattazione delle attività correnti;

• archivio storico: insieme dei documenti storici selezionati per la conservazione permanente.


Un momento cruciale della fase di vita di un documento informatico, cioè quello della sua trasmissione, che integra in sé le attività di invio o di ricezione dei documenti informatici che,

in quanto tali, possono essere trasmessi esclusivamente con strumenti informatici (generalmente, e-mail o PEC).


Il sistema di protocollo informatico oltre a garantire le “funzionalità minime” richieste dalla normativa, deve essere in grado di assicurare:

a) l'univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;

b) la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri;

c) la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati;

d) la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale da garantirne l'identificazione.


Allo stesso modo, anche il sistema di gestione informatica dei documenti deve consentire:

• l’individuazione di tutti i documenti in entrata e in uscita;

• l’attribuzione ad ogni documento ricevuto o spedito di una specifica e univoca identificazione

• la data e l’ora di invio/ricezione dei documenti;

• la sequenza cronologica dei documenti ricevuti e spediti

• l’immodificabilità dei documenti registrati a protocollo;

• la riservatezza delle informazioni contenute nei documenti;

• la certezza, qualora necessaria, dell’avvenuto recapito dei documenti inviati (gestione delle ricevute di accettazione e consegna previste dal sistema PEC);

• l’usabilità delle procedure e degli strumenti informatici utilizzati.


Il ciclo di gestione di un documento informatico termina con il suo versamento in un sistema di conservazione che, inevitabilmente, deve essere realizzato in ottemperanza a quanto disposto dal CAD e dalle regole tecniche e, fra tutte, in conformità a quanto stabilito dal DPCM 3 dicembre 2013.

Chiude il ciclo di vita di un documento informatico la sua conservazione a norma o, eventualmente, il suo definitivo scarto, ossia l’operazione con cui si eliminano, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, i documenti ritenuti privi di valore amministrativo e di interesse storico culturale.

Conservazione dei documenti

Per conservare i documenti digitali è fondamentale la loro corretta produzione:

- sia in termini archivistici (analisi dei documenti, registrazione, classificazione, fascicolazione, ecc.)

- sia in termini informatici (corrette scelte tecnologiche: giuste domande per corrette soluzioni)

- sia in termini organizzativi (individuazione delle responsabilità, secondo la normativa e le buone pratiche)


Conservare documenti è una funzione essenziale insita nella produzione documentale stessa. La produzione di documenti implica infatti la conservazione degli stessi nel tempo.

La conservazione dei documenti rappresenta per le PA una funzione di carattere istituzionale. Esse sono infatti tenute per legge a conservare i propri documenti e archivi sia come testimonianza diretta delle loro azioni al servizio della collettività che come memoria storica, in quanto gli archivi e i documenti degli enti pubblici sono beni culturali.


L'art. 43 del CAD stabilisce che i documenti informatici di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento sono conservati “in modo permanente con modalità digitali” nel rispetto delle regole tecniche.

Pertanto la produzione di documenti informatici implica anche la loro conservazione in modalità informatica e pone in evidenza la necessità di evolvere la tradizionale funzione conservativa dei documenti in modalità idonee a conservare i documenti informatici con sistemi informatici.


La conservazione costituisce un fattore fondamentale per la sostenibilità del processo di dematerializzazione, a garanzia che documenti e informazioni in formato digitale siano conservati nel lungo periodo, in modo autentico e accessibile, come avviene per i documenti cartacei.

Va ricordato che nel caso dei documenti informatici il contenuto non può essere letto e compreso direttamente ma - essendo rappresentato da simboli digitali – deve essere decodificato mediante specifiche risorse di calcolo (hardware e software). Tali risorse sono determinate da una costante evoluzione tecnologica che può ostacolare la conservazione dei documenti elettronici rendendone difficile la leggibilità nel tempo.


La conservazione deve prevedere sia la cosiddetta conservazione dei bit (Bit preservation), cioè la capacità di accedere ai bit come erano stati originariamente registrati, anche in caso di degrado del supporto, di obsolescenza dell'hardware e/o disastri di sistema, ma soprattutto la conservazione logica (Logical preservation) intesa come la capacità di comprendere e utilizzare l'informazione in futuro, conservando il contenuto intellettuale anche in presenza di futuri cambiamenti tecnologici e di conoscenza. Deve supportare il tracciamento della provenienza dei documenti e la garanzia della loro autenticità e integrità.

Ricordiamoci che molti gli archivi pubblici delle PA fanno parte del patrimonio dei beni culturali!


Accanto ai molti vantaggi in termini, per esempio, di capacità di ricerca e di riproduzione, la diffusione delle tecnologie digitali in ogni campo porta certi svantaggi.

La rapida obsolescenza delle tecnologie digitali crea considerevoli pericoli tecnici, in articolare un maggiore rischio rispetto al passato di perdita della possibilità di recuperare, restituire o interpretare informazioni.

Ignorare i problemi generati dalla conservazione delle informazioni in formato digitale condurrà inevitabilmente alla perdita di tali informazioni.


La conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici è dunque l'attività volta a proteggere e mantenere, cioè custodire, nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici.

Il tempo di conservazione, come ricordato dall'art. 43 del CAD può essere “permanente”, cioè indefinito nel futuro o come viene spesso indicato “a lungo termine”, cioè un arco temporale sufficientemente ampio da essere interessato da cambiamenti tecnologici.


Il suo obiettivo primario è di impedire la perdita o la distruzione non autorizzata dei documenti e di mantenere nel tempo le loro caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.

Per fare ciò è necessario offrire effettive garanzie di mantenimento delle caratteristiche dei documenti che assicurano il valore di fonte attendibile e di prova giuridicamente rilevante, avendo la capacità di dimostrare in sede giuridica che il processo conservativo è stato correttamente eseguito e il risultato è stato realmente conseguito.


• Autenticità: è la caratteristica di un documento informatico che fornisce la garanzia che il documento sia ciò che dichiara di essere, senza avere subito alterazioni o modifiche. Insieme di identità (identificazione e provenienza) e integrità;

• Integrità: è la qualità di un documento di essere completo e inalterato, cioè non avere subito modifiche non autorizzate;

• Affidabilità: esprime il livello di fiducia che l'utente, cioè colui che legge il documento ripone, o può riporre nel documento informatico, in particolare nella sua visualizzazione leggibile allo stesso;


• Leggibilità: è la caratteristica che definisce il mantenimento della fruibilità delle informazioni contenute nel documento durante l'intero ciclo di gestione dei documenti, cioè al momento della sua formazione o produzione, nella sue forme di diffusione, nella sua memorizzazione e archiviazione e nella sua conservazione; in certi casi si può distinguere tra leggibilità da parte di sistemi informatici o leggibilità da parte di un essere umano;

• Reperibilità: esprime la capacità di reperire ed esibire il documento con le caratteristiche sopra riportate.


L'art. 44 del CAD che ha introdotto il concetto di “sistema di conservazione”, definendolo come sistema che deve assicurare:

• l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell'amministrazione o AOO di riferimento

• l'integrità del documento;

• la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari, quindi dei metadati associati ai documenti e la definizione delle aggregazioni documentali e delle articolazioni d'archivio di riferimento;

• il rispetto delle misure di sicurezza previste dal D. Lgs. 30 giugno 2013, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B


Le Regole tecniche in materia di sistema di conservazione che ha esplicitamente definito che gli oggetti della conservazione, per i quali il sistema di conservazione deve garantire, dalla presa in carico dal produttore, le caratteristiche sopracitate, sono:

a) i documenti informatici ed amministrativi con i metadati relativi

b) i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad essi associati.


Tali oggetti, conformemente allo standard OAIS sono trattati dal sistema in pacchetti informativi distinti:

• pacchetti di versamento

– (Submission Information Package, SIP)

• pacchetti di archiviazione

– (Archival Information Package, AIP)

• pacchetti di distribuzione

– (Dissemination Information Package, DIP)


Tali pacchetti secondo il modello OAIS sono entità composte di quattro elementi:

• il contenuto informativo, cioè l'oggetto da conservare, il quale comprende: l'oggetto dati (data object) e l'insieme delle informazioni che ne permettono la rappresentazione e la comprensione (representation information);

• le informazioni sulla conservazione (preservation description information);

• le informazioni sull'impacchettamento;

• le informazioni descrittive sul pacchetto utilizzate per ricercare il pacchetto.


In sintesi si può dire che la conservazione di un contenuto informativo presuppone la formazione e il mantenimento di un pacchetto informativo che, oltre al contenuto, contiene i metadati che lo identificano, lo qualificano sotto il profilo dell'integrità e lo collocano nel contesto di provenienza.

Il pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione.

Le relazioni tra oggetti da conservare e metadati appaiono assolutamente necessarie quanto particolarmente complesse, articolate e dinamiche.


I pacchetti di versamento sono il modo di trasferire gli oggetti da conservare dal produttore, in particolare dal suo sistema di gestione documentale, al sistema di conservazione e i pacchetti di distribuzione siano la modalità di esibizione agli utenti degli oggetti conservati.

Viene quindi a delinearsi un processo conservativo digitale che si può articolare in tre macro fasi:

• formazione della memoria digitale presso il soggetto produttore;

• trasferimento degli oggetti da conservare dal soggetto produttore al conservatore;

• conservazione, accesso e fruizione del patrimonio informativo e documentale conservato.


La formazione degli oggetti da conservare (documenti informatici e aggregazioni documentale informatiche) presso il soggetto produttore deve avvenire in un sistema di gestione documentale che rispetti la normativa e garantisca l'applicazione di idonei strumenti archivistici (piano di classificazione, piano di conservazione, manuale di gestione), garantendo la corretta formazione degli oggetti da conservare.

Il trasferimento al conservatore deve avvenire a seguito di specifici accordi tra produttore e conservatore che definiscano, oltre alle rispettive responsabilità, le tipologie dei documenti e degli oggetti informatici da conservare, stabilendo in particolare le modalità di preparazione e trasmissione del pacchetto di versamento.


La funzione di conservazione non è quella di mantenere inalterate nel tempo le sequenze binarie degli oggetti trattati, ma soprattutto quella di assicurare nel tempo la possibilità di accesso e fruizione dei contenuti.

In particolare dovrà essere garantita la confrontabilità dei documenti e degli archivi secondo le norme del Titolo II, Capo III del Codice dei Beni Culturali. La conservazione dovrà infatti giungere a costituire per le pubbliche amministrazione gli archivi storici del futuro e garantire la piena fruizione e valorizzazione del patrimonio documentale conservato.


Conservazione a norma

Processo di “conservazione sostitutiva” di documenti informatici mediante memorizzazione in volumi indicizzati, firmati digitalmente che garantisce il mantenimento in vita della firma digitale e la leggibilità dei formati presso un conservatore accreditato.

Es: A partire dall'11 ottobre 2015 le Pubbliche Amministrazioni sono tenute, in base all'articolo 7, comma 5 delle Regole tecniche per il Protocollo informatico, ad inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva.


Conservazione a norma

Un conservatore accreditato è un’entità solitamente esterna alla PA che ha superato una procedura di riconoscimento da parte dell’Agenzia per l’Italia digitale, ed in possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza ad un soggetto pubblico o privato, che svolge attività di conservazione o di certificazione del processo di conservazione.

Segreteria digitale

La produzione di documenti informatici, la loro archiviazione e conservazione a norma, la digitalizzazione dei procedimenti amministrativi nonché la comunicazione e interazione tra PA, cittadini e imprese sono lo scopo di tutti i principali software di segreteria digitale presenti sul mercato.

Tali sistemi sono a tutti gli effetti dei software di gestione documentale.

Segreteria digitale

Tali sistemi consentono infatti di:

• Automatizzare i processi di classificazione, fascicolazione e definizione dei metadati - Documento informatico

• Automatizzare la fase di registrazione dei documenti in ingresso e uscita e assegnazione alle unità organizzative - Flussi documentali e protocollo

• Dematerializzare il trattamento dei flussi documentali sia in ingresso che in uscita - Dematerializzazione

• Supportare l’archiviazione dei documenti informatici e della conservazione a norma.

http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/gestione-procedimenti-amministrativi/documento-informatico

http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/gestione-procedimenti-amministrativi/flussi-documentali

http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/gestione-procedimenti-amministrativi/dematerializzazione

Segreteria digitale

La normativa prevede per questo tipo di gestione la produzione di un

Manuale di Gestione Documentale

dell’ente

Tutti i principali software mettono a disposizione dei propri clienti una bozza di tale documento, che dovranno poi personalizzare in base ai responsabili interni o procedure specifiche.

Segreteria digitale

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Tutti questi tipi di piattaforem sono utilizzabili:

• Tramite internet (cloud)

• Tramite server locale che sincronizza informazioni con la parte online (cloud)

Segreteria digitale

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Tra le prime funzioni solitamente utilizzate per iniziare il lavoro da parte della Segreteria scolastica è quella dei Documenti in Entrata. Questi pervengono alla Scuola tramite i diversi mezzi di trasmissione previsti: PEO Posta Elettronica Ordinaria, PEC Posta Elettronica Certificata, Fax, Scanner (i documenti digitalizzati) e Altri (i documenti informatici caricati dagli operatori). Vengono digitalizzati secondo norma CAD e assegnarli ad utenti/Uffici e/o protocollarli.

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Esempi di tipologie documenti in entrata. Ovviamente tutti i servizi devono prima essere configurati opportunamente!

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Funzioni disponibili per il documento in ingresso

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I documenti in ingresso possono essere sottoposti ad un serie di procedure, tra cui per esempio l’assegnazione ad un ufficio o persona di competenza oppure protocollati.

Segreteria digitale

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I dati restituiti dal protocollo sono univoci

Ovviamente è possibile creare una nuova registrazione di protocollo senza associare direttamente alcun documento.

Al fine di dare conferma dell’avvenuta protocollazione al mittente, come previsto dal CAD, è stato previsto l’inoltro di tale conferma tramite PEO o PEC. Secondo normativa la registrazione del protocollo sarà contenuta in un file in formato xml denominato “segnatura”; tale file dovrà essere inviato come allegato assieme al documento protocollato tramite email o PEC.

Segreteria digitale

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Solitamente è predisposta una o più sezioni in cui è possibile visionare i documenti e le pratiche in gestione all’utente che ha effettuato la procedura di accesso.

Segreteria digitale

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Tipologie documenti in carico

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Tipologie documenti in carico

Esempio gestione documento

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Esempio gestione pratiche

Tutti i documenti in usciti dalla segreteria vengono raggruppati per la loro evasione tramite i canali ammessi, PEO, PEC, stampa, etc… interni ed esterni.

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Docente: Dott. Stefano Gazzaniga Argomento: Sistemi di archiviazione · 2017. 6. 9. · Sistemi di...

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