AUTOMAZIONE RILEVAZIONE DELLE PRESENZE ALLA REFEZIONE SCOLASTICAPRESSO LE SCUOLE STATALI

dall’anno scolastico 2013/2014

Incontro con i Dirigenti Scolastici del 7 maggio 2013

PERCHE’ L’AUTOMAZIONE RILEVAZIONE DELLE PRESENZE?

- Per rispondere ai tanti genitori che da tempo richiedono di passare dal pagamento mensile forfetario ad un pagamento che tenga conto dei pasti consumati

- Per snellire al massimo le operazioni che devono essere svolte dalle scuole relativamente alla refezione

- Per consentire meno sprechi tramite una rilevazione più precisa

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1) Al mattino entro le h.8.50 - il personale scolastico effettua il giro delle classi per la raccolta numero bambini presenti al pasto presso la scuola

2) Entro le ore 9 - il personale scolastico invia alla ditta fornitrice l’ordine pasti via fax

3) In giornata, il personale scolastico, compila manualmente il foglio presenze mensile per il Quartiere indicando gli eventuali “fuori regola”

LA RILEVAZIONE OGGI :

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1) Al mattino entro le h.8.45 i genitori informano direttamente il sistema centrale (del Comune) dell’eventuale assenza del bambino a scuola oppure della eventuale richiesta di dieta temporanea

2) Successivamente il sistema centrale invia i dati dell’ordine pasti alla ditta fornitrice incrociando le informazioni presenti a sistema e le informazioni pervenute dai genitori (piattaforma multicanale : Sms, Ivr o Web); alla segreterie scolastiche verrà inviata una mail di riepilogo contenente i nominativi dei bambini iscritti alla refezione e che risultano assenti

3) Durante il pasto il personale scolastico compila il consueto FOGLIO MENSILE indicando le sole ASSENZE alla refezione mentre per i “fuori regola” (bambini presenti al pasto ma non iscritti alla refezione) dovrà comunicarne i nominativi in giornata alla segreteria scolastica

LA RILEVAZIONE DI DOMANI :

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Schema del processo :

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Il sistema informativo per poter “confezionare” l’ordine pasti giornaliero in modo corretto ha bisogno di avere al suo interno alcune informazioni:

- Deve conoscere gli iscritti alla refezione (dati già presenti negli archivi comunali)

- Deve conoscere l’organizzazione scolastica (dati che verranno forniti dalle scuole, es. numero refettori, giorni di rientro di ogni classe, numero pasti adulti, eventuale data inizio refezione se diversa dal 1° giorno di scuola, etc.)

- Deve conoscere quali sono i bambini con diete etico-religiose e quali bambini hanno oggi diete mediche (dati che ci fornirà il fornitore dei pasti)

LA RILEVAZIONE DI DOMANI : IL SISTEMA SISM2 (sistema informativo per la gestione dei servizi scolastici)

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Affinché il sistema centrale possa inviare il corretto ordine pasti al fornitore, è necessario quindi che, per ogni scuola, siano già presenti informazioni di dettaglio quali l’elenco classi e sezioni e per ognuna di esse :

1. la tipologia orario della classe

2. i giorni della settimana previsti per il pasto (rientri)

3. il refettorio associato alla classe

4. il numero adulti aventi diritto al pasto (questo numero deve esser fisso per ogni giorno della settimana)

5. Elenco dei bambini (composizione delle classi) ovvero:

5a) dati anagrafici studente

5b) i giorni della settimana di mensa (solo per quegli studenti che mangiano anche in giorni non di rientro : in questo caso i rientri sono diversi da quelli della classe)

LA RILEVAZIONE DI DOMANI : IL SISTEMA SISM2 (sistema informativo per la gestione dei servizi scolastici)

Questi dati incrociati con le comunicazioni giornaliere pervenute dai genitori comporranno l’ordine pasti

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- data e ora del giorno

- Quartiere + Nome scuola + indirizzo

- per ogni refettorio della scuola:

> numero totale pasti bambini (incluse diete)

> nominativi bambini presenti con dieta

(specificando di quale dieta si tratta)

> numero totale pasti adulti

L’ORDINE DEI PASTI: DATI PER FORNITORE DEI PASTI

L’ordine pasti inviato dal sistema conterrà:

Sism2

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LE ATTIVITA’: tanti attori ognuno con il suo compito da svolgere

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Le attività in capo alle Istituzioni scolastiche propedeutiche all’avvio dell’as 2013/14 : (1)

Entro il 30/6/2013 invio dati a :

AutomazioneRefezioneScuola@comune.bologna.it

di tutti gli iscritti vecchi e nuovi as 2013/14 nel tracciato richiesto dal Comune e concordato assieme

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Le attività in capo alle Istituzioni scolastiche propedeutiche all’avvio dell’as 2013/14 : (2)

Il compito principale dell’Istituzione Scolastica sarà quello di inviare al Comune, entro le scadenze indicate, le informazioni propedeutiche al corretto ordine dei pasti, nello specifico:

per ogni scuola, classe,sezione:

•orario funzionamento della classe,

•giorni settimanali di rientro

•refettorio della classe ,

•numero pasti adulti di quella classe,

•i dati anagrafici degli iscritti (vecchi e nuovi) alla classe11/19

Le attività in capo alle Istituzioni scolastiche propedeutiche all’avvio dell’as 2013/14 : (3)

Verranno forniti ad ogni istituzione scolastica due documenti :1) un documento con un riepilogo dei compiti e delle scadenze con il tracciato dati (vedi figura)2) un file excel di esempio che la scuola utilizzerà per caricare i propri dati

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Le attività in capo alle Istituzioni Scolastiche da farsi a regime ad inizio di ogni anno scolastico: (1)

Tutte le seguenti informazioni dovranno essere inviate via email a: AutomazioneRefezioneScuola@comune.bologna.it

Entro il 30/6: invio dati dei nuovi iscritti

Entro il 6/9 : orario funzionamento delle classi (giorni di rientro) e refettorio

associato invio informazioni relative ai pasti adulti. Nota bene: le diete speciali

adulti dovranno esser comunicate al fornitore dai diretti interessati invio dati anagrafici di eventuali ultimissimi nuovi iscritti invio delle chiusure scolastiche aggiuntive rispetto al calendario

regionale

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Le attività in capo alle Istituzioni Scolastiche in corso d’anno: (1)

In corso d’anno, con congruo preavviso, le segreterie scolastiche devono comunicare al Comune tramite email alla casella

AutomazioneRefezioneScuola@comune.bologna.it :

- le chiusure straordinarie scuola o di singole classi per : inagibilità/scioperi/assemblee/elezioni

- le chiusure di singole classi per gite (con preavviso di almeno 10gg)- le variazioni associazione <CLASSE>-refettorio- le nuove iscrizioni in corso d’anno (dati anagrafici completi con anche

l’informazione <CLASSE> e orario)- i trasferimenti in corso d’anno (dati anagrafici completi con anche

l’informazione <CLASSE> e orario)

Sempre in corso d’anno la scuola dovrà comunicare, via email al Quartiere:

- il più rapidamente possibile i dati anagrafici dei “fuori regola” - per ogni mese i consueti fogli mensili (dove sono indicate le assenze)

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LA COMUNICAZIONE TRA SCUOLA E COMUNE

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I referenti per le segreterie scolastiche saranno 2 distinti:

1) L’ufficio scuola di Quartiere che dovrà ricevere settimanalmente i dati degli studenti “fuori regola” e, mensilmente per ogni <CLASSE> il foglio presenze mensile.

Q.BORGO PANIGALE ScuoleBorgo@comune.bologna.it Q.NAVILE ScuoleNavile@comune.bologna.it Q.PORTO ScuolePorto@comune.bologna.it Q.RENO GruppoScuoleReno@comune.bologna.it Q.S.DONATO ScuoleSDonato@comune.bologna.it Q.S.STEFANO GruppoScuoleSStefano@comune.bologna.it Q.S.VITALE ScuoleSVitale@comune.bologna.it Q.SARAGOZZA ScuoleSaragozza@comune.bologna.it Q.SAVENA ScuoleSavena@comune.bologna.it

2) L’ufficio centrale del Comune che gestirà il sistema automatico di ordine pasti con la casella: AutomazioneRefezioneScuola@comune.bologna.it

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LA GESTIONE PER LE SCUOLE SECONDARIE DI 1° GRADO:

Il servizio di refezione per le scuole secondarie di primo grado si attiverà solo quando la refezione viene organizzata dall'Istituto Scolastico in modo continuativo ed in giornate e orari fissi e lo stesso Istituto ne dà comunicazione al Comune di Bologna prima dell'avvio dell'anno scolastico.

Le scuole che desiderano richiedere il servizio di refezione al Comune dovranno quindi comunicare i dati relativi della loro organizzazione scolastica in una modalità analoga a quella appena descritta.

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Gestione dei pasti per le gite

I pasti gita non verranno più forniti dalla refezione ma direttamente dai genitori considerando le diverse lamentele ricevute riguardanti il costo dei pasti gita e considerando la complessità che si verrebbe ad aggiungere se si prevedesse l’opzione di far scegliere se usufruire o meno del “pasto gita refezione”.

Le gite di classe dovranno essere segnalate, con almeno 10 gg di anticipo, dalla scuola inviando una email a: AutomazioneRefezioneScuola@comune.bologna.it

in questo modo nella giornata di gita non verrà addebitato il costo pasto alla famiglia.

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L’informativa da consegnare ai genitori

L’informativa per i genitori, nominativa per ogni bambino, verrà consegnata attraverso la scuola a fine maggio e conterrà:

• la comunicazione della nuova modalità di pagamento per la refezione e delle nuove regole

• il numero identificativo associato al bambino

• le modalità operative per comunicare l’assenza o la richiesta di dieta in bianco (specifiche di ogni canale IVR,SMS e WEB)

• la ricevuta, a fondo pagina, per presa consegna da parte del genitore che dovrà essere firmata e resa alla scuola (tutte le ricevute dovranno pervenire al Quartiere)

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FINE

Domande?