Automazione dellaAutomazione dellaSegreteria DidatticaSegreteria Didattica

Software per la “Centralizzazione ed Automazione dei documenti” e “Protocollo

Informatico” con “Sissi in Rete”

Sissi.Doc 2

Obiettivi della Segreteria Obiettivi della Segreteria AutomatizzataAutomatizzata• Avere a disposizione uno strumento che “piloti” l’ operatorestrumento che “piloti” l’ operatore

nella creazione e classificazione dei documenti.

• Riaprire immediatamente un documento archiviatoRiaprire immediatamente un documento archiviato, usando facili strumenti di filtraggio, evitando di “sfogliare” le cartelle e evitando di “sfogliare” le cartelle e cercando il “nome di file” tra centinaia di documenticercando il “nome di file” tra centinaia di documenti

• Poter lavorare direttamente sul Database Sissi in Retelavorare direttamente sul Database Sissi in Rete, potendo utilizzare, in tempo reale, tutti i dati contenuti, senza doverli riscrivere

• Avere finalmente a disposizione uno strumento software per il Protocollo InformaticoProtocollo Informatico, semplice e potente, automatizzando e automatizzando e velocizzando le procedurevelocizzando le procedure, evitando quindi possibili errorievitando quindi possibili errori

• Assolvere a tutte le norme sulla sicurezza e privacynorme sulla sicurezza e privacy dei dati personali, utilizzando il server per l’archiviazione automatica dei server per l’archiviazione automatica dei documentidocumenti, potendo automaticamente effettuare tutte le “copie esterne” (del database Sissi, documenti archiviati, ed eventuali cartelle scelte manualmente)

Sissi.Doc 3

Esigenze OperativeEsigenze Operative • Punto primo: la praticitàpraticità e semplicitàsemplicità d’uso del software

• VelocitàVelocità di creazione e recupero documenti senza pericolosenza pericolo di cancellazioni e doppioni

• Operare in regola con la legge sulla Sicurezza e Privacy dei Dati Sicurezza e Privacy dei Dati, utilizzando un solo pc per l’ubicazione di tutti i doc. (solitamente il server di Sissi, già oggetto di backup periodico)

• Utilizzare tutti i tipi di documentiUtilizzare tutti i tipi di documenti creati dai vari programmi, scaricati (Internet) o ricevuti (posta elettronica, etc.)

• Integrazione Completa con Sissi in Integrazione Completa con Sissi in reterete utilizzando ed aggiornando direttamente tutti i dati in esso contenuti

• Protocollo InformaticoProtocollo Informatico su Database Sissi in Rete, e Protocollo Automatico in Entrata (posta elettronica, scanner, etc)

• 100% compatibile con altri sw: 100% compatibile con altri sw: dati elaborati all’interno del DB Sissi in Rete

AutomazioneAutomazioneal 100%al 100%

Semplicità Semplicità e Velocitàe Velocità

SicurezzaSicurezzae Privacye Privacy

IntegrazioneIntegrazioneSissi in ReteSissi in Rete

CompatibilitàCompatibilitàcon altri swcon altri sw

ProtocolloProtocolloInformaticoInformatico

Sissi.Doc 4

Soddisfare le esigenzeSoddisfare le esigenze

• Soprattutto per i meno esperti, semplicitàsemplicità e logicalogica sono elementi fondamentali. Per “Riaprire” documenti salvati o “crearne” di nuovi in modo completamente automatico, bastano 2 “clic” del 2 “clic” del mousemouse!

• E bastano altri 2 “clic” x creare e 2 “clic” x creare e rileggere rileggere un documentodocumento o un ProtocolloProtocollo

• L’utilizzo contemporaneo delle L’utilizzo contemporaneo delle principali tabelle “SiSSi in Reteprincipali tabelle “SiSSi in Rete”, permette l’associazione dei documenti a qualsiasi soggetto (persone fisiche, aziende, Enti) in esso archiviati, senza dover “reinserire” alcun dato manualmente (intestazione intestazione automatica dei doc.)automatica dei doc.)

La scarsa esperienza informatica mi obbliga a:La scarsa esperienza informatica mi obbliga a: 1) ricercare i documenti salvati1) ricercare i documenti salvati 2) rivedere più volte gli stessi dati commettendo errori2) rivedere più volte gli stessi dati commettendo errori

Apertura e creazione Apertura e creazione documenti documenti con 2 soli “clic”con 2 soli “clic”

Protocollo Informatico Protocollo Informatico con 2 soli “clic”con 2 soli “clic”

IntegrazioneIntegrazioneSISSI in ReteSISSI in Rete

AUTOMAZIONE = SODDISFAZIONEAUTOMAZIONE = SODDISFAZIONE

Sissi.Doc 5

Analisi dei costiAnalisi dei costi

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1° anno Seguenti

Acquisto, Assist.,Aggiornam.Standard

Noleggio (tuttocompreso)

• Abbiamo pensato alla formula di NoleggioNoleggio a costo fisso annuale, comprendente tutta l’assistenza ed aggiornamenti periodici durante l’anno, con l’abbattimento dei l’abbattimento dei costi inizialicosti iniziali di un classico acquisto.

Sissi.Doc 6

La Schermata Iniziale di Sissi.DocLa Schermata Iniziale di Sissi.Doc

Scelta Ambiente di lavoro

Scelta Tabella Mittente/Destinatario

Mittente/Dest. scelto

Scelta Tipologia Documento

Interrogazione e Apertura immediata del Protocollo

Apri Documenti del Mitt./Dest. scelto

Elenca Documenti in base alle scelte

Sissi.Doc 7

Gestione Documenti del Mitt./Destinatario sceltoGestione Documenti del Mitt./Destinatario scelto

Doppio clic del mouse: Apertura Protocollo

Doppio clic del mouse: Apertura o Creazione DocumentoInserimento nuovo Documento

Sissi.Doc 8

Gestione Documenti in base alle scelte fatteGestione Documenti in base alle scelte fatte

Doppio clic: Apre Protocollo

Doppio clic :Apre Documenti Mitt/Dest

Doppio clic :Apre il documento

Sissi.Doc 9

Creazione e Apertura Automatica del DocumentoCreazione e Apertura Automatica del Documento

Esempio di Documento Microsoft Word creato automaticamente dalla carta intestata dell’Istituto

- CON 1 DOPPIO CLIC DEL MOUSE -

Sissi.Doc 10

Automazione Documenti in EntrataAutomazione Documenti in Entrata

In tempo reale, i documenti “Salvati” in 1 cartella prescelta, saranno immediatamente archiviati:

sono stati salvati 2 messaggi di Posta elettronica:Scegliendo il Mittente e 1 doppio clic sulla casella Protocollo,

i documenti vengono immediatamente protocollati

Scelta del MittenteDoppio clic:

Crea Protocollo

Sissi.Doc 11

Punti di forzaPunti di forza

FunzionalitàFunzionalità

Apre tutti i Doc

Apre tutti i Doc

Gen

eraz

ione

Doc

Gen

eraz

ione

Doc

Colleg. Sissi in Rete

Colleg. Sissi in Rete Pro

tcol

lo A

utom

atic

o

Pro

tcol

lo A

utom

atic

o

FacilitàFacilità

InInttuitività

uitività

Au

tom

azio

ne

Au

tom

azio

ne

2 click: fa

tto

2 click: fa

tto

RisparmioRisparmio

TempoTempo

Nol

eggi

o

Nol

eggi

o

Assistenza

Assistenza Agg

iorn

amen

ti

Agg

iorn

amen

ti

SicurezzaSicurezza

Tutto sul server

Tutto sul server

Bac

kup

un

ico

Bac

kup

un

ico

Pc Clients “puliti

”

Pc Clients “puliti

”

Sissi.Doc 12

Fasi successiveFasi successive

• Come tutte le procedure software elaborate su misura, più utenti (segreterie didattiche) utilizzeranno la procedura, più esigenze potranno essere soddisfatte, condividendo fra condividendo fra tutti le migliorie apportate dietro ogni tutti le migliorie apportate dietro ogni richiestarichiesta, creando un vero e proprio gruppo di gruppo di lavoro.lavoro.