AUDIT DI VERIFICA RELATIVO ALLE ACL: ATTIVITA' DEL ... · par check - list - norma uni en iso 9001....

AUDIT DI VERIFICA RELATIVO ALLE ATTIVITA' DEL RESPONSABILE DEL SISTEMA DI GESTIONE QUALITA’ E FUNZIONI REFERENTI

( NORMA UNI EN ISO 9001:2008 )

ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 1 di 31

SCOPO DELL’AUDIT

ANALISI DELLE ATTIVITÀ AFFERENTI AL RESPONSABILE DEL SISTEMA GESTIONE QUALITA’ DEL LICEO NEWTON PROF. VINCENZO MAIORINO E FUNZIONI REFERENTI

COERENZA DEI MONITORAGGI CON LA CRITICITÀ DEI PROCESSI DI SERVIZIO REALIZZATI PRESSO IL LICEO , SIA IN TERMINI DI EFFICACIA, CHE DI IMPATTO SUI SERVIZI DESTINATI AGLI UTENTI

MODALITA’ OPERATIVE

VERIFICARE IL RISPETTO DEI REQUISITI DI CONFORMITÀ DEL SITEMA DI GESTIONE ALLA UNI EN ISO 9001:ED. 2008 , TRAMITE LA RACCOLTA DI EVIDENZE OGGETTIVE DA RIPORTARE NELLA CHECK LIST INSERITA NEL DOCUMENTO

Punti soggetti ad osservazione : - Responsabilità della direzione (§ 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6)

- Gestione delle risorse (§ 6.1, 6.2, 6.3, 6.4) - Pianificazione della realizzazione del servizio scolastico (§ 7.1) - Processi relativi al cliente (§ 7.2) - Progettazione e sviluppo (§ 7.3) - Approvvigionamento (§ 7.4) - Produzione ed erogazione del servizio (§ 7.5) - Tenuta sotto controllo delle apparecchiature di monitoraggio e di misurazione (§ 7.6) - Misurazioni, analisi e miglioramento (§ 8.1, 8.2, 8.3, 8.4, 8.5)

CHECK LIST VERIFICATA ED APPROVATA DAL RESPONSABILE DELL’AUDIT : Ing G.MIELE



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 2 di 31

Organizzazione 4 5 6.

1

6.2

6.3

6.4

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5.

1

7.5.

2

7.5.

3

7.5.

4

7.5.

5

7.6

8.1

8.2.

1

8.2.

2

8.2.

3

8.2.

4

8.3

8.4

8.5.

1

8.5

.2

8.5

.3

Gestione documentazione del SQ

× × ×

Riesame direzione

× × × × × × × ×

Miglioramento

× × × × ×

Commerciale ( processi relativi all’utente)

× × × × × × ×

Approvvigionamento

× ×

Gestione risorse umane

× × × × × ×

Progettazione

× × × × ×

Servizio scolastico

× × × × × × × × × × ×

Punti UNI EN ISO 9001:ED. 2008



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 3 di 31

Par

CHECK - LIST - NORMA UNI EN ISO 9001: 2008

RISCONTRI OGGETTIVI / NOTE

PRE

AAUUDDIITT PPRREECCEEDDEENNTTEE // PPRREELLIIMMIINNAARRII

Pre 1

Sono state attuate le azioni correttive e/o preventive derivanti

dai rilievi scaturiti nel precedente Audit ?

Da parte degli Ispettori (Mariko Ceccato ed Andrea Azeglio) , dell’Ente Certificativo GLOBE, nel corso dell’Audit del 21 marzo

2012, sono state notificate 6 raccomandazioni

Le attività oggetto di raccomandazione sono state acquisite

dallo staff di direzione e sono state oggetto delle conseguenti

attività di miglioramento ed azioni correttive.

Il presente audit è indirizzato al responsabile del Sistema di

gestione, Prof Maiorino ed allo staff di direzione : ad essi spetta

anche il compito di monitorare la conformità, in itinere, delle

azioni del responsabile delle attività di accreditamento

Regionale.

E’ in corso una attenta valutazione sulla opportunità di

mantenere attivo l’iter di mantenimento dell’accreditamento

Regionale dell’Istituto, considerato che l’esperienza pregressa

presenta alcune ombre non attribuibili direttamente al Liceo

Newton.

Pre 2

L'organizzazione ha stabilito, documentato, attuato, tenuto

aggiornato e migliorato con continuità ed efficacia il proprio

sistema di gestione per la qualità (SGQ), in accordo con i requisiti

norma di riferimento ?

Sono state apportate modifiche alla documentazione del Sistema

di Garanzia della Qualità, in particolare al Manuale di Garanzia

della Qualità e all’organigramma rispetto al precedente Audit ?

Il Liceo ha tenuto aggiornato con continuità ed efficacia il

proprio sistema di gestione per la qualità (SGQ).

Il Manuale di Gestione della Qualità è stato aggiornato in

accordo con la nuova Norma UNI EN ISO 9001:edizione 2008.

Il Manuale di Qualità è in Revisione 3 datata 18 gennaio /2013



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 4 di 31

44 SSIISSTTEEMMAA DDII GGEESSTTIIOONNEE PPEERR LLAA QQUUAALLIITTAA''

4.1 REQUISITI GENERALI

Il SGQ è stato impostato, nell'ottica dell'aggiornamento e del

miglioramento dell'efficacia, tenendo conto dei seguenti elementi?

A - Identificazione di tutti i processi coinvolti nel SGQ del Liceo

IL Liceo pianifica e sviluppa i processi richiesti per la realizzazione

servizio.

La pianificazione e la realizzazione è coerente con i requisiti degli

altri processi del sistema di gestione per la qualità.

Sono identificati :

i processi primari

i processi trasversali di supporto

i processi trasversali di miglioramento

B - Definizione chiara delle interazioni tra tutti i processi Effettuata la mappatura dei processi

C - Definizione dei criteri e delle tipologie di controllo dei vari processi, in

particolare per i processi primari, in ottica di efficacia di funzionamento e

controllo

(vedere p.to 8.2.3)

D - Individuazione e messa a disposizione delle risorse / informazioni per

garantire l'efficace funzionamento e monitoraggio dei processi (vedere p.ti 5.6 & 6.2)

E - Definizione dei momenti di monitoraggio / misurazione ed analisi dei

dati dei processi

L’organizzazione definisce i monitoraggi e gli indicatori

necessari per sostenere un’efficace ed efficiente operatività dei

processi realizzati .

Conforme a quanto stabilito nel manuale (Revisione rev. 3 del

18/01/2013 ) e nelle connesse procedure di servizio.

F - Impostazione delle azioni necessarie per l'ottenimento dei risultati

pianificati e dei piani di miglioramento

(vedere p.ti 5.4; 5.6; 8.5.1)

AUDIT DI VERIFICA RELATIVO ALLE ATTIVITA' DEL RESPONSABILE DEL SISTEMA DI

GESTIONE QUALITA’ E FUNZIONI REFERENTI ( NORMA UNI EN ISO 9001:2008 )

ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 5 di 31

Par CHECK - LIST - NORMA UNI EN ISO 9001. : 2008 RISCONTRI OGGETTIVI / NOTE

SSIISSTTEEMMAA DDII GGEESSTTIIOONNEE PPEERR LLAA QQUUAALLIITTAA''

4.2 REQUISITI RELATIVI ALLA DOCUMENTRAZIONE

4.2.1 Generalità

La documentazione predisposta per il SGQ del Liceo , comprende i

seguenti elementi?

A - Politica della Qualità, con indirizzi e obiettivi generali, in edizione

aggiornata;

.

La Politica della Qualità del Liceo Newton, con indirizzi ed obiettivi

generali, è presente in edizione aggiornata nel manuale e

divulgato agli operatori mediante sito e comunicati al Collegio

Docenti ( verbale 11 settembre 2012) e nelle bacheche del Liceo .

Gli obiettivi periodici sono stabiliti in sede di riesame di direzione

e opportunamente portati a conoscenza di tutte le parti interessate

o con apposito documento emesso dalla dirigenza del Liceo

B - Manuale di gestione per la qualità;

Conforme alla Norma UNI EN ISO 9001:edizione 2008.

C - Procedure operative documentate, connesse al MQ, soddisfacenti le

prescrizioni di procedure scritte della presente Norma e inclusive almeno

dei processi primari individuati dall'istituto;

Conformi alle esigenze del Liceo NEWTON ed alla norma di

riferimento sopra citata

D - Altri documenti in grado di garantire efficacemente la pianificazione,

l'operatività e i criteri di controllo (es. istruzioni, modulistica, ecc.);

Verificata a campione la presenza della prevista

documentazione di controllo dei processi del servizio scolastico

(Verbali dei Consigli delle Classi LS/LC, Circolari via e-mail,

Documentazione in formato digitale, registro documenti )

Conformi alle esigenze del Liceo ed a quanto procedurizzato.



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 6 di 31


E - I supporti, cartacei e informatici, per le registrazioni della qualità di

servizio

Conformi a quanto stabilito nel Manuale di Gestione della Qualità

e nelle procedure gestionali

4.2.2 Manuale delle Qualità

Il MQ predisposto, contempla i seguenti aspetti?

A - Campo di applicazione del SGQ del Liceo , esclusioni eventuali

dichiarate e motivate

Presenti e conformi a quanto stabilito.

B - Riferimenti alle procedure operative di SGQ, descrizione dei processi

previsti dalla Norma applicata e non coperti da procedure dedicate;

Presenti e conformi

C - Prospetto di interazione, inclusivo di tutti i processi coinvolti nel SGQ del

Liceo (primari, trasversali di supporto, trasversali di miglioramento )

Presenti sul manuale della qualità e conformi a quanto stabilito

a livello di procedure di gestione

4.2.3

Tenuta sotto controllo dei documenti

È disponibile una procedura documentata per il controllo dei documenti ?

Procedura DOC-01 : Redazione, verifica, emissione e distribuzione

delle Procedure, delle Istruzioni e dei moduli del Sistema di Gestione

per la Qualità

Conforme

I documenti di origine esterna sono identificati e distribuiti i in modo

controllato? (modalità del loro aggiornamento)

Verificate le modalità di identificazione e distribuzione : conformi a

quanto stabilito per le istituzioni scolastiche



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 7 di 31


I documenti e i dati sono verificati ed approvati da personale autorizzato

prima della loro emissione? I documenti sono riesaminati, aggiornati e

riapprovati?

Verificate a campione le modalità di aggiornamento dei documenti.

(Circolari via e-mail,Documentazione in formato digitale )

( aggiornamento al 14/03/13)

Esito positivo della verifica.

Sono identificate le modifiche e lo stato di revisione corrente dei

documenti?

I documenti sono leggibili e chiaramente identificabili / rintracciabili?

Verificata, a campione ,la coerenza tra gli elenchi documenti e i

documenti stessi,che risultano identificabili e rintracciabili .

Verificate le modalità di conservazione:l’attività è favorita dal ricorso

all’uso del sistema informatico

4.2.4 Tenuta sotto controllo delle registrazioni

È disponibile una procedura documentata per il controllo dell'attività? Procedura DOC-02 Gestione dei documenti di registrazione

della qualità e analisi dei dati

Conforme

Le registrazioni della qualità sono identificate, raccolte, catalogate ed

aggiornate?

Verificate le modalità di conservazione, raccolta, catalogazione ed

aggiornamento ( aggiornamento al 14/03/13)

Il passaggio all’archiviazione dei documenti da cartaceo a digitale

ha richiesto lo studio di nuove procedure per la preparazione dei

documenti, il nome da dare agli stessi, la modalità di consegna, la

modalità di raccolta e conservazione degli stessi da parte della

segreteria.

Conforme



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 8 di 31


Le registrazioni della qualità sono archiviate, conservate e sono di facile

accesso alle Funzioni autorizzate? La modulistica che riguarda la programmazione di dipartimento e

quella del docente (piano di lavoro, relazione finale, programma

svolto, obiettivi minimi) è stata rivista e coordinata, nonché resa

rispondente alle nuove indicazioni nazionali.

Skydrive docenti Newton è diventato il punto di riferimento per tutti

i docenti. La modulistica, le guide all’uso della modulistica, le circolari

interne e ogni altro documento ad uso e consumo dei docenti è

reperibile su questo hard disk virtuale, raggiungibile anche da casa.

La modulistica della qualità è recuperale solo su questo spazio e non

è presente su nessun altro supporto.

Le registrazioni della qualità sono archiviate e conservate in

conformità a quanto stabilito nella procedura DOC-02

Attività conformi a quanto stabilito nel Sistema di Gestione ed in

continuo miglioramento .

55 RREESSPPOONNSSAABBIILLIITTAA'' DDEELLLLAA DDIIRREEZZIIOONNEE

5.1 IMPEGNO DELLA DIREZIONE

La Direzione, si è impegnata concretamente per lo sviluppo e la messa in

atto del SGQ, in ottica di miglioramento in efficacia, attraverso le seguenti

attività?

B - Formulazione ed emissione della Politica per la Qualità;

La Direzione ha designato il Responsabile Gestione Qualità

quale Rappresentante della Direzione stessa ,con l’autorità di

assicurare l’applicazione del Sistema di Gestione per la Qualità

conforme alla normativa di riferimento. Politica per la Qualità

inserita sul manuale della Qualità.(4.2.1 )

Comunicazione al collegio docenti del 11 settembre 2012.



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 9 di 31


C - Definizione dei risultati e degli obiettivi della qualità La responsabilità esecutiva del Sistema di Gestione per la Qualità

conferisce alla Funzione Gestione Qualità, che dipende

direttamente dalla Direzione , l’autorità e la necessaria

autonomia ed indipendenza dalle altre Funzioni del Liceo per

proporre, attuare e mantenere operativi gli appropriati interventi

per prevenire il verificarsi di non conformità nei processi e per

promuovere il miglioramento.

D - Effettuazione di Riesami della Direzione secondo la periodicità definita

Verificato la bozza del Riesame della Direzione :il documento

sarà presumibilmente emesso entro l’ultima settimana di marzo

2013. Il documento risulta adeguato, puntuale ed esaustivo in

relazione ai diversi punti del Sistema di gestione .

Osservazione n°1

Il documento ufficiale relativo al Riesame della Direzione 2013

è stato esaminato in bozza,ma non è ancora stato emesso :

il responsabile del sistema assicura che sarà emesso al più

presto quando perverranno alcuni dati richiesti alle commissioni

costituite.

5.2 Attenzione all’utenza

L’alta direzione deve assicurare che I requisiti dell’Utente siano definiti e

soddisfatti, in modo che sia accresciuta la soddisfazione dell’Utente.

Inseriti nel POF anno scolastico 2012/2013



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 10 di 31


5.3 POLITICA PER LA QUALITA'

La Direzione garantisce, formalmente che la politica per la qualità

contempli le seguenti caratteristiche?

A - Sia appropriata e coerente con le attività svolte dal Liceo NEWTON . Conforme e coerente con le attività svolte del Liceo Newton

( aggiornamento al 14/03/13)

B - Contempli l'impegno al soddisfacimento dei requisiti di SGQ e al relativo

miglioramento continuo nell'ottica dell'efficacia;

Verificato la bozza del Piano di miglioramento :il documento

sarà emesso a conclusione del riesame della direzione .Il documento risulta adeguato, puntuale ed esaustivo in relazione

ai diversi punti del Sistema di gestione .

Osservazione n°2

Il documento ufficiale relativo al Piano di miglioramento 2013 è

stato esaminato in bozza,ma non è ancora stato formalmente

emesso: il responsabile del sistema ,Prof. Maiorino, assicura che

lo sarà a conclusione del riesame della direzione

C - Sia comunicata / diffusa ufficialmente e compresa all'interno del Liceo

NEWTON

Diffusa ufficialmente mediante bacheche e sul sito del liceo ;

comunicata , se necessario, mediante riunioni del personale docente e

non docente .

D - Sia riesaminata periodicamente per accertarne l'adeguatezza alle

caratteristiche ed esigenze del Liceo NEWTON

Previsto,al minimo, un riesame di direzione annuale



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 11 di 31


5.4 PIANIFICAZIONE

5.4.1 Obiettivi per la qualità

L'alta direzione definisce periodicamente degli obiettivi per la qualità per le

principali funzioni/processi del Liceo NEWTON?

Tali obiettivi:

A - Sono coerenti con i requisiti contrattuali di conformità prodotto e/o

servizio ?

Obiettivi coerenti e conformi

B - Sono formulati attraverso indicatori quantificati e misurabili?

Verificata la presenza e la significatività degli indicatori per la

determinazione dei nuovi margini di miglioramento

Verificata nella bozza del Riesame della Direzione del corrente

anno che riporta indicatori e dati statistici.

C - Discendono da indirizzi/ strategie generali espresse nella politica per la

Qualità e/o nei riesami della direzione?

Gli obiettivi sono stabiliti in sede di riesame della direzione

ed opportunamente portati a conoscenza di tutte le parti

interessate con apposito documento emesso dalla direzione.

5.4.2 Pianificazione del sistema di gestione per la qualità

La direzione garantisce i seguenti elementi?

A - Una pianificazione del SGQ, in coerenza con gli elementi di cui al p.t

4.1, ovvero predispone risultati (per i processi primari) e obiettivi di

miglioramento (per le funzioni principali) da raggiungere entro tempi

programmati;

Conforme



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 12 di 31


5.5.1 Responsabilità ed autorità

La direzione ha definito: responsabilità, dipendenze gerarchiche e autorità

all'interno della organizzazione?

Sono state dettagliate le posizioni del Liceo

( punto 5.5.1 del Manuale qualità )

Organigramma/Funzionigramma 2012-2013 del 23 novembre 2012

presente sul sito ed esposto in bacheca qualità

5.5.2 Rappresentante della direzione

Il rappresentante della direzione riferisce alla stessa sulle prestazioni del

SGQ e sulle necessità di risorse per il suo miglioramento?

Il rappresentante della direzione , nel corso del presente audit , è

il Prof. Vincenzo Maiorino, nominato dal DS e comunicato al

collegio docenti.

5.5.3

Comunicazione interna

Che tipo di comunicazioni interne sono state attivate

Verificato cosa è stato predisposto nel MGQ inclusa la descrizione

del Sistema Informativo.

La comunicazione delle circolari avviene via mail, oltre che ad

essere collocate in sala docenti e in altri due punti dell’Istituto (in

corrispondenza degli ingressi).

Le circolari sono archiviate anche su Skydrive docenti e, quelle

indirizzate a genitori e/o allievi, sul sito web della scuola

Attività conforme a cosa è stato predisposto nel sistema di gestione

qualità

5.6

RIESAME DA PARTE DELLA DIREZIONE

5.6.1 Generalità

E' stata definita la periodicità dei riesami della Direzione del SGQ?

Annuale

Sono contemplate / analizzate le modifiche eventuali al SGQ e alla politica

della qualità?

Verificato cosa è stato predisposto nel MQ



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 13 di 31


I riesami della direzione sono verbalizzati e conservati?

Il documento ufficiale relativo al riesame della direzione 2013 è

stato esaminato in bozza,ma non è ancora stato formalmente

emesso.

( vedere osservazione n.°1)

La bozza del documento , molto ampia e dettagliata sui diversi

punti del sistema di gestione, è adeguata e puntuale .

5.6.2 Elementi in ingresso per il riesame Nei riesami della direzione, sono presenti i seguenti elementi in ingresso?

A - I risultati degli Audit Visto programma di audit ; Visti i verbali relativi a:

1 Controllo Schede di progettazione extracurricolari

2 Segreteria didattica dei dati relativi a esiti degli studenti a.s.

2011-12 e nuove iscrizioni

3 Controllo Verbali dei consigli di classe

4 Controllo Piani di lavoro dei dipartimenti

5 Controllo segreteria didattica su corretta archiviazione dei

documenti digitali

6 Controllo Piano di lavoro dei docenti

7 Questionario di soddisfazione docenti

8 Controllo elenco fornitori

9 Controllo prodotti approvvigionati

07%20rev.1%20-%20Rapporto%20audit%20interno%201.doc









ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 14 di 31


B - Le informazioni di ritorno da parte degli utenti ; Non conformità , questionari e reclami utenti

C - Le prestazioni dei processi

D - Lo stato delle azioni correttive e preventive;

E - Le azioni a seguire da precedenti riesami effettuati dalla direzione

F - Le modifiche che potrebbero avere effetti sul sistema di gestione per la

qualità?

Punti C;D;E;F : previste attività per soddisfare le esigenze

derivanti dal Piano di miglioramento emesso dalla

direzione.

G - Gli indirizzi strategici / obiettivi generali per il miglioramento in

coerenza con lo stato di gestione dell'’Istituto

Verificata la "fotografia " del Liceo Newton nel riesame

periodico della direzione degli anni precedenti ed in

quello del corrente anno

5.6.3 Elementi in uscita dal riesame

Nei riesami della direzione sono contemplati :

A - Constatazione su efficacia del SGQ e dei processi coinvolti;

B- Verifica adeguatezza risorse generali predisposte e individuazione

risorse dedicate

Verificati gli indicatori stabiliti dalla direzione , dal responsabile

Qualità e dalle Funzioni referenti : adeguati , conformi ed in fase di

implementazione

66 GGEESSTTIIOONNEE DDEELLLLEE RRIISSOORRSSEE

6.1 MESSA A DISPOSIZIONE DELLE RISORSE

Sono state individuate e rese disponibili le risorse allo scopo di perseguire i

seguenti scopi?



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 15 di 31


Gli obiettivi di miglioramento sono stabiliti in sede di riesame e

opportunamente portati a conoscenza di tutte le parti interessate

con apposito documento emesso dalla direzione.

Tra i principali :

1. Studio di questionari di soddisfazione online

2. Uso della tecnologia cloud Microsoft Live Skydrive ad uso dei

docenti e della segreteria

3. Predisposizione della griglia di correzione per la prima prova

dell’esame di Stato

4. Diffusione dell’utilizzo delle griglie di correzione della seconda e

terza prova d’esame informatizzate

5. Revisione delle procedure /istruzioni collegate al Manuale della

Qualità

6.2 RISORSE UMANE

6.2.1

Generalità

Il personale che svolge attività aventi impatto diretto sulla qualità del

processo scolastico ha una competenza adeguata per svolgere tali

attività?

Verificata la coerenza tra attività aventi impatto diretto sulla

qualità del processo scolastico e le schede del personale

scolastico .

Verifica effettuata mediante verifica a campione delle schede

del personale ( prof .Maiorino) .

Esiste una mappatura delle competenze su manuale di

gestione qualità e procedure di sistema .

Attuazione, aggiornamento, miglioramento dell'efficacia del

SGQ;



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 16 di 31


6.2.2

Competenza, consapevolezza, e addestramento L'Istituto gestisce il personale in modo da soddisfare i seguenti elementi ?

A - Definizione competenza necessaria per il personale che svolge

attività che influenzano la qualità del processo scolastico

Effettuata la mappatura delle competenze interne ritenute

necessarie

( presente su cartelle del personale residenti in segreteria )

Conforme, dipendente dalle Istituzioni Scolastiche (Ministero).

B - Pianificazione ed effettuazione dell'addestramento (o forme

alternative) per garantire l'adeguatezza della competenza di cui al

punto A

C - Conservazione di registrazioni sufficientemente chiare e complete sul

grado di istruzione, sull'addestramento, sulla competenza / esperienza /

qualifiche conseguite nell’anno scolastico dal personale

La formazione e l’aggiornamento dei docenti e del personale ATA

ha sempre avuto ampio spazio nel progetto culturale dell’ istituto,

per la diffusa consapevolezza che tale attività ha immediata

ricaduta sulla qualità del servizio erogato. I corsi seguiti dai

docenti nell’A.S. 2011-2012 hanno avuto una ricaduta sugli allievi in

quanto i docenti hanno riportato, nelle loro lezioni, le informazioni

recepite nei corsi seguiti. Si tratta di corsi di approfondimento di

tematiche di interesse del docente che comportano una più

ampia preparazione professionale dello stesso e, di conseguenza,

un più ampio ventaglio di conoscenze da trasferire agli studenti.

Esaminato il piano di aggiornamento 20012/2013 (23 ottobre 2012)

emesso dal Responsabile incaricato.

La segreteria Amministrativa inserisce nelle cartelle personali gli

attestati/certificazioni acquisite derivanti dalla frequenza di corsi di

aggiornamento esterno;non si evidenzia una registrazione formale di

quanto inserito a sistema . Per tutte le attività di formazione dei

docenti si è esaminato il modello 5 rev. 1 compilato

Attività conformi a quanto stabilito nel Sistema di Gestione



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 17 di 31


6.3

RISORSE INFRASTRUTTURALI

L’organizzazione ha definito, predisposto e manutenuto le

infrastrutture necessarie per ottenere la conformità ai requisiti

di sicurezza e funzionalità del servizio scolastico.

Esaminato il registro delle manutenzioni con richieste di

intervento alla Provincia.

Interventi manutentivi sulla struttura a carico della Provincia.

66..44

AAMMBBIIEENNTTEE DDII LLAAVVOORROO



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 18 di 31


La valutazione dei rischi è stata eseguita .

Sono in corso attività di aggiornamento attribuite al nuovo

incaricato responsabile della sicurezza.

Il personale è istruito e addestrato.

Esiste evidenza di programmi di formazione addestramento

svolti dal personale ATA.

Esistono linee guida per l’utilizzo delle attrezzature didattiche che

comportino un rischio in base al Decreto legislativo 81/08 e

successive integrazioni o modifiche.

Attività conformi a quanto previsto dalle procedure e dalle

cogenze legislative.



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 19 di 31


77 PPIIAANNIIFFIICCAAZZIIOONNEE EE RREEAALLIIZZZZAAZZIIOONNEE DDEELL SSEERRVVIIZZIIOO

7.1 PPiiaanniiffiiccaazziioonnee ee rreeaalliizzzzaazziioonnee ddeell sseerrvviizziioo

Il processo e la pianificazione del servizio devono essere:

- pianificati e sviluppati

La pianificazione deve essere coerente con tutti gli altri processi del

sistema di gestione

Con la pianificazione del servizio devono essere definiti:

- Obiettivi per la qualità relativi al servizio

- Esigenze di stabilire processi

- Esigenze di stabilire documentazione

- Esigenze di fornitura di risorse specifiche

- Attività di verifica

- Attività di validazione

- Attività di monitoraggio

- Criteri di accettazione dei risultati

Visti Verbali dei Consigli di Classe :

Sezione 1 D liceo scientifico del 25 settembre 2012 con OdG

Sezione 3 C liceo scientifico del 12 novembre 2012 con OdG.

Conformi a quanto procedurizzato

(aggiornamento al 15 febbraio 2013 )

7.2 Processi relativi all’utente

Riesame dei requisiti relativi al servizio

Il riesame dei requisiti relativi al servizio deve essere effettuato prima

dell’inizio dell’anno scolastico

Ci si deve assicurare che:

- I requisiti del servizio siano definiti

- Siano state risolte eventuali non conformità o problematiche

emerse negli anni precedenti

L’Istituto abbia le capacità per soddisfare i requisiti

Realizzato nel primo collegio docenti dell’anno scolastico

Visti Piani di Lavoro dei Docenti:

Prof.ssa L. Bogino , Liceo Scientifico sez. 3G

Prof.ssa S. De Carlini , Liceo Scientifico sez. 2C

Prof.ssa M.P. Orlarei , Liceo Classico sez. 1A

Griglie di valutazione nel POF e sui PdL docenti.

Attività conforme a quanto stabilito su MQ e procedure di servizio



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 20 di 31


7.3 PROGETTAZIONE E SVILUPPO

7.3.1 Pianificazione della progettazione e sviluppo

Effettuata da organi collegiali,commissioni,singoli docenti.

Visti i Progetti, datati 30 settembre 2013 :

- MAT HELP

- Olimpiadi di Matematica

- Progetto Diderot

Conformi a quanto approvato in collegio docenti .

7.3.2

7.3.3

Elementi in ingresso nella progettazione

Elementi in uscita nella progettazione

Effettuata da organi collegiali,dipartimenti,commissioni,

singoli docenti.

Esaminati i progetti, datati 30 settembre 2013 :

- ADOBE

- PET FIRST

- DELF

- ECDL

Conformi nella formalizzazione a quanto stabilito nel Manuale di

Gestione della Qualità , dalle procedure relative al servizio

scolastico e dalle istruzioni ad esse connesse .



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 21 di 31


7.3.4

/5

Riesame ,verifica della progettazione e sviluppo

Effettuata da organi collegiali,dipartimenti,commissioni,

singoli docenti.

Conformi ,nella formalizzazione, a quanto stabilito nel Manuale di

Gestione Della Qualità ,dalle procedure e dalle istruzioni ad esse

connesse .

7.3.6

Validazione della progettazione e sviluppo

La validazione deve avvenire in accordo con quanto pianificato

nel Piano di Progettazione Didattica.

Esiste una comparazione tra i risultati attesi dal Patto Formativo e

quelli emersi dalle relazioni finali dei singoli docenti.

I risultati finali devono essere verbalizzati.

La validazione del Piano di Lavoro del personale ATA avviene nella

riunione di fine anno, confrontando l’attività svolta con la

soddisfazione degli Utenti.

I risultati devono essere verbalizzati.

Schede di validazione progetti

Esaminati i progetti, datati 30 settembre 2013 :

- ADOBE

- PET FIRST

- DELF

- ECDL

Conformi , nella formalizzazione,a quanto approvato dal collegio

docenti .

7.3.7

Tenuta sotto controllo delle modifiche della progettazione e dello sviluppo

Effettuata da organi collegiali, dipartimenti, commissioni,

singoli docenti.

Conforme ( per l’ambito curricolare: Verbali dei CdC)

Per l’ambito extracurricolare ( Schede di validazione)



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 22 di 31


7.4 APPROVVIGIONAMENTO

7.4.1 Processo di approvvigionamento

Sono applicati criteri per la valutazione dei fornitori? Nella valutazione sono

considerati i requisiti di qualità?

Definiti nelle procedure le istruzioni per i fornitori di

materiali e servizi

Esiste documentazione sui fornitori accettabili?

Conformi nella formalizzazione a quanto stabilito nel Manuale di

Gestione Della Qualità e dalle procedure ad esse connesse .

Osservazione n°3

Si suggerisce di dettagliare meglio i criteri di valutazione e

selezione dei fornitori ritenuti critici in base alla loro capacità di

fornire prodotti e servizi conformi.

Nello stabilire i criteri per la selezione, la valutazione e la

rivalutazione dei fornitori si consiglia di distinguere i criteri per

valutare i fornitori di beni da quelli che offrono un servizio

intellettuale .

7.4.3 Verifica dei prodotti approvvigionati

Viene assicurata la conformità dei materiali prima del loro utilizzo?

Attività soggetta a monitoraggio del DSGA,del personale ad esso

riconducibile ,dei responsabili dei laboratori

Conformi a quanto stabilito nel Manuale di Gestione Della Qualità e

dalle procedure ad esse connesse .

È stata considerata la disponibilità e la congruità / completezza dei

documenti di origine esterna

Presente,ove richiesta/necessaria la documentazione certificativa.



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 23 di 31


7.5 EROGAZIONE DEL SERVIZIO SCOLASTICO

7.5.1 Tenuta sotto controllo delle attività di erogazione dei servizi.

L'’Istituto pianifica le attività di servizio in condizioni controllate e tenendo

conto dei seguenti elementi?

A - Descrizione delle caratteristiche del servizio scolastico

Presenti su istruzioni di lavoro e su documentazione

( MQ e procedure )

B - Descrizione delle modalità di erogazione del servizio su istruzioni ed

altri documenti collegati

Esaminate alcune attività connesse con il servizio scolastico.

Descrizioni presenti su istruzioni e su documentazione di

gestione .

Verificata l’evidenza e la tenuta sotto controllo delle attività di

Registrazione in itinere dello svolgimento delle

lezioni/esercitazioni dei docenti sulla documentazione prevista

per il controllo del servizio (visti registri di classe Sezione 1 D liceo

scientifico e Sezione 3 C liceo scientifico ).

Il DS verifica periodicamente il contenuto dei registri;

nei CdC avviene un monitoraggio dell’avanzamento della

programmazione.

Conforme a quanto stabilito nel Manuale di Gestione,

dalle procedure di servizio e dalle istruzioni ad esse connesse .

7.5.2 Validazione dei processi di erogazione dei servizi L’Istituto ha provveduto alla validazione dei processi di servizio , tenendo

conto dei seguenti aspetti?



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 24 di 31


A - Definizione dei criteri per la verifica e l'approvazione dei processi

interessati;

Nei verbali dei CdC e negli scrutini di fine anno + schede di

validazione per i progetti extracurriculari + CD di fine anno

C - Utilizzo dei metodi e delle istruzioni definite Verificata l’applicazione delle istruzioni e della modulistica

D - Criteri per le registrazioni delle attività e delle validazioni

Presenti nella documentazione prevista per il controllo del servizio

( Verbalizzazione dei criteri nei documenti collegiali: collegio docenti,

consigli di classe, ecc.).

7.5.3

Identificazione e rintracciabilità I servizi vengono sistematicamente identificati ?

I servizi erogati dal Liceo Newton vengono identificati secondo

quanto previsto dalle procedure di servizio SER-01; SER-02; SER-05;

SER-06; SER-07.

7.5.4 Proprietà del cliente/utenza Gli oggetti dell’utenza sono conservati in modo idoneo?

Gli oggetti di proprietà dell’utenza sono conservati secondo

quanto riportato nel Manuale della Qualità.

Per quanto attiene la documentazione personale vale quanto indicato

nel D.Lgs. 196/03 Codice in materia di protezione dei dati personali

7.5.5

Conservazione dei prodotti

Applicabile solo alla documentazione di cui al punto 4.2.3.

Registro informatico dei beni assegnati ai diversi laboratori.

I tecnici di laboratorio segnalano le eventuali difettosità delle

attrezzature

Conforme a quanto riportato nelle procedure ed istruzioni relative

7.6

TENUTA SOTTOCONTROLLO DELLE ATTREZZATURE DI MONITORAGGIO E MISURAZIONE



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 25 di 31


L’accuratezza di misura delle apparecchiature è compatibile con le

misure da effettuare?

Non applicabile

Le apparecchiature/ attrezzature sono gestite in modo controllato?

Verificata la lista delle attrezzature/apparecchiature /strumenti di

laboratorio presenti nel Liceo Newton .

Aggiornamento alla versione 2 del 25 febbraio

Conforme.

Le apparecchiature/ attrezzature sono identificate e mantenute ?

88 MMIISSUURRAAZZIIOONNII,, AANNAALLIISSII EE MMIIGGLLIIOORRAAMMEENNTTOO

8.1 GENERALITA'

Sono stati predisposti processi di monitoraggio / misurazione e di

miglioramento adeguati per garantire i seguenti elementi?

A - Dimostrazione della conformità dei processi scolastici realizzati Presenti e conformi alle procedure ed istruzioni

B - Dimostrazione della conformità del SGQ; Inseriti nel Manuale di Gestione della Qualità e conformi alle

procedure di servizio ed istruzioni connesse

C - Miglioramento continuo dell'efficacia del SGQ

Realizzati mediante la formalizzazione del piano di

miglioramento dell’anno scolastico in corso



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 26 di 31


8.2 MONITORAGGIO E MISURAZIONI

8.2 Misurazione dell’apprendimento

Verificati i criteri di controllo dell’apprendimento e le modalità di

valutazione . I criteri di valutazione sono presenti nella

documentazione di controllo del servizio del Liceo .

Esaminati i criteri di programmazione e valutazione modulare, la

programmazione per competenze, gli indicatori di

rendimento,ecc.

Gli strumenti di verifica dell’apprendimento sono oggetto di

validazione per verificare la loro efficacia rispetto agli obiettivi da

perseguire e la congruità della scala di valutazione di riferimento

Vista registrazione su documento del Collegio Docenti di fine

anno scolastico 2011/2012

Attività Conformi a quanto stabilito proceduralmente

8.2.1 Soddisfazione utente

Non sono stati rilevati reclami da parte di nessuna delle componenti

dell’istituto (né allievi, né genitori, né docenti, né personale ata).

Verificato quanto viene monitorato in relazione alla soddisfazione

dell’utenza mediante i questionari di soddisfazione.



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 27 di 31


E' stato predisposto un metodo di misurazione del grado di soddisfazione

degli utenti ( customer satisfaction) ?

Nell’anno scolastico 2011-2012, è stato somministrato ai docenti e

al personale ata il questionario di soddisfazione.

Per l’anno scolastico (2012-2013) si è presa in considerazione l’opinione

delle famiglie, preparando un questionario di soddisfazione per i

genitori ai quali è stato inviato un questionario online utilizzando le

potenzialità offerte gratuitamente da “Google documents”.

( circolare n. 192 del 26 febbraio 2013)

Attività conforme e degna di nota , acquisita nel riesame della

direzione .

Sono state effettivamente analizzate le informazioni elaborate?

In relazione alla customer satisfaction le informazioni elaborate

trovano corrispondenza nel riesame della direzione e nel Piano di

miglioramento

8.2.2

Audit

È disponibile una procedura documentata per controllare l'attività?

Presente procedura su Audit /Visite Ispettive MAM-06

In tali audit vengono valutati almeno i seguenti elementi?

A - Conformità alle prescrizioni della Norma ISO 9001 : 2008 e ai requisiti di

gestione SGQ previsti del Liceo ;

Conforme alle prescrizioni della Norma ISO 9001 : 2008

B - Attuazione in efficacia del SGQ e mantenimento dello stato di

aggiornamento

Conforme alle prescrizioni della Norma ISO 9001 : 2008

Gli audit della qualità sono programmati ?

I risultati delle verifiche ispettive sono documentati

Vista pianificazione degli audit del corrente anno scolastico.

Conforme



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 28 di 31


8.2.3

Monitoraggio e misurazione dei processi

Sono stati predisposti ed attuati metodi di monitoraggio e misurazione,

almeno per i processi primari del SGQ?

Predisposti ed attuati metodi di monitoraggio e misurazione del sistema

di garanzia della qualità

Sono stati pianificati obiettivi di efficacia dei processi a fronte di indicatori

quantificati e misurabili?

Il raggiungimento degli obiettivi pianificati prevede:

- il Piano di Miglioramento e la messa a punto, ove applicabile,

di “Indicatori” per la misura dei miglioramenti

- la Formazione del personale docente e non docente per la

qualità

- attribuzione da parte della Direzione delle risorse necessarie

per il raggiungimento degli obiettivi assegnati alle Funzioni

del Liceo

-

Monitoraggio dei corsi di formazione integrata superiore Non applicabile

8.3 TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI PRODOTTI/SERVIZI NON CONFORMI

È disponibile una procedura documentata per il controllo delle non

conformità?

Procedura MAM-03 Gestione delle non conformità

Sono stabilite le responsabilità e autorità per la gestione delle non

conformità?

Presenti e conformi alla procedura di gestione MAM-03



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 29 di 31


8.4 ANALISI DEI DATI

Sono stati raccolti, elaborati, analizzati, i dati dei processi connessi al

SGQ, in particolare per quanto riguarda:

A -Il grado di soddisfazione degli attori coinvolti nel processo scolastico Raccolti, elaborati ed analizzati i dati relativi alla customer

satisfaction Vedi punto 8.2.1

B - Conformità / non conformità rispetto a obiettivi qualità / requisiti del

processo di erogazione del servizio scolastico

E’ stato stilato, all’inizio dell’anno scolastico 2012-2013, un

programma di audit interni per verificare l’andamento dei processi

ed eventualmente correggerli. Sono stati previsti controlli in

ottemperanza ai seguenti punti della norma: 7.3, 7.2/8.4, 4.2/7.5, 7.4,

8.2.1. I controlli previsti (10) , sono riportati nel mod. 6 rev.1. Ai

controlli sono seguiti rapporti di non conformità .

In generale gli esiti degli audit sono stati positivi, tranne un audit che

ha dato vita a una non conformità (NC 01/2012.13) con successivo

intervento correttivo (RAC 01/2012.13). C - Prestazioni dei processi ed opportunità di avviare azioni

correttive/preventive

L’ audit che ha dato vita a una non conformità è stato seguito da

una successiva azione correttiva (RAC 01/2012.13).

D - Andamento prestazioni fornitori

Presenti su Schede fornitori

Sono state valutate le opportunità di miglioramento a seguito delle

analisi dei dati?

Realizzati mediante la formalizzazione del piano di

miglioramento a seguito dell’acquisizione del Documento per il

riesame della direzione



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 30 di 31


8.5 MIGLIORAMENTO

8.5.1 Miglioramento continuo

Sono stati conseguiti gli obiettivi di miglioramento per funzione

/processo pianificati?

Gli obiettivi stabiliti nel piano di miglioramento sono stati

parzialmente conseguiti: le attività non realizzate, realizzate

parzialmente o sostituite con altre giudicate più urgenti saranno

reiterate nel piano di miglioramento previsto per l’anno in corso .

L'eventuale non raggiungimento di obiettivi di miglioramento, ha

determinato la reiterazione di tali obiettivi in periodi seguenti o la loro

abrogazione motivata?

Confrontati gli ultimi riesami della direzione (2011-2012)

verificando sia l’analisi di tendenza che le informazioni che

permettono alla Dirigenza Scolastica di assegnare gli obiettivi di

miglioramento.

8.5.2 Azioni correttive

È disponibile una procedura documentata?

Presente MAM-05 : Gestione delle Azioni Correttive

Conforme

La procedura considera il riesame periodico delle NC?

Conforme

La procedura considera la individuazione di azioni correttive atte ad

evitare il ripetersi delle NC?

Conforme

Sono effettuate verifiche dell'attuazione ed efficacia delle azioni

correttive per mezzo di indicatori quantificati e misurabili?

Conforme

È considerato il riesame da parte della direzione delle azioni intraprese? Realizzato nel riesame della direzione



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 31 di 31


8.5.3 Azioni preventive

È disponibile una procedura documentata?

Presente MAM-05 : Gestione delle Azioni Preventive

conforme

È considerata l'individuazione dei passi necessari per affrontare i

problemi, in particolare l'individuazione delle non conformità potenziali

e delle loro cause?

Conforme

E' considerata nella procedura la valutazione dell'attuazione di azioni

per prevenire il verificarsi di potenziali NC?

Conforme

E' considerata nella procedura la necessità di registrare i risultati delle

azioni attuate?

Conforme

È considerato il riesame da parte della direzione delle azioni intraprese?

Realizzato nel riesame della direzione

Conforme



ACL: 3/13 Rev. 0

Data Audit

14 marzo 2013

Pag. 32 di 31


OSSERVAZIONI A CARATTERE GENERALE

Il Sistema di gestione appare sostenuto ed applicato , in continua crescita e consolidamento , grazie all’impegno profuso nelle attività dal

Responsabile del Sistema, Prof. Vincenzo Maiorino , dallo staff di direzione e dalla Dirigente Scolastica ,Prof.ssa M.G. Gillone .

Attraverso il proprio Sistema di Gestione per la Qualità, il Liceo Newton evidenzia un buon livello di controllo di tutti i processi connessi con le

attività del servizio scolastico , erogate dal personale docente ed ausiliario .

L’audit effettuato riconferma un approccio al Sistema di Gestione di tipo pro-attivo, strutturalmente flessibile e fondato sull’efficacia ed il

miglioramento continuo.

OSSERVAZIONI SPECIFICHE

Osservazione N° 1 Il documento ufficiale relativo al Riesame della Direzione 2013 è stato esaminato in bozza,ma non è ancora stato emesso :

il responsabile del sistema assicura che sarà emesso al più presto quando perverranno alcuni dati richiesti alle commissioni costituite. Osservazione N° 2 Il documento ufficiale relativo al Piano di miglioramento 2013 è stato esaminato in bozza, ma non è ancora stato

formalmente emesso: il responsabile del sistema, Prof. Maiorino, assicura che lo sarà a conclusione del riesame della direzione

Osservazione N° 3 Si suggerisce di dettagliare meglio i criteri di valutazione e selezione dei fornitori ritenuti critici in base alla loro capacità di

fornire prodotti e servizi conformi. Nello stabilire i criteri per la selezione, la valutazione e la rivalutazione dei fornitori si consiglia di distinguere i criteri

per valutare i fornitori di beni da quelli che offrono un servizio intellettuale .

Firma per redazione / verifica RG Audit : Ing. G. MIELE

Firma per approvazione Resp. Gestione Qualità: Prof. V. MAIORINO

Firma per approvazione Dirigente Scolastico : Prof. M.G. GILLONE

Documento distribuito a : DS √ RQ √

AUDIT DI VERIFICA RELATIVO ALLE ACL: ATTIVITA' DEL ... · par check - list - norma uni en iso 9001....

Documents

Transcript of AUDIT DI VERIFICA RELATIVO ALLE ACL: ATTIVITA' DEL ... · par check - list - norma uni en iso 9001....