#Arubait5 5 Caratteristiche della Conservazione Sostitutiva

#DocFly

Il servizio di Conservazione Sostituiva – DocFly -

consente la conservazione in digitale

di qualsiasi tipo di documento informatico

(fiscale, amministrativo ed altri)

garantendo

conformità alla norma vigente

e rispondendo ai requisiti necessari di

autenticità, integrità, affidabilità,

leggibilità e reperibilità.

#DocFly

Index

1. Valore legale

2. Sicurezza

3. Risparmio

4. Acquisizione dei documenti

5. Altre funzioni da pannello

#DocFly

1 – Valore legale

#DocFly

Il servizio DocFly,

in linea con le disposizioni vigenti,

permette la gestione e conservazione nel tempo dei propri dati,

l’archiviazione di documenti fiscali,

amministrativi ed altri,

messaggi di Posta Elettronica Certificata

e relativi allegati.

Il valore legale di questi documenti

è garantito dall’apposizione della Marca Temporale

e della Firma Digitale.

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2 – Sicurezza

#DocFly

Sia l’apposizione della Marca Temporale,

che l’apposizione della Firma Digitale,

permettono di assicurarne integrità e autenticità dei documenti informatici,

e la certezza della data di archiviazione,

in conformità con la vigente normativa in materia.

Si assicura:

- una totale sicurezza nella trasmissione dei documenti informatici

da sottoporre a conservazione;

- monitoraggio delle fasi di elaborazione dei documenti;

- monitoraggio attuabile anche con la reportistica relativa

allo status di utilizzo del servizio.

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3 – Risparmio

#DocFly

Aziende, privati

e Pubblica Amministrazione,

usufruendo di questo servizio,

potranno evitare le spese relative ai costi di stampa,

stoccaggio ed archiviazione di tutti quei documenti

che solitamente si necessita

conservare per più anni.

Questo si traduce in semplificazione del lavoro,

ed anche economia di tempo.

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4 – Acquisizione dei documenti

#DocFly

L’acquisizione dei documenti che devono essere soggetti a conservazione, può avvenire attraverso i seguenti canali di versamento:

• Web Services: attraverso le interfacce disponibili, è possibile integrare le applicazioni ed i sistemi dei cliente con il sistema di conservazione, permettendo sia di trasferire documenti, sia di interrogare il sistema per reperire lo stato dei documenti messi in conservazione;

• FTP/Cartella: è possibile creare un unico grande file compresso (zip) di tutti i documenti, per procedere con l’upload ed il loro trasferimento, mediante un client FTP, in un’apposita area. E’, infatti, particolarmente indicato per l’inoltro di grosse quantità di documenti;

• Http/Online: è possibile effettuare l’upload dei singoli documenti o dell’intero archivio, tramite pannello Web.

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5 – Altre funzioni da pannello

#DocFly

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Tramite interfaccia web,

è possibile accedere ad un pannello di gestione, tramite cui è possibile provvedere a:

• creazione e profilazione dei propri utenti dal proprio account master;

• ricerca e download di tutti i documenti archiviati e conservati;

• gestione dei processi verificando lo stato reale dei processi di conservazione;

• ricezione notifiche relative ad ogni operazione del processo di conservazione e inviate in automatico via email (PEC) all’utente;

• reportistica sull’utilizzo, in tempo reale, delle risorse allocate ad uno o più archivi collegati all’utente (inoltre, previsto uno strumento di reportistica su base mensile);

• ricezione di alert con notifica via email in relazione ad eventuale superamento dei livelli di soglia prestabiliti, info su rinnovo contrattuale, pagamenti ed ulteriori.

#DocFly

www.pec.it

Grazie!

#Arubait5