Archiviazione elettronica e gestione della conoscenza - Timur Khoussainov

Archiviazione elettronicae Gestione della conoscenzaDott. Timur KhoussainovToffoletto De Luca Tamajo e SociStudio Legale

Bologna, 30 ottobre 2015

© Toffoletto De Luca Tamajo e Soci 2015 2

CHE COS’È (PER NOI) LA CONOSCENZA?

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Dott. Timur Khoussainov

ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA E GESTIONE DELLA CONOSCENZA

Che cos’è la conoscenza?

dal Webster:

the fact or condition of knowing (…) something with familiarity

gained through experience or association

dal Devoto:

apprendimento / presa di contatto / consapevolezza acquisita /

acquisizione sul piano logico o dell’esperienza

“Experience or association” o “Acquisizione”

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Che cos’è (per noi) la conoscenza?

La conoscenza è prevalentemente

esperienza

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Caratteristiche del “knowledge management” negli studi legali:

Il settore legale è fra i primi (in media 10 anni) ad aver adottato

sistemi di knowledge management.

Il motivo è sempre stato quello di incrementare la qualità del

servizio.

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Caratteristiche del “knowledge management” negli studi legali:

La gestione della conoscenza negli studi legali ha un ambito

oggettivo ristretto (nel nostro caso il diritto del lavoro);

La tipologia di materiale è anch'essa limitata (giurisprudenza,

dottrina, pareri, contratti, etc.).

L’archiviazione e la classificazione sono fatte da professionisti

del settore.

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IL SISTEMA DI KNOWLEDGE MANAGEMENT DEL NOSTRO STUDIO



Le tre funzioni del nostro sistema di Knowledge Management

archiviazione di materiale;

ricerca libera e ricerca per temi e wiki;

creazione di documenti (contratti di lavoro, transazioni,

etc.).

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ARCHIVIAZIONE



Archiviazione:

Selezione e upload dei documenti nel sistema da parte

dei collaboratori (giurisprudenza, dottrina, pareri,

contratti, etc.).

Classificazione manuale dei documenti da parte dei

collaboratori.

…Ricerca dei documenti da parte dei collaboratori.

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RICERCA LIBERA



Ricerca libera:

Una banca dati unica per contenere tutti i diversi tipi di informazione:

giurisprudenza, dottrina, stampa, legislazione, conoscenza interna

(collegamento con il gestionale di studio).

Automazione di alcuni processi di data entry: l’estrattore di informazioni;

Multiclassify: lo stesso documento può essere archiviato sotto diverse voci

(cc.dd. tag). Ad esempio una sentenza che tratta di licenziamento per

giusta causa, di contratto a termine e di patto di non concorrenza può

essere inserita nelle diverse cartelle (licenziamento/licenziamento per

giusta causa/contratto a termine/patto di non concorrenza), senza

necessità di duplicare il documento.

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Ricerca libera:

Ricerca full text e semplificata senza standards di inserimento (per esempio

per cercare sentenze sull’art. 18 dello Statuto dei lavoratori è sufficiente

digitare: 18 300).

Riferimenti normativi e giurisprudenziali vengono estratti automaticamente e

vengono creati collegamenti automatici tra i documenti: questo consente

ad esempio di ricercare tutte le sentenze che citano una certa sentenza

o una norma giuridica etc.

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CREAZIONE DI DOCUMENTI



Punti critici del modello tradizionale di creazione dei documenti:

Centinaia di modelli con nomi incomprensibili;Difficoltà a mantenere un elenco unico e aggiornato

(nascono tanti archivi non condivisi);Facile sottrazione da parte di collaboratori in uscita;Difficoltà nel controllo della qualità (ogni volta bisogna

rileggere tutto perché non si sa dove si è andato a prendere il modello).

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Punti critici del modello tradizionale di creazione dei documenti:

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Tempo

1 oraStudio

Ricerca del modello

Revisioni

Parte creativa

Invio al cliente

BozzaErrore

Atti

vità




Creazione di documenti

Abbiamo invertito il processo tradizionale di gestione della conoscenza,

fondato principalmente sull'archiviazione di modelli predeterminati che comportava: lungo tempo di ricerca, incertezza, moltiplicazione di modelli non facilmente catalogabili, impossibilità di tenere conto delle innovazioni.

Lo abbiamo, quindi, sostituito con un procedimento che crea ogni volta il

documento, tenuto conto delle variabili della fattispecie, con la stessa logica che sta alla base del ragionamento dell’avvocato.

Il sistema ha anche una funzione didattica: spiega il perché delle domande.

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Quindi, l’avvocato può concentrarsi soltanto sul contenuto invece che sull'aspetto formale del documento (cosa che avviene nel normale processo fondato su directory/word processor).

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Tempo

1 oraStudio e creazione documento

Revisione

Parte creativa

Invio al cliente

Atti

vità




Il nostro processo di creazione dei documenti

Il processo di creazione si svolge attraverso un’intervista, che richiede di rispondere a una serie di domande, facendo una scelta tra le possibili

opzioni. Al termine dell’intervista, viene redatto dal sistema un documento.

Il documento può essere corretto in ogni sua parte, ritornando alla domanda inerente la singola clausola e modificando la risposta.

Al termine del processo di redazione, il documento viene convertito in formato testo (RTF) o PDF.

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Conclusioni

Da una corretta gestione della conoscenza consegue non solo un

incremento nella qualità del prodotto offerto al cliente ma anche

nell’efficienza del lavoro.

Il modello di gestione della conoscenza non deve uniformare gli

utilizzatori ma deve essere in grado di adattarsi alle caratteristiche del

singolo. Perché?1. Uniformare gli utilizzatori richiede energie e tempo (è inefficiente);2. È più semplice creare un modello di gestione della conoscenza che

recepisca le diverse tipologie di input e le classifichi in modo uniforme (facilitando la ricerca).

3. La partecipazione degli utilizzatori è naturalmente incentivata.24


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