Riorganizzazione dei processi lavorativi ed ottimizzazione ... · Penale Reato per il Giudice di...

PROGETTO DIKE

Riorganizzazione dei processi lavorativi ed ottimizzazione delle risorse degli Uffici della

Procura della Repubblica di Cagliari

Presentazione delle attività

svolte al 30/11/2010 e prossimi interventi

RIMINI 2-5 Dicembre 2010

2

Indice

1. Le linee di azione del progetto

2. Il percorso

3.Analisi organizzativa

4.Scelta dei temi da approfondire

5.Approfondimento con i Gruppi di Lavoro

6.Scelta delle iniziative da realizzare

7. Le prossime attività

3

Indice


2. Il percorso






4

Modello di

“Servizio al

Cittadino”

Revisione organizzativa e

approccio per processi

Certificazione di qualità

Carta dei servizi

Rendicontazione sociale

Revisione sistemi

informatici

Comunicazione

istituzionale

La sintesi del progetto Schema delle linee di azione

1

6

5

2 4

3

N° N° della linea di azione

5

Indice


2. Il percorso






6

Il percorso Linea 1 -Revisione organizzativa

AVVIO ANALISI ORGANIZ- ZATIVA

ATTIV

ITA

’

SCELTA DEI TEMI DA APPRO- FONDIRE

APPRO- FONDI- MENTO

SCELTA DELLE INIZIATIVE DA REALIZ- ZARE

PROSSIME ATTIVITA’

2010

Mag. Mar. Giu. Sett. Nov. Feb. TE

MP

O

GdL 1

GdL 2

GdL 3

7

Indice


2. Il percorso






8

L’analisi organizzativa Organigramma e numero di risorse

Dirigente

Amministrativo

Intercet-

tazioni 415 Bis Ignoti

Segreteria

Penale Sequestri

Assi-

stenza

Magistrati

Citazioni Casel-

lario

Decreti

Penali

Spese di

Giustizia

Servizi

Civili

AA.GG. e

Personale Economato

4 1+5 11 13 20 4 4 7 4 11 8 2

3 6

Esecu-

zioni

8

1

1

1 2

Ricezio-

ne Atti

= Posizioni di coordinamento

= Il personale è assegnato all’insieme delle due unità; è attualmente distribuito tra esse secondo quanto indicato

= “Decreti Penali” è una unità recente, che opera con una risorsa assegnata (C2) e cinque ulteriori risorse fornite a tempo parziale da altre unità.

Tot = Dir Amm. + 106 add (*)

Personale al 17/3/2010, inclusi applicati da altri Uffici Giudiziari, esclusi applicati presso altri Uffici (*)

9

L’analisi organizzativa Personale amministrativo per livello ed ufficio

10

L’analisi organizzativa Evoluzione personale amministrativo

11

L’analisi organizzativa Mappa dei Sistemi Informativi

12

L’analisi organizzativa Macroprocessi della Procura

Organizzazione, pianificazione risorse, monitoraggio attività

Relazioni esterne

Processi di Governo

Civile

Penale

Processi di Servizio

Personale

Economato

Processi di Supporto

13

La rete degli stakeholder della Procura della Repubblica di Cagliari è strutturata su 4 livelli:

il primo livello è costituito “destinatari finali” dei servizi erogati : l’Indagato/Imputato/Condannato/Parte lesa, i testi, gli utenti che chiedono certificazioni (es. casellario giudiziale, carichi pendenti) o provvedimenti in ambito civile

il secondo livello è costituito dagli interlocutori “diretti e quotidiani” che partecipano attivamente nei “processi di produzione” della Procura pur non essendone formalmente parte (inclusi, quindi, Vice Procuratori Onorari e sezioni di PG presso la Procura)

il terzo livello è costituito da quei soggetti che hanno stabili relazioni di collaborazione con gli Uffici e che contribuiscono talvolta, direttamente e/o indirettamente allo svolgimento dei “processi di produzione” della Procura

Il quarto livello è costituito da tutti i “beneficiari” degli impatti dei servizi della Procura o da quanti sono interessati a valutarne il buon funzionamento.

Forze di

Polizia, ASL

Ufficiale

Giudiziario

Poste

Tribunale di

CA

Giudici di

Pace

Indagato,

Imputato,

Condannato,

Parte lesa,

Testi

Utenti

Avvocati

Banche

Anagrafi

comunali

Corte di

Appello CA

Cittadini

Imprese,

Associazioni

Imprenditoriali

L’analisi organizzativa Stakeholders

Regione,

Provincia

Media

UEPE

Tribunale di

Sorveglianza

Ordine degli

Avvocati

Genio

Militare

Fornitori di

Servizi per

intercettazioni

Consulenti

tecnici

Interpreti

Custodi di

beni

sequestrati

Sezioni PG

VPO

Ministero

della

Giustizia

Procura

Generale

Procura

Generale

14

L’analisi organizzativa Macroprocesso “Penale” (1/2)

Avvio Indagine Fase 1

Giudizio Esecuzione

da

timbratura CNR

a

iscrizione a REGE

fino a

firma avviso 415

bis o

richiesta archiviazio

ne

fino a

archivia-zione

o decisione rinvio a giudizio

o citazione diretta

fino a

sentenza definitiva

fino a

definizione (espiazione,

indulto,, morte, ecc.)

Fasi del processo di servizio “Penale”

Indagine Fase 2

15

L’analisi organizzativa Macroprocesso “Penale” (2/2)

Avvio Indagine

Fase 1 Giudizio Esecuzione

•Noti

•Ignoti

•FNCR

•Sequestri/ Corpi di reato •Intercettazioni

•Spese di giustizia

•Casellario

•Notifiche

Indagine Fase 2

16

RA

I-SP

I-SP I-SP 415 bis

Citaz Esec

Posta

FdP

Avv

predefinita DP

Ricezione Assegnaz. Qualificaz. Iscrizione GIUDIZIO ESECUZIONE

Proc

Coord

predefinita

GIP

VPO Citaz

GdP

PM

Ass

PM int

Ass

PM est

PM om

PM

Ass

PG

GIP

Int Seq

GIP

Giud

I-SP

PM

Ass

I-SP Cas

PM

AVVIO

Spese Giust.

PM ese

408

I-SP

DP

GIP

I-SP

GdP

408

I-SP DP GdP

DP

GdP Rich Arch

Rich Arch

Urg

Urg

Rich Arch

CNR Fascicolo del PM Fascicolo del Giudice Provvedimenti/richieste

Res

INDAGINE Fase 1

INDAGINE Fase 2

St12 Priv

I-SP

Ass

PM

Ass

PM

Ass Dir

I-SP

RG

GUP PM

PM

Ass

L’analisi organizzativa Flusso NOTI

17

RA

I-SP

St12

415 bis

Citaz

Esec

Posta

FdP

Avv

Priv

DP

Proc

Coord

predefinita

VPO

PM int Ass

PM est

PM om

PG

Int

Seq

Giud GUP

Cas

PM

Spese Giust.

PM ese

408

GIP

GdP

DP

GdP

Rich Arch

Urg Posta/fax

Forze di Polizia

Avvocati

Privati

Procuratore

Coordinatore

Sostituto

PM turno interno

PM turno esterno

PM turno omicidi

PM turno esecuz.

Vice Proc. Onorario

Polizia Giudiziaria

GIP

Giudice di Pace

Giudice/GUP

Ricezione Atti

I Segret. Penale

Sportello Unico

Assistente PM

Decreti Penali

Sequestri

Intercettazioni

Spese di Giustizia

415 bis

Citazioni

Casellario

Esecuzioni

CNR urgente

Reato Decreto Penale

Reato per il Giudice di Pace

Richiesta di archivazione

Archiviazione definitiva a seguito di sentenza

Archiviazione definitiva a seguito di richiesta a fine indagine, con azioni eventuali ex art. 408

Assegnazione predefinita secondo le tabelle

Res Reato “residuo”

RG

Dir

Rinvio a Giudizio

Citazione diretta

L’analisi organizzativa Flusso NOTI-legenda

18

I-SP

RA

St12

I-SP IGN Posta

FdP

Avv

Priv

predefinita

Ricezione Assegnazione Qualificazione Iscrizione INDAGINE

Fase 1

Proc

Coord

PM

Ass

Ass

PM

Ass

PG

GIP

Int Seq

GIP GdP

IGN

AVVIO

Spese Giust.

Urg

CNR Fascicolo del PM Fascicolo con denunce multiple Provvedimenti/richieste

Urg

PM est

PM om

PM int

IGN

Res Imp

Res

Res Imp

IGN

PM

Ass IGN

408

Rich Arch

Rich Arch

I-SP

a Noti

GIP

I-SP

I-SP DDA

I-SP 408

Rich Arch

DDA

408

INDAGINE Fase 2

L’analisi organizzativa Flusso IGNOTI

19

RA

I-SP

St12

Posta

FdP

Avv

Priv

IGN

Proc

Coord

predefinita

PM int Ass

PM est

PM om

PG Int

Seq

GIP GdP

PM

Spese Giust. 408

GIP

GdP

Rich Arch

Urg Posta/fax

Forze di Polizia

Avvocati

Privati

Procuratore

Coordinatore

Sostituto

PM turno interno

PM turno esterno

PM turno omicidi

Polizia Giudiziaria

GIP

GIP o Giudice di Pace

Ricezione Atti

I Segret. Penale

Sportello Unico

Assistente PM

Ignoti

Sequestri

Intercettazioni

Spese di Giustizia

CNR urgente

Reato “residuo” importante

Reato di competenza del Giudice di Pace

Richiesta di archivazione

Trasferimento al registro Noti

Archiviazione definitiva a seguito di richiesta a fine indagine, con azioni eventuali ex art. 408

Assegnazione predefinita secondo le tabelle

Res Reato “residuo”

Res Imp

A Noti

DDA Reato di competenza DDA

L’analisi organizzativa Flusso IGNOTI-legenda

20

Processo “Penale”-Mappa delle attività per ufficio, stakeholder e fase (1/4)

21


22


23


24

Mappa dei “punti sportello” e dei “punti notifica”

Notifiche Sportello

8 originatori: Ignoti, Assistenti Magistrati, Segreteria Penale, Sequestri, 415 bis, Citazioni, Esecuzioni, Spese di giustizia

7 punti: Ricezione Atti, Ignoti, Segreteria Penale, 415 bis, Citazioni, Casellario stanza 12, Casellario stanza 15

25

L’analisi organizzativa Confronti (1/2)

Confronto tra tutte le Procure con magistrati DDA in pianta organica

26

L’analisi organizzativa Confronti (2/2)

N. Amministrativi

N. Magistrati non DDA

112

17

106

16

Se la Procura di Cagliari avesse la produttività della media delle Procure, allora, considerato il proprio volume di sopravvenienze, dovrebbe avere 17 magistrati ordinari e 112 Amministrativi. Nota: da un anno due magistrati prestano a turno servizio a Nuoro.

CA

27

Tipo di tema

TEMA Org Me-todi

Sist Inf

x 1 Gestione identificazione e notifiche

x 2 Modello di funzionamento del Gruppo di Magistrati

x 3 Criteri di priorità per il pendente del PM

x 4 Standardizzazione e automazione modulistica

x 5 “Cruscotto gestionale” della Procura

x 6 TIAP

x 7 Agenda congiunta PM / GUP / Giudici Tribunale

x 8 Protocollo e acquisizione via posta certificata delle CNR

x 9 Collegamento con Anagrafi comunali

x 10 Stesura delle sentenze ai fini dell'esecuzione

x 11 Automazione a livello nazionale

x 12 Attività di sportello

x 13 Modalità di aggiornamento del casellario

x 14 Completamento listino tariffe intercettazioni

L’analisi organizzativa Temi di approfondimento individuati

28

L’analisi organizzativa Temi individuati Descrizione (1/7)

TEMA ASPETTI PRINCIPALI DA APPROFONDIRE Esterni da coinvolgere

1 Gestione identificazione e notifiche

Cause ricorrenti di identificazione errata e relativa frequenza

N. di notifiche per tipo di notifica

Ricostruzione del ciclo esterno di notifica e relative criticità

Cause ricorrenti di mancata notifica e relativa frequenza

Ufficiale Giudiziario

FdP

Poste

Tribunale

2 Modello di funzionamento del Gruppo di Magistrati

Esplicitazione di possibili alternative di organizzazione del lavoro delle risorse (Assistenti, PG, VPO) assegnate ad un gruppo di magistrati

29

TEMA ASPETTI DA APPROFONDIRE Esterni da coinvolgere

3 Criteri di priorità per il pendente del PM

analisi del pendente tipico dei PM

analisi del supporto informatico già in uso per la registrazione ed il monitoraggio del pendente

verifica della possibilità di applicare criteri di priorità basati su dati (es. data di registrazione, data limite per l’indagine,

data dell’udienza) o su stime (es. tempo calendariale minimo

necessario per completare l’indagine, ore uomo necessarie per la prossima trattazione del caso)

definizione dei possibili criteri di ottimo (es. tempo medio,

% di indagini concluse oltre il limite)

verifica della applicabilità di regole semplici di gestione delle priorità, p.es.

priorità ai valori più bassi di prossimità della data limite, cioè [data limite-data attuale]

priorità ai valori più bassi della data entro cui partire per non chiudere oltre la data limite [data limite- tempo calendariale minimo necessario per completare l’indagine-data attuale]

priorità ai valori più alti di tempo stimato di chiusura indagine[data attuale-data iscrizione + tempo calendariale minimo necessario per completare l’indagine]

nel lavoro giornaliero inserire almeno un 20% di CNR da registrare


30

TEMA ASPETTI DA APPROFONDIRE

Esterni da coinvolgere

4 Standardizzazione e automazione modulistica

esplicitazione di tutti i provvedimenti di struttura ricorrente

verifica di fattibilità su ACCESS

5 “Cruscotto gestionale” della Procura

(Il cruscotto è un insieme di indicatori che misurano con frequenza appropriata l’andamento dei diversi flussi produttivi: consente il governo dinamico dell’attività produttiva)

verifica del fabbisogno informativo del Procuratore e del Dirigente Amministrativo

definizione del modello di descrizione del flusso produttivo e dei punti di controllo

ricognizione delle fonti di dati disponibili, relativ


31



6 TIAP (Trattamento Informatizzato Atti Processuali)

consolidamento e affinamento dell’ambito di intervento, al fine di massimizzare il l’impatto dell’iniziativa

affinamento delle stime quantitative già definite nel documento di impostazione

impostazione del progetto realizzativo (piano delle attività, gruppo di lavoro)

Tribunale

7 Agenda congiunta PM / GUP / Giudici Tribunale

verifica della fattibilità di una agenda congiunta che consenta al PM di partecipare all’Udienza Preliminare ed alle Udienze Collegiali relative ai casi su cui ha indagato

analisi delle soluzione informatiche elaborate dalle Procura di Lecce e di Torino e verifica delle condizioni tecniche e contrattuali per la loro applicazione presso la Procura di Cagliari

Tribunale


32


8 Protocollo e acquisizione via posta certificata delle CNR

esplicitazione degli impatti della non protocollazione in ingresso e relativa quantificazione

analisi delle cause di difficile abbinamento dei seguiti nella fase di pre-registrazione

analisi delle problematiche normative e tecniche relative alla posta certificata (applicata alle CNR)

Forze di Polizia

9 Collegamento con Anagrafi comunali

verifica dello stato delle iniziative di collegamento con le anagrafi comunali

analisi quantitativa delle esigenze di collegamento

individuazione dei Comuni prioritari per l’attivazione dei collegamenti e verifica della fattibilità

Comuni prioritari

10 Stesura delle sentenze ai fini dell'esecuzione

analisi quali quantitativa dei motivi/forme di non chiarezza delle sentenze

esplicitazione dei gradi di libertà nel predisporre schemi standard che minimizzino la probabilità di errore

Tribunale


33



11 Automazione a livello nazionale

Precisazione delle criticità emerse

SIC (Sistema Informativo Casellario) talvolta non operativo REGE non user friendly per estrarre situazioni statistiche SIAMM non assistito Carichi pendenti non accessibili in data base nazionale Memoriale non automatizzato Registro intercettazioni non automatizzato Foglio Notizie preparato a mano, anche se i dati sono su sistema

Verifica con CISIA del quadro delle criticità di tipo informatico Verifica con CISIA

della capacità dei progetti nazionali in corso o previsti di risolvere le criticità in essere della loro tempificazione

CISIA


34


12 Attività di sportello

N. di accessi per motivazione

Risorse impegnate

Percezione del servizio da parte degli utenti

Fattibilità di un sistema di prenotazioni via internet

Avvocati

FdP

Privati

13 Modalità di aggiornamento del Casellario

analisi dei motivi di aggiornamento ritardato o impreciso del casellario giudiziale

esplorazione delle possibili cause (es. caricamento decentrato)

Tribunale,

Giudici di Pace

14 Completamento listino tariffe intercettazioni

esplicitazione dei punti ancora non definiti nel sistema di tariffazione delle intercettazioni, sia lato costi (es. unità di misura per intercettazioni), sia lato diritti (es. registrazioni su supporto informatico)

quantificare i valori economici correlati

Tecnici PG


35

Indice


2. Il percorso






36

I temi da approfondire Priorità concordate con i vertici della Procura

1. Analisi di un campione di

procedimenti

5. Gestione identificazione

e notifiche

6. Modello di funzionamento

del Gruppo di Magistrati

7. Criteri di priorità

per il pendente del PM

8. Standardizzazione e

automazione modulistica

9. “Cruscotto gestionale”

della Procura

2. TIAP

3. Agenda congiunta

PM / GUP / Giudici Tribunale

4. Protocollo e acquisizione

via posta certificata delle

CNR

37

Indice


2. Il percorso






38

Nel corso di una giornata in outdoor sono stati attivati 3 Gruppi di Lavoro con il compito di progettare e proporre le ipotesi di miglioramento: 1. Analisi dei procedimenti: focus sulle cause di criticità e sui tempi

di attraversamento 2. CNR: focus sulla tracciabilità delle Notizie di Reato 3. TIAP: focus sulla Digitalizzazione degli atti

Il quarto Gruppo di Lavoro, sulla Agenda congiunta tra PM e Giudici, al momento non è stato attivato poiché il Tribunale non ha mostrato il necessario interesse.

Prima di cominciare il lavoro dei Gruppi sono stati forniti ai partecipanti strumenti operativi e di metodologia per facilitare le dinamiche di gruppo

I Gruppi si sono riuniti con cadenza settimanale e, ove necessario, ad alcuni componenti è stato richiesto di svolgere, singolarmente o in sottogruppi, delle attività di approfondimento supplementare al di fuori degli incontri programmati

I Gruppi di Lavoro Costituzione di 3 Gruppi

39

Il GdL ha avuto il compito di effettuare una analisi dei procedimenti e delle loro modalità di gestione al fine di fornire dati ed elementi informativi utili a confermare e ad impostare correttamente cinque linee di intervento già individuate:

Il GdL ha operato prevalentemente con 4 riunioni (la prima si è svolta il 24

giugno e l’ultima il 29 luglio), intervallate da attività mirate di acquisizione dati.

Analisi dei procedimenti

Gestione identificazione

e notifiche

Modello di funzionamento


Criteri di priorità


Standardizzazione e


“Cruscotto gestionale”

della Procura

I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Ambito di intervento

40

Il GdL ha svolto sei tipi di analisi, da cui sono state tratte indicazioni riguardo ai cinque interventi da definire, secondo le relazioni indicate

Gestione identificazione

e notifiche

Modello di funzionamento


Criteri di priorità


Standardizzazione e


“Cruscotto gestionale”

della Procura

Notifiche Modulistica

Criteri di classif. del pendente

Tempi a REGE

Tempi Consulenze

Tecniche

Fascicoli

Interviste 415bis,

Citaz., I-SP

3 Ass, 83 moduli,

TIAP

2 PM e Assistenti

54 proc. def. 4°Trim

2009

65% delle CT depos. nel 2009

6 casi

x x

x x x x x

x x x x

x

x x x x x

I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Metodologia

41

Reato CNR Registrazione

1°

atto

Avviso

415bis

Richiesta di

archiviazione

Richiesta di

archiviazione

Decreto di

archiviazione

Decreto di

archiviazione

Richiesta di

Rinvio a Giud.

Decreto di

fissazione data UP

Richiesta data

prima udienza

Data comunicazione

della data prima ud.

Inizio procedimento

Fine procedimento

Richiesta di

Giudizio immediato

Decreto fissazione

udienza GIP

Richiesta di

Giudizio direttissimo

Udienza

Giudizio direttissimo

Altri

atti

Atti interlocutori eventuali

Azioni: Istruttorie dirette, Intercettazioni, Deleghe PG, Consulenze, Autorizzazioni GIP

I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Modello semplificato dei percorsi dei procedimenti

42

1) Da REGE risulta che il tempo medio di registrazione [Data CNR-Data

Registrazioni] è pari a circa 20 giorni, con tempi fino a 80 giorni nel campione

esaminato

È confermata l’esigenza di organizzare meglio la fase di pre-registrazione

2) Da REGE risulta che la fase dalla emissione Avviso 415bis alla Definizione ha

una incidenza rilevante sulla durata complessiva: in circa il 40% dei casi, questa

fase dura più della precedente (da Registrazione a emissione Avviso 415bis ); in parte

è dovuto ai tempi di notifica (il campione è sui definiti del 4° trimestre 2009; forse ora

il problema è risolto?), in parte al tempo di richiesta udienza (per le citazioni dirette),

in parte a problemi di “qualità” del fascicolo che emergono in questa fase

Il sistema di monitoraggio e l’organizzazione non devono trascurare

questa fase e le fonti di errore della fase precedente

I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Tempi medi delle fasi dei procedimenti

43

I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Tempi a Re.Ge. Tempi medi delle fasi principali

44

0%

20%

40%

60%

80%

100%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Citazione diretta in 8 casi su 19 (42%) il tempo post-415 bis

pesa oltre il 50% del tempo totale di definizione

Pre-415 bis

Post-415 bis

I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Tempi a Re.Ge. Incidenza del tempo post-415bis (1/2)

45

0%

20%

40%

60%

80%

100%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Rinvio a Giudizio in 7 casi su 18 (39%) il tempo post-415 bis

pesa oltre il 50% del tempo totale di definizione

Pre-415 bis

Post-415 bis

I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Tempi a Re.Ge. Incidenza del tempo post-415bis (2/2)

46

3) Da REGE risulta che i procedimenti NOTI presentano tempi totali di definizione

caratterizzati da una elevata varianza intorno alla media (60% per le citazioni

dirette, 110% per i rinvii a giudizio, 130% per le archiviazioni).

Questa varianza non sembra giustificata dal reato o dalla complessità del caso, poiché

l’esame di alcuni fascicoli suggerisce che tempi lunghi trascorrono senza il

fascicolo venga “lavorato”; questo è coerente con il fatto che i PM non hanno

visibilità dello stato del pendente e, quindi, non hanno possibilità di recuperare dalla

“coda” fascicoli in attesa da molto tempo.

Ridurre la varianza, a parità di tempo medio, significherebbe dare al cittadino almeno

una certezza dei tempi.

Il sistema di monitoraggio e gestione del pendente dovrebbe essere

finalizzato almeno a consentire di ridurre questa incertezza dei tempi

I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Tempi a Re.Ge. Varianza dei tempi di definizione (1/2)

47

0 10 20 30 40 50 60 70

1

3

5

7

9

11

13

15

17

0 10 20 30 40 50 60 70 80

1

3

5

7

9

11

13

15

17

19

0 10 20 30 40 50 60 70

1

3

5

7

9

11

13

15

17

Tempo da CNR a richiesta di archiviazione [mesi]

Media: 13 mesi

Media: 33 mesi

Media: 15 mesi

Tempo da CNR a richiesta di rinvio a giudizio [mesi]

Tempo da CNR a richiesta data prima udienza [mesi]

I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Tempi a Re.Ge. Varianza dei tempi di definizione (2/2)

48

4) Attualmente non vi è un monitoraggio strutturato dei tempi di azioni esterne che hanno

impatto rilevante sulla durata del procedimento.

In particolare non vi sono scadenziari per

notifiche

consulenze tecniche (tempo medio di oltre 100 giorni; il 35% supera i 120 giorni)

delega a PG

Richieste a GIP/GUP

Il sistema di monitoraggio e gestione dei procedimenti deve monitorare i

tempi di questi percorsi esterni alla Procura

I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Tempi dei percorsi esterni alla Procura

49

Volumi

Anno N. Consulenze depositate

2006 279

2007 261

2008 226

2009 224

Abbiamo elaborato i tempi del 65% delle consulenze depositate nel 2009 (le prime 145)

0

100

200

300

400

500

600

1 7 13 19 25 31 37 43 49 55 61 67 73 79 85 91 97 103 109 115 121 127 133 139 145

Solo il 20% delle CT ha un tempo minore

di 30 gg

Il 35% (51/154) delle CT ha un

tempo maggiore di 120 gg

GG

Consulenze Tecniche (CT) del campione (145),

ordinate per tempo crescente

I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Tempi delle consulenze tecniche

50

Richiesta di udienza dibattimentale ai sensi dell’art. 160 del disp. att. c.p.p.

3 casi

Richiesta di proroga dei termini per le indagini preliminari (art. 406)

4 casi

Il campione di 16 casi contiene una “rappresentanza” dei quattro atti più frequenti

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Richieste di applicazione o modifica della custodia cautelare in carcere (artt. 434 ,435)

4 casi

Richieste di applicazione o modifica delle misure cautelari reali

5 casi

Media: 13 giorni

GG

I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Tempi a Re.Ge. Tempi di risposta del Gip/Gup

51

5) Il livello di efficienza (sforzo per unità di output) è penalizzato da fenomeni di ri-

lavorazione e non standardizzazione.

In particolare

tutti coloro che gestiscono notifiche lamentano disattenzioni avvenute a monte, che

comportano dunque rilavorazioni

la modulistica utilizzata dai singoli assistenti/PM, pur essendo precostituita su form

informatizzati, non è omogenea e non è alimentata in automatico con i dati di base

del fascicolo.

E’ emerso che TIAP offre già un repertorio di moduli e li può alimentare in

automatico con i dati di base del fascicolo prelevandoli da REGE.

I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Efficienza

52

3

1

2

16

I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Lista dei Moduli già disponibili in TIAP (1/3)

53

1

11

Moduli GIP/GUP


54

11

4

Totale 48


55

6) In generale è emersa l’esigenza di

Controllare sistematicamente la qualità dei fascicoli, con procedure e

responsabilità ad hoc

Avere visibilità sul pendente (lasciando liberi i PM di decidere le priorità), con

strumenti ad hoc

Approfondire le potenzialità di TIAP come fonte di dati per monitorare i

procedimenti, come “vincolo” per elevare la qualità, come scadenziario.

I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Meccanismi di Controllo

56

Abbiamo esaminato i criteri di classificazione del pendente di due magistrati.

Sono emersi schemi diversi.

Tavolo del PM Tavolo dell’Assistente

CNR da qualificare

Fascicoli registrati da esaminare per la prima volta (incluso residuo)

Fascicoli da esaminare perché si sono conclusi gli atti delegati

Fascicoli da studiare per udienza

Atti da firmare

Fascicoli in attesa esito delega PG

Fascicoli in attesa deposito CT

Fascicoli in attesa adempimenti per archiviazione

Ritornati da 415bis e in attesa di slot per richiesta data udienza

In attesa di data fissazione udienza

Caso 1

I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Criteri di classificazione del pendente dei PM (1/2)

57

Tavolo del PM Tavolo dell’Assistente

Residuo da guardare per la prima volta (vecchio)

Non residuo con azioni in corso

Per materia

Droga

Abusi sessuali

Con sequestro

Con arresti

In attesa CT

L’azione “tocca a me”

Urgenti

Udienze

Urgenze varie

Non urgenti

Atti da firmare

Residuo da guardare per la prima volta (recente)

Fascicoli in attesa esito delega PG, che non abbiano in contemporanea una istruttoria diretta

Sul tavolo di PG

fascicoli per esame dopo i risultati delle deleghe

fascicoli “semplici” per primo esame

fascicoli delegati all’ufficiale di PG

Caso 2

I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Criteri di classificazione del pendente dei PM (2/2)

58

I Gruppi di Lavoro CNR – Descrizione flusso ricezione tramite posta

59

I Gruppi di Lavoro CNR – Descrizione flusso ricezione tramite Forze dell’Ordine

60

I Gruppi di Lavoro CNR – Descrizione flusso ricezione tramite Avv.

61

I Gruppi di Lavoro CNR – Descrizione flusso ricezione tramite privati

62

I Gruppi di Lavoro CNR – Descrizione flusso ricezione tramite Ufficio Intercettazioni

63

I Gruppi di Lavoro CNR – Descrizione flusso ricezione tramite consegna al P.M.

64

I Gruppi di Lavoro CNR – Descrizione flusso ricezione tramite acquisizione del P.M.

65

La figura a lato descrive i principali movimenti cartacei che sono attualmente generati durante un procedimento tipo fino alla fase della conclusione delle indagini.

Movimentazione fascicoli attuale (1/2)

Ufficio 415 bis Cancelleria DibattimentoGip/Gup e

Cancelleria Ufficio ArchiviazionePM e Segreteria

Istruisce il

fascicolo PM

Richieste

interlocutorie al

Gip

Depositato

richiesta

Invia richiesta +

fascicolo o parte di

esso (in originale o

in copia)

Decreto

Inserisce Decreto

in fascicolo PM

Invia il fascicolo

PM alla Procura

Aggiorna il

fascicolo

originale

PM decide

di procedere

PM decide

di archiviare

PM decide

lo stralcio

PM decide

fine indagine

Archivia il fascicolo

Stralcio,

istruisce nuovo

fascicolo

I Gruppi di Lavoro TIAP – Descrizione movimento fascicoli attuale (1/2)

66

Movimentazione fascicoli attuale (2/2)

Cancelleria DibattimentoGip/Gup e

Cancelleria Ufficio ArchiviazioneUfficio 415 bisPM e Segreteria

Assegnazione,

fissazione prima

udienza

Conclusione

indagine e invio

fascicolo

PM decide

di archiviare

Riti

specialiNon luogo

a procedere

Fissazione prima

udienza,

svolgimento

udienze, ecc.

Assiste avvocati o

indagati

(consultazioni,

copie, memorie dif)

PM decide

di procedere

Invio fascicolo

Rito

ordinario Conclusione

fase Gup

PM decide

fine indagine

Notifica avviso agli

indagati

Archivia il fascicolo Sentenza

PM decide

di archiviareInvio a

Dibattimento,

nuovo fascicolo

dibattimento

PM decide

di procedereInvio

fascicolo

La figura a lato descrive i principali movimenti cartacei che sono attualmente generati durante un procedimento tipo dalla conclusione delle indagini in poi.

I Gruppi di Lavoro TIAP – Descrizione movimento fascicoli attuale (2/2)

67

Indice


2. Il percorso






68

Rivedere ed uniformare la lista delle attività decentrate alle segreterie dei PM e riorganizzare segreterie e sportelli

Creare una funzione di Controllo Qualità (CQ)

Incorporare organicamente i VPO

Realizzare un software (“Scrivania virtuale del PM e dell’Assistente”) per visualizzare in modo personalizzato lo stato dei procedimenti pendenti e per segnalare le scadenze.

Operazionalizzare l’impiego di TIAP in tema di modulistica

Aggiornare il Modulo di iscrizione a REGE

Creare il Modulo di analisi della CNR

Razionalizzare e portare su supporto informatico unico i registri, formali o informali, esistenti o che verranno creati

Collegare ad esso e realizzare un software di elaborazione e visualizzazione di indicatori di flussi e pendenti

INTERVENTO RISULTATI Mettere in comune le buone pratiche e produrre una check list per tutti coloro che producono/gestiscono notifiche.

Realizzare un registro informatizzato unico delle notifiche, con relativo scadenziario

Stipulare accordi con soggetti esterni (UNEP, Forze dell’Ordine)

NOTIFICHE

MODELLO DI

FUNZIONAMENTO

SCRIVANIA

VIRTUALE

MODULISTICA

CRUSCOTTO

GESTIONALE

Le proposte di miglioramento Analisi proced. – Sintesi dei risultati attesi degli interventi

69

NOTIFICHE

MODELLO DI

FUNZIONAMENTO

SCRIVANIA

VIRTUALE

MODULISTICA

CRUSCOTTO

GESTIONALE

INTERVENTO

MACRO-OBIETTIVI

Riduzione Tempo da

CNR a Registrazione

Riduzione Tempi “morti” post-Registraz.

e varianze

Riduzione

Tempi esterni

Riduzione Rilavorazioni/

Miglioramento Efficienza

Check list notifiche

Accordi con PG/UNEP/Poste

Scadenziario Notifiche

Check list notifiche

Accordi

Modulo analisi CNR

Modulo di iscriz. a REGE

Moduli standard da TIAP

Visibilità dello stato del pendente

Scadenziario Consulenze, Deleghe

a PG

Monitoraggio ricezione atti

Monitoraggio attività

“accentrate”

Evidenza di situazioni

patologiche

Evidenza di situazioni

patologiche

Organizzazione flusso di

registrazione Utilizzo dei VPO

Allocazione di resp. per presidio tempi

Controllo qualità fascicoli

Minore frammentazione

IMPATTA SU

Le proposte di miglioramento Analisi proced. – Aree di impatto degli interventi

70

BREVE

(da subito)

BREVE

(da subito)

MEDIO

(3-5 mesi)

MEDIO

(3-5 mesi)

LUNGO

(12-18 mesi)

“Prenotazione su Re.Ge.”

“Registrazione su Re.Ge. con

turno di smistamento”

“Annotazione in un nuovo Protocollo

informatico”

“Modulo elettronico”

“Archimode”

Mantenendo inalterata l’attuale modalità di smistamento ed assegnazione delle CNR, si procede ad una immediata registrazione su RE.GE. solo del n° di protocollo di invio o delle generalità di chi ha consegnato e assegnazione al gruppo, finalizzata ad ottenere il numero di registro, in modo da consentire l’effettivo tracciamento della CNR

Istituendo un turno di smistamento dei PM, che potrebbe coincidere con quello di appoggio oppure essere quotidiano, si procede ad una immediata e completa registrazione su Re.Ge. con assegnazione al gruppo. La successiva assegnazione al PM verrebbe fatta seguendo l’attuale modalità.

Mantenendo inalterata l’attuale modalità di smistamento ed assegnazione delle CNR, si procede ad una immediata registrazione in un sistema informatico dedicato, in modo da consentire l’effettivo tracciamento della CNR

Si procede alla distribuzione alle Forze dell’Ordine di un “modulo elettronico” pre-strutturato con il quale queste possano compilare e consegnare alla Procura le CNR. In tale maniera si otterrebbero uniformità formale e immediata rintracciabilità delle informazioni necessarie alla registrazione in Re.Ge.

Adozione della soluzione Archimode “reingegnerizzato”.

OP

ZIO

NE

PER

IO

DO

D

ES

CR

IZ

IO

NE

Le proposte di miglioramento GdL CNR – Elenco opzioni individuate

71

La figura descrive il flusso delle attività e gli uffici/soggetti coinvolti nel caso ipotizzato di “prenotazione su Re.Ge.” delle CNR.

Flusso CNR con “prenotazione su Re.Ge.”

ProcuratoreRicezione Atti PM e SegreteriaCoordinatore Gruppo /

Residuo e SegreteriaStanza 12 / 1° Sez. Pen.

Riceve CNR

Annota su

copertina n° di

protocollo o

generalità di chi ha

consegnato

Inserisce CNR in

copertina manuale

Sottopone al

Procuratore per

verifica

Smista ai PM

Qualifica CNRVariazione in

Re.Ge.

con nome del PM

Registra in Re.Ge.

n° di protocollo o


consegnato +

assegnazione

Invia CNR

Qualifica il reato

Completa

registrazione in

Re.Ge. (indagato,

reato, ecc.)

Invia CNR a

Ricezione Atti

Riceve CNR Analisi proposta e

smistamento tra

gruppi

Le proposte di miglioramento GdL CNR – Descrizione flusso opzione “Prenotazione su Re.Ge.”

72

“Prenotazione su Re.Ge.”

Elementi di attenzione Elementi favorevoli

• Tempi di implementazione rapidi • Tracciabilità delle CNR • Risparmio di tempo per personale

Amministrativo, PM e Forze dell’Ordine • Riduzione errori • Diminuzione casi di duplicazione di

fascicoli • Aumento della qualità del lavoro • Innalzamento del livello di qualità del

servizio al pubblico • Minimizzazione del rischio di perdere le

CNR

• Limiti normativi all’estensione d’uso del Re.Ge. e alla determinazione della data di decorrenza dei termini di indagine

• Possibili errori di assegnazione tra i registri

• Necessità di individuare una sostituzione del responsabile alla prenotazione su Re.Ge.

Le proposte di miglioramento GdL CNR – Elementi di riflessione opzione “Prenotazione su Re.Ge.”

73

La figura descrive il flusso delle attività e gli uffici/soggetti coinvolti nel caso ipotizzato di “registrazione su Re.Ge. con turno di smistamento” delle CNR.

Flusso CNR con “registrazione su Re.Ge. con turno di smistamento” dei PM

PM e SegreteriaCoordinatore Gruppo /

Residuo e SegreteriaProcuratore

Sostituo Procuratore

turno smistamentoRicezione Atti

Stanza 12 / 1° Sez.

Pen.

Inserisce CNR in

copertina manuale

Qualifica CNR

Invia CNRAutorizza

registrazione in

Re.Ge.

Qualifica il reato

Effettua la

registrazione in

Re.Ge.

Sottopone al

Sostituto di turno

per registrazione in

Re.Ge.

Conferma proposta

e smistamento tra

gruppi

Variazione in

Re.Ge.

con nome del PM

Avvia indagini

Invia CNR a

Ricezione Atti

Riceve CNR Riceve CNR Analisi proposta e

smistamento tra

gruppi

Smista ai PM

Sottopone al

Procuratore

Le proposte di miglioramento GdL CNR – Descrizione flusso opzione “Registrazione su Re.Ge. con turno di smistamento”

74

“Registrazione su Re.Ge. con turno di smistamento”


• Tempi di implementazione rapidi • Riduzione tempi di registrazione su

Re.Ge. • Tracciabilità delle CNR • Risparmio di tempo per personale

Amministrativo e Forze dell’Ordine • Riduzione errori • Diminuzione casi di duplicazione di



CNR

• Registrazione su Re.Ge., con relativi effetti (es.: decorrenza termini), in fase preliminare, cioè prima che sia assegnata al PM competente

• Prevedere turni di smistamento tra i PM

Le proposte di miglioramento GdL CNR – Elementi di riflessione opzione “Registrazione su Re.Ge. turno di smistamento”

75

La figura descrive il flusso delle attività e gli uffici/soggetti coinvolti nel caso ipotizzato di “annotazione in un nuovo Protocollo informatico” delle CNR.

Flusso CNR con “nuovo Protocollo informatico”


Residuo e SegreteriaProcuratoreRicezione AttiStanza 12 / 1° Sez. Pen.

Variazione in

Protocollo

Informatico

con nome del PM

Qualifica il reatoAnalisi proposta e

smistamento tra

gruppi

Riceve CNR

Invia CNR a

Ricezione Atti

Inserisce CNR in

copertina manuale

Effettua

registrazione in

Re.Ge. e annota n°

di Re.Ge. in

Protocollo

Informatico

Riceve CNR

Qualifica CNR

Smista ai PM

Registra in

Protocollo

Informatico data di

ricezione, n° di

protocollo invio o


consegnato +

assegnazione

gruppo

Invia CNR

Annota su

copertina data di

ricezione, n° di

protocollo invio o


consegnato

Sottopone al

Procuratore per

verifica

Le proposte di miglioramento GdL CNR – Descrizione flusso opzione “Annotazione in un nuovo Protocollo informatico”

76

“Annotazione in un nuovo Protocollo informatico”


• Tracciabilità delle CNR • Risparmio di tempo per personale

Amministrativo, PM e Forze dell’Ordine • Riduzione errori • Diminuzione casi di duplicazione di



CNR

• Duplicazione di attività • Necessità di acquistare il nuovo sistema

e/o adattare il protocollo attuale • Incremento del rischio di confusione tra

sistemi diversi

Le proposte di miglioramento GdL CNR – Elementi di riflessione opzione “Annotazione in un nuovo Protocollo informatico”

77

La figura descrive il flusso delle attività e gli uffici/soggetti coinvolti nel caso ipotizzato di adozione di un “Modulo elettronico” per la ricezione delle CNR in formato cartaceo ed informatico.

Flusso CNR con “Modulo elettronico” in formato cartaceo ed informatico

Procuratore PM e SegreteriaCoordinatore Gruppo /

Residuo e Segreteria


turno smistamentoRicezione Atti


Pen.

Dispone del

formato elettronico

della CNR

Qualifica CNR

Esamina Modulo e

smista ai PM

Verifica proposta

tramite esame del

Modulo

Invia CNR a

Ricezione Atti

Sottopone al

Sostituto di turno


Re.Ge.

Inserisce CNR e

Modulo in

copertina manuale

Invia CNR

Riceve CNR con

Modulo compilato

in doppio formato,

cartaceo e

supporto

informatico

Conferma proposta

e smistamento tra

gruppi tramite

esame del Modulo

Autorizza

registrazione in

Re.Ge.

Qualifica il reato

Effettua in Re.Ge.

la registrazione

agevolata dalle

informazioni

disponibili nel

Modulo

Variazione in

Re.Ge.

con nome del PM

Riceve CNR con

Modulo compilato

in doppio formato,

cartaceo e

supporto

informatico

Sottopone al

Procuratore

Le proposte di miglioramento GdL CNR – Descrizione flusso opzione “Modulo elettronico” sia cartaceo che informatico

78

La figura descrive il flusso delle attività e gli uffici/soggetti coinvolti nel caso ipotizzato di adozione di un “Modulo elettronico” per la ricezione delle CNR tramite Posta Elettronica Certificata.

Flusso CNR con “Modulo elettronico” tramite PEC


Residuo e SegreteriaProcuratore


turno smistamento


Pen.Ricezione Atti

Invia CNR

Qualifica CNR

Esamina Modulo e

smista ai PM

Verifica proposta

tramite esame del

Modulo

Variazione in

Re.Ge.

con nome del PM

Riceve CNR con

Modulo compilato

in formato

elettronico tramite

PEC

Invia stampa ed

email CNR a

Ricezione Atti

Effettua in Re.Ge.

la registrazione

agevolata dalle

informazioni

disponibili nel

Modulo

Richiede formato

elettronico della

CNR

Inserisce stampa

CNR e Modulo in

copertina manuale

Conferma proposta

e smistamento tra

gruppi tramite

esame del Modulo

Riceve CNR con

Modulo compilato

in formato

elettronico tramite

PEC

Autorizza

registrazione in

Re.Ge.

Sottopone al

Sostituto di turno


Re.Ge.

Qualifica il reato

Stampa CNR e

Modulo

Stampa CNR e

Modulo

Dispone del

formato elettronico

della CNR

Invia email con

CNR in formato

elettronico

Sottopone al

Procuratore

Le proposte di miglioramento GdL CNR – Descrizione flusso opzione “Modulo elettronico” tramite P.E.C.

79

“Modulo elettronico”


• Ricezione CNR anche in formato elettronico

• Uniformità nella compilazione • Riduzione tempi di registrazione su

Re.Ge. • Semplificazione del lavoro dei PM • Riduzione errori


• Prevedere turni di smistamento tra i PM • Modalità di gestione del doppio formato • In caso di utilizzo esclusivo della PEC

per la ricezione aumento dei costi di stampa

• In caso di utilizzo integrativo della PEC difficoltà di associazione al formato cartaceo pervenuto attraverso altri canali

Il “Modulo elettronico” conterrebbe in campi precostituiti e obbligatori le seguenti informazioni: • Autorità che trasmette • N° protocollo di invio • Data della comunicazione • Generalità, residenza, identificazione ed elezione di domicilio, difensore di fiducia, alias e C.U.I.

dell’Indagato (più campi) • Generalità e difensore di fiducia della Parte Offesa (più campi) • Tipo di Reato con indicazione del Luogo e della Data in cui è stato commesso (più campi) • Note • Descrizione del fatto (anche in allegato)

Le proposte di miglioramento GdL CNR – Elementi di riflessione opzione “Modulo elettronico”

80

“Archimode”


• Abbattimento tempi di registrazione su Re.Ge.

• Ricezione CNR anche in formato elettronico

• Uniformità nella compilazione • Riduzione errori


• Tempi di implementazione lunghi • Necessità di diffusione anche presso le

Forze dell’Ordine ed altre istituzioni

Le proposte di miglioramento GdL CNR – Elementi di riflessione opzione “Archimode”

81

Fattori critici di successo

Opzione 2 Opzione 1

• Garantire, soprattutto in fase iniziale, assistenza agli utenti per la consultazione

• Minimizzare i tempi di coesistenza tra la consultazione tradizionale e quella in TIAP dei fascicoli

• Coordinarsi con i tempi di implementazione di altri Uffici (in particolare il Gip/Gup)

• Rendere più efficiente il filtro per i documenti che arrivano alle Segreterie dei PM: – Atti che riguardano procedimenti che ormai

sono passati ad altri Uffici, la cui variazione risulta in Re.Ge. (es.: fogli rosa, decreti di pagamento, relate di notifiche).

– Atti che riguardano procedimenti ancora nella disponibilità del PM ma su cui il PM non interviene (es.: sub-deleghe di indagine effettuate dalle Forze dell’Ordine e mandate per conoscenza al PM)

• Gli stessi dell’Opzione 1

Il Gruppo di Lavoro ha affrontato il tema della digitalizzazione dei fascicoli studiando 2 ipotesi operative e le possibili implicazioni organizzative ad esse associate:

Opzione 1: digitalizzazione degli atti dal 415 bis (come da progetto “TIAP”);

Opzione 2: digitalizzazione degli atti dall’iscrizione in Re.Ge. (ipotesi di sperimentazione su 2 Segreterie).

Le proposte di miglioramento GdL TIAP – Opzioni esaminate e fattori critici di successo

82

Si procede alla scansione degli atti

Ricezione CNR

Iscriz.Re.Ge. Avvio indag.

Atti interlocutori

Ufficio scansione

415 bis Gip/Gup Chiusura indagini

Opzione 2

Opzione 1

Si presenta un quadro di confronto delle fasi di digitalizzazione di un procedimento nei 2 casi ipotizzati:

Non si procede alla scansione degli atti

FASI

OPZIONI

Opzione 1: digitalizzazione degli atti dal 415 bis

Opzione 2: digitalizzazione degli atti dall’iscrizione in Re.Ge.

Le proposte di miglioramento GdL TIAP – Fasi della digitalizzazione degli atti

83

Le 2 opzioni oltre a differenziarsi per i momenti in cui saranno digitalizzati gli atti si distinguono anche per altri aspetti organizzativi, quali:

1. Uffici coinvolti direttamente;

2. Logistica;

3. Criteri di priorità in fase iniziale;

4. Indicizzazione dei fascicoli secondo Titolario TIAP.

Esistono anche elementi in comune alle 2 opzioni analizzate, quali:

5. Modalità operative e tecniche di funzionamento del sistema TIAP;

6. Accesso al pubblico.

Le proposte di miglioramento GdL TIAP – Temi organizzativi (1/4)

84

Tema organizzativo

Opzione 1 Opzione 2

1. Uffici coinvolti direttamente

Il caricamento in TIAP dei procedimenti che stanno per essere inviati al 415 bis dovrà essere effettuato da un ufficio (Ufficio Scansioni) di nuova costituzione, al quale arriveranno i fascicoli dalle Segreterie dei PM già provvisti di indice conforme al Titolario TIAP.

Il caricamento in TIAP degli atti, dal momento dell’iscrizione in Re.Ge., e il relativo indice conforme al Titolario TIAP saranno effettuati progressivamente dalle Segreterie dei PM.

2. Logistica È stata individuata la stanza dei VPO al 6° piano della Procura come possibile Sala Scansioni, dotata di scanner collegati in rete, dove l’ufficio preposto possa caricare i procedimenti in TIAP.

Le Segreterie dei PM dovranno essere dotate ciascuna (2 in fase di sperimentazione) di scanner collegati in rete per poter caricare gli atti in TIAP.

La tabella seguente mostra per ciascun tema organizzativo le proposte individuate dal Gruppo di Lavoro.

Il colore grigio è assegnato alle proposte relative alla digitalizzazione degli atti dal 415 bis (opzione 1)

Il colore azzurro è assegnato alle proposte relative alla digitalizzazione degli atti dall’iscrizione in Re.Ge. (opzione 2)

L’arancio indica quelle in comune ad entrambe le opzioni.


85

Tema organizzativo

Opzione 1 Opzione 2

3. Criteri di priorità in fase iniziale

È stato raccolto, tra le Segreterie dei PM, un elenco di procedimenti che tra Sett. e Dic. arriveranno all’Ufficio 415 bis e che hanno le seguenti caratteristiche:

Alto n° di indagati e parti offese;

Rilevante n° di pagine.

Non si procederà al caricamento dei fascicoli già al 415 bis per la difficoltà di indicizzarli secondo il Titolario TIAP.

Il Procuratore Mura e il Dott. Macis, sentiti i PM, indicheranno i procedimenti più urgenti anche in deroga ai criteri appena enunciati.

Nelle 2 Segreterie pilota si comincerà la digitalizzazione di tutti i procedimenti relativi ai reati che rispondono alle seguenti caratteristiche:

Alta % di rinvii a giudizio

Minore frequenza

I reati così individuati, da cui partirà la sperimentazione, sono:

Omicidi colposi;

Lesioni da colpe mediche;

Diffamazione a mezzo stampa;

Rapine contro noti;

Violenze sessuali.

4. Indicizzazione dei fascicoli secondo Titolario TIAP

Le Segreterie dovranno sempre usare il Titolario TIAP, con relativi codici, per indicizzare i fascicoli. Per quei fascicoli da caricare in TIAP in cui è già presente l’indice, sarà sufficiente che le Segreterie indichino i codici del Titolario per ciascuna voce dell’indice.

Le 2 Segreterie pilota inoltre, dovranno indicizzare secondo il Titolario TIAP tutti i fascicoli i cui reati rientrano tra quelli individuati per la sperimentazione.


86

Tema organizzativo

Opzione 1 Opzione 2

5. Modalità operative e tecniche di funzionamento del sistema TIAP

E stata effettuata una verifica con la SiLine dalla quale sono emersi i seguenti elementi:

per il rilascio di copie di atti consultati tramite TIAP l’utente dovrà presentare una richiesta ad un operatore della Procura. I diritti di Cancelleria per le copie richieste saranno calcolati in automatico dal sistema e potranno essere riscossi direttamente dall’operatore che riceve la richiesta;

non sarà possibile importare direttamente file nel sistema, ma sarà sempre necessario fare la scansione e caricare in TIAP il relativo documento (per file documentali) o una pagina riepilogativa con i riferimenti del file disponibile (per qualsiasi altro formato).

6. Accesso al pubblico

Su proposta del Dirigente, gli utenti che vorranno consultare il TIAP potranno accedervi da postazioni adibite nella Sala Consultazioni presso l’Ordine degli Avvocati con la presenza di un operatore della Procura, che possa accreditare chi ne faccia richiesta, assisterlo durante la consultazione, ricevere la richiesta di copie, rilasciare le copie ed eventualmente riscuotere i diritti di Cancelleria.

Sarebbe necessario sottoscrivere un protocollo d’intesa per la Sala Consultazione tra Procura, Ordine degli Avvocati e Camera Penale.


87

La figura a lato descrive i principali movimenti cartacei che saranno generati durante un procedimento tipo digitalizzato a partire dal 415 bis fino alla fase della conclusione delle indagini.

Movimentazione fascicoli con TIAP da 415 bis (1/2)

Ufficio 415 bisCancelleria

Dibattimento

Gip/Gup e

Cancelleria Ufficio ArchiviazioneUfficio ScansioniPM e Segreteria

Invia richiesta +

fascicolo o parte di

esso (in originale o

in copia)

PM decide

lo stralcio

Decreto

Richieste

interlocutorie al

Gip

Aggiorna il

fascicolo

originale

PM decide

fine indagine

Invia il fascicolo

PM alla Procura

Depositato

richiesta

Istruisce il

fascicolo PM

Inserisce Decreto

in fascicolo PM

PM decide

di archiviare

PM decide

di procedereStralcio,

istruisce nuovo

fascicoloArchivia il fascicolo

Le proposte di miglioramento GdL TIAP – Descrizione movimento fascicoli con TIAP da 415 bis (1/2)

88

La figura a lato descrive i principali movimenti cartacei che saranno generati durante un procedimento tipo digitalizzato a partire dal 415 bis dalla conclusione delle indagini in poi.

In grigio si riportano le differenze rispetto alla situazione attuale, mentre in arancio sono evidenziate le differenze comuni con l’altra opzione.

Movimentazione fascicoli con TIAP da 415 bis (2/2)

Ufficio ScansioniCancelleria

Dibattimento

Gip/Gup e



indagatiFissazione prima

udienza,

svolgimento

udienze, ecc.

Assiste avvocati o

indagati (consultaz

e copie digitali,

memorie dif)

Non luogo

a procedere

Conclusione

fase Gup

Assegnazione,

fissazione prima

udienzaArchivia il fascicolo

PM decide

di procedere

PM decide

fine indagine

PM decide

di procedere

PM decide

di archiviare

Rito

ordinario

Riti

speciali

Invio

fascicolo

PM decide

di archiviare

Invio a

Dibattimento,

nuovo fascicolo

dibattimento

Sentenza

Conclusione

indagine e invio

fascicolo

Carica in TIAP

Invia fascicolo


Invio fascicolo

Le proposte di miglioramento GdL TIAP – Descrizione movimento fascicoli con TIAP da 415 bis (2/2)

89

La figura a lato descrive i principali movimenti cartacei che saranno generati durante un procedimento tipo digitalizzato a partire dalla sua iscrizione in Re.Ge. fino alla fase della conclusione delle indagini.

In azzurro si riportano le differenze rispetto alla situazione attuale.

Movimentazione fascicoli con TIAP da iscrizione in Re.Ge. (1/2)

Cancelleria DibattimentoGip/Gup e


PM decide

di procedere

Depositato

richiesta

Richieste

interlocutorie al

Gip e le carica in

TIAP

Istruisce il

fascicolo PM e

carica in TIAP

Istruisce nuovo

fascicolo e crea

copia in TIAP

Decreto

PM decide

di archiviare

PM decide

fine indagine Aggiorna il

fascicolo

Stralcio

PM decide

lo stralcio

Prepara copertina

per richiesta

e invia richiesta

Invia copertina PM

alla Procura

Inserisce Decreto

in copertina PM e

aggiorna TIAP

Le proposte di miglioramento GdL TIAP – Descrizione movimento fascicoli con TIAP da iscrizione a Re.Ge. (1/2)

90

La figura a lato descrive i principali movimenti cartacei che saranno generati durante un procedimento tipo digitalizzato a partire dalla sua iscrizione in Re.Ge. dalla conclusione delle indagini in poi.

In azzurro si riportano le differenze rispetto alla situazione attuale, mentre in arancio sono evidenziate le differenze comuni con l’altra opzione.

Movimentazione fascicoli con TIAP da iscrizione in Re.Ge. (2/2)

Ufficio 415 bis Cancelleria DibattimentoGip/Gup e

Cancelleria Ufficio ArchiviazionePM e Segreteria

Invio a

Dibattimento,

nuovo fascicolo

dibattimento

Assegnazione,

fissazione prima

udienzaSentenza

Conclusione

indagine

Conclusione

fase Gup


Fissazione prima

udienza,

svolgimento

udienze, ecc.

Invio

fascicolo

Assiste avvocati o

indagati (consultaz

e copie digitali,

memorie dif)


indagati

Invio fascicolo

PM decide

di procedere

Non luogo

a procedere

Riti

speciali

Rito

ordinario

PM decide

di archiviare

PM decide

di procedere

PM decide

di archiviare

PM decide

fine indagine

Le proposte di miglioramento GdL TIAP – Descrizione movimento fascicoli con TIAP da iscrizione a Re.Ge. (2/2)

91

Indice


2. Il percorso






92

Modello di

“Servizio al

Cittadino”

Revisione organizzativa e

approccio per processi

Certificazione di qualità

Carta dei servizi

Rendicontazione sociale

Revisione sistemi

informatici

Comunicazione

istituzionale

La sintesi del progetto Schema delle linee di azione

1

6

5

2 4

3

N° N° della linea di azione

93

Il Progetto DIKE nel 2011 proseguirà e completerà la Linea 1 e avvierà e completerà le altre Linee.

Per la Linea 1 il vertice della Procura ha deciso di dedicare il prosieguo al Progetto “Definizione di un nuovo modello organizzativo della Procura”.

Le prossime attività Scelta dell’obiettivo da raggiungere

94

Linea 1-Organizzazione avrà per ambito l’intera Procura

L’attività è mirata prioritariamente a ridefinire il Modello organizzativo della Procura e ad avviarne la realizzazione, in termini di

Definizione di un nuovo organigramma, con indicazione delle unità organizzative di primo livello (riporti diretti al Dirigente Amministrativo) e di secondo livello (eventuali), che in particolare individui una logica ottimale di accentramento/decentramento tra Segreterie di Gruppo di PM e gli altri uffici, al netto dell’apporto dei VPO

Riallocazione delle attività e degli addetti dalle unità organizzative attuali a quelle future

L’attività produrrà anche linee guida, coerenti col suddetto modello, sui seguenti Temi Specifici

Modalità di funzionamento delle Segreterie dei Gruppi di PM

Razionalizzazione della dislocazione/specializzazione delle attività di sportello

Modifiche procedurali nella gestione delle Spese di Giustizia

Metodi per il controllo della qualità dei fascicoli

Meccanismi di interfacciamento con il Tribunale Ordinario di Cagliari

Le prossime attività Ambito del progetto (1/2)

95

Il progetto punta al miglioramento delle performance in termini di

Tempi dei procedimenti

Qualità dei fascicoli trasmessi al Tribunale

Per conseguire detto miglioramento, il progetto opererà sulla leva “struttura organizzativa”, cioè sulla riallocazione delle attività. Non sono in ambito razionalizzazioni di altra natura (es. automazione, competenze del personale, standardizzazioni di modulistica, criteri di pianificazione).

Dal punto di vista della quantità di addetti, ricercherà la migliore ridistribuzione delle risorse esistenti, nella ipotesi di invarianza del numero totale e dei livelli di inquadramento degli addetti

Le soluzioni che verranno definite considerano per realizzate

L’applicazione di TIAP a tutti i fascicoli interessati dal 415bis

L’applicazione della pre-iscrizione delle CNR a REGE

Le prossime attività Ambito del progetto (2/2)

96

Benchmarking

Individuazione prime alternative

di MODELLO

Individuazione alternative sui Temi Specifici

Consolidamento alternative di

MODELLO

Valuta- zione e Scelta

Descrizione dettagliata del Modello TO BE

Definizione linee guida sui Temi Specifici

Pianificazione della

attuazione

Avvio della attuazione

Fase 1-Scelta del Modello Fase 2-Dettagliazione del Modello

Fase 3-Avvio della realizzazione del Modello

21gen 15gen 4feb 18feb 4mar 29apr 13dic

Comunicazione al personale 6-10 dic

Comunicazione al personale 7-11 mar

3 sett 1 sett 2 sett 2 sett 2 sett 8 sett

Le prossime attività Fasi e Tempi di realizzazione

Riorganizzazione dei processi lavorativi ed ottimizzazione ... · Penale Reato per il Giudice di...

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