ARCHIVIA PLUS SUPPORTO GECOM REDDITI Istruzioni per la conservazione delle stampe di Gecom Redditi

Versione n. 2016.1.25

Data: 25/01/2016

Redatto da: Veronica Gimignani - Luca Mattioli

Approvato da: Claudio Caprara

Categoria: File standard per installazione

Destinatari: Utenti, Installatori, assistenti.

Obiettivo

Questo documento ha lo scopo di fornire le informazioni necessarie per la generazione, l’archiviazione e la conservazione sostitutiva delle dichiarazioni provenienti dai programmi TeamSystem.

Elenco delle versioni

2011.07.29 2011.09.29

Documento distribuito con licenza Creative Commons Attribuzione - Non opere derivate 3.0 Italia.

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Indice 1. Configurare Gecom REDDITI ....................................................................................................................................................- 3 -

Attivare file XML per Archivia Plus...............................................................................................................................- 3 - Impostare i parametri di default per tutti i dichiaranti .......................................................................................- 3 - Togliere la password dai modelli .................................................................................................................................- 3 - Impostare il direttorio di generazione dei pdf .......................................................................................................- 4 - Attivare archiviazione pdf dichiarazione per tutti i dichiaranti........................................................................- 4 - Modifica delle impostazioni di default per singola ditta ...................................................................................- 4 -

2. Generare i pdf delle dichiarazioni ..........................................................................................................................................- 5 - 3. Configurare M730 e generare i documenti........................................................................................................................- 6 -

Attivare generazione XML e impostare il percorso ..............................................................................................- 6 - Generare i pdf delle dichiarazioni ................................................................................................................................- 6 -

4. Configurare G770 e generare i documenti.........................................................................................................................- 6 - Attivare file XML per Archivia Plus...............................................................................................................................- 6 - Togliere la password dai modelli .................................................................................................................................- 6 - Impostare il direttorio di generazione dei pdf delle dichiarazioni ................................................................- 6 - Generare i pdf delle dichiarazioni ................................................................................................................................- 6 -

5. Altri documenti Archiviabili.......................................................................................................................................................- 7 - Unica.........................................................................................................................................................................................- 7 -

6. Archiviare i Documenti prodotti .............................................................................................................................................- 8 - Archiviare le ricevute Entratel ........................................................................................................................................- 8 -

7. Firma e conservazione sostitutiva ..........................................................................................................................................- 9 - 8. Elenco stampe PDF archiviabili dalle procedure DIRED, G770, M730, PDFMUL ............................................. - 10 - 9. Importazione anagrafiche 740, 750, 760, 730 in Archivia Plus ............................................................................... - 11 -

Esportazione anagrafiche da DIRED - 740/750/760 ......................................................................................... - 11 - Esportazione Anagrafiche 730.................................................................................................................................... - 12 - Importazione Anagrafiche in Archivia ..................................................................................................................... - 12 -

10. Abbinare gli allegati .................................................................................................................................................................. - 13 - Scansione semplice ......................................................................................................................................................... - 13 - Scansione massiva ........................................................................................................................................................... - 13 -

11. Chiusura archivi ........................................................................................................................................................................... - 13 -

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1. CONFIGURARE GECOM REDDITI

Avviare DIRED.

ATTIVARE FILE XML PER ARCHIVIA PLUS

Tabelle comuniInvio dichiarazioni in PDFParametri e Mittente E-MAIL Spuntare “Genera file XML per ARCHIVIA PLUS”.

IMPOSTARE I PARAMETRI DI DEFAULT PER TUTTI I DICHIARANTI

Tabelle comuniInvio dichiarazioni in PDFParametri di defaultImpostare a “Si” i MODULI della colonna ARCHIVIO che si desidera archiviare; Impostare a “Si” l’opzione “archiviazione” nella parte “Assegnazione licenza Laser”.

TOGLIERE LA PASSWORD DAI MODELLI

Tabelle comuniParametri e personalizzazioniParametri di proceduraFlag di stampa e PDFSul campo “Gestione disabilitazione password su PDF”, impostare il Valore “A” o “X”.

In questa schermata è possibile anche gestire altre opzioni come:

- Non allegare impegno alla trasmissione su PDF - Archiviazione con PDF7X0 anche ricevuta telematico PDF da console

Lasciamo queste decisioni a discrezione di chi deve eseguire l’archiviazione.

2.1

2.2

2.3

2.4

2.5 - 3

2.6

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IMPOSTARE IL DIRETTORIO DI GENERAZIONE DEI PDF

Tabelle comuniParametri e personalizzazioniTabella IndirizzariDefinire l’indirizzario “Archiviazione PDF”.

IMPORTANTE: Indicare la stessa cartella di Multi (Gesarc 1-24)

ATTIVARE ARCHIVIAZIONE PDF DICHIARAZIONE PER TUTTI I DICHIARANTI

Unico Persone FisichePortale e PDFGestione dichiarazione in PDF(Comando PDF740) Scelta 6 – Aggiornamento flag

N.B. se segnala la mancata abilitazione dell’invio mail nella postazione, digitare il comando SG_SETUP e selezionare nella scheda Mail, in Tipo di Invio, INVIO DIRETTO; quindi tornare in PDF740 6 – Aggiornamento flag.

Scegliere i limiti di selezione; Settare il flag “Invio archiviazione Redditi” e “Invio archiviazione IRAP”.

IMPORTANTE: questo passaggio è da ripetere anche per 750 e 760; inoltre questi parametri sono comuni a tutti i dichiaranti, per personalizzarli vedi il punto seguente.

MODIFICA DELLE IMPOSTAZIONI DI DEFAULT PER SINGOLA DITTA

Unico Persone FisicheGestioniAnagrafiche (comando ANA740)Scelgo il dichiarante8 – Gestione dati PDFTipo archiviazione, ho la possibilità di disabilitare la stampa del pdf della dichiarazione o di riattivare l’archiviazione se già effettuata, “pulendo” il campo “eseguita il”; sulla colonna Archivio posso scegliere quali moduli generare nel pdf della dichiarazione.

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2. GENERARE I PDF DELLE DICHIARAZIONI

Unico Persone FisichePortale e PDFGestione dichiarazione in PDF (Comando PDF740 / PDF750 / PDF760 / PDFCONS)5 – ArchiviazioneImpostare i limiti di selezione.

IMPORTANTE: La data di stampa determina l’archivio nel quale la dichiarazione verrà archiviata.

Nel caso dell’integrativa:

• se si vuole archiviare nell’archivio dell’anno fiscale del modello,

o indicare una data di stampa dell’anno precedente,

• se si vuole archiviare nell’archivio relativo all’anno di invio,

o indicare una data dell’anno corrente.

Una volta confermato appare la seguente schermata, nella quale è possibile indicare se creare un solo file per la dichiarazione dei redditi, la dichiarazione IRAP e le deleghe, oppure generare i documenti separatamente. Dopo aver fatto le opportune selezioni confermare, verrà proposto l’elenco dei dichiaranti che verranno Archiviati, confermare nuovamente per lanciare l’archiviazione.

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3. CONFIGURARE M730 E GENERARE I DOCUMENTI

ATTIVARE GENERAZIONE XML E IMPOSTARE IL PERCORSO

Entrare in

M730 Modelli/Telematico PDF730 – Gestione PDF 6 – Gestione parametri invio dati PDF 1 – Configurazione servizio E-MAIL Definire l’indirizzario “Indirizzario archiviazione” e spuntare “genera xml”.

IMPORTANTE: il direttorio deve essere lo stesso impostato su DIRED e su MULTI.

GENERARE I PDF DELLE DICHIARAZIONI

Entrare in

M730Modelli/TelematicoPDF730 – Gestione PDF1 – Dichiarazione 730 – Archiviazione

Effettuare la scelta “Archiviate” o “Mai archiviate”Impostare i limiti di selezione.

4. CONFIGURARE G770 E GENERARE I DOCUMENTI

ATTIVARE FILE XML PER ARCHIVIA PLUS

Gestione tabellePersonalizzazione proceduraARCHIVI PDF

alla voce, “Generazione file XML per archiviazione con ARCHIVIA PLUS”, mettere “Si”.

TOGLIERE LA PASSWORD DAI MODELLI

Gestione tabellePersonalizzazione proceduraARCHIVI PDF

alla voce, “Esegue archiviazione PDF senza password”, mettere “Si”.

IMPOSTARE IL DIRETTORIO DI GENERAZIONE DEI PDF DELLE DICHIARAZIONI

Gestione tabelleParametri PDFin “Directory archiviazione”, definire il direttorio di archiviazione, lo stesso utilizzato per DIRED e MULTI.

GENERARE I PDF DELLE DICHIARAZIONI

Gestione invio archivi PDFArchivia dichiarazioni 770 “ordinario” o “Semplificato” impostare i limiti di selezione delle ditte.

IMPORTANTE: La data di stampa determina l’archivio nel quale la dichiarazione verrà archiviata; nel caso dell’integrativa, se si vuole archiviare nell’archivio relativo all’anno fiscale del modello, indicare una data di stampa dell’anno precedente, se si vuole archiviare nell’archivio relativo all’anno di invio, indicare una data dell’anno corrente.

ConfermaIn “COPIA IN STAMPA “ scegliere “Originale”indicare i quadri da generareGenera.

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5. ALTRI DOCUMENTI ARCHIVIABILI

Ci sono altre tipologie di documenti che possono essere archiviati con le stesse modalità e tempistiche delle dichiarazioni dei redditi, questi sono:

- Comunicazione Dati iva(IVACOM), - F24, - Modello Iva annuale (per chi ha la

gestione separata dal modello unico), - Black list clienti fornitori, - Modelli intra Cessioni\Acquisti, - Certificazione compensi, - Rimborso iva trimestrale.

Tutti questi documenti possono essere archiviati da MULTI con il comando PDFMUL, semplicemente selezionando l’opzione “files ARCHIVIA” e impostando i relativi parametri, dopo aver precedentemente impostato l’indirizzario di esportazione dei files (Gesarc1 – gestione archivio tabelle24 – indirizzari Archivia e PDF).

UNICA

La Certificazione Unica può essere archiviata generando il modello direttamente dalla procedura UNICA.

• Attivare file XML per Archivia Plus

Gestione tabellePersonalizzazione proceduraARCHIVI PDF

alla voce, “Generazione file XML per archiviazione con ARCHIVIA PLUS”, mettere “Si”.

• Togliere la password dai modelli

Gestione tabellePersonalizzazione proceduraARCHIVI PDF

alla voce, “Esegue archiviazione PDF senza password”, mettere “Si”.

• Impostare il direttorio di generazione dei pdf delle dichiarazioni

Gestione tabelleParametri PDFin “Directory archiviazione”, definire il direttorio di archiviazione, lo stesso utilizzato per DIRED e MULTI.

• Generare i pdf delle dichiarazioni

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6. ARCHIVIARE I DOCUMENTI PRODOTTI

Se non avete ancora creato gli archivi necessari per la conservazione delle dichiarazioni, potete farlo eseguendo l’aggiornamento guidato

Avviare il modulo AutoSpool e cliccare Archivia tutti. Autospool inserirà i documenti generati negli appositi archivi in base al Tipo documento e All’anno.

Imposta – Apre la videata di configurazione

Archivia tutti – Tutti i file presenti nella cartella d’appoggio delle stampe vengono archiviati

Archivia singolo documento – Si apre Esplora risorse per scegliere il file DA ARCHIVIARE

Automatico – Se attivato, il programma esegue l’archiviazione ogni volta che un file viene memorizzato nella cartella “Da archiviare”

Stop – Ferma l’archiviazione

Icone per aprire le cartelle – Cronologia – Stampe – Paghe – Archiviate – Scartate

Comandi per la cancellazione (in basso) – Cancella Cronologia – Archiviati – Scartati

IMPORTANTE: consigliamo di archiviare i modelli delle dichiarazioni e le ricevute entratel subito dopo aver fatto l’invio telematico; in questo modo non solo i documenti saranno subito ricercabili e disponibili ma, in caso di dichiarazione integrativa, sarà possibile conservare tutte le versioni.

ARCHIVIARE LE RICEVUTE ENTRATEL

Successivamente all’archiviazione dei modelli, Archiviare le ricevute Entratel in modo che vengano impostati i collegamenti tra ricevuta e modello.

Vedi Leggimi Archivia Architel conservazione Ricevute Entratel

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7. FIRMA E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Si consiglia di apporre subito la firma digitale sui modelli e sulle ricevute archiviate, in modo da rendere l’archivio stabile e sicuro.

Entro 3 mesi dall’invio della dichiarazione dell’anno successivo completare il processo di conservazione eseguendo la funzione di masterizzazione (Archimaster Masterizza CNIPA) che prevede l’applicazione di firma digitale e marca temporale sull’intero pacchetto di documenti archiviati. Vedi Chiusura Archivi

Riportiamo sotto un elenco di tempistiche consigliate e d’obbligo per la gestione dei documenti che riguardano l’area Redditi che produrremo nell’anno X.

- F24, intra, Black list e altri; successivamente all’invio telematico (mensile) procedere all’archiviazione del modello e relative ricevute entratel + applicazione della firma digitale

- Ivacom; successivamente all’invio telamatico (28/02/X) procedere all’archiviazione del modello e relativa ricevuta + applicazione della firma digitale.

- 730; successivamente all’invio telamatico (30/06/X) procedere all’archiviazione del modello e relativa ricevuta + applicazione della firma digitale.

- 770 Ordinario e Semplificato; successivamente all’invio telamatico (31/07/X) procedere all’archiviazione del modello e relativa ricevuta + applicazione della firma digitale.

- 740, 750, 760, irap, Iva annuale; successivamente all’invio telamatico (30/09/X) procedere all’archiviazione del modello e relativa ricevuta + applicazione della firma digitale.

- Dichiarazioni Integrative; durante l’intero anno X quando si producono, procedere all’archiviazione del modello e relativa ricevuta + applicazione firma digitale.

- Entro 31/12/X+1 procedere con la masterizzazione dei documenti archiviati con produzione del file di chiusura firmato digitalmente e marcato temporalmente. (obbligatorio)

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8. ELENCO STAMPE PDF ARCHIVIABILI DALLE PROCEDURE DIRED, G770, M730, PDFMUL

Di seguito vengono elencati i file in formato PDF+XML e solo PDF che, per la sezione REDDITI, è possibile archiviare attraverso il programma Archivia Plus.

TIPO DI MODELLO TIPO DI FILE ARCHIVIAZIONE E ARCHIVIO DESTINAZIONE

DIRED

Red. - Unico Persone Fisiche - 740 PDF + XML Autospool Red. - Unico Società di Persone – 750 PDF + XML Autospool Red. - Unico Società di Capitali – 760 PDF + XML Autospool Red. - Unico Enti non Commerciali – 760 PDF + XML Autospool Red. - Consolidato Naz e Mond. – 780 PDF + XML Autospool Modello IRAP PDF + XML Autospool Modello F24 PDF + XML Autospool

M730 Red. - Modello 730 PDF + XML Autospool

G770 Red. - Modello 770 Ordinario PDF + XML Autospool Red. - Modello 770 Semplificato PDF + XML Autospool

PDFMUL Comunicazione Dati iva(IVACOM) PDF + XML Autospool F24 PDF + XML Autospool Modello Iva annuale PDF + XML Autospool Black list clienti fornitori PDF + XML Autospool Modelli intra Cessioni\Acquisti PDF + XML Autospool Certificazione compensi PDF + XML Autospool Rimborso iva trimestrale PDF + XML Autospool

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9. IMPORTAZIONE ANAGRAFICHE 740, 750, 760, 730 IN ARCHIVIA PLUS

Questa funzione è utile per la gestione degli allegati con etichetta e per eventuali archiviazioni manuali di documenti.

Non è indispensabile per la conservazione delle dichiarazioni.

IMPORTANTE: prima di eseguire l’importazione delle anagrafiche REDDITI, è necessario aver eseguito l’importazione delle anagrafiche MULTI (vedi leggimi Multi).

ESPORTAZIONE ANAGRAFICHE DA DIRED - 740/750/760

• Avviare DIRED e cliccare sull’icona “Esportazione Dati” Esportazione su File.

• Selezionare uno dei tre metodi di esportazione per archivia, in base alla tipologia di contribuente (ARCHIVIA – Anagrafica 740/750/760).

• Tipo di export: sul pc.

• Avviare l’esportazione e salvare il file risultante in formato XML.

• Applicare eventuali filtri alle anagrafiche altrimenti confermare.

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ESPORTAZIONE ANAGRAFICHE 730

• Avviare M730, cliccare sull’icona “Esportazione Dati”Esportazione su file.

Quindi seguire le stesse istruzioni delle Anagrafiche DIRED.

IMPORTAZIONE ANAGRAFICHE IN ARCHIVIA

E’ opportuno fare delle precisazioni sul metodo di importazione delle anagrafiche:

- Se vengono trovate più anagrafiche in archivio con lo stesso codice fiscale, verrà aggiornato il campo “Cod. Redditi” su tutte le anagrafiche trovate. A parità di codice fiscale, verrà tenuto in memoria sempre e soltanto il “Cod. Redditi” dell’ultima anagrafica trovata, anche tra diverse tipologie di anagrafiche; in questo caso abbiamo la possibilità di selezionare in fase di importazione le anagrafiche corrette o di correggerle a mano dopo l’importazione.

- Anagrafiche non presenti in archivio vengono aggiunte.

- Il “Cod. Redditi” verrà compilato con il prefisso del tipo di anagrafica(73, 74, 75, 76), per evitare di avere codici duplicati (esempio: anagrafica 740 della ditta 1 = 74000001).

Importazione delle anagrafiche Redditi nella Gestione Anagrafiche di Archivia:

• Avviare Archiconfig Tabelle Gestione Anagrafiche Ditte

• Dal menù Strumenti lanciare il comando “Importazione Anagrafiche”.

• In Opzioni scegliere XML (Multi, Paghe, ecc.); il programma è in grado di distinguere le varie anagrafiche analizzando il file di esportazione generato dal gestionale.

• Indicare il tipo di anagrafica Redditi tramite il menù a tendina, necessario per aggiungere il prefisso al codice ditta.

• Selezionare il File da Importare

• Importa da file legge tutte le anagrafiche presenti

• Salva in Anagrafica effettua il salvataggio definitivo

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10. ABBINARE GLI ALLEGATI

Si può conservare il fascicolo cartaceo in aggiunta al modello pdf.

SCANSIONE SEMPLICE

Selezionare una dichiarazione, Selezionare il menù Join Acquisisci immagine, effettuare la scansione e salvare.

Join non è disponibile nella versione NO PRINT, in questo caso occorre creare un nuovo record e compilare i dati di ricerca (con ctrl + d si duplicano i dati del modello)

SCANSIONE MASSIVA

Vedi Leggimi Archiscan Scansione Massiva sezione Allegati Dichiarazioni

11. CHIUSURA ARCHIVI

Il processo di conservazione delle dichiarazioni, delle ricevute e degli allegati da parte dell’intermediario si conclude con la produzione del supporto sostitutivo dello studio da effettuare entro la spedizione della dichiarazione dell’anno successivo.

Vedi Leggimi Archivia Chiusura degli Archivi

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