AGIRE IN DIGITALE?
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I dati e le informazioni sono fornite dall’azienda, che ne garantisce la veridicità AGIRE IN DIGITALE? Focus su Change Management e risultati L a scelta aziendale di iniziare un percorso di innova- zione nasce sempre dall’esigenza di dover risolve- re un problema concreto che si manifesta in forme diverse, ad esempio una multa a seguito di un’ispezione governativa, lo smarrimento di una fattura di grande importo mai arrivata a destinazione, il deperimento di un archivio cartaceo fondamentale per rispondere ad una citazione in giudizio, etc.. ma ciò che fa la diffe- renza è la volontà di definire un nuovo modo di lavo- rare, più performante e a maggiore valore aggiunto. I benefici che ne derivano sono straordinari. In alcuni casi sono i cambiamenti normativi a guidare la digitalizzazione dei processi di business, basti pensare alla recente introduzione della Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione, più in generale alla strategia dell’Agenda Digitale Italiana e nello specifi- co agli adempimenti richiesti, ad esempio, dalle Leggi 231/2001 & 262/2005, dai D. Lgs. 81/2008 e OHSAS, dal Saurbanes-Oxley Act. La collaborazione spontanea che si osserva all’interno delle Organizzazioni, facilitata dai canali social e dalla naturale propensione delle persone a comunicare via chat, diventa una fonte di ricchezza per l’Azienda, nella maggior parte dei casi inesplorata. A ciò si affianca tutta la comunicazione legata alle attività quotidiane, pensia- mo a quante informazioni ci scambiamo al telefono, via email, a voce.. una quantità di conoscenza che si perde nel tempo, restando nella memoria o nei file personali. Oggi è possibile adottare strumenti capaci di catturare la conoscenza aziendale nel momento stesso in cui essa emerge, ossia durante i processi collaborativi: workflow che orchestrano il flusso delle attività e delle infor- mazioni ad esse associate, guidano le persone nello svolgimento dei compiti loro assegnati e coinvolgono di volta in volta il collega o il responsabile preposto a svolgere una determinata azione, che sia essa autoriz- zativa, dispositiva o informativa. Attraverso una piattaforma web, disponibile h24 e accessibile via tablet e smartphone, le persone sono chiamate attraverso un’email a dare il loro contributo semplicemente con un click, le azioni e le informazioni vengono tracciate, storicizzate, e rese disponibili ad altri. I diritti di visualizzazione e modifica dei documenti sono definiti a priori sulla base dell’organigramma e delle scelte strategiche dell’Azienda, garantendo la massima sicurezza a tutti i documenti che lo richiedo- no, come ad esempio dati relativi alle Risorse Umane. Naturalmente ogni persona potrà avere accesso al pro- prio Dossier del Dipendente e verificare la situazione CARLO PETTI - Amministratore Delegato, fondatore di DocFlow, avvia la sua attività professionale nei Laboratori di Ricerca e Sviluppo di Pregnana Milanese, dell’allora Olivetti, dove inizia un lungo percorso nell’ Information Technology. Il passaggio ad attività marketing si compie in Texas Instruments, dove ricopre il ruolo di Direttore Commerciale della Divisione Sistemi Digitali. Nel 1979 inizia l’attività imprenditoriale prima come consulente, poi con la creazione di Brain Informatica, società attiva nel settore CAD/Cam. Nel 1987 fonda la filiale italiana di Interleaf, società leader nell’electronic publishing nella quale ricopre il ruolo di Presidente fino al 1994, anno in cui costituisce DocFlow Italia, con una missione specifica: il Document & Process Management. La scelta del nome Doc, da documento, e Flow, da workflow, spiega la strategia e il valore di un’Azienda che ha investito nelle competenze, affiancando grandi realtà imprenditoriali italiane nel percorso di innova- zione continua e di change management. Specializzata nella digitalizzazione dei processi azien- dali, DocFlow propone i suoi Asset, ossia piattaforme tecnologiche ideate per gestire i documenti (ECM), implementare workflow (BPM), condividere le infor- mazioni utili ai processi di Compliance e ottimizzare la Collaborazione tra gruppi di lavoro. Non un prodotto ma un “vestito su misura”, l’approccio DocFlow pre- vede la discovery del processo “as-is” per delineare le aree di miglioramento e, a seguire, il disegno e l’im- plementazione del processo “to-be” per raggiungere gli obiettivi concordati. Un supporto completo per i Clienti, che pone molta attenzione alle fasi di change management e transformation. Gli Asset DocFlow: ORDER2CASH Gestione ciclo attivo, dall’arrivo dell’ordine d’acquisto da parte del Cliente all’avve- nuto incasso. PROCURE2PAY Gestione ciclo passivo, dalla nascita di una richiesta di acquisto al pagamento del fornitore (es. qualifica fornitori e portale, RAI, RDA, Verifica Fattura, cruscotto pagamenti). HUMAN RESOURCES Gestione processi di emplo- yee self service, digitalizzazione documentazione del Personale e supporto ai processi organizzativi (es. assunzione, formazione, valutazione competenze). COMMUNICATION HUB Gestione della corri- spondenza multicanale in ingresso e in uscita, analisi contenuti e indirizzamento alle aree di business (es. Protocollo e PEC). MULTI-COMPLIANCE Gestione attività, controlli e documenti ai fini L. 262/2005, D. Lgs 231/2001, D. Lgs 81/2008 etc. GESTIONE COMMESSE Gestione dei documen- ti e dei processi collaborativi legati alla dimensione documentale di una commessa, dalla progettazione al rilascio della documentazione verso i destinatari interni ed esterni. DocFlow offre il servizio di Conservazione sostitutiva a norma e garantisce ai Clienti l’adeguamento tecno- logico e normativo, grazie alla divisione Consulenza e Normativa, costantemente aggiornata sulle evoluzioni giuridiche italiane ed estere. CHI È DOCFLOW aggiornata di ferie, permessi, nota spese; chi si occupa di Amministrazione del Personale potrà visualizzare parte del folder, mentre il Direttore HR avrà accesso a tutti i documenti, anche alle lettere di incentivo o ai provvedimenti disciplinari. Se prendiamo in esame l’area Amministrazione, Finanza e Controllo, per comprendere l’impatto della digitalizzazione dei processi, proviamo a pensare al caso in cui ci sia richiesto di presentare in Tribunale tutte le fatture ricevute da una certa società nel 1998. Ciò implicherebbe la ricerca fisica dei documenti con- tabili in un archivio cartaceo (magari delocalizzato), l’estrazione, la fotocopia e il trasporto in aula di una mole considerevole di carta, con tutti i rischi del caso: documentazione incompleta, illeggibile, danneggiata, etc.. Successivamente l’analisi di questi documenti richiederebbe molto tempo per la lettura, classifica- zione e ricerca del dato di interesse. Immaginiamo invece lo scenario digitalizzato: accedo a un sito web, imposto i criteri di ricerca, seleziono i documenti di interesse, li salvo su un CD e li invio in Tribunale con la conseguenza di una consultazione rapida e un’analisi immediata. Ma attenzione a non cadere nell’errore di associare alla parola digitalizzazione solo il significato di demate- rializzazione, nel senso letterale di eliminare la carta. Non ci saranno mai evidenti vantaggi nel trasformare un archivio cartaceo in una libreria digitale se poi ogni volta che serve un documento bisogna ristamparlo e portarlo al proprio capo per approvazione. Bisogna lavorare sui processi che stanno alla base della gene- razione e dello scambio dei documenti. DocFlow è un operatore di nicchia, specializzato nel reingeneering dei processi di business e attivo dal 1995. Le soluzioni DocFlow sono ideate a partire dall’analisi approfondita del processo aziendale che si vuole inno- vare e l’obiettivo è identificare le aree di inefficienza per delineare lo scenario ideale di miglioramento. In questa fase è importante dedicare molta attenzione agli utenti coinvolti nel processo, alle criticità, alle attività time consuming e alle difficoltà pratiche di tutti i giorni. Successivamente è fondamentale condividere un percorso di change management e realizzare quindi l’applicazione “su misura”. Ogni Azienda, infatti, si differenzia dalle altre per i suoi fattori distintivi legati all’Organizzazione, al valore aggiunto dei beni o dei servizi che propone, ai servizi post vendita, ed è fonda- mentale preservare questa unicità attraverso workflow ad hoc. In questo senso si facilita il teamworking, per- ché si offre alle persone una piattaforma semplice e “always on” per collaborare e dare il proprio contributo solo nel momento opportuno, automatizzando le attività a scarso valore aggiunto. I vantaggi dell’approccio digitale ai processi aziendali sono ampiamente riconosciuti. DocFlow collabora da anni con SDA Bocconi all’inter- no dell’Osservatorio AGIRE IN DIGITALE, iniziativa che ha l’obiettivo di misurare l’impatto dei processi di digitalizzazione sul business attraverso l’analisi di casi concreti. Molte evidenze testimoniano come, a certe condizio- ni di contesto e di progetto, sia possibile utilizzare le potenzialità tecnologiche a supporto di piani di recupe- ro strutturale delle buone condizioni di funzionamen- to aziendale. In periodi più recenti è, tuttavia, emerso come la leva tecnologica possa dare un contributo all’agire aziendale in un’ottica diversa rispetto a quel- la fin qui ampiamente studiata. Una corretta gestione dei processi, e dei flussi informativi che li alimentano, può, infatti, condurre, non solo a miglioramenti delle prestazioni operative dell’azienda, bensì anche ad una sistematica riduzione del suo profilo di rischio. L’Osservatorio intende essere una utile occasione di confronto tesa a esplorare nelle specifico: il ruolo dei progetti di digitalizzazione a supporto dei migliora- menti delle prestazioni di processo, il perimetro di applicazione dei progetti di digitalizzazione, i processi amministrativi quale ambito ideale di applicazione dei progetti di digitalizzazione, le condizioni di sfruttamen- to delle potenzialità degli strumenti di digitalizzazione. La gestione del cambiamento e la misurazione dei risultati sono due elementi chiave del successo di ogni progetto di digitalizzazione, DocFlow ne è fermamente convinta, così come i suoi Clienti che hanno sperimen- tato i benefici di questo approccio. www.docflow.com
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Focus su Change Management e risultati. Pubblicato su MILANO FINANZA - 14 giugno 2014
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I dati e le informazioni sono fornite dall’azienda, che ne garantisce la veridicità
AGIRE IN DIGITALE?Focus su Change Management e risultati
La scelta aziendale di iniziare un percorso di innova-zione nasce sempre dall’esigenza di dover risolve-re un problema concreto che si manifesta in forme
diverse, ad esempio una multa a seguito di un’ispezione governativa, lo smarrimento di una fattura di grande importo mai arrivata a destinazione, il deperimento di un archivio cartaceo fondamentale per rispondere ad una citazione in giudizio, etc.. ma ciò che fa la diffe-renza è la volontà di definire un nuovo modo di lavo-rare, più performante e a maggiore valore aggiunto. I benefici che ne derivano sono straordinari.In alcuni casi sono i cambiamenti normativi a guidare la digitalizzazione dei processi di business, basti pensare alla recente introduzione della Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione, più in generale alla strategia dell’Agenda Digitale Italiana e nello specifi-co agli adempimenti richiesti, ad esempio, dalle Leggi 231/2001 & 262/2005, dai D. Lgs. 81/2008 e OHSAS, dal Saurbanes-Oxley Act.La collaborazione spontanea che si osserva all’interno delle Organizzazioni, facilitata dai canali social e dalla naturale propensione delle persone a comunicare via chat, diventa una fonte di ricchezza per l’Azienda, nella maggior parte dei casi inesplorata. A ciò si affianca tutta la comunicazione legata alle attività quotidiane, pensia-mo a quante informazioni ci scambiamo al telefono, via email, a voce.. una quantità di conoscenza che si perde nel tempo, restando nella memoria o nei file personali.Oggi è possibile adottare strumenti capaci di catturare la conoscenza aziendale nel momento stesso in cui essa emerge, ossia durante i processi collaborativi: workflow che orchestrano il flusso delle attività e delle infor-mazioni ad esse associate, guidano le persone nello svolgimento dei compiti loro assegnati e coinvolgono di volta in volta il collega o il responsabile preposto a svolgere una determinata azione, che sia essa autoriz-zativa, dispositiva o informativa.Attraverso una piattaforma web, disponibile h24 e accessibile via tablet e smartphone, le persone sono chiamate attraverso un’email a dare il loro contributo semplicemente con un click, le azioni e le informazioni vengono tracciate, storicizzate, e rese disponibili ad altri.I diritti di visualizzazione e modifica dei documenti sono definiti a priori sulla base dell’organigramma e delle scelte strategiche dell’Azienda, garantendo la massima sicurezza a tutti i documenti che lo richiedo-no, come ad esempio dati relativi alle Risorse Umane. Naturalmente ogni persona potrà avere accesso al pro-prio Dossier del Dipendente e verificare la situazione
CARLO PETTI - Amministratore Delegato, fondatore di DocFlow, avvia la sua attività
professionale nei Laboratori di Ricerca e Sviluppodi Pregnana Milanese, dell’allora Olivetti, dove inizia
un lungo percorso nell’ Information Technology.Il passaggio ad attività marketing si compie in
Texas Instruments, dove ricopre il ruolo di Direttore Commerciale della Divisione Sistemi Digitali.
Nel 1979 inizia l’attività imprenditoriale prima come consulente, poi con la creazione di Brain Informatica, società attiva nel settore CAD/Cam. Nel 1987 fonda
la filiale italiana di Interleaf, società leader nell’electronic publishing nella quale ricopreil ruolo di Presidente fino al 1994, anno in cui
costituisce DocFlow Italia, con una missione specifica: il Document & Process Management.
La scelta del nome Doc, da documento, e Flow, da workflow, spiega la strategia e il valore di un’Azienda che ha investito nelle competenze, affiancando grandi realtà imprenditoriali italiane nel percorso di innova-zione continua e di change management.Specializzata nella digitalizzazione dei processi azien-dali, DocFlow propone i suoi Asset, ossia piattaforme tecnologiche ideate per gestire i documenti (ECM), implementare workflow (BPM), condividere le infor-mazioni utili ai processi di Compliance e ottimizzare la Collaborazione tra gruppi di lavoro. Non un prodotto ma un “vestito su misura”, l’approccio DocFlow pre-vede la discovery del processo “as-is” per delineare le aree di miglioramento e, a seguire, il disegno e l’im-plementazione del processo “to-be” per raggiungere gli obiettivi concordati. Un supporto completo per i Clienti, che pone molta attenzione alle fasi di change management e transformation. Gli Asset DocFlow:ORDER2CASH Gestione ciclo attivo, dall’arrivo dell’ordine d’acquisto da parte del Cliente all’avve-nuto incasso.PROCURE2PAY Gestione ciclo passivo, dalla nascita di una richiesta di acquisto al pagamento del fornitore
(es. qualifica fornitori e portale, RAI, RDA, Verifica Fattura, cruscotto pagamenti).HUMAN RESOURCES Gestione processi di emplo-yee self service, digitalizzazione documentazione del Personale e supporto ai processi organizzativi (es. assunzione, formazione, valutazione competenze).COMMUNICATION HUB Gestione della corri-spondenza multicanale in ingresso e in uscita, analisi contenuti e indirizzamento alle aree di business (es. Protocollo e PEC).MULTI-COMPLIANCE Gestione attività, controlli e documenti ai fini L. 262/2005, D. Lgs 231/2001, D. Lgs 81/2008 etc.GESTIONE COMMESSE Gestione dei documen-ti e dei processi collaborativi legati alla dimensione documentale di una commessa, dalla progettazione al rilascio della documentazione verso i destinatari interni ed esterni.DocFlow offre il servizio di Conservazione sostitutiva a norma e garantisce ai Clienti l’adeguamento tecno-logico e normativo, grazie alla divisione Consulenza e Normativa, costantemente aggiornata sulle evoluzioni giuridiche italiane ed estere.
Chi è DoCFlow
aggiornata di ferie, permessi, nota spese; chi si occupa di Amministrazione del Personale potrà visualizzare parte del folder, mentre il Direttore HR avrà accesso a tutti i documenti, anche alle lettere di incentivo o ai provvedimenti disciplinari.Se prendiamo in esame l’area Amministrazione, Finanza e Controllo, per comprendere l’impatto della digitalizzazione dei processi, proviamo a pensare al caso in cui ci sia richiesto di presentare in Tribunale tutte le fatture ricevute da una certa società nel 1998. Ciò implicherebbe la ricerca fisica dei documenti con-
tabili in un archivio cartaceo (magari delocalizzato), l’estrazione, la fotocopia e il trasporto in aula di una mole considerevole di carta, con tutti i rischi del caso: documentazione incompleta, illeggibile, danneggiata, etc.. Successivamente l’analisi di questi documenti richiederebbe molto tempo per la lettura, classifica-zione e ricerca del dato di interesse.Immaginiamo invece lo scenario digitalizzato: accedo a un sito web, imposto i criteri di ricerca, seleziono i documenti di interesse, li salvo su un CD e li invio in Tribunale con la conseguenza di una consultazione rapida e un’analisi immediata.Ma attenzione a non cadere nell’errore di associare alla parola digitalizzazione solo il significato di demate-rializzazione, nel senso letterale di eliminare la carta. Non ci saranno mai evidenti vantaggi nel trasformare un archivio cartaceo in una libreria digitale se poi ogni volta che serve un documento bisogna ristamparlo e portarlo al proprio capo per approvazione. Bisogna lavorare sui processi che stanno alla base della gene-razione e dello scambio dei documenti. DocFlow è un operatore di nicchia, specializzato nel reingeneering dei processi di business e attivo dal 1995.Le soluzioni DocFlow sono ideate a partire dall’analisi approfondita del processo aziendale che si vuole inno-vare e l’obiettivo è identificare le aree di inefficienza per delineare lo scenario ideale di miglioramento. In questa fase è importante dedicare molta attenzione agli utenti coinvolti nel processo, alle criticità, alle attività time consuming e alle difficoltà pratiche di tutti i giorni.Successivamente è fondamentale condividere un percorso di change management e realizzare quindi l’applicazione “su misura”. Ogni Azienda, infatti, si differenzia dalle altre per i suoi fattori distintivi legati all’Organizzazione, al valore aggiunto dei beni o dei servizi che propone, ai servizi post vendita, ed è fonda-mentale preservare questa unicità attraverso workflow ad hoc. In questo senso si facilita il teamworking, per-ché si offre alle persone una piattaforma semplice e “always on” per collaborare e dare il proprio contributo solo nel momento opportuno, automatizzando le attività a scarso valore aggiunto.I vantaggi dell’approccio digitale ai processi aziendali sono ampiamente riconosciuti.DocFlow collabora da anni con SDA Bocconi all’inter-no dell’Osservatorio AGIRE IN DIGITALE, iniziativa che ha l’obiettivo di misurare l’impatto dei processi di digitalizzazione sul business attraverso l’analisi di casi concreti.Molte evidenze testimoniano come, a certe condizio-ni di contesto e di progetto, sia possibile utilizzare le potenzialità tecnologiche a supporto di piani di recupe-ro strutturale delle buone condizioni di funzionamen-to aziendale. In periodi più recenti è, tuttavia, emerso come la leva tecnologica possa dare un contributo all’agire aziendale in un’ottica diversa rispetto a quel-la fin qui ampiamente studiata. Una corretta gestione dei processi, e dei flussi informativi che li alimentano, può, infatti, condurre, non solo a miglioramenti delle prestazioni operative dell’azienda, bensì anche ad una sistematica riduzione del suo profilo di rischio.L’Osservatorio intende essere una utile occasione di confronto tesa a esplorare nelle specifico: il ruolo dei progetti di digitalizzazione a supporto dei migliora-menti delle prestazioni di processo, il perimetro di applicazione dei progetti di digitalizzazione, i processi amministrativi quale ambito ideale di applicazione dei progetti di digitalizzazione, le condizioni di sfruttamen-to delle potenzialità degli strumenti di digitalizzazione.La gestione del cambiamento e la misurazione dei risultati sono due elementi chiave del successo di ogni progetto di digitalizzazione, DocFlow ne è fermamente convinta, così come i suoi Clienti che hanno sperimen-tato i benefici di questo approccio.
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