Amministrazione Digitale in CONSOB

Amministrazione digitale in CONSOB

Project management - Progetto digitale e Governance digitale

Flussi digitali, Archivio, Conservazione

ing. Brizio Tommasi

Project manager seniorResponsabile delegato ai flussi documentali e archivi CONSOB

[email protected]

CONSOB – 13 ottobre 2016

Agenda

• CONSOB e amministrazione digitale

• Digital Project management

• Progetto digitale CONSOB

• I principali flussi documentali

• Misurazioni e statistiche

CONSOBCommissione Nazionale per le Società e la Borsa

La CONSOB

Commissione Nazionale per le Società e la Borsa

Autorità italiana per la vigilanza dei mercati finanziari

Principali attività istituzionali

Verificare la trasparenza e la correttezza dei mercati a tutela degli investitori

Vigilare e, ove necessario, sanzionare comportamenti scorretti

Operare per garantire efficienza nelle contrattazioni di mercato

Amministrazione digitale: le idee alla base del progetto

Rapidità e semplificazione nei processi e procedimenti amministrativi

Sistema di gestione informatica dei documenti e conservazione digitale

Adozione massiva della firma digitale e delle PEC

Strumenti archivistici: classificazione e fascicolazione documentale

Progetto istituzionale e gruppo di lavoro (progetto digitale)

Convenzione di riuso software e collaborazioni (Banca d’Italia)

Collaborazioni a vari livelli: BdI, AgID, Mibact, Anorc, Anai, InterPares.

CONSOB

Digital Project management

Progetto digitale

Progetto e strategia digitale

Progetto

Ogni iniziativa, ogni innovazione si basa su progetti

Un terzo dell’economia mondiale è generata da progetti (cit.)

Il progetto: processo continuo di verifica tempi, costi, risultati e valore generato

Le innovazioni digitali sono anch’esse gestite da progetti Project management

Progetto digitale

Convergenza tra archivio digitale e gestione informatica

Il progetto digitale è multidisciplinare: abbandono approccio analitico puro

Il project management è una disciplina con approccio sistemico

Il progetto digitale si fonde nella strategia dell’amministrazione !

Strategia digitale

Analisi giuridica e rispetto del corpus normativo

Cambio organizzativo sia procedurale che operativo

Gestione archivistica nella dinamica degli archivi digitali

Analisi tecnologie e innovazioni digitali

Giuridica

Organizzativa

Archivistica

Tecnologica

Progetto digitale CONSOB

Obiettivi e metodologie digitali

Prospettive strategiche

Nel suo complesso il progetto digitale si declina in

“4 prospettive” integrate:

Prospettiva Strumenti principali Evoluzioni

1. Normativa CAD, DPCM, TUdA, ecc …

2. Archivistica Titolario, Fascicolazione …

3. Organizzativa Manuale di gestione …

4. Tecnologica Piattaforma informatica …

Principali normative di riferimento

Testo Unico in tema di documentazione amministrativa.DPR 445/2000 – TUDA

Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).D.Lgs. 82/2005 e D.Lgs. 179/2016 (cd. nuovo CAD)

Procedimenti amministrativi e diritto di accesso.

L. 241/1990

Regole tecniche (Protocollo, Conservazione). DPCM 3 dicembre 2013; DPCM 13 novembre 2014

Alluvione normativa

…

…

(cit.)

Normativa

eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature)Regolamento (UE) n. 910/2014

L’archivio digitale

FascicolazioneDinamico ma prescrittivo

Documento informatico

Massima cura

OGGETTO

Valore probatorio

Livello 3

(Documento, Allegati, Metadati, Firme, Visti, Storia)

Stabile ma non statico

Dal generale

Al particolare

Livello 2Classificazione

TITOLARIO DELL’ISTITUTO

Livello 1 Registrazione - Segnatura

Protocollo, Registri, contenuti

Archivistica

Gerarchico

Protocollo e Registri d’archivioPrincipio di “Predisposizione”

Disposizioni

Comunicazionein uscita / interna

Tipo documento

in “Predisposizione”

Delibere

Ordini di Servizio, CaP

Verbali

Documenti di lavoro

Ordini del giorno; Modulistica

Protocollo Ufficiale

-Protocollo in uscita

-Protocollo in ingresso

Registro di lavoro-Registro pubblicazioni

-Registro flussi telematici

Registri di archivio

-Delibere ufficiali

-Disposizioni ufficiali

-OdS e CaP ufficiali

-Verbali ufficiali

-OdG e Moduli del personale

Repertori

Archivistica

La gestione del PROGETTO DIGITALE

Gruppo di lavoro dedicato multi-disciplinare (task force)

Studio preliminare di fattibilità e piano pluriennale (su base triennio)

Analisi costi-benefici; “Utility Value Analysis” nella fase preselettiva

Coinvolgimento dei vertici e di tutte le strutture organizzative (key users)

Riunioni programmate e documentate con tutte le UO a vari livelli

Formazione a tutto il personale e sensibilità al cambiamento (change management)

Gestione e controllo dei rischi con un tracciamento continuo (giornale di bordo)

Convenzione di riuso software e collaborazioni con Banca d’Italia

Collaborazioni a vari livelli: BdI, AgID, Mibact, Anorc, Anai, InterPares.

L’Organizzazione interna

Nomina del Responsabile del servizio (nell’ambito dell’Amministrazione)

Delegati funzionali responsabili di settori specifici:

Tenuta del protocollo

Gestione documenti, archivi e flussi documentali

Gestione sistema di Conservazione digitale

Competenze multi-disciplinari: informatiche, archivistiche, giuridiche,

organizzative, sicurezza e privacy.

La Governance digitale

Organizzativa

Manuale di gestione - Principi

Unicità e Centralità dell’archivio digitale.

Protocollazione “integrata”.

Principio di “autonomia istruttoria”.

Canale privilegiato di comunicazione: PEC .

Materializzazione in uscita in casi residuali (ad es. soggetti

senza PEC).

Gestione multicanale in ingresso oltre alla PEC:

email, fax, CD/DVD, sito Web (telematici)

Canalizzare TUTTE le fonti documentarie in DEMACO ai

fini della Conservazione digitale.

Accesso al sistema equivale a firma elettronica: controllo

dei flussi nelle cassette di posta DEMACO

Organizzativa

Manuale di gestione - Struttura Principi generali e organizzativi

Il documento

Flussi in arrivo, in partenza e a rilevanza interna

Produzione del Protocollo informatico

Registri di archivio

Sistema di gestione archivistica

Sistema di Conservazione digitale dei documenti

Gestione in sicurezza dei documenti

Appendici: archivio deposito e storico, normative di riferimento, …

Allegati: procedure operative interne, classificazione, fascicolazione,

procedimenti, manuali utente Demaco, …

110 pagg.

280 pagg.

Dicembre 2015: ver 1.3

Ver. online sul sito Consob – http://www.consob.it/web/area-pubblica/disposizioni-generali

Organizzativa

Conservazione digitale interna

Tutti gli atti e i documenti digitali sono sottoposti a

Conservazione digitale (sostitutiva) a norma.

La conservazione (modello OAIS) si declina in:

Pacchetto di versamento (dal sistema DEMACO)

Pacchetto di archiviazione (firma, marca e archivio)

Pacchetto di distribuzione (estrazione atti conservati)

Regole tecniche da aprile 2014, a regime aprile 2017 (fascicoli)

Stabiliti alcuni principi sugli archivi digitali in Conservazione:

documento informatico, metadati, fascicoli e procedimenti, Registri

particolari, eventi di conservazione.

Registri Ufficiali: 2 giorni – Predisposizioni: 360 giorni

Conservazione “multipla”.

Organizzativa

La Soluzione individuata

Piattaforma di integrazione

Documenti

Middleware

integrazione

Piattaforma

DEMACOAnagrafiche

Web Services

Tecnologica

Livelli di sicurezza e integritàAccesso e gestione

Accesso in

area intranet

dedicata

Livello 1

Accesso cifrato

Canale web

Intranet

Firma elettronica

univoca al login

dell’utente

Livello 2

Login

User - Password

Livello 3Autenticità

Integrità

Validità firma

Certezza firmatario

4 Livelli riservatezza

Documenti con Firma digitale

(PDF/A firmati digitalmente)

Comunicazioni PEC(Indirizzari pubblici)

(interna)

Tra

ccia

mento

dig

itale

Conservazione digitale

Tecnologica

Le Fasi principali

Inizio Studio Fattibilità

Fine Studio Fattibilità

Inizio progetto

Esercizio

Archivistica

Conservazione digitale

2012 2013 2014

Giu.

Set.

Gen.

Lug.

Lug.

Lug.

Gestione (PM), manutenzione, formazione, change Lug.

Manuale di gestione Lug.

2015 - 2017

Progetto digitale

Evoluzione / Web Gen.

I principali flussi documentali

Protocollo, Workflow, Archivio

Flussi documentali – regole base

Flussi documentali in ingressoDocumento cartaceo dematerializzato alla fonte

Flusso in ingresso cartaceo

•Flusso Cartaceo

•Scansione

Protocollazione

•Registrazione

•Segnatura etichetta

•Smistamento

•Fascicolo cartaceo

Gestione flussi

•Gestione digitale

•Assegnazione

•Sotto-assegnazione

•Classificazione

•Fascicolo digitale

Flussi documentali in ingressoDocumento digitale flusso telematico (PEC, Mail, Fax-server, Web)

Flusso in ingresso multi-canale

•PEC

•Mail

•Web

•Fax-server

Protocollazione

•Registrazione

•Segnatura digitale

•Controllo anagrafica

•Prot. telematico

•Prot. automatico

Gestione flussi

•Gestione digitale

•Assegnazione

•Sotto-assegnazione

•Classificazione


Flussi documentali in uscitaDocumento nativo digitale

Flusso in uscita

•PEC (prevalente)

•Web (telematico)

•Mail (a supporto)

•Cartaceo (residuale)

Predisposizione

•Produzione digitale

•Classificazione


•Consolidamento

•Visti/Firme digitali

Protocollazione e invio

•Controllo firme

•Protocollo

• Invio automatico

•Materializzazione e spedizione (res.)

Progetto digitale

Misurazioni e statistiche

I principali volumi

Protocolli in ingresso

Protocolli in uscita

Documenti di lavoro

Modulistica del personale

Deliberazioni

Verbali ufficiali

Pubblicazioni web

218.000

Periodo di osservazione: ~3 ANNI

Totale

61.000

7.000

65.000

500

500

1000

353.000

Utenti del sistema

≈600

Media utenti connessi

simultaneamente

50%(trend +60%)

Documenti digitali

≈1.500.000(con versioni, bozze e predisposizioni)

Protocollo

Cartacei

PEC

Telematici

Web

35.000

48.000

135.000

Ingresso

Totale 218.000

16% (trend -25%)

22% (trend +40%)

62% (trend +5%) Cartacei

PEC

Telematici

7.000

27.000

2.000

Uscita

Totale 61.000

20%

73%

7%

Flussi interni 25.000 41%

Flussi esterni 36.000 56%

Costo annuo Raccomandate

− 60%


Fascicoli digitali

Istruttorio

Persona fisica o giuridica

Procedimento 241

Attività

Generici

Non procedimentali

5.200

Totale

3.400

3.300

12.500

8.000

6.600

39.000

14.600Fase1

di

avvio

24.400Fase2

con

Manuale di

gestione


PEC e Firme digitali

Entrata

Uscita

48.000

27.000

Totale 75.0000

500

1000

1500

2000

2500

3000

Tito

lo a

sse

PEC Totali

Firme digitali apposte 200.000

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

Tit

olo

ass

e

Firme Digitali

Visti elettronici 28.000

Numero firmatari 400

Media mensile ≈ 2.000

Media mensile ≈ 7.500

2015


Conservazione

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

Tito

lo a

sse

Mancata Fascicolazione/Classificazione

Mancato versamento 1.500 /mese CONTROLLO QUALITÀ !

Registri Ufficiali : 2 giorni

Predisposizioni : 360 giorniCicli di Conservazione


Flussi documentali “Cicli di lavoro”

Cicli di assegnazione ≈ 3 Cicli di flusso Totali ≈ 5-6


Archivio digitate “Rendimento”

Tempo totale di operatività del Sistema

Tempo di lavorazioneTempo non

operativo

Tempo operativo in archivio digitaleTempo per

ricerche

Tempo operativo nettoTempo di

produzione

Prod. valore aggiunto Difetti

OAE = B/A ⨉ C/B ⨉ E/D

A

B

C

E

Produzione documentariaD

QualitàEfficienzaDisponibilità

RENDIMENTO

D’ARCHIVIO

TEMPO

VELOCITÀ

QUALITÀ

Guadagno

Stima:

(innovazione disruptive)

(DIP)

(AIP)

(SIP)

Disponibilità impegno di tempo per accesso e ricerche d’archivio

Efficienza velocità nella produzione e formazione/approvazione documentaria

Qualità qualità per difetti di conservazione e rilavorazioni

OAE – Overall Digital Archive Effectiveness

Fattore Misurazione Formulazione Estrazione Dati

Disponibilità Perdite di tempo nelle entità di accesso Tempo d'archivio - Tempo ricerche Tempo operativo Periodo 2015

Tempo d'archivio Tempo d'archivio N. medio utenti 300

N. ore/g (20%x3) 4,5

Efficienza Perdita di velocità nella produzione Tempo operativo - Tempo produzione e approvazione Tempo operativo netto N. ricerche/g 7500

Tempo operativo Tempo operativo T. ricerca (s) 0,27

T. produzione (gg) 4,98

Qualità Perdite di qualità documentaria Produzione documentaria - Difetti di conservazione Produz. a valore aggiunto T. approvazione (gg) 4,36

Produzione documentaria Produzione N. protocolli 152.770

N. difetti doc 7.772

N. difetti fasc. 18.295

Tempo d'archivio (300 x 4,5) = 1350

Tempo ricerche [(7500 x 0,27 x 300) / 3600] = 168,75 Disponibilità (D) : 0,88 13%

Tempo operativo (T.archivio - T.ricerche) = 1181,25 Efficienza (E) : 0,96 4%

Tempo produzione (4,9 + 4,4) x 4,5 = 42,03 Qualità (Q) : 0,83 17%

Tempo op. netto (T.operativo - T.produzione) = 1139,22

Prod. a val. agg. (152.000 - 18.000 - 8.000) = 126.703 Rendimento d'archivio (O.A.E. = D x E x Q) : 70% fattori di miglioramento

Produzione = 152.770 tasso di miglioramento (1 - O.A.E.) : 30%

Archivio digitale“Rendimento” (esempio)

Overall Digital Archive Effectiveness (OAE 2015)

Rendimento ≈70% Tasso di miglioramento ≈30%

Fattore di qualità

CONSERVAZIONE

Disponibilità

RICERCHE D’ARCHIVIO

!?!

FUORI

SISTEMA

PROTOCOLLAZIONE

Totale processi di protocollazione

Totale problemi rilevati

Incidenza percentuale dei problemi

Livello di servizio

36.000

29

0,08%

99,92%

TRASMISSIONE INTERNA

Totale processi di protocollazione



Livello di servizio

25.000

9

0,04%

99,96%

ALTRI PROCESSI AUTOMATICI (WORKFLOW)

Totale processi automatici



Livello di servizio

28.000

61

0.21%

99,79%

Livello di SERVIZIO sul TOTALE Protocolli 99,98%

Archivio digitate “Livelli di servizio”

Livello di servizio

PROTOCOLLAZIONE

Livello di servizio

GENERALE

Progetto digitale“Benefici”

Efficienza nei processi e nei procedimenti: 15-20% annuo

Riduzione del tempo/persona per fotocopie e smistamento cartaceo, ricicli di lavorazione, conservazione fisica, ecc (circa 5-6 mila gg/p)

Revisione nelle politiche di gestione della pianta organica (circa 9 mila gg/p)

Miglioramento nei fattori di produttività a risorse invariate

Efficienza nelle comunicazioni digitali: 60% annuo

Riduzione dei costi delle raccomandate cartacee

Immediata verifica delle ricevute di consegna

Ottimizzazione riveniente dalle politiche di riuso: 40% iniziale

Condivisione di competenze e degli investimenti svolti (convenzione riuso)

Riduzione del piano di investimenti fino al 40% (dal tool-AgID: 30-50%)

Incidenza dell’investimento di progetto: 7% del budget ICT (su tre anni)

Incidenza della manutenzione sull’investimento: 10%

Maturità digitale dell’organizzazione amministrativa

Livello di maturità digitale 4 sul massimo di 5 livelli. Grado Ottimale!

Progetto digitale“Maturità organizzativa”

Maturità 5,8

LIVELLO 4 - OTTIMALE

Management

digitale

Valutazione

Livelli EQF: da 1-Base a 8-Avanguardia, in base ai livelli di maturità minima

Valutazione qualifica: attività e strumenti di conoscenze, abilità e competenze

Valutazione formativa: titoli di studio, certificazioni, percorsi di formazione

Ipotesi per un Modello di qualificazione minima

Sono evidenzianti i fattori EQF che si propone abbiano un’elevata qualifica

PROFILI

DIM. DIGITALE

CONOSCENZE

(PROJECT MANAGEMENT)

EQ

F

COMPETENZE

(MULTI-DISCIPLINARI)

EQ

F

ABILITÀ

(SOFT SKILL)

EQ

F

ECONOMIA

GIURIDICA

Tempi definitiCosti a budgetRisultati attesi

666

Diritto informaticoDiritto archivi e beniConservazione e digital curation

546

Norme amministrativeSicurezza e riservatezzaFinanza di progetto

655

PROCESSI

ORGANIZZATIVI

PianificazioneComunicazioneCambiamento

427

Strategia progetti digitaliApproccio a progettiCriteri di successo

357

LeadershipEticaNegoziazione

231

UTENTI E

ARCHIVIO

Ambito e contestoStrumenti di qualitàDocumentazione

865

Accesso, ricerca, scartoClassificazione, fascicoli, flussiMetadati e diplomatica digitale

666

Gestione stakeholderCiclo di vita digitale Standard digitali

865

INNOVAZIONE

TECNOLOGICA

Risorse e attivitàSoluzione ICTRischi e azioni

765

Firme elettronicheDocumenti e storage digitaliAcquisizioni e contratti

466

Dinamica di gruppoConflitti di progettoProblem solving

654

Manager digitale“Modello di qualificazione”

Dilemma del digitale

PROFESSIONISTI-I e PROFESSIONISTI-II nella “rincorsa” alle competenze

Opzioni strategiche: “cooperare” (A) oppure “non cooperare” (B)

Applicazione della teoria dei giochi pay-off =“guadagno di competenze”

Teoria dei giochi ed equilibrio di competenze Equilibrio “ricorsivo”

Guadagno di competenze calcolato in base al profilo delle qualifiche minime

PROFESSIONISTI-I PROFESSIONISTI-II

STRATEGIA A(COOPERARE)

STRATEGIA B(NON COOPERARE)


(A, A)Controllo delle competenze

(A, B)Prevaricazione Professionisti-I


(B, A)Prevaricazione Professionisti-II

(B, B)Rincorsa delle competenze

PROFESSIONISTI-I PROFESSIONISTI-II




(7, 7) (1, 8)


(8, 1) (2, 2)

Equilibrio di competenze“Dilemma del digitale”

Pareto efficiency

Nash equilibrium

Contatti e Riferimenti

Per eventuali approfondimenti:

Gestione flussi documentali e archivi CONSOB

Tommasi Brizio Leonardo

email : [email protected]

tel. : 068477584

mailto:[email protected]

Grazie !

Brizio Tommasi

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Law

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