Adottato con D.R. n. 357 del 25/11/2020

Regolamento per la pubblicazione dei documenti all'albo on-line

Adottato con D.R. n. 357 del 25/11/2020

Indice

Art. 1 - Oggetto e ambito di applicazione ..................................................................... 3

Art. 2 - Albo on-line ..................................................................................................... 3

Art. 3 - Individuazione dei documenti soggetti a pubblicazione all’albo on-line ......... 3

Art. 4 - Soggetti coinvolti e ruoli .................................................................................. 3

Art. 5 - Redazione dei documenti e obbligo della firma digitale .................................. 4

Art. 6 - Richiesta di pubblicazione ............................................................................... 4

Art. 7 - Sistema archivistico e sistema informatico dell’albo on-line .......................... 5

Art. 8 - Caratteristiche e organizzazione dell’albo on-line ........................................... 5

Art. 9 - Repertorio dell’albo on-line ............................................................................. 5

Art. 10 - Elementi obbligatori della registrazione ........................................................ 5

Art. 11 - Formati per la pubblicazione e per la conservazione ..................................... 6

Art. 12 - Referta di pubblicazione................................................................................. 6

Art. 13 - Periodo di pubblicazione ................................................................................ 6

Art. 14 - Diritto all’oblio e temporaneità della pubblicazione ...................................... 7

Art. 15 - Pubblicazione parziale di documenti e protezione dei dati personali ............ 7

Art. 16 - Integrazioni alla pubblicazione ...................................................................... 7

Art. 17 - Annullamento di una pubblicazione ............................................................... 7

Art. 18 - Repertorio di emergenza ................................................................................ 8

Art. 19 - Conservazione e scarto delle registrazioni e dei documenti pubblicati ......... 8

Art. 20 - Entrata in vigore ............................................................................................. 8

ALLEGATO A Tipologie di atti da pubblicare all’albo on-line .................................. 9

Art. 1 - Oggetto e ambito di applicazione

Il presente Regolamento disciplina l’organizzazione e la gestione dell’albo on-line dell’Università degli Studi Mediterranea di Reggio Calabria, ai sensi e per gli effetti dell’art. 32 della Legge 18 giugno 2009, n. 69 e ss.mm.ii e dell’art. 54, comma 1 del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e ss.mm.ii, in attuazione dei principi di trasparenza, di accessibilità totale e di imparzialità dell’azione am-ministrativa, elevata usabilità, reperibilità, anche da parte delle persone disabili, completezza di informazione, chiarezza di linguaggio, affidabilità, semplicità di consultazione, qualità, omoge-neità, interoperabilità e nel rispetto dei diritti alla protezione dei dati personali e all’oblio.

Art. 2 - Albo on-line

1. L’albo on-line è unico per tutte le aree organizzative omogenee dell’Ateneo1

2. La pubblicazione all’albo on-line di Ateneo garantisce:

a. la pubblicità legale; b. l’efficacia degli atti, qualora non sia prevista la notificazione o la comunicazione indivi-

duale; c. la certezza degli effetti giuridici dell’atto, ai fini della decorrenza dei termini di impugna-

zione; d. la trasparenza dell’attività amministrativa.

Art. 3 - Individuazione dei documenti soggetti a pubblicazione all’albo on-line

1. Sono pubblicati all’albo on-line i documenti previsti dall’ordinamento, da provvedimenti dell’autorità giudiziaria e quelli dai quali possono nascere diritti, doveri, aspettative o interessi legittimi di terzi e dalla cui diffusione nei confronti di un’indistinta pluralità di soggetti potenzial-mente interessati dipende la loro efficacia.

2. I documenti soggetti a pubblicazione all’albo on-line sono individuati dal responsabile del pro-cedimento amministrativo sulla base delle vigenti disposizioni legislative, regolamentari e prov-vedimentali.

3. Non sono soggetti alla pubblicazione all’albo on-line gli atti e i documenti per i quali l’adem-pimento non produce effetti legali. La pubblicità, da eseguire in osservanza del principio di tra-sparenza amministrativa e del diritto di informazione relativamente alle attività e ai servizi della pubblica amministrazione, è garantita in altre sezioni del sito web istituzionale dell’Amministra-zione, in ottemperanza alle vigenti disposizioni in materia di trasparenza.

4. Nell’allegato A al presente Regolamento, sono elencati, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, le tipologie di atti da pubblicare all’albo on-line con i relativi tempi di pubblica-zione.

5. Eventuali richieste di pubblicazione all’albo on-line da parte di enti esterni sono valutate caso per caso dal responsabile della pubblicazione.

Art. 4 - Soggetti coinvolti e ruoli

Le figure coinvolte nella procedura di pubblicazione dei documenti all’albo on-line sono:

1) il responsabile del procedimento amministrativo (RPA) che risponde della forma e del con-tenuto del documento. E’ tenuto alla verifica della regolarità tecnico-amministrativa dello

1 Area Organizzativa Omogenea: insieme di unità organizzative dell’Amministrazione che usufruiscono, in modo omo-

geneo e coordinato, degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali.

stesso e lo invia, già predisposto per la protezione dei dati personali, al responsabile del procedimento di pubblicazione, individuando la forma di pubblicazione più idonea fra le seguenti: a. integrale, comprensiva degli eventuali allegati; b. per estratto (o “con omissis”), se risulta necessario proteggere i dati personali; c. mediante avviso, se risulta necessario rinviare ad altro documento già oggetto di pub-

blicazione.

2) il responsabile del procedimento di pubblicazione (RPP) che ha i seguenti compiti: a. assicurare la regolarità e i tempi della pubblicazione ed eventualmente rigettare il do-

cumento qualora questo non possieda i requisiti tecnici e formali necessari alla pubbli-cazione;

b. produrre e rendere disponibile la referta di avvenuta pubblicazione; c. garantire l’immodificabilità, l’integrità e la leggibilità dei documenti pubblicati; d. procedere all’invio in conservazione dei documenti pubblicati completi delle relative

referte e del repertorio dell’albo on-line.

Art. 5 - Redazione dei documenti e obbligo della firma digitale

1. Sono pubblicati all’albo on-line documenti informatici nativi sottoscritti con firma digitale o copie informatiche di documenti cartacei con annessa dichiarazione di conformità all’originale sottoscritta con firma elettronica a cura del richiedente.

Tale dichiarazione è prodotta mediante flusso automatico nell’ambito della richiesta di pubbli-cazione. I documenti informatici così prodotti devono essere in formato PDF/A e conformi ai criteri di accessibilità.

2. Il responsabile del procedimento di pubblicazione accerta che il certificato di firma digitale apposto sul documento da pubblicare sia valido durante l’intero periodo di pubblicazione. I documenti con certificato di firma digitale scaduto o revocato, o in formato diverso dal PDF/A e non conformi ai criteri di accessibilità, non saranno pubblicati all’albo on-line e saranno resti-tuiti al richiedente.

Art. 6 - Richiesta di pubblicazione

1. La richiesta di pubblicazione avviene esclusivamente in modalità informatica. La pubblicazione e la richiesta di pubblicazione cartacea sono nulle.

2. La richiesta di pubblicazione avviene tramite il sistema di gestione documentale di norma al-meno entro il giorno lavorativo precedente la data di inizio pubblicazione, allegando il docu-mento informatico sottoscritto digitalmente o la copia informatica dichiarata conforme all’ori-ginale analogico.

3. La richiesta di pubblicazione riporta:

a. la data iniziale di pubblicazione; b. la data finale di pubblicazione; c. l’oggetto del documento da pubblicare; d. la descrizione degli allegati; e. la denominazione della UOR/AOO richiedente; f. la forma di pubblicazione (integrale o estratto); in caso di estratto, il documento dovrà

essere già predisposto con i punti cancellati/oscurati o le omissioni di dati dal docu-mento integrale, secondo quanto previsto all’art. 4, punto 1.

Art. 7 - Sistema archivistico e sistema informatico dell’albo on-line

1. I documenti registrati e pubblicati all’albo on-line costituiscono una serie archivistica, corre-data da un repertorio ai sensi del successivo art. 9.

2. La registrazione e la pubblicazione di un documento all’albo on-line avvengono attraverso il sistema informatico di gestione dei documenti, nella forma di registrazione particolare.

3. Il sistema informatico:

a. registra i documenti sequenzialmente e senza soluzione di continuità, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell’operatore;

b. garantisce la sicurezza e l’integrità del sistema stesso; c. consente il reperimento delle informazioni che riguardano i documenti registrati; d. consente l’accesso alle informazioni del sistema da parte di soggetti interessati in con-

dizioni di sicurezza e nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati per-sonali;

e. consente la produzione del repertorio giornaliero e annuale dell’albo on-line.

Art. 8 - Caratteristiche e organizzazione dell’albo on-line

1. L’albo on-line è realizzato in modo da rispettare i principi di accessibilità, elevata usabilità, reperibilità, completezza di informazione, chiarezza di linguaggio, affidabilità, semplicità di con-sultazione, qualità, omogeneità e interoperabilità.

2. L’albo on-line è raggiungibile della pagina iniziale del sito web istituzionale attraverso un link che rimanda all’apposita sezione.

3. I documenti sono elencati e visualizzati in ordine cronologico di pubblicazione con l’indica-zione dello stato: “in corso di pubblicazione”, “scaduto”, “annullato” o equivalenti. Limitatamente al periodo di pubblicazione, l’utenza può consultare e acquisire direttamente i documenti pubblicati in forma digitale, in maniera gratuita.

4. La consultazione dei documenti deve consentire la chiara visualizzazione delle informazioni su:

a. area organizzativa omogenea e unità organizzativa responsabile che ha richiesto la pub-blicazione;

b. data di pubblicazione;

c. numero di repertorio;

d. data di scadenza della pubblicazione;

e. oggetto del documento;

f. lista degli eventuali allegati.

Art. 9 - Repertorio dell’albo on-line

1. Il repertorio dell’albo on-line è associato al protocollo unico dell’amministrazione centrale; esso consiste in un registro contenente gli elementi obbligatori descritti al successivo art. 10

2. Il repertorio dell’albo on-line è gestito e conservato in ambiente digitale.

3. Il numero di repertorio dell’albo on-line è un progressivo costituito da sette cifre numeriche.

4. Il repertorio ha validità dal 1° gennaio al 31 dicembre; la numerazione si rinnova ogni anno.

Art. 10 - Elementi obbligatori della registrazione

1. Gli elementi obbligatori per la registrazione nel repertorio dell’albo on-line sono i seguenti:

a. numero di registrazione a repertorio, assegnato automaticamente dal sistema;

b. data di registrazione, assegnata automaticamente dal sistema;

c. data iniziale di pubblicazione;

d. data finale di pubblicazione;

e. denominazione del richiedente;

f. denominazione dell’area organizzativa omogenea;

g. unità organizzativa responsabile che richiede la pubblicazione;

h. oggetto del documento;

i. numero degli allegati;

j. descrizione degli allegati;

k. documento o documenti informatici pubblicati;

l. impronta del documento o dei documenti informatici pubblicati.

2. Il numero di repertorio, la data di registrazione, la data iniziale di pubblicazione, la data finale di pubblicazione, l’oggetto e la denominazione dell’ente e dell’area organizzativa omogenea co-stituiscono la segnatura del documento pubblicato all’albo on-line.

3. La segnatura deve essere associata ai documenti in forma permanente non modificabile.

Art. 11 - Formati per la pubblicazione e per la conservazione

1. È garantita la visualizzazione dei documenti pubblicati mediante software non proprietari, gratuiti e rispondenti a standard internazionali, in modo da essere potenzialmente consultabili attraverso qualsiasi sistema informatico.

2. È assicurata la conservazione a lungo termine dei documenti digitali pubblicati e delle referte di pubblicazione nei rispettivi fascicoli, in modo da mantenere nel tempo prova della loro auten-ticità, integrità, immodificabilità e intelligibilità.

Art. 12 - Referta di pubblicazione

1. Al termine del periodo di pubblicazione, il sistema di gestione documentale ritira il documento dal web e genera automaticamente la referta di pubblicazione rendendola disponibile al respon-sabile del procedimento amministrativo richiedente.

2. La referta contiene la denominazione del richiedente la pubblicazione, la dichiarazione di re-golare avvenuta pubblicazione, l’indicazione del periodo di pubblicazione, il numero di registra-zione a repertorio e l’oggetto del documento pubblicato.

Art. 13 - Periodo di pubblicazione

1. La durata del periodo di pubblicazione è richiesta dal responsabile del procedimento ammini-strativo sulla base di disposizioni legislative, regolamentari e provvedimentali. In mancanza di indicazioni diverse, la durata della pubblicazione è di quindici giorni consecutivi.

2. Per motivate esigenze, il responsabile del procedimento amministrativo può richiedere un periodo di pubblicazione di durata maggiore, fino a un massimo di sessanta giorni o di durata minore, fino a un minimo di cinque giorni.

3. Il computo dei giorni inizia dal giorno successivo alla data di pubblicazione.

4. Se l’ultimo giorno di pubblicazione cade in un giorno festivo o di chiusura dell’Ateneo, il ter-mine di pubblicazione è prorogato al primo giorno lavorativo utile.

Art. 14 - Diritto all’oblio e temporaneità della pubblicazione

1. La pubblicazione avviene limitatamente al periodo previsto dall’ordinamento, per rispettare i principi di temporaneità e per garantire il diritto all’oblio.

2. Decorso il termine di pubblicazione, il sistema informatico impedisce la ricerca di qualsiasi esemplare del documento pubblicato tramite accesso alle proprie banche dati; inoltre, il sistema informatico segnala la temporaneità delle informazioni pubblicate ai motori di indicizzazione e di ricerca, anche attraverso formati idonei e accorgimenti tecnici di dialogo con sistemi esterni.

Art. 15 - Pubblicazione parziale di documenti e protezione dei dati personali

1. Fermo restando il divieto di diffusione dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, la pubblica-zione di documenti che contengono dati personali, compresi quelli sensibili e giudiziari, avviene nel rispetto dei principi di necessità, correttezza, esattezza, completezza, indispensabilità, perti-nenza e non eccedenza, rispetto alle finalità della pubblicazione, previste dalla normativa vi-gente in materia di trattamento dei dati personali.

2. I documenti da pubblicare devono essere già predisposti per la protezione dei dati personali a cura del responsabile del procedimento amministrativo, nel rispetto dei principi di cui al pre-cedente comma 1.

Art. 16 - Integrazioni alla pubblicazione

1. Annotazioni immodificabili inserite da operatori abilitati – previa autorizzazione del respon-sabile del procedimento di pubblicazione - possono integrare o prorogare i termini di pubblica-zione.

2. Ogni integrazione dei campi della registrazione nel sistema di gestione informatica dei docu-menti aggiorna senza ritardo la pubblicazione on-line.

3. È ammessa la formula di «errata corrige» esclusivamente per mero errore materiale o refuso. L’errata corrige non può riaprire i termini e non può modificare sostanzialmente il documento già pubblicato all’albo on-line. Qualora l’errore o il refuso avessero effetti sostanziali sul conte-nuto dell’atto già pubblicato all’albo on-line, si procederà al suo annullamento e alla pubblica-zione del documento corretto nelle modalità indicate all’art. 17.

Art. 17 - Annullamento di una pubblicazione

1. Con adeguata motivazione, il responsabile del procedimento amministrativo può richiedere l’annullamento di una pubblicazione.

2. In caso di errori o di omissioni nel documento pubblicato, la registrazione è annullata e, se necessario, viene contestualmente pubblicato il documento corretto; in questo caso, il computo dei giorni di pubblicazione inizia dalla data della nuova pubblicazione.

3. La registrazione è annullata nel repertorio dell’albo on-line apponendo la dicitura «Annullato» in posizione sempre visibile e in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni regi-strate in precedenza.

4. Le informazioni relative all’annullamento (la data, il nome dell’operatore, il nome del respon-sabile del procedimento amministrativo e gli estremi della richiesta di annullamento) sono con-servate permanentemente nel repertorio dell’albo on-line.

5. Il documento annullato rimane pubblicato all’albo on-line fino alla scadenza dei termini di pubblicazione precedentemente assegnatiti, tranne nel caso in cui l’annullamento sia motivato da una possibile violazione di legge o per disposizione dell’autorità competente.

Art. 18 - Repertorio di emergenza

1. Qualora non sia possibile utilizzare la procedura informatica per un periodo superiore alle 24 ore, il responsabile del procedimento di pubblicazione utilizza un repertorio di emergenza infor-matico, in cui vengono inserite le medesime informazioni della registrazione di cui all’art. 10.

2. Nel repertorio di emergenza, inoltre, sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’inter-ruzione, la data e l’ora di ripristino della funzionalità del sistema e il numero delle registrazioni effettuate, identificabili in maniera univoca, per ogni giorno di interruzione.

3. Quando le funzionalità del sistema vengono ripristinate, le informazioni che riguardano i do-cumenti pubblicati attraverso il repertorio di emergenza sono inserite nel sistema informatico con una funzione di recupero dei dati.

4. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di repertorio del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

Art. 19 - Conservazione e scarto delle registrazioni e dei documenti pubblicati

1. I documenti pubblicati e le referte sono eliminati dopo due anni interi dall’avvenuta pubbli-cazione, nel rispetto della procedura di scarto.

2. Ai fini dell’accesso e ai fini probatori, i documenti e gli eventuali estratti pubblicati con annesse referte sono conservati nel rispettivo fascicolo a cura del responsabile del procedimento nel ri-spetto dei tempi stabiliti dalla normativa di riferimento.

5. La procedura di conservazione inizia contestualmente alla procedura di pubblicazione.

Art. 20 - Entrata in vigore

1. Il presente regolamento sarà adottato con apposito decreto del Rettore ed entrerà in vigore dalla data in esso indicata.

2. Per tutto quanto non previsto dal presente Regolamento si rimanda alle disposizioni norma-tive vigenti in materia.

ALLEGATO A Tipologie di atti da pubblicare all’albo on-line

(art. 3, comma 4)

Categorie interessate Tipologia documento Durata pubblicazione su

Albo

Personale TAB/docente/ricercatore/personale esterno

Selezione/reclutamento personale - Bandi/avvisi

Fino alla data di scadenza del bando o altra data successiva espressamente prevista


Selezione/reclutamento personale - Provvedimento nomina commissione giudicatrice

15 gg


Selezione/reclutamento personale - Provvedimento approvazione atti

30 gg

Studenti/laureati Conferimento premi, borse di studio e altri benefici - Bandi/avvisi


Studenti/laureati

Conferimento premi, borse di studio e altri benefici - Provvedimento nomina commissione giudicatrice

15 gg

Studenti/laureati Conferimento premi, borse di studio e altri benefici - Provvedimento approvazione atti

30 gg

Diverse

Assegni di ricerca, Dottorati di ricerca, Master, Scuola di specializzazione, Corsi di perfezionamento e/o aggiornamento professionale, TFA, 24CFU - Bando


Diverse

Assegni di ricerca, Dottorati di ricerca, Master, Scuola di specializzazione, Corsi di perfezionamento e/o aggiornamento professionale, TFA, 24CFU - Provvedimento di nomina della commissione giudicatrice

15 gg

Diverse

Assegni di ricerca, Dottorati di ricerca, Master, Scuola di specializzazione, Corsi di perfezionamento e/o aggiornamento professionale, TFA, 24CFU - Provvedimento approvazione atti

30 gg


Albo

Studenti/laureati Manifesto degli studi norme di immatricolazione iscrizione agli anni successivi

60 gg

Studenti/laureati Corsi di studio ad accesso programmato nazionale e locale - Bando di ammissione


Personale TAB Procedura di mobilità ai sensi dell'art. 30 del D.Lgs. n. 165/2001 - Bando


Personale TAB Procedura di mobilità ai sensi dell'art. 30 del D.Lgs. n. 165/2001 - Atti successivi

30 gg

Diverse Conferimento incarichi di prestazione d'opera autonoma - Avviso

15 gg

Diverse

Conferimento incarichi di prestazione d'opera autonoma - decreto nomina Commissione Giudicatrice

Fino alla conclusione dell'iter concorsuale

Diverse

Conferimento incarichi di prestazione d'opera autonoma - decreto di approvazione atti e graduatoria

60 gg

Personale TAB

Procedura selettiva per la progressione economica all'interno delle categorie personale TAB - Bando (DR)


Personale TAB

Procedura selettiva per la progressione economica all'interno delle categorie personale TAB - DR di approvazione atti e graduatoria

60 gg

Personale docente e ricercatore interno

Procedure di valutazione per l'attribuzione degli scatti stipendiali triennali ex art. 6 L. 240/2010 - Provvedimento di indizione



Procedure di valutazione per l'attribuzione degli scatti stipendiali triennali ex art. 6 L. 240/2010 - Provvedimento di nomina della commissione giudicatrice

15 gg


Albo


Procedure di valutazione per l'attribuzione degli scatti stipendiali triennali ex art. 6 L. 240/2010 - Provvedimento di approvazione atti

30 gg

Personale TAB Bando annuale per l'assegnazione delle postazioni di telelavoro (DR)


Rettore Elezioni Rettore - Decreto indizione del decano

15 gg

Rettore Elezioni Rettore - Decreto di proclamazione dell'eletto del decano

15 gg

Pro Rettore Vicario, Pro Rettori, Delegati del Rettore

DR di nomina 15 gg

Direttore Generale Delibera CdA di conferimento incarico

15 gg

Senato Accademico DR di costituzione (ed eventuali sostituzioni)

15 gg

Consiglio di Amministrazione DR di costituzione (ed eventuali sostituzioni)

15 gg

Nucleo di Valutazione DR di nomina 15 gg

Collegio dei Revisori dei Conti DR di nomina 15 gg

Studenti Elezioni dei rappresentanti negli Organi e Organismi accademici - DR di indizione

15 gg oltre la data fissata per le elezioni

Studenti Elezioni dei rappresentanti negli Organi e Organismi accademici - DR di nomina dei rappresentanti

15 gg

Personale TAB DR di indizione elezioni del CdA – rappresentante del personale tecnico-amministrativo

15 gg

Personale TAB DR di nomina del rappresentante in CdA del personale tecnico-amministrativo

15 gg

Personale TAB Elezioni RSU - DR di presa d’atto del risultato delle elezioni

15 gg

Personale TAB Nomina RLS - Provvedimento di nomina

15 gg


Regolamenti di Ateneo - DR di adozione

15 gg


Codice Etico - DR di emanazione 15 gg


Albo


Codice di Comportamento - DR di emanazione

15 gg

Diverse

Atti relativi all'indizione e alle aggiudicazioni delle procedure per l'affidamento di appalti pubblici, di concorsi pubblici di progettazione, di concorsi di idee e di concessioni. (D.Lgs. 50/2016 e ss.mm.ii.)

Come da normativa specifica in materia

Personale TAB/docente/ricercatore/studenti

Programmi di mobilità internazionale - Bando


Personale TAB/docente/ricercatore/studenti

Programmi di mobilità internazionale - Graduatoria

30 gg

Diverse

Atti degli Organi: estratti dei verbali contenenti disposizioni dalle quali nascono direttamente diritti, doveri, aspettative o interessi legittimi di terzi e dalla cui diffusione nei confronti di una indistinta pluralità di soggetti potenzialmente interessati dipende la loro efficacia

15 gg

Diverse

Provvedimenti dirigenziali e rettorali contenenti disposizioni dalle quali nascono direttamente diritti, doveri, aspettative o interessi legittimi di terzi e dalla cui diffusione nei confronti di una indistinta pluralità di soggetti potenzialmente interessati dipende la loro efficacia

15 gg

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