231 11 120618 rev1 - Ippodromo di San Rossore · amministrativo (L. n° 689/1981);con la...

1

Parte 1

I principi ispiratori e le linee attuative

1. PRINCIPI ISPIRATORI DEL MODELLO 231 1.1 Premessa

Il Decreto Legislativo 8 Giugno 2001 n° 231, (da ora in breve “D. Lgs. 231/01” o “D. Lgs. 231” o “Decreto”) recante la disciplina della responsabilità giuridica delle persone giuridiche, delle Società e delle associazioni anche prive di responsabilità giuridica, ha introdotto nel nostro ordinamento il principio di responsabilità penale della persona giuridica, conseguente alla commissione di un reato.

Si tratta di una responsabilità dell’Ente derivante dalla commissione di illeciti da parte di coloro che, preventivamente investiti di tale potere, agiscono in nome e per conto dell’Ente che rappresentano.

E’ una responsabilità di fatto penale, anche se formalmente definita come amministrativa, in quanto ha caratteristiche proprie della responsabilità penale quali la connessione diretta con la commissione di reati e l’autonomia della responsabilità della persona giuridica. Va precisato che è comunque una responsabilità che si aggiunge a quella della persona fisica che ha realizzato materialmente il fatto illecito e che è finalizzata a sottolineare il ruolo assunto dagli enti collettivi nella realtà socio economica e la circostanza che molti crimini economici sono commessi nell’interesse o a vantaggio dell’impresa, la quale quindi deve subire la conseguente punizione. E’ in sostanza un sistema di responsabilità autonomo, caratterizzato da presupposti e conseguenze distinti da quelli previsti per la responsabilità penale della persona fisica.

Condizione essenziale affinché si configuri responsabilità in capo all’Ente è che il reato sia stato commesso a vantaggio o nell’interesse dell’Ente stesso. Non è prefigurabile alcun reato qualora la persona fisica che ha commesso il reato ha agito nel proprio esclusivo interesse o di terzi.

Pertanto, il ruolo istituzionale affidato alla Società impone una particolare attenzione alle prescrizioni della Legge. La Società Alfea S.p.A. (da ora in breve “Alfea”), infatti, risulta particolarmente interessata al dettato del D. Lgs. 231/01 in quanto soggetto che, per svolgere la propria attività, ha quali interlocutori le Pubbliche Amministrazioni. Sotto tale profilo la Società è esposta ai reati contro la Pubblica Amministrazione.

1.2 Il concetto di responsabilità dell’ente Il presupposto innovativo su cui si basa il D. Lgs. 231/01 è quello di un’idea di colpevolezza intesa

come rimproverabilità oggettiva che determina una responsabilità di tipo amministrativo a carico dell’ente. In proposito, è necessario sottolineare che questa responsabilità, in quanto conseguente a reato e legata alle garanzie del processo penale, diverge in pochi punti dal concetto di illecito amministrativo (L. n° 689/1981);con la conseguenza di dar luogo alla nascita di un terzo tipo di responsabilità che coniuga i tratti essenziali del sistema penale e di quello amministrativo. 1.3 La natura della responsabilità dell’ente

L’art. 2 del Decreto legislativo di cui si tratta prevede come principio su cui si basa la responsabilità il principio di legalità. In base a tale principio: “l’Ente non può essere ritenuto responsabile per un

2

fatto costituente reato se la sua responsabilità amministrativa in relazione a quel reato e le relative

sanzioni non sono espressamente previste da una legge entrata in vigore prima della commissione del

reato”.

In modo analogo l’art. 3 del citato Decreto pone il principio di successione delle leggi in base alle quali l’Ente non può essere ritenuto responsabile per un fatto che secondo una legge posteriore non costituisce più reato o in relazione al quale non è più prevista la responsabilità amministrativa dell’Ente e, se vi è stata condanna, ne cessano l’esecuzione e gli effetti giuridici. Se la legge del tempo in cui è stato commesso l’illecito e le successive sono diverse, si applica quella le cui disposizione sono più favorevoli, salvo che sia intervenuta pronuncia irrevocabile. 1.4 L’autonomia della responsabilità dell’ente

La responsabilità dell’Ente è autonoma e distinta rispetto a quella del soggetto agente. In merito, la disposizione dell’art. 8 del citato Decreto chiarisce in modo inequivocabile come quello dell’Ente sia un titolo autonomo di responsabilità, anche se presuppone comunque la commissione di un reato. Se infatti il meccanismo punitivo è stato congegnato in modo tale da rendere le vicende delle persone fisiche e quelle dell’Ente tra loro strettamente correlate, ciò non toglie che in talune limitate ipotesi, l’inscindibilità tra le due possa venir meno. Accade, per esempio, quando le persone adottino diverse strategie processuali. 1.5 Il concetto di interesse e vantaggio

Cruciale quindi ai fini della normativa del citato Decreto è quindi il concetto di interesse e quello di vantaggio. L’art. 5 del Decreto prevede, come criterio di imputazione oggettiva del reato all’ente, non solo che il reato sia riconducibile a un soggetto apicale o subordinato dell’ente, ma altresì sia commesso nell’interesse o a vantaggio dell’Ente stesso. Tanto che lo stesso art. 5 all’ultimo comma prevede che l’Ente non risponde se l’autore del reato ha agito nell’interesse proprio o di terzi. Come è stato osservato dalla dottrina, il concetto di interesse esprime un legame finalistico tra il reato e un risultato che attraverso il medesimo ci si propone di raggiungere.

Il concetto di interesse o di vantaggio sono alternativi e concorrenti tra loro, in quanto il criterio di interesse esprime una valutazione teleologica del reato, apprezzabile ex ante, cioè al momento della commissione del fatto e secondo un metro di giudizio marcatamente soggettivo, mentre quello di vantaggio ha una connotazione essenzialmente oggettiva, come tale valutabile ex post, sulla base degli effetti concretamente derivati dalla realizzazione dell’illecito.

L’accertamento di tale requisito non è semplice, in quanto occorre svolgere una valutazione ex ante per accertare se il reato si colloca all’interno di una politica di impresa finalizzata a raggiungere determinati risultati attraverso condotte illecite dei propri dipendenti.

Al fine della configurabilità della responsabilità dell’ente, è sufficiente che venga provato che lo stesso abbia ricavato dal reato un vantaggio, anche quando non è stato possibile determinare l’effettivo interesse vantato ex ante alla consumazione dell’illecito e purché non sia contestualmente accertato che quest’ultimo sia stato commesso nell’esclusivo interesse del suo autore persona fisica o di terzi. In altri termini, è sufficiente che la condotta dell’autore del reato tenda oggettivamente e concretamente a realizzare, nella prospettiva del soggetto collettivo, anche l’interesse del medesimo. 1.6 Gli attori del reato

I reati previsti dal citato Decreto, come già detto, diventano rilevanti solo se commessi da persone in posizioni tali da rappresentare la Società o comunque posti in posizione tale da svolgere un ruolo di controllo o gestione dell’Ente o meglio classificati come soggetto in posizione apicale e giuridicamente subordinato.

3

Più precisamente, il reato deve essere commesso da: a) persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione, di direzione dell’Ente o

di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale nonché da persone che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo dello stesso;

b) da persone sottoposte alla direzione o vigilanza di uno dei soggetti visti sotto la lettera a). L’Ente non risponde se le persone sopra indicate hanno agito nell’interesse esclusivo proprio o di

terzi. Un breve approfondimento si rende doveroso nel significato di soggetto gerarchicamente

subordinato all’Ente. In merito, quanto ai dipendenti non v’è ragione per escludere la responsabilità dell’Ente dipendente da reati compiuti da tali soggetti; quante volte essi agiscono appunto per conto dell’Ente e cioè nell’ambito dei compiti ad essi devoluti. In altre parole, con riguardo al rapporto di dipendenza, quel che sembra contare è che l’Ente risulti impegnato nel compimento, da parte del sottoposto, di un’attività destinata a riversarsi nella sua sfera giuridica.

In conclusione, sono soggetti formalmente in posizione apicale: a) i soggetti che esercitano funzioni di rappresentanza dell’ente; b) i soggetti che esercitano funzioni di amministrazione; c) soggetti che esercitano funzioni di direzione; d) persone che esercitano talune delle predette funzioni nell’ambito di un’unità organizzativa dotata

di autonomia finanziaria e funzionale. Sono soggetti di fatto in posizione apicale: a) amministratore di fatto; b) socio non amministratore ma comunque detentore della quasi totalità delle azioni o quote il quale

impone la sua politica aziendale e il compimento di date operazioni; c) soggetti dotati di funzioni di direzione e gestione. Infine, i soggetti in posizione subordinata sono: a) i lavoratori dipendenti; b) i collaboratori esterni; c) agenti; d) concessionari di vendita; e) franchisees.

1.7 Le fattispecie di reato

In ossequio al principio di legalità di cui all’art. 2 del citato Decreto, il Legislatore ha enucleato un

numerus clausus di reati per i quali l’Ente può essere chiamato a rispondere. Le fattispecie di reato dalle quali può scaturire la responsabilità dell’Ente, tassativamente elencate dal Decreto, sono le seguenti.

1. Reati commessi nei rapporti con la Pubblica Amministrazione (art. 24 e 25 del Decreto):

- Malversazione a danno dello Stato o di altro ente pubblico (art. 316-bis c.p.); - Indebita percezione di contributi, finanziamenti o altre erogazioni da parte dello Stato o di

altro ente pubblico (art. 316-ter c.p.); - Concussione (art. 317 c.p.); - Corruzione per l’esercizio della funzione (art. 318 c.p. e 321 c.p.); - Istigazione alla corruzione (art. 322 c.p.); - Corruzione per atto contrario ai doveri d’ufficio (art. 319 c.p. - artt. 319 bis e 321 del c.p.); - Corruzione in atti giudiziari (art. 319 ter c.p.); - Induzione indebita a dare o promettere utilità (art. 319 quater c.p.); - Corruzione di persona incaricata in pubblico servizio (art. 320 c.p.);

4

- Istigazione alla corruzione di membri degli organi della Comunità Europee e funzionari delle Comunità Europeee di Stati esteri (art. 322 bis del c.p.);

- Truffa (art. 640, c. 2, n° 1, c.p.); - Truffa aggravata per il conseguimento di erogazioni pubbliche (art. 640 bis del c.p.); - Frode informatica (art. 640 ter c.p.); - Indebito utilizzo, falsificazione, alterazione e ricettazione di carte di credito o di pagamento

(art. 55, c. 9, del D. Lgs. n° 231/2007); - Trattamento illecito di dati (art. 167 del D. Lgs. n° 196/2003); - Falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al garante (art. 168 D. Lgs. n° 196/2003); - Inosservanza di provvedimenti del garante (art. 170 D. Lgs. n° 196/2003).

2. Reati informatici e trattamento illecito di dati (art. 24-bis del Decreto):

- Falsità in un documento informatico pubblico avente efficacia probatoria (art. 491 bis c.p.); - Accesso abusivo ad un sistema informatico o telematico (art. 615-ter c.p.); - Detenzione e diffusione abusiva di codici di accesso a sistemi informatici o telematici (art.

615-quater c.p.); - Diffusione di apparecchiature, dispositivi o programmi informatici diretti a danneggiare o

interrompere un sistema informatico o telematico (art. 615-quinquies c.p.); - Intercettazione, impedimento o interruzione illecita di comunicazioni informatiche o

telematiche) (artt. 617-quater c.p.); - Installazione d’apparecchiature per intercettare, impedire o interrompere comunicazioni

informatiche o telematiche (617-quinquies c.p.); - Danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici (art. 635 bis c.p.); - Danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici utilizzati dallo Stato o da altro

ente pubblico o comunque di pubblica utilità (art. 635-ter codice penale); - Danneggiamento dì sistemi informatici o telematici (art. 635-quater c.p.); - Danneggiamento di sistemi informatici o telematici di pubblica utilità (art. 635-quinquies

c.p.); - Frode informatica del soggetto che presta servizi di certificazione di firma elettronica (art.

640-quinquies c.p.).

3. Reati di criminalità organizzata (art. 24-ter del Decreto):

- Associazione a delinquere e di tipo mafioso anche straniere (artt. 416 e 416 bis c.p.); - Scambio elettorale politico-mafioso (art. 416 ter c.p.); - Sequestro di persona a scopo di estorsione (art. 630 c.p.); - Associazione a delinquere finalizzata allo spaccio di sostanze stupefacenti o psicotrope (art.

74 DPR 309/90); - Armi da guerra o tipo guerra (art. 407 comma 2 lettera a) c.p.).

4. Reati aventi finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico (Art. 25 quater

del Decreto):

- Associazioni sovversive (art. 270 c.p.); - Delitti con finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico (Art. 270 bis c.p.); - Assistenza agli associati (art. 270 ter c.p.);

5

- Arruolamento con finalità di terrorismo anche internazionale (art. 270 quater c.p.); - Addestramento ad attività con finalità di terrorismo anche internazionale (art. 270 quinquies

c.p.); - Condotte con finalità di terrorismo (art. 270 sexies c.p.); - Attentato per finalità terroristiche o di eversione (art. 280 c.p.); - Atti di terrorismo con ordigni micidiali o esplosivi (art. 280 bis c.p.); - Sequestro di persona a scopo di terrorismo o di eversione (art. 289 bis del c.p.); - Istigazione a commettere alcune dei delitti preveduti dai capi primo e secondo (art. 302 c.p.); - Misure urgenti per la tutela dell’ordine democratico e della sicurezza pubblica (art. 1 D.L. n°

625/1979).

5. Reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni utilità di provenienza illecita (Art. 25 octies del Decreto):

- Ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni di provenienza illecita (artt. 648, 648 bis e ter del c.p.).

6. Reati di falsità in monete, in carte di pubblico credito, in valori di bollo e in strumenti o

segni di riconoscimento (art. 25 bisdel Decreto):

- Falsificazione di monete, spendita e introduzione nello Stato, previo concerto, di monete falsificate (art. 453 c.p.);

- Alterazione di monete (art. 454 c.p.); - Spendita e introduzione nello Stato, senza concerto, di monete falsificate (art. 455 c.p.); - Spendita di monete falsificate ricevute in buona fede (art. 457 c.p.); - Falsificazione di valori di bollo, introduzione nello Stato, acquisto, detenzione o messa in

circolazione di valori di bollo falsificati (art. 459 c.p.); - Contraffazione di carta filigranata in uso per la fabbricazione di carte di pubblico credito o di

valori di bollo (art. 460 c.p.); - Fabbricazione o detenzione di filigrane o di strumenti destinati alla falsificazione di monete,

di valori di bollo o di carta filigranata (art. 461 c.p.); - Uso di valori di bollo contraffatti o alterati; - Contraffazione, alterazione o uso di segni distintivi di opere dell'ingegno o di prodotti

industriali (art. 473 del c.p.); - Introduzione nello Stato e commercio di prodotti con segni falsi (474 c.p.).

7. Reati contro l’industria e il commercio (art. 25 bis. del Decreto):

- Turbata libertà dell'industria o del commercio (art. 513 c.p.); - Frode nell'esercizio del commercio (art. 515 c.p.); - Vendita di sostanze alimentari non genuine come genuine (art. 516 c.p.); - Vendita di prodotti industriali con segni mendaci (art. 517 c.p.); - Fabbricazione e commercio di beni realizzati usurpando titoli di proprietà industriale (art. 517-

ter c.p.); - Contraffazione di indicazioni geografiche o denominazioni di origine dei prodotti

agroalimentari (art. 517-quater. c.p.);

6

- Illecita concorrenza con minaccia o violenza (art. 513-bis. c.p.); - Frodi contro le industrie nazionali (art. 514 c.p.).

8. Reati societari (art. 25 terdel Decreto):

- False comunicazioni sociali (art. 2621 c.c.); - False comunicazioni sociali in danno dei soci o dei creditori (art. 2622 c.c.); - Impedito controllo (art. 2625 c.c.); - Formazione fittizia del capitale (art. 2632 c.c.); - Indebita restituzione dei conferimenti (art. 2626 c.c.); - Illegale ripartizione degli utili e delle riserve (art. 2627 c.c.); - Illecite operazioni sulle azioni o quote sociali o della Società controllante (art. 2628 c.c.); - Operazioni in pregiudizio dei creditori (art. 2629 c.c.); - Omessa comunicazione del conflitto di interesse (art. 2629- bis c.c.); - Indebita ripartizione dei beni sociali da parte dei liquidatori (art. 2633 c.c.); - Illecita influenza sull’assemblea (art. 2636 c.c.); - Aggiotaggio (art. 2637 c.c.); - Ostacolo all’esercizio delle funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza (art. 2638 c.c.); - Corruzione tra privati (art. 2635 c.c.);

9. Reati con la persona individuale, contro la vita e l’incolumità individuale (art. 25 quinquies del Decreto):

- Riduzione in schiavitù (art. 600 c.p.); - Prostituzione minorile (art. 600-bis, c.p.); - Pornografia minorile (art. 600-ter c.p.); - Detenzione di materiale pornografico (art. 600-quater c.p.); - Iniziative turistiche volte allo sfruttamento della prostituzione minorile (art. 600-quinquies

c.p.); - Tratta e commercio di schiavi (art. 601 c.p.); - Alienazione e acquisto di schiavi (art. 602 c.p.); - Pedopornografia virtuale (art. 600-quater.1 c.p.); - Pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili (art. 25 quater).

10. Reati di abuso di informazioni privilegiate e di manipolazione del mercato(art. 25 sexies D.

Lgs. n° 231/01):

- Abuso di informazioni privilegiate (art. 187-bis del TUF); - Manipolazione del mercato (art. 187-ter del TUF).

11. Reati di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime commesse con violazione

delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell'igiene e della salute sul lavoro[art. 25-septies, D. Lgs. 231/01]:

- Omicidio colposo (art. 589 c.p.); - Lesioni colpose gravi o gravissime (art. 590 comma 3 c.p.) commessi in violazione delle

norme antinfortunistiche e sulla tutela dell'igiene e della salute sul lavoro.

7

12. Delitti in materia di violazioni del diritto d’autore (art. 25-novies del Decreto):

- Art. 171, l. 633/1941 comma 1 lett a) bis: messa a disposizione del pubblico, in un sistema di

reti telematiche, mediante connessioni di qualsiasi genere, di un'opera dell'ingegno protetta, o di parte di essa;

- Art. 171, l. 633/1941 comma 3: reati di cui al punto precedente commessi su opere altrui non destinate alla pubblicazione qualora ne risulti offeso l’onore o la reputazione;

- Art. 171-bis l. 633/1941 comma 1: abusiva duplicazione, per trarne profitto, di programmi per elaboratore; importazione, distribuzione, vendita o detenzione a scopo commerciale o imprenditoriale o concessione in locazione di programmi contenuti in supporti non contrassegnati dalla SIAE; predisposizione di mezzi per rimuovere o eludere i dispositivi di protezione di programmi per elaboratori;

- Art. 171-bis l. 633/1941 comma 2: riproduzione, trasferimento su altro supporto, distribuzione, comunicazione, presentazione o dimostrazione in pubblico, del contenuto di una banca dati; estrazione o reimpiego della banca dati; distribuzione, vendita o concessione in locazione di banche di dati;

- Art. 171-ter l. 633/1941: abusiva duplicazione, riproduzione, trasmissione o diffusione in pubblico con qualsiasi procedimento, in tutto o in parte, di opere dell'ingegno destinate al circuito televisivo, cinematografico, della vendita o del noleggio di dischi, nastri o supporti analoghi o ogni altro supporto contenente fonogrammi o videogrammi di opere musicali, cinematografiche o audiovisive assimilate o sequenze di immagini in movimento; opere letterarie, drammatiche, scientifiche o didattiche, musicali o drammatico musicali, multimediali, anche se inserite in opere collettive o composite o banche dati; riproduzione, duplicazione, trasmissione o diffusione abusiva, vendita o commercio, cessione a qualsiasi titolo o importazione abusiva di oltre cinquanta copie o esemplari di opere tutelate dal diritto d'autore e da diritti connessi; immissione in un sistema di reti telematiche, mediante connessioni di qualsiasi genere, di un'opera dell'ingegno protetta dal diritto d'autore, o parte di essa;

- Art. 171-septies l. 633/1941: mancata comunicazione alla SIAE dei dati di identificazione dei supporti non soggetti al contrassegno o falsa dichiarazione;

- Art. 171-octies l. 633/1941: fraudolenta produzione, vendita, importazione, promozione, installazione, modifica, utilizzo per uso pubblico e privato di apparati o parti di apparati atti alla decodificazione di trasmissioni audiovisive ad accesso condizionato effettuate via etere, via satellite, via cavo, in forma sia analogica sia digitale.

13. Reati di induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’autorità giudiziaria (art. 25-novies, del Decreto):

- Induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’autorità giudiziaria (art. 377 bis del c.p.).

14. Reati ambientali (art. 25 undecies, del Decreto)

- Uccisione, distruzione, cattura, prelievo, detenzione di esemplari di specie animali o vegetali selvatiche protette (art. 727 bis c,p.);

- Distruzione o deterioramento di habitat all’interno di un sito protetto (art. 733 c.p.);

8

- Violazione concernenti gli scarichi (D. Lgs. n° 152/2006, art. 137, commi 2, 3, 5, 11 e 13); - Attività di gestione rifiuti non autorizzata (D. Lgs. n° 152/2006 art. 256, comma 1 lett. a e b,

3, 5 e 6); - Omessa bonifica dei siti (D. Lgs. n° 152/2006 art. 257, c. 1 e 2); - Violazione degli obblighi di comunicazione, tenuta dei registri obbligatori e dei formulari (D.

Lgs. N° 152/2006 art. 258, quarto c. secondo periodo); - Traffico illecito dei rifiuti (D. Lgs. Lgs. n° 152/2006 art. 259 primo c.); - Attività organizzate per il traffico illecito dei rifiuti (D. Lgs. n° 152/2006 art. 260 comma 1 e

2); - Sistema informatico di controllo della tracciabilità dei rifiuti (D. Lgs. n° 152/2006, art. 260

bis, c. 6, 7 e 8); - Sanzioni per violazione delle prescrizioni in tema di esercizio di stabilimenti (D. Lgs. n°

152/2006 art. 279, comma 5); - Disciplina dei reati relativi all’applicazione in Italia della convenzione sul commercio

internazionale delle specie animali e vegetali in via di estinzione, firmata a Washington il 3 marzo 73, di cui alla L. n° 874/1975 e del regolamento CEE n° 3626/82;

- Misure a tutela dell’ozono stratosferico e dell’ambiente §(L n° 549/1993 art. 3 , c. 6); - Inquinamento provocato dalle navi (L n° 202/2007 artt. 8, comma 1 e 2).

15. Reati di impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 25 duodecis del D. Lgs. Lgs. n° 231/01). 16. Ulteriori reati previsti da altri provvedimenti normativi:

- Reato transnazionale (art. 3 e 10 L. n° 146/2006); - Abbandono dei rifiuti (art. 192 D. Lgs. n° 152/2006).

1.8 L’apparato sanzionatorio

L’art. 9 del Decreto individua, al comma 1, le sanzioni che possono essere comminate all’Ente. Precisamente, tali sanzioni sono:

• la sanzione pecuniaria; • le sanzioni interdittive, tra cui quelle: dall’esercizio delle attività; la sospensione o la revoca

delle autorizzazioni, licenze o concessioni funzionali alla commissione dell’illecito; il divieto di contrattare con la Pubblica Amministrazione, salvo che per ottenere le prestazioni di un pubblico servizio; l’esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi e l’eventuale revoca di quelli già concessi; il divieto di pubblicizzare beni o servizi;

• la confisca; • la pubblicazione della sentenza. Le sanzioni pecuniarie sono applicabili in qualunque caso di responsabilità amministrativa

dell’Ente dipendente da reato e si attuano in base ad un sistema di quote, non inferiori a 100 e non superiori a mille, di importo minimo pari a euro 258 a massimo euro 1.549 (art. 10 del Decreto). Nella commisurazione della sanzione pecuniaria il giudice determina il numero delle quote tenendo conto: a) della gravità; b) del grado di responsabilità dell’ente; c) dell’attività svolta dall’Ente per eliminare o attenuare le conseguenze del fatto; d) delle condizioni economiche e patrimoniali dell’Ente.

La confisca consiste nell’acquisizione, da parte dello Stato, del prezzo o del profitto del reato o di un valore a essi equivalente.

9

La pubblicazione della sentenza di condanna può essere disposta quando nei confronti dell’Ente venga applicata una sanzione interdittiva. La pubblicazione può essere disposta per una sola volta, per estratto o per intero, in uno o più giornali indicati dal giudice nella sentenza, nonché mediante affissione nel Comune ove l’Ente ha la sede principale.

Qualora i reati sanzionati sulla base del Decreto vengano commessi nella forma di tentativo, le sanzioni pecuniarie e le sanzioni interdittive sono ridotte da un terzo alla metà. E’ inoltre esclusa l’irrogazione di sanzioni nei casi in cui l’Ente impedisca volontariamente il compimento dell’azione o la realizzazione dell’evento. 1.9 L’esonero dalla responsabilità

L’art. 6 del Decreto prevede che la Società possa essere esonerata dalla responsabilità conseguente alla commissione dei reati indicati se prova che:

a) l’organo dirigente ha adottato e efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quelli verificatisi;

b) il compito di vigilare sul funzionamento, l’efficacia e l’osservanza dei modelli nonché di curare il loro aggiornamento è stato affidato a un organismo interno dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo;

c) le persone fisiche hanno commesso il reato eludendo fraudolentemente i modelli di organizzazione e di gestione;

d) non vi sia stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’organismo di cui alla precedente lettera b).

e) il modello preveda: a) uno o più canali che consentano ai soggetti indicati che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell'ente o di una sua unita' organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale nonché da persone che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo dello stesso, dalle persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti di cui sopra, di presentare, a tutela dell'integrità dell'ente, segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai sensi del presente decreto e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del modello di organizzazione e gestione dell'ente, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte; tali canali garantiscono la riservatezza dell'identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione; b) almeno un canale alternativo di segnalazione idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell'identità del segnalante; c) il divieto di atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione; d) nel sistema disciplinare adottato ai sensi del comma 2, lettera e), sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante, nonché di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate.

Il D. Lgs. 231/2001 delinea il contenuto dei modelli di organizzazione e di gestione prevedendo che gli stessi devono rispondere - in relazione all’estensione dei poteri delegati e al rischio di commissione dei reati - alle seguenti esigenze:

a) individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi i reati; b) predisporre specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle

decisioni della Società in relazione ai reati da prevenire; c) individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee a impedire la commissione di

tali reati; d) prescrivere obblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputato a vigilare sul

funzionamento e sull’osservanza del Modello organizzativo;

10

e) introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello organizzativo.

Nel caso di un reato commesso dai soggetti sottoposti all’altrui direzione, la Società non risponde se dimostra che alla commissione del reato non ha contribuito l’inosservanza degli obblighi di direzione o vigilanza. In ogni caso la responsabilità è esclusa se la Società, prima della commissione del reato, ha adottato e efficacemente attuato un modello di organizzazione, gestione e controllo idoneo a prevenire i reati della specie di quello verificatosi. I modelli di organizzazione e di gestione possono essere adottati sulla base di codici di comportamento redatti dalle associazioni rappresentative degli enti, comunicati al Ministero della Giustizia il quale, di concerto con i Ministeri competenti, potrà formulare entro 30 giorni osservazioni sull’idoneità dei modelli a prevenire i reati (art. 6, comma 3, D. Lgs. n° 231/2001). 1.10 Il sindacato di idoneità

E’ opportuno in ogni caso precisare che l’accertamento della responsabilità della Società, attribuito al Giudice penale, avviene (oltre all’apertura di un processo ad hoc nel quale l’Ente viene parificato alla persona fisica imputata) mediante:

• la verifica della sussistenza del reato presupposto per la responsabilità della Società; • il sindacato di idoneità sui modelli organizzativi adottati. Alfea intende conformarsi alla disciplina dettata dal Decreto di cui si tratta con l’obiettivo di

prevenire la commissione di tutti i reati e di dotarsi di un Modello idoneo allo scopo di prevenire gli stessi reati.

11

2. LE LINEE GUIDA DI CONFINDUSTRIA

In attuazione di quanto previsto all’art. 6, comma 3, del citato Decreto, Confindustria ha definito le

proprie Linee Guida per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo nelle quali vengono fornite alle imprese associate indicazioni metodologiche su come individuare le aree di rischio e strutturare il Modello di organizzazione, gestione e controllo. Le Linee Guida suggeriscono alle Società di utilizzare i processi di risk assessment e risk management e prevedono le seguenti fasi per la definizione del Modello:

• l’identificazione dei rischi; • la predisposizione e/o l’implementazione di un sistema di controllo idoneo a prevenire il rischio

di cui sopra attraverso l’adozione di specifici protocolli. Le componenti più rilevanti del sistema di controllo ideato da Confindustria sono:

a) codice etico; b) sistema organizzativo sufficientemente formalizzato e chiaro, soprattutto per quanto

attiene all’attribuzione di responsabilità, alle linee di dipendenza gerarchica e alla descrizione dei compiti, con specifica previsione di principi di controllo quali, per esempio, la contrapposizione di funzioni;

c) procedure manuali e/o informatiche tali da regolamentare lo svolgimento delle attività prevedendo gli opportuni punti di controllo;

d) poteri autorizzativi e di firma assegnati in coerenza con le responsabilità organizzative e gestionali definite, prevedendo, quando richiesto, una puntuale indicazione delle soglie di approvazione delle spese;

e) sistemi di controllo e gestione in grado di fornire tempestiva segnalazione dell’esistenza e dell’insorgere di situazioni di criticità generale e/o particolare;

f) comunicazione al personale e sua formazione. Componenti queste che devono essere informate ai principi di:

1) verificabilità, documentabilità, coerenza e congruenza di ogni operazione; 2) applicazione del principio di separazione delle funzioni; 3) documentazione dei controlli; 4) previsione di un adeguato sistema sanzionatorio per la violazione delle norme del codice

etico e delle procedure previste dal Modello; 5) autonomia, indipendenza, professionalità e continuità d’azione dell’Organismo di

Vigilanza; Le Linee Guida di Confindustria sono state trasmesse, prima della loro diffusione, al Ministero

della Giustizia, ai sensi dell’art. 6, comma 3 del Decreto Legislativo n° 231/2001, affinché quest’ultimo potesse esprimere le proprie osservazioni entro trenta giorni. Il Ministero non ha, però, formulato alcuna osservazione entro tale termine. Con Decreto ministeriale 26 giugno 2003, n° 201 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n° 179 del 4 agosto 2003 e entrato in vigore il 19 agosto 2003), il Ministero della Giustizia ha previsto che il Direttore Generale della giustizia penale presso il Ministero: • esamini i codici di comportamento predisposti dalle associazioni rappresentative degli Enti,

inclusi i codici di comportamento già inviati al Ministero fino alla data di entrata in vigore del Decreto stesso;

• possa comunicare all’associazione rappresentativa di categoria - entro trenta giorni decorrenti dalla data di ricevimento del codice di comportamento o, per i codici di comportamento inviati al Ministero fino alla data di entrata in vigore del Decreto stesso, entro trenta giorni da tale data

12

- eventuali osservazioni sull’idoneità del codice di comportamento a fornire indicazioni specifiche di settore per l’adozione e l’attuazione dei modelli di organizzazione e di gestione. Le Linee Guida di Confindustria sono state approvate dal Ministero della Giustizia con D.M.

del 4.12.2003. Successivamente, in data 18.05.2004, Confindustria ha pubblicato l’ultimo aggiornamento delle Linee Guida in parola, di cui si è tenuto conto nella redazione del presente Modello. I contenuti del presente documento, nel caso in cui fossero emanante ulteriori Linee Guida di Confindustria, potranno essere successivamente adeguati, su iniziativa dell’Organismo di Vigilanza della Società, previa approvazione del Consiglio di Amministrazione.

13

3. FUNZIONE DEL MODELLO E PRINCIPI ISPIRATORI

3.1 La funzione del modello

Il Modello intende configurare un sistema strutturato e organico di procedure e attività di controllo, ex ante ed ex post, volto a prevenire e a ridurre il rischio di commissione dei reati contemplati dal D. Lgs. 231/2001. In particolare, l’individuazione delle attività esposte al rischio di reato e la loro proceduralizzazione in un efficace sistema di controlli, si propone di:

• rendere tutti coloro che operano in nome e per conto di Alfea pienamente consapevoli dei rischi di poter incorrere, in caso di violazioni delle disposizioni ivi riportate, in un illecito passibile di sanzioni, su piano penale e amministrativo, non solo nei propri confronti ma anche nei confronti dell’Azienda;

• ribadire che tali forme di comportamento illecito sono fortemente condannate da Alfea, in quanto (anche nel caso in cui la Società fosse apparentemente in condizione di trarne vantaggio) sono comunque contrarie, oltre che alle disposizioni di legge, anche ai principi etico - sociali cui Alfea intende attenersi nell’espletamento della propria missione aziendale;

• consentire alla Società, grazie a un’azione di monitoraggio sulle aree di attività a rischio, di intervenire tempestivamente per prevenire o contrastare la commissione dei reati stessi. Tra le finalità del modello vi è, quindi, quella di radicare nei dipendenti, organi sociali, consulenti e partner, che operino per conto o nell’interesse della Società nell’ambito delle aree di attività a rischio, il rispetto dei ruoli, delle modalità operative, dei protocolli e, in altre parole, del Modello organizzativo adottato e la consapevolezza del valore sociale di tale Modello al fine di prevenire i reati.

3.2 I principi ispiratori del modello

Nella predisposizione del presente documento, si è tenuto conto delle procedure e dei sistemi di controllo esistenti, ove giudicati idonei a valere anche come misure di prevenzione dei reati e di controllo delle aree di rischio. In particolare, quali specifici strumenti già esistenti e diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni della Società anche in relazione ai reati da prevenire, Alfea ha individuato i seguenti:

1) il Manuale della Qualità; 2) i principi di corporate governante adottati, anche in via di fatto, dalla Società e formalizzati

nello Statuto e nelle delibere assembleari e del consiglio di amministrazione; 3) le procedure aziendali, la documentazione e le disposizioni inerenti la struttura gerarchico-

funzionale aziendale e organizzativa e il sistema di controllo della gestione; 4) le norme inerenti il sistema amministrativo, contabile, finanziario, di reporting; 5) il sistema di comunicazione al personale attualmente adottato dalla Società; 6) il sistema disciplinare di cui al CCNL applicato; 7) in generale, la normativa italiana e straniera applicabile. Principi cardine a cui il modello si ispira, oltre a quanto sopra indicato, sono: � le Linee Guida di Confindustria, in base alle quali è stata predisposta la mappatura delle aree di

attività a rischio; � i requisiti indicati dal D. Lgs. 231/2001 e in particolare:

• l’attribuzione a un Organismo di Vigilanza interno del compito di promuovere l’attuazione efficace e corretta del Modello, anche attraverso il monitoraggio dei comportamenti aziendali e il diritto a un’informazione costante sulle attività rilevanti ai fini del D. Lgs. n° 231/01;

14

• l’attività di verifica del funzionamento del Modello con conseguente aggiornamento periodico (controllo ex post);

• l’attività di sensibilizzazione e diffusione a tutti i livelli aziendali delle regole comportamentali e delle procedure istituite previste nel Codice Etico;

� i principi generali di un adeguato sistema di controllo interno e in particolare: • la verificabilità e documentabilità di ogni operazione rilevante ai fini del Decreto

legislativo 231/01; • il rispetto del principio della separazione delle funzioni in base al quale nessuno può

gestire in autonomia un intero processo; • la definizione di poteri autorizzativi coerenti con le responsabilità assegnate; • la comunicazione all’Organismo di Vigilanza delle informazioni rilevanti.

15

4. ATTIVITÀ SENSIBILI

4.1 Attività sensibili e ulteriori attività oggetto di controllo

4.1.1. Attività sensibili in relazione ai reati contro la Pubblica Amministrazione

Le attività che generalmente vengono ritenute sensibili in relazione ai reati contro la Pubblica

Amministrazione sono: 1. negoziazione/stipulazione e/o esecuzione di contratti/convenzioni di concessioni con soggetti

pubblici, ai quali si perviene mediante procedure negoziate (affidamento diretto o trattativa privata);

2. negoziazione/stipulazione e/o esecuzione di contratti/convenzioni di concessioni con soggetti pubblici ai quali si perviene mediante procedure a evidenza pubblica (aperte o ristrette);

3. gestione di eventuali contenziosi giudiziali e stragiudiziali relativi all’esecuzione di contratti/convenzioni di concessioni stipulati con soggetti pubblici (relativi alle attività 1 e 2);

4. negoziazione/stipulazione o esecuzione di contratti ai quali si perviene mediante trattative private, in qualità di stazione appaltante;

5. negoziazione/stipulazione e/o esecuzione di contratti ai quali si perviene mediante procedure aperte o ristrette, in qualità di stazione appaltante;

6. gestione dei rapporti con soggetti pubblici per l’ottenimento di autorizzazioni e licenze per l’esercizio delle attività aziendali;

7. contatto con gli Enti Pubblici per la gestione di adempimenti, verifiche, ispezioni, qualora lo svolgimento delle attività aziendali comporti la produzione di rifiuti solidi, liquidi o gassosi, ovvero l’emissione di fumi o la produzione di inquinamento acustico/elettromagnetico soggetti a controlli da parte di soggetti pubblici;

8. gestione dei rapporti con i soggetti pubblici per gli aspetti che riguardano la sicurezza e l’igiene sul lavoro (D. Lgs. 81/08) e il rispetto delle cautele previste da leggi e regolamenti per l’impiego di dipendenti adibiti a particolari mansioni;

9. gestione dei rapporti con i soggetti pubblici relativi all’assunzione di personale appartenente a categorie protette o la cui assunzione è agevolata;

10. gestione di trattamenti previdenziali del personale o gestione dei relativi accertamenti/ispezioni;

11. gestione dei rapporti con organismi di vigilanza relativi allo svolgimento di attività regolate dalla legge;

12. gestione delle attività di acquisizione o gestione di contributi, sovvenzioni, finanziamenti, assicurazioni o garanzie concesse da soggetti pubblici, sia nazionali, sia comunitari;

13. richiesta di provvedimenti amministrativi occasionali ad hoc necessari allo svolgimento di attività strumentali a quelle tipiche aziendali;

14. gestione di beni mobili registrati legati all’attività aziendale; 15. predisposizione di dichiarazioni dei redditi o dei sostituti di imposta o di altre dichiarazioni

funzionali alla liquidazione di tributi in genere; 16. adempimenti presso soggetti pubblici, quali comunicazioni, dichiarazioni, deposito atti e

documenti, pratiche, ecc, differenti da quelli descritti ai precedenti punti e nelle verifiche/accertamenti/ procedimenti sanzionatori che ne derivano;

16

17. attività che prevedano l’installazione, manutenzione, aggiornamento o gestione di software di soggetti pubblici o forniti da terzi per conto di soggetti pubblici;

18. gestione di procedimenti giudiziali o arbitrali; 19. altre “attività sensibili”: rapporti con le Istituzioni e le amministrazioni dello Stato; 20. in ogni caso, qualsiasi rapporto con la Pubblica Amministrazione sia italiana sia straniera, con

gli Enti a natura pubblicistica o comunque svolgenti funzioni pubbliche, con i pubblici dipendenti e con gli incaricati di un pubblico servizio ovvero di una pubblica funzione.

4.1.2. Attività sensibili in relazione ai reati societari Le attività generalmente ritenute sensibili in relazione ai reati societari sono, in sintesi:

1. redazione del bilancio, relazioni periodiche infrannuali e altre comunicazioni previste dalla legge;

2. redazione di prospetti richiesti per sollecitazione all’investimento o ammissione alla quotazione nei mercati regolamentati o documenti da pubblicare in occasione delle offerte pubbliche di acquisto di vendita o di scambio e altre comunicazioni comunque assimilabili, emissione comunicati stampa e informative al mercato;

3. relazioni e comunicazioni ai soci e alla Società di revisione; 4. attività di formazione del capitale sociale; 5. attività di riduzione del capitale sociale; 6. attività di restituzione di conferimenti; 7. attività di ripartizione degli utili e delle riserve; 8. operazioni su azioni o quote sociali; 9. rapporti e operazioni con i creditori; 10. eventuali operazioni sui beni sociali compiute dai liquidatori; 11. rapporti con l’assemblea dei soci; 12. rapporti e comunicazioni di qualsiasi genere con le Autorità Pubbliche di vigilanza.

4.1.3. Attività sensibili in relazione ai reati di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime Le attività ritenute sensibili in relazione ai reati di omicidio colposo e lesioni colpose sono individuate

nel documento di valutazione dei rischi (DVR) predisposto da Alfea ai sensi del D. Lgs. 81/2008, così come risulta dall’ultimo aggiornamento avvenuto nel mese di aprile 2018. 4.1.4. Attività sensibili in relazione agli altri reati previsti dal D. Lgs. 231/2001

Dalle attività di risk assessment condotte sono emerse le seguenti attività sensibili in relazione alle altre categorie di reato previste all’art. 25 del D. Lgs. 231/01:

1. Raccolta scommesse e liquidazione vincite, approvvigionamenti, gestione incassi e pagamenti in relazione ai reati di ricettazione, riciclaggio, impiego di denaro, beni e altre utilità provenienti da attività illecita;

2. Gestione del personale in relazione ai reati previsti dall’art. 25 quinquies (contro la personalità individuale);

3. Reati ambientali in relazione all’art. 25 undecies; 4. Impiego di cittadini di Paesi terzi il cui soggiorno è irregolare.

4.1.5. Ulteriori attività oggetto di controllo Oltre alle attività che hanno un diretto impatto sui reati previsti dal D. Lgs. 231/01, il Modello 231

prevede specifiche attività di controllo per i seguenti processi di gestione delle provviste (c.d. “processi strumentali”):

17

1. transazioni finanziarie; 2. approvvigionamento beni e servizi; 3. consulenze e prestazioni professionali; 4. attività di intermediazione; 5. concessioni di utilità (regali o benefici); 6. assunzione del personale; 7. finanza agevolata.

4.2. Il “Modello 231” 4.2.1 Elementi del Modello 231

Il Modello 231 si può definire come un complesso organico di principi, regole, disposizioni, schemi organizzativi e connessi compiti e responsabilità, funzionale alla realizzazione e alla diligente gestione di un sistema di controllo e monitoraggio delle attività sensibili al fine della prevenzione sulla commissione, anche tentata, dei reati previsti dal D. Lgs. 231/01. La finalità preventiva del Modello 231 si esplica nei confronti di soggetti in posizione “apicale” e di soggetti sottoposti all’altrui direzione operanti in Alfea.

Il Modello 231: I. individua le attività nel cui ambito possono essere commessi reati;

II. prevede specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni della Società in relazione ai reati da prevenire;

III. individua modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee a impedire la commissione dei reati;

IV. prevede obblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli;

V. introduce un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello 231;

VI. prevede, in relazione alla natura e alla dimensione dell’organizzazione, nonché del tipo di attività svolta, misure idonee a garantire lo svolgimento dell’attività nel rispetto della legge e a scoprire e eliminare tempestivamente situazioni di rischio.

L’adozione del Modello 231 è corredata dall’efficace attuazione dello stesso e da una procedura che garantisca il tempestivo aggiornamento e adeguamento.

Il Modello 231 è approvato dal Consiglio di Amministrazione di Alfea. Le disposizioni aziendali strumentali all’attuazione, aggiornamento e adeguamento del Modello 231 sono emanate dalle funzioni aziendali competenti. 13 4.2.2 Destinatari del Modello 231

Sono destinatari del presente documento tutti coloro che operano per il conseguimento dello scopo e degli obiettivi di Alfea.

Fra i destinatari del Modello 231 sono annoverati i componenti degli organi sociali di Alfea, i soggetti coinvolti nelle funzioni dell’Organismo di Vigilanza, i dipendenti di Alfea, i consulenti esterni, i fornitori, i clienti e - in generale - tutti i terzi con cui Alfea intrattiene rapporti inerenti le proprie attività sociali. 4.2.3 Estensione e applicazione del Modello 231 al Gruppo

Il Modello 231 rappresenta, inoltre, una raccolta di principi e il punto di riferimento estendibile alle Società controllate per la definizione dei singoli modelli di ciascuna Società. I modelli dovranno

18

tenere conto delle specificità insite nelle rispettive strutture organizzative e nelle attività di business delle singole Società.

5. COMUNICAZIONE E FORMAZIONE

È data ampia divulgazione, all’interno e all’esterno della struttura, dei principi contenuti nel Modello 231. La Direzione è tenuta a predisporre, con la consulenza dell’Organismo di Vigilanza, un efficace piano di comunicazione e formazione del Modello periodicamente aggiornato. I contenuti di tale piano, sono di seguito riportati.

A ciascun componente del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale dovrà essere data comunicazione scritta - da parte del Presidente - dell’avvenuta approvazione del “Modello 231” e della sua disponibilità per consultazione presso la sede sociale.

I principi e i contenuti del Modello 231 saranno divulgati mediante corsi o seminari di formazione, rivolti al Presidente, al Direttore Generale, all’Organismo di Vigilanza, ai Responsabili dei Processi, ai collaboratori esterni e ai partner che possono impegnare la Società nei confronti della Pubblica Amministrazione e a ogni altro soggetto che il Direttore Generale riterrà opportuno coinvolgere. La struttura dei corsi di formazione è definita dal Direttore Generale.

Al personale dipendente, ai collaboratori esterni e ai partner che possono impegnare la Società nei confronti della Pubblica Amministrazione verrà inviata, entro 30 giorni dall’avvenuta approvazione del Modello da parte del Consiglio di Amministrazione, una circolare interna firmata dal Presidente, con la quale si informa: - dell’avvenuta approvazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D. Lgs. 231/2001; - della possibilità per ciascun dipendente di consultare copia elettronica del Modello sul server della Società o copia cartacea dello stesso, che, a tale scopo, viene tenuto presso gli uffici della sede sociale. Ciascun dipendente dovrà sottoscrivere una dichiarazione di conoscenza e di adesione ai Principi generali del Modello, al Codice Etico e alle Linee di condotta, secondo le modalità definite nel Manuale dei controlli. Tale dichiarazione viene archiviata e conservata dall’Organismo di Vigilanza. I responsabili dei processi aziendali, il Direttore Generale e il Presidente, dovranno inoltre sottoscrivere una dichiarazione di conoscenza e di adesione all’intero Modello 231. Tale dichiarazione viene archiviata e conservata dall’Organismo di Vigilanza.

I documenti “Principi del Modello 231”, Linee di Condotta ex D. Lgs. 231/2001 e Codice Etico sono portati a conoscenza di tutti coloro con i quali ALFEA intrattiene relazioni d’affari. L’impegno al rispetto dei documenti sopra menzionati principi di riferimento del Modello da parte dei terzi dovrà essere previsto da apposita clausola del relativo contratto, secondo le modalità previste nel Manuale dei controlli. 6

19

Parte 2

Il Manuale dei Processi

Circa la mappatura dei processi a rischio si rimanda al modello in vigora antecedentemente a quello attuale.

20

1. Processo M231 P1 Offerta Servizi

PROCESSO: M231 P1

DENOMINAZIONE: OFFERTA SERVIZI

RESPONSABILE: RSG

Offerta servizi

Predisposizione dei

listini

Richiesta di

prenotazione

Disponibilità?

Fine

Tariffe box e

servizi

LI/P1/01

sino

1

2

3

4

5

6

7

Acquisizione della

prenotazioneFine

Richiesta servizi

SR/P1/01, 02, 03, 04

SR/P1/09, 10, 11, 12

SR/P1/13, 14, 15, 16

Comunicazione

informazioni per

l'arrivo

Allestimento Box e

alloggi

Arrivi e partenze

Aggiornamento

presenze

SR/P1/06, 07, 08, 17

Aggiornamento

planimetria

Planimetria

SR/P1/05

8

Documenti

regolari?

no

si

21

1) PREDISPOSIZIONE DEI LISTINI I listini sono predisposti periodicamente e approvati dalla Direzione.

2) RICHIESTA DI PRENOTAZIONE Le richieste di prenotazione possono pervenire per iscritto, telefonicamente o direttamente presso gli uffici della Società Alfea. Analogamente si ricevono le richieste di servizi accessori (richieste posti letto ecc.) che possono pervenire sia in fase di prenotazione sia durante la permanenza dei cavalli.

3) VERIFICA DISPONIBILITÀ Prima di confermare una richiesta viene verificata l’effettiva disponibilità di box e alloggi mediante controllo della planimetria. Questa attività viene eseguita dal responsabile RSG visionando i file appositamente creati, dove sono riportati i box già occupati o prenotati. In caso di richiesta di posti letto/appartamento, il responsabile RSG visionerà il relativo file ove sono riportati le prenotazioni già pervenute e l’effettiva disponibilità.

4) ACQUISIZIONE DELLA PRENOTAZIONE VIA MAIL Per l’acquisizione della prenotazione sono inviati al cliente i moduli di richiesta letto e box, aggiornati di volta in volta nel rispetto della normativa vigente. In alternativa, per i clienti ripetitivi i moduli possono essere compilati al momento dell’arrivo. Analogamente si ricevono le richieste di servizi accessori che possono pervenire sia in fase di prenotazione che durante la permanenza dei cavalli.

5) AGGIORNAMENTO DELLA PLANIMETRIA

Ottenuta la conferma, il file viene prontamente aggiornato. In caso di modifiche alla prenotazione, concordate con il cliente, vengono corretti la “Planimetria” e i documenti di richiesta prendendo nota della data di effettuazione della modifica.

6) COMUNICAZIONI INFORMAZIONI PER IL LAVORO

Con l’approssimarsi della data di arrivo RSG chiama il responsabile delle scuderie (SCUD) comunicandogli le informazioni necessarie per l’effettuazione di un controllo e di una pulizia generale in modo da predisporre i locali prenotati.

7) ALLESTIMENTO BOX E ALLOGGI

I box e gli alloggi sono predisposti tenendo conto delle eventuali richieste del cliente.

8) ARRIVI E PARTENZE

All’arrivo vengono verificati i documenti richiesti: documento d’identità per ogni persona ospitata negli alloggi (per la successiva registrazione on line sul portale della Polizia di Stato), documenti attestanti il rispetto della normativa sul lavoro (copia del contratto di assunzione e busta paga), libretto segnaletico del cavallo con la connessa documentazione sanitaria. In caso di arrivo di persona non identificabile con documenti idonei questa non potrà alloggiare nelle strutture Alfea. Nel caso in cui il cavallo non abbia a corredo la documentazione questo non potrà accedere nelle strutture Alfea.

22

22. Processo M231 P2 Gestione Strutture Allenamento

PROCESSO: M231 P2

DENOMINAZIONE: GESTIONE STRUTTURE ALLENAMENTO

RESPONSABILE: MGI

no

si

si

Gestione strutture allenamento

1

2

Pianificazione attività

Esecuzione completata?

4

6

rendicontazione giornaliera

Fine

Programma SR/P2/01

Verifiche sera precedente

Verifica e ricognizione impianti

3 Raccolta e analisi reclami e richieste

interventi

Reclami/ Richieste Interventi SR/MI/22, SR/MI/08

5

Controllo dei rapporti di lavoro a fine

settimana

23

1) PIANIFICAZIONE SETTIMANALE ATTIVITÀ Settimanalmente si procede con la pianificazione delle attività assegnando agli operatori i loro compiti. Per questa attività si tiene conto delle varie necessità che si presentano di volta in volta ogni settimana, delle attività non completate nella settimana precedente e degli eventuali reclami o richieste di interventi di manutenzione da parte dei vari clienti. Due servizi sono fissi per tutto l’anno: la sorveglianza del regolare svolgimento delle attività di allenamento (svolto da un dipendente Alfea) e il monitoraggio ed eventuali interventi di manutenzione delle piste di allenamento (svolto dal responsabile manutenzione e gestione impianti - MGI).

2) ESECUZIONE VARIE ATTIVITÀ DI MANUTENZIONE Gli operatori eseguono la propria mansione recandosi presso la rispettiva postazione dopo aver tenuto un breve incontro nella stanza degli operai con MGI che precisa l’attività giornaliera da svolgere.

3) VERIFICA E RICOGNIZIONE IMPIANTI A fine giornata lavorativa viene effettuato un controllo degli impianti di allenamento e delle scuderie per verificare se l’operazione svolta da ogni operatore sia stata completata. Nel caso di mancato completamento, la rimanente parte del lavoro in esame viene eseguita il giorno successivo.

4) RACCOLTA E ANALISI RECLAMI Presso l’ippodromo e presso le scuderie sono disposti vari raccoglitori di reclami. Questi sono studiati appositamente per i clienti: spettatori, allenatori, fantini e proprietari. I reclami, come eventuali richieste di manutenzione, vengono raccolti dalla direzione e analizzati dal Direttore Generale o dalla persona individuata dal C.d.A., da RSG e da MGI per verificare se l’operazione richiesta o il problema reclamato sia risolvibile. In tal caso, tale intervento sarà inserito nella pianificazione annuale degli interventi.

5) RENDICONTAZIONE GIORNALIERA Ogni operatore ha una scheda in cui deve riportare il rapporto di lavoro giornaliero, cioè descrivere a fine giornata lavorativa:

- dove ha lavorato; - che tipo di attività ha svolto; - ore effettuate su ogni attività.

Questo documento viene depositato a fine di ogni giornata nell’apposito raccoglitore presso la stanza degli operai e viene controllato saltuariamente durante la settimana da MGI che confronta così l’operazione descritta nel rapporto con quella effettivamente eseguita sul campo.

6) CONTROLLO RAPPORTI DI LAVORO A FINE SETTIMANA Il responsabile manutenzione e gestione impianti può così confrontare e verificare la rispondenza della pianificazione settimanale prevista a inizio settimana e le ore effettivamente svolte per le attività pianificate come risultano dai singoli rapporti di lavoro. Il responsabile ha dunque i dati per analizzare le attività non completate quella settimana (e per questo da inserire nella pianificazione della settimana successiva) e le attività completamente eseguite.

24

3. Processo M231 P3 Fatturazione

PROCESSO: M231 P3

DENOMINAZIONE: FATTURAZIONE

RESPONSABILE: CONT

6

Uso piste centro di allenamento

2

Uso box temporanei

3

Censimento cavalli in altre scuderie

5

7

Aggiornamento dati BOX

1

Riepilogo mensile alloggiati 4

Riepilogo dati utilizzo strutture

8

Incasso fatture

Sollecito insoluti 9

Emissione fatture

25

1) AGGIORNAMENTO DATI BOX Tramite un apposito software, mensilmente si aggiornano i dati relativi agli ingressi e alle uscite dei cavalli dalle scuderie. Per mezzo di questa soluzione informatica, tali informazioni vengono importate automaticamente nel sistema di contabilità. Diversamente, i servizi e gli accessori sono annotati, prima dell’uscita del cavallo, nel file SR/P1/06. L’importo complessivo viene riepilogato nel file SR/P3/05.

2) USO PISTE DEL CENTRO DI ALLENAMENTO Per i cavalli presenti nel centro di allevamento in “Barbaricina” vi è una fatturazione a forfait con cadenza periodica, inviata tramite il servizio POSTEL a tutti i proprietari di cavalli. Nel caso in cui i cavalli presenti nel Centro di Allenamento utilizzino piste in erba il pagamento è anticipato presso l’ufficio amministrativo tramite l’acquisto di appositi voucher, registrati su SR/P3/01 e fatturati mensilmente. Per quanto riguarda i cavalli non residenti nel Centro di Allenamento, l’utilizzo delle piste viene richiesto dagli allenatori giornalmente con la compilazione del modulo SR/P3/07. L’ufficio amministrativo comunica al personale su pista l’arrivo/prenotazione. Il pagamento è anticipato. La fattura viene emessa su richiesta.

3) USO BOX TEMPORANEI IN GIORNATA DI CORSA Per quanto riguarda l’utilizzo dei box temporanei in giornata di corsa, in funzione del programma corse, RSG determina una lista dei cavalli ospiti affinché l’ufficio amministrativo possa emettere la relativa fattura. Il corrispettivo viene incassato all’ingresso dei cavalli; contemporaneamente viene consegnata la fattura.

4) RIEPILOGO MENSILE ALLOGGIATI Mensilmente sono riepilogate le presenze delle persone alloggiate nelle strutture ricettive di proprietà di Alfea. I dati per la fatturazione sono ripresi dal modulo “Rilevazione Posti Letto”, SR/P3/03.

5) RIEPILOGO DATI UTILIZZO STRUTTURE Mensilmente sono riepilogati i dati degli altri servizi utilizzati dal personale al seguito delle scuderie ricompresi nel modulo SR/P3/03.

6) CENSIMENTO CAVALLI IN ALTRE SCUDERIE PER I PERIODICI Periodicamente RSG rileva le presenze cavalli nelle altre scuderie private della zona.

7) EMISSIONE FATTURE E ADDEBITO SULL’ESTRATTO CONTO Con i dati forniti dal “Modulo fatturazione” si integrano le fatture preimpostate dal software e si emettono le fatture clienti che vengono spedite con in allegato il bollettino postale per il versamento, fermo restando l’indicazione del codice IBAN.

8) INCASSO DEL CREDITO L’incasso del credito avviene mediante bonifico, assegno circolare/bancario o contante nei limiti previsti dalla legge.

9) SOLLECITO INSOLUTI Per i crediti insoluti è prevista un’attività periodica di sollecito alle scuderie prima di utilizzare la società di recupero crediti o il contenzioso legale.

26

4. Processo M231 P4 Pianificazione Corse

PROCESSO: M231 P4

DENOMINAZIONE: PIANIFICAZIONE CORSE

RESPONSABILE: UTEC

PREMESSA

no

si

no

no si no

si

si

Pianificazione

libretto programma

annuale corse

Stanziamento

ricevuto in tempo

per pianificare il

libretto?

Assegnazione

montepremi

Suddivisione montepremi

Definizione requisiti

Acquisizione sponsorizzazioni

Redazione e invio bozza

Definizione montepremi

Definizione requisiti

Acquisizione

sponsorizzazioni

Redazione e diffusione Libretto provvisorio

Approvazione

bozza/libretto ?

Assegnazione

montepremi

congrua?

Rinegoziazio

ne con

Ente

Accordo trovato?

Ritorna all'inizio

Ritorna a n.2

Diffusionelibretto

2

3

4

1

5

6

27

Premessa Questa attività può seguire due procedure diverse a seconda di come l’Ente di volta in volta

accreditato si comporta riguardo allo stanziamento del montepremi. Questo, in teoria, deve avvenire prima della redazione e diffusione del “programma ufficiale delle corse” di cui al D.P.R. 169/1998.

La procedura standard infatti prevede: a) l’assegnazione del montepremi e del calendario; b) l’invio della bozza da parte di Alfea all’Ente accreditato del programma comprensivo di: 1)

suddivisione montepremi; 2) definizione requisiti; 3) acquisizione sponsorizzazioni; c) Verifica e approvazione della bozza da parte dell’Ente accreditato. Spesso però l’Ente accreditato ritarda nella fase dell’assegnazione montepremi e la procedura viene

modificata: a) Alfea è costretta a redigere e diffondere un programma “provvisorio” decidendo i premi senza

conoscere l’entità del montepremi. Ci sono comunque contatti frequenti tra Alfea e l’Ente accreditato per acquisire informazioni di massima sullo stanziamento;

b) l’assegnazione del montepremi avviene durante la riunione delle corse. L’eventuale rimodulazione comporta la modifica del libretto programma in corso;

c) approvazione del libretto programma delle corse. 1) SUDDIVISIONE MONTEPREMI/DEFINIZIONE PREMI Nell’ipotesi in cui lo stanziamento del montepremi da parte dell’Ente accreditato avvenga in tempo per permettere ad Alfea di redigere la bozza di programma seguendo la procedura standard, la suddivisione del montepremi sulle singole corse avviene nel rispetto delle prescrizioni dell’Ente accreditato e della circolare di programmazione. Nel caso in cui l’Ente accreditato avesse ritardato nello stanziare il montepremi si procede ugualmente con l’assegnazione dei premi per ogni singola corsa facendo riferimento al montepremi che l’Ente accreditato ha assegnato l’anno precedente e comunque tenendo conto delle varie indicazioni che giungono in via informale dall’Ente accreditato.

2) DEFINIZIONE REQUISITI La definizione dei requisiti avviene sulla base di circolari di programmazione. Queste circolari fissano i criteri generali per la programmazione cui devono attenersi i programmatori nell’inoltro delle bozze di programma per le riunioni di corse.

3) ACQUISIZIONI SPONSORIZZAZIONI L’art. 3 del Disciplinare delle Corse prescrive che le eventuali sponsorizzazioni delle singole corse siano subordinate all’approvazione dell’Ente accreditato, che definisce i criteri di utilizzazione dei relativi ricavi.

4) REDAZIONE E INVIO BOZZA/REDAZIONE LIBRETTO PROGRAMMA PROVVISORIO E DIFFUSIONE

Il responsabile dell’ufficio tecnico corse (UTEC) redige la bozza del programma con la supervisione del Direttore Generale (DIR) (che si attiva nel contattare l’Ente di accreditamento per definire lo stanziamento). Nell’ipotesi di ritardo nell’assegnazione del montepremi si redige il programma provvisorio delle corse e si provvede alla sua diffusione.

5) PROGRAMMA DELLE CORSE Per la stesura del libretto programma della riunione di corse Alfea si avvale del supporto tecnico di collaboratori esterni. Successivamente si procede alla stampa del libretto e alla sua relativa diffusione sia a mezzo posta, posta elettronica, internet e eventuali ulteriori strumenti informatici.

28

5. Processo M231 P6 Svolgimento Corse

PROCESSO: M231 P6

DENOMINAZIONE: SVOLGIMENTO CORSE

RESPONSABILE: UTEC

S v o lg im e n to c o r s e

A n n u n c i m e d ia n te

a lt o p a r la n te

1

C r o n a c a e r ip r e s e

T V

2

3T r a s p o r t o a r t ie r i e

a s s is t e n z a lu n g o i l

p e r c o r s o

F o to f in is h

6

7A n n u n c io o r d in e

d 'a r r iv o

O r d in e d 'a r r iv o

8C o m u n ic a z io n e

o r d in e d i a r r iv o

" R e la z io n e

u f f ic ia le d e l le

c o r s e "

F in e

A s s is t e n z a s a la

f a n t in i

4

I s p e z io n e e

r i f o r n im e n to b a g n i M a n te n im e n t o

s e r v iz i ig ie n ic i

5

C o n t r o l lo d e l p e s o

9

R e g is t r a z io n e

d e l l 'o r d in e d i a r r iv o C o n t a b i l i t à

s c u d e r ie

C o n t r o l lo

R e g is t r a z io n e

1 0

1 1

29

1) ANNUNCI MEDIANTE ALTOPARLANTE Le fasi di preparazione alla corsa sono scandite da annunci all’altoparlante.

2) CRONACA E RIPRESA TV I servizi TV e telecronaca sono gestiti da Società e collaboratori esterni sulla base di contratti di fornitura. Le apparecchiature tecniche sono di proprietà Alfea e vengono controllate preventivamente.

3) TRASPORTO ARTIERI E ASSISTENZA LUNGO IL PERCORSO L’assistenza alle corse è assicurata da Alfea attraverso il servizio di trasporto degli artieri, ai quali sono affidati i cavalli in corsa nella giornata, dal tondino al punto di partenza prima di ogni corsa.

Alla partenza si presta assistenza alla chiusura delle gabbie mediante fornitore esterno. Inoltre, lungo il percorso, si dispongono gli operatori Alfea per le attività di ripristino del terreno.

4) ASSISTENZA SALA FANTINI Mediante fornitore esterno è garantita l’assistenza in sala fantini.

5) MANTENIMENTO SERVIZI IGIENICI Durante le corse i servizi igienici sono ispezionati e sono effettuate le necessarie pulizie e ripristini.

6) FOTOFINISH Il servizio di fotofinish è effettuato da un addetto appositamente istruito e qualificato. Le apparecchiature tecniche sono di proprietà Alfea e vengono controllate preventivamente dall’addetto stesso.

7 &8) COMUNICAZIONE E ANNUNCIO DELL’ORDINE DI ARRIVO Il giudice di arrivo trasmette tramite PC su apposite stampanti site in segreteria, per l’annuncio a mezzo altoparlante al pubblico, e al CED, per la comunicazione a Sogei, l’ordine di arrivo dei primi cinque cavalli. Successivamente viene trasmesso l’ordine di arrivo completo con tutti i cavalli partecipanti alla corsa e le relative distanze.

9) CONTROLLO DEL PESO L’ispettore al peso controlla che al termine di ogni corsa i fantini abbiano lo stesso peso dichiarato sul programma ufficiale e verificato prima della partenza e su sua indicazione viene ufficializzata alla segreteria la regolarità della corsa.

10) REGISTRAZIONE ORDINE DI ARRIVO E STAMPA RELAZIONI UFFICIALICORSE L’addetto provvede all’inserimento dell’ordine di arrivo nel programma di contabilità corse e stampa la relazione ufficiale di ogni corsa. La relazione ufficiale delle corse è firmata dai commissari e dai funzionari incaricati dall’Ente accreditato.

11) CONTROLLO INSERIMENTO ORDINE DI ARRIVO L’addetto provvede al controllo del corretto inserimento dell’ordine di arrivo. Il controllo avviene attraverso il confronto fra la relazione ufficiale delle corse e la stampa trasmessa dal giudice di arrivo. Qualora si riscontrassero delle discordanze fra i due documenti l’addetto provvede alle correzioni del caso.

30

6. Processo M231 P6 Liquidazione dei Premi (Processo non più in uso)

PROCESSO: M231 P6

DENOMINAZIONE: LIQUIDAZIONE DEI PREMI

RESPONSABILE: GP

IL SEGUENTE PROCESSO NON RISULTA PIU’ IN USO. AL FINE DI NON PERDERNE

TRACCIA VIENE “CONGELATO”.

Liquidazione premi

Riepilogo ordine di

arrivo

CS ordine di

arrivo

Stampa

riepilogativa cont.

Giornaliera

P6D1

Controllo dell' ordine

di arrivo

Riepilogo

entrate/rinunce

Stampa

riepilogativa cont.

Giornaliera E/R

P6D2CS entrate e

rinunce

Richiesta accredito

premi

Redazione elenco

aventi diritto

Elenco aventi diritto

P6D4DB aventi diritto

Quadratura tra

richiesta ed elenchi

pagamento

Elenco pagamento

monte

P6D5

Quadra?

Richiesta rimessa

premi

P6D3

Emissione e invio

fatture proforma

premi

Fatture scuderie

P6D6

1

2

6

7

5

3

4

Emissione e invio fatture fantini a

scuderie per monte

Verifica documentazione

Fatture premi degli aventi

diritto

Accredito premi Unire

Pagamento premi

Bonifici

A/C

Emissione estratto/conto

Estratto conto P6D8

Comunicazione ritenute all' Unire

Comunicazioni Premi Unire

Ritenuta effettuata P6D9

Elenco premi erogati P6D10

8

9

10

11

12

13

15

14 Versamento ritenute

per fantini

Gestione contabile

16

Fine

Fatture fantini P6 D7

31

1) RIEPILOGO ORDINE DI ARRIVO

Nei giorni successivi alla giornata di corsa, l’assistente alla contabilità generale effettua la stampa riepilogativa giornaliera corsa per corsa (modulo P6D1).

Nel modulo si riportano:

• i cavalli in ordine di arrivo;

• i premi spettanti ai proprietari (85%), agli allenatori (10%) e ai fantini (5%)

• i premi aggiuntivi spettanti al proprietario, agli allenatori e ai fantini.

• la monta fantino, le iscrizioni alla corsa, il nominativo dell’allevatore e il premio allevatore. Quest’ultimo è liquidato direttamente dall’Unire.

Il programma consente di stampare inoltre il riepilogativo della giornata di corsa.

2) CONTROLLO DELL’ORDINE DI ARRIVO

L’assistente alla contabilità effettua un secondo controllo con la relazione ufficiale di corsa per accertarsi della corretta imputazione dei dati. Il primo controllo era stato fatto nel corso dello svolgimento delle corse da parte dell’addetto all’inserimento dell’ordine di arrivo.

3) RIEPILOGO ENTRATE/RINUNCE

L’assistente alla contabilità effettua, inoltre, la stampa della distinta entrate e rinuncie relativa alle corse (modulo P6D2) per controllare che il totale delle entrate sia ridistribuito interamente alle scuderie arrivate a premio.

4) RICHIESTE ACCREDITO PREMI

Mensilmente (entro il 3 del mese successivo al mese della corsa) l’addetto alla gestione dei premi elabora la richiesta di accredito premi destinata all’UNIRE (modulo P6D3). La richiesta premi riguarda le scuderie, gli allenatori e i fantini. Per determinare il premio da richiedere all’Unire, dal totale dei premi vinti sono:

a. dedotta la ritenuta fiscale che viene trattenuta e versata direttamente dall’Unire;

b. aggiunta l’IVA al 10%20% solo per le scuderie che rientrano nell’elenco IVA tenuto dall’UNIRE. Di tali somme viene richiesto l’acconto del 90%.

Si invia insieme alla richiesta premi l’elenco delle scuderie che hanno vinto premi superiori a € 10.000 in modo che l’UNIRE possa effettuare il controllo con EQUITALIA. Nel caso in cui una scuderia risulti debitrice nei confronti di EQUITALIA verrà bloccato il premio.

Ammontare dei premi

Per effetto della convenzione con UNIRE (disciplinare?), i premi sono erogati verso le scuderie per il 90% per i periodi di gennaio e febbraio, mentre per il periodo di marzo sono erogati al 100% più il saldo dei due mesi precedenti.

Lo stesso meccanismo si applica agli altri periodi:

Formattato: Tipo di carattere: 12 pt,Colore carattere: Grigio 50%

32

90% per aprile; 100% per maggio + saldo aprile;

90% ottobre e novembre; 100% per dicembre + saldo dei due mesi precedenti.

Di conseguenza, l’estratto conto alle scuderie viene inviato trimestralmente (periodi: ottobre – dicembre; gennaio-marzo; aprile-maggio).

I premi non sono pagati sino all’avvenuto accredito in c/c di ALFEA.

5) REDAZIONE ELENCO AVENTI DIRITTO

Il Data Base “Contabilità scuderie” fornisce i dati per la stampa dei premi assegnati (modulo P6D4) e l’elaborazione dell’elenco degli aventi diritto (scuderie, allenatori, fantini) (modulo P6D5).

6) QUADRATURA TRA RICHIESTA ED ELENCHI DI PAGAMENTO

Il totale degli accrediti richiesti deve corrispondere al totale dei premi degli aventi diritto.

7) EMISSIONE E INVIO FATTURE PROFORMA PREMI

Sulla base degli elenchi suddetti sono stampate ed inviate le fatture proforma alle scuderie che hanno diritto all’IVA sui premi.

Le fatture sono emesse per conto delle scuderie ed intestate all’’Unire.

L’importo della fattura comprende(modulo P6D6):

a. i premi spettanti mensilmente,

b. l’IVA (10%20%),

c. dedotte le ritenute a titolo di acconto (4% sul premio).

8) EMISSIONE E INVIO FATTURE FANTINI A SCUDERIE PER MONTE

ALFEA emette per conto dei fantini la fattura pro-forma alle scuderie per le monte effettuate che il fantino compilerà e spedirà direttamente alla scuderia per cui ha montato. (modulo P6D7)

9) VERIFICA DOCUMENTAZIONE

Si ricevono le fatture degli aventi diritto. Scaduto il termine di 30 giorni per il ricevimento degli esiti antidoping, vige la regola del tacito consenso. Gli eventuali esiti positivi all’antidoping generano una modifica al Data Base. Le fatture degli aventi diritto, che risultassero mancanti al momento di effettuare il pagamento sono sollecitate senza interrompere la procedura. Le fatture degli aventi diritto, intestate all’UNIRE, sono archiviate.

10) ACCREDITO SOMME UNIRE

33

Si riceve l’accredito delle somme dovute da parte dell’Unire

11) PAGAMENTO PREMI

Si procede al pagamento delle somme dovute alle scuderie, agli allenatori e ai fantini. Questa attività è svolta dall’addetto alla gestione premi.

Nei confronti delle scuderie ALFEA paga i premi al netto della di ritenuta fiscale (versata direttamente da Unire) ed al netto delle prestazioni professionali dei fantini per monte (importi che vengono da ALFEA girati direttamente ai fantini medesimi). Pagamento scuderie = 96% premi – prestazioni fantini – eventuali spese fatturate da ALFEA (es. utilizzo centri allenamento) – eventuali trattenute per associazioni ed eventuali multe di UNIRE. Nei confronti dell’allenatore ALFEA paga il 96% del premio al netto del 4% di ritenuta acconto (pagata direttamente da Unire) – eventuali trattenute per associazioni ed eventuali fatture delle o multe. Nei confronti dei fantini ALFEA paga i premi al netto del 4% di ritenuta acconto (pagata direttamente da Unire) più prestazioni professioni per monte già addebitate alle scuderie al netto della ritenuta di acconto del 20% se effettuate per scuderie che hanno partita IVA.

Pagamento fantini= 96% premi + 80% prestazioni per monte o 100%

Per le scuderie e gli allenatori che non hanno partita IVA si effettua direttamente il bonifico che ammonta al premio - 4% come ritenuta a titolo di imposta. A fronte dei pagamenti ricevuti da ALFEA, essi non emettono alcun documento di quietanza. ALFEA conserva la ricevuta del bonifico effettuato

L’Unire provvede ad effettuare il versamento della ritenuta del 4% delle scuderie, degli allenatori e dei fantini

Il pagamento avviene tramite bonifico on line o per assegno circolare. Viene utilizzato un mandato di pagamento inviato in banca con copia cartacea dei bonifici e la richiesta degli assegni circolari.

Nel caso di pagamento tramite assegno circolare viene fatta richiesta alla banca di emissione di assegni circolari con lettera firmata dal direttore generale accompagnata da elenco dettagliato dei beneficiari e degli importi.

Gli assegni circolari non trasferibili vengono consegnati manualmente ai percettori, senza peraltro richiedere quietanze. All’azienda rimane comunque la matrice degli assegni consegnati che include nominativo ed importo dei percettori, oltre al numero specifico.

12) EMISSIONE ESTRATTO CONTO

Si emettono gli estratto/conto inviandoli tramite POSTEL ai destinatari dei premi unitamente alla documentazione contabile (modulo P6D8). Sull’estratto conto è indicato l’ammontare dei premi corrisposti alla scuderia all’allenatore o al fantino dedotta la ritenuta fiscale e previdenziale

13) COMUNICAZIONE RITENUTE ALL’UNIRE

Commento [C1]: Questo non viene più fatto.

Formattato: Colore carattere: Grigio

50%

Formattato: Tipo di carattere: 12 pt,

Colore carattere: Grigio 50%

34

L’addetto alla gestione premi comunica ad Unire a mezzo FAX la ritenuta del 4% sui premi erogati alle scuderie, agli allenatori e ai fantini per consentire ad unire di effettuare il versamento. La comunicazione avviene entro il giorno 5 del mese successivo al pagamento dei premi. Nel modulo sono riportate anche gli importi per le entrate e per le rinunce sulle quali ALFEA deve corrispondere il 4% all’Unire (modulo P6D9).

14) VERSAMENTO RITENUTE PER FANTINI

ALFEA paga le ritenute di acconto per conto dei fantini (20% delle monte).

15) COMUNICAZIONE DEI PREMI ALL’UNIRE

ALFEA comunica all’Unire entro la fine del mese successivo al pagamento, i premi erogati agli aventi diritto e le ritenute che sono state operate (modulo P6D10).

16) GESTIONE CONTABILE

La gestione dei premi da luogo ad alcune scritture in contabilità generale a cura dell’addetto alla gestione dei premi.

Vengono utilizzati conti transitori (totalizzatori) per controllo, che, chiudendo a zero , assicurano la quadratura dei movimenti contabili:

• Totale scuderie italiane e straniere • Totale fantini italiani e stranieri • Totale allenatori italiani e stranieri

I conti totali servono per fare riconciliazioni con la contabilità scuderie. Es. Diversi a Totale scuderie Nomi singole scuderie Causale:addebito scuderie per iscrizioni UNIRE C/premi a Totale scuderie (96% premi) Causale: per i premi lordi da erogare alle scuderie UNIRE c/premi a Totale fantini (96% premi) UNIRE c/premi a Totale allenatori (96% premi) Banca a UNIRE c/premi causale: incasso su c/c bancario di ALFEA dei premi da UNIRE Totale scuderie a Diversi Nomi singole scuderie (96% premi) Totale fantini (compensi per prestazioni professionali monte) Causale: premi attribuiti

Formattato: Colore carattere: Grigio50%


35

Totale fantini a Diversi Nomi singoli fantini (80% monte + 96% premi) Ritenute d’acconto (20% monte) Totale allenatori a Diversi Nomi singoli allenatori (96% premi spettanti) Ritenute d’acconto a Banca (20% monte fantini) Diversi a Banca Nomi singoli fantini

Nomi scuderie

Nomi allenatori

Formattato: Tipo di carattere:

(Predefinito) Arial, 12 pt, Grassetto,Colore carattere: Grigio 50%


Formattato: Tabulazioni: 5,01 cm,Allineato a sinistra

Formattato: Intestazione, Giustificato,Rientro: Sinistro: 0,32 cm,SpazioDopo: 6 pt, Tabulazioni: 5,01

cm, Allineato a sinistra

36

Nota:

POSIZIONE FISCALE

1) SCUDERIE

Esistono tre regimi fiscali per le scuderie: quelle con codice fiscale, quelle con Partita Iva e quelle con Partita Iva e iscritte in un elenco tenuto presso Unire: “Elenco scuderie IVA”. A fronte dei pagamenti ricevuti da ALFEA non emettono alcun documento di quietanza. ALFEA conserva semplicemente ricevuta del bonifico effettuato o la madre dell’A/C. I premi che riscuotono sono fuori campo IVA.

Per le scuderie che oltre ad avere partita IVA e iscritte nell’“Elenco scuderie IVA” emettono fattura nei confronti di UNIRE. ALFEA quindi anticipa anche l’IVA 10%20% in nome e per conto di UNIRE.

Sui premi è prevista una ritenuta a titolo di acconto del 4%, che viene pagata direttamente da UNIRE: in sostanza Alfea anticipa il 96% del premio lordo.

Quando le scuderie non posseggono partita IVA ma soltanto codice fiscale, la ritenuta del 4% diviene definitiva.

2) FANTINI

Normalmente, sono tutti dotati di partita IVA in quanto liberi professionisti. I premi che riscuotono sono fuori campo IVA. Sui premi è prevista una ritenuta a titolo di acconto del 4%, che viene pagata direttamente da UNIRE: in sostanza ALFEA liquida il 96% del premio lordo.

3) ALLENATORI

I premi che riscuotono sono fuori campo IVA. Sui premi è prevista una ritenuta a titolo di acconto del 4%, che viene pagata direttamente da UNIRE: in sostanza ALFEA anticipa il 96% del premio lordo.

Quando gli allenatori non posseggono partita IVA ma soltanto codice fiscale, la ritenuta del 4% diviene definitiva.

Formattato: Rientro: Sinistro: 0,32cm, Tabulazioni: 5,01 cm, Allineato a

sinistra


50%

37

IL SEGUENTE PROCESSO NON RISULTA PIU’ IN USO. AL FINE DI NON PERDERNE TRACCIa VIENE “CONGELATO”

II° sottoprocesso: Pagamento trattenute

elenco iscritti

associazioniRaccolta elenco

iscritti

Determinazione

mensile trattenute

maturate

Determinazione

trattenute annuali e

invio ad ass. cat.

Pagamento

trattenuta

1

2

3

4

Trattenute sui premi

ai beneficiari

5

Bonifici

Tabulato mensile

trattenute

P6D11

Tabulato annuale

trattenute

P6D12

Pagamento

trattenute

Fine



38

IL SEGUENTE PROCESSO NON RISULTA PIU’ IN USO. AL FINE DI NON PERDERNE TRACCIA VIENE “CONGELATO”

ANALISI ATTIVITÀ

1) RACCOLTA ELENCO ISCRITTI

Le associazione di categoria dei fantini (ANF; UIF; FAFO), degli allenatori (UNAG e ASSOGALOPPO) e dei proprietari (UNPCPS, ASSOGALOPPO) comunica annualmente ad ALFEA i nominativi degli iscritti per le trattenute. L’attività è svolta dall’addetto alla gestione dei premi.

2) DETERMINAZIONE MENSILE TRATTENUTE MATURATE

Mensilmente ALFEA determina le trattenute. Per i fantini è così determinata 2% delle monte ANF e UIF e fisso mensile FAFO pari a 12,92 euro per ogni monta. Per gli allenatori corrisponde allo 0,80%1% per l’UNAG e allo 0,80% per ASSOGALOPPO dei premi vinti e per i proprietari allo 0,65%0,70 dei premi vinti. L’attività è svolta dall’addetto alla gestione dei premi.

3) TRATTENUTE SUI PREMI AI BENEFICIARI

Sui premi spettanti ai proprietari, agli allenatori e ai fantini sono detratte le ritenute.

4) DETERMINAZIONE TRATTENUTE ANNUALI ED INVIO AD ASSOCIAZIONI DI CATEGORIA

A fine stagione sono aggregati i tabulati mensili delle trattenute maturate nel corso dell’anno.

5) PGAMENTO DELLE TRATTENUTE

Pagamento delle trattenute effettuato il pagamento con bonifico
















50%




50%








39

7. Processo M231 P7 Ingresso all’Ippodromo

PROCESSO: M231 P7

DENOMINAZIONE: INGRESSO ALL’IPPODROMO

RESPONSABILE: GTI

SOTTOPROCESSO: RICEVIMENTO CAVALLI

Assegnazione box e Generazione fatture

Arrivo cavalliippodromo

1

2

3Consegna pagamento

fattura

Consegna incassi e versamento 4

Segnalazione differenze incassi versamenti5

40

ANALISI DEL SOTTOPROCESSO

1) ASSEGNAZIONE BOX TRANSITO CAVALLI PROVENIENTI DA FUORI PISA

Sulla base dei cavalli partecipanti a ogni singola giornata di corsa, GTI predispone il modulo SR/P7/05 - Modulo Assegnazione Box Incavezzature - assegnando i box a paglia o trucioli secondo quanto richiesto dai singoli allenatori.

2) GENERAZIONE FATTURE

La mattina di ogni giornata di corse AMM genera le fatture per il servizio di preparazione box per i cavalli partecipanti alle corse; successivamente le stesse vengono consegnate al personale di sorveglianza all’ingresso dei box di transito.

3) ARRIVO DEI CAVALLI ALL’IPPODROMO

All’arrivo dei cavalli il personale di sorveglianza ritira il passaporto di ogni singolo cavallo che consegnerà successivamente alla segreteria tecnica dell’ippodromo. I cavalli con i responsabili al seguito andranno nei box assegnati.

4) PAGAMENTO E CONSEGNA FATTURA

Contestualmente al ritiro del passaporto, il personale di sorveglianza consegna le fatture al personale responsabile dei singoli cavalli e incassa gli importi senza concedere sconti/abbuoni o dilazioni.

5) CONSEGNA INCASSO PER VERSAMENTO

A fine giornata, la somma incassata viene consegnata a GTI il quale verifica la corrispondenza di quanto incassato con quanto dovuto. A corrispondenza avvenuta, predispone una busta sigillata da consegnare al funzionario dell’istituto di credito per l’accredito sul conto corrente. In caso di mancata corrispondenza, GTI preparerà una nota scritta che sarà trasmessa ad ASSCont per gli opportuni provvedimenti e predisporrà, comunque, la busta sigillata da consegnare al funzionario dell’istituto di credito per l’accredito sul conto corrente.

41

SOTTOPROCESSO: BIGLIETTERIA E SORVEGLIANZA INGRESSI

Assunzione personale

1

Apertura casse2

3

Accesso al pubblico

Chiusura delle biglietterie 4

Versamento degli incassi e imputazione differenze

5

42

ANALISI DEL SOTTOPROCESSO 1) ASSUNZIONE DEL PERSONALE

All’atto della stipula del contratto individuale di assunzione a ogni singolo contratto viene allegato un calendario di presenze di minima per la riunione di corse. Inoltre, sul contratto viene indicata la figura coinvolta nel processo per la quale è richiesta l’assunzione (cassiera, maschera etc).

2) APERTURA CASSE Prima dell’apertura delle casse, si esegue un controllo pre-operativo con lo scopo di verificare il buon funzionamento delle biglietterie e del programma di biglietteria fiscale. Le eventuali anomalie vengono prontamente risolte. Per l’attuazione delle correzioni necessarie e per la registrazione si ricorre alla procedura MI/NC. All’entrata in servizio degli operatori, viene consegnata la dotazione di cassa previa firma del registro delle presenze della riunione di corse e del modulo di presenza giornaliero. Per la corretta gestione della cassa biglietteria si ricorre a un’apposita istruzione operativa. Contemporaneamente al servizio è in atto un controllo costante che ha lo scopo di individuare e risolvere le anomalie che si dovessero verificare. Per l’attuazione delle correzioni necessarie e per la registrazione si ricorre alla procedura MI/NC.

3) SERVIZI COLLATERALI ESTERNI

Contemporaneamente al servizio di biglietteria, rimane in funzione un servizio di distribuzione dei programmi non gestita da personale Alfea.

4) ACCESSO DEL PUBBLICO

Dall’apertura al pubblico dell’Ippodromo e fino all’entrata in pista dei cavalli partecipanti alla penultima corsa, gli ingressi sono presidiati.

5) CHIUSURABIGLIETTERIE

Al termine del servizio di biglietteria le cassiere preparano una distinta degli incassi mettendo il contante nelle apposite buste KEEP SAFE. Gli incassi e le relative distinte sono consegnate al responsabile del servizio ingressi che le consegna al personale Alfea presso il CED.

6) VERSAMENTO DEGLIINCASSI E IMPUTAZIONE DELLE DIFFERENZE Alfea versa in banca gli incassi senza effettuare controlli sulla consistenza effettiva del danaro all’interno dei sacchetti. Eventuali differenze di cassa saranno addebitate o accreditate all’operatore su segnalazione della banca.

43

8 Processo M231 P8 Scommesse e Liquidazioni Vincite

PROCESSO: M231 P8 - DENOMINAZIONE: SCOMMESSE E LIQUIDAZIONI VINCITE - RESPONSABILE: CONT

1

3

4

Organicodefinitivo

si

5

no

Scommesse e

Pagamento vincite

Formazione del

servizio

Assenze

operatori? no

Reperimento operatori

2

Consegnadotazioni

Serviziscommesse

Eventuali

discordanze?

Riscontro

discordanza

8

Distinte versamento

incassi

si

Planimetria

provvisoria

SR/P8/01

Planimetria definitiva

SR/P8/01

7

Raccolta incassi,

distinte e materiali

Elenco cassieri

Registripresenze

SR/P8/02-03-04

Ricevuta

SR/P8/04

6Gestione del

totalizzatore

IO/P8/02

Spectrum 2000

IO/P8/04

Tipi di corse e

scommesse

IO/P8/03

POS

Fine

Versamento in

banca

Addebito/accredito

differenze

9

10

Contabile di

accredito

Addebiti/accrediti

SR/P8/08

Giornaliero

SR/P8/03

Conta di cassa e

riscontro

11

Dotazioni

terminalisti

44

1) FORMAZIONE DEL SERVIZIO I collaboratori addetti al totalizzatore e inseriti nell’elenco dei terminalisti ricevono, allegato al contratto di assunzione, un calendario personalizzato con le date di presenza minima all’ippodromo. Il personale assunto presente a ogni singola giornata di corse è assegnato ai rispettivi terminali scrivendone i nomi sulla planimetria provvisoria.

2) REPERIMENTO OPERATORI In caso di assenze o di aumentata necessità di personale, l’addetto alla gestione del totalizzatore GTI contatta altri operatori in elenco sino a completare l’organico.

3) ORGANICO DEFINITIVO L’organico definitivo è riportato sulla planimetria che da provvisoria diviene definitiva. Si individuano i capi reparto.

4) CONSEGNA DOTAZIONI Al loro ingresso in servizio, dopo aver firmato i registri “Presenze riunione” (SR/P8/04) e “Giornaliero” (SR/P8/02) gli operatori ricevono le dotazioni di cassa che, a seconda dei ruoli ricoperti, consistono in:

− abbigliamento (fornito a inizio stagione); − buste e distinte; − scorta di cassa per terminalisti; − scorta di cassa per capi reparto.

La dotazione di cassa ammonta attualmente a euro 454,50, salvo variazioni in aumento o in diminuzione, per ciascun addetto al totalizzatore che al momento del ricevimento della dotazione di cassa firmano apposita ricevuta (modulo SR/P8/05). Per il capo reparto la dotazione di cassa ammonta a euro 4.000,00 salvo variazioni in aumento o in diminuzione. A ogni giornata di corse firmano apposita ricevuta. Durante le corse svolgono una funzione di supporto ai terminalisti scambiando i tagli delle banconote o finanziando i cassieri in caso di necessità. La dotazione di cassa dell’ippodromo ammonta a euro 30.000, salvo variazioni in aumento o in diminuzione, per sopperire alle esigenze dei terminalisti. Nel caso in cui la dotazione di cassa scendesse al di sotto della soglia di 30.000 euro, nei giorni successivi alle corse si provvede al reintegro.

5) SERVIZI SCOMMESSE Nel corso delle giornate di corse gli addetti al totalizzatore raccolgono le scommesse e pagano le vincite nel rispetto della normativa antiriciclaggio vigente momento per momento.

6) GESTIONE DEL TOTALIZZATORE La gestione del totalizzatore è affidata a una società di servizi esterna e avviene sulla base di un contratto di fornitura. I controlli pre-operativi sugli impianti sono effettuati dalla stessa società esterna che provvede a dare informazione ad Alfea solo in caso si verifichino anomalie. Il CED è dotato di procedure di sicurezza che garantiscono la continuità del collegamento con l’Ente preposto attualmente MiPAAF. Durante lo svolgimento delle corse, il locale del CED è presidiato da responsabili Alfea che verificano il regolare funzionamento delle comunicazioni con l’Ente preposto e mantengono sotto controllo l’andamento del gioco.

7) CONTA DI CASSA E RISCONTRO Al termine della giornata di corse i cassieri provvedono alla conta del denaro in cassa riscontrando la congruenza con il “saldo cassa finale” stampato dal terminale. Qualora non ci fosse concordanza la differenza deve essere annotata sulla distinta di versamento e la motivazione della discordanza viene

45

segnalata al capo reparto e vidimata dallo stesso se vi è giustificato motivo. L’incasso viene inserito da ogni singolo cassiere in una busta KEEP SAFE numerata.

8) RACCOLTA INCASSI, DISTINTE E MATERIALI Al termine della giornata di corse si raccolgono gli incassi dei cassieri, le distinte di versamento e una busta contenente i biglietti pagati, annullati e rimborsati. L’avvenuta consegna di ciascun incasso da parte degli addetti al totalizzatore viene registrata sul modulo firme giornaliere di presenza “SR/P8/02” annotando il numero della busta KEEP SAFE accanto al nominativo del cassiere.

9) RISCONTRO DELLE DISCORDANZE Le eventuali discordanze indicate sulla distinta di versamento sono discusse con l’addetto al totalizzatore e portate a soluzione. Nel caso in cui la discordanza sia imputabile all’operatore, la stessa verrà addebitata/accreditata.

10) VERSAMENTO IN BANCA Alfea versa in banca gli incassi senza effettuare controlli sulla esistenza effettiva del danaro all’interno dei sacchetti. Nel sacchetto viene inserita l’originale della distinta di versamento. Una copia della distinta con il saldo cassa finale del terminale rimane alla Società per i controlli.

11) ADDEBITO/ACCREDITO DELLE DIFFERENZE La banca verifica il versamento degli incassi dei cassieri e comunica a Alfea soltanto eventuali differenze rispetto a quanto indicato nelle singole distinte di versamento. Le differenze di cassa imputabili all’operatore vengono comunicate ad Alfea che provvederà ad annotarle utilizzando l’apposito registro.

46

9. Processo M231 P9 Fatturazione Ente preposto

PROCESSO: M231 P9

DENOMINAZIONE: FATTURAZIONE ENTE PREPOSTO

RESPONSABILE: ASS CONT

Raccolta dati scommesse

Incassi Registrazioni cont.

Liq. AAMS

7

3

4

5

1

6

9

2 Determinazione spett. Ippica naz.

Sovv. corse

Sovv. impianti

Sovv. TV

Emissione fatture

8

47

1) RACCOLTA DATI SCOMMESSE TOTALIZZATORE, SIMULCASTING, AGENZIA CAMPO E RIVERSAMENTO

Le scommesse ippiche sono gestite da due totalizzatori cosiddetti “ippica di agenzia” e “ippica nazionale” entrambi gestiti dall’Ente preposto. Per le scommesse di primo tipo l’ippodromo è collegato direttamente con Sogei, mentre per le scommesse di secondo tipo è collegato con il concessionario, di volta in volta, individuato e contrattualizzato. Dal 1/1/2009 le scommesse all’ippodromo possono essere accettate ogni giorno, indipendentemente dal fatto che vi si disputino o no le corse.

2) DETERMINAZIONE SPETTANZE VERSO CONCESSIONARIO IPPICA NAZIONALE Ai sensi del contratto per l’accettazione delle scommesse sull’ippica nazionale, stipulato in data 20/11/2008 tra Alfea e il concessionario, la Società ha diritto a un corrispettivo calcolato applicando, all’intero volume di scommesse raccolte al netto degli annullati e dei rimborsati, una percentuale (oggi 8%). Ogni settimana viene ricevuto un estratto conto dal concessionario tramite posta elettronica, che contiene:

� biglietti emessi � biglietti annullati � biglietti pagati � biglietti vincenti prescritti � biglietti rimborsabili prescritti � movimento netto � aggio punto vendita � saldo

La remunerazione spettante viene annotata mensilmente sul registro dei corrispettivi (P9D1).

3) LIQUIDAZIONE SPETTANZE VERSO AAMS Mensilmente viene stampato dal terminale dell’ippodromo un documento (Riepilogo Sogei) nel quale vengono determinate le spettanze di AAMS e i conguagli da effettuare. In sintesi, Alfea deve pagare a AAMS la differenza tra movimento, rimborsi e vincite pagate, al netto dell’imposta unica, della remunerazione delega totalizzatore spettante ad Alfea medesima, il tutto aumentato dell’importo dei biglietti vincenti non riscossi e prescritti. Il “Riepilogo Sogei” è così dettagliato: Colonna “Emessi” = biglietti emessi Colonna “ Ann.” = biglietti annullati Colonna “ Rimb.”= biglietti rimborsati Colonna “ Vinc.” = biglietti vincenti Colonna “Presc.”= biglietti prescritti Colonna “Imposta”= prelievo *15,7% Colonna “Prel”= prelievo lordo calcolato sul movimento netto (movimento – rimborsi) secondo aliquota variabile a seconda della corsa Colonna “Corrisp”= prel * 37% Colonna “Mov” = “emessi” – “ann” – “rimb” 4) SOVVENZIONE CORSE La sovvenzione corse è determinata attraverso la ripartizione dello stanziamento di volta in volta fissato, parametrato al volume delle scommesse raccolte nelle giornate di corsa. L’esatta quantificazione è determinata a consuntivo e riscontrata da Alfea. Le predette disponibilità sono destinate in misura variabile alla quota esterna e interna (oggi, rispettivamente del 60% e 40%) e sono poi ripartite tra le Società di corse attraverso l’applicazione di una percentuale fissa, identica per tutte, sui volumi di scommesse raccolte all’ippodromo sul totalizzatore.

48

5) SOVVENZIONE IMPIANTI E’ determinata dal prodotto tra il punteggio complessivo assegnato all’ippodromo, risultante dalla scheda tecnica relativa al nostro ippodromo e il valore economico del punto, determinato di anno in anno. La compilazione dei dati che influenzano il punteggio è predisposta sulla base di perizie, parametri e dichiarazioni, nonché di documentazione comprovante la dichiarazione resa. Il valore del punto viene comunicato annualmente dal Ministero con apposito provvedimento.

6) SOVVENZIONE RIPRESE TELEVISIVE La sovvenzione riprese televisive è determinata da una quota fissa per giornata di corse “modulata” in funzione della fascia qualitativa di appartenenza indicata dall’Ente di riferimento. Lo standard di qualità viene determinato in funzione delle caratteristiche dell’impianto video e delle immagini trasmesse. Tale standard viene annualmente verificato dall’Ente di riferimento.

7) EMISSIONE DELLE FATTURE ALL’ENTE PREPOSTO La fatturazione delle sovvenzioni di cui sopra deve seguire obbligatoriamente e inderogabilmente le indicazione contenute nel Decreto emanato dall’Ente preposto.

8) INCASSI E PAGAMENTI VS. MINISTERO, AAMS E CONCESSIONARIO L’incasso delle sovvenzioni avviene esclusivamente tramite bonifico bancario su conto corrente dedicato. Gli incassi e/o i pagamenti avvengono tramite RID per il concessionario e tramite bonifico bancario verso AAMS.

9) CONSERVAZIONE BIGLIETTI SCOMMESSE La conservazione è obbligatoria per 5 anni.

b) REGISTRAZIONE DOCUMENTI CONTABILI Le fatture afferenti le varie sovvenzioni vengono annotate in apposito registro delle fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione. Nel registro dei corrispettivi si procede a annotare:

• L’incasso netto dei biglietti di ingresso dell’Ippodromo • Il corrispettivo per la delega all’accettazione delle scommesse al totalizzatore • Il corrispettivo per l’accettazione delle scommesse sportive • L’aggio spettante per l’accettazione delle scommesse sulle corse di ippica nazionale • L’incasso relativo alla vendita di beni e servizi vari

49

10. Processo M231 S4 Approvvigionamenti

PROCESSO: M231 S4 DENOMINAZIONE: APPROVVIGIONAMENTI

RESPONSABILE: CONT

Manifestazione esigenza acquisto

1

Autorizzazione2

S4D1 Contratto

Ricerca fornitori3

Formalizzazione

4

S4D2 Ordini

Selezione fornitori

5

Ricezione beni e/o servizi

6

Gestione amministrativo-

contabile

7

Pagamento8

PreventiviArchivio

DDT

Fatture

CO.GE -

S4D4 Bonifici

S4D5 RI.BA

S4D3 Prima Nota

Buoni di lavoro

Rendiconto attività svolte

50

1) MANIFESTAZIONE ESIGENZA DI ACQUISTO La richiesta di acquisto di materiali di consumi o beni di modico valore, viene inoltrata all’ufficio amministrativo. Non è previsto un documento formalizzato per l’inoltro della richiesta.

2) RICHIESTA AUTORIZZAZIONE Non è prevista una formalizzazione dell’autorizzazione. In relazione alla tipologia del bene e servizio e/o al valore dell’operazione si possono distinguere 3 livelli di responsabilità (anche se manca una formalizzazione completa di questa gerarchia):

• I livello: il personale operativo inoltra l’esigenza di acquisto all’ufficio contabilità che autorizza verbalmente il richiedente a svolgere l’operazione, sempre che trattasi di importo/spesa di modico valore.

• II livello: la richiesta di beni e/o servizi di particolare rilevanza sono autorizzati dal Direttore Generale sempre che rientrino nella sfera delle sue competenze giusta determina di attribuzione carica risultante dai libri societari.

• III livello: le operazioni di estrema rilevanza sono autorizzate dal Consiglio di Amministrazione con apposita delibera.

3) RICERCA FORNITORI Per la ricerca del fornitore, si procede innanzi tutto a esaminare la lista dei fornitori qualificati già predisposta e aggiornata periodicamente (LI/MI/01), vengono anche utilizzati i canali informatici per la ricerca del miglior prodotto/servizio.

4) SELEZIONE FORNITORI “(…) Tutti gli acquisti di valore significativo sono preceduti da una offerta o da un preventivo di uno o più fornitori.” (da MI). Non è prestabilita una soglia quantitativa per la richiesta di preventivi. Generalmente la richiesta di due o più preventivi avviene nei casi di servizi e/o beni nuovi di importo e natura significativi. Periodicamente, i fornitori qualificati vengono valutati sotto il profilo della congruità dei prezzi proposti, acquisendo anche altri preventivi e offerte da nuovi potenziali fornitori; il confronto consente talora di rinegoziare le condizioni di acquisto con il fornitore o, laddove la discordanza di prezzo fosse ritenuta significativa, può portare a cambiare il fornitore sempre che sia garantita la qualità del servizio/bene offerto. I preventivi raccolti vengono comunque tutti archiviati e conservati.

5) FORMALIZZAZIONE ACCORDO “All’offerta o preventivo prescelto segue una conferma di ALFEA” (MI). I contratti di durata vengono di solito formalizzati (S4D1); le bozze dei contratti sono preparate dalle risorse aziendali e se necessario viene richiesta specifica consulenza ai collaboratori esterni. Il contratto passa all’approvazione del Direttore Generale o del Consiglio di Amministrazione come da punto n° 2.

6) RICEZIONE SERVIZIO/BENE Sui beni e servizi ricevuti viene effettuata una verifica. I controlli vengono svolti verificando la conformità del bene o servizio acquisito rispetto all’ordine. Le anomalie influiscono sulla rivalutazione periodica dei fornitori e vengono prontamente segnalate al fornitore in questione.

7) GESTIONE AMMINISTRATIVO-CONTABILE Il Direttore Generale vista tutte le fatture che arrivano all’azienda e le passa poi all’ufficio contabilità. Qualora vi fosse necessità di ottenere informazioni e spiegazioni su specifici aspetti, il Direttore Generale si rivolge all’ufficio amministrativo. Viene sempre effettuata la riconciliazione tra ordine di acquisto, DDT e fattura da parte dell’ufficio amministrativo.

51

8) PAGAMENTO L’ufficio amministrativo periodicamente predispone la “prima nota dei fornitori da pagare” (S4D3) previo riscontro dell’esistenza della fattura vistata dal Direttore Generale. La prima nota viene sottoposta all’attenzione del Direttore Generale il quale firma un documento denominato “mandato di prima nota”. Le modalità di pagamento più utilizzate sono:

• bonifici (S4D4); • Ri.Ba a 30/60/90 o altri usi (maggioranza dei pagamenti) (S4D5); • cassa, utilizzata soltanto per le spese minute.

Viene tenuto un libro cassa dall’ufficio amministrativo. Coloro che hanno sostenuto delle spese e chiedono il rimborso devono consegnare scontrini e/o ricevute che documentano le spese sostenute. Il rimborso viene erogato direttamente dall’ufficio amministrativo. Il denaro contante viene mantenuto nella cassaforte aziendale, ubicata presso gli uffici, cui hanno accesso soltanto il Responsabile contabilità, l’assistente contabilità e il RSG Per mantenere una scorta di denaro contante nella cassaforte, che sia funzionale alle esigenze aziendali, vengono effettuati dei prelevamenti dalla banca o trattenuti alcuni incassi.

9) VALUTAZIONE NUOVI FORNITORI I nuovi fornitori di prodotti/servizi che rientrano nei settori merceologici predefiniti come “importanti” (“I”) (categorie: macchine e impianti, concimi e sementi, manutenzione immobili, servizi) sono soggetti a valutazione sulla base dei dati raccolti e successivamente inseriti nella lista dei fornitori qualificati LI/MI/01. I nuovi fornitori di prodotti/servizi, che siano definiti “secondari” (“S”) (categorie: carburanti, prodotti per la pulizia e igiene, materiali di consumo agricoli, ricambi per impianti, macchine e attrezzature, assicurazioni, cancelleria e materiali vari di consumo, consulenze), sono valutati sulla base di informazioni che rispecchiano, per quanto applicabili, quelle indicate nella lista dei fornitori qualificati. La lista dei fornitori qualificati prevede 6 dimensioni di giudizio:

• livello di qualità offerta del prodotto/servizio; • referenze di forniture presso altri clienti; • vicinanza geografica; • prezzo rispetto alla concorrenza; • assistenza/supporto tecnico fornito; • termini e tempi di consegna.

Ogni fattore è giudicato in due modi: “adeguato” o “inadeguato”. Si considera un fornitore come “qualificato” quando almeno 4 fattori su 6 sono giudicati come “adeguati”.

10) RIVALUTAZIONE PERIODICA FORNITORI Esiste una procedura per valutare i “fornitori storici”. Una volta all’anno i fornitori “qualificati” presenti nella lista LI/MI/01 sono sottoposti a una valutazione secondo i criteri definiti all’interno della lista stessa; in tal modo il documento viene aggiornato (S4D8). Per i fornitori “importanti” la valutazione è rappresentata dall’applicazione della seguente formula:

Indice NC = n° RNC/n. ordini

Se l’indice è inferiore a 0,1 allora la valutazione è “affidabile”. Se l’indice è superiore a 0,1 e inferiore a 0,3 allora la valutazione è “poco affidabile”. Se l’indice è superiore a 0,3 allora la valutazione è “non affidabile” e comporta la cancellazione dalla lista o la richiesta di azioni correttive al fornitore. I fornitori che non siano stati utilizzati durante l’anno sono automaticamente confermati. I fornitori che non risultassero aver mantenuto la qualifica richiesta sono cancellati dalla lista o, in alternativa, è loro

52

richiesta l’attuazione delle opportune azioni correttive dal cui esito dipende la permanenza del fornitore nella lista.” (da MI).

53

11. Processo M231 S6 Personale

PROCESSO: M231 S6

DENOMINAZIONE: PERSONALE

RESPONSABILE: CONT

Reclutamento

Selezione

1

Assunzione

2

Affiancamento/formazione

3

4

Tenuta dellepresenze

5

Gestione deipermessi

6

7

Documentazione candidati

Attività lavorativa/gestione straord.

Documentazione candidati

Reclutamento

54

1) RECLUTAMENTO L’attività di reclutamento viene gestita in maniera distinta con riferimento agli impiegati, agli operai e ai terminalisti:

• per gli impiegati e gli operai, viene fatto ricorso agli strumenti di comunicazione in essere tra cui: reclutamento diretto (richiesta a istituti scolastici o visione dei CC.VV.) o indiretto (Società di consulenza recruitement);

• per i terminalisti, gli interessati si presentano spontaneamente, portando il loro curriculum personalmente, senza che ci sia bisogno di ricorrere a inserzioni.

2) SELEZIONE Anche per la selezione si ha una gestione separata con riferimento agli impiegati e agli operai rispetto ai terminalisti:

• per quanto riguarda gli impiegati e gli operai, la selezione viene compiuta dall’avente delega, mediante uno o più colloqui diretti. Non esiste, al riguardo, una procedura formalizzata;

• per quanto riguarda i terminalisti, la selezione viene compiuta dall’addetto alla gestione del totalizzatore (GTI).

3) ASSUNZIONE Con riferimento alle assunzioni, attualmente l’Azienda fa ricorso a tipologie contrattuali disciplinate dalle legge in vigore alla data dell’assunzione, previo interlocuzione con il consulente esterno o con l’addetto interno esistente. Per i cittadini di Paesi extra EU, Alfea, con il proprio responsabile del personale o in assenza il responsabile della contabilità, nella fase della raccolta dei documenti del potenziale lavoratore, acquisirà, con accesso presso gli organi giudiziari, la documentazione circa la validità del permesso di soggiorno. Non sarà ritenuta valida l’autodichiarazione del cittadino del Paese terzo. La documentazione sarà archiviata con sistemi idonei di protocollazione volti a rintracciare nel tempo la documentazione acquisita. La documentazione acquisita sarà verificata nel corso del primo C.d.A. utile oppure controfirmata dal Direttore Generale.

4) AFFIANCAMENTO/FORMAZIONE Una volta selezionati, i neo assunti, secondo le varie tipologie contrattuali esistenti, ricevono un periodo di affiancamento e formazione (anche ai fini della sicurezza), fino a che non sono in grado di lavorare autonomamente. Sia gli operai sia gli impiegati, infine, ricevono delle nozioni in merito al Sistema di Gestione Integrato.

5) TENUTA DELLE PRESENZE In questo caso, si ha una procedura diversa per il personale impiegato nelle scuderie e all’ippodromo, rispetto a quello che lavora negli uffici:

• per le scuderie e per l’ippodromo, l’addetto riporta su apposita modulistica l’orario di lavoro e la firma che vengono poi verificati da PIS;

• per gli uffici, ogni dipendente comunica a fine mese le presenze/assenze. Le assenze vengono confrontate con l’esistenza del foglio di richiesta permessi o ferie assegnate.

6) ATTIVITÀ LAVORATIVA/GESTIONE DEGLI STRAORDINARI Il personale di servizio è impiegato nei modi e nei termini previsti dal contratto di assunzione e dall’accordo integrativo aziendale esistente, il tutto nel rispetto delle normative nazionali vigenti.

7) GESTIONE DEI PERMESSI Durante l’anno i dipendenti possono usufruire di ore di permesso così come previsto nel contratto di assunzione, nell’accordo integrativo e nel rispetto della normativa nazionale di riferimento.

55

Al riguardo: • per le scuderie e per l’ippodromo, viene richiesta l’autorizzazione al capo-operaio e in un momento

successivo vengono compilati i permessi in uscita; • per gli uffici, i permessi vengono preventivamente concordati e sono accompagnati dalla

compilazione del modulo appositamente previsto.

8) PROMOZIONI Oltre ai normali scatti di anzianità, sono previsti dei passaggi di livello stabiliti dal Direttore Generale o dall’avente funzioni anche attraverso, se esistenti, l’ausilio delle organizzazioni sindacali.

9) REMUNERAZIONE La retribuzione rispetta il contratto di assunzione, l’eventuale accordo integrativo e la normativa nazionale prevista. Per i dirigenti si rinvia ai limiti previsti dall’avente delega all’assunzione.

10) PROVVEDIMENTI DISCIPLINARI Sono quelli previsti dal contratto collettivo nazionale del lavoro e vengo effettuati dal Direttore Generale.

11) LICENZIAMENTI/PENSIONAMENTI Il turn over del personale dipendente è estremamente basso e dovuto essenzialmente ai pensionamenti.

56

12. Processo M231 S6 Ampliamento Ippodromo (Processo non più in uso)

PROCESSO: M231 S6

DENOMINAZIONE: AMPLIAMENTO IPPODROMO

RESPONSABILE: P.TE CDA/ DIREZIONE/AD

Tale processo risulta allo stato “congelato”

57

no

si

no

si

Ampliamento ippodromo

1

2Ricorso contro pronuncia Ente

Parco

Approvazione Conferenza

Rilascio Concessione

3

4

5Redazione progetto

esecutivo

Approvazione progetto

"rettilineo"?

si

Svolgimento gare d'appalto

Fine

Fine

Elaborazione progetto

Approvazione parziale

progetto Ente

Delibera contributo

UNIRE 70%

Trattativeper erogazione

contributo c/impianti

Disponibilità all'erogazione

contributo?

no

si

Fine

Pagamento fornitori

6

Rendicontazione lavori e

presentazione fatture fornitori

Incasso contributo UNIRE 70%

7

9

Affidamento lavori di appalto

8

S7D1 Progetto

S7D4Contratto appalto

S7D6 Rendiconti periodici e finale S7D5Quietanze

pagamenti

Stipula concessione

S7D3 Contratto concessione

10

Ricerca di fonti di finanziamento

alternative

Reperite fonti di finanziamento

si

no

11

S7D2 Capitolato

58

Tale processo risulta allo stato “congelato” ANALISI ATTIVITA’

1) ELABORAZIONE PROGETTO

Il progetto è già stato presentato ad UNIRE ed ENTE PARCO da diversi anni. L’iter del progetto può essere sinteticamente riassunto nei seguenti eventi (esposti in ordine cronologico):

a. Manifestazione esigenza di ampliamento deriva dal fatto che le tribune sono del 1956 e la pista da corsa risale addirittura al 1829.

b. Convenzione decennale tra la Regione Toscana (concessionaria della Tenuta di San Rossore da parte della Presidenza della Repubblica) e l’ALFEA stipulata il 2 luglio 1996. L’8 aprile 1999 la legge n. 87 trasferisce la proprietà alla Regione Toscana.

c. Delibera GRT n. 859 del 26 luglio 1999 che prolunga la convenzione tra la Regione Toscana e Alfea al 31/12/2004 e dispone la concessione delle nuove aree di ampliamento dell’ippodromo.

d. Convenzione tra la Regione Toscana e l’Alfea per la concessione di nuove aree per la realizzazione delle nuove piste il 24 dicembre 1999.

e. Il 22 febbraio 2000 l’UNIRE delibera (n. 2957) di procedere al rinnovamento degli ippodromi italiani (vedi Disciplinare) creando un fondo investimenti volto a finanziare il 70% dei costi.

f. Domanda e relazione tecnico-economica presentata l’8 maggio 2000 ad UNIRE. g. Conferenza dei servizi convocata dal Comune il 28 maggio 2001, che approva il progetto pur

chiedendo studi più approfonditi sull’incidenza ambientale. h. L’UNIRE comunica con deliber n. 145 del 4 aprile 2001 che il progetto presentato da Alfea è

stato ammesso al finanziamento del 70%, dando 90 gg di tempo per completare la domanda con la progettazione definitiva. Approvazione del piano finanziario da parte di UNIRE del 24 agosto 2002 (finanziamento 70%).

i. Parere favorevole dal consiglio direttivo dell’ENTE PARCO del 13 gennaio 2003 “affinchè il soggetto proponente (ALFEA) possa procedere all’elaborazione ed alla presentazione dello studio di impatto ambientale”.

j. Progetto e studio di impatto ambientale presentato dal ALFEA all’Ente Parco il 2 febbraio 2004, secondo anche quanto richiesto dalla legge regionale 79/98.

k. Presentazione pubblica del progetto il 23 giugno 2004. l. Parere negativo del comitato scientifico del Parco di Migliarino – San Rossore – Massaciuccoli

di novembre 2004. m. Pronunciamenti del Consiglio Comunale di Pisa a favore della realizzazione dell’opera e della

Camera di Commercio (novembre 2004). n. Approvazione parziale del progetto da parte del Consiglio Direttivo dell’Ente Parco il 9

dicembre 2004 (pronuncia di compatibilità ambientale): ampliamento della curva, ricostruzione della segreteria e delle tribune, ma esclusione della parte interrata e sulla cosiddetta “racchetta”, vale a dire l’allungamento della pista lungo la strada del Gombo.

2) RICORSO CONTRO PRONUNCIAMENTO DELL’ENTE PARCO

L’Alfea presenta al Parco il 18 febbraio 2005 ricorso in opposizione contro la pronuncia di compatibilità ambientale che aveva escluso il rifacimento delle tribune e la realizzazione di un lungo rettilineo lungo la pista. L’Ente Parco non ha risposto entro i 60 giorni dovuti. Alfea deve adesso valutare quali azioni legali intraprendere per far valere i propri diritti.



59

Il Presidente del CdA, per effetto dei poteri di legge e di statuto, ribaditi nella delibera del CdA del 9 maggio 2003 ha, tra gli altri, “i poteri di firma e di legale rappresentanza della società di fronte a terzi ed in giudizio di qualsivoglia istanza (…) nonché di fronte a qualsiasi autorità amministrativa (…)”.

3) TRATTATIVE PER EROGAZIONE CONTRIBUTO UNIRE

Nonostante L’UNIRE con delibera n. 145 del 4 aprile 2001 abbia ammesso il progetto al contributo in c/impianti (pertanto senza obbligo di restituzione) del 70%, il management di Alfea intende ottenere rassicurazioni da UNIRE, per evitare il rischio di dover poi sostenere interamente l’onere dell’ampliamento.

Le trattative saranno condotte dall’amministratore delegato-direttore generale e dal Presidente del Consiglio di Amministrazione.

Dalla delibera del CdA del 9 maggio 2003 risulta infatti che il Presidente ha l’incarico “ (… ) di curare, anche in collaborazione con il Consigliere Delegato, i rapporti della società con enti, istituzioni, organizzazioni ed associazioni, pubblici e privati, locali, nazionali ed internazionali, amministrativi, tecnici ed economici (…) predisponendo a tal scopo programmi di promozione e pubbliche relazioni da sottoporre al consiglio”.

Nonostante, le approvazioni ottenute dall’Ente Parco e dall’UNIRE, il processo è pertanto soggetto a due eventi critici esterni, dall’esito dei quali può dipendere la revisione del progetto iniziale, la ricerca di fonti alternative di finanziamento o persino la prosecuzione o meno del processo stesso:

o disponibilità “effettiva” di UNIRE a concedere effettivamente il contributo in conto impianti;

o approvazione del progetto da parte dell’Ente Parco anche nella parte relativa alla realizzazione di un lungo rettilineo.

Formattato: Rientro: Sinistro: 0 cm

60

13. Processo M231 S8 Finanziamento e Formazione

PROCESSO: M231 S8

DENOMINAZIONE: FINANZIAMENTO E FORMAZIONE

RESPONSABILE: DIREZIONE

61

Identificazione att. formativa

Finanziato In economia

Si seguono regole bando Rendicontazione progetto

1) IDENTIFICAZIONE ATTIVITA’ FORMATIVA Alfea quale membro delle associazioni di categoria di vario ordine e grado aderisce a Enti privati o pubblici specializzati nel fornire la consulenza e i servizi volti a reperire le fonti finanziarie necessarie per promuovere la formazione, lo sviluppo, la sicurezza per il personale in servizio o l’implementazione di nuove aree di affari. A tal fine, la Direzione si consulta con cadenza periodica con i responsabili aziendali e con lo staff della Direzione per apprendere i vari fabbisogni formativi o per implementare in modo sempre più efficace e efficiente alcuni processi aziendali. Di converso, lo staff della Direzione e i responsabili aziendali informano la Direzione sui bandi in uscita al fine di cogliere le varie opportunità in merito.

1

3 2

62

2) STIPULA CONVENZIONE ENTE ACCREDITATO Individuata la necessità connessa alla possibilità di ottenere l’apporto finanziario richiesto, Alfea si attiva coordinandosi con l’Ente accreditato di turno al fine di portare a termine i vari passaggi burocratici, prestando la massima collaborazione. In caso di accordo del finanziamento Alfea seguirà le regole ivi stabilite senza alcuna possibile deroga, individuando un responsabile aziendale quale coordinatore e referente con l’Ente accreditato. Nel caso in cui non dovesse essere accordato dall’Ente di riferimento il progetto richiesto e questo rivesta rilevanza strategica, esso verrà comunque portato a termine da Alfea, previa strutturazione del progetto in termini di tempo, costo, docenze e partecipanti, individuando un responsabile aziendale quale coordinatore e referente con la Direzione.

3) ORGANIZZAZIONE/REPORTISTICA Nel corso del progetto, se finanziato, Alfea seguirà le regole di rendicontazione ivi stabilite. Invece, in caso di realizzazione in economia, Alfea predisporrà i moduli volti a verificare lo stato di avanzamento oppure si avvarrà di quelli proposti del commissionario.

4) PAGAMENTO DELLE FATTURE DEI FORNITORI I pagamenti dei giustificativi di cui al punto precedente saranno eseguiti seguendo le regole stabilite dal bando, senza alcuna possibilità di deroga. In caso di mancato riconoscimento del progetto, il pagamento avverrà nel momento in cui si avrà il visto del coordinatore aziendale e l’assenso della Direzione.

5) RENDICONTAZIONE FINALE DEL PROGETTO In caso di progetto approvato si procederà a una rendicontazione finale seguendo le regole stabilite dal bando. In caso di progetto realizzato in economia, alla conclusione dello stesso, il coordinatore protocollerà la documentazione afferente il progetto in questione la quale verrà archiviata secondo le procedure stabilite da Alfea.

6) INCASSO DEL FINANZIAMENTO Nel caso in cui il progetto sia stato finanziato, Alfea indicherà le coordinate bancarie per l’accredito. Non saranno accettati pagamenti in contanti.

63

14. Processo M231 S9 Omaggistica e Spese di Rappresentanza

PROCESSO: M231 S9

DENOMINAZIONE: OMAGGISTICA E SPESE DI RAPPRESENTANZA

RESPONSABILE: DIREZIONE

Omaggistica e

spese

rappresentanza

1Proposta omaggio

2Valutazione e

approvazione

proposta

5Ricevimento fattura

6Pagamento

Proposta

omaggi S9 D1

7Invio omaggio al

destinatario

Fine

3Invio ordine a

fornitore

4

Ricevimento omaggi

64

1) REDAZIONE PROPOSTA DI OMAGGIO Per le proposte di omaggio1 viene redatto un documento che riporta le seguenti informazioni:

• cognome e nome del destinatario; • posizione; • ente/Società in cui lavora; • altri dati di anagrafica (CAP, città, provincia); • oggetto dell’omaggio.

L’elenco degli omaggi relativi al periodo natalizio è predisposto dall’ufficio relazioni esterne sentita la Direzione, per l’individuazione dei soggetti a cui inviare gli omaggi (S9D1).

2) VALUTAZIONE E APPROVAZIONE DELLA PROPOSTA Il documento è valutato dalla Direzione che autorizza la destinazione degli omaggi.

3) INVIO ORDINE A FORNITORE L’ufficio comunicazioni esterne contatta il fornitore per ordinare gli omaggi.

4) RICEVIMENTO OMAGGI Sui beni ricevuti viene effettuata una verifica da parte del personale Alfea per assicurare la corrispondenza qualitativa fra bene ricevuto e ordine inviato.

5) RICEVIMENTO FATTURA Il Direttore Generale vista tutte le fatture che arrivano all’Azienda e le passa dunque all’ufficio contabilità. Viene effettuata la riconciliazione tra ordine di acquisto, DDT e fattura da parte dell’Assistente alla contabilità.

6) PAGAMENTO L’ufficio contabilità predispone mensilmente un elenco dei fornitori da pagare tramite bonifico e ricevute bancarie. L’elenco viene sottoposto all’attenzione del Direttore Generale, il quale firma un documento interno appositamente costruito denominato “mandato di pagamento”. Le modalità di pagamento più utilizzate sono:

• Bonifici; • RI.BA. a 30/60/90 giorni

• Cassa, utilizzata soltanto per le spese minute.

7) INVIO OMAGGIO AL DESTINATARIO L’omaggio viene inviato al destinatario per posta o consegnato al suo domicilio dal personale ALFEA o da essa incaricato.

8) SPESE DI RAPPRESENTANZA Queste sono volte a aumentare la visibilità e il prestigio dell’Azienda senza un ritorno diretto e immediato. Sono preventivamente valutate e autorizzate dal Direttore Generale e per l’iter di identificazione fornitore e pagamento si rinvia al processo APPROVVIGIONAMENTO, fermo restando che il fornitore viene individuato nell’apposita lista “fornitori qualificati” . 1. Ai fini del Decreto 231/2001 per omaggio si intende qualsiasi bene o servizio diverso dal materiale pubblicitario, dai

gadget per importi inferiori a 50 euro, dall’annuario divulgato dalla Società, dalle tessere, dai libri, dai biglietti di ingresso, dalle coppe e dai trofei assegnati nelle giornate di corse.

65

Parte 3

Manuale dei Controlli

66

1. Linee di condotta ex D. Lgs. n° 231/01

Il presente documento rappresenta le Linee di Condotta allo scopo di evitare la costituzione di situazioni ambientali favorevoli alla commissione dei reati e tra questi, in particolare, quelli indicati nel D. Lgs. 231/2001. Le Linee di Condotta individuano, se pur in modo non esaustivo, i comportamenti dei Soggetti (amministratori, dirigenti, dipendenti e sindaci) di Alfea specificando in chiave operativa quanto espresso dai principi del Codice Etico.

PARTE A)“REATI CONTRO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE”

La presente parte relativa ai “reati contro la Pubblica Amministrazione” prevede l’espresso divieto a carico di tutti i soggetti in posizione apicale nella Società, nonché di tutti i loro sottoposti di porre in essere le fattispecie di reato rientranti tra quelle considerate dall’art. 24 D. Lgs. 231/2001 [segnatamente, malversazione a danno dello Stato (art. 316 bis cod. pen.), indebita percezione di erogazioni a danno dello Stato (art. 316 ter cod. pen), truffa a danno dello Stato o di un altro Ente pubblico (art. 640, comma 2, n° 1 cod. pen.), truffa aggravata per il conseguimento di erogazioni pubbliche (art. 640 bis cod. pen.) e frode informatica se commessa in danno dello Stato o di altro Ente pubblico( art. 640 ter cod. pen.)] e dall’art. 25 D. Lgs. n° 231/2001 [concussione e corruzione, anche nei confronti di funzionari pubblici stranieri (artt. 318, 319, 319 bis, 319 ter, 320, 321, 322, 322 bis e 317 cod. pen.)]. 1) Nei rapporti con enti pubblici e accreditati di vario ordine e grado , concessionario Ippica Nazionale,

Ente Parco, Provincia di Pisa, e con ogni altra Pubblica Amministrazione, Ente a natura pubblicistica, pubblico ufficiale o soggetto esercente pubblico servizio sia nazionale sia straniero (d’ora in avanti, la Pubblica Amministrazione), tutti i soggetti che operano in nome e per conto di Alfea – e, pertanto, sia i soggetti in posizione apicale, sia i loro sottoposti - devono operare nel rispetto della legge e della corretta pratica commerciale.

I responsabili dei processi, che hanno correntemente attività di contatto con la Pubblica Amministrazione, devono:

• avere una conoscenza adeguata di tutte le disposizioni di legge applicabili ai rispettivi settori di competenza, oltre che della normativa di cui al D. Lgs. 231/2001;

• fornire ai propri collaboratori direttive sulle modalità di condotta operativa da adottare nei contatti formali e informali intrattenuti con i diversi soggetti pubblici, secondo le peculiarità del proprio ambito di attività, trasferendo conoscenza del D. Lgs. 231/2001 e delle sue modalità applicative;

• fornire delucidazioni adeguate e complete ai propri collaboratori, qualora essi sottopongano ipotesi di dubbio o casi di particolare criticità;

• prevedere adeguati meccanismi di tracciabilità circa i flussi informativi ufficiali verso la Pubblica Amministrazione.

2) I rapporti con la Pubblica Amministrazione sono riservati esclusivamente alle funzioni espressamente delegate dal Consiglio di Amministrazione e al personale a ciò autorizzato e devono essere svolti secondo le modalità previste nel “Manuale dei Processi” e nel “Manuale dei Controlli” contenuti nel presente Modello. Nel caso di incarico assegnato a consulenti, fornitori o clienti di operare in rappresentanza o nell’interesse di Alfea nei confronti della Pubblica Amministrazione deve essere prevista la forma

67

scritta e deve essere inserita una specifica clausola contrattuale che preveda la loro adesione al “Modello 231” vigente in Alfea.

3) Quando vengono richiesti allo Stato o altro Ente pubblico (anche comunitario) contributi, sovvenzioni o finanziamenti di ogni genere, tutti i soggetti coinvolti in tali procedure devono: • tenere dei comportamenti improntati ai principi di correttezza e verità, utilizzando e

presentando dichiarazioni e documenti completi e attinenti le attività per le quali i benefici possono essere legittimamente richiesti e ottenuti;

• una volta ottenute le erogazioni richieste, destinare le stesse alle finalità per le quali sono state richieste e concesse.

Coloro che svolgono una funzione di controllo e supervisione su adempimenti connessi all’espletamento delle suddette attività (pagamento di fatture, destinazione di finanziamenti ottenuti dallo Stato o da organismi comunitari ecc.) devono porre particolarmente attenzione sull’attuazione degli adempimenti stessi e riferire immediatamente e per iscritto all’Organismo di Vigilanza eventuali situazioni di irregolarità o anomalie.

4) I Responsabili dei processi amministrativo/contabili devono controllare che ogni operazione e transazione sia: • legittima, coerente, congrua, autorizzata, verificabile; • correttamente e adeguatamente registrata in modo da permettere la verifica del processo di

decisione, autorizzazione e svolgimento; • corredata di un supporto documentale corretto/autentico e idoneo a consentire, in ogni

momento, i controlli sulle caratteristiche e sulle motivazioni dell’operazione e l’individuazione di chi ha autorizzato, effettuato, registrato verificato l’operazione stessa.

5) Nelle relazioni con gli esponenti della Pubblica Amministrazione con cui la Società intrattiene rapporti (dirigenti, funzionari, dipendenti della Pubblica Amministrazione, suoi consulenti o collaboratori esterni o incaricati ad acta), con interlocutori commerciali privati in rappresentanza di enti concessionari di pubblico servizio, nonché, più in generale, con tutti gli interlocutori, anche privati, di Alfea, è fatto divieto di: • promettere o offrire loro denaro o omaggi salvo che si tratti di omaggi o utilità d’uso di modico

valore e comunque nel rispetto della procedura prevista nel “Manuale dei Controlli” incluso nel presente Modello;

• qualsiasi forma di regalo a dipendenti della Pubblica Amministrazione o a loro familiari che possa influenzarne l’imparzialità ovvero l’indipendenza di giudizio o indurre a assicurare un qualsiasi vantaggio per l’Azienda;

• esaminare o proporre a dipendenti, consulenti o collaboratori della Pubblica Amministrazione opportunità commerciali o utilità di qualsiasi altro genere, per sé stessi o altri, che possano avvantaggiarli in modo indebito;

• promettere o offrire, a loro o a terze persone da costoro segnalate, la prestazione di consulenze di qualunque genere e a qualunque titolo;

• promettere o fornire loro, o a terze persone da costoro segnalate, servizi o lavori di utilità personale;

• favorire, nei processi d’acquisto, fornitori e sub-fornitori in quanto indicati dai dipendenti, da consulenti o collaboratori della Pubblica Amministrazione come condizione per lo svolgimento successivo delle attività. Tali azioni sono vietate tanto se poste in essere direttamente dalla Società tramite i propri dipendenti, tanto se realizzati indirettamente tramite persone non dipendenti che agiscano per conto della Società stessa;

68

• offrire o accettare qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore di valore per ottenere un trattamento più favorevole in relazione a qualsiasi rapporto intrattenuto con la Pubblica Amministrazione.

Si precisa che sono considerati atti di corruzione sia i pagamenti illeciti fatti direttamente da enti italiani o da loro dipendenti, sia i pagamenti illeciti fatti tramite persone che agiscono per conto di tali enti sia in Italia che all’estero.

6) Nei confronti della Pubblica Amministrazione è fatto inoltre divieto di: • predisporre o esibire documenti falsi o alterati; • sottrarre od omettere di presentare documenti veritieri; • tenere una condotta ingannevole, che possa indurre la Pubblica Amministrazione in errore nella

valutazione tecnico-economica dei prodotti e servizi offerti; • omettere informazioni dovute, al fine di orientare indebitamente le decisioni della Pubblica

Amministrazione o, comunque, fornire informazioni non veritiere o tendenziose; • farsi rappresentare da consulenti o da soggetti terzi quando tale situazione possa creare conflitti

d’interesse. 7) L’impiego di dipendenti o di ex-dipendenti della Pubblica Amministrazione dovrà avvenire in

conformità con quanto previsto nel “Manuale dei Controlli”. 8) Le spese di rappresentanza e gli omaggi non possono avere finalità diverse da quelle della mera

promozione dell’immagine aziendale e comunque devono avvenire in conformità con quanto previsto nel “Manuale dei controlli”.

9) Nel corso dei processi penali, civili o amministrativi, è fatto divieto di intraprendere alcuna azione illecita che possa favorire Alfea. E’ fatto poi divieto di intraprendere alcuna azione illecita che possa favorire o danneggiare una delle parti del processo anche qualora la Società non sia parte in causa.

10) Le relazioni con i fornitori sono regolate dai principi, dalle procedure e dalle regole previsti nel Modello 231 e sono oggetto di un costante monitoraggio. Tali relazioni comprendono anche i contratti di consulenza. La stipula di un contratto con un fornitore deve sempre basarsi su rapporti di estrema chiarezza. Per garantire la massima trasparenza ed efficienza del processo di acquisto, la Società predispone la conservazione delle informazioni nonché dei documenti ufficiali e contrattuali per i periodi stabiliti dalle normative vigenti e secondo le modalità previste nel presente Modello.

11) Al fine di attuare le regole espresse negli articoli precedenti sono previste le procedure specifiche qui di seguito descritte:

• ai dipendenti, organi sociali, consulenti e partner che materialmente intrattengono rapporti con la Pubblica Amministrazione per conto della Società deve essere conferito potere in tal senso dalla stessa Società (con apposita delega per i dipendenti e gli organi sociali ovvero nel relativo contratto di consulenza o di partnership per gli altri soggetti elencati). Ove sia necessaria, il Consiglio d’Amministrazione delibererà il rilascio ai soggetti predetti di specifica procura scritta che rispetti i seguenti criteri: - ciascuna delega deve definire in modo specifico e inequivocabile i poteri del delegato e il soggetto cui il delegato riporta gerarchicamente; - i poteri gestionali assegnati con le deleghe e la loro attuazione devono essere coerenti con gli obiettivi aziendali; - il delegato deve disporre di poteri di spesa adeguati alle funzioni conferitegli; - le deleghe devono coniugare ciascun potere di gestione alla relativa responsabilità e a una posizione adeguata nell’organigramma ed essere aggiornate in conseguenza dei mutamenti organizzativi; il delegato deve dichiarare, con atto separato, la propria accettazione della delega;

69

• i contratti con i Consulenti e con i Partner devono essere definiti per iscritto in tutte le loro condizioni e termini e rispettare quanto indicato nel “Manuale dei Controlli”;

• i Consulenti e i Partner devono essere scelti con metodi trasparenti e in ottemperanza a quanto previsto nel “Manuale dei Controlli”;

• nei contratti con i Consulenti e con i Partner deve essere contenuta apposita dichiarazione dei medesimi con cui si affermi di essere a conoscenza della normativa di cui al D. Lgs. 231/2001 e delle sue implicazioni per la Società, di non essere mai stati implicati in procedimenti giudiziari relativi ai reati nello stesso contemplati (o se lo sono stati, lo devono comunque dichiarare ai fini di una maggiore attenzione da parte della Società in caso giunga all’instaurazione del rapporto di consulenza o partnership), di aderire formalmente al Modello 231 in vigore in Alfea;

• nei contratti con i Consulenti e con i Partner deve essere contenuta apposita clausola che regoli le conseguenze delle violazioni da parte degli stessi delle norme di cui al D. Lgs. 231/2001;

• nessun pagamento oltre euro 500 può essere effettuato in contanti. Non possono essere effettuati pagamenti in natura;

• alle ispezioni giudiziarie, tributarie e amministrative (es. relative alla L. 81/2008, verifiche tributarie, INPS, ecc.) devono partecipare i soggetti a ciò espressamente delegati. Di tutto il procedimento relativo all’ispezione devono essere redatti e conservati gli appositi verbali.

PARTE B) “REATI SOCIETARI”

La presente parte relativa ai “reati societari” prevede l’espresso divieto a carico degli organi sociali della Società (e dei dipendenti e consulenti nella misura necessaria alla funzione dagli stessi) di porre in essere, istigare, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti tali che, presi individualmente o collettivamente, integrino, direttamente o indirettamente, le fattispecie di reato rientranti tra quelle considerate dall’art. 25 ter del D. Lgs. 231/01. In particolare, è previsto l’espresso obbligo a carico dei soggetti sopra indicati di: 1) tenere un comportamento corretto, trasparente e collaborativo, nel rispetto delle norme di legge e

delle procedure aziendali interne, in tutte le attività finalizzate alla formazione del bilancio e delle altre comunicazioni sociali, al fine di fornire ai soci, ai terzi, alle autorità pubbliche di vigilanza e alla Società di revisione, una informazione completa, veritiera e corretta sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società. Nell’ambito dei suddetti comportamenti, è fatto divieto, in particolare, di: • rappresentare o trasmettere dati falsi, lacunosi, parziali, o, comunque, non rispondenti alla

realtà, sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società; • omettere dati e informazioni imposti dalla legge sulla situazione economica, patrimoniale e

finanziaria della Società; 2) tenere comportamenti corretti, nel rispetto delle norme di legge e delle procedure aziendali interne,

ponendo la massima attenzione e accuratezza nell’acquisizione, elaborazione, registrazione, documentazione e illustrazione dei dati e delle informazioni necessarie per consentire ai soci e ai finanziatori di pervenire a un fondato giudizio sulla situazione patrimoniale, economica e finanziaria della Società e sull’evoluzione della sua attività; nell’ambito dei suddetti comportamenti, è fatto divieto, in particolare, di: • alterare i dati e le informazioni destinati alla predisposizione dei prospetti informativi

eventualmente emessi; • illustrare i dati e le informazioni in modo tale da fornire una presentazione non corrispondente

all’effettivo giudizio maturato sulla situazione patrimoniale, economica e finanziaria di Alfea e sull’evoluzione della sua attività;

70

3) osservare rigorosamente tutte le norme poste dalla legge a tutela dell’integrità e effettività del capitale sociale, al fine di non ledere le garanzie dei creditori e dei terzi in genere; nell’ambito dei suddetti comportamenti, è fatto divieto, in particolare, di: • restituire conferimenti ai soci o liberare gli stessi dall’obbligo di eseguirli, al di fuori dei casi di

legittima riduzione del capitale sociale; • ripartire utili o acconti su utili non effettivamente conseguiti o destinati per legge a riserva; • acquistare o sottoscrivere azioni della Società o di Società controllate fuori dai casi previsti

dalla legge, con lesione all’integrità del capitale sociale; • effettuare riduzioni del capitale sociale, fusioni o scissioni, in violazione delle disposizioni di

legge a tutela dei creditori, provocando a essi un danno; • procedere a formazione o aumento fittizi del capitale sociale, attribuendo azioni per un valore

inferiore al loro valore nominale in sede di aumento del capitale sociale; 4) assicurare il regolare funzionamento della Società e degli Organi Sociali, garantendo e agevolando

ogni forma di controllo interno sulla gestione sociale previsto dalla legge, nonché la libera e corretta formazione della volontà assembleare. Nell’ambito dei suddetti comportamenti, è fatto divieto, in particolare, di: • porre in essere comportamenti che impediscano materialmente, mediante l’occultamento di

documenti o l’uso di altri mezzi fraudolenti, o che comunque ostacolino lo svolgimento dell’attività di controllo e di revisione da parte del collegio sindacale;

• determinare o influenzare l’assunzione delle deliberazioni dell’assemblea, ponendo in essere atti simulati o fraudolenti finalizzati a alterare il regolare procedimento di formazione della volontà assembleare;

5) evitare di porre in essere operazioni simulate o diffondere notizie false, idonee a provocare una sensibile alterazione nelle valutazioni sulla Società formulate dai soci o dai finanziatori o da altri interlocutori. A fianco delle procedure esistenti, si dispone l’attuazione dei seguenti “presidi integrativi”:

• obbligo per il Direttore Generale di sottoscrivere una dichiarazione di veridicità e completezza dei dati e delle informazioni trasmesse;

• tempestiva messa a disposizione a tutti i membri del Consiglio di Amministrazione, della bozza del bilancio e della relazione del collegio sindacale sul medesimo, predisponendo idonea documentazione dell’avvenuta consegna di tali documenti.

Al fine di prevenire la commissione del reato di impedito controllo sulla gestione societaria da parte degli organi sociali, sono stabilite le seguenti regole e procedure interne: • messa a disposizione presso la sede sociale ai membri del C.d.A. e al collegio sindacale di tutti i

documenti relativi agli argomenti posti all’ordine del giorno delle riunioni dell’Assemblea o del Consiglio di Amministrazione o sui quali esso debba esprimere un parere ai sensi di legge;

• messa a disposizione del collegio sindacale di tutta la documentazione sulla gestione della Società di cui il collegio necessiti per le sue verifiche periodiche;

• diffusione dei principi di comportamento in materia previsti nel presente Modello nel contesto dell’intera organizzazione aziendale, in modo che gli amministratori, il management e tutti i dipendenti possano fornire agli organi di controllo e all’Organismo di Vigilanza la massima collaborazione e correttezza.

71

PARTE C) “REATI DI OMICIDIO COLPOSO E LESIONI COLPOSE

Per quanto riguarda le ipotesi di reato di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime che rientrano nel campo di applicazione del D. Lgs. 231/01, Alfea da sempre è fortemente impegnata nel garantire la tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori e di tutti coloro intrattengono relazioni economiche e commerciali con la Società. La sicurezza dei lavoratori costituisce un principio fondamentale che ispira le scelte e le decisioni della Società e che viene perseguito con fermezza e assoluto rigore.

In tal senso Alfea ha adottato una serie di azioni volte a prevenire situazioni che possono arrecare danni per la salute e la sicurezza dei lavoratori fra le quali rientrano, oltre a quanto obbligatoriamente previsto per legge, la certificazione SA8000 (certificato n° 173 rilasciato il 20 dicembre 2007) e un’analisi del clima aziendale, con interviste individuali svolte da professionisti esterni con tutti i dipendenti.

Al fine di rafforzare il sistema di prevenzione per la tutela dell’igiene e della sicurezza sul lavoro, si prevede l’impegno da parte di Alfea di rispettare nelle decisioni di ogni tipo e a ogni livello, in materia di salute e sicurezza sul lavoro, i principi statuiti, peraltro, dall’art. 15 dal D. Lgs. 81/2008 (Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro): a) la valutazione di tutti i rischi per la salute e sicurezza; b) la programmazione della prevenzione, mirata a un complesso che integri in modo coerente nella prevenzione le condizioni tecniche produttive dell'azienda nonché l'influenza dei fattori dell'ambiente e dell'organizzazione del lavoro; c) l'eliminazione dei rischi e, ove ciò non sia possibile, la loro riduzione al minimo in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico; d) il rispetto dei principi ergonomici nell'organizzazione del lavoro, nella concezione dei posti di lavoro, nella scelta delle attrezzature e nella definizione dei metodi di lavoro e produzione, in particolare al fine di ridurre gli effetti sulla salute del lavoro monotono e di quello ripetitivo; e) la riduzione dei rischi alla fonte; f) la sostituzione di ciò che è pericoloso con ciò che non lo è, o è meno pericoloso; g) la limitazione al minimo del numero dei lavoratori che sono, o che possono essere, esposti al rischio; h) l'utilizzo limitato degli agenti chimici, fisici e biologici sui luoghi di lavoro; i) la priorità delle misure di protezione collettiva rispetto alle misure di protezione individuale; l) il controllo sanitario dei lavoratori; m) l'allontanamento del lavoratore dall'esposizione al rischio per motivi sanitari inerenti la sua persona e l'adibizione, ove possibile, ad altra mansione; n) l'informazione e formazione adeguate per i lavoratori; per dirigenti, i preposti; per i rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza; o) le istruzioni adeguate ai lavoratori; p) la partecipazione e consultazione dei lavoratori e dei loro dei rappresentanti per la sicurezza; q) la programmazione delle misure ritenute opportune per garantire il miglioramento nel tempo dei livelli di sicurezza, anche attraverso l'adozione di buone prassi; r) le misure di emergenza da attuare in caso di primo soccorso, di lotta antincendio, di evacuazione dei lavoratori e di pericolo grave e immediato; s) l'uso di segnali di avvertimento e di sicurezza;

72

t) la regolare manutenzione di ambienti, attrezzature, impianti, con particolare riguardo ai dispositivi di sicurezza in conformità alla indicazione dei fabbricanti.

Tali principi sono utilizzati da Alfea per definire le misure necessarie per la protezione della sicurezza e salute dei lavoratori (a tempo indeterminato, determinato, a progetto, con contratto di prestazione coordinata e continuativa e occasionale) comprese le attività di prevenzione dei rischi professionali, d’informazione e formazione, nonché l’approntamento di un’organizzazione e dei mezzi necessari.

In questo senso, particolare attenzione viene posta riguardo:

a) al rispetto degli standard tecnico-strutturali di legge relativi a attrezzature, impianti, luoghi di lavoro, agenti chimici, fisici e biologici;

b) alle attività di valutazione dei rischi e di predisposizione delle misure di prevenzione e protezione conseguenti;

c) alle attività di natura organizzativa, quali emergenze, primo soccorso, gestione degli appalti, riunioni periodiche di sicurezza, consultazioni dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza;

d) alle attività di sorveglianza sanitaria; e) alle attività di informazione e formazione dei lavoratori; f) alle attività di vigilanza con riferimento al rispetto delle procedure e delle istruzioni di lavoro in

sicurezza da parte dei lavoratori; g) alla acquisizione di documentazioni e certificazioni obbligatorie di legge; h) alle periodiche verifiche dell'applicazione e dell'efficacia delle procedure adottate2.

La Società ha adempiuto alle disposizioni di cui al D. Lgs. 81/2008 e successive modifiche e integrazioni, individuando le funzioni e i soggetti deputati alla gestione, nonché le metodologie e gli strumenti di prevenzione e controllo necessari. Tutti i consulenti, fornitori, clienti e chiunque abbia rapporti con la Società sono impegnati al rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti; non sarà iniziato o proseguito alcun rapporto con chi non intenda allinearsi a tale principio. Nei contratti d'appalto o d'opera o di somministrazione, in caso di affidamento dei lavori all'impresa appaltatrice o a lavoratori autonomi all'interno della propria azienda, o di una singola unità produttiva della stessa, nonché nell'ambito dell'intero ciclo produttivo occorre verificare il rispetto assoluto dell’art. 26 del Testo Unico sulla salute e sicurezza sul lavoro. L’incarico a tali soggetti deve essere assegnato in forma scritta e prevedere una specifica clausola che vincoli all’osservanza dei principi etico-comportamentali adottati dalla Società. Nell’ottica di favorire una più efficace prevenzione dei reati in materia di salute e sicurezza sul lavoro, si prevede inoltre l’inserimento nei contratti stipulati da Alfea con partner e consulenti, di apposita dichiarazione delle controparti con cui si dichiara di:

• essere a conoscenza del D. Lgs. 231/01 e delle sue implicazioni per la Società; • non essere mai stati rinviati a giudizio per i reati nello stesso contemplati (o se lo sono stati, lo

devono comunque dichiarare ai fini di una maggiore attenzione da parte della Società); • impegnarsi al rispetto assoluto del D. Lgs. 231/01; • promuovere la salute e la sicurezza sul lavoro come valori imprescindibili • assicurare con i lavoratori, collaboratori e partner il rispetto dei principi statuiti dall’art. 15 dal

D. Lgs. 81/2008 (Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro);

2. Art. 30, comma 1 D. Lgs. n° 81/2008 (Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro).

73

• non porre in essere, nell’ambito dell’espletamento delle proprie attività, tutti quei comportamenti che possono integrare le fattispecie di reato di cui all’art. 25septies del D. Lgs. 231/01 a carico di Alfea, nonché comportamenti che, sebbene non intenzionalmente rivolti a commettere un illecito, siano tali da costituire potenzialmente gli eventi delittuosi di cui all’art. 25 septies del D. Lgs. 231/01.

Infine, deve essere contenuta specifica clausola risolutiva espressa come conseguenza delle violazioni da parte degli stessi soggetti delle norme di cui al D. Lgs. 231/201, oltre alla richiesta di eventuale risarcimento danni. Inoltre, come presidio di protezione dei rischi sulla salute e sicurezza sul lavoro, è previsto un sistema di reporting sul tema della salute e sicurezza sul luogo di lavoro che coinvolge in maniera attiva e sinergica i preposti alla sicurezza, il responsabile del servizio di prevenzione e protezione, l’Organismo di Vigilanza. I preposti alla sicurezza (ruolo definito dall’art. 19 del Testo Unico sulla salute e sicurezza del luogo di lavoro) devono semestralmente trasmettere al Responsabile del servizio di prevenzione e protezione una scheda informativa in cui segnalano:

• eventuali significative deficienze dei mezzi e delle attrezzature di lavoro e dei dispositivi di protezione individuale non ancora risolte;

• situazioni di pericolo per i lavoratori e altri eventi di rilievo.

Questi inviano inoltre l’attestazione di aver adempiuto agli obblighi statuiti dall’art. 19 del Testo Unico sulla salute e sicurezza sul luogo di lavoro. L’RSPP trasmette trimestralmente all’OdV una scheda informativa in cui informa quest’ultimo sull’adeguatezza e effettiva applicazione del sistema di prevenzione e protezione e segnala eventuali criticità emerse, anche in base alle schede informative compilate dai preposti alla sicurezza. Sono inoltre regolamentati flussi informativi dell’RSPP verso l’OdV “ad evento” e flussi con frequenza annuale. Infatti, l’RSPP informa l’OdV, tempestivamente e, comunque, non oltre 10 giorni dalla data di manifestazione dell’accadimento su eventi di rilievo quali:

• infortuni che rientrano nel campo di applicazione dell'art. 25 septies del D. Lgs. 231/01 (omicidio colposo o lesione colposa grave o gravissima);

• comportamenti o “pratiche” che a suo avviso non sono conformi a quanto previsto dal sistema di gestione della salute e sicurezza sul luogo di lavoro;

• esito di ispezioni sul tema della salute e sicurezza sul luogo di lavoro svolte da parte di ASL, ufficio del lavoro, e altri organi della PA;

• modifiche nell’organigramma della sicurezza, riguardanti RSPP, Preposti alla sicurezza, deleghe sulla sicurezza e procure.

Il Responsabile del servizio di prevenzione e protezione invia inoltre con cadenza annuale il prospetto riepilogativo con dati sugli infortuni verificatisi e il piano annuale delle verifiche da svolgere.

L’RSPP segnala infine all’OdV le criticità eventualmente emerse nelle attestazioni a uso interno prodotte dai preposti alla sicurezza. PARTE D) “ALTRI REATI

La presente parte relativa agli “altri reati” prevede l’espresso divieto a carico degli Organi della Società (e dei Dipendenti, dei Collaboratori e dei Consulenti nella misura necessaria alla funzione dagli

74

stessi) di porre in essere le fattispecie di reato rientranti tra quelle considerate nel D. Lgs. 231/2001, ovvero:

- Delitti informatici e trattamento illecito di dati [art. 24-bis, D. Lgs. 231/01]; - Delitti di criminalità organizzata [art. 24-ter, D. Lgs. 231/01]; - Falsità in monete, in carte di pubblico credito, in valori di bollo e in strumenti o segni di

riconoscimento [art. 25 bis D. Lgs. n° 231/01]; - Turbata libertà dell’industria e del commercio [art. 25 bis.1 D. Lgs. n° 231/01]; - Reati societari [art. 25 ter D. Lgs. n° 231/01]; - Delitti con finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico [art. 25 quater D. Lgs.

n° 231/01]; - Pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili [art. 25 quater.1. D. Lgs. n° 231/01]; - Delitti contro la personalità individuale [art. 25 quinquies; D. Lgs. n° 231/01]; - Abuso di informazioni privilegiate e di manipolazione del mercato [art. 25 sexies D. Lgs. n°

231/01] (peraltro, non applicabile, allo stato attuale all’azienda); - Ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita [art. 25-

octies, D. Lgs. 231/01]; - Delitti in materia di violazioni del diritto d’autore[art. 25-novies, D. Lgs. 231/01]; - Reati transnazionali (Legge 16 marzo 2006, n° 146, artt. 3 e 10).

Sono previsti questi principi e regole comportamentali, che integrano quanto già previsto dal Codice Etico e dalle Regole di Condotta relative ai rapporti con la PA.

Delitti informatici e trattamento illecito dei dati (art. 24 bis, D. Lgs. 231) E’ fatto divieto ai dipendenti di Alfea e ai collaboratori che prestano la loro attività per conto della stessa di:

• falsificare documenti informatici pubblici o aventi efficacia probatoria; • accedere abusivamente a un sistema informatico o telematico; • detenere e diffondere abusivamente i codici di accesso a sistemi informatici o telematici; • diffondere apparecchiature, dispositivi o programmi informatici diretti a danneggiare o

interrompere il funzionamento di un sistema informatico o telematico; • intercettare, impedire o interrompere illecitamente le comunicazioni informatiche o

telematiche; • installare apparecchiature atte a intercettare, impedire o interrompere comunicazioni

informatiche o telematiche; • danneggiare informazioni, dati e programmi informatici; • danneggiare informazioni, dati e programmi informatici utilizzati dallo Stato o da altro ente

pubblico o comunque di pubblica utilità; • danneggiare i sistemi informatici o telematici; • danneggiare i sistemi informatici o telematici di pubblica.

Nell’ottica di favorire una più efficace prevenzione dei reati di criminalità informatica, si prevede l’inserimento nei contratti stipulati da Alfea, per l’affidamento a terzi dei servizi di progettazione, gestione, manutenzione3 di hardware, software e reti di comunicazione elettronica di dati, di apposita 3. Per manutenzione devono intendersi anche gli interventi aventi ad oggetto la costituzione di misure di sicurezza e di

protezione di apparecchiature informatiche e telematiche e gli interventi finalizzati all’adeguamento delle suddette

75

dichiarazione delle controparti con cui si dichiara di essere a conoscenza del D. Lgs. 231/2001 e delle sue implicazioni per la Società, di non essere mai stati rinviati a giudizio per i reati nello stesso contemplati (o se lo sono stati, lo devono comunque dichiarare ai fini di una maggiore attenzione da parte della Società in caso giunga all’instaurazione del rapporto di consulenza o partnership), di impegnarsi nel rispetto del D. Lgs. 231/2001; a tale dichiarazione viene allegato, su richiesta della Società, il certificato dei carichi pendenti. Infine, deve essere contenuta specifica clausola risolutiva

espressa come conseguenza delle violazioni da parte degli stessi delle norme di cui al D. Lgs. 231/2001. Inoltre, questi devono dichiarare il rispetto delle normative sulla privacy. Per i contratti già in essere alla data di approvazione del modello si prevede che tale dichiarazione scritta deve essere resa dalla/e controparte/i affidatarie del servizio entro un mese dalla data di approvazione del presente modello. Delitti di criminalità organizzata (art. 24 ter D. Lgs. n° 231/01) Nell’espletamento della propria attività, tutti i dipendenti e collaboratori di Alfea sono tenuti al rispetto del Codice Etico. In particolare, è fatto divieto di:

• porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione dei comportamenti tali da integrare le fattispecie di delitti di criminalità organizzata;

• porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti, i quali, sebbene risultino tali da non costituire di per sé reato, possano potenzialmente diventarlo.

Falsità in monete, valori bollati o segni di riconoscimento (art. 25 bis)

Ai dipendenti e collaboratori di Alfea è fatto divieto di falsificare monete, valori di bollo e contraffare carta filigranata per la fabbricazione di carte di pubblico credito o di valori di bollo; è altresì vietato agli stessi soggetti di spendere, acquistare e introdurre o mettere in circolazione nel territorio dello Stato monete falsificate e valori di bollo falsificati o usare valori di bollo contraffatti o alterati. È altresì fatto divieto di apporre senza autorizzazione un marchio di fabbrica o di commercio identico a quello registrato per determinati tipi di merci, segni distintivi anche apposti solamente sugli imballaggi di tali merci.

Tutti coloro i quali, nell’espletamento delle funzioni loro attribuite all’interno di Alfea, effettuino e/o ricevano pagamenti di denaro in contanti, dovranno osservare quanto disposto in merito dalle procedure interne.

Nel caso in cui ricevano monete o banconote rispetto alla cui genuinità nutrano dubbi, dovranno darne senza indugio comunicazione al Direttore Generale e all’Organismo di Vigilanza ex D. Lgs. 231/2001. Turbata libertà dell’industria e del commercio (art. 25 bis) Nell’espletamento della propria attività, tutti i dipendenti e collaboratori di ALFEA sono tenuti al rispetto del Codice Etico. In particolare, è fatto divieto di:

• porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione dei comportamenti tali da integrare le fattispecie di delitti relativi alla turbata libertà dell’industria e del commercio sopra richiamati;

apparecchiature informatiche e telematiche a quanto previsto dalla normativa in materia (es. adeguamenti al codice della privacy).

76


Delitti con finalità di terrorismo o eversione ordine democratico (art. 25 quater d D. Lgs. n° 231/01) La Società è soggetta a responsabilità nel caso di commissione, nel suo interesse o a suo vantaggio, di reati con finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico. A riguardo è fatto divieto alla Società di:

• promuovere, costituire, organizzare, dirigere o finanziare associazioni con finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico;

• partecipare a tali associazioni.

Delitti contro personalità individuate e pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili (art. 25 quater e quinquies D. Lgs. n° 231/01 La Società è soggetta a responsabilità nel caso di commissione, nel suo interesse o a suo vantaggio, di reati contro la personalità individuale. Nell’espletamento della propria attività, tutti i dipendenti e collaboratori di Alfea sono tenuti al rispetto del Codice Etico.

Alfea non tollera alcuna forma di lavoro irregolare e è estremamente attenta al rispetto della normativa in tema di:

o tutela del lavoro minorile e delle donne;

o condizione igienico-sanitarie e di sicurezza;

o diritti sindacali o comunque di associazione e di rappresentanza. In particolare è fatto divieto di:

• sfruttare i minori degli anni diciotto al fine di realizzare esibizioni pornografiche o di produrre materiale pornografico;

• fare commercio di materiale pornografico; • divulgare, pubblicizzare materiale pornografico; • divulgare notizie finalizzate all’adescamento o allo sfruttamento sessuale dei minori degli anni

diciotto; • procurarsi o disporre di materiale pornografico prodotto mediante lo sfruttamento sessuale dei

minori degli anni diciotto; • organizzare o propagandare viaggi finalizzati alla fruizione di attività di prostituzione a danno

di minori o comunque comprendenti tale attività. Ricettazione, riciclaggio e impiego di lavoro, beni o utilità di provenienza illecita (art. 25 octies D. Lgs. n° 231/01) Alfea è soggetta a responsabilità nel caso di commissione, nel suo interesse o a suo vantaggio, di reati di ricettazione, riciclaggio, impiego di denaro, beni e utilità di provenienza illecita. In particolare è fatto divieto per la Società di:

• ricevere o occultare denaro o cose provenienti da un qualsiasi delitto nel caso in cui utilizzando la normale diligenza professionale sarebbe stato possibile individuare la provenienza illecita di quanto ricevuto. Costituiscono esempi di utilizzo di una normale diligenza professionale la verifica nelle operazioni di acquisto di beni che il prezzo applicato non sia sproporzionato rispetto ai valori medi di mercato, la verifica della regolarità dei pagamenti a fornitori, con

77

riferimento alla piena coincidenza tra destinatari dei pagamenti e controparti effettivamente coinvolte nelle transazioni;

• intromettersi nel far acquistare cose provenienti da un qualsiasi delitto; • sostituire o trasferire denaro, beni o altre utilità provenienti da delitto non colposo nel

compimento di atti negoziali oppure in altre operazioni in modo da ostacolare l'identificazione della loro provenienza delittuosa;

• impiegare in attività economiche o finanziarie denaro, beni o altre utilità provenienti da delitto nel caso in cui utilizzando la normale diligenza professionale sarebbe stato possibile individuare la provenienza illecita di quanto ricevuto.

Delitti in materia di violazione del diritto di autore (art. 25 novies D. Lgs. n° 231/01) Nell’espletamento della propria attività, tutti i dipendenti e collaboratori di Alfea sono tenuti al rispetto del Codice Etico. In particolare, è fatto divieto di:

• porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione dei comportamenti tali da integrare le fattispecie di delitti relativi alle violazioni del diritto d’autore;


Reati transazionali Nell’espletamento della propria attività, tutti i dipendenti e collaboratori di Alfea sono tenuti al rispetto del Codice Etico. In particolare, è fatto divieto di:

• porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione dei comportamenti tali da integrare le fattispecie di delitti relativi ai reati transnazionali;


PARTE E) “AGGIORNAMENTO PREVENZIONE REATI AMBIENTALI”

L’art. 25 del Decreto è stato introdotto dall’art. 2 del D. Lgs. n° 121/2001 recante l’attuazione della direttiva n° 2008/99/CE sulla tutela penale dell’ambiente, nonché della direttiva n° 2009/123/CE che modifica la direttiva 2005/35/CE relativa all’inquinamento provocato da navi e all’introduzione di sanzioni per violazioni, pubblicata in GU n° 177 del 01.08.2011 e entrata in vigore il 16.08.2011. In seguito la L. n° 68/2015 recante le disposizioni in materia di delitti contro l’ambiente, ha modificato in maniera significativa il D. Lgs. n° 152/06 e ha introdotto nel codice penale un lungo elenco di reati ambientali e per una buona parte dei quali è previsto l’essere presupposto per la responsabilità amministrativa dell’impresa. Ne è derivata così un’importante modifica e integrazione dell’art. 25-undecies del D. Lgs. n° 231/01, con data di entrata in vigore 29.05.2015. Si provvede, quindi, ha eseguire una breve descrizione dei reati contemplati nel citato articolo e le misure volte a prevenire il verificarsi di questi. 1. La descrizione dei reati e misure volte alla loro prevenzione

2.1.a Uccisione, distruzione, cattura, prelievo, detenzione di esemplari di specie animali o vegetali

selvatiche protette (art. 727 bis del c.p.) e distruzione o deterioramento di habitat all’interno di un sito

protetto.

Tale ipotesi di reato può essere commesso da:

78

- chiunque, fuori dai casi consentiti, uccide, cattura o detiene esemplari appartenenti a una specie animale o selvatica, salvo i casi in cui l’azione riguardi una quantità trascurabile di tali esemplari e abbia un impatto trascurabile sullo stato di conservazione della specie.

- chiunque, fuori dai casi consentiti, distrugge, preleva o detiene esemplari appartenenti a una specie vegetale selvatica protetta, salvo i casi in cui l’azione riguardi una quantità trascurabile di tali esemplari e abbia un impatto trascurabile sullo stato di conservazione della specie.

Per specie animali o vegetali selvatiche protette devono intendersi quelli indicate nell’allegato IV della direttiva n° 92/43/CE e nell’allegato n° I della direttiva n° 2009/147/CE. In merito alla distruzione o deterioramento di habitat all’interno di un sito protetto, tale reato viene commesso da chiunque, fuori dai casi consentiti, distrugge un habitat all’interno di un sito protetto lo deteriora compromettendone la conservazione. 2.1.b. Misure di prevenzione ai reati di cui al punto 2.1.a.

Alfea ripudia l’uccisione di ogni specie animale, non consente battute di caccia e la propria proprietà risulta delimitata da ricezioni o altri segnalatori che ne delimitano l’accesso. Per le specie vegetali, nei casi di pulizia o manutenzioni in aree protette in uso ad Alfea, questa richiede preventivamente e in forma scritta apposita autorizzazione agli enti preposti e un nulla osta al termine dell’operazione. Le operazioni sono eseguite da personale appositamente formato sotto la supervisione dal capo reparto. Tutto è volto a preservare l’ambiente. 2.2.aComportamenti delittuosi per gli scarichi, per la gestione dei rifiuti non autorizzata, per la

violazione degli obblighi di comunicazione, di tenuta dei registri obbligatori e dei formulari (artt. 103,

104, 132, 256, 257, 258, 259, 260 e 260 bis del D. Lgs. n° 152/2006).

Chiunque apra o comunque effettui scarichi di acque reflue industriali senza autorizzazione, oppure continui a mantenere tali scarichi dopo che l’autorizzazione sia stata sospesa, oppure il soggetto che neghi l’accesso agli insediamenti da parte del soggetto incaricato del controllo, nonché chiunque effettui l’utilizzazione agronomica di effluenti di allevamento, di acque di vegetazione dei frantoi oleari, nonché di acque reflue provenienti da aziende agricole e piccole aziende agroalimentari. In generale, è vietato lo scarico sul suolo o negli strati superficiali del sottosuolo (salvo le eccezioni all’uopo previste), nel sottosuolo e nelle acque sotterranee (salvo le eccezioni all’uopo previste). Chiunque effettua un’attività di raccolta, trasporto, recupero, smaltimento, commercio e intermediazione di rifiuti in mancanza della prescritta autorizzazione è punito con l’arresto da tre a due anni, oltre a un’ammenda da euro 2.600 a euro 26.000. E’ penalmente rilevante, inoltre, l’alterazione di un certificato di analisi dei rifiuti, oppure la mendace compilazione di questo o chi fa uso di un certificato falso nel trasporto di questi, anche ai fini della tracciabilità di questi. Inoltre chi commette traffico illecito di rifiuti oppure chi organizza al fine di ottenere un ingiusto profitto, anche attraverso più operazioni un attività di traffico illecito dei rifiuti. 2.2.b Misure di prevenzione ai reati di cui al punto 2.2.a.

Il rispetto e la tutela dell’ambiente rappresentano valori cardine di Alfea. Pertanto, la tutela dell’ambiente e il sistema di gestione ambientale è incluso nel sistema di Gestione Integrato: Qualità, Sicurezza, Ambiente e Responsabilità sociale. E’ volto a proteggere l’ambiente, identificando i rischi ambientali, garantendo rapporti aperti e collaborativi con Ente Parco, le Autorità Locali e la comunità locale, in un clima di fiducia reciproca, per ridurre i consumi di risorse non rinnovabili e avviare un processo di miglioramento continuo.

79

A tal fine, Alfea collabora con primarie società a cui affida la prevenzione dei reati di cui sopra, esercita un controllo sul loro operato per il tramite di feedback di informazioni. Attività documentale conservate in modo tale da verificarne l’effettiva corrispondenza nel tempo. 2.3.a Rispetto della convenzione sul commercio internazionale delle specie animali o vegetali in via di

estinzione, firmata a Washington il 03.03.73, di cui alla L. n° 874/1975 e del Regolamento Cee n°

3626/82 e Regolamento CEE n° 338/97, nonché delle norme per la commercializzazione e la

detenzione di esemplari vivi di mammiferi e rettili che possono costituire pericolo per la salute e

l’incolumità pubblica (L. n° 150/1992).

E’ punito chi importa, esporta, riesporta esemplari, sotto qualsiasi regime doganale, senza il prescritto certificato o licenza, ovvero con certificato o licenza non validi, oppure omette di osservare le prescrizioni finalizzate all’incolumità degli esemplari, oppure utilizza i predetti esemplari in modo difforme dalla prescrizione contenute nei provvedimenti autorizzativi, trasporta o fa transitare, anche per conto di terzi, esemplari senza la licenza o i relativi certificati ivi prescritti, oppure commercia piante riprodotte artificialmente in contrasto con le prescrizioni, cosi come costituisce reato l’alterazione dei certificati di supporto. 2.3.b. Misure di prevenzione ai reati di cui al punto 2.3.a.

Alfea non tratta il commercio internazionali di specie animali o vegetali e ripudia ogni forma di sfruttamento animale o vegetale. Vigila tramite i propri preposti affinché i loro subordinati non attuino alcun tipo di commercio. Ciò verrà verificato tramite apposite interviste individuali anonime. 2.4.a Misure a tutela dell’ozono stratosferico e dell’ambiente (L. n° 549/93).

La produzione, il consumo, l’importazione, l’esportazione, la detenzione e la commercializzazione delle sostanze lesive di cui alla tabella A allagata alla relativa legge sono regolati dalle disposizioni di cui al regolamento CE n° 3093/94. Pertanto, è vietata l’autorizzazione di impianti che prevedono l’utilizzazione delle sostanze di cui alla tabella 2.4.bMisure di prevenzione ai reati di cui al punto 2.4.a.

ALFEA rimanda l’osservanza di queste particolari leggi al Documento Programmatico sulla Sicurezza e al professionista all’uopo deputato. 2.4.c Inquinamento provocato dalle navi (L. n° 202/2007) non applicabile ad ALFEA.

Trattasi di un reato non estendibile alle attività di ALFEA.

PARTE F) “AGGIORNAMENTO PREVENZIONE REATO DI IMPIEGO DI CITTADINI DI PAESI ESTERI IL

CUI SOGGIORNO E’ IRREGOLARE”

L’art. 25 duodecies del Decreto è stato introdotto dall’art. 2 del D. Lgs. n° 109/2012 recante “Attuazione della direttiva 2009/52/CE che introduce norme minime relative a sanzioni e a provvedimenti nei confronti di datori di lavoro che impiegano cittadini di Paesi terzi il cui soggiorno è irregolare”, pubblicata nella G.U. n° 172 del 25.07.2012 e entrata in vigore dal 09.08.2012. Si provvede, quindi, a fornire una breve descrizione dei reati contemplati dall’art. 25 duodecies del Decreto.

80

In dettaglio, il datore di lavoro che occupa alle proprie dipendenze lavoratori stranieri privi di permesso di soggiorno previsto dal presente articolo, ovvero il cui permesso sia scaduto e del quale non sia stato chiesto, nei termini di legge, il rinnovo, revocato o annullato, è punito con la reclusione da sei mesi a tre anni e con la multa di 5.000 euro per ogni lavoratore impiegato. Tali pene sono aumentate da un terzo alla metà a) se i lavoratori occupati sono in numero superiore a tre; b) se i lavoratori occupati sono minori di età non lavorativa. 1.2. Misure attuative di prevenzione del reato

Come si evince, il reato ruota intorno all’impiego di cittadini di Paesi terzi il cui soggiorno è irregolare. Alfea, tramite il Responsabile Contabilità su incarico della Direzione, nella fase della raccolta dei documenti del potenziale lavoratore di Paesi terzi, acquisirà dal lavoratore il permesso di soggiorno e ne accerterà la validità. Non sarà ritenuta valida l’autodichiarazione del cittadino del Paese terzo. Copia della documentazione sarà archiviata con sistemi idonei volti a rintracciare nel tempo la documentazione acquisita.

81

2. Ulteriori procedure di controllo ai singoli processi

2.1 Processo P3 - Fatturazione Il Manuale Qualità definisce il responsabile e le regole di gestione delle principali attività che caratterizzano il processo sotto il profilo gestionale. Trattandosi di un processo a rischio ai fini del Decreto 231/01, abbiamo ritenuto opportuno integrare quanto previsto dal Manuale Qualità, prevedendo nella sezione Processi del “Modello 231” la mappatura delle attività connesse alla riscossione dei crediti e formalizzando le regole di gestione delle stesse. Il responsabile delle attività che ricadono nel processo P3 è il Responsabile contabilità. Le attività che vengono svolte in questo processo (job description) sono descritte analiticamente nella sezione “Processi” del “Modello 231”

PROCEDURE Oltre alle regole e procedure individuate nella sezione “Processi” del “Modello 231” si prevede l’introduzione delle procedure di seguito descritte.

1) L’Assistente contabilità deve annotare sul libro cassa tutti i pagamenti ricevuti in contanti e rilasciare ricevuta. Dovrà essere emessa ricevuta anche in caso di pagamento per assegno.

2) Si raccomanda alla Società di privilegiare come modalità di riscossione dei crediti, il bonifico bancario, il bollettino postale o l’assegno bancario.

POTERI AUTORIZZATIVI E DI FIRMA Il Direttore Generale ha il potere di firma per il mandato di versamento in banca di assegni e del denaro contante ricevuto dai clienti. Al fine di snellire questi adempimenti anche il Responsabile contabilità tramite procura speciale, è autorizzato a effettuare queste operazioni.

TRACCIABILITÀ La tracciabilità è assicurata da:

� rilevazione giornaliera e riepilogo mensile galoppi � censimento cavalli in altre scuderie � modulo base di fatturazione � fatture e estratti conto � annotazioni sul libro cassa � assegni � contabile bancaria e postale

CONTROLLI DI LINEA L’Assistente alla contabilità effettua un controllo preventivo su tutte le fatture e gli estratti conto da inviare alle scuderie. L’Assistente alla contabilità effettua un controllo sulla riscossione dei crediti e valuta con il Responsabile della contabilità le azioni da intraprendere per i crediti rimasti insoluti.

SUPERVISIONE Il Responsabile della contabilità controlla a campione le fatture e gli estratti conto da inviare alle scuderie.

CONTROLLO DI GESTIONE

82

Per rafforzare l’efficacia del controllo di gestione anche ai fini della prevenzione e individuazione dei reati ex D. Lgs. 231/201, si raccomanda di determinare, con cadenza almeno annuale, i seguenti parametri e di comunicarli all’OdV:

a) Ricavi verso scuderie anno N/ricavi verso scuderie anno N-1; b) Crediti riscossi in contanti o mediante assegni/Totale crediti verso scuderie

OBIETTIVI Non si ravvisa, al riguardo, la necessità di alcun intervento specifico. 2.2 Processo P4 - Pianificazione Corse Le attività che vengono svolte in questo processo (job description) sono descritte analiticamente nella sezione “Processi” inserita nel “Modello 231”. Il soggetto responsabile delle attività di gestione delle relazioni e delle negoziazioni che ricadono nel processo P4 è, dunque, il Direttore Generale.

PROCEDURE Oltre alle regole e procedure individuate nella sezione “Processi” del “Modello 231” si prevede l’introduzione delle seguenti procedure:

1. Comunicazione all’OdV degli incontri che si tengono con l’Ente accreditato per questioni connesse al processo P4. A tali riunioni può partecipare anche l’OdV.

2. Comunicazione all’OdV degli atti ufficiali emessi dall’Ente accreditato riguardanti il calendario corse e l’assegnazione montepremi successivamente alla fine di ogni trimestre.

3. Illustrazione da parte del Direttore Generale al CdA, in occasione dell’approvazione del progetto di bilancio di esercizio, degli eventi significativi che si sono verificati nell’ultimo anno e che concernono il processo in esame; in tale occasione deve essere invitato a partecipare l’OdV.

4. Conservazione ordinata di tutta la corrispondenza cartacea e elettronica (e-mail) avuta con l’Ente accreditato per almeno 3 anni.

5. Possibilità di accesso da parte dell’OdV, in ogni momento, alla corrispondenza conservata a norma del punto precedente e a tutti gli atti connessi al processo in esame.

POTERI AUTORIZZATIVI E DI FIRMA Meccanismo di controllo non applicabile direttamente a questo processo.

TRACCIABILITÀ Le procedure e le regole sopra definite implicano un significativo aumento della tracciabilità delle attività del processo in esame. In particolare, questo obiettivo viene perseguito tramite la conservazione di tutta la corrispondenza cartacea e elettronica (e-mail) con l’Ente accreditato alla quale ha accesso in ogni momento l’OdV.

SUPERVISIONE La supervisione sulle attività di gestione delle relazioni con l’Ente accreditato è svolta dal Consiglio di Amministrazione, cui il Presidente o il Direttore Generale è tenuto a riferire annualmente sull’attività svolta. La supervisione sull’intero processo, poiché genera attività ritenute sensibili ai fini del D. Lgs. 231/2001, è svolta dall’OdV. In particolare, questa attività di supervisione è favorita dall’osservanza delle procedure introdotte con riferimento a questo processo.

CONTROLLO DI GESTIONE

83

Per rafforzare l’efficacia del controllo di gestione ai fini della prevenzione e dell’individuazione dei reati ex D. Lgs. 231/2001, occorre comunicare annualmente all’OdV, unitamente al progetto di bilancio, i seguenti indicatori: a) numero giornate di corse anno N/ numero giornate di corse anno N-1; b) Totale montepremi anno N/ Totale montepremi anno N-1; c) n° corse tris anno N/ n° corse tris anno N-1; d) n° corse grandi premi anno N/n. corse grandi premi anno N-1.

OBIETTIVI Le attività di questo processo possono influire in modo significativo sui risultati economici dell’Azienda, ma la relazione su questi ultimi è di tipo indiretto. Non si intravedono, pertanto, meccanismi volti a isolare efficacemente l’influenza delle attività di questo processo sul sistema premiante. 2.3 Processo P9 - Fatturazione Ente preposto Le attività che vengono svolte in questo processo (job description) sono descritte analiticamente nella sezione “Processi” inserita nel “Modello 231”. Il soggetto responsabile dell’attività di gestione delle relazioni e delle negoziazioni che ricadono nel processo P9 è, dunque, il Direttore Generale. La delibera del CdA del 30 Novembre 2012 prevede, inoltre, l’esclusiva competenza del Consiglio di Amministrazione, inteso nella sua collegialità, escludendo dunque la competenza individuale del Direttore Generale, in merito alla stipula di atti di concessione e contratti di affidamento di servizi da parte di: Ente accreditato, Regione Toscana, Ente Parco Regionale di Migliarino, San Rossore, Massaciuccoli.

PROCEDURE Oltre alle regole e alle procedure individuate nella sezione “Processi” del “Modello 231” si prevede l’introduzione delle seguenti procedure.

1. Illustrazione da parte del Direttore Generale al CdA, in occasione dell’approvazione del progetto di bilancio di esercizio, degli eventi significativi che si sono verificati nell’ultimo anno e che concernono il processo in esame; in tale occasione deve essere invitato a partecipare l’OdV.

2. Conservazione ordinata di tutta la corrispondenza cartacea e elettronica (e-mail) avuta con l’Ente accreditato per almeno 3 anni.

3. Possibilità di accesso da parte dell’OdV, in ogni momento, alla corrispondenza conservata a norma del punto precedente e a tutti gli atti connessi al processo in esame.

4. Invio all’OdV di una copia degli atti stipulati con gli Enti accreditati e le norme, circolari e istruzioni che determinano modifiche “sostanziali” nei rapporti economici e normativi che concernono il processo P9 successivamente alla fine del trimestre in cui sono stati firmati (atti) o emessi (norme, circolari e istruzioni).

POTERI AUTORIZZATIVI E DI FIRMA La stipula degli atti e delle convenzioni la cui competenza è attribuita al Consiglio di Amministrazione dovrà avvenire con firma del Presidente del CdA.

TRACCIABILITÀ Le procedure e regole sopra definite implicano un significativo aumento della tracciabilità delle attività del processo in esame. In particolare, questo obiettivo viene perseguito tramite:

� la conservazione di tutta la corrispondenza cartacea e elettronica (e-mail) che riguardano il processo richiamato

84

� il divieto assoluto di effettuare o ricevere pagamenti in contanti o in natura.

SUPERVISIONE La supervisione sulle attività di gestione delle relazioni con gli enti che rientrano in questo processo è svolta dal Consiglio di Amministrazione, cui il Direttore Generale è tenuto a riferire annualmente sull’attività svolta e al quale occorre rivolgersi per deliberare la stipula degli atti che concernono gli enti medesimi. La supervisione sulle decisioni prese dal Consiglio di Amministrazione è effettuata dal Collegio Sindacale. La supervisione sull’intero processo, poiché genera attività ritenuti sensibili ai fini del D. Lgs. 231/01, è svolta dall’OdV. In particolare, questa attività di supervisione è favorita dall’osservanza delle procedure sopra richiamate introdotte con riferimento a questo processo.

CONTROLLO DI GESTIONE La contabilità dell’Azienda già evidenzia in maniera analitica i ricavi connessi a questo processo e nel budget viene esplicitato chiaramente il trend temporale per ciascuna delle voci di entrata. Per rafforzare l’efficacia del controllo di gestione ai fini della prevenzione e dell’individuazione dei reati ex D. Lgs. 231/01, occorre comunicare annualmente all’OdV, unitamente al progetto di bilancio, l’indicatore: Ricavi da sovvenzione impianti anno N/Ricavi da sovvenzione impianti anno N-1 2.4 Processo S4 - Approvvigionamenti La job description sugli approvvigionamenti nel Manuale Qualità non è particolarmente dettagliata e non contiene una descrizione analitica e una rappresentazione grafica del processo e delle attività che lo compongono. Si è quindi provveduto a redigere una mappa analitica di questo processo che si trova nella sezione “Processi” del “Modello 231”. In relazione alla tipologia del bene e servizio e/o al valore dell’operazione, si propone di distinguere 3 livelli gerarchici di responsabilità:

• I livello: il personale operativo inoltra l’esigenza di acquisto all’ufficio contabilità che autorizza verbalmente il richiedente a svolgere l’operazione, sempre che trattasi di importo/spesa di modico valore.

• II livello: tutte le forniture e/o servizi di particolare rilevanza sono autorizzati dal Direttore Generale sempre che rientrino nella sfera delle sue competenze risultanti dalla procura conferita.

• III livello: le operazioni di estrema rilevanza sono autorizzate dal Consiglio di Amministrazione sempre nei limiti risultanti dagli atti societari afferenti la loro nomina.

POTERI AUTORIZZATIVI E DI FIRMA La stipula dei contratti e degli atti per i quali è prevista la competenza del Consiglio di Amministrazione deve avvenire con la firma del Presidente. Il Direttore Generale ha il potere di firma disgiunto su tutte le operazioni previste dalla procura rilasciata.

85

Si conferisce procura speciale al Responsabile contabilità per poter dare esecuzione a operazioni di acquisto di materiali di consumo, servizi e sostituzione di beni strumentali obsoleti o deperiti per importi inferiori a 5.000 euro.


� richiesta acquisto � preventivi � ordine/contratto � documento di trasporto o altro documento attinente il bene o servizio ricevuto � fattura � contabile bancaria o matrice A/C o libro cassa

CONTROLLI DI LINEA Il controllo di linea viene previsto per i pagamenti in contanti attraverso la separazione dei compiti tra chi esegue l’operazione (Responsabile contabilità) e chi annota la stessa nel libro cassa (Assistente contabilità) o viceversa.

SUPERVISIONE La supervisione si esplica mediante la procedura già esistente che implica il “visto” da parte del Direttore Generale su tutte le fatture passive e la firma su tutti i mandati di pagamento. La supervisione sarà inoltre esplicata dall’OdV soprattutto sulle operazioni di acquisto più sensibili ai fini D. Lgs. 231, quali le consulenze e gli acquisti di servizi.

CONTROLLO DI GESTIONE La contabilità dell’Azienda e il bilancio di esercizio pubblicato già evidenziano analiticamente i costi di acquisto di beni e di servizi e di godimento di beni di terzi e lo stesso dettaglio è replicato nel budget approvato annualmente dal Consiglio di Amministrazione. Per rafforzare l’efficacia del controllo di gestione ai fini della prevenzione e individuazione dei reati ex D. Lgs. 231/2001, occorre comunicare annualmente all’OdV, unitamente al progetto di bilancio, i seguenti indicatori: a) Costi per consulenze e collaborazioni anno N/costi per consulenze e collaborazioni anno N-1 b) totale pagamenti effettuati per cassa.

OBIETTIVI Non si ravvisa, al riguardo, la necessità di alcun intervento specifico. 2.5 Processo S6 - Personale Oltre alle regole e alle procedure individuate nella sezione “Processi” del “Modello 231” e alle regole che assegnano la responsabilità decisionale per la gestione del personale individuate nel paragrafo precedente (“Sistema Organizzativo”), si prevede l’introduzione delle seguenti procedure:

1. Al momento dell’assunzione di dipendenti a tempo indeterminato (esclusi quindi quelli a tempo determinato e i lavoratori stagionali di totalizzatore, ingressi e servizi vari dell’ippodromo), stipulati dopo l’approvazione del Modello, devono essere consegnati i Principi generali del Modello 231, il Codice Etico e le Linee di Condotta. Entro i successivi 30 giorni, ciascun dipendente dovrà consegnare una dichiarazione sottoscritta in cui dichiara di:

- essere a conoscenza dei Principi generali del Modello 231, del Codice Etico e delle Linee di Condotta;

86

- impegnarsi nel rispetto delle disposizioni contenute nei Principi generali del Modello 231, nel Codice Etico e nelle Linee di Condotta; - essere a conoscenza delle sanzioni disciplinari previste in caso di violazione delle prescrizioni contenute nei documenti sopra menzionati. Le dichiarazioni vengono archiviate e conservate dall’OdV.

2. La Società si avvale di un sistema disciplinare che: a) è diversamente strutturato a seconda dei soggetti destinatari; b) individua le sanzioni disciplinari da adottarsi nei confronti dei soggetti destinatari per il caso, da parte di questi ultimi, di violazioni, infrazioni, elusioni, imperfette o parziali applicazioni delle prescrizioni contenute nel “Modello 231”, il tutto nel rispetto delle relative disposizioni dei CCNL e delle prescrizioni legislative applicabili; c) prevede una apposita procedura di irrogazione delle suddette sanzioni, nel rispetto delle procedure previste dall’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori e da normative speciali, dove applicabili, individuando il soggetto preposto alla loro irrogazione e in generale a vigilare sulla osservanza, applicazione e aggiornamento del Sistema disciplinare; d) introduce idonee modalità di pubblicazione e diffusione.

3. Nel budget approvato dal Consiglio di Amministrazione devono essere distintamente indicate le voci: costi per il personale e costi per “missioni e trasferte”, relative ai dipendenti, ai collaboratori e ai consiglieri.

4. Le retribuzioni non possono essere pagate in contanti o in natura. Il rimborso di spese sostenute per missioni e trasferte, adeguatamente documentate, può avvenire per cassa soltanto per importi unitari non superiori a euro 500. Le annotazioni sul libro cassa vengono svolte dall’Assistente alla contabilità, mentre la gestione dei pagamenti per cassa è di competenza esclusiva del Responsabile contabilità. Il Responsabile contabilità e l’Assistente alla contabilità possono, in talune situazioni, scambiarsi le mansioni, purché nessuno dei due soggetti possa, per la medesima operazione, effettuare sia il pagamento che la registrazione sul libro cassa. L’operazione di pagamento in contanti deve essere firmata, su specifico documento predefinito, dal ricevente e dal soggetto che ha eseguito l’operazione.

5. L’OdV ha accesso a tutta la documentazione inerente il personale e può chiedere informazioni integrative.

6. E’ fatto divieto di riconoscere al personale compensi che non trovino adeguata giustificazione in relazione al tipo di incarico da svolgere e alle prassi vigenti in ambito locale.

7. Nella selezione del personale dovrà essere valutata, secondo ogni mezzo legittimamente consentito, l’affidabilità del soggetto con riferimento agli obiettivi di prevenzione di cui al D. Lgs. 231/2001.

8. Per i cittadini di Paesi extra EU, Alfea, tramite il Responsabile Contabilità su incarico della Direzione, nella fase della raccolta dei documenti del potenziale lavoratore, acquisirà dal lavoratore il permesso di soggiorno e ne accerterà la validità. Non sarà ritenuta valida l’autodichiarazione del cittadino del Paese terzo. La documentazione sarà archiviata con sistemi idonei volti a rintracciare nel tempo la documentazione acquisita. La documentazione acquisita sarà verificata dal Direttore Generale.

9. Alle ispezioni relative a problematiche del lavoro (INPS, INAIL, ASL, uffici del lavoro, ecc.) devono partecipare il Direttore Generale e con apposita delega il Responsabile contabilità e di queste deve essere data immediata comunicazione all’OdV. Di tutto il procedimento relativo all’ispezione devono essere conservati gli appositi verbali rilasciati dal personale della PA, che devono essere consegnati all’OdV entro la fine del trimestre.

87

10. Redazione da parte del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) di un piano annuale delle verifiche da svolgere e dei tempi di attuazione. Tale piano dovrà essere inviato al Direttore Generale e all’Organismo di Vigilanza (OdV) entro la data in cui si riunisce il CdA per l’approvazione del budget.

11. Stesura da parte dei preposti aziendali di una dichiarazione semestrale che attesti l’applicazione di quanto previsto dalla legge in materia di salute e sicurezza e nel DVR. Tale dichiarazione dovrà essere inviata al RSPP, il quale ne terrà conto nella relazione di cui al punto successivo.

12. Compilazione da parte del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) di una relazione annuale che evidenzi i seguenti elementi: a) l’attività condotta e i controlli effettuati; b) il grado di attuazione del piano annuale delle verifiche presentato l’anno precedente; c) la formazione del personale; d) lo stato di adeguatezza e di effettiva applicazione delle misure previste nel DVR; e) l’informativa sulle riunioni periodiche di prevenzione e protezione dei rischi di cui all’art. 11 della D. Lgs. 81/08. Tale relazione dovrà essere inviata al Direttore Generale e all’OdV entro la data in cui si riunisce il CdA per l’approvazione del bilancio.

13. Comunicazione da parte del RSPP al Direttore Generale e all’OdV degli infortuni sul lavoro, nonché di eventuali violazioni al DVR o di ogni altro evento che possa mettere in pericolo la salute e la sicurezza dei lavoratori. Tale comunicazione deve avvenire entro tre giorni dalla data di manifestazione dell’evento.

14. Comunicazione del RSPP al Direttore Generale e all’OdV dei suggerimenti da apportare al DVR entro la fine del trimestre in corso di svolgimento.

15. La delega di funzioni al RSPP (ovvero a un consulente esterno in materia di sicurezza) per l’attribuzione delle funzioni e delle responsabilità delegabili che gravano in capo al datore di lavoro.

POTERI AUTORIZZATIVI E DI FIRMA La stipula dei contratti e degli atti per i quali è prevista la competenza del Consiglio di Amministrazione deve avvenire con firma del Presidente del CdA. Il Direttore Generale ha il potere di firma disgiunto su tutte le operazioni indicate nella procura di conferimento dei poteri.


� documentazione dei candidati � lettera/contratto assunzione � prospetto rimborso spese � contratti collettivi � registri presenze � buste paga � permessi

Per rafforzare la tracciabilità si richiede al personale di sottoscrivere le dichiarazioni individuate al punto n° 1 del paragrafo “procedure” relativo al processo in esame.

CONTROLLI DI LINEA Il controllo di linea viene previsto per i pagamenti in contanti attraverso la separazione dei compiti tra chi esegue l’operazione (Responsabile contabilità) e chi annota la stessa nel libro cassa (Assistente contabilità) o viceversa.

88

SUPERVISIONE La supervisione già si esplica mediante il controllo svolto dal Direttore Generale e la firma dello stesso su tutti gli atti inerenti il personale. La supervisione sull’intero processo, poiché genera attività ritenute sensibili ai fini del D. Lgs. 231/2001, è svolta dall’OdV. In particolare, questa attività di supervisione è favorita dalle procedure sub 6), sub 9) e sub 10).

CONTROLLO DI GESTIONE La contabilità dell’Azienda e il bilancio di esercizio pubblicato già evidenziano analiticamente i costi del personale e il numero di dipendenti. Per rafforzare l’efficacia del controllo di gestione ai fini della prevenzione e individuazione dei reati ex D. Lgs. 231/2001, si raccomanda di comunicare annualmente all’OdV, unitamente al progetto di bilancio, il seguente indicatore:

� spese per missioni e trasferte/costo del personale

OBIETTIVI Non si ravvisa la necessità di alcun intervento specifico, visto che gli esiti di questo processo non impattano direttamente, almeno nel breve termine, sui parametri cui è collegato il compenso variabile del Direttore Generale o i premi di risultato dei dipendenti. 2.6 Processo S8 - Finanziamento e Formazione La supervisione sulle attività rientranti in tale processo è svolta dal Direttore Generale mediante il “visto” su tutte le fatture passive e la firma su tutti i mandati di pagamento.

CONTROLLO DI GESTIONE Per rafforzare l’efficacia del controllo di gestione ai fini della prevenzione e individuazione dei reati ex D. Lgs. 231/2001, occorre comunicare all’OdV, con cadenza annuale i seguenti parametri:

a) contributi ricevuti anno N/Contributi ricevuti anno N-1 b) elenco corsi finanziati con indicazione dell’importo beneficiato

OBIETTIVI Non si ravvisa, al riguardo, la necessità di alcun intervento specifico. 2.7 Processo S9 - Omaggistica e Spese di Rappresentanza CONTROLLO DI GESTIONE La contabilità dell’Azienda evidenzia analiticamente le spese di rappresentanza sostenute. Per rafforzare l’efficacia del controllo di gestione ai fini della prevenzione e individuazione dei reati ex D. Lgs. 231/2001, si raccomanda di determinare, al momento della definizione della lista degli omaggi, i seguenti parametri e di comunicarli all’OdV:

a) Valore omaggi anno N/Valore omaggi anno N-1 b) Valore omaggi nei confronti di dipendenti della PA/Valore complessivo degli omaggi.

OBIETTIVI Non si ravvisa, al riguardo, la necessità di alcun intervento specifico.

2.8 Processo P8 - Scommesse e Liquidazioni Vincite Il Manuale Qualità definisce il responsabile e le regole di gestione delle principali attività che caratterizzano il processo sotto il profilo gestionale.

89

Trattandosi di un processo a rischio ai fini del D. Lgs. 231/01, abbiamo ritenuto opportuno integrare quanto previsto dal Manuale Qualità, prevedendo nella sezione Processi del “Modello 231” la mappatura delle attività connesse al ricevimento delle scommesse e la liquidazione delle vincite. Il responsabile delle attività che ricadono nel processo P8 è il Responsabile Contabilità. Le attività che vengono svolte in questo processo (job description) sono descritte analiticamente nella sezione “Processi” del “Modello 231” PROCEDURE Oltre alle regole e procedure individuate nella sezione “Processi” del “Modello 231” e alle regole individuate nel paragrafo precedente (“sistema organizzativo”), per il processo di raccolta scommesse e pagamento vincite si prevede l’introduzione delle procedure di seguito descritte: 1) La richiesta di scommesse di importo unitario pari o superiore a 1.000 euro non è accettata dal

sistema; 2) Per il pagamento delle vincite per un valore pari o superiore a 2.000 euro, il terminalista procede

all’identificazione del cliente. L’obbligo di identificazione consiste nell’acquisizione delle informazioni relative a: - l'identità del cliente sulla base di un idoneo documento di cui deve esserne conservata copia; - la data dell’operazione; - il valore dell’operazione e i mezzi di pagamento utilizzati. Il terminalista provvederà a registrare le informazioni acquisite utilizzando l’apposito Modulo Identificazione Cliente ai sensi del D. Lgs. 231/2007 (c.d. Decreto Antiriciclaggio), poi firmato dal cliente.

3) Il terminalista conserva il modulo compilato e sottoscritto dal cliente e copia del documento di identità e li consegna al personale Alfea, che successivamente provvederà a registrare le informazioni acquisite sull’apposito Registro Clienti Identificati conservato presso la Società. La conservazione della copia del documento e delle informazioni richieste avviene per un periodo non inferiore a 10 anni. Per il trattamento e l’archiviazione delle informazioni ottenute si applicano le norme previste dalla vigente legge in materia di Privacy.

4) Il capo reparto di riferimento dovrà segnalare prontamente e senza alcun indugio al Responsabile della Contabilità le operazioni per le quali esistono ragionevoli motivi per sospettare che siano in corso, che siano state tentate o che siano state compiute delle operazioni di riciclaggio. Si precisa che il sospetto può essere desunto sia dal terminalista che dal capo reparto dalle caratteristiche della scommessa quali l’ammontare della giocata, il frazionamento da parte dello scommettitore al fine di evitare il superamento della soglia per l’obbligo di identificazione e in base a ogni altra circostanza conosciuta in ragione delle funzioni da loro esercitate. In questi casi il Responsabile della Contabilità provvederà a informare immediatamente il Direttore Generale che a sua volta informerà l’OdV affinché intraprenda le necessarie azioni previste dal Decreto Antiriciclaggio.


• riepilogo giornaliero degli importi delle scommesse e delle vincite nell’ippodromo; • annotazioni su di un apposito registro delle vincite pari o superiori a 2.000 euro.

CONTROLLI DI LINEA Il controllo di linea è di tipo automatico e prevede una procedura di blocco per le giocate pari o superiori a 1.000 euro.

90

SUPERVISIONE La Direzione, il Responsabile della contabilità e l’OdV hanno accesso a tutta la documentazione prevista nel processo P8 per lo svolgimento dell’attività di supervisione. Ai sensi di quanto previsto dall’art. 52 del Decreto Antiriciclaggio, l’OdV vigila sull’osservanza del presente Modello e provvede a:

1. comunicare, senza ritardo, alla Direzione o a un suo delegato, che il sospetto di operazioni di riciclaggio era fondato.

2. comunicare, entro trenta giorni, al Ministero dell'Economia e delle Finanze le infrazioni alle disposizioni di cui all'articolo 49 (violazioni alle limitazioni sull’utilizzo del contante) del Decreto di cui ha notizia;

3. comunicare, entro trenta giorni, alla Unità di informazione finanziaria (UIF) le infrazioni alle disposizioni contenute nell'articolo 36 (obblighi di registrazione) di cui hanno notizia.

La Direzione o un suo delegato, esaminate le segnalazioni pervenute di cui al punto 1 e, qualora le ritenga fondate, le trasmette tempestivamente agli Enti pubblici preposti prive del nominativo del segnalante.

91

3 Flussi informativi destinati all’Organismo di Vigilanza

Il presente documento disciplina i flussi informativi che devono essere inviati all’Organismo di Vigilanza dai dipendenti e collaboratori di Alfea. Al mancato adempimento saranno applicate le sanzioni disciplinari previste dal CCNL e dalle disposizioni aziendali. 3.1 Segnalazione da parte di esponenti aziendali o da parte di terzi In ambito aziendale dovrà essere portata a conoscenza dell’OdV, oltre alla documentazione prescritta nelle singole parti del Modello, ogni informazione, proveniente anche da terzi, e attinente all’attuazione del Modello stesso nelle aree di attività a rischio. Le informazioni riguardano in genere tutte le notizie relative alla commissione dei reati in specie all’interno dell’Alfea o dei soggetti terzi che possono impegnare la Società nei confronti della Pubblica Amministrazione o a “pratiche” non in linea con le norme di comportamento indicate nel “Modello 231”. Le segnalazioni riguardano anche violazioni del Codice Etico, di situazioni illegali o eticamente scorrette o di situazioni che sono anche solo potenzialmente foriere di attività illegali o scorrette. Le segnalazioni, incluse quelle di natura ufficiosa, devono essere inviate all’OdV. Le segnalazioni, aventi a oggetto ogni violazione o sospetto di violazione del Modello, effettuate in forma scritta, forma orale o in via telematica, dovranno essere raccolte e archiviate a cura dell’OdV. A tal fine, Alfea ha istituito e manterrà aggiornato uno o più canali che consentano ai soggetti che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell'ente o di una sua unita' organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale nonché da persone che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo dello stesso, dalle persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti di cui sopra, di presentare all’OdV, a tutela dell'integrità dell'ente, segnalazioni circostanziate di condotte illecite, fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, violazioni del modello di organizzazione e gestione dell'ente, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte. Tali canali garantiranno la riservatezza dell'identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione consentendo all’OdV di poter dialogare con il segnalante. Alfea garantisce il divieto di atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione. Si potrà, altresì, prevedere con apposita procedura l’istituzione di “canali informativi dedicati” con la duplice funzione di facilitare il flusso di segnalazioni/informazioni verso l’OdV e di risolvere prontamente i casi dubbi. 3.2 Obblighi di informativa relativi a atti ufficiali Oltre alle segnalazioni anche ufficiose di cui al paragrafo precedente, devono essere obbligatoriamente trasmesse all’OdV le informazioni concernenti:

- i provvedimenti e/o notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria, o da qualsiasi altra autorità, dai quali si evinca lo svolgimento di indagini, anche nei confronti di ignoti, per i reati di cui al Decreto e successive estensioni;

- le richieste di assistenza legale inoltrate dagli amministratori, dai dirigenti e/o dagli altri dipendenti in caso di avvio di procedimento giudiziario per i reati previsti dal Decreto e dalle successive estensioni;

92

- i rapporti predisposti dai responsabili di altre funzioni aziendali nell’ambito della loro attività di controllo, dai quali possano emergere fatti, atti, eventi o omissioni con profili di criticità rispetto all’osservanza delle norme del Decreto;

- le commissioni di inchiesta o le relazioni interne dalle quali emergano responsabilità per le ipotesi di reato di cui al D. Lgs. n° 231/2001;

- le decisioni e gli atti relativi alla richiesta, erogazione e utilizzo di finanziamenti pubblici; - i verbali e le relazioni relative all’effettiva attuazione, a tutti i livelli aziendali, del Modello

organizzativo con evidenza dei procedimenti disciplinari svolti e delle eventuali sanzioni irrogate (ivi compresi i provvedimenti verso i dipendenti);

- i provvedimenti di archiviazione di tali procedimenti con le relative motivazioni; - i prospetti riepilogativi degli appalti affidati a seguito di gare a livello nazionale e europeo,

ovvero a trattativa privata; - la relazione annuale redatta da parte del Direttore Generale e presentata al CdA, in occasione

dell’approvazione del progetto di bilancio di esercizio, sull’applicazione del Modello; in tale occasione deve essere invitato a partecipare alla riunione del Consiglio anche l’OdV.

Si richiede, inoltre, di trasmettere all’OdV il progetto di bilancio di esercizio prima della data in cui si riunisce il Consiglio di Amministrazione per la sua approvazione. 3.3 Flussi informativi in relazione ai singoli processi aziendali P9 - Fatturazione Ente preposto

1. Trasmissione all’OdV di una copia degli atti, convenzioni stipulate, norme, circolari e istruzioni riguardanti i rapporti con la medesima entro la fine del trimestre.

S4 - Approvvigionamenti 1. Per gli acquisti di beni e servizi (incluse consulenze e collaborazioni) che vengono deliberati dal

CdA occorre inviare una copia della delibera all’OdV entro la fine del trimestre. 2. Per il rinnovo di contratti di consulenza o rapporti di collaborazioni che comportino un

incremento del costo del servizio superiore al 30% rispetto al costo sostenuto nel periodo precedente dovrà essere data motivata comunicazione al Consiglio di Amministrazione nel corso della prima seduta utile e all’OdV entro la fine del trimestre in corso di svolgimento.

3. Per i contratti da stipulare ex-novo con consulenti e collaboratori che implicano un costo annuo per l’azienda superiore a euro 20.000 dovrà essere data motivata comunicazione al Consiglio di Amministrazione nel corso della prima seduta utile e all’OdV entro la fine del trimestre in corso di svolgimento.

4. Per gli acquisti di beni e servizi di importo unitario (per i contratti di consulenza o di collaborazione è da considerare il costo annuo) superiore a euro 10.000 occorre ottenere almeno due preventivi scritti. Nel caso di deviazione dalla suddetta procedura (es. unico preventivo) dovrà essere data comunicazione al Consiglio di Amministrazione nel corso della prima seduta utile e all’OdV entro la fine del trimestre in corso di svolgimento.

5. Gli acquisti di servizi di importo superiore a euro 10.000 devono essere formalizzati tramite contratto. Tutti i rapporti di consulenza e le collaborazioni di soggetti terzi devono essere formalizzati tramite contratto. Le eventuali deviazioni da questa procedura dovranno essere comunicate all’OdV con relativa motivazione entro la fine del trimestre in corso di svolgimento.

6. Il pagamento con cassa può avvenire soltanto per importi unitari non superiori a euro 500. L’eventuale superamento del limite di 500 euro dovrà essere comunicato all’OdV, con relativa motivazione, entro la fine del trimestre in corso di svolgimento.

93

S5 - Personale 1. Delle ispezioni relative a problematiche del lavoro (INPS, INAIL, ASL, uffici del lavoro, ecc.),

devono essere conservati gli appositi verbali rilasciati dal personale della PA e questi devono essere consegnati all’OdV alla fine di ciascun trimestre.

2. Occorre dare adeguata informativa preventiva all’OdV almeno 10 giorni prima della data fissata per la riunione del CdA che delibera su assunzioni di personale, a tempo determinato o indeterminato, riconducibili, per legami di parentela o economici che siano palesi, a dipendenti con ruoli direttivi negli enti accreditati o altra amministrazione pubblica con la quale Alfea intrattiene rapporti rilevanti.

3. Per il personale extracomunitario entro 10 giorni dall’assunzione trasmettere all’OdV la documentazione afferente la regolarità del permesso di soggiorno.

4. Le retribuzioni non possono essere pagate in contanti o in natura. Il rimborso di spese sostenute per missioni e trasferte, adeguatamente documentate, può avvenire per cassa soltanto per importi unitari non superiori a euro 500. L’eventuale superamento di tale limite dovrà essere comunicato all’OdV, con relativa motivazione, alla fine di ciascun trimestre.

5. In relazione ai reati di omicidio colposo e lesioni colpose grave e gravissime sono previsti i seguenti flussi informativi: • Redazione da parte del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) di un

piano annuale delle verifiche da svolgere e dei tempi di attuazione. Tale piano dovrà essere inviato all’Organismo di Vigilanza (OdV) entro la data in cui si riunisce il CdA per l’approvazione del budget.

• Stesura da parte dei preposti aziendali, menzionati nel paragrafo precedente, di una dichiarazione semestrale che attesta l’applicazione di quanto previsto nel DVR. Tale dichiarazione dovrà essere inviata al RSPP.

• Compilazione da parte del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) di una relazione annuale, tenuto anche conto delle relazioni semestrali di cui al punto precedente, che evidenzi i seguenti elementi: a) l’attività condotta e i controlli effettuati, b) il grado di attuazione del piano annuale delle verifiche presentato l’anno precedente; c) la formazione del personale; d) lo stato di adeguatezza e effettiva applicazione delle misure previste nel DVR. Tale relazione dovrà essere inviata all’OdV entro la data in cui si riunisce il CdA per l’approvazione del bilancio

• Comunicazione da parte del RSPP all’OdV degli infortuni sul lavoro, nonché di eventuali violazioni del DVR o di ogni altro evento che possa mettere in pericolo la salute e la sicurezza dei lavoratori. Tale comunicazione deve avvenire entro tre giorni dalla data di manifestazione dell’evento.

6. Comunicazione del RSPP all’OdV degli aggiornamenti apportati al DVR alla fine di ogni trimestre;

S8 - Finanziamento e Formazione 1. Invio all’OdV alla fine di ogni trimestre della stipula/ricevimento i seguenti documenti:

� convenzione con ente di formazione � convenzioni con ente di finanziamento

S9 - Omaggistica e spese di rappresentanza 1. Comunicazione all’OdV degli omaggi elargiti ai dipendenti della PA. La comunicazione

avviene mediante l’invio dell’elenco degli omaggi autorizzati alla fine del trimestre dalla data di acquisto/prestazione dell’omaggio.

94

2. Per le spese di rappresentanza nei confronti di dipendenti della Pubblica Amministrazione o di incaricati di pubblico servizio occorre formalizzare una scheda di evidenza sintetica sottoscritta dal Direttore Generale che dovrà essere consegnata all’OdV alla fine del trimestre;

3. Comunicazione immediata all’OdV da parte dei dipendenti di Alfea che ricevono omaggi o benefici diversi dalla divulgazione di materiale pubblicitario o di rappresentanza.

P8 - Scommesse e Liquidazioni Vincite 1. Invio all’OdV entro la fine del trimestre da parte del Responsabile contabilità di un elenco delle

vincite superiori a 2.000 Euro contenente:

- la data dell’operazione - il soggetto che l’ha effettuata - l’ammontare - le modalità di pagamento

In questa comunicazione il Responsabile Contabilità attesta, inoltre, che per quanto di sua conoscenza, il personale di Alfea ha applicato correttamente le disposizioni contenute nel Modello 231.

2. Comunicazione immediata da parte del Responsabile Contabilità all’ODV delle giocate sospette ai sensi del Decreto Antiriciclaggio. Tale comunicazione va inviata anche alla Direzione.

Per facilitare il flusso di informazioni verso l’OdV è stato predisposto un indirizzo e-mail dedicato: [email protected]

95

Parte 4 Sistema disciplinare

1. PRINCIPI GENERALI Aspetto essenziale per l’effettività del Modello è la predisposizione di un adeguato sistema sanzionatorio per la violazione delle regole di condotta imposte dal Modello stesso ai fini della prevenzione dei reati di cui al D. Lgs. 231/01 e della corretta applicazione delle procedure interne previste dal Modello. Al riguardo, infatti, l’articolo 6 comma 2, lettera e) del Decreto prevede che i modelli di organizzazione e gestione devono “introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello”. L’applicazione delle sanzioni disciplinari prescinde dall’esito di un eventuale procedimento penale, in quanto le regole di condotta imposte dal Modello sono assunte dalla Società in piena autonomia e indipendentemente dalla tipologia di illecito che le violazioni del Modello stesso possano determinare.

2. SOGGETTI Sono soggetti al sistema disciplinare di cui al presente Modello tutti i lavoratori dipendenti, gli amministratori, i collaboratori della Società, nonché tutti coloro che abbiano rapporti contrattuali con la Società, nell’ambito dei rapporti stessi. Il procedimento per l’irrogazione delle sanzioni di cui al presente sistema disciplinare tiene conto delle particolarità derivanti dallo status giuridico del soggetto nei cui confronti si procede. In ogni caso, l’Organismo di Vigilanza (d’ora in avanti - per brevità espositiva - denominato “OdV”) deve essere coinvolto nel procedimento disciplinare. L’OdV cura che siano adottate procedure specifiche per l’informazione di tutti i soggetti sopra previsti, sin dal sorgere del loro rapporto con la Società, circa l’esistenza e il contenuto del presente apparato sanzionatorio. L’accertamento delle infrazioni al Modello spetta all’OdV che dovrà segnalare tempestivamente al Consiglio le violazioni accertate. I procedimenti disciplinari e l’irrogazione delle sanzioni sono attribuiti alla competenza del Consiglio di Amministrazione. E’ prevista l’istituzione di un canale informativo dedicato per facilitare il flusso di segnalazioni all’OdV di violazioni del presente modello.

3. SANZIONI NEI CONFRONTI DI OPERAI E IMPIEGATI I comportamenti tenuti dai lavoratori dipendenti in violazione delle singole regole comportamentali dedotte nel presente Modello sono definiti come illeciti disciplinari. Il sistema disciplinare aziendale della Società è costituito dalle norme del codice civile in materia e dalle norme pattizie di cui al Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro per i dipendenti delle Società di corse (cfr. Capo VIII “Norme disciplinari”, Capo IX “Licenziamenti”). Con riferimento ai provvedimenti disciplinari nei riguardi dei lavoratori, essi coincidono con quelli previsti dall’art. 42 del Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro per i dipendenti delle Società di corse dei cavalli, nel rispetto delle procedure previste dall’articolo 7 dello Statuto dei lavoratori e eventuali normative speciali applicabili e sono, in ordine crescente di gravità:

1) richiamo verbale; 2) richiamo scritto; 3) multa non superiore all’importo di tre ore di retribuzione; 4) sospensione dal lavoro e dalla retribuzione fino a un massimo di tre giorni.

96

Per i provvedimenti disciplinari più gravi del richiamo verbale, deve essere effettuata la contestazione scritta al lavoratore, con l’indicazione specifica dell’infrazione commessa. Il provvedimento non potrà essere emanato se non trascorsi cinque giorni dalla contestazione, nel corso dei quali il lavoratore potrà presentare le sue giustificazioni e potrà farsi assistere da un rappresentante sindacale. Il provvedimento disciplinare dovrà essere motivato e comunicato per iscritto. Il lavoratore potrà presentare le proprie giustificazione anche verbalmente. Le norme disciplinari relative alle sanzioni, alle infrazioni in relazione alle quali ciascuna di esse può essere applicata e alle procedure di contestazione delle stesse, devono essere portate a conoscenza dei lavoratori mediante affissione in luogo accessibile a tutti. Per le infrazioni più gravi è inoltre previsto il licenziamento (cfr. art 44 “Licenziamento per giusta causa”, art.45 “Licenziamento individuale” disciplinato dalla Legge 11 maggio 1990, n.108). 3.1 Richiamo verbale e richiamo scritto

Incorre nei provvedimenti di richiamo verbale o scritto il lavoratore che: • violi le procedure interne previste dal presente Modello, “per inosservanza delle

disposizioni di servizio”, ovvero “per esecuzione della prestazione lavorativa con scarsa diligenza”;

• violi le procedure interne previste dal presente Modello, ponendo in essere un comportamento consistente in “tolleranza di irregolarità di servizi”, ovvero in “inosservanza di doveri o obblighi di servizio, da cui non sia derivato un pregiudizio al servizio o agli interessi della Società”.

3.2 Multa non superiore all’importo di tre ore di retribuzione

Incorre nel provvedimento della mula il lavoratore che: • violi le procedure interne previste dal presente Modello (ad esempio, che non osservi le

procedure prescritte, ometta di dare comunicazione all’OdV delle informazioni prescritte, ometta di svolgere controlli, ecc.) o adotti, nell’espletamento di attività nelle aree a rischio, un comportamento non conforme alle prescrizioni del Modello stesso, ove in tali comportamenti sia ravvisabile un “rifiuto di eseguire ordini concernenti obblighi di servizio”, ovvero una “abituale negligenza o abituale inosservanza di leggi o regolamenti o obblighi di servizio nell’adempimento della prestazione di lavoro”, ovvero, in genere, per “qualsiasi negligenza o inosservanza di leggi o regolamenti o degli obblighi del servizio deliberatamente commesse non altrimenti sanzionabili”.

3.3 Sospensione dal lavoro e dalla retribuzione fino a un massimo di tre giorni

Incorre nel provvedimento della sospensione il lavoratore che: • adotti nell’espletamento delle attività nelle aree a rischio un comportamento non conforme

alle prescrizioni del presente Modello, nel caso in cui in tale comportamento sia ravvisabile una “irregolarità, trascuratezza o negligenza, oppure per inosservanza di leggi, regolamenti o degli obblighi di servizio da cui sia derivato un pregiudizio alla sicurezza e alla regolarità del servizio, con gravi danni ai beni della Società o di terzi”.

3.4 Licenziamenti A integrazione dell’esemplificazione contenuta nel Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro per i dipendenti delle Società di corse dei cavalli (cfr. art. 44 “Licenziamento per giusta causa”, art. 45 “Licenziamenti individuali”), si precisa che può essere intimato il licenziamento con immediata risoluzione del rapporto di lavoro senza preavviso, o corrispondente indennità, al lavoratore che:

97

• adotti nell’espletamento delle attività nelle aree a rischio un comportamento palesemente in violazione delle prescrizioni del presente Modello, tale da determinare la concreta applicazione a carico della Società di misure previste dal D. Lgs. 231/2001, dovendosi ravvisare in tale comportamento una “violazione dolosa di leggi o regolamenti o di doveri d’ufficio che possano arrecare o abbiano arrecato forte pregiudizio alla Società o a terzi”;

• abbia posto in essere un comportamento diretto alla commissione di un reato previsto dal D. Lgs. 231/2001.

3.5 Applicazione delle sanzioni

Il tipo e l’entità di ciascuna delle sanzioni sopra richiamate saranno applicate in relazione: � all’intenzionalità del comportamento o grado di negligenza, imprudenza o imperizia con

riguardo anche alla prevedibilità dell’evento; � al comportamento complessivo del lavoratore con particolare riguardo alla sussistenza o

meno di precedenti disciplinari del medesimo, nei limiti consentiti dalla legge; � alle mansioni del lavoratore; � alla posizione funzionale delle persone coinvolte nei fatti costituenti la mancanza; � alle altre particolari circostanze che accompagnano la violazione disciplinare.

Al personale dipendente verrà data un’immediata e diffusa informazione circa: - il contenuto del modello, diramando una circolare interna a seguito dell’approvazione del Consiglio di amministrazione, distribuendo copia elettronica (CD) del modello e prevedendo dei workshop di formazione per i responsabili dei principali processi aziendali; in tale comunicazione, dovrà essere inoltre dichiarata la possibilità per ciascun dipendente di poter consultare copia cartacea del Modello, che, a tale scopo, viene tenuto presso gli uffici della sede sociale; - l’introduzione di ogni eventuale nuova disposizione, diramando una circolare interna per spiegare le ragioni che le hanno giustificate e per riassumerne il contenuto.

4. MISURE NEI CONFRONTI DEI DIRIGENTI Quando la violazione delle procedure interne previste dal presente Modello o l’adozione, nell’espletamento di attività nelle aree a rischio di un comportamento non conforme alle prescrizioni del Modello stesso, è compiuta da dirigenti, si provvederà a applicare nei confronti dei responsabili la sanzione ritenuta più idonea in conformità a quanto previsto dalla Legge e dalla normativa pattizia che sarà eventualmente inserita dalla contrattazione collettiva. Inoltre, potranno essere applicate anche la revoca delle procure eventualmente conferite al dirigente stesso, ovvero l’assegnazione a diverso incarico, quando possibile. Viene previsto il necessario coinvolgimento dell’OdV nella procedura di accertamento delle violazioni e di irrogazione delle sanzioni ai dirigenti per violazione del Modello. A tale scopo, non potrà essere archiviato un provvedimento disciplinare ovvero irrogata alcuna sanzione disciplinare per violazione del Modello a un dirigente senza preventiva informazione e parere dell’OdV.

98

5. MISURE NEI CONFRONTI DI AMMINISTRATORI (ART. 5, COMMA PRIMO, LETT. 4 DEL D. LGS. 231/2001)

In caso di violazioni da parte degli Amministratori, l’OdV informerà l’intero Consiglio di Amministrazione e il Collegio Sindacale della stessa, i quali provvederanno a assumere le opportune iniziative previste dalla vigente normativa. PARTE GENERALE ý Modello di organizzazione e di gestione ..

6. MISURE NEI CONFRONTI DI COLLABORATORI ESTERNI, PARTNER E FORNITORI

Ogni comportamento posto in essere dai Collaboratori esterni, dai Partner e dai fornitori in contrasto con le Linee di condotta indicate dal presente Modello e tale da comportare il rischio di commissione di un reato sanzionato dal Decreto, potrà determinare, secondo quanto previsto dalle specifiche clausole contrattuali inserite nelle lettere di incarico o negli accordi di partnership, la risoluzione del rapporto contrattuale, ovvero il diritto di recesso dal medesimo, fatta salva l’eventuale richiesta di risarcimento qualora da tale comportamento derivino danni concreti alla Società, come nel caso di applicazione, anche in via cautelare delle sanzioni previste dal D. Lgs. 231/2001 a carico della Società. L’OdV verifica che nella modulistica contrattuale siano inserite le clausole di cui al presente punto.

7. MISURE NEI CONFRONTI DI CHI VIOLA LE MISURA DI TUTELA DEL SEGNALANTE E NEI CONFRONTI DI CHI EFFETTUA CONDOLO O COLPA GRAVE SEGNALAZIONI CHE SI RILEVANO INFONDATE

Sono, fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali segnalazioni riscontrate come infondate, effettuate con dolo o colpa grave, ovvero quelle manifestamente opportunistiche e/o compiute al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione della presente modello. Le sanzioni disciplinari saranno proporzionate all’entità e gravità dei comportamenti illeciti accertati e potranno anche giungere alla risoluzione del rapporto, nel rispetto delle disposizioni di legge e delle normative di CCNL applicabili. Sono analogamente sanzionate anche tutte le accertate violazioni delle misure poste a tutela del segnalante.

99

Parte 5 Regolamento dell’Organismo di Vigilanza

1. INDIVIDUAZIONE Il D. Lgs. 231/2001 all’art. 6 comma 1 lett. B richiede che “il compito di vigilare sul funzionamento e l'osservanza dei modelli di curare il loro aggiornamento deve essere affidato a un organismo dell’Ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo”. Al successivo comma 4 si prevede che “negli enti di piccole dimensioni i compiti indicati nella lettera b), del comma 1, possono essere svolti direttamente dall'organo dirigente”. A tal riguardo le linee guida di Confindustria richiamano i principali requisiti che deve avere tale organismo facendo riferimento a:

• autonomia e indipendenza; • professionalità; • continuità di azione.

Con riferimento al requisito dell’autonomia e dell’indipendenza le linee guida di Confindustria prevedono che “(…) la posizione dell’ODV nell’ambito dell’Ente deve garantire l’autonomia dell’iniziativa di controllo da ogni forma d’interferenza e/o di condizionamento da parte di qualunque componente dell’Ente (e in particolare dell’organo dirigente)”. Con riferimento alla professionalità il Decreto si riferisce “al bagaglio di strumenti e tecniche che l’Organismo deve possedere per poter svolgere efficacemente l’attività assegnata. Si tratta di tecniche specialistiche proprie di chi svolge attività “ispettiva”, ma anche consulenziale di analisi dei sistemi di controllo e di tipo giuridico e, più in particolare, penalistico”. Il requisito della continuità di azione richiede con riferimento alle aziende di medio/grandi dimensioni di istituire una funzione dedicata a tempo pieno all’attività di vigilanza del presente modello. Date le ridotte dimensioni della Società, la mancanza di unità organizzative (internal auditing) specificatamente dedicate alla vigilanza del Modello 231, l’opportunità di non assegnare all’organo dirigente i compiti di cui alla lettera b) del D. Lgs. 231/2001 per assicurare una maggior autonomia e indipendenza, nonché la previsione contenuta nella legge che l’organismo debba essere dell’ente, si propone di affidare i compiti di seguito descritti a un membro del Collegio Sindacale. Tale figura è riconosciuta come la più adeguata, perché risponde ai prescritti requisiti di autonomia, indipendenza, professionalità. Per assicurare una più efficace vigilanza sul modello e rafforzare la continuità d’azione, l’OdV potrà proporre al Consiglio di Amministrazione di avvalersi di professionisti esterni.

2. NOMINA E REVOCA L’Organismo di Vigilanza di Alfea è istituito con la delibera del Consiglio di amministrazione che approva il Modello, sentito il parere del Collegio Sindacale. Costituiscono cause di ineleggibilità e/o di decadenza dell’Organismo di Vigilanza:

(i) la condanna, con sentenza passata in giudicato, per aver commesso uno dei reati previsti dal D. Lgs. 231/2001, ovvero un reato di natura dolosa che abbia comportato l’irrogazione di una pena superiore a un anno, fatti salvi gli effetti della riabilitazione e della dichiarazione di estinzione del reato; ovvero

100

(ii) la condanna, con sentenza passata in giudicato, a una pena che importa l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici, ovvero l’interdizione temporanea dagli uffici direttivi delle persone giuridiche e delle imprese.

In casi di particolare gravità, anche prima del giudicato il Consiglio di amministrazione potrà disporre la sospensione dei poteri dell’Organismo di Vigilanza e la nomina di un interim. Fatta salva l’ipotesi di una rivisitazione del ruolo e del posizionamento dell’Organismo di Vigilanza sulla base dell’esperienza di attuazione del Modello, l’eventuale revoca degli specifici poteri propri dell’Organismo di Vigilanza potrà avvenire soltanto per giusta causa, previa delibera del Consiglio di amministrazione sentito il parere del Collegio Sindacale. 3. DURATA E SCADENZA INCARICO La carica dell’Organismo di Vigilanza ha la durata di anni 3 (tre) e è rinnovabile per almeno 2 (due) mandati. L’incarico termina, comunque, in coincidenza con la scadenza del mandato del Collegio Sindacale.

4. COMPITI I compiti dell’Organismo di Vigilanza, in accordo con quanto stabilito dalle linee guida di Confindustria, sono così definiti:

(i) disamina dell’adeguatezza del Modello, ossia dell’efficacia nel prevenire e impedire i comportamenti illeciti;

(ii) verifica del rispetto dei principi, delle direttive e delle procedure previste dal Modello organizzativo e rilevazione degli eventuali scostamenti che dovessero emergere;

(iii) analisi circa il mantenimento, nel tempo, dei requisiti di solidità e funzionalità del Modello;

(iv) formulazione delle proposte al Consiglio di amministrazione per gli eventuali aggiornamenti e adeguamenti del Modello organizzativo adottato, da realizzarsi mediante le modifiche e/o le integrazioni che si dovessero rendere necessarie in conseguenza di: • significative violazioni delle prescrizioni del Modello organizzativo; • significative modificazioni dell’assetto interno della Società e/o delle modalità di svolgimento delle attività d’impresa; • o modifiche normative;

(v) segnalazione al Consiglio di Amministrazione, per gli opportuni provvedimenti, di quelle violazioni accertate del Modello organizzativo che possano comportare l’insorgere di una responsabilità in capo all’ente;

(vi) predisposizione di una relazione informativa, su base almeno annuale, per il Consiglio di Amministrazione, in ordine alle attività di verifica e controllo compiute e all’esito delle stesse. Detta relazione deve essere presentata al Consiglio in occasione dell’approvazione del bilancio di esercizio;

(vii) follow-up, ossia verifica dell’attuazione e dell’effettiva funzionalità delle soluzioni proposte.

(viii) verificare le segnalazioni ricevute e protocollazione delle stesse; 5. ATTIVITÀ Allo scopo di perseguire i compiti sopra indicati, l’Organismo di Vigilanza deve svolgere le seguenti attività:

101

� attuare le procedure di controllo previste dal Modello anche attraverso apposite disposizioni. Si osserva, tuttavia, che le attività di controllo sono demandate alla responsabilità primaria del personale e sono considerate parte integrante di ogni processo aziendale (cd. “controllo di linea”), da cui l’importanza di un processo formativo del personale;

� svolgere audit sulle aree sensibili. La mappatura dei processi, dei rischi inerenti e residuali di reato ex D. Lgs. 231/2001 realizzata ha consentito di fornire una graduatoria delle attività, in relazione ai rischi residuali, separata per attività dirette e di supporto, che sarà utilizzata per organizzare su presupposti oggettivi le attività di controllo dell’OdV;

� svolgere audit su richiesta del Presidente o del Direttore Generale o di almeno un membro del Collegio Sindacale;

� pianificare l’attività di audit. Al riguardo, gli audit che l’OdV è chiamato a svolgere si suddividono in:

o audit di vigilanza sulle aree a rischio reato (in funzione della rischiosità residuale relativa di ciascuna di esse);

o audit di vigilanza sulle aree di supporto (in funzione della rischiosità residuale relativa di ciascuna di esse);

o follow up su informazioni provenienti dai Flussi Informativi Obbligatori; o follow Up provenienti da segnalazioni anonime.

� elaborare le risultanze delle attività effettuate, documentando adeguatamente tutti i controlli svolti e il materiale acquisito;

� condurre ricognizioni dell’attività aziendale ai fini dell’aggiornamento della mappa delle aree a rischio;

� promuovere e assicurare l’elaborazione di direttive per la struttura e i contenuti dei flussi informativi verso l’OdV;

� segnalare alle funzioni competenti la notizia di violazione del Modello e monitorare l’applicazione delle sanzioni disciplinari;

� promuovere e monitorare le iniziative per la diffusione della conoscenza del Modello, nonché per la formazione del personale e la sensibilizzazione dello stesso all’osservanza dei principi contenuti nel Modello;

� effettuare audit a seguito delle segnalazioni di violazione del Modello ricevute attraverso i canali informativi dedicati.

Gli audit svolti dall’OdV sono sostanzialmente riconducibili a:

A. verifiche a campione degli atti societari e dei contratti di maggior rilevanza conclusi dalla Società in aree di attività a rischio;

B. verifiche sulle procedure, processi e attività: periodicamente sarà verificato l’effettivo funzionamento del presente Modello con le modalità stabilite dall’OdV.

Il piano annuale delle verifiche dovrà essere approvato dal Consiglio di Amministrazione convocato per l’approvazione del budget aziendale. Nel contesto delle procedure di formazione del budget, il Consiglio di Amministrazione dovrà approvare una dotazione adeguata di risorse finanziarie, proposta dall’Organismo stesso, della quale l’Organismo potrà disporre per ogni esigenza necessaria al corretto svolgimento dei compiti, tra le quali le consulenze specialistiche, le spese per trasferte, ecc. Qualora si rendesse necessario l’espletamento di attività aggiuntive rispetto a quanto previsto nel piano annuale, l’OdV potrà richiedere la convocazione del Consiglio di Amministrazione per una revisione dei limiti di spesa.

102

6. REPORTING È prevista la seguente attività di reporting:

� su base continuativa, direttamente con il Presidente del Consiglio di amministrazione; � su base annuale nei confronti del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale. A tale

scopo, deve essere predisposta una relazione informativa, su base almeno annuale, che avrà a oggetto:

1. le attività svolta a consuntivo dall’OdV; 2. le eventuali criticità emerse sia in termini di comportamenti o eventi interni alla Società,

sia in termini di efficacia del Modello.

L’OdV dovrà inoltre riferire sull’esito degli audit specifici condotti a seguito delle segnalazioni provenienti dal Direttore Generale o da almeno un membro del Collegio Sindacale al soggetto richiedente L’OdV può richiedere in qualsiasi momento al Presidente di convocare il Consiglio per riferire su

eventuali significative violazioni al modello individuate a seguito delle verifiche svolte.

Il Consiglio di Amministrazione e il Presidente hanno la facoltà di convocare in qualsiasi momento l’OdV per illustrare l’attività svolta o per esprimere pareri in merito all’effettività e adeguatezza del modello, nonché su situazioni specifiche relative all’applicazione dello stesso. I verbali delle riunioni tenutesi con il Presidente o con il Consiglio di Amministrazione sono custoditi dall’OdV, oltre che dagli organi interessati. 7. POTERI L’Organismo deve essere dotato di tutti i poteri necessari per assicurare una puntuale e efficiente vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del Modello organizzativo adottato dalla Società, secondo quanto stabilito dall’art. 6 del D. Lgs. n° 231/2001, e segnatamente per l’espletamento dei compiti in precedenza richiamati. In particolare, l’OdV viene dotato dei seguenti poteri:

1. facoltà di accesso presso tutte le funzioni della Società - senza necessità di alcun consenso preventivo - onde ottenere ogni informazione o dato ritenuto necessario per lo svolgimento dei compiti previsti dal D. Lgs. n° 231/2001;

2. insindacabilità delle attività poste in essere dall’OdV da alcun altro organismo o struttura aziendale, fermo restando però che il Consiglio di Amministrazione è in ogni caso chiamato a svolgere un’attività di vigilanza sull’adeguatezza del suo intervento, in quanto a esso appunto spetta la responsabilità ultima del funzionamento (e dell’efficacia) del “Modello 231”;

3. obbligo di informazione, in capo a qualunque funzione aziendale, dipendente e/o componente degli organi sociali, a fronte di richieste da parte dell’OdV o al verificarsi di eventi o circostanze rilevanti ai fini nello svolgimento delle attività di competenza dell’Organismo di Vigilanza;

4. facoltà di richiedere informazioni integrative su aspetti connessi all’applicazione del Modello a tutti i dipendenti e collaboratori;

5. facoltà di partecipare alla riunione del Consiglio di Amministrazione che approva il progetto di bilancio di esercizio, per illustrare la propria relazione annuale e per presenziare alla presentazione, da parte del Direttore Generale, delle attività svolte e del grado di applicazione del “Modello 231”;

6. facoltà di avvalersi - sotto la sua diretta sorveglianza e responsabilità - dell’ausilio di tutte le strutture della Società ovvero di consulenti esterni da egli nominati;

103

7. facoltà di richiedere al Presidente la convocazione del Consiglio di Amministrazione per riferire allo stesso su eventuali significative violazioni al modello individuate nel corso delle verifiche svolte o per una revisione dei limiti di spesa approvati nel budget;

8. facoltà di avvalersi del supporto delle funzioni di staff e di linea della Società e/o di professionisti e consulenti esterni che, di volta in volta, si rendessero necessarie, nei limiti dei budget di spesa approvati dal Consiglio di Amministrazione.

104

Parte 6

Codice etico

1. PRINCIPI GENERALI

1.1 Rispetto delle leggi e dei regolamenti La Società ha come principio imprescindibile il rispetto di leggi e di regolamenti vigenti. nonché di convenzioni e raccomandazioni internazionali ILO e tutto ciò che è legato al rispetto dei diritti umani. Ogni dipendente della Società deve quindi impegnarsi al rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti. Tale impegno dovrà valere anche per i consulenti, fornitori, clienti e per chiunque abbia rapporti con la Società. La Società non inizierà o proseguirà nessun rapporto con chi non intenda allinearsi a questo principio. I Soggetti, pertanto, devono essere a conoscenza delle leggi e dei comportamenti conseguenti: in caso di qualsiasi ipotesi di dubbio, o necessità di maggiori chiarimenti, essi devono interpellare i propri superiori diretti. La Società dovrà assicurare un adeguato programma di formazione e sensibilizzazione continua sulle problematiche attinenti al Codice Etico: i dipendenti e i collaboratori della Società sono invitati a rivolgersi, oltre che ai propri superiori diretti, anche all’Organismo di Vigilanza appositamente costituito all’interno di ALFEA, in caso di qualsiasi ipotesi di dubbio, o necessità di ulteriori approfondimenti, in relazione alla completa osservanza e interpretazione di quanto sancito dal Codice Etico.

1.2. Correttezza e onestà La Società opera nel rispetto dell’etica professionale e dei regolamenti interni. Il perseguimento dell’interesse della Società non può mai giustificare una condotta contraria ai principi di correttezza e onestà; anche per questo viene rifiutata qualsiasi forma di beneficio o regalo, ricevuto o offerto, che possa essere inteso come strumento volto a influire sulla indipendenza di giudizio e di condotta delle parti coinvolte. Sono consentiti omaggi di modico valore e altre spese di rappresentanza ordinarie e ragionevoli e purché contenuti entro limiti tali da non compromettere l'integrità e la correttezza etico-professionale delle parti e, in ogni caso, purché possano essere considerati usuali in relazione alla ricorrenza. Nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, gli omaggi e le spese di rappresentanza possono essere effettuati soltanto nei limiti e secondo le modalità definite nel Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D. Lgs. 231/2001. Nel caso di dubbio in ordine alla corrispondenza dell’omaggio in relazione a quanto sopra, prima di accettarlo, il dipendente deve informare dell’accaduto l’Organismo di Vigilanza, il quale esprime il proprio parere vincolante in merito alla questione.

1.3. Imparzialità Nelle relazioni con tutte le controparti, la Società evita ogni discriminazione basata sull’età, l’origine razziale e etnica, la nazionalità, le opinioni politiche, le credenze religiose, il sesso, la sessualità o lo stato di salute dei suoi interlocutori.

1.4. Professionalità e valorizzazione delle risorse umane La Società garantisce un adeguato grado di professionalità, nell’esecuzione dei compiti assegnati ai propri collaboratori.

105

1.5. Riservatezza La Società garantisce, in conformità alle disposizioni di legge, la riservatezza delle informazioni in proprio possesso. Ai Collaboratori della Società è fatto divieto di utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi all’esercizio della propria attività professionale. In particolare, le informazioni, i dati, le conoscenze acquisite, elaborate e gestite dai Soggetti nell'esercizio della propria attività devono rimanere strettamente riservate e opportunamente protette e non possono essere utilizzate, comunicate o divulgate, sia all'interno sia all'esterno della Società, se non nel rispetto della normativa vigente e delle procedure aziendali. Le informazioni riservate sono:

a. i piani aziendali, strategici, economici/finanziari, contabili, commerciali, gestionali, operativi;

b. i progetti e gli investimenti; c. i dati relativi al personale, ai clienti, ai fornitori, agli utenti e in generale tutti i dati

definiti personali dalla D. Lgs. n° 196/03 con particolare attenzione per quelli che la legge stessa definisce come sensibili;

d. i parametri aziendali di prestazione e di produttività; e. gli accordi societari, gli accordi e i contratti commerciali, i documenti aziendali; f. il know-how relativo alla produzione, allo sviluppo e alla commercializzazione di

servizi; g. le banche dati quali fornitori, clienti, dipendenti, mediatori e collaboratori esterni.

I Soggetti, nel trattare tali dati e informazioni, devono prestare la massima attenzione e riservatezza. In particolare, i dipendenti devono:

a. mantenere riservate le notizie e le informazioni apprese nell'esercizio delle proprie funzioni e che non siano oggetto di trasparenza in conformità alla legge e ai regolamenti;

b. osservare il dovere di riservatezza anche dopo la cessazione dal servizio; c. consultare i soli documenti cui sono autorizzati a accedere, facendone uso conforme alle

proprie mansioni e consentendone l'accesso solo a coloro che ne abbiano titolo e in conformità alle prescrizioni impartite;

d. prevenire l'eventuale dispersione di dati osservando le misure di sicurezza impartite, custodendo con ordine e cura gli atti affidati e evitando di effettuarne inutili copie.

1.6. Conflitti di interesse Nello svolgimento di ogni attività, la Società opera per evitare di incorrere in situazioni di conflitto di interesse, reale o anche soltanto potenziale. Fra le ipotesi di “conflitto di interesse”, oltre a quelle definite dalla legge, si intende anche il caso in cui un Soggetto operi per il soddisfacimento di un interesse diverso da quello dell’impresa e dei suoi azionisti per trarne un vantaggio per sé o terze persone. Gli stessi dovranno immediatamente segnalare alla Società qualsiasi rapporto o situazione rilevante per le attività della Società in cui siano coinvolti interessi personali ovvero di persone a essi collegate (quali, ad esempio, familiari, amici, conoscenti).

1.7. Trasparenza e completezza dell’informazione Le informazioni che vengono diffuse dalla Società sono veritiere, complete, trasparenti e comprensibili, in modo da permettere ai destinatari di assumere decisioni consapevoli, in merito alle relazioni da intrattenere con la Società stessa.

106

1.8. Protezione della salute Ai dipendenti e collaboratori, la cui l'integrità fisica e morale è considerata valore primario della Società, vengono garantite condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale, in ambienti di lavoro sicuri e salubri.

1.9. Tutela ambientale La Società è impegnata nella salvaguardia dell'ambiente come bene primario. A tale scopo, orienta le proprie scelte, in modo da garantire la compatibilità tra iniziativa economica e esigenze ambientali. La Società rifiuta i comportamenti che si discostano dai suddetti principi.

1.10. Diligenza e buona fede Ogni dipendente e/o collaboratore deve agire lealmente e secondo buona fede, rispettando gli obblighi contrattualmente sottoscritti e assicurando le prestazioni richieste. Deve, altresì, conoscere e osservare il contenuto del presente Codice Etico, improntando la propria condotta al rispetto, alla cooperazione e alla reciproca collaborazione.

1.11 Documentazione delle attività Tutte le attività, azioni, transazioni e operazioni della Società devono essere:

a) compiute nel rispetto delle norme vigenti, della massima correttezza gestionale, della completezza e trasparenza delle informazioni e della legittimità sia formale che sostanziale;

b) compiute nel rispetto delle istruzioni e delle procedure e entro i limiti delle deleghe ricevute e dei budget approvati dal Consiglio di Amministrazione, nonché essere legittime, coerenti e congrue;

I Soggetti che si dovessero trovare a conoscenza di eventuali omissioni, alterazioni o falsificazioni delle registrazioni contabili, ovvero dei relativi documenti di supporto, sono tenuti a informare tempestivamente il proprio superiore, ovvero il responsabile della funzione aziendale competente e l’Organismo di Vigilanza della Società, che agirà secondo le modalità descritte al par. 3.2. del Codice Etico.

2. AREE DI APPLICAZIONE Capo I - Rapporti con i clienti I Clienti rappresentano il patrimonio fondamentale della Società.

1. Rapporti contrattuali con i clienti I rapporti contrattuali e le comunicazioni ai clienti della Società sono improntati a principi di correttezza e onestà, professionalità, trasparenza e, comunque, informati alla massima collaborazione.

2. Soddisfazione del cliente La Società considera fondamentale mantenere elevati standard di qualità dei propri servizi e massimizzare la soddisfazione della clientela. Le procedure interne utilizzate supportano queste finalità, anche attraverso un continuo monitoraggio della clientela stessa.

Capo II - Rapporti con gli azionisti E’ interesse prioritario della Società valorizzare l’investimento dei propri azionisti, attuando una strategia aziendale che assicuri loro, nel tempo, un adeguato ritorno economico, attraverso l’ottimizzazione delle risorse disponibili nonché l’aumento della competitività e della solidità finanziaria.

107

Capo III - Rapporti con il personale Il “fattore umano” costituisce la risorsa chiave della Società: è solo grazie a esso che si può ottenere la massima soddisfazione del cliente e, quindi, la valorizzazione dell’investimento degli azionisti. La Società è pertanto impegnata a selezionare e mantenere personale particolarmente qualificato.

1. Gestione delle risorse umane Il modello seguito per portare al miglioramento continuo delle condizioni dei lavoratori è rappresentato dalla norma SA8000, i cui requisiti sono:

1. Lavoro infantile: dove si esclude l’utilizzo e il sostegno al lavoro infantile. 2. Lavoro obbligato: dove non si utilizza né si sostiene il lavoro obbligato e non viene richiesto al

personale di lasciare “depositi” in denaro o documenti di identità al momento dell’inizio del rapporto di lavoro con l’azienda. Salute e sicurezza: La Società garantisce un ambiente lavorativo conforme alle vigenti norme in materia di sicurezza e salute, mediante il monitoraggio, la gestione e la prevenzione dei rischi connessi allo svolgimento dell’attività professionale.

4. Libertà di associazione e diritto alla contrattazione collettiva: dove viene rispettato il diritto del lavoratore di aderire a qualsiasi forma di organizzazione sindacale e di esercitare di conseguenza la contrattazione collettiva.

5. Discriminazione: la Società evita qualsiasi forma di discriminazione, sia in fase di selezione, di accesso alla formazione, promozione, pensionamento e licenziamento sulla base di razza, ceto, origine nazionale, religione, invalidità, sesso, orientamento sessuale, appartenenza sindacale, affiliazione politica o età.

6. Pratiche disciplinari: non viene utilizzato né dato sostegno all’utilizzo di punizioni corporali, coercizione mentale o fisica, abuso verbale.

7. Orari di lavoro: vengono rispettate tutte le disposizioni previste dai CCNL e dal Contratto integrativo.

8. Retribuzione: vengono rispettate tutte le disposizioni previste dai CCNL e dal Contratto integrativo.

9. Sistema di gestione.

2. Utilizzo del tempo e dei beni aziendali I dipendenti e i collaboratori della Società non possono svolgere, durante l’orario di lavoro, altre attività estranee o non congruenti con le proprie mansioni o responsabilità organizzative. Tutti gli strumenti di lavoro messi a disposizione del personale devono essere impiegati con la massima diligenza in modo da evitare qualsiasi danno e il loro uso, compreso, ad esempio, quello di Internet e di Posta elettronica, deve essere destinato allo svolgimento dell'attività aziendale e nel rispetto delle procedure di sicurezza stabilite. In particolare è vietato duplicare o detenere copie non autorizzate di software in violazione dei relativi contratti di licenza, nonché utilizzare all'interno dei locali dell'azienda personal computer contenenti software copiato abusivamente.

Capo IV - Rapporti con i partner contrattuali I Partner contrattuali della Società rendono possibile, con la loro collaborazione, la concreta realizzazione quotidiana dell’attività d’impresa. La Società rispetta il loro importante contributo, si impegna a trattare con essi a condizioni di parità e rispetto reciproco, e riconosce la loro legittima aspettativa di ricevere istruzioni chiare circa la natura dell’incarico nonché regolazioni corrette di quanto dovuto. Nella selezione dei Partner contrattuali, effettuata attraverso procedure chiare, certe e non discriminatorie, la Società utilizza esclusivamente criteri legati alla competitività oggettiva dei servizi e

108

dei prodotti offerti e alla loro qualità, intesa anche come rispondenza del fornitore ai parametri etici espressi nel Codice Etico.

Capo V - Rapporti con le Istituzioni Pubbliche e altri soggetti esterni 1. Pubbliche amministrazioni e Autorità indipendenti Tutti i rapporti fra la Società e la Pubblica Amministrazione, così come specificate nella premessa del Codice Etico, sono improntati a principi di correttezza, trasparenza, collaborazione e non ingerenza, nel rispetto dei reciproci ruoli e sono riservati alle sole funzioni espressamente delegate dal Consiglio di Amministrazione. La Società rifiuta qualsivoglia comportamento che possa essere anche soltanto interpretato come di natura collusiva o comunque idoneo a pregiudicare i suddetti principi. In particolare è tassativamente vietato erogare o promettere pagamenti o compensi, sotto qualsiasi forma, direttamente o per il tramite di altri, per indurre, facilitare o remunerare una decisione, il compimento di un atto d'ufficio o contrario ai doveri d'ufficio, della Pubblica Amministrazione. I dipendenti e i collaboratori della Società, qualora ricevano richieste esplicite o implicite di benefici di qualsiasi natura da parte della Pubblica Amministrazione ovvero da parte di persone fisiche o giuridiche che agiscono alle dipendenze o per conto della stessa, devono immediatamente sospendere ogni rapporto e informare per iscritto l'apposito Organismo di Vigilanza. Le disposizioni contenute nel presente articolo non devono essere eluse ricorrendo a forme diverse di aiuti o contribuzioni, ad esempio sponsorizzazioni, incarichi, consulenze, pubblicità, abbuoni. I soggetti che intrattengono rapporti con la Pubblica Amministrazione devono informare l'apposito Organismo di Vigilanza dell'avvio dei più significativi contatti operativi di Alfea con la Pubblica Amministrazione medesima.

2. Partiti politici, organizzazioni sindacali e associazioni La Società non supporta manifestazioni o iniziative che abbiano un fine esclusivamente o prevalentemente politico, si astiene da qualsiasi pressione diretta o indiretta nei confronti di esponenti politici e non eroga contributi a organizzazioni sindacali o associazioni con le quali possa ravvisarsi un conflitto di interessi.

3. Iniziative sociali Alfea riconosce, in via di principio, la propria responsabilità morale nel contribuire al miglioramento della collettività, nell’ambito della quale la Società opera, attraverso l’offerta di stimoli culturali, la promozione della pratica sportiva, e, soprattutto, l’attenzione a chi versa in condizioni di disagio e sofferenza.

Capo VI - Rapporti con la stampa e comunicazioni esterne La Società riconosce il fondamentale ruolo informativo svolto dai media verso il pubblico. A tale scopo, si impegna a collaborare pienamente con tutti gli organi di informazione, senza discriminazioni, nel rispetto dei reciproci ruoli e delle esigenze di riservatezza commerciale, al fine di rispondere con tempestività, completezza e trasparenza alle loro esigenze informative. La promozione pubblicitaria istituzionale e di prodotto della Società rispetta i valori etici fondamentali della Società civile in cui viene diffusa, mantiene sempre i contenuti di veridicità e ripudia l’utilizzo di messaggi volgari o offensivi o, comunque, anche solo potenzialmente lesivi del comune sentire. La Società cura la redazione di pubblicazioni di interesse generale e il mantenimento di un sito web istituzionale che risulti completo e efficace. Il personale della Società non è autorizzato a fornire notizie agli organi di informazione senza l’autorizzazione delle funzioni competenti.

109

3. MODALITÀ DI APPLICAZIONE 1. Adozione e diffusione Il Codice Etico e i suoi eventuali futuri aggiornamenti vengono definiti e approvati dal Consiglio di Amministrazione della Società. E’ pubblicato con adeguato risalto nel sito www.sanrossore.it. Una copia cartacea viene distribuita al personale e ai collaboratori in servizio attuale e futuro, richiedendo agli stessi una dichiarazione per iscritto di avvenuto ricevimento.

2. Obblighi di informazione Qualora i Soggetti vengano a conoscenza, anche per il tramite di terze persone, di situazioni illegali o eticamente scorrette o di situazioni che sono anche solo potenzialmente foriere di attività illegali o scorrette, devono informare subito l'apposito Organismo di Vigilanza: le segnalazioni potranno essere effettuate in forma scritta, forma orale o in via telematica e dovranno essere raccolte e archiviate a cura dell’Organismo di Vigilanza. L’Organismo di Vigilanza agirà in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, assicurando altresì la riservatezza dell’identità degli stessi, fatti salvi gli eventuali obblighi di legge e la tutela dei diritti delle persone accusate erroneamente e/o in mala fede. Si potrà prevedere con apposita procedura l’istituzione di “canali informativi dedicati” con la duplice funzione di facilitare il flusso di segnalazioni/informazioni verso l’Organismo di Vigilanza e di risolvere prontamente i casi dubbi. Tutte le segnalazioni testé menzionate saranno prontamente verificate dallo stesso Organismo di Vigilanza che, nei casi di accertate violazioni del Codice Etico, ne darà notizia al Consiglio di Amministrazione. La mancata osservanza del dovere d'informazione in esame è sanzionabile da parte dello stesso Organismo di Vigilanza.

3. Violazioni In caso di violazioni del Codice Etico, la Società adotta – nei confronti dei responsabili delle violazioni stesse, laddove ritenuto necessario per la tutela degli interessi aziendali e compatibilmente a quanto previsto dal quadro normativo vigente e anche dal sistema sanzionatorio previsto dal “Modello 231”– provvedimenti disciplinari, che possono giungere sino all’allontanamento dalla Società degli stessi responsabili. La Società, nei casi verificati di infrazione ai principi del Codice Etico che presentino altresì gli estremi di reato, si riserva di procedere giudizialmente nei confronti dei soggetti coinvolti.

231 11 120618 rev1 - Ippodromo di San Rossore · amministrativo (L. n° 689/1981);con la...

Documents

Transcript of 231 11 120618 rev1 - Ippodromo di San Rossore · amministrativo (L. n° 689/1981);con la...