2.1 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Excel avanzato Certificazione Microsoft La formattazione:...

2.1 Excel: la formattazioneNUMBER TITLE

Excel avanzatoExcel avanzatoCertificazione MicrosoftCertificazione Microsoft

La formattazione: basi e personalizzazione


In Excel una cella può racchiudere uno dei tre tipi di dati seguenti:

- valori numerici - testi - operazioni di calcolo (formule)

Tipi di dati in ExcelTipi di dati in Excel


In una cella posso inserire diversi tipi di testo e numeri. Come verranno visualizzati dipende dal formato della cella. Ora

Numero generico

Valuta

Data

Testo

Percentuali

Tipi di dati e formattazione celleTipi di dati e formattazione celle


1) Selezione intervallo di celle

2) Voce Celle… dal menu Formato

Per accedere ai comandi di formattazione di Excel si utilizza la voce Celle nel menu Formato (o corrispondente dal menu di scelta rapida) dopo aver selezionato la cella o l’intervallo di celle

Impostare il formato di una cella Impostare il formato di una cella (1)(1)


Nella finestra di dialogo ‘Formato celle’ è possibile cambiare il formato numerico, e la formattazione stilistica, ovvero l’allineamento del testo, il carattere, i bordi e lo sfondo della cella.

Impostare il formato di una cella Impostare il formato di una cella (2)(2)


La scheda Allineamento permette di impostare l’allineamento delle informazioni scritte nella cella (testo, numero, …). Le opzioni più comuni sono presenti anche nella barra degli strumenti di Formattazione.

Cambiare l’AllineamentoCambiare l’Allineamento


La scheda Carattere consente di impostare il tipo di carattere, lo stile, la dimensione con cui sono visualizzati i dati nelle celle selezionate. Anche in questo caso le opzioni più comuni sono presenti anche nella barra degli strumenti di Formattazione.

Cambiare il tipo di CarattereCambiare il tipo di Carattere


La scheda Bordo consente di impostare il bordo, ovvero di tracciare una linea continua o tratteggiata sui contorni di una o più celle. È possibile utilizzare anche il pulsante Bordi della barra di formattazione.

Modificare i Bordi delle celleModificare i Bordi delle celle


La scheda Motivo permette di impostare un colore di riempimento (o un eventuale motivo colorato) per le celle selezionate. Equivalente-mente si può utilizzare il tasto Colore di riempimento dalla barra di formattazione

Modificare i Motivi delle celleModificare i Motivi delle celle


La scheda Numero consente di cambiare il modo in cui sono visualizzati i valori numerici. Le opzioni più comuni sono presenti anche nella barra degli strumenti di Formattazione.

La scheda Numero La scheda Numero (1)(1)


Osservazione:

E’ da notare come la formattazione che si imposta nella scheda Numero abbia a che vedere con il formato numerico, contrariamente a quanto si fa nelle altre schede, nelle quali si impostano gli elementi di stile delle celle interessate (ovvero la formattazione stilistica).

I formati numerici interessano solo il modo in cui un numero viene visualizzato sullo schermo o in una stampa e non il suo valore.

La scheda Numero La scheda Numero (2)(2)


Il formato GeneraleIl formato numerico predefinito in Excel è chiamato “formato Generale”. A meno che non si modifichi l’impostazione per utilizzare un diverso formato, Excel applica questo formato ad ogni numero che viene inserito.

Caratteristiche- non visualizza gli zero finali nei numeri decimali- non inserisce automaticamente il punto per separare le migliaia - se si digita un simbolo di valuta prima del numero, Excel tratterà il dato come testo anziché come numero

Di conseguenza il formato Generale non è adatto per visualizzare valori monetari in un foglio di lavoro, e nemmeno numeri per i quali si voglia comunque una formattazione particolare e specifica.

Scheda numero: formato GeneraleScheda numero: formato Generale


Excel supporta molti formati numerici predefiniti, selezionabili dalla scheda di opzioni Numero della finestra di dialogo Formato celle.

I parametri secondari associati ai formati predefiniti consentono di adattare i formati numerici in base alle esigenze dell’utente (es. nr dei decimali).

Scheda numero: formato Numero Scheda numero: formato Numero (1)(1)


Il formato NumeroSi utilizza per formattare celle contenenti valori numerici che non debbono rispondere alle caratteristiche delle valute, delle percentuali o agli altri formati speciali previsti.In questo formato si può selezionare il numero di cifre decimali con cui rappresentare i numeri, e si può scegliere se utilizzare o meno il punto separatore delle migliaia.Per l’impostazione dei decimali è possibile ricorrere ai tasti Aumenta decimali e Diminuisci decimali dalla barra degli strumenti. Da notare che questi due pulsanti non funzionano solocon i numeri che adottano il formato Numero, ma anche i formati Generale e Valuta.

Scheda numero: formato Numero Scheda numero: formato Numero (2)(2)


Il formato DataIl modo in cui Excel visualizza le date inserite dipende dal formato numerico che si seleziona da questa scheda per la cella o le celle che le contengono.Excel tratta internamente le date come numeri “seriali”, con il numero 1 corrispondente alla data 1 Gennaio 1900. Tuttavia ciò non risulta evidente all’utente, in quanto la visualizzazione avviene con il formato selezionato.

Scheda numero: formato DataScheda numero: formato Data


Il formato TestoLa selezione del formato Testo per una o più celle fa sì che il contenuto venga trattato come testo anche quando si hanno dei numeri.Ciò è necessario quando i numeri in questione sono degli identificatori di qualche tipo: ad es. i numeri di codice di un modello o di una parte (come 010-34 o M5339) o i numeri telefonici o di fax.Per inserire un numero come testo, si deve prima applicare il formato Testo alle celle vuote e poi inserire i numeri. Se si fa il viceversa, Excel non applicherà il formato testo ai numeri già inseriti.

Scheda numero: formato TestoScheda numero: formato Testo


Il formato SeparatoreE’ opportuno utilizzare lo stile Separatore per fare in modo che Excel inserisca il punto separatore delle migliaia. Inoltre con questo stile Excel visualizza i numeri con due cifre decimali.

Il formato ValutaSi utilizza per rappresentare quantità in denaro. Questa impostazione è possibile anche dal tasto Valuta presente nella barra degli strumenti.L’impostazione avviene con le opzioni date nella scheda Valuta.Nella stessa barra è presente anche il tasto Euro con cuiè possibile assegnare direttamente il simbolo dell’Euro.

Caratteristiche dei formati numerici Caratteristiche dei formati numerici (1)(1)


Il formato PercentualeQuesto formato esegue due azioni:- moltiplica il valore nella cella o nell’intervallo selezionato per 100- aggiunge il simbolo percentuale (%) dopo ogni numero selezionatoLo si usa per visualizzare delle frazioni decimali, ad es. 0,0525, come valori percentuali più leggibili; nel nostro caso 5,25%.Anche per l’impostazione del formato Percentuale è possibile ricorrere al tasto Percentuale della barra degli strumenti di Excel.Con questo tasto l’impostazione viene effettuata con i valori e le opzioni impostate nella scheda Percentuale della finestra di dialogo Formato celle.

Caratteristiche dei formati numerici Caratteristiche dei formati numerici (2)(2)


Se però nessuno dei formati predefiniti in Excel è in grado di offrire le caratteristiche di formattazione desiderate, è possibile creare un formato personalizzato applicabile a numeri, testo, date e ore contenuti in celle o intervalli di celle.

Per fare questo si ricorre allacategoria Personalizzato presente nella scheda opzioni Numero della finestra Formatocelle.

Formati PersonalizzatiFormati Personalizzati


per creare un formato personalizzato

- Selezionare la cella o l’intervallo di celle contenente i valori che si desidera formattare

- Dal menu Formato Celle scheda Numero- Scegliere (con un clic) nel riquadro Categoria il formato

numerico predefinito che più assomiglia al formato che si vuole creare

- Selezionare l’opzione Personalizzato dall’elenco Categoria.Nel riquadro laterale, nella casella Tipo, appaiono i codici che descrivono il formato numerico corrente.

- Modificare, se necessario, i codici di formato oppure selezionare una combinazione predefinita di codici facendo clic sulle opzioni elencate nel riquadro inferiore.

- Premere OK per applicare le nuove impostazioni.

Formati Personalizzati – creazioneFormati Personalizzati – creazione


Formati Personalizzati – eliminazioneFormati Personalizzati – eliminazione

Eliminare un formato personalizzato è semplicissimo: dopo aver selezionato il formato che si desidera eliminare, premere il pulsante Elimina, posto sulla sinistra della finestra Formato celle.

NOTA:i formati personalizzati vengono salvati con la cartella di lavoro


Per definire un formato personalizzato, Excel utilizza una sequenza di codici di formato che può essere modificata dall’utente.

La costruzione delle sequenze di formato segue regole precise: In una sequenza di formato, è possibile

specificare un massimo di 4 sezioni di codici di formato. Queste sezioni, separate da un punto e virgola, definiscono nell’ordine l’aspetto di:Numeri positiviNumeri negativiValori zeroTesto

Formati Personalizzati – i codici formato (1)Formati Personalizzati – i codici formato (1)


Se l’utente specifica solo due sezioni, il programma adotta la prima per i numeri positivi e gli zeri e la seconda per i numeri negativi mentre se l’utente specifica una sola sezione, il programma applica il formato a tutti i numeri. Attenzione !! Se si salta una sezione, è

necessario includere il punto e virgola finale relativo ad essa.

Es. #.##0,00;[Rosso]-#.##0,00

La prima parte della sequenza (#.##0,00) rappresenta il formato applicato ai numeri positivi e agli zeriLa seconda parte ([Rosso]-#.##0,00) descrive il formato applicato ai numeri negativi.



Separatore delle migliaiaPer visualizzare il punto separatore delle migliaia è necessario inserire un punto (.) nella sequenza del formato numericoEs. la sequenza #.### visualizza il valore 17500 come 17.500

Cifre decimali e cifre significativeSe si desidera formattare i numeri con le virgole decimali, si devono aggiungere dei segnaposto speciali. # visualizza solo le cifre significative e non gli zeri non significativi.Es. La sequenza #####,# visualizza il valore 70000,59 come 70000,6



0 visualizza zeri non significativi per i numeri che presentano meno cifre di quanti siano gli zeri del formato.Es. la sequenza #,00 visualizza 3,1 come 3,10

? aggiunge spazi per gli zeri non significativi su entrambi i lati della virgola decimale in modo da allineare le virgole decimali quando vengono formattate con un carattere a larghezza fissa.



Frammenti di testo predefinitiPer visualizzare un frammento di testo predefinito nelle celle associate alla sequenza di formato, è necessario racchiudere la stringa fra doppie virgolette (“”).Es. la sequenza “Ricavi” € #.##0,00 visualizza il valore 234,478 come Ricavi € 234,48

Utilizzo dei coloriExcel permette di assegnare a ogni sezione della sequenza di formato un colore diverso. Si tratta di scrivere, all’inizio della sequenza, il nome del colore desiderato racchiuso fra parentesi quadre.I colori supportati sono 8: [Nero], [Blu], [Celeste], [Verde], [Fucsia], [Rosso], [Bianco], [Giallo]Es. la sequenza [Blu]#.###;[Rosso]-#.### (cosa fa?)



CondizioniI codici di formato possono essere utilizzati per creare formati numerici applicati solo quando i valori inseriti nelle celle soddisfano una particolare condizione.La condizione da verificare deve essere racchiusa tra parentesi quadre.Es. la sequenza [Blu][>=10];[Rosso][<10]

(cosa fa ?)

Le condizioni sono sempre composte da un operatore di confronto (= uguale a, > maggiore di, < minore di, >= maggiore o uguale a, <= minore o uguale a, <> diverso da) e un valore.



17-mar-04gg-mmm-aa

17-marg-mmm

17/03/04gg/mm/aa

17/3/04g/m/a

17/3g/m

Per personalizzare:

gggg = nome del giorno della settimana per esteso

Formattare date



Formattare orari

0/1/0 1.52 PMg/m/aa h.mm PM

0/1/0 13.52g/m/aa h.mm

13.52.32[h].mm.ss

52.32,4 (con decimi di secondo)

mm.ss,0

1.52.32 PMh.mm.ss PM

13.52.32h.mm.ss

1.52 PMh.mm PM

13.52h.mm

[ ] usate per visualizzare il tempo assoluto trascorso: permette di vedere più di 24 ore, 60 minuti o 60 secondi – hanno senso solo se usate nella prima posizione! h.[mm].ss equivale a h.mm.ss



Se si sta formattando un blocco di celle o una tabella, è possibile applicare diversi effetti di formattazione con una sola azione usando il comando Formattazione automatica dal menu Formato.

Questo permette di selezionare uno stile di tabella in una lista di stili predefiniti.

La Formattazione Automatica La Formattazione Automatica (1)(1)


Il comando Formattazione automatica visualizza una finestra di dialogo che visualizza gli stili di tabella predefiniti tra cui poter scegliere.

Usare la Formattazione Automatica Usare la Formattazione Automatica (2)(2)


Per default il comando Formattazione automatica imposta diverse opzioni (Numero, Bordo, Carattere, …) secondo delle scelte predefinite corrispondenti allo stile di tabella selezionato. Se si vuole restringere la gamma di opzioni utilizzate, in particolare escludendo quelle che darebbero delle impostazioni indesiderate, cliccando il pulsante Opzioni… è possibile disabilitarle.

Usare la Formattazione Automatica Usare la Formattazione Automatica (3)(3)


Excel permette di aggiungere al foglio di lavoro dei formati “condizionali”, che si adattano automaticamente al contenuto delle celle.

Questa funzionalità può servire ad es. a mettere in risalto dei valori all’interno di un elenco che rispondano a determinate caratteristiche.

Le condizioni da soddisfare e le caratteristiche di formatta-zione vengono impostate all’interno della finestra di dialogo Formattazione condizionale.

Usare la formattazione Condizionale Usare la formattazione Condizionale (1)(1)


Si impostano le condizioni nelle apposite caselle.

Da Formato… si impostano le caratteristiche di formato desiderate.

Da Aggiungi >> è possibile aggiungere ulteriori condizioni.

Usare la formattazione automatica Usare la formattazione automatica (2)(2)


Se si vogliono copiare le impostazioni di formato da una cella ad un’altra (o ad un intero intervallo di celle) senza copiare il contenuto, risulta comodo utilizzare il tasto Copia formato presente sulla barra degli strumenti Standard.

Procedimento:

1) Selezionare la cella da cui si vogliono copiare i formati

2) Cliccare il pulsante Copia formato; il puntatore del mouse assume un aspetto particolare con un pennello

3) Selezionare l’intervallo di celle a cui assegnare il formato

Copia formatoCopia formato


Diapositiva sommarioDiapositiva sommario

Tipi di dati in Excel Impostare il formato di una cella Cambiare l’Allineamento Cambiare il tipo di Carattere Modificare i Bordi delle celle Modificare i Motivi delle celle La scheda Numero Definire Formati Personalizzati La formattazione Automatica La formattazione Condizionale Copiare il formato

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