1 Levoluzione del sistema di controllo di gestione allinterno della CCIAA di Lucca Dott. Roberto...

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L’evoluzione del sistema di controllo di gestione all’interno della CCIAA di Lucca

Dott. Roberto Camisi

Segretario Generale CCIAA di Lucca

Roma, 8 marzo 2005

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Le origini

1998 Bilancio pluriennale Monitoraggio spese promozionali

Previsione entrate e spese per centro di costo Confronto decisioni di spesa e realizzazioni a consuntivo

Costi totali per centro di costo e area funzionale (compresa ripartizione costi comuni)

Assegnazione obiettivi “a cascata” fino agli uffici Sistema permanente di valutazione Ufficio controlli interni

Scheda rilevazione attività Affinamento indicatori di obiettivo Percorso di formazione e affinamento sistema valutazione

Indicatori di monitoraggio, di performance e di benchmarking Gruppo lavoro CCIAA Toscane ed Università di Siena Percorso formazione gestione per obiettivi e indicatori di

performance

1999

2000

2001

2003

2004

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Alcuni elementi significativi del controllo di gestione

Previsioni per centro dicosto e area

Controllo di gestione

Realizzazioniper centro di costo e area Costi per area

funzionale e centro di costo

Sistema di valutazione

Programmazioneper obiettiviReport

periodici

Rilevazione attività

Indicatori

Bilanciopluriennale

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Si rileva il livello di raggiungimento degli obiettivi attraverso l’analisi degli indicatori compilati dai centri di costo, servizi, aree

Programmazione per obiettivi

DicembreDicembre

GennaioGennaio

Gennaio/FebbraioGennaio/Febbraio

La Giunta assegna gli obiettivi al Segretario Generale

Si predispongono, ai diversi livelli della struttura orga-nizzativa, le proposte sugli obiettivi e sugli indicatori attraverso un’azione sinergica

Il Segretario Generale assegna gli obiettivi, con i relativi indicatori, ai Dirigenti e questi ai singoli centri di costo

GiugnoGiugno

scopoIndividuare tempestivamente eventuali problemi che potrebbero impedire le realizzazione degli obiettivi

GennaioseguenteGennaioseguente

monitoraggio del definitivo livello di raggiungimento degli obiettivi

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Un esempio di scheda obiettivi

AREAUFFICIO

PROMOZIONE E SVILUPPO PER LE IMPRESESVILUPPO IMPRENDITORIALE

OBIETTIVO 2004 N. 3 AZIONI PER LA PROMOZIONE DEL CREDITO E DEI FINANZIAMENTI AGEVOLATI

Dettagliata descrizione attività (suddivisa per fasi temporali di

realizzazione)

1) Organizzazione di seminari sui finanziamenti agevolati in collaborazione con la ProvinciaFasi: progettazione attività 1° semestre entro febbraio e realizzazione entro luglio progettazione attività 2° semestre entro luglio e realizzazione entro dicembre2) Analisi del regolamento UN sull’agricoltura e revisione dei regolamenti sui contributi Fasi: partecipazione a incontri formativi entro marzo revisione entro settembre3) Compilazione e aggiornamento della banca dati sui finanziamenti. Messa a regimeFasi: aggiornamento dati pregressi 2001 – 2003 entro maggio decentramento e attribuzione dell’attività di compilazione agli uffici competenti a partire da

maggio

Dipendenti che partecipano all’obiettivo (specificando le fasi di attività in cui sono coinvolti)

Federica Ramacciotti, Ilaria Capocchi, Manuela Giovacchini, Luciana Catelli partecipano a tutte le fasi

indicatori 1) organizzazione di 2 seminari sui finanziamenti agevolati, uno nel 1° e uno nel 2° semestre aumento n. partecipanti 10% rispetto a media 2002/20032) partecipazione a 2 incontri formativi entro marzo revisione 4 regolamenti entro settembre aumento n. imprese e soggetti coinvolti almeno 10%3) inserimento 100% dati pregressi 2001 – 2003 entro maggio inserimento 70% dati 2004 entro dicembre

peso 0.26

complessità 1.375 nuovo coefficiente 1.17

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Il sistema di valutazione delle prestazioni

La valutazione delle prestazioni considera due aspetti

I comportamenti organizzativi

Il grado di raggiungimento degli obiettivi

La valutazione del grado di raggiungimento degli obiettivi diventa un elemento fondamentale

Per coinvolgere il personale

• Percorso formativo rivolto a tuttiPercorso formativo rivolto a tutti

• Gruppo di lavoro “migliorie ed affinamento”Gruppo di lavoro “migliorie ed affinamento”

• Elaborazione e condivisione delle descrizioni dei comportamenti organizzativi• Definizione del coefficiente individuale di partecipazione all’obiettivo assegnato al gruppo/ufficio

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La valutazione della categoria D

Dipendente Cat. D ___________________________________Area _______________________________ Ufficio ____________________

Capacità professionale - Grado di impegno e livello qualitativo della prestazione

Punteggio assegnato

1 - 5 - 10

11 - 15 - 20

21 - 25 - 30

31 - 35 - 40

41 - 45 - 50

Punteggio assegnato

Impegno e disponibilità a farsi carico delle esigenze del servizio: grado diimpegno e buona volontà espresse nello svolgimento delle proprie funzioni e disponibilità effettiva a farsicarico delle "punte" di lavoro dell'ufficio anche attraverso straordinario, e/o flessibilit dell'orario e/o aumentodei ritmi di lavoro

non copre tutte le esigenze del servizio

copre le esigenze ordinarie del servizio solo se stimolato/seguito; non è disponibile a farsi caricodelle punte di lavoro

copre le esigenze ordinarie del servizio e, quando gli è richiesto, si fa carico saltuariamente dellepunte di lavoro

Orientamento all'utenza interna ed esterna: capacità di recepire ed analizzare leesigenze, anche non espresse, degli utenti interni/esterni, capacità di dare risposte reali (modalità e tempi)ed adeguate alle aspettative di qualità, anche con riferimento

copre le esigenze ordinarie del servizio e, quando gli è richiesto, è disponibile a farsi carico dellepunte di lavoro

copre le esigenze ordinarie del servizio e si fa carico, spontaneamente, delle punte di lavoro

Anno 2003

segue

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La valutazione della categoria D

RISULTATI

Ob. A Ob. B Ob.C Ob. D Ob. E

Raggiungimento dei risultati

Importanza relativa dell’obiettivo somma = 1

Complessità del risultato atteso

Prodotto

Coeff. di partecipazione individuale (min 0,4 max 1,2)

Punteggi

0,40 - 0,45 - 0,50 - 0,55

0,60 - 0,65 - 0,70 - 0,75

0,80 - 0,85 - 0,90 - 0,95

1,00 - 1,05 - 1,10 - 1,15

1,2

Prodotto per coefficiente di partecipazione

Totale generale (capacità professionale x 0,40 + risultati x 0,60)

IL Dirigente __________________________

Osservazioni del dipendente:

è coinvolto nell'obiettivo e offre un impegno lavorativo coerente per il raggiugimento del risultato e qualche volta necessita di supervisionipartecipa in maniera efficiente all'obiettivo, proponendo ed elaborando soluzioni innovative per la sua realizzazione

e relativo significatonon è coinvolto nell'obiettivo, ma contribuisce e si fa carico delle attività dell'ufficio

è coinvolto nell'obiettivo e necessita di alcune supervisioni

non è coinvolto nell'obiettivo, ma si fa carico in modo particolare delle attività ordinarie e/o di altri obiettivi

Totale valutazione risultati

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Realizzazioni per centro di costo e area funzionale

Si confrontano le previsioni, le decisioni di spesa e

quanto effettivamente realizzato

Si confrontano le previsioni, le decisioni di spesa e

quanto effettivamente realizzato

Si verifica l’effettivo utilizzo, da parte dei dirigenti,

delle risorse loro assegnate

Si verifica l’effettivo utilizzo, da parte dei dirigenti,

delle risorse loro assegnate

Si ha un momento di sintesi dei risultati delle due contabilità:

finanziaria ed economica

Si ha un momento di sintesi dei risultati delle due contabilità:

finanziaria ed economica

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Spesa corrente 2003

Area Sviluppo Economico e Promozione - (Valori assoluti in migliaia di Euro)1 2 3 4 5 6 7

DESCRIZIONE STANZIAMENTI ASSESTATI

2003

DECISIONI DI SPESA 2003

INCIDENZA %

RESIDUI PASSIVI 1/1/2003

DISPONIBILITA' TOTALE

REALIZZAZIONI 2003

INCIDENZA %

(2/1x100) (2+4) (6/5x100)

Spese organi istituzionali 2,60 0,57 22,1 0,57 0,57 100,0

Competenze al personale 552,11 552,11 100,0 56,56 608,67 515,60 84,7

Oneri sociali 130,54 130,54 100,0 130,54 130,54 100,0

Altri costi del personale 23,50 8,73 37,1 8,73 8,73 100,0

Spese varie di funzionamento 28,15 15,74 55,9 0,72 16,45 16,45 100,0

Spese per automazione dei servizi 12,13 6,20 51,1 6,20 6,20 100,0

Spese per consulenti ed esperti 1,00

Spese di rappresentanza

Spese di pubblicità' 21,00 17,80 84,7 17,80 17,80 100,0

Oneri finanziari e fiscali

Rimborsi di entrate e proventi diversi

Quote associative organismi sistema camerale 11,60 9,11 78,5 9,11 9,11 100,0

Iniziative di promozione ed informazione economica 2.436,07 2.179,88 89,5 502,50 2.682,37 2.072,34 77,3

TOTALE SPESA CORRENTE 3.218,69 2.920,67 90,7 559,77 3.480,44 2.777,34 79,8

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Costi totali per centro di costo e area funzionale

Comprensivi:

• dei costi diretti del centro

• degli ammortamenti dei beni utilizzati

• degli accantonamenti dell’anno per il TFR

• di una quota dei costi comuni attribuita sulla base di parametri (superficie, numero degli addetti, numero di unità hardware, numero dei chilometri percorsi, ecc.)

AREE FUNZIONALI ANNO 2003 QUOTA %

ANNO 2002 QUOTA %

Segretario Generale/Organi 21,4 21,1

Amministrazione e Personale 11,2 10,3

Registro Imprese, Albi e Ruoli 28,1 27,0

Sviluppo economico e promozione 39,3 41,6

TOTALE 100,0 100,0

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Costi attribuiti alle funzioni camerali

Anno 2003 - (Valori assoluti in migliaia di Euro)

DESCRIZIONE

AREA SEGRETARIO GENERALE-

ORGANI

AREA AMMIN. E PERSON.

AREA R.I., ALBI E RUOLI

AREA SVIL. ECON. E

PROMOZ.

TOTALE AREE FUNZIONALI

ORGANI 157,1 - 6,5 0,6 164,2

PERSONALE (Accant. TFR incluso) 429,8 577,9 1.249,0 708,1 2.964,8

ACQUISIZIONE E GESTIONE SERVIZI EROGATI - 124,6 315,7 11,4 451,7

FUNZIONAMENTO 5,1 1,5 82,9 11,3 100,8

MANUTENZIONE E NOLEGGI HARDWARE - 0,7 0,8 - 1,5

LEGALI E DI CONSULENZA 54,9 15,3 - - 70,2

RAPPRESENTANZA 5,7 - - - 5,7

PUBBLICITA' 39,1 - 0,4 17,8 57,3

ONERI FINANZIARI - - - - -

IMPOSTE E TASSE - - - - -

QUOTE ASSOCIATIVE AL SISTEMA CAMERALE 705,7 - - 9,1 714,8 INIZIATIVE DI PROMOZIONE ED INFORMAZIONE ECONOMICA 176,0 - 76,4 2.072,3 2.324,7

AMMORTAMENTI 8,3 8,1 78,0 32,8 127,1 TOTALE COSTI DIRETTI DELLE AREE FUNZIONALI 1.581,6 728,2 1.809,7 2.863,4 6.982,9

TOTALE ADDEBITI DA SERVIZI GENERALI 163,4 189,2 484,0 341,4 1.177,9 TOTALE COSTI ATTRIBUITI ALLE FUNZIONI CAMERALI 1.745,0 917,3 2.293,6 3.204,8 8.160,7 RIPARTIZIONE COSTI ATTRIBUITI IN % 21,4 11,2 28,1 39,3

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Rilevazione attività

Entro Gennaio

Monitoraggio dell’insieme delle attività svolte nell’anno precedente

Monitoraggio dell’insieme delle attività svolte nell’anno precedente

Ogni singolo centro di costo, attraverso una scheda

che rende altresì possibile il confronto

con i 4 anni precedenti

Ogni singolo centro di costo, attraverso una scheda

che rende altresì possibile il confronto

con i 4 anni precedenti

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Monitoraggio andamento attività Ufficio Sviluppo Imprenditoriale

Anno 2004

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Introduzione della Balanced Scorecard

Necessità di integrare aspetti economico finanziari con variabili quali-quantitative

Necessità di coordinamento tra le diversi funzioni

Visione di insieme Accrescimento della comunicazione interna

Progetto “Misurazione delle performance e benchmarking” Unioncamere Toscana

Cresco – Università di SienaTelos Consulting

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Sviluppo degli indicatori

Coinvolgimento dei responsabili di unità organizzativa e di servizio in un processo di messa a punto e prima verifica di indicatori di performance e benchmarking, da inserire nei prospetti di monitoraggio di obiettivi ed attività,

alcuni indicatori riferiti ai principali servizi svolti

Monitoraggio nel tempo dei risultati conseguiti e confronto con altre Camere toscane

Percorso formativo a tutti su “gestione per obiettivi” e “indicatori di performance”, per la condivisione di questi strumenti, indispensabile per un’effettiva ricaduta

sul miglioramento continuo del nostro modo di lavorare e della qualità dei nostri servizi

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Definizione obiettivi

Rilevazione dati

Definizione indicatori

Integrazione Indicatori

benchmarkingAnalisi Report

Le fasi del progetto

Balanced Scorecard

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Misure strategiche

(Ente nel suo complesso)

Misure di processo/funzione

(Area)

Misure di unità organizzativa (Uffici)

L’ applicazione della Balanced Scorecard all’interno della CCIAA di Lucca

Scorecard strategica

Missione

Obiettivi

Azioni(attività)

Misure

Scorecard di processo o area

Missione

Obiettivi

Azioni(attività)

Misure

Obiettivi Azioni Aziendali

Indicatori di Performance

Aziendali

Obiettivi Azioni Indicatori di Performance

Correlazioni Allineamento

ObiettiviAzioni

Aziendali


Aziendali

ObiettiviAzioni

Aziendali


Aziendali

Misure di processo/funzione

(Servizi)Obiettivi

Azioni Aziendali


Aziendali

Scorecard di processo o servizio

Missione

Obiettivi

Azioni

Indicatori

Scorecard di unità organizzativa

Missione

Obiettivi

Azioni

Indicatori

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Individuazione obiettivi ed indicatori

Oggetto della rilevazione

Attività ordinaria Obiettivi associati a

specifici target Obiettivi di

miglioramento Obiettivi di

innovazione

Indicatori di Indicatori di Indicatori diMonitoraggio performance progetto

(scheda progetto)

BSC Camerale

Indicatori singola Camera

Indicatori Benchmarking

Indicatori Pareto

20

Integrazione tra le unità monitorate dalla CCIAA di Lucca e gli indicatori di Pareto

Unità organizzative aventi indicatori di Pareto nelle proprie BSC

21

Integrazione tra le unità monitorate dalla CCIAA di Lucca e gli indicatori di benchmarking UCT

Unità organizzative aventi indicatori di benchmarking Unioncamere Toscana nelle proprie BSC

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Un esempio di report – Ufficio Diritto Annuale

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Azione Profilo Composizione Indicatore PESO ACTUAL TARGET SCOSTAMENTO

Monitoraggio e analisi dei periodici versamentiesattoriali e dei pagamenti effettuati con F24

Profilo Processi Internimonitoraggio trimestrale versamenti esattoriali e dei

pagamenti con F24 (periodo: gennaio-dicembre 2004)8

Profilo Qualita e Utentin di versamenti anomali attribuiti (esattoriali e con F24

separatamente indicati) anno 2004/ anno 20030,930481283

Profilo Qualita e Utentin di richieste formalizzate per corretta attribuzione dei

versamenti 95

Profilo Qualita e Utenti Richiesta dati per analisi morosi entro 10 marzo 2004 25,00 mar-04 mar-04 Realizzato

Profilo Qualita e Utenti verifiche e completamento dati entro 31 marzo 2004 25,00 mar-04

Profilo Qualita e Utentirealizzazione analisi (formale) contribuenti morosi entro 15

aprile 200425,00 set-04 apr-04 Non Realizzato

Richiesta dati per analisi statistiche 2004 e relativiapprofondimenti soggetti paganti e soggetti tenuti

Profilo Qualita e Utenti realizzazione analisi statistiche 2004 entro ottobre 2004 25,00 ott-04 ott-04 Realizzato

Profilo Economico-Finanziario

Totale Riscossioni da Diritto Annuale Anno N / Dovuto per Diritto Annuale Anno N

0,847028162


Spese per la riscossione del diritto annuale / Entrate per il diritto annuale

0,014629231


Spese per la riscossione del diritto annuale anno N / Anno N-1

0,985275155


Importo totale riscossioni spontanee del Diritto Annuale anno N / Anno N-1

1,040184922


Importo totale riscossioni spontanee del Diritto annuale relative agli anni precedenti / Soggetti tenuti al pagamento

del Diritto annuale4,908298894

Grado di Raggiungimento obiettiviMonitoraggio riscossioni, analisi statistiche e ricerca possibili soluzioni migliorative delle riscossioni

svolgimento analisi sui contri-buenti morosi2001/2003 (con stima per soc. capitale) per for-magiuridica e stato dell'impre-sa: 1) omissione totalee parzia-le - n. soggetti e importi; 2) ritardo - n.soggetti e importi pagati distinti fra omissione 0,40

valutazione criticità procedurali e ricercaresoluzioni migliorative delle modalità di riscossione spontanea e tramite ruolo

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Un esempio di report – Ufficio Sviluppo imprenditoriale

1 100


Profilo Processi InterniDefinizione obiettivi e indicatori di performance (relativi sia agli obiettivi 2004 che alle altre attivita ) per l'Uffici entro

Febbraio 200420 feb-04 feb-04 Realizzato

Profilo Processi Interni N di modifiche apportate agli obiettivi assegnati

Profilo Processi InterniProduzione Report sul livello raggiungimento obiettivi anno

precedente (entro marzo anno in corso)20 mar-04 mar-04 Realizzato

Profilo Processi InterniProduzione Report sul monitoraggio attività anno precedente

(entro aprile anno in corso)20 apr-04 apr-04 Realizzato

Profilo Processi InterniProduzione Report interperiodale sul livello di raggiungimento

obiettivi e indicatori di performance anno corrente entro Giugno anno corrente

20 giu-04 giu-04 Realizzato

Verifica e definizione degli Indicatori di misurazionedelle performance per il benchmarking

Profilo Processi Internirevisione critica indicatori di performance e benchmarking

entro ottobre 200420 ott-04 ott-04 Realizzato

2


Progetto: "Innovazione nella formazione" Profilo Qualita e UtentiRealizzazione report trimestrali Scheda progetto:

"Innovazione nella Formazione"

Profilo Qualita e UtentiN.ro di studenti coinvolti nelle iniziative scuola - lavoro anno n

/ n di iniziative scuole - lavoro93,5

Profilo Qualita e UtentiN.ro di iniziative formative e di interazione scuola lavoro

realizzate anno n / Anno n-12

Profilo Qualita e UtentiN.ro di studenti coinvolti nelle iniziative scuola / lavoro anno n

/ Anno N-1

Profilo Processi InterniRealizzazione report trimestrali scheda progetto: "Tirocini

formativi e di alternanza scuola-lavoro"

Profilo Processi InterniPersonale del sistema camerale dedicato ai temi

dell'alternanza scuola/lavoro / Personale del sistema camerale dedicato alla promozione

0,01130137

Progetto: "Tirocini formativi e di alternanza scuola-lavoro"

Responsabile: Federica Ramacciotti

Sviluppo dei meccanismi di programmazione e controllo

Grado di Raggiungimento obiettiviInnovazione nella formazione e accreditamento

proposta e negoziazione obiettivi e indicatori diperformnace (relativi sia agli obiettivi 2004 che allealtre attivita ) per l'ufficio

monitoraggio e verifica obiettivi, indicatori diperformance relativi all'anno in corso e all'annoprecedente

Grado di Raggiungimento obiettivi

TO BACK STAMPA

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Un esempio di scheda progetto – Ufficio Sviluppo Imprenditoriale

Modalita` Operative e Tempi di realizzazione

Responsabile Fase/Sottofase

PrevisioneRevisione Termine

Realizzato

28.02.2004 28.02.2004

31.05.2004

31.07.2004

31.07.2004

30.09.2004 30.09.2004

31.12.2004

31.12.2004

31.12.2004

Descrizione fasi e sottofasi del PROGETTO

QUADRO 5

Entro giugno si è proceduto all'analisi e stesura delle procedure, da luglio parte la fase di messa in pratica delle stesse per la successiva stesura del manuale

realizzazione attività secondo semestre di formazione manageriale, di minimaster (anche con riferimento ai distretti e ai settori), di percorsi per la nuova impresa

realizzazione attività di ricerca e sviluppo

Terzo Trimestre

Quarto Trimestre

progettazione attività secondo semestre di formazione manageriale, di minimaster (anche con riferimento ai distretti e ai settori), di percorsi per la nuova impresa

progettazione attività primo semestre di formazione manageriale, di minimaster (anche con riferimento ai distretti e ai settori), di percorsi per la nuova impresa

Secondo Trimestre

analisi delle procedure dell'ufficio come "agenzia formativa" per adeguamento alle procedure ISO

Primo Trimestre

progettazione attività di ricerca e sviluppo

realizzazione attività primo semestre di formazione manageriale, di minimaster (anche con riferimento ai distretti e ai settori), di percorsi per la nuova impresa

stesura e ultimazione delle procedure dell'ufficio come "agenzia formativa" per adeguamento alle procedure ISO

Note

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Indicatori di Efficienza, Efficacia ed Economicita` (Se previsti)

PESO ACTUAL TARGET INDICATORE PESO ACTUAL

realizzazione di minimaster

"Qualità e strategie nel gestionale" settore cartario= 28 partecipanti distribuiti nei 5 moduli; settore calzaturiero= 18 partecipanti sui 5 moduli

realizzazione corsi brevi

"Come diventare un abile comunicatore"= 13 partecipanti; "Tecniche di vendita avanzato"= 12 partecipanti

incremento delle ore di formazione erogata rispetto alla media 2002/2003

2 con almeno n. 12 partecipanti ciascuno

PROFILO QUALITA` E UTENTIPROFILO ECONOMICO-FINANZIARIO

INDICATORE

incremento del 10%

QUADRO 6

TARGET

n. 2 con almeno n. 12 partecipanti ciascuno

Gli indicatori di progetto

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Gli indicatori di progetto

PESO ACTUAL TARGET INDICATORE PESO ACTUAL

30.05.2004

31.12.2004

elaborazione progetti nel settore innovazione e ricerca

raggiungimento grado di soddisfazione

SI

realizzazione progetti per la nuova impresa n. 4 (1 settore nautica 1 settore cartario 2 trasversali)

Entro maggio n.3 percorsi (1 settore nautica, 2 trasversali), 1 settore cartario programmato per settembre attualmente in atto fase di aggiornamento mappatura di settore

realizzazione progetto finanziato dal FSE

Realizzate le fasi di progettazione promozione, il percorso formativo avrà inizio il 28 giugno

raggiungimento grado di soddisfazione

Sarà possibile al termine del corso

buono

PROFILO PROCESSI INTERNI PROFILO INNOVAZIONE E CRESCITA

4

1

sufficienza

INDICATORE

realizzazione manuale sulle procedure

TARGET

3

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Alcune criticità

Il reale utilizzo degli strumenti da parte dei colleghi e il loro coinvolgimento

La percezione che siano “strumenti di controllo” invece che mezzi per dare significato ed evidenza al proprio lavoro e per migliorarlo

La difficoltà a spostare l’attenzione dalle singole iniziative da gestire al monitoraggio delle attività

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