06 Excel Elenchi

Lez. 6 – Gli elenchi nei fogli Lez. 6 – Gli elenchi nei fogli di lavorodi lavoro

Dott. Enrico Frer

Elaborazione di fogli di lavoro con

Microsoft Excel

Elaborazione di fogli di lavoro con

Microsoft ExcelBusiness &

Relationship Management: innovazione dei

servizi e gestione della clientela

nelle banche di credito

cooperativo.

IV edizione

Enrico Frer Microsoft ExcelMicrosoft Excel: gli elenchi06.2

Sommario lezioneSommario lezione

Microsoft EXCELGli elenchi

Gli elenchi Generalità Creare e gestire elenchi I filtri Gli ordinamenti


Più specificatamente, un elenco consiste in una riga di intestazione, cioè testo descrittivo, seguito da ulteriori righe di dati, che possono essere valori o testo.

Gli elenchi: generalitàGli elenchi: generalità

Gestione degli elenchi di ExcelMicrosoft EXCELMicrosoft EXCEL

Excel oltre che per le sue funzionalità di foglio di calcolo, viene molto utilizzato anche per gestire gli elenchi o database di fogli di lavoro.

Elenco: È essenzialmente una raccolta organizzata di informazioni

È una tabella di dati memorizzata in un foglio di lavoro, strutturata in colonne di campi e righe di record.


Elenco di esempio:- Intestazioni nella riga 1- Dieci righe di dati- Occupa quattro colonne- I dati sono di molti tipi diversi: testo, valori e date- La colonna C contiene una formula che calcola lo stipendio mensile dal valore della colonna B




Spesso le colonne di un elenco vengono definite campi e le righe record, analogamente a quanto si fa per i database.

L’elenco dell’esempio ha cinque campi (Nome, Stipendio annuale, Stipendio mensile, Sede e Data assunzione) e dieci record.

La dimensione degli elenchi che si sviluppano in Excel è subordinata a quella di un singolo foglio di lavoro. Quindi un elenco in pratica non può avere più di 256 campi e non può essere costituito da più di 65536 record.




Excel mette a disposizione parecchi strumenti per gestire gli elenchi (es. per avere dei riepiloghi)Operazioni eseguibili con un elenco:

Immissione dei datiImpostazione di filtri per visualizzare solo le righe che soddisfano certi criteriL’ordinamentoL’inserimento delle formule per calcolare i subtotaliLa creazione di formule per calcolare i risultati filtrati in base a certi criteriLa creazione di una tabella riassuntiva dei dati dell’elenco (con l’uso di una tabella pivot)

Gli elenchi: operazioniGli elenchi: operazioni



Alcuni criteri di riferimento:Inserire etichette descrittive nell’intestazione (prima riga dell’elenco) – formato Testo a capo per gestire i testi lunghiOgni colonna contenga lo stesso tipo di informazioni: numero; dati, stringheNon si lascino righe vuote all’interno dell’elenco – Excel determina automaticamente i contorni dell’elenco nelle operazioni sullo stesso e una riga vuota segnala la fine dell’elencoSelezionare Finestra > Blocca riquadri per assicurarsi di vedere le intestazioni quando si scorre l’elencoE’ consigliabile preformattare intere colonne per essere certi che i dati abbiano lo stesso formato.




Gli elenchi: inserimento dati


Si possono inserire i dati in un elenco in tre modi:

Manualmente, usando le tecniche standard d’immissione di dati(con delle agevolazioni grazie a strumenti messi a disposizione da Excel)

Importandoli o copiandoli da un altro file

Usando una finestra di dialogo



Excel ha due strumenti che agevolano l’immissione ripetitiva dei dati:

Completamento automatico: quando si inizia a digitare in una cella, Excel cerca nell’elenco una corrispondenza con quello che si sta digitando. Se la trova, completa automaticamente il testo. Dare Invio per eseguire l’immissione. Si può attivare questa funzione nella scheda Modifica di Strumenti> Opzioni.Seleziona elenchi: facendo clic con il pulsante destro del mouse su una cella e selezionando Seleziona da elenco dal menu di scelta rapida, Excel visualizza una casella di riepilogo che mostra tutte le voci che stanno in quella colonna. Cliccando su quella che si vuole inserire, questa viene trascritta nella cella.





Il comando Seleziona da elenco offre un elenco di tutte le voci nella colonna corrente





Se si preferisce usare una finestra di dialogo per immettere i dati, si sposti il puntatore su una cella in un punto qualunque all’interno dell’elenco e si scelga Dati > Modulo. Excel allora visualizza una finestra di dialogo che mostra ogni campo dell’elenco.

Nuovo si utilizza per inserire un nuovo record.

Elimina cancella il record selezionato.

Criteri: consente di inserire un criterio con cui cercare i record.





Finestra di dialogo Dati > Modulo





I filtriI filtri

Filtrare un elenco vuol dire nascondere tutte le righe nell’elenco tranne quelle che soddisfano alcuni criteri specificati. Ad es. se si ha un elenco di clienti, lo si può filtrare per mostrare solo quelli che abitano a Milano.L’applicazione di filtri è una tecnica comune molto utile e la si può eseguire usando due strumenti messi a disposizione da Excel:

Filtro automatico, per criteri semplici di filtro

Filtro avanzato, per operazioni più complesse



Il filtro automaticoPer utilizzare il filtro automatico si posiziona il puntatore della cella all’interno dell’elenco e si sceglie Dati > Filtro > Filtro automatico.Excel analizza l’elenco e aggiunge delle piccole frecce volte verso il basso ai nomi di campo nella riga delle intestazioni. Ha aggiunto degli elenchi a discesa contenenti le voci uniche di ogni colonna.Facendo clic sulla freccia di uno di questi elenchi, l’elenco si apre mostrando il suo contenuto.Selezionando una voce, vengono nascoste tutte le righe dell’elenco eccetto quelle che includono la voce scelta. Excel ha quindi filtrato l’elenco in base alla voce scelta.

I filtri: il filtro automatico




Applicazione del Filtro automatico





N.B. dopo aver filtrato l’elenco, la barra di stato visualizza il nr. di righe qualificate, cioè accettate dal filtro; inoltre la freccia a discesa cambia colore per ricordare che si è filtrato l’elenco in base a un valore in quella colonna.Il filtro automatico ha un limite: solo le prime 999 voci uniche nella colonna appaiono nell’elenco a discesa. Se l’elenco supera questo limite, allora si deve ricorrere al Filtro avanzato. Oltre a mostrare ogni voce nella colonna, l’elenco a discesa include altri cinque elementi: Tutto, Primi dieci, Personalizza, Vuote, NonVuote.





Per uscire dalla modalità di Filtro automatico ed eliminare le frecce a discesa dai nomi dei campi, scegliere di nuovo Dati > Filtro > Filtro automatico per rimuovere il segno di spunta dalla voce.

Il filtro automatico a più colonne La funzione di Filtro automatico consente di filtrare un elenco in base ai valori in più di una colonna. Basterà attivare in successione le voci degli elenchi a discesa per i vari campi.





Finestra di dialogo Personalizza filtro automatico che permette di filtrare l’elenco in parecchi modi

Il filtro automatico personalizzato Di solito il Filtro automatico implica la selezione di un singolo valore per una o più colonne. Se si sceglie l’opzione Personalizza nell’elenco a discesa, si ottiene un po’ più di flessibilità nel filtrare l’elenco.





Il Filtro avanzatoE’ un tipo di filtro molto più flessibile del Filtro automatico. Esso richiede maggior impegno da parte dell’utente.Offre i seguenti vantaggi:

Si possono specificare criteri di filtro più complessiSi possono specificare criteri di filtro calcolatiSi può estrarre una copia delle righe che soddisfano i criteri in un’altra posizione

I filtri: il filtro avanzatoI filtri: il filtro avanzato



Impostazione di un intervallo dei criteriPrima di usare il Filtro avanzato, si deve impostare un intervallo dei criteri, contenente le informazioni che Excel usa per filtrare l’elenco.Deve conformarsi alle seguenti specificazioni:

Deve essere costituito da almeno due righe e la prima deve contenere alcuni o tutti i nomi dei campi dell’elencoLe altre righe dell’intervallo dei criteri devono essere costituite dai criteri di filtro.




Impostazione intervallo dei criteri




E’ consigliabile porre l’intervallo dei criteri sopra o sotto l’elenco.I campi nella riga dell’intervallo dei criteri sono uniti da un operatore AND logico.Per applicare il filtro, si sceglie Dati>Filtro>Filtro avanzato e sullo schermo compare la finestra di dialogo Filtro avanzato, che permette di specificare l’intervallo dell’elenco e l’intervallo dei criteri.Dopo aver specificato le informazioni richieste, ed avendo selezionato l’opzione Filtra l’elenco sul posto, si dà OK ed Excel filtra l’elenco in base ai criteri dati.




La finestra di dialogo Filtro avanzato




Uso di più criteri in un filtro avanzato

Se si usa più di una riga nell’intervallo dei criteri, i criteri tra le diverse righe sono uniti da un operatore OR.




Intervallo dei criteri con più righe (= più criteri)




Tipi di criteri

I criteri immessi nell’intervallo dei criteri possono essere di diverso tipo:

Criteri di testo o numeri. L’applicazione del filtro implica dei confronti con un numero o un stringa usando operatori di confronto (=, <, >, <>, etc)

Criteri calcolati. L’applicazione del filtro implica un calcolo.




I criteri di testo o numeriElenco degli operatori di confronto utilizzabili nei criteri di testo o numeri:

= Uguale a> Maggiore di>= Maggiore o uguale a< Minore di<= Minore o uguale a<> Diverso da




I criteri di testo o numeriEsempi di criteri di stringhe:

>L Il testo che inizia con le lettere da M fino a Z<>C Tutto il testo tranne il testo che inizia con la lettera C=“Gennaio” Il testo che corrisponde a GennaioSo* Il testo che inizia con Sos*a Il testo che inizia con s e finisce con ad?L Il testo di tre lettere che inizia con d e finisce con L




I criteri calcolati

L’uso dei criteri calcolati può rendere il filtro ancora più potente, in quanto l’elenco viene filtrato in base a uno o più calcoli.

Lo vediamo dal seguente esempio:




Elenco di Progetti: nr, date iniziali, date finali, risorse

Nella cella A2 c’è la formula con una condizione sulla durata dei progetti che deve essere >= 30 giorni

La formula è impostata sulla prima riga dell’elenco, ma quando si filtra l’elenco con questo criterio, l’elenco mostra solo le righe che soddisfano questa condizione

I filtri: il filtro avanzatoI criteri calcolati -

Esempio


Esempio



Elenco Progetti dopo l’applicazione del filtro.


Esempio


Esempio



Usare i criteri calcolati (1)

I criteri calcolati usano test diversi dal semplice confronto fra il valore di una colonna e una costante.Se si chiede ad Excel di trovare i dipendenti con retribuzione superiore a 50 milioni, non c’è bisogno di usare un criterio calcolato,Questo è invece necessario se se si devono trovare i dipendenti con retribuzione superiore alla media.

I filtri: il filtro avanzatoI criteri calcolati




Usare i criteri calcolati (2)Tre regole utili per evitare molti problemi:

L’intestazione della colonna che si trova sopra un criterio calcolato non deve essere una copia dell’intestazione della colonna nell’elenco. L’intestazione dell’intervallo di criteri può essere vuota, oppure contenente qualunque altra cosa (il contrario di quanto richiesto per i criteri non calcolati).I riferimenti alle celle che si trovano al di fuori dell’elenco devono essere assoluti.I riferimenti alle celle interne all’elenco devono essere relativi.





La finestra di dialogo Filtro fornisce due altre opzioni:- Copia in un’altra posizione Excel copia le righe scelte in un’altra posizione nel foglio di lavoro- Copia unica dei record Si nascondono tutte le righe duplicate fra quelle scelte




In molti casi si desidera che le righe di un elenco appaiano in un ordine specifico. In questi casi si deve ricorrere ad un ordinamento.

Excel dà delle possibilità molto flessibili di ordinare gli elenchi, partendo da una modalità di ordinamento semplice per arrivare a ordinamenti più complessi.

OrdinamentiOrdinamenti



L’ordinamento semplicePer organizzare rapidamente un elenco in ordine crescente, si sposta il puntatore di cella nella colonna che interessa, e si clicca sul pulsante Ordinamento crescente (o Ordinamento decrescente) della barra degli strumenti Standard. In entrambi i casi Excel determina l’estensione dell’elenco e ordina tutte le righe dello stesso.Quando si ordina un elenco filtrato, Excel si occupa solo delle righe visibili; se si elimina il filtro dall’elenco, questo non risulterà più ordinato.




Ordinamenti più complessiTalvolta si può voler ordinare un elenco per due o più colonne, e questo è importante per spezzare i legami. Si ha un legame quando le righe con dati duplicati non vengono ordinate.Si possono utilizzare degli ordinamenti semplici in sequenza sulle colonne in questione, per ottenere il risultato, tuttavia Excel fornisce il modo per ottenere l’ordinamento a più colonne con un solo comando, tramite la finestra di dialogo Ordina.




La finestra di dialogo Ordina




Per ordinare l’elenco rispetto a più di un campo, si scelga Dati > Ordina per far apparire la finestra di dialogo Ordina. Negli elenchi a discesa Ordina per si possono selezionare i campi di ordinamento specificando l’ordine crescente o decrescente (N.B. sono solo tre)Se è attiva l’opzione Con riga di intestazione, la prima riga con i nomi dei campi non è interessata dall’ordinamento.Dando OK le righe dell’elenco vengono riordinate.




Ordinamento per più di tre campi.Se si volesse ordinare l’elenco per più di tre campi, bisogna aggiungere un’ulteriore fase. Supponendo di voler ordinare l’elenco per cinque campi: Campo1, Campo2, Campo3, Campo4, Campo5, la procedura che si suggerisce è di iniziare ordinando per Campo3, Campo4 e Campo5 e poi di riordinare l’elenco per Campo1 e Campo2. In altri termini, si ordinino prima i tre campi di “minore priorità”, che comunque rimarranno in sequenza quando si eseguirà il secondo ordinamento.




La finestra di dialogo Opzioni di ordinamento

Le opzioni di ordinamento.Nella finestra di dialogo Ordina è presente un pulsante Opzioni che apre la finestra di dialogo Opzioni di ordinamento.




Le opzioni di ordinamento.Prima chiave di ordinamento: consente di specificare un ordinamento personalizzato.Maiuscole/minuscole: fa sì che l’ordinamento tenga conto delle maiuscole in modo che le lettere maiuscole appaiano prima delle minuscole in un ordine crescente.Orientamento: consente di riordinare in base alle colonne invece che in base alle righe.




Ordinamento personalizzatoExcel tipicamente ordina numericamente o alfabetica-mente a seconda dei dati. In alcuni casi, tuttavia, si possono ordinare i dati in altri modi.Es. nomi di mesi – si vuole che appaiano in ordine di mese invece che alfabeticamente.A questo proposito, si può usare la finestra di dialogo Opzioni di ordinamento. Si sceglie l’elenco appropriato nel riquadro Prima chiave di ordinamento. Excel di default ha quattro “elenchi personalizzati” (Giorni e Giorni abbreviati, Mesi e Mesi abbreviati) ed è possibile definire il proprio.




Si può creare un elenco personalizzato definendolo nella scheda Elenchi della finestra di dialogo Opzioni (sotto il menu Strumenti).N.B. sono gli stessi elenchi utilizzati per il Riempimento automatico delle celle tramite il ‘Trascinamento copia’ da mouse.




I subtotaliI subtotali

I subtotali automaticiSono una funzione molto utile che può far risparmiare molto tempo. Per usarla l’elenco deve essere ordinato, perché i subtotali sono inseriti ogni volta che cambia il valore in un campo specificato.Es. Vendite1Per inserire automaticamente le formule dei subtotali in un elenco, si sposta il puntatore della cella in un punto qualsiasi nell’elenco e si sceglie Dati > Subtotali. Sullo schermo viene visualizzata la finestra di dialogo Subtotali.



La finestra di dialogo Subtotali




La finestra di dialogo Subtotali offre le seguenti opzioni:Ad ogni cambiamento in: elenco a discesa che visualizza tutti i campi nell’elenco. Si deve aver ordinato l’elenco in base al campo che si sceglie.Usa la funzione: di solito si usa la funzione Somma (default).Aggiungi subtotali a: casella di riepilogo che mostra tutti i campi nell’elenco. Selezionare i campi in cui si vuole calcolare il totale.Sostituisci i subtotali correnti: se è attivata, Excel rimuove qualsiasi formula di subtotale esistenteInterruzione di pagine tra gruppi: se è attivata, Excel inserisce una interruzione di pagina manuale dopo ogni subtotale Riepilogo sotto i dati: se è attivata, Excel posiziona i subtotali sotto i dati, di default.Rimuovi tutto: rimuove tutte le formule di subtotali dall’elenco




Dando OK, Excel analizza l’elenco, inserisce le formule di subtotale e crea una struttura. Le formule usano la funzione del foglio di lavoro SUBTOTALE.



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