Excel o non excel, questo è il dilemma

Benvenuto,

ti metto a disposizione il mio lavoro, tuttavia vorrei che mi

restituissi in cambio un feedback (positivo o negativo).

È di fondamentale importanza conoscere i punti di forza e le

debolezze del proprio lavoro, ma questo può avvenire solo

se tu mi dedichi una piccola parte del tuo tempo per

commentare, criticare o elogiare il mio lavoro.

Ti ringrazio in anticipo e ti auguro una piacevole lettura.

Puoi inviare le tue osservazioni al mio indirizzo di posta:

[email protected]

Grazie,

Fabrizio

fabrizio

NANNI introduzione

2

Tìmeo Dànaos et dona ferentes, sono le parole pronunciate da Laocoonte ai

Troiani per convincerli a non fare entrare il famoso cavallo di Troia nella

città.

Sappiamo tutti però come andò a finire: i greci uscirono dal cavallo durante la

notte mettendo a ferro e fuoco la città di Troia.

Perché ho voluto iniziare con questa celebre frase?

Perché prima di inserire in azienda programmi, tecnologie e nuove procedure

il management dovrebbe considerare quale sia l’utilità effettiva

dell’innovazione rispetto a quella presunta, se non sia necessario formare e

addestrare il proprio personale rispetto a ciò che viene introdotto, se non sia il

caso di ridisegnare i propri processi aziendali nell’ottica della innovazione

introdotta.

Spesso il management, più per superficialità che per ignoranza, implementa

nella propria organizzazione strumenti e tecnologie che talvolta si ritorcono

contro se stesso, così come , metaforicamente farebbe un boomerang per

colui che lo lancia.

fabrizio

NANNI introduzione

3

Secondo un indagine condotta dall’Istat le aziende con una minor

propensione all’investimento in soluzioni di gestione delle informazioni

digitali sono quelle di minore dimensione (10-49 dipendenti) appartenenti ai

settori Industria, Distribuzione, Servizi e Sanità; inoltre circa la metà delle

aziende intervistate e che rispondono a tali caratteristiche ha dichiarato di non

aver realizzato e di non prevedere di realizzare nessun investimento.

Sussiste tuttavia una parte di aziende che non investono, anche nelle classi

dimensionali maggiori.

Per cogliere le ragioni della non propensione a investire nell’area

dell’Enterprise Information Management, si sono rilevati i problemi, reali o

percepiti, relativi alla gestione delle informazioni e documenti digitali da

parte delle aziende che non investono e quali sono gli eventuali freni

all’investimento.

Dalle risposte alle interviste effettuate, l’Istat concludere che il 70% circa

delle aziende che non investono non percepisce il problema: il 50% dichiara

di non avere alcun problema, ma anche il 20% di coloro che non rispondono è

interpretabile come una scarsa sensibilità.

Un’impresa su due utilizza software per condividere al proprio interno

informazioni sulle transazioni.

fabrizio

NANNI contesto

4

fabrizio

NANNI contesto

La percentuale delle imprese che condividono elettronicamente le

informazioni all’interno dell’azienda stessa è del 47,2% per gli ordini di

vendita ricevuti e del 39,9% per gli ordini d’acquisto trasmessi.

La condivisione delle informazioni riguarda in misura prevalente la

contabilità; il 41% delle imprese condivide gli ordini di vendita ricevuti e il

36,1% gli ordini di acquisto trasmessi.

Il 28,4% delle imprese condivide con applicazioni informatiche le

informazioni relative agli ordini di vendita con la funzione della produzione,

mentre il 24% con il settore delle scorte e il 20,1% con la funzione

distributiva.

I settori economici le cui imprese, al loro interno, condividono

automaticamente per via elettronica le informazioni relative agli ordini di

vendita o acquisto sono quello della fabbricazione di computer (80,5%) e

quello delle telecomunicazioni (68%).

La frequenza della condivisione degli ordini di vendita o acquisto con le altre

funzioni aziendali aumenta con la crescita della classe dimensionale, variando

dal 46,5% delle imprese minori all’80,4% delle grandi imprese mediante il

perseguimento di una omogeneità semantica di tutte le variabili, mediante

l'utilizzo delle stesse unità di misura.

5

L’insieme di documenti, informazioni digitali e dati gestiti dall’azienda

rappresenta la ricchezza informativa aziendale, il cui utilizzo diventa uno dei

principali fattori di competitività rispetto ai concorrenti.

Secondo l’osservatorio EIM Assinform si stima che oltre l’80% delle

informazioni aziendali risiede in documenti cartacei (dati non strutturati).

Adottare soluzioni in grado di gestire e rendere fruibile il patrimonio

informativo aziendale significa dunque gestire in modo integrato: i dati

elementari dei Data Base aziendali; le informazioni digitali, ossia gli insiemi

di dati già organizzati in modo da essere utili all’utente o comunque fruibili;

i documenti in formato digitale, a prescindere dal fatto che gli stessi siano

originariamente generati in formato cartaceo o digitale.

I documenti in formato digitale che tradizionalmente sono oggetto di

gestione documentale sono soprattutto bolle, fatture, ordini, atti della

Pubblica Amministrazione e, in generale, tutte le “registrazioni” che possono

essere associate alle diverse aree funzionali di un’impresa quali, per

esempio, l’Amministrazione, il Personale, la Produzione, la Logistica, gli

Acquisti, le Vendite, la Qualità.

In sintesi, dove vi è procedura e tendenziale standardizzazione, vi è Gestione

Documentale.

fabrizio

NANNI contesto

6

Ma perché in un’azienda si dovrebbero controllare le informazioni?

È poi così importante gestire la comunicazione in un’azienda?

Bene, a questo punto è il caso di soffermarci sui percorsi comunicativi

attraverso i quali le informazioni viaggiano all’interno, ma anche all’esterno

di un’organizzazione.

Nella comunicazione aziendale, per determinare il numero dei percorsi

comunicativa, viene generalmente applicata la seguente formula: Pc=n*(n-

1)/2 dove Pc sta per percorsi comunicativi, mentre n sta per numero di

persone.

Questo significa che se in un sistema comunicano tre persone, i percorsi

comunicativi saranno 3, ma se in un sistema comunicano 15 persone, i

percorsi saranno 105, se poi si arrivasse ad un sistema formato da 200

persone, allora i percorsi diventerebbero 19900 (fig.1).

fabrizio

NANNI contesto

Ma perché in un’azienda si dovrebbero controllare le informazioni? È poi

così importante gestire la comunicazione in un’azienda? Bene, a questo

punto è il caso di soffermarci sui percorsi comunicativi attraverso i quali le

informazioni viaggiano all’interno, ma anche all’esterno di

un’organizzazione.

Nella comunicazione aziendale, per determinare il numero dei percorsi

comunicativa, viene generalmente applicata la seguente formula: Pc=n*(n-

1)/2 dove Pc sta per percorsi comunicativi, mentre n sta per numero di

fig.1

7

I sistemi informatici in un azienda sono strategici, essi sono parte integrante

dell’organizzazione e sono fondamentali per la sopravvivenza stessa

dell’azienda, non solo, ma se le informazioni sono gestite in maniera

integrata, aumenta l’efficacia e l’efficienza dei processi nel sistema generale.

Va precisato che mentre il sistema informativo si compone di attività che si

devono svolgere per la gestione dell’informazioni, le modalità organizzative

con cui esse devono essere eseguite, gli strumenti tecnologici con cui

svolgerle, il sistema informatico, invece, risulta composto dai calcolatori,

dalle reti informatiche, dal sistema gestionale informatizzato e dalle

procedure per la memorizzazione e la trasmissione elettronica delle

informazioni.

Per un organizzazione è fondamentale conoscere i propri processi ed

eventualmente correggerne le anomalie, tuttavia, in assenza di un supporto

informatizzato, questo obiettivo diventa difficile da realizzare e, più

l’azienda è complessa, maggiore sarà la necessità di implementare sistemi

sempre più sofisticati di monitoraggio e di controllo dei processi.

fabrizio

NANNI contesto

8

L’organizzazione aziendale si configura come un sistema, nel senso che gli

elementi che la compongono risultano interconnessi fra loro e con l’ambiente

esterno e gli stakeholder, attraverso continui e biunivoci rapporti, ma si

comporta poi come un singolo organismo, adottando regole generali

univoche.

In sostanza l’organizzazione si fonda su più sottosistemi interagenti tra loro

che si articolano per formare un'unica entità in grado di raggiungere un

obiettivo comune.

È importante non confondere il sistema informativo di un’azienda con il suo

sistema informatico, significherebbe far confusione tra un insieme e la sua

parte.

Va precisato, infatti, che per sistema informativo si intende il modo in cui

l’azienda si è organizzata per gestire i flussi di informazioni che si

producono da rapporti reciproci con i sistemi esterni e con le attività

interaziendali.

Il sistema informativo, quindi, ruota intorno ad un orbita il cui centro è la

comunicazione e l’informazione, ma sicuramente non è il calcolo.

In altre parole, il sistema informativo si preoccupa di gestire l’insieme delle

informazioni utilizzate durante lo svolgimento dei processi aziendali, anche

attraverso porzioni del sistema stesso che utilizzano tecnologie informatiche

e che prendono il nome di sistemi informatici.

In tal senso, il sistema informatico non è che parte di quell’insieme più

complesso che prende il nome di sistema informativo.

fabrizio

NANNI contesto

9

il sistema operativo

Sviluppo prodotti

Acquisti Produzione Distribuzione Assistenza post-vendita

SISTEMA OPERATIVO

progetto

Ordine cliente

fabrizio

NANNI

10

fabrizio

NANNI flow chart del processo di approvvigionamento

Flu

ssi f

isic

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alo

re a

ggiu

nto

Flu

ssi i

nfo

rmat

ivi s

ui f

abb

iso

gni

Fornitore

Approvvigionamento

Produzione

SISTEMA AZIENDA

1

2

3

Cliente

Distribuzione fisica

11

fabrizio

NANNI funzioni principali

Progettazione

Industrializzazione

Programmazione e Controllo

Gestione dei materiali

Approvvigionamenti

Produzione

Distribuzione

Manutenzione

Assistenza post-vendita Fine processo

12

L’assessment è un’attività diagnostica tendente ad inquadrare in maniera

precisa i problemi presenti all’interno di un organizzazione.

L’analisi è consistita in interviste e focus group con i vari responsabili di

funzione con l’obiettivo di intercettare le anomalie che si presentavano con

maggiore frequenza e il valore degli impatti economici che tali anomalie

avevano sull’organizzazione.

La griglia di pre-analisi consta di 30 domande specifiche per ciascun area

aziendale: produzione, progettazione, human resources,

approvvigionamento, logistica etc.

Dopo aver eseguito l’analisi, i dati sono stati raccolti ed elaborati al fine di

fornire un report dettagliato per ogni area indagata.

Il report presenta un’area descrittiva in cui viene appunto descritto il risultato

dell’indagine e vengono qualificate le aree che presentano maggiori criticità.

Vi è poi una serie di report con grafici che offrono un impatto visivo più

immediato e quindi permettono una lettura più intuitiva dell’analisi.

Gli ultimi due rapporti descrivono (anche con grafici di supporto) i risultati

attraverso un analisi aggregata che permette di focalizzare l’attenzione su

quelle aree che presentano maggiori criticità anche in rapporto alla priorità di

intervento che viene stabilita dal management.

fabrizio

NANNI assessment

13

GRAFICI PER AREA E AGGREGATI

fabrizio

NANNI assessment

14

fabrizio

NANNI analisi dell’area indagata

Esempio di report derivante dall’Assessment iniziale su un area aziendale

15

fabrizio

NANNI rapporto fra fattori critici e priorità

Qualità ambiente sicurezza

R&S

Approvvigionamento

Sistema informativo

Commerciale

Produzione

Organizzazione HR

Amministrazione finanza e controllo

Pianificazione

Logistica 16

fabrizio

NANNI grafico che evidenzia i punti di forza e i punti di debolezza

17

Area progettazione e sviluppo

fabrizio

NANNI progettazione

18

fabrizio

NANNI fabrizio

NANNI progettazione

Una corretta progettazione è un requisito indispensabile per la buona qualità

del manufatto da realizzare e presuppone quindi la piena conoscenza dei

fondamentali del campo di applicazione nonché l'analisi e presa di coscienza

dei vari problemi reali che possono presentarsi in corso di realizzazione

d'opera e nell'arco di vita operativa del manufatto spesso mettendosi

nell'ottica del peggior caso possibile (worst case) da supportare oppure

evitando sprechi di risorse.

Gran parte dei malfunzionamenti di un manufatto o di un'opera durante il suo

tempo di vita sono dovuti ad una cattiva o errata progettazione con effetti

anche catastrofici sul successo del prodotto stesso.

19

fabrizio

NANNI fabrizio

NANNI progettazione

L’organizzazione in oggetto presentava diverse anomalie in fase di

progettazione per molteplici motivi tra cui:

errata percezione del tipo di progetto (nuovo, revisione esistente,

combinazione diverse)

assenza delle fasi di progettazione (analisi delle specifiche; studio di

fattibilità; progettazione funzionale; dimensionamento; testing)

errata archiviazione dei file e assenza di un registro dei disegni

assenza di piani di codifica

assenza di distinta base di I° livello sul cartiglio

20

fabrizio

NANNI fabrizio

NANNI primo punto

Il primo passo è stato quello di assegnare un codice identificativo del tipo di

progetto, attraverso la codifica di un acronimo da attribuire nel momento di

avvio del progetto.

Gli acronimi servono a capire se stiamo parlando di un prototipo o nuovo

prodotto, di una revisione di un progetto già esistente oppure la realizzazione

di diverse combinazioni di uno stesso prodotto, già esistente.

Progettazione innovativa

Progettazione di adattamento

Progettazione variante

PRT

ADT

VAR

21

fabrizio

NANNI

Il secondo passo è stato quello di creare un registro in cui inserire tutti gli

ordini di progettazione ricevuti dall’ufficio tecnico.

Tale registro è stato così architettato: nella prima colonna è stato inserito un

numero progressivo, nella seconda colonna il numero di ordine ricevuto, nella

terza la descrizione del progetto, nella quarta le specifiche, nella quinta la

data di ricezione dell’ordine, nella sesta la data di presunto fine lavoro, nella

settima i giorni rimanenti per il completamento, nell’ottava un allert a tre

colorazioni, nell’ultima colonna il tipo di fase (analisi delle specifiche; studio

di fattibilità; progettazione funzionale; dimensionamento; testing ).

fabrizio

NANNI secondo punto

22

fabrizio

NANNI fabrizio

NANNI terzo punto

Attraverso il terzo intervento è stato istituito un file denominato «Registro

disegni» in cui sono stati archiviati tutti i disegni realizzati dall’ufficio tecnico

secondo il seguente criterio.

23

fabrizio

NANNI criterio di gestione dei file e delle cartelle

Cliccando sulla cartella Registri si accede ai registri contenente data base

24

fabrizio

NANNI

In questo campo è riportato il numero del disegno presente nel cartiglio.

In questo campo viene riportato il codice di archiviazione dei file. Questo codice si genera automaticamente. È previsto un collegamento ipertestuale che indirizza l’operatore direttamente nel file (pdf) contenente il disegno.

In queste colonne sono riportate una descrizione, le specifiche e le dimensioni.

terzo punto

25

fabrizio

NANNI fabrizio

NANNI quarto punto

La quarta azione ha comportato la progettazione di un piano di codifica che è

consistito nella creazione di matrici contenenti i dati necessari per creare in

automatico codici alfanumerici.

Il piano di codifica è stato utilizzato fondamentalmente per codificare le

materie prime, mentre i semilavorati sono stati codificati con il numero di

disegno, infine agli articoli commerciali è stato assegnato il codice della casa

madre (ad esempio per i componenti elettrici Siemens sono stati utilizzati i

codici originali).

26

fabrizio

NANNI quarto punto

27

fabrizio

NANNI quarto punto

28

fabrizio

NANNI quarto punto

29

fabrizio

NANNI quarto punto

30

fabrizio

NANNI quarto punto

31

fabrizio

NANNI

In questo campo viene restituito il codice alfanumerico identificativo del prodotto.

quarto punto

32

fabrizio

NANNI

In questo campo è riportato il codice a barre

(ASCII Code-128)

quarto punto

33

fabrizio

NANNI

Questo livello della rastrelliera contiene:

PROFILATI PIENI INOX Tondo Aisi 304 2B ø8

Logo dell’Azienda

quarto punto

34

fabrizio

NANNI cartelle

Cliccando sulla cartella Gestionale si accede al Sistema Informatizzato suddiviso per cartelle con accesso limitato .

35

fabrizio

NANNI suddivisione delle cartelle

Le cartelle sono state suddivise fra le varie aree funzionali. All’interno di ciascuna cartella sono contenuti file comunicanti fra loro.

36

fabrizio

NANNI

Per facilitare la comprensione ho elencato tutti i file contenuti nelle varie cartelle.

file necessari per il funzionamento del sistema informativo

37

fabrizio

NANNI

Questo file, denominato «Gestione», di estensione .xls, è contenuto nella cartella «Commerciale», ad accesso limitato. La responsabilità della gestione della cartella suddetta è data al responsabile dell’ufficio commerciale. Il campo di applicazione della cartella è legato alla gestione degli ordini Clienti. Il file presenta una serie di colonne contenenti diverse informazioni. L’ordine Cliente può generare una distinta base oppure può essere trattato come un prodotto finito, in quest’ultimo caso chi inserisce l’ordine dovrà provvedere anche ad inserire i componenti da acquistare per produrre il prodotto finito. L’opportunità di esplodere la DB dipende da diverse circostanze: tempo, capacità del data enter, presenza della distinta, realizzata precedentemente e archiviata.

Responsabile: Commerciale Scopo: gestire gli ordini d’ingresso, inserire (se presente) la distinta base, indicare le fasi e le funzioni coinvolte nel processo realizzativo. Campo di applicazione: gestione ordini Clienti

area commerciale

38

fabrizio

NANNI area commerciale

Il file «Gestione è contenuto all’interno della cartella «Commerciale».

39

fabrizio

NANNI

Questa colonna contiene il numero di commessa. Convenzionalmente l’Azienda ha deciso di creare un numero di commessa per ogni ordine cliente.

descrizione delle funzioni

40

fabrizio

NANNI

Questa colonna contiene il numero di commessa del Cliente, se presente.


41

fabrizio

NANNI

Le due colonne contengono da sinistra verso destra il codice del prodotto con la relativa descrizione.


42

fabrizio

NANNI descrizione delle funzioni

Unità di misura e quantità

43

fabrizio

NANNI

La classe merceologica è rappresentata da un acronimo che, insieme ad altre informazioni, contribuirà a creare il numero d’ordine interno. L’acronimo è posizionato come suffisso nel codice dell’ordine.


44

fabrizio


Le ultime tre colonne riportano la data di rilascio dell’ordine interno e la data di consegna. Il rilascio è una fase opzionale. Fin quando l’ordine non viene rilasciato nessuno può vedere l’informazione contenuta nella riga relativa.

45

fabrizio

NANNI

Questo file, denominato «Acquisti», di estensione .xls, è contenuto nella cartella «ACQUISTI», ad accesso limitato. La responsabilità della gestione della cartella suddetta è data al responsabile dell’ufficio acquisti. Il file presenta una serie di colonne contenenti diverse informazioni. I dati di input arrivano dalla funzione commerciale nel momento del rilascio dell’ordine. Il foglio contiene tutte le informazioni necessari per svolgere l’attività di approvvigionamento, compreso un ordine di grandezza sul costo. Il foglio, tra l’altro, contiene degli allert (semafori) che servono ad indicare all’operatore le attività più urgenti.

Responsabile: Ufficio Acquisti Scopo: gestire le informazioni relative all’attività di approvvigionamento . Campo di applicazione: tutte le attività di approvvigionamento

area gestione acquisti

46

fabrizio

NANNI funzione acquisti

Flu

ssi f

isic

i a v

alo

re a

ggiu

nto

Flu

ssi i

nfo

rmat

ivi s

ui f

abb

iso

gni

Fornitori

Marketing d’acquisto

Analisi dei fornitori

Clienti

APPROVVIGIONAMENTI

Selezione dei fornitori

Controllo dei fornitori

Gestione mercati fornitura

Gestione operativa

Decisioni d’acquisto

Gestione fisica degli acquisti

47

fabrizio

NANNI area acquisti

Il file è contenuto nella cartella ACQUISTI

48

fabrizio


In questa colonna viene visualizzata la data d’ingresso soltanto quando tale informazione viene inserita e rilasciata dal file «Gestione».

49

fabrizio


Se l’ordine interno non viene rilasciato oppure il suffisso finale presente nella colonna «Ordine» non è di pertinenza della funzione acquisti, le informazioni non sono visibili all’operatore di funzione.

50

fabrizio

NANNI

I semafori sono allert che assumono una colorazione diversa in funzione della data di consegna. 10 gg prima della data di consegna, automaticamente, il semaforo da verde assume la colorazione gialla per diventare rossa nel momento in cui si supera la data di consegna.


51

fabrizio


In queste due colonne sono riportati da sinistra verso destra, il costo indicato dalla funzione commerciale ed il costo effettivamente sostenuto per l’acquisto. La differenza tra i due valori visualizzerà un delta con valore assoluto e percentuale.

52

fabrizio


Nei campi in bianco l’operatore inserisce la data dell’ordine con il nome del fornitore insieme al numero di documento e relativo importo.

53

fabrizio

NANNI

Questo file, denominato «Magazzino», di estensione .xls, è contenuto nella cartella «Magazzino», ad accesso limitato. Il file contiene due fogli elettronici: 1) Registro DDT: visualizza i dati di input provenienti dal file acquisti, in questo foglio l’operatore registra i dati del DDT e

i Buoni di versamento provenienti dalla Produzione. 2) Magazzino: visualizza i dati di input provenienti dal foglio «Registro DDT»; in questo foglio vengono registrati i

movimenti di uscita dal magazzino (DDT-Buoni di Prelievo ).

Responsabile: Resp. Magazzino Scopo: gestire i documenti di trasporto, i buoni di versamento e di prelievo in entrata e in uscita e tutte le informazioni relative alla movimentazione dei prodotti in magazzino. Campo di applicazione: logistica

area magazzino

54

fabrizio

NANNI area magazzino

Il file è contenuto nella cartella MAGAZZINO

55

fabrizio

NANNI processo

Fornitori

Clienti

Flu

ssi f

isic

i a v

alo

re a

ggiu

nto

Flu

ssi i

nfo

rmat

ivi s

ui f

abb

iso

gni

DISTRIBUZIONE FISICA

Spazio

Tempo

Quantità

Servizio al Cliente

Deve generare utilità di:

56

fabrizio

NANNI

Questo foglio di lavoro è stato denominato Entrata

MAGAZZINO


57

fabrizio


In questo foglio l’operatore registra il numero del ddt in entrata, la data di consegna e la quantità consegnata.

58

fabrizio

NANNI

MAGAZZINO

In queste colonne sono riportati due valori: il primo è la quantità richiesta e l’input di tale informazione viene da ACQUISTI, il secondo è la quantità in entrata derivante invece dalla registrazione puntuale dei ddt da fornitori come mostrato nella pagina precedente.


59

fabrizio

NANNI

MAGAZZINO

Se la quantità di merce consegnata è maggiore o minore rispetto a quella richiesta, il programma in automatico restituirà un dicitura di «Evaso plus» o «Evaso parziale».


60

fabrizio

NANNI

Questo foglio di lavoro è stato denominato Uscita


61

fabrizio

NANNI

In questa colonna sono riportate alcune informazioni tra cui U.M.; data entrata in magazzino; consegna; n° ddt; quantità e data di emissione.


62

fabrizio

NANNI

Questa colonna visualizza le rimanenze residue.


63

fabrizio

NANNI

Questo file, denominato «Produzione», di estensione .xls, è contenuto nella cartella «PRODUZIONE», ad accesso limitato. Il file riceve visualizza l’informazione proveniente direttamente dalla funzione commerciale; l’informazione viene visualizzata soltanto nel momento in cui l’ordine interno viene rilasciato dal file «Gestione». Questo file gestisce le informazioni di due centri di lavoro coincidenti con due centri di costo. In questo file il Responsabile di produzione controlla le scadenza, verifica l’avanzamento delle fasi.

Responsabile: Produzione Scopo: gestire la produzioni, rilasciare e controllare le fasi di avanzamento. Campo di applicazione: Produzione semilavorati e prodotti finiti

CDC1

area produzione

64

fabrizio

NANNI

Tutti i file (3) relativi alla produzione sono contenuti nella cartella PRODUZIONE, Ciascun file ha delle password di accesso.

area produzione

65

fabrizio

NANNI

CDC1

Nel file sono presenti tutte le informazioni necessarie per gestire le attività in produzioni. Produzione riceve solamente le informazioni rilasciate da Commerciale e solo nel momento di rilascio.


66

fabrizio

NANNI

CDC1 Il semaforo è un allert che assume colorazioni diversa in funzione della data di consegna. 10 gg prima della data di consegna, automaticamente, il semaforo da verde assume la colorazione gialla per diventare rossa nel momento in cui si slitta di un solo giorno la data di consegna.


67

fabrizio

NANNI

CDC1


68

Produzione ha il compito di rilasciare la fase nei rispettivi centri di lavoro : CDC1 e CDC2.

fabrizio

NANNI

CDC1 Prima di rilasciare la fase, Produzione stampa il format contenente le indicazioni necessarie per il centro di lavoro CDC1. Questo format raccoglie tempi date e operatori che operano sulla fase rilasciata.


69

fabrizio

NANNI

La scheda di lavoro presenta le informazioni necessarie relativamente alla fase (o fasi) di lavorazione. Contiene informazioni circa il codice e la descrizione, le quantità da produrre, le fasi, la priorità, le date di rilascio e di consegna, eventuali indicazioni sui tempi di realizzazione previsti , controlli e uno spazio riservato al numero del Buono di Versamento in magazzino.

Responsabile: Reparto Scopo: rilasciare le informazioni nel centro di lavoro sulla fase e raccogliere le informazioni all’interno dei vari reparti circa ore di manodopera, operatore e date. Campo di applicazione: centro di lavoro identificato con il CDC1.

format

70

fabrizio

NANNI

2 Il Responsabile indica sulla scheda i tempi di lavorazione previsti per le varie fasi.

format

71

fabrizio

NANNI

2

In questo campo sono riportate delle icone relative ai controlli eseguiti sui semilavorati. Se i controlli presentano delle deviazioni il Resp. Di Reparto provvede ad aprire una NC.

format

72

fabrizio

NANNI

CDC1 Insieme alla scheda di lavorazione il Responsabile di Produzione allega anche il Buono di Prelievo che gli è stato consegnato dall’ufficio Tecnico


73

fabrizio

NANNI

BUONO DI PRELIEVO

format

74

fabrizio

NANNI

Questo file contiene le informazioni rilasciate dal Responsabile di Produzione attraverso il file «Produzione». Il foglio visualizza le informazioni esclusivamente nel momento in cui Produzione rilascia l’ordine interno. Il Responsabile di Reparto, una volta raccolto il format del CDC1, provvede ad inserisce tutti i dati in corrispondenza della fase. Una volta riempiti tutti i campi chiuderà la fase inserendo la data di chiusura attività. Questa informazione sarà visualizzata (feedback) sul file Produzione con la dicitura «Consegnato».

Responsabile: Reparto Scopo: gestire le fasi di avanzamento della produzione. Campo di applicazione: centro di lavoro identificato con il CDC1

CDC1

area produzione

75

fabrizio

NANNI

CDC1

Queste informazioni sono visualizzate solo quando Produzione rilascia la fase.


76

fabrizio

NANNI

Le colonne riportano le lavorazioni eseguite in corrispondenza dell’ordine interno. In queste colonne vengono riportati informazioni su operatore e tempi.


77

fabrizio

NANNI

Lo spazio evidenziato rappresenta il record relativo all’ordine interno rilasciato da Produzione.


78

fabrizio

NANNI

Questo spazio contiene informazioni aggregate derivanti dalla somma di tutti i tempi inseriti.


79

fabrizio

NANNI

CDC1

Una volta tornata l’informazione dal CDC1, automaticamente viene vengono visualizzate le informazioni sulla data e la consegna.


80

fabrizio

NANNI

CDC1 CDC2


In questo campo il Responsabile di Produzione rilascia l’ordine interno al centro di lavoro CDC2 insieme alla data di rilascio. Il rilascio prevede la consegna della seconda scheda di lavoro CDC2.

81

fabrizio

NANNI

Responsabile: Reparto Scopo: gestire le fasi di avanzamento della produzione. Campo di applicazione: Centro di lavoro identificato con il CDC2


format

82

fabrizio

NANNI

5

La scheda riporta la fase di lavorazione ed il tempo previsto per realizzarla. Nel caso di processi speciali (ad esempio la saldatura,) sarà riportato anche il codice operatore in possesso dei requisiti specifici nel caso citato, il certificato.

format

83

fabrizio

NANNI

CDC1 CDC2


In questo spazio viene il Capo Reparto inserisce la data di chiusura dell’attività.

84

fabrizio

NANNI

CDC1


Responsabile: Reparto Scopo: gestire le fasi di avanzamento della produzione. Campo di applicazione: centro di lavoro CDC2

area reparto produzione

85

fabrizio

NANNI

EL07

EL07

EL07

EL07

EL07

EL07

EL07



86

fabrizio

NANNI

CDC2



87

fabrizio

NANNI

CDC1 CDC2

Automaticamente lo stato dell’ordine interno sarà: «Aperto o Chiuso».


88

fabrizio

NANNI

CDC1 CDC2

A questo punto viene il responsabile di Produzione pone la seguente stampa sul semilavorato o prodotto finito


89

fabrizio

NANNI

Effettiva Prevista

2

format

90

fabrizio

NANNI

Questo file, denominato «DDT», di estensione .xls, è contenuto nella cartella «Amministrazione», ad accesso limitato. Il file contiene due fogli elettronici: 1) DDT in entrata dove vengono visualizzate tutte le informazioni relative ai ddt in entrata 2) DDT in uscita dove vengono gestite li ddt in uscita, l’input per stampare un ddt viene dalla funzione commerciale che

nel momento in cui richiede il ddt rilascia la visualizzazione del record sul foglio in questione.

Responsabile: Amministrazione Scopo: gestire le informazioni riguardanti i ddt in entrata e in uscita. Campo di applicazione: Logistica

CDC1

area amministrazione

91

fabrizio

NANNI area amministrazione

Il file DDT è contenuto nella cartella AMMINISTRAZIONE

92

fabrizio

NANNI

In questo foglio vengono visualizzate tutte le informazioni relative ai ddt in entrata. Tali informazioni sono date automaticamente dalla funzione magazzino.


93

fabrizio

NANNI

Il foglio Emissione DDT è contenuto nel file Gestione contenuto nella certella COMMERCIALE

area commerciale

94

fabrizio

NANNI

Con questo foglio la funzione Commerciale gestisce l’emissione dei ddt.


95

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NANNI

Nel momento in cui la funzione Commerciale riceve la richiesta del magazzino di emettere il ddt rilascia l’input con la quantità.


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NANNI

Automaticamente l’informazione si visualizzerà sul file DDT gestito da Amministrazione e le celle si tingeranno automaticamente di giallo per evidenziare l’urgenza.


97

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NANNI

Nel momento in cui l’Amministrazione stampa il documento e registra l’informazione sul relativo file DDT, sul foglio Emissione DDT compariranno le informazioni relative all’emissione del documento.


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NANNI

Questo file, denominato «Cruscotto», di estensione .xls, è contenuto nella cartella «CRUSCOTTI», ad accesso limitato. Il file contiene informazioni relative allo stato di avanzamento degli ordini, ddt, analisi degli scostamenti, controllo.

Responsabile: Alta direzione Scopo: gestire le informazioni riguardanti tutto il sistema operativo. Campo di applicazione: reportistica, controllo , stato avanzamento delle attività.

CDC1

area direzione

99

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NANNI

Il file è contenuto nella cartella CRUSCOTTO ad accesso limitato.

area direzione

100

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NANNI

Il primo foglio di lavoro visualizza tutte le informazioni relative all’ordine con gli stati di avanzamento divisi per funzioni.


101

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NANNI

Ogni singolo ordine interno può essere monitorato attraverso questo

unico foglio di lavoro.


102

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103

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NANNI

Il secondo foglio invece racchiude i dati economici delle attività: costo dei materiali, delle lavorazioni, costi persi.


104

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NANNI

L’ultimo foglio restituisce il dato aggregato per singola commessa o singola commessa Cliente.

cruscotto

105

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NANNI

Inserendo il numero della commessa che si vuole controllare si avranno le informazioni su:

cruscotto

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NANNI cruscotto

107

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NANNI cruscotto

108

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NANNI cruscotto

109

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NANNI descrizione del processo

Preventivo di offerta

n° OF-1234

Ordine Cliente n° OF-123

Ordine d’acquisto a Fornitore n° AF-0127

DDT in entrata n° 238

Fattura da Fornitore n° FT176

DDT in uscita n° DT04598

Cliente

AZIENDA

Fattura a Cliente n° FA-0657

Fornitori Fornitori Fornitori

110

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NANNI monte ore di lavoro per relative fasi

111

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NANNI distribuzione del fatturato per cliente

112

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Per ragioni di privacy i nominativi dei dipendenti sono state criptate. 113

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MEDIA

114

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NANNI

Questi due file «Registro FA» e «Registro FP» sono indipendenti rispetto ai file del sistema gestionale e sono contenuti nella cartella Amministrazione. L’operatore registra rispettivamente le fatture emesse a Cliente (Registro FA) e le fatture ricevute da Fornitore (Registro FP). Questi due file alimentano un terzo file contenuto all’interno della cartella «Cruscotto» dove vengono visualizzate tutte le informazioni (i campi non possono essere modificati) e dal quale si possono stampare report e statistiche.

Responsabile: Amministrazione Scopo: gestire le fatture Cliente e Fornitore. Campo di applicazione: ciclo attivo e ciclo passivo

area amministrazione

115

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NANNI

In questo file vengono registrate tutte le informazioni presenti nelle fatture emesse.


116

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NANNI

In funzione della data si attivano degli allert che attraverso 3 colorazioni offrono un immediata lettura dell’informazione e permettono di seguire puntualmente le scadenze.


117

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NANNI

In questa colonna sono contenute le informazioni sullo stato delle fatture così da poter dare uno strumento potente all’operatore che potrà filtrare semplicemente le informazioni sullo stato del documento.

Scaduta

In scadenza


118

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NANNI

Anche il file «Registro FP» segue la logica del precedente. In questo file vengono inserite tutte le informazioni presenti sulle fatture ricevute dai fornitori.


119

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NANNI

Tutte le informazioni presenti nei file Registro FA e Registro FP vengono visualizzate in un file gestito dalla Direzione. Il file non può essere modificato e i dati presenti sono solo in visualizzazione. Oltre ad un sinottico delle fatture attive e passive, la direzione può interrogare altri due fogli (uno per clienti e uno per fornitori) per conoscere le scadenze per mese, per cliente/fornitore, media giorni di ritardo pagamenti, ritardo massimo e importi totali scaduti in dare e avere.


120

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NANNI

FORNITORI


121

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NANNI

CLIENTI


122

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NANNI grafico a istogramma

123

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NANNI format

124

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125

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NANNI format

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130

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NANNI grafico

131

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NANNI ERP

132

Le nuove procedure hanno contribuito a facilitare il processo di change

management sedimentando all'interno delle varie funzioni la cultura della

gestione dei dati fino a portare l'Azienda all'introduzione di un Enterprise

Resource Planning.

Il cambiamento verso un sistema informatico più strutturato e robusto è stato

possibile anche per il contributo dato dalla nascita di nuove figure aziendali

che hanno trasformato la loro attività da primaria ad attività di supporto.

fabrizio

NANNI

133

Conclusioni

fabrizio

NANNI conclusioni

134

La parola impresa, nel nostro paese, è sinonimo di piccola o media impresa.

Come molti sanno le piccole e medie imprese (Pmi) non sono soltanto la

spina dorsale dell’economia, ma anche il polso della società e delle sue

prospettive per il futuro.

Queste realtà sono tendenzialmente giovani; l’età media dei

microimprenditori è 35 anni ed uno su cinque è una donna.

Dal successo delle Pmi e del loro sentirsi parte del mondo economico

italiano, nascono i presupposti per la valorizzazione e lo sviluppo del

benessere della società in cui operano.

Con le Pmi, i lavoratori diventano spesso imprenditori e si avverte più che in

qualunque altra realtà, l’importanza che riveste il lavoro rispetto al fattore

capitale.

L’innovazione diventa quindi una necessità quotidiana e vitale.

In questo scenario, il fattore rischio è un elemento congenito ed il mercato è

il campo di battaglia su cui si combattono le sfide, si individuano le

opportunità di business e le relazioni necessarie a creare nuovo valore per

l’azienda. .

fabrizio

NANNI grafico

135

Come abbiamo detto in precedenza, la Pmi non può prescindere da attuare

una continua innovazione e rendere flessibile la propria attività e struttura.

Il punto di partenza da cui ogni imprenditore deve cominciare è sicuramente

l’organizzazione.

Se un’azienda non viene gestita e controllata in modo coerente, sarà difficile

che riesca ad avere successo negli anni.

E’ possibile che un’azienda organizzata caoticamente sia anche redditizia,

ma di norma una buona organizzazione rivolta alle esigenze dell’impresa

conduce a migliori risultati.

Non prestare attenzione alla gestione aziendale, vuol dire non prestare

attenzione ai possibili rischi che potrebbero nascondersi dietro l’angolo.

Molto spesso le Pmi non sono consapevoli di questo e considerano il

controllo e l’amministrazione degli inutili formalismi, senza sapere che una

gestione disattenta può erodere pian piano una piccola parte dell’utile

duramente conseguito.

Excel o non excel, questo è il dilemma

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