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PC Open Aprile 2007 117

In collaborazione con

ExcelI grafi ci (prima parte)

Il tipo di grafi co migliore è quello che consente di co-municare il messaggio nel

modo più effi cace, che si trat-ti di un grafi co complesso o semplice, di linee, punti, seg-menti di cerchio o persino una combinazione di diversi tipi. Osservando e provando molti tipi di grafi co sarà pos-sibile scegliere quello più ap-propriato per le proprie fi na-lità.

Personalizzando i grafici è possibile renderli più attraen-ti, interessanti ed efficaci. In

questo corso verrà illustrato quanto sia facile accrescere l’impatto visivo di un grafico e renderlo più significativo uti-lizzando semplici effetti di for-mattazione incorporati.

Verrà anche spiegato come far partire l’asse di un grafico da un numero diverso da zero e come modificare le informa-zioni nei grafici, dalle opera-zioni di base per modificare i titoli fino alla visualizzazione dei dati in un ordine diverso senza riorganizzare il foglio di lavoro.

I grafi ci consentono di rappresentare un concetto con grande rapidità. Con un grafi co è possibile trasformare in immagine i dati presenti nel foglio di lavoro e dar corpo a un confronto o illustrare una tendenza a colpo d’occhio. In questo corso verranno presentati i concetti di base per la creazione di grafi ci in Excel

Obiettivi di questa guida Al termine della guida sarete in grado di:

Creare un grafico tramite la Creazione guidata Grafico.

Effettuare le selezioni nella Creazione guidata Grafico.

Comprendere la terminologia di base relativa ai grafici.

Scegliere un tipo di grafico nella finestra di dialogo Tipo di grafico.

Scegliere tra un grafico a linee e un grafico a dispersione (XY).

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Sommario1 Creare un grafico di base

- Inserire testo e numeri in un foglio di lavoro .................p.119

2 Specificare le informazioni per la creazione del grafico

- Come effettuare le scelte durante la produzione guidata del grafico .....................................................p.120

3 Scegliere un tipo di grafico- Tenendo conto dell’obiettivo da perseguire, come optare per il grafico più consono alle nostre esigenze ...........................p.121

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Presentazione della procedura guidataSi supponga di esaminare un foglio di lavoro in cui è visualizzato il numero di scatole di Marmellata di Poldina vendute da ognuno di tre venditori in ognuno di tre mesi. Come si crea un grafico in cui confrontare i risultati realizzati dai tre venditori in ogni mese? Per iniziare, sarà necessario selezionare i dati che si desidera inserire nel grafico, nonché le intestazioni delle colonne e delle righe.Fare quindi clic sul pulsante Creazione guidata Grafico sulla barra degli strumenti per aprire la Creazione guidata Grafico.Quando la procedura guidata si apre, è selezionato il tipo di grafico Istogramma. È possibile selezionare facilmente un altro tipo di grafico, ma in questo caso si accetterà il tipo Istogramma, che viene comunemente utilizzato per confrontare gli elementi e che è particolarmente adatto per questo esempio.

Fare clic sul pulsante Creazione guidata Grafico sulla barra degli strumenti per aprire la Creazione guidata Grafico.

Visualizzazione dei dati del foglio di lavoro nel graficoIn questo grafico a ogni riga di dati relativi ai venditori è stato assegnato un colore. La legenda del grafico, creata dalle intestazioni delle righe del foglio di lavoro, indica quale colore rappresenti i dati di ogni venditore. I dati relativi a Peacock, ad esempio, sono in lilla tenue. I dati relativi a ogni venditore vengono visualizzati in tre colonne separate del grafico, una per ogni mese. La cella B2 del foglio di lavoro diventa la colonna Gennaio del grafico relativa a Peacock, la cella C2 diventa la colonna Febbraio relativa a Peacock e la cella D2 diventa la colonna Marzo relativa a Peacock. L’altezza di ogni colonna del grafico è proporzionale al valore della cella rappresentata. È possibile confrontare immediatamente i risultati realizzati da un venditore con quelli degli altri e mese per mese.Sul lato sinistro del grafico, è stata creata da Excel una scala numerica in base alla quale è possibile interpretare l’altezza delle colonne.Le intestazioni delle colonne del foglio di lavoro si trovano nella parte inferiore del grafico. Le intestazioni diventano le categorie nelle quali vengono disposti i valori delle righe del foglio di lavoro.Come è possibile vedere immediatamente, il grafico mostra che Suyama ha venduto più marmellata in gennaio e febbraio, ma che ha avuto un calo in marzo, quando la migliore è stata Peacock.

Le righe del foglio di lavoro diventano le colonne del grafico. Le etichette delle righe diventano il testo della legenda del grafico e le etichette delle colonne diventano i nomi delle categorie nella parte inferiore del grafico.

Aggiornare e inserire graficiTutte le modifiche apportate ai dati del foglio di lavoro vengono immediatamente visualizzate nel grafico. Questo grafico è stato inserito dalla procedura guidata come oggetto nel foglio di lavoro, insieme ai dati, come illustrato nell’immagine. È possibile inserire un grafico anche in un foglio separato di una cartella di lavoro, come verrà spiegato nella lezione successiva. Quando un grafico è un oggetto, può essere spostato e ridimensionato, come verrà illustrato in questa esercitazione. Può anche essere stampato insieme ai dati di origine.

Con la procedura guidata questo grafico è stato inserito nello stesso foglio di lavoro dei dati. È possibile spostare il grafico nel foglio di lavoro trascinandolo in una posizione differente.

In questa lezione verrà illustrato come creare un rapido grafico basilare in circa dieci secondi, spiegato in che modo il testo e i numeri di un foglio di lavoro possono essere inseriti in un grafico, quindi verranno fornite alcune informazioni di base sui grafici prima dell’esercitazione alla fine della lezione.

1 Creare un grafico di base

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Decidere quali informazioni inserire nel graficoSi supponga di voler effettuare un confronto relativo ai venditori, non l’uno con l’altro, ma con se stessi, al fine di visualizzarne i risultati raggiunti nel tempo. Si selezioneranno nuovamente i dati relativi a Marmellata di Poldina e si aprirà la Creazione guidata Grafico facendo clic sul pulsante Creazione guidata Grafico.Si sceglierà però il pulsante Avanti invece di scegliere Fine. Verrà visualizzata la scheda Intervallo dati al passaggio 2 della Creazione guidata Grafico.Scheda Intervallo dati: In questa scheda è possibile modificare la struttura del grafico.Nel grafico della prima lezione, a sinistra in questa immagine, vengono confrontati i venditori l’uno con l’altro, mese dopo mese. Per eseguire questo confronto, in Excel è stato effettuato il raggruppamento per colonne del foglio di lavoro e sono state confrontate le righe del foglio di lavoro. Se il raggruppamento venisse effettuato per righe e il confronto per colonne, i dati del grafico risulterebbero completamente diversi. Verrebbe mostrato come ogni venditore ha lavorato, meglio o peggio, mese per mese, come illustrato a destra dell’immagine. È possibile scegliere quale confronto effettuare selezionando Righe o Colonne nell’opzione Serie in. L’opzione presenta tale nome perché i valori del foglio di lavoro utilizzati nel grafico sono definiti serie di dati. Si sceglie se confrontare e raggruppare la serie in righe o in colonne. È possibile visualizzare il risultato della scelta effettuata nell’anteprima della scheda. Nell’esercitazione pratica si proverà a eseguire questa scelta autonomamente.Scheda Serie: In questa scheda è possibile eliminare o aggiungere una serie di dati per il grafico. È possibile, ad esempio, decidere di inserire nel grafico solo due dei tre venditori selezionati nel foglio di lavoro. La scheda consente di apportare modifiche senza tornare al foglio di lavoro e di visualizzare le modifiche in anteprima.Nota: Eliminando o aggiungendo una serie di dati in questa scheda, non vengono modificati i dati del foglio di lavoro.

Aggiungere i titoliÈ consigliabile aggiungere titoli descrittivi al grafico, in modo che l’argomento del grafico risulti immediatamente evidente. Nella scheda Titoli del passaggio 3 della procedura guidata sono disponibili le caselle per i tre titoli di questo grafico: uno per il grafico, nella parte superiore, e uno per ogni asse del grafico, verticale e orizzontale. I titoli, dopo essere stati immessi, vengono visualizzati nell’anteprima di questa scheda.È possibile aggiungere un titolo per il grafico digitandolo nella casella Titolo del grafico.Ad esempio: Marmellata di Poldina.La casella successiva è riservata al titolo per l’Asse delle categorie (X). Si tratta del termine utilizzato in Excel per le categorie nella parte inferiore del grafico (Gennaio e così via). È possibile denominare questo asse Vendite del primo trimestre.La casella successiva è riservata al titolo per l’Asse dei valori (Y). In questo grafico si tratta della scala numerica che indica la quantità di scatole vendute dal venditore. È possibile denominare questo asse Scatole vendute.

Immettere i titoli del grafico e degli assi nella Creazione guidata Grafico.

Altre schede e opzioniNella Creazione guidata Grafico sono disponibili più schede. Nel corso dell’esercitazione sarà possibile visualizzare le opzioni di ogni scheda ognuna delle quali include un’anteprima che consente di visualizzare l’aspetto assunto dal grafico nel caso in cui vengano modificate le opzioni selezionate. A ogni tipo di grafico corrisponde un diverso gruppo di opzioni. Di seguito sono elencate le schede dell’istogramma raggruppato:Assi Consente di nascondere o di visualizzare le informazioni mostrate lungo gli assi. Griglia Consente di nascondere o di visualizzare le linee che si estendono attraverso il grafico. Legenda Consente di inserire la legenda in posizioni diverse all’interno del grafico. Etichette dati Consente di etichettare il grafico con l’intestazione di riga e di colonna per ogni valore e con i valori numerici stessi. Fare attenzione a non saturare il grafico che risulterebbe in tal caso di difficile lettura. Tabella dati Consente di visualizzare una tabella contenente tutti i dati utilizzati per creare il grafico, ad esempio nel caso in cui si inserisca un grafico in un foglio separato della cartella di lavoro e si desideri che i dati siano visibili con il grafico.

Posizione grafico Nel passaggio 4 della procedura guidata è possibile inserire il grafico selezionando l’opzione Crea nuovo foglio o Come oggetto in.Se si sceglie un nuovo foglio, è possibile scegliere il relativo titolo. Se si sceglie di inserire il grafico come oggetto, viene visualizzato nello stesso foglio dei dati del foglio di lavoro utilizzati per crearlo. Se si crea un grafico in modo rapido facendo clic su Fine quando tale pulsante viene visualizzato per la prima volta nella procedura guidata, il grafico viene automaticamente inserito Come oggetto in.

In questa lezione verranno fornite informazioni su una scelta importante che è possibile effettuare durante la Creazione guidata grafico. Si sceglierà se nel grafico deve essere visualizzato un confronto tra i venditori, mese per mese, oppure un confronto tra i mesi, venditore per venditore. Nell’immagine sono illustrati entrambi i metodi. Verrà spiegato come aggiungere più dettagli al grafico, ad esempio un titolo, e verranno illustrate le opzioni presentate durante la procedura guidata. Terminata la lezione sarà possibile mettere in pratica quanto appreso.

La scelta consiste nel selezionare Righe o Colonne nell’opzione Serie in

1. Griglia; 2. Legenda; 3. Tabella dati

2 Specificare le informazioni del grafico



Importante saper scegliere il tipo di grafico più appropriato tra i molti a disposizione, tenendo presente l’obiettivo principale, ossia comunicare il messaggio nel modo più efficace. I vari tipi di grafico possono trasmettere un messaggio diverso in relazione agli stessi dati. Sono come diverse versioni di un’unica storia.

In un istogramma i valori vengono confrontati direttamenteSi supponga di avere un foglio di lavoro indicante quante scatole di Biscotti del Mugnaio sono state vendute da ognuno dei tre venditori in ciascuno dei tre mesi. Si immagini quindi di voler creare un grafico che metta a confronto i venditori, mese per mese.Iniziare selezionando i dati che si desidera inserire nel grafico, oltre alle intestazioni delle colonne e delle righe. Fare clic sul pulsante Creazione guidata Grafico sulla barra degli strumenti Standard per aprire la Creazione guidata Grafico.Quando si apre la procedura guidata, è selezionato il tipo di grafico Istogramma. Un istogramma è un grafico particolarmente adatto per confrontare direttamente i valori e, dal momento che si desidera confrontare quante scatole sono state vendute da ogni venditore, si tratta della scelta appropriata. Quando si sceglie un tipo di grafico, è consigliabile optare per uno semplice, in modo che le informazioni in esso contenute risultino chiare.Come illustrato nel grafico, Peacock ha venduto più scatole in gennaio e in febbraio, ma Suyama è stato il migliore in marzo. Le dimensioni e i colori delle colonne consentono di interpretare immediatamente le informazioni.In questo grafico viene effettuato un confronto tra tre venditori, ogni mese per tre mesi.

In un Istogramma in pila vengono confrontate le parti di totali diversiE se si desidera confrontare i contributi alle vendite totali, anziché il numero di scatole? È possibile dare un’enfasi diversa agli stessi dati creando un altro tipo di grafico, l’Istogramma in pila.Per passare da un istogramma a un istogramma in pila, selezionare il bordo del grafico con il pulsante destro del mouse, quindi scegliere Tipo di grafico dal menu di scelta rapida. Si aprirà la finestra di dialogo Tipo di grafico con il tipo di grafico Istogramma selezionato. Sul lato destro della finestra di dialogo, selezionare un istogramma tra le diverse forme mostrate nell’area Scelte disponibili. Facendo clic su una di queste, quindi scegliendo OK,cambierà il tipo di grafico.In un istogramma in pila vengono confrontati i contributi a un totale di valori diversi, mostrando le unità o le percentuali. Il grafico qui illustrato è un istogramma in pila 100% che mostra i contributi come percentuali.Invece di confrontare quanto ogni persona ha venduto ogni mese, in questo grafico viene evidenziato il contributo relativo apportato da ogni venditore al totale di ogni mese.Sull’asse dei valori a sinistra vengono ora visualizzate le percentuali invece del numero di scatole vendute. È presente una sola colonna per mese anziché tre, con i valori dei tre venditori impilati l’uno sull’altro.È possibile rendersi conto facilmente di quanto Peacock abbia contribuito alle vendite e di come marzo si distingua dai mesi precedenti.L’utilizzo del sottotipo Istogramma in pila o del sottotipo Istogramma non in pila di base dipende dalle informazioni che si desidera trasmettere. Potrebbero essere utilizzati entrambi. Senza modificare effettivamente il grafico, nella finestra di dialogo Tipo di grafico è possibile verificare l’aspetto dei dati nei diversi tipi e sottotipi di grafico. Selezionarne uno e visualizzarlo in anteprima facendo clic e tenendo premuto il pulsante Tenere premuto per visualizzare l’esempio. Dopo avere scelto il grafico più appropriato, scegliere OK per apportare le modificheIn questo grafico è evidenziato il contributo relativo apportato da ogni venditore, di mese in mese.

3 Scegliere un tipo di grafico



Un grafico a linee consente di confrontare i valori nel tempoUn tipo di grafico adatto a rappresentare le modifiche e gli andamenti nel tempo è il grafico a linee. È possibile rendere immediatamente evidenti i confronti delle prestazioni dei venditori mostrando i numeri mensili in questo modo.A tale scopo, selezionare il bordo del grafico con il pulsante destro del mouse, quindi scegliere Tipo di grafico dal menu di scelta rapida. Quando la finestra di dialogo Tipo di grafico si apre, selezionare un grafico a linee nell’elenco Tipo di grafico. In questo grafico è possibile verificare come le vendite di Suyama siano nettamente aumentate in febbraio prima di assestarsi in marzo. Anche Peacock e Davolio hanno raggiunto il picco in febbraio, ma hanno subito un calo in marzo. È possibile comprendere questi andamenti in altri tipi di grafico, ma in un grafico a linee risultano molto più evidenti.

In questo grafico viene mostrato l’andamento delle vendite nel tempo per ogni venditore, mese per mese.

Scegliere tra un grafico a linee e un grafico a dispersione (XY)Quando si apre la Creazione guidata Grafico o la finestra di dialogo Tipo di grafico, i grafici a linee e i grafici a dispersione (XY) sembrano molto simili nell’elenco Tipo di grafico. In realtà sono piuttosto diversi, come è possibile notare nei grafici qui illustrati. È importante scegliere quello più adatto. Di seguito sono riportate alcune indicazioni che possono essere d’aiuto nella scelta.I grafici a linee sono adatti per visualizzare gli andamenti nel tempo di dati numerici relativi all’azienda, quali le vendite, i profitti e le entrate. Utilizzare un grafico a linee se si desidera inserire le date nella parte inferiore del grafico, per rendere immediatamente evidente l’evoluzione nel corso del tempo. I grafici a linee contengono in genere un solo gruppo di numeri, mostrati sull’asse verticale. Un grafico a dispersione (XY) consente di confrontare due gruppi di numeri contemporaneamente, uno sull’asse X orizzontale, l’altro sull’asse Y verticale. I valori dei dati vengono distribuiti attraverso il grafico. È possibile collegare i valori con linee, che però non rappresentano gli andamenti nel tempo.I grafici a dispersione (XY) sono adatti per rappresentare confronti tra numeri, ad esempio dati scientifici o statistici, in cui è necessario inserire in un solo grafico diverse misurazioni. Se si desiderasse mostrare quanti casi di influenza si sono riscontrati in diverse fasce di età o il reddito medio in città di diversa grandezza, un grafico a dispersione (XY) sarebbe il più appropriato

1. Grafico a linee; 2. Grafico a dispersione (XY)

1

2

Un grafico a torta consente di confrontare le parti di un totaleE se si desiderasse solo una visione d’insieme? È possibile creare un grafico a torta, che è concepito per mostrare i confronti all’interno di un singolo gruppo di valori e come le parti contribuiscano a formare l’intero. È il tipo di grafico ideale per visualizzare il contributo di ogni mese a un totale di vendite trimestrali.Per creare un grafico a torta, selezionare innanzitutto i titoli e i totali delle colonne del foglio di lavoro, come verrà illustrato nell’esercitazione. Fare quindi clic sul pulsante Creazione guidata Grafico sulla barra degli strumenti Standard per aprire la Creazione guidata Grafico, nella quale si selezionerà il tipo di grafico Torta.Nel grafico qui illustrato, è possibile verificare che in febbraio è stato realizzato quasi il 50% delle vendite del primo trimestre. Tale informazione non era così evidente negli istogrammi. Sono disponibili svariati sottotipi di grafico a torta, ad esempio 3D, che è di aspetto gradevole, ma può essere di difficile comprensione se contiene molte sezioni. Anche in questo caso, scegliere la forma di grafico più adatta alle informazioni in esso contenute.

In questo grafico a torta viene mostrato come ogni cifra relativa alle vendite mensili contribuisca al totale trimestrale

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PC Open Febbraio 2007 121

In collaborazione con

Excel 2003Calcolare le ore e le date

tramite le formule

Quanti giorni lavorati-vi occorre ancora sop-portare prima di poter-

si fi nalmente godere le ferie? Quale sarà la data fi nale di un importante progetto?

Le risposte a questi e a tan-ti altri interrogativi vengono fornite da questo corso su Excel, il cui obiettivo è pro-prio quello di spiegare in che modo servirsi delle formule per ricavare, ad esempio, il numero esatto di giorni che intercorrono tra due date.

Inoltre, per puro diverti-mento, verrà illustrato come individuare il numero di gior-ni corrispondenti alla propria età alla data corrente.

Due capitoli dedicati al cal-colo di date, giorni e ore e un

capitolo dedicato alla conver-sione dei numeri tra diverse unità di misura, il tutto corre-dato dal consueto test di veri-fica di chiusura.

Quante ore di lavoro sono state effettuate questa settimana? Qual è il totale se si sottraggono le pause pranzo? Ecco come utilizzare le formule per compilare una scheda attività in Excel

Obiettivi di questa guida Al termine della guida sarete in grado di:

Calcolare il numero di ore lavorative giornaliere o settimanali.

Convertire un numero da un'unità di misura a un'altra, ad esempio gli anni in minuti.

Il numero di giorni intercorrenti tra due date.

La data che cade dopo un determinato numero di giorni lavorativi.

La data che cade dopo un determinato numero di anni, mesi o giorni.

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Sommario1 Calcolare il numero di ore lavorative

- Interpretazione delle ore in Excel ................................p.122

2 Convertire numeri da un’unità di misura a un’altra- Convertire gli orari .....................................................p.124

3 Calcolare le date tramite formule- Interpretazione delle date in Excel ................................p.124

4 Test di verifica ...........................................................p.127



1 Calcolare il numero di ore lavorativeQuando si immette un’ora

in un foglio di lavoro, que-ste informazioni vengono

interpretate in modo diverso ri-spetto al consueto. Normalmen-

te, 12.00 AM indica un’ora del giorno espressa in ore e minuti, mentre in Excel corrisponde al numero decimale 0 e 12.00 PM corrisponde al numero decima-

le 0,5. In questa lezione verrà il-lustrato in che modo l’interpreta-zione delle ore in Excel consenta di eseguire il calcolo dell’ora, e come digitare le ore in un forma-

to che Excel sia in grado di com-prendere. Acquisire alcuni con-cetti di base sulle ore prima di ef-fettuare i calcoli si tradurrà in un risparmio di tempo in futuro.

L’orario iniziale è mezzanotte In Excel le ore vengono memorizzate per ogni periodo di 24 ore come numeri decimali compresi tra 0 e 1 (escluso).Ogni periodo di 24 ore inizia a mezzanotte, ovvero alle 0.00, che viene memorizzata come 0. Mezzogiorno, ovvero le 12.00, è memorizzato come 0,5 poiché l’arco di tempo tra mezzanotte e mezzogiorno rappresenta metà giornata. Alle 0.00 l’orologio riparte da 0.Le ore vengono memorizzate come numeri decimali perché in questo modo Excel è in grado di eseguire calcoli aritmetici sulle ore. Per calcolare un lasso di tempo, ad esempio, viene sottratto il numero iniziale dal numero finale. La differenza tra le 12.00 (0,5) e le 18.00 (0,75) è 0,25, un quarto di giornata (0,75 – 0,5 = 0,25).

Formati di ora riconosciuti in ExcelUtilizzare il punto per separare le parti di un’ora digitata in Excel. Se si digita 1.30.00, le informazioni immesse verranno riconosciute come ora e memorizzate come numero decimale 0,063136574. Se non si desidera tenere traccia dei secondi, è sufficiente digitare 1.30, valore che verrà memorizzato come 0,0625. Per immettere un’ora in base al formato 12 ore anziché al formato 24 ore, digitare uno spazio e, quindi, una “a” oppure una “p” dopo l’ora, ad esempio 9.00 p. Se non si aggiunge la “a” oppure la “p”, l’ora verrà immessa nel formato 24 ore. In Excel l’ora 9.00 viene memorizzata come 0,375 e l’ora 21.00 come 0,875. È possibile selezionare i formati delle ore scegliendo Celle dal menu Formato per aprire la finestra di dialogo Formato celle illustrata a lato.Nota Per verificare come le informazioni di una cella vengono interpretate in Excel, selezionare la cella e controllare la barra della formula nella parte superiore del foglio di lavoro. Ad esempio, se una cella contiene 9.00, nella barra della formula verrà visualizzato il valore 9.00.00.1. Selezionare Ora nell’elenco Categoria.2. Selezionare un formato di ora nell’elenco Tipo.

Utilizzare le ore nelle formulePer effettuare calcoli aritmetici in Excel si utilizzano le formule. In questa lezione verrà descritto l’utilizzo di una semplice formula per calcolare il numero di ore di lavoro giornaliere per compilare una scheda attività in Excel. Verrà inoltre illustrato come utilizzare la funzione SOMMA per ricavare il numero di ore di lavoro di ogni giornata, sottratto il tempo della pausa pranzo.Per puro divertimento, verrà spiegato come calcolare il numero di minuti corrispondente alla propria età utilizzando la funzione CONVERTI per trasformare gli anni in minuti.

Calcolare il numero di ore lavorative in un giornoSi supponga di utilizzare Excel per compilare un cartellino di presenza sommando le ore lavorative di ogni giorno. Per sommare le ore relative a lunedì, digitare la seguente formula nella cella B4: =(B3-B2)*24Durante l’immissione, il segno di uguale (=) indica a Excel che verrà immessa una formula. B3 e B2 sono i riferimenti di cella che fanno riferimento ai valori di tali celle. L’operatore segno meno indica a Excel di sottrarre un valore dall’altro.Le operazioni all’interno delle parentesi, in questo caso la sottrazione, vengono eseguite per prime. L’operatore asterisco indica quindi a Excel di moltiplicare il risultato restituito da B3-B2 per 24, per la conversione dal sistema di ora decimale di Excel al sistema a 24 ore. Il risultato di questa formula è 9 ore.Se successivamente si desidera verificare come è stato ottenuto questo risultato, la formula è visibile nella barra della formula ogni volta che si seleziona la cella B4.È inoltre possibile fare doppio clic sulla cella B4 per visualizzare la formula nella cella.1. Formula nel foglio di lavoro 2. Risultato della formula 3. Formula nella barra della formula

Interpretazione delle ore in ExcelOra visualizzata Ora memorizzata in Excel0.00.00 011.59.59 0,49998842612.00.00 0,523.59.59 0,999988426

Nome funzione Utilizzo

SOMMA Somma di valori in celle specificate

CONVERTI Conversione di un numero da un’unità di misura a un’altra



Calcolare le ore lavorative sottraendo la pausa pranzoSe nel cartellino di presenza è necessario escludere il tempo dedicato alla pausa pranzo ogni giorno, il calcolo richiederà qualche operazione in più. Nella cella B6sarà necessario digitare la seguente formula: =SOMMA((B5-B4)*24;(B3-B2)*24)(B5-B4)*24 sottrae l’ora di fine della pausa pranzo dall’ora di uscita e, quindi, moltiplica il risultato per 24 per la conversione dal sistema di ora decimale di Excel al sistema a 24 ore.(B3-B2)*24 sottrae l’ora di entrata dall’ora di inizio della pausa pranzo, e quindi moltiplica il risultato per 24.La funzione SOMMA, infine, calcola la somma dei risultati dei due calcoli precedenti. La quantità di ore lavorative per la giornata di lunedì è 8,25, esclusa la pausa pranzo.I valori B5-B4 e B3-B2 sono gli argomenti, ovvero le informazioni in base alle quali verrà eseguito il calcolo mediante la funzione SOMMA. Tali argomenti sono separati dal punto e virgola. La parentesi aperta dopo SOMMA e la parentesi chiusa alla fine della formula separano la funzione SOMMA dai relativi argomenti. I riferimenti alle celle nei due calcoli separati sono racchiusi tra parentesi in modo che la sottrazione venga eseguita prima della moltiplicazione. Nota La funzione SOMMA è solo una delle numerosissime funzioni disponibili in Excel. Nel corso “Cercare funzioni e immettere argomenti” sono disponibili informazioni più dettagliate su come individuare altre funzioni utilizzabili per tutti i tipi di calcolo. 1. Formula nel foglio di lavoro 2. Risultato della formula 3. Formula nella barra della formula

Copiare una formula di ora Per calcolare le ore lavorative totali per ogni singola giornata di una serie di giorni, è più facile copiare la formula del lunedì anziché digitare una nuova formula per ogni giorno.Ad esempio, per sommare le ore di martedì e mercoledì, selezionare la cella B6contenente la formula del lunedì, posizionare il puntatore del mouse nell’angolo inferiore destro della cella fino a quando non viene visualizzata la croce nera (+) e trascinare il quadratino di riempimento sulle celle C6 e D6. La formula si sposterà insieme al quadratino di riempimento e utilizzerà i valori presenti nelle colonne in cui viene trascinata.Quando si rilascia il quadratino di riempimento, vengono visualizzati i totali di martedì e mercoledì.Per calcolare il totale per tutti i giorni, continuare a trascinare il quadratino di riempimento sulle celle di giovedì e venerdì.Nota Il quadratino di riempimento può essere utilizzato solo per copiare formule in celle adiacenti, sia orizzontalmente che verticalmente.1. Selezionare la cella B6 contenente la formula relativa a lunedì.2. La formula della cella B6 è visibile nella barra della formula. 3. Trascinare il quadratino di riempimento sulle celle C6 e D6

Calcolare le ore lavorative settimanali Quando si è pronti per calcolare le ore lavorative totali alla fine della settimana, è possibile utilizzare di nuovo la funzione SOMMA senza, però, digitare la formula.Per calcolare il totale, è possibile selezionare la cella G6 e quindi fare clic sul pulsante Somma automatica sulla barra degli strumenti standard per immettere la funzione SOMMA. Verrà immessa automaticamente la seguente formula: =SOMMA(B6:F6)Quando si preme INVIO, la funzione SOMMA addizionerà tutti i valori nell’intervallo di celle da B6 a F6 (i due punti indicano un intervallo). Il totale è 40,25. Quando si fa clic sul pulsante Somma automatica viene cercato un intervallo contiguo di celle contenenti numeri nella colonna sopra o nella riga a sinistra. L’intervallo selezionato viene evidenziato con una cornice intermittente colorata per consentire di scegliere un intervallo diverso qualora la selezione automatica non sia corretta.Nota È anche possibile digitare la formula direttamente nella cella. In tal caso, tuttavia, si corre il rischio di commettere errori, e il tempo necessario è superiore rispetto a quando si utilizza il pulsante Somma automatica.1. Selezionare la cella G6 e quindi fare clic sul pulsante Somma automatica.2. Le celle inserite nella formula verranno evidenziate con una cornice intermittente

colorata e la formula verrà visualizzata nella cella G6.3. Premere INVIO per visualizzare il risultato nella cella G6.4. Selezionare la cella G6 per visualizzare la formula nella barra della formula.



2 Numeri da un’unità di misura a un’altra Convertire gli orari

La funzione CONVERTI consente di convertire un numero da un’unità di misura all’altra, ad esempio gli anni in giorni, ore, minuti o secondi. Si supponga di avere esattamente 33 anni e di voler calcolare il numero di minuti corrispondenti. Immettere la seguente formula in una cella vuota: =CONVERTI(33;”yr”;”mn”)Il risultato è 17.356.680 minuti. In questo esempio 33 è il valore da convertire, “yr” indica l’unità di misura di 33 e “mn” indica l’unità di misura verso cui si desidera effettuare la conversione. 1. Formula nel foglio di lavoro2. Risultato della formula 3. Formula nella barra della formula

3 Calcolare le date tramite formule

Il calendario inizia dal 1900In Excel le date sono memorizzate come numeri seriali a partire da 1, che rappresenta il primo gennaio 1900. Questa è la data iniziale del calendario di Excel. Ogni giorno successivo viene memorizzato aggiungendo un numero alla sequenza, ad esempio il 2 gennaio 1900 è memorizzato come 2. Se si digita 22/08/2005, la data verrà memorizzata come 38586. Aggiungendo infatti 38585 giorni al primo gennaio 1900 si ottiene il 22 agosto 2005. La memorizzazione delle date come numeri seriali rende possibile l’esecuzione di calcoli con le date in Excel. Per calcolare il numero di giorni intercorrenti tra due date, ad esempio, viene eseguita una sottrazione tra i due numeri seriali. Nota Nelle formule di Excel non è possibile utilizzare date anteriori al primo gennaio 1900.

In Excel le date sono memorizzate come numeri seriali.

Formati di data riconosciuti in ExcelUtilizzare una barra o un trattino per separare le parti di una data in Excel. Le informazioni in questo formato sono interpretate da Excel come date e memorizzate come numero seriale, ad esempio 22/08/2005 e 22-ago-2005 vengono entrambe memorizzate come 38586. Anche 22 agosto 2005 viene interpretata come data. È possibile che le date digitate utilizzando un particolare formato vengano invece visualizzate nel formato predefinito. Se ad esempio si digita 22 agosto 2005, è possibile che il formato venga cambiato automaticamente in 22-ago-05 o un altro formato predefinito. Indipendentemente dal formato, il numero seriale della data sarà 38586, a meno che non si utilizzi un formato non riconosciuto in Excel come data. Se ad esempio si digita agosto 22 2005 o 22,08,05, queste informazioni vengono memorizzate come testo normale anziché come 38586. Per ulteriori esempi di utilizzo delle barre e dei trattini nella formattazione delle date, è possibile aprire la finestra di dialogo Formato celle illustrata nella figura.1. Selezionare Data nell’elenco Categoria.2. Selezionare un formato di data nell’elenco Tipo.

In Excel le date assumono un significato diverso rispetto al consueto. Normalmente, l’in-

sieme di cifre 22/08/2005 indica un giorno, un mese e un anno,

mentre in Excel corrisponde a un numero, precisamente al numero seriale 38586.

In questa lezione verrà illu-strato in che modo l’interpre-

tazione delle date in Excel con-senta di effettuare calcoli arit-metici e come immettere le da-te in un formato che Excel è in grado di comprendere.

L’acquisizione di alcuni con-cetti di base sulle date prima di effettuare i calcoli si tradur-rà in un notevole risparmio di tempo in futuro.

Interpretazione delle date in Excel



Utilizzare formule per il calcolo delle datePer effettuare calcoli aritmetici in Excel si utilizzano le formule.In questa lezione verrà spiegato come utilizzare una semplice formula per calcolare il numero di giorni che intercorrono tra due date specifiche, e verrà inoltre spiegato perché risulti molto importante digitare le date in un modo riconoscibile in Excel.Verrà inoltre illustrato come utilizzare le formule predefinite, ossia le funzioni, per eseguire altri tipi di calcoli sulle date, come ad esempio il calcolo del numero di giorni corrispondenti alla propria età. Nella tabella a fianco sono schematizzate le quattro funzioni che prenderemo in esame: GIORNI.LAVORATIVI.TOT, GIORNO.LAVORATIVO, DATA e OGGI.

Calcolare il numero di giorni tra due dateSi supponga che la data corrente sia 9 giugno 2004. Le ferie inizieranno il 21 agosto 2004 e si desidera sapere quanti giorni mancano. Per eseguire questo calcolo, è sufficiente digitare una semplice formula in una cella vuota, in questo esempio la cella B5:=A3-A2Tra le due date intercorrono 73 giorni. È possibile utilizzare queste date in una formula perché i valori nelle celle A2 e A3 vengono riconosciuti da Excel come date grazie al loro formato e memorizzati come numeri seriali. Il numero seriale corrispondente a 09/06/2004 è stato sottratto dal numero seriale corrispondente a 21/08/2004: 38220 meno 38147 uguale 73.Il segno di uguale (=) digitato in una cella vuota viene interpretato da Excel come inizio di una formula. L’operatore segno meno (-) indica a Excel di sottrarre un valore da un altro. A3 e A2 sono i riferimenti di cella che fanno riferimento ai valori di tali celle.Se successivamente si desidera sapere come è stato ottenuto questo risultato, la formula potrà essere visualizzata nella barra della formula sulla parte superiore del foglio di lavoro ogni volta che si seleziona la cella utilizzata. È inoltre possibile fare doppio clic sulla cella per visualizzare la formula nella cella. Nota Il risultato della formula, ovvero 73, verrà inizialmente visualizzato nel formato di data perché i valori nelle celle A2 e A3 sono espressi in un formato di data.1. Formula nel foglio di lavoro 2. Risultato della formula3. Formula nella barra della formula

Calcolare il numero di giorni lavorativi tra due datePer calcolare il numero di giorni lavorativi (da lunedì a venerdì) intercorrenti tra due date non è possibile sottrarre semplicemente una data dall’altra. A tale scopo è necessario utilizzare una formula preimpostata, la funzione GIORNI.LAVORATIVI.TOT, che calcola il numero netto di giorni lavorativi tra due date.Si supponga, come in precedenza, che la data corrente sia 9 giugno 2004 e che le ferie inizieranno il 21 agosto 2004. Questa volta si desidera calcolare il numero di giorni lavorativi che mancano prima delle ferie. Digitare la seguente formula in una cella vuota: =GIORNI.LAVORATIVI.TOT(A2;A3)Alle ferie mancano 53 giorni lavorativi. I valori nelle celle A2 e A3 sono gli argomenti, ovvero le informazioni che indicano a GIORNI.LAVORATIVI.TOT i dati con i quali eseguire i calcoli. Le parentesi separano la funzione dagli argomenti. Gli argomenti all’interno delle parentesi sono separati dal punto e virgola.1. Formula nel foglio di lavoro2. Risultato della formula3. Formula nella barra della formula

Calcolare una data che cade dopo un determinato numero di giorni lavorativiSi supponga di voler calcolare una data, ad esempio la data di scadenza di una fattura o la data di fine di un progetto, che cade un determinato numero di giorni lavorativi (da lunedì a venerdì) prima o dopo una determinata data. L’operazione è semplice grazie alla funzione GIORNO.LAVORATIVO.Si supponga di avere a disposizione 100 giorni lavorativi per completare un progetto che avrà inizio il 28/04/2006 e di voler calcolare la data di fine del progetto.Immettere innanzitutto tali valori nelle celle A2 e A3, come illustrato nell’immagine, quindi immettere le date di eventuali festività che potrebbero influire sul

Nome della funzione Valore restituitoGIORNI.LAVORATIVI.TOT Il numero netto di giorni

lavorativi intercorrenti tra due date

GIORNO.LAVORATIVO La data che cade un determinato numero di giorni lavorativi dopo un’altra data

DATA La data che cade un determinato numero di anni, mesi o giorni dopo un’altra data

OGGI La data corrente

segue



calcolo specificando ogni festività in una cella separata e infine digitare la formula in una cella vuota:=GIORNO.LAVORATIVO(A2;A3;A4:A6) Il progetto dovrà essere completato entro il 20/09/06. Per determinare questa data, sono stati aggiunti 100 giorni (il valore nella cella A3) a 28/04/2006 (il valore nella cella A2), escludendo automaticamente i fine settimana e le festività di tale periodo elencate nell’argomento A4:A6 (i due punti indicano un intervallo di celle). I singoli argomenti sono separati dal punto e virgola. Le parentesi separano gli argomenti dalla funzione.1. Formula nel foglio di lavoro2. Risultato della formula3. Formula nella barra della formula

Calcolare una data che cade dopo un determinato numero di mesiSi supponga di avere a disposizione 25 mesi a partire dal 09/06/2007 per completare un progetto e di voler calcolare la data di fine del progetto. Per eseguire questo calcolo è possibile utilizzare la funzione DATA. Questa funzione utilizza tre argomenti: l’anno, il mese e il giorno. Dopo aver immesso 25 nella cella B2, è necessario digitare la seguente formula nella cella A4:=DATA(2007;6+B2;9)2007 è l’argomento relativo all’anno, 6 più il valore nella cella B2 è l’argomentorelativo al mese e 9 è l’argomento relativo al giorno. Gli argomenti sono separati da punti e virgola e racchiusi tra parentesi.Il progetto terminerà il 09/07/2009. Essendo stato digitato il riferimento di cella (B2) anziché il valore presente nella cella (25), in caso di modifica del valore il risultato verrà aggiornato automaticamente. Se ad esempio il periodo di tempo disponibile cambia da 25 a 23 mesi, per ottenere la nuova data 09/05/2009 sarà sufficiente modificare il valore nella cella B2 da 25 a 23, senza digitare nuovamente la formula.1. Formula nel foglio di lavoro2. Risultato della formula3. Formula nella barra della formula

Calcolare una data che cade dopo un determinato numero di anni, mesi e giorniSi supponga ora di avere a disposizione 1 anno, 7 mesi e 5 giorni a partire dal 9 giugno 2007 per completare un progetto e di voler calcolare la data di fine del progetto. Anche in questo caso è necessario utilizzare la funzione DATA, immettendo tali valori nelle celle come illustrato nella figura e digitando la seguente formula nella cella A6:=DATA(2007+B2;6+B3;9+B4)2007 più il valore nella cella B2 è l’argomento relativo all’anno, 6 più il valore nella cella B3 è l’argomento relativo al mese e 9 più il valore nella cella B4 è l’argomento relativo al giorno.Il progetto terminerà il 14 gennaio 2009. Come nella formula precedente, essendo stati digitati i riferimenti di cella B2, B3 e B4 anziché i valori stessi, in caso di modifica di tali valori il risultato verrà aggiornato automaticamente. Se il tempo a disposizione per il completamento del progetto aumenta o diminuisce, dopo la modifica di un valore nella cella B2, B3 o B4 il risultato verrà aggiornato automaticamente.1. Formula nel foglio di lavoro2. Risultato della formula3. Formula nella barra della formula

Calcolare la propria età in giorniLa funzione OGGI è una delle poche funzioni di Excel che non richiede argomenti.Le parentesi aperta e chiusa sono invece necessarie: =OGGI()OGGI inserisce la data corrente, che viene aggiornata ogni volta che una cartella di lavoro viene aperta o ricalcolata.A scopo di esercizio è possibile provare a utilizzare la funzione OGGI per calcolare la propria età in giorni alla data corrente.Nota Le funzioni descritte in questa lezione rappresentano solo una parte delle numerosissime funzioni disponibili in Excel. Nel corso “Cercare funzioni e immettere argomenti” viene illustrato come cercare altre funzioni utilizzabili per tutti i tipi di calcolo.

La funzione OGGI non ha argomenti.



5 Test di verificaA L’immissione “11.00” viene interpretata da Excel come:

1. 11.00.00

2. 23.00.00

Risposta corretta = 1. Le ore vengono interpretate nel formato a 24 ore a meno che non si digiti una “a” oppure una “p”dopo l’ora.

B Per selezionare formati di ora diversi, scegliere Celle dal menu Formato e quindi fare clic su:

1. Carattere

2. Numero

3. Motivi

Risposta corretta=2. Nella scheda Numero fare quindi clic su Ora nell’elenco Categoria e selezionare un formato nell’elenco Tipo.

C Quale delle seguenti formule consente di calcolare le ore lavorative di un giorno?

1. =B3-B2*24 2. =(B3-B2)*24

Risposta corretta=2. Poiché le operazioni tra parentesi vengono eseguite per prime, verrà innanzitutto sottratto il valore nella cella B2 dal valore nella cella B3 e quindi il risultato verrà moltiplicato per 24.

D Quale delle seguenti formule consente di calcolare le ore lavorative sottraendo la pausa pranzo?

1. =SOMMA((B5-B4)*24;(B3-B2)*24)

2. =SOMMA(B5-B4)*24;(B3-B2)*24)

Risposta corretta=1. In questa formula è presente una parentesi aperta dopo SOMMA che consente di separare la funzione dai relativi argomenti. La parentesi chiusa si trova alla fine della formula, dopo 24.

E Quale delle seguenti date verrà memorizzata in Excel come testo normale anziché come numero seriale?

1. 23/06/06 2. 23-giu-06 3. giugno 23 2006

Risposta corretta=3. Questa data non è formattata in modo da essere interpretata come data in Excel.

F Che cosa accade se si utilizza una formula per eseguire un calcolo con le date, ma una delle date è stata digitata in un formato non riconosciuto in Excel?

1. Viene visualizzato un messaggio per informare che è necessario riformattare la data.

2. Viene visualizzato un valore di errore.

3. La data viene riformattata automaticamente nel formato corretto.

Risposta corretta=2. Anziché il risultato di una formula viene visualizzato #VALORE!.In questo caso, il valore di errore significa che una cella della formula contiene testo anziché una data.

G Quale delle seguenti funzioni può essere utilizzata per calcolare la data che cade dopo un determinato numero di giorni lavorativi?

1. GIORNI.LAVORATIVI.TOT

2. GIORNO.LAVORATIVO

3. OGGI

Risposta corretta=2. Questa funzione consente di calcolare una data, ad esempio una data di scadenza o una data di fine, che cade un determinato numero di giorni lavorativi prima o dopo un’altra data.

H Che cosa è necessario digitare per iniziare a creare una formula in Excel?

1. Una funzione 2. Operatori matematici 3. Un segno di uguale (=)

Risposta corretta=3. Ogni formula inizia con un segno di uguale. Se una formula non genera risultati, verificare se è presente un segno di uguale all’inizio.

Scrivi qui le tue risposte

A

B

C

D

E

F

G

H

PC Open Marzo 2006111

open action guida

Excel propone alcune pro-cedure guidate che con-sentono di realizzare

analisi previsionali anchemolto complesse. Spesso,però, i risultati delle elabora-zioni sono di difficile, se nonimpossibile, interpretazione.In questa dispensa vi fornia-mo la chiave di lettura per in-terpretare senza problemi glioutput (decisamente pocochiari) che scaturiscono dal-le procedure previste perrealizzare un’importanteanalisi previsionale (la re-gressione multipla), e vi spie-ghiamo come trasformarli fa-cilmente in eloquenti tabelle.Ma c’è di più: il modello cheaccompagna la presente di-spensa (Regressione multi-

pla.xls nel DVD Base, cartellaCD3/Modelli_Schede_Prati-che) consente di eseguire l’a-nalisi in modo trasparente,lasciando all’utente il solocompito di inserire i dati daelaborare. Chiunque, pertan-to, può realizzare un’analisiche sarebbe altrimenti esclu-sivo appannaggio di addettiai lavori. L’analisi in oggettoconsente di eseguire previ-sioni di situazioni della piùdisparata natura, influenzateda più variabili. Per esem-pio, è possibile stimare levendite di un prodotto se sipratica un certo prezzo e siprevedono determinati inve-stimenti pubblicitari, oppu-re, si possono prevedere iconsumi di bevande in gior-

nate in cui l’umidità dell’ariae la temperatura massimatocchi certi valori. Conside-rando che la regressionemultipla è una variante evo-luta della regressione linea-re, una analisi nella quale lestime sono in funzione di unasola variabile, per facilitarela comprensione degli argo-menti trattati a chi volessescendere nei dettagli, le ab-biamo dedicato un capitolo.Però, chi vuole utilizzare su-bito l’applicazione esemplifi-cativa senza approfondirnegli aspetti teorici, dal mo-mento che non è necessariaalcuna conoscenza specificapuò passare subito al capito-lo che ne descrive l’impiego.

di Alberto Nosotti

In questa dispensa vi spieghiamo come realizzaresofisticate analisi previsionali senza necessariamenteconoscere la statistica

La regressionelineare

- Un po’ di teoria p. 112- L’analisi grafica p. 112

La regressionemultipla

- Come opera p. 114- Come eseguirla p. 114

Realizzare il modello

- Impostare i calcoli p. 116- Registrare la macro p.116

Utilizzare il modello

- Inserire i dati p. 118- Lanciare la macro p. 118

Per lavoraremeglio

- Ampliare la zona dati p. 119- Modificare le espressioni p. 119

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sfera di cristallo con computer...

Excel 2003:utilizzare gli strumenti di analisi per eseguireprevisioni

Excel 2003:utilizzare gli strumenti di analisi per eseguireprevisioni


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La regressione lineareLa descrizione di questa analisifacilita lacomprensionedei principi della regressionemultipla

Se creiamo il grafico corri-spondente ad una serie divalori storici, un’analisi di

regressione lineare consente ditracciare una linea retta che neapprossima nel modo migliorel’andamento. La retta viene de-finita linea di tendenza. Dal mo-mento che matematicamenteuna retta è individuata dall’e-quazione di primo grado Y = a X+ b, l’analisi di regressione con-sente di calcolare i valori delcoefficiente a e della costanteb. Per gli amanti della nomen-clatura aggiungiamo che i valo-ri storici sono definiti Variabilidipendenti, mentre i perioditemporali cui si riferiscono siindicano come Variabili indi-pendenti. Ne deriva così un’al-tra importante considerazione.Poiché, l’equazione individuatalega i valori storici a quelli tem-porali, sarà possibile, specifi-cando altri periodi temporali(quindi nuove variabili indi-pendenti), calcolare le corri-spondenti variabili dipendenti,vale a dire le previsioni. Va dase che i nuovi valori temporalidebbono auspicabilmente rife-rirsi a periodi futuri immediata-mente successivi all’ultimo da-to storico di cui si dispone, pe-na l’inaffidabilità della previsio-ne. Il modulo grafico di Excel di-spone di una opzione che con-sente, dato il grafico dei datistorici, di inserirvi automatica-mente una linea di tendenza.Concludiamo con una precisa-zione. Se, al momento di ese-guire l’analisi, risultasse che al-cune delle necessarie funzioniExcel non fossero disponibili,bisogna procedere al loro cari-camento. Aprire il menu Stru-menti, selezionare Componentiaggiuntivi, e nella maschera chesi apre spuntare la voce Stru-menti di analisi.

� La retta di regressioneIn pratica, l’analisi fornisce il coefficiente a, e lacostante b e dell’equazione della retta cheinterpreta l’andamento dei dati storici. Una voltaindividuata la retta, basterà prolungarla incorrispondenza di periodi temporali futuri perottenere le corrispondenti stime di vendita. Èappena il caso di ricordare che i periodi temporalida prendere in esame devono esserenecessariamente omogenei. In altre parole,partendo da dati mensili si possono eseguireprevisioni mensili, partendo da dati annuali leproiezioni si riferiscono ai prossimi anni, e cosìvia.

� Le proiezioniCalcolati il coefficiente e la costante diregressione, basterà sostituire nellacorrispondente equazione tali valori, edassegnare alla variabile X il numerocorrispondente al periodo temporale daproiettare. Per esempio, se i dati storici elaboratisono dodici, per prevedere i risultati deltredicesimo mese e del quattordicesimo mese siassegneranno alla variabile X i valori 13, e 14. Sinoti che l’analisi fornisce anche il cosiddettocoefficiente di attendibilità dei risultati (R2), chesono tanto più corretti quanto il suo valore siavvicina a 1.

� La regressione lineare secondo ExcelChi non è interessato ai principi che regolanoun’analisi di regressione lineare può comunqueeseguirla graficamente senza problemiavvalendosi della procedura guidata prevista daExcel. In pratica, basta realizzare il grafico dei datia disposizione, e lanciare poi la suddettaprocedura. Nella pagina a fianco descriviamopasso per passo le operazioni da eseguire perrealizzare una previsione di vendita utilizzando ilmetodo della regressione lineare.

� I dati storiciUn’analisi di regressione lineare prende le mosseda una serie storica di dati che, opportunamenteelaborati, consentono di eseguire proiezioni abreve e medio termine. La tabella in figura ospitadati di vendita relativi agli ultimi dodici mesi.Eseguendo un’analisi di regressione saràpossibile stimare le vendite corrispondenti aiprossimi periodi mensili. In teoria si possonorealizzare proiezioni per un numero indefinito diperiodi temporali, ma ovviamente l’attendibilitàdelle previsioni è inversamente proporzionaleall’ampiezza della proiezione.

L’analisi statistica

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� Creare la linea di tendenzaFare clic destro su una barra qualsiasi. Nel menu che si aprecontestualmente al clic selezionare la voce Aggiungi linea ditendenza. Si apre così la maschera a schede che gestisce laprocedura.

La procedura guidata

� Creare il graficoEvidenziare la zona dati e fare clic sull’icona con sopra impresso unistogramma. Si accede alla maschera che gestisce la creazione deigrafici. Scegliere il tipo Istogramma e premere il pulsante Fine.

� Scegliere la curvaSelezionare il tipo di linea di tendenza da creare. Nel nostro casoopteremo per il tipo Lineare, facendo clic sulla corrispondente icona(la prima delle sei). A questo punto fare clic sull’etichetta Opzioni perdefinire queste ultime.

� Le opzioniNella scheda Opzioni impostare nella casella Futura della sezionePrevisioni il numero di periodi temporali da proiettare. Spuntando ilbottone Personalizzato è possibile assegnare un nome alla linea ditendenza.

� Le previsioniImpostati i parametri dell’analisi fare clic sul pulsante Ok in calce allamaschera illustrata nella figura precedente. Viene così creato ungrafico in cui la linea di tendenza viene proiettata per il numero diperiodi dichiarati.

� Formato della linea di tendenzaFare clic destro sulla linea di tendenza, e selezionare nel menucontestuale al clic la voce Formato linea di tendenza. Nella mascherache si apre attivare la scheda Motivo e impostare gli stili della linea.


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La regressione multiplaQuesta analisiconsentedi eseguireprevisioni relativea situazionicondizionateda più variabili

Un produttore di detergentidomestici che opera a li-vello locale dispone di un

insieme di dati di vendita checorrispondono a vari prezzi edeterminati investimenti pro-mozionali. Per esempio, a chiacquista una confezione vieneregalato un omaggio di valoreproporzionale al costo di que-st’ultima. Eseguendo sui dati divendita una analisi di regres-sione multipla, sarà possibilestimare le vendite che possonoessere realizzate praticando uncerto prezzo e prevedendo undeterminato investimento pro-mozionale. In pratica, le stimesono restituite dall’espressio-ne: Vendite stimate = A * prezzodi vendita + B * Costo investi-mento pubblicitario + Costante.Ovviamente, se l’analisi si ese-gue prendendo in considera-zione più di due variabili, l’e-spressione da valutare con-terrà altrettanti elementi in più.Rifacendoci al nostro esempio,l’analisi condotta calcola i coef-ficienti A e B, e la costante del-l’espressione: a questo punto,inserendo i prezzi di venditapraticati, e gli investimenti pro-mozionali, vengono calcolatele vendite corrispondenti aquelle condizioni.

È ovvio che l’attendibilitàdei risultati dell’analisi dipendedall’accuratezza con cui sonocalcolati i coefficienti e la co-stante che figurano nell’e-spressione. A loro volta, questivalori dipendono dal numerodi dati disponibili e dal fattoche questi siano realmente si-gnificativi, vale a dire che esi-sta effettivamente una correla-zione fra loro, fatto che può es-sere accertato tramite un par-ticolare parametro restituitodall’analisi stessa: il cosiddettoindice di confidenza (R2).

� Gli strumenti di analisiPrima di cominciare bisogna assicurarsi che sianodisponibili in Excel speciali funzioni. Aprire il menuStrumenti, selezionare Componenti aggiuntivi, enel box che viene visualizzato spuntare la voceStrumenti di analisi. Premere il pulsante Ok percaricarli. A questo punto, riaprire il menuStrumenti, e selezionare Analisi dati. Nellamaschera che si apre evidenziare la voceRegressione, e premere il pulsante Ok peraccedere alla maschera che gestisce la proceduradell’analisi di regressione multipla.

� Definire i parametri di lavoroNella maschera visualizzata inserirerispettivamente nelle caselle Intervallo di input (Y)e Intervallo di input (X) le coordinate della zonache ospita i volumi di vendita realizzati, e quella incui sono contenuti i prezzi di vendita e icorrispondenti investimenti promozionali.Spuntare il checkbox Livello di confidenza edaccettare il valore che viene proposto per default.Spuntare il bottone Intervallo di output, e nellacasella a fianco inserire le coordinate della cellacorrispondente all’angolo superiore sinistro dellazona in cui devono essere visualizzati i risultati.

� I risultatiEcco come si presentano i risultati dell’analisi diregressione. La corrispondente tabella èassolutamente incomprensibile per i non addettiai lavori, che non possono nemmeno sperare diavere lumi in proposito dall’aiuto in linea. In ognicaso, i dati che ci interessano, vale a dire i valoridei coefficienti A e B, e la costante da inserirenell’espressione di stima sono rispettivamentecontenuti nelle posizioni O56, O57, e O58, chedenomineremo Costante, Variabile1, Variabile2.Denominare Riquadrato la cella O44 che ospital’omonimo indice di affidabilità dell’analisi.

� I dati da elaborareNel caso di una regressione multipla, gli insiemidi dati da elaborare sono tanti quante le variabilida prendere in considerazione più uno.Rifacendoci al nostro esempio, gli insieme sonotre, e precisamente: le vendite realizzate incorrispondenza dei mix sperimentati (H16:H30), iprezzi vendita praticati (E16:E30), e icorrispondenti investimenti promozionali(F16:F30). Per chi vuole saperne di più, i volumi divendita sono definiti dagli addetti ai lavori variabilidipendenti, mentre i prezzi e gli investimenti sonole cosiddette variabili indipendenti.

Calcolare coefficienti e costante di regressione

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� L’espressione di calcoloInserire in H7 l’espressione=VARIABILE1*E7+VARIABILE2*F7+Costante (da copiare in H8 e H9).La formula fa riferimento ai nomi delle celle che contengono icoefficienti e la costante dei regressione.

Stima delle vendite in funzione del mix prezzo/promozioni

� La tabella delle stimeLa tabella in cui si inseriscono i dati in corrispondenza dei quali sivogliono ottenere le stime di vendita. Sono previste tre situazioni perdare modo di eseguire il confronto dei risultati relativi a tre diversimix.

� L’indice di confidenzaSe l’indice è compreso fra 0,9 e l’analisi può considerarsi affidabile,per valori fra 0,75 e 0,9 bisogna agire con prudenza, mentre sotto lo0,75 l’affidabilità dei risultati è decisamente dubbia.

� Valutazione del mixPer favorire la valutazione del mix da adottare sono stati valutati iprofitti che si realizzano in corrispondenza delle vendite stimate,basandosi sul costo industriale del prodotto, che deve essereinserito nella cella.

� Calcolo dell’indice di confidenzaIl suddetto indice viene calcolato nel corso dell’analisi, ed ilcorrispondente valore viene visualizzato nella cella O44 della tabelladi analisi. Da tale posizione viene prelevato e trasferito nella cellaC7.

� Valutazione visiva dell’indicePer consentirne una valutazione immediata dell’affidabilitàdell’analisi condotta, lo sfondo della cella C7 si colorarispettivamente di verde, giallo, e rosso se l’analisi è affidabile,poco, o per niente.


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Come realizzare il modelloUna analisi di regressionemultipla puòessereopportunamenteautomatizzata

All’inizio di questa dispen-sa ci siamo impegnati asdrammatizzare l’esecu-

zione di una regressione multi-pla, riducendola alla sempliceoperazione di inserire alcunidati. È il momento di mantene-re la promessa. Basta svilup-pare una macro che eseguaper nostro conto le elaborazio-ni dei dati da analizzare. Cosìfacendo, la procedura vieneeseguita automaticamente allapressione di un pulsante, e i ri-sultati ottenuti verranno inse-riti, sempre in automatico, nel-la corrispondente espressionedi calcolo, sollevando l’utenteanche dall’ingrato compito diimpostarla. Ma c’è di più.

Nel nostro modello, che si ri-ferisce a stime di vendita infunzione di determinati mix diprezzo e investimenti promo-zionali, è stato previsto un mo-dulo che, dato il costo indu-striale del prodotto, calcola ivari profitti corrispondenti allecondizioni ipotizzate.

È così possibile quantificarei volumi di vendita stimati, e in-dividuare subito quale sia ilmix ottimale da adottare, de-terminandolo non più in basealle vendite, ma alla valorizza-zione di queste ultime in ter-mini di profitto.

Sviluppo del modelloIn pratica, si registra la ma-

cro corrispondente alla proce-dura di analisi, poi si accede airisultati e si denominano le cel-le in cui figurano i valori deicoefficienti A e B, e della co-stante di regressione.

È così possibile impostarel’espressione di calcolo dellestime.

Queste ultime possono es-sere rappresentate in un grafi-co a bolle, le cui dimensioni so-no proporzionali al dato checorrisponde alle vendite.

� I parametri di lavoroNelle caselle Intervallo di input (Y) e Intervallo diinput (X) inserire i nomi assegnati alle zoneH13:H30 e E13:F30, che contengonorispettivamente i dati di vendita e le variabiliprezzo e investimenti promozionali. Spuntare ilbottone Livello di confidenza ed accettare laproposta default. Spuntare anche il bottoneIntervallo di output, e nella casella a fiancospecificare la posizione, citandone il nome, in cuisi deve trovare l’angolo superiore sinistro dellatabella dei risultati. Premere il pulsante Ok perlanciare l’analisi.

� Modifica del listatoSe si lancia la macro appena registrata sidetermina un errore. Infatti, in fase diregistrazione non vengono trasferite le coordinatedelle posizioni in cui si trovano i dati. Pertanto,accedere al listato della macro (Strumenti, Macro,Macro), ed inserire fra le coppie di virgole presentile istruzioni ActiveSheet.Range(“DATI1”) eActiveSheet.Range(“DATI2”). Inoltre, sostituire lecoordinate delle altre posizioni citate nella macrocon il nome ad esse assegnato.

� Associare la macro al pulsanteVisualizzare la barra degli strumenti del VisualBasic (Visualizza/Barre strumenti/Visual Basic).Fare clic sull’icona con sopra martello e chiaveinglese per visualizzare la casella degli strumenti.Fare clic sull’icona del pulsante e disegnarlonell’area di lavoro. Farvi sopra clic destro, e nelmenu che si apre optare per visualizza codice.Quando questo viene visualizzato inserire al suointerno il nome della macro che abbiamo appenaregistrato.

� Registrare la macroAprire il menu Strumenti, selezionare la voceMacro, e poi Registra macro. Nel box che vienevisualizzato digitare il nome da assegnare allamacro che stiamo registrando, quindi premere ilpulsante Ok. Aprire ancora il menu Strumenti, eselezionare Analisi dati. Nel box che si apreselezionare Regressione. Si determina così lavisualizzazione della maschera in cui siinseriscono i nomi assegnati alle zone coinvoltenelle elaborazioni.

Registrare la macro

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� Il graficoEvidenziare le zone E7:F9 e J7:J9 tenendo premuto il tastoControl. Attivare la procedura per la creazione di un grafico, edoptare per un diagramma a bolle. Selezionare la variante coneffetto tridimensionale.

Profitto e indice di confidenza Il grafico a bolle

� Calcolo del profittoNella cella J7 inserire la formula =H7*(E7-$C$9)-F7, e replicarlanelle celle J8 e J9. Inserendo nella cella C9 il costo industrialeunitario del prodotto si ottengono i profitti relativi ai mix ipotizzati.

� Attendibilità dell’analisiNella cella C7 inserire l’espressione =Riquadrato. Quest’ultimo èil nome assegnato alla posizione O44 della tabella dei risultati, incui è ospitato il suddetto indice. Si può così sapere se le rispostedell’analisi sono o meno attendibili.

� Righe e colonneNella maschera successiva spuntare il bottone corrispondentealla interpretazione grafica per colonne. Così facendo vengonovisualizzate tre bolle nel piano cartesiano.

� Formattazione della cella C7La posizione che ospita l’indice di confidenza è stata formattatacondizionalmente. Se lo sfondo diventa verde l’analisi èattendibile, meno se lo sfondo è giallo. Se, invece, lo sfondo èrosso l’attendibilità è pressoché nulla.

� Il grafico finalePremere il pulsante Fine per visualizzare il grafico. Farvi sopra clicdestro e nel menu che si apre optare per Opzioni grafico. Nellascheda etichette spuntare i checkbox Valori Y, Valori X, eDimensioni bolle.


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Come utilizzare il modelloIl modelloRegressionemultipla.xlscontenuto nel DVDè utileper eseguire un’analisiprevisionale

Prima di cominciare, se giànon lo si fosse fatto, biso-gna caricare gli Strumenti

di analisi. Aprire il menu Stru-menti, selezionare Componentiaggiuntivi, e nel box che vienevisualizzato attivare le vociStrumenti di analisi e Strumen-ti di analisi Vba. Premere il pul-sante Ok per caricarli. A que-sto punto eliminare i datieventualmente presente nellezone di analisi a sfondo grigio.Inserire nelle zone Variabile 1,Variabile 2, e Risultati i valoricorrispondenti ai dati storici innostro possesso. Nel nostrocaso, nelle prime due colonnesi inseriscono i prezzi e gli in-vestimenti promozionali previ-sti nei 18 negozi campione,mentre nella terza colonna sidigitano le corrispondenti ven-dite realizzate. Se, invece, sivolesse, per esempio, stimareil prezzo di in immobile di unacerta superficie e costruito inun certo anno, nelle prime duecolonne si inseriranno la su-perficie e l’età degli immobilicampione di cui si conoscono iprezzi, mentre questi ultimi siinseriscono nella terza colon-na (Variabile dipendente). Inse-riti i dati, basta premere il pul-sante Esegue analisi, ed inseri-re nella tabella Condizioni di la-voro i dati in funzione dei qua-li si vogliono determinare i vo-lumi di vendita. Inserendo nel-la cella C9 il costo industrialedel prodotto venduto, compa-riranno nella tabella Profittiquelli realizzabili in corrispon-denza di ognuno dei tre mixipotizzati. Se si utilizzano me-no dati dei diciotto previsti bi-sogna eliminare altrettante ri-ghe delle tabelle, come de-scritto in figura 1.

� Elaborazione dei datiInseriti i dati storici premere il pulsante Esegueanalisi per lanciare l’elaborazione. I risultati diquest’ultima vengono visualizzati nella sezionededicata il cui angolo superiore sinistro coincidecon la posizione N40 del foglio di lavoro(denominata Elaborazioni). In particolare, i dativeramente essenziali agli effetti dell’esecuzionedell’analisi sono quelli contenuti nelle celle O56,O57, O58, e O44, che esprimono i valori deicoefficienti delle variabili, della costante diregressione, e dell’indice di affidabilità R2. Dare ilbenestare alla sovrascrizione dei dati quando si èrichiesti di farlo.

� L’indice di confidenzaUn’analisi di regressione, per essere affidabile, sideve basare su un congruo numero di dati storici,e i dati presi in considerazione debbano essererealmente correlati fra loro. Questi elementi sivalutano tramite il cosiddetto indice di confidenzadell’analisi, espresso dal parametro R quadratocalcolato nella cella O44 della tabella delleelaborazioni. Il dato esprime percentualmentequanto le variabili influenzano effettivamente ilrisultato finale. L’affidabilità è buona per valori fra0,9 e 1, appena discreta fra 0,75 e 0,89, scarsaal di sotto di 0,75.

� I risultati finaliSe l’indice di confidenza è accettabile si puòproseguire con le analisi. Il colore verde indicabuona affidabilità, il giallo affidabilità appenadiscreta, il rosso affidabilità scarsa o pressochénulla. A questo punto, se si decide di eseguirel’analisi, inserire i dati corrispondenti ai mix divendita da stimare nelle celle della tabella Stime.Nelle tabelle a fianco vengono visualizzati le stimedei corrispondenti dati di vendita e dei profitti.Ovviamente, per ottenere stime realistiche, i datiipotizzati per il mix non devono scostarsi troppoda quelli testati.

� Inserire i dati storiciInserire i dati relativi alle due variabili previstedall’analisi, ed i volumi di vendita realizzati in lorocorrispondenza. È appena il caso di ricordare chenon possono esservi posizioni vuote, altrimentil’analisi non viene eseguita. Se si utilizzano menodi diciotto righe bisogna assolutamente eliminarequelle in eccesso. Portare il cursore sul numerodella prima riga vuota, e selezionare i numeri diriga sottostanti sino al 30 compreso. Aprire ilmenu Modifica ed optare per la voce Elimina.Utilizzare solo questa procedura perl’eliminazione.

Come eseguire l’analisi

4Modelloallegato

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Modificare il modelloLe procedurenecessarie peraumentareil numero di variabili da prendere in considerazione

Le analisi che abbiamo ese-guito sinora si basavano sudue variabili (prezzo di ven-

dita e investimenti promozio-nali). La regressione multipla,però, consente di elaborare unnumero indefinito di variabili.Nel caso della stima del prezzodi un immobile con determina-te caratteristiche, per esempio,si può prendere in considera-zione, oltre alla superficie e alnumero dei locali, anche quellodei bagni, e la metratura dieventuali box. In pratica, noncambia nulla, bisogna solo pre-vedere gli spazi in cui inserirele nuove variabili, e modificarel’espressione di calcolo dellastima. Inoltre, è necessario,nella tabella dei risultati dellaregressione, denominare le cel-le che ospitano i valori deicoefficienti delle nuove varia-bili. Se le nuove colonne si in-seriscono all’interno dell’at-tuale zona delle variabili non ènecessario intervenire sullamacro che pilota l’analisi per-ché la zona, anche se ampliata,manterrà sempre lo stesso no-me che le è stato assegnato(Dati2). Ecco come procedereper inserire, poniamo, una nuo-va zona variabili. Portare il cur-sore sulla lettera che identificala colonna F, aprire il menu In-serisci, e selezionare la voceColonne. Si determina così l’in-serimento desiderato. A que-sto punto, eseguire l’analisi, ac-cedere alla tabella dei risultati,e denominare Variabile3 la cel-la che ospita il coefficiente del-la nuova variabile (adesso do-vrebbe essere la cella P59). Èora possibile reimpostare l’e-spressione che calcola la sti-ma. Basta inserirvi il nuovo ter-mine F7*Variabile3. Operare inmaniera analoga se si inseri-scono altre variabili colonne.

� Il nuovo coefficienteQuando si esegue l’analisi, la tabella dei risultatidella regressione presentata una riga di più. Nellacella P59 di tale riga è presente il coefficientedella nuova variabile. Poiché tale valore devefigurare nella nuova espressione di stima, ènecessario denominarla Variabile3. Se siaggiungono altre variabili bisognerà sempreprovvedere alla denominazione delle nuoveposizioni che si vengono a creare.

� Modificare l’espressione di calcoloConseguentemente all’aggiunta di una nuovavariabile l’espressione di stima deve essereopportunamente modificata. In pratica, bisognaaggiungere un nuovo elemento, vale a dire ilprodotto fra il coefficiente della nuova variabile edil valore di quest’ultima, che trova posto nellanuova cella della tabella che ospita i mix divendita da testare. L’espressione corretta è laseguente:VARIABILE1*E7+VARIABILE3*F7+VARIABILE2*G7+Costante

� Elaborare un numero maggiore di datiNel capitolo precedente abbiamo spiegato comecomportarsi se i dati da elaborare sono inferiori aquelli che possono essere ospitati dalle tabelledelle variabili. Adesso vediamo, invece, comeestendere la zona dati nel caso se nepresentasse la necessità. È molto semplice.Prima di esaurire lo spazio disponibile, portarsisul numero della prima riga vuota, e selezionarele righe da aggiungere. Aprire il menu Inserisci, eoptare per la voce Righe. Così facendo, i nomidelle zone da elaborare non subiscono variazioni.

� Inserire una nuova variabilePortare il cursore sulla lettera che identifica lacolonna F, aprire il menu Inserisci, e selezionarela voce Colonne. Si determina così il necessarioampliamento della zona dati. Se si opera inquesto modo non è necessario intervenire sullamacro che esegue l’analisi. Infatti, così facendo, ilnome della zona da elaborare, anche se ampliata,resta sempre lo stesso. Ovviamente bisognainserire per le nuove zone dati le opportuneetichette. A seconda dell’elaborazione che siconduce, la tabella Profitti potrebbe non servirepiù.

Lavorare con più variabili

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PC Open Febbraio 2006125

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Può succedere di doverrealizzare un grafico ilcui corrispondente mo-

dello non sia presente nellasia pur ricca libreria di Excel.Per esempio, quando si vo-gliono visualizzare grafica-mente i dati di una tabellache viene continuamente ag-giornata con nuove registra-zioni. Per evitare di doverdenunciare una zona datimolto grande (che compor-terebbe spazi vuoti nel dia-gramma) è necessario ricor-re ad un artificio che con-senta di rendere dinamichele dimensioni della zonastessa. Vale a dire che pur

assegnandole dimensioni pa-ri a quella occupata dai valo-ri iniziali, le registrazioni ag-giunte vengono comunqueinserite nel diagramma.Oppure, si può avere la ne-cessità di realizzare un isto-gramma contrapposto, arti-colato in due grafici a barreorizzontali che hanno in co-mune l’asse delle X, e siestendono in direzioni oppo-ste. E ancora, si potrebbedover visualizzare in se-quenza grafici che corri-spondono a singole righe diuna tabella, o avere la neces-sità di creare un diagrammache sia in grado di segnalare

con immediatezza se i valorivisualizzati sono superioriad un certo limite, che puòessere definito anche estem-poraneamente. Sono tutti ca-si che non si possono risol-vere con le risorse disponi-bili nella libreria, ma in que-sta dispensa vi insegniamo arisolvere il problema co-gliendo al tempo stesso l’oc-casione per fare la cono-scenza con alcune funzionipoco note di Excel. Il model-lo esemplificativo (Graficispeciali. xls) è registrato sulDVD (CD3\Modelli_Sche-de_Pratiche).

di Alberto Nosotti

Vi spieghiamo come creare graficie diagrammi inediti modificandoopportunamente i modelli di basedisponibili

Come utilizzarei modelli

- Inserire i dati p. 126- Visualizzare i grafici p. 126

Monitoraggiodei valori limite

- Elaborare i dati originali p.127- Visualizzare i risultati p. 127

Grafici interattivi- Selezionare i dati p. 128- Visualizzare i dati p. 128

Grafici dinamici- La tabella dati p. 130- Impostare il grafico p. 130

Istogrammicontrapposti

- Creare il grafico p. 132- Modifica della struttura p. 132

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Excel 2003:come realizzaregrafici dinamici o interattivi non previstinella libreria

Excel 2003:come realizzaregrafici dinamici o interattivi non previstinella libreria

Modelloallegato

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Come usare i modelliL’utilizzo deimodelli è moltosemplice. Si trattaper lo più diinserire nuovidati o modificarequelli esistenti

Nel modello Grafico dina-mico la zona dati preve-de circa venti registra-

zioni, ma il diagramma visua-lizza solo quelle presenti sen-za visualizzare spazi vuoti. In-serendo via via nuovi dati sot-to l’ultima registrazione se nedetermina il contestuale inse-rimento nel grafico. Se l’inse-rimento non avviene sottol’ultima registrazione il grafi-co visualizzerà uno spaziovuoto. Le procedure descritteper rendere autoestensibile lazona dati possono essere uti-lizzate per rendere dinamicianche gli altri modelli.

Il grafico interattivoQuesto modello consente di

visualizzare nel grafico i valoricorrispondenti ad una deter-minata riga della tabella dati. Inparticolare quelli che si riferi-scono al nome del venditoreselezionato nell’elenco a disce-sa che si trova sopra il grafico.

Monitoraggiodi valori limite

Digitare il valore limite daprendere in considerazione. Sicrea così automaticamente ilgrafico. Le porzioni di barrecolorate in giallo indicano chevi è stato un superamento dellimite, ed il valore visualizzatoall’interno delle barre stessene quantifica l’entità.

Istogrammicontrapposti

Il modello può essere utiliz-zato solo con dati che non su-perino l’intervallo gestito. Se siutilizzano valori diversi biso-gna spostare di conseguenza,l’asse verticale delle X. I datirelativi all’istogramma di sini-stra devono essere introdotticome valori negativi.

� Il grafico interattivoQuesto modello di grafico è interattivo nel sensoche scegliendo una voce nell’elenco a discesadedicato si determina la visualizzazione in formagrafica dei valori che nella tabella daticorrispondono alla voce selezionata. In pratica, idati da inserire nel grafico vengono estratti in unariga sottostante la tabella tramite opportuneformule di scansione che la esplorano prendendocome riferimento la voce selezionata.

� Monitoraggio dei valori limiteInserendo estemporaneamente un valore limitenella cella dedicata il grafico visualizza con coloridiversi le porzioni di barra che corrispondono alsuperamento del limite. Ovviamente, variando illimite, l’istogramma si assesta di conseguenza intempo reale. Il valore ospitato all’interno dellabarra di colore giallo quantifica l’entità delsuperamento. Se il valore limite non è superatoviene esibita una sola barra.

� Istogrammi contrappostiQuesto tipo di diagrammi viene spesso usato peranalisi grafiche di natura demoscopica, ma non èquasi mai presente nelle librerie dei programmi. Ilmodello deve essere considerato una falsarigaper documentare le procedure seguite perrealizzarlo. Infatti, variando i dati inseriti nellatabella campione può essere necessario,seguendo le suddette procedure, modificarne lastruttura.

� Grafico dinamicoLa peculiarità di questo grafico sta nel fatto chenon è necessario evidenziare in precedenza unazona dati molto ampia (che quando non utilizzatadeterminerebbe la visualizzazione nel grafico dellecorrispondenti posizioni vuote). Comunque, ognidato che viene inserito nella tabella,immediatamente sotto l’ultimo, vienepuntualmente riportato nel diagramma. Ciò è resopossibile dal fatto che la zona dati non vienedichiarata fornendone le coordinate, maimpostando una speciale formula che prevedel’utilizzo della funzione SCARTO.

Le categorie

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Grafici con valori limiteSe i valori deldiagrammasono superioriad un certolimite è possibilesegnalarlovisivamente

Le barre in cui si articola unistogramma possono se-gnalare visivamente quan-

do i valori interpretati supera-no un limite prestabilito, e an-che quantificare l’entità delloscostamento. Per ottenere que-sto risultato bisogna elaborarei dati originali, e interpretare,non questi, ma il risultato delleelaborazioni stesse. In pratica,accanto ad ogni dato originalebisogna calcolare il minimo fratale dato e il limite prefissato, ela differenza fra il dato originalee il suddetto minimo. Se il limi-te di guardia è, poniamo, 150, eil primo dato è 180, nella cella afianco si calcola il minimo fraquesti due valori (150, dopodi-ché sottraendo questo risultatoal dato originale si ottiene co-me risultato 30, che per l’ap-punto valorizza l’entità delloscostamento. Se ripetiamo laprocedura per gli altri dati ot-teniamo due nuove serie, chese interpretate tramite un isto-gramma a barre sovrapposte,descriveranno chiaramente lasituazione. I valori al di sottodel limite sono rappresentatida una singola barra, mentrequelli che lo superano da duebarre. La prima visualizza il va-lore limite, mentre la secondane quantifica il superamento.Ma ecco come operare in prati-ca. Inserire il valore di riferi-mento nella cella D12 e deno-minarla Limite. Denominare Me-si la zona B16:B21. Nella celleD16 e E16 inserire rispettiva-mente le formule =MIN(C16;LI-MITE) e =C16-D16, quindi repli-carle in corrispondenza dell’ul-timo dato originale. Evidenzia-re la zona D16:E21, fare clic sul-l’icona per la creazione di ungrafico, e nella maschera che siapre scegliere la seconda va-riante del tipo Istogramma.

� Elaborare i datiNella cella D16 inserire la formula=MIN(C16;LIMITE) e replicarla verso il basso sinocella D21 compresa. Inserire nella cella E16 laformula =C16-D16 e replicarla verso il basso sinoalla cella E21 compresa. Vengono così visualizzatii nuovi dati da utilizzare per la creazione delgrafico, che segnalerà automaticamente ilsuperamento del limite prefissato.

� Creare il graficoEvidenziare la zona D16:E21 ed attivare laprocedura per la creazione di un grafico.Selezionare il tipo Istogramma e la secondavariante di questa categoria (Istogrammasovrapposto). Premere il pulsante Avanti, e nellacasella Etichette asse categoria della schedaSerie inserire l’espressione =Foglio!Mesi peretichettare con i nomi dei mesi l’asse delle X.Foglio è il nome di quello in cui si lavora, Mesi lazona da cui prelevare le etichette. Fare clic destrosul grafico, e nel menu contestuale al clicselezionare Opzioni del grafico. Accedere schedaEtichette dati e spuntare il checkbox Valore.

� Il risultato finaleEcco come si presenta il grafico che interpreta idati originali prevedendo un valore limite di 125.Si noti che l’elemento superiore di ogni barra,quando presente, denuncia il superamento dellimite, e lo quantifica tramite l’etichetta ospitataall’interno dell’elemento stesso. In caso disuperamento del limite, la barra inferiore recaall’interno tale valore, mentre se il limite nonviene superato il valore denunciato all’internodella barra è quello originale.

� Fissare il limiteInserire nella cella D12 il valore limite del qualedeve essere segnalato il superamento. Aprire ilmenu Inserisci, selezionare Nome, e nelcorrispondente sottomenu optare per la voceDefinisci. Nella casella Nome della maschera cheviene visualizzata digitare quello da assegnarealla cella (Limite). A tale nome si farà riferimentonelle formule che elaborano i dati originali. È cosìpossibile variare in ogni momento il valore diriferimento senza dovere necessariamentemodificare le formule che lo elaborano.

Elaborazione della tabella dati

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I grafici dinamiciUn grafico sipuò estendereautomaticamentedi pari passo conl’inserimento dinuovi elementinella tabella dati

Se dichiariamo la zonaB9:C16 come sorgente perla creazione di un grafico,

aggiungendo successivamentenuovi valori nelle celle sotto-stanti la cella B16 questi nonvengono presi in considerazio-ne. Il problema si può risolvereindicando l’estensione della zo-na dati, quando la si denomina,non con le sue coordinate fisi-che ma con una formula checonsenta di tenere conto intempo reale degli elementi chevengono successivamente ag-giunti. Per impostare tale for-mula ci si avvale della funzioneSCARTO le cui prerogative so-no quelle di definire posizioniche dipendono da un elementovariabile, rappresentato nel no-stro caso dal numero di dati dainterpretare graficamente. Lasintassi della funzione è la se-guente: SCARTO (Riferimento;Numero righe, Numero colonne;Altezza, Estensione). Il primoargomento identifica la posi-zione di partenza a cui riferirsi,mentre il secondo ed il terzo in-dicano di quante righe e colon-ne ci si deve spostare per indi-viduare la nuova posizione. Iparametri Altezza e Estensio-ne, opzionali, esprimono in ri-ghe e colonne l’ampiezza dellanuova zona da prendere in con-siderazione. Se non vengonospecificati la zona avrà le stes-se dimensioni di quella di rife-rimento. Ecco un’applicazionepratica di SCARTO. La formulaSCARTO($B$10;0;0;5;1) corri-sponde ad una zona che preve-de una riga in più. Si noti che gliargomenti possono essere so-stituiti da opportune formule.Nel nostro ci avvarremo pro-prio di questa possibilità perdefinire il quarto argomentodell’espressione tramite la fun-zione CONTA.VALORI.

� La funzione SCARTOGrazie a questa funzione si può far si chel’ampiezza di una zona si estenda ogni voltaautomaticamente di tante righe quanti sono inuovi dati inseriti. Così, se denominiamo Fatturatola cella C10, e nella casella Riferimento dellamaschera di denominazione si inserisce, in luogodelle sue coordinate di posizione, la formula=SCARTO($C$10;0;0;CONTA.VALORI($C$10:$C$28);1), la suddetta zona si estende virtualmente diuna riga ad ogni inserimento. Una operazioneanaloga deve essere eseguita sulla zona cheospita i nomi dei venditori.

� Gli argomenti Altezza ed EstensionePer definire le dimensioni delle zone da utilizzareper creare il grafico si è assegnato all’argomentoAltezza, tramite la funzione CONTA.VALORI, ilnumero di celle contenenti dati che si trovanonelle zone da ampliare. A questo punto, se si pone l’argomentoEstensione è pari a 1, viene inclusa nella zonaattiva una nuova cella. Così, facendo, inserendonella zona dati nuovi valori, il grafico li riporteràpuntualmente.

� Per saperne di piùConsiderando che la funzione SCARTO eCONTA.VALORI sono la chiave per la risoluzionedel problema, vale la pena di documentarsi piùampiamente sulle loro caratteristiche. Ecco comeprocedere. Nella casella posizionata nella partesuperiore destra del video inserire insuccessione, prima la chiave Funzione Scarto, epoi Funzione Conta.Valori. Premere Invio dopoogni inserimento. Delle corrispondenti ricerche,SCARTO è il primo degli argomenti, CONTA.VALORIl’ottavo.

� Grafici e zoneSe dopo aver evidenziato una zona dati si realizzail corrispondente grafico, aggiungendo alla zonanuovi valori questi non vengono presi inconsiderazione. Infatti, si trovano al di fuoridell’area che è stata presa come riferimento perla creazione del diagramma. Una soluzioneconsiste nell’evidenziare un’area più ampia diquella che contiene i dati, ma nel diagrammaverranno visualizzati degli antiestetici spazi vuoti.

La funzione SCARTO

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� Le formule di zonaLe formule per identificare le zone Agenti e Fatturato sonorispettivamente le seguenti:=SCARTO($B$10;0;0;CONTA.VALORI($B$10:$B$28);1) e=SCARTO($C$10;0;0;CONTA.VALORI($C$10:$C$28);1)

Come realizzare il grafico

� Denominare le zone datiInserire nella tabella i primi dati, poi denominare Agenti e Fatturato lecelle B10 e C10. Nella casella Riferimento della maschera didenominazione sostituire le coordinate delle zone con le opportuneespressioni SCARTO.

� Creare il graficoEvidenziare la zona dati attuale, aprire il menu Inserisci e selezionareGrafico. Nella finestra Tipo della maschera che si apre optare perIstogramma, e nella finestra a fianco selezionare la prima variante.Premere il pulsante Avanti.

� Specificare le zone datiAccedere alla scheda Serie, cancellare il contenuto della casellaValori e sostituirlo con l’espressione: =Foglio!Fatturato dove Foglio èil nome del foglio in cui si lavora. Tale citazione è assolutamenteobbligatoria.

� Etichettare l’asse XPer specificare la zona di prelievo, nella scheda Serie cancellare ilcontenuto della casella Etichette categorie, e sostituirlo conl’espressione =Foglio!Agenti. Foglio è il nome del foglio in cui silavora.

� Inserire nuovi datiIl grafico visualizza tutti dati presenti al momento senza prevederespazi vuoti. Digitando nuovi dati immediatamente sotto quelliesistenti se ne determina il contestuale inserimento nel diagramma.


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Realizzare un grafico interattivoCosì si scelgono i dati davisualizzarein un grafico,utilizzandol’apposito elencoa discesa

Se si dispone di una tabellain cui sono ospitati i fattu-rati conseguiti da un grup-

po di venditori, i punteggi permateria degli alunni di una clas-se, la produzione delle linee diun reparto, e così via, è possi-bile visualizzare selettivamentein un grafico tali dati scegliendoin un elenco a discesa il nomedell’agente, dell’alunno, o il co-dice della linea di produzione.La soluzione del problema stanell’indicare come zona da cuiprelevare i dati per creare ilgrafico, non la tabella originale,ma una riga ad essa esterna incui tramite la funzione CER-CA.VERT vengono visualizzati idati corrispondenti al terminedi riferimento che viene inseri-to nella prima cella della rigastessa. Tale input avverrà conla mediazione dell’elenco a di-scesa di cui si è parlato. Crearela tabella nella zona B12:F21 edenominare Dati l’areaB13:F21, quindi evidenziare lazona che ospita i nomi dei pro-duttori (B13:B21) e denomi-narla Venditori. Tale zona ser-virà ad alimentare l’elenco a di-scesa. A questo punto, sotto latabella dati impostare la zonaB27:F27 la cui prima cella è de-dicata a ricevere il nome sele-zionato nell’elenco. Denomina-re Riferimento la suddetta po-sizione. Nella seconda celladella riga, invece, inserire laformula di scansione =CER-CA.VERT($B$27;DATI;2;0) cheesplora la tabella dati, e in cor-rispondenza del nome dell’a-gente selezionato restituisce ildato relativo all’Articolo 1, pre-levandolo dalla seconda co-lonna della tabella. Le formuleda inserire nelle altre celle dif-feriscono solo per il numerodella colonna da cui prelevareil dato.

� Denominare le zoneLa zona B13:F21 viene denominata Dati, e a talenome si farà riferimento nelle formule discansione. La zona B12:B21, invece, deve esseredenominata Venditori. Il suo nome verrà inseritonella casella LinkedCell della maschera delleproprietà dell’elenco a discesa per indicare lafonte dei dati che lo alimentano. La zona delleetichette degli articoli venduti (C12:F12) deveessere denominata Articoli.

� La riga datiIl contenuto di questa riga viene utilizzato per lacreazione del grafico. In pratica, il nomeselezionato nell’elenco viene trasferito nella cellaB27, e servirà da riferimento alle formule discansione inserite nelle celle a fianco. Digitarenella cella C27 l’espressione=CERCA.VERT($B$27;DATI;2;0). Le espressionida inserire nella altre tre celle sono del tuttosimili, varia solo il numero della colonna dellazona dati da cui prelevare i dati di vendita.

� Per saperne di piùConsiderando l’importanza della funzioneCERCA.VERT conviene approfondirne le numeroseopzioni consultando la guida in linea di Excel.Nella casella di ricerca che si trova nella partesuperiore destra dell’area di lavoro digitare lachiave Funzioni di ricerca, quindi premere Invio.Viene presentato l’elenco degli argomentiindividuati. Quello che ci interessa si trovaall’ottavo posto.

� La tabella datiOccupa la zona B12:F21. Agli effettidell’esplorazione della tabella tramite la funzioneCERCA.VERT le intestazioni sono ininfluenti,pertanto, nelle formule di scansione, si citerà lasola zona B13:F21. La prima colonna della tabella(intestazione esclusa) serve come riferimento perla funzione CERCA.VERT ed alimenta anchel’elenco a discesa da cui si preleva il nome delvenditore delle cui vendite per articolo si vuolevisualizzare il grafico.

Creare la tabella e la zona dati

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� Le etichettePremere Avanti, e aprire la scheda Serie. Nella casella Etichette assecategorie inserire l’espressione =Foglio!Articoli. Dove Foglio è il nomedi quello in cui si lavora.

Realizzazione del grafico

� Creare il grafico di baseEvidenziare la zona C27:F27, aprire il menu Inserisci, e selezionare lavoce Grafico. Nella finestra Tipo di grafico della maschera che vienevisualizzata optare per Istogramma. Nella finestra a fianco sceglierela prima variante.

� L’elenco a discesaVisualizzare la barra strumenti del VBA (Visualizza/Barrestrumenti/Visual Basic), fare clic sull’icona con sopra il martello e lachiave inglese. Fare clic sull’icona dell’elenco e disegnare ilcorrispondente rettangolo.

� Le proprietà dell’elencoFare clic destro sull’elenco, e nel menu contestuale al clic optare perProprietà. Nella celle ListFillRange e LinkedCell della casellaomonima inserire rispettivamente i nomi zona Venditori e Riferimento.

� Selezionare il venditoreDisattivare la modalità progettazione, che si era attivatacontestualmente all’apertura della barra strumenti VBA, facendo clicsull’icona con impresse squadra e matita. Aprire l’elenco a discesae selezionare il nome del venditore.

� Il risultato finaleContestualmente alla scelta di un nome, questo viene trasferito nellacella B27 della riga dati dove le formule di scansione restituiscono icorrispondenti dati di vendita. Si crea così automaticamente ilcorrispondente grafico.


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Istogrammi a barre contrapposteQuesto tipo di diagramma,utilizzatoper analisidemografiche,non è previsto a libreria

Il grafico visualizza nel mede-simo piano cartesiano due di-versi istogrammi orizzontali

che hanno in comune l’assedelle X (in verticale). Ecco co-me realizzarlo, avvalendosi diqualche artificio, per rappre-sentare come si suddivide nu-mericamente per sesso e fascedi età la popolazione di un pic-colo comune. Creare la tabelladati, inserendo come valori ne-gativi quelli relativi alla popo-lazione femminile. Evidenziarel’intera tabella e creare un gra-fico a tubi. Fare doppio clic sul-le etichette dell’asse orizzonta-le Y, e nella maschera che siapre accedere alla scheda Sca-la. Nella casella Interseca al va-lore digitare il valore minimodell’asse orizzontale (nel no-stro caso -800), determinandocosì lo spostamento a sinistradell’asse verticale delle X. Aquesto punto, aprire la schedaNumero e selezionare nella fi-nestra Categoria il formato Per-sonalizzato. Nella casella Tipodigitare 0;0, trasformando cosìin valori positivi tutte le eti-chette dell’asse orizzontale Y.Per rendere positivi, invece, ivalori che etichettano le barrerelative alla popolazione fem-minile, seguire la stessa proce-dura. In alternativa, fare dop-pio clic su una etichetta, e nel-la finestra Categoria della sche-da che si apre selezionare Nu-mero. Impostare la visualizza-zione dei numeri con zero deci-mali, specificando il colore ros-so se sono negativi. Fare clicdestro su una barra, e nel me-nu contestuale al clic optareper Formato serie dati. Accede-re alla scheda Opzioni dellamaschera che si apre, e digita-re 0 nella casella Distanza fra lebarre, ravvicinandole così leune alle altre.

� La legendaPremere il pulsante Avanti, e nella nuovamaschera accedere alla scheda Serie. Nellafinestra Serie evidenziare la Serie 1, e nellacasella a fianco digitare il nome con cui dovràessere identificata nella legenda del grafico. Nelnostro caso il nome da assegnare alla serie èMaschi. Operare in modo analogo per denominarela seconda serie (Femmine).

� Etichettare gli assiFare clic destro all’interno dell’area del grafico, eselezionare la voce Opzioni del grafico nel menucontestuale al clic. Nella maschera visualizzataaprire la scheda Titoli, e nelle caselle dedicateall’asse X e Y digitare rispettivamente Fasce dietà e Numero popolazione. Accertarsi che nellascheda Etichette dati sia spuntata la sola casellain corrispondenza della voce Valore.

� Spostare l’asse verticale XLe barre orizzontali condividono l’asse delle X,che nel nostro caso è verticale e si trova al centrodel grafico. Per facilitare la lettura delle sueetichette conviene spostarlo sulla sinistradell’area di lavoro, facendone coincidere l’originecon il valore – 800 della scala dell’asse Yorizzontale. Fare doppio clic su una etichetta diquest’ultimo asse, e nella maschera che si apreaccedere alla scheda Scala. Nella casellaInterseca al valore digitare -800. Attenzione, lacasella Asse delle categorie non deve esserespuntata.

� Selezionare il tipo di diagrammaEvidenziare l’intera tabella dati, intestazionicomprese. Aprire il menu Inserisci, e optare per lavoce Grafico. Così facendo, viene visualizzata laprima delle maschere in cui si articola laprocedura per la creazione del grafico. Aprire lascheda Tipi personalizzati e selezionare nellafinestra dedicata la voce Tubi. Nella finestra dianteprima viene visualizzata quella del grafico. Sinoti che le barre sono affiancate ma distanziatefra loro e che i valori relativi alla popolazionefemminile sono negativi.

Creare il grafico di base

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� Impostare il formatoNella finestra Categoria selezionare la vocePersonalizzato per creare un formatospeciale. A questo punto, nella casella Tipodigitare due zeri separati da un punto evirgola (0;0). Premendo il pulsante Ok siottiene il risultato desiderato.

� Modificare i formatiFare clic destro sull’etichetta dell’asse edella barra. Nel menu contestuale al clicoptare rispettivamente per Formato asse oFormato etichette. Nella maschera che siapre accedere alla scheda Numero.

Trasformare i valori negativi in positivi

� Asse Y e valori delle barreI valori delle etichette che si riferiscono allebarre di sinistra e alla corrispondenteporzione di asse Y sono negativi. Per renderlipositivi si può utilizzare in entrambi i casi lamedesima procedura.

� Il risultato finaleEcco come si presenta il grafico di base dopoche la distanza fra le barre è stata azzerata.Ovviamente, se lo si ritenesse opportuno,per ragioni estetiche si possono definire altriparametri di distanza.

� La scheda OpzioniNella maschera a schede accedere a quellaetichettata Opzioni. Vi sono ospitatel’anteprima del grafico su cui si staoperando, e due caselle. Nella casellaDistanza fra le barre introdurre il valore 0.

Ridurre la distanza fra le barre

� La proceduraFare clic destro all’interno di una qualsiasibarra, e nel menu contestuale al clic optareper Formato serie dati. Si accede allamaschera a schede che consente diintervenire sulla struttura del diagramma.

� Sfumature dello sfondoFare clic vicino al bordo del grafico. Nel menucontestuale al clic optare per Formato areadel grafico. A questo punto la procedura èdel tutto simile a quella seguita per definirele sfumature di colore delle barre.

� Sfumature di colorePremere il pulsante Riempimento. Nellasezione Colori della scheda cui si accedespuntare il bottone Due colori, e sceglierlinelle corrispondenti palette. Definire nellesezioni sottostanti il tipo e la variante dellasfumatura.

Personalizzazione del grafico

� Colori di base delle barreFare clic destro su una barra di una seriedati. Nel menu contestuale al clicselezionare la voce Formato serie dati. Nellapaletta della scheda Motivo della mascherache si apre scegliere il colore di base.

PC Open Dicembre 2005117

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Il modello che vi presentia-mo questo mese è decisa-mente versatile. Infatti, ba-

stano poche modifiche peradattarlo alle situazioni piùdisparate, e anche se nasceper inventariare i beni stru-mentali dell’ufficio, può es-sere facilmente adattato al-la classificazione della bi-blioteca, di videocassette,CD, parchi macchine, e cosìvia. Basterà aggiungere o to-gliere alcuni campi all’ar-chivio centrale, o modifi-carne opportunamente i no-mi. L’applicazione consentedi archiviare automatica-mente le varie voci, diesplorare l’intero archiviovisualizzando una dopo l’al-tra le schede dei beni in-ventariati, e di eseguire ri-cerche mirate per indivi-duare la scheda che si rife-risce ad una determinatavoce. In particolare, per

ogni bene classificato, oltreal valore di presa in carico,viene calcolato quello at-tuale, prevedendo un perio-do di deprezzamento la cuidurata in anni si dichiara insede di inserimento dei daticaratteristici di ogni voce.Infine, vengono eseguite intempo reale alcune analisistatistiche che consentonodi avere sempre sotto con-trollo la situazione. Il mo-dello è registrato nel file In-ventario.xls sul CD Guida 3.Per utilizzare il modello, dalmomento che contiene ma-cro, bisogna accettare di ab-bassare il livello di prote-zione. Se in fase di persona-lizzazione venisse visualiz-zato un messaggio che si ri-ferisce alla definizione difunzioni Visual Basic, lo siignori chiudendo semplice-mente il box.

di Alberto Nosotti

L’archiviocentrale

- Struttura dell’archivio p. 118- Come impostarlo p. 118

Calcolo del valoreattuale

- Il metodo p. 120- Le formule p. 120

Inserimento dei dati

- Il contenitore p. 121- Inserire gli elementi p. 121

Le schede mobili

- Impostazione della schedap. 122

- Formule ed espressioni p. 122

Ricerche per voce

- L’interfaccia p. 123- Come realizzarla p. 123

Le macro- Come registrarle p. 124- Associarle ai pulsanti p. 124

Come utilizzare il modello

- Inserimento dei dati p. 125- Visualizzare le schede p. 125

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Facciamo l’inventario dei beni strumentali con Excel 2003

Vi spieghiamo come preparare

un modello per inventariare

i beni strumentalidell’ufficio,

e calcolarnein tempo reale

la valorizzazioneglobale

tenendo conto dei deprezzamenti

annuali

Facciamo l’inventario dei beni strumentali con Excel 2003


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Impostare l’archivio centraleIn questo foglio dilavoro vengonoregistrate le vocidi inventario,nonché calcolati ivalori attuali deisingoli beni

L’archivio che ospita le vo-ci inventariate è costitui-to da una normale tabel-

la la cui prima riga contiene leintestazioni dei campi, mentrequelle sottostanti sono riser-vate ai dati. Non vi sono pro-blemi ad ampliarlo a secondadelle necessità. L’unica pre-cauzione da prendere è quelladi non inserire righe o colonneche siano esterne alla zona at-tualmente occupata. Si notiche nella cella B8 è stata inse-rita una X. Questo perché talecella, che ha il compito di pilo-tare la procedura di archivia-zione automatica, non deve es-sere vuota.

Come denominare celle zone

Alla suddetta posizione èstato assegnato il nome Riferi-mento, mentre la tabella B9:J30è stata denominata Archivio.Si noti che sopra il data basetabellare si trova una riga cheha funzioni del tutto particola-ri. Infatti, la corrispondente zo-na serve da parcheggio per idati che devono essere archi-viati. La zona è alimentata dalbox di dialogo che gestisce l’in-put dei dati.

Creare una seconda tabellaall’interno della prima

L’archiviazione del contenu-to della riga, invece, è gestitada una speciale macro il cuilancio avviene contestualmen-te alla chiusura del box di dia-logo. Si noti che a fianco del-l’archivio sono state replicatele due prime colonne di que-st’ultimo. La duplicazione deidati è necessaria al fine di crea-re una seconda tabella virtualeper dare la possibilità di ese-guire correttamente le ricer-che per singola voce.

� I dati da archiviareLa procedura di archiviazione automatica dei datiprevede che questi vengano prima trasferiti dallecelle del box di dialogo alle corrispondentiposizioni della riga B5:I5. Ogni cella della riga haun nome al quale si fa riferimento per indicare laposizione di trasferimento dei dati. I nomiassegnati alle celle della zona B5:I5 (denominataDati_da_archiviare) sono rispettivamente:Numero, Codice, Voce, Carico, Categoria, Note, eAnni. In caso di ampliamento dell’archivio, anchela zona di parcheggio deve essere ristrutturata.

� La cella pilotaI dati che si trovano nella zona B5:I5 devonoessere archiviati nella prima riga liberadell’archivio. L’archiviazione è gestita da unamacro che copia la suddetta riga, e poi porta ilcursore nella corretta posizione di archiviazione.Per individuarla, il cursore viene posizionato in B8,dopodiché si simula la pressione del tasto Fine, edue volte quella del tasto Freccia in basso. Conquesto artificio il cursore si porta sempre sullaprima cella della prima riga vuota dell’archivio. Perquesto la cella B8 non deve essere vuota, epertanto vi è stato inserita una X.

� Calcolo del valore attualeSi noti che la tabella archivio contiene un campocalcolato (Valore Attuale) che a seconda delperiodo di deprezzamento dichiarato per le singolevoci ne calcola, per l’appunto, il valore attuale,decrementando quello iniziale dellacorrispondente quota annuale. In pratica, il valoreiniziale viene moltiplicato per gli anni trascorsi eper l’inverso del periodo di deprezzamento. Nelprossimo capitolo descriveremo nei dettagli comeè stata impostata la formula.

� L’archivio tabellareLa zona in cui vengono registrateautomaticamente le voci di inventario. Si trattadella zona B9:J30 cui è stato assegnato il nomeArchivio. La zona è di piccole dimensioni perconsentire la visualizzazione dell’intero archivio,ma non vi sono problemi ad ampliarlaopportunamente. Si noti che fianco della suddettazona sono state replicate le colonne Nr e Codice.Si tratta di un artificio che consente di gestirecorrettamente la visualizzazione delle schede deisingoli beni inventariati.

La struttura dell’archivio

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Ampliare l’archivio

� La nuova tabellaSi è creata una tabella virtuale (D10:M30)che verrà presa come base per la gestionedelle schede dei beni. Su di essa opererà lafunzione di scansione che preleva e inseriscenella scheda tutti i dati corrispondenti allavoce selezionata nell’elenco.

� Replicare le colonnePer consentire la visualizzazione di tutti i datiquando si visualizzano le schede dei beniinventariati, le colonne Nr e Codice sonostate replicate dopo l’ultima colonnadell’archivio.

La tabella virtuale

� Esplorare l’archivioSe si esplora l’archivio tramite una funzionedi scansione facendo riferimento allacolonna Voce, non è possibile prelevarevalori alla sinistra di detta colonna. Pertanto,questi devono essere duplicati alla suadestra.

� Aggiungere colonneAnche in questo caso, per le stesse ragioni, se fosse necessarioaggiungere nuove colonne, l’aggiunta deve essere fatta all’internodella zona occupata dall’archivio. Si consiglia di operare nella zonacentrale.

� Aggiungere righeL’aggiunta di righe, per non creare problemi, deve essere fattaall’interno dell’archivio. Così facendo, la nuova zona mantiene lostesso nome che era stato assegnato a quella occupata dall’archivioprecedente.

� Controllo del nomeSe le colonne o le righe non vengono aggiunte correttamente lanuova zona corrispondente all’archivio non ha alcun nome. Infatti, sela si evidenzia, nella casellina dedicata non compaiono nomi.

� Da evitareSe righe o colonne venissero aggiunte al di fuori della zonadell’archivio non verrebbero incluse nel nome che figura in formule edespressioni. Pertanto, bisogna cancellare il vecchio nome eriassegnarlo nuovamente.


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Formule ed espressioniEcco comeimpostare le formule per ilcalcolo del valoreattuale dellesingole vociarchiviate

In sede di inserimento dati èprevista la dichiarazione del-la durata in anni del periodo

al termine del quale si deveconsiderare azzerato il valoredel bene inventariato. Questainformazione consente di ave-re sempre disponibile, col pas-sare degli anni, il valore attua-le del bene. In pratica, la dura-ta del suddetto periodo vieneelaborata da una formula (re-sidente nelle celle della colon-na Valore Attuale), che calcolail numero di anni trascorsi daquello di presa in carico del be-ne, e lo moltiplica per il valoreiniziale del bene stesso, non-ché per un coefficiente che èl’inverso della durata del pe-riodo dichiarato. Si tenga pre-sente che il numero di annitrascorsi non tiene conto dellefrazioni di anno, vale a direche se un bene viene preso incarico nel 2005, in un qualsiasimese del 2006 figurerà deprez-zato di una quota annuale.Conviene fare un esempio pra-tico. Se per un bene acquistatonell’anno in corso si opta perperiodo di azzeramento quin-quennale, il valore del bene, apartire dal prossimo annoverrà diminuito del 20 percen-to, del 40 percento il secondoanno, e così via. In pratica, laformula da inserire in J10 e re-plicare sino a J30 è la seguente:=F10-((ANNO(ADESSO())-AN-NO(E10))*(1/I10)*F10) doveF10 è il valore iniziale del bene,mentre le funzioni Anno resti-tuiscono quello in corso equello in cui è stato preso incarico il bene. L’espressione1/I10, invece, restituisce l’in-verso del periodo di deprezza-mento, pari al coefficiente dimoltiplicazione del numero dianni da prendere in considera-zione.

� Il coefficiente di deprezzamentoÈ pari all’inverso della durata in anni del periododi deprezzamento previsto. Così se si dichiara unperiodo di 5 anni, il bene verrà deprezzato del 20percento a partire dall’anno successivo a quellodi presa in carico. Ovviamente, chi nonconcordasse con tale assunzione, potrà calcolareil deprezzamento già a partire dall’anno di presain carico aumentando semplicemente di una unitàil valore restituito dalla differenza delle funzioniANNO.

� Calcolo del valore attualeLa formula da inserire in J10 e replicare sino aJ30 è la seguente: =F10-((ANNO(ADESSO())-ANNO(E10))*(1/I10)*F10) dove F10 è il valoreiniziale del bene, mentre le funzioni Annorestituiscono quello in corso e quello in cui èstato preso in carico il bene. L’espressione1/I10, invece, restituisce l’inverso del periodo dideprezzamento, pari al coefficiente dimoltiplicazione del numero di anni da prendere inconsiderazione.

� L’espressione di controlloLa formula per il calcolo del valore attualerestituisce un messaggio di errore incorrispondenza delle righe in cui non sono ancorastati digitati dati. Bisogna pertanto inserirla in unaformula che controlla se l’espressione stessarestituisce un errore, ed in tal caso determinarela visualizzazione di un blank (“ “). La nuovaformula è la seguente: =SE(VAL.ERR(F10-((ANNO(ADESSO())-ANNO(E10))*(1/I10)*F10));”“;F10-((ANNO(ADESSO())-ANNO(E10))*(1/I10)*F10))

� La funzione ANNOQuesta funzione restituisce il numerocorrispondente all’anno che figura nella data chele viene posta come argomento. Pertanto, se inargomento le si pone la funzione ADESSO() (cherestituisce la data corrente), il risultato saràquello di ottenere l’anno corrente. Per ottenere,invece, l’anno corrispondente alla presa in caricodel bene si utilizza come argomento lacorrispondente data.

Le opzioni aggiuntive

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L’inserimento dei datiLe caratteristichedei beniinventariativengonoarchiviate tramiteuno speciale boxdi dialogo

L’archiviazione dei singolibeni è gestita da un boxdi dialogo che viene

aperto premendo il pulsanteInserimento dati che si trovanel foglio Schede del modello.Da tale foglio accedere all’Edi-tor del Visual Basic, aprire ilmenu Inserisci, e optare per lavoce UserForm. Così facendo,viene visualizzato un rettango-lo grigio che rappresenta l’areadi lavoro del box di dialogo. Di-mensionarla opportunamente,quindi inserirvi tante caselle ditesto quanti sono i dati da ge-stire. Le caselle si disegnanofacendo clic sull’icona Caselladi testo del pannello degli stru-menti del VBA, che si apre con-testualmente alla richiesta dicreazione dello UserForm. So-pra ogni casella posizionareuna etichetta e digitare il nomedel dato cui si riferisce la ca-sella sottostante.

Fare clic destro sulle caselle,e nel menu che si apre optareper Proprietà per aprire l’omo-nima casella. Nella cella Con-trolSource digitare il nome cheè stato assegnato alla posizio-ne della zona di parcheggio da-ti in cui viene trasferito il datodigitato nella casella. Peresempio, se ci riferiamo allacasella Nr, il nome da inserirenella cella ControlSource è Nu-mero. In calce al box disegnaredue pulsanti ed etichettarli Ar-chivia e Annulla. Farvi sopraclic destro, e nel menu conte-stuale al clic selezionare Vi-sualizza codice.

All’interno del codice delprimo pulsante inserire il co-mando Unload Me e poi il no-me della macro da lanciare (dasviluppare a parte). Nel codicedel secondo pulsante, invece,inserire solo il comando Un-load Me.

� Caselle di testo ed etichetteNel pannello degli strumenti fare clic sull’iconadella casella di testo, portarsi nel box di dialogo edisegnare un rettangolo di dimensioni pari aquelle da assegnare alla casella di testo.Accedere alla casella delle proprietà della casella,e nella cella ControlSource digitare il nome dellaposizione della zona dati del foglio archivio in cuideve essere trasferito il dato inserito nella caselladi testo. Disegnate le caselle, realizzare lecorrispondenti etichette.

� I pulsantiNel pannello degli strumenti fare clic sull’iconadel pulsante. Disegnarli, accedere alle lorocaselle delle proprietà, e nella cella Captiondigitare Archivia e Annulla. A questo punto,visualizzare il codice del primo pulsante edinserire al suo interno il comando Unload Me,mentre nella riga sottostante si inserisce il nomedella macro che gestisce l’archiviazione dei dati,da svilupparsi successivamente. Nel codice delpulsante Annulla, invece, inserire il solo comandoUnload Me.

� Eseguire una provaCompletata l’impostazione del box di dialogoconviene testarne il funzionamento. Fare clic sulbox, aprire il menu Esegui, e selezionare la voceEsegui Sub/UserForm. Così facendo il box didialogo viene lanciato. Dal momento che la macrodi archiviazione non è stata ancora sviluppatapossiamo controllare solo se i dati inseritivengono trasferiti nelle corrette posizioni.Pertanto, effettuare un inserimento di provaquindi chiudere il box agendo sul pulsantino chesi trova nell’angolo superiore sinistro.

� Creare il contenitoreDal foglio Schede accedere all’Editor del VisualBasic, aprire il menu Inserisci e selezionareUserForm. Nell’area di lavoro viene visualizzato unrettangolo grigio. Dimensionarlo opportunamentecon il mouse. Fare clic destro sullo UserForm, enel menu contestuale al clic optare per Proprietà.Si apre così l’omonima casella dello UserForm.Nella cella Caption digitare il titolo del nostrodialog box (Inserimento dati), che verrà assegnatoin tempo reale.

Realizzare la maschera di dialogo

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Le schede mobiliLe schede dei beniinventariatipossono esserevisualizzate in sequenzapremendosemplicemente un pulsante

Nel foglio Schede è possibilevisualizzare una dopo l’al-tra quelle corrispondenti

alle singole registrazioni ospi-tate nell’archivio dei beni in-ventariati. La dinamica dell’o-perazione è la seguente. Agen-do sulle frecce del pulsante diselezione posizionato accantoalla cella C10, in tale cella vienevisualizzato un numero che siincrementa o si decrementa diuna unità a seconda che si pre-ma il pulsantino inferiore o su-periore. A questo punto, consi-derando che nelle celle a sfon-do bianco sono ospitate oppor-tune formule di scansione cheesplorano l’archivio centrale incorrispondenza del numero vi-sualizzato nella cella C10, vienevisualizzato in ogni posizione ilcorrispondente dato. Ma eccocome impostare la scheda.Aprire il pannello degli stru-menti, fare clic sull’icona delpulsante di selezione e dise-gnare il corrispondente stru-mento a fianco della cella C10(cui si assegna il nome Numera-tore). Aprire la casella delle pro-prietà del pulsante, e nelle celleLinkedCell, Max, e Min, digitarerispettivamente Numeratore, ilnumero delle schede da gestire,e 1. A questo punto, disattivarela modalità di progettazione(icona con Squadra e Matita)che si era attivata contestual-mente all’apertura del pannellostrumenti, e fare clic sui pul-santini del contatore per pro-varne il funzionamento. Nellacella E10 (Codice) inserire la se-guente formula di scansione=CERCA.VERT(Numeratore;Ar-chivio;2;0) che preleva dalla se-conda colonna dell’archiviocentrale il corrispondente valo-re della voce Codice.

� Il pulsante di selezioneÈ lo strumento che si trova a fianco della cellaC10 e consente di trasformare quest’ultima in uncontatore. Nella casella degli strumenti fare clicsulla corrispondente icona e disegnare ilpulsante. Accedere alla sua casella delleproprietà e digitare nelle posizioni a fianco dellevoci LinkedCell, Max, e Min, il nome della cellaC10 (Numeratore), il numero di schede da gestire,ed il valore 1.

� Le formule di scansioneNelle celle dati si inseriscono opportune formuledi scansione che esplorano l’archivio dei beniinventariati e restituiscono le informazionicorrispondenti al record il cui numero figura nellacella C10, denominata Numeratore. La formula discansione da inserire nelle celle dati è sempresostanzialmente la stessa, varia solo il numerodella colonna dell’archivio da cui si prelevano idati. Utilizzando il valore 0 come ultimoargomento dell’espressione non è necessario chei dati da esplorare siano ordinati.

� I pulsanti In calce alla scheda si trovano tre pulsanti. Ilprimo apre il box per l’inserimento dei datinell’archivio, il secondo ed il terzo accedonorispettivamente al foglio che gestisce le ricercheper voce, e all’archivio. Nel codice del primopulsante digitare il comando UserForm1.Show,che apre il box di dialogo per l’inserimento deidati. Nel codice degli altri due, invece, inserire ilnome delle macro che accedono al foglio ricerchee all’archivio. Più avanti vedremo comesvilupparle.

� Impostare il visualizzatoreSelezionare la zona C7:K27, assegnarle il coloredesiderato, quindi attribuire lo sfondo bianco e labordatura alle celle destinate a visualizzare i dati.Nelle posizioni soprastanti le celle dati digitare lecorrispondenti etichette. Le celle in cui siarticolano le posizioni Voce, Categoria, e Note,devono essere unite facendo clic, dopo averleevidenziate, sull’icona dedicata della barrastrumenti.

Il visualizzatore di schede

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Le ricerche per vociÈ prevista lapossibilità diindividuare lascheda di un beneinventariatoselezionandone ilnome in un elencoa discesa

Con una procedura abba-stanza simile a quellaadottata per impostare il

visualizzatore di schede è pos-sibile eseguire ricerche miratedichiarando il nome del beneda individuare. In luogo di uncontatore numerico ci si servedi un elenco a discesa. Sele-zionando il nome del bene, neviene resa visibile la scheda. Lapresentazione dei dati è gesti-ta, come nel caso del visualiz-zatore, da opportune formuledi scansione, ma dal momentoche si prende come riferimentoil nome del bene e non il nume-ro d’ordine della registrazione,la tabella da esplorare noncoincide con l’archivio centra-le vero e proprio ma con la ta-bella virtuale che è stata creataal momento della strutturazio-ne dell’archivio stesso. Infatti,poiché le formule di scansionenon possono lavorare all’indie-tro, se il riferimento è la voce diinventario, per individuarne ilnumero e il codice le relativecolonne si devono trovare adestra (e non a sinistra) dellacolonna Voce.

Per questo, sono state repli-cate a destra dell’archivio. L’e-lenco a discesa si crea attivan-do la corrispondente icona delpannello degli strumenti VBA(Casella combinata), e nella suacasella delle proprietà si di-chiara come LinkedCell il nomedella posizione H10, (che è ri-coperta dall’elenco stesso), ecome ListFillRange, la zona da-ti corrispondente alla colonnaVoce dell’archivio centrale(Elenco_voci). A questo punto,le formule di scansione da in-serire nelle celle dati dellascheda faranno riferimento allacella H10.

� L’elenco a discesaL’elenco è stato disegnato in modo tale da coprirela sottostante cella H10 in cui viene trasferita lavoce selezionata nell’elenco stesso. Tale cella èstata denominata Ricerca_voce, e a questo nomesi fa riferimento nelle formule di scansionedemandate alla visualizzazione dei corrispondentidati. Nella casella delle proprietà dell’elencodichiarare il suddetto nome come LinkedCell,mentre si specifica come ListFillRange il nomeElenco_voci (zona D10:D30 dell’archivio).

� Le formule di scansioneLe formule di scansione, dal momento cheesplorano la colonna Voce, per restituire il numerod’ordine del bene e il suo codice devono trovaretali dati a destra della suddetta colonna. Perquesto, le colonne Nr e Codice sono statereplicate a fianco della zona archivio. Si è creatacosì una nuova tabella (D10:M30) sulla qualepossono operare correttamente le formule discansione. La formula di base è la seguente:=CERCA.VERT(Ricerca_voce;Tabella_ricerca;N;0),dove N è la colonna da cui prelevare il dato.

� I dati riepilogativiAccanto alla scheda di visualizzazione è statoricavato un prospetto che riepiloga i dati piùsignificativi contenuti nell’archivio dei beniinventariati. In particolare, vi figurano i totali deivalori attuali e iniziali, nonché il numero dei benistessi. I dati vengono prelevati dal foglio Archivio.Nelle celle O19, O22, e O25 sono contenuterispettivamente le formule: =VALORE_GLOB_IN,=VALORE_GLOB_ATT, =MAX(NUMERO_VOCI).

� L’ambiente di lavoroLa scheda di visualizzazione dei dati è moltosimile a quella per l’esplorazione sequenzialedell’archivio. La vera differenza sta nel fatto chela scansione avviene in base al nome del beneinventariato, da selezionarsi nello speciale elencoa discesa che attinge i dati dai contenuti dellacolonna Voce dell’archivio centrale. Si noti che afianco della scheda è presente una tabellina cheriepiloga i dati più significativi dell’archivio stesso

Impostazione della scheda

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Sviluppare le macroEcco comeregistrare lamacro perarchiviare leregistrazioni e per accedere ai vari fogli dilavoro

La macro per l’archiviazionedei dati viene lanciata tra-mite il pulsante Inserimento

dati in calce al box di dialogo. Ilproblema è quello di posizio-nare il cursore sempre sullaprima cella della prima rigavuota dell’archivio. Accedereal foglio Schede, aprire il menuStrumenti, selezionare Macro,poi Registra macro, assegnarealla macro il nome Inserimen-to_dati, e premere il pulsanteOk per attivare la registrazio-ne. Fare clic sulla cella A1, ac-cedere al foglio Archivio, e fareclic su A1. Attivare la modalitàdi registrazione relativa facen-do clic sul secondo pulsantinodella barretta di registrazione.Selezionare la zona dati e co-piarla. Riportarsi su A1, aprireil menu Modifica, optare perVai a, e nel box che viene aper-to selezionare il nome dellacella B8 (Riferimento). Pre-mendo il pulsante Ok il curso-re si porta su tale cella. A que-sto punto, premere il tasto Fi-ne, poi due volte il tasto frecciain basso. Così facendo, il cur-sore si porterà sempre sullacorretta posizione di archivia-zione. Fare clic destro, e nelmenu contestuale al clic opta-re per Incolla. Si determina co-sì la registrazione automaticadei dati. Disattivare il registra-tore facendo clic sulla primaicona della barretta di regi-strazione. Per registrare le ma-cro di accesso ai fogli Archivioe Ricerche voci, sempre dal fo-glio Schede attivare il registra-tore, fare clic su A1, poi por-tarsi sul foglio desiderato e at-tivare ancora la posizione A1,quindi spegnere il registratorefacendo clic sul primo pulsan-te della barretta.

� La posizione di archiviazioneAttivare la modalità di registrazione relativafacendo clic sulla seconda icona della barretta diregistrazione che è stata visualizzatacontestualmente all’attivazione del registratore.Selezionare la riga dati e copiarla. Riportarsi suA1, aprire il menu Modifica, optare per Vai a, e nelbox che si apre selezionare il nome della cella B8(Riferimento) per portarsi su di essa. Premere iltasto Fine, poi due volte il tasto freccia in basso.Il cursore si porterà sulla prima riga vuotadell’archivio.

� Incollare i datiA questo punto il cursore è sulla prima cella dellaprima riga vuota dell’archivio, indipendentementedal numero di registrazioni già presenti, ed èpossibile archiviare i dati che sono stati copiatidella zona di parcheggio sopra l’archivio. Aprire ilmenu Modifica, e selezionare Incolla. Avvenuta lareplica dei dati arrestare il registratore facendoclic sulla prima icona della barretta diregistrazione. È così possibile controllare se laregistrazione è avvenuta correttamente.

� Accesso ai fogli Archivio e Ricerche vociPartendo sempre dal foglio Schede attivare ilregistratore delle macro, denominarle Vai_Archivioe Vai_Ricerche, poi portarsi sui fogli in questionedove si seleziona la cella A1. A cose fattepremere il pulsante di arresto del registratore. Seprima si è registrata la macro di archiviazione,accertarsi che nella barretta delle icone diregistrazione non sia ancora attiva la modalità diregistrazione relativa.

� Attivare la registrazionePortarsi sul foglio Schede, aprire il menuStrumenti, selezionare la voce Macro, e nelsottomenu optare per Registra macro. Vienevisualizzato il box di denominazione della macro:digitare il nome Inserimento_dati nella caselladedicata. Premere il pulsante Ok per attivare laregistrazione. Portarsi sulla cella A1, poi accedereal foglio Archivio e selezionare la cella A1.

Archiviare i dati

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Come utilizzare il modelloDopo aver inseritoi primi dati sipossono subitoeseguire ricerche evalutare i risultatidelle analisistatistiche

Quando si lancia il modello,se il livello di protezionedel computer che si utiliz-

za è impostato su Alto bisognaaprire il menu Strumenti, sele-zionare la voce Macro, e poiProtezione. Nel box che vienevisualizzato spuntare il botto-ne accanto alla voce Medio. Sal-vare il modello e riaprirlo. Ac-cedere al foglio Schede e pre-mere il pulsante di inserimen-to. Viene così aperto un box didialogo nelle cui caselle si digi-tano i dati corrispondenti allevoci previste (il campo numerodeve essere sempre riempito).La data di carico deve essereinserita come se fosse un testo,preceduta da un apice (‘). Pre-mere il pulsante Archivia in cal-ce al box per dare corso alla re-gistrazione dei dati. Si accedecosì al foglio Archivio dove il re-cord che è appena stato archi-viato figura evidenziato. Si puòcosì controllare direttamenteche l’operazione sia andata abuon fine.

Ed ora occupiamoci del vi-sualizzatore delle schede e del-la procedura per la ricerca diuna singola registrazione. Persfogliare lo schedario accede-re al foglio Schede e fare clicsui pulsantini accanto alla cel-la Nr. Ad ogni clic si incremen-ta o si decrementa di una unitàil valore visualizzato nella cel-la, e vengono presentati i datidelle corrispondenti registra-zioni. Per estrarre una deter-minata scheda dall’archivio,invece, accedere al foglio Ri-cerche per voce, aprire l’elencoa discesa associato all’etichet-ta Voce, e selezionare quellache ci interessa. Contestual-mente alla selezione, il conte-nuto della scheda si assestaautomaticamente di conse-guenza.

� L’archivio centraleEcco come si presenta l’archivio i cui contenutivengono opportunamente elaborati negli altri foglidi lavoro. Se fosse necessario ampliare lacorrispondente zona, inserire righe o colonneall’interno di essa. Così facendo la nuova zonaarchivio mantiene ancora la stessadenominazione che le è stata assegnata almomento dell’impostazione. Se non si seguissequesta procedura i nuovi dati non verrebberopresi in considerazione. Ovviamente, le formule diricerca che operano negli altri fogli devono essereaggiornate di conseguenza.

� Il foglio schedeIn questo foglio è ospitato un facsimile di schedache consente di esplorare in sequenza tutte leregistrazioni dell’archivio. In pratica, vengonovisualizzate le informazioni corrispondenti allaregistrazione il cui numero d’ordine figura nellacella Nr. della scheda. Per incrementare odecrementare la numerazione fare clicrispettivamente sui pulsantini + o -. Se si preme ilpulsante Inserimento dati si apre il box chegestisce l’aggiunta di nuovi record.

� Le ricerche per vociSe nel foglio omonimo si apre l’elenco a discesadedicato e si seleziona una voce, vienevisualizzata la corrispondente scheda. A fiancodella scheda, poi, sono riportate alcuneinformazioni che riepilogano la situazione globaledei beni inventariati. In particolare, ci riferiamo alnumero di registrazioni presenti in archivio, alvalore iniziale dell’inventario e a quello attuale.

� Inserimento dei datiAccedere al foglio Schede e premere il pulsanteInserimento dati che si trova nella parte inferioredel box al centro del video. Si determina cosìl’apertura di un box di dialogo articolato in settecaselle. Digitare le informazioni richieste. La datadeve essere inserita in modalità testo: pertanto,quando la si digita, farla precedere da un apice.Nella casella anni digitare in quanti anni siprevede l’azzeramento del valore del bene: inbase a tale informazione sarà possibile calcolareil suo valore attuale.

Inserire i dati ed esplorare l’archivio

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PC Open Ottobre 2005117

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Apagare e a morire, comerecita un vecchio adagio,sembra che ci sia sempre

tempo, ma purtroppo c’èqualcuno che al momento disaldare una pendenza, di tem-po se ne prende anche trop-po. Considerando che l’abitu-dine è abbastanza diffusa con-viene tenere sotto controllo lasituazione dei pagamenti, equando i ritardi diventanoconsistenti il meno che si pos-sa fare è spedire una oppor-tuna lettera di sollecito. Uti-lizzando Excel si può impo-stare un semplice ma efficacesistema per il controllo dei

pagamenti inevasi, che nonsolo fornisce la situazione diogni singolo cliente, ma con-sente anche di preparare unalettera che riepiloga gli estre-mi delle insolvenze ed invitaad onorarle. Impostando l’ap-plicazione, ci avvarremo di al-cune interessanti propriètàdelle funzioni data, grazie allequali sarà possibile averesempre sottocchio la quantifi-cazione dei giorni di ritardo,nonché impostare in base aquesti le ricerche da condur-re nell’archivio al fine diestrarre gli estremi dei docu-menti insoluti. Il modello (Sol-

leciti.xls), è registrato sulCD3/DVD che accompagna ilpresente numero della rivista.Ricordiamo, come abbiamogià fatto più volte, che inun’applicazione è sempre be-ne assegnare un nome a cellee zone coinvolte nelle elabo-razioni. Nei nostri corsi, però,non sempre seguiamo alla let-tera questa che non dovrebbeessere solo una buona abitu-dine, ma le deroghe sono do-vute ad un’ottima ragione:rendere più semplice l’inter-pretazione del modello esem-plificativo.

di Alberto Nosotti

Utilizzo del modello

- Eseguire le ricerche p. 118- Preparare il sollecito p. 118

Gestire le date- La funzione ADESSO() p. 119- Aritmetica delle date p. 119

L’archiviodocumenti

- Come impostarlo p. 120- Le formule p. 120

Il pannello di controllo

- L’elenco clienti p. 122- L’elenco a discesa p. 122

Le formuledatabase

- Come operano p. 123- Come utilizzarle p. 123

L’elenco Clienti- La procedura p. 124- Sviluppare la macro p. 124

Sollecitare i pagamenti

- Impostare la lettera p. 125- Inserire le formule p. 125

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Inserendo nel modello sul CD allegato i dati significativi,si può avere in tempo reale l’analisi della situazione dei pagamenti, nonché preparare le corrispondenti lettere di sollecito

Excel 2003:gestire automaticamenteil sollecito dei pagamentiinevasi


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Utilizzo del modelloVi spieghiamocome ci si avvaledel template per monitorare le scadenze dei pagamenti

Innanzitutto, bisogna crearel’archivio dei documentiemessi inserendovi i loro

estremi. Ovviamente, l’archiviodeve essere continuamente ag-giornato inserendo nel campoPagato un Si o un No per indica-re lo stato del pagamento. Icampi Scadenza e Ritardo ven-gono compilati automatica-mente, e dal momento che con-tengono formule si faccia atten-zione a non inserirvi dati. Com-pletato l’archivio, bisogna crea-re nel pannello di controllo l’e-lenco dei clienti su cui operanole formule di analisi. Se i clientinon sono molti, tale elenco puòessere compilato manualmen-te, in ogni caso è stata svilup-pata una macro per impostarloin automatico. Basta premere ilpulsante Crea elenco clienti. Ap-pena visualizzato l’elenco sipuò vedere immediatamentequali clienti non hanno onoratole loro scadenze: a fianco del lo-ro nome, infatti, compare unasterisco. A questo punto, sipuò condurre la prima analisi.Selezionare il nome del clientedi cui si vuole conoscere la po-sizione, inoltre, nella cella E8specificare il ritardo di paga-mento da prendere in conside-razione rispetto alla scadenzaconcordata. Inseriti questi datila situazione del cliente vieneimmediatamente visualizzatanella sezione dedicata del pan-nello. Contemporaneamente, idati significativi dell’analisivengono trasferiti nella letteradi sollecito. Per accedervi ba-sta fare clic sul pulsante dedi-cato. Il modello contiene dellemacro, pertanto, se il grado diprotezione del foglio di lavoro ètroppo alto, quando lo si caricapuò comparire un messaggiodi errore. Per poter utilizzare lemacro bisogna impostare il li-vello di protezione Basso, sal-vare il modello, e riaprirlo.

� Definire cliente e ritardoDopo aver creato l’elenco clienti, si può subitoutilizzare il modello. Inserire nella cella E8 il ritardoda prendere in considerazione per le analisi,quindi selezionare il nome del cliente nell’elencodedicato. Verranno immediatamente visualizzati irisultati dell’analisi. Si noti che i giorni di ritardoinseriti si riferiscono a quelli conteggiatiprendendo come riferimento la scadenza pattuitacon il cliente. Per esempio, se le scadenzeconcordate erano di 30 giorni, specificando unritardo di 10 giorni, verranno individuati idocumenti la cui data di emissione è antecedentedi più di 40 giorni alla data odierna.

� I risultatiLa figura illustra la sezione del pannello dicontrollo dedicata alla presentazione dei risultati.Per il cliente monitorato, viene conteggiato ilnumero di documenti inevasi, e il loro importototale. Vengono anche calcolati il massimoimporto inevaso, il minimo, e la media degliimporti inevasi. Questi risultati si riferiscono atutti i pagamenti scaduti, e non solo a quelliindividuati specificando il ritardo da prendere inconsiderazione sulla data di scadenza deldocumento.

� La lettera di sollecitoEcco come si presenta la lettera di sollecito. Sinoti che nella casella H19, collegata alla cellaL12 del pannello di controllo, è visualizzato ilnome del cliente di cui si sta controllando lasituazione. Indirizzo, Cap e Città, vengonoprelevati automaticamente dall’archivio documentiimpostando nelle celle sottostanti alla H19opportune formule di scansione tabellare. Anchele posizioni E35 e H34 sono collegate allecorrispondenti celle del pannello di controllo,pertanto il testo del sollecito si adatta in temporeale alla situazione che si sta monitorando.

� Inserire i dati nell’archivioIl modello può essere utilizzato solo dopo averinserito nell’archivio un congruo numero di dati. Inloro assenza, in molte celle possono compariredei messaggi di errore. Si noti che i campiScadenza e Ritardo vengo compilatiautomaticamente. Dal momento che in essi sonocontenute formule si faccia attenzione a noninserivi dati. Per proteggere le formule si puòdisegnarvi sopra un rettangolo, al qualeassegnare poi il valore massimo (100%) perl’attributo Trasparenza.

Come condurre un’analisi

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Gestire le dateExcel, anche se le visualizzacome tali,considera le datealla stregua di valori numerici

Il modello, considerando chedeve gestire dei ritardi di pa-gamento quantificando i cor-

rispondenti giorni si avvaledella possibilità di trattare ledate come se fossero dei veri epropri valori numerici. Infatti,Excel le considera come tali.Vale a dire che fa corrispon-dere ad esse un numero che in-dica quanti giorni sono passa-ti dall’1 gennaio del 1900. Hacosì senso addizionare o sot-trarre date, e in quest’ultimocaso tale possibilità risolve ilnostro problema, che è quellodi conoscere quanti giorni in-tercorrono fra la data odiernae quella in cui il documentodoveva essere pagato. Ci si av-varrà, invece, della possibilitàdi sommarle per stabilire lascadenza del pagamento, inbase agli accordi presi con ilcliente. Facciamo subito unesempio pratico. Inseriamonella cela A1 la data 12-09-2005,e in A2 la data 10-09-2005. Aquesto punto, se in C4 (for-mattata come numero intero)digitiamo la formula =A1-A2,verrà visualizzato il numero 2che per l’appunto indica quan-ti giorni separano le due date.

La funzione ADESSO()Questa funzione restituisce

in chiaro la data e l’ora cor-rente. Se, però, assegniamo al-la cella il formato Numero edazzeriamo i decimali, viene vi-sualizzato il numero di giorniche sono trascorsi dalla famo-sa data di riferimento dell’ 1gennaio 1900. Pertanto, utiliz-zeremo la funzione al fine diavere sempre ha disposizionela data corrente, quale riferi-mento per considerare i giornidi ritardo. Per calcolare unascadenza, invece, basteràsommare alla data del docu-mento i giorni di tolleranzaconcessi.

� Visualizzare il numero serialeCome si è detto, Excel interpreta le date allastregua di valori numerici aventi un particolaresignificato, ma le visualizza pur sempre comedate. Per vedere in chiaro il corrispondentenumero seriale bisogna assegnare alla cella chele contiene il formato Numero senza prevederedecimali. Ecco come procedere per assegnarequesto tipo di formattazione. Evidenziare la cellacontenente la data, aprire il menu Formato, eselezionare Celle. Nella maschera a schede che siapre attivare la scheda Numero. Nella finestraCategoria evidenziare la voce Numero. Nellacasella Posizioni decimali inserire il valore 0.

� La funzione ADESSO()Questa importante funzione data restituisce inchiaro la data e l’ora corrente. Per visualizzare lasola data assegnare alla cella il formato Data conla procedura appena descritta. Per visualizzare,invece, il corrispondente numero seriale,assegnare il formato Numero senza decimali. Ciavvarremo di questa funzione per avere sempre adisposizione il riferimento alla data odierna, su cuisi basa il calcolo dei ritardi. ADESSO(), nel gergodegli addetti ai lavori viene definita una funzionevolatile, nel senso che si aggiorna ogni volta che ilfoglio di lavoro viene ricalcolato, e in particolarequando lo si apre.

� Per saperne di piùConsiderando l’importanza che assumono lefunzioni data, nonché l’interpretazione delle datestesse come numeri seriali, vale la pena didocumentarsi in merito consultando lecorrispondenti pagine della guida in linea.Accedere alla guida, e nella casella di ricercalibera digitare la chiave di ricerca Date. Degliargomenti individuati si consiglia di consultare lepagine corrispondenti al primo, al secondo, e alsettimo.

� Date e numeri serialiExcel considera le date come se fossero valorinumerici, che nel gergo degli addetti ai lavorivengono definiti numeri seriali. Grazie a taleinterpretazione è così possibile utilizzarle comeaddendi o sottraendi di somme e sottrazioni.Inseriamo nella cella A1 la data 12-09-2005, e inA2 la data 10-09-2005. A questo punto, se in C4(con formattazione Numero senza decimali)digitiamo la formula =A1-A2, verrà visualizzato ilnumero 2. Se poi vogliamo conoscere la data discadenza di una fattura con pagamento, peresempio, a 30 giorni, basta addizionare il numero30 alla data di emissione del documento.

L’aritmetica delle date

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L’archivio dei documentiQuesto foglio di lavoro ospita gli estremi dei documenti di cui monitorarele scadenze

L’applicazione ruota intor-no all’archivio degliestremi significativi dei

documenti di cui si voglionomonitorare le scadenze di pa-gamento. In pratica, per ognidocumento, vengono registra-te le seguenti informazioni: da-ta di emissione, nome delcliente, importo, scadenza dipagamento concordata (ingiorni), data di scadenza, statodel pagamento (Si/No), giornidi ritardo in caso di non avve-nuto pagamento. La data discadenza concordata, e i giornidi ritardo vengono calcolatitramite opportune formuleche sfruttano le proprietà delledate e le caratteristiche dellafunzione ADESSO(). L’archiviooccupa la zona B11:J41, deno-minata Archivio_Documenti.

L’archivioLa prima riga è dedicata ai

nomi dei campi in cui si artico-la, mentre le sottostanti sonoriservate alle registrazioni. Ladata di scadenza del docu-mento è il risultato della op-portuna elaborazione della suadata di emissione e del numerodi giorni previsti per dare cor-so al pagamento. In pratica,nella cella G12 si inserisce laformula =SE(B12<>””;B12+F12;””), è poi la si replica in tut-ta la corrispondente colonnadell’archivio. La formula cherestituisce la data di scadenzaè stata racchiusa in un’espres-sione di controllo condizionaleper evitare che in assenza diregistrazioni venisse visualiz-zato un antiestetico messag-gio di errore. Nella cella J12, in-vece, si inserisce l’espressione=SE(B12=””;””;SE(K12>0;K12;””)), anch’essa gestita da un con-trollo condizionale, e la si re-plica per tutta la colonna. Nel-la colonna K si inserisce un’e-spressione di supporto.

� Calcolo della scadenzaNella cella G12 si inserisce la formula=SE(B12<>””;B12+F12;””) che somma il numeroseriale corrispondente alla data, ai giorni discadenza concordati per l’effettuazione delpagamento. Nella cella verrà visualizzata la datadi scadenza entro la quale deve essere effettuatoil pagamento. Se così non fosse, assegnare allacella il formato Data. A questo punto, replicare laformula lungo tutta la colonna Scadenza.

� Calcolo dei ritardiIl calcolo di questo dato prevede l’utilizzo di piùformule. Nella cella K12 si inseriscel’espressione =SE(I12=”Si”;””;ADESSO()-G12) ela si replica sino alla cella J41. Se la datacorrente è antecedente alla scadenza il numerosarà negativo. Se la fattura è stata pagata verràvisualizzato un blank. In J12, invece, si digita=SE(B12=””;””;SE(K12>0;K12;””)), che visualizzail ritardo se effettivamente il pagamento èscaduto. Copiare la formula sino alla riga J41. Le formule di supporto ospitate nella colonna Kpossono essere rese invisibili assegnando aicriteri lo stesso colore dello sfondo.

� La funzione SELe formule inserite nell’archivio devono esserecontrollate da una espressione condizionale che,in caso di assenza di inserimenti evitano chevenga visualizzato un antiestetico messaggio dierrore. In certi casi, le espressioni Se sono statenidificate al fine di eseguire contemporaneamentepiù controlli. Di questa importante funzioneabbiamo parlato più volte. In ogni caso, chi vuolerinfrescarsi la memoria in proposito puòconsultare l’aiuto in linea. Basta accedervi, edigitare nella casella di ricerca: Formulecondizionali. Consultare le pagine di aiutocorrispondenti ai primi due argomenti individuati.

� L’archivioOccupa la zona che è stata denominataArchivio_documenti. Per gestire le elaborazionipreviste dal modello è stato necessarioprocedere alla denominazione di altre zone. Inparticolare la zona C11:C41 è stata denominataClienti, la zona J12:J41 (Ritardi), e la zonaC12:J41 (Tabella_Clienti). Ai campi Importo eRitardo sono stati assegnati i formati Euro eNumero senza decimali.

La struttura dell’archivio

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Denominare l’archivio


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� Assegnare l’ombreggiaturaFare clic sul bordo della casella perevidenziarla. A questo punto, nella barraDisegno, fare clic sull’icona con sopra unquadratino ombreggiato. Nella paletta che siapre sezionare lo stile di ombreggiatura.

� Formattare il testoRilasciando il tasto del mouse la casellaviene visualizzata. Al suo interno il cursorelampeggia. Digitare il testo previsto,evidenziarlo, e formattarlo utilizzando glistrumenti opportuni.

Intestazione dell'archivio

� Disegnare la casellaAssicurarsi che sia visualizzata la barraDisegno. Fare clic sull’icona con sopraimpresso un rettangolo e la lettera A, portareil cursore nell’area di lavoro, e disegnare ilriquadro della casella

� Assegnare il nomeAprire il menu Inserisci e selezionare la voce Nome. Nelcorrispondente sottomenu optare per Definisci. Nella caselladedicata del box che si apre, digitare il nome da assegnareall’archivio.

� Evidenziare la zonaPer assegnare un nome ad una zona di celle (o a una cella singola)bisogna prima evidenziarla. Nel nostro caso, considerando chestiamo denominando un archivio tabellare si evidenzia la zonaB11:J41.

� La sintassi dei nomiSi noti che quando si assegnano nomi composti gli elementi in cuiquesti si articolano non possono essere separati da spazi. Questiultimi devono essere sostituiti dall’underscore ( _).

� L’alternativaIn alternativa, fare clic nella casella che si trova immediatamentesopra la lettera A che identifica la prima colonna del foglio di lavoro.Digitare il nome da assegnare all’archivio e premere Invio.


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Il pannello di controlloDa questo foglio di lavoro sigestiscono intempo reale tuttele operazionipreviste dal modello

L’applicazione si gestisceeseguendo semplice-mente delle scelte o in-

serendo alcuni dati: per esem-pio, il numero di giorni daprendere in considerazioneper individuare i documentiper cui si riscontra il medesi-mo ritardo di pagamento. Perimpostare la struttura del pan-nello bisogna innanzituttocreare l’elenco dei clienti(B13:B27).

Se i clienti sono pochi lo sipuò impostare manualmente,ma se sono molti conviene svi-luppare una macro (ne parle-remo più avanti). A questopunto si può creare l’elenco adiscesa da cui prelevare i no-minativi dei clienti di cui vi-sualizzare la situazione. Nellabarra degli strumenti del Vi-sual Basic fare clic sull’iconadell’elenco a discesa, e dise-gnare quest’ultimo nell’area dilavoro. Farvi sopra clic destro,e nel menu contestuale al clicselezionare Proprietà. Nellamaschera visualizzata digitarenella cella ListFillRange il nomeElenco_ clienti, che deve esse-re stato assegnato in prece-denza alla zona B13:B27, e nel-la cella LinkedCell digitare No-me_cliente. E veniamo alle zo-ne criteri. Nelle celle K11, L11,e M11 digitare Ritardo, Cliente,e Cliente. Quindi assegnare allezone K11:L12, L11:L12, eM11:M12 i nomi Criteri_conteg-gi, Criteri_clienti, Estrazione_clienti. Alla cella E8 assegnareil nome Giorni_ritardo, quindinella cella K12 digitare l’e-spressione =CONCATENA(“>”;Giorni_Ritardo). In questomodo, inserendo il ritardo diriferimento nella cella E8, nellacella K12 della zona criteri siimposta automaticamente ilcriterio di riferimento.

� L’elenco a discesaQuesto elenco è direttamente collegato alla listadei clienti (zona B13:B27) e consente di inserirenella cella L12 il nome del cliente di cui si vuoleconoscere la situazione. Nella casella delleproprietà dell’elenco, nella cella ListFillRange eLinkedCell si dichiarano le posizioni da cuiprelevare i nomi dei clienti (Elenco_clienti),nonché il nome della cella in cui sarà trasferito ilnominativo del cliente prelevato dall’elenco(Nome_cliente).

� Le zone criteri Sono state tutte raccolte in una unica zona(K11:M12). In particolare, la zona K11:L12,denominata Criterio_conteggi, gestiscel’individuazione dei clienti che stanno ritardando ipagamenti, mentre la L11:L12 denominataCriteri_clienti consente di quantificare i valorimassimi, minimi e medi dei ritardi in generale. In questi calcoli sono coinvolti tutti i documentiscaduti (anche in ritardo di un solo giorno). Allazona M11:M12 (denominata Estrazione_clienti),invece, si ricorre per la costruzione automaticadell’elenco dei clienti.

� I risultati delle elaborazioniIn questa sezione del pannello di controllo sonoraccolte le informazioni relative ai ritardi dipagamento che si riferiscono al cliente che èstato selezionato nell’elenco a discesa, ed il cuinome viene visualizzato nelle celle L12 e L16.Tutte le informazioni si ricavano analizzandol’archivio documenti con l’aiuto delle funzionistatistiche database. Il prossimo capitolo èdedicato all’impostazione di queste formule. Inparticolare, vengono utilizzate le funzioniDB.CONTA, DB.SOMMA, DB.MIN, DB.MAX, eDB.MEDIA.

� L’elenco dei clientiIn questa zona si inseriscono i nomi dei Clienti.Dalla lista (la zona B13:B27 viene denominataElenco_clienti), si prelevano, tramite l’elenco adiscesa dedicato, i nomi dei clienti chealimentano l’elenco stesso. La lista può esserepreparata ed aggiornata manualmente ogni voltache si inserisce nell’archivio un documentointestato ad un nuovo cliente, in ogni caso è statasviluppata una macro che esegueautomaticamente l’operazione.

La struttura e l’interfaccia

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Le funzioni databaseGrazie ad esse sipossono eseguiresull’archiviodocumentinumerose edimportanti analisi

Queste funzioni operano suun tradizionale archiviotabellare. In pratica, ci si

riferisce ad una normale tabel-la in cui la prima riga è riser-vata ai campi dell’archivio,mentre nelle sottostanti si in-seriscono le registrazioni. Icampi costituiscono le infor-mazioni elementari in cui si ar-ticola una registrazione (re-cord, nel gergo degli addetti ailavori). Il tipo di campo dipen-de dalla natura del dato cheospita. I campi Testo contengo-no dati testuali, quelli Numeri-ci, valori, quelli Data, date, ecosì via.

Le funzioni database con-sentono di eseguire somme,conteggi, medie, e così via, ela-borando in maniera mirata ilcontenuto dell’archivio. Peresempio, nel nostro caso, sipossono sommare tutti gli im-porti dei documenti che pre-sentano un determinato ritar-do di pagamento. Per utilizzarele funzioni database l’archiviodeve essere denominato com-prendendo nella denominazio-ne anche la riga che ospita icampi. A questo punto ne sap-piamo abbastanza per com-prendere la sintassi di utilizzodelle nostre funzioni, che è laseguente: DB.Funzione(Arch-vio;Campo;Zona criteri). DoveFunzione è il tipo di elabora-zione da eseguire, Archivioidentifica le coordinate (me-glio, il nome, però) della zonaarchivio, Campo il nome diquello da elaborare, e Zona cri-teri definisce quella in cui sonoospitati i criteri per l’esecuzio-ne dell’analisi. Questa zona siarticola solitamente in due ri-ghe. Le celle della prima rigaospitano i nomi dei campi dacoinvolgere nelle elaborazioni,mentre le sottostanti celle con-tengono i parametri di riferi-mento.

� Somma dei pagamenti scadutiQuesta informazione viene restituita dalla formula=DB.SOMMA(Archivio_documenti;”Importo”;Criterio_conteggio). Nella fattispecie, si opera sulcampo Importo sommandone i contenuti incorrispondenza di ritardi superiori a quellidenunciati nella cella E8. La zona criteri è lastessa di quella utilizzata per conteggiare ilnumero di documenti scaduti. Il nome del campoda elaborare deve sempre essere fra virgolette.

� Minimi, massimi, e medieÈ possibile calcolare il ritardo minimo, quellomassimo e la media dei ritardi di un singolocliente. Per esempio, nella cella L22 si inseriscela formula:=DB.MIN(Archivio_documenti;”Ritardo”;Criteri_Clienti). Si noti che come zona criteri si utilizza lazona L11:L12 che si riferisce al solo nome delcliente. Per questo, non essendo coinvolto unparametro di riferimento per i ritardi, vengonoelaborati tutti quelli che si verificano.

� Per saperne di piùA chi volesse documentarsi più ampiamente sullepotenzialità delle funzioni database, considerandola vastità dell’argomento, consigliamo diconsultare la guida in linea di Excel. Accedervi, enella casella di ricerca libera digitare di volta involta una delle seguenti chiavi di ricerca: Funzionidatabase, Intervallo criteri, Filtrare. In particolare,quando si utilizza la prima chiave di ricercavengono visualizzate tutte le funzioni database.

� Conteggio documenti scadutiNella cella L18 si inserisce la formula=DB.CONTA.VALORI(Archivio_documenti;”Ritardo”;Criterio_conteggio). Si noti che la funzioneutilizzata è quella di conteggio, ed il campo daconteggiare è Ritardo. I criteri da utilizzare sonoindicati nella zona Criterio di conteggio (K11:L12).Come si può vedere, tale zona definisce il nomedel cliente su cui operare, e il ritardo che deveessere preso in considerazione. Si noti chequest’ultimo criterio deve essere interattivo, evariare con il valore che viene immesso nella cellaE8. Per questo, per esprimere il vincolo si èutilizzata la formula di concatenazione=CONCATENA(“>”;GIORNI_RITARDO).

Impostazione delle formule

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L’elenco ClientiVi spieghiamocomeautomatizzare la creazione della lista dei clienti

L’elenco può essere creatomanualmente, ma se sidevono gestire molti no-

minativi conviene automatiz-zare l’operazione. In pratica, ilproblema è quello di estrarresolo una volta, dall’archiviodocumenti, i nominativi in es-so contenuti ignorando i dop-pioni. L’operazione può essereconvenientemente automatiz-zata, associandola ad una op-portuna macro.

La macroEcco come procedere. Atti-

vare il registratore delle ma-cro, denominare Crea_elen-co_clienti quella che si stacreando, quindi aprire il menuDati, selezionare la voce Filtro,e nel sottomenu optare per Fil-tro avanzato. Viene visualizzatoil box che gestisce le operazio-ni. Innanzitutto, specificare,spuntando l’opportuno check-box, che i dati devono esserevisualizzati in una posizione di-versa da quelli su cui si staoperando. Nella fattispecie, siopera sulla seconda colonnadell’archivio documenti (cam-po Cliente), che è stata deno-minata Clienti. Tale nome deveessere digitato nella casella po-sta a fianco della voce Interval-lo_elenco. Nelle caselle sotto-stanti, invece, si inseriscono ri-spettivamente i nomi assegnatialla zona destinata a contenerei nomi dei clienti (Elenco_clien-ti), e a quella del criterio che siutilizza Estrazione_clienti. Lacasella sottostante il nome delcampo su cui si lavora è vuota.Con questa impostazione ver-ranno estratti tutti i nomi deiclienti, ma se si spunta il check-box Copia univoca dei recordverranno ignorati i doppioni.Proprio quello che ci interessa.Premere Ok per creare l’elen-co, e chiudere il registratoredelle macro.

� Lanciare la proceduraIl problema è quello di interrogare un archiviodalla struttura semplicissima. Infatti, si articola inun solo campo (il campo Cliente dell’archiviodocumenti). Alla corrispondente colonna di talearchivio è stato dato il nome Clienti. Per lanciarela procedura di estrazione dei nomi dei clientiaprire il menu Dati e selezionare la voce Filtro. Nelsottomenu relativo a questa voce optare per Filtroavanzato. Si determina così l’apertura del box chegestisce la procedura.

� Il box di lavoroIl box in cui si inseriscono i parametri di lavoro.Nella parte superiore del box si deve specificare,spuntando il checkbox dedicato, che i dati nonverranno estratti in loco ma visualizzati in unaposizione diversa da quella occupata dall’archiviomonocolonna su cui si lavora. Nelle tre casellecentrali, invece, si dichiarano i nomi della zonaarchivio, della zona in cui visualizzare i dati, equello della zona dei criteri di estrazione. Non sidimentichi di spuntare il checkbox Copia univocadei record al fine di evitare i doppioni.

� La lista clientiPremendo il pulsante Ok, i nomi vengono trasferitinella zona B13:B27. Si noti che l’estrazione hacoinvolto anche il nome del campo dell’archivio sucui si è operato. A questo punto inserire nellecelle C14 e D14 le formule=SE(B14=””;””;CERCA.VERT(B14;Tabella_clienti;8;0)) e =SE(VAL.NUMERO(C14);”*”;””), quindireplicarle verso il basso sino alla riga 27compresa. Rendere invisibili le formule inseritenella colonna C. Nella colonna D, incorrispondenza dei nominativi per i quali risultanoritardi di pagamento verrà visualizzato unasterisco.

� Registrare la macroAprire il menu Strumenti, selezionare Macro, poiancora Macro nel corrispondente sottomenu. Nelbox che viene aperto inserire nella caselladedicata il nome da assegnare a quella che si staregistrando. Ricordiamo che nei nomi composti,gli spazi devono essere sostituiti dall’underscore ( _ ). Registrare la procedura di estrazione deinominativi, quindi, nella barretta visualizzatacontestualmente all’attivazione del registratorepremere il pulsante con sopra il quadratino perarrestare la registrazione. Il nome della macrodovrà essere digitato all’interno del codice delpulsante destinato a lanciarla.

La procedura passo per passo

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La lettera di sollecitoPer i clientiinsolventi èpossibilepreparare inautomatico lacorrispondentelettera di sollecito

Idati significativi delle analisicondotte nel pannello di con-trollo sulla situazione di un

cliente possono essere trasfe-riti nella struttura di una lette-ra standard. In particolare, nel-la suddetta lettera vengonotrasferiti il nome del cliente, ilsuo indirizzo, il numero di do-cumenti inevasi che lo riguar-dano, e il loro importo totale.Ma ecco come impostare la co-municazione. Creare un nuovofoglio di lavoro (Lettera solleci-to), e nella cella H19 inserirel’espressione =Nome_cliente.Considerando che questo è ilnome assegnato alla cella L12del pannello di controllo in cui,per l’appunto, viene inserito ilnome del cliente di cui si stamonitorando la posizione, nel-la suddetta cella ne compariràil nominativo. A questo punto,nelle due celle sottostanti si di-gitano due formule di scansio-ne che recuperano dall’archi-vio documenti l’indirizzo, ilCap e la città di residenza delcliente stesso. Ed ora veniamoal testo della comunicazione.Deve essere digitato in mododa lasciare al suo interno duecelle libere. In queste vi si in-seriranno i riferimenti alle po-sizioni del pannello di control-lo che contengono il numero didocumenti inevasi e il loro im-porto totale. In pratica, si trat-ta delle celle L18 e L20 che so-no state denominate Nume-ro_inevasi e Importo_inevasi.In tali posizioni, pertanto, digi-teremo rispettivamente leespressioni: =Numero_inevasie =Importo_inevasi. Adesso in-serire la data della comunica-zione, che viene visualizzatanella cella H29 dalla formulaADESSO(), dopo che alla cellastessa è stato assegnato il for-mato data.

� L’indirizzo del destinatarioNella cella H19 inserire l’espressione=Nome_cliente. Così facendo, vi viene trasferito ilnome del cliente di cui si sta analizzando lasituazione. Gli altri dati si prelevano da unaporzione dell’archivio documenti (Tabella_clienti).Nella lettera di sollecito, nella cella sottostantequella che contiene il nome del Cliente, digitare laformula:=CERCA.VERT(Nome_cliente;Tabella_clienti;2;0).Verrà così visualizzato l’indirizzo. Per visualizzare ilCap e la città di residenza nella cella H21, inserivil’espressione:=CERCA.VERT(Nome_cliente;Tabella_clienti;3;0)

� Documenti inevasi e loro importiPer inserire nella lettera di sollecito questi duedati basta prelevarli dalle corrispondenti celle delpannello di controllo facendo riferimento al nomeche è stato assegnato loro in precedenza(Numero_inevasi e Importo_inevasi). In pratica,quindi, nelle celle H34 ed E35 della lettera disollecito si inseriscono rispettivamente le dueespressioni =Numero_inevasi e =Importo_inevasi.A questo punto, la lettera è pronta per esserestampata.

� Le funzioni di scansioneChi vuole avere maggiori ragguagli sulla dinamicaoperativa delle funzioni di scansioni tabellare puòconsultare l’aiuto in linea di Microsoft Excel.Accedere alla guida, e nella casella di ricercadigitare la seguente chiave: Funzione Cerca. Cosìfacendo, questa funzione è la prima che comparenella lista degli argomenti individuati, ma non èquella che ci interessa veramente. A noi interessala funzione CERCA.VERT che si trova aldodicesimo posto della lista. Si è dovutoindividuarla indirettamente perché utilizzando ilsuo nome come chiave non viene reperita.

� Definizione dell’areaCreare un nuovo foglio di lavoro ed assegnarvi ilnome Lettera sollecito. Per eseguire ladenominazione basta fare doppio clic sul nomedefault riportato nell’etichetta del foglio e digitareil nuovo testo. Il nome, spazi compresi, non puòsuperare i 32 caratteri. Colorare di azzurro losfondo delle celle della videata. Evidenziare lazona A10:K76 ed assegnarle il bianco comecolore di fondo utilizzando la paletta cromatica.Aprire il menu Strumenti, selezionare Opzioni, enella maschera che si apre accedere alla schedaVisualizza. Togliere la spunta al checkbox Griglia.

Impostare la comunicazione

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PC Open Gennaio 2005121

open action guida

La gestione di un parco au-to (ma anche di quellapersonale) comporta il

monitoraggio di un insieme dielementi ai quali si può darepiù o meno importanza. Nelnostro caso si focalizza conparticolare enfasi l’analisi deicosti variabili di esercizio, inmodo da poter avere semprea disposizione alcune infor-mazioni essenziali come, peresempio, i consumi di carbu-rante per chilometro, e quelli

totali (sempre al chilometro).L’interpretazione di quest’ul-timo dato dipende ovviamen-te dalle categorie che si vo-gliono prendere in considera-zione: per questo è stata pre-vista la possibilità di perso-nalizzare quelle da monitora-re. Infine, se si inseriscono idati relativi ai chilometraggiin concomitanza dei quali èprevista l’esecuzione dei ta-gliandi, nel pannello riepilo-gativo dell’analisi viene ricor-

data la scadenza (in chilome-tri) del prossimo tagliando.L’applicazione tiene sottocontrollo due auto, ma non visono problemi a estendere ilnumero.

Basta operare le opportu-ne modifiche sulla falsarigadella descrizione delle proce-dure seguite per impostare ilmodello esemplificativo regi-strato sul CD Guida 2 di PcOpen (Costi auto.xls nella car-tella PDF\Schede pratiche).

Tenere sotto controllo i costi variabili di esercizioIn questa dispensa vi spieghiamo come impostare un modello Excel per eseguire il monitoraggio di un parco automezzi di Alberto Nosotti

La struttura del modello

- Il pannello di controllo p. 121- I fogli di supporto p. 121

Le funzionidatabase

- Come operano p. 122- Come utilizzarle p. 122

Le funzioni di scansione

- Impostare le formule p. 124- Scansione della tabella p. 124

Inserire i dati - Il box di dialogo p. 125- Sviluppare le macro p. 125

Utilizzare il modello

- Inserimento dei dati p. 128- Apportare modifiche p. 128

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La struttura del modelloAnalizziamogli elementi in cui si articolal’applicazione:il pannello di controllo,l’archivio e i duefogli di supporto

Il modello si basa su un archi-vio tabellare che ne costitui-sce, per così dire, il motore

centrale. I dati in esso conte-nuti vengono opportunamenteelaborati tramite le funzionistatistiche database in un fo-glio dedicato (Elaborazioni), edi qui trasferiti nel pannello dicontrollo che riepiloga i risul-tati delle analisi. È presente an-che un quarto foglio (Dati) incui si inseriscono manualmen-te alcune informazioni di base.Tutte le celle e le zone checontengono dati sono state op-portunamente denominate: ècosì più facile fare ad esse rife-rimento quando si impostanoformule ed espressioni. Peravere a disposizione l’elencodei nomi assegnati e le coordi-nate delle corrispondenti cellebasta aprire il menu Inserisci,selezionare la voce Nome, enel sottomenu ad essa relativooptare per Definisci.

Nel box che si apre, selezio-nando un nome, compaiono incalce quello del foglio cheospita la cella e le coordinatedella posizione. In alternativa,selezionare la cella o la zona, eleggere il nome che le è statoassegnato nella finestrina im-mediatamente sopra la letteraA che etichetta la prima colon-na del foglio di lavoro.

L’ordine di creazione dei fo-gli è il seguente: Archivio, Dati,Elaborazioni, e Pannello di con-trollo. In particolare, i risultatidelle elaborazioni vengono tra-sferiti nelle caselle dei duepannelli di controllo specifi-cando come LinkedCell di que-ste (nella loro maschera delleproprietà) il nome della posi-zione da cui ricevono l’infor-mazione.

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� L’archivioÈ il cuore dell’applicazione. Quello propostoprevede determinate voci, ma per tenerne sottocontrollo un numero maggiore basta aggiungerenuovi campi, e prevedere le corrispondentielaborazioni nel foglio dedicato. La zona occupatadal database è stata denominata Archivio. Se siaggiungono nuovi campi l’archivio deve essereridenominato annullando il nome precedente. Afianco dei dati si possono elencare, comepromemoria, i nomi delle categorie di spesa presein considerazione.

� Il foglio DatiQuesto foglio ospita alcuni dati caratteristici delleauto che si tengono sotto controllo, e l’elencodelle categorie di spesa. Ci riferiamo, inparticolare, ai chilometri rilevati all’inizio delmonitoraggio, e alla frequenza di esecuzione deitagliandi di manutenzione (in chilometri).Ovviamente, a seconda dei tipi di controllo daeseguire possono essere previste nuove voci dispesa. Le celle che ospitano i dati sono stateopportunamente denominate, e ai loro nomi si fariferimento nelle formule di elaborazione.

� Le elaborazioniI dati ospitati nell’archivio, e quelli caratteristicidelle auto monitorate, vengono processati in unfoglio dedicato. Per estrarre i dati dall’archivio siutilizzano le speciali funzioni database, la cuidinamica operativa verrà descritta nel prossimocapitolo. Nel foglio è stata impostata anche unatabella che, esplorata con opportune formule discansione, restituisce nel pannello di controlloquanti chilometri mancano all’esecuzione delprossimo tagliando di manutenzione.

� Il pannello di controlloOspita i risultati delle elaborazioni eseguite. I dativengono prelevati tramite caselle di testodirettamente collegate alle corrispondenti celledel foglio Elaborazioni. Una volta disegnata lacasella, farvi sopra clic destro, e nel menucontestuale al clic optare per Proprietà. Nellacasella che si apre specificare come LinkedCell ilnome della posizione da cui prelevare il dato. Per icosti chilometrici e i consumi, il dato originale èstato trasformato in testo per evitare un troppoalto numero di decimali.

I fogli di lavoro


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� EtichetteLe etichette delle caselle si disegnanoutilizzando l’icona del pannello strumenti delVba che reca impressa una A maiuscola.Disegnare il corrispondente rettangolo edigitare al suo interno il testo dell’etichetta.

� Inserire le caselle di testoAprire la casella degli strumenti del VisualBasic. Fare clic sull’icona con sopra lelettere ab, quindi disegnare la casellaall’interno del pannello. Aprire il suo boxdelle Proprietà per specificare la cella a cuicollegarla.

Disegnare il pannello

� Creare il rettangoloAprire la barra disegno e fare clic sul simbolodel rettangolo. Disegnare il primo pannello eriempirlo con il colore desiderato, prelevatodalla paletta associata all’icona con sopraimpresso un barattolo di vernice.

� L’elenco categorieNel pannello strumenti Vba fare clicsull’icona Casella combinata. Disegnare ilcorrispondente rettangolo, accedere alla suacasella delle Proprietà, e specificare comeListFillRange, il nome assegnato all’elencodelle categorie.

� Aggiungere nuovi campiPer inserire nuovi campi bisogna prevederele corrispondenti colonne. A inserimentoavvenuto può essere necessario procedere arinominare la nuova zona. Non lo è se lecolonne sono state inserite dopo la prima eprima dell’ultima.

Impostare l’archivio

� DenominazioneEvidenziare la zona del database(intestazioni dei campi comprese). Aprire ilmenu Inserisci, selezionare la voce Nomi,quindi Definisci. Nel box che viene apertodigitare il nome da assegnare nella caselladedicata.

� Denominare la tabellaLa tabella, una volta impostata, è statadenominata Tagliandi1, e verrà esplorata conopportune formule di scansione. Si noti chea fianco del chilometraggio relativo all’ultimotagliando è inserito il testo Tagliandi esauriti.

� Inserire le formuleIn F21 inserire la formula =E22-KmTot1 ereplicarla sino a F26. Il nome fa riferimentoalla cella E7. A fianco del chilometraggio deitagliandi vengono visualizzati i chilometripercorsi o ancora da percorrere.

La tabella tagliandi

� Creare la tabellaNella zona E21:F27 del foglio Elaborazionidigitare i nomi delle corrispondenti celle dellatabella Frequenza tagliandi ospitata nel foglioDati. Così facendo si determina il prelievoautomatico delle informazioni necessarie.


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Le funzioni statistiche databaseVi spieghiamocome operano le funzionistatistichedatabase e comeutilizzarleper analizzarel’archivio dati.

Queste speciali funzioni so-no in grado di operare suarchivi tabellari estraen-

do da questi preziose informa-zioni statistiche. È possibilesommare tutte le spese relati-ve ad una certa voce prenden-do come riferimento l’auto A1,conteggiare quante volte si èstati multati, calcolare i chilo-metraggi percorsi in corri-spondenza di ognuna delle au-to monitorate, e così via. Inpratica, le elaborazioni possi-bili sono solo da immaginare:basta impostare gli opportunicriteri per pilotare le corri-spondenti analisi. La sintassidelle funzioni database è la se-guente: FUNZIONE(Zona archi-vio; “Campo da elaborare”; No-me zona criteri). Per esempio,riferendoci al foglio Elabora-zioni del modello, la formula=DB.SOMMA(Archivio;”Impor-to”;Criterio_A1) contenuta inB13, somma tutti valori delcampo Importo relativi all’autoA1 restituendo i costi totali. Ilcriterio che restringe l’elabo-razione alla sola auto A1 èespresso nella zona C23:C24(CriteroA1). In pratica, per for-mulare un criterio, si specificail campo su cui operare, e nel-la cella sottostante si inseriscela voce cui fare riferimento.

Per ricercare massimi, mini-mi, eseguire conteggi, ci si av-vale della funzione dedicatautilizzando sempre la medesi-ma sintassi.

Per esempio, la formula=DB.CONTA NUMERI(Archi-vio;”Causale”;C1:C2) esegue ilconteggio delle volte che si èstati multati. C1:C2 è la zonadei criteri, che deve essere co-sì impostata: in C1 è inserito ilnome del campo Causale, e inC2 la voce Multa.

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� DB.MAXGrazie a questa funzione si può determinare ilvalore massimo contenuto in un campodell’archivio. Se ci si riferisce al campo Kmvengono restituiti quelli percorsi dall’automonitorata. Nella cella E7 è contenuta la formula=DB.MAX(Archivio;”Km”;Criterio_A1), chevalorizza, nella fattispecie, i chilometri percorsidalla vettura A1. In pratica, viene letto il valore delcampo che corrisponde all’ultima registrazioneeffettuata per quella autovettura

� Le zone criteriQueste zone giocano un ruolo importantissimonell’impostazione delle formule. Infatti, a secondadi come sono strutturate si possono eseguireanalisi anche molto sofisticate dei contenutidell’archivio. Nei casi più semplici si articolano inuna zona di due celle. Nella prima si dichiara ilcampo in cui si trova la chiave di riferimento,mentre nella cella sottostante si digita la chiaveda utilizzare. Si possono anche specificare piùchiavi (nelle celle sottostanti), nonché operarecon più campi.

� Per aver aiutoLe funzioni database di Excel sono suscettibili dinumerose applicazioni pratiche. In particolare,impostando zone criteri opportunamentestrutturate, si possono eseguire analisi anchemolto sofisticate. Per saperne di più convieneconsultare la guida in linea. Accedervi, e nellacasella di ricerca digitare la chiave Funzioni DB.Vengono individuati numerosi argomenti. Quelliche vanno dal quarto in avanti si riferiscono tuttialle funzioni database.

� DB.SOMMAQuesta funzione somma il contenuto di un camponumerico in corrispondenza di una certa vocecontenuta in un altro campo dell’archivio. Ilcriterio secondo cui eseguire l’elaborazione deveessere espresso in una zona del foglio di lavoro,le cui coordinate (ma meglio, il nome) sidichiarano come terzo argomento della funzionestessa. Per esempio, facendo riferimento alnostro archivio, la formula=DB.SOMMA(Archivio;”Litri”;Criterio_A1)restituisce la somma dei rifornimenti dicarburante all’auto A1.

Massimi, minimi e conteggi


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Monitoraggio dei tagliandiUtilizzandole funzioni di scansione è possibile saperequando devonoessere eseguiti i tagliandi

Nella cella E17 del foglioElaborazioni è inserita laformula di scansione

=CERCA.VERT(E7;Taglian-di1;2), che esplora la tabellaTagliandi1 (ospitata nella zonaE21:F27 del medesimo foglio)utilizzando come riferimentoil chilometraggio totale dellavettura A1 (contenuto nellacella E7). Viene così restituitoil valore che indica fra quantichilometri deve essere esegui-to il prossimo tagliando di ma-nutenzione della vettura stes-sa. Ovviamente, per sapere fraquanti chilometri bisognerà ef-fettuare il prossimo tagliandodella vettura A2 si utilizza unaformula analogamente struttu-rata, dove cambiano però, lecoordinate della tabella e lacella da prendere come riferi-mento.

In particolare ci si riferirà al-la cella K7 e alla tabella Ta-gliandi2.

Come operano le formule

In pratica, se i chilometripercorsi coincidono con unodei valori ospitati nella primacolonna della tabella, che cor-rispondono all’esecuzione deisingoli tagliandi, si da perscontato che questi venganoeseguiti, e viene pertanto re-stituito il corrispondente valo-re della colonna di destra, cherappresenta, invece, i chilome-tri mancanti all’esecuzione delprossimo tagliando di manu-tenzione. Se, invece, come qua-si sempre accade, i chilometripercorsi non trovano imme-diato riscontro nella prima co-lonna della tabella, viene resti-tuito il valore che si trova incorrispondenza della cella checontiene il valore immediata-mente inferiore.

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� Un esempio praticoEcco come lavora praticamente la funzione discansione. Immaginiamo che i chilometri percorsidalla vettura A2 siano, poniamo, 87.000. Inquesto particolare caso, dal momento che ilsuddetto valore di riferimento non trova riscontrofra quelli presenti nella prima colonna dellatabella, verrà preso come base, in tale colonna, ilvalore 80.000, vale a dire quello immediatamenteinferiore, cui corrispondono 13.000 chilometri dapercorrere ancora prima di dover fare il tagliando.

� Esaurimento dei tagliandiDal momento che se il valore da ricercare nellaprima colonna della tabella tagliandi non trovanessun riscontro viene preso in considerazionequello ad esso immediatamente inferiore,abbiamo la possibilità di informare l’utentequando i tagliandi sono esauriti. Basterà inserirenella seconda colonna della tabella, incorrispondenza del chilometraggio relativoall’ultimo tagliando previsto, la stringa di testoTagliandi esauriti.

� Per avere aiutoLa funzione di scansione tabellare CERCA.VERT èmolto versatile, pertanto vale la pena di sapernedi più sulla sua dinamica operativa e le suepossibili applicazioni. Accedere alla guida in lineadi Excel, e nella casella di interrogazione digitareCerca. Nell’elenco visualizzato fare clic su Cercaworksheet function, e nella pagina cui si accedefare ancora clic su Vedi anche. Nel box che si aprefare clic sulla voce CERCA.VERT.

� La formulaNella cella E17 è stata inserita la formula=CERCA.VERT(E7;Tagliandi1;2) che ricerca ilvalore contenuto nella cella E7, corrispondente aichilometri totali percorsi dalla vettura, fra i valoriospitati nella prima colonna della tabella deitagliandi della vettura A1. Se il valore vienetrovato la formula restituirà quello contenuto nellacella immediatamente a fianco. Per chiarezza, perfare riferimento alla cella E7 se ne sono citate lecoordinate, ma come sempre è megliodenominare le celle ed utilizzare i nomi assegnati.

Le formule per la scansione della tabella


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Inserimento automatico dei datiTramite un box di dialogo esviluppando unaopportuna macro,è possibile inserireautomaticamentei dati nell’archivio

L’inserimento dei dati nel-l’archivio può essere fat-to automaticamente. In

pratica, bisogna impostare unbox di dialogo che gestisce set-te caselle, tante quante sono levoci da inserire, e due pulsan-ti. Il primo consente di annul-lare l’operazione in corso in ca-so di errori, mentre il secondoprocede all’archiviazione deidati. La tecnica è la seguente.Tramite il box di dialogo si tra-sferiscono in una riga sotto-stante all’archivio (D612:J612),denominata Parcheggio, i datiinseriti. L’intera riga viene co-piata, quindi replicata nellaprima riga vuota dell’archivio.Il problema, se tale lo possia-mo chiamare, è quello di indi-viduare automaticamente la ri-ga dell’archivio in cui i inserirei dati. Lo si può fare propriograzie alla X che abbiamo digi-tato nella cella D6.

Infatti, se vi posizioniamosopra il cursore, e premiamo iltasto Fine, quindi quello Frec-cia in basso, il cursore si por-terà immediatamente sulla pri-ma cella dell’ultima riga del-l’archivio. Una successivapressione del tasto Freccia inbasso, lo porterà sulla primacella della riga di inserimento,e a questo punto può avvenirela replica. In pratica si tratta diregistrare la suddetta proce-dura, ricordando che dal mo-mento che gli spostamenti so-no di volta in volta di ampiezzadiversa, la registrazione dovràavvenire nella cosiddetta Mo-dalità relativa, premendo il se-condo dei due pulsantini dellabarretta che compare dopoche si è denominata la macroda registrare. All’inizio del li-stato risultante dovranno es-sere aggiunti alcuni semplicipassi.

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� Inserire le caselle di testoNel nostro caso il box si articola in sette caselledi testo e due pulsanti. Per creare le caselle fareclic sulla relativa icona del pannello, quindidisegnare il corrispondente rettangolo. Fare clicdestro sulla casella, e nel menu contestuale alclic optare per Proprietà. Nella omonima casellache si apre specificare come Control source ilnome della cella della zona di parcheggio in cuisarà registrato il dato inserito nella casellastessa.

� Inserire i pulsantiNel box di dialogo si trovano due pulsanti. Ilpulsante Annulla (nel cui codice è inserito ilcomando Unload Me) consente di chiudere il boxe cancellare i dati eventualmente immessi. Ilsecondo, invece, etichettato Inserisci, da il viaall’archiviazione dei dati. Il codice si crearegistrando la procedura di archiviazione inmodalità relativa, ed aggiungendo in testa e codaa questa alcuni passi.

� Per saperne di piùPer avere maggiori ragguagli sulla impostazione diun box di dialogo conviene consultare la guida inlinea che opera all’interno dell’editor del VisualBasic. Aprire il menu Strumenti, selezionareMacro, e nel sottomenu optare per Visual BasicEditor. Avuto accesso a tale ambiente attivare laguida in linea, e nella casella di ricerca digitareMaschera di dialogo. Fra gli argomenti individuaticonsultare le pagine relative al collegamentoCreazione di una finestra di dialogo personalizzata

� Impostare il contenitoreUn box di dialogo si articola in un certo numero dielementi (caselle, pulsanti, elenchi, e così via)disposti all’interno di un contenitore rettangolare.Per crearlo, accedere all’editor del Vba, aprire ilmenu Inserisci e optare per la voce UserForm.Viene visualizzato un rettangolo grigio, dadimensionare a piacere. A questo punto, nellabarra strumenti, fare clic sull’icona con sopraimpressi martello e chiave inglese per aprire ilpannello da cui prelevare gli elementi da inserirenel box.

Creare il box di dialogo


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� Individuare la riga di copiaPer individuare la riga dell’archivio in cuicopiare i dati portarsi innanzitutto sulla cellaD6 immediatamente soprastante l’etichettadel campo Data, nella quale è stata inseritauna X al fine di fare che si che non vengaconsiderata vuota.

� Copiare i datiPortarsi in fondo all’archivio e selezionare lazona di parcheggio dei dati, in cui vengonoinseriti quelli trasferiti dal box di dialogo.Farvi sopra clic destro, e nel menucontestuale al clic attivare la voce Copia.

La macro di archiviazione

� Attivare la registrazioneNella barra strumenti del Vba fare clicsull’icona con sopra un pallino. Nel box chesi apre assegnare il nome alla macro(Archiviazione). Nella barretta visualizzatapremere il secondo pulsante (Modalitàrelativa).

� Incollare i datiQuando il cursore è in posizione, fare clicdestro, e nel menu contestuale al clicselezionare la voce Incolla. Così facendo idati parcheggiati vengono copiati nell’interariga dell’archivio. A questo punto arrestare ilregistratore della macro.

� Secondo spostamentoA questo punto ci si trova sull’ultima riga datidell’archivio. Pertanto, premendo ancora unavolta il tasto freccia in basso si raggiunge laprima cella della riga di inserimento, nellaquale si copieranno i dati parcheggiati.

� Primo spostamento verso il bassoFare clic sul tasto Fine, quindi su quellofreccia in basso. Così facendo, dal momentoche ci si ritrova su una cella non vuota, ilcursore si sposta sulla ultima cella non vuotadella colonna in cui ci si trova.

� Associare il pulsanteLa macro deve essere associata al pulsanteInserisci del box di dialogo. In ambienteEditor Vba fare clic destro sul pulsante, eselezionare la voce Visualizza codice.Ricopiare all’interno del codice la macro dalanciare.

� Il listatoEcco come si presenta il listato della macroappena registrata. Aggiungere in testa ilpasso Unload Me (chiude il box di dialogo), ein coda i passi che cancellano i datiparcheggiati e riportano il cursore nel foglioPannello di controllo.

� Visualizzare il listatoAprire il menu Strumenti, selezionare Macro,e ancora Macro nel corrispondentesottomenu. Nel box che si apre selezionare ilnome della macro di cui si vuole esaminare illistato, quindi premere Modifica pervisualizzarlo.


open action guida

Utilizzare e modificare il modelloL’uso del modelloè molto semplice:basta inserire idati nell’archivioper ottenernel’analisi in temporeale

L’operazione fondamenta-le è quella di inserimentodati, che può avvenire in

due modi. Manualmente, digi-tando direttamente i dati nel-l’archivio, oppure, tramite ilbox di dialogo che si apre fa-cendo clic sul pulsante Inseri-mento dati. Per ottenere analisicorrette, soprattutto a livellodi consumi di carburante e re-lativi costi, conviene osservarealcune regole. Innanzitutto, uti-lizzare le prime righe dell’ar-chivio per inserire la letturadel contachilometri delle autosotto controllo. Dopodiché,tutte le volte che si fa riforni-mento, effettuare sempre ilpieno del serbatoio. Se si inse-riscono i dati manualmente,nei casi di input ricorrenti sipuò velocizzare l’operazione.Per esempio, quando si inseri-sce la categoria o la causaledella spesa, portare il cursoresulla cella che deve ospitare ildato, fare clic destro, e nel cor-rispondete sottomenu optareper Inserimento da elenco. Cosìfacendo, viene visualizzato l’e-lenco degli inserimenti già ope-rati, e basta un clic per prele-vare la voce che ci interessa.

Aggiungere nuove vociIl nostro archivio è assolu-

tamente esemplificativo, per-tanto lo si può modificare apiacere inserendo nuove vocida controllare, o modificandoquelle esistenti. Ovviamente,se si inseriscono nuovi campi,può essere necessario rinomi-nare la zona dell’archivio, non-ché prevedere l’estensione diquella dedicata al parcheggiodei dati. Se si procede solo acambiare il nome dei campiesistenti, bisogna eseguire lemodifiche nelle formule cheanalizzano il database. �

� Inserimento manualeI dati possono essere inseriti manualmente,direttamente nell’archivio. Se si operanoinserimenti ricorrenti portare il cursore sulla celladi input, fare clic destro, e nel menu contestualeal clic selezionare Seleziona da elenco a discesa.Scegliere la voce da inserire fra quelle proposte.Si consiglia di scegliere sempre questa proceduranon appena possibile. Infatti, digitare un codice dispesa o una causale errata, può falsare ilrisultato delle analisi.

� Inserire nuove vociPrevedere l’analisi di voci aggiuntive comportal’impostazione di nuove formule d’analisi, nonchél’eventuale strutturazione di nuove zone criteri.Per esempio, se si vuole controllare una nuovaauto, bisogna realizzare la corrispondente zonadelle caratteristiche, creare le nuove formule, eimpostare una nuova zona criteri sulla falsarigadelle due già esistenti. È consigliabile, comesempre, procedere alla opportuna denominazionedelle zone coinvolte nelle analisi.

� Pannello e box di dialogoL’inserimento di nuove voci comporta icorrispondenti interventi sui suddetti elementi. In particolare, se nel box di dialogo si inseriscononuove caselle, conviene disporle in coda allealtre, dal momento che esplorando il box ilcursore si sposterà solo alla fine su queste. Nel caso del pannello di controllo, le nuove celledevono utilizzare come ControlSource lecorrispondenti posizioni che ospitano le formule dianalisi.

� Inserire i dati automaticamenteNel pannello di controllo fare clic sul pulsanteInserimento dati. Viene così visualizzato il box didialogo che costituisce l’interfaccia di input. Ilcursore è già posizionato nella prima casella ditesto. Si passa da una casella alla successivapremendo il tasto Tab. Si ricordi che per il correttofunzionamento della procedura di archiviazione èassolutamente necessario compilare il campoData.

Inserimento dati e modifiche dei criteri

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PC Open Novembre 2004123

open action guida

Una volta c’erano le bol-le… Non ci riferiamo aquelle di sapone, bensì

agli ineffabili documenti fisca-li che sono stati per anni l’in-cubo di spedizionieri, magaz-zinieri, e degli utenti in genereche hanno avuto occasione diavervi a che fare. La loro com-pilazione, prima, e la succes-siva gestione, dovevano ot-temperare a normative rigoro-sissime che arrivano a preve-dere, oltre a multe molto sala-te, anche eventuali risvoltigiuridici. Poi, finalmente, qual-che mente illuminata ha deci-so, con il sollievo di tutti, disemplificare le cose. Oggi lebolle di un tempo si chiamanodocumenti di trasporto, maanche se i dati richiesti sonosempre gli stessi, possono es-sere amministrate in modo

molto più facile. Il modelloesemplificativo che vi propo-niamo in questo numero (nelCD Guida 2, cartella PDF/Sche-de pratiche) consente di inse-rire automaticamente nel do-cumento le informazioni es-senziali (data, indirizzo del de-stinatario, causale del tra-sporto, data e ora di spedizio-ne, e così via), prelevandoli daspeciali elenchi a discesa outilizzando opportune espres-sioni, mentre prevede la digi-tazione diretta delle informa-zioni non codificabili. Compi-lato il documento, basta fareclic su un pulsante per archi-viarlo, assegnandogli automa-ticamente un nome che con-tiene alcune informazioni sen-sibili presenti nel documentostesso. Per esempio, il nume-ro progressivo, per consentir-

ne il riconoscimento univoco.Il nostro modello ha solo fun-zioni propositive, pertanto do-vrà essere modificato dall’u-tente per adeguarlo in tutto eper tutto alle proprie neces-sità e, soprattutto, alle vigentinormative fiscali. In particola-re, lo stesso utente dovrà sin-cerarsi che il documento e leprocedure corrispondanoesattamente a queste ultime.Insomma, la nostra applica-zione, registrata sul CD con ilnome di Documenti di traspor-to.xls, è da considerarsi unasemplice proposta, in base al-la quale sviluppare un model-lo personalizzato da utilizzar-si responsabilmente, e solodopo averne controllato il cor-retto funzionamento, nonchéla totale rispondenza alle di-sposizioni di legge in materia.

La struttura del modello

- Il facsimile del documentop. 124

- I fogli di supporto p. 124

Formule ed espressioni

- Prelievo dell’indirizzo p. 126- Gestire la numerazione p. 126

Data e ora in tempo reale

- Formattare la cella p. 128- Registrare la macro p. 128

Archiviare il documento

- Registrare la procedura p. 129- Modificare la macro p. 129

Il modello- Come utilizzarlo p. 131- Modifiche p. 131

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1 Utilizzando semplici macro è possibile automatizzare le operazioni connesse con la stesura e l’archiviazione dei documenti di trasporto di Alberto Nosotti

compilare e archiviareautomaticamente undocumento di trasporto

Excel 2003: compilare e archiviareautomaticamente undocumento di trasporto

Excel 2003:


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La struttura del modelloSi basa su tre fogli di lavoro:l’interfacciautente, l’archivioindirizzi e unfoglio di supporto

La struttura del modello nelCD si articola in tre fogli,ognuno dei quali svolge

una ben precisa funzione. Il primo foglio (denominato

Documento), ospita un facsi-mile del documento di tra-sporto, il secondo contiene gliindirizzi dei destinatari e il ter-zo è dedicato alle liste asso-ciate agli elenchi a discesa dacui prelevare le informazionicodificate.

Inoltre, è previsto un pul-sante il cui compito è quello diregistrare su disco il docu-mento di trasporto dopo che èstato debitamente compilato.A tale pulsante è stata asso-ciata, per l’appunto, la macrodi archiviazione, alla cui regi-strazione è stato dedicato uncapitolo della presente di-spensa.

Il documento di trasportoPer semplicità, il documen-

to è stato “compresso” al finedi consentirne l’intera visualiz-zazione nella videata di lavoro.In particolare, in sede di com-pressione è stato sacrificato lospazio a disposizione dei benitrasportati, ma quando si pro-cederà a personalizzare il mo-dello è possibile dimensionareopportunamente tale zona. Nelfoglio Indirizzi, invece, sono ar-chiviati quelli dei clienti concui si opera. L’archivio è arti-colato in tante colonne quantesono le righe di cui si componela sezione Indirizzo del desti-natario.

Nel foglio di supporto, comesi diceva, sono contenute le li-ste da cui si prelevano gli altridati. Ogni zona è stata oppor-tunamente denominata, al finedi consentire l’aggiunta di nuo-ve informazioni negli spazi la-sciati volutamente liberi.

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� L’archivio indirizziQuesto foglio di lavoro consente di inserireautomaticamente l’indirizzo del destinatario, dopoche quest’ultimo è stato inserito nel documento(cella B9) del corrispondente elenco a discesa. Ilprelievo dei dati avviene per mezzo di formule discansione che esplorano l’archivio, facendoriferimento, per l’appunto, al contenuto della cellaB9. Si consiglia di procedere all’ordinamentodell’archivio mano a mano che si inseriscononuovi dati.

� Le liste datiIl foglio Dati ospita le liste che alimentano glielenchi a discesa preposti all’inserimento dialcune informazioni essenziali nelle opportunecelle del documento di trasporto. Il nominativo deldestinatario, invece, si preleva dalla primacolonna dell’archivio indirizzi. Tutte le liste devonoessere opportunamente denominate e al loronome si deve fare riferimento nella casella delleproprietà degli elenchi che le utilizzano.

� La tabella di numerazioneIn questa tabella si inserisce il numeroprogressivo da assegnare al documento ditrasporto. Il numero verrà trasferitoautomaticamente nella cella dedicata (protetta daun riquadro trasparente). Il fatto di avere sempresottocchio la situazione consente di evitare,almeno entro certi limiti, di procedere ad erratenumerazioni. Questa operazione deve esseresempre oggetto di molta attenzione dal momentoche non sono previste procedure di controllodedicate.

� Il documento di trasportoDal momento che il modello è da considerarsil’esemplificazione di una serie di suggerimentipratici per sviluppare una propria applicazionepersonalizzata, le dimensioni sono statevolutamente ridotte per comprenderlo nellavideata di lavoro. La struttura del documentodovrà essere opportunamente modificata a curadell’utente, che la utilizzerà solo se a suo giudiziorisulterà in tutto e per tutto conforme alle vigentinormative e alle proprie necessità.

Il documento, l'archivio e i dati


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� Associare la listaFare clic destro sull’elenco, e nel menucontestuale al clic selezionare Proprietà peraprire l’omonima casella. Nella celladenominata List fill range inserire il nomeassegnato alla lista dati da collegareall’elenco.

� Creare l’elencoAprire il pannello degli strumenti del Vbafacendo clic sull’icona con sopra impressi ilmartello e la chiave inglese. Nel pannelloche si apre fare clic sull’icona dell’elenco, etracciare un rettangolo pari alle dimensionida assegnargli.

Gli elenchi a discesa

� I dati gestitiNel modello operano tre elenchi a discesache gestiscono l’inserimento dell’indirizzo del destinatario, della causale del trasporto,e di come questo viene eseguito. Gli elenchifanno riferimento a precise zone del modello,da denominare opportunamente.

� Assegnare le macroLe macro, una volta sviluppate, possonoessere associate ai pulsanti. Fare clic destrosul pulsante, e nel menu che si apre optareper Visualizza codice. Digitare il nome dellamacro fra le due righe in cui si articola ilcodice stesso.

� L’etichetta del pulsanteFare clic destro sul pulsante appenadisegnato. Nel menu contestuale al clicselezionare la voce Proprietà per visualizzarel’omonima casella. Nella cella Captiondigitare l’etichetta da assegnare al pulsantestesso.

I pulsanti

� Disegnare il pulsanteL’applicazione è gestita da alcuni pulsanti.Per crearli, fare clic, nel Pannello strumentiVba, sull’icona del pulsante. Disegnare unrettangolo delle dimensioni che si voglionoassegnare al pulsante e rilasciare il tasto delmouse.

� In alternativaIn alternativa alla procedura descritta, dopoaver selezionato la zona da denominare,digitare il nome desiderato nella casellaimmediatamente soprastante la lettera A chedesigna la prima colonna del foglio di lavoro.

� Assegnare il nomeIl box che gestisce l’assegnazione dei nomi.Digitare quello da assegnare nella casellaNome, quindi premere il pulsante Aggiungi. Ilnome viene trasferito nella finestrasottostante. Premere Ok per consolidarel’assegnazione.

Denominare le zone dati

� La proceduraLe zone dati che fanno da supporto aglielenchi a discesa devono essereopportunamente denominate. Evidenziare lazona da denominare, aprire il menu Inserisci,selezionare la voce Nome, e optare poi perDefinisci.


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Formule ed espressioniIl numero del documento,l’indirizzo del destinatario e la data vengonoinseriti in modoautomatico

Per mezzo degli elenchi a di-scesa si introducono neldocumento la causale del

trasporto, chi lo esegue, e il no-me del destinatario. L’indirizzodi quest’ultimo e la data, inve-ce, vengono inseriti automati-camente con la mediazione diopportune espressioni. In par-ticolare, l’indirizzo si prelevadal corrispondente archivioutilizzando formule di scansio-ne che fanno riferimento al no-me del destinatario stesso,mentre la data di emissione deldocumento viene visualizzatadalla formula =ADESSO(). Lastessa formula potrebbe essereutilizzata per compilare la ca-sella relativa all’ora e alla datadel trasporto, ma se la compi-lazione del documento richie-de un certo tempo si corre il ri-schio che il dato non sia cor-retto. Più avanti, vedremo co-me risolvere tale problema. Inogni caso, se fosse necessario,gli automatismi possono esse-re neutralizzati. Infatti, una vol-ta caricato il modello, i datiche compaiono nelle celle Datae Data e ora trasporto possonovenire soprascritti manual-mente. Ovviamente si determi-na la contemporanea distru-zione delle formule in esse con-tenute, ma il modello originalenon viene modificato.

Gestire la numerazioneL’utilizzo del modello preve-

de che il numero del documen-to venga inserito nella tabella afianco del facsimile. Da qui vie-ne trasferito automaticamentenella cella dedicata, la E4, tra-mite la formula =MAX(H9:P17).Così facendo si ha sempre sot-tocchio la situazione e non ènecessario consultare l’archi-vio per sapere quale numeroassegnare al documento.

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� Sintassi delle formuleSi noti che il terzo argomento delle formule èstato posto uguale a zero, al fine di evitare erroriqualora l’archivio non fosse ordinato, ma il nostroconsiglio è quello di procedere ugualmente al suoordinamento. Per saperne di più sulla dinamicaoperativa delle formule si consiglia di consultarele precedenti dispense, nonché l’aiuto in linea.Attivare la guida e utilizzare Funzioni di ricerca eriferimento come chiave di ricerca.

� Il prelievo degli indirizziFacendo riferimento al nominativo del destinatarioinserito nella cella B9, tramite opportune formuledi scansione si possono inserire nelle sottostanticelle l’indirizzo, il Cap, e la Città, prelevandolidall’archivio centrale (denominato Arc). Inparticolare nelle celle B10 e B11 sono stateinserite le formule =CERCA.VERT(B9;Arc;2;0) e=CERCA.VERT(B9;Arc;3;0).

Le formule di scansione

� I parametri di ordinamentoNella prima casella del box specificare che quellada ordinare è la colonna corrispondente al nomedel destinatario, lasciando invariate le altreopzioni proposte. A questo punto, premere ilpulsante Ok per lanciare l’ordinamento. Se lazona evidenziata comprende anche le etichettedei dati, in calce al box bisogna spuntare ilbottone Con riga di intestazione.

� La proceduraAnche se l’archivio indirizzi non fosse ordinato, lefunzioni di scansione, se opportunamenteparametrizzate, possono comunque lavorarecorrettamente. Conviene comunque procedereall’ordinamento in base al nome dei destinatari.Ecco come procedere. Selezionare la zona datiescludendo le intestazioni, aprire il menu Dati, eselezionare la voce Ordina. Si accede così al boxche gestisce la procedura.

Ordinare gli archivi


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� Trucchi e astuzieSi è appena detto che per numerare il documento di trasporto non è possibileutilizzare sigle, almeno per come è stato impostato il nostro modelloesemplificativo. Se proprio fosse necessario farlo, bisogna escogitare unescamotage che coinvolge l’utilizzo dell’operatore di concatenazione (&). In pratica,si utilizza sempre la formula =MAX(H9:P17) per prelevare il numero progressivo, mala si concatena con la parte che costituisce il suffisso (messa fra virgolette). Così,tanto per fare un esempio, se il numero dovesse essere seguito dal riferimentoall’anno corrente e, poniamo, dalla lettera A, nella cella E4 si deve inserire laformula seguente: =MAX(H9:P17)&” 2004-A”. Si noti che nella formula possonoessere utilizzati più operatori di concatenazione consentendo così di realizzarediciture anche molto complesse.

� Le formuleIl numero del documento di trasporto, una volta digitato nella tabella viene inseritoautomaticamente nella cella E4 tramite la formula =MAX(H9:P17). In pratica,l’espressione restituisce il valore massimo fra quelli presenti nella tabella, checorrisponde pertanto al numero da assegnare al documento di trasporto in corso distesura. Nel nostro caso, la tabella non è stata denominata per facilitare lacomprensione delle formule. Si noti che i dati inseriti nella tabella devono essereesclusivamente numerici, pertanto non si possono numerare i documenti utilizzandosigle (per esempio, 23-2004) per indicare che si tratta di documenti emessi nel corsodel corrente anno. Se lo si facesse la procedura di numerazione restituirebbe sempre ilvalore zero! Infatti, la sigla è considerata un testo.

Gestire la numerazione dei documenti� La tabellaL’inserimento del numero progressivo del documento di trasporto avvieneindirettamente. Infatti, anziché digitarlo subito nella cella dedicata, lo si immette in unatabella, consentendo così di avere sempre a disposizione la situazione aggiornata deidocumenti emessi. I numeri possono essere inseriti in qualsiasi ordine (per righe, o percolonne, e al limite in ordine sparso, anche se ciò non è conveniente), senza che vengapregiudicata la correttezza delle operazioni. Quando si imposta la tabella nel propriomodello, si tenga conto che aggiungendo o eliminando righe si può modificare lastruttura del documento di trasporto, pertanto eventuali interventi vanno fatti agendosul numero delle colonne. È anche opportuno procedere alla denominazione dell’areaoccupata dalla tabella.

� Visualizzare la dataEcco come si presenta la data restituita dellaformula =ADESSO() dopo che si procedutoalla formattazione della cella che la contiene.La data verrà aggiornata a quella correnteogni volta che si apre il modello.

� Formattare la cellaFormattando opportunamente la cella si puòdefinire come sarà visualizzata la data.Evidenziarla, aprire il menu Formato, optareper Celle, e scegliere il formato desideratonella maschera che si apre.

Inserimento automatico della data

� La formulaL’inserimento della data prevede che la siprelevi dall’orologio del sistema tramite unaopportuna formula. Nel nostro caso, bastainserire nella cella E3 l’espressione=ADESSO(), e formattare opportunamente lacella stessa.


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Data e ora in tempo reale

Il documento di trasportoprevede una cella (E22, perl’esattezza), che deve ospita-

re la data e l’ora della spedi-zione.

Tale casella si rivela indi-spensabile se la stampa del do-cumento e la spedizione av-vengono in tempi successivi, epertanto si prepara il docu-mento con un certo anticipo.In questi casi il dato deve es-sere inserito manualmente, mase la compilazione e la spedi-zione sono contemporaneel’inserimento può essere auto-matizzato. La soluzione piùsemplice sarebbe quella di in-trodurre nella cella la formula=ADESSO(), e di impartire aquest’ultima il formato Data eora. Volendo spaccare il capel-lo, però, tale soluzione portaad un dato non corretto. Infat-ti, se per una ragione o per l’al-tra si perde un po’ di tempo,l’ora visualizzata non sarebbeesattamente quella dell’iniziodel trasporto.

È possibile poi affiancare al-la cella un minipulsante, ed as-sociarvi una macro che con-senta di inserire la formula so-lo un istante prima di dare allestampe il documento. La ma-cro, ovviamente, può essereregistrata. Innanzitutto, asse-gnare una volta per tutte allacella E22 il formato Data e ora,attivare la registrazione, deno-minare la macro, quindi porta-re il cursore in A1, poi in E22,premere il tasto Canc, quindidigitare la formula. Per asse-gnare l’opportuno formato allacella farvi sopra clic, aprire ilmenu Formato, quindi selezio-nare la voce Celle. Nella fine-stra Categoria della scheda Nu-mero della maschera che siapre, scegliere Data. Nell’elen-co a fianco attivare il formatodesiderato (per esempio, 14marzo 2004 13.30).

� Registrare la macroAttivare il registratore delle macro, e assegnareun nome a quella che stiamo impostando. Aquesto punto, portare il cursore in A1, spostarsisulla cella E22, quindi digitarvi la formula=ADESSO(). Inserita l’espressione, riportare ilcursore in A1. Quindi disattivare la funzionalità diregistrazione. È appena il caso di ricordare chealla cella E22 deve essere stato assegnato inprecedenza, manualmente, il formato Data e ora.

� Data e oraNella cella E22 devono essere inserite la data el’ora di inizio del trasporto. Inserendo nellasuddetta posizione la formula =ADESSO() eformattando opportunamente la cella si possonovisualizzare contemporaneamente i due dati. Se ildocumento viene stampato successivamente,però, l’informazione relativa all’ora non è piùcorretta. I dati possono essere inseriti almomento opportuno impostando una macro chetrascriva estemporaneamente la formulapremendo semplicemente un pulsante.

� Il codice del pulsanteConsiderando che l’inserimento della formula=ADESSO() avviene tramite la pressione di unpulsante, bisogna inserire nel codice diquest’ultimo il nome della macro che eseguel’operazione. Per accedere al codice del pulsante,attivare nella barra strumenti del Vba l’icona consopra impresse la squadra e la matita, fare clicdestro sul pulsante stesso, e nel menucontestuale al clic optare per la voce Visualizzacodice.

� Il listatoEcco come si presenta il listato della macro cheabbiamo appena registrato. Il passo piùimportante è quello di trascrive la formula nellacella E22. Tale cella, per facilitare laconsultazione del listato, non è stata denominata,ma la nostra raccomandazione, è sempre quelladi farlo. Si noti che in fase di registrazione laformula =ADESSO() è stata acquisita nellaversione inglese =NOW().

Impostazione della macroGli estremi deltrasporto possonoessere inseritinella caselladedicata tramiteuna macro

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Archiviazione del documentoIl documento, unavolta compilato,viene salvato inautomatico con un nome univocoche consente diidentificarlo

Dei documenti di trasportodevono essere conservateopportune copie, da stam-

pare contemporaneamente alrilascio dell’originale, ma è an-che consigliabile procedere al-la loro archiviazione automati-ca. In questo caso si presenta ilproblema che le formule pre-senti nel modello (date, nume-razioni, e così via) non devonoaggiornarsi ogni volta che que-sto verrà richiamato, e biso-gna anche preoccuparsi delladenominazione del file, che de-ve consentire la corretta iden-tificazione del documento. Lasoluzione è quella di copiare lazona del modello, e di incollar-la in modalità Incolla specialein una nuova cartella, trasfor-mando le formule nei corri-spondenti valori, e mantenen-do intatta la larghezza delle co-lonne. A questo punto, il nuovofoglio di lavoro viene salvato,incorporando nel nome del fileil numero del documento. Inpratica, dopo aver registratouna macro che copia e salva ilmodello con un nome standard(per esempio, documento ditrasporto), si opera una modi-fica del listato dichiarando unavariabile in cui viene registratoil contenuto della cella E4 (valea dire il numero del documen-to). A questo punto, si modificail passo relativo al salvataggiodel foglio di lavoro inserendosubito dopo il nome standarddel file il riferimento alla varia-bile (tramite l’operatore di con-catenazione &). Così facendo ildocumento sarà salvato con ladiciture Documento di trasporto1, 2, 3, e così via. Quando i fileverranno richiamati recheran-no numerazioni e date correttein quanto non contengono for-mule che verrebbero irrime-diabilmente aggiornate.

� Salvataggio della cartellaLa cartella viene salvata nel percorso che è statospecificato durante la registrazione della macro, econ un nome dotato di un suffisso rappresentatodal numero che è stato dato al documento ditrasporto. Così facendo il file potrà essereidentificato in maniera univoca. L’assegnazionedel suffisso è il risultato di una opportunamodifica che dovrà essere fatta, come vedremo,sul listato della macro originale.

� Controllo doppio salvataggioSe dopo aver salvato e chiuso il documento ditrasporto si procedesse erroneamente a salvarlouna seconda volta, dal momento che gli verrebbeassegnato lo stesso nome si viene avvertitidell’errore da un opportuno messaggio. In questocaso, bisogna rispondere Si alla proposta disovrascrizione. Se si rispondesse No si registraun errore a livello di macro. In tal caso, nelcorrispondente messaggio premere il pulsanteFine per annullare definitivamente l’operazione.

� La funzione Incolla specialeGrazie alla funzione Incolla speciale è possibilereplicare il modello di documento in un’altracartella, e salvarlo in modo che quando lo sidovesse riaprire le formule che gestiscono date eore non vengano aggiornate, visualizzando così leinformazioni originali. È importante ricordare chela replica prevede tre incollaggi speciali, eprecisamente, nell’ordine: larghezza colonne,valori, e formati. Se non si segue tale ordine lareplica del documento non va a buon fine.

� Salvare il documento di trasportoPer salvare il documento appena compilato bastapremere il pulsante di archiviazione. Così facendoviene lanciata la macro che gestisce l’interaoperazione. In pratica la zona occupata daldocumento viene copiata, quindi replicata(utilizzando la funzione Incolla speciale) nel primofoglio di lavoro di una nuova cartella. L’incollaggiodeve avvenire assolutamente nel seguente ordine:trasferimento larghezza colonne, trasformazioneformule in valori, trasferimento formati.

La procedura

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� L’operatore &In ambiente Excel, attivare la guida in linea,e nella casella di ricerca inserire comechiave di interrogazione il seguente testo:Concatenazione stringhe. Degli argomentiindividuati consultare il primo (combinaretesto e numeri).

� Macro e variabiliAccedere all’editor del Vba facendo clic sullaprima icona della barra degli omonimistrumenti. Attivare la guida in linea, edichiarare come chiave di ricerca la stringaDimensionamento variabili.

Per avere aiuto

� Incolla specialeAprire la guida in linea, e utilizzare comechiave di ricerca la stringa Incolla speciale.Viene individuato l’argomento Sostituire unaformula con il corrispondente valore. Fareclic su questo riferimento per accedere allapagina di aiuto.

� Salvare la cartellaAprire il menu File e optare per la voce Salva.Impostare il percorso in cui devono esseresalvati i documenti da archiviare (nel nostrocaso vengono registrati in C:\). Premere ilpulsante Salva e arrestare la registrazione.

� Aprire una cartellaCreare una nuova cartella. Portare il cursoresulla cella A1 del primo foglio di lavoro.Attivare la procedura Incolla speciale ereplicare nell’ordine: la larghezza colonne, ivalori restituiti dalle formule e i formati.

Registrare la macro di archiviazione

� Copiare il documentoAttivato il registratore delle macro, assegnareil nome a quella che si sta registrando, edevidenziare l’area occupata dal documento.Aprire il menu Modifica, e selezionare la voceCopia per replicare l’area evidenziata.

� Concatenare la variabileNel passo che gestisce la dichiarazione delnome del documento da salvare sisostituisce il riferimento al nome assegnatocon la stringa concatenata. Nel nome del filecomparirà così il numero del documento.

� Assegnazione della variabileIl passo Dim VARIABILE dichiara la variabile,mentre il passo VARIABILE = Range(“E4:E4”)le attribuisce il contenuto della cella E4, valea dire il numero che è stato assegnato aldocumento di trasporto.

� Il listato della macroIl listato della macro che è stata appenaregistrata. La prima cosa da fare èaggiungere all’inizio i passi perl’assegnazione della variabile che ospita ilnumero assegnato al documento.


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Utilizzo del modelloVi spieghiamocome utilizzare il foglio Excel nelCD ed apportareeventualimodifiche allazona riservataalle merci spedite

Preparare un documento ditrasporto è semplicissimo.In linea di massima basta

inserire il numero progressivoda assegnargli nella tabella de-dicata, quindi prelevare daglielenchi a discesa i dati neces-sari. Dopodiché, si procede agliinserimenti manuali, e come ul-tima operazione si preme il pul-sante incorporato nella casellaData e ora del trasporto per in-serivi il corrispondente dato(se il modello è stato così mo-dificato). A questo punto, pre-mere il pulsante di archiviazio-ne per salvare il documento. Ilsalvataggio prevede l’assegna-zione del nome univoco Docu-mento di trasporto N, dove N è ilnumero progressivo che è sta-to assegnato al documentostesso. Si noti che procedendoad eventuali inserimenti ma-nuali che prevedano la sovra-scrizione di alcune formule,per preparare un nuovo docu-mento si deve chiudere il mo-dello (senza salvarlo), e riapri-re l’originale. L’applicazioneesemplificativa prevede pocospazio per la merce spedita,pertanto bisognerà aggiungerenuove righe in quella zona. taliaggiunte vanno a modificare lastruttura della tabella di nume-razione.

Il nostro consiglio, in ognicaso, è quello di sviluppare unnuovo modello personalizzatoin base alle istruzioni fornitenella presente dispensa. A co-sto di essere monotoni, ricor-diamo ancora una volta chetanto il modello che le istruzio-ni fornite nella presente di-spensa sono da considerarsisemplici suggerimenti che cia-scuno dovrà interpretare co-me meglio crede.

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� Prelevare i dati dagli elenchiAlcuni dati vengono prelevati da speciali elenchi adiscesa. Le liste che alimentano tali elenchi sitrovano nel foglio di lavoro supporto, e devonoessere opportunamente denominati. Al loro nomesi farà riferimento nella casella delle proprietàdegli elenchi. Per consentire di aggiungere nuovielementi alle liste conviene denominare una zonapiù ampia di quella occupata al momento dalleliste stesse.

� Modifiche all’archivio indirizziSe si prevede di aggiungere nuove informazionirelative ai destinatari bisogna aggiungere nuovecolonne all’archivio indirizzi. In tal caso, si devecontrollare che le vecchie e nuove formule operinosulla nuova zona occupata dall’archivio, eprocedere eventualmente a modificare il numerodella colonna di prelievo. Quando si immettonoaltri dati, anziché inserire nuove righenell’archivio, conviene aggiungerli alla fine diquest’ultimo e procedere poi all’ordinamento.

� Il documento archiviatoIl documento viene archiviato nel primo foglio dilavoro di una nuova cartella, alla quale siattribuisce automaticamente un nome che siarticola nella stringa fissa Documento ditrasporto e nel numero progressivo che è statoassegnato. Se per errore si procede a salvare unaseconda volta il documento, un opportunomessaggio ci avverte della cosa. In tal caso, dopoaver effettuato gli opportuni controlli, si puòprocedere alla sovrascrizione del documento.

� Inserire il numero progressivoIl numero da assegnare al documento deveessere inserito nella tabella dedicata, e saràtrasferito nella cella E4 tramite la formula in essacontenuta. Tale soluzione consente di averesempre disponibile la situazione dei documentiemessi, riducendo così l’eventualità di emetteredocumenti con numerazione non corretta. Se ilnumero progressivo deve avere un suffisso,bisogna risolvere il problema utilizzando glioperatori di concatenazione.

Compilare e salvare il documento


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Conoscere in tempo realele quotazioni di un’azio-ne non è un problema:

basta collegarsi a Internet evisitare uno dei tanti siti cheoffrono gratuitamente taleservizio. Però, se quello che ciinteressa è elaborare in qual-che modo le suddette infor-mazioni, la cosa migliore dafarsi è importarle direttamen-te all’interno di un foglio di la-voro. A questo punto, le pos-sibili analisi sono solo da im-maginare. Per esempio, i datiprelevati possono essere regi-strati automaticamente in unarchivio, interpretati grafica-mente, esportati in altre ap-plicazioni e così via. Tutto

questo è possibile grazie auna speciale funzione che in-terpreta il puntuale aggiorna-mento di quella che in versio-ni più datate consentiva dicollegarsi al Web e di prele-varvi dei dati. Le corrispon-denti procedure, non solo so-no state rese più amichevoli,ma la funzione stessa si pre-senta decisamente potenziatae molto più versatile. In que-sta dispensa vi spieghiamocome sviluppare un’applica-zione per collegarsi automati-camente a un servizio infor-mativo che fornisce gratuita-mente informazioni borsisti-che e a importare in Excel idati che vi interessano per

condurre semplici elaborazio-ni. Nella fattispecie, si calco-lerà in tempo reale il valoreglobale di un portafoglio, esuccessivamente lo si con-fronterà con l’ammontare del-l’investimento iniziale per va-lutare profitti o perdite. Chivuole utilizzare da subito l’ap-plicazione può passare diret-tamente all’ultimo capitolo.

Le procedure descritte so-no opportunamente esempli-ficate nel modello Borsa.xls re-gistrato sul CD Guida 2 di PCOpen (PDF/Schede pratiche).Se al lancio del modello com-parisse un messaggio relativoall’attivazione delle macro,aprire il menu Strumenti, sele-zionare Macro, quindi Prote-zione. Impostare la protezioneal livello più basso (se lo si ri-tiene opportuno), quindi sal-vare il modello e riaprirlo.

di Alberto Nosotti

La borsa su Internet

- Scegliere il servizio p. 122- Come interrogarlo p. 122

L’importazionedei dati

- La procedura p. 124- Importare i dati p. 124

Impostazionedel modello

- Come strutturare l’applicazione p. 126

- Il foglio di riepilogo p. 126

Registrare le macro

- Attivare la registrazione p. 127- Registrare la procedura p. 127

Il modello- Come utilizzarlo p. 128- Personalizzazione p. 128

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Excel 2003:controllare in tempo reale un portafoglio azionario

Vi spieghiamo come collegarsi a Internet dall’interno di un foglio di lavoro e prelevare in automatico le quotazioni dei titoli

Excel 2003:controllare in tempo reale un portafoglio azionario


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I servizi informativi su InternetCome scegliere i siti che possonoessere utilizzatiper importare le informazioni nel foglio di lavoro

La scelta del servizio da uti-lizzare dipende, ovviamen-te, dal tipo di dati che si vo-

gliono importare. Se non ci sivuole limitare al prelievo dellesole quotazioni, ma si deside-ra complementare questi daticon altre indicazioni, convieneorientarsi su siti che fornisca-no schede dettagliate delle sin-gole azioni, in cui è possibilereperire tutte le notizie che cipossono interessare. Un’altraimportantissima considerazio-ne da farsi è quella relativa alformato in cui vengono pre-sentati i dati importati. In certicasi, per esempio, si utilizza ilpunto come separatore di de-cimale, rendendo così neces-sarie fastidiose e non semprecerte conversioni.

Il sito Msn.itIn questo capitolo analizzia-

mo la struttura del servizioinformativo Msn.it, che a no-stro avviso si presta meglio ditanti altri allo scopo che ci sia-mo prefissi, e si rivela al tempostesso ricco di opzioni e servi-zi che possono costituire nuo-ve fonti di informazioni.

Ci riferiamo, tanto per farequalche esempio, alla possibi-lità di consultare documenti earticoli relativi alle azioni checi interessano, di ottenere datidai mercati dei cambi e di ac-cedere alla situazione degli in-dici delle principali borse mon-diali.

Tutte queste notizie vengo-no aggiornate frequentemen-te, a intervalli temporali di-chiarati nei prospetti cui si ri-feriscono. In questo capitolo sidescrivono in dettaglio le pro-cedure per raggiungere le pa-gine che ospitano le tabelle, icui contenuti verranno impor-tati nei fogli di lavoro, mentrenei successivi vedremo comeelaborarli. �

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� La scheda datiLa scheda dell’azione ospita, oltre alle quotazioni,anche altre utili informazioni. Per esempio, sonoriportati i minimi e i massimi toccati durantel’anno in corso, i volumi scambiati, e così via. Fra i dati fondamentali, invece, sono indicati i mercati di scambio, l’ammontare dei dividendidistribuiti, il rendimento per azione, il numero di azioni circolanti e la capitalizzazione.

� I graficiA complemento dei dati di base sono disponibilianche accurate analisi grafiche, la cui strutturapuò essere suscettibile di personalizzazione. Si accede al grafico premendo il pulsantino con sopra impressa l’icona di un diagramma, che si trova in calce alla scheda dati. Sotto il grafico è prevista una sezione interattivache consente di specificare i parametri di personalizzazione del grafico stesso.

� Importazione di testiNella pagina che ospita la scheda dell’azionepossono essere presenti i collegamenti ad articolio note relativi all’andamento del titolo. Vale la pena di osservare che anche questielementi, seppure testuali, possono essereimportati in ambiente Excel. Questa possibilità si rivela preziosa qualora si desideri creare un archivio di notizie relative ad azioni che ci interessano particolarmente. I testi, una volta importati devono essere, comevedremo, opportunamente formattati.

� La home pageLa pagina principale del servizio (www.msn.it )si apre per default tutte le volte che si lanciaInternet Explorer (a meno che non sia statadefinita un’altra pagina preferenziale). La ricercaprende le mosse dalla sezione Money che si trovanella parte centrale della pagina. Si accedesuccessivamente alla videata che compendial’esito della ricerca, o direttamente alla schedadell’azione. Le quotazioni sono aggiornate ogniventi minuti circa. Premendo un apposito pulsante è possibile visualizzare il grafico dei dati storici.

L’offerta di Msn.it


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Consultare Msn.it

� La schedaLa tabella che compendia i dati dell’azione. Il prospetto verràimportato in un foglio di lavoro, dal quale si preleveranno, citandoi corrispondenti riferimenti di cella, i dati che devono essereelaborati.

� Specificare l’azioneLa sezione della home page che gestisce l’accesso alle schedeinformative della varie azioni. Nella casella dedicata inserire il nome dell’azione che ci interessa, quindi fare clic sul pulsantinoGo a fianco della casella stessa.

� Consultazione di documenti Il servizio, come molti altri del resto, offre la possibilità di accedere,tramite opportuni collegamenti ipertestuali, a documenti, materialeinformativo in genere e articoli relativi all’azione.

� Il risultato delle ricercheSe esistono varie tipologie del titolo specificato si accede a una pagina che le elenca dettagliatamente. A questo punto, fareclic su quella che ci interessa per accedere alla corrispondentescheda informativa.

� Il mercato dei cambiAttivando nel Pannello strumentiil collegamento Valute si accede a unapagina che ospita i cambi delle principalivalute europee e internazionali. La scelta si opera nel relativo elenco a discesa.

� Gli indici borsisticiSe nel Pannello strumenti si fa clic sul collegamento Indici principali vienevisualizzata una tabella che elencal’andamento dei principali indici borsisticiitaliani (Mib 30, Midex, Numtel, e Mib Tel).

Gli strumenti utili

� Il pannello strumentiA fianco della scheda dati si trova un box in cui è contenuto un elenco di collegamentiipertestuali che danno l’accesso ad altre utiliinformazioni, che è possibile importare in ambiente Excel.


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Importare i dati e le quotazioniUna volta definitoil servizio con cuioperare si possonoinserirele tabelle dei dati in ambiente Excel

La metodologia che inten-diamo seguire è quella didedicare a ogni scheda da-

ti un foglio di lavoro. In parti-colare, le corrispondenti tabel-le verranno importate nellacella A1 di altrettanti fogli di la-voro, in modo tale da far coin-cidere con questa posizione illoro angolo superiore sinistro.Si ottiene così il vantaggio, chesi rivelerà prezioso nel caso sivolessero eseguire determina-te elaborazioni, di ospitare idati omologhi sempre nellemedesime posizioni dei vari fo-gli di lavoro.

Ecco come importare, dalsito Msn.it di Microsoft, lascheda dell’azione Fiat. Innan-zi tutto, assegnare il nome deltitolo al foglio in cui si inten-dono importare i dati, posizio-nare il cursore in A1 e attivareil collegamento Internet.

Aprire il menu Dati, selezio-nare Importa dati esterni e nelcorrispondente sottomenu op-tare per Nuova query sul Web.Si determina così l’apertura diuna maschera in cui, dal mo-mento che il collegamento a In-ternet è attivo, viene caricataautomaticamente la pagina diMsn Microsoft. In caso contra-rio digitarne l’indirizzo nella li-nea di stato. Raggiungere la pa-gina che ospita la tabella datirelativa all’azione che ci inte-ressa. Come si può notare, alsuo fianco si trova un pulsanti-no giallo. Farvi sopra clic perspuntarlo (il pulsante diventaverde). Premere poi il bottoneImporta in calce alla maschera.Viene visualizzato un boxino incui si preme il pulsante Ok. Hacosì luogo l’importazione, con-clusa la quale i dati della tabel-la vengono visualizzati in sin-gole celle nel foglio di lavoro.

Nel prossimo capitolo ve-dremo come elaborarli oppor-tunamente. �

� Lanciare la proceduraPrima di cominciare, è essenziale aprire il collegamento a Internet. Quando questo è attivo, posizionare il cursore sulla A1, aprire il menu Dati e selezionare la voce Importa datiesterni. Nel corrispondente sottomenu optare per la voce Nuova query sul Web.Si accede così alla maschera che gestisce la procedura per l’importazione dei dati da una pagina Web.

� Accedere a Msn.itLa maschera è una finestra sul Web, e poiché è attivo il collegamento a Internet, nell’area dilavoro viene caricata automaticamente la homepage del servizio informativo Msn di Microsoft,ammesso che non si sia impostata comestandard una pagina diversa. In tal caso digitarewww.msn.it nella barra degli indirizzi. A questopunto, raggiungere la scheda dati che si riferisceall’azione da monitorare.

� Impostare la home pageDal momento che l’area di lavoro è direttamentecollegata a Internet Explorer, si può richiedere che la pagina di apertura sia quella che ciinteressa. La modifica si opera nella schedaGenerale della maschera che si apreselezionando Opzioni Internet nel menu Strumentidi Explorer. Nella prima sezione della suddettascheda premere semplicemente il pulsantePagina predefinita, poi i pulsanti Applica e Ok.

� Denominare il foglio di lavoroConsiderando che un portafoglio azionario si articola in un certo numero di azioni, e che alleschede di queste ultime è riservato un foglio di lavoro, è opportuno assegnare loro un nomeche sia esplicativo dell’azione cui si riferiscono.Ecco come procedere. Fare clic destrosull’etichetta in calce al foglio stesso, e nel menucontestuale al clic selezionare la voce Rinomina.A questo punto si può modificare il testodell’etichetta.

Operazioni preliminari

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� Il risultatoEcco come si presenta il testo importatodopo averlo sottoposto a un’opportunaformattazione per renderlo leggibile. Si notiche adesso il testo è contenuto in una solacolonna del foglio di lavoro.

� ImportazioneI testi importati occupano più celle di unasola riga. Selezionare l’intera zona, aprire il menu Formato, optare per Celle e, nellascheda Allineamento della maschera che si apre, attivare l’opzione Testo a capo.

Importazione di testi

� Selezione dei testiIn una pagina possono essere contenuti testiche, se interessanti, possono essereimportati nel foglio di lavoro. I testi si selezionano facendo clic sul pulsantinogiallo che si trova al loro fianco.

� Importazione dei datiSelezionati opportunamente i dati da importare, premere il pulsante Importain calce all’area di lavoro. Così facendo, la maschera scompare e viene visualizzatoun box in cui si preme il pulsante Ok.

� Selezionare la tabellaPremendo il pulsante giallo, questo cambiacolore (da giallo diventa verde), e al suointerno compare il tradizionale simbolo di spunta. Contemporaneamente, i dativengono racchiusi in un riquadro.

Importare i dati nel foglio di lavoro

� La pagina dei datiEcco come si presenta la pagina che ospitala scheda dati dell’azione. Si noti che tutte le tabelle ospitate sono affiancate da un pulsantino giallo. Premendolo si selezionano i dati da importare.

Cancellare la tabellaPer cancellare la tabella bisogna seguire unaparticolare procedura. Selezionare tutti i dati,premere il pulsante Cancella e rispondereaffermativamente alla richiesta di accettarela cancellazione, se presentata.

� Gestione dei datiFacendo clic destro su una qualsiasi celladella tabella si apre il menu che consente di gestire quest’ultima. In particolare,selezionando la voce Aggiorna dati si puòeseguire in qualsiasi momento il refresh deidati.

� La tabella importataEcco come si presentano i dati una voltaimportati nel foglio di lavoro. Si noti che ogniinformazione è ospitata in una cella. I datipossono essere prelevati dalla tabella ed elaborati opportunamente.


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Impostare il foglio ExcelIl modello si articola in unfoglio di riepilogoe in tanti fogli di lavoro quantesono le azioni del portafoglio

Dopo aver importato i daticontenuti nelle schedeinformative delle azioni

possiamo prelevare da questele loro quotazioni (che si trova-no nella cella B2 di ogni fogliodi lavoro), e riportarle in un fo-glio di riepilogo dove verrannoopportunamente elaborate. Inparticolare, in base ai quantita-tivi posseduti e ai prezzi di ac-quisto si possono confrontare ivalori iniziali ed attuali del por-tafoglio, e valutare per differen-za perdite o profitti. Per esegui-re correttamente il prelievo del-le quotazioni dai fogli di lavorodedicati alle varie azioni con-viene denominare le corrispon-denti celle.

Denominare le celleRiferendoci al nostro esem-

pio denomineremo rispettiva-mente Aem, Fiat, Milano Assi-curazioni, e Telecom, le posi-zioni B2 dei quattro fogli titolo.Creare un nuovo foglio e deno-minarlo Portafoglio. Disegnareuna tabella di 10 righe e 6 co-lonne. Nelle celle F9 e H9 inse-rire rispettivamente le formuleche valorizzano l’ammontareiniziale e attuale del capitalecorrispondente alle singoleazioni. Nella cela J9, invece, in-serire la formula che valorizzaprofitti e perdite parziali. Re-plicare tutte le formule nellezone sottostanti. Nelle celledella colonna G inserire i rife-rimenti ai nomi assegnati allecelle che contengono le quota-zioni delle azioni (per esem-pio, nella cella G9 inserire=Aem, in G10 digitare =Fiat, ecosì via). Ovviamente, se si de-vono tenere sotto controllo unnumero superiore di azioni bi-sogna predisporre nuovi foglidi lavoro per ricevere i dati diimportazione. �

� Denominare i dati importatiLe quotazioni importate vengono trasferite nelfoglio di riepilogo facendo riferimento ai nomiassegnati alle celle che li contengono. Ecco comeeseguire una denominazione. Selezionare la celladel foglio azione da denominare (B2), e digitare ilnome da assegnarle nella casellinaimmediatamente soprastante la lettera A checontrassegna la prima colonna del foglio di lavoro.Premere Invio per consolidare la denominazione.

� Formule ed espressioniNella cella F9 inserire la formula =D9*E9 perquantificare l’investimento iniziale. In G9 inserireil riferimento al nome della cella del foglio azionida cui prelevare le quotazioni (=AEM). Nellaposizione H9, invece, inserire l’espressione=D9*G9 che valorizza l’investimento attuale. Pervalorizzare le perdite e i profitti relativi alla primaazione in portafoglio, digitare in J9 l’espressione=H9-F9. Inserendo il numero delle azionipossedute tutte le formule vengono valorizzate.

� Testare il modelloPer controllare se il modello funziona, lanciare ilcollegamento a Internet, portarsi su un foglioazione, cancellare il dato in B2. Nel foglio diriepilogo deve scomparire il corrispondentevalore. A questo punto, portarsi sulla cella A1 delfoglio azione, e fare clic destro. Nel menucontestuale al clic selezionare la voce Aggiornadati. Se abbiamo operato correttamente vienelanciata l’importazione e il dato ricompare nellaopportuna cella del foglio di riepilogo.

� Il foglio di riepilogoIl foglio elettronico (Borsa.xls disponibile nel CDGuida 2 all’interno della cartella PDF/Schedepratiche) preleva i dati dai fogli azioni, e li elaboragrazie alle formule che vi sono state inserite. Inparticolare, vengono valorizzati gli investimentiattuali e iniziali e calcolati profitti o perdite. Si notiche accanto al nome di ogni azione è posizionatoun pulsante. Ad essi verranno associate le macroche aggiornano di volta in volta i dati contenuti neifogli azione.

Il funzionamento del modello nel CD Guida

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Sviluppare le macroPer automatizzareil modello è sufficienteimpostarele macro cheaggiornanoi fogli azione

Così com’è, l’applicazionepuò essere utilizzata solomanualmente. In altre pa-

role, bisogna accedere ai varifogli azione, quindi attivare laprocedura di aggiornamento.Sviluppando una semplice ma-cro, però, tutte queste opera-zioni possono essere conve-nientemente automatizzate. Inpratica basta registrare le pro-cedure di aggiornamento dellevarie quotazioni e associare al-la pressione di un pulsante illoro lancio. Ecco come regi-strare la macro che aggiorna lequotazioni dell’azione Aem.

La prima cosa da fare è col-legarsi a Internet, dopodiché siaccede al foglio di interfacciadel modello. Infatti, è essenzia-le partire dall’ambiente in cuiavrà luogo l’aggiornamento deidati.

A collegamento avvenuto,aprire il menu Strumenti, sele-zionare la voce Macro e nelsottomenu corrispondente op-tare per Registra nuova macro.Così facendo, viene visualizza-to un box in cui si digita il no-me da assegnare alla macronella casella dedicata. Premen-do il pulsante Ok si determinala scomparsa del box e la vi-sualizzazione di una barrettacon due pulsanti. Utilizzeremoil primo (quello con all’internoun piccolo quadrato) per arre-stare la registrazione della ma-cro. A questo punto, portare ilcursore in A1, fare clic, quindiaccedere al foglio dell’azioneAem e selezionare ancora laposizione A1. Fare clic destro enel menu contestuale al clicoptare per la voce Aggiorna.

Avvenuto l’aggiornamentodei dati, ritornare alla posizio-ne A1 del foglio principale,quindi arrestare la registrazio-ne della macro. �

� Denominare la macroAttivando la procedura di registrazione si determina la comparsa di una minibarretta che ospita due pulsanti. Quello che ci interessa è il primo dei due: lo utilizzeremo per arrestare la registrazione della macro quando sarà il momento. Se la barretta non fosse presente richiederne la visualizzazione aprendo il menu Visualizza,selezionando Barre strumenti e optando per la voce Interrompi registrazionenel corrispondente sottomenu.

La procedura di aggiornamentoAccedere al foglio principale, portarsi su un foglioazione e cancellare il dato in B2. Così facendo,nel foglio di riepilogo scomparirà il corrispondentevalore per indicare che ne è in corsol’aggiornamento. A questo punto, portarsi sullacella A1 del foglio dell’azione e fare clic destro.Nel menu contestuale al clic selezionare la voceAggiorna dati. A questo punto inizial’aggiornamento e il dato ricompare nellacorrispondente cella del foglio di riepilogo.

Editare la macroL’aggiornamento può essere eseguito in background e monitorato direttamente dal foglio principale. Basta una piccola modifica al listato della macro. Per visualizzarlo accedereal box di gestione delle macro, selezionare quellada modificare, quindi premere il pulsanteModifica. Nel passo Selection.QueryTable.RefreshBackgroundQuery:=False, sostituire Falsecon True.

� Attivare la registrazioneAprire il menu Strumenti e selezionare la voceMacro. Così facendo si accede a un sottomenu in cui si opta per la voce Registra nuova macro.In alternativa, fare clic nella barra strumenti delVisual Basic, sul pulsante con sopra impresso un pallino. Se la barra degli strumenti del VisualBasic non fosse presente, richiederne la visualizzazione aprendo il menu Visualizza,selezionando Barre strumenti e optando per Visual Basic nel corrispondente sottomenu.

Registrazione e aggiornamento

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Utilizzo e modifiche al modelloEcco comeutilizzareil foglio di lavoro e fare eventualimodificheper aumentare il numero di azionigestite

Controllare il portafoglioazionario è semplicissi-mo. In pratica, dopo aver

attivato il collegamento a In-ternet, basta fare clic sul pul-sante accanto al nome dell’a-zione di cui si desidera aggior-nare la quotazione. Se non siottiene il risultato voluto, si-gnifica che il collegamento conla pagina Web non è andato abuon fine e si può verificare lavisualizzazione di un messag-gio di errore. In tal caso, chiu-dere il corrispondente box, epremere nuovamente il pul-sante di aggiornamento. Se an-che in questo caso il collega-mento con il server non va abuon fine, conviene uscire daInternet e riprovare successi-vamente. Si noti che alla pres-sione del pulsante di aggiorna-mento, la quotazione preesi-stente scompare per indicareche il collegamento è in atto.

Fra l’altro, le fasi dell’inter-rogazione vengono monitoratenella parte inferiore sinistradel video.

Modificare il portafoglioPer sostituire un’azione con

un’altra bisogna accedere alfoglio dell’azione stessa, can-cellare la tabella dati, ed ese-guire in loco un’interrogazionerelativa al nuovo titolo. Dopo-diché, si registra la corrispon-dente macro di aggiornamentoe la si associa al pulsante del-l’azione. Se, invece, si voglionoaggiungere nuovi titoli, biso-gna eseguire l’interrogazionein un nuovo foglio, denominarela cella con le quotazioni, quin-di registrare la macro di ag-giornamento e associarla alpulsante che sarà creato perlanciarla. �

� Sostituire un’azioneIl modello prevede il controllo di quattro azionipredefinite: Aem, Fiat, Telecom e MilanoAssicurazioni. Per sostituire uno di questi titolicon un altro, cancellare la tabella daticorrispondente ed eseguire in loco una nuovainterrogazione. A questo punto, partendo dal foglio principale, registrare la macro per l’aggiornamento della nuova tabella e associarla al pulsante della vecchia azione.

� Aggiungere un’azioneIn questo caso bisogna prevedere un nuovo fogliodi lavoro e un nuovo pulsante. Creare il nuovofoglio e denominarlo con il nome del titolo.Portare il cursore in A1 ed eseguirel’interrogazione relativa alla nuova azione. A questo punto, partendo dal foglio principaleregistrare la macro di aggiornamento dati e associarla al nuovo pulsante che è statoappena creato. Denominare opportunamente la cella B2 del nuovo foglio di lavoro.

� La macro di aggiornamentoQuando si registra una macro di aggiornamentonon ci si dimentichi di prevedere, come primaoperazione della procedura, la cancellazione del dato corrispondente all’ultima quotazione.Così facendo, quando la macro verrà lanciata dal foglio principale, la scomparsa dellaquotazione dalla cella che la ospita indica che la procedura è in corso di svolgimento.

� Errori di connessioneIn figura è visualizzato il messaggio che puòcomparire qualora la connessione con il sito da cui prelevare le quotazioni non vada a buonfine. In tal caso, chiudere il messaggio, e ritentarel’aggiornamento premendo l’opportuno pulsante.In certi casi, potrebbe essere necessario chiudereil collegamento ed eseguire successivamentel’aggiornamento delle quotazioni. Le fasi della connessione sono monitorate nella parte inferiore sinistra del video, dove vienevisualizzato un piccolo mappamondo.

Messaggi di errore e aggiornamenti

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PC Open Settembre 2004121

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Excel 2003:esaminare le statistiche di venditaValutare come un insieme di valori si ripartisce all’interno di determinatiintervalli è un problema che si presenta abbastanza frequentemente: per valutare le vendite, per esaminare i risultati di un sondaggio, e così via. In questa dispensa vi spieghiamo come fare

La funzioneFrequenza

- Un po’ di teoria p. 122- Le formule p. 122

L’interfaccia delmodello

- Dati e formule p. 124- Il grafico p. 124

Le funzioni Se e Concatena

- Come operano p. 126- Impostare le formule p. 126

Il box di dialogo- Creare il contenitore p. 128- Inserire le caselle p. 128

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Capita spesso, e non soloin azienda, di calcolare ladistribuzione di un insie-

me di valori all’interno di uncerto numero di intervalli divaria ampiezza. Conviene faresubito un esempio pratico. Seconosciamo l’importo di tuttele fatture attualmente inevase,può essere utile sapere quantesono comprese, poniamo, fra1 e 100 euro, quante fra 101 e300, fra 301 e 500, e così via. Eancora, se è stato prelevato un

certo numero di campioni dauna linea di produzione, si puòvalutare come questi si distri-buiscono all’interno di un cer-to numero di fasce di valori, alcentro delle quali si trova l’in-tervallo di accettabilità. Inquesto caso, i risultati forni-scono utili informazioni sul-l’andamento del processo pro-duttivo. In pratica, si deve ese-guire quella che gli addetti ailavori definiscono una analisidi distribuzione delle fre-

quenze. Excel mette a disposi-zione una funzione espressa-mente dedicata a risolvere ilproblema, semplificando cosìnotevolmente l’impostazionedell’analisi stessa, della qualeè prevista anche l’interpreta-zione grafica in automatico.Sviluppando il modello avre-mo modo di utilizzare un’altrainteressante funzione: ci rife-riamo a Concatena, tramite laquale è possibile creare parolecomposte, o addirittura intere

frasi, prelevandone gli ele-menti da posizioni discrete delfoglio di lavoro. In particolare,ce ne siamo avvalsi, in sinergiacon la funzione Se, per aggior-nare in tempo reale le dicituredella tabella in cui sono esibi-ti i risultati delle analisi. Il mo-dello esemplificativo (Analisifrequenze.xls), che si rivelauna utilissima falsariga persupportare la lettura della pre-sente dispensa, è inserito nelCD Guida 2 (PDF/Schede prati-che). Nel modello è presenteun foglio di lavoro (Macro) incui sono riportati i listati dellesemplicissime macro che logestiscono.

Alberto Nosotti


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La funzione FrequenzaIndicataper il marketing o la qualità,permette dianalizzare ladistribuzionedi un insieme divalori

La funzione FREQUENZAopera su un insieme di va-lori numerici di qualsiasi

natura (negativi, positivi, deci-mali) e conteggia quanti diquesti sono uguali o minori diun certo valore di riferimento.Apparentemente il compitosvolto non è trascendentale,ma interpretandone opportu-namente la dinamica operativasi possono ottenere dalla no-stra funzione risultati moltopiù importanti. In particolare,analizzare la distribuzione diun insieme di valori all’internodi determinati intervalli nume-rici di cui possiamo fissare apiacere i limiti massimi e mini-mi. Innanzitutto, cominciamoad analizzarne la sintassi, cheè la seguente: FREQUENZA(Zo-na valori; valore di riferimen-to), dove il primo argomento èrappresentato dalle coordina-te (o meglio, dal nome) dellazona in cui sono ospitati i va-lori da analizzare, mentre il se-condo si riferisce al valore nu-merico da prendere come rife-rimento.

Un esempioConviene fare subito un

esempio pratico. Se nella zonaA1:C3 sono presenti nove nu-meri (da 1 a 9, per semplicità),la formulaFREQUENZA(A1:C3;6) restitui-sce 6, perché nella suddettazona sono altrettanti i valoriminori o uguali a questo nu-mero. A questo punto, se inuna zona verticale di celle si in-seriscono i limiti superiore de-gli intervalli ai quali si riferiscela nostra analisi delle frequen-ze, ed accanto ad ognuna dellecelle inseriamo la formula FRE-QUENZA ponendole come pri-mo argomento la zona valori, ecome secondo argomento la

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Le possibili applicazioni

� Come operaLa sintassi della funzione è la seguente:FREQUENZA(Zona valori; Valore di riferimento), doveZona valori identifica la zona in cui sono ospitati ivalori da analizzare, mentre Valore di riferimentocorrisponde al valore numerico da prendere comebase. A questo punto si intuisce che impostandocontemporaneamente più formule è possibileeseguire analisi di situazioni anche piuttostocomplesse.

� Utilizzare più riferimentiSe in una zona verticale di celle si inseriscono i limitisuperiore degli intervalli ai quali si riferisce la nostraanalisi delle frequenze, ed accanto ad ognuna dellecelle inseriamo la formula FREQUENZA ponendolecome primo argomento la zona valori, e comesecondo argomento la coordinata (o il nome) dellacella immediatamente a sinistra, otterremo una listadi valori che ci dicono quanti elementi dell’insiemesono rispettivamente inferiori o uguali ai limiti dei variintervalli.

� Espressioni interattiveLa formula può elaborare anche argomenti che nonsiano necessariamente semplici riferimenti di cella.In pratica, è possibile utilizzare come argomento unaqualunque espressione valida che restituisca, nelnostro caso, un valore numerico intero e positivo. Sesi volesse conoscere quanti dati dell’insieme sonoinferiori o uguali ad un valore che sia la metà,poniamo del valore più alto presente nell’insiemestesso, si può utilizzare una formula opportuna.

� Applicazioni praticheDato un insieme numerico di qualsiasi natura,utilizzando la funzione FREQUENZA è possibileindividuare quanti degli elementi in cui si articolal’insieme siano uguali o minori di un certo valore diriferimento. Le applicazioni pratiche di questafunzione sono solo da immaginare. Nel campo dellericerche di mercato, per esempio, si rivela preziosaper calcolare la distribuzione per età del parco clientidi un’azienda, mentre in produzione viene utilizzatanel settore del controllo di qualità.


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coordinata (o il nome della cel-la immediatamente a sinistra),otterremo una lista di numeriche ci dicono quanti elementi

dell’insieme sono rispettiva-mente inferiori o uguali ai limi-ti dei vari intervalli. Si noti chela zona dichiarata come sede

dell’insieme di valori non devenecessariamente essere inte-ramente occupata. In questocaso le celle vuote non vengo-

no considerate e l’analisi vienecondotta prendendo esclusi-vamente in considerazione leposizioni contenenti valori. Seci riferiamo al nostro modello,la zona che ospita i valori daanalizzare può essere cancel-lata, dopodiché si possono in-serire nuovi elementi, anchein numero inferiore e non ne-cessariamente in celle conti-gue. È lecito chiedersi cosasuccede se fra i valori si trova-no delle stringhe: una parola,uno o più caratteri, o una sigla.Bene, non accade proprio nul-la, perché le celle contenentistringhe vengono consideratecome celle vuote, a tutto van-taggio del buon andamentodell’analisi.

Distribuzione delle frequenzeCon un piccolo artificio, pos-

siamo utilizzare la funzione perrealizzare una vera e propriaanalisi di distribuzione dellefrequenze. In questo caso, inparticolare, non interessa sa-pere quanti valori dell’insiemesono inferiori ai limiti superio-ri degli intervalli (che è quelloche abbiamo ottenuto), bensìquanti valori cadono nel primointervallo, nel secondo, nel ter-zo e così via. È semplicissimo,basterà elaborare opportuna-mente i risultati appena otte-nuti, eseguendo la differenzafra i valori visualizzati in corri-spondenza del limite superioredi ogni intervallo. Vediamo dispiegarci meglio. Se operiamocon un insieme di valori positi-vi da 1 a 100, per esempio, al-lora il numero di valori che ca-de nell’intervallo 1-10, e datodai valori inferiori o uguali 10,mentre quelli che cadono nel-l’intervallo 11-20 sono rappre-sentati dalla differenza fra il nu-mero di valori inferiori o ugua-li a 20 e il numero di valori mi-nori o uguali a 10, e così via.Pertanto basterà impostareuna nuova colonna accanto al-la zona D21:D25 ed inserivi nel-la prima cella (I21) l’espressio-ne =D21, mentre nella sotto-stante cella si digita la formula=D22-D21, e la si replica sino al-la cella I25 compresa. I valoriche si ottengono rappresenta-no il risultato della analisi di di-stribuzione delle frequenze.Per saperne di più sulla funzio-ne FREQUENZA si consiglia diconsultare in proposito la gui-da in linea di Excel. Nella ca-sella di interrogazione dichia-rare come chiave di ricerca lastringa Funzione Frequenza.

� Distribuzione delle frequenzeL’analisi descritta nella figura 1 ci dice quanti valoridell’insieme numerico analizzato sono inferiori oduguali ai limiti assoluti inseriti nelle celle della zonadati. A questo punto, con un semplice intervento, èpossibile ottenere una informazione ancora piùimportante. Per esempio, come i valori dell’insiemesi distribuiscono all’interno degli intervalli identificatidai vari limiti. In altre parole, si esegue unacosiddetta analisi di distribuzione delle frequenze.

� I risultati in chiaroPer dare un tocco professionale ad un modello perl’analisi della distribuzione delle frequenze, i risultatidella stessa possono essere espressi in chiaro. Inpratica, può essere visualizzata automaticamenteuna stringa che descrive con parole in qualeintervallo si pone il risultato dell’analisi. In questocaso ci si avvarrà della funzione di unione stringheCONCATENA. La figura descrive chiaramente questapeculiarità del modello.

� Per saperne di piùPer documentarsi più ampiamente sull’utilizzo dellafunzione FREQUENZA, si consiglia di consultare inproposito la guida in linea di Excel. Accedere allascheda di ricerca, e nella casella di interrogazioneinserire la chiave Funzione Frequenza. Vengonoindividuati vari argomenti. Accedere alla pagina diaiuto corrispondente alla voce che occupa la primaposizione (FREQUENZA).

� Valori negativiVale la pena di osservare che la funzione operaanche prendendo in considerazione valori negativi.Per esempio, Se nella zona B5:I14 sono presentidieci numeri (da -5 a +5) la formula=FREQUENZA(B5:I14;-4) restituisce come risultato 2.Infatti, i due elementi –5 e –4 sono per l’appuntoinferiori o uguali a -4. Si può anche operare con valoridecimali positivi o negativi.


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Realizzare l’interfaccia del modelloTramite unaopportunamascheraè possibileautomatizzarela definizionedegli intervalli e interpretaregraficamentel’analisi

L’interfaccia del modelloconsente di eseguire ra-pidamente un’analisi del-

le frequenze sui valori che ven-gono inseriti nella tabella cheoccupa la zona B7:I16 (da de-nominare Dati), e si articolaessenzialmente in tre elementi.Ci riferiamo alla suddetta ta-bella, alla sezione in cui sonoinserite le formule che eseguo-no l’analisi e visualizzati i ri-sultati, nonché al grafico cheinterpreta in tempo reale que-sti ultimi. Inoltre, sono presen-ti due pulsanti. Il primo (Defi-nizione intervalli) lancia il boxdi dialogo in cui vengono divolta in volta inseriti i limiti de-gli intervalli su cui si basa l’a-nalisi (ne sono previsti cin-que), mentre il secondo deter-mina la cancellazione della zo-na dei dati da analizzare. Que-st’ultima operazione avvieneseparatamente perché si po-trebbero condurre più analisisullo stesso insieme di dati,modificando questi ultimi o va-riando manualmente i limitidegli intervalli di riferimento.

Impostazione delle formuleIl modello prevede un’analisi

articolata su cinque intervalli,ma non vi sono problemi ad au-mentarne il numero. I limiti deicinque intervalli previsti ven-gono inseriti rispettivamentenelle celle della zona B21:B25,manualmente, o tramite il dia-log box che si apre facendo clicsul pulsante Definizione inter-valli. Le formule si digitano nel-le celle a fianco della zona in-tervalli. In particolare, in D21 siinserisce l’espressione =FRE-

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Gli elementi

� La zona datiOccupa la zona B7:D16. Si noti che anche se siconsidera l’intera zona nelle formule che operanoall’interno del foglio di lavoro, la griglia non deveessere necessariamente riempita completamente. In pratica, l’analisi viene condotta anche se siinseriscono pochi dati in celle non consecutive. Sipossono utilizzare indifferentemente valori positivi,negativi, o decimali. In ogni caso la maggior partedelle applicazioni pratiche prevede l’utilizzo di valoriinteri e positivi.

� Denominare la zona datiAlla tabella dei valori da analizzare è stato assegnatoil nome Dati. Per chi non la conoscesse, descriviamosinteticamente una semplice procedura didenominazione in alternativa a quella da menu. Eccocome procedere. Evidenziare la zona da denominare,quindi digitare il nome da assegnare alla zona nellacasella immediatamente soprastante la lettera A cheidentifica la prima colonna del foglio di lavoro.Premere Invio per rendere operativa l’assegnazione.

� Le formuleNella zona D21:D25 si inseriscono le espressioniche elaborano il contenuto della zona dati e di quellache ospita gli intervalli di analisi. Nella cella D21digitare la formula =FREQUENZA(DATI;B21), quindireplicarla verso il basso sino alla cella D25compresa. Per evitare la visualizzazione di dati nonpertinenti è consigliabile inserire le varie formule inopportune espressioni di controllo gestite dallafunzione SE. Nel capitolo dedicato vedremo comestrutturarle.

� L’interfacciaÈ semplice ed intuitiva. In pratica, si articolaessenzialmente in tre zone. La prima è costituitadalla zona dati, la seconda, sottostante aquest’ultima, è dedicata agli intervalli di analisi e allavisualizzazione in chiaro dei risultati, mentre la terzasi identifica con un grafico rappresentativo delleelaborazioni condotte. Si noti che le etichettedell’asse X del grafico vengono prelevatedirettamente dalla zona dei risultati.


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riamo al fatto che se non si uti-lizzano tutte e cinque le fascedi intervalli, nelle corrispon-denti celle della zona risultatipotrebbero comparire dati chedisturbano la corretta inter-pretazione dell’analisi. Pertan-to, le formule stesse sono stateinserite all’interno di un con-trollo condizionale gestito dal-la funzione SE (di cui parlere-mo dettagliatamente in uno deiprossimi capitoli). Così facen-do, se venisse utilizzato un nu-mero inferiore di intervalli, nel-le celle della zona B21:B25 cor-rispondenti a quelle vuote del-la zona a fianco, non viene vi-sualizzato alcunché. In pratica,la meccanica del controllocondizionale è la seguente. Sela cella che ospita il limite del-l’intervallo è vuota, nella cellaa fianco viene visualizzato un“blank”, mentre se contienedati viene valorizzata la for-mula che vi è contenuta. Nellazona I21:I25 vengono inseritele formule che calcolano le dif-ferenze fra i valori calcolati incorrispondenza di ogni valoredi riferimento dalla formulaFREQUENZA. Si ottiene così ladistribuzione delle frequenzedesiderata, vale dire la riparti-zione dei valori all’interno ana-lizzato.

Le etichette interattiveSi noti che le celle della zo-

na I21:I25 sono etichettate op-portunamente per spiegarecon chiarezza la natura del da-to. Infatti, a ogni valore corri-sponde un’etichetta che de-nuncia l’ampiezza dell’inter-vallo di riferimento. Il bello èche l’etichetta non è statica,ma varia di volta in volta, a se-conda dei limiti degli intervalliche vengono definiti. In prati-ca, l’etichetta preleva questiultimi dalla zona B21:B25 e liincorpora all’interno del testo,assestandosi così in temporeale alle condizioni fissate daiparametri dell’analisi. Tuttoquesto è possibile grazie allafunzione CONCATENA, la cuidinamica operativa è descrittanel capitolo dedicato. In prati-ca, la funzione gestisce unastringa di testo in cui sonocontenuti elementi variabiliche fanno riferimento alle celleche ospitano i limiti degli in-tervalli, pertanto, al variare deicontenuti di tali celle. I testi ri-sultanti dall’elaborazione con-dotta dalla funzione CONCA-TENA si assestano in temporeale alla nuova situazione.

� I pulsantiL’interfaccia ospita due pulsanti: Cancella dati eDefinizione intervalli. Le funzioni svolte dal primosono ovvie: ripulisce la zona dati dai valori che visono contenuti. Il secondo pulsante, invece,determina l’apertura del box di dialogo che gestiscel’inserimento dei valori di riferimento sui qualicommisurare quelli ospitati nella zona dati. Ai duepulsanti sono associate le macro il cui listato èriportato nel foglio Macro del modello.

� Il graficoI risultati dell’analisi di distribuzione delle frequenze(quelli esibiti nella zona I21:I25) sono interpretatigraficamente in tempo reale. In pratica, bastaimpostare un diagramma a barre verticali edichiarare come zona dati il suddetto range. Aconclusione della procedura richiedere che il graficovenga visualizzato nel foglio di lavoro attivo. Ad ogninuova analisi che viene condotta si determinal’automatico aggiornamento del diagramma.

� Le etichette del graficoLe etichette dell’asse delle X, indicano i limitidell’intervallo all’interno del quale si distribuiscono idati analizzati. Queste etichette (che sono il risultatodelle elaborazioni condotte dalla funzioneCONCATENA) si modificano automaticamenteall’esecuzione di ogni analisi, e come tali sonoriportate nel grafico. Per ottenere tale risultato èsufficiente dichiarare la zona F21:F25 come originedelle suddette etichette.

� L’analisi di distribuzioneI dati visualizzati nella zona D21:D25 si riferiscono aquanti valori dell’insieme analizzato sono minori ouguali al valore dichiarato nella cella di sinistra. Conun semplice intervento, però, si può eseguire unaanalisi di distribuzione all’interno dei singoli intervalliidentificati dai valori di riferimento della zonaB21:B25. Inserire nella cella I21 l’espressione =D1,quindi digitare nella cella I22 la formula =D22-D21 ereplicarla verso il basso sino alla posizione I25compresa.

QUENZA(DATI;B21), e la si re-plica verso il basso sino alla po-sizione D25 compresa. Si notiche nella formule le coordinate

della zona che ospita i valori daanalizzare sono state sostituitecon il nome che è stato a que-sta assegnato (Dati).

I controlli condizionaliLe formule che abbiamo uti-

lizzato, però, presentano unpiccolo inconveniente: ci rife-


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Le funzioni SE e CONCATENAQueste dueimportantifunzioni svolgonoun ruolo chiavenella correttaimpostazione deilimiti di analisi

Una volta impostate le for-mule di base, basta inseri-re i dati relativi ai limiti

degli intervalli nella zonaB21:B25 perché abbia luogol’analisi. Però, se non si utiliz-zano tutte le posizioni, com-paiono degli zeri nelle celle ac-canto. Inoltre, le etichette del-le celle che ospitano la distri-buzione delle frequenze, risul-tanti dalle elaborazioni con-dotte dalla funzione CONCATE-NA, potrebbero non denuncia-re correttamente gli intervallidi riferimento.

Impostare un controlloIl problema si risolve inse-

rendo le formule di base all’in-terno di un ciclo di controllo,gestito dalla funzione SE, la cuisintassi è la seguente: =SE(Con-trollo; Risultato1; Risultato2),dove controllo è una opportu-na espressione che, se verifi-cata, determina la visualizza-zione di Risultato1, mentreverrà visualizzato Risultato2 seil controllo non è verificato.Nel nostro caso, bisogna con-trollare se le celle della zonaB21:B25 contengono o menovalori.

Ammesso che non si opericon valori negativi, basta veri-ficare che vi sia contenuto unnumero maggiore di zero. In talcaso, Risultato1 sarebbe rap-presentato semplicemente dal-la formula per il calcolo dellafrequenza. Se, invece, le cellefossero vuote, verrebbe visua-lizzato Risultato2, che nella fat-tispecie è un blank, vale a direuno spazio racchiuso fra vir-golette (“ “). In altre parole,nella cella D21 si inserisce laformula =SE(B21>0;FREQUEN-ZA(Dati;B21);””), e la si replicasino alla cella D25 compresa. Aquesto punto, anche se si inse-

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Analisi e controllo

� Le formule di controlloSe nella cella D21 si inserisce semplicementel’espressione FREQUENZA(Dati;B21) e la si replicapoi verso il basso, qualora non si utilizzassero tuttigli intervalli di analisi previsti, nelle corrispondenticelle a fianco verrebbe visualizzato uno zero. Perevitare che questo avvenga si inserisce l’espressioneall’interno di una formula di controllo gestita dallafunzione SE. L’espressione è così strutturata:=SE(B21>0;FREQUENZA(Dati;B21);””).

� Controllo delle etichetteLa funzione SE è stata utilizzata anche per evitareche nella zona dei risultati (I21:I25), venisserovisualizzati dati non corretti, sempre nel caso chenon fossero utilizzati tutti gli intervalli di analisiprevisti dal modello. La dinamica operativa dellaformula è quella che è stata già descritta. Cosìfacendo, in mancanza di dati in una o più celle dellazona B21:B25, nelle celle omologhe della zonaI21:I25 viene visualizzato un “blank”.

� Conoscere meglio SELe applicazioni della funzione SE sononumerosissime e, in particolare, consentono dirisolvere molti problemi legati alla realizzazione di unmodello applicativo. Si consiglia vivamente diconsultare la guida in linea di Excel: si potrannoavere utili spunti per applicarla anche in altreoccasioni. Accedere alla guida in linea, e nellacasella di ricerca libera digitare la chiave FunzioneSE. Consultare la pagina di aiuto corrispondente allavoce SE.

� Controllare con SELa funzione SE consente di eseguire controlli sulleelaborazioni condotte all’interno del foglio di lavoro, e di restituire di conseguenza risultati che dipendonodall’esito dei controlli stessi. In particolare, è statautilizzata per evitare che non utilizzando tutti gliintervalli di analisi previsti, vengano visualizzati deglizeri nelle celle a fianco di questi.


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rissero solo due o tre dei cin-que limiti previsti, nella celle afianco non verrebbero visua-lizzati risultati scorretti. Ov-

viamente, se si prevede di in-serire un numero di limiti su-periore a cinque, bisogna re-plicare le formule anche in cor-

rispondenza delle nuove posi-zioni. Si è detto che il controllova eseguito tramite una oppor-tuna espressione. Infatti, l’im-

postazione di quest'ultima di-pende dall’insieme di dati chedobbiamo analizzare. Il con-trollo appena impostato nonsarebbe valido se se si voles-sero prendere in considerazio-ne intervalli con limiti negativi.In tal caso il controllo B21>0deve essere sostituito da un al-tro che preveda la possibilitàdi utilizzare anche valori infe-riori a zero. Insomma, per ognisituazione bisogna immagina-re soluzioni personalizzate.

Le etichette dei risultatiA questo punto occupiamo-

ci di impostare le etichette va-riabili. Lo faremo utilizzando lafunzione CONCATENA, checonsente di unire parti fisse evariabili di testo formando unaunica frase. Nella fattispecie, leparti variabili sono rappresen-tate dai valori dei limiti degliintervalli, da prelevarsi di vol-ta in volta dalle corrisponden-ti celle della zona B21:B25. Nel-la cella I21 digitare l’espressio-ne: =CONCATENA(“inferiori o =a “;B21), che restituisce la fra-se corrispondente all’unionedella stringa fissa Inferiori o =a con il valore del limite che sitrova nella cella B21.

Nelle celle sottostanti si im-postano formule analoghe, nel-le quali varia semplicemente lastringa fissa. Vale la pena di os-servare che la funzione CON-CATENA è piuttosto versatile,nel senso che consente di ge-stire in modo piuttosto esten-sivo le parti variabili. Peresempio, non solo si possonoutilizzare riferimenti di celle(nei casi più semplici), ma an-che avvalersi di espressionipiuttosto complesse che sa-ranno opportunamente valo-rizzate, ampliando così note-volmente i campi di applica-zione della funzione stessa. Leformule di base, una volta im-postate, andranno inserite, an-che in questo caso, nell’ambitodi un ciclo di controllo impo-stato esattamente come quellidi cui si è appena parlato. Sinoti che le etichette dei risul-tati devono prelevare il limiteinferiore degli intervalli di ana-lisi, e poi aumentarlo di unaunità. Solo così le etichetteesprimono correttamente ladistribuzione delle frequenzeall’interno dei vari intervalli.Pertanto, nella cella F22 si in-serisce l’espressione =CONCA-TENA(“da “;B21+1;” a “;B22), epoi la si ricopia sino alla posi-zione F25. �

� Concatenare le stringhePer determinare nella cella F21 la visualizzazionedella frase Inferiori a o = a seguita dal valore diriferimento che figura in B21, bisogna digitare nellacella stessa la seguente espressione:=CONCATENA(“Inferiori o = a “;B21). Nelle cellesottostanti si impostano formule analoghe, nellequali devono variare, però, le stringhe davisualizzare, prevedendo l’aumento di una unità per illimite inferiore preso in considerazione. In F22 siinserisce l’espressione =CONCATENA(“da “;B21+1;”a “;B22), quindi la si replica verso il basso sino a F25.

� La formula di controlloCome si diceva, le formule di concatenazione, unavolta impostate, vengo inserite in una opportunaespressione di controllo. La loro struttura è analogaa quelle che sono state utilizzate per gestire lafunzione FREQUENZA. In pratica, l’espressioneverifica se è stato dichiarato o meno il limite di unintervallo. Se lo è stato, viene esibito il risultato delconcatenamento, in caso contrario viene visualizzatoun “blank”.

� Saperne di più su CONCATENALa funzione di concatenamento stringhe si rivelapreziosa per rendere interattivi titoli, intestazioni ditabelle, etichette di voci, e così via, dando così untocco di decisa professionalità ad un modello o aduna applicazione. Per saperne di più sull’utilizzo diquesto versatile strumento, accedere alla guida inlinea, e nella casella di interrogazione digitare lachiave Funzione Concatena. Al primo degli argomentiindividuati corrisponde la pagina di aiuto che ciinteressa.

� Le etichette variabiliEcco come procedere per impostare le etichettevariabili. Lo faremo utilizzando la funzione di testoCONCATENA, che consente di unire parti fisse evariabili di testo formando una unica frase. Nellafattispecie le parti variabili sono rappresentate daivalori dei limiti degli intervalli, da prelevarsi di volta involta dalle corrispondenti celle della zona B21:B25.Le etichette si modificheranno ogni volta checambiano i limiti degli intervalli di analisi.


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Impostare il box di dialogoL’inserimento dei valori limitedegli intervalli di analisi avvienetramite un dialog boxopportunamentestrutturato

Quando nell’interfaccia delmodello si preme il pul-sante Definizione inter-

valli, si determina la conte-stuale apertura di un box didialogo articolato in cinque ca-selle. Inserendo i corrispon-denti valori, non appena si pre-me il pulsante Vai, questi ven-gono trasferiti nell’ordine nellecelle della zona dedicata. Se sipreme il pulsante Annulla laprocedura di inserimento vie-ne interrotta. Si noti che con-temporaneamente all’aperturadel box di dialogo, si assiste al-la cancellazione di tutti i valoripresenti nelle celle che ospita-no i limiti degli intervalli dianalisi.

Creare il box di dialogoAccedere all’editor del Vi-

sual Basic, aprire il menu Inse-risci e selezionare la voceUserForm. Così facendo, nell’a-rea di lavoro viene visualizzatoun rettangolo grigio che rap-presenta il contenitore in cuiinserire gli elementi del box didialogo. Nel pannello deglistrumenti contestualmente vi-sualizzato fare clic sull’iconacon sopra impresse le lettereAb, disegnare le cinque caselledi testo e posizionarle oppor-tunamente. Accanto ad esse,dopo aver fatto clic sull’iconacon sopra impressa la A maiu-scola, tracciare i contorni dellecorrispondenti etichette e di-gitarvi i numeri identificatividelle caselle stesse. Fare clicdestro sulle caselle, e nel menuche si apre selezionare Pro-prietà. Nella griglia visualizza-ta, digitare nella cella accantoalla voce ControlSource la coor-dinata della cella della zona li-miti in cui deve essere trasferi-to il corrispondente dato.

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� Inserimento delle caselleLe caselle si prelevano dal pannello deglistrumenti. Una volta che sono state disegnate eposizionate nel contenitore, bisogna allinearleconvenientemente. Ecco come procedere.Evidenziare quelle che stanno su una stessa filafacendovi sopra clic tenendocontemporaneamente premuto il tasto Maiuscole.Aprire il menu Formato, e selezionare la voceAllinea. Nel corrispondente sottomenu optare perAsse orizzontale.

� Ordine di inserimento datiSe dopo aver aperto il box di dialogo si preme iltasto Tab, il cursore passa da una casella all’altraseguendo l’ordine in cui sono state create le variecaselle. Se queste sono state create una dopol’altra e posizionate correttamente non vi sonoproblemi. Se, però, vi fosse la necessità di variarela sequenza di attivazione, impostare il numerod’ordine nella cella TabIndex della maschera delleproprietà delle caselle stesse (alla prima casellaattivata corrisponde 0, 1 alla seconda, e così via).

� I pulsantiDisegnare i due pulsanti previsti, e digitare nellacella Caption delle loro caselle delle Proprietà lenuove etichette. Fare clic destro sul pulsante Vai,e nel menu contestuale al clic optare Visualizzacodice. Si accede così a quello del pulsante.Inserirvi il comando UnLoad Me. Operare nellostesso modo con il pulsante Annulla, maprevedere, oltre all’istruzione UnLoad Me, anchequelle per cancellare i dati della zona dei limiti.

� L’interfacciaIl box di dialogo che gestisce l’inserimentoautomatico dei limiti degli intervalli di analisi. Ilconsolidamento dei dati avviene tramite lapressione del pulsante Vai. Per annullarel’operazione, invece, premere il pulsante Annulla.Si può inserire un numero di valori anche inferiorea quello previsto senza pregiudicare l’esitodell’analisi, mentre per gestire più limiti ènecessario predisporre nuove caselle.

Box e pulsanti

PC Open Luglio/Agosto 2004131

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Molte volte, il catalogo deiprodotti di una aziendasi riduce al semplice

elenco dei nomi degli articolitrattati accompagnati dal nu-mero di codice, da una scarnadescrizione e, ovviante, dalprezzo di listino. Non si puòcerto dire che una tale presen-tazione giovi all’immagine delvenditore, pertanto, vale la pe-na di fare qualcosa di più. Lasoluzione può essere sempli-ce, ma anche innovativa e pia-cevole. Quella che vi presen-tiamo si riferisce ad un model-lo Excel che può essere utiliz-zato direttamente dai vendito-ri sul loro portatile quandovanno a visitare i clienti, oppu-re spedito a questi via postaelettronica. Chi si preoccupas-se delle dimensioni del file dalmomento che questo contienemolte immagini, può staretranquillo. Infatti se si usaqualche piccolo accorgimento(che descriveremo dettagliata-mente), si possono mantenerele dimensioni del nostro cata-logo entro limiti assolutamen-te accettabili. Il modello si pre-senta con una piacevole inter-faccia che ne costituisce in uncerto qual senso la copertina.Facendo clic su un pulsante siapre un box di dialogo nel qua-le sono raccolte tutte le carat-teristiche del primo dei pro-dotti a listino (foto compresa).A questo punto, agendo sullabarra di scorrimento a fiancodella foto si possono scorrere,prodotto, per prodotto, tuttele pagine del catalogo. Ovvia-mente, per semplicità, i pro-dotti gestiti dal modello sonopochissimi, ma con semplicimodifiche alle macro che lo pi-lotano lo si può adattare allepiù disparate necessità. Leprocedure per impostare l’ap-plicazione sono esemplificatenel file Catalogo interattivo.xlsnel CD Guida 2 (cartellaPDF/Schede Pratiche). �

di Alberto Nosotti

un catalogo prodottiinterattivo

Realizzare con Excel

Impostare la struttura del modello

- Il listino dei prodotti p. 132- Le foto p. 132

Come realizzare il box di dialogo

- Utilizzare gli UserForm p. 134- Inserire gli oggetti p. 134

Le macro- Gestire i Textbox p. 136- I controlli condizionali p. 136

Utilizzoe modifica del modello

- Caricare i file immaginep. 138

- Modificare le macro p. 138

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Vi spieghiamocome presentarein modo inedito ed efficace i prodotti della vostraazienda


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Impostare l’interfaccia del modelloIl template sigestisce da unfoglio di lavoroche funge dasempliceinterfaccia. Eccocome impostarlo

Prima di cominciare a svi-luppare il box di dialogo ele macro che gestiscono

praticamente l’operatività delmodello, è necessario prepara-re opportunamente il terrenoimpostando il foglio di inter-faccia.

L’interfaccia del modelloSi articola in un box che rap-

presenta il titolo dell’applica-zione, nella foto di copertina, ein un pulsante la cui pressionedetermina l’apertura del boxdi dialogo che consente di se-lezionare il prodotto di cui sivogliono conoscere le caratte-ristiche e visualizzare la foto. Iltitolo si crea digitandolo sem-plicemente nella posizione E3.Assegnare a questo gli attribu-ti stilistici desiderati, dopodi-ché evidenziare l’intera zonaoccupata dal testo, e unire lecorrispondenti celle. L’unioneha luogo semplicemente fa-cendo clic sull’icona dedicatadella barra degli strumenti(quella con sopra impressauna a minuscola con a destra ea sinistra due piccole frecce). Eveniamo alla foto della coper-tina del catalogo. L’unico pro-blema si riferisce alle dimen-sioni del corrispondente file.Infatti, se ci si limita ad impor-tare la foto, e a ridimensionar-la con il mouse per farle occu-pare lo spazio che le si vuoleassegnare, il peso dell’interomodello può aumentare consi-derevolmente, al punto di pre-giudicare la spedizione per po-sta elettronica. Non si dimenti-chi, infatti, che bisogna tenereconto anche delle foto dei pro-dotti a listino. Ecco allora, co-me procedere per ridurre ledimensioni del file. Seguiremole stesse procedure per crearele foto dei prodotti.

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Fotografie, scritte e pulsanti

� Dimensionare le fotoSe si utilizza Paint Shop Pro, caricare la foto, aprire ilmenu Immagine, e selezionare la voce Ridimensiona.Nella parte superiore della maschera che vieneaperta spuntare il bottone Dimensioni in pixel, quindispecificare rispettivamente per larghezza e altezza ivalori 515 e 300. Per evitare il dimensionamentoautomatico del secondo valore non appena si digita ilprimo, togliere la spunta alla casella Mantieniproporzioni di in calce alla maschera.

� Incollare la fotoSalvare l’immagine risultante in formato jpeg,accedere ad Excel, ed importarla nel foglio Catalogo,tramite le voci Immagine/Da file del menu Inserisci.Dopodiché posizionarla ed eventualmenteridimensionarla (ma non troppo) con il mouse. Pervalutare il peso del corrispondente file, quando lo siimporta in Excel fare clic destro sul suo nome, eselezionare Proprietà nel menu contestuale al clic.

� Utilizzare IrfanViewCaricare la foto nell’area di lavoro. Aprire il menuImage e selezionare Resize/Resample. Nellamaschera che si apre spuntare il bottone Set newsize. Nella sezione Units fare clic sul bottone Pixels,quindi, nelle caselle dedicate, specificare in taleunità le nuove dimensioni dell’immagine. Nellacasella Dpi lasciare il valore default (72). Premere ilpulsante Ok per rendere operative le impostazioni.

� L’interfacciaEcco come si presenta l’interfaccia che gestisce ilmodello. In pratica, si articola in un riquadro cheospita il titolo dell’applicazione, nella foto dicopertina, e in un pulsante la cui pressionedetermina l’apertura del box di dialogo che consentedi selezionare il prodotto di cui si vogliono conoscerele caratteristiche. Il titolo si crea digitandolosemplicemente nella cella E3, dopodiché lo siformatta, si evidenzia l’intera zona occupata, e siuniscono le corrispondenti celle.


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Dimensionare le fotoCi si può avvalere di uno dei

tanti programmi di grafica re-peribili sul CD di PC Open. In

particolare, riportiamo le pro-cedure da seguire rispettiva-mente con Paint Shop Pro o Ir-fanView. In ogni caso, le opera-

zioni sono quasi sempre lestesse. Se si utilizza il primoprogramma, caricare la foto,aprire il menu Immagine, e se-

lezionare la voce Ridimensio-na. Nella parte superiore dellamaschera che viene apertaspuntare il bottone Dimensioniin pixel, quindi specificare ri-spettivamente per larghezza ealtezza i valori 515 e 300. Ondeevitare il dimensionamento au-tomatico del secondo valorenon appena si digita il primo,togliere la spunta alla casellaMantieni proporzioni di in cal-ce alla maschera. A questopunto, salvare l’immagine ri-sultante, in formato jpeg, acce-dere ad Excel, ed importarlanel foglio Catalogo, dopodichéposizionarla e ridimensionarlaeventualmente (ma non trop-po), con il mouse. Per valutareil peso del corrispondente file,quando lo si importa in Excelfare clic destro sul suo nome, eselezionare Proprietà nel menucontestuale al clic.

Impostare la scrittaSe siamo soddisfatti, pos-

siamo inserire il titolo della co-pertina all’interno della foto. Inquesto caso ci avvarremo diWordArt, l’utility incorporatain tutte le applicazioni Office.Nella barra degli strumenti didisegno fare clic sull’icona consopra una A inclinata.

Così facendo, viene visua-lizzata la galleria delle scrittedisponibili.

Fare doppio clic su quelledesiderate, determinando l’a-pertura di un box in cui si di-gita il testo: attribuirle gli stilidesiderati utilizzando gli stru-menti della omonima barra. Acose fatte, premere il pulsanteOk per trasferire il testo for-mattato nell’area di lavoro, do-ve potremo dimensionarlo eposizionarlo a piacere utiliz-zando il mouse. La scritta,agendo sulle maniglie che lacontornano, può anche essereruotata ed inclinata.

Creare il pulsanteNella barra degli strumenti

del Visual Basic fare clic sull’i-cona con sopra il martello e lachiave inglese. Nel pannelloche si apre fare clic sull’iconadel pulsante, portare il cursorenell’area di lavoro, e tracciareun rettangolo. Rilasciando iltasto del mouse viene visualiz-zato il pulsante. Farvi sopraclic destro, e nel menu conte-stuale al clic optare per Pro-prietà. Nel box che viene vi-sualizzato, digitare nella casel-la Caption l’etichetta da asse-gnarli.

� Attributi della scrittaIl box che gestisce l’impostazione della scritta.Innanzitutto, sostituire quella presente nell’area dilavoro con il testo da utilizzare. A questo punto,attribuirle gli stili e gli effetti desiderati utilizzando glistrumenti della barra soprastante l’area di lavoro. Acose fatte, premere il pulsante Ok per trasferire iltesto all’interno della foto, dove potremodimensionarla e posizionarla a piacere utilizzando ilmouse.

� Creare il pulsanteFare clic sulla terza icona della barra strumenti delVisual Basic (quella che reca impresse le miniaturedi un martello e di una chiave inglese). Nel pannelloche viene visualizzato fare clic sul simbolo delpulsante, quindi trascinare il mouse nell’area delfoglio di lavoro e tracciare un contorno rettangolare didimensioni pari a quelle che si vogliono dare alpulsante stesso. Rilasciare il tasto del mouse. Seabbiamo operato correttamente vedremo comparire ilpulsante.

� Etichettare il pulsanteIl testo che compare sulla superficie del pulsantepuò essere opportunamente personalizzato. Eccocome procedere. Fare clic destro sul pulsante ancoraevidenziato, e nel menu contestuale al clic optare perla voce Proprietà. Così facendo viene visualizzata unaspeciale tabella (la cosiddetta Casella delleProprietà). Nella cella accanto alla voce Captiondigitare il testo dell’etichetta da attribuire alpulsante, che verrà assegnata in tempo reale.

� Realizzare la scrittaEcco come inserire il titolo della copertina. In questocaso ci avvarremo di WordArt, l’utilità incorporata intutte le applicazioni Office. Nella barra deglistrumenti di disegno fare clic sull’icona con soprauna A inclinata. Così facendo, viene visualizzata lagalleria in cui sono presentati i modelli di scrittedisponibili. Fare doppio clic su quella desiderata,determinando l’apertura del box che ne gestiscel’impostazione.


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Come si realizza il box di dialogoVi spieghiamocome mostrare ildialog box checonsente diesplorare il listinoprezzi dei prodotti

Il dialog box che si apre facen-do clic sul pulsante Apri ca-talogo ospitato nell’interfac-

cia consente di aprire una fine-stra sul listino prezzi, comple-mentando efficacemente i dativisualizzati con la corrispon-dente immagine del prodotto.Prima di addentrarci nella de-scrizione di come realizzarlo,analizziamone la dinamicaoperativa. Il cuore del box èuna barra di scorrimento, il cuicursore consente di esplorareuna scala di valori numericiprogressivi, tanti quanti sono iprodotti a listino. Il valore cor-rispondente alla posizione delcursore serve da riferimentoper indicare la riga del listinoprezzi da cui prelevare i datidel prodotto identificato dalsuddetto valore. Tali dati ven-gono esibiti in altrettanti boxdi testo che si trovano nel cor-po della maschera di dialogo.Per quanto riguarda la visua-lizzazione dell’immagine delprodotto, invece, la tecnica èquella di utilizzare i controllicondizionali. In pratica, a se-conda del valore impostatonella barra di scorrimento, vie-ne attivato un comando speci-fico del VBA (Visual Basic forApplications) che determina ilcaricamento dell’opportuno fi-le immagine. Pertanto nel ret-tangolo-contenitore di basedel box di dialogo bisogna in-serire i seguenti elementi: tan-ti box di testo quanti sono i da-ti da visualizzare, un riquadroper presentare l’immagine delprodotto, e la barra di scorri-mento che gestisce l’esplora-zione de listino. Quest’ultimo èrappresentato da una normaletabella che si trova nella zonaS1:W4. Si noti che la tabellanon deve avere intestazioni, edeve iniziare dalla cella S1.Questo perché vi è la necessitàdi mantenere la corrisponden-

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Il contenitore e gli oggetti

� Creare il contenitoreAccedere all’ Editor del Vba facendo clic sulla primaicona degli strumenti Vba. Aprire il menu Inserisci, eselezionare la voce UserForm. Così facendo, si apreuna finestra in cui si trova un rettangolo vuoto: è ilcontenitore destinato ad ospitare gli elementi attiviche abbiamo appena elencato. Innanzitutto,dimensionare il rettangolo. Lo faremo per tentativicon il mouse al fine di ottenere un’area che, quandoil box sarà aperto, possa coprire la foto dellacopertina e il titolo del modello.

� Le proprietà del box Innanzitutto se ne deve specificare la posizione diapertura. Farvi sopra clic destro, e nel menu che siapre selezionare Proprietà per accedere allaomonima casella. Nelle celle Left e Top dichiararerispettivamente la distanza dei bordi del box didialogo dal lato sinistro e superiore della videata diinterfaccia in cui sarà aperto. Già che ci siamo,possiamo anche assegnargli una etichetta digitandoCatalogo nella cella Caption.

� Il listino prezziIl listino si identifica con una normale tabella cheoccupa la zona S1:W4 . Si noti che la tabella nondeve avere intestazioni, e deve iniziare dalla cella S1.Questo perché vi è la necessità di mantenere lacorrispondenza fra il numero progressivo del prodottoe quello della riga che lo ospita. Sarà così piùsemplice impostare la macro per il prelievo dei dati.

� Il dialog boxIl cuore del box è una barra di scorrimento, il cuicursore consente di esplorare una scala di valorinumerici progressivi, tanti quanti sono i prodotti alistino. Il valore corrispondente alla posizione delcursore serve da riferimento per indicare le celle dellistino prezzi da cui prelevare i dati del prodottoidentificato dal suddetto valore. Tali dati vengonoesibiti in altrettanti box di testo che si trovano nelbox di dialogo


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UserForm. Così facendo, si apreuna finestra in cui si trova unrettangolo vuoto: è il conteni-tore destinato ad ospitare glielementi attivi che abbiamo ap-pena elencato. Innanzitutto, di-mensionare il rettangolo. Lo fa-remo per tentativi con il mouseal fine di ottenere un’area che,quando il dialog box vieneaperto, possa coprire la fotodella copertina e il titolo delmodello. Inoltre, dobbiamospecificare la posizione diapertura. Farvi sopra clic de-stro, e nel menu che si apre se-lezionare Proprietà per accede-re alla omonima casella. Nellecelle Left e Top dichiarare ri-spettivamente la distanza deibordi del box dal lato sinistro esuperiore della videata. Già checi siamo, possiamo anche as-segnarli una etichetta digitan-do Catalogo nella cella Caption.

Inserire gli oggettiNella bara strumenti Vba fa-

re clic sull’icona con sopra ilmartello e la chiave inglese, Nelpannello che si apre seleziona-re l’icona della barra di scorri-mento, e disegnarla all’internodel rettangolo. Attivare poi l’i-cona Immagine, e disegnare unriquadro accanto alla barra.Accedere alle proprietà dellabarra, e nelle celle Max e Minspecificare il massimo e il mi-nimo dei valori da gestire (in-vertendo, però, i valori). Nelnostro caso, per semplificarele cose, utilizzeremo soloquattro immagini, pertanto, ciriferiremo ai valori 1 e 4. Aquesto punto, selezionare nelpannello strumenti l’icona deibox di testo (quella con soprale lettere a e b), e disegnarequelli previsti. Sopra i box, in-serire altrettante etichette (at-tivando l’icona con sopra im-pressa la lettera A), e digitarvii testi opportuni. Infine, con laprocedura che abbiamo de-scritto nel precedente capito-lo, inserire un pulsante cuiverrà assegnata l’etichettaChiudi. Serve, ovviamente, perchiudere il box di dialogo. Aquesto punto, dobbiamo crea-re le immagini dei prodotti, lecui dimensioni dovranno esse-re tali da potere essere visua-lizzate interamente nel boxImage1 (è il nome di quello cheè stato creato). I file devono es-sere salvati in un formato .gif, eregistrati in una cartella al cuipercorso faremo riferimentonelle macro che ne gestisconola visualizzazione.

� I parametri della barraAccedere alla casella delle proprietà della barra, enelle celle Min e Max specificare il massimo e ilminimo dei valori da gestire. Nel nostro caso, persemplificare le cose, utilizzeremo solo quattroimmagini, pertanto, ci riferiremo ai valori 1 e 4. Nellacasella delle proprietà della barra si possonoimpostare altri parametri di lavoro, ma per quanto ciriguarda, possiamo lasciare le cose così comestanno.

� Le foto dei prodottiA questo punto, dobbiamo creare le immagini deiprodotti, le cui dimensioni dovranno essere tali dapotere essere visualizzate interamente nel boxImmagine. Nel nostro caso sono state assegnate leseguenti dimensioni in pixel: 317 per la larghezza, e240 per l’altezza. I file devono essere salvati in unformato .gif, e registrati in una cartella al cuipercorso faremo riferimento nelle macro che negestiscono la visualizzazione.

� Per avere aiutoI box di dialogo sono strumenti molto versatili checonsentono di gestire le situazioni più disparate. Valepertanto la pena di conoscerli più in profondità,consultando in proposito la guida on line del VisualBasic. Accedere alla scheda di ricerca libera edigitare nella casella dedicata le seguenti chiavi:UserForm, e Form utente. Fra gli argomentiindividuati consultare, in particolare: FinestraUserForm, Metodo Show, Creazione di un Formutente, Aggiunta di controlli a un Form utente.

� Inserire gli oggettiNella barra strumenti Vba fare clic sull’icona consopra il martello e la chiave inglese, Nel pannello chesi apre selezionare l’icona della barra di scorrimento,e disegnarla all’interno del rettangolo. Attivare poil’icona Immagine, e disegnare un riquadro accantoalla barra. I due oggetti devono poi essere accostati(trascinandoli, e dimensionandoli con il mouse), sinoa farli combaciare, come se si trattasse di un unicooggetto.

za fra il numero progressivodel prodotto e quello della rigache lo ospita. Sarà così piùsemplice impostare la macro

per il prelievo dei dati. A que-sto punto, vediamo come sicrea il box di dialogo

Accedere all’ambiente Edi-

tor del Visual Basic facendo clicsulla prima icona degli stru-menti VBA. Aprire il menu Inse-risci, e selezionare la voce


open action guida

Le macro che pilotano il box dialogoImpostata lastruttura delmodello, il passosuccessivo è lacreazione dellesemplici macro diutilizzo

Anche se il nostro modellodispone di funzioni piut-tosto evolute, le macro

che le eseguono sono abba-stanza semplici. In pratica, tut-to si riduce ad utilizzare pochicomandi, ognuno dei quali de-dicato ad eseguire una deter-minata operazione. Ci riferia-mo alle istruzione per aprire echiudere il box di dialogo, e aquelle che visualizzano i datiospitati nel listino e le immagi-ni dei prodotti, rispettivamen-te nelle caselle di testo e nel ri-quadro immagine. In particola-re, queste due ultime istruzionivengono impiegate all’internodi un ciclo di controllo condi-zionale che attiva gli opportunicomandi a seconda del valorepuntato dalla barra di scorri-mento. La corrispondente ma-cro deve essere trascritta al-l’interno del codice del boximmagine.

Le corrispondenti istruzioni(UserForm1. Show e UnloadMe) vengono trascritte nel co-dice dei pulsanti dedicati all’a-pertura e alla chiusura del box.Il primo pulsante si trova nelfoglio Interfaccia, il secondonel box di dialogo. Userform1 èla sigla del dialog box da apri-re, che si legge nella corri-spondente casella delle pro-prietà. L’istruzione di chiusu-ra, invece, dal momento cheopera all’interno del box nondeve esse personalizzata.

Visualizzare i datiLa presentazione dei dati

nelle varie caselle di testo è pi-lotata dalla istruzione Text-BoxN.Text=Range (“Lettera co-lonna” & X), che operativa-mente significa: inserire nelTextBox ennesimo il valoreche si trova nella cella posizio-nata alla riga X della colonna la

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Le istruzioni

� Visualizzare i datiLa presentazione dei dati nelle caselle di testo èpilotata dalla istruzione TextBoxN.Text=Range(“Lettera colonna” & X), che significa: inserire nelTextBox ennesimo il valore che si trova nella cellaposizionata alla riga X della colonna la cui lettera èindividuata da Lettera colonna. Nel nostro casoText.Box1 si riferisce alla casella del dialog box in cuisi trova il numero progressivo assegnato ai prodottilistino, TextBox2, a quella che contiene il nome delprodotto, e così via.

� L’istruzione TextBoxNNell’istruzione TextBox4, per esempio, la siglanumerica indica l’ordine in cui sono state create levarie caselle di testo, e in ogni caso la si puòsempre leggere nella prima riga della corrispondentecasella delle proprietà (la maschera che in ambienteEditor del Vba viene visualizzata facendo clic destrosulla casella e selezionando la voce Proprietà nelmenu contestuale al clic).

� Visualizzare le immaginiIn questo caso si utilizza, con una sintassi quasiidentica a quella di TextBox, l’istruzioneImageN.Picture = LoadPicture(“percorso del file”),dove N è il numero del box immagine che ne indical’ordine di creazione. È appena il caso di ricordareche bisognerà scrivere tante istruzioni quanti sono iprodotti da visualizzare, e racchiuderle poi all’internodi un ciclo di controllo If…Then.. Else.

� Aprire e chiudere il dialog boxLe corrispondenti istruzioni (UserForm1 .Show eUnload Me) vengono trascritte nel codice dei pulsantidedicati all’apertura e alla chiusura del box. Il primopulsante si trova nel foglio Interfaccia, il secondo nelbox di dialogo. Userform1 è la sigla del dialog box daaprire, che si legge nella corrispondente casella delleproprietà. L’istruzione di chiusura, invece, dalmomento che opera all’interno del box di dialogo nondeve esse personalizzata.


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cui lettera è individuata da Let-tera colonna. Per esempio,Text.Box1 si riferisce alla casel-la di testo del dialog box in cui

si trova il numero progressivoassegnato ai prodotti del listi-no, TextBox2, a quella che con-tiene il nome del prodotto, e

così via. La sigla numerica in-dica l’ordine in cui sono statecreate le varie caselle di testo,e in ogni caso la si può sempre

leggere nella prima riga dellacorrispondente casella delleproprietà (la maschera che inambiente Editor del Vba vienevisualizzata facendo clic de-stro sulla casella e selezionan-do la voce Proprietà nel menucontestuale al clic). Ed ora fac-ciamo un esempio pratico,prendendo come riferimentol’istruzione Text.Box2.Text =Range(“B” & X). Se assegniamoalla variabile X il valore di vol-ta in volta puntato dalla barradi scorrimento, nel caso delvalore 3, poniamo, nella casellache ospita il nome del prodot-to (Text.Box2, per l’appunto),verrà visualizzato quello del-l’articolo che si trova nella cel-la B3, e così via. Si ragiona nel-lo stesso modo per quanto ri-guarda i valori da presentarenelle altre caselle di testo.

Visualizzare le immaginiIn questo caso si utilizza,

con una sintassi quasi identica,l’istruzione ImageN.Picture =LoadPicture(“percorso del fi-le”), dove N è il numero del boximmagine che ne indica l’ordi-ne di creazione. In questo caso,bisognerà scrivere tante istru-zioni quanti sono i prodotti davisualizzare, e racchiuderle al-l’interno di un ciclo di control-lo If.. Then.. Else. Ecco cosasuccede. Il primo passo del ci-clo controlla il valore puntatodalla barra di scorrimento che,come abbiamo detto è regi-strato nella variabile X (If X=1Then). Se il controllo è verifica-to viene eseguito il passo suc-cessivo che carica l’immagineFoto1. In caso contrario, vieneeseguito un nuovo controllo(ElseIf X= 2 Then) che, se veri-ficato, determina il caricamen-to dell’immagine Foto2, e via di-cendo. Pertanto, mano a manoche la barra di scorrimentopunta i valori dell’intervallo incui opera, vengono visualizzatele immagini dei prodotti checorrispondono al valore punta-to. Ovviamente, bisognerà tra-scrivere tante istruzioni quantesono le foto da visualizzare. Ilsuffisso dell’istruzione Imageresta costante, varia, però, ov-viamente, il percorso del file dacaricare. Tutto quanto dettovale anche a proposito dell’i-struzione TextBoxN.Text (mavaria il suffisso dell’istruzione),e apparirà più chiaro se si con-sulta il listato della macro, ri-portato con gli opportuni com-menti nel foglio Macro del mo-dello.

� Impostazione del cicloOvviamente, bisognerà trascrivere tante istruzioniquante sono le foto da visualizzare. Il suffissodell’istruzione Image (1), resta costante, varia, però,ovviamente, il percorso del file da caricare. Tuttoquanto detto, anche a proposito dell’istruzioneTextBox, apparirà più chiaro se si consulta il listatodella macro riportato con gli opportuni commenti nelfoglio Macro del modello.

� La barra di scorrimentoAlla barra che opera nel dialog box bisogna associarela macro risultante dall’opportuno assemblaggiodelle istruzioni Text.BoxN e Image.Picture, del passoper l’assegnazione alla variabile X del valore puntatosulla barra, e del ciclo di controllo. L’assegnazioneavviene con la medesima procedura prevista per ipulsanti. In pratica, si fa clic destro sulla barra,quindi si accede al corrispondente codiceselezionando la voce Visualizza codice nel menucontestuale al clic.

� Per avere aiutoLe istruzioni TextBox e Image.Picture sono strumentimolto versatili che consentono di dare una marcia inpiù alle applicazioni in cui sono chiamate ad operare.Vale pertanto la pena di conoscerle meglio,consultando in proposito la guida on line del VisualBasic. Accedere alla scheda di ricerca libera edigitare nella casella dedicata le seguenti chiavi:Image.Picture, e TextBox.Text. Fra gli argomentiindividuati consultare, in particolare: ProprietàPicture e Proprietà Text.

� Il ciclo di controlloIl primo passo del ciclo controlla il valore puntatodalla barra di scorrimento che, come abbiamo detto,è registrato nella variabile X (If X=1 Then). Se ilcontrollo è verificato viene eseguito il passosuccessivo che carica l’immagine Foto1. In casocontrario, viene eseguito un nuovo controllo (ElseIfX= 2 Then) che se verificato determinerà ilcaricamento dell’immagine Foto2, e via dicendo.Pertanto, mano a mano che la barra di scorrimentopunta i valori dell’intervallo in cui opera, vengonovisualizzate le immagini dei prodotti checorrispondono al valore puntato.


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Utilizzare e modificare il modelloDescriviamo diseguito le semplicioperazionipreliminari perusare il templateche trovate nel CDGuida

L’utilizzo del modello Cata-logo interattivo.xls che tro-vate nel CD Guida, non so-

lo è semplicissimo, ma intuiti-vo. Infatti, lanciato il modello,si accede al foglio di interfac-cia che ospita la copertina gra-fica del catalogo, e qui si fa clicsul pulsante Apri catalogo peraprire il dialog box che gesti-sce il modello. Spostando ilcursore della barra di scorri-mento, vengono visualizzate lecaratteristiche e le immaginidei prodotti il cui numero d’or-dine nel listino è pari al valorepuntato nella barra (esibitonella casella Nr.). Perché que-sto avvenga, però, è necessa-rio che le foto da utilizzare sia-no state precedentemente re-gistrate nella cartella che è sta-ta dichiarata nella macro asso-ciata al box immagine. Nel no-stro caso, il modello esemplifi-cativo è accompagnato daquattro foto, che sono stateregistrate nella cartella Imma-gini catalogo. Considerandoche nella macro è stato dichia-rato il percorso C:\Nome im-magine, le quattro foto do-vranno essere ricopiate nel di-sco C: del computer dell’uten-te, dove si salverà anche il filedel modello.

Se si vogliono aggiungere allistino nuovi prodotti bisognaprevedere nuovi controlli IfThen Else in aggiunta a quellipresenti. Basterà semplice-mente replicarne più d’uno, la-sciando invariato il suffissodell’istruzione Image. Ovvia-mente, bisogna specificare nelpercorso il nuovo nome delpercorso da raggiungere, e unnuovo valore Max nelle pro-prietà della barra di scorri-mento. Bisognerà anche pre-vedere nuove istruzioni Text-BoxN.Text. �

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� Utilizzare il modelloLanciato il modello, si accede al foglio diinterfaccia che ospita la copertina grafica delcatalogo, quindi si fa clic sul pulsante Apricatalogo per aprire il dialog box ad essoassociato. Per attivare la visualizzazione dei datifare clic sul pulsante lampeggiante della barra.Spostando il cursore della barra di scorrimento,vengono visualizzate le caratteristiche e leimmagini dei prodotti il cui numero d’ordine nellistino è pari al valore puntato nella barra (esibitonella casella Nr.).

� Aggiungere nuovi prodottiSe si vogliono aggiungere al listino nuovi prodottibisogna prevedere altri controlli If Then Else inaggiunta a quelli presenti. Basterà semplicementereplicarne più d’uno, lasciando invariato ilsuffisso dell’istruzione Image. Ovviamente,bisogna specificare nel percorso il nuovo nomedell’immagine, incrementare la variabile dacontrollare, e indicare un nuovo valore Max nelleproprietà della barra di scorrimento. Aggiungereanche nuove istruzioni TextBoxN.Text e Image1,e inserire nella tabella listino i dati dei nuoviprodotti. Bisogna anche inserire nella tabellalistino i dati dei nuovi prodotti, e prevedereeventualmente nuove istruzioni TextBoxN.Text.

� Il parametro MaxSe la barra di scorrimento deve essereaggiornata, al fine di consentirle di gestire unnumero superiore di prodotti, bisogna sostituire ilparametro di lavoro Max con il nuovo numero diarticoli a listino. In ambiente Editor del Vba, fareclic destro sul box immagine, e nel menucontestuale al clic optare per Proprietà. Nellacella corrispondente alla voce Max digitare ilnuovo numero di prodotti da gestire.

� Caricare le immaginiÈ necessario che le foto da utilizzare siano stateprecedentemente registrate nella cartella che èstata dichiarata nella macro associata al boximmagine. Nel nostro caso, il modelloesemplificativo è accompagnato da quattro foto informato .gif (Foto1, foto2, Foto3, Foto4).Considerando che nella macro è stato dichiarato ilpercorso C:\Nome immagine, le quattro fotodovranno essere ricopiate nel disco C: delcomputer dell’utente.

Un foglio Excel a vostra disposizione


open action strumenti

Nella contabilità diun’impresa, ancheil minimo movi-

mento di denaro è, o do-vrebbe essere, immedia-tamente identificato gra-zie all’aiuto di un codicenumerico che precisa lanatura dell’operazioneeffettuata. Un tale siste-ma consente di effettua-re facilmente raggruppa-menti e analisi dettaglia-te. Si può utilizzare lostesso metodo per gesti-re perfettamente anche iconti personali, ovvia-mente in forma semplifi-cata e adatta anche a chinon è un esperto cono-scitore di Excel.

La prima cosa da fareè utilizzare categorie bendefinite, nelle quali si ri-tiene ricadano tutte lespese, e anziché nomi-narle con dei codici è ov-viamente più semplicedare nomi chiari e preci-si, come Trasporti, Casa,Salute, Alimentazione ecosì via. In questo esem-pio proponiamo di crea-re un piano contabile adue livelli, con una cate-goria e una sottocatego-ria per ogni entrata euscita di cassa.

La scelta e l’organiz-zazione precisa delle ca-tegorie e delle sottocate-gorie, dipende dal modoin cui si spendono i sol-di. Per esempio, le bol-lette del telefono fissopotrebbero essere con-siderate una sottocate-goria della categoria Ca-sa, soprattutto se hannoimporti non troppo alti.Viceversa, se l’utilizzodel telefono è tale dacausare importi moltoelevati potrebbe diven-tare una voce a sé stan-

te, la categoria Telefono,magari con le sottocate-gorie Telefono fisso e Cel-lulare.

Una volta decise le ca-tegorie e le sottocatego-rie, non dovrete fare al-tro che riempire le ri-spettive colonne del ta-bulato. I filtri automaticidi Excel permettono poidi effettuare automatica-mente le somme. Più so-fisticata è invece la fun-zione Rapporto tabellapivot, che permette diavere in un solo colpod’occhio la visione com-pleta dei movimenti delmese o dei mesi, se si ag-giunge anche la colonnaMesi, ideale per seguirel’andamento del propriobudget. Una volta co-struito questo tipo di ta-bella, non è necessariorifarla ogni volta che siaggiungono nuovi dati.È infatti sufficiente fareclic sul menu Dati, Ag-giorna i dati e inserirequindi le nuove voci.

Ovviamente non è ne-cessario attribuire unacategoria e una sottoca-tegoria a ogni operazio-ne, ma è meglio non la-sciare i campi vuoti infunzione della successi-va visualizzazione comeTabella pivot. Megliosemmai una categoriachiamata magari Varie,che contenga tutte lespese non classificabilinelle altre categorie. Allafine avrete in un colpod’occhio il polso della si-tuazione, con la sommadelle spese suddiviseper giorno alla fine diogni colonna e per cate-goria e sottocategoria al-la fine di ogni riga. �

P.SE.

Excel Tenere sotto controllo le spese quotidiane� Il problema Gestire al meglio i budget familiari

� La soluzione Segnare entrate e uscite in una tabella suddivisa in categorie e sottocategorie

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� Classificare le speseAprite Excel e date a ognicolonna un nome, peresempio Data, Spesa,Importo in euro, Categoria eSottocategoria. Partendodalla data, inserite tutte lespese effettuate ecompilate per ciascuna icampi Categoria eSottocategoria. In questomodo avrete una primasemplice schermatariassuntiva delle vostrespese.

� Attivare i filtri automaticiSelezionate il menu Dati,Filtri, Filtro automatico. Intesta a ogni colonna appariràuna freccetta, ciascuna dellequali apre un menu atendina. Potete selezionarele voci che vi interessano pervedere apparire il riepilogorelativo a quelle vocispecifiche. Se dal menu atendina selezionate Casaappariranno soltanto lespese relative alla casa ealle sottocategorie correlate.

� Le spese di categoria Una volta fatta unaselezione con i filtriautomatici, potete ancheverificare il subtotalerelativo alla selezione,andando sulla colonnaImporto in euro. Nellabarra degli strumenti fateclic sul simbolo dellasomma automatica,selezionate la voceSubtotale e premete iltasto Invio.

� La tabella pivot Fate clic sul menu Dati,Rapporto tabella pivot. Poiclic su Avanti e su Fine.Selezionate le vociCategoria e Sottocategoriae fate clic su Aggiungi a:Area riga. Poi selezionate ilcampo Data e fate clic suAggiungi a: Area colonna ecosì via. Avrete una tabellaordinata secondo trecriteri: Categoria,Sottocategoria e Data.

Come fare un tabulato con Excel XP

PC Open Maggio 2004137

open action guida

Come usare le macro per rendere più facile la

ricerca negli archivi

L’interfacciagrafica

- La struttura p. 138- Inserire gli oggetti p. 138

L’archivio- Come impostarlo p. 140- La procedura di interrogazione p. 140

Le macro- Registrare le procedure

p. 142- Macro e immagini p. 142

Evidenziare lescelte

- Formattazione condizionalep. 143

- La procedura p. 143

Interrogarel’archivio

- Registrare la macro p. 144- Il listato p. 144

Utilizzare epersonalizzare il modello

- Eseguire una ricerca p. 145- Personalizzazioni p. 145

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ExcelRealizzare un’interfacciagrafica per interrogare

l’archivio dei dati di vendita

Se si vuole sviluppare unmodello che dia modo achiunque di interrogare

un archivio dati in maniera de-cisamente trasparente ed ami-chevole, si può sviluppare unainterfaccia grafica particolar-mente strutturata, grazie allaquale si definiscono i parame-tri di interrogazione operandosemplicemente delle scelte vi-sive.

Spieghiamoci con un esem-pio. Per estrarre da un archi-vio, poniamo, i dati relativi allevendite di un certo prodottorealizzate da un determinatoagente, anziché digitare il codi-ce dell’articolo e il nome delvenditore in maschere più omeno complesse, può bastare

semplicemen-te un clic sullafoto del pro-dotto e suquella del ven-ditore.

A questo, pun-to, opportune esemplici macro, prov-vederanno ad impostare pernoi i vincoli di ricerca e, suc-cessivamente, a condurre inporto l’interrogazione. Tuttoquesto grazie alla possibilità diassociare una macro non soloai soliti pulsanti tradizionali,ma anche a qualsiasi oggetto ingenere: nel nostro caso alle im-magini dei prodotti e alle fotodegli agenti. A questo punto,basterà un ultimo clic per vi-

sualizzare i risultatidesiderati.Fra l’altro, seguen-done passo per pas-so il suo sviluppo, si

avrà modo di appren-dere interessanti fun-

zionalità di Excel, chepotremo sicuramente applica-

re anche in altre occasioni. Inquesta dispensa vi spieghiamocome creare l’interfaccia grafi-ca di interrogazione, nonchécome impostare le macro chepilotano le ricerche ed asso-ciarle alle corrispondenti im-magini. Il modello esemplifica-tivo è registrato nel file Inter-faccia grafica per archivi.xlscontenuto nel CD Guida 2. �

di Alberto Nosotti

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open action guida

La struttura dell’interfaccia graficaCome inserire e impostare le immagini e gli oggetti in cui si articolal’interfacciadel modello

L’interrogazione automati-ca di un archivio prevedelo sviluppo di una macro

che esegue la corrispondenteprocedura, utilizzando ognivolta i parametri di ricerca chevengono dichiarati. Questi da-ti possono essere forniti in va-ri modi. Facciamo subito unesempio riferendoci all’inter-faccia che abbiamo sviluppatoper realizzare un collegamentotrasparente con il database dainterrogare. Immaginiamo divoler estrarre dall’archiviovendite di una azienda cheopera nel settore della cancel-leria, tutti i dati relativi allevendite di buste per corri-spondenza, realizzate nell’areaNord dal venditore Rossi. Ope-rando in modo tradizionale, ilnome dell’articolo, quello del-l’area di vendita coinvolta, equello del venditore, devonoessere inseriti in una partico-lare zona del foglio lavoro (lazona criteri), espressamenteimpostata per pilotare le ricer-che. Tramite una interfacciagrafica, invece, le proceduresono assai più semplici. In pra-tica, basta fare clic sulle imma-gini rappresentative del pro-dotto, del venditore, e dell’a-rea, perché i corrispondentivincoli vengano puntualmentetrasferiti nella zona dei criteri,dopodiché basterà lanciare lamacro di interrogazione per ot-tenere i risultati desiderati.

Impostare l’interfacciaLa nostra interfaccia si arti-

cola essenzialmente in tre se-zioni e in un pulsante. Le tresezioni ospitano rispettiva-mente le immagini dei prodot-ti trattati dall’azienda (buste,cucitrici, nastri adesivi, e por-tamatite), le fotografie dei trevenditori, e i riferimenti alle

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Inserire gli elementi

� Le foto dei prodottiAprire il menu Inserisci, selezionare la voceImmagine, e nel corrispondente sottomenu optareper Da file. Si determina così l’apertura del box didialogo in cui si imposta il percorso di residenzadell’immagine da caricare. Premere il pulsante Apriper rendere operativa l’impostazione. A questopunto, dimensionare l’immagine agendo suiquadratini che la contornano, e trascinarla nellaposizione desiderata. Si utilizzerà la stessaprocedura anche per le foto dei venditori.

� Dimensionare le fotoFare clic destro sopra la foto, e selezionare Formatoimmagine nel menu. Nella maschera a schede che siapre accedere alla scheda Dimensioni, e annotare ivalori di altezza e larghezza. Caricare le altreimmagini, e con la stessa procedura accedere allaloro scheda Dimensioni, dove si impostano per tuttegli stessi valori. Si ottengono così quattro immaginiperfettamente uguali. Accanto, digitare i nomi deiprodotti, e denominare le quattro cellerispettivamente Prodotto1, Prodotto2, e così via.

� Denominare le celleRicordiamo sinteticamente, per chi non larammentasse, la procedura per denominare celle ozone. Evidenziare la cella (o la zona da denominare),quindi fare clic all’interno della casella che si trovaimmediatamente sopra l’etichetta A della primacolonna del foglio di lavoro. Digitare il nome daassegnare (in particolare, non sono ammessi spazi),quindi premere Invio. Aprendo l’elenco a discesaassociato alla casella vengono visualizzati tutti i nomiassegnati.

� L’interfacciaL’interfaccia si articola essenzialmente in tre sezionie in un pulsante. Le sezioni ospitano rispettivamentele immagini dei prodotti trattati dall’azienda (buste,cucitrici, nastri adesivi, e portamatite), le fotografiedei tre venditori, e i riferimenti alle aree di vendita. Atutti questi elementi verrà associata una opportunamacro, che si attiva al clic sull’oggetto, e trasferisceil nome associato all’immagine nella zona dei criteri.Il pulsante, invece, lancia la macro di interrogazionevera e propria.

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open action guida

aree di vendita. A tutti questielementi verrà associata unaopportuna macro, che si attivaal clic sull’oggetto, e trasferi-

sce il dato ad esso associatonella zona dei criteri che si tro-va nel foglio di supporto (zonaB6:D7). Il pulsante, invece, lan-

cia la macro di interrogazionevera e propria, dopo che sonostati selezionati i criteri di ri-cerca. Si noti che si possono

specificare tutti e tre i criteri(articolo, venditore, e zona),oppure solo uno o due di essi,o addirittura nessuno. In que-st’ultimo caso la zona dei cri-teri risulterà vuota, e se lan-ciamo l’interrogazione verran-no estratte tutte le registrazio-ni dell’archivio. Vale la pena diricordare che, se si fa clic sudue o più immagini dello stes-so gruppo, viene utilizzato co-me criterio quello corrispon-dente all’ultima foto su cui si èfatto clic.

Inserire le immaginiVediamo come inserire le fo-

to dei prodotti. Si utilizzerà lastessa procedura anche per lefoto dei venditori. Aprire il me-nu Inserisci, selezionare la vo-ce Immagine, e nel corrispon-dente sottomenu optare perDa file. Si determina così l’a-pertura del box di dialogo incui si imposta il percorso di re-sidenza dell’immagine da cari-care. Premere il pulsante Apriper rendere operativa l’impor-tazione.

A questo punto, dimensio-nare l’immagine agendo suiquadratini che la contornano,e trascinarla nella posizionedesiderata. Farvi sopra clic de-stro, nella maschera a schedeche si apre accedere a quellaetichettata Dimensioni, e an-notare i valori di altezza e lar-ghezza. Dopodiché caricare lealtre immagini, posizionarle, econ la stessa procedura acce-dere alla loro scheda Dimen-sioni, in cui si impostano pertutte gli stessi valori dimensio-nali. Si ottengono così quattroimmagini perfettamente ugua-li. Accanto, digitare i nomi deicorrispondenti prodotti nelleposizioni A12, A20, C12, C20, edenominare le quattro celle ri-spettivamente Prodotto1, Pro-dotto2, e così via. A questi no-mi, come vedremo più avanti,farà riferimento la macro asso-ciata alle immagini, e li trasfe-rirà quando richiamata, nellazona dei criteri. Operare nellostesso modo per inserire le fo-to dei venditori. Le celle che neospitano i nomi devono esseredenominate Venditore1, Vendi-tore2, e Venditore3.

Disegnare un riquadro sullecelle che contengono i nomidelle aree di vendita, e render-lo trasparente: più avanti ve-dremo come. Denominare letre celle Area_Nord, Area_Sud,e Area_Centro, utilizzando l’un-derscore invece dello spazio.

� Proteggere gli oggettiPer evitare accidentali cancellazioni o modifiche deglioggetti inseriti conviene proteggere il foglio di lavoro.Ecco come procedere. Aprire il menu Strumenti,selezionare la voce Protezione, e nel corrispondentesottomenu optare per Protezione foglio. Nellamaschera che viene visualizzata si puòopzionalmente dichiarare una password. Accertarsiche nell’elenco non figuri spuntata la voce Modificaoggetti.

� Le aree di venditaInnanzitutto, denominare le tre celle AreaNord,AreaSud, e AreaCentro, utilizzando l’underscore se siprevedono spazi. Aprire la barra Disegno(Visualizza/Barre strumenti/Disegno), fare clicsull’icona con sopra impresso un rettangolo, eportare il cursore sopra il nome della prima area.Disegnare un riquadro sulle celle che contengono inomi delle aree di vendita, e renderlo trasparente(nella prossima figura si spiega come fare).

� Definire la trasparenzaPosizionare il riquadro in modo da ricoprire lasottostante cella che contiene il nome dell’area divendita, quindi farvi sopra clic destro. Nel menucontestuale al clic optare per la voce Formato forme.Nella maschera a schede che viene visualizzataattivare quella denominata Colori e linee. Nellasezione Riempimento impostare al 100% ilparametro trasparenza utilizzando il cursore mobile.

� Inserire il pulsanteFare clic sulla terza icona della barra strumenti delVisual Basic (quella che reca impresse le miniaturedi un martello e di una chiave inglese). Nel pannelloche viene visualizzato fare clic sul simbolo delpulsante, quindi trascinare il mouse nell’area delfoglio di lavoro e tracciare un contorno rettangolare didimensioni pari a quelle che si vogliono dare alnostro pulsante di comando. Rilasciare il tasto delmouse. Se abbiamo operato correttamente vedremocomparire il pulsante.

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open action guida

Le macro per impostare i criteriAgli oggettidell’interfacciabisogna associarele macro chetrasferiscono ivincoli diinterrogazionenella zona criteri

Come abbiamo anticipato,la macro che esegue l’in-terrogazione del database

deve essere supportata da al-tre (tutte con la medesimastruttura di base) che, quandosi fa clic su un elemento del-l’interfaccia, trasferiscono ildato che vi è associato nellazona dei criteri cui farà riferi-mento la macro principale. Ve-diamo di spiegarci meglio uti-lizzando un esempio pratico.

Se vogliamo estrarre dall’ar-chivio gli ordini piazzati dall’a-gente Verdi, quando si fa clicsulla sua foto, la corrispon-dente etichetta deve esseretrasferita nella cella B7 dellazona criteri, che si trova nel fo-glio Supporto. Così facendo, lamacro di interrogazione potràlavorare correttamente, edestrarre dall’archivio tutti gliordini piazzati da Verdi. Vedia-mo allora come impostare lazona criteri, e le macro che laalimentano.

La zona criteriNel nostro caso si identifica

con la zona B6:D7 del foglioSupporto, e si articola in due ri-ghe. Quella superiore ospita leintestazioni dei campi dell’ar-chivio coinvolti nelle ricerche,mentre nelle celle sottostanti,denominate rispettivamenteCriterioAgente, CriterioZona, eCriterioArticolo, vengono tra-sferiti i dati corrispondenti aglielementi dell’interfaccia su cuisi è fatto clic.

Assegnare alla zona B6:D7 ilnome ZonaCriteri. Denominarele celle dei criteri (e quelle del-le etichette degli elementi del-l’interfaccia) consente di con-seguire un importante risulta-to. Infatti, così facendo, il mo-

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La procedura di registrazione

� Macro e nomiSe si dovessero cambiare le foto dei prodotti, econseguentemente anche modificare lecorrispondenti etichette, bisogna intervenire sullemacro che inseriscono i vincoli di ricerca nella zonadei criteri. In pratica bisogna prevedere in questeultime i nomi dei nuovi prodotti. In alternativa,quando si registrano le macro, anziché digitare leetichette nella zona dei criteri, prevederne la replica.

� Il registratore delle macroPer attivare il registratore delle macro aprire il menuStrumenti, e selezionare la voce Macro. Nelcorrispondente sottomenu optare per Registra nuovamacro. Nel box visualizzato inserire il nome dellamacro (in particolare, eventuali spazi devono esseresostituiti dall’underscore). Premere il pulsante Ok einiziare la registrazione della macro. Per arrestarlapremere il pulsante con sopra il quadratino.

� Registrare la macroAccedere al foglio di interfaccia, portare il cursore inA1, quindi, attivare il registratore delle macro, edassegnare a quella che si sta registrando il nomedesiderato (nel nostro caso si è accettato quellodefault: Macro1). A questo punto, portarsi sul foglioSupporto, fare clic sulla cella D7 e digitare il nomedell’articolo, così come compare nell’archivio.Abbiamo così trasferito l’etichetta Art. 1. Disattivareil registratore delle macro.

� La zona criteriNel nostro caso si identifica con la zona B6:D7 delfoglio Supporto, e si articola in due righe. Quellasuperiore ospita le intestazioni dei campidell’archivio coinvolti nelle ricerche, mentre nellecelle sottostanti, denominate rispettivamenteCriterioAgente, CriterioZona, e CriterioArticolo,vengono trasferiti i dati corrispondenti agli elementidell’interfaccia su cui si è fatto clic. Assegnare allazona B6:D7 il nome ZonaCriteri.

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dello funziona anche se inse-rendo righe o colonne vengo-no a modificarsi le coordinatedelle suddette posizioni. A

questo punto, possiamo inizia-re a registrare la prima macro,che si occuperà di trasferirenella opportuna cella della zo-

na dei criteri l’etichetta asso-ciata all’elemento grafico sucui si è fatto clic. Per esempio,quella corrispondente alla cu-

citrice (Art. 1). Accedere al fo-glio di interfaccia, portare ilcursore in A1, quindi, attivareil registratore delle macro, edassegnare a quella che si staregistrando il nome desiderato(nel nostro caso si è accettatoquello default: Macro1). A que-sto punto, portarsi sul foglioSupporto, fare clic sulla cellaD7 e digitare il nome dell’arti-colo, così come compare nel-l’archivio. Abbiamo così tra-sferito l’etichetta Art. 1. Disat-tivare il registratore delle ma-cro. Procedere in modo analo-go (cambiando ovviamente ilnome della macro) per regi-strare quelle relative agli altriprodotti.

Per quanto riguarda le ma-cro relative ai venditori, la cel-la della zona criteri in cui de-vono essere trasferite i nomi èla B7, che abbiamo denomina-to CriterioAgente. Le stesseprocedure si applicano ancheper la registrazione delle ma-cro relative alle zone di vendi-ta. In questo caso, però, primadi attivare la registrazione bi-sogna spostare il riquadro tra-sparente che abbiamo posizio-nato sulla cella che ospita ilnome della zona.

Modificare le macroRegistrate le macro convie-

ne subito esaminarne il listato.Nella barra degli strumenti delVisual Basic fare clic sul pul-santino che reca sopra impres-so un triangolino con la puntarivolta verso destra, determi-nando così l’apertura della ma-schera per la gestione dellemacro. Selezionare la macroda esaminare, e fare clic sulpulsante Modifica per accede-re al suo listato, che viene pre-sentato in ambiente Editor Vi-sual Basic. Ci si rende subitoconto che il registratore nonha tenuto conto dei nomi chesono stati assegnati alle cellecoinvolte nella procedura. Bi-sogna pertanto provvedere asostituire le loro coordinatecon le opportune denomina-zioni. In caso contrario, la ma-cro funzionerà ugualmente, manon bisogna apportare modifi-che alla struttura del modello,o cambiare le etichette deglielementi grafici dell’interfac-cia. In pratica, la modifica pre-vede che si operi solo a livellodi coordinata, trascrivendo frale virgolette che la racchiudo-no il nome assegnato alla cella.L’ortografia maiuscola o minu-scola è insignificante.

� La maschera delle macroRegistrate le macro conviene subito esaminarne illistato. Nella barra degli strumenti del Visual Basicfare clic sul pulsantino che reca sopra impresso untriangolino con la punta rivolta verso destra,determinando così l’apertura della maschera per lagestione delle macro. In questo ambiente si possonoeseguire le macro registrate, cancellarle, oesaminarne il listato accedendo all’Editor del VisualBasic. Per attivare le corrispondenti procedure, fareclic sugli opportuni pulsanti.

� Il listato delle macroNella maschera della macro, selezionare quella daesaminare, e fare clic sul pulsante Modifica peraccedere al suo listato, che viene presentato inambiente Editor Visual Basic. Ci si rende subitoconto che il registratore non ha tenuto conto deinomi che sono stati assegnati alle celle coinvoltenella procedura. Meglio, pertanto, provvedere asostituire le loro coordinate con le opportunedenominazioni

� AiutoPer documentarsi più ampiamente sugli argomentitrattati nel presente capitolo si raccomanda diconsultare il dossier Le macro di Excel sul numero53 di Pc Open, nonché alcune sezioni della guida inlinea. Ci riferiamo, in particolare, a quelle cui siaccede utilizzando nella scheda di ricerca libera leseguenti chiavi di interrogazione: Registratore macro,Macro, Editor Visual Basic, Casella degli strumenti,Suggerimenti per la registrazione di una macro

� Le celle dei criteriPer quanto riguarda le macro riguardanti i venditori,la cella della zona criteri in cui devono esseretrasferiti i nomi è la B7, che abbiamo denominatoCriterioAgente. Le stesse procedure si applicanoanche per la registrazione delle macro relative allezone di vendita. In questo caso, però, prima diattivare la registrazione bisogna spostare il riquadrotrasparente che abbiamo posizionato sulla cella cheospita il nome della zona.

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Associare le macro alle immaginiCome collegare gli oggettidell’interfacciaalle macro chegestisconoi vincoli diinterrogazione

Una volta sviluppate le ma-cro che trasferiscono nel-la zona criteri le etichette

degli elementi grafici dell’in-terfaccia sui quali si è fattoclic, bisogna associarle aglielementi stessi. Diciamo subi-to che l’associazione può ave-re luogo solo se il foglio di la-voro è stato sprotetto. Infatti,con la protezione attiva, gli og-getti non sono sensibili alleazioni del mouse. Per sproteg-gere il foglio, aprire il menuStrumenti, selezionare la voceProtezione, e nel corrispon-dente sottomenu optare perRimuovi protezione. Ma eccocome operare in pratica.

Associare la macroFare clic destro sull’oggetto

cui associare la macro, e nelmenu che viene visualizzatoselezionare l’opzione Assegnamacro. Così facendo, si deter-mina l’apertura di una specialemaschera. Nella finestra cen-trale di quest’ultima sono elen-cate tutte le macro che sonostate registrate. Fare clic sulnome della macro da associareall’immagine, dopodiché pre-mere il pulsante Ok per conso-lidare l’associazione, che daquesto stesso momento diven-ta operativa. Per renderseneconto portare il cursore sullafoto. Lo vedremo trasformarsiin una piccola mano, e facendoclic, l’etichetta associata allafoto verrà trasferita nella cor-rispondente cella della zonacriteri. Per eliminare una asso-ciazione, invece, ripetere laprocedura, e cancellare nellacasella Nome macro della ma-schera quello della macro chevi si trova. Per modificare sem-plicemente l’associazione, in-vece, selezionare una nuovamacro e premere Ok.

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� La maschera delle macroNella finestra centrale della maschera sonoelencate tutte le macro che sono state registrate.Fare clic sul nome di quella da associareall’immagine, dopodiché premere il pulsante Okper consolidare l’associazione, che da questostesso momento diventa operativa. Perrendersene conto portare il cursore sulla foto. Lovedremo trasformarsi in una piccola mano:facendo clic, l’etichetta associata alla foto verràtrasferita nella corrispondente cella della zonacriteri.

� Macro e pulsantiEcco come associare ai pulsanti-oggetto che sitrovano nei fogli Interfaccia e Archivio le macropreviste. È semplicissimo, dopo averle create,attivare la modalità Progettazione facendo clic,nella barra degli strumenti del Visual Basic, sullaicona con sopra impressi Squadra e Matita. Fareclic destro sul pulsante, e nel menu che si apreselezionare Visualizza codice. Si accede cosìall’Editor del Visual Basic.

� Il codice del pulsanteEcco come si presenta, in ambiente Editor, ilcodice del pulsante, all’interno del quale si digitail nome della macro che deve essere lanciataquando il pulsante stesso viene premuto. Inalternativa, senza necessariamente doversviluppare in precedenza la macro che deveessere associata alla pressione del pulsante, sene possono semplicemente digitare direttamente icorrispondenti passi.

� Macro e oggettiUna volta sviluppate le macro che trasferiscononella zona criteri le etichette degli elementi graficidell’interfaccia sui quali si è fatto clic, bisognaassociarle agli elementi stessi. Fare clic destrosull’oggetto cui associare la macro, e nel menuche viene visualizzato selezionare l’opzioneAssegna macro. Così facendo, si determinal’apertura della speciale maschera che gestiscel’associazione.

Oggetti e pulsanti

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I sistemi di controlloCon laformattazionecondizionale,si associa a unacella un formatoper verificare i vincoli di ricerca

Nel nostro modello le scel-te da fare per impostare laricerca sono al massimo

tre, ma se dovessero essere dipiù conviene realizzare un si-stema di controllo che consen-ta di avere sempre sott’occhioi vincoli di ricerca che sonostati impostati. Per esempio,facendo sì che le etichette de-gli elementi su cui si è fatto clicvengano visualizzate con unosfondo colorato. Rosso, ponia-mo. In particolare, ci avvarre-mo della funzionalità di for-mattazione condizionale, gra-zie alla quale, per l’appunto, èpossibile assegnare ad una cel-la un determinato formato, inbase al suo contenuto, o aquello di un’altra cella. Nel no-stro caso, dal momento che leetichette degli elementi dell’in-terfaccia vengono trasferitenelle celle della zona dei crite-ri, a seconda del contenuto diqueste ultime piloteremo il co-lore dello sfondo delle etichet-te originali.

Se facciamo clic sulla fotodella venditrice Rossi, il conte-nuto della cella sottostanteviene trasferito nella cella B7del foglio di supporto (che èstata denominata CriterioAgen-te). A questo punto, la condi-zione da esprimere è la se-guente: =CriterioAgente=”Ros-si”, e se verificata determineràla colorazione dello sfondo del-la cella G15. Aprire il menu For-mato, e selezionare Formatta-zione condizionale. Nella casel-la Condizione 1 della mascheravisualizzata inserire il vincoloLa formula è, e nella casella afianco digitare =CriterioAgen-te=”Rossi”. Fare clic sul pulsan-te Formato, nel box di dialogoche si apre accedere alla sche-da Motivo, quindi impostare losfondo desiderato.

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� Il formato condizionaleAprire il menu Formato, e selezionareFormattazione condizionale. Nell’elenco a discesaassociato alla casella Condizione 1 dellamaschera visualizzata optare per La formula è, enella casella a fianco digitare il vincolo=CriterioAgente=”Rossi”. Fare clic sul pulsanteFormato, nel box di dialogo che si apre accederealla scheda Motivo, quindi impostare lo sfondodesiderato.

� Definire lo sfondoLa maschera che gestisce la formattazione daassegnare condizionalmente alla cella si articolain tre schede, ognuna delle quali gestisce unparticolare tipo di formattazione. Nel nostro caso,accedere alla scheda Motivo, aprire la palettacromatica associata alla voce Colore, eselezionare quello da assegnare allo sfondo dellaetichetta su cui viene fatto clic. Ovviamente, sipossono assegnare contemporaneamente piùformattazioni.

� Per saperne di piùLa funzione di formattazione condizionale è moltopotente e versatile, pertanto vale la pena diconoscerla più a fondo per immaginare altre sueapplicazioni. Ecco come accedere allecorrispondenti pagine di aiuto della guida in lineadi Excel. Accedere alla guida, e nella casella diricerca libera digitare Formattazione condizionale.Degli argomenti individuati consultare le paginecorrispondenti alla voce Aggiungere, modificare, orimuovere i formati condizionali.

� Evidenziare le scelteNel nostro modello le scelte da operare perimpostare la ricerca sono al massimo tre, ma sedovessero essere di più conviene definire unsistema di controllo che ci consenta di averesempre sottocchio i vincoli di ricerca che sonostati impostati. Per esempio, facendo si che leetichette degli elementi su cui si è fatto clicvengano visualizzate con uno sfondo colorato.

Definire i formati condizionali

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La macro di interrogazioneEcco comeregistrare lamacro che deveessere associataal pulsante chelancial’interrogazionedell’archivio

Preparato il terreno, si puòfinalmente mettere manoalla impostazione della

macro che interroga l’archiviosulla base dei parametri di ri-cerca dichiarati con la media-zione dell’interfaccia grafica.Successivamente, la assocere-mo al pulsante Interroga che sitrova nel foglio di lavoro Inter-faccia. Prima, però, bisogna de-nominare Archivio l’insieme dicelle che ospita il database(nomi campi inclusi), e prepa-rare la zona in cui verranno vi-sualizzati i risultati delle inter-rogazioni. Ci riferiamo alla rigaP2:R2 del foglio di lavoro Ar-chivio, in cui sono riportatiesattamente i nomi dei campidel database. A tale riga asse-gneremo il nome Risultati.

Registrare la macroAccedere al foglio Interfac-

cia, posizionarsi sulla cella A1,attivare il registratore, e asse-gnare alla macro il nome Inter-rogazione. Portarsi sulla cellaA1 del foglio Archivio, aprire ilmenu Dati, e selezionare la vo-ce Filtro. Nel corrispondentesottomenu optare per Filtroavanzato. Nel box che viene vi-sualizzato spuntare, innanzi-tutto, il bottone Copia dati inaltra posizione.

Dopodiché, nelle caselle sot-tostanti, inserire rispettiva-mente i nomi assegnati alle zo-ne che ospitano l’archivio (Ar-chivio), e la zona dei criteri(ZonaCriteri). Nella casella Co-pia in, invece, digitare il nomedella riga dei risultati (Risulta-ti). È tutto. Se si preme il pul-sante Ok, nella zona dei risul-tati viene visualizzato l’interocontenuto dell’archivio, per-ché al momento la zona dei cri-teri è vuota.

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� La zona risultatiVengono visualizzati i risultati delle interrogazionicondotte nell’ambito dell’archivio sulla base deivincoli specificati nella zona criteri, tramitel’interfaccia grafica. Nel nostro caso la zona deirisultati si identifica con la riga P2:R2 del foglioArchivio, in cui sono riportati i nomi dei campi deldatabase. Non è necessario citarli tutti, bastafare riferimento a quelli che si vogliono farcomparire nei risultati. Si consiglia di non digitaredirettamente i nomi dei campi, ma di replicarequelli dell’archivio.

� La maschera di interrogazioneAprire il menu Dati, e selezionare la voce Filtro.Nel corrispondente sottomenu optare per Filtroavanzato. Nel box che viene visualizzato spuntare,innanzitutto, il bottone Copia dati in altraposizione. Dopodiché, nelle caselle sottostantiinserire rispettivamente i nomi assegnati alle zoneche ospitano l’archivio (Archivio), e la zona deicriteri (ZonaCriteri). Nella casella Copia in, invece,digitare il nome della riga dei risultati (Risultati).

� La macroEcco come si presenta il listato della macro cheabbiamo appena registrato. Si noti che alla finesono stati inseriti manualmente alcuni passi chehanno il compito di cancellare i dati presenti nellazona dei criteri. Non facendo così, se al momentodi specificare i vincoli di interrogazione non siutilizzassero tutti i criteri disponibili, nellasuddetta zona potrebbero permanere valoriresidui di altre interrogazioni, falsando così irisultati della ricerca.

� L’archivioIl database da interrogare occupa la zona che èstata denominata Archivio. Ovviamente, non visono limiti al numero di campi e record gestiti(salvo quelli posti da Excel, e dall’ampiezza dellazona denominata). Si noti che la denominazionenon coinvolge solo la zona occupata dalleregistrazioni ma anche quella riservata al nomedei campi. La zona dei criteri e quella dei risultatipossono fare riferimento a tutti i campidell’archivio, o ai soli coinvolti nelle ricerche.

La procedura

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Utilizzare e personalizzare il modelloTutorial sull’usodel templatedisponibile nelnostro CD. Così si eseguonoeventualimodifiche

L’utilizzo del modello èsemplicissimo, tanto piùche l’interfaccia grafica ne

rende ancora più trasparentel’impiego. In pratica, basta fareclic sugli oggetti che corri-spondono alle voci da ricerca-re, e premere poi il pulsante Ri-cerca. Vale la pena di ricordareche le interrogazioni vengonocondotte nella cosiddetta mo-dalità And. Vale a dire che ver-ranno estratti solamente i re-cord che contengono contem-poraneamente tutte chiavi diricerca dichiarate. Per esem-pio, se si fa clic sulla foto delportamatite, del venditore Bian-chi, e sul pulsante corrispon-dente all’area Nord, verrannoestratti solo gli ordini di porta-matite, piazzati da Bianchi nel-l’area Nord. Non è necessariospecificare tutte le chiavi pre-viste. Se si fa clic solo sulla fotodella cucitrice, e si lancia la ri-cerca, verranno estratti tutti gliordini relativi a tale articolo, in-dipendentemente dal vendito-re e dall’area in cui sono statiraccolti. Se si fa clic su due og-getti appartenenti allo stessogruppo, viene preso come vin-colo quello corrispondente al-l’ultima selezione.

Modificare il modelloPer adattare il modello a si-

tuazioni personalizzate biso-gna, innanzitutto, ridenomina-re la nuova zona database, evariare in corrispondenza lazona criteri e quella dei risul-tati. A proposito del database,per tenere conto di eventualiinserimenti successivi, è beneassegnare alla zona dei dati uncongruo spazio. Se poi si ag-giungono nuove immagini, bi-sogna sviluppare le corrispon-denti macro che trasferisconoi vincoli nella zona criteri. �

� Inserimento di nuovi oggettiL’inserimento di nuovi oggetti grafici ha luogoaprendo il menu Inserisci, selezionando la voceImmagine, e optando per Da file nelcorrispondente sottomenu. Per allineare glioggetti inseriti bisogna evidenziarli, quindi,attivare la barra Disegno (Visualizza/Barrestrumenti/Disegno), quindi fare clic sull’omonimopulsante. Nel menu che si apre selezionareAllinea e distribuisci, e scegliere il tipo diallineamento desiderato fra quelli proposti.

� Bordare le immaginiSe si vuole riprodurre il bordo che contorna leimmagini presenti nel modello esemplificativobisogna fare clic destro sull’immagine, e nelmenu contestuale al clic selezionare la voceFormato immagine. Nella maschera a schede cheviene visualizzata accedere a quella etichettataColori e linee. Nella sezione Linea si può definireil colore del bordo e il suo spessorerispettivamente nella paletta cromatica e nellalista associate alle caselle Colore e Spessore.

� Modifiche al databaseL’archivio è il primo degli elementi da modificarese si decide di personalizzare il modello. Il nostroconsiglio è quello di prevedere ampio spazio perle registrazioni, al fine di poter tenere conto degliinserimenti futuri. Ovviamente, la nuova zona deldatabase deve essere ridenominata. Se si cambiail nome attuale (Archivio) bisogna modificare lamacro di interrogazione. Devono esseremodificate di conseguenza anche le zone deicriteri e dei risultati.

� Ricerche in AndLe interrogazioni vengono condotte nellacosiddetta modalità And. Vale a dire che verrannoestratti solamente i record che contengonocontemporaneamente tutte le chiavi di ricercadichiarate. Per esempio, se si fa clic sulla foto delportamatite, del venditore Bianchi, e sul pulsantecorrispondente all’area Nord, verranno estrattisolo gli ordini di portamatite, piazzati da Bianchinell’area Nord. Non è necessario specificare tuttele chiavi previste.

Ricerche e modifiche

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PC Open Aprile 2004125

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Excel: come elaborare i risultati di un questionario

Se si devono elaborare i da-ti contenuti in un questio-nario distribuito nel cor-

so di un sondaggio, i problemida affrontare sono essenzial-mente due. Il primo, decisa-mente il più tedioso, è quellodi registrare i dati in un appro-priato archivio, mentre il se-condo si riferisce all’analisi diquest’ultimo, per estrarre, tra-mite opportune elaborazionistatistiche, le informazioni si-gnificative che custodisce.

Opzionalmente, poi, i risul-tati di tali analisi possono es-sere interpretati in forma gra-fica. Nella presente dispensaci occuperemo di come risol-vere questi problemi, organiz-zando le corrispondenti ope-razioni. In particolare, percreare l’archivio delle rispostesi selezionano in speciali elen-

chi a discesa quelle che sonostate spuntate nel questiona-rio, mentre le elaborazionistatistiche vengono condotteautomaticamente. Per crearel’archivio utilizzeremo dei co-siddetti controlli, grazie aiquali è possibile impostare inmodo facile e rapido gli elen-chi a discesa da cui prelevarei dati necessari. Per eseguirele analisi statistiche, invece, ri-correremo alle omonime fun-zioni database, la cui dinamicaoperativa ricalca quella utiliz-zata per condurre analisi tra-dizionali. Infine, la creazionedei vari grafici avviene inter-pretando tramite diagrammi dibase i risultati delle analisi ese-guite. In pratica, si parte ana-lizzando la struttura del que-stionario utilizzato, quindi sidefiniscono i contenuti degli

elenchi a discesa da cui prele-vare le risposte da inserire neldatabase. Successivamente, siprocede alla creazione dell’ar-chivio risposte, e alla imposta-zione delle formule di analisi edei grafici interpretativi dei ri-sultati. In particolare, la di-spensa spiega come elaborarele risposte di un questionarioche prevede cinque domande:Età e Sesso dell’intervistato,nonché Qualità, Utilità, e Prez-zo del prodotto da valutare.Per ognuna delle domande èprevisto un certo numero di ri-sposte prestrutturate.

Le procedure seguite sonoesemplificate nel modello Son-daggio.xls (contenuto nel no-stro CD Guida 2 nella cartellaPDF, schede pratiche)che ac-compagna la dispensa. �

di Alberto Nosotti

Vi spieghiamocome analizzare

le risposteraccolte nelcorso di un

sondaggio permisurare il

gradimento deiclienti verso uncerto prodotto

Gli elenchi adiscesa

- Analisi del questionariop. 126

- Creare gli elenchi p. 126

Archiviare lerisposte

- Impostare la strutturadell’archivio p. 128

- La macro di trasferimentodati p. 128

Analisistatistica dellerisposte

- Le funzioni statistichedatabase p. 130

- Impostare le formule p. 130

Analisi grafiche- Specificare le zone dati

p. 133- Realizzare i grafici p. 133

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Per saperne di piùChi volesse documentarsidettagliatamente sugli argomenti trattatinella presente dispensa può consultareil dossier Le macro di Excel sul numero53 di PC Open (luglio-agosto 2000),nonché la dispensa Excel pubblicata sulnumero di novembre dello scorso anno.

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Creare gli elenchi a discesaPer facilitare erendere piùrapidal’acquisizionedelle risposteconvieneutilizzare elenchia discesaprestrutturati

Gli elenchi a discesa fannoparte dei cosiddetti con-trolli di Excel, vale a dire

una serie di strumenti che sipossono inserire nel foglio dilavoro prelevandoli da unospeciale pannello, e definen-done poi i parametri di lavoroa seconda delle funzioni chesono chiamati a svolgere. Nelnostro caso, gli elenchi devonoproporre le risposte previstenel questionario, consentendodi scegliere di volta in voltaquelle che sono state date da-gli intervistati. Le risposte se-lezionate verranno trasferitein una riga di parcheggio, equindi inserite automatica-mente nell’archivio a cura diuna macro dedicata (più avan-ti vedremo come svilupparla).Prima ancora di creare gli elen-chi, però, bisogna preparare leliste delle risposte da associa-re ad essi, nonché predisporrela riga di parcheggio. Incomin-ciamo con gli elenchi delle ri-sposte. In pratica, viene creatauna lista di risposte per ognu-no degli elenchi previsti nelmodello. Si noti che le corri-spondenti zone deve essereopportunamente denominate,perché al loro nome si dovràfare riferimento quando si pro-cederà all’impostazione dei pa-rametri dell’elenco cui si riferi-scono. Ecco, per esempio, co-me creare e denominare la li-sta di risposte da associare al-l’elenco Età intervistato. Digita-re nella cella J4 del foglio Inse-rimento dati il dato corrispon-dente all’età minima dell’inter-vistato: 18, poniamo. Digitarenella cella sottostante il valore19. Evidenziare le due celle,quindi trascinare verso il bas-

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Le proprietà

� La lista delle etàEcco, per esempio, come creare la lista di risposteda associare all’elenco Età intervistato. Digitare nellacella J4 del foglio di lavoro il dato corrispondenteall’età minima dell’intervistato; 18, poniamo. Digitarenella cella sottostante il valore 19. Evidenziare le duecelle, quindi trascinare verso il basso la selezionesino a che nell’ultima cella non compare il numerocorrispondente all’età massima prevista per gliintervistati. Alla lista creata assegnare il nome Età.

� Le celle di parcheggioSelezionare la prima cella della riga in cui verrannoregistrate temporaneamente le risposte (C18:G18),ed assegnarle il nome Età1. Per chi non la ricordasseriassumiamo la procedura di denominazione. Aprire ilmenu Inserisci, selezionare Definisci, e nelsottomenu optare per Nome. Nella maschera che siapre digitare il nome da assegnare nella caselladedicata. Denominare opportunamente tutte le celledella riga di parcheggio.

� Sintassi dei nomiI nomi utilizzati per identificare celle o zone devonorispettare ad una particolare sintassi. Per esempio,non possono contenere spazi, che devono esserenecessariamente sostituiti dall’underscore ( _ ).Inoltre, il primo carattere del nome deve essere unalettera. In ogni caso, un nome non deve mai fareriferimento ad un indirizzo di cella, pertanto anche sei caratteri utilizzati sono validi, nomi come F34,AD167, e così via, non sono validi.

� La funzione degli elenchiGli elenchi devono proporre le risposte previste nelquestionario, consentendo così di scegliere quelleche sono state spuntate dall’intervistato. Le risposteselezionate verranno trasferite in una riga diparcheggio, e quindi inserite automaticamentenell’archivio (più avanti vedremo come). Prima ancoradi creare gli elenchi, però, bisogna preparare le listedelle risposte da associare ad essi, nonchépredisporre la riga di parcheggio.

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so la selezione sino a che nel-l’ultima cella non compare ilnumero corrispondente all’etàmassima prevista per gli inter-

vistati. Aggiungere una ultimacella con la voce ND (da utiliz-zare se non viene data una ri-sposta). Alla intera lista asse-

gnare il nome Età. A questopunto, selezionare la primacella della riga in cui verrannoregistrate temporaneamente le

risposte (C18:G18), ed asse-gnarle il nome Età1. Con lestesse modalità preparare leliste da collegare agli altri elen-chi previsti dal modello e de-nominare le celle destinate adospitare le risposte date.

Creare gli elenchiAccedere al menu Visualiz-

za, selezionare Barre strumen-ti, e nel corrispondente sotto-menu optare per Visual Basic.Viene così visualizzata unabarra icone: fare clic su quellache reca impressi un martello euna chiave inglese. Nel pannel-lo che si apre attivare l’iconaCasella combinata. È la nona apartire dall’alto. A questo pun-to, disegnare nell’area di lavo-ro un rettangolo di dimensionipari a quelle che si voglionodare all’elenco.

Rilasciando il tasto del mou-se viene visualizzata la caselladell’elenco stesso, mentre nel-la barra icone viene contem-poraneamente attivata l’iconacon sopra impresse la squadrae la matita. Questo significache ci troviamo nella cosiddet-ta modalità di progettazione.Una volta impostato l’elenco adiscesa dobbiamo definirne lecaratteristiche. In particolare,dove si trova la corrisponden-te lista delle risposte, e in qua-le cella della riga di parcheggiodovrà essere trasferito il datoprelevato dall’elenco. Così fa-cendo si ottiene un facsimile direcord disposto su una riga,che verrà poi trasferito tal qua-le (più avanti vedremo come),nell’archivio delle risposte.

Parametri dell’elencoRestando sempre in moda-

lità progettazione fare clic de-stro sulla casella dell’elenco, enel menu contestuale al clicselezionare Proprietà. Si aprecosì la casella delle proprietàdell’elenco a discesa.

Fare clic sulla cella a fiancodella voce LinkedCell, ed inse-rire il nome della cella in cuiandrà inserita l’età dell’inter-vistato (quella che abbiamodenominato Età1). Adesso, sispecifica la zona che ospita lalista delle età: basta inserirenella cella accanto alla voce Li-stFillRange della maschera del-le proprietà il nome che le ab-biamo assegnato (Età). Chiu-dere la casella delle proprietà edisattivare nella barra deglistrumenti del Visual Basic l’i-cona con sopra la squadra e lamatita. �

� Le proprietà dell’elencoFare clic destro sulla casella dell’elenco, e nel menucontestuale al clic selezionare Proprietà. Si apre cosìla casella delle proprietà dell’elenco a discesa. Fareclic sulla cella a fianco della voce LinkedCell, edinserire il nome della cella in cui andrà inserita l’etàdell’intervistato (quella che abbiamo denominatoEtà1). Successivamente, si specifica la zona cheospita la lista delle età: inserire nella cella accantoalla voce ListFillRange il nome che le abbiamoassegnato (Età).

� Testare l’elencoEcco come provare il funzionamento dell’elenco adiscesa. Chiudere la casella delle proprietà edisattivare nella barra degli strumenti del VisualBasic l’icona con sopra la squadra e la matita. Seabbiamo operato correttamente, facendo clic sulpulsantino a fianco della casella viene aperto unelenco che ospita l’età degli intervistati.Selezionando un valore, il corrispondente dato verràtrasferito nella prima cella della riga di parcheggio.

� Per saperne di più sugli elenchiPer avere maggiori ragguagli su come creare glielenchi a discesa, e sulle loro caratteristiche,conviene consultare l’aiuto in linea di Excel. Accederealla guida, e nella casella di ricerca libera digitare lachiave di interrogazione Combobox. Fra gli argomentiche vengono individuati si consiglia di consultare iseguenti: Tipi di controlli e relative proprietà,Modificare un controllo, Aggiungere controlli ActiveX.

� Creare gli elenchiAccedere al menu Visualizza, selezionare Barrestrumenti, e nel corrispondente sottomenu optareper Visual Basic. Viene così visualizzata una barraicone: fare clic su quella che reca impressi unmartello e una chiave inglese. Nel pannello che siapre attivare l’icona Casella combinata. Disegnarenell’area di lavoro un rettangolo di dimensioni pari aquelle che si vogliono dare all’elenco. Rilasciando iltasto del mouse viene visualizzata la caselladell’elenco.

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Creare l’archivio delle risposteVi spieghiamocome archiviareautomaticamentele risposte chesono state datealle domandepreviste nelquestionario

Per poter elaborare i risul-tati del sondaggio, le ri-sposte date dagli intervi-

stati devono essere inserite inun opportuno archivio. L’inse-rimento, come già abbiamo an-ticipato, avviene archiviandodi volta di volta le risposte chesono state trasferite nella zonadi parcheggio. Il trasferimentoda tale riga all’archivio avvienetramite una opportuna macroche potremo registrare non ap-pena impostata la strutturadell’archivio stesso.

La struttura dell’archivioIl nostro archivio si articola

in cinque campi (Età, Sesso,Qualità, Utilità, e Prezzo), e puòospitare un centinaio di regi-strazioni. L’intera zona occu-pata dai dati a dai nomi deicampi (B7:F124) deve esseredenominata Archivio_Risposte(attenti all’underscore). Se sivolesse aumentare la capacitàdell’archivio bisogna cancella-re il nome assegnato e riasse-gnarlo alla nuova zona dati. Sinoti che la cella B5 ospita unasterisco. L’inserimento è sta-to eseguito perché tale cellanon deve assolutamente esse-re vuota. Infatti, serve a pilota-re l’inserimento automaticodei dati. Ovviamente, al postodell’asterisco si può inserireun qualunque altro carattere.

La procedura di archiviazioneLe risposte dei questionari

vengono, come si sa, archivia-te di volta in volta nella riga diparcheggio del foglio Inseri-mento dati. Per registrarle nel-l’archivio si deve seguire la se-guente procedura. Evidenziarela riga di parcheggio, copiarla,accedere al foglio Archivio ri-

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Il database e la macro

� Registrare le macroLa registrazione va fatta in due tempi. Innanzitutto siregistra la parte di procedura che partendo dal foglioInserimento dati porta al foglio Archivio risposte.Dopodiché, si registra la procedura che partendodalla cella A1 di quest’ultimo foglio gestisce la copiadei dati nella corretta posizione dell’archivio. Si notiche la seconda procedura deve essere registrata inmodalità relativa, attivando la seconda icona dellabarretta visualizzata contestualmente all’attivazionedel registratore

� Il listatoI passi significativi del listato della seconda macrodevono essere aggiunti al listato della prima. Si notiche si sono inseriti due passi finali: il primo riporta ilcursore nella cella A1 del foglio Inserimento dati,mentre il secondo cancella i dati ospitati nella lineadi parcheggio in modo da presentarla vuota quandosi procederà ad un nuovo inserimento dati. Il codicefinale della macro (che è stata denominata Archivia)è illustrato in figura.

� I codici di “navigazione”Nel foglio Archivio risposte è previsto un pulsante peril ritorno al foglio Inserimento dati, e viceversa. Ilcodice da associare ai pulsanti è semplicissimo e siriduce a due soli passi. Per esempio, quello cheporta al Foglio inserimento dati è il seguente:Sheets(“Archivio risposte”).Select seguito dal passoActiveSheet.Range(“A1”).Select. Il primo passo portaal foglio di lavoro, mentre il secondo posiziona ilcursore sulla cella A1.

� Impostare l’archivioL’archivio si articola in cinque campi (Età, Sesso,Qualità, Utilità, e Prezzo). L’intera zona occupata daidati a dai nomi dei campi (B7:F124), deve esseredenominata Archivio_Risposte. Se si aumenta lacapacità dell’archivio bisogna cancellare il nomeassegnato e riassegnarlo alla nuova zona dati. Lacella B5 ospita un asterisco. L’inserimento è statoeseguito perché tale cella non deve assolutamenteessere vuota. Infatti serve a pilotare l’inserimentoautomatico dei dati.

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sposte, e posizionarsi sulla cel-la B5 (quella che contiene l’a-sterisco). A questo punto, pre-mere il tasto Fine, quindi il ta-

sto Freccia in basso. Così fa-cendo, dal momento che siparte da una cella non vuota, ilcursore si porta sull’ultima cel-

la non vuota della colonna incui si trova. Nella fattispeciesulla cella immediatamentesottostante: la cella B6. Ades-

so, se si preme ancora il tastoFreccia in basso, il cursore siposiziona sulla prima cella del-la prima riga dell’archivio, do-ve si può finalmente replicareil contenuto della zona di par-cheggio.

Registrazioni successivePer inserire una nuova regi-

strazione si opera nello stessomodo, ma questa volta il cur-sore si porterà sulla secondariga dell’archivio, proprio quel-la in cui deve avvenire il nuovoinserimento. I lettori più smali-ziati non si sono stupiti di que-sta macchinosa procedura. In-fatti, se manualmente è piùsemplice posizionarsi diretta-mente sulle posizioni in cuieseguire le repliche, quando siregistrerà la macro dobbiamodarle dei riferimenti certi tra-mite i quali pilotare corretta-mente le operazioni.

Registrare la macroLa registrazione va fatta in

due tempi. Innanzitutto si regi-stra la parte di procedura chepartendo dal foglio Inserimentodati porta al foglio Archivio ri-sposte. Dopodiché, si registra laprocedura che partendo dallacella A1 di quest’ultimo foglioporta alla copia dei dati nellacorretta posizione dell’archi-vio. Si noti che la seconda par-te della procedura deve essereregistrata in modalità relativa,attivando la seconda icona del-la barretta visualizzata conte-stualmente all’attivazione delregistratore. In ogni caso, persaperne di più, consultare il ca-pitolo della dispensa Excel,pubblicata sul numero di no-vembre dello scorso anno.

La macro finaleI passi significativi del lista-

to della seconda macro devo-no essere aggiunti al listatodella prima.

Si noti che sono stati inseri-ti anche due gruppi finali: il pri-mo riporta il cursore nella cel-la A1 del foglio Inserimento da-ti ed elimina l’evidenziazionedella zona di parcheggio, men-tre il secondo cancella i datiche vi sono ospitati in mododa presentarla vuota quando siprocederà ad un nuovo inseri-mento dati. Il codice finale del-la macro è illustrato nella figu-ra 3. Il corrispondente listatodeve essere inserito all’internodel codice del pulsante chelancia la procedura di archi-viazione. �

� Inserire il codice dei pulsantiFare clic sull’icona Progettazione se non è ancoraattiva. Posizionare il cursore sul pulsante. Premere iltasto destro del mouse, e nel menu che vienecontestualmente visualizzato, optare per la voceVisualizza codice. Si accede così alla sezionedell’editor del Visual Basic che ospita ilcorrispondente codice, articolato in soli due passi:Private Sub CommandButton1_Click() e End Sub.Inserire al loro interno i due passi per accedere aifogli di lavoro. Disattivare l’icona di progettazione pertestare il pulsante.

� Modificare le macroChi per una qualsiasi ragione volesse consultare omodificare i listati delle macro in cui si articola ilmodello deve operare nel seguente modo. Aprire ilmenu Strumenti, selezionare la voce Macro, e optareancora per Macro nel corrispondente sottomenu.Nella maschera che viene visualizzata selezionare ilnome della macro che ci interessa, quindi premere ilpulsante Modifica. Si accede così all’editor del VisualBasic, e in particolare al listato della macro.

� Per avere aiutoPer documentarsi più ampiamente sugli argomentitrattati nel presente capitolo si raccomanda diconsultare il dossier Le macro di Excel sul numero53 di PC Open, nonché alcune sezioni della guida inlinea del Visual Basic. Ci riferiamo, in particolare, aquelle cui si accede utilizzando nella scheda diricerca libera le seguenti chiavi di interrogazione:Registratore macro, Macro, Editor Visual Basic,Casella degli strumenti, Suggerimenti per laregistrazione di una macro.

� Creare i pulsantiFare clic sulla terza icona della barra strumenti delVisual Basic (quella che reca impresse le miniaturedi un martello e di una chiave inglese). Nel pannelloche viene visualizzato fare clic sul simbolo delpulsante, quindi trascinare il mouse nell’area delfoglio di lavoro e tracciare un contorno rettangolare didimensioni pari a quelle che si vogliono dare alnostro pulsante di comando. Rilasciare il tasto delmouse. Se abbiamo lavorato correttamente vedremocomparire il pulsante

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Analisi statistiche delle risposteUtilizzandole funzionistatistichedatabase èpossibile ricavaredall’archiviomolte informazioniutili

In questa fase utilizziamo fun-zioni statistiche database,grazie alle quali si possono

estrarre numerose e prezioseinformazioni dal nostro archi-vio. La loro meccanica è similea quella di alcune funzioni tra-dizionali (SOMMA, CONTA,MAX, MIN, e così via), ma sonoanche in grado di operare suarchivi tabellari in base a de-terminati criteri che si inseri-scono in particolari zone delfoglio di lavoro.

Tali criteri si impostano co-me quelli che abbiamo utiliz-zato in precedenti dispenseper l’interrogazione di un ar-chivio tabellare. In pratica lazona criteri è articolata sudue righe. Nella prima sonoospitati i nomi dei campi rela-tivamente ai quali si imposta ilcriterio, mentre nella secon-da, in corrispondenza dei sud-detti campi si inseriscono ivalori di riferimento che pilo-tano l’analisi.

La sintassiIn generale, la sintassi delle

funzioni database è la seguen-te: DB.Funzione(Database;Campo;Criteri), dove DB.Fun-zione è quella chiamata ad ope-rare, per esempio la funzioneDB.MAX, Database è il nomedella zona che contiene l’archi-vio tabellare da analizzare,Campo è il nome (fra virgolet-te) di quello coinvolto nell’ana-lisi, e Criteri è il nome della zo-na che ospita questi ultimi.

Ovviamente, in luogo dei no-mi di zona si possono dichiara-re le corrispondenti coordina-te, ma consigliamo di specifi-care un nome per rendere piùchiaro il significato. A questopunto possiamo impostare le

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Impostare i criteri e le formule

� Le zone dei criteriImmaginiamo di voler sapere quanti intervistatihanno valutato in un certo modo la qualità delprodotto. Accedere al foglio Analisi e impostareinnanzitutto la zona dei criteri, che si articola incinque condizioni. La zona J6:J7 consente dielaborare le risposte relative alla valutazione Scarsa,e viene denominata CriterioQualità1, la zona K6:K7si riferisce alla risposta Mediocre, ed è statadenominata CriterioQualità2, e così via.

� Denominare le zone dei criteriIn alternativa alla procedura che prevede l’aperturadel menu Inserisci, la selezione della voce Nome, el’opzione per Definisci, è possibile procederedirettamente all’assegnazione del nome. Evidenziarela zona da denominare, quindi digitare il nomeprescelto nella casellina immediatamentesoprastante la lettera che identifica la colonna A.Aprendo l’elenco a discesa associato alla casella èpossibile visualizzare l’elenco di tutti i nomiassegnati.

� Impostare le formuleEcco come impostare la formula che conteggia lerisposte che hanno assegnato alla voce Qualità lavalutazione Scarsa. Basterà inserire nella cella C5l’espressione=DB.CONTA.VALORI(Archivio_risposte;”Qualità”;CriterioQualità1). La formula può essere replicata nellecelle sottostanti, avendo però l’accortezza disostituire il nome della zona che ospita il criteriocorrispondente al parametro da valutare.

� Le funzioni statistiche DBUna volta archiviate, possiamo analizzare le rispostesecondo le ottiche più disparate. In questa faseutilizziamo le cosiddette funzioni statistichedatabase, grazie alle quali si possono estrarrenumerose e preziose informazioni dal nostro archivio.Il loro funzionamento è simile ad alcune funzionitradizionali (SOMMA, CONTA, MAX, MIN, e così via),ma sono in grado di operare su archivi tabellari inbase a determinati criteri che si inseriscono inparticolari zone del foglio di lavoro.

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formule di analisi. Per sempli-cità utilizzeremo una sola fun-zione, ma non vi sono problemia impiegare anche altre funzio-

ni dal momento che la sintassiè assolutamente uguale.

Conviene fare subito unesempio pratico. Immaginiamo

di voler sapere quanti intervi-stati hanno valutato Ottima laqualità del prodotto. Accedereal foglio Analisi, e impostare in-

nanzitutto la zona dei criteriche si articola in cinque sezio-ni. In particolare, la zona J6:J7consente di elaborare le rispo-ste relative alla valutazioneScarsa, e viene denominata Cri-terioQualità1, la zona K6:K7 siriferisce alla risposta Medio-cre, ed è stata denominata Cri-terioQualità2, e così via. Laquinta zona, invece, non pre-vede riferimenti. Serve ad ela-borare il contenuto dell’interacolonna Qualità dell’archivioal fine di conteggiare le rispo-ste date.

A questo punto ecco comeimpostare la formula che con-ta le risposte uguali, per esem-pio, a Scarsa. Basterà inserirenella cella C5 l’espressione=DB.CONTA.VALORI(Archi-vio_risposte;”Qualità”;Criterio-Qualità1).

La formula può essere repli-cata nelle celle sottostanti,avendo però l’accortezza disostituire il nome della zonache ospita il criterio corri-spondente al parametro da va-lutare. Una volta impostate leformule si può calcolare il pe-so percentuale delle singolerisposte sul totale di queste ul-time. Inserire nella cella E5 l’e-spressione =C5/$C$9*100, ereplicarla verso il basso sinoalla cella E8 compresa. Si notiche la lettera rappresentativadelle coordinate della cellache ospita il numero di rispo-ste totali presenti nel campoQualità dell’archivio risposte èstata racchiusa fra due simbo-li di dollaro. Così facendo, sievita che le sue coordinate va-rino durante la replica. Con lestesse procedure si impostanole formule per calcolare le ri-sposte relative alle voci Utilitàe Prezzo.

Utilizzo di altre funzioni DBPer semplicità, il modello

propone un numero ristrettodi analisi, ma nulla vieta dicondurne altre della più dispa-rata natura.

Basterà avvalersi delle op-portune funzioni database pre-senti nella libreria di Excel, lacui sintassi è assolutamenteanaloga a quelle della funzioneDB.CONTA.VALORI. Per esem-pio, utilizzando la funzioneDB.MAX o DB.MIN si può cono-scere l’età massima o minimadegli intervistati. Prima, però,bisogna convertire in valorinumerici quelli contenuti nelcampo Età (che per Excel nonsono proprio tali). �

� DB.MAX e DB.MINLa sintassi di queste funzioni è la seguente:DB.Funzione(Database;Campo;Criteri), dove Funzioneè quella chiamata ad operare, Database è il nomedella zona che contiene l’archivio tabellare daanalizzare, Campo è il nome (fra virgolette) di quellocoinvolto nell’analisi, e Criteri è il nome della zonache ospita questi ultimi. Ovviamente in luogo deinomi di zona si possono dichiarare le corrispondenticoordinate, ma specificare un nome è molto meglio.

� Analisi avanzateImpostando nuove zone criteri è possibile condurreanalisi più sofisticate di quelle esemplificative cheabbiamo impostato. Per esempio, si possonoconteggiare le risposte in base alle fasce di età. Perconoscere quanti sono gli intervistati con età fra i 21e 30 anni compresi si utilizza sempre la funzioneDB.CONTA.VALORI, ma come zona criteri ci siriferisce a quella descritta nella figura, in cui vengonoimpiegati gli operatori relazionali Maggiore di eMinore di.

� Per saperne di piùPer semplicità, il modello propone un numeroristretto di analisi, ma nulla ci vieta di condurne altredella più disparata natura. Basterà avvalersi delleopportune funzioni database presenti nella libreria diExcel. Per saperne di più accedere alla guida in linea,e digitare nella casella di ricerca la seguente chiavedi interrogazione: Funzioni database, e consultare lepagine corrispondenti alle funzioni individuate. Inalternativa si può digitare nella casella di ricerca ilnome di una funzione.

� Analisi percentualiUna volta impostate le formule di analisi si puòcalcolare il peso percentuale delle singole rispostesul totale di queste ultime. Inserire nella cella E5l’espressione =C5/$C$9*100, e replicarla vero ilbasso sino alla cella E8 compresa. La letterarappresentativa delle coordinate della cella cheospita il numero di risposte totali presenti nel campoQualità dell’archivio risposte è stata racchiusa fradue simboli di dollaro. Così facendo si evita che lecoordinate varino durante la replica.

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Analisi grafiche in tempo realeI risultati delleelaborazionicondotte suicontenutidell’archiviorisposte possonoessere interpretatiin forma grafica

Le analisi statistiche esegui-te possono essere trasfor-mate automaticamente in

opportuni grafici, che nel no-stro caso si trovano su un fo-glio di lavoro dedicato. In pra-tica, si tratta di creare sempli-cemente tre contenitori, speci-ficando come origine dei datile tabelle che ospitano i risul-tati delle analisi. Man manoche si procede con l’archivia-zione delle risposte, i corri-spondenti diagrammi verran-no aggiornati in tempo reale.

Creare i graficiEcco come realizzare il gra-

fico che analizza le valutazionidel parametro Qualità. Gli altridue si creano con le medesimeprocedure. Innanzitutto, crea-re un nuovo foglio di lavoro,cui si darà il nome Grafici. Do-podiché, accedere al foglioAnalisi, selezionare la zonaB5:C8 (escludendo il numerodi risposte totali), quindi fareclic sull’icona che attiva la pro-cedura di creazione dei grafici.Nella maschera che viene vi-sualizzata selezionare il tipo didiagramma da utilizzare. Pre-mendo il pulsante Avanti si ac-cede ad una maschera in cui èvisualizzata una anteprima delgrafico, e specificata la zonadati che è stata selezionata.Premere ancora il pulsanteAvanti, per accedere alla ma-schera a schede in cui si pos-sono definire titolo, legende,ed etichette degli assi. Unanuova pressione del pulsanteAvanti determina la visualizza-zione di un box in cui si aprel’elenco a discesa associato al-la voce Come oggetto in. Sele-zionare il foglio Grafici, quindipremere il pulsante Fine perrealizzare il diagramma. �

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� Titoli, legende, etichettePremendo il pulsante Avanti si accede ad unamaschera in cui è visualizzata una anteprima delgrafico, e specificata la zona dati da selezionare.Premere ancora il pulsante Avanti, per accederealla maschera a schede in cui si possono definiretitolo, legende, ed etichette degli assi. Poiché lospazio a disposizione per i digrammi non èmoltissimo, consigliamo di non definire alcunalegenda. Si consiglia di non specificare nessunascala, e lasciare che il grafico si dimensioniautomaticamente.

� Realizzare il diagrammaUna nuova pressione del pulsante Avantidetermina la visualizzazione di un box in cui siapre l’elenco a discesa associato alla voce Comeoggetto in. Selezionare il foglio Analisi grafiche,quindi premere il pulsante Fine per realizzare ildiagramma, che verrà automaticamenteposizionato nel foglio di lavoro che si èspecificato, anche se la procedura è statalanciata dall’interno di un altro foglio di lavoro.

� Il risultato finaleCreare gli altri diagrammi con le stesseprocedure, quindi ridimensionarli e posizionarliopportunamente con il mouse. La figura mostracome si presta il foglio di lavoro dopo che vi sonostati inseriti i tre grafici. Gli sfondi dei diagrammi,e il colore del barre possono esserepersonalizzati. Fare clic destro sul bordo esternodell’area del grafico, e nel menu contestualeselezionare Formato area del grafico per accederealla maschera di personalizzazione.

� Definire la zona datiInnanzitutto creare un nuovo foglio di lavoro, cui sidarà il nome Analisi grafiche. Dopodiché,accedere al foglio Analisi, selezionare la zonaB5:C8 (escludendo il numero di risposte totali),quindi fare clic sull’icona che attiva la proceduradi creazione dei grafici. Nella maschera che vienevisualizzata, selezionare il tipo di diagramma dautilizzare, che nella fattispecie è un istogramma abarre verticali

Scelta e impostazione del diagramma

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Èrisaputo che le potenzia-lità di un foglio elettronicosono sottoutilizzate. L’u-

tente medio, infatti, ne sfruttacirca il dieci percento. Bastipensare al fatto che delle cen-tinaia di funzioni proposte daExcel, fra matematiche, stati-stiche, finanziarie, e così via,solo una decina, o poco più,vengono utilizzate per l’impo-stazione di formule ed espres-sioni. Per non parlare di chi siferma all’utilizzo di quelle pereseguire semplici somme, ocalcolare medie, massimi, e mi-nimi! E pensare che alcunefunzioni, fra l’altro decisamen-te piuttosto semplici da impie-gare, sono di una potenza taleda consentire lo sviluppo dimodelli anche molto sofistica-ti. Fra queste illustri ceneren-tole brillano le funzioni discansione (CERCA.VERT, CER-CA.ORIZZ, e CERCA), indispen-sabili per realizzare applica-zioni di fatturazione automati-

ca, impostare scale sconti, oprelevare le più disparateinformazioni dall’interno deifogli di lavoro. Questi sono sol-tanto alcuni esempi. Non ap-pena si familiarizza con la loromeccanica operativa, ci si ren-de conto che grazie a questetre funzioni, e in particolare al-la prima, si possono risolverela maggior parte dei problemiche si incontrano nel corsodello sviluppo di un qualsiasimodello. Praticamente, la loropeculiarità è quella di operarela scansione di una tradiziona-le tabella, di individuare un de-terminato dato ospitato nellaprima colonna o nella prima ri-

ga, e di restituire le corrispon-denti informazioni che si tro-vano in una certa colonna o inuna certa riga della tabellastessa. È così possibile dispor-re delle informazioni desidera-te, in ogni momento, e in qual-siasi punto del foglio di lavoro.Ma c’è di più. I dati possono es-sere prelevati anche da tabelleresidenti su fogli in memoria. Iconcetti teorici che verrannodescritti sono supportati daapplicazioni esemplificativeche si trovano nel file Funzionidi scansione.xls (sul CD Guida2, nella cartella Schede_prati-che).

Alberto Nosotti

Excel: utilizzare in ufficio le funzioni di ricerca

Grazieall’utilizzo diopportuneformule, risultapiù efficace laricerca di datiparticolari nelfoglio elettronico Per saperne di più

Chi volesse documentarsipiù ampiamente sugliargomenti trattati nellapresente dispensa puòconsultare il dossier Lemacro di Excel, pubblicatosul numero 53 (luglio-agosto 2000) di PC Open.Inoltre, leggere la dispensaCreare un archivio tabellarepubblicata nel numero didicembre.

CERCA.VERT eCERCA.ORIZZ

- Dinamica operativa p. 144- Sintassi p. 144

Intestare un documento

- La tabella dati p. 148- Impostare le formule p. 148

Creare una scala sconti

- Analisi di una tabella numerica p. 149

- Impostare il modello p. 149

La funzione “Cerca”

- Come opera p. 150- La sintassi p. 150

Trucchi e astuzie

- Scansione di tabelle testualip. 151

- Replica delle formule p. 151

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Le funzioni di ricercaVi spieghiamocome impostare le formule per eseguirecorrettamentela scansione di una tabella

La funzione CERCA.VERT èin grado di individuare nel-la prima colonna della ta-

bella nella seconda figura il no-me di un venditore, e di resti-tuire in sua corrispondenza ildato che si trova nella colonnache ospita i fatturati realizzatiper un determinato prodotto.Tanto per spiegarci meglio, sevogliamo conoscere il fattura-to realizzato da Rossi relativa-mente all’Articolo 2, la funzio-ne dovrà estrarre il dato che sitrova nella cella D5. Per impo-stare correttamente l’espres-sione dobbiamo prima inter-pretare la sintassi di utilizzo diCERCA.VERT, che è la seguen-te: =CERCA.VERT (Che cosa;Do-ve;In quale colonna;Parame-tro). In cui Che cosa è il nomedel venditore, che e deve esse-re inserito fra virgolette inquanto si tratta di un dato te-stuale, Dove è la zona di ricer-ca, di cui si citano le coordina-te, o meglio, il nome, Colonna èil numero della colonna in cuisi trova il dato da estrarre, eParametro è un valore che puòessere 1 o 0 (corrispondenti ri-spettivamente a Vero o Falso).Le funzioni di Parametro sonomolto importanti. Infatti, e inparticolare nel nostro caso, sei dati che si trovano nella pri-ma colonna della tabella nonsono ordinati in senso cre-scente (alfabetico, nella fatti-specie) bisognerà assegnare aParametro il valore 0. Se non losi facesse i risultati potrebberoessere imprevedibili. L’argo-mento Parametro può essereomesso se i dati sono ordinaticorrettamente. Se il nome delvenditore non figurasse nell’e-lenco si possono verificareproblemi, ma in tal caso è pos-sibile ricorre ad un piccolo ar-tificio per evitare errori. Ne

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Impostare e gestire le formule

� L’argomento ParametroParametro è un valore che può essere 1 o 0. Come sidiceva, le funzioni di Parametro sono moltoimportanti. In particolare, se i dati che si trovanonella prima colonna della tabella non sono ordinati insenso crescente (alfabetico, nella fattispecie)bisognerà assegnare a Parametro il valore 0. Se nonsi facesse così, i risultati della scansione potrebberoessere imprevedibili, o portare ad errori non semprefacilmente individuabili.

� Specificare indirettamente il riferimentoL’argomento Che cosa può essere dichiarato inmodo indiretto specificando semplicemente lecoordinate (o meglio, il nome) della cella che ospita ilnome del venditore da localizzare, o una qualsiasialtra espressione che comunque lo restituisca.Analogamente dicasi per l’argomento Numerocolonna. È così possibile impostare modelli interattiviche restituiscano i dati desiderati inserendo iriferimenti in celle esterne, e non necessariamentenelle formule.

� Un piccolo modello interattivoSpecificando indirettamente gli argomenti dellafunzione di scansione si può realizzare un modellinointerattivo che consenta di ottenere i fatturati perprodotto e venditore semplicemente inserendo in duecelle il nome del venditore, e il nome del prodottorelativamente al quale si vuole conoscere il fatturato.Così facendo le formule diventano più versatili ed ingrado di reagire agli input più disparati, a tuttovantaggio della flessibilità del modello in cui operano.

� La sintassi di CERCA.VERTÈ la seguente: =CERCA.VERT (Che cosa;Dove;Inquale colonna;Parametro). In cui Che cosa è iltermine di riferimento (fra virgolette, se fosse unastringa). Dove è la zona di ricerca, di cui si citano lecoordinate, o meglio, il nome (senza virgolette),Colonna è il numero della colonna in cui si trova ildato da estrarre, e Parametro è un valore opzionale.Quest’ultimo dato si rivela molto utile quando siopera con liste di valori testuali non ordinatealfabeticamente.

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parleremo nel capitolo dedica-to. Si noti, e questo va a tuttovantaggio dell’interattività,che l’argomento Che cosa non

deve necessariamente indivi-duare esplicitamente l’oggettodella ricerca, ma la dichiara-zione può avere luogo anche in

modo indiretto. Diventa cosìpossibile, per esempio, realiz-zare un modellino interattivoche consenta di ottenere i fat-

turati per venditore e prodot-to, semplicemente dichiaran-do in due celle il nome del pri-mo, e il numero della colonnache ospita il nome del secon-do. In tal caso, come argomen-ti Che cosa e Numero colonna sispecificheranno rispettiva-mente le coordinate delle duecelle (o i loro nomi).Volendostrafare, anziché il numero dicolonna si può inserire diretta-mente nella cella esterna il no-me del prodotto, e utilizzarecome argomento Numero co-lonna un’altra espressione discansione.

La suddetta espressione re-stituirà il numero corrispon-dente alla posizione in cui tro-va il nome del prodotto nellazona che ospita l’intestazionedella tabella.

Impostare la formulaA questo punto, chiarita la

meccanica della funzione pos-siamo impostare una sempliceformula (fig. 2, 3 e 4) che ci con-senta di visualizzare in una cella(poniamo E19), i fatturati pervenditore e prodotto dichiaran-do i nomi di questi nelle celleE15 e E17. La tabella da esplora-re è quella corrispondente allazona B5:F11 (non è stata consi-derata la riga di intestazione).Basta inserire nella cella E19 laseguente espressione: =CER-CA.VERT(E15;B5:F11;CERCA.VERT(E17;H5:I8;2;0);0). Ecco comefunziona. Innanzitutto, viene ri-cercato nella colonna 1 della zo-na B5:F11 il nome che è stato in-serito nella cella E15. A questopunto viene letto in corrispon-denza del suddetto nome il con-tenuto della cella che si trovanella colonna il cui numero è re-stituito dall’espressione CER-CA.VERT(E17;H5:I8;2;0.

Per comodità di esposizionesi è fatto riferimento alle zonedati declinandone semplice-mente le coordinate, ma non cistancheremo mai di ripetereche è molto meglio, per le in-numerevoli ragioni che abbia-mo già avuto modo di esporrein precedenti dispense, asse-gnare sempre un nome alle cel-le e alle zone che vengono ci-tate nelle formule.

CERCA.ORIZZQuesta funzione opera in

modo analogo alla sua omolo-ga, con la sola differenza chel’esplorazione iniziale non av-viene lungo la prima colonnadella zona dati, ma lungo laprima riga di quest’ultima.

� Ordinamento dei datiQuando si opera con le funzioni di scansione suelenchi testuali è più che raccomandabile ordinare insenso crescente i contenuti della colonna daesplorare (ovviamente, intestazioni escluse). Edaltrettanto dicasi, a maggior ragione, se si opera convalori numerici. In quest’ultimo caso è addiritturaobbligatorio. La procedura di ordinamento si lanciadal menu Dati selezionando la voce Ordina. Èprevisto anche l’ordinamento dei corrispondenti datiche si trovano nelle colonne a fianco.

� CERCA.ORIZZQuesta funzione opera in modo analogo alla suaomologa, con la sola differenza che l’esplorazioneiniziale non avviene lungo la prima colonna della zonadati, ma lungo la prima riga. Ovviamente, si dovràspecificare il numero della riga in cui leggere, incorrispondenza del dato individuato nella prima, ilvalore desiderato. Anche in questo caso gliargomenti previsti dalla funzione possono esseredichiarati in modo indiretto utilizzando opportuneespressioni.

� Per avere aiutoPer documentarsi su CERCA.VERT e CERCA.ORIZZ, ein particolare sulle funzioni dell’argomentoParametro, si consiglia di consultare la guida in lineadi Excel. Accedere alla scheda di ricerca libera edigitare rispettivamente il nome delle due funzioni.Degli argomenti individuati consultare quellicorrispondenti alle due chiavi di ricerca. Si consigliaanche di eseguire praticamente sul computer quantoriportato negli esempi.

� Denominare le zoneAnche se per comodità di esposizione ci riferiamosempre alle coordinate delle zone citate, è moltomeglio assegnare loro dei nomi (possibilmenteesplicativi dei contenuti), e nelle formule fareriferimento a questi ultimi. Per denominare una cellao una zona, evidenziarle, e lanciare la procedura didenominazione (Inserisci/Nome/Definisci). Nellamaschera che viene visualizzata, il nome daassegnare alla posizione deve esse digitato nellacasella dedicata. La procedura prevede anche lagestione dei nomi assegnati.

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Intestazione di un documentoCome utilizzare lafunzioneCERCA.VERT perestrarre l’indirizzodi un cliente dauna tabella

Una semplice ma utile ap-plicazione della funzionedi ricerca verticale è quel-

la che consente di intestare au-tomaticamente un documento(fatture, bolle, ricevute, e cosìvia) dichiarando semplice-mente nella opportuna posi-zione il nome del destinatario.In pratica si utilizzerà CER-CA.VERT per esplorare una ta-bella articolata in tre colonne etante righe quanti sono gli in-dirizzi archiviati. Nel nostro ca-so la tabella occupa la zonaB4:D19, ma non è detto che ladichiarazione debba coinvol-gerla interamente. Nella fatti-specie, se quello che ci inte-ressa è conoscere i dati dei va-ri clienti, possiamo anche op-zionalmente non prendere inconsiderazione la prima riga.Quella dedicata alle intestazio-ni. Ma ecco come procedere.

Se la cella G6 è quella in cuidigiteremo il nome del desti-natario del documento, nellacella sottostante inseriremol ’ e s p r e s s i o n e :=CERCA.VERT(G6;B5:D19;2;0).Come si può vedere, viene di-chiarato come primo argo-mento la coordinata della cellache ospiterà il nome del desti-natario, e come secondo argo-mento la zona dati della tabel-la (quella che ospita nomi e in-dirizzi). Il terzo argomento, in-vece, viene posto uguale a 2,perché tale è il numero dellacolonna che contiene l’indiriz-zo del destinatario. La formulada inserire nella cella sotto-stante è analoga, cambia solo ilnumero della colonna da cuiprelevare il nome della città. Aquesto, punto, inserendo nellacella G6 il nome del cliente(l’ortografia maiuscola e minu-scola è insignificante), nelledue sottostanti posizioni com-pariranno l’indirizzo e la cittàdi residenza del cliente.

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� Prelievo dell’indirizzoSe la cella G6 è quella in cui digiteremo il nomedel destinatario del documento, nella cellasottostante inseriremo l’espressione:=CERCA.VERT(G6;B5:D19;2;0). Come si puòvedere, viene dichiarato come primo argomento lacoordinata della cella che ospiterà il nome deldestinatario, e come secondo argomento la zonadati della tabella (quella che ospita nomi eindirizzi). Il terzo argomento viene posto uguale a2, perché tale è il numero della colonna checontiene l’indirizzo del destinatario.

� Prelevare il nome della cittàLa formula da inserire nella cella sottostante èanaloga, cambia solo il numero della colonna dacui prelevare il nome della città. A questo, punto,inserendo nella cella G6 il nome del cliente(l’ortografia maiuscola e minuscola èinsignificante), viene visualizzato in G10 il nomedella città di residenza del cliente il cui nominativoè stato inserito nella cella G6.

� Utilizzare il modelloL’utilizzo del modello è semplicissimo. Bastainserire nella cella G6 il nome del destinatario.Contestualmente all’inserimento, nelle celle G8 eG10 verranno visualizzati l’indirizzo e il nome dellacittà di residenza. Per evitare errori dovuti all’inputdi nomi non presenti nell’elenco, consultarel’ultimo capitolo di questa dispensa. Verrannodescritte le procedure per visualizzare messaggiche denunciano l’inserimento di dati nonpertinenti.

� La tabella datiUtilizzeremo la funzione CERCA.VERT peresplorare una tabella articolata in tre colonne etante righe quanti sono gli indirizzi archiviati. Nelnostro caso la tabella occupa la zona B4:D19, manon è detto la dichiarazione debba coinvolgerlainteramente. Nella fattispecie, se quello che ciinteressa è conoscere i dati dei vari clienti,possiamo anche opzionalmente non prendere inconsiderazione la prima riga.

Come impostare il modello

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Impostare una scala scontiLe funzioni diricercapermettonodi lavorareanche su datinumerici.Ecco la procedura

Per determinare l’impostasul reddito si deve localiz-zare la fascia in cui cade il

nostro imponibile, e in sua cor-rispondenza si determina l’im-posta di base, che verrà au-mentata di una percentualecalcolata sull’eccedenza ri-spetto al limite inferiore dellafascia di base. Lo stesso acca-de per una scala sconti. Quan-do l’acquisto supera un certoimporto, scatta un determina-to sconto. L’ammontare di que-st’ultimo, si può determinaregrazie a CERCA.VERT, esplo-rando la tabella che riassumegli sconti previsti. In questocaso, però, l’esplorazione av-viene dinamicamente, nel sen-so che il valore di riferimento(l’importo dell’acquisto) vienericercato nella colonna cheospita le fasce di sconto, ma senon viene trovato il valoreesatto viene preso come riferi-mento il valore immediata-mente inferiore.

Vediamo di spiegarci meglio.Immaginiamo che la nostrascala sconti preveda un abbat-timento del 5 percento per ac-quisti sino a 1000 euro, del 7per cento per acquisti da 1001a 1500 euro, e del 10 percentoper importi comunque supe-riori a quest’ultimo valore. Se ilvalore da prendere come rife-rimento per la ricerca fosse1600 euro, la lettura della ta-bella avverrebbe in corrispon-denza di 1501 euro, e ancora,se il riferimento fosse 700 euro,lo sconto verrebbe letto in cor-rispondenza del limite inferio-re della fascia, vale a dire 0 eu-ro. Detto questo, si comprendeche la tabella deve esserestrutturata in modo che glisconti da applicare siano incorrispondenza dei limiti infe-riori delle fasce.

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� La formulaSe nella cella B17 si inserisce l’importodell’acquisto, nella cella C17 digitarel’espressione: (=CERCA.VERT(B17;B8:C10;2). Perun acquisto di 1200 euro, la prima colonna dellatabella verrà esplorata alla ricerca di tale valore,ma se questo non viene trovato verrà restituito losconto corrispondente al valore inferiore dellafascia (1001). Per questo, le percentuali di scontovengono inserite in corrispondenza dei limitiinferiori delle fasce di sconti.

� Sconti fuori scalaSi noti che il modellino restituisce valori correttianche se si inseriscono nella cella B17 importifuori scala. Infatti, quando l’importo supera illimite superiore dell’ultima fascia, viene restituitolo sconto in corrispondenza di quest’ultimo,proprio quello previsto. Tanto per fare unesempio, ad un importo di 5000 euro, di 2000euro, o di 3000 euro, corrisponde sempre unosconto del 10 percento.

� Utilizzare il modelloL’impiego del modello è semplicissimo. In pratica,basta inserire nella cella B17 l’importodell’acquisto. Nella cella accanto (C17) verràvisualizzata la percentuale di sconto da applicare.Tale dato potrà essere utilizzato in altreespressioni per calcolare, per esempio, l’importoscontato. Nella formula si farà riferimento allacella in cui viene visualizzata la percentuale disconto, oppure alla stessa formula di scansioneche lo calcola.

� La tabella scontiLa tabella sconti è articolata in due colonne. Nellecelle della prima si inseriscono i limiti delle fascedi sconto, nelle celle della seconda la percentualedi sconto. Gli sconti si inseriscono incorrispondenza dei limiti inferiori delle fasce. Adun acquisto di 500 euro corrisponde uno scontodel 5 percento, da leggersi in corrispondenza di 0.Del 7 per cento per acquisti da 1001 a 1500euro, e del 10 percento per importi comunquesuperiori a quest’ultimo valore.

Come realizzare il modello

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Utilizzare la funzione CERCAQuesta funzioneopera in modoanalogo a quelleche abbiamodescritto, ma puòoperare su zonenon contigue

La funzione CERCA, a diffe-renza di CERCA.VERT eCERCA.ORIZZ, consente di

elaborare zone che non sianonecessariamente strutturatecome le tradizionali tabelle. Èappena il caso di osservareche i dati ospitati nella primazona devono essere ordinati insenso crescente. In caso con-trario, i risultati sono impreve-dibili. Ma ecco la sintassi dellafunzione: =CERCA(Che cosa;Dove1; Dove2). In cui Che cosaè il riferimento da ricercare,Dove1 è la zona in cui indivi-duare il suddetto riferimento,e Dove2 quella che ospita i da-ti da restituire. Riferimento èun valore numerico, una strin-ga, un riferimento a una zonadel foglio di lavoro (nome ocoordinate), o una espressionevalida.

L’architettura delle due zo-ne non deve necessariamenteessere la medesima: vale a direche possono essere costituiteda una colonna l’una e da unariga l’altra, e viceversa. Se iltermine di riferimento è unastringa, e non viene trovatonella prima zona, viene visua-lizzato un messaggio di errore.Se, invece, è un valore numeri-co, viene comunque restituitoun risultato. In tal caso infatti,si prende come riferimento ilvalore immediatamente infe-riore a quello che si vuole ri-cercare. Come del resto acca-de anche per le funzioni CER-CA.VERT e CERCA.ORIZZ. Lafunzione CERCA si dimostrautilissima quando i dati da ela-borare sono dispersi all’inter-no di un foglio di lavoro (senon addirittura su fogli diver-si). In quest’ultimo caso con-viene assegnare alle zone unnome che le identifichi inequi-vocabilmente.

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� Struttura delle zoneL’architettura delle due zone non devenecessariamente essere la medesima: vale a direche possono essere costituite da una colonnal’una e da una riga l’altra. Se il termine diriferimento è una stringa, e non viene trovatonella prima zona, viene visualizzato un messaggiodi errore. Le liste numeriche devono essereordinate in senso crescente.

� Quando utilizzare CERCALa funzione CERCA si dimostra utilissima quando idati da elaborare sono dispersi qua e làall’interno di un foglio di lavoro (se non addiritturasu fogli diversi). In quest’ultimo caso convieneassegnare alle zone un nome che le identifichiinequivocabilmente, e a cui si farà riferimentonelle varie espressioni. Oppure si deve ricorreread una speciale sintassi che prevede ladichiarazione del nome del foglio in cui si trovanoi dati da elaborare.

� Per avere aiutoPer documentarsi più in profondità sullecaratteristiche della funzione CERCA convieneconsultare la guida in linea di Excel. Accedervi, enella casella della scheda di ricerca libera digitareil nome della funzione. Vengono individuati variargomenti. Consultare quello in corrispondenzadel nome della funzione. Anche in questo caso siconsiglia di ripetere sul computer gli esempiriportati.

� La sintassiEcco la sintassi della funzione: =CERCA(Che cosa;Dove1; Dove2). In cui Che cosa è il riferimento daricercare, Dove1 è la zona in cui individuare ilriferimento, e Dove2 quella che ospita i dati darestituire. Il riferimento può essere un valorenumerico, una stringa, il richiamo a una zona delfoglio di lavoro, o una espressione. L’architetturadelle due zone non deve necessariamente esserela medesima.

Sintassi e applicazioni

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Trucchi e astuzieEcco alcunitip&tricks dautilizzare persfruttare in modoottimale lecaratteristichedelle funzioni discansione

Se si scandisce una lista dinomi in cui non è conte-nuto quello preso come ri-

ferimento, viene visualizzato ilmessaggio di errore #N/D (Nondisponibile). Se tale messaggioci sembra antiestetico possia-mo sempre sostituirlo con unafrase personalizzata. In pratica,si verifica (tramite le funzioniSE e VAL.NON.DISP) se l’e-spressione di scansione resti-tuisce il valore #N/D.

Se la condizione è verificataviene visualizzato un messag-gio di errore personalizzato. Se,invece, il nome è presente nellalista, viene valorizzata l’espres-sione di scansione originale.Nel foglio Analisi fatturato delmodello Funzioni di scansioneallegato alla dispensa, nella cel-la E20 è stata inserita una chi-lometrica espressione di con-trollo, pressoché impossibileda riportare in questo testo,ma che vi invitiamo ad esami-nare direttamente nel modello.

Ed ora vediamo cosa succe-de quando si esegue la scan-sione di una colonna (o di unariga) che ospita valori numeri-ci. Se il valore di riferimento èsuperiore a quello massimoospitato nell’elenco, viene re-stituito sempre il valore in cor-rispondenza di quello più altocontenuto nell’elenco stesso(che, lo ricordiamo, deve esse-re ordinato in senso crescen-te). Nel caso di una scala scon-ti il problema potrebbe non es-sere significativo perché ancheper valori fuori scala verrebbesempre restituito lo scontocorretto. In altri casi la soluzio-ne del problema prevede che siripeta in coda all’elenco l’ulti-mo valore, e a fianco si inseri-sca il messaggio di allerta. �

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� La funzione VAL.NON.DISPTale funzione restituisce VERO se l’espressioneche le viene messa in argomento vale #N/D. Lacorrispondente formula, pertanto, può esseremessa come primo argomento di una espressionecondizionale. Se la condizione verificata vienevisualizzato il messaggio di errore personalizzato.Per avere maggiori informazioni sulla dinamicaoperativa della funzione consultare la guida inlinea utilizzando come chiave il nome dellafunzione stessa.

� Valori numerici non trovatiNel caso di una scala sconti il problema potrebbenon essere significativo perché anche per valorifuori scala verrebbe sempre restituito lo scontocorretto. In altri casi la soluzione del problemaprevede che si ripeta in coda all’elenco l’ultimovalore, e a fianco si inserisca il messaggio diallerta. In tal modo si viene avvisati che il valorericercato non è presente nella lista, e ci si puòrendere conto che il risultato della scansione nonè corretto.

� Esplorare colonne interne a un prospettoSe come riferimento si vuole prendere un datoche non si trovi nella prima colonna della tabelladati si prescinde dalla struttura originale diquest’ultima e si indica come zona dati quella cheinizia con la colonna da esplorare. Tale colonna,indipendentemente dalla sua posizione nelprospetto, sarà considerata come colonna 1.

� Stringhe non trovateIn questo caso viene visualizzato il messaggio dierrore #N/D (Non disponibile). Se tale messaggioci sembra antiestetico possiamo sempresostituirlo con una frase personalizzata. Inpratica, si verifica (tramite le funzioni SE eVAL.NON.DISP) se l’espressione di scansionerestituisce il valore #N/D. Se la condizione èverificata viene visualizzato un messaggio dierrore personalizzato. Se, invece, il nome èpresente nella lista, viene valorizzatal’espressione di scansione originale.

Ricercare valori testuali e numerici

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Excel: tenere sotto controllo l’inserimento dei dati

Quando siinseriscono idati in un foglioelettronico,anche unsemplice errorepuò avereconseguenzemolto gravi. Eccocome eseguire ilcontrollo degliinput

di Alberto Nosotti

Per saperne di piùChi volesse documentarsipiù ampiamente sugliargomenti trattati nellapresente dispensa puòconsultare il dossier Lemacro di Excel, pubblicatosul numero 53 (luglio-agosto 2000) di Pc Open.Inoltre, leggere la dispensaCreare un archiviotabellare pubblicata nelloscorso numero.

Come impostareil controllo dei dati

- La procedura p. 144- I messaggi di errore p. 144

Scelte guidate- Gli elenchi a discesa p. 148- Come impostarli p. 148

Utilizzare i formati condizionali

- La formattazione condizionalep. 149

- Impostazione dei controlli p. 149

Controlli tramitemacro

- Un po’ di teoria p. 150- Impostare la macro p. 150

Impostare le macro

- I controlli condizionali p. 152- Come gestirli p. 152

Il modello- Come utilizzarlo p. 153- Eventuali modifiche p. 153

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5

4

3

2

1

Se si lavora con unospreadsheet (foglio elet-tronico) la maggior parte

dei dati inseriti è rappresen-tata da valori numerici, e inquesti casi anche un piccoloerrore può recare danni benpiù gravi di una semplice svi-sta a livello ortografico. Bastipensare cosa può succederese si dimentica uno zero digi-tando l’imponibile di una fat-tura o, peggio ancora, se sispecifica un’aliquota non cor-retta in un modello per il cal-colo di un tributo. Fortunata-mente, Excel dà la possibilitàdi procedere ad un controlloautomatico dei dati inseriti: enon solo di quelli numerici,anche se questi, ovviamente,sono i più importanti. Ma c’è

di più. I controlli, oltre a rifiu-tare gli input non corretti, pre-vedono la visualizzazione diparticolari messaggi di avver-timento. Solitamente, infatti,chi lavora con un modellonon è necessariamente la per-sona che lo ha sviluppato:pertanto, risultano utili tuttele informazioni atte ad evitarepossibili errori.

Le procedure incorporatenel programma consentono digestire alcune situazioni frale più comuni, ma utilizzandoaltre funzionalità di Excel èpossibile estendere ulterior-mente il campo e la natura deicontrolli. Per esempio, avva-lendosi della formattazionecondizionale, che consente diimpartire alle celle determi-

nati formati in funzione deidati che vi sono contenuti, èpossibile impostare una sortadi controlli visivi che denun-ciano in tempo reale un even-tuale input non pertinente.Per esempio, se il dato inseri-to non è fra quelli da accetta-re, si può richiedere che losfondo della cella ospite si co-lori di rosso, o di verde se l’in-put è corretto. L’inserimentodei dati, come vedremo, puòessere controllato anche tra-mite opportune macro. Alladispensa è allegato un model-lo esemplificativo Controllo in-put.xls (contenuto nel CD),sulla falsariga del quale ven-gono illustrate le procedureda seguire per impostare icontrolli. �

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Le procedure di convalida dei datiVi spieghiamocome definire i controlli daeseguire e comeimpostarei messaggi di avvertimento

Cominciamo con un esem-pio semplicissimo: dob-biamo impostare un con-

trollo che visualizzi un messag-gio di errore tutte le volte che inuna determinata cella viene in-serito un numero intero mag-giore di 1000. Ecco come pro-cedere in pratica. Selezionare lacella da tenere sotto controllo,aprire il menu Dati, e optare perla voce Convalida. Così facendosi accede alla maschera che ge-stisce l’impostazione dei con-trolli, articolata in tre schede ri-spettivamente denominate Im-postazioni, Messaggio di input, eMessaggio di errore. Nella primascheda si definiscono i criterisecondo cui eseguire i control-li, mentre nella seconda si im-posta il messaggio da visualiz-zare tutte le volte che si fa clicsulla cella controllata. Nella ter-za scheda, invece, si definisce iltesto del messaggio di erroreda esibire opzionalmente con-testualmente all’inserimento diun dato non accettabile.

Impostare il controlloNella scheda Impostazioni

aprire l’elenco a discesa asso-ciato alla casella Consenti, e se-lezionare la voce Numero inte-ro. Così facendo, vengono atti-vate tre nuove caselle: Dati, Va-lore minimo, e Valore massimo.Nell’elenco a discesa associatoalla prima casella si selezional’operatore relazionale da uti-lizzare per il controllo. Nel no-stro caso, considerando chedevono essere rifiutati i valorisuperiori o uguali a 1000, e diconseguenza accettati soloquelli inferiori, selezioneremola voce Minore di. Nella sotto-stante casella, invece, si digitail valore limite di controllo, va-le a dire 1001. A questo punto,accedere alla scheda Messag-

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Definire i controlli e i messaggi

� Definire il controlloNell’elenco a discesa associato alla casellaConsenti, selezionare la voce Numero intero.Vengono attivate tre nuove caselle: Dati, Valoreminimo, e Valore massimo. Nell’elenco a discesaassociato alla prima casella si seleziona l’operatorerelazionale da utilizzare per il controllo. Nel nostrocaso, considerando che devono essere rifiutati ivalori superiori a 1000, e di conseguenza accettatisolo quelli inferiori a 1001, selezioneremo la voceMinore di. Nella sottostante casella, invece, si digitail valore limite di controllo, vale a dire 1001.

� I messaggi di erroreAccedere alla scheda Messaggio di errore perimpostare la struttura del box che verrà visualizzatocontestualmente a un input non accettabile.Innanzitutto, spuntare il checkbox Mostra ilmessaggio quando i dati non sono validi, quindi,nell’elenco a discesa associato alla casella Stilespecificare il tipo di icona che verrà visualizzata nel box, mentre nella casella Titolo di inseriscel’intestazione di quest’ultimo. Nell’area sottostante,invece, si digita il testo del messaggio.

� I messaggi di aiutoÈ anche possibile impostare un messaggioinformativo da visualizzare tutte le volte che sievidenzia la cella, presumendo che l’evidenziazionesia fatta allo scopo di inserire un dato. In questocaso, il testo del messaggio, da mostrare all’internodi un piccolo riquadro, si imposta nella schedaMessaggio di input. Attivarla, selezionare il checkboxMostra messaggio quando viene evidenziata la cella,digitare il titolo del riquadro, e nell’area sottostanteinserire il testo del messaggio.

� Lanciare la proceduraEcco la procedura per impostare un controllo chevisualizzi un messaggio di errore tutte le volte che inuna determinata cella viene inserito un numero interomaggiore di 1000. Selezionare la cella da teneresotto controllo, aprire il menu Dati, e optare per lavoce Convalida. Così facendo si accede allamaschera che gestisce l’impostazione dei controlli,articolata in tre schede rispettivamente denominateImpostazioni, Messaggio di input, e Messaggio dierrore.

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gio di errore per impostare lastruttura del box che verrà vi-sualizzato contestualmente adun input non accettabile. In-

nanzitutto, spuntare il check-box Mostra il messaggio quandoi dati non sono validi, quindi,nell’elenco a discesa associato

alla casella Stile, specificare iltipo di icona che verrà esibitanel box, mentre nella casella Ti-tolo si inserisce l’intestazione

di quest’ultimo. Nell’area sot-tostante, invece, si digita il te-sto del messaggio. Per il mo-mento è tutto. Premendo il pul-sante OK si rende operativo ilcontrollo. Così, se nella cellacontrollata si inserisce un nu-mero maggiore di 1000, l’inputnon sarà accettato, e al tempostesso verrà visualizzato il boxche segnala l’errore. È il caso diricordare che, auspicabilmen-te, il testo del corrispondentemessaggio dovrebbe forniretutte le informazioni necessa-rie per evitare il ripetersi del-l’errore. Come si diceva, è an-che possibile impostare unmessaggio informativo da vi-sualizzare tutte le volte che sievidenzia la cella. In questo ca-so, il testo del messaggio, cheviene esibito all’interno di unpiccolo riquadro, si impostanella scheda Messaggio di in-put. Attivarla, selezionare ilcheckbox Mostra messaggioquando viene evidenziata la cel-la, digitare il titolo del riqua-dro, e nell’area sottostante in-serire il testo del messaggio.

Controlli avanzatiSi possono definire controlli

più specifici. Per esempio, senella casella Consenti si sele-ziona la voce Data, e nella ca-sella sottostante l’operatoreTra, vengono visualizzate duenuove caselle in cui si specifi-cano il limite inferiore e supe-riore dell’intervallo temporale.È anche previsto il controllodella lunghezza dei testi inseri-ti nella cella controllata. In que-sto caso, nell’elenco a discesaassociato alla casella Consentiselezionare la voce Lunghezza.Successivamente, sceglierenell’elenco della casella sotto-stante l’operatore di confronto(per esempio, minore di), e spe-cificare la lunghezza massimain caratteri dell’input nella ca-sella Valore massimo. Conclu-diamo con i controlli persona-lizzati. In questo caso, selezio-nando nell’elenco associato al-la casella Consenti la voce Per-sonalizzato, viene visualizzatauna casella in cui si può impo-stare un’espressione di con-trollo personalizzata. Facciamoun esempio. Se nella cella pos-sono essere inseriti solo valoriminori di quelli contenuti, po-niamo, nella posizione A1, allo-ra digiteremo nella casella l’e-spressione <A1. Questo è unesempio semplicissimo, ma sipossono impostare controllianche molto sofisticati. �

� Lunghezza degli inserimentiÈ anche previsto il controllo della lunghezza dei testiinseriti nella cella controllata. In questo caso,nell’elenco a discesa associato alla casella Consentiselezionare la voce Lunghezza. Successivamente,scegliere nell’elenco della casella sottostantel’operatore di confronto (per esempio, minore di), especificare la lunghezza massima in caratteridell’input nella casella Valore massimo.

� Controlli personalizzatiSelezionando nell’elenco associato alla casellaConsenti la voce Personalizzato, viene visualizzatauna casella in cui si può impostare un’espressione dicontrollo personalizzata. Facciamo un esempio. Senella cella possono essere inseriti solo valori minoridi quelli contenuti, poniamo, nella posizione A1,allora digiteremo nella casella l’espressione <A1.Questo è un esempio semplicissimo, ma si possonoimpostare controlli anche molto sofisticati creandoespressioni altrettanto complesse.

� Le opzioniLa procedura per l’impostazione di un controllo siavvale di alcune interessanti opzioni che possonoessere attivate spuntando opportuni checkbox. Peresempio, se si spunta la voce Ignora celle vuote, siinibisce la visualizzazione di un eventuale messaggiodi errore quando la cella evidenziata è vuota. Inoltre,come vedremo più avanti, se si lavora con gli elenchie si attiva l’opzione Elenco nella cella, è possibilecreare accanto alla cella di input un elenco a discesache gestisce gli inserimenti in modo guidato.

� Controllare le dateCon procedure analoghe a quelle che abbiamoappena descritte si possono definire controlli piùspecifici. Per esempio, se nella casella Consenti siseleziona la voce Data, e nella casella sottostantel’operatore Tra, vengono visualizzate due nuovecaselle in cui si specificano il limite inferiore esuperiore dell’intervallo temporale. Ovviamente,utilizzando operatori relazionali diversi si possonoimpostare altre tipologie di controllo.

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Controlli e scelte guidateLa procedura per creare unelenco specificodal qualerecuperare datidistinti e definiti

In alcuni casi gli inserimentida effettuare sono ben preci-si, e circoscritti a determina-

te informazioni. Questo accadead esempio quando si deveprocedere all’inserimento delnome di un cliente, di un pro-dotto, di un’aliquota fiscale, ecosì via.

Per facilitare l’input, allora,è possibile presentare l’elencodi quelli previsti, dopodichésarà sufficiente fare clic sullavoce desiderata per acquisirla.Il vantaggio è duplice. Infatti,non solo si evita di digitarla,ma si è anche certi di noncommettere errori, a patto, ov-viamente, di aver compilatocorrettamente l’elenco da uti-lizzare. Innanzitutto, in unaqualsiasi zona del foglio di la-voro inserire le voci che devo-no figurare nell’elenco. Evi-denziare la cella di input, apri-re il menu Dati, e optare perConvalida.

Impostare il controlloNella maschera che si apre

accedere all’elenco associatoalla casella Consenti, selezio-nare Elenco, e spuntare icheckbox Ignora celle vuote eElenco nella cella. L’ultimaspunta, in particolare, deter-mina la visualizzazione di unpulsantino a fianco della celladi input, premendo il quale vie-ne aperto l’elenco di scelta gui-data. Nella casella dedicata,invece digitare le coordinatedella zona che ospita l’elencodei valori consentiti. Nelle al-tre due schede si possono im-postare eventuali messaggi dierrore o di aiuto.

Premere OK per confermareimpostazioni. A questo punto,se si inserisce un dato tramitel’elenco non accade nulla, mase un input manuale è diversoda quelli previsti viene segna-lato l’errore. �

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� Impostare il controlloSelezionare come al solito la cella nella qualedeve avere luogo l’inserimento, aprire il menuDati, e optare per Convalida. Nella maschera chesi apre accedere all’elenco associato alla casellaConsenti, selezionare Elenco, e spuntare icheckbox Ignora celle vuote e Elenco nella cella.L’ultima spunta, in particolare, determina lavisualizzazione di un pulsantino a fianco dellacella di input, premendo il quale viene apertol’elenco di scelta guidata.

� La posizione dell’elencoNella casella Origine digitare le coordinate dellazona che ospita l’elenco dei valori consentiti.Nelle altre due schede si possono impostareeventuali messaggi di errore o di aiuto. PremereOK per consolidare le impostazioni. A questopunto, se si inserisce un dato tramite l’elenco nonaccade nulla, ma se un input manuale è diversoda quelli previsti viene segnalato l’errore. In luogodelle coordinate della zona in cui si trova l’elenco,si può specificare il nome che le è statoeventualmente assegnato.

� Per avere aiutoChi vuole saperne di più sulle procedure per lagestione degli elenchi, e su quelle diimpostazione dei controlli in genere, puòconsultare la guida in linea di Excel. Accedervi, enella casella di ricerca libera digitare la chiaveConvalida dei dati. Fra gli argomenti che vengonoindividuati si consiglia, in particolare, diconsultare i seguenti: Specificare le immissioni dicella valide, Determinare le immissioni di cellautilizzando una formula, e Risolvere i problemirelativi alla convalida.

� Impostare l’elencoQuando si deve procedere all’inserimento delnome di un cliente, di un prodotto, di un’aliquotafiscale, e così via, è possibile presentare l’elencodegli input previsti, dopodiché sarà sufficientefare clic sulla voce desiderata per acquisirla. Taleelenco dovrà essere creato in una qualsiasi zonadel foglio di lavoro, le cui coordinate (o il nomeche le viene eventualmente assegnato), verrannodichiarate nel corso della procedura.

L’elenco degli input previsti

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La formattazione condizionaleCome impostare il formato di una cella in base ai dati in essa contenuti

Grazie alla formattazionecondizionale si può im-partire automaticamente

ad una cella un particolare for-mato, semplicemente basan-dosi sui dati che la cella stessacontiene. È così possibile im-postare una sorta di controllovisivo. Per esempio, possiamorichiedere che lo sfondo dellacella si colori di una determi-nata tonalità se vi si inserisco-no dati che ottemperano a cer-te condizioni.

Ecco come operare per otte-nere sfondi rispettivamenterossi, blu, e verdi, a secondache i dati che si inseriscononella cella siano compresi fra 1e 100, 101 e 200, o 201 e 300, li-miti inclusi. Selezionare la cel-la da controllare, aprire il me-nu Formato, e optare per la vo-ce Formattazione condiziona-le. Si accede così ad un box ar-ticolato in quattro caselle. Nel-la prima casella è presente lacondizione default (il valoredella cella è).

Lanciare la proceduraScegliere nell’elenco a di-

scesa associato alla secondacasella l’operatore di confron-to per il primo controllo (Tra),e digitare nelle due caselle afianco il limite inferiore e su-periore del primo intervallo dicontrollo (0 e 100).

Successivamente, fare clicsul pulsante Formato, nellamaschera che viene visualiz-zata accedere alla scheda Mo-tivo, e selezionare nella palettacromatica lo sfondo da asse-gnare alla cella se il valore inessa inserito cade nell’inter-vallo stabilito. Premere il pul-sante Aggiungi per visualizzareun’appendice del box, dovecon le stesse procedure si im-postano le condizioni del se-condo controllo. Premere an-cora Aggiungi per aprire unanuova appendice e definire ilterzo controllo. �

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� Definire il controlloFare clic sul pulsante Formato, nella mascherache viene visualizzata accedere alla schedaMotivo, e selezionare nella paletta cromatica losfondo da assegnare alla cella se il valore in essainserito cade nell’intervallo stabilito. Ovviamente,oltre allo sfondo della cella, possono essereimpostate contemporaneamente anche altreformattazioni. In tal caso avvalersi delle opzionigestite dalle altre schede della maschera.

� Controlli aggiuntiviPremere il pulsante Aggiungi per visualizzareun’appendice del box, dove con le stesseprocedure si impostano le condizioni del secondocontrollo. Premere ancora Aggiungi per aprire unanuova appendice e definire il terzo controllo. Aquesto punto, fare clic sul pulsante OK in calcealla maschera per rendere definitive leimpostazioni. Da questo momento, a seconda diquanto viene inserito nella cella, lo sfondo diquest’ultima assumerà la colorazione impostata.

� Per avere aiutoLa funzione di formattazione condizionale è riccadi opzioni che vale la pena di conoscere perimmaginarne nuove applicazioni. Suggeriamopertanto di consultare in proposito la guida inlinea. Accedervi, e nella casella di ricerca liberadigitare Formattazione condizionale. Fra glielementi che vengono individuati consultare iseguenti: Applicare formati condizionali alle celle,e Modificare, aggiungere, o rimuovere i formaticondizionali.

� Lanciare la proceduraSelezionare la cella da controllare, aprire il menuFormato, e optare per la voce Formattazionecondizionale. Si accede così ad un box articolatoin quattro caselle. Nella prima casella è presentela condizione default (Il valore della cella è).Scegliere nell’elenco a discesa associato allaseconda casella l’operatore di confronto per ilprimo controllo (Tra), e digitare nelle due caselle afianco il limite inferiore e superiore del primointervallo di controllo (1 e 100).

Definire controlli e formati

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Controllare utilizzando le macroQuandol’inserimento diun dato avvienetramite una macrobisognasviluppare unopportuno codice

Se si vogliono automatizza-re le operazioni di inseri-mento dati bisogna ricor-

rere a macro personalizzate.In questo capitolo vedremo co-me gestire gli input tramite unpiccolo programma che visua-lizza un box in cui si inserisceil dato da trasferire in una cer-ta posizione. Per semplicità cioccuperemo di un solo inputma la macro può gestirne unnumero indefinito. Basta inse-rirvi dei passi aggiuntivi. Lamacro, una volta sviluppata,potrà essere associata ad unpulsante, oppure può essererichiamata direttamente da ta-stiera. Nel nostro esempio ci ri-feriremo ad un input gestitotramite il box che viene visua-lizzato dal macrocomando In-putBox. La prima parte dellamacro prevede che venga crea-ta una variabile in cui viene re-gistrato il dato che verrà inse-rito nel box, mentre la secondasi occupa della visualizzazionedel box e del trasferimento deldato. In pratica, bisogna inse-rire fra le due sezioni i passinecessari per l’esecuzione deicontrolli, e prevedere l’arrestodella macro in caso di inputnon accettabili. Questa voltanon potremo affidarci al regi-stratore delle macro (se nonsolo in parte), e dovremo svi-luppare il programma scriven-done direttamente i vari passi.Basta creare una macro vuota,dopodiché si inseriscono alsuo interno le varie istruzioni.Ma ecco come procedere percreare una macro che visualiz-za un messaggio di richiestadati, li registra in una variabile,e poi li trasferisce in una celladel foglio di lavoro.

Aprire il menu Strumenti, se-lezionare la voce Macro, e nelcorrispondente sottomenu op-

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Definire le variabili e acquisire i dati

� Denominare la macroDigitarne il nome nella casella dedicata (non sonoammessi spazi), quindi premere il pulsante OK. Se lamacro non verrà lanciata da un pulsante inserirenella casella Scelta rapida da tastiera la lettera performare automaticamente la sequenza di controlloche consente di lanciarla manualmente, peresempio, Maiusc+Control+Z.

� Arresto immediato della registrazionePremere il pulsante OK per consolidare le definizionioperate. Contestualmente alla chiusura dellamaschera viene visualizzata la minibarra che pilota ilregistratore, nella quale si fa subito clic sull’iconacon sopra il quadratino. Si determina così l’arrestoimmediato della registrazione con la conseguentecreazione, però, di una macro vuota. Abbiamo così adisposizione il contenitore con cui operare.

� Accedere alla macroEcco come visualizzare la macro vuota che abbiamoappena creato. Aprire il menu Strumenti, selezionareMacro, e poi ancora Macro nel sottomenu. Si accedecosì ad una maschera in cui figura il nome dellamacro vuota. Selezionarlo, se già non lo fosse, epremere il pulsante Modifica per accedere all’Editordel Visual Basic nel quale ne viene mostrato illistato. La maschera consente anche di gestireparticolari operazioni che coinvolgono le macro(Esecuzione, Eliminazione, e così via)

� La macro vuotaAprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro,e nel corrispondente sottomenu optare per Registranuova macro. In alternativa, nella barra deglistrumenti del Visual Basic (Visualizza/Barrestrumenti/Visual Basic) fare clic sull’icona che recasopra impresso un circoletto. Così facendo si attivala procedura di registrazione, e vienecontestualmente visualizzata la maschera per ladenominazione della macro che intendiamosviluppare.

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tare per Registra nuova macro.Così facendo si attiva la proce-dura di registrazione, e vienecontestualmente visualizzata

la maschera per la denomina-zione della macro. Digitarne ilnome nella casella dedicata(per esempio, Inserimento),

quindi premere il pulsante OK.In questa sede si può definirela sequenza di controllo checonsente di lanciarla manual-

mente dalla tastiera. Conte-stualmente alla chiusura dellamaschera, viene visualizzata laminibarra che pilota il regi-stratore, nella quale si fa subi-to clic sull’icona con sopra ilquadratino. Si determina cosìl’arresto immediato della regi-strazione con la conseguentecreazione, però, di una macrovuota. A questo punto, aprire ilmenu Strumenti, selezionareMacro, e poi ancora Macro nelsottomenu. Si accede così aduna maschera in cui figura ilnome della macro vuota cheabbiamo appena creato. Sele-zionarlo, se già non lo fosse, epremere il pulsante Modificaper accedere all’Editor del Vi-sual Basic, nel quale viene mo-strato il codice della macro, incui inseriremo le opportuneistruzioni. Prima però, convie-ne eliminare tutto quanto sitrova fra l’istruzione iniziale equella finale.

Creare la variabileLa prima cosa da fare è crea-

re la variabile in cui sarannoregistrati i dati inseriti. Utiliz-zeremo per questo l’istruzioneDim seguita dal nome che vo-gliamo assegnare alla variabilestessa. A tale nome (per esem-pio, Dati) si farà riferimentoper eseguire i controlli. Digita-re sotto la prima istruzione delcodice il passo Dim Dati, do-podiché inserire la secondaistruzione che, nella fattispe-cie, è la seguente: Dati = Input-Box(“Dichiarare il valore da in-serire”). Tale istruzione visua-lizza un box di dialogo con unacasella di testo e due pulsanti(Annulla e OK), inoltre, esibi-sce il messaggio personalizza-to che è stato scritto fra virgo-lette. Inserendo il dato, questoviene registrato nella variabile.A questo punto non ci restache prevedere l’istruzione pertrasferirlo nella cella desidera-ta, che nel nostro caso è la se-guente: Range(“G7”) = Dati. Inaltre parole, si pone il conte-nuto della cella uguale alla va-riabile, e il gioco è fatto. Mancaperò il controllo del dato, cheviene demandato ad alcunesemplici istruzioni che svilup-peremo nel prossimo capitolodella presente dispensa. Inpratica, si tratta di impostareun controllo condizionale, chein caso di input non accettabi-li arresti la macro e visualizziun messaggio di errore. Se ildato è corretto, invece, vieneinserito dove previsto. �

� Il box di dialogoEcco come si presenta il box che gestiscel’inserimento dei dati. In particolare, si noti lapresenza della casella di input, e dei due pulsantiAnnulla e OK. Il messaggio che vi compare è quellopersonalizzato che si pone fra virgolette comeargomento della istruzione InputBox. Inserito il datonella casella, facendo clic sul pulsante OK se nedetermina il trasferimento nella cella di destinazione.In pratica, non essendo ancora stato sviluppato ilcontrollo, viene accettato qualsiasi dato.

� La macro di controlloIl nostro codice non prevede ancora il controllo deldato inserito, che viene demandato ad un insieme diistruzioni che svilupperemo nel prossimo capitolodella presente dispensa. Il controllo sarà affidato adun ciclo If Then. Per saperne di più su questimacrocomandi si consiglia di consultare la guida inlinea del Visual basic. Accedervi dall’ambiente Editore ricercare la chiave Istruzione If. Consultarel’argomento Istruzione If…Then…Else.

� Associare la macro a un pulsanteNella barra strumenti del Visual Basic fare clicsull’icona con sopra il martello e la chiave inglese.Nel pannello che si apre fare clic sul simbolo delpulsante. Disegnarlo, farvi sopra clic destro, eselezionare Visualizza codice nel menu contestualeal clic. All’interno del codice del pulsante digitare ilnome che abbiamo assegnato alla macro. Disattivarel’icona con sopra impresse squadra e matita perrendere operativo il pulsante.

� Il codice della macroEliminare i passi interni della macro vuota. Digitaresotto la prima istruzione del codice il passo Dim Dati,dopodiché inserire la seconda istruzione, che nellafattispecie è la seguente: Dati = InputBox(“Dichiarareil valore da inserire”). Tale istruzione visualizza il boxdi dialogo che gestisce l’inserimento dei dati. Aquesto punto non ci resta che prevedere l’istruzioneper trasferirli nella cella desiderata, che è :Range(“G7”) = Dati. Inserire anche l’istruzioneRange(“A1”).Select per portare, successivamenteall’inserimento del dato, il cursore in A1.

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Sviluppare la macro di controlloI dati registratinella variabilevengonocontrollati da unamacro che gestiscedi conseguenza leazioni da eseguire

Icontrolli si impostano utiliz-zando l’istruzione If - Then(Se - allora) che verifica l’at-

tendibilità di quanto registratonella variabile e determina diconseguenza il lancio di alcuneazioni. Se il dato è corretto vie-ne inserito nella cella. In casocontrario viene attivata l’istru-zione End che interrompe lamacro, ed eventualmente esi-bito un messaggio di errore.L’insieme delle istruzioni puòessere inglobato nella macroche abbiamo appena sviluppa-to. In pratica bisogna imposta-re un controllo condizionaleche entra in gioco solo se il da-to non è accettabile, mentreviene ignorato se l’input è cor-retto. Vediamo come operareper accettare, per esempio, so-lo input rappresentati da valo-ri numerici diversi da 10.

Impostare la macroAccedere al codice della ma-

cro Inserimento, e subito dopol’istruzione Dati = Input-Box(“Dichiarare il valore da in-serire”) digitare il passo: If Da-ti <>10 Then, facendolo seguiredalle istruzioni MsgBox (“Valo-re non accettabile. Riprovare”),Range(“A1”). Select, End, cheverranno eseguite solo se ilcontrollo condizionale If è ve-rificato. Il nostro programminosi conclude con l’istruzioneEnd If che chiude in ogni caso ilciclo di controllo.

Registrata la variabile, vieneattivato il ciclo di controllo, edeseguito il primo passo che ve-rifica l’input. Se questo non èvalido si passa alle istruzioniche visualizzano il messaggiodi errore e concludono la ma-cro. Se, invece, il dato è accet-tabile si salta direttamente al-l’istruzione che lo trasferiscenella cella G7. �

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� Inserimento del cicloAccedere al codice della macro Inserimento, esubito dopo l’istruzione Dati =InputBox(“Dichiarare il valore da inserire”) digitareil passo: If Dati <>10 Then, facendolo seguiredalle istruzioni MsgBox (“Valore non accettabile.Riprovare”), Range(“A1”).Select, e End. Questi trepassi verranno eseguiti solo se il controlloprecedente è verificato. Il codice inserito terminacon l’istruzione End If che chiude in ogni caso ilciclo di controllo. Se il dato è accettabile vienedirettamente inserito nella cella G7.

� Conferma dell’inputSi può anche prevedere la visualizzazione di unmessaggio che confermi l’accettabilità del dato.Anche in questo caso la sua apertura è affidataall’istruzione MsgBox, da inserire subito dopo ilpasso che inserisce i dati in G7. Il testo delmessaggio deve essere posto in argomento alcomando MsgBox, scrivendolo fra virgolette.Premendo OK il box scompare, e la macro siconclude con il posizionamento del cursore in A1.

� Gestire i messaggiI messaggi che vengono visualizzati nel corsodell’esecuzione della macro sono gestiti dalleistruzioni InputBox e MsgBox, e possono essereopportunamente personalizzati impostandonumerosi parametri di lavoro. Per saperne di piùsul loro utilizzo pratico si suggerisce didocumentarsi accedendo alla guida in linea delVisual Basic. Accedere all’Editor (Alt+F11), aprirela guida, e digitare nella casella di ricerca libera lechiavi: InputBox e MsgBox.

� Le istruzioni If-ThenI controlli si impostano utilizzando un ciclo If - Then (Se - allora) che verifica l’attendibilità diquanto registrato nella variabile e determina diconseguenza il lancio di alcune azioni. Se il dato ècorretto viene inserito nella cella. In casocontrario viene attivata l’istruzione End cheinterrompe la macro, ed eventualmente esibito unmessaggio di errore. L’insieme delle istruzionideve essere inglobato nella macro che abbiamoappena sviluppato.

Il ciclo di controllo

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Un modello a vostra disposizioneVi spieghiamo come utilizzare il foglio elettronicoallegato alladispensa e comeapportareeventuali modifiche

Il foglio Convalida esemplifical’utilizzo della omonima pro-cedura che opera nell’ambi-

to del menu Dati. Facendo clicsulla cella D5 viene visualizza-to un messaggio popup chefornisce informazioni sull’in-put. Se si inserisce un datonon accettabile viene visualiz-zato un messaggio di errore.Se nel corrispondente box sipreme il pulsante Sì, l’inputpuò essere comunque accetta-to. Per modificare il controllo,evidenziare la cella D5, e rilan-ciare la procedura Convalida.Se nel foglio Scelte guidate si faclic sul pulsantino accanto allacella di input, viene aperto unelenco in cui si può selezionareil dato desiderato fra quelli ac-cettabili. Input manuali noncorretti verranno segnalati daun messaggio. Se si aggiungo-no nuovi nomi all’elenco biso-gna rilanciare la proceduraConvalida, e specificare la nuo-va zona dati. E veniamo ai con-trolli condizionali.

In questo caso, inserendo undato nella cella E7, il suo sfon-do si colora a seconda del tipodi input operato. Per apportaremodiche ai controlli da esegui-re, selezionare la cella, aprire ilmenu Formato, optare per For-mattazione condizionale, e ri-petere la procedura di asse-gnazione prevedendo le oppor-tune modifiche. Infine, se nel fo-glio Controlli macro si preme ilpulsante dedicato viene apertoil box di input. Inserendo il da-to nella casella viene eseguito ilcontrollo. In caso di accetta-zione o rifiuto viene comunqueesibito un messaggio.

Per modificare il testo deimessaggi cambiare quelli con-tenuti fra virgolette, che si tro-vano in argomento alle funzioniInputBox e MsgBox. �

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� Scelte guidateSe nel foglio Scelte guidate si fa clic sulpulsantino della cella di input, viene aperto unelenco in cui si può selezionare il dato desideratofra quelli accettabili. Input manuali non correttiverranno segnalati da un messaggio. Se siaggiungono nuovi nomi all’elenco bisognarilanciare la procedura Convalida e specificare lanuova zona dati, che può essere dichiaratatramite un eventuale nome assegnato alla zonastessa.

� Controlli condizionaliIn questo caso, inserendo un dato nella cella E7,il suo sfondo si colora a seconda del tipo di inputoperato. Per apportare modiche ai controlli daeseguire, selezionare la cella, aprire il menuFormato, optare per Formattazione condizionale, eripetere la procedura di assegnazione prevedendole opportune modifiche. È prevista l’impostazionedi un massimo di tre controlli. Per quanto riguardai formati, se ne possono assegnare più d’uno perogni controllo.

� Controlli macroSe si fa clic sul pulsante Premere per inserire idati viene aperto il box di input. Premere OK perconsolidare l’inserimento, o Annulla per usciredalla procedura. A inserimento avvenuto vieneeseguito il controllo del dato. In caso diaccettazione o rifiuto viene comunque esibito unmessaggio. Per modificare il testo dei messaggibisogna intervenire su quelli fra virgolette, che sitrovano in argomento alle funzioni InputBox eMsgBox.

� ConvalidaIl foglio Convalida esemplifica l’utilizzo dellaomonima procedura che opera nell’ambito delmenu Dati. Facendo clic sulla cella D5 vienevisualizzato un messaggio popup che dàinformazioni sull’input. Se si inserisce un datonon accettabile viene esibito un messaggio dierrore. Se in questo box si preme il pulsante Sì,l’input può essere comunque accettato. Permodificare il controllo, evidenziare la cella D5, erilanciare la procedura Convalida.

Le diverse sezioni Sul CDGuida diPC Open

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In ambiente Excel, l’interro-gazione di un database ta-bellare prevede l’imposta-

zione di particolari filtri in ba-se ai quali vengono isolati i re-cord. La corrispondente pro-cedura richiede che si specifi-chi la zona occupata dall’ar-chivio in cui condurre le ri-cerche, quella in cui sonoospitati i vincoli di filtro, e lazona nella quale devono esse-re visualizzati i risultati dellaricerca.

Tutte queste operazioni siprestano molto bene ad esse-re automatizzate tramite unamacro, consentendo così dieseguire rapidamente una ri-cerca senza dover necessaria-mente operare manualmente.In pratica, tutto si riduce a di-chiarare di volta in volta i vin-coli di interrogazione (tramiteun opportuno box di dialogo).Al resto ci penserà la macro.Insomma, basta un clic su unpulsante per aprire la ma-schera di interrogazione, e

una volta definito cosa cerca-re, con un altro clic si otten-gono i risultati. Il modello al-legato alla presente dispensa,che trovate sul CD Guida (Ar-chiviazione dati 2), rappresen-ta l’estensione di quello rila-sciato lo scorso mese per lacreazione automatica di un ar-chivio tabellare, e prevede,per l’appunto, l’implementa-zione di un modulo dedicatoall’esecuzione delle ricerche.Chi volesse utilizzare subitol’applicazione, passi diretta-mente al capitolo quarto. �

Alberto Nosotti

Excel: interrogare un archivio tabellare tramite

un box di dialogoNella precedentedispensaabbiamo vistocome utilizzareun box didialogo percreare unarchiviotabellare.Proseguiamola lezioneusando la stessainterfacciaper eseguire una ricerca

Per saperne di piùChi volesse documentarsipiù ampiamente sugliargomenti trattati nellapresente dispensa puòconsultare il dossier Lemacro di Excel, pubblicatosul numero 53 (luglio-agosto2000) di PC Open. Inoltre,leggere la dispensa Creareun archivio tabellarepubblicata nello scorsonumero.

Interrogazione di un archivio

- La procedura p. 150- I criteri di ricerca p. 150

Impostazionedei criteri

- Creazione del box di dialogop. 152

- Definizione delle proprietàp. 152

Automatizzare la ricerca

- Registrare la procedura p. 154- Sviluppare la macro p. 154

Il modello- Come utilizzarlo p. 156- I caratteri jolly p. 156

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Interrogazione di un archivioPer eseguire unaricerca in unarchivio tabellare,Excel prevede una specialeprocedura guidata

In questa sede analizzeremola procedura per l’interroga-zione di un archivio tabella-

re, facendo riferimento al database Fatture registrato nel mo-dello che accompagna la pre-sente dispensa. Tale analisi cisarà utile al fine di mettere apunto le strategie per proce-dere all’automatizzazione diuna ricerca. In pratica, la sud-detta procedura si basa sulladichiarazione delle zone checontengono rispettivamentel’archivio (dati e nomi campocompresi), e i criteri di ricerca,nonché quella destinata ai ri-sultati. Più avanti, vedremo co-me si opera per estrarre dal-l’archivio di lavoro tutti i re-cord che soddisfano determi-nate condizioni, ma prima bi-sogna impostare le zone deicriteri e dei risultati che, comeabbiamo appena detto, devo-no essere dichiarate nel corsodell’interrogazione unitamen-te a quella che ospita l’archivio(attualmente già esistente edenominata Archivio_tabella-re).

La zona criteriSi articola in due righe: alla

corrispondente area (AL10:AP11) viene assegnato il nomeZona_criteri (attenti all’under-score). La prima riga contiene inomi dei campi dell’archivio,mentre nella seconda si inseri-scono le chiavi di ricerca. De-nominare le celle della secondariga rispettivamente Nr1, Da-ta1, Cliente1, Imponibile1, e Pa-gato1. Denominare Riga_criteril’intera riga. Se sotto il campoCliente si digita Rossi, verrannoestratti dal data base tutti i re-cord che si riferiscono a talenominativo. Le ricerche posso-no essere ancora più mirate. Sesi coinvolge anche la cella AP11sottostante il campo Pagato, evi si digita No, viene condotta

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Impostare le zone, eseguire la ricerca

� La zona dei criteriSi articola in due righe. La prima contiene i nomi deicampi dell’archivio, nella seconda si inseriscono lechiavi di ricerca. Se sotto il campo si digita RossiArturo, verranno estratti dal data base tutti i recordche si riferiscono a tale cliente. Le ricerche possonoessere ancora più mirate. Se nella cella AP11sottostante il campo Pagato si digita No, vienecondotta una ricerca in And, vale a dire che sarannoindividuate solo le registrazioni relative alle fattureemesse verso Rossi, ma che non sono state pagate.

� La zona dei risultatiIndividua la posizione del foglio di lavoro in cui sonovisualizzati di volta in volta i risultati delle ricerchecondotte. Nel nostro caso si identifica con la solariga Z10:AD10 che ospita i riferimenti ai nomi deicampi dell’archivio. In loro corrispondenza, nelle cellesottostanti, vengono elencate le registrazioniindividuate nel corso della ricerca. La suddetta rigaviene denominata Zona_risultati. Si noti che quandoviene condotta una nuova interrogazione, i risultati diquella precedente vengono cancellatiautomaticamente.

� La procedura di interrogazionePer eseguire una ricerca nell’archivio bisogna primaimpostare le zone criteri e risultati, e immettere nellaprima gli opportuni vincoli di interrogazione. Peresempio, se si vogliono estrarre i riferimenti a tuttele fatture inevase, inserire nella cella AP11,sottostante il campo Pagato della zona criteri, ilvincolo No. A questo punto aprire il menu Dati,selezionare la voce Filtro, e nel corrispondentesottomenu optare per Filtro avanzato. Si determinacosì l’apertura del box per l’impostazione dellaricerca.

� L’archivio di lavoroIl data base tabellare sul quale verranno condotte lericerche. La corrispondente zona (dati e nomecampo) è individuata dalle coordinate E10:I100, ed èstata denominata Archivio_tabellare. Si noti chetrattandosi di un nome composto è stato utilizzatol’underscore. A questo nome si farà riferimento nellamaschera che gestisce l’impostazione dei parametridi ricerca. Nella maschera devono essere citateanche la zona dei criteri e quella destinata adospitare i risultati.

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una ricerca in And, vale a direche saranno individuate solo leregistrazioni relative alle fattu-re emesse verso Rossi, ma che

non sono state pagate. Insom-ma, impostando opportuna-mente la zona dei criteri si pos-sono condurre ricerche anche

piuttosto sofisticate. Ovvia-mente, se si esegue una inter-rogazione secondo la procedu-ra tradizionale, i vari criteri de-

vono essere inseriti manual-mente nelle opportune celle,ma nel nostro caso tale inseri-mento è mediato da un box didialogo. Diventa così possibileeseguire l’interrogazione diret-tamene dall’ambiente archivio,richiamando semplicemente lamaschera per la dichiarazionedelle chiavi di ricerca. I dati in-seriti nelle caselle del box sa-ranno trasferiti automatica-mente nelle corrispondenti cel-le della zona criteri, e in base aqueste impostazioni verrà con-dotta l’interrogazione.

La zona risultatiIndividua la posizione del fo-

glio di lavoro in cui sono vi-sualizzati di volta in volta i ri-sultati delle ricerche condotte.Nel nostro caso si identificacon la sola riga Z10:AD10 cheospita i riferimenti ai nomi deicampi dell’archivio. In lorocorrispondenza, nelle cellesottostanti, vengono elencatele registrazioni individuate. Ladenomineremo Zona_Risultati.

La proceduraA questo punto, possiamo

finalmente lanciare una ricer-ca. Immaginiamo di volerestrarre dall’archivio tutti i re-cord che si riferiscono al clien-te Verdi Giovanni. Inserire talechiave nella cella AN11 dellazona criteri, aprire il menu Da-ti, e selezionare la voce Filtro.Nel corrispondente sottomenuoptare per Filtro avanzato. Siaccede così alla maschera chegestisce l’impostazione dei pa-rametri di interrogazione. In-nanzitutto, spuntare il bottoneCopia i dati in un’altra posizio-ne. Nelle tre caselle della ma-schera inserire rispettivamen-te i nomi che sono stati asse-gnati alla zona dell’archivio (Ar-chivio_tabellare), dei criteri(Zona_criteri), e dei risultati(Zona_risultati). A questo pun-to premere il pulsante OK perlanciare la ricerca. Se abbiamooperato correttamente, nellazona dei risultati verranno vi-sualizzate tutte le fatture che siriferiscono al cliente Verdi. Sinoti che per specificare un cri-terio di ricerca è possibile av-valersi anche delle wildcard (ocaratteri jolly). In tal caso, unasterisco equivale ad una qual-siasi sequenza di caratteri,mentre un punto interrogativone rimpiazza uno solo. Pertan-to, il cliente Verdi Giovanni saràindividuato anche dai criteriV*, *rd*, V??di*, e così via. �

� I risultatiSe abbiamo operato correttamene, i risultatidell’interrogazione condotta vengono visualizzatinella zona che è stata loro dedicata. In particolaresotto la riga Z10:AD10 che ospita i riferimenti aicampi in cui si articola l’archivio. Si noti che i recordindividuati in ogni ricerca vanno a sostituire quellirelativi all’interrogazione precedente. In figura sonomostrati i risultati di una ricerca intesa ad individuarele fatture che si riferiscono a quelle di importosuperiore a 2.500 euro.

� Ricerche mirateCome si è detto, è possibile condurre interrogazioniisolando i record che corrispondonocontemporaneamente a più criteri. In pratica, si trattadi condurre una interrogazione che viene definitadagli addetti ai lavori ricerca in And. Per esempio,possono essere individuate le registrazioni checorrispondono ad un certo cliente ma si riferisconosolo alle fatture non pagate. In tal caso bisognainserire rispettivamente nelle celle AN11 e AP11della zona criteri, il nome del cliente e la stringa No.

� Per saperne di piùPer documentarsi più ampiamente sulle procedureper l’impostazione dei filtri avanzati convieneconsultare le corrispondenti pagine della guida inlinea di Excel. Aprirla, quindi accedere alla scheda diricerca libera. Nella casella dedicata inserire lachiave Filtro avanzato, poi premere il pulsante Cerca.Vengo individuati tre argomenti, e precisamente:Filtrare un elenco utilizzando criteri avanzati, Tipi dicriteri di confronto, Esempi di criteri di filtrazioneavanzati.

� Impostare ed eseguire la ricercaLa maschera che gestisce l’impostazione deiparametri della ricerca. Innanzitutto, spuntare ilbottone Copia i dati in un’altra posizione. Infatti, irisultati devono essere visualizzati nella zonadedicata che abbiamo appena impostato. Nelle trecaselle della maschera inserire rispettivamente inomi che sono stati assegnati alla zona dell’archivio(Archivio_tabellare), dei criteri (Zona_criteri), e deirisultati (Zona_risultati). A questo punto premere ilpulsante OK per lanciare la ricerca.

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Definizione automatica dei criteriIn questo capitolovi spieghiamocome creare il boxdi dialogo per impostare la zona criteri

L’analisi della proceduradi interrogazione ci sug-gerisce le possibili stra-

tegie per condurre automati-camente l’interrogazione del-l’archivio. In pratica, tramiteun box di dialogo si inserisco-no le chiavi di ricerca nelle op-portune celle della zona crite-ri, quindi, con la mediazione diuna macro registrata, si eseguel’interrogazione.

La macro si concluderà conuna istruzione che porta diret-tamente il cursore sulla zonadei risultati. Il box di dialogoviene aperto premendo un pul-sante (Esegui ricerca), mentrela macro viene lanciata conte-stualmente alla chiusura delbox, facendo clic sul pulsanteTrova in essa ospitato. Il no-stro box deve prevedere, ov-viamente, le stesse caselle ditesto in cui si articola quelloper l’inserimento dei dati. Ladifferenza sta nel fatto che lecelle di controllo ad esse asso-ciate (le famose ControlSour-ce) sono diverse. Infatti, inquesto caso, identificano lecorrispondenti posizioni dellazona dei criteri. Insomma, ildato inserito nella casella Nu-mero fattura verrà trasferitoautomaticamente nella cellaAL11, quello digitato nella ca-sella Cliente andrà a posizio-narsi nella cella AN11, e cosìvia. E ancora, dal momentoche ogni ricerca prevede chia-vi diverse è opportuno inserirenel codice di apertura del boxle istruzioni che procedano divolta in volta alla cancellazio-ne di tutti i dati contenuti nellazona criteri.

L’intero codice, comprensi-vo di tali istruzioni e di quelleper l’apertura del box, verràassociato alla pressione delpulsante Esegui ricerca, dacreare a fianco dell’archiviodati. Il fatto che i box di input e

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La procedura nel dettaglio

� Clonazione del boxPremere contemporaneamente i tasti Alt e F11 peraccedere all’Editor del Visual Basic. In questoambiente, nella finestra di sinistra, fare doppio clicsulla voce Form, e poi su Userform1, per aprire nellafinestra di sinistra il box per l’inserimento dei dati.Farvi sopra clic destro, e nel menu visualizzatooptare per la voce Seleziona tutto. Così facendo sidetermina l’evidenziazione di tutti gli elementi in cuisi articola il box di dialogo. A questo punto, aprire ilmenu Modifica e attivare la voce Copia.

� Copiare caselle e pulsantiAprire il menu Inserisci, e selezionare UserForm peraprire il riquadro di base del nuovo dialog box (ouserform, a seconda di come lo si vuole chiamare).Ridimensionarlo con il mouse per renderlo uguale aquello di cui abbiamo replicato gli elementi, farvisopra clic destro, e scegliere Incolla nel menu cheviene visualizzato. Le caselle e i pulsanti copiativengono così trasferiti nel nuovo box.

� Modifica delle “ControlSource”Le ControlSource delle caselle del box devono essereopportunamente modificate. Fare clic destro sullacasella Numero fattura, accedere alla corrispondentecasella delle proprietà, e modificare la cellaControlSource da NR a NR1. Così facendo, il dato inserito in tale casella verrà trasferito nellaopportuna cella della zona criteri, cui per l’appunto, è stato assegnato il nome NR1. Operare in modoanalogo per modificare le ControlSource delle altrecaselle.

� Inserimento dei criteriL’analisi della procedura di interrogazione cisuggerisce le possibili strategie per condurreautomaticamente l’interrogazione dell’archivio. Inpratica, tramite un box di dialogo si inseriscono lechiavi di ricerca nelle opportune celle della zonacriteri, quindi, con la mediazione di una macroregistrata, si dà il via all’interrogazione. La macro siconcluderà con una istruzione che porta direttamenteil cursore sulla zona dei risultati.

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di ricerca siano sostanzial-mente uguali dal punto di vistastrutturale, facilita le cose. In-fatti, anziché realizzarne uno

ex novo, possiamo copiarequello creato per l’inserimentodei dati, ed apportare gli op-portuni ritocchi.

Copiare il boxPremere contemporanea-

mente i tasti Alt e F11 per ac-cedere all’Editor del Visual Ba-

sic. In questo ambiente, nellafinestra di sinistra, fare doppioclic sulla voce Form, e poi suUserform1. Si apre così, nella fi-nestra di sinistra, il box perl’inserimento dei dati. Fare clicdestro, e nel menu visualizzatocontestualmente al clic optareper la voce Seleziona tutto. Inquesto modo si determina l’e-videnziazione di tutti gli ele-menti in cui si articola il box didialogo. A questo punto, aprireil menu Modifica e attivare lavoce Copia.

Successivamente, aprire ilmenu Inserisci, e selezionare lavoce UserForm per aprire il ri-quadro di base del nuovo dia-log box (o userform, a secondadi come lo si vuole chiamare).Ridimensionarlo con il mouseper renderlo uguale a quello dicui abbiamo replicato gli ele-menti, farvi sopra clic destro,e scegliere Incolla nel menuche viene visualizzato. Le ca-selle e i pulsanti appena co-piati vengo così trasferiti nelnuovo box.

ControlSource e pulsantiFare clic destro all’interno

del box, e selezionare la voceProprietà per accedere allaomonima maschera. Nella cel-la accanto alla voce Caption di-gitare il nuovo titolo del box:Criteri di ricerca. Fare clic de-stro sulla casella Numero fattu-ra, accedere alla corrispon-dente casella delle proprietà, emodificare la cella ControlSour-ce da NR a NR1. Così facendo,il dato inserito in tale casellaverrà trasferito nella cellaAL11 della zona criteri, che co-me ricorderete è stata denomi-nata NR1.

Operare in modo analogoper modificare le ControlSour-ce delle altre caselle. Per quan-to riguarda i pulsanti, invece,fare clic destro su quello An-nulla, e selezionare la voce Vi-sualizza codice. Inserire all’in-terno del codice l’istruzioneUnload Me, che determina lachiusura del box nel caso si vo-lesse interrompere la ricerca.

Il pulsante RegistraRelativamente al pulsante

Registra, invece, accedere allasua maschera delle proprietà,e nella cella Caption digitare lanuova etichetta Trova.

Nel suo codice, invece, dob-biamo inserire i passi cheprovvedono a chiudere il dial-log box e a eseguire l’interro-gazione. �

� Il pulsante “Registra”In questo caso l’etichetta del pulsante deve esseremodificata da Registra a Trova. Fare clic destro sulpulsante, e selezionare Proprietà nel menucontestuale al clic per accedere alla omonimamaschera. Nella cella accanto alla voce Captiondigitare la nuova etichetta: Trova. Per quanto riguardail nuovo codice, invece, lo inseriremo dopo averregistrato la macro di interrogazione. Ce neoccuperemo nel prossimo capitolo.

� Apertura del boxL’apertura del box è associata alla pressione delpulsante Esegui ricerca. Nella barra icone del VisualBasic fare clic su quella con sopra martello e chiaveinglese. Nel pannello che viene visualizzato fare clicsul simbolo del pulsante, portare il cursore nell’areadi lavoro e disegnare un rettangolo. Rilasciando iltasto del mouse viene visualizzato il pulsante.Accedere alla casella delle proprietà e nella cellaCaption digitarne l’etichetta: Esegui ricerca.

� Il codice di aperturaAl pulsante Esegui ricerca sono associate leistruzioni che cancellano i dati della zona criteri e,successivamente, aprono il box di dialogo perl’inserimento dei nuovi vincoli. Una volta disegnato ilpulsante, quando è ancora evidenziato, accedere alsuo codice ed inserire dopo il primo passo leseguenti istruzioni: Range(“Riga_criteri”).Select,Selection.ClearContents, Range(“A1”).Select, eUserForm2.Show. Per provare il pulsante disattivarel’icona con sopra impressi squadra e matita.

� Il pulsante “Annulla”Il codice dei pulsanti non viene replicato in fase dicopia. Pertanto, fare clic destro sul pulsante Annulla,e selezionare la voce Visualizza codice. Si accedecosì al corrispondente codice, che al momento ècomposto solo dall’istruzione iniziale e da quellafinale. Inserire al loro interno l’istruzione Unload Me,che determina la chiusura del box nel caso si volesseinterrompere la ricerca. I criteri eventualmenteinseriti saranno cancellati quando si riapre il box.

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Registrare la macro di ricercaPer automatizzarela ricerca bisognaregistrarela macro di interrogazione ed associarla alpulsante “Trova” del box di dialogo

Sinora ci siamo occupati diimpostare il box per la di-chiarazione dei criteri di

ricerca, prevedendone l’aper-tura tramite il pulsante Eseguiricerca. Fra l’altro, nel codice ditale pulsante sono stati inseri-ti passi che provvedono a can-cellare il contenuto della zonacriteri per prepararla a riceve-re quelli nuovi. La cancellazio-ne vera e propria avviene a cu-ra dei passi Range(“Riga_crite-ri”).Select, e Selection.Clear-Contents. Si noti che in argo-mento alla prima istruzione èstato messo il nome assegnatoalla seconda riga della zonacriteri, che viene così selezio-nata, e poi eliminata dalla se-conda istruzione. Inoltre, è sta-to impostato il codice del pul-sante Annulla per chiudere ilbox senza eseguire la ricerca.A questo punto non ci restache sviluppare la macro pereseguire l’interrogazione ed as-sociarla al pulsante Trova.

Registrare la proceduraPortare il cursore in A1,

aprire il menu Strumenti, sele-zionare Macro, e nel corrispon-dente sottomenu optare perRegistra nuova macro. Asse-gnarle il nome Interrogazione,quindi premere il pulsante OK.Così facendo si attiva la fun-zionalità di registrazione.

Contemporaneamente, vie-ne aperta una barretta con dueicone. Faremo clic sulla secon-da quando sarà il momento didisattivare il registratore. Aquesto punto, si può eseguirela procedura di ricerca. Fareclic sulla cella A1, aprire il me-nu Dati, selezionare la voce Fil-tro, e nel sottomenu optare perFiltro avanzato. Nel box che

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La procedura di registrazione

� Denominare la macroAttivando la procedura di registrazione si determinala contestuale apertura del box per la denominazionedella macro che si intende registrare. Assegnarle ilnome Interrogazione, quindi premere il pulsante OK.Così facendo si attiva la funzionalità di registrazione.La scorsa volta si è optato per la nomenclaturagenerica, perché le macro sono state poi assemblatein un unico codice. Questa volta, invece, la macroverrà utilizzata tale e quale, e anziché replicarne ilcodice all’interno del pulsante di lancio ne citeremosemplicemente il nome.

� I comandi del registratoreContestualmente all’attivazione del registratore vieneaperta una barretta con due icone. La primaconsente di eseguire la registrazione nella cosiddettamodalità relativa. È quella di cui ci siamo avvalsi lascorsa volta per registrare la macro che posizionavail cursore nella corretta posizione di inserimento deidati. La seconda icona (quella con sopra impresso unquadratino), consente di concludere la registrazionedisattivando la funzionalità.

� Eseguire la ricercaAttivato il registratore, eseguire la ricerca. Fare clicsulla cella A1, aprire il menu Dati, selezionare la voceFiltro, e nel sottomenu optare per Filtro avanzato. Nelbox che viene visualizzato attivare il bottone Copia inaltra posizione. Nelle tre caselle del box inserirerispettivamente i nomi assegnati all’archivio, allazona dei criteri, e a quella dei risultati. Premere ilpulsante OK. Portarsi ancora sulla cella A1, e fareclic, quindi portarsi sulla cella AC1 in modo davisualizzare la schermata relativa ai risultati.

� Il codice automaticoPer automatizzare la procedura di ricerca convieneeseguirla alla tastiera, mentre è attiva la funzionalitàdi registrazione. Si genera così automaticamente ilcodice della corrispondete macro, che potrà poiessere associato al pulsante Trova del dialogo box.Portare il cursore in A1, aprire il menu Strumenti,selezionare Macro, e nel corrispondente sottomenuoptare per Registra nuova macro. In alternativa, nellabarra degli strumenti del Visual Basic, fare clicsull’icona con sopra impresso un circoletto.

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viene visualizzato attivare ilbottone Copia in altra posizio-ne. Nelle tre caselle del box in-serire rispettivamente i nomi

assegnati all’archivio, alla zonadei criteri, e a quella dei risul-tati. Premere il pulsante OK.Portarsi ancora sulla cella A1,

e fare clic, quindi portarsi sul-la cella AC1 in modo da visua-lizzare la schermata relativa airisultati. Se la zona criteri è

vuota vengono elencati tutti irecord dell’archivio. Infatti, senon viene specificato nessunvincolo, qualsiasi record sod-disfa l’insieme delle condizio-ni, pertanto viene visualizzatoinsieme agli altri. A questopunto, fare clic sull’icona perla disattivazione del registra-tore.

Il listato della macroAprire il menu Strumenti, se-

lezionare la voce Macro, e nelsottomenu che viene visualiz-zato optare ancora per Macro.Nella maschera che si apre se-lezionare la macro Interroga-zione, quindi premere il pul-sante Modifica per visualizzar-ne il listato. Le macro svilup-pate la scorsa volta figuranocon il nome generico Macro se-guito da un suffisso numericoche ne denuncia l’ordine di re-gistrazione, mentre la macro diricerca figura con il nome chele è stato assegnato. Se l’altravolta si è optato per la nomen-clatura generica, è dovuto alfatto che le macro sono statepoi assemblate fra loro repli-candole in un unico codice.Questa volta, invece, la macroverrà utilizzata tale e quale, eanziché replicarne il codice al-l’interno del pulsante di lancione citeremo semplicemente ilnome. Se ne avvantaggia lachiarezza dei listati, e sarebbeuna buona abitudine da segui-re non appena possibile. Maecco il commento del codice.La prima istruzione fissa la po-sizione del cursore in A1. Ilgruppo centrale di istruzioni(che in realtà è una istruzionesingola), rappresenta il codicedella procedura di ricerca. In-fatti, si possono individuare ledichiarazioni delle zone coin-volte nell’interrogazione. L’i-struzione singola è stata spez-zata in più parti al fine di facili-tarne la leggibilità. Per poterlofare, però, alla fine di ogni rigaelementare deve essere digita-to uno spazio seguito dall’un-derscore.

L’ultimo passo della macroporta il cursore in AC1 per vi-sualizzare correttamene la vi-deata dei risultati.

Associazione al pulsanteLa macro che abbiamo ap-

pena registrato deve essere as-sociata al pulsante Trova, nelcui codice, come prima istru-zione è stata già inserita quellache determina la chiusura delbox di dialogo (Unload Me). �

� La maschera delle macroAprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro,e nel sottomenu che viene visualizzato optare ancoraper Macro. Nella maschera che si apre selezionare lamacro Interrogazione, quindi premere il pulsanteModifica per visualizzarne il listato. Le macrosviluppate la scorsa volta figurano con il nomegenerico Macro seguito da un suffisso numerico chene denuncia l’ordine di registrazione, mentre lamacro di ricerca figura con il nome che le è statoassegnato (Interrogazioni).

� Il listato della macroLa prima istruzione fissa la posizione del cursore inA1. Il gruppo centrale di istruzioni (che in realtà è unaistruzione singola), rappresenta il codice dellaprocedura di ricerca. Infatti si possono individuare ledichiarazioni delle zone coinvolte nell’interrogazione.Inoltre, è presente il riferimento alla funzionalità Filtroavanzato (Advanced Filter). L’ultimo passo dellamacro porta il cursore in AC1 al fine di visualizzarecorrettamene la videata dei risultati.

� Il pulsante “Trova”La macro per l’esecuzione delle interrogazioni vieneassociata al codice del pulsante Trova. Basta citarnesemplicemente il nome. Ecco come si presenta ilcodice del pulsante. Delle due istruzioni in cui siarticola, la prima chiude il box dialogo, mentre lacitazione del nome della macro di ricerca nedetermina il lancio. È anche possibile replicareinteramente il listato di quest’ultima, ma tale mododi operare è consigliabile solo se vi si devonoapportare eventuali modifiche.

� I risultatiEcco come si presentano i risultati della ricercaregistrata. Se la zona criteri è vuota vengono elencatitutti i record dell’archivio. Infatti, se non vienespecificato nessun vincolo, qualsiasi record soddisfal’insieme delle condizioni, pertanto viene visualizzatoinsieme agli altri. A questo punto, fare clic sull’iconaper la disattivazione del registratore. La macro èstata registrata, e tutte le volte che la si lanceràverrà eseguita una ricerca sulla base dei criterispecificati di volta in volta.

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Più chiavi per risultati miglioriE ora conduciamouna ricercautilizzandocaratteri jolly e operatorirelazionali

L’esecuzione di una qual-siasi ricerca si basa sul-l’impostazione della zo-

na criteri, che nel nostro casoè mediata dal box dialogo cheabbiamo sviluppato. Dopoaverlo aperto, inserire nelle va-rie caselle le chiavi di riferi-mento.

Se si utilizzano più caselleviene condotta una ricerca inAnd, vale a dire che verrannoestratte dall’archivio le sole re-gistrazioni che contengono lechiavi dichiarate, restringendocosì notevolmente il numerodei record individuati. Le in-terrogazioni sono rese più ver-satili dalla possibilità, cui giàabbiamo accennato, di utilizza-re i caratteri jolly, e in partico-lare l’asterisco. È così possibileutilizzare come chiavi anchesequenze di caratteri che si tro-vano all’interno del termine daricercare.

Per esempio, se nel campodata digitiamo *04, verrannoindividuate tutte le fatture delmese di aprile, mentre *2003individua le sole fatture di taleanno.

Inoltre, ci si può avvalere an-che degli operatori maggioredi, minore di, maggiore o ugua-le a, e minore o uguale a. Utiliz-zando nel campo Numero fat-tura la chiave >4 verrannoestratte tutte le fatture dallaquinta in avanti.

È doveroso dire che il nostromodulo, per evitare di renderetropo complesso il suo svilup-po, possiede alcune limitazio-ni. In particolare, non possonoessere condotte interrogazioniin Or, vale dire individuare re-cord che contengono due o piùchiavi nello stesso campo ( peresempio, le fatture intestate adue o più clienti). Inoltre, non èpossibile eseguire ricerche uti-lizzando come chiavi intervallitemporali. �

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� Le ricerche in “And”Se si utilizzano più caselle viene condotta unaricerca in And, vale a dire che verranno estrattedall’archivio le sole registrazioni che contengonole chiavi dichiarate, restringendo cosìnotevolmente il numero dei record individuati. Peresempio, se nella casella Cliente si digita VerdiGiovanni, e nella casella Pagato si inserisce Si,verranno estratte dall’archivio tutte le fattureevase di quel cliente.

� I caratteri jollyNell’impostazione della chiave di ricerca èprevisto l’utilizzo dei caratteri jolly (le wildcard, nelgergo degli addetti ai lavori). L’asteriscosostituisce una sequenza di caratteri, mentre ilpunto interrogativo equivale ad un carattere. Tantoper fare qualche esempio, la chiave V* individueràtutte le fatture del cliente Verdi, mentre digitando*11* nella casella Numero fattura verrannoestratte tutte le fatture emesse nel mese dinovembre di un qualsiasi anno.

� Gli operatori relazionaliÈ anche previsto l’utilizzo degli operatori maggioredi, minore di, maggiore o uguale a, e minore ouguale a. Per esempio, inserendo nel campoNumero fattura la chiave >4 verranno estrattetutte le fatture dalla quinta in avanti. Viceversa, lachiave <=5 estrarrà dall’archivio tutte le fatturedalla prima alla quinta compresa. Tale proceduranon può essere utilizzata per il campo Data.Infatti, nel nostro caso, per semplificare leoperazioni di inserimento, le date vengonodichiarate come stringhe e non come tali.

� Impostare i criteri di ricercaCaricato il modello accedere all’archivio dati,quindi fare clic sul pulsante Esegui ricerca. Sidetermina così l’apertura di un box di dialogostrutturalmente simile a quello utilizzato perl’inserimento dei dati. Inserire le chiavi di ricercanelle opportune caselle (l’ortografia maiuscola eminuscola sono irrilevanti), poi premere ilpulsante Trova per lanciare l’interrogazione. Se sivogliono annullare i criteri inseriti basta faresemplicemente clic sul pulsante Annulla. Cosìfacendo, il box viene chiuso e la ricerca non haluogo.

Criteri e caratteri jollysul CD

Guida di PC Open

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Excel: gestire in automaticol’inserimento dei dati

in un archivio

Quando si lavoracon un archivio

tabellarel’inserimento

dei dati è previstoin modo manuale,

ma è possibilerendere

automaticaquesta operazione

di Alberto Nosotti

Le funzionalità dedicate agestire database tabellaricon un foglio elettronico

prevedono speciali procedu-re per eseguire interrogazio-ni e ricerche anche molto so-fisticate, ma per quanto ri-guarda la creazione della ta-bella archivio ci si deve affi-dare ancora agli input ma-nuali. In pratica, dopo aver-ne impostata l’intestazioneinserendo in un insieme dicelle contigue i nomi deicampi in cui si articolano irecord, si inseriscono via viai corrispondenti dati digitan-doli nelle righe sottostanti.Se i record da gestire sonomolto numerosi, tale mododi operare è decisamentelento ed inefficace. Innanzi-tutto bisogna raggiungereogni volta la posizione di in-serimento dati, e dal mo-

mento che questa si trovaovviamente in corrisponden-za della prima riga vuota del-l’archivio, si è costretti ascorrere completamentequest’ultimo. Inoltre, se nonsi bloccano opportunamentele righe di testa, i nomi deicampi non sono visibili pre-giudicando il corretto inseri-mento dei dati, e la possibi-lità di commettere un erroreè direttamente proporziona-le al loro numero.

In questa dispensa vi spie-ghiamo come risolvere ele-gantemente il problema. Gra-zie ad una macro (che i nonesperti possono semplice-mente registrare), non solo èpossibile automatizzare l’o-perazione di inserimento da-ti, ma la si può anche rende-re più rapida ed efficace pre-vedendo una speciale inter-

faccia che si presenta con lastruttura di una tradizionalescheda. I dati possono poiessere inseriti nell’archiviosenza che vi si debba acce-dere direttamente, consen-tendo così di gestire tuttoanche da un foglio di lavoroseparato che assume le fun-zioni di pannello di control-lo. A questa dispensa è alle-gato un modello (Archivia-zione dati.xls nel CD Guida)che permette di creare auto-maticamente un archivio in-terfacciandosi in modo tra-sparente con la corrispon-dente tabella. Ad esso ci rife-riremo per descrivere le pro-cedure di archiviazione. Neiprossimi numeri, invece, ve-dremo come gestire in auto-matico altre importanti ope-razioni connesse all’utilizzodi un database. �

Tecniche di archiviazione

- L’inserimento dei dati p. 141

La scheda di input- Come impostarla p. 144- Come gestirla p. 145

Una macro per archiviare

- Il registratore delle macro p. 148- La macro di archiviazione p. 150

Il modello- Come utilizzarlo p. 142- Eventuali personalizzazioni p. 142

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Per saperne di piùChi volesse documentarsisugli argomenti trattati nellapresente dispensa puòconsultare il dossier Lemacro di Excel, pubblicatosul numero 53 (luglio-agosto2000) di PC Open.

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Tecniche di archiviazioneComeottimalizzarele procedure diinserimento deidati registrandoun’appositamacro

Il modo più ovvio per inserireun record in un archivio ta-bellare prevede che ci si porti

sulla prima riga vuota del data-base e vi si digitino manual-mente i dati. Per chi non lo ri-cordasse, un archivio tabellarealtro non è che una semplice ta-bella particolarmente struttu-rata. La prima riga ospita i nomidei campi in cui si articolano isingoli record (le registrazioni,tanto per intenderci), mentrequelle successive sono dedica-te a contenere questi ultimi.Tanto per fare un esempio sem-plicissimo, una rubrica telefo-nica può essere assimilata adun archivio tabellare. La riga diintestazione è composta da duecelle che contengono rispetti-vamente i riferimenti ai campiNominativo e Numero di telefo-no, mentre nelle righe sotto-stanti si inseriscono i nomi e inumeri telefonici delle personeschedate nella rubrica. Se vo-gliamo automatizzare la proce-dura di inserimento dati dob-biamo immaginare una strate-gia di archiviazione che si rive-li adatta ad essere registrata inuna macro. Sopra i nomi campidella rubrica riservare due cel-le all’inserimento dei dati (è co-me se avessimo impostato unascheda semplicissima), digitar-vi il nome e il numero telefonicodella persona da registrare, co-piarli, quindi incollarli nella pri-ma riga vuota della tabella. Laricerca della posizione di inse-rimento deve essere individua-ta automaticamente, pertantobisogna escogitare un artificio.Basta inserire un qualsiasi ca-rattere nella cella B10, imme-diatamente sopra il campo No-minativo. Così facendo, se por-tiamo su tale cella il cursore, epoi premiamo i tasti Fine e Frec-cia in basso, il cursore si por-terà sull’ultima cella non vuota

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Un semplice archivio tabellare

� La scheda di inputSopra i nomi dei due campi della rubrica riservaredue celle all’inserimento dei dati (è come seavessimo impostato una maschera di inputsemplicissima). Dopo che vi verranno inseriti ilnome e il numero telefonico della persona daregistrare, tali dati potranno essere copiatiautomaticamente (vedremo come), quindi incollatinella prima riga vuota della tabella.

� Pilotare l’inserimento dei datiPerché la posizione di inserimento possa essereindividuata automaticamente bisogna inserire un qualsiasi carattere nella cella B10,immediatamente sopra il campo Nominativo.Così facendo, se portiamo su tale cella il cursore,e poi premiamo i tasti Fine e Freccia in basso, ilcursore si porterà sull’ultima cella non vuota dellarubrica. A questo punto, basta premere ancora iltasto freccia in basso per portarsi sulla cella concui inizia la prima riga non vuota del nostroarchivio tabellare.

� Inserimento dei datiEcco come si presenta l’archivio man mano che siinseriscono le registrazioni tramite la macro (piùavanti vedremo come svilupparla) che esegueautomaticamente la procedura che è stataimpostata. In pratica, la macro copia i daticontenuti nella scheda di input (zona B7:C7),quindi, come previsto dalla procedura stessa,porta il cursore sulla cella non vuota B10, esimula la pressione dei tasti Fine e Freccia inbasso per individuare la posizione in cui avverrà la replica dei dati da inserire (cella B16).

� La rubrica telefonicaUn archivio tabellare è una tabellaparticolarmente strutturata. La prima riga ospita i nomi dei campi in cui si articolano i record,mentre quelle successive sono dedicate acontenere questi ultimi. Una rubrica telefonicapuò essere assimilata ad un archivio tabellare. Lariga di intestazione è composta da due celle checontengono rispettivamente i riferimenti ai campiNominativo e Numero di telefono, mentre nellerighe sottostanti si inseriscono i nomi e i numeritelefonici delle persone schedate nella rubrica.

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della rubrica, e a questo puntosarà sufficiente premere anco-ra il tasto Freccia in basso perportarsi sulla cella con cui ini-

zia la prima riga non vuota delnostro archivio tabellare. Indi-viduare visivamente la posizio-ne di inserimento è sicuramen-

te più semplice, ma solo la pro-cedura che abbiamo descrittopuò essere automatizzata, pro-prio perché prescinde da ogni

intervento dell’utente. L’atten-to lettore avrà già intuito dovevogliamo arrivare. In pratica,una volta impostata una sche-da in cui sono previsti tutti icampi di cui si compongono irecord dell’archivio, basta tra-sferire i dati in essa inseriti inuna zona di celle contigue chesimuli la struttura dei record daaggiungere al data base. A que-sto punto, si copia l’intera zo-na, si individua automatica-mente la prima cella della pri-ma riga vuota dell’archivio, e visi incolla il contenuto della sud-detta zona. Registrando in unamacro l’intera procedura ese-guita alla tastiera, potremo ri-chiamarla tutte le volte che sidovrà procedere ad una regi-strazione. Fra l’altro, dal mo-mento che la posizione di inse-rimento viene individuata auto-maticamente, non si deve acce-dere materialmente all’archi-vio, e l’operazione di schedatu-ra può avere luogo partendo daun qualsiasi foglio di lavoro. Aquesto punto, possiamo occu-parci di come impostare cor-rettamente l’archivio tabellare,sulla falsariga delle operazionieseguite per realizzare il mo-dello allegato alla dispensa.

L’archivio tabellareAccedere ad un foglio di la-

voro vuoto e denominarlo Ar-chivio. Nella zona E10:I10 inse-rire i nomi dei campi previsti.Nel nostro caso, trattandosi diun data base fatture utilizzere-mo i campi Nr, Data, Cliente, Im-ponibile, Pagato. A questo pun-to, evidenziare l’intera zona dadedicare all’archivio, intesta-zione compresa, e denominarlaArchivio_tabellare. Si noti chedal momento che si tratta di unnome composto si è utilizzatol’underscore. Il nome può esse-re digitato direttamente nellacasella subito sopra l’etichettadella colonna A. Nella cella E9inserire un qualsiasi carattere,per esempio una O, in modoche tale cella non risulti vuota,e possa così pilotare l’inseri-mento dei dati. Nella zonaR10:V10 del foglio di lavoro ri-portare l’intestazione dell’ar-chivio, quindi denominare Par-cheggio la sottostante zonaR11:V11. Vi verranno trasferitiautomaticamente i dati digitatinella scheda che interfaccia laprocedura di registrazione deidati. Per il momento è tutto, nelprossimo capitolo ci occupere-mo di impostare la scheda perl’inserimento dei dati. �

Impostare l’archivio fatture

� Denominare l’archivioEvidenziare l’intera zona da dedicare all’archivio(E10:I100) e denominarla Archivio_tabellare. Sinoti che dal momento che si tratta di un nomecomposto si è utilizzato l’underscore. Il nome puòessere digitato direttamente nella casella subitosopra l’etichetta della colonna A. In alternativa,aprire il menu Inserisci, optare per Nome, e nelcorrispondente sottomenu selezionare la voceDefinisci. Digitare il nome nella prima caselladella maschera cui si accede, quindi premere OK.

� La cella pilotaPer poter automatizzare la procedura diinserimento dati è assolutamente necessario che la cella E9 non sia vuota. Basta inserivi unqualsiasi carattere, per esempio una O.Per evitare cancellazioni accidentali del suocontenuto, che si ripercuoterebberoinevitabilmente sulla registrazione dei dati,conviene proteggerla disegnandovi sopra unriquadro. Aprire la barra degli strumenti Disegno,fare clic sull’icona con sopra impresso unrettangolo, disegnare il riquadro, quindiposizionarlo sopra la cella.

� Parcheggiare i datiNella zona R10:V10 del foglio di lavoro riportarel’intestazione dell’archivio, quindi denominareParcheggio la sottostante zona R11:V11. Viverranno trasferiti automaticamente i dati digitatinella scheda che interfaccia la procedura diarchiviazione, della quale ci occuperemo nelleprossime pagine. Assegnare rispettivamente allecelle R11, S11, T11, U11, e V11 i nomi Nr, Data,Cliente, Imponibile, Pagato.

� Specificare i nomi dei campiAccedere ad un foglio di lavoro vuoto edenominarlo Archvio. Nella zona E10:I10 inserire inomi dei campi previsti. Nel nostro caso,trattandosi di un data base fatture utilizzeremo icampi Nr, Data, Cliente, Imponibile, Pagato. Aquesto punto evidenziare la sottostante zonaE11:I100, aprire il menu Formato, e nellamaschera a schede che viene visualizzataaccedere alla scheda Bordi. Impostare il bordoesterno ed interno in modo che la zona dati sipresenti come una griglia.

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La scheda di inserimento datiCome realizzareuna maschera con sempliciistruzioniper facilitarel’input delleinformazioni

Per dare un tocco di profes-sionalità al modello chestiamo sviluppando, l’inse-

rimento dei dati avviene trami-te una scheda che si richiamafacendo clic su un pulsante.Quando la scheda viene chiu-sa, i dati che vi sono stati inse-riti vengono trasferiti automa-ticamente nella zona di par-cheggio. A questo punto inter-verrà la macro che provvederàa registrali nell’archivio.

Creare la schedaAprire il menu Visualizza,

optare per Barre strumenti, enel sottomenu selezionare Vi-sual Basic. Viene così aperta lacorrispondente barra icone.Fare clic su quella che attival’Editor del Visual Basic (oppu-re premere Alt+F11). In questoambiente aprire il menu Inseri-sci e scegliere la voce Userform.Così facendo, nell’area di lavo-ro viene visualizzato un riqua-dro che rappresenta la struttu-ra di base della nostra scheda,nonché un pannello che ospitale icone degli strumenti che visi possono inserire nella sche-da. Fare clic destro sulla sche-da, e selezionare Proprietà nelmenu contestuale al clic. Si ac-cede così alla maschera delleproprietà della scheda. Nellacella Caption digitare il titoloche vogliamo assegnarle: peresempio Inserimento dati, cheandrà a sostituire quello de-fault (Userform1).

Nel pannello strumenti fareclic sull’icona con sopra le let-tere ab, portare il cursore nel-l’area della scheda, e disegnareun rettangolo. È la prima dellecaselle di testo in cui si inseri-ranno i dati da registrare nel-l’archivio. Farvi sopra clic de-stro e accedere alla corrispon-dente casella delle proprietà.

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Strutturare la scheda

� Etichettare la schedaFare clic destro sulla scheda, e selezionare Proprietànel menu contestuale al clic. Si accede così allamaschera delle proprietà della scheda. Nella cellaCaption digitare il titolo che vogliamo assegnarle: per esempio Inserimento dati, che andrà a sostituirequello default (Userform1). Al nome default, però, si farà sempre riferimento nelle macro chegestiscono la scheda.

� Inserire le caselle di testoNel pannello strumenti fare clic sull’icona con soprale lettere ab, portare il cursore nell’area dellascheda, e disegnare un rettangolo. È la prima delle caselle di testo in cui si inseriranno i dati da registrare nell’archivio. Farvi sopra clic destro eaccedere alla corrispondente casella delle proprietà.Nella cella ControlSource digitare il nome (Nr) che è stato assegnato alla posizione R11 della zona di parcheggio dati. Così facendo, il dato inserito nella casella di testo verrà trasferitoautomaticamente in tale cella.

� Etichettare la casellaLe caselle che si inseriscono nella scheda devonoessere opportunamente etichette ai fini di un loroimmediato riconoscimento. Ecco come procedere.Nel pannello strumenti fare clic sulla icona con soprala lettera A, e disegnare un rettangolino sopra lacasella appena impostata. Digitare al suo internol’etichetta Numero fattura. Nella corrispondetecasella delle proprietà si possono impostare gliattributi del testo.

� L’ambiente Visual BasicAprire il menu Visualizza, optare per Barre strumenti,e nel sottomenu selezionare Visual Basic. Viene cosìaperta la corrispondente barra icone. Fare clic suquella che attiva l’Editor del Visual Basic. In questoambiente di lavoro aprire il menu Inserisci e sceglierela voce Userform. Così facendo, nell’area di lavoroviene visualizzato un riquadro che rappresenta lastruttura di base della nostra scheda, nonché unpannello che ospita le icone degli strumenti che vi sipossono inserire.

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Nella cella ControlSource digi-tare il nome che è stato asse-gnato alla posizione R11 dellazona di parcheggio dati. Così

facendo, il dato inserito nellacasella di testo verrà trasferitoautomaticamente in tale cella.Nel pannello strumenti fare clic

sulla icona con sopra la letteraA, e disegnare un rettangolinosopra la casella appena impo-stata. Digitare al suo interno

l’etichetta Numero fattura. Pro-cedere nello stesso modo percreare le altre caselle di testo,dichiarando come corrispon-dente ControlSource il nomedella cella in cui dovrà esseretrasferito il dato inserito. Aquesto punto, nel pannellostrumenti fare clic sull’iconadel pulsante, quindi disegnaredue pulsanti in calce alla sche-da. Tramite la casella delle pro-prietà dei pulsanti assegnare ri-spettivamente loro le etichetteAnnulla e Registra, digitandolenelle corrispondenti celle Cap-tion. Per vedere se tutto è a po-sto possiamo provare ad aprirela scheda che abbiamo appenaimpostato. Fare clic su di essa,aprire il menu Esegui e selezio-nare la voce Esegui Sub/Userform. In alternativa si puòpremere il tasto F5. Se abbiamooperato correttamente verràvisualizzata la scheda. Se inse-riremo dei dati nelle caselle incui si articola, quando la chiu-deremo (premendo il pulsanti-no a destra in alto), i suddettidati verranno trasferiti auto-maticamente nelle corrispon-denti celle di parcheggio.

Gestire la schedaL’apertura della scheda può

essere comandata da un pul-sante che si trova nel foglio Ar-chivio. Accedere a tale foglio, enella barra degli strumenti delVisual Basic fare clic sull’iconacon sopra Martello e chiave in-glese. Viene così visualizzatoun pannello strumenti. Fareclic sull’icona Pulsante, e dise-gnare il pulsante. A questo pun-to, farvi sopra clic destro e ac-cedere alla sua casella delleproprietà. Nella cella Captiondigitarne l’etichetta: per esem-pio, Inserimento dati. Fare an-cora clic destro sul pulsante,ma questa volta selezionare Vi-sualizza codice nel menu con-testuale al clic. Si accede cosìal codice del pulsante, che sipresenta articolato in due ri-ghe. Digitare fra le due righe l’i-struzione Userfrom1.Show. Ri-tornare al foglio di lavoro Ar-chivio, disattivare l’icona Squa-dra e matita che si era attivataautomaticamente disegnandoil pulsante, e fare clic su que-st’ultimo.

Si determina così l’aperturadella scheda. Accedere con laprocedura che abbiamo de-scritto più sopra ai codici deipulsanti Registra e Annulla e in-serirvi rispettivamente le istru-zioni Unload Me. �

� Apertura della schedaL’apertura della scheda può essere comandata daun pulsante che si trova nel foglio Archivio. Accederea tale foglio, e nella barra degli strumenti del VisualBasic fare clic sull’icona con sopra Martello e chiaveinglese. Viene così visualizzato un pannellostrumenti. Fare clic sull’icona Pulsante, e disegnareil pulsante. A questo punto, farvi sopra clic destro eaccedere alla sua casella delle proprietà. Nella cellaCaption digitarne l’etichetta: per esempio,Inserimento dati.

� Il codice di aperturaFare ancora clic destro sul pulsante, ma questa voltaselezionare Visualizza codice nel menu contestuale.Si accede così al codice del pulsante, articolato indue righe. Digitare fra le due righe l’istruzioneUserfrom1.Show. Ritornare al foglio di lavoroArchivio, disattivare l’icona con sopra Squadra ematita che si era attivata automaticamentedisegnando il pulsante, e fare clic su quest’ultimo. Sidetermina così l’apertura della scheda. Per eventualisuccessive modifiche al pulsante premere sempre lasuddetta icona.

� Il codice di chiusuraChiudere la scheda manualmente, ritornare all’editordel Visual Basic, e nella finestra di sinistra faredoppio clic sulla voce Userform1 per visualizzare lastruttura della scheda. Accedere con la procedurache abbiamo descritto più sopra ai codici dei pulsantiRegistra e Annulla, e inserirvi rispettivamente leistruzioni Unload Me. Riaprendo la scheda, un clic su uno dei due pulsanti ne determinerà la chiusura.Il prossimo passo è quello di sviluppare il codice diarchiviazione e inserirlo in quello del pulsanteRegistra.

� Inserire i pulsantiInserire le altre caselle. A questo punto, nel pannellostrumenti fare clic sull’icona del pulsante, quindidisegnare due pulsanti in calce alla scheda. Tramitela casella delle proprietà dei pulsanti (cella Caption)assegnare loro rispettivamente le etichette Annulla eRegistra. Per vedere se tutto è a posto possiamoprovare ad aprire la scheda che abbiamo appenaimpostato. Fare clic su di essa, aprire il menu Eseguie selezionare la voce Esegui Sub/Userform. Inalternativa si può premere il tasto F5.

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Una macro per archiviareUtilizzando ilregistratore dellemacro si creano i codici per gestirein automatico le procedure di archiviazione

Innanzitutto, chiariamo perchi non avesse familiarità conla programmazione il concet-

to di macro. Una macro è un in-sieme di istruzioni che eseguo-no automaticamente determi-nate operazioni: dalle più sem-plici alle più complesse. Peresempio, si può creare una ma-cro per stampare una tabella,creare un grafico, eseguire ri-cerche in un archivio, e cosìvia. In pratica, è possibile auto-matizzare qualsiasi operazio-ne. Sviluppare una macro è unlavoro da esperti, ma fortuna-tamente, per chi esperto non è,c’è il registratore delle macro.In pratica, è possibile eseguireuna procedura alla tastiera eregistrarla, trasformandola nel-la corrispondente macro. Èquello che intendiamo fare perimpostare i codici che andre-mo a inserire in quelli dei pul-santi che gestiscono il nostromodello. Ovviamente, dallemacro registrate non si puòpretendere troppo, ma per au-tomatizzare semplici procedu-re sono più che sufficienti. Tan-to per cominciare, registrere-mo la macro che esegue la co-pia dei dati ospitati nella zonadi parcheggio, e poi quella cheli registrerà nella prima rigavuota dell’archivio.

Utilizzare il registratoreAccedere al foglio Archivio, e

spostare il riquadrino che co-pre la cella E9 (lo si riposizio-nerà definitivamente dopoaver registrato la macro). Apri-re il menu Strumenti, e selezio-nare la voce Macro. Nel corri-spondente sottomenu optareper Registra nuova macro. Nelbox che viene visualizzato pre-mere semplicemente il pulsan-te Ok. Il box scompare, vieneaperta una barretta con due

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Registrare, copiare, incollare

� Registrare le macroAssegnato il nome alla macro (Macro1), il boxscompare, viene visualizzata una barretta con dueicone, e contemporaneamente attivato il registratore.Da questo momento, tutto quanto si esegue allatastiera verrà trasformato nel corrispondenteprogramma. Ecco come registrare la macro che copiai dati parcheggiati. Fare clic sulla cella A1, portarsinella zona di parcheggio, e copiare la zona R11:V11(anche se vuota). Premere la prima icona dellabarretta per arrestare la registrazione.

� Il listato delle macroAprire il menu Strumenti, selezionare Macro, eancora Macro nel corrispondente sottomenu. Nel boxche viene visualizzato evidenziare il nome della primamacro registrata (Macro1), e premere il pulsanteModifica. Si accede così al suo codice. È possibileeliminare i passi che iniziano con un apice. Quelliveramente significativi sono stati evidenziati in rossoe in grassetto. Copiare le istruzioni significative chesi trovano fra la prima (SubMacro1() ) e l’ultima dellistato (End Sub).

� La macro di archiviazioneEcco come si presenta il listato della macro cheprocede all’archiviazione dei dati. La macro è statarealizzata registrando in modalità relativa le seguentioperazioni. Portarsi sulla cella A1, poi su E9,premere il tasto Fine, il tasto Freccia in basso, eancora il medesimo tasto. Così facendo il cursore siporta sulla prima riga vuota dell’archivio. Aprire ilmenu Modifica, e selezionare Copia per archiviare ilcorrispondente record. Premere la prima icona dellabarretta per arrestare la registrazione.

� Attivare il registratoreAccedere al foglio Archivio e spostare il riquadrinoche copre la cella E9 (lo si riposizioneràdefinitivamente dopo aver registrato la macro). Aprireil menu Strumenti, e selezionare la voce Macro. Nelcorrispondente sottomenu optare per Registra nuovamacro. Nel box che viene visualizzato premeresemplicemente il pulsante OK. Così facendo, allamacro viene assegnato per default il nome Macro1.È possibile, però, assegnare un nome personalizzato.

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icone, e contemporaneamenteattivato il registratore delle ma-cro. Da questo momento, tuttoquanto si esegue alla tastiera

verrà trasformato nel corri-spondente programma. Fareclic sulla cella A1, portarsi nel-la zona di parcheggio, copiare

la zona R11:V11 (anche se vuo-ta). Premere la prima icona del-la barretta per arrestare la re-gistrazione. Ed ora registriamo

la macro che archivia i dati co-piati. Ripetere la procedura diattivazione del registratore, maquesta volta premere subito laseconda icona della barrettaperché la registrazione deveessere eseguita nella cosiddet-ta modalità relativa, dal mo-mento che stiamo registrandospostamenti del cursore pilo-tati da un riferimento. Portarsisulla cella A1, poi su E9, pre-mere il tasto Fine, il tasto Frec-cia in basso, e ancora il mede-simo tasto. Così facendo, il cur-sore si porta sulla prima rigavuota dell’archivio. Aprire ilmenu Modifica, e selezionareCopia per archiviare il corri-spondente record. Premere laprima icona della barretta perarrestare la registrazione.

Il listato delle macroAprire il menu Strumenti, se-

lezionare Macro, e ancora Ma-cro nel corrispondente sotto-menu. Nel box che viene visua-lizzato evidenziare il nome del-la prima macro registrata (Ma-cro1), e premere il pulsante Mo-difica. Si accede così al suo co-dice. Operare nello stesso mo-do per visualizzare il codicedella seconda macro. A questopunto, copiare la porzione dicodice significativo della primamacro che si trova fra la primariga e l’ultima (End Sub), en-trambe escluse. Accedere alcodice del pulsante Registra(quello che si trova nella sche-da), e copiare quanto in me-moria subito dopo l’istruzioneUnload Me. Copiare il codice si-gnificativo della seconda ma-cro (prima e ultima riga esclu-se), e incollarlo subito dopol’ultima riga del codice che ab-biamo appena incollato in quel-lo del pulsante. A questo pun-to, accedere al foglio Archivio epremere il pulsante Inserimentodati. Verrà così aperta la sche-da di input. Nelle caselle di te-sto sono presenti i dati even-tualmente inseriti l’ultima voltache questa è stata aperta. Se sivuole una scheda vuota biso-gna registrare una macro checancelli il contenuto della zonadi parcheggio, e ricopiare ilcorrispondente codice all’ini-zio di quello del pulsante cheapre la scheda. In pratica, posi-zionare il cursore sulla cella A1del foglio Archivio, attivare ilregistratore delle macro, evi-denziare la zona di parcheggiodati (R11:V11), premere il tastoCanc, quindi arrestare la regi-strazione. �

� Incollare il codiceVisualizzato il codice del pulsante Registra, incollareal suo interno, dopo l’istruzione Unload Me, laporzione di listato che è stata prelevata dalla macroche copia i dati contenuti nella zona di parcheggio.Copiare il codice significativo della macro diarchiviazione dopo l’ultimo passo del codice che èstato appena incollato. Le repliche si possonolimitare ai soli passi significativi escludendo quelliche iniziano con l’apice. Consigliamo di sostituire lecoordinate R11:V11 con il nome della corrispondentezona (Parcheggio).

� Un piccolo ritoccoDal momento che la scheda di inserimento dati ècollegata tramite le celle Controlsource alla zona diparcheggio dati, quelli in essa contenuti vengonovisualizzati ogni volta che si apre la scheda. Se sivuole una scheda vuota bisogna registrare una macroche cancelli il contenuto della zona di parcheggio, ericopiare il corrispondente codice all’inizio di quellodel pulsante che apre la scheda. Nella figura èpresentato il codice, così modificato, del pulsanteInserimento dati dedicato all’apertura della scheda.Sostituire R11:V11 con il nome Parcheggio.

� Per saperne di piùPer documentarsi più ampiamente sugli argomentitrattati nel presente capitolo si raccomanda diconsultare il dossier Le macro di Excel sul numero53 di PC Open, nonché alcune sezioni della guida inlinea. Ci riferiamo, in particolare, a quelle cui siaccede utilizzando nella scheda di ricerca libera leseguenti chiavi di interrogazione: Registratore macro,Macro, Editor Visual Basic, Casella degli strumenti,Suggerimenti per la registrazione di una macro.

� Il pulsante “Registra”I passi significativi delle macro registrate devonoessere replicati all’interno del codice del pulsanteRegistra che si trova in calce alla scheda diinserimento dati. Per accedere al suddetto codicepremere contemporaneamente i tasti Alt+F11. Siraggiunge così l’ambiente Editor Visual Basic. Nellaparte sinistra dell’area di lavoro fare doppio clic sullavoce Userform1. Viene visualizzata la scheda. Fareclic destro sul pulsante Registra, e selezionareVisualizza codice.

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Come utilizzare il modelloEcco comeimpiegare il fileExcel allegatoalla dispensa,disponibile nel CD Guida di “PC Open”

Premere il pulsante Inseri-mento dati che si trova nel-l’unico foglio di lavoro in

cui si articola l’applicazione.Così facendo viene aperta lascheda che gestisce l’input deidati. Si ricordi che bisogna as-solutamente inserire un datonella casella Numero fattura.Per annullare un inserimentopremere Annulla. Per registra-re i dati premere Registra. Se sivuole utilizzare l’archivio peraltri scopi è necessario modifi-care i nomi dei campi dell’ar-chivio. Inoltre, in ambiente Edi-tor, si devono modificare i con-tenuti delle celle Caption dellemaschere delle proprietà delleetichette delle schede. Per ag-giungere oggetti nel modello, oper intervenire sul pulsante, ènecessario togliere la protezio-ne al foglio di lavoro.

Aprire il menu Strumenti, se-lezionare la voce Protezione, enel corrispondente sottomenuoptare per la voce Rimuoviprotezione. Per ripristinarla,riaccedere al suddetto sotto-menu, e selezionare Proteggifoglio. A questo punto viene vi-sualizzato un box. Togliere laspunta alle caselle Contenuto eScenari, e premere il pulsanteOK. Chi volesse aggiungerenuovi campi ai record da regi-strare deve prevedere le nuoveintestazioni, tanto nell’archi-vio che nella zona di parcheg-gio dati. Inoltre, le celle in cuiverranno parcheggiati i nuovidati, e la nuova zona archiviodevono essere opportunamen-te denominate. A questi nuovinomi si farà riferimento nellemacro, nonché nelle Control-source delle caselle che devo-no essere aggiunte alla schedadi inserimento dati. �

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Inserire i dati e archiviarli

� Archiviare i datiUna volta inseriti i dati, premere il pulsanteRegistra per registrarli. La scheda si chiude, e ilrecord viene inserito nella prima riga vuota dellazona dati dell’archivio. Per eseguire una nuovaregistrazione premere il pulsante Inserimento datiper riaprire la scheda di input. Per annullare uninserimento premere il pulsante Annulla. Sidetermina così la chiusura della scheda, ma i datieventualmente inseriti non vengono archiviati.

� Utilizzare diversamente l’archivioL’archivio può essere utilizzato diversamente.Però, bisogna apportare al modello alcunemodifiche. Innanzitutto, è necessario cambiare inomi dei campi. Inoltre, in ambiente Editor, sidevono modificare i contenuti delle celle Captiondelle maschere delle proprietà delle etichettedelle caselle di input. Se si vogliono aumentare icampi, bisogna prevedere nuove celle nella zonadi parcheggio dati, e inserire nuove caselle nellascheda di input, quindi denominarle e modificarele macro.

� Sproteggere e proteggere il modelloAprire il menu Strumenti, selezionare la voceProtezione, e nel corrispondente sottomenuoptare per la voce Rimuovi protezione. Perripristinarla, riaccedere al suddetto sottomenu, eselezionare Proteggi foglio. A questo punto vienevisualizzato un box. Togliere la spunta alle caselleContenuto e Scenari, e premere il pulsante OK. Èprevista la protezione anche tramite password:basta digitarla nella casella dedicata, e poiriconfermarla in uno speciale box.

� La scheda di inputPremere il pulsante Inserimento dati che si trovanell’unico foglio di lavoro in cui si articolal’applicazione. Così facendo viene aperta lascheda che gestisce l’input dei dati. Si ricordi chebisogna assolutamente inserire un dato nellacasella Numero Fattura per non pregiudicare gliautomatismi previsti dalla procedura diarchiviazione. Per inserire i dati fare clic sullecaselle e digitarli. Si può passare da una casellaall’altra premendo il tasto Tab.

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PC Open Ottobre 20031 4 1

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In una qualsiasitabella sonon a s c o s t einformazioni che possonoessere evidenziate se si utilizzanop a r t i c o l a r istrumenti di analisi

Non passa giorno che sul-le scrivanie di dirigenti eimpiegati non giungano

prospetti e tabelle della piùdisparata natura, per monito-rare l’andamento delle vendi-te, della produzione, le perf o r-mance dei venditori, o quelledelle agenzie in cui si articolala rete di vendita. Nelle pre c e-denti dispense abbiamo avu-to modo di chiarire che unatabella può essere considera-ta alla stregua di un tradizio-nale archivio: le intestazionine rappresentano i campi,m e n t re le righe si identificanocon i re c o rd gestiti. È cosìpossibile, utilizzando le fun-zionalità dedicate di Excel,eseguire interrogazioni mira-te per mettere in particolare

evidenza determinate infor-mazioni. Per esempio, il nu-mero di fatture emesse versoun certo cliente, le provvigio-ni da riconoscere ad un agen-te, e così via.

Anche se si tratta di infor-mazioni preziose, abbiamopur sempre a che fare conuna interpretazione riduttivadi quello che è in realtà il po-tenziale informativo di una ta-bella. In altre parole, se nonandiamo al di là del concettodi archivio tabulare, si perdela possibilità di accedere aquei dati (e sono sempre i piùi n t e ressanti), che non tra-spaiono da una analisi imme-diata del prospetto. Se, inve-ce, utilizzando una specialefunzionalità di Excel ne inter -

p retiamo i contenuti sotto for-ma di rapporti che possiamodefinire dinamici (i cosiddettir a p p o rti tabella pivot), i risul-tati sono decisamente più in-t e ressanti. La presente di-spensa è accompagnata da unmodello esemplificativo (Ta -belle pivot.xls nel CD Guida)che consentirà al lettore dis e g u i re dal vivo i concetti teo-rici che vengono illustrati. Ilmodello, fra l’altro, potrà es-sere utilizzato anche per l’e-secuzione pratica di alcuneoperazioni essenziali relativealla gestione delle tabelle pi-vot. Ci riferiamo, per esem-pio, alla stampa, alla assegna-zione di particolari formati, ecosì via. ■

Alberto Nosotti

Analisi incrociate dei dati di vendita

con le tabelle pivot

Le tabelle pivot- Cosa sono p . 1 4 2- Come si cre a n o p . 1 4 2

U t i l i z z a re le tabelle pivot

- R e a l i z z a re una analisi p . 1 4 4- Analisi dinamiche dei dati p . 1 4 5

I grafici pivot- La stru t t u r a p . 1 4 8- Come re a l i z z a r l i p . 1 4 9

F o rm a t t a rele tabelle pivot

- La galleria dei form a t i p . 1 5 0- Form a t t a re celle e valori p . 1 5 0

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Che cosa sono le tabelle pivotI principi teorici e le conoscenze di base necessariper comprenderela dinamicaoperativa delletabelle pivot

Quando si analizza il conte-nuto di una tabella o diun prospetto, solitamen-

te ci si sofferma a valutare leinformazioni più immediate, ein part i c o l a re quelle dire t t a-mente evidenziate dalle inte-stazioni del documento stesso.In pratica, siamo abituati a nonandare più in là della sempliceassociazione fra i dati e la vocea cui questi si riferiscono. Con-viene fare subito un esempiopratico. Dalla tabella di figura 1si evince subito quale prodot-to e quante unità di quest’ulti-mo sono state vendute da unagente in un determinato gior-no, ma diventa più difficile sin-t e t i z z a re le singole inform a z i o-ni per ottenere una vista di as-sieme della situazione. Comeper esempio, calcolare il nu-mero di stampanti vendute daun agente, i fatturati per pro-dotto e venditore, e così via. Esi potrebbe continuare, imma-ginando le più disparate ela-borazioni dei dati contenutinel prospetto.

Tutte queste informazioni sip o t re b b e ro ottenere anche im-postando di volta in volta spe-ciali formule che coinvolgonole funzioni database di Excel,ma è possibile estrapolarleugualmente, e in modo piùsemplice, trasformando la ta-bella in uno strumento dinami-co che risponde in tempo re a l ea tutte le richieste che vengo-no formulate seguendo unatecnica particolare.

In pratica, il prospetto origi-nale viene convertito in quellache gli addetti ai lavori defini-scono una tabella pivot: unadefinizione, questa, che de-scrive molto bene la possibi-lità di ruotare e incrociare lei n f o rmazioni disponibili per ot-tenerne di nuove e più com-

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La procedura nel dettaglio

I dati da elaborareIl box in cui figurano le coordinate della zonaselezionata. Per accettarle fare ancora clic sul pulsante Avanti. Se, invece, si desideramodificarle, premere il pulsantino a fianco dellacasella che le ospita e selezionare la nuova zona.I dati possono anche essere prelevati da un fogliodi lavoro diverso da quello in cui si sta operando.In tal caso premere il pulsante Sfoglia percaricare il corrispondente file, quindi evidenziarela tabella da elaborare.

La posizione della tabellaNella maschera di figura 2 premere il pulsanteAvanti. Si accede così al box in cui si puòspecificare la posizione in cui deve essere creatala tabella. È possibile visualizzarla nel foglio di lavoro che ospita i dati di origine, ma èconsigliabile optare per un foglio di lavorodedicato, che verrà creato automaticamente.Premere il pulsante Opzioni se si voglionomodificare le impostazioni default della tabella.

Le opzioniLa maschera che consente di modificare leimpostazioni di default della struttura dellatabella. Le possibili opzioni sono piuttostonumerose.Per rendersi conto del loro significato fare clic sul pulsantino con sopra impresso il puntointerrogativo, portare il cursore sulla vocerelativamente alla quale si vogliono delucidazioni,quindi fare clic per visualizzare un miniboxesplicativo. Almeno per il momento si consiglia di accettare le impostazioni di default.

Lanciare la proceduraUsando il foglio Excel contenuto nel CD Guida,evidenziare la zona occupata dalla tabella,intestazioni comprese, quindi aprire il menu Dati,e selezionare la voce Rapporto tabella pivot.Viene così lanciata la procedura guidata e apertala prima maschera in cui questa si articola. Nella sezione superiore della maschera indicaredove si trovano i dati da analizzare spuntando il bottone Elenco o data base Microsoft Excel,mentre in quella sottostante si attiva l’opzioneTabella pivot. A questo punto, premere il pulsanteAvanti.

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plesse. Ma ecco come operarepraticamente per creare unatabella pivot. Innanzitutto, evi-denziare la zona occupata dal-

la tabella stessa, intestazionicomprese, quindi aprire il me-nu Dati, e selezionare la voceRapporto tabella pivot. Viene

così lanciata la procedura gui-data, e aperta la prima ma-schera in cui questa si art i c o l a .Nella sezione superiore della

maschera indicare dove si tro-vano i dati da analizzare spun-tando l’opportuno bottone,mentre in quella sottostante sifa clic sulla casella Tabella pi -vot.

A questo punto, premere ilpulsante Av a n t i. Si accede cosìad un box in cui figurano lecoordinate della zona selezio-nata. Per accettarle fare anco-ra clic sul pulsante Avanti, enella nuova maschera che vie-ne aperta premere ancora talepulsante. Si determina così l’a-pertura di un box in cui è ospi-tato uno schema vuoto in cuisi imposterà la struttura dellatabella pivot.

C re a re la tabellaLo schema si articola in una

sezione centrale destinata ac o n t e n e re valori numerici, consopra e a fianco due aree cheospiteranno le etichette dellecolonne e delle righe della ta-bella pivot. Se vogliamo analiz-z a re le ripartizioni dei fatturatiper agenti e prodotti, trascina-re nella zona centrale il pul-sante etichettato F a t t u r a t o, chesi trova a destra dello schema,mentre nelle zone Righe e Co -lonne portare rispettivamentei pulsanti Agente e Prodotto.

Si noti che dopo avere tra-scinato nella zona centrale ilpulsante F a t t u r a t o, viene visua-lizzata la dicitura Somma fattu -rato. Questo perché l’elabora-zione di default prevede taleoperazione, ma come vedre-mo è possibile pro c e d e re alcalcolo di medie, massimi, mi-nimi, e così via. A questo pun-to, premere il pulsante OK perconfermare le impostazioni. Siriaccede così alla maschera dacui si era partiti, e si preme ilpulsante F i n e accettando lap roposta di cre a re la tabella pi-vot in un nuovo foglio di lavo-ro, cosa che viene puntual-mente eseguita.

Quella che è stata appenacreata si presenta a prima vi-sta come una tradizionale ta-bella a due entrate, vale a direche tanto le colonne che le ri-ghe figurano etichettate (ri-spettivamente A g e n t e e P ro d o t -t o), descrivendo il fatturatorealizzato dagli agenti relativa-mente ai tre prodotti della li-nea. Questo, però, è solo unpunto di partenza. Infatti, uti-lizzando opportunamente i trepulsanti che la corredano po-tremo eseguire in tempo realele più disparate varianti dellaanalisi di base. ■

I m p o s t a re la tabella pivot

La tabella pivotEcco come si presenta la tabella pivot. In pratica,abbiamo a che fare con un tradizionale prospettoa due entrate che descrive la ripartizione del fatturato globale per prodotto e agente,rispecchiando fedelmente l’impostazione che èstata data in sede di strutturazione della tabella.Si noti che sono ancora presenti i tre pulsantiappena trasferiti. Utilizzandoli opportunamente èpossibile procedere in tempo reale all’esecuzionedelle analisi più disparate.

I pulsantiCome si diceva, i tre pulsanti consentono di modificare i parametri dell’analisi di basevariando l’elaborazione default dei dati originali.Per esempio, se si fa doppio clic sul pulsanteSomma fatturato è possibile definire il tipo di elaborazione di cui è oggetto il fatturato. In particolare, in luogo degli importi globali per prodotto, se ne può visualizzare la media, i massimi o i minimi. Tramite gli altri due pulsanti,invece, è possibile specificare quali prodotti eagenti devono essere coinvolti nelle elaborazioni.

Per avere aiutoPer avere maggiori delucidazioni sulle procedureper la creazione e l’impostazione della strutturadelle tabelle pivot si consiglia di consultare inproposito la guida in linea di Excel. Accedervi, e nella casella di ricerca libera digitare Tabellepivot. Degli argomenti individuati consultarenell’ordine: Creare un rapporto di tabella pivot,Informazioni sui rapporti di tabella pivot, Utilizzaredati di origine diversi, Eliminare un rapporto ditabella pivot.

Lo schemaSe nella maschera di figura 3 del box della paginaa fianco si fa clic sul pulsante Layout si accedeallo schema vuoto della tabella pivot. Volendoanalizzare la ripartizione del fatturato per prodottoe agenti, trascinare rispettivamente nelle sezioniDati, Righe, e Colonne, i pulsanti Fatturato,Agente, e Prodotto, che si trovano sulla destradello schema. A questo punto, se si fa clic sul pulsante OK si riaccede alla maschera iniziale.Premere Fine per creare la tabella.

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Come si utilizza una tabella pivotUna volta creatala tabella, eccocome procedereper eseguire in tempo reale le analisi più disparate

Il risultato cui si perviene tra-mite la procedura guidataper la creazione di una tabel-

la pivot è solo un punto di par-tenza. Infatti, agendo opportu-namente sui pulsanti che fan-no parte della nuova stru t t u r a ,e utilizzando le opzioni del me-nu visualizzato insieme alla ta-bella si può modificare a pia-cere l’analisi di base.

È il caso di ricord a re che l’a-nalisi di base rispecchia le im-postazioni operate in fase dic reazione della tabella stessa,p e rtanto, a seconda dei risulta-ti che si vogliono ottenere siimposteranno in quella sedes t ru t t u re diverse. In questo ca-pitolo vedremo come modifi-c a re il tipo di elaborazioni nu-meriche da condurre sul fattu-rato, e quali prodotti o agentic o i n v o l g e re.

Inoltre, procederemo ancheall’esecuzione di analisi acces-sorie.

Elaborazioni numericheNel nostro caso l’analisi di

base è quella del fatturato glo-bale per agente e prodotti. Ec-co come eseguirne altre. Faredoppio clic sul pulsante Som -ma fatturato che si trova nel-l’angolo superiore sinistro del-la tabella pivot, determinandol’apertura di uno speciale boxche consente di gestire undicitipologie di elaborazioni. Si vada quelle più comuni qualiconteggi, calcolo di minimi,massimi e medie, ad altre piùsofisticate di natura statistica.Ci riferiamo, per esempio, allavarianza, e alla deviazionestandard.

Diciamo subito, però, che aifini delle analisi che intendia-mo condurre, sono le primequelle che ci interessano piùda vicino. Vediamo come pro-

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Varianti dell’analisi di base

Conteggi, minimi, e massimiVediamo come procedere per calcolare quantiordini corrispondono ai fatturati contenuti nellatabella. È semplicissimo, basta selezionarenell’elenco della finestra Riepiloga per la voceConta, quindi premere il pulsante OK. Il prospetto,a questo punto, visualizza non più l’importoglobale degli ordini, ma il numero di questi. Percalcolare, invece, quali sono stati gli importi degliordini minimi o massimi si devono selezionarerispettivamente le voci Min e Max.

Agenti e prodottiEcco come specificare quali voci devono esserecoinvolte nell’analisi. Nella corrispondentesezione fare clic sul pulsante associato ad una voce, e nell’elenco a discesa che vienevisualizzato togliere la spunta alle caselle a fiancodegli agenti o dei prodotti che non devono esserepresi in considerazione. La figura visualizza i risultati di un’analisi condotta coinvolgendo tutti gli agenti ma un solo prodotto.

Sintesi dei datiI dati ospitati nella tabella pivot possono essereopportunamente sintetizzati. Fare clic destro sullacella B6. Nel menu contestuale al clic si opta perla voce Raggruppa struttura, e nel corrispondentesottomenu per Mostra dettaglio. Viene creato unnuovo foglio di lavoro nel quale è contenuta unatabella che sintetizza tutti i dati relativi all’agente e al prodotto corrispondenti alla cella evidenziata.Nel nostro caso la cella si riferisce all’agenteBianchi e al prodotto Modem. La sintesi visualizzatutte le informazioni della tabella originaleconnesse a tali voci.

Tipi di elaborazioniFare doppio clic sul pulsante Somma fatturato chesi trova nell’angolo superiore sinistro della tabellapivot, determinando l’apertura di uno speciale boxche consente di gestire undici tipologie dielaborazioni. Si va da quelle più comuni, qualiconteggi, calcolo di minimi, massimi e medie, ad altre più sofisticate di natura statistica. Ci riferiamo, per esempio, alla varianza, e alla deviazione standard.

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c e d e re per calcolare quanti or-dini corrispondono ai fatturaticontenuti nella tabella. È sem-plicissimo, basta selezionare

nell’elenco della finestra R i e p i -loga per la voce Conta, quindip re m e re il pulsante O K. Perc a l c o l a re, invece, quali sono

stati gli importi degli ordini mi-nimi o massimi si devono sele-z i o n a re rispettivamente le vociMin e Max.

Agenti e pro d o t t iLa tabella, così come è stata

impostata, visualizza i fattura-ti conseguiti da tutti gli agentiper tutti i prodotti. È possibile,però, circoscrivere l’analisi aun numero limitato di elemen-ti. Per esempio, calcolare il fat-turato globale realizzato da unagente relativamente a duep rodotti, quello di tutti gliagenti riferito a un solo pro-dotto, e così via. Ecco comeoperare per specificare qualivoci devono essere coinvoltenell’analisi. F a re clic sul pul-sante associato ad una voce, enell’elenco a discesa che vie-ne visualizzato togliere laspunta alle caselle a fianco de-gli agenti o dei prodotti chenon devono essere presi inconsiderazione. A questo pun-to, chiarita a grandi linee la di-namica di utilizzo di una ta-bella pivot, possiamo adden-t r a rci in analisi più complesse.In tal caso, però, è necessariom o d i f i c a re l’analisi di base infunzione dei risultati che vo-gliamo ottenere .

M o d i f i c a re l’analisi di baseNel menu della barra stru-

menti visualizzata insieme allatabella (se così non fosse apri-re il menu Visualizza, selezio-nare Barre strumenti, e optareper Tabelle pivot nel corr i-spondente sottomenu), fareclic sulla terza icona. Si riacce-de così ad una delle mascheredella procedura guidata, in cuisi preme il pulsante Layout pervisualizzare lo schema dell’a-nalisi, che ora può essere mo-dificato in base alle nuove esi-genze utilizzando la pro c e d u r ache abbiamo descritto a suotempo. Si noti che nelle tre se-zioni possono essere trascina-ti anche più di un pulsante,dando così modo di impostareanalisi molto complesse. Peresempio, se riferendoci all’a-nalisi di base che abbiamo im-postato a suo tempo inseriamonella sezione Colonne anche ilpulsante Pagato, il prospettoevidenzierà la ripartizione delfatturato globale estendendol’analisi al computo degli im-porti evasi ed inevasi. Conclu-diamo ricordando che una ta-bella pivot è sempre legata aidati che la hanno originata.P e rtanto, se questi vengonomodificati, per aggiornarne ilcontenuto basta farvi sopraclic destro, e nel menu conte-stuale visualizzato optare perAggiorna dati. ■



E s e g u i re analisi avanzate

Impostare la nuova analisiDal momento che nelle sezioni dello schemapossono essere inseriti anche più pulsanti(ammesso che la loro associazione siaconsentita), trascinare nella sezione Colonneanche il pulsante Pagato. Così facendo il risultatosarà una nuova tabella in cui ai fatturati deisingoli prodotti verranno riservate due colonne.Una per gli importi evasi, e l’altra per quelliinevasi. Premere il pulsante OK, e Fine pervisualizzare i risultati. Ovviamente, l’analisi può essere oggetto di ulteriori modifiche.

I risultatiEcco come si presentano i risultati dell’analisi cheè stata impostata come descritto nella didascaliadella figura precedente. Come si vedechiaramente, aggiungendo nella sezione Colonneil pulsante Pagato al pulsante Prodotto,si determina la suddivisione dei fatturati relativi ai prodotti in base allo stato dei pagamenti. Se il pulsante venisse trascinato nella sezione Righe,la ripartizione verrebbe eseguita a livello di agenti.

Aggiornamento di una tabellaUna tabella pivot è sempre legata ai dati che la hanno originata. Pertanto, se questi vengonomodificati, per aggiornarne il contenuto bastafarvi sopra clic destro, e nel menu contestualevisualizzato optare per Aggiorna dati.Questa operazione può essere eseguitaautomaticamente, ma solo in occasione dellaprossima apertura del foglio di lavoro. In tal casobisogna attivare la corrispondente opzione nellasezione Opzioni dati della maschera delle opzioni.

Modificare l’analisi di baseEcco come procedere per analizzare il fatturatoglobale tenendo conto dei pagamenti evasi ed inevasi. Nel menu della barra strumentivisualizzata insieme alla tabella fare clic sullaterza icona. Si riaccede così ad una dellemaschere della procedura guidata, in cui si premeil pulsante Layout per visualizzare lo schemadell’analisi, che ora può essere modificato inbase alle nuove esigenze utilizzando la procedurache abbiamo descritto a suo tempo.

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L a v o r a re con i grafici pivotUn’analisi puòessere interpretatada un diagrammache possiede le stessecaratteristiche diinterattività dellatabella pivot

Irisultati di una analisi con-dotta tramite una tabella pi-vot possono essere trasfor-

mati automaticamente nei cor-rispondenti diagrammi perc o n s e n t i rne una più immediatai n t e r p retazione visiva. Il bello èche i suddetti grafici pre s e n t a-no le stesse caratteristiche diinterattività delle tabelle da cuip rendono origine, dando cosìla possibilità di eseguire rapi-damente le analisi più diverse edi visualizzarne in tempo re a l ela corrispondente rappre s e n-tazione grafica. Una volta con-dotta l’analisi, per cre a re il cor-rispondente diagramma bastasemplicemente fare clic destrosulla tabella, e selezionare nelmenu contestuale la voce G r a -fico pivot. In alternativa si puòf a re clic, nella casella deglis t rumenti, sull’icona con soprai m p resso un istogramma. Lar a p p resentazione di defaultp revede che i dati vengano vi-sualizzati sotto forma di un gra-fico a barre, ma nell’area di la-v o ro, oltre alla barra degli stru-menti tabella pivot sono pre-senti gli stessi pulsanti che era-no stati inseriti nello schema diimpostazione dell’analisi, non-ché una barra per la gestionedelle proprietà del grafico. Perm o d i f i c a re l’analisi di base im-postando nuovi tipi di elabora-zione o modificando le voci dac o i n v o l g e re si opera sui pul-santi come se si stesse lavo-rando con una tabella pivot. Ipulsanti possono essere na-scosti, per non visualizzarli insede di stampa: nella barra de-gli strumenti del grafico fareclic sul pulsante Grafico pivot, enel menu che si apre optareper Nascondi pulsanti campo,viceversa per rivisualizzarli. ■

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La pro c e d u r a

Varianti dell’analisiPer modificare i parametri dell’analisi di base si opera sui pulsanti come se si stesse lavorandocon una tabella pivot. Per esempio, se anzichécalcolare i fatturati globali per agente e prodotti si volessero conteggiare gli ordini corrispondenti,fare doppio clic sul pulsante Somma fatturato,e nello speciale box che viene apertocontestualmente selezionare il tipo dielaborazione desiderata. Per operare modifiche a livello delle voci Agente e Prodotto, aprire glielenchi a discesa associati agli omonimi pulsanti.

I risultatiEcco come si presenta il grafico rappresentativodei risultati di una variante dell’analisi di base cheprevede il conteggio degli ordini emessi dagliagenti relativamente ai prodotti trattati. Per unamigliore lettura del grafico, quest’ultimo puòessere complementato da una tabella dati cheospita quelli originali. Per visualizzare la tabellabisogna fare clic sulla terza icona della barra deglistrumenti del grafico.

Nascondere i pulsantiQuando si stampa il grafico, è prevista lavisualizzazione dei testi delle etichette deipulsanti presenti nell’area di lavoro. Se sidesidera che non compaiono, nella barra deglistrumenti della tabella pivot bisogna fare clicdestro sul pulsante Grafico pivot, e nel menu cheviene aperto selezionare la voce Nascondipulsanti campo del grafico pivot. Per visualizzarlinuovamente ripetere la procedura e togliere laspunta alla voce che era stata precedentementeselezionata.

Creare il graficoPer realizzare il grafico pivot corrispondente alla omonima tabella che compendia i risultati di una analisi basta fare clic destro sulla tabella,e selezionare nel menu contestuale la voceGrafico pivot. In alternativa si può fare clic, nellacasella degli strumenti pivot, sull’icona con sopraimpresso un istogramma. Nell’area di lavoro, oltre alla barra degli strumenti tabella pivot sonopresenti gli stessi pulsanti che erano stati inseritinello schema di impostazione dell’analisi, e unabarra per la gestione delle proprietà del grafico.

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I m p o s t a re una nuova analisi

Cancellare i pulsantiFare clic destro sui pulsanti da cancellare (possono essere anchetutti quelli presenti), e nel menu contestuale optare per Rimuovicampo. Mano a mano che si cancella un pulsante si determina lo svuotamento dell’area da essi occupata.

TitoliConviene intitolare il grafico pivot perdescrivere il tipo di analisi condotta. Fareclic destro nell’area intorno al digramma,selezionare la voce Opzioni e attivarela scheda Titoli della maschera visualizzata.

LegendeNella maschera della figura pre c e d e n t ea c c e d e re alla voce L e g e n d e. Spuntare la casella M o s t r al e g e n d a, e definirne laposizione attivando uno dei sottostanti bottoni.Le legende favoriscono la lettura del grafico.

Le griglieQuesti elementi facilitano l’interpretazione dei valori numerici. Se si desidera utilizzarliaccedere alla scheda Griglia della mascheraOpzioni, e spuntare i bottoni corrispondentialle impostazioni desiderate

P e r s o n a l i z z a re il grafico

Impostare l’analisiNelle aeree che restano vuote trascinare i nuovi pulsantiprelevando i loro nomi dalla parte inferiore della barra strumentidella tabella pivot. L’analisi in figura si riferisce alla ripartizionegiornaliera degli ordini.

M o d i f i c a re il tipo di grafico

La procedura tradizionalePer modificare il tipo di grafico fare clic destro nell’area vuota checirconda il diagramma, e nel menu contestuale al clic optare perla voce Tipo di grafico. Si apre così la galleria di quelli disponibili.

Utilizzare la barra strumentiIn alternativa ci si può avvalere della barra strumenti del grafico.Fare clic sulla icona che reca sopra impresso un grafico ad area, e selezionare quello desiderato nel pannello icone che si apre.

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F o rm a t t a re le tabelle pivotConsigli e tecniche per migliorarela leggibilità e la grafica dei risultatid e l l ’ e l a b o r a z i o n esui dati

Dopo aver realizzato unatabella pivot ci si rendesubito conto che quanto

ad estetica lascia piuttosto adesiderare, senza contare chela sua leggibilità potrebbe es-s e re decisamente migliorata.Fortunatamente, però, si puòdisporre di numerose opzioniche consentono di pre s e n t a re irisultati in maniera ineccepibi-le, nonché di mettere even-tualmente in evidenza deter-minate informazioni.

F o rm a t t a re la tabellaFare clic destro su una qual-

siasi cella, e nel menu che vie-ne visualizzato optare per lavoce Formato rapporto. Si de-t e rmina così l’apertura dellagalleria che ospita i facsimilidelle strutture disponibili. Intutto sono venti. Fare clic suquella desiderata, quindi pre-mere il pulsante OK per asse-gnarla alla tabella pivot. Indi-pendentemente dalla stru t t u r ache è stata assegnata, è possi-bile procedere ad ulteriori for-mattazioni che coinvolgono al-tri elementi della tabella. Ci ri-feriamo, in particolare, ai valo-ri numerici e all’aspetto dellecelle. Per assegnare un forma-to numerico ai valori che vi so-no ospitati conviene farlo conuna sola operazione. Primaperò bisogna evidenziare l’in-tera tabella, una operazioneche si può fare rapidamenteavvalendosi di un’opzione de-dicata. Fare clic destro su unaqualsiasi cella, nel menu con-testuale al clic optare per Sele -z i o n a, e nel corr i s p o n d e n t esottomenu selezionare I n t e r at a b e l l a. A questo punto fareancora clic destro sulla tabellae scegliere la voce F o rmato cel -le per accedere alle mascheredi formattazione. ■

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Le pro c e d u re di assegnazione dei form a t i

Il risultato finaleEcco come si presenta la tabella pivot dopo che le è stato assegnato uno dei venti formati ospitatinella galleria dedicata. Il risultato è decisamenteapprezzabile. Si noti che nella nuova strutturasono sempre presenti i pulsanti che consentonodi eseguire varianti dell’analisi di base.Eventualmente, ne può venire cambiata la posizione. Assegnata la struttura si puòprocedere alla formattazione dei contenuti.

Formattare i valori numericiSi può migliore la leggibilità dei dati della tabellaassegnando ai valori numerici opportuni formati.In particolare, conviene agire a livello del numerodi cifre decimali e di separatori di migliaia, nonchéattribuire eventualmente appropriati formati ainumeri negativi al fine di consentirne l’immediataidentificazione. Evidenziare le celle da formattare,farvi sopra clic destro, nel menu visualizzatoselezionare la voce Formato celle, ed attivarela scheda Numero nella maschera che vienevisualizzata.

Altre formattazioniPer meglio evidenziare determinate posizioni dellatabella, si possono formattare in modo opportunosingole celle o intere zone. La procedura èanaloga a quella appena descritta, ma quando si accede alla maschera che gestisce leformattazioni si devono attivare le schedeCarattere, Allineamento, Bordo, Motivo. Tramite le prime due si controllano i contenuti testuali,mentre le altre consentono di impostarne lagrafica.

Assegnazione di una strutturaFormattare una tabella è una operazionesemplicissima, ed i risultati sono decisamente di buon livello. Fare clic destro su una qualsiasicella, e nel menu che viene visualizzato optareper la voce Formato rapporto. Si determina cosìl’apertura della galleria che ospita i facsimili delle strutture disponibili. In tutto sono venti.Selezionare quella desiderata, quindi premereil pulsante OK per assegnarla alla tabella pivot

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PC Open Settembre 20031 3 9


U s a re al meglio E x c e ln e l l ’ u fficio acquisti

Come suddividere nel modo migliore una fornitura dimateriale. La procedura per realizzare un modello cheanalizzi la situazione anche a livello grafico di Alberto Nosotti

Uno dei problemi chel’ufficio acquisti di unaqualsiasi azienda è

chiamato a risolvere quasiquotidianamente è quello dicome ripartire l’acquisto diuna partita di materiale al fi-ne di minimizzare i costidell’intera operazione. In-fatti, a seconda di come siopera, si possono penaliz-z a re alcuni settori di atti-vità aziendali ed avvantag-giarne altri. Conviene fareun esempio pratico. Se l’uf-ficio acquisti emettesse unsolo ordine, diminuirebbe ip ropri costi di esercizio, maun tale comportamento sirifletterebbe inevitabilmen-te su un aggravio dei costidi magazzino, dove buonaparte del materiale acquisi-to re s t e rebbe inutilmente ingiacenza, per non parlaredei corrispondenti immobi-lizzi di capitale. Pertanto, ri-p a rtendo opport u n a m e n t el’intera fornitura in più lotti(i cosiddetti lotti economici)si può trovare un compro-messo che si rivela ottimalesotto tutti gli aspetti, mini-mizzando così i costi del-l’intera operazione. Il mo-dello che accompagna lap resente dispensa consentedi calcolare la ripartizioneottimale di una forn i t u r a ,elaborando alcuni dati dibase. Ci riferiamo alla quan-tità totale da ord i n a re, ai co-sti per l’emissione di un sin-golo ordine, e a quelli con-nessi allo stoccaggio delmateriale nei magazzini. ■

Il lotto economicodi acquisto

- Un po’ di teoria p . 1 4 0- Analisi grafica del pro c e s s o p . 1 4 1

R e a l i z z a re il modello

- I calcoli p . 1 4 2

- Analisi interattive p . 1 4 3

I n t e r p re t a z i o n eg r a f i c a

- Raccolta dei dati p . 1 4 4

- Realizzazione del grafico p . 1 4 5

I n t e r p re t a z i o n ed e l l ’ a n a l i s i

- Influenza degli sconti p . 1 4 8

- Strategie altern a t i v e p . 1 4 8

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Il lotto economico di acquistoIn questo capitolovengono affrontatii principi su cui sibasa il calcolo dellotto economico di acquisto

Il problema, almeno per quan-to ne riguarda l’enunciato, èmolto semplice. Conoscendo

il fabbisogno annuo di una cer-ta materia prima, di un com-ponente, o di un qualsiasi ele-mento coinvolto nella produ-zione, si tratta di stabilire co-me pianificare l’emissione de-gli ordini al fine di minimizzarei costi dell’operazione, tenen-do conto dei suoi impatti suibilanci dei vari settori azien-dali interessati.

Ci riferiamo, tanto per farealcuni esempi fra i più signifi-cativi, all’ufficio acquisti (chedeve emettere ordini in nume-ro direttamente proporzionalealla frequenza degli approvvi-gionamenti), ai magazzini (neiquali gli stock devono essere ipiù bassi possibile), e al con-trollo di gestione, il cui compi-to è quello di minimizzare gliimmobilizzi di capitale. Fattequeste considerazioni, il pro-blema si dimostra un po’ piùcomplesso di quanto non tra-spaia dal suo enunciato, dalmomento che si tratta di me-diare opportunamente fra va-rie esigenze aziendali talvoltaanche in contrapposizione fral o ro. Infatti, ipotizzando chel’ufficio acquisti emetta un so-lo ordine per l’intero fabbiso-gno, verranno decisamente ri -dotti i costi di questo settore,ma aumenteranno notevol-mente gli oneri di magazzino egli interessi passivi.

Se analizziamo graficamentel’andamento dei costi di emis-sione ordine e quelli di magaz-zinaggio si vede chiaramenteche i primi diminuiscono conl’aumentare dei pezzi ordinati,mentre i secondi aumentano.L’andamento in teoria è linea-re, ma in pratica le corrispon-denti curve potrebbero muo-versi diversamente perc h épossono intervenire i più di-

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Un po’ di teoria

I costi di magazzinaggioSono proporzionali alla quantità di materialeordinato, e incidono negativamente a livellofinanziario con l’aumentare di questa a causa dei corrispondenti immobilizzi di capitale. Il loro andamento dovrebbe in teoria esseredirettamente proporzionale alla consistenza deisingoli ordini, ma dal momento che si deve tenereconto di svariati fattori, l’andamento della curvache li interpreta potrebbe essere non linearepur rappresentando un trend che aumenta conl’ammontare degli ordini.

La formula di calcoloIl lotto economico di acquisto può esserecalcolato tramite la formula =RADQ(2*E*Q/St)dove E è il costo di emissione di un ordine, Q laquantità totale di materiale da ordinare, e St icosti unitari di stoccaggio nei magazzini. Vale la pena di osservare che nell’espressione noncompare il costo dei materiali da ordinare, ma ilfatto è solo apparentemente strano dal momentoche il suddetto costo è contenuto indirettamentein quelli di magazzinaggio che, ovviamente, nonpossono non tenerne conto.

Calcolo del lotto economicoCreare un prospetto di tre celle, in cui sonocontenuti i dati necessari per il calcolo del lottoeconomico. Nella fattispecie, la cella F14contiene il fabbisogno totale da ordinare, la cellaF18 i costi di emissione di un ordine, e la cellaF22 i costi unitari di stoccaggio. Nella cella F26digitare la formula =RADQ(2*F14*F18/F22).Si ottiene così l’ammontare del lotto economico di acquisto relativo allo scenario descritto dai datiospitati nella tabella.

I costi di acquistoSono quelli direttamente o indirettamentecoinvolti nell’acquisto dei materiali, e sonorappresentati, oltre che da quelli relativiall’emissione degli ordini, anche dagli oneri ad essi connessi. In pratica sono inversamenteproporzionali all’ammontare dei singoli ordini.Condensando in pochi o in un unico ordine l’intero acquisto i costi vengono minimizzati. Si determinano, però, gravi penalizzazioni dellagestione di altri settori aziendali, a cominciaredai magazzini.

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sparati fattori esterni a modu-larne il corso.

A questo punto, rifacendocialle due curve, e ammettendoche le due variabili considera-te condensino anche altri ef-fetti, possiamo cre a re una nuo-va curva che rappresenta lasomma dei punti delle altredue. Vengono così interpretatii costi dell’intera operazione, ese ne analizziamo l’andamentopossiamo osservare che que-

sti presentano un massimo perordini bassi e molto alti, men-tre si rileva un minimo in cor-rispondenza dell’incrocio dellecurve dei costi di magazzinag-gio ed emissione ordini. In ba-se a questo riferimento si leggesull’asse delle X il numero dipezzi che rappresenta il lottoeconomico, vale a dire l’am-montare dei singoli ordini incui conviene suddividere il fab-bisogno totale.

La formula di calcoloAllo stesso risultato si arr i v a

anche tramite la formula illu-strata nella pagina a fianco, do-ve E è il costo di emissione diun ordine, Q la quantità totaledi materiale da ordinare, e St icosti unitari di stoccaggio neimagazzini.

Tali dati vengono resi dispo-nibili dal servizio di contabilitàindustriale dell’azienda.Vale lapena di far notare che nell’e-

spressione non compare il co-sto dei materiali da ordinare,ma il fatto è solo apparente-mente strano dal momentoche il suddetto costo è conte-nuto indirettamente in quelli dimagazzinaggio che, ovviamen-te, non possono non tenerneconto.

Così, tanto per fare subitoun esempio pratico, se si de-vono ordinare 1500 pezzi di uncerto componente i cui costiunitari di stoccaggio sono paria 2 euro, mentre il costo diemissione di un ordine è pari a25 euro, il corrispondente lottoeconomico di acquisto è pari a193 pezzi.

Quanto esposto vale ovvia-mente solo in linea teorica,pertanto i risultati che si ot-tengono tramite l’applicazionedella formula devono essereinterpretati alla luce della pro-pria esperienza. Il calcolo, in-fatti, non tiene conto di alcunifattori che possono impattaresignificativamente sul risultatofinale. Ci riferiamo, per esem-pio, all’influenza di eventualisconti per quantità che il for-n i t o re potrebbe applicare ,nonché a situazioni aziendalispecifiche non generalizzabiliin una semplice espre s s i o n em a t e m a t i c a .

Come calcolare il lotto economico

Creare un prospetto di trecelle, in cui sono contenuti idati necessari per il calcolodel lotto economico. Nella fat-tispecie, la cella F 1 4 contiene ilfabbisogno totale da ordinare,la cella F18 i costi di emissionedi un ordine, e la cella F22 i co-sti unitari di stoccaggio. Nellacella F 2 6 d i g i t a re la form u l a=RADQ(2*F14*F18/F22).

Si ottiene così l’ammontaredel lotto economico di acqui-sto relativo allo scenario de-scritto dai dati ospitati nella ta-bella. Variando i dati di base sipossono simulare vari scenarioperativi.

Analisi graficheIl grafico qui a sinistra inter-

p reta l’analisi numerica de-scritta nella figura 4 della pagi-na a fianco.

Come si vede chiaramente,il lotto economico si può leg-gere in corrispondenza dell’in-crocio della curva dei costi diemissione ordini e dei costi dimagazzino, che coincide con ilminimo presentato dalla curv adei costi totali. ■

Analisi graficheLe curve dei costiQuesto grafico interpretal’analisi numerica descrittanell’ultima figura in basso dellapagina a fianco. Come si vede chiaramente, illotto economico si può leggerein corrispondenza dell’incrociodella curva dei costi diemissione ordini e dei costi di magazzino, che coincidecon il minimo presentato dalla curva dei costi totali.

Influenza dei costi di magazzinoUna analisi di sensibilità condotta basandosi sui valori che hanno dato origine al diagramma della figuraprecedente. In pratica, si vogliono testare gli effetti sul lotto economico di interventi mirati a ridurrei costi di magazzinaggio. Diminuendoli del 10% il lotto economico di acquisto aumenta del 5% circa.

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Come impostare il modelloEcco comeprocedere per realizzare un modello per il calcolo del lottoautomatico di acquisto

Il fatto che per calcolare il lot-to economico di acquisto ba-sti una semplice formula non

significa che ci si debba ferm a-re al risultato della sua valoriz-zazione. Se, invece, conside-riamo l’espressione solo unpunto di partenza, possiamoe s t r a p o l a re da essa molteinformazioni che si riveleran-no preziose per gestire al me-glio il processo di acquisto.

I parametri di calcoloIn pratica, il calcolo del lotto

economico di acquisto si ridu-ce all’estrazione di una radicequadrata, il cui radicando è da-to dall’espressione: 2 * Costoemissioni ordini * Quantità daordinare / Costi unitari di ma -gazzino. A questo punto, ba-sterebbe inserire tali valori intre celle del foglio di lavoro efare riferimento ad esse in unao p p o rtuna espressione che re-stituisce il risultato desidera-to. Così facendo, però, si inter-preta riduttivamente la proce-dura, e si perde l’opportunitàdi eseguire una analisi che ten-ga conto di fattori esterni cheimpattano sui tre parametri dibase, dando così modo di pro-cedere ad interventi che pos-sano migliorare la situazione.Non dimentichiamo, infatti,che lo scopo finale è quello diridurre al minimo i costi del-l’operazione di acquisto delfabbisogno dei materiali. Per-tanto, è possibile aggiungerepiù flessibilità alla proceduradi calcolo se, anziché citare di-rettamene nella formula il va-lore dei tre parametri, li si so-stituiscono con la somma dellevoci in cui eventualmente que-sti si possono art i c o l a re. Ta n t oper fare subito un esempio, icosti di magazzinaggio sono larisultante dell’apporto di più

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U s a re il foglio elettronico nel CD Guida

Il messaggio di erroreSi noti che in ogni caso, indipendentemente dalla espressione che si utilizza, sino a che nelle celle della tabella non sono stati inseriti tuttii dati, in quella che ospita la valorizzazione dellotto economico è presente un messaggio dierrore. Per evitarne la visualizzazione si puògestire l’espressione di calcolo tramite unopportuno controllo condizionale che, sino aquandola cella F22 non contiene dati, determina la visualizzazione di un blank.

Il controllo condizionaleSe nella cella F26 l’espressione di calcolo del lotto economico viene inserita nell’ambito di un controllo condizionale, si può evitarela visualizzazione del messaggio di errore dovutoall’esecuzione di una divisione per zero (fino a chela cella F22 è vuota). La formula da inserireè la seguente=SE(F22<>””;RADQ(2*F14*F18/F22);””).Ecco la sua dinamica operativa. Se la cella F22è vuota viene visualizzato un blank, in casocontrario viene dato il benestare allavalorizzazione della formula stessa.

La funzione “SE”La funzione SE si rivela preziosa (come peresempio nel nostro caso) per risolvere moltiproblemi che si presentano nel corsodell’impostazione di un modello o di unaapplicazione. Vale quindi la pena di documentarsiampiamente in merito al suo utilizzo pratico. Ecco come procedere. Aprire la guida in linea di Excel ed accedere alla scheda di ricerca libera.Nella casella dedicata digitare il termine chiaveControllo condizionale. Si consiglia di consultaretutti gli argomenti individuati.

La struttura del modelloIl modello nella sua versione più semplice, valea dire quella in cui non si tiene conto delle vociche possono concorrere alla formazione dei treparametri di base. Nella zona inferiore sinistra del foglio di lavoro creare un prospetto articolatoin quattro celle, e nella cella F26 inserirela formula per il calcolo del lotto economico. A questo punto, inserendo semplicemente gli appropriati valori, nella cella viene visualizzatoil lotto economico di acquisto. Il foglio Excel èdisponibile nel CD Guida.

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voci, una delle quali potrebbeessere la movimentazione deiprodotti stoccati. In tal caso,diminuendo questo elementodi costo con appropriati inter-venti, si può valutare (confro n-tando i costi prima e dopo isuddetti interventi) la conve-nienza o meno di pro c e d e read eseguirli. E si potrebbe con-tinuare. A questo punto, ecco

come operare per impostareun modello di base che calcoliil lotto economico in corr i-spondenza di un certo scena-rio, e che preveda, inoltre, larealizzazione del corr i s p o n-dente grafico. L’analisi di que-st’ultimo (e dei dati utilizzatiper crearlo) potrà fornire nuo-vi spunti per ottimizzare la si-tuazione.

I m p o s t a re il modelloCominciamo con lo struttu-

rare il modello nella sua ver-sione più semplice, vale a direquella in cui non si tiene contodelle voci che possono con-correre alla formazione dei treparametri di base (costo ordi-ni, quantità da ord i n a re, e costiunitari di stoccaggio).

Ecco come procedere. C re a re un prospetto art i c o-

lato in quattro celle, e nellacella F 2 6 i n s e r i re la form u l a=RADQ(2*F14*F18/F22). Aquesto punto, inserendo sem-plicemente gli appropriati va-lori nel prospetto, nella sud-detta cella viene visualizzatoil lotto economico di acquisto.In alternativa alla funzionee s p ressamente dedicata all’e-strazione delle radici quadra-te si può utilizzare l’operatoredi elevazione a potenza. Infat-ti, rammentiamo a chi non lor i c o rdasse, che dal punto divista matematico, l’estrazionedi una radice di qualsiasi gra-do equivale ad elevare il radi-cando ad un esponente fra-zionario.

Nella fattispecie, l’esponen-te è l’inverso del grado dellaradice. Nel nostro caso, per-tanto, si potrà utilizzare consuccesso la seguente espres-sione =( 2 * F 1 4 * F 1 8 / F 2 2 ) ̂ 1 / 2.Si noti, però, che in ogni caso,

sino a che nella cella F22 non èstato inserito il corrisponden-te dato, in F26 è presente unmessaggio di errore. Per evi-tarne la visualizzazione si puòg e s t i re l’espressione di calcolotramite un opportuno control-lo condizionale. In pratica, ba-sta inserire in F26 la formula= S E ( F 2 2 < > ” ” ; R A D Q ( 2 * F 1 4 * F 1 8/F22);””)

Anziché digitare dire t t a-mente i dati nella celle della ta-bella dei parametri, è possibileinserirli tramite una cosiddettacasella di scorrimento. Si trattadi uno dei controlli disponibilinel pannello degli stru m e n t idel Visual Basic.

Disegnata la casella aprire lacorrispondente maschera del-le proprietà ed impostare lecaratteristiche del contro l l ospecificando la cella in cui de-vono essere inseriti i dati, e glii n c rementi dei valori che si de-terminano ad ogni clic sui pul-santi. Nella figura dedicata sipuò vedere come si presenta lacasella di scorrimento, unavolta impostata. Per gestire va-lori decimali, o al di fuori del-l’intervallo – 32.767, + 32.767,bisogna utilizzare opport u n ia rtifici. Solitamente ci si avvaledi celle intermedie per par-cheggiare i dati, che poi ver-ranno opportunamente elabo-rati. ■



A n a l i z z a re le voci di costo

Una somma di vociSi può essere più flessibili nella procedura di calcolo se, anzichécitare direttamene nella formula il valore dei tre parametri, lisostituiamo con la somma delle voci in cui eventualmente sipossono articolare. In questo caso, i costi di magazzinaggio sono la risultante dell’apporto di più voci.

Utilizzare le caselle di scorrimentoAnziché digitare direttamente i dati nelle celle della tabella deiparametri, è possibile inserirli tramite una cosiddetta caselladi scorrimento. Si tratta di uno dei controlli disponibili nel pannello degli strumenti del Visual Basic. Disegnata la casella aprirela corrispondente maschera delle proprietà ed impostarele caratteristiche del controllo specificando la cella in cui devonoessere inseriti i dati, e gli incrementi dei valori che si determinano ad ogni clic sui pulsanti.

Inserire le caselle nel modelloEcco come si presenta la casella di scorrimento, una voltaimpostata. Si possono così eseguire rapidamente analisi disensibilità. Per saperne di più sulle caselle di scorrimento, su comeimpostarle, e come utilizzarle, si consiglia di consultare l’articolo a pagina 153 del numero 83 di Pc Open. Per gestire valori decimali, o al di fuori dell’intervallo –32.767, +32.767, bisogna utilizzareopportuni artifici. Solitamente ci si avvale di celle intermedie per parcheggiare i dati, che poi verranno opportunamente elaborati.

A u t o m a t i z z a re gli input

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L’analisi graficaA n a l i z z a r egraficamente la situazioneconsente di averea disposizione unmaggior numerodi informazioni

La formula per il calcolo dellotto economico ne resti-tuisce il corrispondente va-

lore, ma tale informazione de-ve essere accettata così comeè, e non consente di avere unapanoramica della situazione,grazie alla quale, invece, si po-t re b b e ro immaginare soluzionialternative per migliorare (sepossibile) l’economia dell’inte-ro processo. Se, invece, si rea-lizza un’analisi grafica che in-terpreta l’andamento dei costiconnessi con ordinativi di am-montare inferiore e superioreal lotto economico, si possonoe s t r a p o l a re numerose infor-mazioni che si riveleranno pre-ziose per formulare eventualistrategie alternative. Ma eccocome realizzare il grafico. Inpratica, si tratta di trasform a rein un diagramma il contenutodi una tabella in cui sono ospi-tati i costi di emissione ordini,di magazzinaggio (e la lorosomma), relativi ad un certon u m e ro di ordini il cui ammon-tare copre un intervallo al cen-tro del quale si trova il lottoeconomico di acquisto. Vedia-mo come impostare pratica-mente la tabella, dopodiché cisi occuperà di realizzare il cor-rispondente grafico.

R e a l i z z a re la tabellaInnanzitutto eseguire il cal-

colo del lotto economico rela -tivo alla situazione da analiz-z a re, quindi denominare ri-spettivamente Fabbisogno, Co -sto_ordine, Costo_stoccaggio, eLotto_economico le celle F14,F18, F22, e F26. Nella prima co-lonna del prospetto inserire inumeri pro g ressivi degli ord i n iche si intendono prendere inconsiderazione. Nella cella D7d i g i t a re l’espressione = L o t -t o _ E c o n o m i c o / 1 1 * C 7 e re p l i-

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I m p o s t a re la tabella dati

Impostare la tabella datiInserire nelle celle del prospetto le formule per la valorizzazione dei costi delle varie operazioni. Si noti che alla riga numero 11 è analizzata lasituazione relativa al lotto economico di acquisto.In sua corrispondenza i costi di emissione ordini edi magazzinaggio si equivalgono. Tale equivalenza,espressa graficamente, interpreta l’incrocio delledue curve, che per l’appunto si identifica con laminimizzazione dei costi totali.

Il lotto economicoLa riga dati della tabella che si riferisce al lottoeconomico. Come si può vedere, nella cella C17figura il valore che è stato calcolato dalla formula.Inoltre, nelle celle F17 e G17 sono contenutivalori uguali dal momento che si è realizzatal’uguaglianza fra i costi di emissione ordine equelli di stoccaggio a magazzino. Tale situazione,per l’appunto, si verifica solo in corrispondenzadel lotto economico di acquisto.

Individuare il lotto economicoA sinistra della tabella, in corrispondenza dellariga che si riferisce al lotto economico di acquistocompare una etichetta che la identifica. Perottenere tale risultato, inserire nella cella I7 laformula condizionale =SE(H7=MIN(Costi_totali);”Lotto Economico”;””) e replicarla verso il bassosino alla cella I28 compresa. La formulavisualizza la scritta Lotto economico di acquisto in corrispondenza della cella che ospita il valoreminimo fra quelli contenuti nella colonna CostiTotali.

Calcolare il lotto economicoInnanzitutto, eseguire il calcolo del lottoeconomico relativo alla situazione da analizzare,quindi denominare rispettivamente Fabbisogno,Costo_ordine, Costo_stoccaggio, eLotto_economico le celle F14, F18, F22, e F26.Queste denominazioni sono essenziali agli effettidella impostazione della tabella dati perché ad esse si farà riferimento nelle espressioni che vi saranno inserite.

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carla verso il basso sino allacella D28 compresa. Così fa-cendo si calcolano i 22 valoridell’intervallo da prendere inconsiderazione. Si noti che illotto economico si viene a tro-v a re al centro dell’interv a l l ostesso. Nella colonna Ordini sicalcola il numero di quelli chebisogna emettere per coprire ilfabbisogno totale se il loro am-montare è pari a quello dichia-rato nelle celle della colonnaLotto. Inserire pertanto in E7 laformula =Fabbisogno/D7, e re-plicarla verso il basso. Nellacella F7 della colonna Costo or -d i n i si calcola il costo di questaoperazione, che è re s t i t u i t od a l l ’ e s p ressione = C o s t o _ o rd i -ne*E7, da replicarsi sino allacella F28. Analogamente, il co-sto di magazzinaggio è datodalla espressione =Costo_stoc -caggio*D7/2. Si noti che il co-sto viene dimezzato per tenereconto della giacenza media delmateriale.

L’ultima colonna della tabel-la ospita i costi totali dell’ope-razione, che sono dati ovvia-mente dalla somma dei costi diemissione ordini e magazzi-naggio. Pertanto, inserire nellacella H7 l ’ e s p ressione = F 7 + G 7 ereplicarla verso il basso. Aquesto punto la tabella è com-pleta. Si noti che alla riga nu-mero 11 è analizzata la situa-zione relativa al lotto econo-mico di acquisto. In particola-re in sua corrispondenza i co-sti di emissione ordini e di ma-gazzinaggio si equivalgono. Ta-le equivalenza, espressa grafi-camente, interpreta l’incrociodelle due curve, che per l’ap-punto si identifica con la mini-mizzazione dei costi totali.

R e a l i z z a re il graficoEcco come interpretare gra-

ficamente l’analisi. Evidenziarecontemporaneamente i datidelle colonne Lotto, Costo ordi -n i, C o s t os t o c c a g g i o, C o s t it o t a l i,del prospetto, quindi fare clicsull’icona che gestisce la rea-lizzazione dei grafici. Nella gal-leria che viene visualizzata op-tare per i grafici a dispersione(X Y), e in part i c o l a re per lat e rza variante. Passare alle fasisuccessive della pro c e d u r a .Nella sezione Posiziona in del-la maschera che conclude laprocedura spuntare il bottoneCome oggetto in, e specificare ilfoglio di lavoro C a l c o l o nel cor-rispondente elenco a discesa.Premendo il pulsante Fine vie-ne visualizzato il grafico. ■

R e a l i z z a re il graficoEvidenziare la zona datiEcco come procedere per interpretaregraficamente l’analisi. Evidenziarecontemporaneamentei dati delle colonne Lotto, Costo ordini, Costostoccaggio, Costi totali del prospetto, quindi fareclic sull’icona che gestisce la realizzazione dei grafici. Per evidenziare con una solaoperazione la zona dati bisogna tenere premuto il tasto Control mentre con il mouse si selezionano le corrispondenti zone.

Scegliere il graficoFacendo clic, nella barra degli strumenti,sull’icona con sopra impresso il simbolo di un istogramma, viene visualizzata la prima delle maschere in cui si articola la procedura per la creazione di un grafico. Nella finestra Tipodi grafico selezionare la voce Grafico adispersione (XY), quindi optare per la terza delle varianti proposte nella finestra ospitata nella parte destra della maschera. Premereil pulsante Avanti per passare alle fasi successivedella procedura.

La posizione del graficoLa maschera con cui si conclude la proceduraconsente di specificare la posizione del grafico,vale a dire se deve essere visualizzato in uno dei fogli i lavoro in cui si articola il modello,oppure se deve essere visualizzato in un fogliospeciale. Nel nostro caso, nella sezione Posizionain della suddetta maschera spuntare il bottoneCome oggetto in e specificare il foglio di lavoroCalcolo nel corrispondente elenco a discesa.Premendo il pulsante Fine viene visualizzato il grafico.

Il graficoEcco come si presenta il grafico che interpreta i dati della tabella. Come si vede chiaramente, illotto economico si può leggere in corrispondenzadell’incrocio della curva dei costi di emissioneordini e dei costi di magazzino, che coincide con il minimo presentato dalla curva dei costi totali.Infatti, al punto di incrocio si realizza l’uguaglianzadei due costi, e di conseguenza sarà minimaanche la loro somma.

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I n t e r p re t a re i risultati dell’analisiUn’analisi criticadei risultati mettein evidenzas i t u a z i o n iparticolari e suggerisces t r a t e g i ea l t e r n a t i v e

Come si diceva, il semplicecalcolo dell’ammontaredel lotto economico pre-

clude l’accesso a interessantii n f o rmazioni. È solo attraversol’analisi della situazione globa-le, così come espressa nel gra-fico, ma soprattutto nella ta-bella dalla quale quest’ultimoviene generato, che si possonotrarre indicazioni di massimaper eventuali azioni modula-trici, sempre da interpre t a realla luce della propria espe-rienza e delle realtà aziendali.Immaginiamo, riferendoci al-l’esempio illustrato nelle figu-re, che il forn i t o re (per sueproprie ragioni organizzative)abbia problemi a fornire il nu-mero di pezzi che corrispondeal lotto economico. Preferireb-be, poniamo, fornirne 1300 adogni invio, anziché 894. Per fa-re accettare la nuova situazio-ne si dice disposto a praticareuno sconto pari a 2 0 0 e u ro .Per valutare la convenienzad e l l ’ o ff e rta si ricorre alla ta-bella numerica. Si calcolano inuovi oneri che derivano dalfatto che si verifica una varia-zione del lotto economico. Inquesto caso, la differenza deicosti totali corrispondente aduna fornitura di 1300 pezzi (ri-ga 16 della tabella) e alla forni-tura pari al lotto economicoammonta a 318 euro. Pertantol ’ o ff e rta è assolutamente das c a rt a re. E ancora, se temendouna eventualmente scarsezzadi materiale sul mercato, ci sivolesse garantire da eventualia rresti della produzione, è pos-sibile calcolare l’onere deri-vante da un aumento del lottoeconomico, che corr i s p o n d ein un certo senso ai costi dellegaranzie che ci si vogliono as-sicurare. ■

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Le analisi di sensitività

La convenienza di uno scontoImmaginiamo che il fornitore abbia problemi afornire il numero di pezzi che corrisponde al lottoeconomico. Preferirebbe, poniamo, fornirne 1300ad ogni invio, anziché 894, e sarebbe disposto a praticare uno sconto pari a 200 euro. In questocaso, la differenza dei costi totali corrispondentead una fornitura di 1300 pezzi (riga 16 dellatabella) e alla fornitura pari al lotto economicoammonta a 318 euro. Pertanto l’offerta èassolutamente da scartare.

Garanzia degli approvvigionamenti Se per una qualsiasi ragione, ci si volessegarantire da eventuali perdite di produzione, è possibile calcolare l’onere derivante da unaumento del lotto economico, che corrisponde in un certo senso ai costi delle garanzie che ci si vogliono assicurare. Per esempio, aumentandodel 10 percento circa il lotto economico si verificaun corrispondente onere dell’ordine di 17 euro. In pratica i costi passano da 4472 a 4489.

Diminuzione del lotto economicoIn certi casi potrebbe essere convenientediminuire il lotto economico di acquisto percontrobilanciare sopravvenute esigenze produttiveo per valutare politiche alternative di stoccaggio.Per esempio, potrebbe essere necessariodisporre temporaneamente di maggiore spazio neimagazzini. In tal caso diminuendo del 20 percentol’ammontare degli ordini (si passa da 894 pezzia 732 pezzi) ci si deve accollare un onere di 90euro.

Analizzare i costiPartendo da un’analisi panoramica dellasituazione si possono immaginare strategie perprocedere ad eventuali miglioramenti dell’interobilancio economico. Si tratta di valutare ledifferenze di costo che si verificano incorrispondenza di nuove situazioni rispetto a quella che caratterizza il lotto economico, e verificare se i benefici derivanti da mutamenti di strategie sono maggiori dei corrispondentiaumenti di costo dell’operazione di acquisto.

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PC Open Giugno 2003143

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Grazie a speciali comandi del foglio elettronico è possibile fare previsioni analizzando serie storiche di dati

In azienda si presenta spessola necessità di interpretaretramite opportune analisi

statistiche le informazioniche provengono dal settoredelle vendite, della produzio-ne, del marketing, o del con-trollo qualità.

Utilizzando le funzioni spe-cialistiche disponibili a libre-ria è possibile condurre ana-lisi i cui risultati si riveleran-no preziosi per formularestrategie, definire piani divendita, controllare la produ-zione, e così via. In questa di-spensa vedremo come si ese-

gue una previsione analizzan-do serie storiche di dati divendita, nonché come utiliz-zare al meglio alcune funzionistatistiche di uso comune. Ciriferiamo, in particolare, aquelle per calcolare medie,massimi, minimi, o conteggia-re i valori presenti in una zo-na. Per quanto riguarda lefunzioni previsionali, ci occu-peremo di come condurreanalisi numeriche e grafichepartendo da congrue serie didati al fine di estrapolarne latendenza (quello che nel ger-go degli addetti ai lavori vie-

ne definito trend), e formularecosì una ragionevole previ-sione dell’evoluzione del fe-nomeno descritto dai datistessi.

Ricordiamo che i risultatiottenuti rappresentano solodelle stime e delle previsionie pertanto devono essere in-terpretati e criticati alla lucedella propria esperienza. Solocosì potranno essere utilizza-ti come valido punto di par-tenza per prendere decisionio immaginare nuove strate-gie. �

Alberto Nosotti

Utilizzare in azienda le funzioni statistiche

di Excel

Le tecniche di regressione

- Teoria della regressione p. 144- Esecuzione pratica di un’analisi p. 144

Analisi grafiche- La procedura p. 148- Le analisi p. 148- Le opzioni p. 148

Previsioniautomatizzate

- Impostazione del modello p. 150

- Come utilizzarlo p. 150

Utilizzo pratico di alcune funzioni

- Medie, massimi, minimie conteggi p. 152

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Le analisi di regressioneI principi di baseteorici per capiremeglio le funzioniprevisionalidi Excel: dai datistorici ai trendfuturi

Quando in azienda si deveformulare una qualsiasiprevisione, affidarsi solo

alla propria esperienza puònon bastare. Meglio suppor-tarla con l’utilizzo di uno deinumerosi strumenti statisticidi cui la libreria di Excel è piut-tosto fornita. Ci riferiamo allapossibilità di eseguire quelleche gli addetti ai lavori defini-scono analisi previsionali, gra-zie alle quali si possono calco-lare con ragionevole attendibi-lità gli sviluppi di una qualsiasisituazione. Si va dalla proie-zione di dati di vendita alla sti-ma dell’evoluzione del giro diaffari, o alla possibilità di met-tere in relazione fra loro feno-meni di diversa natura, sempreallo scopo di formulare previ-sioni. In questo capitolo ci oc-cuperemo, in particolare, dianalizzare dei dati di venditaper stimarne l’andamento nelprossimo futuro. Ovviamente,per eseguire una tale analisi ènecessario disporre di una se-re di dati storici che possanoessere considerati rappresen-tativi della situazione che sivuole analizzare, inoltre, il loronumero si deve riferire ad unarco temporale piuttosto con-sistente, ed in ogni caso omo-geneo con l’ampiezza dellaprevisione da eseguire. Con-viene fare subito un esempiopratico. Per prevedere l’anda-mento delle vendite dei prossi-mi tre mesi, possono bastare idati relativi ai dodici appenatrascorsi, ma se si vuole anda-re più in la, per esempio di piùtrimestri, la serie storica si de-ve riferire ad almeno due o treanni passati. Per quanto ri-guarda, invece, l’attendibilitàdei risultati, si da per scontatoche la previsione non deve es-sere influenzata da eventi di-

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Usare il foglio di lavoro nel CD Guida

� Le previsioniA questo punto bisogna specificare a quanti mesisi deve riferire la previsione. Ricordiamo che tantopiù ampio è l’intervallo previsionale tanto menoattendibili potrebbero essere i risultati. Nella zonaB17:C19 inserire il numero d’ordine e i nomi deimesi da proiettare. Per inciso, ricordiamo che inumeri dei mesi (colonna B) e i fatturati (colonnaD), rappresentano rispettivamente le cosiddettevariabili indipendenti e dipendenti della nostraanalisi di regressione.

� La funzione TENDENZAPer calcolare la retta di regressione che interpretail trend dei dati storici da analizzare ci avvarremodella funzione TENDENZA. Evidenziare la zonaE5:E19, e inserire la formula=TENDENZA(D5:D16;B5:B16;B5:B19). Peracquisire l’espressione premerecontemporaneamente la sequenza di tastiControl+Maiuscolo+Invio. Così facendo la formulaviene inserita come matrice, e nella zonaevidenziata compare una serie di valori che,interpretata graficamente, restituisce una rettarappresentativa della tendenza dei dati

� Per avere aiutoPer documentarsi opportunamente sulla dinamicaoperativa della funzione TENDENZA e sul suoutilizzo pratico si consiglia di consultare lecorrispondenti pagine della guida in linea di Excel.Aprire la guida, e nella casella di ricerca liberadigitare come chiave di interrogazione il termineTendenza. Si apre così la pagina che descrive lafunzione. È anche raccomandabile consultare gliargomenti correlati che si raggiungono facendoclic sul link Vedere anche posizionato nella partesuperiore della pagina.

� La tabella dei dati storiciQualsiasi analisi di regressione si basa sulladisponibilità di una congrua serie di dati storici.La prima cosa da fare è impostare lacorrispondente tabella, che quando saràcompletata con i risultati servirà anche dariferimento per la realizzazione del grafico nellatabella Previsioni vendita che trovate nel CDGuida. Inserire nella zona D5:D16 i dati storici dicui si dispone, per esempio quelli relativi allevendite degli ultimi dodici mesi. Si noti che i valoridisponibili sono stati numerati da 1 a 12.

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versi da quelli che si sono ve-rificati nel periodo in cui è ma-turata la serie storica.Vale adire che se questa si riferiscead un periodo in cui si è regi-strata una crescita del merca-to, le previsioni non possonotenere conto, per esempio, diuna eventuale recessione inagguato.

Le regressioniLa tecnica utilizzata per estra-polare una previsione da unaserie di dati di vendita prevedeche questi vengano elaboratiin modo tale da ottenere unnuovo insieme di valori descri-ve una curva (cosiddetta di re-gressione), che approssimanel modo migliore l’andamen-to dei dati storici. A secondadel tipo di curva utilizzato siparla di regressione lineare,esponenziale, logaritmica, o dipotenza. Per esempio, esegui-re una analisi di regressione li-neare significa tracciare unaretta che approssima nel mi-gliore dei modi, come si dice-va, la curva dei dati storici. Si

individua così la tendenza delfenomeno, e se la retta vieneprolungata di un certo numerodi periodi oltre l’ultimo datostorico, si entra nel campo del-le previsioni. È ovvio, che l’at-tendibilità di una stima cosìeseguita dipende molto anchedal tipo di curva che viene divolta in volta utilizzata, ma, co-me vedremo nei prossimi capi-toli, è possibile valutare quelloche viene definito l’indice con-fidenza dell’analisi, e stabilirecosì quale tipo di regressionesia il più affidabile. Di seguitovi spieghiamo come eseguirepraticamene una previsioneutilizzando la funzione TEN-DENZA. Per una migliore com-prensione delle procedure siconsiglia di seguirne l’esposi-zione consultando le figuredella pagina a fianco, nonchédirettamente sul video cari-cando il modello esemplificati-vo che trovate nel CD Guida al-legato alla rivista.

L’analisiInserire nella zona B5:D16 i

dati storici di cui si dispone,per esempio quelli relativi allevendite degli ultimi dodici me-si. Si noti che i valori disponibi-li sono stati numerati da 1 a 12.Nella zona B17:B19 inserire ilnumero dei mesi ai quali si de-ve riferire l’analisi. Se, peresempio, vogliamo formulare leprevisioni dei tre mesi succes-sivi all’ultimo dato storico inse-riremo i valori da 13 a 15. A que-sto punto, evidenziare la zonaE17:E19, e inserire la formula=TENDENZA(D5:D16;B5:B16;B5:B19). Per acquisire l’espres-sione premere contempora-neamente la sequenza di tastiControl+Maiuscolo+Invio. Cosìfacendo la formula viene inse-rita come matrice, e nella zonaevidenziata compare una se-rie di valori che, interpretatagraficamente, restituisce unaretta rappresentativa della ten-denza dei nostri dati. A questopunto, in corrispondenza deimesi numero 13, 14, e 15 si leg-gono le previsioni relative aimesi di gennaio, febbraio, emarzo.

Realizzare il graficoUna volta eseguita l’analisi, i

risultati ottenuti possono es-sere interpretati in forma grafi-ca, consentendo così di avereuna panoramica più completadella situazione. Evidenziare lazona C5:E19, e realizzare il cor-rispondente grafico lineare. �

Regressione lineare e logaritmica

� REGR.LIN e REGR.LOGQueste due funzioni previsionali operano in modo abbastanza simile alla funzione TENDENZA, maconsentono di eseguire una regressione lineare e logaritmica calcolando i coefficienti delle equazionidelle corrispondenti curve di regressione. Per saperne di più sul loro utilizzo conviene consultare lerelative pagine della guida in linea di Excel. Accedere alla guida, e nella casella di ricerca digitare iltermine Regressioni, e selezionare le due funzioni fra gli argomenti che vengono individuati.

� La proceduraSe la funzione Tendenza e altre funzioni previsionali non fosserodisponibili bisogna procedere alla loro installazione. Ecco comeoperare. Aprire il menu Strumenti e selezionare la voceComponenti aggiuntivi. Si determina così la visualizzazione di unbox. Nella finestra centrale spuntare la casellina accanto alla voceStrumenti di analisi, quindi premere il pulsante OK perdeterminarne il caricamento. Se tali funzioni, però, non sono stateinstallate unitamente ad Office, bisognerà reinstallarle.

Gli strumenti di analisi

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Grafici in tempo realeEcco comerealizzare unaanalisi grafica di regressionepartendodalla curva dei dati storici

Nel capitolo precedente ab-biamo visto come realiz-zare un’analisi previsio-

nale numerica, che poi è statavisualizzata in forma grafica.Ma si può fare di più, realiz-zando direttamente il graficoche compendia la curva di re-gressione, le previsioni, e i da-ti storici, partendo da questiultimi. In questo caso, fra l’al-tro, la tabella su cui ci si basasi limita a sole due colonne:quella dei nomi dei perioditemporali da prendere in con-siderazione (anni, mesi, setti-mane, o giorni), e i corrispon-denti valori storici.

La proceduraImpostata la tabella traccia-

re il corrispondente grafico,quindi fare clic destro su unqualsiasi punto della curva deidati storici. Così facendo, sidetermina l’evidenziazionedella curva stessa e la com-parsa di un menu in cui si sele-ziona la voce Aggiungi linea ditendenza. Viene così visualiz-zata una maschera a due sche-de. Nella prima si seleziona iltipo di analisi da eseguire, fa-cendo clic sulla corrisponden-te icona. Le analisi previste so-na sei, e precisamente: regres-sione lineare, logaritmica, poli-nomiale, esponenziale, di po-tenza, e media mobile. Se siesegue una media mobile biso-gna specificarne il periodo,mentre nel caso della regres-sione polinomiale è prevista ladichiarazione del grado dellacurva da utilizzare. Per chi nonlo ricordasse, il grado di unacurva è pari all’esponente piùalto che figura nella corrispon-dente equazione. Vale anchela pena di osservare che le re-gressioni di potenza ed espo-nenziali non sono disponibili

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Quattro analisi previsionali

� Regressione logaritmicaÈ una tipica curva di crescita caratterizzata daincrementi piuttosto ampi. In questo caso, lacurva di tendenza è l’interpretazione grafica diuna equazione logaritmica del tipo Y = c Ln X + b,dove c e b sono due costanti, e Ln sta perlogaritmo naturale (quelli in base neperiana, tantoper intenderci). Questa analisi, come quella diregressione lineare, può essere condotta anchesu serie storiche che contengono valori nulli onegativi.

� Regressione polinomialeInserisce una linea di tendenza polinomiale ocurvilinea. L’equazione della curva di regressioneè del tipo: Y = b + c1 X + c2 X2 + c3 X3 + … c6 X6.Il grado della curva, che coincide con il valoredell’esponente più alto che vi figura, si impostanella casellina a fianco dell’icona rappresentativa.Si possono condurre regressioni polinomiali digrado non superiore al sesto. Ovviamente, il gradopiù basso è il secondo.

� Regressione esponenzialeAnche in questo caso la linea di tendenza è unatipica curva di crescita che fa registrareincrementi di ordine esponenziale. La equazionerappresentativa è del tipo Y = c ebX, dove c e bsono i coefficienti di regressione esponenziale,mentre e rappresenta la base dei logaritminaturali neperiani. La regressione esponenzialenon può essere eseguita su serie storiche checontengano valori nulli o negativi. In questo casola corrispondente icona è disattivata.

� Regressione lineareÈ la più nota, e considerando la sua tipologia si presta bene di solito per eseguire analisiprevisionali su serie di dati storici caratterizzati daun trend lineare. Come si può notare l’equazionedella curva di tendenza è quella canonica dellaretta: Y=aX+b. Nel nostro caso l’indice diconfidenza dell’analisi è pari a 0,9 circa, quindipiuttosto alto. I periodi di previsione sono tre, e i dati stimati si leggono in loro corrispondenzasull’asse delle Y.

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se i dati storici contengono va-lori nulli o negativi. A questopunto, se si preme il pulsanteOK viene condotta l’analisi evisualizzata la linea di tenden-za, ma non sono presenti datiprevisionali. Per eseguire delleprevisioni bisogna attivare lascheda Opzioni, e specificarenella casella Futura della sezio-ne Previsione il numero di pe-riodi da prendere in conside-razione.

Denominare la curvaNella legenda del diagram-

ma che viene visualizzato, allacurva di tendenza è assegnatoun nome generico che ne iden-tifica la natura (per esempio, li-neare, polinomiale, e così via).È però possibile assegnarle unnome personalizzato. Ecco co-me si fa. Accedere alla schedaOpzioni, e togliere la spunta al-la voce Automatico, quindi di-gitare il nome personalizzatonella casella omonima.

L’indice di confidenzaNel capitolo precedente ab-

biamo affrontato il problemadella affidabilità della analisi inrelazione al tipo di regressioneche si utilizza. Tale valutazioneè possibile confrontando i va-lori di uno speciale coefficien-te associato ad ogni curva. An-che in questo caso, però, laraccomandazione è semprequella di valutare attentamen-te i risultati ottenuti alla lucedella propria esperienza. Inpratica, basta eseguire diversitipi di analisi di regressionesui medesimi dati storici, quin-di confrontare i valori dei sud-detti coefficienti. Tale valorepuò venire visualizzato all’in-terno del grafico se si spunta lacasella Visualizza R al quadra-to nella sezione inferiore dellascheda Opzioni. R al quadratoè un valore che oscilla nell’in-tervallo –1 e 1, e l’analisi è tan-to più affidabile quanto più ta-le valore si avvicina agli estre-mi dell’intervallo. Così, se suglistessi dati storici sono statecondotte un’analisi lineare epolinomiale i cui R al quadratosono rispettivamente 0,81 e0,91, l’analisi polinomiale èquella che dà la maggiore affi-dabilità. Nel piano del grafico èpossibile anche visualizzarel’equazione della curva di re-gressione che si utilizza. In talcaso, nella sezione inferioredella scheda Opzioni bisognaspuntare la voce Visualizza l’e-quazione sul grafico. �

Tracciare le linee di tendenza� La proceduraFare clic destro sulla curva dei dati storici, e nelmenu che si apre selezionare la voce Aggiungilinea di tendenza. Viene così visualizzata unamaschera a due schede. Nella prima si selezionail tipo di analisi da eseguire, facendo clic sullacorrispondente icona. Le analisi previste sona sei,e precisamente: regressione lineare, logaritmica,polinomiale, esponenziale, di potenza, e mediamobile. Vale anche la pena di osservare che leregressioni di potenza e esponenziali non sonodisponibili se i dati storici contengono valori nullio negativi.

� La scheda delle opzioniVi si accede dalla maschera che viene visualizzataquando si lancia la procedura che gestiscel’esecuzioni di una analisi. In particolare,consente di specificare il numero di periodiprevisionali, di assegnare alla curva di tendenzauna denominazione personalizzata, di visualizzarel’equazione corrispondente a quest’ultima, e dicalcolare l’indice di affidabilità dell’analisi. Perrichiedere la visualizzazione di queste due ultimeinformazioni si spuntano le corrispondenti casellein calce alla scheda.

� Equazioni e indici di affidabilitàL’equazione che descrive la curva di tendenzautilizzata per eseguire l’analisi può esserevisualizzata nel piano del grafico risultante.L’equazione si presenta sotto forma di unatradizionale etichetta. Per richiedere lavisualizzazione della suddetta equazione bisognaspuntare la casella Visualizza equazione in calcealla scheda delle opzioni. Per richiedere il calcolodell’indice di affidabilità, invece, bisogna spuntareil checkbox Visualizza R al quadrato sul grafico.

� Per avere aiutoAl fine di documentarsi opportunamentesull’utilizzo delle opzioni previste per le analisigrafiche di regressione si consiglia di consultarele corrispondenti pagine della guida in linea diExcel. Aprire la guida, e nella casella di ricercalibera digitare come chiave di interrogazione Lineedi tendenza. Nella pagina corrispondente al primoargomento individuato fare clic sulla icona che visi trova. Si apre così una nuova pagina in cui sonoelencati i link alle pagine descrittive delle varieanalisi.

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Le proiezioni di venditaCome realizzare un modello per eseguireprevisioni divendita inserendosemplicementei dati di cui si dispone

In questo capitolo vedremocome impostare una sempli-ce applicazione che consente

di elaborare una serie storicadi dati vendita con le tecnichedella regressione lineare, perrealizzare una proiezione a tremesi. Nella fattispecie ci av-varremo delle funzioni TEN-DENZA e REGR.LIN, la cui dina-mica operativa è stata descrit-ta nelle pagine precedenti diquesta dispensa.

La struttura del modelloIl nostro modello si articola

in due fogli di lavoro. Nel pri-mo opera la funzione TENDEN-ZA. In pratica, si inseriscono 12dati storici ed i nomi dei corri-spondenti mesi (o dei perioditemporali che si vogliono ela-borare), nella zona a sfondoverde di una tabella, ed auto-maticamente vengono calcola-ti i valori della relativa curva ditendenza, e le previsioni a tremesi. I risultati sono visualiz-zati nella zona E9:E23.

I dati ospitati nella zonaC9:E23 della tabella vengonopresi come riferimento per rea-lizzare il grafico che interpretal’analisi condotta, che si ag-giornerà ogni volta che si inse-riscono nuovi dati.

Si possono così eseguire tut-te le analisi che si desiderano,e leggere sulla curva di ten-denza, in corrispondenza deitre periodi proiettati, le stimedesiderate.

Ancora una volta, ripetiamoche i risultati devono essereinterpretati criticamente, dalmomento che rappresentanodelle semplici indicazioni ditendenza, e non dei valori as-

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Utilizzare la funzione TENDENZA

� La funzione TENDENZAEvidenziare la zona E9:E23, e inserire la formula=TENDENZA(D9:D20;B9:B20;B9:B23. A questopunto, premere i tasti Control+Maiuscole+Invioper acquisire la formula in modalità matriciale.Così facendo, nella zona evidenziata vengonovalorizzati i punti della curva di tendenzacomprensiva delle proiezioni di tre perioditemporali oltre l’ultimo dato storico di cui sidispone. I suddetti valori rifletteranno in temporeale tutte le modifiche apportate ai dati storici.

� Creare il graficoI dati storici e i risultati dell’analisi di regressionepossono essere presi come riferimento perinterpretare graficamente l’analisi. Evidenziare lazona C9:E23, fare clic sull’icona della barrastrumenti che gestisce la realizzazione dei grafici,e nella galleria di questi ultimi optare per larappresentazione lineare, selezionando la primadelle varianti proposte. Quando si conduce unanuova analisi modificando i dati storici dellatabella il grafico la interpreterà in tempo reale.

� Le etichette valoriPer valorizzare i punti della curva di tendenza alfine di quantificare opportunamente i valori incorrispondenza dei mesi per i quali si voglionoavere le previsioni, se ne può richiederel’etichettatura. Fare clic destro sul grafico, e nelmenu contestuale al clic optare per la voceOpzioni grafico. Nella maschera cui si accedeattivare la scheda Etichette, e spuntare il bottoneaccanto alla voce Mostra valori. Facendo clic suuna etichetta, tutte le altre vengono evidenziate, esi può assegnare loro il formato opportuno.

� La tabella dei dati storiciLa tabella dei dati storici si articola in tre colonne.Nella prima si inseriscono i numeri ordinali deimesi (compresi quelli da proiettare). Il numero 1non corrisponde necessariamente al mese digennaio, ma semplicemente al primo mese dellaserie storica. I dati da elaborare possono essereinseriti solo nella zona colorata in verde. Inpratica, non è possibile modificare la primacolonna della tabella, ne inserire dati nella zonarossa.

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soluti. In ogni caso, costitui-scono pur sempre un validopunto di riferimento.

Nel secondo foglio di lavoro,

invece, viene realizzata unaanalisi di regressione lineare,costruendo la curva rappre-sentativa punto per punto. In

altre parole, tramite la funzio-ne REGR.LIN si calcolano icoefficienti della equazionerappresentativa, quindi si im-

posta quest’ultima a fianco deivalori storici.

La sua valorizzazione espri-me i valori dei punti in cui si ar-ticola la curva di regressione li-neare.

Anche in questo caso il gra-fico che complementa oppor-tunamente l’analisi esprime intempo reale i risultati della me-desima.

La regressione lineareImpostare la tabella con i

dati storici, evidenziare la zonaE9:E23, ed inserivi la formula=TENDENZA(D9:D20;B9:B20;B9:B23).

A questo punto, premerecontemporaneamente i tastiControl+Maiuscole+Invio per in-serirla in modalità matriciale.Vengono così visualizzati i va-lori rappresentativi della curvadi tendenza e le stime previ-sionali.

A questo punto, evidenziarela zona C9:E23 e realizzare ilcorrispondente grafico. Per vi-sualizzare le etichette valoridella curva di tendenza, fareclic destro su di essa, e nelmenu contestuale al clic opta-re per la voce Formato dato.Nella maschera cui si accedeattivare la scheda Etichette da-ti, e spuntare il bottone accan-to alla voce Mostra valori.

Utilizzare la funzione di ExcelREGR.LIN

Gli stessi risultati, per altravia, si possono ottenere conREGR.LIN. Impostata la tabelladati selezionare le due cellecontigue D29 e E29, quindi in-serire la formula =REGR.LIN(D9:D20;B9:B20;1) in modalitàmatriciale premendo contem-poraneamente i tasti Con-trol+Maiuscole+Invio.

Nelle due celle vengono vi-sualizzati i coefficienti dell’e-quazione lineare di regressio-ne. Nella cella E9 inserire l’e-spressione =$D$29*B9+$E$29e replicarla sino alla posizioneE23 compresa. Vengono cosìvisualizzati i valori della curvadi regressione, e le stime per itre periodi previsti.

A questo punto, realizzare ilgrafico interattivo prendendocome riferimento la zona datiC9:E29. Per favorire la letturadelle proiezioni fare clic de-stro sulla curva di regressione,selezionare la voce Formato se-rie dati, e nella maschera che siapre accedere alla scheda Op-zioni e spuntare la voce Lineedi proiezione. �


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Usare la funzione REGR.LIN� I coefficienti di regressioneImpostata la tabella dati selezionare le due cellecontigue D29 e E29, quindi inserire la formula inmodalità matriciale premendocontemporaneamente i tastiControl+Maiuscole+Invio. Nelle due celle vengonovisualizzati i coefficienti dell’equazione diregressione. Tali valori serviranno per impostarel’equazione di regressione, che verrà replicata afianco dei dati storici per calcolare i valori dellacorrispondente curva.

� Impostare l’equazioneNella cella E9 inserire l’espressione=$D$29*B9+$E$29 e replicarla sino allaposizione E23 compresa. Vengono cosìvisualizzati i valori della curva di regressione, e lestime per i tre periodi previsti. A questo punto,realizzare il grafico interattivo prendendo comeriferimento la zona dati C9:E23. Per propiziare lalettura delle proiezioni fare clic destro sulla curvadi regressione, selezionare la voce Formato seriedati, e nella maschera che si apre accedere allascheda Opzioni e spuntare la voce Linee diproiezione.

� Creare il graficoEvidenziare la zona C9:E23, fare clic sull’iconadella barra strumenti che gestisce la realizzazionedei grafici, e nella galleria di questi ultimi optareper la rappresentazione lineare, selezionando laprima delle varianti proposte. Se si voglionovisualizzare le etichette che valorizzano i puntidella curva di regressione bisogna operare comenel caso descritto in precedenza

� Le linee di proiezionePer propiziare la lettura delle proiezioni fare clicdestro sulla curva di regressione, selezionare lavoce Formato serie dati, e nella maschera che siapre accedere alla scheda Opzioni e spuntare lavoce Linee di proiezione. Così facendo vengonotracciate automaticamente delle linee verticaliche congiungono i punti significativi della curva diregressione con i corrispondenti periodi temporalistaccati sull’asse delle X

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Medie, massimi, minimi e conteggiConsigli e regoleper utilizzare al meglio alcunesemplici funzionistatistiche il cuiimpiego è moltofrequente

F ra le analisi statistiche siannoverano anche sempli-ci elaborazioni come, per

esempio, calcolare una media,un massimo, un minimo, o piùsemplicemente eseguire il con-teggio degli elementi in cui siarticola una lista. Anche in que-sto caso Excel propone funzio-ni dedicate che consentono dioperare correttamente nellepiù disparate situazioni. In cer-ti casi, infatti, se non si utilizzala funzione appropriata, i risul-tati poterebbero essere impre-vedibili. Conviene fare subitoun esempio pratico. Immagi-niamo di dover eseguire la me-dia dei dati ospitati in una zonaarticolata in cinque celle(B5:B9), delle quali, però, duecontengono il valore logicoFALSO (che Excel interpretanumericamente come 0). Bene!A seconda di quello che si vuo-le ottenere bisogna utilizzare lafunzione MEDIA, oppure la fun-zione MEDIA.VALORI. La primase vogliamo ignorare i valori lo-gici, la seconda, invece, se vo-gliamo tenerne conto. Infatti leespressioni =MEDIA(B5:B9) e=MEDIA.VALORI(B5:B9), resti-tuiscono rispettivamente 20 e12. E ancora, nel momento incui si intende fare il conteggiodegli elementi di una lista biso-gna poter discriminare fra va-lori testuali, numerici, o cellevuote. Lo si può fare dal mo-mento che si hanno a disposi-zione tre versioni della funzio-ne di conteggio. La funzioneCONTA.NUMERI conteggia lesole celle di una lista che ospi-tano valori numerici, la funzio-ne CONTA.VALORI tiene contodelle sole celle non vuote o checontengono valori numerici,mentre la funzione CONTA.VUOTE elabora le sole cellevuote dell’intervallo. �

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Qualche esempio pratico

� Le funzioni di conteggioIl conteggio degli elementi di una lista può esserefatto utilizzando tre funzioni diverse. La funzioneCONTA.NUMERI conteggia le sole celle di una listache ospitano valori numerici, la funzioneCONTA.VALORI tiene conto delle sole celle nonvuote o che contengono valori numerici, mentre lafunzione CONTA.VUOTE conteggia le sole cellevuote dell’intervallo. Per esempio, l’espressione=CONTA.VUOTE(B11:B19) restituisce 2 perchétante sono le celle vuote che si trovano nella lista.

� Massimi e minimiLe funzioni per il calcolo di massimi e minimi sipresentano in due versioni, in modo da potertenere conto, se necessario, della presenza dieventuali valori logici o testuali. La dinamicaoperativa è analoga a quella delle funzioni per ilcalcolo delle medie. Per esempio, l’espressione=MIN(B22:B26) vale 10 perché non tiene contodel fatto che nell’intervallo elaborato è presente ilvalore logico VERO, che viene considerato ugualea 1, mentre la formula =MIN.VALORI(B22:B26)restituisce 0, perché si tiene conto del valoretestuale Non Classificato (pari a 0).

� Per saperne di piùPer saperne di più sulle funzioni trattate nelpresente capitolo, e sulla dinamica operativa diquelle disponibili nella libreria di Excel, vale lapena di consultare la guida in linea. Aprire laguida, e nella casella di ricerca libera digitare divolta in volta le chiavi CONTA, MEDIA, MAX, MIN.Accedere alle pagine di aiuto relative agliargomenti ad esse pertinenti che vengonoindividuati, e riferirsi in particolare agli esempipratici di utilizzo.

� Le medie sotto controlloQuando si deve eseguire la media sui valoriospitati in un elenco si hanno a disposizione dueversioni della funzione PMEDIA. Riferendoci allafigura, se si vuole tenere conto anche dei valorilogici FALSO che sono presenti nell’intervalloanalizzato, bisogna utilizzare l’espressioneMEDIA.VALORI(B5:B9), mentre se tali elementidevono essere ignorati si ricorrerà semplicementealla funzione MEDIA. Si utilizzerà ancoraMEDIA.VALORI per tenere conto di eventuali valoritestuali (considerati pari a 0).

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Come calcolare e analizzare il break even pointdel lancio di unprodotto. Seguite con noi passo-passola procedura grazieal foglio elettronicoche trovate nel CD Guide

Quando si pianifica il lan-cio di un prodotto, o sipresenta un progetto,

non si può prescindere dalladeterminazione del corri-spondente punto di pareg-gio, al fine di individuare gliobiettivi che si devono co-munque raggiungere affin-ché il bilancio della iniziativasi presenti in equilibrio.

In altre parole, si tratta distabilire una soglia che rap-presenta il punto oltre il qua-le si comincia a fare profitto,e che nel gergo degli addettiai lavori viene definito break

even point, o più familiar-mente bep. Facciamo subitoun esempio.

Immaginiamo che unaazienda operante nel settorecosmetico decida di lanciareun nuovo profumo. In questocaso, calcolare il punto dipareggio significa determina-re quante confezioni se nedevono vendere per assorbi-re i costi fissi e di produzionelegati al suddetto lancio. Èchiaro che una volta rag-giunta tale soglia, il marginedi guadagno legato alla ven-dita di ogni pezzo porterà fi-

nalmente profitto. I principidi questa analisi sono tal-mente generali che la si puòapplicare agli scenari più di-sparati. Dal classico esempiodel lancio di un nuovo pro-dotto alla valutazione dellaconvenienza di ammoderna-re un impianto, o di sostituirela stampante laser dell’uffi-cio. A questa dispensa è as-sociato un modello (Punto dipareggio.xls nel CD Guida, se-zione Guide Pratiche) per se-guire più da vicino le proce-dure descritte. �

Alberto Nosotti

Le analisi tabellari

- Quantificare i costi e i ricavi p. 144

- Formattazione condizionale dei risultati p. 145

Realizzazionedel grafico

- Scegliere il tipo di diagramma p. 148

- Personalizzazione del grafico p. 148

43L’analisi delpunto di pareggio

- Un po’ di teoria p. 140- Le formule di calcolo p. 141- Excel e il punto di pareggio p. 141

Impostare ilmodello di calcolo

- La struttura del modello p. 142

- Utilizzo del modello p. 142- Analisi grafica p. 143

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Excel 2002: calcolointerattivo e analisi grafica

del punto di pareggio

I temi delle dispense:

Aprile 2003 (nel CD):- Excel: analisi del fatturato econtrollo dei pagamenti

- Word: personalizzare unalettera commerciale standard

Maggio 2003:- Excel: analisi grafica del puntodi pareggio

- Word: impaginare e stamparel’indirizzo di una bustacommerciale

Prossimamente:- Excel: utilizzare le funzionistatistiche

- Outlook: gestire gli impegni

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L’analisi del punto di pareggioIn questo capitoloanalizziamoin dettaglio le tecniche per il calcolo del breakeven point

Le tecniche di analisi delpunto di pareggio si basanosu due concetti fondamen-

tali della contabilità industria-le, chiariti i quali la dinamicadelle elaborazioni diventa in-tuitiva. Ci riferiamo ai costi fissi,e ai costi variabili. Ne analizze-remo l’impatto sui risultati diuna analisi che si riferisce adun esempio pratico: il lancio diun nuovo profumo.

Il risultato, nella fattispecie,è il numero di pezzi che devo-no essere venduti per raggiun-gere il famoso punto di pareg-gio, che tradotto nel corri-spondente giro di affari, si ma-terializza nel fatturato da con-seguire per assorbire i costi fis-si e variabili del progetto. Ognipezzo in più che viene vendutoal di là della suddetta sogliacontribuisce, invece, a rendereprofittevole l’iniziativa.

Costi fissi e variabiliMa ritorniamo al nostro pro-

blema, e in particolare all’ana-lisi delle componenti finanzia-rie in cui si articola. Abbiamo ache fare, come si diceva, condei costi fissi, indipendenti daivolumi di produzione, che si ri-feriscono al costo degli im-pianti, della ricerca, della pub-blicità, e così via, e con dei co-sti variabili che dipendono, in-vece, dalle quantità prodotte(materie prime, imballi, equant’altro).

Il punto di pareggioA questo punto, se indichia-

mo con P il punto di pareggioespresso in pezzi, dal momen-to che quando lo si raggiunge iricavi uguagliano i costi, vale larelazione:(P * Costi variabili unitari) +Costi fissi = P * Prezzo di ven-dita unitario

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Costi fissi, variabili e prezzi vendita

� Tabella dei costi fissiI costi fissi sono quelli che devono esserecomunque sostenuti, e sono indipendenti da come si evolve il progetto. In altre parole, nel caso del lancio di un nuovo prodotto sonoindipendenti dal numero di pezzi che verrannofabbricati. Nel caso del lancio di un nuovoprofumo sono, per esempio, la pubblicità, i costi di ricerca e sviluppo, i costi degli impianti,degli immobilizzi in genere e così via. Vengonoelencati in una tabella e se ne calcola il totale.

� Tabella dei costi variabili unitariNel nostro caso, sono quelli che variano con il numero delle confezioni di profumo prodotte. Si identificano, quindi, con il costo delle materieprime, del packaging, dell’energia, della manod’opera, e così via. Anche in questo caso si calcola il totale delle singole voci. Variandone il peso, oppure procedendo ad aggiunte o eliminazioni si valutano gli impatti sul punto di pareggio di eventuali modifiche allecaratteristiche del prodotto.

� Definizione del prezzo di venditaIl prezzo di vendita si può calcolare aumentando i costi variabili di un valore pari al margine dicontribuzione che si vuole realizzare. Si aggiungecosì all’analisi un nuovo elemento di sensitività.Infatti, aumentando o diminuendo il ricarico, il break even point diminuisce o aumentarispettivamente. Le informazioni che si ottengonosi rivelano preziose per pianificare gli impegni e le risorse da dedicare alle campagne di vendita,nonché per verificare l’impatto di offertepromozionali.

� Rendere più sensibile l’analisiGrazie ad Excel è possibile rendere più sensibileun’analisi del punto di pareggio. Infatti, anzichéinserire direttamente i singoli parametri di costonella formula di calcolo, conviene prelevarli cometotale delle voci in cui si articolano. Tali vocipossono essere variate per simulare i piùdisparati scenari operativi. Ogni variazione omodifica apportate vengono immediatamenteinterpretate sia a livello numerico che a livellografico. Si possono così condurre numeroseanalisi in pochissimo tempo.

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che può anche essere così im-postata:Costi fissi = P * (Prezzo di ven-dita unitario – Costi variabili

unitari).Se ora risolviamo la nuova

espressione in funzione delpunto di pareggio P otteniamo

la formula che ci consente dicalcolarlo:P = Costi fissi / (Prezzo di ven-dita unitario – Costi variabili

unitari)Dove la differenza in paren-

tesi rappresenta il cosiddettomargine di contribuzione unita-rio del prodotto, vale a dire l’u-tile (al lordo dei costi fissi) chesi realizza dalla vendita di unsingolo pezzo.

A questo punto, possiamoapplicare la formula ad una si-tuazione caratterizzata dai se-guenti parametri: costi fissi pa-ri a 100.000 euro, costi variabi-li che ammontano a 4 euro, eprezzo di vendita unitario delprodotto fissato a 6 euro. Il ri-sultato è il seguente:Punto di pareggio = 100.000 / 2= 50.000 pezzi

Vale a dire che devono esse-re vendute 50.000 confezioni diprofumo prima che la nuova li-nea di prodotto possa produr-re profitto.

Excel e il break even pointTrasponendo su un foglio

elettronico l’analisi del puntodi pareggio è possibile esten-derne notevolmente le poten-zialità, e in particolare ren-derla interattiva simulandodiversi scenari operativi, perfacilitare il processo decisio-nale.

Facciamo un esempio prati-co. Il semplice calcolo delpunto di pareggio si riduce aduna semplice divisione, per laquale non sarebbe il caso discomodare la potenza di Ex-cel, ma la musica cambia seconsideriamo che ci si può av-valere della interattività pro-pria di uno spreadsheet perdefinire il mix ottimale di costifissi, costi variabili, e prezzodi vendita.

Analisi di sensitivitàInvece di inserire semplice-

mente tali valori nella formuladi calcolo, li preleveremo da al-trettante tabelle in cui vengo-no esplosi i componenti deisuddetti valori.

A questo punto, se analiz-ziamo gli elementi in cui si ar-ticolano le variabili, si potran-no ipotizzare gli scenari ope-rativi più disparati semplice-mente variandone il peso. Co-sì, per esempio, sarà possibi-le valutare in tempo realel’impatto sul punto di pareg-gio di un ritocco alla compo-sizione del prodotto, di unmiglioramento della confe-zione, di una variazione delprezzo di vendita, e così via.Insomma, decidere diventapiù facile. �

Calcolare il break even point

� Denominare celle e zoneRicapitoliamo sinteticamente le sempliciprocedure da seguire. Evidenziare la cella o la zona da denominare, aprire il menu Inserisci,selezionare la voce Nome, e nel corrispondentesottomenu optare per Definisci. Nella mascherache viene visualizzata digitare il nome daassegnare nella casella dedicata. Premere OK peracquisirlo. Un’alternativa consiste nell’evidenziarela cella o la zona da denominare, dopodiché se ne digita il nome nella finestrella sopra la lettera A della prima colonna del foglio.

� Impostare la formulaIl calcolo del punto di pareggio viene eseguitoimpostando una formula in cui non si indicanodirettamene i valori delle variabili coinvolte, ma inomi delle celle che ospitano i totali delle singolevoci in cui si articolano le suddette variabili. Ladenominazione non è obbligatoria ma semplifical’impostazione della formula. La denominazionedelle celle si impone, però, nel momento in cui sivolesse procedere allo sviluppo di macro perautomatizzare il modello.

Analisi grafica del punto di pareggio

� Interpretando graficamente l’analisi del punto di pareggio, con un semplice esame visivo si possonotrarre conclusioni di massima, o immaginare strategie alternative da verificare con una nuova analisi. Le procedure per la realizzazione del diagramma sono descritte nelle pagine successive.

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Come impostare il modelloEcco comerealizzare untemplate per ilcalcolo del puntodi pareggio edeseguire larelativa analisigrafica

Come abbiamo anticipatonelle pagine precedenti,valorizzare semplicemen-

te la formula del bep è limitati-vo, dal momento che quelloche può interessare al respon-sabile del progetto è soprat-tutto la dinamica di quest’ulti-mo alla luce di possibili scena-ri operativi.

Proprio per questo è statoideato l’artificio di rendere in-terattivo il calcolo delle varia-bili di costo da utilizzare nel-l’espressione, analizzando glielementi in cui si possonoscomporre. Il nostro modello,pertanto, si articola nelle tretabelle che si incaricano dellasuddetta analisi, e in una se-zione in cui viene valorizzata laformula del punto di pareggio.Il risultato, ovviamente, si ag-giornerà in funzione di qual-siasi modifica che viene ap-portata agli scenari descrittinelle tabelle. Ma c’è di più, in-terpretando graficamente l’a-nalisi, è possibile, con un sem-plice esame visivo, valutare in-terventi di aggiustamento oimmaginare nuove strategie.

Per questo, la semplice ana-lisi del bep è opportunamentecompletata da un diagrammache la descrive in tempo reale.Il supporto grafico interattivoè un prezioso strumento checonsente, per approssimazio-ni successive, di immaginarerapidamente soluzioni alter-native. La realizzazione delgrafico, per problemi che ap-pariranno chiari nel momentoin cui vi porremo mano, è rela-tivamente complicata e richie-de una trattazione particola-reggiata. In questo capitolo, in-vece, ci occuperemo delle ta-belle delle voci di costo, cheimposteremo sulla falsariga

La struttura� L’interfacciaIl modello si articola in due fogli di lavoro. Il primone rappresenta l’interfaccia, e ospita le tabelleche analizzano nei dettagli le voci in cui siarticolano le variabili che influenzano l’analisi.Inseriti i dati viene calcolato il punto di pareggio(in pezzi) e interpretata visivamente lacorrispondente analisi. Dal momento che nellaformula di calcolo del punto di pareggio figurano i totali delle varie voci di costo, si possonocondurre simulazioni variando il peso di queste.

� Il foglio datiIl secondo foglio in cui si articola il modello èdedicato ai dati da cui prende origine il grafico. La tabella non è statica, ma dinamica, nel sensoche varia automaticamente per interpretare nelmigliore dei modi l’analisi che viene condotta. Lasua impostazione è descritta nel prossimocapitolo. In pratica, è strutturata in modo tale che il punto di pareggio cada sempre al centrodell’intervallo in cui viene rappresentata l’analisigrafica.

Utilizzare il foglio elettronico del CD Guida� Inserire i datiL’utilizzo del foglio elettronico che trovate nel CDGuida è semplicissimo. Basta inserire i valori chequantificano le varie voci in cui si articolano le trevariabili di costo, per calcolare il corrispondentepunto di pareggio. Contemporaneamente, vienecreato il relativo grafico. Per condurre l’analisibisogna inserire almeno un dato nelle tre tabelle.Se non sono presenti valori nelle tabelle dei costivariabili e del prezzo di vendita viene visualizzato ilmessaggio relativo alla divisione con divisorenullo.

� Simulare nuovi scenariUna volta condotta la prima analisi si possonosimulare i più disparati scenari operativimodificando opportunamente i pesi delle varievoci in cui si articolano le variabili di costo. Ad ogni modifica corrisponde un nuovo punto di pareggio e, ovviamente, una nuovacorrispondente interpretazione grafica. È così possibile procedere rapidamenteall’esecuzione di numerose analisi, nonchétestare le più disparate strategie per la gestionedel progetto.

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dell’esempio relativo al lanciodi un nuovo profumo.

La tabella dei costi fissiQuesti costi sono quelli che,

come si diceva, sono indipen-denti dal numero di pezzi pro-dotti, vale a dire che rappre-sentano il totale di tutti gli one-ri che devono essere comun-que sostenuti, e il cui ammon-tare resta tale indipendente-mente dal fatto che si produ-cano dieci o diecimila confe-zioni del nostro profumo.

Ovviamente, la loro analisidipende da situazione a situa-zione, pertanto la tabella che lielenca prevede voci generaliz-zate, nonché spazi vuoti peraggiungerne altri anche in cor-so d’opera. Nel nostro caso sisono presi in esame i seguenticosti fissi: costo dell’impianto,pubblicità, ricerca e sviluppo,nonché una voce Varie in cui siraggruppano altri elementi.

Inoltre, si è considerata lapossibilità di aggiungere altrenove voci. In ogni caso, questoè solo un esempio, e la tabellapuò essere complessa quantosi vuole dal momento che quel-lo che interessa è il totale del-le voci. Alla cella che contieneil totale delle varie voci è statoassegnato il nome Costi_fissi.Poiché il nome è composto, lospazio è stato sostituito conun underscore.

La tabella dei costi variabiliI costi variabili cambiano in

funzione dei pezzi prodotti, esono per lo più legati alla pro-duzione e alla distribuzione delprodotto. Abbiamo preso inconsiderazione i seguenti: ma-terie prime, packaging, manod’opera, energia, manutenzio-ne impianti, magazzinaggio, edistribuzione, prevedendo an-che in questo caso una voceVarie e la possibilità di inserirenuove voci. La cella che ospitail totale dei costi variabili è sta-ta denominata Costi_variabili.

Prezzo di vendita e bepIl prezzo di vendita viene de-

finito aggiungendo un ricaricoai costi variabili. Pertanto nel-le celle K27 e K28 si inserisco-no rispettivamente l’espres-sione =Costi_variabili, e il rica-rico previsto. Il bep, invece, sicalcola nella cella N28 sosti-tuendo alle variabili previstenella formula i nomi assegnatialle celle che le contengono. Lacella N28 è stata denominataBep. �


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Analisi grafica del “bep”� La struttura del graficoEcco come interpretare il grafico che descrivel’analisi. La linea blu parallela all’asse delle X(Pezzi) si riferisce ai costi fissi, e quella rossa allasomma dei costi fissi e dei costi variabili, mentrela linea gialla rappresenta il fatturato. La linea deicosti fissi è parallela all’asse X, perché,ovviamente, non varia con il numero di pezzi.L’incrocio della linea rossa con la gialla indical’uguaglianza fra costi e ricavi, e in suacorrispondenza si legge sull’asse X il punto dipareggio espresso in pezzi.

� Stime dei profittiOltre il punto di pareggio la curva dei ricavi superaquella dei costi, quindi si realizza un profitto. Il profitto si incrementa con l’aumentare dellevendite. È possibile stimarne l’ammontare infunzione della vendita di un certo numero di pezzi,valutando l’ampiezza del corrispondentesegmento staccato nell’area individuata dallalinea dei ricavi e da quella dei costi. Viceversa, in funzione del profitto che si vuole realizzare, si legge sull’asse X il numero di pezzi da vendere.

� Interventi sui costi variabiliIl grafico interpreta in tempo reale le modificheapportate alle tabelle delle variabili di costo. In particolare, se si agisce sui costi variabilidiminuendo il peso di una o più voci, ilcoefficiente angolare della corrispondente lineadiminuisce e la linea stessa tende a salire menorapidamente, con un conseguente arretramentodel punto di pareggio. Con questa analisi sipossono individuare, per esempio, le variazionidel punto di pareggio in funzione della qualità del prodotto.

� Interventi sul prezzo di venditaAumentando il prezzo di vendita, invece, aumentail coefficiente angolare della linea dei ricavi, e lalinea sale più rapidamente. In tal caso l’incrociocon la linea dei costi si verifica in corrispondenzadella vendita di un minor numero di pezzi, quindi il punto di pareggio diminuisce anche in questocaso. Avviene il contrario, quando il prezzo di vendita diminuisce. Si possono così valutare gli impatti di offerte speciali, oppure definire le strategie di vendita conseguenti ad eventualiaumenti di prezzo.

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Analisi numerica del punto di pareggioCome calcolarecorrettamente iricavi, i costivariabili, i costifissi e valutare icorrispondentiprofitti

Se vogliamo interpretaregraficamente l’analisi delbep, dobbiamo tracciare

nel piano cartesiano le curveche rappresentano l’andamen-to dei costi fissi, dei costi tota-li, e dei ricavi, in funzione delnumero di pezzi venduti. Senel punto in cui la curva dei ri-cavi incrocia quella dei costitotali (variabili + fissi) disegna-mo una perpendicolare, si leg-gerà sull’asse delle X il numerodi pezzi che devono esserevenduti per realizzare il pareg-gio fra costi e ricavi. Il proble-ma sarebbe banale se non cifossimo posti l’ambizioso tra-guardo di realizzare un graficoche rispecchia correttamentein tempo reale qualunque sce-nario ipotizzato. Infatti, poichéil punto di pareggio può varia-re notevolmente a secondadella grandezza delle variabiliin gioco, per studiare il loro an-damento bisogna di volta involta prendere in considera-zione un intervallo di pezzi al-l’interno del quale cada l’at-tuale bep.

L’obiettivo è quindi trovareun artificio che consenta la de-finizione automatica del sud-detto intervallo, in modo taleche il punto di pareggio cadasempre all’incirca nella suaparte mediana. Sarà così pos-sibile rappresentare corretta-mente qualsiasi situazione. De-finito l’intervallo basterà cal-colare i valori delle tre variabi-li in corrispondenza dei puntiche si trovano al suo interno,realizzando così la tabella dautilizzare come sorgente deldiagramma.

Definizione dell’intervalloInnanzitutto, bisogna stabi-

lire in quanti punti si deve arti-colare l’intervallo di studio.

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Definire l’intervallo e creare la tabella

� Calcolare i costi fissiAccanto alla prima cella dell’intervallo, in D10,digitare =Costi_fissi quindi replicare l’espressioneverso il basso sino alla posizione D29 compresa.Poiché Costi_fissi è il nome che è statoassegnato alla cella che contiene i totali di questiultimi, il corrispondente valore verrà replicato in corrispondenza di tutti i punti dell’intervallo di studio. Dal momento che si replica unaespressione che contiene esclusivamente un nome di cella non è necessario bloccare il riferimento in fase di copia.

� Calcolare i costi totaliQuesti costi sono la somma dei costi fissi e dei costi variabili che bisogna sostenere per la produzione di un certo numero di pezzi.Digitare nella cella E10 l’espressione=Costi_fissi+C10*Costi_variabili, quindi replicarlaverso il basso sino alla cella E29. In alternativa si può utilizzare l’espressioneD10+C10*Costi_variabili. Infatti tale formula fa riferimento ai costi fissi citando semplicementela coordinata della cella che ospita ilcorrispondente valore.

� Calcolare i ricaviIl ricavo lordo relativo alla vendita di una certaquantità di pezzi si ottiene, ovviamente,moltiplicando il numero di questi ultimi per ilcorrispondente prezzo di vendita ospitato nellacella denominata Prezzo dell’interfaccia delmodello (la cella K30, tanto per intenderci). In pratica, quindi, bisogna inserire in F10 laformula =C10*Prezzo, replicarla in basso sinoalla cella F29 compresa. A questo punto didispone di tutti i dati necessari per realizzare il grafico.

� L’intervallo di studioNella cella C10 inserire 0. Nella cella C11, invece,si digita l’espressione =BEP/10, mentre nellacella C12 si inserisce la formula =C11+BEP/10.In pratica, le tre celle contengono valori che siincrementano successivamente di un decimo delpunto di pareggio. A questo punto, se replichiamoil contenuto di C12 verso il basso, sino alla cellaC29 compresa, si ottiene l’intervallo desiderato.In corrispondenza dei suoi singoli valori siprocederà alla quantificazione delle variabili di costo.

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Nel nostro caso abbiamo opta-to per 20, facendo cadere ilpunto di pareggio nella suamezzeria. In pratica, quindi, ilprimo punto dell’intervallosarà 0, mentre l’ultimo si iden-tifica all’incirca con il doppiodel bep.

Per creare la corrisponden-te sequenza numerica, accede-re al foglio Analisi numericadel modello, e nella cella C10inserire 0. Nella cella C11, in-vece si digita l’espressione=BEP/10, mentre nella cellaC12 si inserisce la formula=C11+BEP/10. In pratica, le trecelle mostreranno valori che siincrementano successivamen-te di un decimo del punto dipareggio. A questo punto, sereplichiamo il contenuto diC12 verso il basso, la ventesi-ma cella conterrà un valoreche sarà pari circa al doppiodel bep, quindi quest’ultimocadrà a metà dell’intervallo.Proprio quello che si voleva ot-tenere. Adesso non ci restache quantificare le variabili dicosto in corrispondenza deivari punti dell’intervallo (nonsi dimentichi che stiamo par-lando di pezzi), quindi inter-pretare graficamente la corri-spondente tabella.

Costi fissiAccanto alla prima cella del-

l’intervallo, in D10, digitare=Costi_fissi quindi replicare l’e-spressione verso il basso sinoalla posizione D29 compresa.

Costi totali, ricavi, profittiI costi totali sono rappresen-

tati dalla somma dei costi va-riabili e dei costi fissi. Digitarenella cella E10 l’espressione=Costi_fissi+C10*Costi_variabi-li, quindi replicarla verso il bas-so sino alla cella E29. Per quan-to riguarda i ricavi invece, in-serire in F10 la formula=C10*Prezzo, e replicarla inbasso sino alla cella F29. Percompletare la tabella possia-mo calcolare i profitti che sirealizzano in corrispondenzadi un certo numero di pezzivenduti. Inserire nella cella G10la formula F10-E10, e replicarlasino a G29.

Si noti che all’inizio si ri-scontra una perdita, che vaperò diminuendo man manoche aumenta il numero di pezzivenduti. In occasione del puntodi pareggio la perdita si azzera,dopodiché si comincia a realiz-zare un profitto che aumentacon il numero dei pezzi. �

Profitti e formattazione condizionale� Calcolo dei profittiInserire nella cella G10 la formula F10-E10, ereplicarla sino a G29. Si noti che all’inizio siriscontra una perdita, che va però diminuendoman mano che aumenta il numero di pezzivenduti. In occasione del punto di pareggio la perdita si azzera, dopodiché si comincia arealizzare un profitto che aumenta con il numerodei pezzi. Per meglio evidenziare le zone di perditae di profitto, assegnando loro diverse colorazioni,si può ricorrere alla funzionalità di formattazionecondizionale

� Presentare le perdite in rossoEvidenziare la colonna Profitti, aprire il menuFormato, e selezionare la voce Formattazionecondizionale. Si accede così alla maschera chegestisce la procedura di formattazionecondizionale. Nella prima casella della sezioneCondizione 1 della maschera selezionare Il valoredella cella è, in quella a fianco selezionare Minoredi, e nell’ultima inserire il valore 0. Premere ilpulsante Formato e nella scheda Motivo dellamaschera dedicata assegnare lo sfondo rosso.

� Visualizzare i profitti in gialloPremere il pulsante Aggiungi. Viene così aggiuntauna appendice alla maschera principale. La procedura è sempre la stessa, pertanto bastaripetere le operazioni che sono state descritte al punto precedente. Nella fattispecie, però, nella scheda Motivo della maschera diformattazione optare per lo sfondo giallo chiaro.A questo punto premere il pulsante OK perconfermare le modifiche. Contestualmente alla pressione del pulsante si determina la colorazione degli sfondi delle celle.

� Il risultato finaleEcco come si presenta la colonna dei profitti dopoche è stata formattata condizionalmente al fine dipresentare le perdite su sfondo rosso, e i profittisu sfondo giallo chiaro. Si noti che il valore 0corrispondente al punto di pareggio rimane sufondo bianco. Volendo, sarebbe possibilevisualizzarlo su un altro sfondo. In pratica,bisogna premere il pulsante Aggiungi ospitatonell’appendice per inserire una nuova condizione,e seguire la procedura di assegnazione dellosfondo specificando la condizione di uguaglianzaa zero.

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Analisi grafica del punto di pareggioLa procedura per interpretaregraficamentele valutazioni sul break even point

Una volta creata la tabelladelle variabili possiamo fi-nalmente procedere all’a-

nalisi grafica del punto di pa-reggio, con i vantaggi che deri-vano dall’immediatezza dell’e-same visivo.

Ecco come operare. Acce-dere al foglio che ospita la ta-bella, evidenziare la zonaC10:F29, quindi, nella barra de-gli strumenti, fare clic sull’ico-na che lancia la procedura perla realizzazione dei grafici. Nel-la maschera che viene visua-lizzata selezionare il tipo digrafico XY, e la quinta delle va-rianti proposte nella finestra disinistra. Premere il pulsanteAvanti per passare alla fasesuccessiva, che prevede lascelta della modalità secondola quale interpretare i dati del-la tabella: fare clic sul bottoneColonne.

Procedere oltre. Nell’ultimamaschera richiedere che il gra-fico venga creato nel foglio dilavoro Analisi grafica.

Personalizzazione del graficoLa prima cosa da fare è pro-

cedere alla personalizzazionedelle tre curve rappresentatenel piano cartesiano.

Fare clic sulla linea relativaai costi fissi, e nel menu conte-stuale al clic optare per For-mato serie dati. Nella mascherache si apre accedere alla sche-da Motivo, e nella sezione Li-nea impostare lo spessore e ilcolore della linea.

Procedere nello stesso mo-do per personalizzare le altrelinee. Ed ora vediamo come al-lineare verticalmente i valoriche etichettano l’asse delle X.Fare doppio clic su uno di que-sti e nella maschera che si apreaccedere alla scheda Allinea-mento. Spostare l’indice gra-duato su 90 gradi quindi pre-mere OK. �

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Realizzare e personalizzare il grafico

� Righe o colonneIl grafico si presenta diversamente a seconda chei dati ospitati nella tabella sorgente venganointerpretati per righe o per colonne. Nellamaschera dedicata alla scelta della modalitàspuntare il bottone Colonne determinandol’anteprima della rappresentazione nella finestrasoprastante. Se si vogliono denominare le seriedati in modo da poter personalizzare unaeventuale legenda, accedere alla scheda Seriedella maschera per procedere alla lorodenominazione.

� PersonalizzazioneLa fase successiva prevede la personalizzazionedei vari elementi in cui si articola il grafico che èstato appena realizzato. La maschera chegestisce la procedura si compone di varie schede.Nella scheda Titoli si definiscono questi ultimi,digitando i corrispondenti testi nelle casellededicate. L’inserimento dei titoli viene monitoratoin diretta nella finestra di destra della scheda. Le altre schede si riferiscono alle griglie, allelegende, e ad altre opzioni di personalizzazione.

� Definire la posizione del diagrammaQuando si realizza un grafico, questo viene creatoper default nel foglio di lavoro da cui si lancia laprocedura. Nel nostro caso, quindi, poiché siamopartiti dal foglio che ospita la tabella di analisi,qui verrebbe visualizzato. Poiché il diagrammadeve essere posizionato nel foglio Analisi grafica,nell’ultima maschera che conclude la procedura sispunta il bottone Come oggetto in, e si specifica ilfoglio di lavoro nell’elenco a discesa che si trovaaccanto al bottone che è stato spuntato.

� Evidenziare i datiAccedere al foglio che ospita la tabella,evidenziare la zona C10:F29, quindi, nella barradegli strumenti, fare clic sull’icona che lancia laprocedura per la realizzazione dei grafici. Nellamaschera che viene visualizzata selezionare il tipodi grafico XY, e la quinta delle varianti propostenella finestra di sinistra. Premere il pulsanteAvanti per passare alla fase successiva cheprevede la scelta della modalità secondo la qualeinterpretare i dati della tabella.

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PC Open Aprile 2003128PC Open Aprile 2003128

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Excel:analisi

del fatturato e controllo dei pagamenti

Un database (o più sem-plicemente un archivio)può essere interpretato

in ambiente Excel per mezzodi una tradizionale tabella. Sideve solo avere l’accortezzadi assegnare a quest’ultimauna struttura particolare, pe-raltro semplicissima. A que-sto punto, avvalendosi di fun-zioni dedicate, se ne possonoesplorare i contenuti perestrapolare informazioni chesi riveleranno preziose pergestire al meglio il portafogliofatture di una piccola azien-da, di uno studio professio-nale, o di un artigiano. Conqueste pagine diamo inizioad una serie di corsi praticiche si prefiggono di propizia-re l’apprendimento delle fun-zionalità che operano nelleapplicazioni in cui si articola

Microsoft Office, non soloanalizzandole da un punto divista strettamente teorico,ma anche descrivendo comeutilizzarle per risolvere prati-camente molte delle proble-matiche che si presentanonella quotidianità dello svol-gimento del nostro lavoro. Inparticolare, in questa primadispensa vi spieghiamo co-me realizzare un modello checonsente di estrarre informa-zioni della più disparata na-tura da un archivio in cui so-no registrati gli estremi dellefatture emesse, e di presen-tarle in modo efficace e sinte-tico, complementandole an-che con opportune analisigrafiche. Con modifiche ap-propriate il modello può ge-stire le fatture che si riferi-scono a più anni fiscali. �

Utilizzando le funzioni database per analizzare un archivio cheregistra gli estremi delle fattureemesse si possono ottenere in temporeale preziose informazioni. Dal fatturato per singolo cliente allasituazione dei pagamenti inevasi

di Alberto Nosotti

Gli archivitabellari

- Tabelle e archivi p. 129- Denominare celle e zone p. 130- Assegnazione di formati particolari p. 130

Conoscere lefunzioni database

- Le funzioni database p. 131

- La zonacriteri p. 132

Come sviluppare il modello

- La struttura del modello p. 133

- Formule p. 134- Nomi e zone p. 134

Il graficodei fatturati

- Estrazione dei dati dall’archivio p. 135

- Impostazione del grafico p. 135

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I temi delle dispense:Questo mese:- Analisi del fatturato econtrollo dei pagamenti

Prossimamente:- Calcolo interattivo einterpretazione grafica delpunto di pareggio

- Utilizzare in azienda lefunzioni statistiche di Excel

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Una tabella, seopportunamentestrutturata, puòessere considerataalla stregua di unvero e proprioarchivio

Se analizziamo da vicino lastruttura di un archiviotradizionale è facile ren-

dersi conto delle strette analo-gie che lo legano ad una tabel-la di Excel. Che cosa è un ar-chivio? È una raccolta organiz-zata di dati omogenei, che ven-gono suddivisi in insiemi ele-mentari che gli addetti ai lavo-ri definiscono record. Questiultimi si articolano a loro voltain un certo numero di campiche hanno il compito di opera-re una classificazione puntualedei dati archiviati. Così, un da-tabase Fatture conterrà tutti gliestremi significativi di questeultime, riservando ad ognunodi essi un particolare campo.Per esempio, nel campo Datadi ogni record verrà inseritaquella di emissione del docu-mento, nel campo Numero ilsuo numero d’ordine, nel cam-po Cliente il destinatario dellafattura, e così via. A questo,punto il nostro archivio puòessere assimilato ad una sem-plice tabella la cui prima rigaospita i nomi dei campi, men-tre le righe sottostanti conten-gono i singoli record. Ecco per-ché si può parlare di archivi ta-bellari. La cosa importante, èosservare alcune semplici re-golette. La nostra tabella, peressere considerata un archivioa tutti gli effetti non deve con-tenere righe o colonne intera-mente vuote, perché in tal ca-so verrebbe a mancare la ne-cessaria continuità dell’insie-me dei dati. Ne consegue, peresempio, che la zona che ospi-ta i record deve essere imme-diatamente sottostante alla ri-ga che contiene i nomi deicampi. Insomma, non è am-messo, neppure per ragioniestetiche, inserire una riga distacco. Inoltre, deve esseremantenuto rigorosamente il

Gli archivi tabellari di Excel1

Tabelle e archivi

� Righe e colonne vuoteLa struttura di una tabella, affinché questa possaessere considerata ed elaborata come unarchivio, non deve presentare righe o colonnemancanti. Sono ammesse, però, celle o zonevuote. Delle due strutture in figura la seconda nonpuò essere considerata un archivio (semmai solole zone continue), mentre la prima, purcontenendo celle o zone vuote, sì. Anche inserirea fini estetici una linea di separazione fra la rigadei campi e la zona dei record non è permesso.

� Campi calcolatiÈ possibile inserire nell’archivio tabellare campicalcolati, i cui contenuti sono il risultato dellaelaborazione di informazioni ospitate in altri campidel record. Per esempio, se nei record è presenteun campo Sconto, si può creare un campocalcolato in cui viene automaticamente inseritol’ammontare di eventuali sconti operati. Oppure sipuò prevedere un campo che calcoli direttamenteil nuovo imponibile in seguito all’avvenutaapplicazione dello sconto.

� Formattare l’archivio tabellareUn archivio tabellare, può essereconvenientemente formattato, cosa che nonguasta dal momento che anche l’esteticastrutturale è importante. Il layout da applicare puòessere scelto nella libreria dedicata. Evidenziarela tabella, aprire il menu Formato, e selezionare lavoce Formattazione automatica. Nella mascherache viene aperta selezionare la strutturadesiderata. Fare clic sul pulsante Opzioni peraccedere alla zona in cui impostare altri parametristrutturali.

� La tabella archivioUna tabella Excel può essere considerata unarchivio, a patto che ottemperi a semplici regolestrutturali. La prima riga deve essere dedicata ainomi dei campi, mentre le sottostanti ai singolirecord in cui si articola l’archivio. Inoltre, deveessere mantenuto rigorosamente il principio diomogeneità dei dati contenuti nei campi. Peresempio, in un campo dedicato alle date non sipossono inserire testi o valori numerici.Viceversa, un campo che contiene testi non puòospitare numeri, date, o quant’altro.

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principio di omogeneità dei da-ti contenuti nei singoli campi.In altre parole, nel campo Data,in cui si prevede di inserirequella di emissione della fattu-ra, non possono essere inseritivalori numerici, o testi, men-tre, tanto per continuare congli esempi, il campo Imponibileè destinato a contenere esclu-sivamente valori numerici, ecosì via. Facendo riferimentoalla figura 1, l’archivio tabellareche vi è illustrato si articola insei campi (riga C8:H8), mentrele righe sottostanti sono occu-pate dai vari record. Si notiche la tabella non presenta so-luzioni di continuità, nel sensoche non vi sono righe o colon-ne interamente vuote.

Campi calcolatiDal momento che il nostro

archivio tabellare si trova inambiente Excel, è possibileprevedere l’inserimento dicampi calcolati, vale a dire icui contenuti sono il risultatodella elaborazione di informa-zioni ospitate in altri campidel record. Per esempio, se neirecord è presente un campoSconto, si può creare un cam-po calcolato in cui viene auto-maticamente inserito l’am-montare di eventuali scontioperati. E ancora, se per facili-tare le ricerche nell’archivio siprevede un campo Mese in cuiè denunciato quello corri-spondente all’emissione dellafattura, il dato potrebbe esse-re ricavato elaborando oppor-tunamente la suddetta data diemissione tramite una deter-minata formula.

Denominare celle e zoneSe, quando si sviluppa un

modello, facendo riferimento acelle o zone si utilizzano le lorocoordinate, si corre il rischiodi pregiudicarne il buon fun-zionamento, senza contare chetale metodo non fornisce nes-suna informazione sui conte-nuti delle celle o delle zone cuici si riferisce. La zona corri-spondente a un archivio tabel-lare si rivela più eloquente sela denominiamo, per esempio,Archivio. È importante ricor-dare che assegnando un nomesi devono rispettare alcune re-gole imprescindibili. In parti-colare, non si possono utilizza-re indirizzi di celle, ne nomicomposti. In quest’ultimo casolo spazio deve essere sostitui-to con un underscore. �

Denominare celle e zone

� Per saperne di piùConsiderando l’importanza che riveste ladenominazione di una cella o di una zona,consigliamo vivamente di documentarsi in merito.Aprire la guida in linea di Excel, accedere allascheda di ricerca libera e digitare Nomi. Vengonoindividuati numerosi argomenti. In particolareconsultare la pagina associata alla prima voce, incui vengono date utilissime informazioni sullacomposizione dei nomi, sul loro utilizzo, e sulleregole che devono essere rispettate.

� La proceduraEvidenziare la cella o la zona da denominare.Aprire il menu Inserisci, selezionare la voceNome, e nel corrispondente sottomenu optare perDefinisci. Nella maschera cui si accede digitare ilnome da assegnare nella casella omonima. Inalternativa, digitare il nome nella casella sopra lalettera A che contraddistingue la prima colonnadel foglio di lavoro. Se si apre l’elenco a discesaassociato a tale casella vengono visualizzate tuttele assegnazioni operate. Evidenziandone una siaccede alla corrispondente posizione.

Assegnazione di formati particolari

� Formati “data”In un database fatture non possono mancare icampi data. Per formattare adeguatamente talidati accedere alla maschera dei formati, e nellafinestra Categoria della scheda Numeroevidenziare la voce Data. Il formato desiderato siseleziona nell’elenco che viene contestualmentevisualizzato nella parte destra della scheda.Formattando l’intera colonna si ottiene ilvantaggio di visualizzare la data inserita semprenel medesimo formato, indipendentemente dacome la si digita.

� Formati “numerici”Alle colonne di un archivio tabellare che ospitanovalori numerici conviene assegnare formati che nefacilitino l’interpretazione e la lettura. Selezionarela colonna da formattare, aprire il menu Formato,e nel corrispondente sottomenu optare per Celle.Nella maschera cui si accede, aprire la schedaNumero, e selezionare la stessa voce nell’elencoCategoria. Impostare i decimali nella caselladedicata, e spuntare il checkbox sottostante perrichiedere la separazione delle migliaia.

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Excel dispone dispeciali funzioniche estraggono lepiù disparateinformazioni daun archiviotabellare

Se si vuole tenere sottocontrollo una determina-ta situazione estrapolan-

do le necessarie informazionida un archivio tabellare, si puòdisporre di speciali funzioniche consentono di condurrecon facilità le più disparateanalisi.

Ci riferiamo alle cosiddettefunzioni database, immediata-mente riconoscibili dal prefis-so DB, che permettono di ese-guire somme, conteggi, o dicalcolare medie, massimi e mi-nimi in base a determinati cri-teri da stabilire secondo parti-colari modalità. Per esempio,rifacendoci al modello che in-tendiamo impostare, è possi-bile conteggiare il numero difatture emesse verso un deter-minato cliente, o calcolarnel’ammontare totale.

E ancora, si può valutarel’importo degli inevasi, il loronumero, e così via.

Le funzioni DBIn pratica, le suddette fun-

zioni non fanno altro che ese-guire semplici operazioni arit-metiche, ma le eseguono, inmodo mirato. Ecco quelle dicui si può disporre. Le caratte-ristiche operative si evinconoimmediatamente dai loro no-mi: DB.SOMMA, DB.MEDIA,DB.MAX, DB.MIN, DB.CON-TA.NUMERI, e DB.CONTA.VA-LORI. La loro sintassi è la se-guente:

NomeFunzione(Tabella,”Campo”, Criterio)

Dove NomeFunzione è quel-lo della funzione, Tabella il no-me dell’archivio da interroga-re, Campo quello coinvolto nel-l’elaborazione, e Criterio unazona del foglio di lavoro in cuisi specifica come deve operare

Conoscere le funzioni database2

Le più usate

� DB.MEDIACalcola la media dei valori contenuti in un camponumerico prendendo in considerazione i solirecord individuati dai criteri impostati. La zonacriteri presente nella figura consente di calcolarela media dell’importo delle fatture non pagate daparte del cliente citato sotto il nome campoomonimo. Se, sotto il nome campo Pg, sisostituisce la n con una s, la media si riferirà alle fatture pagate. Si noti che se la cella sotto il campo Cliente fosse vuota viene calcolatol’importo medio di tutte le fatture emesse

� DB.CONTA.VALORIEsegue il conteggio delle celle non vuote che si trovano in un campo numerico dell’archivio, ma prendendo in considerazione i soli recordindividuati dalla zona dei criteri. Nell’esempio in figura, la zona Critero3 consente di individuare i record che si riferiscono al cliente Blue Lamp srl,e alle fatture non pagate, restituendo così ilnumero di queste ultime. Facendo riferimento alla zona Critero2, invece, vengono conteggiate le fatture pagate.

� Per saperne di piùL’utilizzo creativo delle funzioni databaseconsente di eseguire analisi anche moltocomplesse, sfruttando intensivamente lapossibilità di impostare criteri piuttosto articolati.Insomma, vale la pena di documentarsiampiamente sulla loro dinamica operativa. Eccocome fare. Accedere alla guida in linea, e nellacasella di ricerca digitare di volta in volta il nomedella funzione relativamente alla quale si voglionolumi. Si consiglia di consultare attentamente gliesempi proposti.

� DB.SOMMAEsegue la somma dei dati ospiti in un camponumerico limitandosi, però, ai soli record chesoddisfano i criteri definiti nella omonima zona.Se le celle della zona B7:B8 (che è statadenominata Criterio1) contengono, nell’ordine, ilnome del campo Cliente e il riferimento BlueLamp srl, La formula=DB.SOMMA(Archivio;”Imponibile”;Criterio1)restituisce la somma dei fatturati di tale cliente.Sostituendo il nome del cliente viene condottauna nuova analisi.

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la funzione. Facciamo subito un esem-

pio pratico riferendoci all’e-sempio riportato nella figura 1.

Se la tabella da interrogare èstata denominata Archivio, ele celle B15, C15, B16, C16 del-la zona B15:C16 (alla quale è

stato assegnato il nome Crite-rio3) contengono rispettiva-mente le voci Cliente, Pg, Ma-gneti speciali snc, e n, allora,

l’espressione: DB.SOMMA(Ar-chivio;”Imponibile”; Criterio3)esegue la somma di tutte lefatture inevase che sono stateemesse verso il cliente Magne-ti speciali snc.

In pratica, la funzione esplo-ra il campo Imponibile, e som-ma solo gli importi in corri-spondenza del nome di quelcliente quando nel campo Pg(che sta per Pagato) è conte-nuta la lettera n (che sta perinevaso). È chiaro che impo-stando in modo più articolatola zona criteri si possono con-durre analisi ancora più sofi-sticate, ma ne parleremo in unprossimo numero. Piuttosto,conviene fare qualche impor-tante considerazione sulla zo-na criteri.

La zona criteriTale zona si deve articolare

in almeno due celle, l’una so-pra l’altra. La cella superiorecontiene il nome del campo diriferimento, mentre quella sot-tostante ospita il criterio da ri-spettare.

Utilizzando più coppie dicelle si possono impostare cri-teri più complessi. L’insiemedelle celle che costituisconola zona dei criteri deve esseredenominata, e il nome figureràcome terzo argomento dellafunzione database che si in-tende utilizzare. È appena il ca-so di ricordare che i nomi deicampi devono essere esatta-mente quelli dell’archivio chesi sta analizzando, rispettan-done anche l’ortografia maiu-scola e minuscola.

Il nostro consiglio è quellodi copiare le intestazioni dellazona criteri direttamene dal-l’archivio tabellare, rispettan-do anche, già che ci siamo, lalarghezza della colonne. Perchi non lo ricordasse, per tra-sferire quest’ultimo parametroci si può avvalere della funzio-ne Incolla speciale. Ecco comeprocedere.

Copiare le intestazioni datrasferire secondo la procedu-ra tradizionale. Portarsi nellaposizione in cui replicarle, fareclic destro, e nel menu conte-stuale al clic optare per Incollaspeciale. Nel box che viene vi-sualizzato spuntare la voceLarghezza colonne, quindi pre-mere il pulsante Ok. A questopunto, riaprire il box, spuntarequesta volta il bottone Tutto, epremere ancora Ok per trasfe-rire il contenuto dell’intesta-zione. �

La zona criteri

� Interrogazioni in “AND”Utilizzando più di due celle per definire la zonacriteri si possono impostare analisi anche moltosofisticate. Per esempio, se si utilizzano piùcoppie di celle si può eseguire una cosiddettainterrogazione in AND, vale a dire che i datiestratti devono rispettare contemporaneamentetutte le condizioni esposte. La zona in figuraconsente alla funzione database che vieneutilizzata di prendere in considerazione i solirecord che soddisfano entrambi i criteri.

� Interrogazioni in “OR”La zona criteri presentata in figura da lapossibilità di rendere più estensival’interrogazione. In pratica, se sotto il nome dicampo si inseriscono più termini di riferimento, lafunzione database che si sta utilizzando prenderàin considerazione tutti i record che si riferiscono aquesti ultimi o anche a uno solo di loro.

� Per saperne di piùConsiderando che l’impostazione della zona criteriè di fondamentale importanza agli effetti dellacorretta interrogazione di un archivio tabellare,anche in questo caso si raccomanda caldamentedi documentarsi in merito. Accedere alla guida inlinea, e nella casella di ricerca digitare Criteri.Degli argomenti che vengono individuaticonsultare, in particolare, il primo e il terzo. I testicontengono qualche inesattezza formale, ma iconcetti dovrebbero comunque essere chiari.

� Impostazione della zona Tale zona si deve articolare in almeno due celle,l’una sopra l’altra. La cella superiore contiene ilnome del campo di riferimento, mentre quellasottostante ospita il criterio da rispettare.Utilizzando più coppie di celle si possonoimpostare criteri più complessi. L’insieme dellecelle che costituiscono la zona dei criteri deveessere denominata, e il nome figurerà come terzoargomento della funzione database che si intendeutilizzare. Come criteri si possono utilizzare ancheformule ed espressioni.

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Nel CD Guidatrovate il templateper monitorare in tempo realel’archivio dellefatture

Fatta la conoscenza con ladinamica operativa dellefunzioni database di Excel

possiamo metterle all’operaper sviluppare una applicazio-ne che ci consenta di averesempre sotto gli occhi la situa-zione fatture dell’anno in cor-so, evidenziando in uno spe-ciale pannello il giro di affariconseguito da ogni cliente, icorrispondenti importi evasied inevasi, il corrispondete nu-mero di fatture, e così via. Ilmodello si articola in tre foglidi lavoro. Il primo (Centro dicontrollo) ospita il suddettopannello che rappresenta l’in-terfaccia dell’applicazione. L’u-tente dovrà semplicementespecificare il nome del clientecoinvolto nell’analisi per otte-nere in tempo reale i risultatiprevisti. Il secondo (Archiviofatture), è dedicato a queste ul-time: vi si inseriscono via viagli estremi dei documentiemessi. Il terzo foglio, invece,fornisce l’opportuno suppor-to informativo, e così è statodenominato. Tale foglio si sud-divide in tre sezioni: le zonecriteri che pilotano le analisi,l’elenco dei clienti, e la tabelladati per la generazione in au-tomatico del grafico che de-scrive nel tempo l’evoluzionedel giro d’affari del cliente alquale si riferisce l’analisi incorso. Per poter seguire me-glio le fasi di impostazione delmodello alla presente dispensaè stato allegato un file esem-plificativo (Fatture.xls, nel no-stro CD Guida nella sezioneGuide Pratiche) che potrà es-sere utilizzato come falsarigaper personalizzare poi l’appli-cazione.

L’archivioInnanzittutto si deve creare

l’archivio. Prevede sei campima il loro numero è a discre-zione di chi sviluppa il model-

Come sviluppare il modello3

La struttura

� Il foglio di supportoOspita tutte le informazioni necessarie al buonfunzionamento del modello. Ci riferiamo, inparticolare, alle zone criteri su cui si basano leanalisi condotte dalle funzioni database. Inparticolare, le zone per il calcolo dei fatturatitrimestrali consentono di impostare il grafico deigiri di affari. Nel foglio è riportato anche l’elencodei clienti. Serve da memorandum per ricordarne inomi, inoltre, se si opta per automatizzare il loroinserimento tramite un opportuno elenco adiscesa, costituirà il necessario supporto diquest’ultimo.

� Il Centro di controlloSi articola essenzialmente in due sezioni. Inquella di destra viene visualizzato il riepilogo dellasituazione del cliente il cui nome viene inserito,direttamente, o tramite un elenco a discesa, nellacella J8 (denominata Cliente). Nella sezione disinistra, invece, trovano posto il suddetto elencoe il grafico dei fatturati trimestrali, che è statoestrapolato, sempre avvalendosi delle funzionidatabase, dall’archivio fatture. Per avere ragguaglisulle funzioni che sono state utilizzate fare clicsulle celle corrispondenti e analizzare le espressioni visualizzate nella barra Formule.

� L’elenco a discesaPer rendere più efficace il modello, il nome delcliente di cui si vuole analizzare la situazionefatture, anziché digitato direttamente nella casellaJ8, può essere prelevato da un elenco a discesa.Una volta selezionato, il nome verràautomaticamente trasferito nella suddetta cella,dalla quale piloterà le varie analisi. Nelleprossime dispense descriveremo la procedurache bisogna seguire per impostarlo. Il nome delnostro cliente può anche essere inseritodirettamente nella cella J8.

� L’archivio fattureÈ il primo foglio da impostare dal momento chequando si definiscono i criteri e le formule dianalisi bisogna fare riferimento agli elementi incui si articola. È stato previsto un campo (Trim.) incui si inserisce quello corrispondente alla data diemissione della fattura, e un campo Pg in cui sidigitano rispettivamente le lettere s o n, aseconda che la corrispondente fattura sia stata omeno onorata. Alla zona C8:H100 è statoassegnato il nome Archivio, prevedendo così uncongruo spazio da dedicare alle registrazioni. Il nostro archivio gestisce le fatture di un singoloanno.

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open action guida

Le formule

� Visualizzare le posizioniLe posizioni precedenti e dipendenti, se si trovano nello stessofoglio in cui è ospitata la cella che contiene la formula sottoanalisi vengono individuate da una freccia che punta su di loropartendo dalla suddetta cella. Se, invece, si trovano in altri fogli dilavoro, la punta della freccia indica l’icona di un minifoglio dilavoro. A questo punto, fare doppio clic sul corpo della freccia.Viene così visualizzato un box che elenca precedenti e dipendenti.Selezionare quelli da raggiungere e premere il pulsante Ok.

Nomi e zone

� Listare i nomiPer accedere all’elenco dei nomi assegnati a celle e zone si puòseguire un metodo alternativo a quello che è stato descritto piùsopra. Ecco come procedere. Fare clic sul pulsantino che si trova afianco della casella di testo posizionata immediatamente sopra lalettera A che contraddistingue la prima colonna del foglio di lavoro.Così facendo si apre un elenco che ospita tutte le denominazionioperate all’interno del modello. Selezionando un nome vieneautomaticamente selezionata la corrispondente posizione.

� La maschera dei nomiSe mentre si lavora al modello si volessero controllare i nomi chesono stati assegnati a celle e zone, si può visualizzare l’insiemedelle denominazioni operate. Aprire il menu Inserisci, selezionarela voce Nome, e nel corrispondente sottomenu optare perDefinisci. Si accede così ad una maschera che in una finestradedicata elenca tutti i nomi che sono stati assegnati.Selezionandone uno, nella casella sottostante l’elenco vengonodenunciate le coordinate della posizione a cui si riferisce.

lo. Tanti più sono i campi, tan-to più numerose sono le infor-mazioni che si possono otte-nere. Una volta impostata l’in-testazione della tabella sele-zionare verso il basso una zo-na pari alle dimensioni che lesi vogliono assegnare. Il no-stro consiglio è quello di nonlesinare sullo spazio, da sti-mare in eccesso rispetto al nu-mero di fatture che si pensa digestire.

Nel nostro caso la zona de-dicata all’archivio tabellare

(C8:H100) è stata denominataArchivio.

Il foglio di supportoCome si diceva, ospita l’area

dei criteri, l’elenco clienti, e latabella per la generazione delgrafico.

Cominciamo dalla prima zo-na, che si articola in tanti crite-ri quanti sono i tipi di analisiprevisti. Tutte le informazioniche ci servono si possono ot-tenere tramite semplici formu-le. Nella figura è illustrata la

struttura delle varie zone crite-ri, che sono state denominateCriterio1, Criterio2, Criterio3, ecosì via. Il nome del cliente vie-ne prelevato facendo riferi-mento alla cella del pannello dicontrollo che lo contiene. Edora occupiamoci dell’elencoclienti. Gli è stata dedicata lazona I4:I23. Ad essa si assegnail nome Elenco_clienti (attentiall’underscore!).

Il pannello di controlloVi è ospitato un elenco a di-

scesa che consente di selezio-nare il nome del cliente da mo-nitorare.

Il nome scelto viene trasferi-to automaticamente nella cellaJ8, quindi nelle corrispondenticelle delle zone criteri.

Nelle altre celle del pannel-lo sono state inserite le for-mule che eseguono le analisi.Strutturalmente sono semprele stesse, varia solo la zonacriteri. È anche previsto il gra-fico dei fatturati trimestrali percliente. �

� Analizzare le formule del modelloPer comprendere meglio la dinamica operativa delle formule chesono state impostate nel modello è possibile mettere in evidenzale posizioni da cui prende informazioni una espressione, nonchéquelle che da questa dipendono. Nel primo caso selezionare lacella che ospita la formula, aprire il menu Strumenti e selezionareControllo. Nel corrispondente sottomenu optare per Individuaprecedenti. Nel secondo caso, invece, si selezionerà la voceIndividua dipendenti.

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open action guida

Il modello puòesserearricchitocon un grafico che interpreta i fatturatitrimestralidei clienti

Nel foglio di lavoro denomi-nato Centro di controllo èpresente il grafico dei fat-

turati trimestrali relativi al clien-te il cui nominativo è stato inse-rito, direttamente o tramite l’e-lenco a discesa, nella cella J8. In-nanzitutto, bisogna procedereal calcolo dei suddetti fatturatila cui estrazione è pilotata dallequattro zone criteri che si tro-vano nel foglio di supporto. Ledue celle superiori della zonafanno riferimento al campoCliente e al campo Trim (che staper Trimestre). Sotto il campoCliente si inserisce l’espressione=Cliente che preleva dalla corri-spondente cella del pannello dicontrollo il nome di quello a cuisi riferisce l’analisi. Sotto il cam-po Trim, invece, si inserisce ilnumero del trimestre. A questopunto, nelle celle dedicate delCentro di controllo si inserisco-no le espressioni di analisi, ot-tenendo i fatturati desiderati.Queste informazioni, però, peressere tradotte graficamentedevono essere riportate in unaopportuna tabella. Ci riferiamoa quella che occupa la zonaE20:F23 del foglio di supporto.In particolare, nella seconda co-lonna della suddetta tabella siinseriscono i riferimenti ai nomidelle celle del Centro di con-trollo in cui si trovano le formu-le per il calcolo dei fatturati.Per esempio, la cella I18 del fo-glio di controllo, che ospita ilfatturato del primo trimestre, èstata denominata TRIM1, per-tanto nella cella F20 del foglio disupporto si inserirà l’espressio-ne =TRIM1. Adesso non ci restache ritornare al Centro di con-trollo e creare il grafico citandocome origine dei dati la zonaE20:F23 (cui si è assegnato il no-me Dati_grafico). �

Il grafico dei fatturati4

La procedura

� Calcolo dei fatturatiNelle celle dedicate del centro di controllo siinseriscono le formule per il calcolo dei fatturatitrimestrali. Per esempio, la formula per calcolareil fatturato del primo trimestre (cella I18) è laseguente.=DB.SOMMA(Archivio;”Imponibile”;Fatturato1). Lecelle che contegono le formule per il calcolo deisuddetti fatturati devono essere rispettivamentedenominate TRIM1, TRIM2, e così via. A tali nomisi farà riferimento per creare la tabella dati per lacreazione del grafico.

� La tabella datiSi trova nella zona E20:F23 del foglio di supporto,che è stata denominata Dati_grafico (lo spazio èstato sostituito con l’underscore). Le celle dellazona F20:F23 prelevano i dati dalla celle delCentro di controllo in cui sono state inserite leformule per il calcolo dei fatturati trimestri. Peresempio, il prelievo del fatturato del primotrimestre avviene inserendo nella cella F20l’espressione =TRIM1. Ci si comportaanalogamente per prelevare i fatturati degli altritrimestri.

� Creare il graficoNel foglio di supporto evidenziare la zona dati.Portarsi sul foglio del Centro di controllo, fare clicsull’icona per la creazione di un grafico, e nellamaschera che viene visualizzata selezionare il tipodi grafico desiderato. Nel nostro caso è statoselezionato il grafico Colonne con profondità dellacategoria Tipi personalizzati. Denunciare il nomeDati_grafico come zona dati. Quando vienevisualizzato il corrispondente diagramma,trascinarlo nell’angolo inferiore sinistro del Centrodi controllo e dimensionarlo opportunamente.

� La zona criteriPer procedere al calcolo dei fatturati trimestralibisogna impostare quattro zone criteri (Fatturato1,Fatturato2, e così via). Le due celle superiori di ogni zona fanno riferimento al campo Clientee al campo Trim (che sta per Trimestre).Sotto il campo Cliente si inserisce l’espressione=Cliente, che preleva dalla corrispondente celladel pannello di controllo J8 (così denominata) il nome di quello a cui si riferisce l’analisi. Sotto il campo Trim, invece, si inserisce il numero deltrimestre.

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Ci sono molte situa-zioni in cui si rivelapreziosa la possibi-

lità di variare il valorenumerico contenuto inuna cella senza dovernecessariamente digita-re quelli nuovi nella cel-la stessa. Per esempio,impostando una formu-la per calcolare unosconto, avvalendosi diquesta possibilità possi-bilità se ne può calcola-re l’ammontare in fun-zione di varie percen-tuali. Se le ipotesi di la-voro sono numerose, sirisparmia decisamentetempo prezioso. A que-sto punto, vediamo co-me si presenta il nostrocontatore. In pratica, ècomposto da due pul-santini sovrapposti.Quello superiore recaimpresso un triangolocon il vertice verso l’al-to, mentre in quello infe-riore il triangolo ha ilvertice rivolto verso ilbasso. Se si fa clic sulprimo pulsante si deter-mina un certo incremen-to (da specificare) delvalore contenuto in unacerta cella, e viceversase si preme il secondopulsante. La cella cheospita il valore variabileviene definita, nel gergodegli addetti ai lavori,Linked cell (letteralmen-te, cella collegata).

Creare il contatoreAprire il menu Visua-

lizza, selezionare la vo-ce Barre strumenti, enel corrispondente sot-tomenu optare per Ca-sella degli strumenti, de-terminando la visualiz-zazione di quest’ultima.

Fare clic sulla secondaicona della terza riga,portare il cursore nel-l’area di lavoro, e dise-gnare un rettangolo cheabbia approssimativa-mente le dimensioniche si vogliono dare alcontatore. Rilasciando iltasto del mouse il con-tatore viene visualizza-to. A questo punto, lo sipuò posizionare e di-mensionare opportuna-mente. Adesso, farvi so-pra clic destro, e nelmenu contestuale al clicoptare per la voce Pro-prietà. Viene così visua-lizzata una tabella chene ospita le caratteristi-che. Quelle che ci inte-ressano, in particolare,sono cinque: LinkedCell,Orientation, Min, Max, eSmall change. Nella cel-la accanto alla voceLinkedCell digitare lecoordinate della posi-zione che ospita i valorida variare. In alternati-va (come raccomanda-bile), assegnare un no-me alla suddetta cella,ed inserire quest’ulti-mo. Fare clic nella ca-sella accanto alla voceOrientation, e premereil pulsantino che vienevisualizzato contestual-mente al clic. Nell’elen-co a discesa associatooptare per l’orienta-mento verticale del con-tatore, che sarà asse-gnato in tempo reale.Nelle celle Min e Max,invece, specificare il va-lore minimo e massimodella scala di variabilità.I valori default sono ri-spettivamente 1 e 100.Infine, nella casellaSmall change, indicare



� Il problema Inserire in una cella valori numerici progressivifacendo semplicemente clic con il mouse

� La soluzione Inserire il controllo Contatore nel foglio di lavoro,utilizzando la casella degli strumenti

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Alcuni esempi� La casella deglistrumentiAprire il menu Visualizza,selezionare la voce Barrestrumenti, e nelcorrispondente sottomenuoptare per Casella deglistrumenti, determinandola visualizzazione diquest’ultima. Nella casellasono raccolte le icone deicontrolli previsti a libreria.L’icona che si riferisce alcontatore è la secondadella terza riga.

� Disegnare il contatoreFare clic sulla secondaicona della terza riga,portare il cursore nell’areadi lavoro, e disegnare unrettangolo che abbiaapprossimativamente ledimensioni che si voglionodare al contatore.Rilasciando il tasto delmouse il contatore vienevisualizzato. A questopunto, lo si può posizionaree dimensionareopportunamente.

� La tabella delleproprietàFare clic destro sulcontatore, e nel menucontestuale al clic optareper la voce Proprietà.Viene così visualizzata unatabella che ospita lecaratteristiche delcontrollo. Quelle che ciinteressano, inparticolare, sono cinque:LinkedCell, Orientation,Min, Max, e Small change.

� Personalizzare il contatoreIl contatore può esserepersonalizzato colorando ipulsanti e i simboli che visono sopra impressi. Apri-re la paletta cromatica as-sociata alle caselleBackcolor e Forecolor e se-lezionare il colore da appli-care rispettivamente aipulsanti e ai triangoli. L’as-segnazione ha luogo intempo reale.

Excel Creare e utilizzare i contatori

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Se ci sono prodotti oservizi le cui vendi-te presentano un

andamento ben precisoe abbastanza facilmenteindividuabile, in altri casila situazione cambia enon è possibile estrapo-lare da una sempliceanalisi visiva il loro com-portamento sul mercato.Ci riferiamo a quei beniche sono soggetti al fe-nomeno della stagiona-lità, nel senso che le lorovendite presentano pun-te molto marcate in cor-rispondenza di certi pe-riodi dell’anno, per poiabbassarsi più o menodrasticamente in quelliimmediatamente succes-sivi. Gli esempi si spre-cano. Si va dai dolci na-talizi all’abbigliamentoper gli sport invernali, edai viaggi per vacanze alconsumo di bevandegassate. Se mettiamo inun grafico i corrispon-denti dati di vendita ciaccorgiamo subito che laloro curva rappresenta-tiva, proprio per la pre-senza dei suddetti pic-chi, non ci consente diindividuare con certezzail trend delle vendite, va-le a dire se nel corso deiperiodi presi in conside-razione queste sono sta-bili, in aumento, o in di-minuzione. E allora? Ilproblema non è di solu-zione immediata, ma bi-sogna affidarsi ad unaanalisi specialistica chenel gergo degli addetti ailavori viene definita ana-lisi della media mobile. Ilsuo compito, per l’ap-

punto, è di smorzare l’ef-fetto di disturbo dovutoalla presenza dei picchistagionali, consentendoin un certo qual modo diallineare i dati e presen-tarli graficamente in mo-do da evidenziare il lororeale andamento. Vi so-no vari tipi di media mo-bile, che vengono defini-te a seconda del numerodi periodi temporali chesi prendono come riferi-mento per elaborare idati disponibili. Così, siparla di media mobile adue mesi, tre mesi, e co-sì via, ma solitamente leanalisi si riferiscono aperiodi di tre, sei, o do-dici mesi. Sta all’espe-rienza di chi le eseguedeterminare il periodopiù appropriato da utiliz-zare, che può dipendereanche dal numero di pic-chi stagionali che si veri-ficano nel corso dell’an-no. Ovviamente, è appe-na il caso di ricordarlo,bisogna partire da uncongruo numero di datistorici, almeno, ma pro-prio almeno, da quelli re-lativi ad un intero anno.

L’elaborazione dei dati Le tecniche di elabo-

razione sono diverse, maalla fine tutto si riduce acreare una nuova curvache si sviluppa parallela-mente a quella dei datistorici, e i cui punti sonostati calcolati mediandocon particolari criteriquesti ultimi. Nel nostrocaso, se ipotizziamo unamedia di periodo 2, l’al-goritmo utilizzato da Ex-

Excel L’analisi della media mobile� Il problema Determinare il trend delle vendite di un prodottosoggetto alla stagionalità, il grafico delle qualipresenta picchi in corrispondenza di determinatiperiodi dell’anno

� La soluzione Utilizzare la procedura dedicata espressamentesviluppata per individuare il suddetto trend

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La media mobile passo per passo� Creare il grafico dei dati storiciEvidenziare la zona che ospita i dati storici, enella barra degli strumentifare clic sull’icona consopra impresso un graficoa barre. Verrà visualizzatala galleria dei graficirealizzabili. Nella finestraTipo di grafico selezionareLinee, quindi, nella finestra a fianco,selezionare la prima dellevarianti grafiche proposte.

� Aggiungere la linea di tendenzaUna volta impostato il grafico ed assegnatieventualmente anche gli attributi opzionali (titoli,legende, etichette, e cosìvia), fare clic destro su un punto della curva.L’intera linea vieneevidenziata, e al tempostesso si apre un menu in cui si seleziona la voceAggiungi linea di tendenza.

� Definire la linea di tendenzaAccedere alla scheda Tipo,e fare clic sulla icona dellamedia mobile. È la sestadi quelle visualizzate. Nella finestrellaimmediatamente a fiancodella icona specificare la periodicità della mediamobile (da 2 a 15).Si consiglia di utilizzarealte periodicità solo se si dispone di un congruonumero di dati storici.

� Le opzioniAccedere alla omonimascheda e spuntare il bottone Personalizzase si vuole assegnare una denominazionespecifica all’analisi che stiamo impostando. In caso contrario, la legenda relativa alla corrispondente curvapresenterà una diciturageneralizzata che ne denuncia la periodicità.

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cel prevede che il primopunto della curva rap-presentativa della mediamobile sia la media delprimo e del secondo dei

valori storici, il secondopunto sarà la media delterzo e del secondo valo-re storico, e così via. Sesi esegue una media a

tre mesi, invece, il primopunto sarà la media deiprimi tre valori storici, ilsecondo la media delquarto, terzo, e secondo

valore, e così via. Pertan-to, a seconda del perio-do che si utilizza, la cur-va risultante inizierà incorrispondenza del pun-to della curva storica ilcui numero d’ordine epari al periodo della me-dia stessa. A questopunto, dovremmo saper-ne abbastanza per darecorso alla nostra primaanalisi.

Eseguire l’analisiCondurre con Excel

una analisi della mediamobile significa traccia-re il grafico dei dati sto-rici, quindi aggiungervi,tramite la procedura de-dicata, la specifica lineadi tendenza della mediamobile indicando il pe-riodo di questa. Ecco co-me procedere. Eviden-ziare la zona che ospita idati storici, e nella barradegli strumenti fare clicsull’icona con sopra im-presso un grafico a bar-re. Verrà visualizzatacontestualmente la gal-leria dei grafici realizza-bili. Nella finestra Tipo digrafico selezionare Linee,quindi, nella finestra afianco, selezionare la pri-ma delle varianti grafi-che proposte.

Conclusa l’imposta-zione del grafico fare clicdestro su un qualsiasipunto della curva, e nelmenu contestuale sce-gliere la voce Aggiungi li-nea di tendenza. Si acce-de così alla maschera adue schede che gestiscela procedura. Nella sche-da Generale fare clic sul-l’icona della media mobi-le, quindi specificare nel-la finestrella a fianco laperiodicità desiderata. Aquesto punto, accederealla scheda Opzioni, enella parte superiore diessa spuntare il bottonePersonalizzato se si vuo-le assegnare un nomespecifico alla linea di ten-denza. In caso contrariole verrà assegnata unadenominazione genericache comprende anchel’indicazione della perio-dicità dell’analisi.

Premendo il pulsanteOk viene visualizzata lanostra curva rappresen-tativa della media mobi-

le. Se vogliamo aggiun-gerne una seconda, conuna periodicità diversa,basta ripetere la proce-dura. Per cancellare unacurva, invece, fare clicdestro su un suo punto,e nel menu contestualeal clic selezionare Can-cella. Si noti che non èprevista la periodicità 1.Infatti, se si scegliesse ta-le parametro, in base alleconsiderazioni appenafatte si otterrebbe una li-nea di tendenza che an-drebbe a sovrapporsiesattamene a quella deidati storici. Infatti i puntidella linea rappresente-rebbero la media con sestessi dei corrispondentipunti della curva dei da-ti storici!

Attributi della linea ditendenza

Il tracciato della curvapuò essere opportuna-mente personalizzato, alfine di distinguerla daquella dei dati storici. Ec-co come operare. Fareclic destro su un puntodella linea di tendenza, enel menu che viene vi-sualizzato optare per lavoce Formato linea ditendenza. Si accede aduna maschera a tre sche-de, due delle quali sonole stesse che già cono-sciamo.

Accedere alla schedaMotivo, nella quale sispunta il bottone Perso-nalizzata. Vengono cosìattivati automaticamen-te gli elenchi a discesaassociati alle caselle Sti-le, Colore, e Spessore.Aprirli, e procedere alleimpostazioni desideratedi cui viene visualizzatal’anteprima nella fine-strella sottostante. Pre-mere il pulsante Ok perriaccedere al grafico.

Per saperne di piùPer avere maggiori

informazioni sulle lineedi tendenza, e in partico-lare su quella relativa al-la media mobile, consul-tare la guida in linea. Ac-cedere alla scheda di ri-cerca libera, e digitarenella casella dedicataMedia mobile. Vengonoindividuati sei argomentirilevanti. �



� Il grafico finaleEcco come si presenta il grafico che compendia i risultati dell’analisicondotta.Nel piano cartesiano è stata inserita anche la curva che rappresental’andamento delle venditecalcolato con la tecnicadella media mobile. Il punto iniziale della curvadipende dal tipo di periodicità impostata.

� Calcolare altre mediemobiliAl grafico si possonoaggiungere più linee di tendenzacontemporaneamente,ovviamente con periodicitàdiversa. Basta seguirela procedura descritta. Si consiglia di aggiungerelinee con periodicitàpiuttosto discrete per evitaresovrapposizioni che,seppure, parziali, disturbanola lettura del diagramma.

� Formattare la linea di tendenzaFare clic destro su un qualsiasi punto della linea di tendenza, e nel menu contestuale al clic selezionare la voceFormato linea di tendenza.Nella maschera a schedeche si apre accedere alla scheda Motivoper personalizzare lo stile,il colore, e lo spessoredella linea.

� Per saperne di piùPer avere maggioriinformazioni sulle linee di tendenza, e in particolare su quellarelativa alla media mobile,consultare la guida in linea. Accedere alla schedadi ricerca libera, e digitarenella casella dedicataMedia mobile.Vengono individuati sei argomenti rilevanti.

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Se si vuole che certidati contenuti inuno o più fogli di la-

voro di un modello ri-sultino inaccessibili sipossono utilizzare variaccorgimenti. La sceltadipende da molti fattori,fra i quali la mole dei da-ti sensibili da protegge-re (un intero foglio di la-voro, o solo qualche cel-la), e il grado di compe-tenza dei vari curiosiche vogliono accedereai dati. In ogni caso, tan-to per sgombrare ilcampo da possibiliequivoci, diciamo subi-to che non esistono pro-tezioni che non possa-no essere infrante. È so-lo questione di tempo,senza contare che su In-ternet è possibile trova-re anche gratis dei pro-grammini per superarepassword e protezioni.Alla fine, paradossal-mente, le protezioni mi-gliori potrebbero nonessere quelle che utiliz-zano sofisticate soluzio-ni tecnologiche, bensìquelle che si basano suartifici così semplici danon essere presi in con-siderazione dal cusrio-so di turno. In questasede passiamo in rasse-gna alcune possibiliprotezioni che, anchese non a prova di bom-ba, rappresentano pursempre una migliore al-ternativa a quella di la-sciare i nostri dati allamercé del primo chepassa.

Le protezioni di ExcelMolte delle opzioni

ospitate nei menu del

foglio di lavoro consen-tono di impostare sem-plici protezioni dei dati.Altre opzioni, invece,quando utilizzate pos-sono addirittura costi-tuire una canale prefe-renziale per accedere aidati stessi, pertanto,una qualsiasi proceduradi protezione non puòprescindere dalla lorodisattivazione o dal loroisolamento.

Cominciamo subitoda queste ultime. Innan-zitutto, non assegnaremai nomi a celle o zoneche ospitino dati riser-vati. Infatti, il curioso,non appena accede a unfoglio di lavoro, può rag-giungerli in tempo realeaprendo l’elenco a di-scesa associato alla ca-sella posta immediata-mente sopra l’etichettadella colonna A. Apertol’elenco, basta fare clicsu un nome per raggiun-gere la corrispondenteposizione. Una finestrada cui sbirciare all’in-terno di un foglio è rap-presentata anche dallabarra delle formule, chevisualizza il contenutodelle celle su cui si tro-va il cursore. Così, peresempio, se per rendereinvisibile un dato si èpensato di assegnare alcorrispondente testo ilcolore bianco al fine diconfonderlo con lo sfon-do della cella stessa,l’artificio si rivela ineffi-cace se c’è sempre lapossibilità di utilizzarela suddetta finestra. Me-glio, quindi, inibirne lavisualizzazione. Eccocome procedere. Aprire



� Il problema Rendere invisibili celle o zone di un foglio dicalcolo per proteggere i dati che vi si trovano

� La soluzione Utilizzare password, formati speciali, nascondererighe, colonne, o la barra delle formule

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Raccomandazioni e consigli� Niente nomiNon assegnare mai nomi acelle o zone che ospitanodati riservati. Infatti, ilcurioso può raggiungerli intempo reale aprendol’elenco a discesaassociato alla casellaposta immediatamentesopra l’etichetta dellacolonna A. Aperto l’elenco,basta fare clic su un nomeper accedere allacorrispondente posizione.

� Nascondere la barraformuleAprire il menu Strumenti,selezionare Opzioni, enella maschera che vienevisualizzata accedere allascheda Visualizza. Nellasezione Mostra di talescheda togliere la spuntaalla casella accanto allavoce Barra della formula.Non appena si preme ilpulsante Ok in calce allascheda, la barra dellaformula scompare.

� Nascondere righe ecolonnePer nascondere le righe ole colonne che ospitanodati riservati fare clic sullaetichetta della riga o dellacolonna da nascondere,aprire il menu Formato, eselezionare rispettivamenteRighe o Colonne. Nelcorrispondente sottomenuoptare per Nascondi,determinando lascomparsa dell’elementosu cui si lavora.

� Nascondere le etichetteAprire il menu Strumenti,selezionare Opzioni, enella maschera che vienevisualizzata accedere allascheda Visualizza. Nellasezione Opzioni dellafinestra, togliere la spuntaaccanto alla voceIntestazioni di riga ecolonna. Non appena sichiude la mascherapremendo il pulsante Okin calce alla scheda, leetichette spariscono.

Excel Proteggere le informazioniimportanti

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il menu Strumenti, sele-zionare Opzioni, e nellamaschera che viene vi-sualizzata accedere allascheda Visualizza. Nella

sezione Mostra di talescheda togliere la spun-ta alla casella accantoalla voce Barra della for-mula. Non appena si

chiude la maschera pre-mendo il pulsante Ok incalce alla scheda, la bar-ra della formula scom-pare. Ed ecco le opzioni

il cui compito, invece, èproprio quello di attiva-re una protezione diret-ta. Per esempio, si pos-sono nascondere le ri-ghe o le colonne cheospitano dati riservati.Fare clic sulla etichettadella riga o della colon-na da nascondere, apri-re il menu Formato, e se-lezionare rispettiva-mente Righe o Colonne.Nel corrispondente sot-tomenu optare per Na-scondi, determinando lascomparsa dell’elemen-to su cui si lavora. Si no-ti, però, che esaminan-do le etichette di righe ecolonne, ci si accorgesubito che manca qual-cosa. Se si sceglie que-sto tipo di protezione,pertanto, conviene na-scondere le suddetteetichette. Accedere allascheda Opzioni, e nellasezione Opzioni della fi-nestra, togliere la spun-ta accanto alla voce In-testazioni di riga e co-lonna. La modifica vieneresa operativa non ap-pena si preme il pulsan-te Ok in calce alla sche-da. Si può anche proteg-gere un singolo foglio dilavoro, o il loro insieme,con una password. Apri-re il menu Strumenti, se-lezionare Protezione, enel corrispondente sot-tomenu optare rispetti-vamente per Proteggi fo-glio, o Proteggi cartelladi lavoro. Nel box cui siaccede spuntare gli ele-menti da proteggere,quindi dichiarare la pas-sword. A questo punto,si possono rendere invi-sibili le formule conte-nute in una determinatacella. Selezionarle, ac-cedere alla scheda Pro-tezione della mascheradei formati, e spuntarela casella Nascosta.

Un’altra possibilità dinascondere un dato, oquantomeno di render-lo illeggibile a prima vi-sta, deriva direttamentedall’utilizzo di partico-lari formattazioni, in al-ternativa a quella stan-dard. Ecco un esempiopratico: come fare pernascondere un valorenumerico contenuto inuna cella (con i testi

non funziona). Eviden-ziarla, aprire il menuFormato, e selezionarela voce Celle. Nella ma-schera che si apre acce-dere alla scheda Nume-ro, e nella finestra cheelenca le categorie deiformati disponibili sele-zionare Personalizzato.A questo punto, sosti-tuire il tipo di formatovisualizzato nella casel-la Tipo, con uno spazio.Premere il pulsante Okin calce alla scheda.Detto fatto il numerosparisce, ed il bello èche non lo si vede nep-pure nella barra delleformule, anche se que-sta è visibile. Il valore,può essere anche sosti-tuito con un simbolo ouna parola (da specifi-care sempre nella casel-la Tipo), ma in questocaso il dato originale èpur sempre visibile nel-la barra delle formule.Una alternativa al meto-do appena descritto, èquella di utilizzare un ti-po di font diverso daquello default per la vi-sualizzazione dei dati.Per esempio, il Win-dings, l’Holiday Bt, ilMarlett, e così via. An-che in questo caso,però, il contenuto dellacella è sempre visibilenella barra delle formu-le. Ecco perché convie-ne non visualizzarla.

Piccole astuzieVe ne suggeriamo

due, per quello che pos-sono valere, ma nonsempre il curioso cipensa. Un foglio di lavo-ro Excel può essere arti-colato in 256 fogli: pochiimmagineranno che ivostri dati si possanotrovare, per esempio,nella zona HS59600:HZ59670 del foglio di la-voro numero 234! Se poiattiviamo una delle pro-tezioni che abbiamo de-scritto, tanto meglio. Unaltro accorgimento po-trebbe essere quello dinascondere le zone sen-sibili sotto un grafico oun oggetto. Spostando-lo semplicemente i datidiventano disponibili.In certi casi può funzio-nare. �



� Cambiare i formatiPer nascondere un valorenumerico contenuto in unacella (con i testi nonfunziona), evidenziarla,aprire il menu Formato, eselezionare Celle. Nellamaschera che si apreaccedere alla schedaNumero, e nell’elenco deiformati selezionarePersonalizzato. Sostituireil formato visualizzatonella casella Tipo, con unospazio.

� Utilizzare caratterispecialiUn’alternativa al metodoappena descritto, è quelladi utilizzare per lavisualizzazione dei dati untipo di font diverso daquello default. Peresempio, il Windings,l’Holiday Bt, il Marlett, ecosì via. In questo caso,però, il contenuto dellacella è sempre visibilenella barra delle formule,che conviene nascondere.

� Proteggere fogli ocartelle Si può proteggere unsingolo foglio di lavoro conuna password. Aprire ilmenu Strumenti,selezionare Protezione, enel corrispondentesottomenu optarerispettivamente per Proteggifoglio, o Proteggi cartella dilavoro. Nel box spuntare glielementi da proteggere,quindi dichiarare lapassword.

� Protezioni graficheUna protezione alla qualeun curioso occasionalepuò non pensare potrebbeessere quello dinascondere le zonesensibili sotto un grafico oun oggetto. Spostando poisemplicemente il riquadroche incornicia ildiagramma i datidiventano disponibili.

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Quante volte, difronte ad una for-mula anche piutto-

sto semplice ci siamochiesti che cosa rappre-sentasse, e abbiamo do-vuto percorrere a ritro-so il cammino che ci haportato alla sua impo-stazione per dare una ri-sposta all’interrogativo?Sicuramente spesso, senon si ha la buona abi-tudine di denominareopportunamente celle ezone sensibili di un fo-glio di lavoro.

Così facendo, quandosi fa riferimento ad essenell’ambito di unaespressione, bastaun’occhiata per sapereesattamente di che sitratta: se abbiamo a chefare con le provvigionidel venditore Rossi, conl’Iva sul fatturato di unazona di vendita, o con ilmargine di contribuzio-ne di una linea di pro-dotti. Facciamo subitoun esempio.

Se nella cella B5 ècontenuto il valore del-l’imponibile di una fattu-ra, e nella cella D5 losconto percentuale daapplicare, la formulache calcola l’ammontaredel corrispondente im-porto è =B5*D5/100, de-cisamente meno chiarase la confrontiamo conla seguente: Imponibi-le*Sconto/100, dove Im-ponibile e Sconto sono inomi che abbiamo asse-gnato rispettivamentealle celle B5 e D5.

Infatti, la nostraespressione indica chia-

ramente il tipo di calco-lo che si sta eseguendo.

I nomi assegnati allecelle non devono asso-lutamente contenerespazi al loro interno.Pertanto, se si assegnaun nome composto bi-sogna prevedere l’un-derscore o il punto al po-sto degli spazi. A questopunto, vediamo come siprocede alla loro asse-gnazione.

Denominare celle e zone

Evidenziare la cella ola zona da denominare,quindi aprire il menu In-serisci e selezionare lavoce Nome.

Nel corrispondentesottomenu optare perDefinisci determinandol’apertura di una ma-schera articolata in tresezioni. La prima è occu-pata da una casella incui si digita il nome daassegnare.

Nella finestra sotto-stante sono elencati i no-mi eventualmente già at-tribuiti, mentre in calcealla maschera si trovaun’altra casella in cui fi-gurano le coordinatedella cella o della zonache si sta denominando.In tale casella vengonoanche visualizzate lecoordinate corrispon-denti al nome che vieneevidenziato nella fine-stra.

Assegnato il nomepremere il pulsante Ag-giungi per trasferirne ilriferimento nella fine-stra, quindi Ok per con-

Excel Rendere le formule piùcomprensibili� Il problema Evitare che le formule contenute in un foglio di lavoro risultino incomprensibili o quantomenodi difficile interpretazione

� La soluzione Assegnare alle celle e alle zone che figurano nelle espressioni nomi che siano esplicativi dei dati in esse contenute

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Assegnazione dei nomi� Utilizzare i nomi nelle formuleIn una espressione è possibile utilizzare, in luogo delle coordinate di celle o zone, nomiautoesplicativi a questeassegnati. Impostando la formula per il calcolo,poniamo, di uno sconto, èpiù facile fare riferimento ainomi Sconto e Imponibile,piuttosto che alle cellecontenenti i corrispondentivalori.

� La proceduraNel caso di celle e zone,evidenziarle, quindi aprire ilmenu Inserisci, eselezionare la voce Nome,determinando l’apertura diun sottomenu in cui si opta per Definisci.Si accede così al box chegestisce l’assegnazione deinomi. Per denominarecostanti o formule, la procedure è analoga, manon sono previste selezionipreliminari.

� Il box di assegnazioneNella casella in altodigitare il nome daassegnare. Se ladenominazione coinvolgeuna cella o una zona,meglio evidenziarle in precedenza. A cosefatte premere il pulsanteAggiungi per trasferire il nome nella finestracentrale del box, quindi il pulsante Okper consolidarel’assegnazione.

� Utilizzare le etichettePer denominare i dati di una tabella ci si puòavvalere delle etichette dirighe e colonne. Il totale della colonnaZona Sud può essereespresso dalla formula=SOMMA(Zona Sud),mentre la cella checorrisponde alle venditedel Prodotto A nella Zona Est si puòindicare come Prodotto AZona Est.

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fermare l’assegnazione.Si noti che se si eviden-zia un nome dell’elenco,e poi si preme il pulsan-te Elimina, se ne deter-

mina la cancellazione.

Le regole per lastruttura dei nomi

Come si diceva, i no-

mi devono sottostare adalcune regole. Ecco lepiù importanti. La lorolunghezza non può su-perare i 255 caratteri. Il

primo carattere di unnome deve essere asso-lutamente una lettera,per i successivi è possi-bile utilizzare lettere, nu-meri, punti e l’underscore( _ ). Un nome non puòcontenere spazi: sosti-tuirli con l’underscore ocon il punto. I nomi nonpossono essere dei rife-rimenti di cella, altri-menti si verificherebbe-ro situazioni imprevedi-bili. I nomi assegnatipossono contenere ca-ratteri maiuscoli e minu-scoli.

La differenza fra maiu-scole e minuscole nonviene rilevata. In altreparole, Fatture e FATTU-RE sono nomi esatta-mente uguali. Non è pos-sibile assegnare lo stes-so nome a due celle di-verse. In tal caso vieneconsiderata valida l’ulti-ma assegnazione, e laprima sarà automatica-mente eliminata. Invece,è possibile assegnarepiù nomi ad una stessacella o zona.

Altre tecniche di denominazione

L’assegnazione deinomi può avere luogocon altri metodi.

Per esempio, per de-nominare i dati ospitatiin una tabella ci si puòavvalere delle etichettedi righe e colonne, ri-sparmiando così tempoprezioso.

Così, facendo riferi-mento alla tabella di fi-gura 4, il totale della co-lonna Zona Sud può es-sere espresso dalla for-mula =SOMMA(ZonaSud), mentre la cella checorrisponde alle venditedel Prodotto 1 nella ZonaEst si può indicare comeProdotto 1 Zona Est.

È importante notareche si è fatto riferimen-to alle etichette originalidi righe e colonne, spazicompresi, senza sosti-tuire questi ultimi con ilpunto o l’underscore. Perpoter utilizzare questametodologia di denomi-nazione, bisogna primaattivarla.

Ecco come operare.Aprire il menu Strumenti,selezionare Opzioni, e

nella maschera che vie-ne visualizzata accederealla scheda Calcolo, do-ve nella sezione Opzionidella cartella di lavoro sispunta la voce Accettaetichette nelle formule.

L’assegnazione acostanti numeriche

Inoltre, le etichette dirighe e colonne devonoessere adiacenti ai valorirappresentati, quindinon possono esserci zo-ne vuote che le stanno aseparare.

Un altro interessanteutilizzo dei nomi è quel-lo di assegnarli a costan-ti numeriche che figuri-no spesso nelle formuleche impostiamo. Peresempio, al valore 5 sipotrebbe assegnare ilnome di Sconto, così po-tremo utilizzarlo tutte levolte che calcoliamo lariduzione di prezzo perun cliente. Ecco comeprocedere.

Accedere alla ma-schera di denominazio-ne, inserire il nome Scon-to nella casella dedicata,quindi digitare = 5 nellacasella in calce al box.Premere il pulsante Ag-giungi, quindi Ok.

A questo punto, l’as-segnazione è operativa.Ovviamente, se il valoredello sconto dovesse va-riare bisogna procederead una nuova assegna-zione.

Se si presentasse ilproblema relativo asconti calcolati in prece-denza, la soluzione vatrovata caso per caso,ma in linea di massimapotrebbe bastare creareun nome diverso (peresempio, Sconto2), al fi-ne di evitare il ricalcolodi formule in cui riduzio-ni applicate in preceden-za.

Per accedere rapida-mente all’elenco dei no-mi assegnati, aprire l’e-lenco a discesa associa-to alla casella immedia-tamente sopra l’intesta-zione della colonna A delfoglio di lavoro.

Ne verrà visualizzatala lista, e se si evidenziaun nome verrà eviden-ziata la cella o la zonacui si riferisce. �



� Attivare l’opzione di utilizzo delle etichettePer utilizzare come nomi deidati di una tabella le etichette di righe e colonne, aprire il menuStrumenti, selezionareOpzioni. Accedere allascheda Calcolo.Nella sezione Opzionidella cartella di lavorospuntare Accetta etichettenelle formule. Le etichettedevono essere adiacenti aivalori cui si riferiscono.

� Denominare una costanteUn interessante utilizzo deinomi è quello di assegnarli a costanti o formule. Per esempio, al valore 20 si potrebbeassegnare il nome Iva, perutilizzarlo tutte le volte checalcoliamo tale imposta.Accedere alla maschera di denominazione, inserire ilnome Iva nella caselladedicata, e digitare = 20nella casella in calce al box.

� Altri metodi di assegnazionePossiamo denominare lecelle dell’intervallo C6:C8utilizzando i corrispondentinomi della zona B6:B8.Evidenziare la zona B6:C8,aprire il menu Inserisci,selezionare Nome,e optare per Crea nelsottomenu. Nel box che si apre figura già spuntatal’opzione A sinistra. PremereOk per procedereall’assegnazione.

� Per avere aiutoSe si vogliono averemaggiori ragguagli sulle tecniche didenominazione di celle,zone, costanti, o formule,accedere alla guida in linea, nella scheda di ricerca libera digitareNomi. In particolare, si consiglia di consultare lepagine corrispondenti alprimo, quarto, quinto e settimo degli argomentiindividuati.

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Se ci sono prodotti oservizi le cui vendi-te presentano un

andamento ben precisoe abbastanza facilmenteindividuabile, in altri casila situazione cambia enon è possibile estrapo-lare da una sempliceanalisi visiva il loro com-portamento sul mercato.Ci riferiamo a quei beniche sono soggetti al fe-nomeno della stagiona-lità, nel senso che le lorovendite presentano pic-chi molto elevati in cor-rispondenza di certi pe-riodi dell’anno, per poiabbassarsi più o menodrasticamente in quelliimmediatamente succes-sivi. Gli esempi si spre-cano. Si va dai dolci na-talizi all’abbigliamentoper gli sport invernali, edai viaggi per vacanze alconsumo di bevandegassate. Se mettiamo inun grafico i corrispon-denti dati di vendita ciaccorgiamo subito che laloro curva rappresenta-tiva, proprio per la pre-senza dei suddetti pic-chi, non ci consente diindividuare con certezzail trend delle vendite, va-le a dire se nel corso deiperiodi presi in conside-razione queste sono sta-bili, in aumento, o in di-minuzione. E allora? Ilproblema non è di solu-zione immediata, ma bi-sogna affidarsi ad unaanalisi specialistica chenel gergo degli addetti ailavori viene definita ana-lisi della media mobile. Ilsuo compito, per l’ap-

punto, è di smorzare l’ef-fetto di disturbo dovutoalla presenza dei picchistagionali, consentendoin un certo qual modo diallineare i dati e presen-tarli graficamente in unamaniera che mette in evi-denza il loro reale anda-mento. Vi sono vari tipidi media mobile, chevengono definite a se-conda del numero di pe-riodi temporali che siprendono come riferi-mento per elaborare idati disponibili. Così, siparla di media mobile adue mesi, tre mesi, e co-sì via, ma solitamente leanalisi si riferiscono aperiodi di tre, sei, o do-dici mesi. Sta all’espe-rienza di chi le eseguedeterminare il periodopiù appropriato da utiliz-zare, che può dipendereanche dal numero di pic-chi stagionali che si veri-ficano nel corso dell’an-no. Ovviamente, è il casodi ricordarlo, bisognapartire da un congruonumero di dati storici,almeno, come minimoda quelli relativi ad un in-tero anno.

L’elaborazione dei dati Le tecniche di elabo-

razione sono diverse, maalla fine tutto si riduce acreare una nuova curvache si sviluppa parallela-mente a quella dei datistorici, e i cui punti sonostati calcolati mediandocon particolari criteriquesti ultimi. Nel nostrocaso, se ipotizziamo unamedia di periodo 2, l’al-

Excel Visualizzare il trend di vendita� Il problema Analizzare l’andamento delle vendite di unprodotto soggetto a stagionalità, il grafico dellequali presenta picchi in corrispondenza dideterminati periodi dell’anno

� La soluzione Utilizzare la procedura dedicata espressamentesviluppata per individuare il suddetto trend

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La media mobile passo per passo� Creare il grafico dei dati storiciEvidenziare la zona che ospita i dati storici, enella barra degli strumentifare clic sull’icona consopra impresso un graficoa barre. Verrà visualizzatala galleria dei graficirealizzabili. Nella finestraTipo di grafico selezionareLinee, quindi, nella finestra a fianco,selezionare la prima dellevarianti grafiche proposte.

� Aggiungere la lineadi tendenzaUna volta impostato il grafico ed assegnatiglieventualmente anche gli attributi opzionali (titoli,legende, etichette, e cosìvia), fare clic destro su un punto della curva.L’intera linea vieneevidenziata, e al tempostesso si apre un menu in cui si seleziona la voceAggiungi linea di tendenza.

� Definire la linea di tendenzaAccedere alla scheda Tipo,e fare clic sull’icona dellamedia mobile. È la sestadi quelle visualizzate. Nella finestrellaimmediatamente a fiancodella icona specificare la periodicità della mediamobile (da 2 a 15).Si consiglia di utilizzarealte periodicità solo se si dispone di un congruonumero di dati storici.

� Le OpzioniAccedere alla omonimascheda e spuntare il bottone Personalizzase si vuole assegnare una denominazionespecifica all’analisi che stiamo impostando. In caso contrario, la legenda relativa alla corrispondente curvapresenterà una diciturageneralizzata che ne indica la periodicità.

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goritmo utilizzato da Ex-cel prevede che il primopunto della curva rap-presentativa della mediamobile sia la media del

primo e del secondo deivalori storici, il secondopunto sarà la media delterzo e del secondo valo-re storico, e così via. Se

si esegue una media atre mesi, invece, il primopunto sarà la media deiprimi tre valori storici, ilsecondo la media del

quarto, terzo, e secondovalore, e così via. Pertan-to, a seconda del perio-do che si utilizza, la cur-va risultante inizierà incorrispondenza del pun-to della curva storica ilcui numero d’ordine epari al periodo della me-dia stessa. A questopunto, dovremmo saper-ne abbastanza per darecorso alla nostra primaanalisi.

Eseguire l’analisiCondurre con Excel

una analisi della mediamobile significa traccia-re il grafico dei dati sto-rici, quindi aggiungervi,tramite la procedura de-dicata, la specifica lineadi tendenza della mediamobile indicando il pe-riodo di questa. Ecco co-me procedere. Eviden-ziare la zona che ospita idati storici, e nella barradegli strumenti fare clicsull’icona con sopra im-presso un grafico a bar-re. Verrà visualizzatacontestualmente la gal-leria dei grafici realizza-bili. Nella finestra Tipo digrafico selezionare Linee,quindi, nella finestra afianco, selezionare la pri-ma delle varianti grafi-che proposte. Conclusal’impostazione del grafi-co fare clic destro su unqualsiasi punto dellacurva, e nel menu conte-stuale scegliere la voceAggiungi linea di tenden-za. Si accede così allamaschera a due schedeche gestisce la procedu-ra. Nella scheda Genera-le fare clic sull’icona del-la media mobile, quindispecificare nella fine-strella a fianco la perio-dicità desiderata. A que-sto punto, accedere allascheda Opzioni, e nellaparte superiore di essaspuntare il bottone Per-sonalizzato se si vuoleassegnare un nome spe-cifico alla linea di ten-denza. In caso contrariole verrà assegnata unadenominazione genericache comprende anchel’indicazione della perio-dicità dell’analisi. Pre-mendo il pulsante Okviene visualizzata la no-stra curva rappresentati-

va della media mobile.Se vogliamo aggiunger-ne una seconda, con unaperiodicità diversa, ba-sta ripetere la procedu-ra. Per cancellare unacurva, invece, fare clicdestro su un suo punto,e nel menu contestualeal clic selezionare Can-cella. Si noti che non èprevista la periodicità 1.Infatti, se si scegliesse ta-le parametro, in base alleconsiderazioni appenafatte si otterrebbe una li-nea di tendenza che an-drebbe a sovrapporsiesattamene a quella deidati storici. Infatti i puntidella linea rappresente-rebbero la media con sestessi dei corrispondentipunti della curva dei da-ti storici!

Attributi della linea di tendenza

Il tracciato della curvapuò essere opportuna-mente personalizzato, alfine di distinguerla daquella dei dati storici. Ec-co come operare. Fareclic destro su un puntodella linea di tendenza, enel menu che viene vi-sualizzato optare per lavoce Formato linea ditendenza. Si accede aduna maschera a tre sche-de, due delle quali sonole stesse che già cono-sciamo. Accedere allascheda Motivo, nella qua-le si spunta il bottonePersonalizzata. Vengonocosì attivati automatica-mente gli elenchi a di-scesa associati alle ca-selle Stile, Colore, e Spes-sore. Aprirli, e procederealle impostazioni deside-rate di cui viene visualiz-zata l’anteprima nella fi-nestrella sottostante.Premere il pulsante Okper riaccedere al grafico.

Per saperne di piùPer avere maggiori

informazioni sulle lineedi tendenza, e in partico-lare su quella relativa al-la media mobile, consul-tare la guida in linea. Ac-cedere alla scheda di ri-cerca libera, e digitarenella casella dedicataMedia mobile. Vengonoindividuati sei argomentirilevanti. �



� Il grafico finaleEcco come si presenta il grafico che compendia i risultati dell’analisicondotta.Nel piano cartesiano è stata inserita anche la curva che rappresental’andamento delle venditecalcolato con la tecnicadella media mobile. Il punto iniziale della curvadipende dal tipo di periodicità impostata.

� Calcolare altre mediemobiliAl grafico si possonoaggiungere più linee ditendenza contempora-neamente, ovviamente conperiodicità diversa. Bastaseguire la proceduradescritta. Si consiglia diaggiungere linee condiscreta periodicità perevitare sovrapposizioni che,seppure, parziali, disturbanola lettura del diagramma.

� Formattare la linea di tendenzaFare clic destro su un qualsiasi punto della linea di tendenza, e nel menu contestuale al clic selezionare la voceFormato linea di tendenza.Nella maschera a schedeche si apre accedere alla scheda Motivoper personalizzare lo stile,il colore, e lo spessoredella linea.

� Per saperne di piùPer avere maggioriinformazioni sulle linee di tendenza, e in particolare su quellarelativa alla media mobile,consultare la guida in linea. Accedere alla schedadi ricerca libera, e digitarenella casella dedicataMedia mobile.Vengono individuati sei argomenti rilevanti.

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Nello scorso numerodi settembre ab-biamo dedicato

una scheda alla funzio-ne di formattazione con-dizionale, grazie allaquale si può impartiread un cella o ad una zo-na una particolare for-mattazione (a livello dicolore, caratteri, forma-ti numerici, e così via) aseconda dei dati che visono contenuti. Peresempio, se stiamo im-postando un modello dicontabilità, si può faresi che tutte le celle incui sono ospitati valorinegativi presentino unosfondo rosso. Ma è soloun esempio, perché leapplicazioni di questaversatile funzionalitàsono solo da immagina-re. Nella presente sche-da vedremo come èpossibile impostare inun batter d’occhio untabulato a lettura age-volata. Ci riferiamo aduna tabella in cui le ri-ghe sono alternativa-mente bianche e grigie(o di un altro colore te-nue) per consentire unamigliore leggibilità deidati che si trovano in ri-ghe adiacenti. In questocaso ci dobbiamo avva-lere della possibilità diutilizzare una formulaper esprimere la condi-zione di formattazione.In pratica, le righe di-spari avranno uno sfon-do grigio, mentre le pariquello tradizionale delfoglio di lavoro. Ma co-me possiamo impostarein pratica tale vincolo?Avvalendoci di due fun-zioni Excel: RESTO e RI-GA che rispettivamente

calcolano il resto di unadivisione e restituisco-no il numero delle rigain cui c’è la funzione.

La formattazionecondizionale

Evidenziare la zonacorrispondente al tabu-lato (per esempioA1:K30), aprire il menuFormato, e selezionareFormattazione condizio-nale. Nella mascherache viene visualizzataaprire l’elenco a discesaassociato alla casellaCondizione 1 e selezio-nare La formula è. Nellacasella a fianco inserirel’espressione =RESTO(RIF.RIGA(A1);2)>0, cheequivale a dividere il nu-mero della riga per 2 e acalcolarne il resto.

Se il numero della ri-ga è pari il resto sarà ze-ro e la condizione non èverificata, ma se è di-spari il resto è maggioredi 0, e la condizione èverificata.

In tal caso viene asse-gnato il formato che sta-biliremo. Come? Facen-do clic sul pulsante For-mato, e selezionando ilcolore grigio nella palet-ta della scheda Motivodella maschera che vie-ne visualizzata.

Premere il pulsanteOk per consolidare lascelta e ritornare allamaschera di formatta-zione, dove nella fine-stra dedicata si valutal’anteprima dell’asse-gnazione.

Premendo ancora ilpulsante Ok le righe di-spari della tabella si pre-senteranno con lo sfon-do grigio. �

Excel Un tabulato a letturaagevolata� Il problema Creare un tabulato che permetta una miglioreleggibilità, alternando righe chiare e scure

� La soluzione Formattare condizionalmente le righe pari o dispari del tabulato

La formattazione condizionale� Lanciare la proceduraEvidenziare la zonacorrispondente al tabulato, aprire il menuFormato e optare per Formattazionecondizionale.Nella maschera cui si accede aprire l’elenco a discesa associato alla prima casella eselezionare La formula è.

� Inserire la formulacondizionaleNella casella dedicatainserire l’espressione=RESTO(RIF.RIGA(A1);2)>0. Tale condizione vieneverificata per le righe del tabulato che hanno un numero dispari,e in tal caso le loro celle si presenteranno con fondo grigio.

� Impostare il formatocondizionaleFare clic sul pulsanteFormato. Così facendoviene aperta unamaschera a tre schede.Aprire la scheda Motivo,e nella paletta cromaticaselezionare il colore da assegnare allo sfondodelle celle delle righedispari (grigio).

� Il risultato finaleEcco come si presenta il nostro tabulato a letturaagevolata.Le celle delle righe disparihanno uno sfondo grigio,mentre quello delle righepari non è statomodificato.È possibile impostareulteriori condizioni perimpartire una colorazioneanche alle celle delle righepari.

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Gli istogrammi, ingenerale, visualiz-zano in maniera

anonima i dati che sonochiamati a interpretare.Pertanto, in certi casi,per dare loro un mag-gior impatto comunica-tivo si rivela preziosa lapossibilità di sostituir-ne le barre con un dise-gno che richiami più davicino la situazione rap-presentata. L’effetto èancora più efficace se lasostituzione avvieneprevedendo che il dise-gno si autodimensioniproporzionalmente al-l’entità dei valori checorrispondono alle sin-gole barre.

Ma ecco come proce-dere, per esempio, percreare un istogramma incui le barre siano sosti-tuite, poniamo, dal dise-gno di un cuore. Innan-zitutto, se già non lo fos-se, visualizzare in calceal foglio la barra deglistrumenti di disegno(Visualizza/Barre stru-menti/Disegno).

A questo punto, nellasuddetta barra, aprire ilmenu Forme, selezionareancora Forme, e nella pa-letta grafica che si aprefare clic sul simbolo delcuore. Portare il cursorenell’area di lavoro e dise-gnare un cuoricino. Evi-denziarlo, e colorarlo inrosso facendo clic sull’i-cona di riempimento co-lore, e selezionando poitale tonalità nella palettacromatica che vieneaperta. A cose fatte co-piare il disegno.

Porre il cursore nel-l’area del grafico, fare

clic su una qualsiasi bar-ra, e poi ancora clic.

Con il primo clic si de-termina la selezione ditutte le barre presentinel grafico (al loro inter-no viene esibito un qua-dratino), mentre con ilsecondo viene selezio-nata la singola barra,lungo i bordi della qualecompaiono delle mani-glie. Adesso aprire il me-nu Modifica, e seleziona-re la voce Incolla. Cosìfacendo la barra scom-pare, e al suo posto sipresenta il disegno delnostro cuoricino le cuidimensioni si assestanoautomaticamente al pre-cedente contorno dellabarra.

Operare nello stessomodo sulle altre barreper completare il dia-gramma. Per i patiti del-la nomenclatura ricor-diamo che nel gergo de-gli addetti ai lavori lanuova composizione haun nome ben preciso:pittogramma.

Impilare i disegniSe, anziché un solo

cuore, vogliamo visualiz-zarne più d’uno, possia-mo impilarli.

Fare clic destro sulcuore, e nel menu conte-stuale al clic optare perFormato serie dati. Nellamaschera cui si accedepremere il pulsanteRiempimento, e nel boxche si apre attivare lascheda Immagine. In cal-ce ad essa spuntare ilbottone In pila.

Nella casella dedicataspecificare il numero dicuori da visualizzare. �

Excel Personalizzare gli istogrammi� Il problema Personalizzare un istogramma sostituendo le barre del grafico con un disegno

� La soluzione Creare il disegno sostitutivo, quindi incollarlonelle barre dopo averle evidenziate

Creare il disegno e replicarlo

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� Creare il disegnoAprire il menu Forme,selezionare ancora Forme,e nella paletta grafica che si apre selezionare il simbolo del cuore.Portare il cursore nell’areadi lavoro, e disegnarlospostando semplicementeil mouse. Copiare il disegno.

� Evidenziare la barraFare clic su una qualsiasibarra del grafico, e poi ancora clic. Con il primo clic si ottienela selezione di tutte le barre, con il secondoviene evidenziata la singola barra. Aprire il menu Modificae selezionare Incolla.

� Il risultato finaleAd incollaggio avvenuto la barra originalescompare, e al suo postosi presenta il’immagineche vi abbiamoselezionato.Le sue dimensioni si assestanoautomaticamenteai preesistenti contornidella barra.

� Impilare le immaginiFare clic destro sulla barra cuore,e nel menu contestualeoptare per Formato seriedati. Nella mascheravisualizzata premere il pulsante Riempimento,e nel box cui si accedeattivare la schedaImmagine.Spuntare il bottone In pila.

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Potrebbe succedere,quando si realizzaun grafico lineare,

che la serie numericada utilizzare come basepresenti alcuni valorivuoti.

In tal caso, le lacunesaranno evidenziateinesorabilmente nel pia-no cartesiano, e risulte-ranno tanto più appari-scenti se sono consecu-tive, oppure precedonoe seguono un singolodato. Insomma, il dia-gramma risultante nonsolo non è assolutamen-te bello da vedere, maperde il suo impatto co-municativo.

E allora? Si può rimediare in

vari modi. La soluzionepiù immediata (ma nonla migliore) è quella distimare ad occhio i va-lori mancanti e di inse-rirli manualmente percolmare gli ineffabilivuoti. Tale procedura,pur essendo veloce e fa-cile da attuare è ben po-co scientifica.

Meglio quindi ricor-rere ad una opzione de-dicata che è stata svi-luppata espressamenteper porre rimedio a talisituazioni.

In pratica, viene ese-guita una interpolazio-ne automatica della se-rie numerica con il ri-sultato che i dati man-canti vengono calcolatiautomaticamente conun metodo matematicoassolutamente rigoro-so.

Ovviamente, questonon significa che i nuovidati rispecchino la si-

tuazione reale, ma alme-no l’iter procedurale vie-ne garantito, e restitui-sce alla serie la conti-nuità che le mancava.Ecco come procedere.

Interpolare i datiUna volta realizzato il

grafico, e resici contoche la sua presentazio-ne lascia a desiderare,farvi sopra clic, aprire ilmenu Strumenti, e sele-zionare la voce Opzioni.Nella maschera a sche-de che viene visualizza-ta accedere a quella de-nominata Grafico.

A questo punto, civengono offerte duepossibilità.

Se si spunta il botto-ne Interpola viene atti-vata tale opzione, per-tanto la curva non pre-senterà più disconti-nuità, ma è rappresen-tata da un tratto costan-te, che media, per l’ap-punto, grazie all’inter-polazione, le palesi di-scontinuità.

L’alternativa è quelladi spuntare il bottoneZero.

Così facendo, i datimancanti vengono presiin considerazione comefossero degli zeri, per-tanto, sia pure artificio-samente, viene ripristi-nata la continuità dellacurva, che in loro corri-spondenza andrà a toc-care l’asse delle X.

Nelle figure 3 e 4 sonorappresentati i grafici ri-spettivamente risultantidall’attivazione dell’op-zione di interpolazionee dell’azzeramento deivalori mancanti. �

Excel Interpolare i dati di un grafico� Il problema Migliorare la presentazione di un grafico linearequando mancano alcuni dati

� La soluzione Tracciare il grafico, quindi attivare l’opzione di interpolazione automatica dei valori mancanti

Interpolare o azzerare i dati

3

4

1

2

� I vuoti del graficoQuando si realizza un grafico lineare, se la corrispondente seriedi valori non è completavengono visualizzati dei punti di discontinuitàche si materializzano in antiestetici vuoti.

� Attivare le opzioniAprire il menu Strumenti e selezionare la voceOpzioni. Nella maschera a schede che vienevisualizzata accedere a quella denominataGrafico. A questo puntomettere la spunta alla casella Interpola.

� Il grafico interpolatoEcco come si presenta il grafico di figura 1 dopo che è stata attivata l’opzione di interpolazione. La curva non presenta più discontinuità, ed è adesso rappresentatada un tratto costantedecisamente più bello da vedersi.

� Azzeramento dei datiSe nella maschera di figura 2 si spunta il bottone Zero, i datimancanti vengonoconsiderati come nulli.Con questa mossa vieneartificiosamenteripristinata la continuitàdella curva.

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Capita spesso, impo-stando una tabella,che il testo dell’eti-

chetta di una o più co-lonne sia più lungo dellalarghezza della colonnache lo deve ospitare.

La soluzione imme-diata, ma non la miglio-re, è quella di allargarela colonna stessa, macosì facendo si allarga latabella, che può anchefuoriuscire dall’area dilavoro, mentre la colon-na si presenta sovradi-mensionata per i conte-nuti.

Fortunatamente Ex-cel propone numeroseopzioni di formattazio-ne che, applicate ai testidell’etichetta, consento-no di risolvere brillante-mente il problema.

Per esempio, le eti-chette, anziché essereorizzontali possono es-sere posizionate in ver-ticale (variandone l’an-golazione), oppure sipossono disporre sudue righe attivando gli acapo all’interno dellecelle. Insomma, una so-luzione si può sempretrovare. Vediamo come.

Le etichette in verticale

Creata la tabella, se siconfigurano i suddettiproblemi di impagina-zione, evidenziare la ri-ga che ospita le etichet-te, quindi aprire il menuFormato, e selezionarela voce Celle.

Si accede così allamaschera per la format-tazione dei testi, che sipresenta articolata in

più schede. Attivare lascheda Allineamento.Nella sezione Orienta-mento è possibile stabi-lire l’inclinazione dei te-sti in un intervallo com-preso fra 0 e 90 gradi,cui corrispondono ri-spettivamente la posi-zione orizzontale e quel-la verticale.

Facendo clic sui pul-santi che corredano la fi-nestrella sottostante lascala graduata si può va-riare il parametro incli-nazione per incrementiunitari successivi, oppu-re si digita direttameneil dato nella finestrellastessa.

Il valore attribuitoviene monitorato intempo reale dall’indica-tore.

Altre definizioniLa scheda consente

di operare anche altreimportanti definizioni.Innanzitutto, i tre check-box in calce ad essa per-mettono rispettivamen-te di disporre il testo supiù righe consentendolo a capo automatico, dirimpicciolire i caratteriper adattare i testi allalarghezza della colonna,e di unire più celle adia-centi se il testo debordain queste ultime.

Nelle caselle Orizzon-tale e Verticale, invece, èpossibile definire le va-rianti di questi tipi di al-lineamento. In partico-lare la variante Riempidell’allineamento oriz-zontale ripete l’etichettasino a occupare tutta lacella. �

Excel Impostare le etichette delle tabelle� Il problema Definire opportunamente gli attributi delle etichette di una tabella quando la larghezzadelle celle che le ospitano è insufficiente

� La soluzione Avvalersi delle opzioni di formattazione dedicateper variarne l’orientamento o l’impaginazione

Le opzioni di allineamento

3

4

1

2

� La scheda allineamentoSelezionare le celle su cuiintervenire, quindi aprire il menu Formato, e selezionare la voceCelle. Nella maschera che si apre accedere alla scheda Allineamentodove si può procedere a vari tipi di definizioni.

� Verticalizzare le etichetteNella sezioneOrientamento è possibilestabilire l’inclinazione dei testi in un intervallocompreso fra 0 e 90 gradi. Impostare il valorefacendo clic sui pulsantiniche corredano lafinestrella sotto la scalagraduata.

� Adattare i testi alle celle, e viceversaLe caselle in calce alla scheda consentono di attivare lo a capoautomatico nelle celle, di rimpicciolire i caratteriper adattare i testi alla cella, e di unire piùcelle adiacenti se il testodeborda in queste ultime.

� Allineamento verticalee orizzontaleTramite gli elenchiassociati alle caselleOrizzontale e Verticale, è possibile definire le varianti di questi tipi di allineamento. La variante Riempidell’allineamentoorizzontale ripetel’etichetta sino a occuparetutta la cella.

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Fogli elettronici: utilizziamole funzioni avanzate

di Excel

Le arrayArray, significa letteralmente schiera,

ma anche lista, o elenco.Nel nostro caso, il termine viene uti-

lizzato per definire particolari elabora-zioni che si eseguono utilizzando le tra-dizionali funzioni di Excel, ma avvalen-dosi di una speciale tecnica di inseri-mento dei dati che le rendono più versa-tili, consentendo così di risolvere coneleganza problemi anche molto com-plessi.

Per esempio, si possono sommare gli“n” valori più grandi di una lista, elabo-rare valori compresi in un determinatointervallo, e così via. p. 150

Interrogare archivi esterniLe funzioni di database di cui dispone

Excel sono molto potenti, ma se ne puòestendere notevolmente il campo di ap-plicazione prevedendo l’interrogazione diarchivi esterni, direttamente dall’internodi un foglio di lavoro.

In pratica, basta specificare il percorsodi residenza della cartella che contienel’archivio da interrogare, quindi specifi-care quale deve essere la struttura delprospetto destinato ad ospitare i dati de-la ricerca.

È anche possibile interrogare archiviesterni realizzati con Access, dBase, oFox Pro. p. 152

Le tabelle pivotL’utilizzo più diffuso che viene fatto di

un foglio elettronico è quello di creare ta-belle. Grazie alle tabelle pivot, un’innova-tiva funzionalità di Excel, è possibile ana-lizzarne i contenuti (anche graficamente)sotto le ottiche più diverse. p. 154

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Avete un argomento da [email protected]: 02.21.56.24.40Gli argomenti di interesse generaleverranno trattati dai nostri espertiin questa sezione

Dalle tabelle pivot alle array,passando per le interrogazioni di database esterni, vi spieghiamocome usare meglio lo spreadsheet di Microsoft

Anche se hanno fatto la lo-ro comparsa da più diun ventennio, diventan-

do subito protagonisti fra glistrumenti di produttività in-dividuale, i fogli elettronici ri-mangono tuttavia sottoutiliz-zati. Stime ottimistiche indi-cano che li si sfrutta media-mente per il 15 per cento del-le loro possibilità, ed è risa-puto che la maggior parte dichi se ne serve li impiega so-prattutto per creare grafici esemplici tabelle (di cui si li-mita per lo più a sommare icontenuti di righe e colonne).Eppure sono disponibili mol-tissime funzionalità, potentie non difficili da utilizzare,che consentirebbero di esten-derne notevolmente gli oriz-

zonti applicativi ben al di làdel semplice utilizzo che si èsoliti farne. Nella presenteguida analizzeremo alcunefunzioni di Excel pressochésconosciute alla maggior par-te degli utenti, ma comunquealla portata di tutti e dense diinteressanti applicazioni pra-tiche.

Le esploreremo prendendocome falsariga quelle cheoperano all’interno di Excel2002, ma anche chi è in pos-sesso delle precedenti versio-ni del programma potràugualmente avvantaggiarse-ne dal momento che la lorodinamica operativa resta inlinea di massima pur semprela stessa. �

Alberto Nosotti

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Trucchi e consigliper estendere ilcampo diapplicazionedelle funzioni di Excel

Array, significa letteralmen-te schiera, ma anche lista,o elenco.

Nel nostro caso, in partico-lare, sta per indicare specificheelaborazioni, che avranno luo-go utilizzando le tradizionalifunzioni di Excel, ma con unaspeciale tecnica che ne esten-de notevolmente il campo diapplicazione. In altre parole,queste ultime diventano piùversatili consentendo così di ri-solvere con eleganza e sempli-cità problemi anche moltocomplessi.

Conviene fare subito unesempio pratico, riferendoci al-la tabella a fianco. Quello chevogliamo fare è completare lacolonna vuota dedicata adospitare la valorizzazione del-l’imponibile per compilare larelativa fattura.

Utilizzando le tecniche tradi-zionali si inserisce nella cellaE4 l’espressione C4*D4, quindila si replica verso il basso. Mac’è un altro modo di operare,che ci illumina sulla tecnica dimanipolazione delle array.

Selezionare la zona E4:E7, in-serire nella cella l’espressione=C4:C7*D4:D7, e invece di co-piarla verso il basso, premerecontemporaneamente i tastiControl+Maiuscolo+Invio.

Vengono così visualizzati idati desiderati, ma i contenutidelle celle della zona E4:E7 so-no un po’ diversi da quelli checi aspetteremmo. Infatti, se po-sizioniamo il cursore su unaqualsiasi cella vi troviamo laformula {=C4:C7*D4:D7}.

In pratica, l’espressione cheabbiamo digitato prima appareracchiusa fra due parentesigraffe. Sono state inserite auto-maticamente da Excel proprioperché i dati specificati devo-no essere elaborati in un certomodo.

Lavorare con le array1

Un semplice esempio� Completare una tabellaLa tecnica delle array può essere utilizzata per calcolare con una sola operazione i prodottidei valori delle celle adiacenti di una zona. Nelnostro caso, determineremo l’imponibile dafatturare per un certo numero di prodotti in baseal numero di pezzi venduti e al loro prezzo dilistino. Evidenziare la zona E4:E7, inserire nellacella E4 la formula =C4:C7*D4:D7, quindipremere contemporaneamente i tasti Control,Maiuscolo, e Invio. Così facendo nella zonaevidenziata compariranno i risultati desiderati.

� Le formuleSe ci portiamo su una qualsiasi delle celle della zona che si era evidenziata, ci rendiamoconto che Excel ha inserito in tutte queste ultimela formula che abbiamo digitato, ma l’hamodificata racchiudendola fra parentesi graffe.Nel gergo degli addetti ai lavori si dice chel’inserimento è stato eseguito in modo matriciale.Si noti che non si ottiene lo stesso risultatoinserendo l’espressione nelle singole celle edigitando direttamente le parentesi graffe.

� Editare una array La modifica di una formula che è stata inserita in modalità matriciale non può essere eseguitacon le tecniche tradizionali. Ecco come operare.Evidenziare la zona occupata dalle espressioni, e premere il tasto F2 per attivare l’editing.Operare le modifiche desiderate, quindiconsolidarle con la pressione contemporanea dei tasti Control, Maiuscole, e Invio. Premendosemplicemente Invio si determina la visualizzazione del messaggio di errore:Impossibile modificare parte di una matrice.

PER SAPERNE DI PIÙ

Consultare la guidaIn certi casi, l’impostazione di una formulada elaborare con la tecnica matricialerichiede che venga adottata una particolaresintassi.Per documentarsi ampiamente sulle array e sul loro utilizzo vale la pena di consultare i corrispondenti argomentidella guida in linea. Ecco come procedere. Nella casella di ricerca libera, digitareUtilizzo delle matrici e premere Invio. Consultare i primi tre fra gli argomenti visualizzati nell’elenco dei risultati.

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Analizziamo la situazionesenza indulgere nella banaleconsiderazione che, almenonell’esempio fatto, le array rap-presentano piuttosto una com-plicazione dal momento cheper ottenere il risultato baste-rebbe, come abbiamo visto,impostare una semplice for-mula e ricopiarla.

Quello che ci deve fare me-ditare è che questa volta ab-biamo indicato una volta pertutte le zone da moltiplicare, eil fatto di avere consolidato l’e-spressione con la speciale se-quenza di controllo ci ha evita-to di procedere alle operazionidi replica.

A proposito della sequenzadi controllo, vale la pena disottolineare che non si otter-rebbe lo stesso risultato ag-giungendo semplicemente al-l’espressione di base le due pa-rentesi graffe.

Se voglio essere precisi pos-siamo dire che la sequenza dicontrollo fa si che l’input av-venga in forma cosiddetta ma-triciale.

A questo punto, dal momen-to che quasi tutte le funzioni diExcel possono essere utilizzatein questo modo, è possibile im-maginarne le più disparate ap-plicazioni estensive. Tutto staad impostare la formula di ba-se, da interpretare poi con latecnica delle array.

Questa tecnica, fra l’altro,presenta anche un altro grandevantaggio, che è quello di po-ter concentrare direttamentein una singola cella il valore ri-sultante da una serie di elabo-razioni intermedie che richie-derebbero l’impostazione disingole espressioni.

Per esempio, se vogliamocalcolare la somma dei fattura-ti relativi ai singoli prodotti del-la tabella non è necessario cal-colarne le valorizzazioni inter-medie.

Infatti, basterà inserire inuna qualsiasi posizione la for-mula =SOMMA(C4:C7*D4:D7),quindi consolidarla premendoControl+Maiuscole+Invio. In-somma, le applicazioni prati-che delle array sono solo daimmaginare.

L’unico problema, se tale lopossiamo chiamare, sta nel-l’impostare le espressioni dautilizzare come punto di par-tenza. Non si possono dettarea priori soluzioni per un certoproblema: sarà la nostra cono-scenza delle funzioni di Excel asuggerirci come utilizzarle. �

Applicazioni pratiche delle array� Somme di dati particolariSe nella tabella in figura si vogliono sommare i datimaggiori di 100, per ottenere il risultato desideratobasta utilizzare la formula=SOMMA.SE(B3:C7;”>100”;B3:C7).Ma se vogliamo sommare quelli, poniamo, fra 100e 200, la formula non si può più applicare: bisognaricorrere alle array. L’espressione da utilizzare,dalla sintassi decisamente inedita, è:{=SOMMA((B3:C7>100)*(B3:C7<200)*(B3:C7))}.

� Utilizzare l’operatore “O”Se nella cella B10 inseriamo un valore da ricercarenella tabella soprastante, e nella cella C10digitiamo la formula =SE(O(B10=B3:C7);”èpresente nella tabella”;” non è presente nella tabella”), e la inseriamo poi in formamatriciale, in C10 verrà visualizzato un messaggioche ci informa se il valore di riferimento è presenteo meno nella tabella. Una delle possibili alternativealla matrice potrebbe essere la combinazionetradizionale delle funzioni CONTA.SE e SE.

� Sommare i valori più grandiÈ possibile sommare gli “n” valori più grandi di un elenco (per esempio, i tre valori più alti). Ci si avvale della funzione SOMMA in combinazionecon le funzioni RIF.RIGA e GRANDE. Quest’ultimarestituisce l’ennesimo valore più alto di una lista.In pratica, riferendoci alla figura, se si inseriscenella cella H10 l’espressione=SOMMA(GRANDE(B3:B7;RIF.RIGA(1:3))) in formamatriciale, viene restituita la somma dei tre valorinumerici più alti presenti nella lista.

� Documentarsi sulle funzioniPer meglio comprendere la dinamica operativadelle espressioni matriciali di cui abbiamoesemplificato l’utilizzo, è consigliabiledocumentarsi sulla meccanica operativa delle funzioni che sono state impiegate perimpostare le varie formule. Accedere alla guida in linea di Excel, attivare la scheda di ricerca libera,e nella casella di interrogazione digitare di volta in volta SOMMA.SE, SE, GRANDE, e RIF.RIGAper accedere alle corrispondenti videate di aiuto.

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Interrogare un archivio esternoExcel puòcontrollaree ricercare dati su databaseesterni come Access e dBase

Excel dispone di una spe-ciale funzione, il Filtro au-tomatico, che consente di

interrogare direttamente consemplici procedure un archi-vio tabellare ospitato nel fogliodi lavoro.

Ma c’è di più. Infatti, dall’in-terno di quello in cui ci si trovasi può addirittura interrogareun archivio esterno, registratosu disco, creato con Excel, conAccess, o con dBase. In questicasi ci si deve collegare ai cor-rispondenti file con particolariprocedure. Vale la pena di co-noscerle, perché una volta chesi è familiarizzato con le relati-ve tecniche si dispone di unnuovo e potente strumento dianalisi.

Prima di cominciare, però,conviene rinfrescare a chi nonlo ricordasse bene, il concettodi database.

Che cos’è un databasePuò essere assimilato ad un

insieme di dati omogenei op-portunamente raggruppati inunità definite record. Questi ul-timi, a loro volta, si articolanoin elementi chiamati campi,che svolgono la funzione diclassificare i dati archiviati.Facciamo un esempio.

Un database Fatture, classifi-ca tutte le informazioni relati-ve a queste ultime, ed i suoi re-cord saranno articolati neicampi Data, Numero fattura,Nome cliente, Imponibile, e co-sì via, ognuno dei quali desti-nato ad ospitare i corrispon-denti dati. Chiariti questi con-cetti, ecco che si può conside-rare il nostro archivio alla stre-gua di una tradizionale tabellaExcel. Nelle celle della prima ri-ga sono contenuti i nomi deicampi, mentre ognuna delle ri-ghe sottostanti corrisponde aun record.

Individuare l’archivio e interrogarlo� Lanciare la proceduraDall’interno di un foglio di lavoro Excel si puòinterrogare un archivio esterno registrato sullememorie di massa del sistema. L’interrogazione può avere luogo solo se la corrispondente tabella è stata opportunamentedenominata prima di salvare la cartella che la contiene. Aprire il menu Dati, selezionare la voce Importa dati esterni, e nel corrispondentesottomenu optare per Nuova query su database.Si accede così alla maschera per la specifica del tipo di archivio da interrogare.

� Selezionare il tipo di archivioNella maschera che viene visualizzata spuntare,se già non lo fosse, la casella Usa creazioneguidata query, quindi selezionare la voce Filedi Microsoft Excel. Si noti che è possibile,operando le opportune selezioni, procedere ancheall’interrogazione di archivi esterni che siano staticreati con Microsoft Acces, Fox Pro, o dBase. Non si confonda il file che ospita la tabella da interrogare con quest’ultima, che rappresental’archivio vero e proprio.

� Impostare il percorso di destinazioneNella successiva fase della procedura si impostail percorso di destinazione della cartella in cui è contenuto il database tabellare da interrogare. È assolutamente imperativo che la zona doverisiede la suddetta tabella sia stata denominata.Se il nome assegnato è un nome composto,bisogna collegare con un underscore le varieparole in cui si articola. Nella finestra di sinistradel box selezionare il nome del file che ospita la tabella, quindi premere il pulsante Ok.

� Specificare la tabella da interrogareNella sezione di sinistra della maschera sono elencate le tabelle dati (solo quelle opportunamente denominate)contenute nel foglio di lavoro di cui è statoprecedentemente specificato il percorso. Ecco spiegata la raccomandazione fatta più voltedi procedere alla denominazione della tabellaarchivio. Se non lo si fosse fatto non sarebbe ora possibile rintracciarla e indicarla ad Excelcome oggetto dell’interrogazione che stiamoimpostando.

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Per utilizzarla come archivioesterno, però, bisogna assolu-tamente assegnare un nome al-la zona che la ospita. Nel no-stro caso abbiamo optato perArchivio_Fatture (attenti all’un-derscore), e abbiamo registratosul disco fisso C:\ il corrispon-dente file con il nome Fatture.Questi dati sono essenziali perpoter procedere all’interroga-zione. Ma vediamo comeestrarre dall’archivio le fatturecon imponibile superiore a1.000 euro.

Interrogare l’archivio esternoAprire il menu Dati, selezio-

nare Importa dati esterni, e nelcorrispondente sottomenu op-tare per Nuova query su data-base. Nella maschera che vienevisualizzata spuntare, se giànon lo fosse, la casella Usacreazione guidata query, quindiselezionare la voce File di Mi-crosoft Excel. Premendo il pul-sante Ok si accede ad una nuo-va maschera in cui si impostail percorso di residenza dellacartella che ospita il nostro ar-chivio. Quando il nome del file(Fatture) compare nella fine-stra di sinistra, selezionarlo, epremere il pulsante Ok. Si de-termina così l’apertura di unbox articolato in due finestre.Nella prima sono elencati i no-mi degli archivi tabellari pre-senti nella cartella. Fare dop-pio clic su quello che ci inte-ressa (Archivio_Fatture) per vi-sualizzare i nomi dei campi dicui si compone. Selezionarequelli che devono figurare neirisultati dell’interrogazione etrasferirli a destra facendo clicsu Aggiungi.

Premendo il pulsante Avantisi accede al pannello per im-postare i criteri di interroga-zione. Selezionare nella fine-stra di sinistra il nome delcampo Imponibile, quindi nellaprima riga di caselle specifica-re l’operatore da utilizzare(maggiore di), e il valore di ri-ferimento 1000. Nella masche-ra successiva è possibile defi-nire opzionalmente i criteri perl’ordinamento finale, mentre inquella che conclude la proce-dura si definisce la posizionedella tabella che compendia irisultati della ricerca.

Premere il pulsante OK pervisualizzarla. Si possono defi-nire criteri di ricerca più com-plessi utilizzando le righe dicaselle sottostanti, collegan-dole fra loro con gli operatoriAnd o Or. �

� Definire i campi da presentareSe si fa doppio clic sul nome della tabella da interrogare vengono elencati i campi in cui si articola. Selezionare uno ad uno i campi che devono figurare nel prospetto dei risultatidell’interrogazione e premere il pulsante con il segno di maggiore per trasferirli nella finestra di sinistra. Se si evidenzia il nome di un campo e si apre il pulsante Anteprima,se ne possono esplorare i contenuti nella finestrina in calce a sinistra della maschera.

� Impostare i criteri di interrogazioneLa maschera che gestisce la definizione dei criteri di ricerca si articola in due sezioni. In quella di sinistra si seleziona il campo da coinvolgere nella interrogazione, mentre nelle caselle di destra si impostano i relativicriteri. Se ne possono definire tre, tanti quantesono le coppie di caselle presenti. Aprire l’elencoa discesa associato alla prima casella e selezionare l’operatore da utilizzare. Nella casella a fianco, invece, specificare il termine di riferimento. I criteri si collegano fra loro con gli operatori And o Or.

� Definire gli ordinamentiPremendo il pulsante Avanti nella maschera di figura 6, si accede al box per la definizioneopzionale dei criteri di ordinamento. Si possono definire ordinamenti sino a tre livelli,pari al numero di caselle presenti. In pratica, si apre l’elenco a discesa associatoalla prima casella e si definisce il campo da prendere come riferimento per l’ordinamento,dopodiché si spunta il bottone corrispondente a come devono essere presentati i dati (in ordine crescente o decrescente).

� Il risultato finaleNelle maschere successive a quelle di figura 7si specifica che i risultati devono essere inseritinel foglio di lavoro corrente, e se ne definisce la posizione. In pratica, verrà visualizzata unatabella articolata in tante colonne quanti sono i campi di cui si è richiesta la presenza, mentrenelle righe sottostanti l’intestazione sono raccoltii record individuati. Si noti la presenza di una minibarra strumenti che permette di gestire eventuali modifiche al profilo di interrogazione.

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Le tabelle pivot: gli analisti di ExcelLe funzioni pivot,grazie alla lorointerattività,si rivelano unpotente strumentoper l’analisi dei dati

Se, come è vero, l’utilizzopiù diffuso che viene fattodi un foglio elettronico è

quello di creare tabelle, si rive-lano benvenute tutte quellefunzionalità che consentono dianalizzarne i contenuti sotto leottiche più diverse. Infatti, an-che se una tabella si presentacome un semplice insieme didati articolati in righe e colon-ne, utilizzando gli strumentiopportuni la si può trasforma-re in una miniera di informa-zioni. È quello che si ottieneavvalendosi di una specialefunzionalità di Excel, che tra-muta quella originale in nuovatabella, dotata però di specialicaratteristiche che favorisco-no le più disparate analisi del-le informazioni in essa conte-nute. La nuova tabella vienedefinita pivot, proprio in virtùdi queste sue peculiarità.

Visto che l’argomento è arti-colarmente vasto, raccoman-diamo caldamente di comple-mentare le nostre note consul-tando l’aiuto in linea: accederealla scheda di ricerca liberadella guida, e digitare Creareuna tabella pivot nella caselladi interrogazione. Il materialereperito consentirà di diventa-re degli esperti.

Ma ecco come procedereper impostare una tabella pi-vot. Fare clic su una qualsiasicella di quella originale per in-dicare ad Excel che dovrà ela-borare la zona occupata daquest’ultima. Aprire il menuDati, e selezionare la voce Rap-porto tabella pivot. Così facen-do si accede ad un box in cui sispecifica il tipo di dati da ana-lizzare, che nella fattispecie èElenco o database Excel. Inol-tre, se già non lo fosse, si spun-ta il bottone Tabella pivot nellasezione Indicare il tipo di rap-porto da creare.

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La procedura nel dettaglio� Attivare la proceduraEvidenziare una qualsiasi cella della tabellaoriginale per indicare ad Excel che dovrà elaborarela zona occupata da quest’ultima. Aprire il menuDati, e selezionare la voce Rapporto tabella pivot.Così facendo si accede ad un box in cui si specifica il tipo di dati da analizzare, che nella fattispecie è Elenco o database Excel.Inoltre, se già non lo fosse, si spunta il bottoneTabella pivot nella sezione Indicare il tipo di rapporto da creare. Spuntare Grafico pivotse è questo che si vuole realizzare.

� Specificare la posizione dei datiIl secondo passo della procedura prevede che si selezioni l’area occupata dalla tabella.Questa operazione non è necessaria se inprecedenza si è evidenziata la tabella, oppure sesi è fatto clic su una sua qualsiasi cella. Se lazona da processare non è stata indicata inprecedenza lo si può fare in questa sede facendoclic sul pulsantino a fianco della casellaIntervallo. Si può operare anche su una tabellaesterna, oppure su un insieme di dati nonnecessariamente raggruppati.

� Indicare la posizione dei risultatiIn questa fase si specifica dove deve essereposizionata la tabella pivot che si sta creando. La posizione può essere scelta spuntando il bottone corrispondente alle voci proposte nella maschera. Si può optare per visualizzare la tabella nello stesso foglio di lavoro che ospita i dati. Se si opta per un nuovo foglio questo verrà creatoautomaticamente. Facendo clic sul pulsanteLayout si può impostare preliminarmente l’analisida eseguire.

� La tabella pivotEcco come si presenta la tabella pivot, o meglio,la struttura che serve da falsariga per realizzare le analisi desiderate. La tecnica è quella di trascinare nell’area centrale (per ultimi) i riferimenti ai valori da elaborare, e nelle aree al di sopra e a fianco di essa le altre voci. I risultati e il tipo di analisi variano, ovviamente, a seconda degli elementi che vengono utilizzati.Se si inserisce subito una voce nell’area centralela struttura della tabella si presenta contratta.

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Premendo il pulsante Avantiviene visualizzato un box incui sono già inserite le coordi-nate della zona occupata dallatabella (infatti ne avevamo evi-denziato una cella).

Procedendo oltre, si accedealla maschera che conclude laprocedura, nella quale si spe-cifica che, almeno nel nostrocaso, la tabella pivot dovrà es-sere creata in un nuovo fogliodi lavoro.

Premere Fine per dare il viaall’impostazione della tabella,

che si presenta come unastruttura vuota, articolata inuna area centrale e in due fa-sce rispettivamente al di soprae a sinistra della suddetta area.

Contemporaneamente, nel-l’area di lavoro si apre un boxin cui sono riportati i riferi-menti ai campi previsti nellatabella originale.

A questo punto, siamo inpossesso dello strumento peranalizzare i dati originali sottole ottiche più disparate. Eccocome operare.

Eseguire un’analisiLa tecnica per eseguire una

analisi è molto semplice. Inpratica, si prelevano dal box levoci da analizzare, e le si tra-sferiscono nelle tre aree dellatabella pivot, determinandol’automatica visualizzazionedei risultati. Il tipo di analisieseguita dipende dalle vociche vengono prelevate nel boxe dall’area in cui sono rilascia-te. La zona centrale è riservataper lo più a valori numerici,mentre l’area delle righe e co-

lonne a dati di altra natura.Conviene fare un esempio. Sevogliamo analizzare il fatturatoper mese e per agente, porte-remo nell’area centrale la voceFatturato, nella fascia superio-re la voce Agenti, e in quella la-terale la voce Mese. Eseguital’analisi, se si fa doppio clicsulle voci ospitate nelle fasce,se ne determina l’esplosioneed è possibile eliminare dellesottovoci di quella principaleper rendere più mirato il pro-spetto di analisi. �

Eseguire un’analisi incrociata

� Modificare il tipo di elaborazionePer default, i dati numerici vengono elaborati eseguendone ilconsolidamento per somma. Per eseguire altri tipi di elaborazionefare doppio clic sul pulsante in alto a sinistra della tabella pivot.Selezionare il tipo desiderato nel box che viene aperto.

� Vendite per Mese e AgentePer incrociare il dato Mese con il dato Agente al fine di ottenere ilfatturato realizzato dai singoli venditori, porteremo nell’areacentrale la voce Fatturato, nella fascia superiore la voce Agenti, ein quella laterale la voce Mese.

I grafici

� I campi paginaSe nella fascia omonima del diagramma si trascina la voceAgente, o Mese, o Prodotto, aprendo poi l’elenco a discesa adesse associato e selezionando una sottovoce (per esempio unagente), il grafico si riferirà a quella sottovoce.

� Creare un grafico pivotLa procedura è quella che già abbiamo descritto, ma nella primamaschera bisogna spuntare la voce Grafico pivot. Il diagrammache esprime i risultati dell’analisi ha le stesse caratteristiche diinterattività della tabelle pivot.

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Solitamente, quandosi realizza un grafi-co, ci accontentia-

mo del primo risultatoraggiunto proposto dalprogramma. In altra pa-role, ci si affida alla pro-cedura guidata di realiz-zazione del diagramma,dimenticando che sonodisponibili opzioni dipersonalizzazione in gra-do di trasformare il piùbanale dei grafici in unapiacevole composizione,dove il sapiente utilizzodel colore può conferireun aspetto decisamenteprofessionale. In pratica,una volta creato il grafi-co di base, basta inter-venire sulle tonalità de-gli elementi in cui questosi articola, e su quellodegli sfondi, per trasfor-mare già radicalmente lasituazione aggiungendoquel tocco in più che fala differenza. Il nostroprimo esempio si riferi-sce alla personalizzazio-ne di un tradizionale gra-fico a barre a due dimen-sioni.

Personalizzare un istogramma

Creato il grafico pos-siamo in teoria interve-nire su tutte le aree incui si articola, vale a di-re, sul colore delle sin-gole barre, sullo sfondo,sull’area esterna agli as-si, e su quella che ospitala legenda. Non è dettoperò che si debbanoprendere in considera-zione tutte queste possi-bilità. Anzi, è decisamen-te consigliabile limitaregli interventi per evitare,

abusando dell’utilizzodel colore, di ottenereun risultato addiritturaopposto a quello che ciproponiamo. Per esem-pio, potrebbe bastareagire a livello delle barree del loro sfondo. Eccocome procedere. Fareclic destro su una barradeterminando la con-temporanea evidenzia-zione di tutte quelle cherappresentano la mede-sima serie numerica,nonché l’apertura di unmenu in cui si opta per lavoce Formato serie dati.Si apre così una masche-ra a schede in cui si ac-cede a quella denomina-ta Motivo. Nella palettaospitata nella parte sini-stra della scheda si puòscegliere il colore di ba-se della barra, che verràovviamente applicato atutte le altre della stessaserie. Se si preme il pul-sante in calce alla palet-ta (Riempimento) si han-no altre e più ampie pos-sibilità. Infatti, si accedead una nuova mascheraa schede che consenteinterventi a livello di sfu-mature, trame, motivi, einserimento di immagi-ni.

Sfumare il coloreNella scheda Sfumatu-

ra si può intervenire as-segnando vari tipi dinuance al colore di baseprescelto, oppure impo-starne una a due coloriche può essere realizza-ta estemporaneamenteo scelta in un elenco dicombinazioni prestrut-turate. Se si opta per la

Excel Un tocco di colore per i tuoi grafici� Il problema Rendere più bello e accattivante un graficorealizzato con Excel

� La soluzione Agire sui colori dei suoi elementi e dello sfondo,utilizzando più tonalità cromatiche variamentesfumate

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Sfumature e tonalità� Personalizzare le barreFare clic destro su una barra determinando la contemporaneaevidenziazione di tuttequelle che rappresentanola medesima serienumerica, nonchél’apertura di un menu in cui si opta per la voceFormato serie dati.Si apre così una mascheraa schede in cui si accedea quella denominataMotivo.

� Personalizzare i coloriSe si preme il pulsante in calce alla paletta(Riempimento) si hannoaltre e più ampiepossibilità.Infatti, si accede ad unanuova maschera a schedeche consente interventi a livello di sfumature,trame, motivi, e inserimento di immagini.Ad ogni intervento è preposta una schedaspeciale.

� Sfumare il coloreNella scheda Sfumaturasi assegnano vari tipi di nuance al colore di base.Se si opta per una sfumaturamonocromatica, spuntareil bottone Un colorenella sezione omonima. I vari tipi di sfumatura, e le corrispondentivarianti, si selezionano in calce alla maschera.

� Sfumature bicoloriIn questo caso, nella sezione superioredella maschera si spunta il bottone Due colori,determinando la comparsadi un’altra palettacromatica per la selezionedella seconda tonalità. Per quanto riguarda i tipi di sfumatura si operacome abbiamo appenadescritto.

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sfumatura monocroma-tica, spuntare il bottoneUn colore nella sezioneomonima. Così facendo,accanto al bottone si

apre una casella cui è as-sociata una paletta nellaquale è già selezionato ilcolore precedentementescelto per la barra. Si

può accettarlo oppureselezionarne un altro.Nella sezione sottostan-te, invece, è possibile de-finire il tipo di sfumatura

da adottare fra i sei pro-posti nell’elenco dedica-to. Si noti che ad ogni ca-tegoria corrispondonoquattro varianti che sipossono apprezzare nel-la finestra accanto alsuddetto elenco. Spun-tare il bottone corri-spondente al tipo di sfu-matura desiderata e fareclic sulla variante da ap-plicare. Non è il caso diaddentrarci nella descri-zione dei possibili effetti.Considerando che un di-segno vale più di milleparole la cosa miglioreda farsi è spuntare viavia i vari bottoni asso-ciati alle voci dell’elencoe valutare le anteprimedegli effetti risultanti. Sinoti che agendo sull’in-dice della scala graduatasottostante la casella Co-lore 1 si varia l’intensitàdella tonalità su cui sista lavorando inserendocosì una nuova variabile.E veniamo alle sfumatu-re bicolori. In questo ca-so, nella sezione supe-riore della maschera sispunta il bottone Due co-lori, determinando lacomparsa di un’altra pa-letta cromatica per la se-lezione della seconda to-nalità. Per quanto ri-guarda i tipi di sfumatu-ra si opera come abbia-mo appena descritto.Come si diceva, si puòanche optare per combi-nazioni di colori pre-strutturate spuntando ilbottone Preimpostato.Viene cosi aperta una ca-sella cui è associato unelenco che propone levarie combinazionipronte all’uso.

Quella selezionata di-venta la base per la sot-tostante galleria di tipi evarianti di sfumature.Nella sezione di sinistradella scheda Motivo sipossono personalizzarei bordi delle barre a li-vello di stile, colore,spessore e ombreggiatu-ra, aprendo gli elenchi adiscesa associati allecorrispondenti caselle.Le procedure di perso-nalizzazione che abbia-mo appena descritto siapplicano indifferente-mente, in certi casi conleggere varianti, a qua-

lunque altro elementodel grafico. Il nostro con-siglio, comunque, lo ri-petiamo, è quello di nonstrafare.

Altre personalizzazioniLe schede Trama, Mo-

tivo, e Immagine che af-fiancano la scheda Sfu-matura, consentono diprocedere ad altre inte-ressanti operazioni dipersonalizzazione. Nellaprima è prevista la sceltadel tipo di trama (peresempio sughero, legno,granito) da utilizzare inalternativa al colore. Nel-la galleria ne sono ospi-tati 24, ma premendo ilpulsante Altra trama sipuò accedere a nuove li-brerie, ammesso ovvia-mente che siano dispo-nibili. Nella scheda Moti-vo, invece, si possonoimpostare tre parametri.Il colore di base, quellodi fondo, e il motivo gra-fico di riempimento.Quest’ultimo si selezio-na nella finestra centraledella scheda, mentre ledue tonalità cromatichenelle caselle sottostanti.E veniamo alla schedaImmagine, grazie allaquale si opera una per-sonalizzazione decisa-mente inedita degli ele-menti di un grafico o de-gli sfondi, che vengonoriempiti con l’immaginestessa. Una volta avutoaccesso alla scheda, pre-mere il pulsante Selezio-na immagine.

Così facendo si apre lamaschera per l’imposta-zione del percorso delcorrispondente File. Aimportazione avvenuta,l’immagine viene visua-lizzata nella finestra cen-trale della scheda, men-tre nella sezione sotto-stante se ne impostano iparametri di utilizzo.

Se si opera a livello dibarre, si può decidere seper personalizzarle sideve utilizzare una solaimmagine, oppure ripro-durla più volte all’inter-no di queste ultime. Ov-viamente, tale opzione,coinvolgendo un nume-ro superiore di immaginielementari può richiede-re notevoli quantità dimemoria. �



� SfumatureprestrutturateSi può optare per combinazioni di coloriprestrutturate spuntando il bottone Preimpostato.Viene cosi aperta unacasella cui è associato un elenco che propone levarie combinazioni pronteall’uso. Quella selezionatadiventa la base per la sottostante galleria di tipi e varianti di sfumature.

� I MotiviNella sezione di sinistradella scheda Motivosi possono personalizzarei bordi delle barre a livellodi stile, colore, spessore e ombreggiatura, aprendogli elenchi a discesaassociatialle corrispondenti caselle. Le scelte operate possonoessere monitoratedirettamente.

� Le trameNella scheda Tramaè prevista la scelta del tipo di disegno da utilizzare in alternativaal colore. Nella galleria ne sono ospitati 24, ma premendo il pulsanteAltra trama si puòaccedere a nuove librerie,ammesso ovviamente che siano disponibili.

� Personalizzare con le immaginiLa figura illustra la schedaImmagine, grazie alla quale si può operare una personalizzazionedecisamente inedita degli elementi di un graficoo degli sfondi, chevengono riempiti conl’immagine stessa. Il riempimento puòavvenire con una solaimmagine o più copie di questa.

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Quando si lavora,per esempio, conmodelli che con-

tengono elenchi di no-minativi, prodotti, indi-rizzi, listini prezzi, e cosìvia, è estremamente im-portante non commet-tere errori di digitazionein fase di inserimentodei dati, altrimenti leconseguenze potrebbe-ro essere imprevedibili.Ecco cosa potrebbe ac-cadere. Se non abbiamodigitato correttamente ilnome di un cliente almomento di registrareuna sua fattura, in sededi riepilogo quel docu-mento sarebbe esclusodai conteggi, e se inse-rendo un prezzo di listi-no ci scappa uno zero inpiù o in meno le conse-guenze sono solo da im-maginare.

Si potrebbe continua-re, ma è meglio darci dafare per risolvere il pro-blema. FortunatamenteExcel ci mette a disposi-zione gli strumenti op-portuni, utilizzando iquali possiamo evitaredi incorrere nei suddettierrori.

Un semplice controlloCominciamo con un

facile esercizio. Control-lare che i valori immessiin una certa zona(A1:A10) siano interi eminori di 1000.

Ecco come procede-re. Selezionare la zona,aprire il menu Dati, e op-tare per la voce Convali-da. Si accede così allamaschera a schede che

gestisce l’impostazionedei controlli. Accederealla scheda Impostazio-ni, aprire l’elenco a di-scesa associato alla ca-sella Consenti e sceglie-re il tipo di elemento dacontrollare che, nel no-stro caso, è Numero inte-ro. Nella casella Dati, in-vece, definire tramitel’elenco a discesa che viè associato l’operatoredi controllo (minore di).Il termine di riferimento(1000), si inserisce nellacasella sottostante.

A questo punto, fac-ciamo una piccola pro-va. Inserendo in unaqualsiasi cella della zonail numero 345 non succe-de nulla, ma se si digita,poniamo, il valore 1250,oppure un testo, vienevisualizzato un messag-gio di errore. Facendoclic sul pulsante Riprovail messaggio scompare ela cella rimane selezio-nata in attesa di un nuo-vo input, mentre se sipreme il pulsante Annul-la, il messaggio scompa-re e la cella ritorna allostato originale (vuota ocon all’interno il valoreche eventualmente con-teneva).

Facciamo un passoavanti

Utilizzando le molteopzioni disponibili sipossono impostare, conprocedure analoghe,controlli più severi. In-fatti, nell’elenco asso-ciato alla casella Con-senti è possibile selezio-nare varie tipologie di

Excel Controllare i dati inseriti in una cella� Il problema Come impostare un sistema di controllo che consenta di inserire in una cella solo valoriche rispettino determinati criteri

� La soluzione Avvalersi delle opzioni di convalida dei dati da inserire, che permettono di impostare gli opportuni filtri

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Impostare le regole� Attivare la proceduraSelezionare la cella da controllare, aprire il menu Dati, e optare per Convalida.Viene visualizzata unamaschera a tre schede.Nella casella Consentidella scheda Impostazionidefinire il tipo di controllo.Nelle caselle sottostantispecificare rispettivamentel’operatore, e i termini di riferimento.

� Un semplice esempioPer controllare che l’inputin una cella sia un numerointero minore di 1000selezionare nella casellaConsenti della schedaImpostazioni la voceNumero intero.Nella casella Dati inserirel’operatore Minore di,mentre nella casellaValore massimo inserire il numero 1000.

� Verifica di nominativiEcco come controllarel’inserimento di un nome.Nella casella Consentiscegliere Elenco, mentrenella casella Originedichiarare la zona in cui è ospitata la lista dei nomidi riferimento. La dichiarazione della zonapuò essere fatta, anzichédigitandola, prelevandoladal foglio di lavoro.

� Input facilitatoPer facilitare l’input di un nome in una cellacontrollata, spuntare nella maschera di impostazione la casellaElenco nella cella.Facendo clic sulla cella di input, le compare a fianco un pulsantino.Premendolo, viene apertol’elenco dei nomi della lista di confronto.

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controllo, a livello nonsolo di numeri, ma an-che di elenchi, date, ore,e anche personalizzati.Si noti che a seconda del

tipo di controllo che siintende eseguire, e deglioperatori coinvolti nelleespressioni di verifica,la struttura della scheda

cambia assestandosi al-la nuova situazione. Co-sì, per esempio, se vo-gliamo impostare uncontrollo per verificare

che i valori immessi inuna cella o in una zonasiano compresi in uncerto intervallo, vengo-no visualizzate due ca-selle per accoglierne ri-spettivamente il limiteinferiore e superiore.

A questo punto vedia-mo come impostare al-cuni utili tipi di control-lo. Per esempio, verifi-care, se stiamo inseren-do dei nomi in una cella,che questi siano esatta-mente uguali a quelliospitati in una lista di ri-ferimento: un elencoclienti, poniamo.

Ecco come procede-re. Selezionare la cella diinput. Nella casella Con-senti scegliere Elenco,mentre nella casella Ori-gine dichiarare la zonain cui è ospitata la listadei nominativi di riferi-mento. La dichiarazionedella zona può esserefatta, anziché digitando-la, prelevandola dal fo-glio di lavoro.

Fare clic sul pulsanti-no a destra della casellastessa, portare il curso-re nell’area di lavoro, se-lezionare la zona, quindifare clic sul pulsante inalto a destra della ma-schera, che nel frattem-po si era contratta. Cosìfacendo la mascherariappare e nella caselladedicata figurano lecoordinate della zonache abbiamo seleziona-to. Spuntare la casellaElenco nella cella. Pre-mere il pulsante Ok incalce alla scheda perconsolidare le definizio-ni operate. A questo,punto, se facciamo clicsulla cella di input, com-pare a fianco un pulsan-tino. Premendolo, vienecontestualmente visua-lizzato un elenco in cuifigurano tutti i nomi del-la lista di confronto, dal-la quale è previsto il pre-lievo di quello da inseri-re con un semplice clic.Si noti che se la cella diinput già conteneva datiprima che venisse impo-stato il controllo, questivengono mantenuti, in-dipendentemente dalfatto che siano in sinto-nia o meno con le regolestabilite.

Se si evidenzia la cel-la, però, compare l’elen-co di cui abbiamo appe-na parlato. Se l’elenconon fosse desiderato, bi-sogna togliere la spunta,nella scheda di imposta-zione dei controlli, alcheckbox Elenco nellacella.

Utilizzo di formuleL’impostazione di un

controllo può avvenireanche tramite una for-mula. Si possono cosìdefinire criteri di verifi-ca anche molto com-plessi. Vediamo come.Innanzitutto, nell’elencoa discesa associato allacasella Consenti bisognaspuntare la voce Perso-nalizzato.

Dopodiché si inseri-sce l’espressione di con-trollo nella casella For-mula. Facciamo unesempio. Se vogliamoche i dati inseriti nellazona A1:A5 siano mag-giori dei corrispondentidati di riferimento inse-riti nella zona F1:F5 bi-sogna utilizzare l’e-spressione =A1>F1. Cosìse F1 contiene il valore5, in A1 potrà essere in-serito 6, mentre se in F2è ospitato il valore 2, inA2 sarà consentito l’in-serimento di 50 ma nondi 1. E così via.

Personalizzare i messaggi

Nella scheda Messag-gi di input, spuntando lacasella Mostra messag-gio si può visualizzareun box che fornisceinformazioni personaliz-zate relativamente all’in-put in corso, tutte le vol-te che si fa clic su unacella coinvolta nei con-trolli. Nella casella Titoloinserire quello del boxda visualizzare, mentrenella sottostante fine-stra digitare un testoesplicativo delle opera-zioni da eseguire.

Nella scheda Messag-gi di errore, invece, sipossono personalizzare,con le stesse procedure,i testi dei messaggi checompaiono quando siinserisce un dato noncorretto in una cellacontrollata. �



� Utilizzare le formuleL’impostazionedi un controllo può avvenire tramite una formula. Innanzitutto,nell’elenco a discesaassociato alla casellaConsenti bisogna spuntarela voce Personalizzato.Dopodiché si inseriscel’espressione di controllonella casella Formula.

� I messaggi esplicativi degli inputNella scheda Messaggidi input, spuntando lacasella Mostra messaggiosi può visualizzare un boxche fornisce informazionipersonalizzaterelativamente all’input in corso. Digitarerispettivamente nellacasella dedicata e nellasottostante finestra il titolo e il testo del messaggio.

� Personalizzare il messaggio di erroreNella scheda Messaggidi errore, invece, si possono personalizzarecon le stesse procedure i testi dei messaggi checompaiono quando vieneinserito un dato noncorretto in una cellacontrollata. Il marchiografico presente nel boxpuò essere scelto fra i tredisponibili.

� Per avere aiutoSe si desiderano maggioriinformazioni sulleprocedure descritte nellapresente scheda accederealla guida in linea, e nellacasella di ricerca liberadigitare come chiave il termine Convalida dati.Fra gli argomentiindividuati consultarequello intitolatoSpecificare le immissionidi cella valide

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Capita spesso dicreare documentidi vario genere in

cui gli inserimenti sonodi natura ricorrente. Ciriferiamo, tanto per faresolo qualche esempio,alla compilazione di unascheda, di un modulod’ordine, di una fattura,e via dicendo.

In certi casi, gli inseri-menti potrebbero esse-re a rischio: partite IVA,codici fiscali, numeri diconto corrente, infatti,si prestano ad errori didigitazione con conse-guenze che possono an-che essere molto gravi.A questo punto, indivi-duato il problema, dia-moci da fare per trovareuna soluzione.

Qualunque versionedi Excel ce la proponetramite la funzione discansione tabellare CER-CA.VERT che esplorauna tabella dati alla ri-cerca di quello che gliindichiamo, e lo trasferi-sce, poi, puntualmente esenza errori, in ben de-terminate posizioni delfoglio elettronico, an-ch’esse da noi specifica-te. Conviene fare subitoun esempio pratico.

Immaginiamo di ave-re una tabella con i datidei nostri clienti (Nome,indirizzo, dati fiscali, ecosì via), e di assegnarea ciascun cliente un co-dice. Che inseriremonella prima colonna del-la tabella.

A questo punto, la no-stra funzione, in base alcodice dichiarato, esplo-rerà la tabella, e indivi-

duatolo ci restituirà tuttii dati di quel cliente, si-stemandoli nelle celleche avremo specificato.

Se queste sono sotto-stanti l’una all’altra, ec-co che in un batter d’oc-chio viene compilatol’indirizzo del destinata-rio di una fattura (even-tualmente complemen-tato da codice fiscale opartita IVA), o quello diun qualsiasi altro docu-mento.

Ma c’è di più, se sitratta di un preventivo,di una conferma d’ordi-ne, o quanto altro, i cor-rispondenti imponibilipossono tenere conto dieventuali sconti che ven-gono applicati a quel de-terminato cliente, e chenaturalmente avremoavuto cura di inserirenella famosa tabella.

Insomma, le applica-zioni pratiche di questafunzione sono solo daimmaginare, e consento-no di sviluppare modellimolto interessanti dalmomento che permetto-no ad Excel di acquisirele informazioni più di-sparate.

Prima di descrivernequalcuna, però, vale lapena di esplorarne la di-namica operativa.

La funzioneCERCA.VERT

Il nome stesso, che èla contrazione di CercaVerticale, dà un’idea delsuo modo di operare. Inpratica, se facciamo ri-ferimento alla tabella difigura 1, la funzione CER-CA.VERT ne esplora la

Excel Compilare un modulo in automatico� Il problema Inserire i dati in un modulo, in una scheda, o in una fattura, senza doverli necessariamentedigitare per esteso

� La soluzione Creare una tabella in cui gli inserimenti da operaresono stati codificati, e al momento dell’inputdigitare semplicemente il loro codice

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Esplorare una tabella dati� La tabella ClientiSi tratta di una tabellanormalissima che ospitanella prima colonna il codice assegnato ai variclienti, e in quelleadiacenti tutti i dati chevogliamo gestire, senzalimitazioni. Dal nomeall’indirizzo, dalla partitaIVA al codice fiscale, edall’etàalla professione.

� Impostazionedella formulaSe nella cella B13vogliamo far comparire il nome del cliente Rossi,il cui codice è RS4,digitarvi l’espressione=CERCA.VERT(“RS4”;A5:D9;2). Si noti che il codicedel cliente è stato postofra virgolette perché è si tratta di un valoretestuale. L’ortografiamaiuscola/minuscolaè insignificante.

� L’indirizzo completoPer ottenere l’indirizzocompleto del destinatario del documento, la formulapuò essere replicata nelle celle sottostanti.Però, bisogna bloccare con i simboli del dollaro($) le coordinate della tabella per evitareche cambino per effettodella copia, nonchémodificare il numero della colonna da cuiprelevare i dati.

� Automatizzarel’inserimentoAnziché dichiararedirettamente il codicecliente nelle espressioni,si indicano le coordinate o il nome di un cella in cui lo inseriremo di voltain volta. Così facendo,basterà inserire il codice in quella cella, e l’intestazione verràvisualizzataautomaticamentedi conseguenza.

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Quando si sviluppaun modello o unaqualsiasi applica-

zione, molte volte si pre-senta la necessità di evi-denziare in modo parti-colare le celle che ospi-tano determinati valori.Per esempio, in una ta-bella che raccoglie i fat-turati realizzati dai ven-ditori di una azienda sipotrebbero colorare inrosso le celle che ospita-no valori superiori ai tar-get assegnati, oppure, ingiallo quelle in cui i va-lori sono inferiori all’o-biettivo che si dovevaraggiungere. E ancora,in un elenco di numeri sipotrebbero far compari-re su fondo giallo quelliche sono uguali ad uncerto valore di riferi-mento, oppure i soli nu-meri pari.

Un semplice esempioFormattare con lo

sfondo rosso una cellaquando il valore in essacontenuto è maggiore di100. Tale riferimentopuò essere una costante(100), oppure il risultatodella valorizzazione diuna formula. Ecco comeoperare, anticipandoche la procedura operaanche nell’ambito dellaversione 2002 di Excel.Evidenziare la cella daformattare, aprire il me-nu Formato, e seleziona-re la voce Formattazionecondizionale. Così fa-cendo si determina l’a-pertura della mascheraper l’impostazione deicriteri di formattazione.Aprire l’elenco a discesaassociato alla casella

Condizione 1 e selezio-nare la voce Il valore del-la cella è. Aprire l’elencoa discesa associato allacasella a fianco, e fraquelli disponibili sele-zionare l’operatore dicomparazione è maggio-re di, mentre nella casel-la successiva si inseri-sce il termine di riferi-mento, vale a dire il nu-mero 100. A questo pun-to, fare clic sul pulsanteFormato, e nella ma-schera che viene visua-lizzata accedere allascheda Motivo, e sele-zionare nella palettacromatica il colore ros-so. Contestualmente,nella casella centraledella maschera, vienemostrata l’anteprimadella formattazione. Ètutto. Premere il pulsan-te Ok per rendere ope-rative le impostazioni.Da questo momento senella cella in questionesi inserisce un valore su-periore a 100, o se il ri-sultato di una eventualeformula in essa conte-nuta supera il suddettovalore, lo sfondo dellacella stessa compariràin rosso.

Un passo avantiL’esempio fatto è

semplicissimo, ma percominciare basta eavanza. Adesso, impo-steremo criteri più com-plessi, per rappresenta-re situazioni anche mol-to articolate. Per esem-pio, impartire lo sfondorosso alla cella se con-tiene un numero (o il ri-sultato della valorizza-zione di una formula)



� Il problema Assegnare a una cella o a una zona unaformattazione che dipenda dal loro contenuto

� La soluzione Avvalersi della formattazione condizionale, che siattiva tramite la voce omonima del menu Formato

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Formattare celle e zone� Un semplice esempioFormattare con lo sfondorosso una cella quando ilvalore contenuto èmaggiore di 100. Il criterioin questo caso èsemplicissimo: il valoredella cella è maggiore di100. Distribuire il testonelle tre caselle dellamaschera diformattazione. Selezionarelo sfondo rosso per lacella.

� Utilizzare gli operatoriL’inserimento deglioperatori relazionali nelcorpo del criterio ha luogoaprendo l’elenco a discesaassociato alla caselladedicata e selezionandoquello desiderato. Se siutilizza l’operatore tra, afianco della casella nevengono aggiunte due perospitare i limitidell’intervallo.

� Definire il formatoMotivoFacendo clic sul pulsanteFormato si apre unamaschera a schede.Accedere alla schedaMotivo, e selezionare ilcolore da assegnare allosfondo della cella o dellazona nella sezione Colore.Per scegliere l’eventualetrama aprire l’elenco adiscesa associato allacasella Motivo.

� Definire il formatoBordoSe la formattazionecondizionale prevedel’assegnazione di un bordoaccedere alla omonimascheda e selezionare ilbordo desiderato facendoclic sulla corrispondenteicona. L’eventuale coloredel bordo si selezionanell’elenco associato allacasella Colore.

Excel 2000 La formattazionecondizionale

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che sia inferiore o ugua-le a 100, verde se com-preso fra 101 e 200, bluse maggiore di 200. Inpratica si tratta di impo-

stare tre condizioni uti-lizzando speciali appen-dici della maschera diformattazione. Ecco co-me si fa. Definire la pri-

ma condizione (minoredi 100) come abbiamogià descritto, quindi fareclic sul pulsante Aggiun-gi per visualizzare una

nuova maschera sotto-stante la prima. Nellaseconda casella di que-st’ultima impostare l’o-peratore tra. Così facen-do, a fianco si apronodue caselle in cui si in-seriscono il limite infe-riore (101) e superiore(200) dell’intervallo cor-rispondente alla secon-da condizione. Premereancora Aggiungi, e impo-stare nella nuova ma-schera la condizionemaggiore di 200. Impar-tire le corrispondentiformattazioni, e preme-re Ok.

Utilizzare le formuleEd ora vediamo come

impostare un criterioche coinvolga le celle diun’intera zona. Ecco l’e-sempio. Data una tabel-la numerica (B4:D9), evi-denziare con un bordo euno sfondo azzurro lecelle che contengonovalori superiori a 50. In-nanzitutto, evidenziarela tabella, quindi aprireil menu Formato e sele-zionare la voce Format-tazione automatica. Nel-la maschera di formatta-zione aprire l’elenco adiscesa associato allacasella Condizione 1, eoptare per la voce La for-mula è. Nella casella afianco, invece, si impo-sta l’operatore relazio-nale maggiore di, e nel-l’altra casella si digita laformula =B4>50. Dopo-diché si fa clic sul pul-sante Formato, e nellamaschera che si aprecontestualmente al clicsi accede alla schedaBordo. Selezionare quel-lo che dovrà essere as-segnato alle celle chesoddisfano le condizioniposte, e aprire l’elencoassociato alla casella Co-lore per definirne la tin-ta. Quindi attivare lascheda Motivo. Nella pa-letta cromatica associa-ta alla casella Colorescegliere la tonalità daassegnare allo sfondodella cella, mentre nel-l’elenco Motivo si puòprelevare una eventualetrama. Premere Ok, co-me al solito, per consoli-dare le impostazioni. Seabbiamo operato cor-

rettamente tutte le celleche ospitano valori su-periori a 50 verrannoformattate secondo ledefinizioni operate. Edora qualche considera-zione sulla formula cheesprime il criterio da ri-spettare. Si noti che l’e-spressione si riferiscead una sola cella dellatabella (la prima a sini-stra), ma poiché la pro-cedura prevede l’evi-denziazione iniziale del-la tabella stessa, il crite-rio sarà automaticamen-te esteso a tutte le celledella zona. Questo mo-do di impostare i criteridi formattazione apre lastrada ad altre interes-santi applicazioni. Tuttosta ad impostare le cor-rette espressioni. Peresempio, si possono for-mattare condizional-mente tutte le celle diuna tabella che ospitanovalori pari.

Poiché non è disponi-bile una funzione che siain grado di verificare seun numero è pari o di-spari, bisogna ricorreread un artificio. Una pos-sibile soluzione consistenel dividere il numeroper due, e se il resto del-la divisione è nullo si-gnifica che il numero èpari.

Ovviamente, se il re-sto è diverso da zero ilnumero è dispari. Sequesta è la strategia; latattica prevede l’utilizzodella funzione RESTO,che per l’appunto resti-tuisce il resto di una di-visione fra un dividendoe un divisore che sonorispettivamente messicome primo e secondoargomento della funzio-ne stessa. In questo ca-so, pertanto, la formulada utilizzare è la seguen-te: =RESTO(B3;2)=0, cherestituisce il resto delladivisione fra il valorecontenuto nella primacella in alto a sinistradella tabella per 2. Per-tanto se B3 è pari (maB3 sta anche per gli altrivalori ospitati nella ta-bella) la divisione per 2darà resto 0, e avrà luo-go la formattazione con-dizionale che è stata im-postata. �



� Definire il formatoCarattereCelle e zone possonoessere formattatecondizionalmente anche alivello di carattere. Inquesto caso accedere allascheda omonima edimpostare gli attributiselezionandoli nelle variesezioni. Le impostazioni sivalutano in anteprimanella finestra sottostantele caselle dei criteri.

� Le appendiciSe si devono impostarecriteri di formattazionecondizionale piuttostocomplessi le caselledisponibili non bastano. Inquesti casi, però, si puòcontare su maschereaggiuntive che sipresentano comeappendici della mascheraprincipale. Le si utilizzanoin modo analogo.

� Utilizzare le formulePer l’impostazione di uncriterio si possonoutilizzare anche formule.Questa possibilità èpreziosa se le celle daformattare sono più diuna, e occupano unadeterminata zona. Lafigura illustra leimpostazioni perevidenziare le celle cheospitano numeri pari.

� Per saperne di piùPer avere aiuto sull’utilizzodella funzione diformattazionecondizionale, aprire laguida in linea, accederealla scheda di ricercalibera, e nella caselladedicata digitareFormattazionecondizionale. Consultare ilsecondo, terzo, quarto, equinto argomentoindividuati.

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La “dolce” definizio-ne che identifica al-ternativamente i gra-

fici a settore si deve pro-prio alla struttura diquesti ultimi, vale a direalla loro forma circolaree al fatto di essere arti-colati in spicchi che ri-chiamano inequivoca-bilmente le fette delletradizionali torte. Lafunzione istituzionale diun grafico a torta è quel-la di interpretare grafi-camente la ripartizionedi un totale in valori par-ziali che, per l’appunto,sono rappresentati daisettori in cui si articolail grafico stesso. La loropeculiarità è quella dinon necessitare dellapresenza di assi carte-siani, un fatto che se daun lato semplifica le co-se, dall’altro precludeuna immediata perce-zione delle quantità rap-presentate, che si affidasolo su valutazioni com-parative. Per questo bi-sogna ricorre a specialiopzioni che consentonodi completare il dia-gramma con tutte quelleinformazioni (titoli, eti-chette, e così via) chene facilitino la compren-sione. Concludiamo ilbreve preambolo ricor-dando che le torte sisuddividono essenzial-mente in due classi: adue, e tre dimensioni.Sostanzialmente non cisono differenze, a partela spettacolarità delleseconde. All’interno dientrambe le classi, poi,si può operare una sud-

divisione in torte singo-le, composte, ed esplose.In quelle composte i datiche compongono unsettore vengono a lorovolta rappresentati suun istogramma o suun’altra torta per analiz-zarli, mentre in quelleesplose tutti o alcuni set-tori vengono estrattidall’insieme per eviden-ziarli. A questo puntopossiamo realizzare lanostra prima torta, sot-tolineando soprattuttol’utilizzo delle opzionispeciali.

Creare una tortaDiciamo subito che

una torta singola, pro-prio per la sua struttura,può utilizzare al massi-mo due serie di dati, del-le quali una sola vieneinterpretata a livello nu-merico, mentre l’altra alivello di etichetta. Per-tanto, anche partendoda una tabella articolatain più righe o colonne,evidenziando tutta la ta-bella e realizzando ungrafico a torta solo leprime due righe o co-lonne verranno utilizza-te. In particolare, la pri-ma riga o colonna sa-ranno riconosciute co-me etichette anche seospitano valori numeri-ci. Il fatto, poi, che ven-gano utilizzate le righe ole colonne, dipende daquello che si specificanel corso della procedu-ra. Il nostro consiglio,pertanto, al fine di evita-re problemi, è quello dievidenziare i soli dati

Excel Come realizzare una “bella” torta� Il problema Realizzare dei grafici a settore (le cosiddette torte)che interpretino nel migliore dei modi i dati da rappresentare

� La soluzione Creare il grafico di base, quindi personalizzarloavvalendosi delle numerose opzioni disponibilinella libreria

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La procedura nel dettaglio� Lanciare la proceduraEvidenziare la zona dati, e fare clic sulla icona per la creazione dei grafici.Nella maschera che vienevisualizzata selezionarenella finestra di sinistral’icona della torta, in mododa mostrare l’elenco deimodelli disponibili nellafinestra di destra. Fare clicsu quello desiderato.Premere il pulsante Avanti.

� Righe o Colonne?Spuntandoil corrispondente bottone,si specifica se i datidevono essere interpretatiper righe o per colonne. In ogni caso, a secondadel bottone che si spuntasi può valutare nella finestra dedicatal’anteprima dei risultati. È così possibile deciderein quale modo interpretarei dati.

� Titoli, etichette e legendeLa maschera a schede incui si definiscono leetichette, i titoli e lelegende. Per le etichette il settaggio di default è Assente, ma sonopreviste numerose viste.I titoli si inseriscono nelle caselle dedicatedella omonima scheda,mentre se si opta per le legende è possibiledefinirne la posizione.

� Le torte composteImpostataopportunamente la zonadati creare una tortacomposta standard. Farvi sopra clic destro, e nel menu contestualeoptare per Formato dati.Accedere alla schedaOpzioni della mascherache viene visualizzata, e stabilire quanti datiutilizzare per la torta o la barra aggiuntiva.

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prima colonna dall’altoverso il basso (in sensoverticale, quindi), e incorrispondenza del co-dice che gli si indica re-

stituisce i dati che si tro-vano in sua corrispon-denza nella colonna dicui viene specificata laposizione.

Le suddette indica-zioni rappresentano gliargomenti da assegnarealla funzione, che in par-ticolare sono tre, e pre-

cisamente: il codice daindividuare nella primacolonna della tabella, lecoordinate (o meglio, ilnome) della tabella daesplorare e il numerodella colonna da cui pre-levare il dato corrispon-dente al codice dichia-rato.

Così, se vogliamo vi-sualizzare il nome delcliente Rossi, il cui codi-ce è, poniamo, RS4, in-serendo in una cella l’e-spressione = CERCA.VERT(“RS4”;A5:D9;2) ot-terremo il risultato desi-derato. Se il codice nonè un valore numerico bi-sogna digitarlo fra vir-golette.

Si noti, fra l’altro, cheil numero della colonnada cui prelevare il datoviene specificato consi-derando 1 quello dellaprima colonna della ta-bella.

Ora che sappiamotutto quello che c’è dasapere sulla dinamicaoperativa della funzionevediamo come utilizzar-la praticamente percompilare in automati-co l’indirizzo di una fat-tura. Quello che ci pro-poniamo di fare, ovvia-mente, è di ottenere ilmassimo risultato con ilminimo sforzo, pertan-to, ci limeremo a dichia-rare il codice del cliente.A compilare l’indirizzoci dovrà pensare Excel.

Un esempio praticoSe trascriviamo in tre

celle l’una sopra l’altra laformula che abbiamoappena impostato, aven-do cura di citare cometerzo argomento i valori2, 3, e 4 per ottenere ri-spettivamente il nomedel cliente, il suo indiriz-zo, e la città di residen-za, otteniamo, sì, il risul-tato desiderato, ma ciserve a ben poco.

Infatti, per visualizza-re un diverso indirizzodovremmo sostituire ilcodice cliente che figuranelle tre espressioni, e inostri propositi di la-sciar fare tutto ad Excelrisultano vani.

Bisogna utilizzare unpiccolo artificio. In pra-tica, anziché dichiarare

direttamente il suddettocodice nelle espressio-ni, specificheremo insua vece le coordinate oil nome di un cella in cuilo inseriremo di volta involta.

Così facendo, per im-postare l’indirizzo di unqualsiasi cliente basteràinserirne il codice inquella cella, e l’indirizzosi assesterà automatica-mente di conseguenza.

A questo punto, se lacella in cui si inseriscedi volta in volta il codicecliente è la cella C1, laformula per la visualiz-zazione del nome del de-stinatario è la seguente:=CERCA.VERT(C1;A5:D9;1). Le altre si imposta-no analogamente.

Ma c’è di piùFinora abbiamo visto

la funzione all’opera suelementi testuali (nomi,codici, e così via), ma sipossono utilizzare cometermini di riferimentoanche valori numerici.Grazie a questa sua pe-culiarità se ne estendo-no notevolmente i cam-pi applicativi.

Un caso classico èquello del calcolo di unascala sconti, dove l’am-montare di questi ultimisono in funzione del va-lore, poniamo, dei fattu-rati. Così, come si dedu-ce dalla tabella di figura5, per importi sino a 999euro lo sconto è del 2per cento, da 1.000 euroa 4.999 del 5 per cento, edai 5.000 euro in su del7.

In tal caso l’esplora-zione della prima colon-na della tabella avvienein un modo un po’ di-verso.

In pratica, se si ricer-ca un valore che vi figu-ra esattamente non cisono problemi e vienerestituito lo sconto ospi-tato nella cella della co-lonna a fianco.

Se, invece, il valore diriferimento fosse 1.400euro, non essendo com-preso nell’elenco vienerestituito il valore corri-spondente al fatturatoimmediatamente infe-riore, nel nostro caso1.000 euro. �



� Operare con riferimentinumericiLa funzione, oltre cheelementi testuali (nomi,codici, e così via), può utilizzare come termini di riferimento anche valorinumerici. Grazie a questapeculiarità se neestendono notevolmente i campi applicativi. Un caso classico è quellodel calcolo di una scalasconti in base agli importifatturati.

� Calcolo di uno scontoSe si utilizza unriferimento numerico,l’esplorazione della primacolonna della tabella cheospita gli intervalli di fatturato avviene in un modo un po’ diverso.In pratica, se si ricerca un valore che non figuraesattamente nella colonnaviene preso come basequello immediatamenteinferiore.

� Chiedere aiuto agli assistentiLa funzione di scansionetabelle si presta amolteplici applicazionipratiche che vale la pena di approfondire se la sivuole sfruttare a fondo.Per avere informazioni in merito si può aprire lamaschera per la gestionedelle funzioni (fare clicsull’icona fx ) e chiedereaiuto all’assistente che si presenta prontamente.

� Utilizzare la guida in lineaChi, come molti, non vededi buon occhio le volonterose creaturine di cui abbiamo appenaparlato, può ricorrere altradizionale aiuto in linea.Accedere alla scheda di ricerca libera, e nellacasella di interrogazionedigitare il termineCerca.vert. Si consiglia di consultare tutti gli argomenti individuati.

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che si intende utilizzare.A questo punto, vedia-mo come si realizza pra-ticamente una torta. Evi-denziare la zona dati,

che nel nostro caso sisviluppa su due colon-ne, quindi fare clic sullaicona che gestisce larealizzazione dei grafici.

Selezionare nella fine-stra di sinistra della ma-schera che viene visua-lizzata l’icona della tor-ta, determinando l’esibi-

zione dei modelli dispo-nibili nella finestra di de-stra. Selezionare il tipodesiderato, quindi fareclic sul pulsante Avanti.Nella maschera cui si ac-cede specificare, spun-tando il corrispondentebottone, se i dati devo-no essere interpretatiper righe o per colonne.Nel nostro caso si impo-ne la rappresentazioneper colonne, che del re-sto è stata riconosciutaintelligentemente dallaprocedura. Comunque,a seconda del bottoneche si spunta si può va-lutare nella finestra de-dicata l’anteprima dei ri-sultati. Nella successivamaschera a schede sidefiniscono le etichette,i titoli e le legende. Perle etichette il settaggiodi default è Assente, maspuntando i sottostantibottoni è possibile vi-sualizzarle in varie mo-dalità accanto ai singolisettori della torta: i va-lori assoluti, i valori per-centuali, le etichetteesplicative, e i valoripercentuali. I titoli si in-seriscono nelle casellededicate della omonimascheda, mentre per le le-gende è possibile stabi-lire se devono o menoessere visualizzate e de-finirne la posizione. Edora vediamo come sicrea una torta compo-sta. In questo caso biso-gna preparare opportu-namente la zona dati. Inparticolare, si scrivonouno sotto l’altro i valorirelativi ai settori chenon devono essere ana-lizzati, dopodiché quelliche compongono lospicchio (o se preferite,la fetta) da analizzare. Aquesto punto, si crea latorta composta selezio-nando il tipo desideratonella galleria (torta-torta,o torta-barra). Per de-fault Excel prende inconsiderazione ai finidell’analisi solo gli ultimidue dati dell’elenco, per-tanto la barra o la tortache li analizza si articolain altrettanti elementi. Seil settore, invece, si arti-cola in più di due dati,bisogna passare ad Ex-cel tale informazione.

Fare clic destro sullatorta, e selezionare For-mato dati nel menu con-testuale al clic. Nella ma-schera a schede che siapre accedere alla sche-da Opzioni in cui è pre-sente una finestra cheospita una miniatura delnostro grafico. Nella ca-sella Il secondo tracciatocontiene gli ultimi, impo-stare il numero di valorida prendere in conside-razione determinando lacontestuale anteprimadel nuovo diagramma.Nella finestrina Dimen-sioni secondo tracciatosi impostano le dimen-sioni della seconda tor-ta o barra. Quelle massi-me corrispondono al va-lore 100. Valori superiorio inferiori corrispondo-no sempre a dimensioniinferiori. Nella finestri-na Distanza fra le barresi definisce la distanzafra la torta principale el’elemento che ne ana-lizza i settori. In questocaso, la distanza è pro-porzionale al valore spe-cificato (da 0 a 200).

Personalizzazionedella torta

È possibile modifica-re i colori dei settori diuna torta semplice,esploderli, e ruotare latorta stessa. Fare clicuna prima volta sul set-tore da modificare, quin-di una seconda volta(ma non un doppio clic).Si evidenzia così il sin-golo settore. Farvi sopraclic destro, e nel menuvisualizzato selezionareFormato dato.

Nella scheda Motivodella maschera cui si ac-cede si possono sceglie-re colori e trame di fon-do, mentre nella schedaOpzioni è prevista la de-finizione dell’angolo dirotazione. Nella schedaEtichette, invece, è pos-sibile assegnare seletti-vamente le etichette de-siderate al singolo set-tore, senza che venga te-nuto conto delle impo-stazioni operate a livellodi intera torta. Peresplodere un settore,evidenziarlo e trascinar-lo con il mouse versol’esterno. �



� La scheda OpzioniEcco come si presentala scheda che consente di definire il numero di datida utilizzare per crearel’elemento che analizza lacomposizione di un settoredella torta principale. È prevista anchel’impostazionedella distanza fra torta e elemento aggiuntivo,nonché ildimensionamentodei due elementi.

� I colori dei settoriI colori dei settori in cui si articola una tortapossono esseremodificati. Fare clic unaprima volta sul settore, poiuna seconda volta. Così facendo il settoreviene evidenziato. A questo punto, farvisopra clic destro eselezionare Formato dato.Accedere alla schedaMotivo della maschera che si apre.

� Esplodere i settoriPer esplodere un singolosettore, evidenziarlo e trascinarlo con il mouseverso l’esterno. Per esplodere tutti i settoridella torta, fare clic su quest’ultima perevidenziarla interamente,quindi fare clic su unsettore e trascinarlo versol’esterno. Lo spostamentocoinvolgerà tutti i settori.

� Ruotare una tortasingolaFare clic destro sulla torta,e nel menu contestuale al clic selezionare la voceFormato serie dati.Nella maschera a schedeche viene visualizzataaccedere alla schedaOpzioni, e impostare la rotazione del grafico (in gradi) nella caselladedicata. La rotazione èmonitorata in tempo realenella finestra sottostante.

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In certi casi, sviluppan-do una applicazionecon Excel (per esem-

pio, un modello di simu-lazione) vi è la necessitàdi disporre di una seriepiù o meno congrua dinumeri casuali, cioè divalori che si presentanocosì come se fossero sta-ti estratti da un’urna se-condo le leggi propriedella casualità. In altreparole, quelli che nelgergo degli addetti ai la-vori vengono definiti nu-meri random. Ci posso-no servire, per esempio,per simulare le estrazio-ni del lotto, gli arrivi diclienti agli sportelli diuna banca, il transito diauto ai caselli di un’au-tostrada, e così via. Inqueste situazioni si rive-la prezioso il generatoredi numeri casuali incor-porato nel programma.Diciamo subito, anchese almeno per quanto ciriguarda la differenzanon è sostanziale, chenon si tratta di veri epropri numeri casuali,ma di numeri pseudoca-suali. La generazione deiprimi, infatti, è regolataassolutamente dalla ca-sualità (come l’uscita diun numero della rouletteo del lotto), mentre i se-condi sono generati daalgoritmi matematici lacui limitazione è quelladi creare serie che dopoun certo numero di valo-ri (dell’ordine di parec-chie migliaia, però) si ri-petono esattamente.Non accade così, ovvia-mente, per i numeri ca-suali veri. Ma veniamoal nostro generatore. Se

in una qualsiasi cella delfoglio di lavoro digitia-mo l’espressione =CA-SUALE(), vi vedremocomparire un numerodecimale da 0 a 1 esclu-so. A questo punto, sepremiamo F9 il numerocambia, rinfrescandosiad ogni pressione di taletasto: ecco come si ge-nera un numero casuale.Se vogliamo disporre diuna serie di tali numeribasterà replicare la for-mula verso il basso perun certo numero di cel-le. In tal caso, alla pres-sione del tasto F9 tutti ivalori vengono aggior-nati. Così come sono, inostri numeri casuali(pardon, pseudocasua-li…) non servono a mol-to, ma con opportunemanipolazioni possiamotrasformarli a piacere,pur rispettando semprela pseudocasualità.

Da decimali ad interiInnanzitutto, vediamo

come trasformare il de-cimale fra 0 e 1 che vie-ne generato, in un valoresempre decimale che siacompreso, poniamo, fra0 e 100, che meglio sipresta ad essere inter-pretato. È abbastanzasemplice. Infatti, tutto siriduce a moltiplicare ilnumero generato dallafunzione CASUALE() peril limite superiore del-l’intervallo, che nel no-stro caso specifico è100. La formula da utiliz-zare, pertanto è la se-guente:

=CASUALE()*100Analizziamone la di-

namica operativa. La



Excel Il generatore di numeri casuali� Il problema Generare una serie di numeri casuali cherispondano a determinate caratteristiche infunzione delle necessità che si presentano nellosviluppare un’applicazione

� La soluzione Utilizzare le funzioni dedicate proposte dalgeneratore di numeri casuali che operanell’ambito di Excel 2000 e 2002

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Come impostare le formule� Attenti agli erroriSe impostando le formuledi generazione dei numeripseudocasuali si dovesseverificare la visualizzazionedi un messaggio di errore,vuol dire che le suddettefunzioni non sonodisponibili a libreria perchénon installate. Pertanto,bisogna aggiungerle allalibreria di Excel.

� Installare le funzioniPer installare le funzionimancanti aprire il menuStrumenti e selezionare lavoce Componentiaggiuntivi. Così facendoviene visualizzato un box.Nella finestra dedicatasono elencate lefunzionalità che èpossibile installare.Spuntare il checkboxaccanto alla voceStrumenti di analisi epremere il pulsante Ok.

� Generare un numeropseudocasualeSe in una qualsiasi celladel foglio di lavoro siinserisce la formula=CASUALE(), vienevisualizzato un numerodecimale fra zerocompreso e 1 escluso. Sitratta di un numeropseudocasuale. Se sipremere il tasto F9 ilnumero viene rinfrescato,

� Numeri pseudocasualifra 0 e 100Se si volesse generareuna serie di numeripseudocasuali decimali,per esempio fra 0compreso e 100 escluso,si potrebbe moltiplicare ilnumero generato dallafunzione CASUALE() per100. La formula vareplicata in tante cellequanti sono i numeripseudocasuali dagenerare.

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funzione genera un nu-mero fra 0 incluso e 1escluso, che moltiplica-to per 100 restituisce unvalore decimale nell’in-

tervallo desiderato, limi-te superiore escluso. Ilnumero 100, infatti, nonverrà mai generato per-ché la funzione di base,

per definizione, non ge-nererà mai il numero 1.Ma vediamo ora comegenerare numeri interientro un certo interval-

lo, che si prestano me-glio per sviluppare ap-plicazioni pratiche. Èsemplice. Diamo la solu-zione per meglio familia-rizzare con la funzionema, come vedremo, c’èuna soluzione già prontaa portata di mano.

Nel nostro caso ba-sterà richiedere che ildecimale generato ven-ga trasformato in interoutilizzando la funzioneINT, poi moltiplicare ilrisultato per 101 anzichéper 100.. Infatti, moltipli-cando per 101, il numerodecimale massimo gene-rato è superiore a 100ma sempre inferiore a101, pertanto la tronca-tura a intero lo porta aldesiderato 100. Chi nonvuole perdere tempo ha,invece, come si diceva,la soluzione a portata dimano. Ci riferiamo allafunzione CASUALE.TRAche, per l’appunto, è sta-ta espressamente svi-luppata per generare unnumero pseudocasualeintero entro un determi-nato intervallo di cui sispecificano i limiti infe-riore e superiore comeargomenti della funzio-ne. Per generare un nu-mero pseudocasuale in-tero fra 1 e 100, pertan-to, basterà impostarel’espressione: =CASUA-LE.TRA(1;100). Provare,per credere.

Giochiamo allaroulette doppia

A questo punto, pos-siamo mettere in praticale conoscenze acquisiteper sviluppare una rou-lette casalinga. Volendostrafare ne simuleremouna che è unica al mon-do: quella doppia diMontecarlo. In prati-ca, c’è un solo tappetoverde, ma due rouletteche girano contempora-neamente. Si vince se suentrambe esce il rosso,il nero, lo stesso nume-ro, e così via. Ma eccocome impostarla.

Nelle celle B7 e H7 in-serire le formule =CA-SUALE.TRA(0;36). Cosìfacendo abbiamo simu-lato le due roulette. Nellacella F15 inserire il nu-mero che si vuole punta-

re. Ad ogni pressione diF9 verrà generato nelledue celle un numeropseudocasuale fra 0 e 36.

Nella cella B10, inve-ce, inseriamo la formula=SE(E(B7=H7;B7=F15);"Congratulazioni! Hai presoun pieno!";"Peccato!Que-sta volta hai perso, provaancora."). L’espressioneesegue un controllo suinumeri generati nellecelle B7, H7 e F15.

Se sono uguali ce losegnala, e si congratulacon noi. In caso contra-rio, e questo succede ilpiù delle volte conside-rando che le probabilitàdi azzeccare un pienosono piuttosto basse, sirammarica per la man-cata vincita. Ma vedia-mo come opera la no-stra formula. In pratica,il primo argomento con-trolla se in B7, H7 e F15,sono presenti tre nume-ri uguali. Se l’uguaglian-za è verificata viene vi-sualizzato il secondo ar-gomento dell’espressio-ne, che nella fattispecieè la frase di congratula-zioni (da scriversi fravirgolette). Se, invece,l’uguaglianza non è veri-ficata, e quindi non ab-biamo preso il pieno,viene visualizzato il ter-zo argomento dell’e-spressione che si identi-fica con il messaggio dirammarico, anch’essofra virgolette. Chi voles-se addentrarsi di piùnella simulazione delgioco, può prendere inconsiderazione altrepossibili situazioni. Peresempio, controllare se inumeri usciti sono pario dispari, minori o supe-riori a 18 escludendo lozero (Manque e Passe), ecosì via.

Lasciamo al lettore ilcompito di come strut-turare modello, mentredal canto nostro gli pas-siamo le informazioniper impostare le formu-le di controllo. Peresempio, per verificarese su entrambe le rou-lette è uscito un numeropari o dispari, si puòscandire una tabella cheaccanto ai numeri pre-vede la scritta Pari o Di-spari. �



� Generare numeripseudocasuali interi

A scopo esclusivamentedidattico (dal momentoche c’è una soluzione aportata di mano) vediamocome si generano numeripseudocasuali intericompresi in un certointervallo. Basta metterela formula precedentecome argomento dellafunzione INT, e utilizzare ilmoltiplicatore 101 anziché100.

� La funzioneCASUALE.TRAExcel propone una funzionededicata espressamentealla generazione di numeripseudocasuali intericompresi in un certointervallo, i cui limitiinferiore e superiore vannoposti in argomento allafunzione stessa. Peresempio, la formula=CASUALE.TRA(500;600),genera un intero compresofra 500 e 600.

� Simulare la roulettedoppiaA Montecarlo si puògiocare alla roulettedoppia, dove per vincere sideve verificare lo stessoevento su due roulettecontemporaneamente.Se generiamo in due celledel foglio di lavoro duenumeri pseudocasuali fra0 e 36, ecco simulato ilgioco rovinafamiglie nellaversione doppia.

� Per saperne di piùChi vuole documentarsi piùampiamente sullagenerazione dei numeripseudocasuali puòconsultare l’aiuto in lineadi Excel. Accedere allaguida, e nella scheda diricerca libera digitareNumeri casuali nellacasella dedicata. Si consiglia di consultare iprimi tre argomenti fraquelli individuati.

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Solitamente, siamoabituati a utilizzarei grafici creati con

un foglio elettronico co-me uno strumento cherappresenta ben deter-minate informazioni. Inaltre parole, il diagram-ma si limita ad interpre-tare i dati ospitati in unacerta zona, ma nulla più.In certi casi, invece, sa-rebbe interessante cheil grafico interpretassedati di natura diversa aseconda delle istruzioniche gli possono esserein qualche modo impar-tite. Conviene fare unesempio pratico. Imma-giniamo di avere due ta-belle dati, ciascuna dellequali esprime i dati divendita delle due zonein cui si esercita l’atti-vità di una azienda. Be-ne, a questo punto, po-trebbe essere interes-sante interpretare inuno stesso grafico i datidi una zona prima, e del-l’altra poi, a seconda diciò che vuole l’osserva-tore. Il tutto operandosemplicemente dellescelte in un elenco a di-scesa che verrà incor-porato nel suddetto dia-gramma. Questo è soloun esempio: chiunquepotrà utilizzare le tecni-che che illustreremo,per realizzare proprieapplicazioni personaliz-zate. In pratica, quindi,dobbiamo incorporarenel diagramma l’elencoa discesa (un controllo,

come lo si definisce nelgergo di Excel), quindiimmaginare un artificioper far si che alle sceltefatte corrispondano leopportune visualizza-zioni. Nel nostro caso,partendo dalle due ta-belle che ospitano ri-spettivamente i dati divendita delle due zone,ne creeremo un’altra in-terattiva (e da cui traeorigine il grafico), in cuidi volta in volta verran-no visualizzati i dati del-la prima o della secondatabella, in base alle scel-te operate tramite l’e-lenco a discesa.

Creare la tabellainterattiva

La strategia è quelladi operare tramite unopportuno controllocondizionale. In pratica,definita una cella del fo-glio di lavoro in cui, tra-mite l’elenco a discesa,viene dichiarata la zonavendita da interpretaregraficamente, si impostaun’area strutturalmenteanaloga a quelle delledue tabelle dati origina-li, nelle cui celle si inse-riranno le formule perprelevare i corrispon-denti dati da una tabellapiuttosto che da un’al-tra, a seconda di quantocontenuto nella cella pi-lota di riferimento. Ve-diamo di spiegarci conun esempio pratico fa-cendo riferimento alla fi-gura 1. Le tabelle 1 e 2

Excel Creare un grafico interattivo

� Il problema Visualizzare in tempi diversi nello stesso grafico icontenuti di due tabelle distinte, specificando inun elenco a discesa collegato al diagramma i datida visualizzare

� La soluzione Creare una tabella in cui, a seconda della vocescelta nell’elenco a discesa, speciali formule dicontrollo determinano la visualizzazione dei datidesiderati. A questo punto, i dati vengonointerpretati nel grafico

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Tabelle, grafici, elenchi a discesa� Il grafico interattivoIl modello consente divisualizzare di volta involta in un medesimografico i contenuti di duetabelle dati distinte. Nellafattispecie, a secondadella scelta operatanell’elenco a discesaassociato al diagrammavengono rispettivamenteinterpretati i dati ospitatinella tabella 1 o nellatabella 2.

� Impostare la tabelladatiIl grafico fa riferimento allatabella 3 che ha la stessastruttura delle due tabellecontenenti i dati dainterpretare. Nella primacella della tabella 3 siinserisce una espressionecondizionale che controllaquanto contenuto nellacella J28, e in base aquesto preleva i datiopportuni dalla tabella 1 odalla tabella 2.

� Creare il graficoIl grafico si crea secondole tradizionali procedurefacendo riferimento allatabella 3 di cuiinterpreterà i dati, cheovviamente variano aseconda delle scelteoperate nell’elenco adiscesa. Il grafico è statopersonalizzato avvalendosidelle opzioni proposte dalmenu che si apre facendoclic destro sui suoielementi.

� Gli strumenti del VisualBasicSono ospitati nellaomonima barra. Pervisualizzarla aprire il menuVisualizza, selezionare lavoce Barre strumenti, e nelsottomenu corrispondenteoptare per Visual Basic.Fare clic sull’icona consopra impressi il martello ela chiave inglese peraccedere al pannello checonsente di impostarel’elenco a discesa.

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sono quelle che ospita-no i dati di vendita, men-tre la tabella 3 è statacreata ex novo replican-do esattamente la loro

struttura. Tanto per ave-re un riferimento al finedi impostare le formule,digitiamo Zona A nellacella di riferimento J28.

A questo punto, inserirenella cella B26 la formu-la:

=SE($J$28=”ZonaA”;B6;B16)

che nel linguaggio di Ex-cel significa controllareil contenuto della cellaJ28, e se questo è ugualea Zona A visualizzarenella cella B16 quantopresente nella cella B6,nella fattispecie Milano.Se, invece, nella cella diriferimento fosse statoinserito, poniamo, ZonaB, allora il controllo daesito negativo, e vienevisualizzato il contenutodella cella B16, guardacaso proprio il corri-spondente dato della ta-bella 2. Si noti che la let-tera di riferimento dellacella J28 è stata racchiu-sa fra i segni di dollaro.Questo perché talecoordinata non deve va-riare quando si proce-derà a copiare la formu-la nelle due celle di de-stra, e il tutto, poi, versoil basso. Gli altri riferi-menti di cella, invece,sono stati lasciati tali equali perché devono va-riare con la copia al finedi rappresentare le nuo-ve corrette posizioni dacui prelevare i dati. Seabbiamo operato cor-rettamente, scrivendonella cella pilota Zona Ao Zona B, comparirannorispettivamente nella ta-bella 3 i dati della tabel-la 1 o 2.

Creare il graficoA questo punto biso-

gna creare il grafico se-guendo la tradizionaleprocedura. Ovviamente,la zona dati da dichiara-re e quella corrispon-dente alla tabella 3. Acose fatte, ridimensio-nare l’area del graficoper coprire la zona oc-cupata nella figura. Tut-te le volte che inserire-mo nella cella J28 lastringa Zona A o Zona B,il grafico rappresenteràautomaticamente i cor-rispondenti dati. Il mo-dello così com’è funzio-na, ma chi vuole di piùpuò inserire nel graficoun elenco a discesa permeglio gestire l’inseri-mento dei dati nella cel-la pilota di riferimento.

Creare l’elencoInnanzitutto, richie-

dere la visualizzazione

della barra degli stru-menti di Visual Basic(Visualizza/Barre stru-menti/Visual basic).

Fare clic sull’iconacon sopra impresso unmartello e una chiave in-glese, e nel boxino vi-sualizzato fare clic sull’i-cona della casella com-binata (la si individuatramite l’etichettina gial-la che compare quandovi si porta sopra il cur-sore). Portarsi nell’areadel grafico e disegnareun rettangolo delle di-mensioni dell’elenco.Farvi sopra clic destro eselezionare Proprietà nelmenu contestuale alclic. Nella maschera cheviene visualizzata, ac-canto alla voce Linked-Cell digitare J28, la celladi riferimento in cuiverrà automaticamenteinserito alla voce chesceglieremo nell’elenco.Accanto al cella ListFill-Range, invece indicarela zona J30:J31. Sono ledue celle da cui si prele-vano le stringhe Zona Ae Zona B, le voci che ali-mentano l’elenco. Pervedere se funziona, di-sattivare nella barra delVisual Basic l’icona consopra squadra e matita,che si era attivata auto-maticamente. Fare clicsul pulsantino a fiancodella finestrella per apri-re l’elenco a discesa, eselezionare la zona checi interessa. Questa saràtrasferita nella cella J28,da dove piloterà la vi-sualizzazione dell’op-portuno grafico.

Ampliare il modelloL’esempio prevede la

gestione di due tabelle,ma se fosse necessariosi può aumentarne il nu-mero. Non è difficile, mabisogna prevedere for-mule più complesse cheeseguano dei controllinidificati.

Se il primo controllonon fosse verificato,non si determina il pre-lievo dei dati dalla se-conda tabella, ma vieneeseguito un nuovo con-trollo che, se non verifi-cato, preleva il dato dal-la terza tabella, e cosìvia. �



� Creare l’elenco adiscesaNel pannello degli strumentifare clic sull’icona dellacasella combinata (la siindividua tramite l’etichettinagialla che compare quando visi porta sopra il cursore).Portarsi nell’area del graficoe disegnare un rettangolodelle dimensioni dell’elenco.La casella corrispondenteviene visualizzata quando sirilascia il tasto del mouse.

� Accedere alla casella delleproprietà dell’elencoNon appena è stato creatol’elenco, posizionarlo edimensionarlocorrettamente. L’elenco èsempre evidenziato. Farvisopra clic destro, e nelmenu contestuale al clicselezionare la voceProprietà per accedere allaomonima casella dove sipotranno definire iparametri operatividell’elenco.

� I parametri operatividell’elencoIn pratica, bisogna definirela zona dalla qualel’elenco preleva le voci incui si articola, e la cella incui viene inserita la voceselezionata (Zona A oZona B). Accanto alla cellaListFillRange indicare lazona J30:J31, che ospitale due voci che alimentanol’elenco. Accanto alla voceLinkedCell digitare J28.

� Per saperne di piùPer avere maggioriragguagli sulla dinamicaoperativa della funzioneSE, accedere alla guida inlinea, e nella scheda diricerca libera inserire nellacasella dedicata la stringaControlli condizionali. Fragli argomenti individuaticonsultare le paginecorrispondenti al primo diessi (SE).

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2Finché si tratta di or-dinare una lista di no-mi, numeri, o date,

ce la possiamo cavare inun batter d’occhio, mase si ha a che fare conuna tabella potrebbe es-sere necessario procede-re ad ordinare anche idati che si trovano a fian-co della colonna che ab-biamo ordinato inizial-mente.

Ordinare una listaÈ la situazione più

semplice che si può pre-sentare. L’unica varianteda prendere in conside-razione è quella che si ri-ferisce alla eventuale in-clusione del dato che èospitato nella prima celladell’elenco. Se questorappresenta l’intestazio-ne della lista, ovviamen-te non deve essere presoin considerazione nelcorso dell’ordinamento.La procedura prevede l’i-niziale evidenziazionedella zona dati, dopodi-ché si apre il menu Dati esi opta per la voce Ordi-na. Così facendo si acce-de alla maschera che ge-stisce l’ordinamento. Dalmomento che stiamooperando su una lista, ciavvarremo solo di alcu-ne opzioni fra quelle pro-poste. Nella prima casel-la (Ordina per) comparegià la lettera della colon-na in cui è ospitato l’e-lenco. Non ci resta chespuntare il bottone cor-

rispondente al tipo di or-dinamento desiderato:crescente o decrescente, edichiarare, sempre spun-tando l’opportuno botto-ne in calce alla masche-ra, se vogliamo o menoincludere nell’ordina-mento l’intestazione del-l’elenco. A questo punto,premere il pulsante Ok.Vale la pena di ricordareche l’ordinamento ese-guito non è irreversibile,pertanto, in caso di ri-pensamenti basta aprireil menu Modifica e fareclic sulla voce Annulla or-dinamento.

Ordinare una tabellaIn questo caso l’ordi-

namento avviene con lamedesima procedura,ma si può specificare ov-viamente la colonna chedeve essere coinvolta.Basta selezionarla nell’e-lenco a discesa che siapre facendo clic sul pul-santino a fianco della ca-sella stessa. Volendo sipossono anche ordinarei dati delle colonne a fian-co. Per esempio, se la co-lonna ordinata ospitavapiù cognomi uguali (Ros-si, per esempio), è possi-bile ordinare i corrispon-denti nomi (Alberto, Va-lerio, Dario, e così via)nella colonna che li ospi-ta. In tal caso, seleziona-re nell’elenco a discesaassociato alla casellaQuindi per il tipo di ordi-namento desiderato. �

Excel 2000 Ordinare elenchie tabelle� Il problemaData una semplice lista o una tabella di dati,ordinarli in senso crescente o decrescente tenendoconto, se si tratta di una tabella, anche delleinformazioni contenute nelle colonne a fianco di quella coinvolta nell’ordinamento

� La soluzioneUsare le procedure dedicate che si attivanoaprendo il menu Dati e selezionando la voceOrdina. È anche possibile specificare se le intestazioni della tabella o della lista devonoessere o meno coinvolte nell’ordinamento

La procedura nel dettaglio� Lanciare la proceduraSelezionare l’elenco o la tabella da ordinare,aprire il menu Datie optare per la voceOrdina. Così facendo si visualizza la mascherache gestisce la procedura.L’ordinamento puòavvenire anche in sensoorizzontale.

� Definire i parametri di ordinamentoIn figura è visualizzata la maschera che gestiscela procedura. Nella prima casella si specifica la colonnacoinvoltanell’ordinamento, e si spunta il bottonecorrispondente al tipodesiderato. Specificareanche se coinvolgere le intestazioni.

� Ordinamenti orizzontaliPer ordinare i dati ospitatiin una riga bisognapremere il pulsanteOpzioni. Viene visualizzatoun box in cui si spunta il bottone Ordina dasinistra a destra.Spuntare la casellaMaiuscole/minuscoleper tenere conto della corrispondenteortografia.

� Per saperne di piùPer avere maggioriinformazioni sulleprocedure di ordinamentoaccedere alla guida inlinea, e nella casella di ricerca selezionare la voce Ordinamento.Consultare gli argomenticorrispondenti alle primedue voci individuate,rimandi compresi.

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Quando operiamosu un foglio di la-voro tutto quanto

si digita viene formatta-to in un certo modo. Peresempio, le dimensionidei caratteri sono di 10punti, l’allineamento deitesti è a sinistra, quellodei numeri a destra, ecosì via. Insomma, vieneutilizzato un certo insie-me di formati predefiniticaricato unitamente alfoglio e proposto comedefault. In ogni caso, setali formattazioni, o an-che solo alcune di esse,non ci soddisfano, pos-siamo sempre interveni-re per modificarle. Leprocedure sono quelletradizionali che si utiliz-zano per assegnareestemporaneamente iformati, ma sono gestitea livello più ampio dalmomento che le modifi-che apportate devonoentrare a far parte deglistandard. Ecco alloracome procedere per ap-portare variazioni alpacchetto dei parametrioperativi default.

Modificare i defaultAprire il menu Forma-

to e optare per la voceStile. Così facendo siapre una maschera arti-colata in due sezioni.Quella superiore, Nomedello stile, è occupata dauna casella di testo allaquale è associato unelenco in cui sono ospi-tati i riferimenti agli stiligestiti. La sezione sotto-

stante, invece, intitolataLo stile include, contienegli elementi in cui si puòarticolare lo stile nel suoinsieme. Per esempio, lostile Normale coinvolgeil formato dei numeri,dei caratteri, dei bordi, ecosì via, e prevede chesi utilizzino per i carat-teri il font Arial e le di-mensioni 10. Se voglia-mo modificarlo, preme-re il pulsante Modifica.Nella maschera che siapre impostare rispetti-vamente nelle sezioniDimensioni e Tipo di ca-rattere i nuovi parame-tri.

La maschera gestisceanche altri parametri,pertanto, se necessario,possiamo procedere adefinirli. Chiudendo lamaschera le impostazio-ni operate vengono ac-quisite come default. Celo conferma il fatto cheaccanto alle varie vocicompaiono ora i nuoviparametri.

Gli stili possono an-che essere importati daaltre cartelle di lavoro,che devono però essereaperte: premendo il pul-sante Unisci si accedead un box in cui sonoelencati gli stili di quellacartella. Selezionarequello desiderato e pre-mere il pulsante Ok perrendere operativa l’im-portazione. Si riaccedecosì alla maschera ini-ziale, dove lo stile im-portato può anche esse-re modificato. �

Excel 2000 Modificare gli stili dei fogli� Il problemaImpostare gli stili del foglio di lavoro a livello difont, formati, allineamenti, e così via. Taliparametri verranno utilizzati ogni volta che siapre un foglio di lavoro

� La soluzioneAvvalersi dell’opzione dedicata del menu Formato,che consente di specificare i suddetti parametriuna volta per tutte e di salvarli per un eventualesuccessivo utilizzo

La procedura passo per passo� Lanciare la proceduraLa procedura è analoga aduna comune assegnazionedi formato, ma vienegestita a livello più ampio.Aprire il menu Formato eselezionare la voce Stileper accedere allamaschera dedicata.

� La maschera di modificaSelezionare nell’elencoassociato alla casella lo stile da modificare,quindi fare clic sul pulsante Modificaper accedere allamaschera di assegnazione dei formati in cui operaregli interventi desiderati.

� Modificare i parametridefaultLa maschera che consente di modificare i parametridefault di uno stile.Le procedure sonoanaloghe a quelle di unacomune assegnazione di formato, ed una voltaoperate entrano a far parte dell’insiemedello stile.

� Importazione di stiliUno stile può essereimportato anche da un altro foglio di lavoropurché la corrispondentecartella risulti aperta.Nella maschera di gestione degli stilipremere Unisci,e selezionare lo stile da importare nel box che viene visualizzato.

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Innanzitutto, vale la pe-na di chiarire il concet-to di archivio tabellare.

È una tradizionale tabel-la, in cui le intestazionidelle colonne rappresen-tano i campi dell’archi-vio, mentre le righe necostituiscono i record. Lefunzioni database, inve-ce, analizzano l’archiviotabellare secondo indi-cazioni precise e restitui-scono i corrispondentirisultati. Conviene fareun esempio prendendocome riferimento la ta-bella di figura 1 in cui so-no archiviati gli ordinati-vi di vendita passati daun gruppo di agenti. Inpratica, si può far si cheinserendo in una cella ilnome di un venditore, afianco compaia l’am-montare dei suoi ordini.Ecco come utilizzarequeste potenti funzioniche consentono di ese-guire somme (DB.SOM-MA), conteggi (DB.CON-TA), medie (DB.MEDIA),nonché calcolare massi-mi e minimi (DB.MAX eDB.MIN) in modo mirato.

Calcolo del fatturatoper agente

La dinamica dell’anali-si prevede che venganosommate le celle dellacolonna Fatturato in solacorrispondenza di quelleche, nella colonna Agen-te, ospitano il nome delvenditore cui ci si vuoleriferire. A questo punto,

la formula che ci interes-sa è:

=DB.SOMMA(B5:E25;”Fatturato”;H8:H9)e se la digitiamo esat-

tamente così come è nel-la cella J9 si ottiene il da-to desiderato. Analizzia-mone i tre argomenti.

Il primo rappresentale coordinate della tabel-la da analizzare. Si notiche per semplicità ne ab-biamo riportato le coor-dinate, ma sarebbe buo-na regola assegnarle unnome utilizzando la pro-cedura da menu (Inseri-sci/Nome/Definisci). Il se-condo argomento rap-presenta il campo su cuioperare, e deve esserescritto esattamente cosìcome compare nella ta-bella e racchiuso fra vir-golette. E veniamo al ter-zo argomento che indicaalla funzione come si de-ve comportare. Si trattadella cosiddetta zona cri-teri che, almeno nel no-stro caso è articolata indue celle (H8:H9). La pri-ma cella indica il campodi riferimento per effet-tuare le somme (Agente),mentre la sottostantespecifica in corrispon-denza di quale nome de-ve essere eseguita lasomma dei fatturati. Nelnostro caso, quindi, ba-sta digitare ogni voltanella cella H9 il nome diun agente per vedere ap-parire in J9 il corrispon-dente fatturato realizza-

Excel Come utilizzare le funzioni di database� Il problema Consolidare i dati contenuti in un archiviotabellare sintetizzandoli in vari modi al fine diottenere informazioni che la tabella non forniscedirettamente. Per esempio, il numero di ordinirelativo ad un certo prodotto, il fatturato globalerealizzato da un agente, e così via

� La soluzione Avvalersi delle funzioni di database, grazie allequali si può analizzare l’intero insieme dei datiospitati in un archivio tabellare e ottenere leinformazioni desiderate

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Analizzare un database tabellare

� La zona dei risultatiAccanto alla tabella è stata sviluppata unazona che ospita i risultatidelle analisi condotte conle funzioni di database. Le celle di sinistrarappresentano le zone dei criteri che vengonoutilizzate per eseguire le singole analisi, i cui risultati sonovisualizzati sulla destra

� Calcolo del fatturatoper agenteInserendo nella opportunecelle i dati richiestidall’analisi, ilcorrispondente risultatoviene visualizzato nella cella in cui è statainserita la formula per l’elaborazione dei dati. In J9 è ospitata la formula=DB.SOMMA(B5:E25;”fatturato”;H8:H9)

� Fatturato per prodottoe agenteQuesta analisi, un po’ più complessa di quella descritta al puntoprecedente, si basa su una estensione dellazona criteri, al fine di poterfornire alla funzionedatabase gli opportuniparametri relativamentealle informazioni che deveelaborare. In questo caso,i dati da passare sonoquattro e non più due

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1� Il database tabellareUn database tabellare è una tradizionale tabella in cui le intestazioni dellecolonne rappresentano i campi del database, e le righe i record. Nella fattispecie, la tabella che utilizzeremo persviluppare i nostri esempiospita gli ordinativi raccolti dagli agenti relativamentead un certo numero di prodotti

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to. Anche in questo caso,anziché citare le coordi-nate della zona criteri,sarebbe meglio asse-gnarle un nome.

Conteggio degli ordiniPer calcolare quanti

ordinativi sono statipassati in totale per undeterminato prodotto si

opera in modo analogo,ma questa volta si utiliz-za la funzione DB.CON-TA. Ovviamente il con-teggio va effettuato nella

colonna Prodotto, men-tre la zona criteri è strut-turata in modo analogoalla precedente.

Vale a dire che anchein questo caso è artico-lata in due celle. La so-prastante ospita il nomedella colonna che con-tiene il termine di riferi-mento, mentre la sotto-stante cella contiene ilriferimento stesso, chepotremo inserire di vol-ta in volta.

La formula da inserirein J16, è pertanto la se-guente:

=DB.CONTA.VALORI(B5:E25;”Agente”;H15:H16)È il caso di segnalare

che la zona criteri puòpresentarsi più articola-ta e che i parametri di ri-ferimento possono esse-re inseriti secondo mo-dalità più complesseconsentendo così di im-postare analisi anchemolto sofisticate. Consi-gliamo a chi volesse do-cumentarsi più inprofondità sull’imposta-zione della zona criteri,di accedere alle corri-spondenti pagine del-l’aiuto in linea.

Calcolare il fatturatoper prodotto e agente

Estendendo la zonadei criteri si può, comesi diceva, impostare unaanalisi un po’ più miratadelle precedenti. In que-sto caso, infatti, vedre-mo come ottenere dallafunzione DB.SOMMA,specificando diversa-mente i criteri, la som-ma dei fatturati conse-guiti da un certo agenterelativamente a un de-terminato prodotto. Inpratica, la nostra nuovazona criteri deve passa-re alla funzione quattroparametri.

Le colonne in cui sitrovano gli elementi daprendere come riferi-mento (Agente e Prodot-to), e il nome dell’agentee del prodotto relativa-mente ai quali deve es-sere condotta la sommadei fatturati. Per ottem-perare a queste condi-zioni basterà raddop-piare la zona criteri, uti-lizzando le celle dellaprima riga per i nomi

delle colonne e le corri-spondenti celle sotto-stanti per i nomi dell’a-gente e del prodotto.

La nostra zona dei cri-teri è la H22:I23, mentrela formula che inserire-mo in J23 è la seguente:

=DB.SOMMA(B5:E25;”Fatturato”;H22:I23)A questo punto, inse-

rendo rispettivamentein I22 e I23 il nome del-l’agente e del prodotto,comparirà in J23 il datoche desideriamo.

Ma c’è di più…Se vogliamo conferire

al nostro modello untocco di professionalità,possiamo corredareogni zona criteri con unelenco a discesa che ciconsenta di inserire au-tomaticamente i terminidi riferimento desidera-ti. Vediamo come opera-re per la prima zona.

Innanzitutto, inserirenella zona L10:L13 i nomidegli agenti. Aprire il me-nu Visualizza, optareper Barre degli strumen-ti, e per Visual basic nelsottomenu.

Nella barretta iconeche viene visualizzatafare clic su quella consopra impressi martelloe chiave inglese. Nel boxvisualizzato fare clic sul-lo strumento Casellacombinata, e disegnarela casella sotto la zonacriteri. Farvi sopra clicdestro, e nel menu con-testuale optare per Pro-prietà. Nella tabella cheviene visualizzata inseri-re accanto alle voci Listfill range e Linked cell lecoordinate L10:L13 e H9.Fare clic sull’icona consopra impressi squadrae matita per disattivarla.

A questo punto, fa-cendo clic sul pulsanti-no accanto alla casellasi apre un elenco checontiene la lista degliagenti (di cui per l’ap-punto abbiamo fornitole coordinate come Listfill range). Selezionandoun nome questo verràtrasferito automatica-mente nella appropriatacella della zona criteriche abbiamo dichiaratocome Linked cell (cellacollegata). �



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� Denominare la tabellaPer indicare alla funzionedatabase dove deveoperare, è consigliabileutilizzare un nome in luogodelle coordinate della tabella. Evidenziarla,aprire il menu Inserisci,selezionare la voce Nome,e Definisci nel sottomenu.Nel box che vienevisualizzato digitare il nome da assegnare (in particolare, non sonoprevisti spazi)

� Creare un elenco a discesaPer facilitare, rendendoloautomatico, l’inserimentodei dati nelle zone criteri, si possono creareopportuni elenchi a discesa. Visualizzare la barra icone del VisualBasic. Premere l’iconaStrumenti, e prelevare dalbox che viene visualizzatolo strumento Casellacombinata. Disegnare lacasella sotto la zona criteri

� I parametri dell’elencoFare clic destro sulla casella disegnata. Nel menu contestualeoptare per Proprietà.Nella tabella che vienevisualizzata, specificarerispettivamente accantoalla voce List fill rangee Linked cell, le coordinatedell’elenco degli agenti e della cella in cui deveessere trasferito il datoselezionato nell’elenco

� Per saperne di piùChi vuole documentarsi più ampiamente sugliargomenti trattati nella presente scheda puòconsultare la guida in lineadi Excel. Accedere alla scheda di ricercalibera e digitare nella casella dedicataFunzioni del database.Nella pagina che vieneindividuata utilizzare anche il collegamentoVedere anche

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Anche se abbiamotrattato il tema del-l’euro nella guida

Open Action, riteniamoutile ritornare sull’argo-mento moneta unica perl’importanza che rivesteExcel.

Fortunatamente Mi-crosoft ha previsto unaprocedura dedicata checonsente in maniera de-cisamente semplice diprocedere a tutte le con-versioni desiderate frale valute europee. Peresempio, oltre alla con-versione che ci interes-sa più da vicino (quelladella lira in euro e vice-versa) è possibile con-vertire la lira in franchifrancesi, i franchi fran-cesi in lire, i fiorini olan-desi in scudi portoghesi,e così via.

Insomma, se lavoria-mo con Excel non c’è bi-sogno di utilizzare lespeciali calcolatrici, netanto meno di imbarcar-ci in operazioni manualidi moltiplicazione o di-visione che, data la scar-sa dimestichezza che siha tutt’oggi ad eseguir-le, potrebbero portare arisultati imprevedibili.Ma vediamo come si uti-lizza in pratica il prezio-so convertitore.

Operare la conversioneDigitare in una qual-

siasi cella del foglio di la-voro l’importo in euroda convertire, aprire ilmenu Strumenti, e sele-zionare la voce Conver-sione in euro.

Così facendo, si de-termina l’apertura diuna maschera articolatain più caselle. Le prime

due sono destinate adospitare rispettivamen-te le coordinate dellacella che contiene l’im-porto da convertire equelle della cella in cuidevono essere visualiz-zati i risultati.

Dal momento che si èprovveduto a seleziona-re la cella di partenza lecorrispondenti coordi-nate già figurano nellacasella dedicata. Perquanto riguarda la di-chiarazione della celladi arrivo fare clic sulpulsantino a destra del-la casella stessa.

Con questa operazio-ne il puntatore del mou-se si trasforma in un pic-colo quadrato, lo si por-ta sulla zona dove devo-no essere visualizzati irisultati e si fa clic, de-terminando il conte-stuale trasferimento del-le coordinate della posi-zione selezionata nellacasella della mascheradi conversione. Nelledue caselle sottostanti,invece, si inseriscono iriferimenti alla valuta dipartenza e a quella diarrivo.

L’inserimento è age-volato nel senso che ba-sta aprire l’elenco a di-scesa associato alle ca-selle e scegliere le valu-te che ci interessano.Per esempio, euro e lireitaliane. Nell’ultima del-le cinque caselle, inve-ce, si dichiara in qualeformato deve esserepresentato il risultatodella conversione.

Ci sono tre alternati-ve, e precisamente il for-mato Valuta (1000 €), ilformato Iso (1000 Eur), e

Pc Open Gennaio 2002174

open action toolbox

Excel 2002 Convertire le valutein euro� Il problema: Come operare la conversione delle valute in euro

� La soluzione: Avvalersi della funzionalità dedicata che opera nel-l’ambito del menu Strumenti

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Arriva la moneta unica� Lanciare la proceduraAprire il menu Strumentie selezionare la voceConversione Euro.Si accede alla maschera di conversione. Se l’icona non fossepresente fare clic sul pulsantino che da l’accesso a quelle non ospitate nella barra e selezionarla per determinarnel’aggiunta.

� La maschera di conversionePartendo dal menuo premendo l’iconadedicata viene aperta lamaschera di conversione,in cui si specificano la zonacontente i dati daconvertire, quella deirisultati, e quali valute sonocoinvolte nella conversione.La procedura prevedeanche opzioni speciali chesi impostano premendo il pulsante Avanzate.

� Inserimento dei datiL’inserimento dei datinecessari per portare atermine il processo diconversione può avvenirein modo automatico. Lecoordinate delle posizionicoinvolte vengonoautomaticamente trasferitenelle corrispondenti caselledopo averle evidenziatefacendo clic sui pulsantinial fianco di queste ultime.Le valute si selezionano inspeciali elenchi.

� La maschera delle opzioniIn certi casi la proceduradi conversione si puòavvalere di specialiopzioni. Ci riferiamo, in particolare, a quando ci si trova nella condizionein cui i valori da convertiresono espressi da formuleo da espressioni, o quando si intendeprendere in considerazioneun determinato numero di decimali.

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nessun formato nel sen-so che viene semplice-mente espresso il risul-tato numerico della con-versione. Operate tutte

le impostazioni del casobasta premere il pulsan-te Ok per vedere il risul-tato nella zona che siera specificata.

Le opzioni di conversione

La procedura prevedeche in casi particolarivengano attivate specia-

li opzioni. Si accede allamaschera che le gestiscefacendo clic sul pulsanteAvanzate. Per esempio,se si opera con valoriespressi da formule, vo-lendo convertirle biso-gna spuntare il bottoneChiedi se convertire for-mule nella maschera del-le opzioni.

Inoltre, se si vuoleprocedere ad arrotonda-menti, si spunta l’omoni-mo checkbox, mentreper impostare il numerodi decimali da utilizzarenei calcoli si deve spun-tare la casella Impostaprecisione triangolazionesu, quindi specificare ilnumero di decimali nellacasellina sottostante.

Se la funzionalità non fosse disponibile

Può accadere cheaprendo il menu Stru-menti non vi si trovi lavoce Conversione euro.che attiva la proceduradi conversione.

Poco male, basta pro-cedere ad installarla, ela procedura è davverosemplice. Ecco comeoperare praticamente.Nel menu Strumenti, se-lezionare la voce Com-ponenti aggiuntivi. Vienecosì visualizzata unamaschera articolata inuna finestra e alcuni pul-santi. Nella finestra so-no elencati i componen-ti aggiuntivi disponibili,vale a dire quelle funzio-nalità che sono presentinell’applicazione manon sono state ancorarese attive.

Fare clic sulla caselli-na accanto alla voceStrumenti di conversioneeuro, quindi premere ilpulsante Ok per rendereoperativa l’aggiunta. Aquesto punto, se apria-mo il menu Strumentidovrebbe essere pre-sente la voce che ci in-teressa. Per rendereoperativa l’installazionedella funzionalità po-trebbe essere necessa-rio inserire nel lettoredel personal computer ilcd di Office Xp.

Chi non volesse af-frontare (si fa per di-re…), la procedura checonsente di aggiungere

ad Excel la preziosa fun-zionalità, può anche ac-contentarsi di quelloche passa…il convento,vale a dire di quello chesi può ottenere utiliz-zando semplicemente latastiera. Le moderne pe-riferiche, infatti, dispon-gono di un tasto espres-samente dedicato allavisualizzazione del sim-bolo dell’euro.

Si tratta, per la preci-sione, di quello con im-pressa la lettera E, dautilizzare combinando-ne la pressione conquella del tasto Alt Gr,proprio per ottenere ilrisultato voluto. Ante-ponendo al numero ilsimbolo dell’euro nonne varia il formato. Ilcontenuto della cella re-sta sempre un valore nu-merico.

Per saperne di piùLa guida in linea di

Excel fornisce utili infor-mazioni sulla procedu-ra di conversione, maanche illuminazioni sumolti problemi connessiall’euro. Per accedervidigitare Conversione eu-ro nella finestrella posi-zionata nella parte altadestra del video, quindipremere Invio.

Si perviene ad unelenco di argomenti fra iquali si seleziona Infor-mazioni sulla valuta eu-ro. Si determina cosìl’accesso alla corrispon-dente pagina dell’aiutoin linea in cui è visualiz-zato l’elenco degli argo-menti disponibili. Fa-cendo clic sulla voceTassi di conversione enuove valute dei Paesiaderenti all’euro vengo-no visualizzati i conte-nuti della voce stessa. Aquesto punto, fare clicsul collegamento iperte-stuale Sito Web di Micro-soft Office dove si pos-sono ottenere informa-zioni in merito.

Se, poi, si fa clic sulpulsante Ricerca sul webin calce alla maschera diaiuto, si accede ad unasezione in cui è possibi-le digitare una domandain chiaro, la cui rispostasarà ricercata in Inter-net. �


open action toolbox

� I componenti aggiuntiviSe la funzionalità di conversione euro nonè contemplata fra le opzionidel menu Strumenti,bisogna procedere ad aggiungerla. Aprire il suddetto menu e selezionare la voceComponenti aggiuntivi. Cosìfacendo viene visualizzatauna maschera che elenca i componenti disponibili.Selezionare Strumenti diconversione e premere Ok.

� Per saperne di piùPer saperne di più sulleprocedure di conversionee sull’euro in particolare,si può consultare l’aiuto inlinea. Digitare Conversioneeuro nella finestra in alto adestra del video e premereInvio. Nell’elenco cheviene visualizzatoselezionare la voceInformazioni sulla valutaeuro e premere Invio.

� Ricerche sul WebDall’aiuto in linea si puòlanciare automaticamenteuna ricerca sul Web. Fareclic sul pulsante calce alla maschera etichettatoRicerca sul Web.Si accede così ad unasezione dell’aiuto in cui, in una speciale finestra, si può digitare unadomanda in chiaro. Per ottenere rispostapremere il pulsante Inviae passa al Web.

� L’euro e InternetChi vuole saperne di piùsull’euro per esserepreparato al grandemomento può trovare su Internet la risposta alle domande piùdisparate. Basta utilizzareun qualsiasi motore di ricerca e impostare le interrogazioni utilizzandotermini quali euro,conversione euro, valuteeuropee, e così via. Infigura alcune risposte.

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Pc Open Dicembre 2001182

pratica • calcolareexcel 2002Questa scheda pratica verrà ripubblicata

in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open

Nell’ambito di Excel2002 (ma anche inaltre applicazioni in

cui si articola Office Xp)è disponibile una galleriadi sei diagrammi checonsentono di interpre-tare graficamente spe-ciali situazioni. Diciamosubito, per sgomberareil terreno da possibiliequivoci, che un dia-gramma e un grafico nonsono la stessa cosa, an-che se molte volte si ten-de a confondere i dueconcetti. Infatti, i primiprescindono dall’utilizzodi valori numerici e perquesto si prestano benead interpretare situazio-ni astratte come l’evol-versi di un processo, diun iter decisionale, unastruttura aziendale, unciclo di produzione, ecosì via. Tutte situazioni,come si vede, in cui i nu-meri non c’entrano, oquantomeno non sonodeterminanti. Fra l’altro,proprio per questo, i dia-grammi non necessitanodei tradizionali assi car-tesiani. Ma vediamo co-sa offre la galleria di Ex-

Il problema: interpretare determinatesituazioni (struttura aziendale, processo decisionale) conuna rappresentazione grafica

La soluzione: utilizzare i diagrammi ospitatinella libreria dedicata di Excel 2002

Come e quandoAccedere alla galleriaAprire il menu Inserisci e fareclic sul riferimento alla voceDiagramma. Così facendo vieneaperta la galleria che ospita i seitipi di diagrammi disponibili. Per inserire un diagramma nel foglio di lavoro basta farvisopra doppio clic. Il diagramma, una volta inserito,può essere opportunamentepersonalizzato.

Personalizzare il diagrammaLa personalizzazione del diagramma ha luogo tramitela speciale barra strumenti che viene visualizzata nell’areadi lavoro contestualmenteall’inserimento di un diagrammanel foglio Excel. Le voci in cui si articola il suo menugestiscono le varie fasi della personalizzazione.

Varianti di strutturaNella barra strumenti è semprepresente un pulsante con sopraimpressa una piccola saetta,che da l’accesso ad una maschera suddivisa in due sezioni. In quella disinistra sono elencate le variealternative strutturali previste per il diagramma, mentre in quella di destra si puòvalutare l’anteprima della variante selezionata.

Diagrammi CircolariI diagrammi Circolari, vengonoutilizzati solitamente per illustrare le fasi di un processo a ciclo continuo,l’evolversi di una situazione, o di un progetto. In pratica si articolano in un certo numero di segmenti ad arco che si susseguono gli uni agli altri secondo un percorso circolare, da cui il loro nome.

Costruire diagrammi

Gli argomentidelle schede

Ecco l’elenco degli argomentitrattati relativi a Excel:

Settembre: Comeinserire un controlloOttobre: Gli Smart Tagdi Excel 2002Novembre: Verificarele formule DicembreI diagrammi di Excel2002Prossimamente:Tabelle e graficipivot

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cel e come utilizzarequanto ci viene propo-sto. Aprire il menu Inse-risci, e selezionare la vo-ce Diagramma. Così fa-cendo viene visualizzatala galleria che ospita seitipi di diagrammi, e pre-cisamente:

OrganigrammiDiagrammi circolariDiagrammi radialiDiagrammi a piramideDiagrammi di VennDiagrammi Obiettivo

A questo punto, sele-zionare quello desidera-to e fare clic sul pulsanteOk per determinarnel’inserimento nel fogliodi lavoro.

Personalizzazione dei diagrammi

Queste operazioni so-no sostanzialmente ana-loghe per tutti i tipi didiagrammi, ma in certicasi (soprattutto perquanto riguarda gli orga-nigrammi) possono pre-sentare qualche differen-za. Innanzitutto, diciamoche il diagramma inseri-to, può essere posiziona-to e dimensionato a pia-cere nell’ambito del fo-glio tramite il mouse,mentre le personalizza-zioni strutturali si con-ducono con la mediazio-ne della barra strumentiche viene aperta conte-stualmente all’inseri-mento del diagramma.Nel caso degli organi-grammi, per esempio, ilmenu collegato al pul-sante Inserisci forma del-la barra strumenti con-sente di aggiungere nuo-ve caselle alla strutturadi base. L’inserimento è

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pratica • calcolareexcel 2002 Questa scheda pratica verrà ripubblicata


mirato in quanto può te-nere conto della posizio-ne gerarchica caratteri-stica della nuova casella.Tramite il pulsanteLayout, invece, si posso-no definire alcuni para-metri strutturali dell’or-ganigramma, come peresempio il rientro dellecaselle, o l’adattamentodella struttura allo spa-zio disponibile.

Le voci della barrastrumenti possono averesignificati diversi a se-conda del tipo di dia-gramma cui si riferisco-no. Così, nel caso di undiagramma ad aree so-vrapposte (meglio cono-sciuto come diagrammadi Venn), il pulsante Inse-risci forme provvedesemplicemente all’inse-rimento di un nuovo ele-mento, ma nella barrasono previsti due pul-santi che consentono dispostare in senso orarioo antiorario le aree cir-colari in cui si articola ildiagramma stesso.

Nella barra strumenti,indipendentemente daldiagramma cui essa si ri-ferisce, è sempre presen-te un pulsante dalle fun-zioni molto interessanti.Ci riferiamo a quello consopra impressa una pic-cola saetta. Se vi faccia-mo sopra clic si accedead una maschera suddi-visa in due sezioni.

In quella di sinistrasono elencate le varie al-ternative strutturali pre-viste per il diagramma,mentre in quella di de-stra si può valutare l’an-teprima della varianteselezionata. Ricordiamoche la maggior parte deidiagrammi prevedonol’etichettatura persona-lizzata degli elementi incui si articolano, ma perpotersi avvalere di que-sta possibilità bisogna,in certi casi, ampliare l’a-rea del diagramma stes-so in modo da renderevisibili i riferimenti in cui

utilizzare i diagrammi

con Excel 2002


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Diagrammi di VennConsentono di descrivere con immediatezza graficaeventuali sovrapposizioni di responsabilità o interferenzedi vario genere. Le corrispondenti aree vengonoindividuate dalla sovrapposizione degli elementi circolari in cui si articolano i suddettidiagrammi.

Diagrammi ObiettivoLa loro struttura, che ricordamolto da vicino quella di un tradizionale bersaglio,mette bene in evidenzal’obiettivo da raggiungereidentificandolo con il centro del bersaglio stesso. Le fasce concentriche inveceindividuano le varie tappe delpercorso per conseguire ilrisultato.

Diagrammi a PiramideServono per illustraregraficamente la dinamicagerarchica caratteristica di grandi organizzazioni che presuppongono il coinvolgimento di vari livellioperativi. Si va dai verticidirezionali al sommo dellapiramide, alle fasce sottostantidi minore responsabilità ma più importanti dal punto di vistonumerico.

Diagrammi RadialiQuesti particolari diagrammi si rivelano preziosi per descrivere le cosiddetterelazioni one to many, nel senso che si prestano beneper sottolineare i legami che intercorrono fra un elemento centrale (one), e altri elementi che figuranodisposti radialmente intorno al primo (many).

digitare le suddette eti-chette.

Quando utilizzare i diagrammi

A questo punto vale lapena di spendere qual-che parola per illustrarele situazioni specifichein cui conviene utilizzareun determinato diagram-ma. Gli Organigrammi so-no da utilizzare per l’in-terpretazione di struttu-re aziendali o di organiz-zazioni.

I diagrammi Circolari,invece, si prestano a de-scrivere un processo aciclo continuo, l’evolver-si di una situazione, diun iter decisionale, o diun progetto. In pratica siarticolano in un certonumero di segmenti adarco che si susseguonogli uni agli altri secondoun percorso circolare.Fra i vari elementi è pos-sibile inserire una eti-chetta il cui testo descri-ve le varie fasi del ciclo. Idiagrammi Radiali, inve-ce, vengono utilizzatiper illustrare una rela-zione fra un elementocentrale e gli altri a cui ilprimo è collegato radial-mente, e si rivelano mol-to adatti per interpreta-re, fra l’altro, la strutturadi una rete di vendita,mentre quelli a piramidedescrivono sintetica-mente la dinamica ge-rarchica di una grandeorganizzazione.

Concludiamo con idiagrammi di Venn equelli Obiettivo. I primi siarticolano in una serie dicerchi parzialmente so-vrapposti fra di loro inmodo da individuarearee comuni, che po-trebbero rappresentare,per esempio, zone divendita in cui operanopiù agenzie. I secondi,consentono di eviden-ziare con sintetica effica-cia le principali tappe dapercorrere per raggiun-gere un risultato. ●

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Alzi la mano chi im-postando un model-lo non si sia mai tro-

vato a che fare con gliineffabili messaggi di er-rore che denuncianoqualche inesattezza nelleformule che sono statecreate. In certi casi sitratta di semplici erroridi digitazione, oppure siè fatto riferimento a celleo zone improprie, ma tal-volta il problema sembrainsolubile e senza via diuscita. Eppure, Excel nontransige: se l’errore vienedenunciato vuol dire cheesiste, e bisogna trovar-lo. E anche se è difficileammetterlo, a sbagliaresiamo quasi semprenoi… Fortunatamente,per risolvere l’empasseabbiamo a disposizioneuna opzione dedicata(che opera anche in Ex-cel 2000), ma che nellaversione 2002 è efficace-mente sottolineata dallaversatilità degli smarttag, la preziosa funzioneche opera in tutte le ap-plicazioni Office Xp per

Il problema: come individuare più rapidamente gli errori commessi impostando una formula

La soluzione: avvalersi dell’aiuto delcorrispondente smart tag e utilizzare le opzioni dedicate

Analizzare leIl menu dello smart tagSe ci si porta sulla cella che ospita l’espressione errata e si fa clic, al suo fianco compareil corrispondete smart tag. Ad esso è associato un menu a discesa articolato in diversevoci che consentono di accedereagli strumenti necessari perindividuare le cause dell’errore e rimuoverle.

Descrizione dell’erroreSe nel menu della figuraprecedente si fa clic sulla voceInformazioni sull’errore vienelanciata la guida in linea, e si accede automaticamentealla corrispondente pagina di aiuto. Si consiglia di consultareanche tutti i rimandi che fosseroeventualmente presenti nella pagina stessa.

Valutazione dell’espressione errataSe nel menu associato allo smart tag si attiva la voceMostra passaggi di calcolo vienelanciata una procedura guidatache consente di procederepasso passo (elemento per elemento) alla valutazionedella formula che general’errore. Si traggono così utiliindicazioni su come intervenire.

Opzioni di controllo degli erroriLa corrispondente voce del menu determina l’apertura di una maschera che consente di definire i parametri operatividella funzione di controllo degli errori. In particolare,spuntando le opportune casellesi può attivare il controllo in background, definire il coloredel marcatore della cella errore,e così via.

Diamo la caccia agli



Aprile: Impostare i parametri operativi di Excel Maggio:Personalizzare i graficiSettembre: Comeinserire un controlloOttobre: Gli Smart Tagdi Excel 2002Novembre:Verificare le formuleProssimamente:I diagrammi di Excel2002

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dare aiuto a chi incappanelle più disparate situa-zioni di stallo (per docu-mentarsi più ampiamen-te sugli smart tag consul-tare la scheda dedicatapubblicata sul numerodello scorso mese). Maveniamo ai nostri errori ea come individuarli. Con-viene fare un esempiopratico, che pur nella suaestrema semplicità con-sente di apprezzare afondo le armi che Excelci mette a disposizionequando si tratta di anda-re a caccia…di errori. Im-maginiamo che nelle cel-le B4 e B5 si trovino ri-spettivamente i valori120 e 130, e che nella cel-la B7 si voglia visualizza-re la loro somma utiliz-zando la funzione dedi-cata. Se mentre la digitia-mo incappiamo in un er-rore ortografico, peresempio scrivendoSOMMMA anziché SOM-MA, nella cella, invecedel risultato, si ottiene ilmessaggio di errore #NO-ME?. Se abbiamo una mi-nima conoscenza di Ex-cel sappiamo che talemessaggio si può riferiread un errore come quellocommesso, o al fatto cheabbiamo utilizzato un ri-ferimento di cella impro-prio. Quello che ci inte-ressa ora, però, è vedereall’opera le funzioni di in-dividuazione degli errori,indipendentemente daquello che abbiamo com-messo che, come ricor-derete, è volutamentesemplice. Pertanto, fin-giamoci inesperti e pro-seguiamo. Se osserviamoattentamente la cella checontiene la formula erra-ta ci rendiamo conto che

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nel suo angolo superioresinistro è comparso untriangolino colorato, inol-tre, se la evidenziamo ve-dremo comparire al suofianco un quadratino conall’interno un puntoesclamativo (ecco losmart tag che segnalal’errore e si dichiarapronto per mettersi alnostro servizio). Ma c’èdi più. Se portiamo il cur-sore sullo smart tag, alsuo fianco compare unpulsantino che, se pre-muto, determina l’aper-tura di un menu che pro-pone strumenti e solu-zioni. Esaminiamolo piùda vicino.

Il menu dello smart tag

Il nostro menu si arti-cola in varie voci, e già daun primo esame si riveladecisamente prezioso.Innanzitutto, le primedue voci sono risolutiveagli effetti dell’individua-zione della tipologia del-l’errore commesso e dieventuali azioni corretti-ve. Infatti, la prima vocesuona Errore di nomenon valido, mentre la se-conda, Informazioni sul-l’errore, da accesso allacorrispondente paginadell’aiuto in linea che for-nisce utili indicazioni perrimediare. Ma passiamoalle voci successive chesi dimostrano determi-nanti per fare luce in ge-nerale sulla dinamica diun errore. La voce Mostrapassaggi del calcolo apreuna maschera che con-sente di valutare uno aduno gli elementi dell’e-spressione. Nel nostrocaso viene sottolineatol’errore di ortografiacommesso nel digitare ilnome della funzione. Sepoi si preme il pulsanteValuta si procede alla va-lorizzazione passo passodella formula. La voceOpzioni controllo errori,invece, visualizza unamaschera che consente

formule errate

errori nelle formule


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Individuazione delle celle dipendentiFacendo clic sulla quarta iconadella barra strumenti, questavolta vengono segnalate con le solite frecce tutte le celle che dipendono dalla cella che ospita l’espressione errata.Tale possibilità è decisamentebenvenuta perché non sempre ci si può ricordare tutte le posizioni in cui si è fattoriferimento alla cella errore.

Individuazioneerrori da menuMolte delle opzioni gestite dalla icone in cui si articola la barra degli strumenti di verificadelle formula possono essereattivate dal menu operativo di Excel. Aprire il menuStrumenti, e selezionare la voceVerifica formule. Nel sottomenu che si aprecontestualmente sono elencatele opzioni disponibili.

Individuazione delle celle precedentiFacendo clic sulla seconda iconadella barra strumenti, dalla cellaerrore partono una o più frecceche indicano tutte le posizioni del foglio di lavoro che sono statecoinvolte nella strutturazionedell’espressione errata. Per rimuovere tali frecce fare clicsulla icona successiva.

La barra degli strumenti di verificaSelezionando la voce Mostrabarra strumenti di verificaviene visualizzata una serie diicone tramite le quali si possonocompiere alcune azioni gestiteanche dal menu dello smart tag,ma anche visualizzaregraficamente le relazioni che intercorrono fra la cellaerrore e quelle che hannogenerato il problema.

di impostare i parametrioperativi delle funzioni dicontrollo. Se, infine, siopta per la voce Mostrastrumenti di verifica for-mula, viene aperta unabarra che ci da la possi-bilità di aprire una vistagrafica sulla genesi deglierrori. Le medesime op-zioni sono disponibili nelsottomenu corrisponde-te all’opzione Verifica for-mule del menu Strumenti.In particolare, la secondaicona della barra fa si chela cella contenente l’erro-re venga collegata confrecce a quelle che lohanno determinato, per-mettendo così una rapi-da individuazione deipunti in cui eventual-mente intervenire. L’ico-na successiva, invece, ri-muove le suddette frec-ce. La quarta icona operacome la prima, ma que-sta volta vengono segna-late le celle in cui figura-no espressioni che di-pendono da quella ospi-tata nella cella in cui si èverificato l’errore. Anchein questo caso la succes-siva icona rimuove gli in-dicatori. E veniamo allasettima icona, che indivi-dua le sole celle respon-sabili dell’errore (la se-conda icona, invece,identificava tutte le cellecoinvolte nell’espressio-ne). Le rimanenti icone,ci riferiamo alla prima, al-la sesta e all’ottava, ge-stiscono rispettivamenteuna procedura alternati-va alla valutazione dellaformula, la rimozione ditutte le frecce, e l’aggiun-ta di eventuali commentialla cella che ospita l’e-stensione errata. La nonae la decima, invece, cer-chiano i dati non validi erimuovono tali cerchi,mentre le ultime due dan-no rispettivamente l’ac-cesso ad una finestra peril controllo della cella er-rore, e alla proceduraguidata di valutazionedell’espressione errata.

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Le applicazioni cheoperano nell’ambitodi Office Xp, si av-

vantaggiano delle cosid-dette etichette intelligen-ti (gli Smart tag), che in-tervengono in determina-te situazioni per propizia-re il prosieguo della pro-cedura in corso.

Nel caso di Excel, senell’impostare un model-lo o una semplice tabellacapitasse di digitare il no-me di qualcuno cui si èrecentemente speditauna e-mail utilizzandoOutlook 2002, accanto al-la corrispondente cellacompare una minuscolaetichetta (lo Smart tag),cui è associato un menuin cui vengono propostealcune possibili azioni.

Per usufruire di questainteressante funzione bi-sogna attivarla. Poi, tuttele volte che si esegue unaprocedura per la quale èprevisto il supporto degliSmart tag, le utili etichettecompariranno automati-camente.

Il problema: come utilizzare le cosiddetteetichette intelligenti che operano all’interno del foglioelettronico Excel 2002

La soluzione: attivare la funzione, quindi, a seconda dei casi, utilizzare le opportune opzioni dei menu a discesa associati agli Smart tag

Attiviamo e utilizziamoAttivazione degli Smart tagAprire il menu Strumentie selezionare la voce Opzionicorrezione automatica. Nella maschera a schede che viene visualizzata accederea quella etichettata Smart tag.Spuntare la casellaContrassegna dati tramiteSmart tag, e anche quelleospitate nella sottostantefinestra Riconoscitori.Specificare anche la modalità di visualizzazione.

Modalità di visualizzazioneNell’elenco a discesa associatoalla casella Visualizza smart tagcome si può definire la modalità di visualizzazione di questi ultimi. Sono presentitre opzioni. La seconda e la terza si riferisconorispettivamente alla solavisualizzazione della etichettaSmart tag o ne prevedonol’associazione ad un pulsante.

Collegamento a Outlook 2002Se in una cella del foglio di lavorosi digita un nominativo a cui èstato indirizzato recentementeun messaggio di postaelettronica, ecco comparirepuntualmente il corrispondenteSmart tag. Il menu operativo ad esso associato consente di richiamare la scheda di quelnominativo, di inviargli una e-mail, o di invitarlo a una riunione.

Invio di una e-mailSe nel menu associato allo Smart tag che comparecontestualmente alla digitazione di un nominativogestito da Outlook 2002 siseleziona la voce Invia posta, si determina l’apertura delmodulo per l’invio di una e-mail. Si noti che nella caselladedicata all’indirizzoquest’ultimo vi compareautomaticamente.

Tutto sulle etichette



Marzo: Realizzaregrafici a superficieAprile: Impostare i parametri operativi di Excel Maggio:Personalizzare i graficiSettembre: Comeinserire un controlloOttobreGli Smart Tag di Excel 2002Prossimamente:Verificare le formule

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Attiviamogli Smart tag

Aprire il menu Stru-menti e selezionare la vo-ce Opzioni correzione au-tomatica. Così facendoviene aperta una ma-schera a schede in cui siapre quella etichettataSmart tag. Spuntare la ca-sella Contrassegna datitramite Smart tag, e an-che le due ospitate nellasottostante finestra Rico-noscitori. A questo pun-to, aprire l’elenco a di-scesa associato alla ca-sella Mostra smart tag co-me, e selezionare la mo-dalità di visualizzazionedesiderata.

In particolare, si puòoptare per la visualizza-zione di un pulsante, diun pulsante associato adun indicatore (opzioneraccomandata), o richie-dere che non venga vi-sualizzato un bel nulla.Detto fra noi, tale vocedell’elenco poteva ancheessere omessa.

Da questo momento,tutte le volte che si atti-vano determinate proce-dure, accanto alla cella incui si sono inseriti i daticomparirà il nostroSmart tag, mentre nel-l’angolo inferiore destrodella cella appare untriangolino colorato. LoSmart tag viene visualiz-zato anche tutte le volteche si porta semplice-mente il cursore sopra lasuddetta cella.

Infine, se si spunta incalce alla scheda la ca-sella Incorpora in questacartella di lavoro, gliSmart tag verranno sal-vati con il documento eripresentati quando que-

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sto verrà aperto in segui-to. E ora vediamo comeoperano alcuni Smart tagtipici di Excel. Ci riferia-mo a quelli che gestisco-no rispettivamente i col-legamenti con Outlook2002, la procedura di Co-pia e Incolla, e quella diriempimento automaticodi una zona.

Il collegamento con Outlook 2002

Se digitiamo in unaqualsiasi cella del fogliodi lavoro un nominativoa cui è stato recentemen-te inviato un messaggiodi posta elettronica tra-mite Outlook 2002, ac-canto alla cella compareuno Smart tag. Facendoclic sul pulsantino ad es-so associato si apre unmenu con varie opzioni.

Se si opta per la voceInvia posta viene lanciatoautomaticamente Ou-tlook 2002 e, in particola-re, aperta la finestra perla compilazione di unmessaggio che già recanella casella dedicatal’indirizzo e-mail di quelnominativo. Invece, op-tando per Pianifica riu-nione si determina l’ac-cesso contestuale al mo-dulo per pianificare unincontro, mentre se sisceglie la voce Apri con-tatto si accede alla sche-da personale di quel no-minativo per apportarvieventuali modifiche.

Le voci Aggiungi aicontatti e Inserisci indiriz-zo determinano l’apertu-ra delle maschere perdare corso alle vostreoperazioni. Le due ulti-me voci del menu, inve-ce, permettono di elimi-nare lo Smart tag, o di ac-cedere alla scheda perimpostare i parametrioperativi di questi ultimi.

Copia e IncollaSe dopo aver copiato

il contenuto di una cellao di una intera zona ci siporta nella posizione del

gli Smart tag

intelligenti di Excel


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Riempimento di una zonaIl menu gestito dallo Smart tagche viene visualizzato quando si attiva la procedura di riempimento di una zonaconsente di ricopiare nelle celleselezionate il contenuto di quelle di partenza, oppure di creare una progressione. Si può agire anche a livello di formattazione dei dati.

Per saperne di piùPer documentarsi sugli Smarttag di Excel digitare tale terminenella casella posizionatanell’angolo superiore destro del video. Premendo Invio vienevisualizzato un elenco di argomenti. Selezionare quelloche interessa per accedere alla corrispondente sezionedella guida in linea.

Copia e IncollaAlla procedura di Copia e Incollaè associato uno Smart tagil cui menu operativo proponetutte le opzioni che figuranonella maschera che si apreselezionando nel menu Modifical’opzione Incolla speciale(o premendo la corrispondenteicona nella barra strumenti)

Pianificazione di una riunioneSe nel menu associato allo Smart tag descritto più sopra si seleziona la vocePianifica riunione si accede al corrispondente modulo di Outlook 2002. Anche in questo caso la caselladedicata ad ospitare l’indirizzoe-mail del destinatario dellacomunicazione è già compilata.

foglio di lavoro in cui siprevede eseguire la repli-ca, e si attiva la procedu-ra di incollaggio (tramiteil menu Modifica, o il me-nu contestuale al clic de-stro) ecco comparirepuntualmente il corri-spondente Smart tag che,in questo caso, ci propo-ne tutte le opzioni pro-prie della procedura diCopia e Incolla.

Non solo quelle tradi-zionali, ma anche quellespeciali gestite dalla vo-ce Incolla speciale. Infat-ti, aprendo l’elenco a di-scesa vi troviamo tutte levoci che sono ospitatenella maschera cui si ac-cede se dal menu Modifi-ca si attiva, per l’appun-to, la voce Incolla Specia-le, o si preme la corri-spondente icona dellabarra strumenti.

Riempimento di una zona

Anche la procedura diriempimento automaticodi una zona è supportatada uno Smart tag dedica-to. In particolare, il corri-spondente menu consen-te di ricopiare semplice-mente nella zona eviden-ziata il contenuto dellecelle di partenza, oppuredi creare una progressio-ne. Le due ultimi voci delmenu permettono di pro-cedere alla copia tenen-do conto o meno dellaformattazione delle celledi partenza.

Per saperne di piùChi volesse documen-

tarsi ulteriormente sugliSmart tag di Excel puòconsultare l’aiuto in li-nea. Digitare Smart tagnella casellina in alto adestra del video, quindipremere Invio. Si deter-mina così l’apertura diuna lista di voci che cor-risponde agli argomentidisponibili in linea. Fareclic su quelle di cui si vo-gliono consultare le pagi-ne di aiuto. ●

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Nel gergo degli addet-ti ai lavori vengonodefiniti controlli que-

gli elementi interattiviche, come gli elenchi a di-scesa, i bottoni di opzione,i checkbox, e così via, po-polano le maschere didialogo delle applicazioniche operano in ambienteWindows. Vedremo co-me utilizzare checkbox ebottoni di opzione. La dif-ferenza fra i due controllista nel fatto che mentredi un gruppo di checkboxse ne possono attivarecontemporaneamentepiù d’uno, i bottoni sonoesclusivi, nel senso chedi quelli facenti parte delmedesimo raggruppa-mento se ne può attivareuno solo. Quando se neattiva un secondo, vienedisattivato il precedente-mente attivo, e così via.

Anatomia di un controllo

In senso morfologico icheckbox si presentano

Il problema: inserire in un modello checkbox e bottoni di opzione

La soluzione: utilizzare i corrispondentielementi della cassetta degli strumenti del Vba (Visual Basic for applications)

Creare bottoniVisualizzare la barrastrumenti del VbaSe la barra non fosse presente,aprire il menu Visualizzae selezionare Barre strumenti.Così facendo si accede ad un nuovo menu in cui si optaper Visual Basic. Nell’area di lavoro viene visualizzato un gruppo di icone. Fare clic su quella con sopra impressoun martello e una chiaveinglese.

Il pannello dei controlliFacendo clic sull’icona con sopra impressi il martelloe la chiave inglese si apre il pannello che ospita le iconedei controlli. Il pannello puòessere lasciato nell’area di lavoro, oppure lo si puòspostare nella barra strumentisottostante al menu operativo di Excel.

Disegnare il checkboxNel pannello dei controlli fareclic sull’icona del checkbox. Il cursore si trasforma in una piccola croce. Portarlonell’area di lavoro e disegnareun rettangolo lungo e stretto.Rilasciando il tasto del mouseviene visualizzata la strutturadel checkbox che, per default, è etichettato Checkbox 1.

La casella delle proprietàFare clic destro sul rettangoloche ospita il checkbox, e selezionare Proprietànel menu contestuale. Si apre così la omonima casella.Nella cella accanto alla voceLinked cell digitare il riferimentoalla posizione in cui dovràessere inseritoautomaticamente il valorelogico VERO o FALSO.

Utilizzare i controlli nei



Febbraio: Comerealizzare graficianimatiMarzo: Realizzaregrafici a superficieAprile: Impostare i parametri operativi di ExcelMaggio: Personalizzarei graficiSettembreCome inserire un controlloProssimamente:Gli Smart Tag di Excel 2002

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come piccole casellequadrate nelle quali, fa-cendovi sopra clic con ilmouse, compare il tradi-zionale simbolo di spun-ta. I bottoni, invece, sonodei cerchietti che, quan-do attivati, presentanoun puntino in corrispon-denza del centro.

L’uso di entrambi sibasa sul fatto che alla lo-ro attivazione si può farcorrispondere l’automa-tico inserimento di unvalore logico (VERO oFALSO) in una determi-nata cella (linked cell). Inquesto modo, facendo ri-ferimento tramite oppor-tune espressioni al con-tenuto delle linked cell sipossono ottenere i risul-tati desiderati. Convienefare subito qualcheesempio pratico.

Se abbiamo impostatoun modello per il calcolodel rimborso di un pre-stito, possiamo associa-re a due bottoni altret-tanti tassi di interesse.Nella cella che serve dariferimento per il tassodi interesse, invece, si in-serisce una espressionecondizionale SE, che aseconda del contenutodi una delle due linkedcell restituirà l’opportu-no valore del tasso. Inquesto caso, l’utilizzodei bottoni si impone dalmomento che per i cal-coli si può utilizzare unsolo valore del tasso.

Usando un gruppo diquattro checkbox, inve-ce, si può dare all’utentela possibilità di attivaretutte o parte delle opzio-ni previste. Per esempio,colorare diversamente lecelle che ospitano valorida 0 100, da 101 a 200, da

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201 a 300, e da 301 inavanti. Il modo in cui ilvalore che viene inseritonelle linked cell determi-na il risultato voluto di-pende dalle espressioniutilizzate che, ovviamen-te, vanno impostate casoper caso. Il bello è che isuddetti controlli posso-no operare non solo nelmodo che abbiamo ap-pena descritto, ma an-che supportare oppor-tunamente il funziona-mento di una macro,estendendone notevol-mente le potenzialità.Ma di questo ci occupe-remo un’altra volta.

Diciamo subito, tantoper sgomberare il terre-no da possibili equivoci,che i controlli servonosolo per interfacciarsi inmodo trasparente conchi utilizza il modello (escusate se è poco…), madevono essere sempresupportati dalle oppor-tune espressioni prepo-ste alla esecuzione delleelaborazioni previste. Aquesto punto, vediamocome creare praticamen-te checkbox e bottoni,dando per scontato chenella barra degli stru-menti sia presente labarra icone del Vba. Secosì non fosse, aprire ilmenu Strumenti, optareper Barre strumenti, e nelcorrispondente sottome-nu selezionare la voceVisual Basic.

I checkboxNella barra degli stru-

menti del Vba fare clicsull’icona con sopra im-pressi martello e chiaveinglese. Così facendo siapre un minipannelloche ospita le icone deicontrolli. Fare clic sull’i-cona del checkbox, por-tare il cursore nell’areadi lavoro, e disegnare unrettangolo basso e largoche contenga la casellinae la corrispondente vocedescrittiva. Contempora-neamente si attiva auto-

e checkbox

fogli di lavoro


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L’occhio vuole la sua parteCheckbox e bottoni, dal momento che la lorofunzione essenziale è quella di interfacciarsi in manieratrasparente con l’utente,possono essere raggruppati in pannelli creatiestemporaneamentenell’ambito del modello di cui fanno parte integrante.

Per saperne di piùPer approfondire gli argomentiche sono stati trattati nella presente scheda accederealla guida in linea, e nella scheda di ricerca liberadigitare la voce Controlli.Nell’elenco degli argomenti che vengono individuati aprirela pagina corrispondente alla voce Tipi di pulsante e altricontrolli.

Creare un bottoneLa procedura è del tuttoanaloga a quella seguita per creare un checkbox. In questo caso, ovviamente, si faclic sull’icona del bottone. Se il bottone deve fare parte di un gruppo assegnare a quest’ultimo un nome nella casella accanto alla voceGroupnamedella corrispondente caselladelle Proprietà. Procedere così per creare gli altri bottoni.

Verifica del funzionamentoCome si può vedere dalla figura,dal momento che le celle A1,A2 e A3 sono state collegate ai checkbox 1, 2 e 3, i loro contenuti (rispettivamenteVERO, FALSO, VERO) riflettono gli stati di attivazione o disattivazione degli stessicheckbox.

maticamente la iconacon sopra una matita euna squadra per signifi-care che siamo nella co-siddetta modalità di pro-gettazione. Fare clic de-stro sul checkbox peraprire la relativa caselladelle proprietà. Nella ca-sella accanto alla cellache contiene la voceLinked cell inserire lecoordinate della posizio-ne in cui attivando o di-sattivando il checkboxdevono essere rispetti-vamente inseriti automa-ticamente il valore logicoVERO o FALSO. Accantoalla voce Caption, invece,digitare l’etichetta per-sonalizzata del checkbox.Disattivare l’icona di pro-gettazione e attivare e di-sattivare alternativamen-te il checkbox per verifi-carne il funzionamento.Procedere così per crea-re altri checkbox.

I bottoni di opzioneLa procedura è analo-

ga a quella che abbiamoappena illustrato, ma se-condo quanto è stato an-ticipato, una volta creatidue o più bottoni uno so-lo può essere quello atti-vo. Potrebbe accadere,però, che si voglia creareun secondo gruppo dibottoni e in questo caso,ovviamente, tale gruppodeve essere indipenden-te dal primo.

Infatti, se così non fos-se, attivando un qualsia-si bottone si determine-rebbe la disattivazionedi quello attivo nel primogruppo. La soluzione stanel dare un nome ai duegruppi. Selezionare unoper uno i bottoni del pri-mo gruppo e, nella casel-la delle proprietà, asse-gnargli il nome Gruppo 1(o un qualsiasi altro no-me) digitandolo nella cel-la accanto alla casellaGroupname. DenominareGruppo 2, poniamo, i bot-toni appartenenti al se-condo gruppo. ●

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pratica • fogli elettroniciexcelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata


Il problema: come “impaginare” testi e numeriall’interno delle celle

La soluzione: impostare le formattazionidesiderate tramite la maschera a schede dedicata

imposta un listino prezzie si vuole creare una li-nea di puntini orizzonta-li per facilitare la corre-lazione delle varie vocicon i corrispondentiprezzi. È un po’ quelloche succede con gli indi-ci dei libri.

L’opzione Centra nellecolonne, invece, centraun testo su più celle con-tigue. Digitare il testo inuna cella, evidenziarel’estensione di celle sucui centrarlo, e selezio-nare l’opzione nell’elen-co a discesa. L’operazio-ne può essere eseguitaanche tramite una iconadedicata, nell’ambitodella barra degli stru-menti di formattazione.

Per quanto riguardal’allineamento verticale,oltre alle ovvie propostedi allineamento versol’alto, al centro, e versoil basso, se ne trova unaquarta piuttosto inedita.Ci riferiamo alla giustifi-cazione verticale, con-traltare della più nota ediffusa giustificazioneorizzontale.

Ce ne possiamo avva-lere, in particolare, sevogliamo che un testoper cui è stato richiestala possibilità di andare acapo all’interno dellacella occupi tutta l’altez-za di quest’ultima, gra-zie a spaziature più am-pie del normale fra unariga e l’altra.

Chi non riesce mai aetichettare bene una ta-bella perché la larghezzadelle colonne è di moltoinferiore alla lunghezzadelle suddette etichette,le può verticalizzare.

Il bello è che si puòspecificare in gradi la lo-ro angolazione agendocon il mouse sull’indica-tore graduato che opera

Ecco come impagina-re i dati digitati inExcel. Selezionare la

cella o la zona su cui sidesidera intervenire,aprire il menu Formato eoptare per la voce Celle.Così facendo viene aper-ta una maschera in cui siaccede alla scheda Alli-neamento. Basta un’oc-chiata per rendersi con-to delle molte possibilitàche ci vengono messe adisposizione.

Nella prima delle tresezioni della scheda sipuò gestire l’allineamen-to di quanto ospitatonella cella evidenziata oin tutte le celle della zo-na su cui si opera. Tra-mite gli elenchi a disce-sa associati alle caselleOrizzontale e Verticale sipuò agire rispettivamen-te a livello di questi duetipi di allineamento.

L’allineamento oriz-zontale (che per defaultè a sinistra ) prevede lapossibilità di assegnareun rientro a quest’ulti-mo. In tal caso, nell’elen-co a discesa bisogna se-lezionare la voce Sinistro(rientro), e specificarel’entità del rientro (incaratteri) agendo sullefreccine del contatorenumerico affiancato allacasella. Si noti che puòessere specificato ancheun rientro più ampio del-la larghezza della cellastessa. In tal caso il testofinale occuperà più cellecontigue.

Molto interessanti so-no anche le opzioniRiempi e Centra nelle co-lonne. La prima ripetepiù volte il testo digitatosino a fargli occuparetutta la larghezza dellacella stessa. Possiamoavvalercene con profittoquando, per esempio, si

nella sezione Orienta-mento. Si può anche di-chiarare direttamentenella casella dedicatal’angolazione in gradi daassegnare alla scritta.

Un testo che debordadai confini naturali diuna cella può essere ri-dotto ai minimi terminiforzandolo a occuparetali più anguste dimen-sioni. In questo caso ba-sta spuntare nella sezio-ne Controllo testo la ca-sella associata alla voceRiduci e adatta. Spun-tando, invece, la casellaTesto a capo, la cella siestende in altezza per ri-cevere tutto il testo cheviene digitato, mante-nendone le dimensionioriginali. ●

Formattare le celle

La schedaAllineamento

Evidenziare la cella o lazona di celle da formattare,aprire il menu Formatoe selezionare la voce Celle.Così facendo si accede alla maschera a schede che gestisce le procedure di formattazione. Attivare la scheda Allineamento.

AllineamentoVerticale

Fare clic sul pulsantinoaffiancato alla casellaVerticale per aprire l’elencoa discesa che ospita gli allineamenti da conferirealla cella o alla zonaevidenziata. La scelta si consolida con la pressionedel pulsante Ok.

L’opzione RiempiRipete il carattere

o la sequenza di caratteridigitata in una cella sino a completarla interamente.Si rivela preziosa per impostare listini prezzi o indici che mettono in correlazione fra loro vociche si trovano agli estremisinistro e destro di una riga.

Etichette verticaliPer etichettare

le colonne di una tabella,la cui larghezza sia di moltoinferiore a quella delle etichette da digitare, si possono orientare questeultime in senso verticale o assegnare loro una certaangolazione.

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Se vogliamo dare adun grafico standardun tocco di decisa

professionalità, Excel cene da la possibilità. I ri-sultati dipendono solodalla perizia con cui sia-mo capaci di utilizzare glistrumenti disponibili. Inquesta scheda vedremocome realizzare semplicima decisamente spetta-colari personalizzazionidi grafici standard. In pra-tica, ci occuperemo di vi-sualizzare un diagrammacon una immagine in sot-tofondo, e di come gesti-re la profondità visiva deigrafici 3D. In quest’ultimocaso ne viene notevol-mente sottolineata la tri-dimensionalità.

Grafici e immaginiNulla di meglio, per ac-

crescere l’impatto di ungrafico, che dargli comesfondo un’immagine cheevochi la natura dei datirappresentati. La proce-dura è semplice e i risul-tati di tutto rispetto.Aprire il menu Inserisci e

Il problema: come personalizzare i graficirealizzati con Excel

La soluzione: aggiungere al diagrammaoggetti che svolgano particolari funzioni

Grafici, immaginiImportare l’immagineAprire il menu Inserisci,selezionare la voce Immagine, e nel sottomenu optare per Da file. Nella maschera che viene visualizzata impostareil percorso di residenza del filerelativo all’immagine da importare e valutarnel’anteprima nella finestradedicata. Premere il pulsanteInserisci per dare il viaall’importazione.

Utilizzo delle clipartLo sfondo del grafico può esserecreato utilizzando una clipartprelevata dalla libreriaincorporata in Office. In questo caso, dopo averaperto il menu Inseriscie selezionato la voce Immagine,optare nel corrispondentesottomenu per la voce Clipart. Si accede così alla galleria in cuisi preleva quella desiderata.

Creare il graficoEvidenziare i dati da utilizzare.Fare clic sull’icona dedicatadella barra strumenti, e nella maschera che vienevisualizzata impostare il diagramma. Posizionare il grafico e ridimensionarlo in modo da ricoprire l’immagine.Con il diagramma evidenziato,aprire il menu Formatoe selezionare Area del grafico.

I parametri di visualizzazioneNelle sezioni Bordo e Areadella maschera che vienevisualizzata spuntare il bottoneAssente. Fare clic sul bordodell’area che ospita il grafico,aprire il menu Formatoe selezionare Pareti selezionate o Area del tracciato. Nella maschera che vienevisualizzata ripetere l’operazioneche abbiamo appena descritto.

Come personalizzare



Gennaio: Impariamo alavorare con le matriciFebbraio: Comerealizzare graficianimatiMarzo: Realizzaregrafici a superficieAprile: Impostare i parametri operativi di Excel MaggioPersonalizzare i graficiProssimamente:Come inserire un controllo

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selezionare Immagine.Nel sottomenu optareper la voce Da file. Cosìfacendo viene visualizza-ta la maschera che gesti-sce l’importazione del-l’immagine. Impostare ilpercorso del corrispon-dente file nella finestradedicata e selezionarne ilnome per vederne l’ante-prima: se è quella deside-rata fare clic su Inserisciper renderne operatival’importazione.

A questo punto l’im-magine viene visualizzatanell’ambito del foglio dilavoro e si presenta sele-zionata. A fianco è pre-sente la barra degli stru-menti che consentono dieseguire eventuali mani-polazioni. I pulsanti checi interessano sono sei, eoccupano rispettivamen-te le posizioni dalla se-conda alla sesta.

Facendo clic sul primo(che in realtà è il secondodella barra) si apre unmenu in cui è possibileoptare per il controllo au-tomatico delle tonalitàcromatiche, per la tra-sformazione dell’immagi-ne in bianco e nero, inscala di grigi, o per con-ferirle l’effetto filigrana.

Il secondo e il terzopulsante, invece, presie-dono alla gestione delcontrasto. Il primo dei duelo aumenta, il secondo lodiminuisce. Gli altri duepulsanti agiscono sullaluminosità dell’immagine.Il primo l’aumenta, il se-condo la diminuisce.

E veniamo all’ultimobottone, le cui funzionisono quelle di ritagliareun particolare dell’imma-gine stessa. Vale la penadi descrivere le corri-spondenti operazioni

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perché sono decisamen-te anticonvenzionali. In-fatti, dopo aver fatto clicsu di esso viene istintivodi portare il cursore sul-l’immagine e tracciare unriquadro che incornicil’area da ritagliare. Inveceno! Il ritaglio si costruiscecancellando via via partidell’immagine stessa.

Ecco come. Portare ilcursore su una delle ma-niglie che la contornano,fare clic, e trascinarla ver-so il centro. Mano a ma-no che ci sposta in que-sta direzione il corri-spondente lato dell’im-magine scompare: ope-rare così sulle altre mani-glie sino a isolare l’areache interessa. Da incautemanovre si può semprerecuperare aprendo ilmenu Modifica ed annul-lando le operazioni erra-te. Una volta preparatal’immagine vediamo co-me associarla al grafico.

Realizzare il diagram-ma, trascinarlo sull’im-magine e dimensionarloper ricoprire esattamen-te quest’ultima, facendo-la così scomparire dallanostra vista. Solo per po-co, però. A questo punto,fare clic destro sull’areaesterna del grafico perevidenziare l’intera com-posizione. Aprire il menuFormato e selezionare lavoce Area del grafico. Nel-la maschera che viene vi-sualizzata spuntare il bot-tone Assente, tanto nellasezione Bordo che nellasezione Area. Ritornare algrafico ed evidenziarequesta volta l’area più in-terna in cui è ospitato ildiagramma vero e pro-prio. Riaprire il menu For-mato, scegliere Pareti se-lezionate o Area del trac-ciato, e nella mascherache viene nuovamente vi-sualizzata ripetere l’ope-razione descritta.

A cose fatte, facendoclic nell’area del foglio dilavoro si rende attiva latrasparenza delle due

e profondità

i grafici di Excel

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I parametri di profonditàFare clic su un elemento del diagramma determinando la contemporaneaevidenziazione degli altri. Aprire il menu Formato e optareper la voce Serie dati. Nella maschera visualizzataaccedere alla scheda Opzionied assegnare rispettivamente i valori 10, 10, e 1000ai tre parametri previsti.

Il risultato finaleEcco come si presenta il graficotridimensionale di cui si è evidenziata la profondità. Si noti che l’impatto dellemodifiche apportate ai valori dei tre parametri Distanza tra le serie, Distanza tra le barre,e Profondità del grafico, possonoessere valutate in tempo realenella finestra di anteprima della maschera di figura 7.

Profondità dei graficiFare clic destro sul diagrammatridimensionale e selezionare la voce Visualizzazione 3D. Nella maschera che vieneaperta assegnare il valore 5ad entrambi i parametriElevazione e Rotazione.Spuntare la casella Angolo retto.Così facendo il grafico viene visto in proiezioneassonometrica.

Il risultato finaleConcluse le assegnazioni dei parametri, apparentementenon succede nulla. Però, se portiamo il cursorenell’area di lavoro e facciamoclic con il mouse, gli sfondistandard del diagrammascompaiono e sotto di esso si intravede l’immagine che avevamo inizialmentecoperto con il diagramma.

aree ed il nostro graficoha finalmente lo sfondoche gli conviene.

Dare profondità ai grafici 3D

I grafici tridimensiona-li realizzabili con Excelsono decisamente spet-tacolari, ma se lo si desi-dera se ne può dramma-tizzare la profonditàcreando effetti molto pia-cevoli da vedersi.

Ecco come operare.Creare un grafico a coniutilizzando la corrispon-dente variante della gal-leria, quindi fare clic de-stro sull’area esterna deldiagramma e selezionareVisualizzazione 3D nelmenu contestuale. Nellamaschera che viene aper-ta assegnare il valore 5 aidue parametri Elevazio-ne e Rotazione. Spuntarela casella Angolo retto.

Ritornare al diagram-ma, e questa volta fareclic su un cono determi-nando la contemporaneaevidenziazione di tutti glialtri. Aprire il menu For-mato e optare per la voceSerie dei dati. Nella ma-schera che viene visua-lizzata accedere allascheda Opzioni ed asse-gnare rispettivamente ivalori 10, 10, e 1.000 ai pa-rametri Distanza tra le se-rie, Distanza tra le barre,e Profondità del grafico.Premere il pulsante Ok.

Se abbiamo operatocorrettamente il graficosi presenta disegnato connotevole profondità con-tribuendo ad aumentarel’effetto tridimensionale.

Concludiamo con unconsiglio. Le manipola-zioni che abbiamo sugge-rito nella presente sche-da non sono raccoman-dabili se lo scopo del gra-fico è quello di dare unaidea precisa dei valorirappresentati. In tal casola complessità della com-posizione renderebbe piùdifficile l’interpretazionedei dati. ●

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In sede di installazio-ne del programmal’ambiente di lavoro

di Excel viene impostatosecondo parametri stan-dardizzati. Vale pertantola pena di modificare iparametri operativi fon-damentali del foglio di la-voro tenendo conto del-le nostre esigenze e deltipo di lavoro che siamosoliti effettuare.

Il suddetto lavoro diimpostazione si svolgeessenzialmente nella co-siddetta maschera delleopzioni, cui si accedeaprendo il menu Stru-menti di Excel e selezio-nando, per l’appunto, lavoce Opzioni.

La suddetta mascherasi articola in otto sche-de, ciascuna dedicata al-la definizione di una par-ticolare categoria di op-zioni. Di seguito descri-viamo una serie di inter-venti che vale la pena diprendere in considera-zione.

Il problema: impostare i parametri operativi diExcel per adattare meglio alle nostre esigenze l’utilizzodel programma

La soluzione: accedere alla maschera delleopzioni o alle schede di personalizzazione e procederealle opportune impostazioni

Ecco come farlo Lancio della proceduraL’impostazione dei parametrioperativi di Excel viene gestitadalla cosiddetta maschera delleopzioni. Vi si accede dal menuStrumenti selezionando la voceOpzioni. La maschera si articolain otto schede e il lavoro di impostazione si riduce per lo più a spuntare caselle di testo o ad operare scelte in elenchi a discesa.

Le Opzioni GeneraliQuesta tipologia di opzioniimpatta su alcuni elementi, per l’appunto, generalizzati. In particolare, è prevista la definizione del numero di fogli in cui si devonoarticolare per default le cartelle,di quello dei file recentementeutilizzati da visualizzarenell’ambito dell’omonimo menu,e l’indicazione dei percorsistandard di salvataggio.

Le Opzioni WebSe nella scheda Generale sipreme il pulsante etichettatoOpzioni Web, si accede ad unamaschera articolata in cinqueschede in cui sono gestitenumerose opzioni chepropiziano interessanti sinergiecon il mondo di Internet. È bene che nella scheda Filesiano spuntate tutte le opzionidisponibili.

Le Opzioni VisualizzazioneQueste opzioni consentono di tenere sotto stretto controllol’ambiente di lavoro ed è consigliabile che sianotutte attivate se si lavoraintensivamente con Excel. Per esempio, si possonospecificare le barre da visualizzare, oppurenascondere le intestazioni di righe e colonne.

Impostiamo i parametri



Dicembre: Comecreare una funzioneutenteGennaio: Impariamo alavorare con le matriciFebbraio: Comerealizzare graficianimatiMarzo: Realizzaregrafici a superficieAprileImpostare i parametrioperativi di Excel Prossimamente:Personalizzare i grafici

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Impostazioni generaliSono quelle, manco a

dirlo, che si effettuanonella scheda Generaledella maschera. Se si uti-lizza l’Intellimouse, valela pena di spuntare la ca-sella associata alla voceIngrandisci con Intellimou-se al fine di potersi avva-lere dello zoom pilotatodalla periferica in que-stione. Se poi si lavoraspesso con gli stessi do-cumenti conviene au-mentare il numero diquelli ospitati nell’elencoin calce al menu File, chesi riferisce per l’appuntoa quelli utilizzati più re-centemente.

In tal caso digitare ilnumero desiderato nellacasella accanto alla voceElenco ultimi file usati.Nella parte inferiore dellascheda Generale è possi-bile dare corso a tre im-portanti impostazioni. Ciriferiamo rispettivamentealla definizione del nume-ro di fogli di lavoro in cuisi articola una cartellaExcel (lo standard è 3),alla possibilità di indicareun percorso default per ilsalvataggio dei file, e allaspecifica del carattere dautilizzare come standarde alle sue dimensioni.

Nella maschera è pre-sente un pulsante eti-chettato Opzioni Web, al-la cui pressione vieneaperto un box a cinqueschede. Chi è solito colle-garsi alla rete mentre la-vora con Excel, potrà tro-varvi utili opzioni che nepropiziano le sinergie conil mondo di Internet.

In particolare, control-lare che nella scheda Filesiano spuntate le opzioni

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corrispondenti alle mo-dalità di salvataggio deidocumenti e all’attivazio-ne di eventuali collega-menti.

Le opzioni di calcoloe di visualizzazione

La corretta imposta-zione delle prime consen-te di personalizzare visi-vamente l’ambiente di la-voro. In linea di massima,se si vuole tenere tuttosotto controllo e si pensadi fare un utilizzo intensi-vo del programma con-viene attivare tutte quelledisponibili. Le opzioni dicalcolo, invece, vanno im-postate solo in casi parti-colari. Per esempio, se silavora con fogli di grandidimensioni che ospitanoformule complesse ingrande quantità, o se si fauso del calcolo iterativoper risolvere problemicon la tecnica delle ap-prossimazioni successive.

Nel primo caso può es-sere conveniente blocca-re il ricalcolo automaticoche ha luogo tutte le vol-te che si inserisce un da-to, e calcolare l’intero fo-glio di lavoro solo a con-clusione del data entry. Siriducono così notevol-mente i tempi di elabora-zione. Se si ricorre al cal-colo iterativo, invece, po-trebbe essere necessariospecificare il numeromassimo di iterazioni daeseguire. Può anche esse-re utile attivare il sistemadi gestione date che pre-vede come inizio l’1 gen-naio 1904, e l’opzione perutilizzare nelle formule leetichette delle zone dati.

Quando si parla di eti-chette non ci si riferisceai nomi, bensì alle inte-stazioni di righe e colon-ne della tabella in cui sia-no contenuti i dati da ela-borare.

Impostare elenchiprestrutturati

Chi lavora molto con letabelle può risparmiare

in pratica

operativi di Excel


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Le Opzioni PassaggioConsentono di poter utilizzarele stesse sequenze di tastipreviste nell’ambito di Lotus123. Viene così facilitato l’uso di Excel da parte degli utentiche provengono dal mondoLotus. In particolare, le impostazioni si riferiscono alle sequenze di tasti per la navigazione, alla valutazionealternativa delle formule, e ai formati di salvataggio.

Le opzioni ModificaQuesta classe di opzioni si riferisce a impostazioni di varia natura di cui si consiglia la totale attivazione. In particolare, si possonoproteggere le celle da sovrascrizione, definire i movimenti del cursore dopol’inserimento di un dato (Su o Giù), o specificare il numero standard di decimali.

Le Opzioni ElenchiGestiscono le impostazioni che consentono di disporrenell’ambito del foglio di lavoro di elenchi prestrutturati, dandola possibilità di procedereall’intestazione automatica delle righe o delle colonne di una tabella. In pratica,digitando i primi elementidell’elenco se ne puòdeterminare l’automaticocompletamento.

Le Opzioni CalcoloLe opzioni di calcolo si rivelanoparticolarmente utili quando si opera con megafoglicontenenti numerose formule,o se si fa spesso uso del calcoloiterativo. In particolare, nel primo caso, la possibilità didisattivare momentaneamente il ricalcolo automatico consentedi rendere più spedite le operazioni di data entry.

tempo e fatica quando èil momento di intestarnerighe o colonne con eti-chette progressive (mesidell’anno, giorni dellasettimana, sigle, e cosìvia). In questo caso, nellascheda Elenchi si premeil pulsante Aggiungi,quindi nella finestra de-dicata si inseriscono itermini della progressio-ne (per esempio, Primotrimestre, Secondo trime-stre, e così via).

Quando è il momentodi avvalersene, basta di-gitare in una cella il pri-mo termine di quest’ulti-ma e fare clic sull’angoloinferiore destro della cel-la stessa. Così facendo ilcursore si trasforma inuna piccola croce. Tenen-do premuto il tasto sini-stro del mouse, eviden-ziare la zona sottostanteo a fianco della cella stes-sa. Rilasciando il tasto, lazona verrà riempita auto-maticamente con gli ele-menti della progressione.

La scheda PassaggioQuesta scheda dal no-

me poco esplicativo tro-va ragione di essere per ilfatto che da sempre tuttigli editori strizzano più omeno palesemente l’oc-chio agli utenti dei pro-dotti concorrenti, fornen-do loro le chiavi per ren-dere meno traumatico ilpassaggio, per l’appunto,ai loro programmi.

In questo caso il puntodi riferimento è Lotus123. L’impostazione piùimportante si riferisce al-l’attivazione della opzio-ne Tasti alternativi per iltrasferimento. Per esem-pio, spuntando la corri-spondente casella, quan-do si preme il tasto Homeil cursore va direttamen-te sulla cella A1, mentrela pressione del tasto Tabdetermina lo scrolling la-terale di una intera videa-ta. Né più né meno diquello che accade conLotus 123.

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Per interpretare grafi-camente la maggiorparte delle situazio-

ni che si presentano soli-tamente nella quotidia-nità del lavoro è più chesufficiente l’utilizzo didiagrammi in due dimen-sioni, ma in certi casi èassolutamente necessa-rio ricorrere alla tridi-mensionalità reale. Per-tanto bisogna assoluta-mente disporre di un ter-zo asse z , che si svilup-pa perpendicolarmenteal piano individuato da-gli assi delle x e delle y.La funzione trigonome-trica:

z = sen(x) * cos(y)

necessita di un terzo as-se che ne interpreti i va-lori assunti in corrispon-denza delle coppie di da-ti assegnate alle variabiliindipendenti x e y. Il gra-fico risultante si sviluppa

Il problema: rappresentare graficamente una funzione a due variabili che richiede l’utilizzo di un terzo asse cartesiano

La soluzione: impostare una tabella datiopportunamente strutturata, quindi interpretarlagraficamente avvalendosi di un diagramma a superficie

Dai dati al graficoLa tabella datiLa realizzazione di un grafico a superficie presupponel’impostazione di una tabella a due entrate. In pratica, le intestazioni delle righe e dellecolonne sono rispettivamenterappresentate dai valori assuntidalle due variabili indipendenti.Nelle celle della tabella vienereplicata l’espressionerappresentativa della funzioneda graficizzare.

Creare il graficoEvidenziare l’intera zonaoccupata dalla tabella dati(A1:K24), quindi fare clicsull’icona della barra strumentidedicata alla creazione dei grafici. Viene cosìvisualizzata la maschera che gestisce la corrispondenteprocedura. Nella finestra Tipo di grafico selezionare Superficie.

Interpretazione dei datiL’aspetto del grafico è diverso a seconda che la tabella dativenga interpretata secondo le righe o le colonne. Dopo avere selezionato il tipo di diagramma da realizzarepremere il pulsante Avantiper accedere alla maschera che consente di specificarecome deve avvenirel’interpretazione dei dati.

Interpretazione per righeEcco come si presenta il graficodi superficie se si è optato per l’interpretazione per Righe.Come si può vedere, l’aspettodella rappresentazione ricalcamolto da vicino la conformazione di unasuperficie montuosa, da cui il nome che vieneassegnato a questi particolaridiagrammi.

Ecco come realizzare i



Novembre: Come interrogare un data base esternoDicembre: Come creare una funzione utenteGennaio: Impariamo alavorare con le matriciFebbraio: Come realizzare graficianimatiMarzoRealizzare grafici a superficieProssimamente:Impostare i parametrioperativi di Excel

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in uno spazio a tre di-mensioni e assomigliamolto da vicino alla rap-presentazione su plasti-co di una regione mon-tuosa, da cui la significa-tiva denominazione digrafici a superficie cheviene data a questi parti-colari diagrammi.

Fortunatamente, allacomplessità dei graficirisultanti (fra l’altro, de-cisamente spettacolari)Excel contrappone pro-cedure realizzative assaiamichevoli, che rendonola creazione di un graficoa superficie addiritturadivertente. Semmai, leuniche difficoltà, am-messo che siano tali,possiamo incontrarle infase di preparazione del-la tabella dei dati da uti-lizzare. Ma vediamo co-me procedere.

La tabella datiConsiderando che ab-

biamo a che fare con duevariabili bisogna creareuna tabella a due entra-te. Le “intestazioni” dellerighe e delle colonnerappresentano rispetti-vamente i valori assuntidalle variabili x e y, men-tre le celle della tabellaospitano quelli che la va-riabile dipendente z as-sume in loro corrispon-denza. La nostra tabellaoccupa la zona A1:K24,dove la zona A2:A24 è ri-servata alla variabile in-dipendente y che oscillanell’intervallo da 2,5 a -3,mentre la zona A1:K1ospita i valori della x (da–2,5 a –0,25). Per crearele due serie di valori pos-siamo sfruttare un ben-venuto automatismo

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previsto da Excel. Inseri-re rispettivamente in A2e in A3 i valori 2,5 e 2,25,quindi evidenziare le duecelle, fare clic sulla cro-cetta posta sull’angoloinferiore destro della zo-na e trascinare la sele-zione verso il basso sinoad A24. Ecco così com-pletato il nostro primointervallo di variabilità.Procedere analogamen-te per la zona delle x, uti-lizzando i semi –2,5 e–2,25. A questo punto,ecco come impostare lazona dati.

Inserire in B2 la formu-la =Sen(B$1)*Cos($A2) etrascinarla verso il bassosino ad B24. Evidenziarela zona B2:B24 e repli-carla totalmente sino al-la colonna K. Nella for-mula sono stati inseriti isimboli del dollaro per pi-lotare il variare dellecoordinate di cella nelcorso della replica dell’e-spressione. In questomodo, come si può con-trollare portando il cur-sore su una qualsiasi cel-la, le formule contenuterisultano sempre corret-tamente impostate.Adesso possiamo lancia-re la procedura per lacreazione del grafico.

Creare il graficoEvidenziare la zona

A1:K24, e nella barrastrumenti fare clic sull’i-cona dedicata alla crea-zione dei grafici. Così fa-cendo viene visualizzatala maschera che gestiscel’impostazione del dia-gramma. Nella finestraTipo di grafico seleziona-re Superficie, e sceglierenella finestra a fianco lavariante desiderata. Nelnostro caso opteremoper quella default (la pri-ma in alto a sinistra). Gliimpazienti che muoionodalla voglia di vedere su-bito qualcosa possonopremere il pulsante po-sto immediatamente sot-to la finestra di antepri-

di superficie

grafici a superficie


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Variazione dell’angolo visivoIl grafico di superficiepuò essere ”visto” sotto leangolazioni più disparate,nonché ruotatoopportunamente per metternein luce particolari aspetti. Per accedere alla mascherache gestisce i parametri di visualizzazione fare clic destrosul diagramma e optare per Visualizzazione 3D nelmenu contestuale.

Rotazione del graficoEcco come si presenta il graficodi superficie dopo che ne sonostati impostati i parametri di visualizzazione. Si noti che l’intera composizionepuò essere orientatavariamente nello spazio ancheagendo semplicemente con il mouse sugli spigoli dellabase del grafico.

InterpretazionemonocromaticaI grafici a superficie possonoessere realizzati in quattrovarianti. La rappresentazione propostacome default prevede l’utilizzodel colore, ma è possibile anche optare per unarappresentazionemonocromatica. In questo casoè stata scelta la seconda delle varianti proposte.

Interpretazione per colonneEcco come si presenta il nostrografico a superficie se nel corsodell’impostazione della suastruttura si è selezionatal’opzione Colonne. Come si può notare la conformazione deldiagramma è completamentediversa in quanto rispecchia una differente interpretazione dei dati.

ma, mentre per definiregli altri parametri del dia-gramma si deve passarealle maschere successi-ve premendo il pulsanteAvanti. In particolare,nella seconda mascherasi può specificare se latabella dati deve essereinterpretata per righe oper colonne. Al terminedella procedura, o pre-mendo comunque inogni momento il pulsan-te Fine, il grafico a su-perficie viene visualizza-to nell’area di lavoro.

Manipolazioni del diagramma

Dal momento che ab-biamo a che fare con ungrafico tridimensionalepuò essere convenientevisualizzarlo sotto puntidi vista diversi da quellistandard. Excel consentedi orientare nello spaziol’intera composizione,dando così la possibilitàdi valutare in tempo rea-le la migliore angolazio-ne visiva. Ci sono duemodi per farlo. Il primoconsiste nel fare clic su-gli spigoli della base delgrafico. Il cursore si tra-sforma in una crocettaed è ora possibile, tenen-do sempre premuto il ta-sto del mouse, ruotarenello spazio l’intera com-posizione.

La procedura alterna-tiva, invece, prevede difare clic destro nell’areadel grafico e di selezio-nare la voce Visualizza-zione 3D nel menu con-testuale. Così facendoviene aperta una specia-le maschera che consen-te di settare i più dispa-rati parametri di visua-lizzazione. Si va dall’an-golo di elevazione a quel-lo di rotazione, e dal tipodi vista prospettica allascalatura automatica.Impostati i vari parame-tri è possibile vedernedirettamente i risultati inanteprima premendo ilpulsante Applica.

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Pc Open Febbraio 2001166

pratica • calcolareExcelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata


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CONFIGURAZIONE RICHIESTA:Processore 80486 o superiore, almeno8 Mbyte di memoria RAM, schedagrafica SVGA, Windows 95 o Windows3.1. Alcuni programmi possonorichiedere caratteristiche superiori.

INSTALLAZIONE:Seguire attentamente le istruzionicontenute all'interno del fascicolo.

Pc Open non può essere ritenutoresponsabile del cattivo funzionamento

dei programmi di terzi contenutisu questo cd rom.

Programmiper comunicare,

conoscere,divertirsi, lavorare

Igrafici sono quasisempre belli da vede-re, ma se la loro strut-

tura viene coinvolta in ef-fetti speciali, tanto me-glio. Quello che vi propo-niamo è un effetto… mol-to speciale: si tratta dianimare un grafico linea-re che rappresenta l’an-damento di una funzionematematica facendo siche la linea che lo raffigu-ra sembri dotata di unmovimento continuo de-cisamente piacevole davedersi. Nella fattispecie,il grafico che utilizzere-mo è il risultato dello stu-dio di una funzione ma-tematica già di per sestessa spettacolare: il co-siddetto sinusoide smor-zato rappresentato dallaespressione y=senx/x.Ma cominciamo a co-struire il nostro grafico.


Per interpretare grafi-camente la funzione dob-biamo valorizzare que-

Il problema: come realizzare un graficoanimato di una funzione

La soluzione: creare una macro che variciclicamente i dati, dando così, per l’effetto di persistenzaretinica dell’immagine, la sensazione del movimento

Creiamo il graficoCreare il graficoImpostare la tabella,evidenziarla, e fare clicsull’icona per la creazione di un grafico. Così facendo vienevisualizzata la galleria dei graficidisponibili. Fare subito clic sul pulsante Fine per realizzareil grafico. Dimensionarlo con il mouse per fargli occupare la zona E4:O29.

Il grafico finitoEcco come si presenta il graficodopo che è statoridimensionato per farglioccupare all’incirca la zonaE4:O29. È importante che il diagramma non abbiadimensioni più ampie perchéciò renderebbe menospettacolare l’animazioneproducendo uno sdoppiamentodegli assi cartesiani.

Personalizzare il graficoChi lo desidera puòpersonalizzare il diagrammaaggiungendo titoli, o cambiandoil formato degli assi e il coloredei font, nonché quello dello sfondo dell’area del grafico. Fare clic destro sul diagramma e selezionareOpzioni grafico per accederealla maschera di personalizzazione.

Registrare una macro vuotaAprire il menu Strumenti,selezionare la voce Macro, e nel corrispondentesottomenu optare per Registranuova macro. Nella mascherache viene aperta premere il pulsante Ok. Nella barrettacon due icone che vienevisualizzata fare clic sulla primadi esse. Così facendo si creauna macro vuota.

Facciamo un bel grafico



Ottobre: Modificaregli sfondi dei graficiNovembre: Comeinterrogare un database esternoDicembre: Comecreare una funzioneutenteGennaio: Impariamo alavorare con le matriciFebbraioCome realizzare graficianimatiProssimamente:I grafici a superficie

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st’ultima nell’intervallo divalori in cui intendiamorappresentarla, vale direcalcolare il valore assun-to da Y in corrisponden-za di valori discreti com-presi in un certo interval-lo di variabilità della X.

Dal momento che ab-biamo a che fare con latrigonometria, si utilizze-ranno come unità di mi-sura i radianti, ma la co-sa sostanzialmente noncambia. Inoltre, al fine dievitare problemi di di-scontinuità della funzio-ne in corrispondenza delvalore 0 (infatti, in questasituazione si verifica unadivisione per tale valore,con la conseguente esibi-zione di un messaggio dierrore) studieremo lafunzione a partire dal va-lore 1, mettendoci così alcoperto da possibili in-convenienti.

Detto questo occupia-moci di creare la tabelladati per realizzare il grafi-co. Inserire in B5 il valore1 e in B6 il valore 2.

Evidenziare le due cel-le, quindi puntare il mou-se sull’angolo inferioredestro della zona e tra-scinare la selezione ver-so il basso sino alla cellaB29 compresa. Così fa-cendo la riempiamo au-tomaticamente con laprogressione numericada 1 a 25 che rappresen-ta il nostro intervallo distudio. A questo punto,inserire nella cella C5 laformula =Sen(B5)/B5 ereplicarla verso il bassoaccanto ai valori dellaprogressione.

Adesso, evidenziare lazona B5:C29, fare clic sul-l’icona per la realizzazio-ne di un grafico, e nella

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maschera che viene vi-sualizzata optare per iltipo XY a dispersione (se-lezionare la seconda va-riante). Premendo il pul-sante Fine il diagrammaviene visualizzato. Aggiu-stare la cornice in mododa farle occupare all’in-circa la zona E4:O29. Taleaggiustamento è indi-spensabile perché se ledimensioni fossero trop-po ampie, l’animazionepotrebbe dare qualcheinconveniente.

Animare il graficoCreato il diagramma

vediamo come animarlo.Sono richiesti alcuni pic-coli interventi sulla ta-bella dati e l’impostazio-ne di una semplice ma-cro. Cominciamo dallatabella. Inserire nella cel-la B4 il valore 1, e nellacella B6 l’espressione=B5+$B4$ (il segno deldollaro serve a non farvariare la coordinata du-rante la replica), e rico-piarla verso il basso sinoalla posizione B29 com-presa. Apparentementenon cambia nulla, ma èproprio grazie a questapiccola modifica chepossiamo procedere al-l’animazione.

Dobbiamo, però, co-me si diceva, scrivereuna semplice macro chesi occupi di dare per uncerto numero di volteun incremento progres-sivo (abbiamo optatoper il valore 0,0004) alnumero ospitato origina-riamente in B4. Tale in-cremento si rifletteràpuntualmente su tutti ivalori della serie, gene-rando al tempo stessoun nuovo grafico.

Considerando chel’immagine percepitadalla nostra retina per-mane per un frazione disecondo sulla superficiedi quest’ultima, il nostroocchio percepisce cosìl’illusione del movimen-to. Ma fisiologia a parte,

e sviluppiamo la macro

che si anima


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L’animazioneEcco come si presenta la primaparte dell’animazione dopo che è stata subito congelataarrestando la macro premendoEsc, (premere poi Fine nel boxche viene visualizzato). L’onda è ancora ampia perché siamo in corrispondenza di valori della X bassi, quindi il processo di incremento del valore base è ancora all’inizio.

Modifica dell’animazioneLa struttura dell’animazione puòessere variata aumentando il valore dell’incrementoassegnato (la modifica deveessere operata nell’Editordel visual Basic), oppureaumentando il valore del primotermine della serie (quelloospitato nella cella B5). La figura si riferisceall’assegnazione del valore 3.

Lanciare la macroPer eseguire la macro che abbiamo appena creato,accedere ad Excel, aprire il menu Strumenti, selezionareMacro, e nel corrispondentesottomenu ancora Macro. Così facendo si accede alla maschera per la gestione di queste ultime. Selezionare il nome del programma (Macro1) e premere il pulsante Esegui.

Sviluppare la macroAccedere all’Editor del VisualBasic dal menu Macro. Nella macro vuota che è stataregistrata inserire i passi chesono stati riportati nel testo del presente articolo. Se la macro non è visualizzata, nella finestra di sinistradell’Editor fare doppio clic su Moduli, quindi ancora doppioclic su Modulo1.

ritorniamo alla nostramacro. Aprire il menuStrumenti, optare per Ma-cro, e nel sottomenu cor-rispondente selezionareRegistra nuova macro.Nella maschera che vie-ne visualizzata premereOk, quindi, nella barrettacon due icone che vienevisualizzata, fare subitoclic su quella con sopraun quadratino.

Abbiamo così creatouna macro vuota. Riapri-re il menu Macro e opta-re questa volta per Vi-sual Basic Editor. Si acce-de così al codice dellasuddetta macro vuota. Alsuo interno, digitarequanto segue (numera-zione esclusa):

� Range(“B4”) = 0� For a = 1 To 2000� Range(“B4”) = _

Range(“B4”) + 0.0004� Next a� Range(“B4”) = 1

Questo programminoaumenta di 0,0004, per2.000 volte consecutive,il valore iniziale di B4(che è zero), producen-do così l’effetto deside-rato. Per provare la ma-cro, riaprire il menu Ma-cro, e optare nuovamen-te per Macro. Si accedecosì alla maschera chegestisce queste ultime.Evidenziamo il nome delnostro programmino(dovrebbe essere Ma-cro1) e premiamo il pul-sante Esegui per godercilo spettacolo.

Se, invece, volete as-sociare la macro ad unpulsante, consultate ilDossier del mese di gen-naio di Pc Open sul Vi-sual Basic di Office, oquello di Luglio/Agostosulle macro di Excel. Chinon ha voglia di lavora-re, invece, può caricarenel programma Excel ilfile Grafico_animato.xls,presente sul cd rom alle-gato a questo numerodella rivista.

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Pc Open non può essere ritenuto




Una delle caratteristi-che fra le più inte-ressanti del foglio

elettronico di casa Mi-crosoft è quella di poterutilizzare le cosiddetteformule matrice, specialiespressioni che sono ingrado di elaborare con-temporaneamente interezone dati restituendo i ri-sultati in una o più celle.

Se prendiamo in esa-me la semplice tabellinaillustrata nella figura 1,volendo sommare le trecolonne dobbiamo inse-rire in C7 la formula=C3:+E4, quindi replicarlasino alla cella E7 compre-sa. Usando le formulematrice, però, le cose so-no più semplici: bastaevidenziare la zonaC7:E7, digitare la formula=C3:E3+C4:E4, quindi, an-ziché consolidarla con ilsolito Invio premere con-temporaneamente i tastiControl+Maiuscole+Invio,e il gioco è fatto.

A questo punto, secontrolliamo i contenuti

Il problema: elaborare contemporaneamenteintere zone dati scrivendo una unica formula

La soluzione: utilizzare le formule matrice del programma Excel

Applichiamo in praticaSommare le colonneEcco un semplice esempio per introdurre i concetti di basedell’utilizzo delle formulematrice. Evidenziando la zonaC7:E7, inserendo in C7la formula = C3 : E3 + C4 : E4,premendocontemporaneamente i tastiControl+Maiuscole+Invio,l’espressione digitata vieneacquisita in modalità matrice.

Somma di prodottiLe formule matrice consentonodi moltiplicare fra loro i contenuti di zone di ugualidimensioni, indipendentementedalla loro posizione, quindi di sommare i risultati. In pratica si utilizza la funzione SOMMAin combinazione con l’operatorematematico di moltiplicazione.

Somme condizionaliExcel dispone di una funzioneincorporata per sommarecondizionalmente i valori di una zona, ma la sua sintassinon è immediata. Utilizzando le formule matrice,invece, risulta più facileesprimere i vincoli da rispettare,nonché impostare la formula.Le formule matrice supportanoanche i vincoli multipli.

Somme a condizionimultipleContrariamente alla funzione di libreria SOMMA.SE cheesegue somme condizionali, le formule matrice sono in grado di gestire vincoli anchepiuttosto complessi. In questicasi, però, è ancora piùconveniente combinare fra loropiù formule matrice. L’esempiomostra come sommare i solidati maggiori di 5 e inferiori a 4 di una zona.

Impariamo a lavorare



Settembre: Utilizzarei filtri avanzatiOttobre: Modificaregli sfondi dei graficiNovembre: Comeinterrogare un database esternoDicembre: Comecreare una funzioneutenteGennaioImpariamo a lavorarecon le matriciProssimamente:Realizzare graficianimati

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delle singole celle dellazona C7:E7 vi vediamo ri-portata sempre la stessaformula ({=C3:E3+C4:E4}),per indicare che è statainserita in modalità ma-trice. Fra l’altro, per ap-portarvi modifiche biso-gna prima evidenziarenuovamente tutta la zo-na, proprio perché la no-stra formula è entrata afar parte integrante diquest’ultima. In altri casi,invece, la formula matri-ce coinvolge una sola cel-la, e non bisogna proce-dere a preliminari evi-denziazioni di zone.

È il caso per esempio,di quando si voglionosommare i prodotti di uncerto numero di cellecontigue. Se ci riferiamoalla figura 2, e vogliamosommare i prodotti deivalori ospitati nella zonaC3:C6 per quelli contenu-ti nella zona F3:F6, bastainserire in una cella qual-siasi del foglio di lavorol’espressione =SOMMA(C3:C6*F3:F6), e consoli-darla premendo contem-poraneamente la magicasequenza Control+Maiu-scole+Invio. Insomma, daqueste poche note si puògià intuire come si abbiaa che fare con una fun-zionalità decisamente po-tente e versatile, le cuiapplicazioni sono solo daimmaginare. Il bello è chetutte le funzioni di Excelpossono essere utilizzateper impostare una for-mula matrice, pertanto siestendono notevolmentegli orizzonti operativi diognuna di esse.

Matrici e tabelleLe formule matrice si

prestano molto bene perelaborare con una sola

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operazione i contenuti diintere tabelle. Facendo ri-ferimento a quella di figu-ra 3, immaginate di volersommare solo i dati chesono superiori a 5. Inquesto caso Excel dispo-ne di una funzione dedi-cata (SOMMA.SE), ma lasua sintassi è piuttostocomplessa o, quantome-no, non certo immediata,mentre con le formulematrice ce la caviamo inquattro e quattro otto.Basta digitare in una cel-la l’espressione =SOM-MA(SE C4:D6>5;C4:D6)) einserirla tramite la famo-sa sequenza.

In pratica non abbia-mo fatto altro che inter-pretare il problema met-tendo in relazione fra lo-ro le funzioni SOMMA eSE secondo una sintassipiù intuitiva. Se poi, anzi-ché esprimere una con-dizione singola ponendocome vincolo che i nu-meri da sommare devo-no semplicemente esseremaggiori di 5, fosse ne-cessario impostare con-dizioni più complesse (icosiddetti vincoli multi-pli) la funzione SOM-MA.SE non ci sarebbe diaiuto, ma le formule ma-trice si. Così, se la nostrasomma deve riferirsi, po-niamo, ai soli valori mi-nori di 4 e maggiori di 5contenuti nella tabella,basta combinare due for-mule, ognuna delle qualiesegue rispettivamentele opportune sommecondizionali (figura 4).

In pratica l’espressio-ne che fa al caso nostro èla seguente:=SOMMA(SE(C4:D6>5;C4:D6))+SOMMA(SE(C4:D6<4;C4:D6))da inserire tramite la so-lita sequenza.

Medie e matriciLe formule matrice si

rivelano particolarmenteadatte per calcolare me-die aritmetiche escluden-do i valori nulli che le po-

le formule matriciali

con le matrici


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Operare sulle formulematriceQuando si inserisce una formula come matrice nondimenticare mai che l’inputdeve avere luogo nonpremendo Invio ma tramite la sequenzaControl+Maiuscole+Invio.Inoltre, se si vuole modificare o cancellare una formulamatrice bisogna primaprocedere ad evidenziare tutta la zona di inserimento.

Per saperne di piùChi vuole essere ulteriormentedocumentato sulle formulematrice, tanto perapprofondirne la conoscenzache per intravederne nuoveapplicazioni, può consultare in proposito la guida in linea di Excel. Aprire la guida e inserire nella casella di ricercalibera il termine Formulamatrice.

Sommare gli interiUn’altra applicazione delle formule matrice è quellache consente, per esempio, di sommare i valori decimalieventualmente ospitati in unazona, non tenendo però contodella parte decimale. Se i valori sono ospitati nella zona C4:D7, l’espressione=SOMMA(INT(C4:D7)) risolve il problema.

Medie escludendo gli zeriLa funzione MEDIA di Excel,molto utilizzata, calcola la media aritmetica dei daticontenuti in una zona, ma tieneconto della presenza di eventuali zeri. Il risultatopotrebbe uscirne falsato. Una formula matricesemplicissima, invece, consentedi superare elegantementeil problema.

trebbero falsare. Se, cal-colando la media dei va-lori della zona C5:F7, vo-gliamo escludere gli zeri,usando le funzioni tradi-zionali di Excel dovrem-mo avvalerci di una com-binazione di SOMMA eCONTA.SE.

In pratica la prima fun-zione somma indiscrimi-natamente i valori dellazona (SOMMA(C5:F7) ), eil risultato viene divisoper il numero dei valorinon nulli restituito daCONTA.SE(CONTA.SE(C5:F7;“<>0”)). Usando unaformula matrice, invece,le cose sono molto piùsemplici (figura 5). Infatti,ce la caviamo con la sem-plice espressione: =ME-DIA(SE C5:F7<>0;C5:F7)consolidata premendocontemporaneamente itasti Control+Maiusco-le+Invio.

È sicuramente un belrisparmio di tempo, sen-za contare che non sem-pre si conosce a menadi-to la sintassi delle funzio-ni tradizionali che si do-vrebbero altrimenti uti-lizzare. E poi, nella mag-gior parte dei casi, am-messo di poter risolvereil problema, avremmo ache fare con combinazio-ni di due o più funzioni.

Insomma, grazie allematrici si possono risol-vere situazioni per lequali Excel non prevedefunzioni dedicate o,quantomeno, richiedel’impostazione di formulecomplesse.

Per utilizzare bene leformule matrice si ricordiche le parentesi graffe de-vono essere inserite ri-correndo alla ormai arci-nota sequenza di control-lo, e che se i risultati so-no ospitati in più celle lacorrispondente zona de-ve essere evidenziata inanticipo. Infine, per mo-dificare o cancellare unaformula matrice bisognaevidenziare l’intera zonacui si riferisce.

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Nell’ambito di Excel2002 (ma anche inaltre applicazioni in

cui si articola Office Xp)è disponibile una galleriadi sei diagrammi checonsentono di interpre-tare graficamente spe-ciali situazioni. Diciamosubito, per sgomberareil terreno da possibiliequivoci, che un dia-gramma e un grafico nonsono la stessa cosa, an-che se molte volte si ten-de a confondere i dueconcetti. Infatti, i primiprescindono dall’utilizzodi valori numerici e perquesto si prestano benead interpretare situazio-ni astratte come l’evol-versi di un processo, diun iter decisionale, unastruttura aziendale, unciclo di produzione, ecosì via. Tutte situazioni,come si vede, in cui i nu-meri non c’entrano, oquantomeno non sonodeterminanti. Fra l’altro,proprio per questo, i dia-grammi non necessitanodei tradizionali assi car-tesiani. Ma vediamo co-sa offre la galleria di Ex-

Il problema: interpretare determinatesituazioni (struttura aziendale, processo decisionale) conuna rappresentazione grafica

La soluzione: utilizzare i diagrammi ospitatinella libreria dedicata di Excel 2002

Come e quandoAccedere alla galleriaAprire il menu Inserisci e fareclic sul riferimento alla voceDiagramma. Così facendo vieneaperta la galleria che ospita i seitipi di diagrammi disponibili. Per inserire un diagramma nel foglio di lavoro basta farvisopra doppio clic. Il diagramma, una volta inserito,può essere opportunamentepersonalizzato.

Personalizzare il diagrammaLa personalizzazione del diagramma ha luogo tramitela speciale barra strumenti che viene visualizzata nell’areadi lavoro contestualmenteall’inserimento di un diagrammanel foglio Excel. Le voci in cui si articola il suo menugestiscono le varie fasi della personalizzazione.

Varianti di strutturaNella barra strumenti è semprepresente un pulsante con sopraimpressa una piccola saetta,che da l’accesso ad una maschera suddivisa in due sezioni. In quella disinistra sono elencate le variealternative strutturali previste per il diagramma, mentre in quella di destra si puòvalutare l’anteprima della variante selezionata.

Diagrammi CircolariI diagrammi Circolari, vengonoutilizzati solitamente per illustrare le fasi di un processo a ciclo continuo,l’evolversi di una situazione, o di un progetto. In pratica si articolano in un certo numero di segmenti ad arco che si susseguono gli uni agli altri secondo un percorso circolare, da cui il loro nome.

Costruire diagrammi



Settembre: Comeinserire un controlloOttobre: Gli Smart Tagdi Excel 2002Novembre: Verificarele formule DicembreI diagrammi di Excel2002Prossimamente:Tabelle e graficipivot

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cel e come utilizzarequanto ci viene propo-sto. Aprire il menu Inse-risci, e selezionare la vo-ce Diagramma. Così fa-cendo viene visualizzatala galleria che ospita seitipi di diagrammi, e pre-cisamente:

OrganigrammiDiagrammi circolariDiagrammi radialiDiagrammi a piramideDiagrammi di VennDiagrammi Obiettivo

A questo punto, sele-zionare quello desidera-to e fare clic sul pulsanteOk per determinarnel’inserimento nel fogliodi lavoro.

Personalizzazione dei diagrammi

Queste operazioni so-no sostanzialmente ana-loghe per tutti i tipi didiagrammi, ma in certicasi (soprattutto perquanto riguarda gli orga-nigrammi) possono pre-sentare qualche differen-za. Innanzitutto, diciamoche il diagramma inseri-to, può essere posiziona-to e dimensionato a pia-cere nell’ambito del fo-glio tramite il mouse,mentre le personalizza-zioni strutturali si con-ducono con la mediazio-ne della barra strumentiche viene aperta conte-stualmente all’inseri-mento del diagramma.Nel caso degli organi-grammi, per esempio, ilmenu collegato al pul-sante Inserisci forma del-la barra strumenti con-sente di aggiungere nuo-ve caselle alla strutturadi base. L’inserimento è

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mirato in quanto può te-nere conto della posizio-ne gerarchica caratteri-stica della nuova casella.Tramite il pulsanteLayout, invece, si posso-no definire alcuni para-metri strutturali dell’or-ganigramma, come peresempio il rientro dellecaselle, o l’adattamentodella struttura allo spa-zio disponibile.

Le voci della barrastrumenti possono averesignificati diversi a se-conda del tipo di dia-gramma cui si riferisco-no. Così, nel caso di undiagramma ad aree so-vrapposte (meglio cono-sciuto come diagrammadi Venn), il pulsante Inse-risci forme provvedesemplicemente all’inse-rimento di un nuovo ele-mento, ma nella barrasono previsti due pul-santi che consentono dispostare in senso orarioo antiorario le aree cir-colari in cui si articola ildiagramma stesso.

Nella barra strumenti,indipendentemente daldiagramma cui essa si ri-ferisce, è sempre presen-te un pulsante dalle fun-zioni molto interessanti.Ci riferiamo a quello consopra impressa una pic-cola saetta. Se vi faccia-mo sopra clic si accedead una maschera suddi-visa in due sezioni.

In quella di sinistrasono elencate le varie al-ternative strutturali pre-viste per il diagramma,mentre in quella di de-stra si può valutare l’an-teprima della varianteselezionata. Ricordiamoche la maggior parte deidiagrammi prevedonol’etichettatura persona-lizzata degli elementi incui si articolano, ma perpotersi avvalere di que-sta possibilità bisogna,in certi casi, ampliare l’a-rea del diagramma stes-so in modo da renderevisibili i riferimenti in cui

utilizzare i diagrammi

con Excel 2002


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Diagrammi di VennConsentono di descrivere con immediatezza graficaeventuali sovrapposizioni di responsabilità o interferenzedi vario genere. Le corrispondenti aree vengonoindividuate dalla sovrapposizione degli elementi circolari in cui si articolano i suddettidiagrammi.

Diagrammi ObiettivoLa loro struttura, che ricordamolto da vicino quella di un tradizionale bersaglio,mette bene in evidenzal’obiettivo da raggiungereidentificandolo con il centro del bersaglio stesso. Le fasce concentriche inveceindividuano le varie tappe delpercorso per conseguire ilrisultato.

Diagrammi a PiramideServono per illustraregraficamente la dinamicagerarchica caratteristica di grandi organizzazioni che presuppongono il coinvolgimento di vari livellioperativi. Si va dai verticidirezionali al sommo dellapiramide, alle fasce sottostantidi minore responsabilità ma più importanti dal punto di vistonumerico.

Diagrammi RadialiQuesti particolari diagrammi si rivelano preziosi per descrivere le cosiddetterelazioni one to many, nel senso che si prestano beneper sottolineare i legami che intercorrono fra un elemento centrale (one), e altri elementi che figuranodisposti radialmente intorno al primo (many).

digitare le suddette eti-chette.

Quando utilizzare i diagrammi

A questo punto vale lapena di spendere qual-che parola per illustrarele situazioni specifichein cui conviene utilizzareun determinato diagram-ma. Gli Organigrammi so-no da utilizzare per l’in-terpretazione di struttu-re aziendali o di organiz-zazioni.

I diagrammi Circolari,invece, si prestano a de-scrivere un processo aciclo continuo, l’evolver-si di una situazione, diun iter decisionale, o diun progetto. In pratica siarticolano in un certonumero di segmenti adarco che si susseguonogli uni agli altri secondoun percorso circolare.Fra i vari elementi è pos-sibile inserire una eti-chetta il cui testo descri-ve le varie fasi del ciclo. Idiagrammi Radiali, inve-ce, vengono utilizzatiper illustrare una rela-zione fra un elementocentrale e gli altri a cui ilprimo è collegato radial-mente, e si rivelano mol-to adatti per interpreta-re, fra l’altro, la strutturadi una rete di vendita,mentre quelli a piramidedescrivono sintetica-mente la dinamica ge-rarchica di una grandeorganizzazione.

Concludiamo con idiagrammi di Venn equelli Obiettivo. I primi siarticolano in una serie dicerchi parzialmente so-vrapposti fra di loro inmodo da individuarearee comuni, che po-trebbero rappresentare,per esempio, zone divendita in cui operanopiù agenzie. I secondi,consentono di eviden-ziare con sintetica effica-cia le principali tappe dapercorrere per raggiun-gere un risultato. ●

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Alzi la mano chi im-postando un model-lo non si sia mai tro-

vato a che fare con gliineffabili messaggi di er-rore che denuncianoqualche inesattezza nelleformule che sono statecreate. In certi casi sitratta di semplici erroridi digitazione, oppure siè fatto riferimento a celleo zone improprie, ma tal-volta il problema sembrainsolubile e senza via diuscita. Eppure, Excel nontransige: se l’errore vienedenunciato vuol dire cheesiste, e bisogna trovar-lo. E anche se è difficileammetterlo, a sbagliaresiamo quasi semprenoi… Fortunatamente,per risolvere l’empasseabbiamo a disposizioneuna opzione dedicata(che opera anche in Ex-cel 2000), ma che nellaversione 2002 è efficace-mente sottolineata dallaversatilità degli smarttag, la preziosa funzioneche opera in tutte le ap-plicazioni Office Xp per

Il problema: come individuare più rapidamente gli errori commessi impostando una formula

La soluzione: avvalersi dell’aiuto delcorrispondente smart tag e utilizzare le opzioni dedicate

Analizzare leIl menu dello smart tagSe ci si porta sulla cella che ospita l’espressione errata e si fa clic, al suo fianco compareil corrispondete smart tag. Ad esso è associato un menu a discesa articolato in diversevoci che consentono di accedereagli strumenti necessari perindividuare le cause dell’errore e rimuoverle.

Descrizione dell’erroreSe nel menu della figuraprecedente si fa clic sulla voceInformazioni sull’errore vienelanciata la guida in linea, e si accede automaticamentealla corrispondente pagina di aiuto. Si consiglia di consultareanche tutti i rimandi che fosseroeventualmente presenti nella pagina stessa.

Valutazione dell’espressione errataSe nel menu associato allo smart tag si attiva la voceMostra passaggi di calcolo vienelanciata una procedura guidatache consente di procederepasso passo (elemento per elemento) alla valutazionedella formula che general’errore. Si traggono così utiliindicazioni su come intervenire.

Opzioni di controllo degli erroriLa corrispondente voce del menu determina l’apertura di una maschera che consente di definire i parametri operatividella funzione di controllo degli errori. In particolare,spuntando le opportune casellesi può attivare il controllo in background, definire il coloredel marcatore della cella errore,e così via.

Diamo la caccia agli



Aprile: Impostare i parametri operativi di Excel Maggio:Personalizzare i graficiSettembre: Comeinserire un controlloOttobre: Gli Smart Tagdi Excel 2002Novembre:Verificare le formuleProssimamente:I diagrammi di Excel2002

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dare aiuto a chi incappanelle più disparate situa-zioni di stallo (per docu-mentarsi più ampiamen-te sugli smart tag consul-tare la scheda dedicatapubblicata sul numerodello scorso mese). Maveniamo ai nostri errori ea come individuarli. Con-viene fare un esempiopratico, che pur nella suaestrema semplicità con-sente di apprezzare afondo le armi che Excelci mette a disposizionequando si tratta di anda-re a caccia…di errori. Im-maginiamo che nelle cel-le B4 e B5 si trovino ri-spettivamente i valori120 e 130, e che nella cel-la B7 si voglia visualizza-re la loro somma utiliz-zando la funzione dedi-cata. Se mentre la digitia-mo incappiamo in un er-rore ortografico, peresempio scrivendoSOMMMA anziché SOM-MA, nella cella, invecedel risultato, si ottiene ilmessaggio di errore #NO-ME?. Se abbiamo una mi-nima conoscenza di Ex-cel sappiamo che talemessaggio si può riferiread un errore come quellocommesso, o al fatto cheabbiamo utilizzato un ri-ferimento di cella impro-prio. Quello che ci inte-ressa ora, però, è vedereall’opera le funzioni di in-dividuazione degli errori,indipendentemente daquello che abbiamo com-messo che, come ricor-derete, è volutamentesemplice. Pertanto, fin-giamoci inesperti e pro-seguiamo. Se osserviamoattentamente la cella checontiene la formula erra-ta ci rendiamo conto che

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nel suo angolo superioresinistro è comparso untriangolino colorato, inol-tre, se la evidenziamo ve-dremo comparire al suofianco un quadratino conall’interno un puntoesclamativo (ecco losmart tag che segnalal’errore e si dichiarapronto per mettersi alnostro servizio). Ma c’èdi più. Se portiamo il cur-sore sullo smart tag, alsuo fianco compare unpulsantino che, se pre-muto, determina l’aper-tura di un menu che pro-pone strumenti e solu-zioni. Esaminiamolo piùda vicino.

Il menu dello smart tag

Il nostro menu si arti-cola in varie voci, e già daun primo esame si riveladecisamente prezioso.Innanzitutto, le primedue voci sono risolutiveagli effetti dell’individua-zione della tipologia del-l’errore commesso e dieventuali azioni corretti-ve. Infatti, la prima vocesuona Errore di nomenon valido, mentre la se-conda, Informazioni sul-l’errore, da accesso allacorrispondente paginadell’aiuto in linea che for-nisce utili indicazioni perrimediare. Ma passiamoalle voci successive chesi dimostrano determi-nanti per fare luce in ge-nerale sulla dinamica diun errore. La voce Mostrapassaggi del calcolo apreuna maschera che con-sente di valutare uno aduno gli elementi dell’e-spressione. Nel nostrocaso viene sottolineatol’errore di ortografiacommesso nel digitare ilnome della funzione. Sepoi si preme il pulsanteValuta si procede alla va-lorizzazione passo passodella formula. La voceOpzioni controllo errori,invece, visualizza unamaschera che consente

formule errate

errori nelle formule


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Individuazione delle celle dipendentiFacendo clic sulla quarta iconadella barra strumenti, questavolta vengono segnalate con le solite frecce tutte le celle che dipendono dalla cella che ospita l’espressione errata.Tale possibilità è decisamentebenvenuta perché non sempre ci si può ricordare tutte le posizioni in cui si è fattoriferimento alla cella errore.

Individuazioneerrori da menuMolte delle opzioni gestite dalla icone in cui si articola la barra degli strumenti di verificadelle formula possono essereattivate dal menu operativo di Excel. Aprire il menuStrumenti, e selezionare la voceVerifica formule. Nel sottomenu che si aprecontestualmente sono elencatele opzioni disponibili.

Individuazione delle celle precedentiFacendo clic sulla seconda iconadella barra strumenti, dalla cellaerrore partono una o più frecceche indicano tutte le posizioni del foglio di lavoro che sono statecoinvolte nella strutturazionedell’espressione errata. Per rimuovere tali frecce fare clicsulla icona successiva.

La barra degli strumenti di verificaSelezionando la voce Mostrabarra strumenti di verificaviene visualizzata una serie diicone tramite le quali si possonocompiere alcune azioni gestiteanche dal menu dello smart tag,ma anche visualizzaregraficamente le relazioni che intercorrono fra la cellaerrore e quelle che hannogenerato il problema.

di impostare i parametrioperativi delle funzioni dicontrollo. Se, infine, siopta per la voce Mostrastrumenti di verifica for-mula, viene aperta unabarra che ci da la possi-bilità di aprire una vistagrafica sulla genesi deglierrori. Le medesime op-zioni sono disponibili nelsottomenu corrisponde-te all’opzione Verifica for-mule del menu Strumenti.In particolare, la secondaicona della barra fa si chela cella contenente l’erro-re venga collegata confrecce a quelle che lohanno determinato, per-mettendo così una rapi-da individuazione deipunti in cui eventual-mente intervenire. L’ico-na successiva, invece, ri-muove le suddette frec-ce. La quarta icona operacome la prima, ma que-sta volta vengono segna-late le celle in cui figura-no espressioni che di-pendono da quella ospi-tata nella cella in cui si èverificato l’errore. Anchein questo caso la succes-siva icona rimuove gli in-dicatori. E veniamo allasettima icona, che indivi-dua le sole celle respon-sabili dell’errore (la se-conda icona, invece,identificava tutte le cellecoinvolte nell’espressio-ne). Le rimanenti icone,ci riferiamo alla prima, al-la sesta e all’ottava, ge-stiscono rispettivamenteuna procedura alternati-va alla valutazione dellaformula, la rimozione ditutte le frecce, e l’aggiun-ta di eventuali commentialla cella che ospita l’e-stensione errata. La nonae la decima, invece, cer-chiano i dati non validi erimuovono tali cerchi,mentre le ultime due dan-no rispettivamente l’ac-cesso ad una finestra peril controllo della cella er-rore, e alla proceduraguidata di valutazionedell’espressione errata.

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Le applicazioni cheoperano nell’ambitodi Office Xp, si av-

vantaggiano delle cosid-dette etichette intelligen-ti (gli Smart tag), che in-tervengono in determina-te situazioni per propizia-re il prosieguo della pro-cedura in corso.

Nel caso di Excel, senell’impostare un model-lo o una semplice tabellacapitasse di digitare il no-me di qualcuno cui si èrecentemente speditauna e-mail utilizzandoOutlook 2002, accanto al-la corrispondente cellacompare una minuscolaetichetta (lo Smart tag),cui è associato un menuin cui vengono propostealcune possibili azioni.

Per usufruire di questainteressante funzione bi-sogna attivarla. Poi, tuttele volte che si esegue unaprocedura per la quale èprevisto il supporto degliSmart tag, le utili etichettecompariranno automati-camente.

Il problema: come utilizzare le cosiddetteetichette intelligenti che operano all’interno del foglioelettronico Excel 2002

La soluzione: attivare la funzione, quindi, a seconda dei casi, utilizzare le opportune opzioni dei menu a discesa associati agli Smart tag

Attiviamo e utilizziamoAttivazione degli Smart tagAprire il menu Strumentie selezionare la voce Opzionicorrezione automatica. Nella maschera a schede che viene visualizzata accederea quella etichettata Smart tag.Spuntare la casellaContrassegna dati tramiteSmart tag, e anche quelleospitate nella sottostantefinestra Riconoscitori.Specificare anche la modalità di visualizzazione.

Modalità di visualizzazioneNell’elenco a discesa associatoalla casella Visualizza smart tagcome si può definire la modalità di visualizzazione di questi ultimi. Sono presentitre opzioni. La seconda e la terza si riferisconorispettivamente alla solavisualizzazione della etichettaSmart tag o ne prevedonol’associazione ad un pulsante.

Collegamento a Outlook 2002Se in una cella del foglio di lavorosi digita un nominativo a cui èstato indirizzato recentementeun messaggio di postaelettronica, ecco comparirepuntualmente il corrispondenteSmart tag. Il menu operativo ad esso associato consente di richiamare la scheda di quelnominativo, di inviargli una e-mail, o di invitarlo a una riunione.

Invio di una e-mailSe nel menu associato allo Smart tag che comparecontestualmente alla digitazione di un nominativogestito da Outlook 2002 siseleziona la voce Invia posta, si determina l’apertura delmodulo per l’invio di una e-mail. Si noti che nella caselladedicata all’indirizzoquest’ultimo vi compareautomaticamente.

Tutto sulle etichette



Marzo: Realizzaregrafici a superficieAprile: Impostare i parametri operativi di Excel Maggio:Personalizzare i graficiSettembre: Comeinserire un controlloOttobreGli Smart Tag di Excel 2002Prossimamente:Verificare le formule

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Attiviamogli Smart tag

Aprire il menu Stru-menti e selezionare la vo-ce Opzioni correzione au-tomatica. Così facendoviene aperta una ma-schera a schede in cui siapre quella etichettataSmart tag. Spuntare la ca-sella Contrassegna datitramite Smart tag, e an-che le due ospitate nellasottostante finestra Rico-noscitori. A questo pun-to, aprire l’elenco a di-scesa associato alla ca-sella Mostra smart tag co-me, e selezionare la mo-dalità di visualizzazionedesiderata.

In particolare, si puòoptare per la visualizza-zione di un pulsante, diun pulsante associato adun indicatore (opzioneraccomandata), o richie-dere che non venga vi-sualizzato un bel nulla.Detto fra noi, tale vocedell’elenco poteva ancheessere omessa.

Da questo momento,tutte le volte che si atti-vano determinate proce-dure, accanto alla cella incui si sono inseriti i daticomparirà il nostroSmart tag, mentre nel-l’angolo inferiore destrodella cella appare untriangolino colorato. LoSmart tag viene visualiz-zato anche tutte le volteche si porta semplice-mente il cursore sopra lasuddetta cella.

Infine, se si spunta incalce alla scheda la ca-sella Incorpora in questacartella di lavoro, gliSmart tag verranno sal-vati con il documento eripresentati quando que-

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sto verrà aperto in segui-to. E ora vediamo comeoperano alcuni Smart tagtipici di Excel. Ci riferia-mo a quelli che gestisco-no rispettivamente i col-legamenti con Outlook2002, la procedura di Co-pia e Incolla, e quella diriempimento automaticodi una zona.

Il collegamento con Outlook 2002

Se digitiamo in unaqualsiasi cella del fogliodi lavoro un nominativoa cui è stato recentemen-te inviato un messaggiodi posta elettronica tra-mite Outlook 2002, ac-canto alla cella compareuno Smart tag. Facendoclic sul pulsantino ad es-so associato si apre unmenu con varie opzioni.

Se si opta per la voceInvia posta viene lanciatoautomaticamente Ou-tlook 2002 e, in particola-re, aperta la finestra perla compilazione di unmessaggio che già recanella casella dedicatal’indirizzo e-mail di quelnominativo. Invece, op-tando per Pianifica riu-nione si determina l’ac-cesso contestuale al mo-dulo per pianificare unincontro, mentre se sisceglie la voce Apri con-tatto si accede alla sche-da personale di quel no-minativo per apportarvieventuali modifiche.

Le voci Aggiungi aicontatti e Inserisci indiriz-zo determinano l’apertu-ra delle maschere perdare corso alle vostreoperazioni. Le due ulti-me voci del menu, inve-ce, permettono di elimi-nare lo Smart tag, o di ac-cedere alla scheda perimpostare i parametrioperativi di questi ultimi.

Copia e IncollaSe dopo aver copiato

il contenuto di una cellao di una intera zona ci siporta nella posizione del

gli Smart tag

intelligenti di Excel


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Riempimento di una zonaIl menu gestito dallo Smart tagche viene visualizzato quando si attiva la procedura di riempimento di una zonaconsente di ricopiare nelle celleselezionate il contenuto di quelle di partenza, oppure di creare una progressione. Si può agire anche a livello di formattazione dei dati.

Per saperne di piùPer documentarsi sugli Smarttag di Excel digitare tale terminenella casella posizionatanell’angolo superiore destro del video. Premendo Invio vienevisualizzato un elenco di argomenti. Selezionare quelloche interessa per accedere alla corrispondente sezionedella guida in linea.

Copia e IncollaAlla procedura di Copia e Incollaè associato uno Smart tagil cui menu operativo proponetutte le opzioni che figuranonella maschera che si apreselezionando nel menu Modifical’opzione Incolla speciale(o premendo la corrispondenteicona nella barra strumenti)

Pianificazione di una riunioneSe nel menu associato allo Smart tag descritto più sopra si seleziona la vocePianifica riunione si accede al corrispondente modulo di Outlook 2002. Anche in questo caso la caselladedicata ad ospitare l’indirizzoe-mail del destinatario dellacomunicazione è già compilata.

foglio di lavoro in cui siprevede eseguire la repli-ca, e si attiva la procedu-ra di incollaggio (tramiteil menu Modifica, o il me-nu contestuale al clic de-stro) ecco comparirepuntualmente il corri-spondente Smart tag che,in questo caso, ci propo-ne tutte le opzioni pro-prie della procedura diCopia e Incolla.

Non solo quelle tradi-zionali, ma anche quellespeciali gestite dalla vo-ce Incolla speciale. Infat-ti, aprendo l’elenco a di-scesa vi troviamo tutte levoci che sono ospitatenella maschera cui si ac-cede se dal menu Modifi-ca si attiva, per l’appun-to, la voce Incolla Specia-le, o si preme la corri-spondente icona dellabarra strumenti.

Riempimento di una zona

Anche la procedura diriempimento automaticodi una zona è supportatada uno Smart tag dedica-to. In particolare, il corri-spondente menu consen-te di ricopiare semplice-mente nella zona eviden-ziata il contenuto dellecelle di partenza, oppuredi creare una progressio-ne. Le due ultimi voci delmenu permettono di pro-cedere alla copia tenen-do conto o meno dellaformattazione delle celledi partenza.

Per saperne di piùChi volesse documen-

tarsi ulteriormente sugliSmart tag di Excel puòconsultare l’aiuto in li-nea. Digitare Smart tagnella casellina in alto adestra del video, quindipremere Invio. Si deter-mina così l’apertura diuna lista di voci che cor-risponde agli argomentidisponibili in linea. Fareclic su quelle di cui si vo-gliono consultare le pagi-ne di aiuto. ●

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Nel gergo degli addet-ti ai lavori vengonodefiniti controlli que-

gli elementi interattiviche, come gli elenchi a di-scesa, i bottoni di opzione,i checkbox, e così via, po-polano le maschere didialogo delle applicazioniche operano in ambienteWindows. Vedremo co-me utilizzare checkbox ebottoni di opzione. La dif-ferenza fra i due controllista nel fatto che mentredi un gruppo di checkboxse ne possono attivarecontemporaneamentepiù d’uno, i bottoni sonoesclusivi, nel senso chedi quelli facenti parte delmedesimo raggruppa-mento se ne può attivareuno solo. Quando se neattiva un secondo, vienedisattivato il precedente-mente attivo, e così via.

Anatomia di un controllo

In senso morfologico icheckbox si presentano

Il problema: inserire in un modello checkbox e bottoni di opzione

La soluzione: utilizzare i corrispondentielementi della cassetta degli strumenti del Vba (Visual Basic for applications)

Creare bottoniVisualizzare la barrastrumenti del VbaSe la barra non fosse presente,aprire il menu Visualizzae selezionare Barre strumenti.Così facendo si accede ad un nuovo menu in cui si optaper Visual Basic. Nell’area di lavoro viene visualizzato un gruppo di icone. Fare clic su quella con sopra impressoun martello e una chiaveinglese.

Il pannello dei controlliFacendo clic sull’icona con sopra impressi il martelloe la chiave inglese si apre il pannello che ospita le iconedei controlli. Il pannello puòessere lasciato nell’area di lavoro, oppure lo si puòspostare nella barra strumentisottostante al menu operativo di Excel.

Disegnare il checkboxNel pannello dei controlli fareclic sull’icona del checkbox. Il cursore si trasforma in una piccola croce. Portarlonell’area di lavoro e disegnareun rettangolo lungo e stretto.Rilasciando il tasto del mouseviene visualizzata la strutturadel checkbox che, per default, è etichettato Checkbox 1.

La casella delle proprietàFare clic destro sul rettangoloche ospita il checkbox, e selezionare Proprietànel menu contestuale. Si apre così la omonima casella.Nella cella accanto alla voceLinked cell digitare il riferimentoalla posizione in cui dovràessere inseritoautomaticamente il valorelogico VERO o FALSO.

Utilizzare i controlli nei



Febbraio: Comerealizzare graficianimatiMarzo: Realizzaregrafici a superficieAprile: Impostare i parametri operativi di ExcelMaggio: Personalizzarei graficiSettembreCome inserire un controlloProssimamente:Gli Smart Tag di Excel 2002

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come piccole casellequadrate nelle quali, fa-cendovi sopra clic con ilmouse, compare il tradi-zionale simbolo di spun-ta. I bottoni, invece, sonodei cerchietti che, quan-do attivati, presentanoun puntino in corrispon-denza del centro.

L’uso di entrambi sibasa sul fatto che alla lo-ro attivazione si può farcorrispondere l’automa-tico inserimento di unvalore logico (VERO oFALSO) in una determi-nata cella (linked cell). Inquesto modo, facendo ri-ferimento tramite oppor-tune espressioni al con-tenuto delle linked cell sipossono ottenere i risul-tati desiderati. Convienefare subito qualcheesempio pratico.

Se abbiamo impostatoun modello per il calcolodel rimborso di un pre-stito, possiamo associa-re a due bottoni altret-tanti tassi di interesse.Nella cella che serve dariferimento per il tassodi interesse, invece, si in-serisce una espressionecondizionale SE, che aseconda del contenutodi una delle due linkedcell restituirà l’opportu-no valore del tasso. Inquesto caso, l’utilizzodei bottoni si impone dalmomento che per i cal-coli si può utilizzare unsolo valore del tasso.

Usando un gruppo diquattro checkbox, inve-ce, si può dare all’utentela possibilità di attivaretutte o parte delle opzio-ni previste. Per esempio,colorare diversamente lecelle che ospitano valorida 0 100, da 101 a 200, da

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201 a 300, e da 301 inavanti. Il modo in cui ilvalore che viene inseritonelle linked cell determi-na il risultato voluto di-pende dalle espressioniutilizzate che, ovviamen-te, vanno impostate casoper caso. Il bello è che isuddetti controlli posso-no operare non solo nelmodo che abbiamo ap-pena descritto, ma an-che supportare oppor-tunamente il funziona-mento di una macro,estendendone notevol-mente le potenzialità.Ma di questo ci occupe-remo un’altra volta.

Diciamo subito, tantoper sgomberare il terre-no da possibili equivoci,che i controlli servonosolo per interfacciarsi inmodo trasparente conchi utilizza il modello (escusate se è poco…), madevono essere sempresupportati dalle oppor-tune espressioni prepo-ste alla esecuzione delleelaborazioni previste. Aquesto punto, vediamocome creare praticamen-te checkbox e bottoni,dando per scontato chenella barra degli stru-menti sia presente labarra icone del Vba. Secosì non fosse, aprire ilmenu Strumenti, optareper Barre strumenti, e nelcorrispondente sottome-nu selezionare la voceVisual Basic.

I checkboxNella barra degli stru-

menti del Vba fare clicsull’icona con sopra im-pressi martello e chiaveinglese. Così facendo siapre un minipannelloche ospita le icone deicontrolli. Fare clic sull’i-cona del checkbox, por-tare il cursore nell’areadi lavoro, e disegnare unrettangolo basso e largoche contenga la casellinae la corrispondente vocedescrittiva. Contempora-neamente si attiva auto-

e checkbox

fogli di lavoro


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L’occhio vuole la sua parteCheckbox e bottoni, dal momento che la lorofunzione essenziale è quella di interfacciarsi in manieratrasparente con l’utente,possono essere raggruppati in pannelli creatiestemporaneamentenell’ambito del modello di cui fanno parte integrante.

Per saperne di piùPer approfondire gli argomentiche sono stati trattati nella presente scheda accederealla guida in linea, e nella scheda di ricerca liberadigitare la voce Controlli.Nell’elenco degli argomenti che vengono individuati aprirela pagina corrispondente alla voce Tipi di pulsante e altricontrolli.

Creare un bottoneLa procedura è del tuttoanaloga a quella seguita per creare un checkbox. In questo caso, ovviamente, si faclic sull’icona del bottone. Se il bottone deve fare parte di un gruppo assegnare a quest’ultimo un nome nella casella accanto alla voceGroupnamedella corrispondente caselladelle Proprietà. Procedere così per creare gli altri bottoni.

Verifica del funzionamentoCome si può vedere dalla figura,dal momento che le celle A1,A2 e A3 sono state collegate ai checkbox 1, 2 e 3, i loro contenuti (rispettivamenteVERO, FALSO, VERO) riflettono gli stati di attivazione o disattivazione degli stessicheckbox.

maticamente la iconacon sopra una matita euna squadra per signifi-care che siamo nella co-siddetta modalità di pro-gettazione. Fare clic de-stro sul checkbox peraprire la relativa caselladelle proprietà. Nella ca-sella accanto alla cellache contiene la voceLinked cell inserire lecoordinate della posizio-ne in cui attivando o di-sattivando il checkboxdevono essere rispetti-vamente inseriti automa-ticamente il valore logicoVERO o FALSO. Accantoalla voce Caption, invece,digitare l’etichetta per-sonalizzata del checkbox.Disattivare l’icona di pro-gettazione e attivare e di-sattivare alternativamen-te il checkbox per verifi-carne il funzionamento.Procedere così per crea-re altri checkbox.

I bottoni di opzioneLa procedura è analo-

ga a quella che abbiamoappena illustrato, ma se-condo quanto è stato an-ticipato, una volta creatidue o più bottoni uno so-lo può essere quello atti-vo. Potrebbe accadere,però, che si voglia creareun secondo gruppo dibottoni e in questo caso,ovviamente, tale gruppodeve essere indipenden-te dal primo.

Infatti, se così non fos-se, attivando un qualsia-si bottone si determine-rebbe la disattivazionedi quello attivo nel primogruppo. La soluzione stanel dare un nome ai duegruppi. Selezionare unoper uno i bottoni del pri-mo gruppo e, nella casel-la delle proprietà, asse-gnargli il nome Gruppo 1(o un qualsiasi altro no-me) digitandolo nella cel-la accanto alla casellaGroupname. DenominareGruppo 2, poniamo, i bot-toni appartenenti al se-condo gruppo. ●

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In sede di installazio-ne del programmal’ambiente di lavoro

di Excel viene impostatosecondo parametri stan-dardizzati. Vale pertantola pena di modificare iparametri operativi fon-damentali del foglio di la-voro tenendo conto del-le nostre esigenze e deltipo di lavoro che siamosoliti effettuare.

Il suddetto lavoro diimpostazione si svolgeessenzialmente nella co-siddetta maschera delleopzioni, cui si accedeaprendo il menu Stru-menti di Excel e selezio-nando, per l’appunto, lavoce Opzioni.

La suddetta mascherasi articola in otto sche-de, ciascuna dedicata al-la definizione di una par-ticolare categoria di op-zioni. Di seguito descri-viamo una serie di inter-venti che vale la pena diprendere in considera-zione.

Il problema: impostare i parametri operativi diExcel per adattare meglio alle nostre esigenze l’utilizzodel programma

La soluzione: accedere alla maschera delleopzioni o alle schede di personalizzazione e procederealle opportune impostazioni

Ecco come farlo Lancio della proceduraL’impostazione dei parametrioperativi di Excel viene gestitadalla cosiddetta maschera delleopzioni. Vi si accede dal menuStrumenti selezionando la voceOpzioni. La maschera si articolain otto schede e il lavoro di impostazione si riduce per lo più a spuntare caselle di testo o ad operare scelte in elenchi a discesa.

Le Opzioni GeneraliQuesta tipologia di opzioniimpatta su alcuni elementi, per l’appunto, generalizzati. In particolare, è prevista la definizione del numero di fogli in cui si devonoarticolare per default le cartelle,di quello dei file recentementeutilizzati da visualizzarenell’ambito dell’omonimo menu,e l’indicazione dei percorsistandard di salvataggio.

Le Opzioni WebSe nella scheda Generale sipreme il pulsante etichettatoOpzioni Web, si accede ad unamaschera articolata in cinqueschede in cui sono gestitenumerose opzioni chepropiziano interessanti sinergiecon il mondo di Internet. È bene che nella scheda Filesiano spuntate tutte le opzionidisponibili.

Le Opzioni VisualizzazioneQueste opzioni consentono di tenere sotto stretto controllol’ambiente di lavoro ed è consigliabile che sianotutte attivate se si lavoraintensivamente con Excel. Per esempio, si possonospecificare le barre da visualizzare, oppurenascondere le intestazioni di righe e colonne.

Impostiamo i parametri



Dicembre: Comecreare una funzioneutenteGennaio: Impariamo alavorare con le matriciFebbraio: Comerealizzare graficianimatiMarzo: Realizzaregrafici a superficieAprileImpostare i parametrioperativi di Excel Prossimamente:Personalizzare i grafici

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Impostazioni generaliSono quelle, manco a

dirlo, che si effettuanonella scheda Generaledella maschera. Se si uti-lizza l’Intellimouse, valela pena di spuntare la ca-sella associata alla voceIngrandisci con Intellimou-se al fine di potersi avva-lere dello zoom pilotatodalla periferica in que-stione. Se poi si lavoraspesso con gli stessi do-cumenti conviene au-mentare il numero diquelli ospitati nell’elencoin calce al menu File, chesi riferisce per l’appuntoa quelli utilizzati più re-centemente.

In tal caso digitare ilnumero desiderato nellacasella accanto alla voceElenco ultimi file usati.Nella parte inferiore dellascheda Generale è possi-bile dare corso a tre im-portanti impostazioni. Ciriferiamo rispettivamentealla definizione del nume-ro di fogli di lavoro in cuisi articola una cartellaExcel (lo standard è 3),alla possibilità di indicareun percorso default per ilsalvataggio dei file, e allaspecifica del carattere dautilizzare come standarde alle sue dimensioni.

Nella maschera è pre-sente un pulsante eti-chettato Opzioni Web, al-la cui pressione vieneaperto un box a cinqueschede. Chi è solito colle-garsi alla rete mentre la-vora con Excel, potrà tro-varvi utili opzioni che nepropiziano le sinergie conil mondo di Internet.

In particolare, control-lare che nella scheda Filesiano spuntate le opzioni

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corrispondenti alle mo-dalità di salvataggio deidocumenti e all’attivazio-ne di eventuali collega-menti.

Le opzioni di calcoloe di visualizzazione

La corretta imposta-zione delle prime consen-te di personalizzare visi-vamente l’ambiente di la-voro. In linea di massima,se si vuole tenere tuttosotto controllo e si pensadi fare un utilizzo intensi-vo del programma con-viene attivare tutte quelledisponibili. Le opzioni dicalcolo, invece, vanno im-postate solo in casi parti-colari. Per esempio, se silavora con fogli di grandidimensioni che ospitanoformule complesse ingrande quantità, o se si fauso del calcolo iterativoper risolvere problemicon la tecnica delle ap-prossimazioni successive.

Nel primo caso può es-sere conveniente blocca-re il ricalcolo automaticoche ha luogo tutte le vol-te che si inserisce un da-to, e calcolare l’intero fo-glio di lavoro solo a con-clusione del data entry. Siriducono così notevol-mente i tempi di elabora-zione. Se si ricorre al cal-colo iterativo, invece, po-trebbe essere necessariospecificare il numeromassimo di iterazioni daeseguire. Può anche esse-re utile attivare il sistemadi gestione date che pre-vede come inizio l’1 gen-naio 1904, e l’opzione perutilizzare nelle formule leetichette delle zone dati.

Quando si parla di eti-chette non ci si riferisceai nomi, bensì alle inte-stazioni di righe e colon-ne della tabella in cui sia-no contenuti i dati da ela-borare.

Impostare elenchiprestrutturati

Chi lavora molto con letabelle può risparmiare

in pratica

operativi di Excel


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Le Opzioni PassaggioConsentono di poter utilizzarele stesse sequenze di tastipreviste nell’ambito di Lotus123. Viene così facilitato l’uso di Excel da parte degli utentiche provengono dal mondoLotus. In particolare, le impostazioni si riferiscono alle sequenze di tasti per la navigazione, alla valutazionealternativa delle formule, e ai formati di salvataggio.

Le opzioni ModificaQuesta classe di opzioni si riferisce a impostazioni di varia natura di cui si consiglia la totale attivazione. In particolare, si possonoproteggere le celle da sovrascrizione, definire i movimenti del cursore dopol’inserimento di un dato (Su o Giù), o specificare il numero standard di decimali.

Le Opzioni ElenchiGestiscono le impostazioni che consentono di disporrenell’ambito del foglio di lavoro di elenchi prestrutturati, dandola possibilità di procedereall’intestazione automatica delle righe o delle colonne di una tabella. In pratica,digitando i primi elementidell’elenco se ne puòdeterminare l’automaticocompletamento.

Le Opzioni CalcoloLe opzioni di calcolo si rivelanoparticolarmente utili quando si opera con megafoglicontenenti numerose formule,o se si fa spesso uso del calcoloiterativo. In particolare, nel primo caso, la possibilità didisattivare momentaneamente il ricalcolo automatico consentedi rendere più spedite le operazioni di data entry.

tempo e fatica quando èil momento di intestarnerighe o colonne con eti-chette progressive (mesidell’anno, giorni dellasettimana, sigle, e cosìvia). In questo caso, nellascheda Elenchi si premeil pulsante Aggiungi,quindi nella finestra de-dicata si inseriscono itermini della progressio-ne (per esempio, Primotrimestre, Secondo trime-stre, e così via).

Quando è il momentodi avvalersene, basta di-gitare in una cella il pri-mo termine di quest’ulti-ma e fare clic sull’angoloinferiore destro della cel-la stessa. Così facendo ilcursore si trasforma inuna piccola croce. Tenen-do premuto il tasto sini-stro del mouse, eviden-ziare la zona sottostanteo a fianco della cella stes-sa. Rilasciando il tasto, lazona verrà riempita auto-maticamente con gli ele-menti della progressione.

La scheda PassaggioQuesta scheda dal no-

me poco esplicativo tro-va ragione di essere per ilfatto che da sempre tuttigli editori strizzano più omeno palesemente l’oc-chio agli utenti dei pro-dotti concorrenti, fornen-do loro le chiavi per ren-dere meno traumatico ilpassaggio, per l’appunto,ai loro programmi.

In questo caso il puntodi riferimento è Lotus123. L’impostazione piùimportante si riferisce al-l’attivazione della opzio-ne Tasti alternativi per iltrasferimento. Per esem-pio, spuntando la corri-spondente casella, quan-do si preme il tasto Homeil cursore va direttamen-te sulla cella A1, mentrela pressione del tasto Tabdetermina lo scrolling la-terale di una intera videa-ta. Né più né meno diquello che accade conLotus 123.

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Per interpretare grafi-camente la maggiorparte delle situazio-

ni che si presentano soli-tamente nella quotidia-nità del lavoro è più chesufficiente l’utilizzo didiagrammi in due dimen-sioni, ma in certi casi èassolutamente necessa-rio ricorrere alla tridi-mensionalità reale. Per-tanto bisogna assoluta-mente disporre di un ter-zo asse z , che si svilup-pa perpendicolarmenteal piano individuato da-gli assi delle x e delle y.La funzione trigonome-trica:

z = sen(x) * cos(y)

necessita di un terzo as-se che ne interpreti i va-lori assunti in corrispon-denza delle coppie di da-ti assegnate alle variabiliindipendenti x e y. Il gra-fico risultante si sviluppa

Il problema: rappresentare graficamente una funzione a due variabili che richiede l’utilizzo di un terzo asse cartesiano

La soluzione: impostare una tabella datiopportunamente strutturata, quindi interpretarlagraficamente avvalendosi di un diagramma a superficie

Dai dati al graficoLa tabella datiLa realizzazione di un grafico a superficie presupponel’impostazione di una tabella a due entrate. In pratica, le intestazioni delle righe e dellecolonne sono rispettivamenterappresentate dai valori assuntidalle due variabili indipendenti.Nelle celle della tabella vienereplicata l’espressionerappresentativa della funzioneda graficizzare.

Creare il graficoEvidenziare l’intera zonaoccupata dalla tabella dati(A1:K24), quindi fare clicsull’icona della barra strumentidedicata alla creazione dei grafici. Viene cosìvisualizzata la maschera che gestisce la corrispondenteprocedura. Nella finestra Tipo di grafico selezionare Superficie.

Interpretazione dei datiL’aspetto del grafico è diverso a seconda che la tabella dativenga interpretata secondo le righe o le colonne. Dopo avere selezionato il tipo di diagramma da realizzarepremere il pulsante Avantiper accedere alla maschera che consente di specificarecome deve avvenirel’interpretazione dei dati.

Interpretazione per righeEcco come si presenta il graficodi superficie se si è optato per l’interpretazione per Righe.Come si può vedere, l’aspettodella rappresentazione ricalcamolto da vicino la conformazione di unasuperficie montuosa, da cui il nome che vieneassegnato a questi particolaridiagrammi.

Ecco come realizzare i



Novembre: Come interrogare un data base esternoDicembre: Come creare una funzione utenteGennaio: Impariamo alavorare con le matriciFebbraio: Come realizzare graficianimatiMarzoRealizzare grafici a superficieProssimamente:Impostare i parametrioperativi di Excel

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in uno spazio a tre di-mensioni e assomigliamolto da vicino alla rap-presentazione su plasti-co di una regione mon-tuosa, da cui la significa-tiva denominazione digrafici a superficie cheviene data a questi parti-colari diagrammi.

Fortunatamente, allacomplessità dei graficirisultanti (fra l’altro, de-cisamente spettacolari)Excel contrappone pro-cedure realizzative assaiamichevoli, che rendonola creazione di un graficoa superficie addiritturadivertente. Semmai, leuniche difficoltà, am-messo che siano tali,possiamo incontrarle infase di preparazione del-la tabella dei dati da uti-lizzare. Ma vediamo co-me procedere.

La tabella datiConsiderando che ab-

biamo a che fare con duevariabili bisogna creareuna tabella a due entra-te. Le “intestazioni” dellerighe e delle colonnerappresentano rispetti-vamente i valori assuntidalle variabili x e y, men-tre le celle della tabellaospitano quelli che la va-riabile dipendente z as-sume in loro corrispon-denza. La nostra tabellaoccupa la zona A1:K24,dove la zona A2:A24 è ri-servata alla variabile in-dipendente y che oscillanell’intervallo da 2,5 a -3,mentre la zona A1:K1ospita i valori della x (da–2,5 a –0,25). Per crearele due serie di valori pos-siamo sfruttare un ben-venuto automatismo

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previsto da Excel. Inseri-re rispettivamente in A2e in A3 i valori 2,5 e 2,25,quindi evidenziare le duecelle, fare clic sulla cro-cetta posta sull’angoloinferiore destro della zo-na e trascinare la sele-zione verso il basso sinoad A24. Ecco così com-pletato il nostro primointervallo di variabilità.Procedere analogamen-te per la zona delle x, uti-lizzando i semi –2,5 e–2,25. A questo punto,ecco come impostare lazona dati.

Inserire in B2 la formu-la =Sen(B$1)*Cos($A2) etrascinarla verso il bassosino ad B24. Evidenziarela zona B2:B24 e repli-carla totalmente sino al-la colonna K. Nella for-mula sono stati inseriti isimboli del dollaro per pi-lotare il variare dellecoordinate di cella nelcorso della replica dell’e-spressione. In questomodo, come si può con-trollare portando il cur-sore su una qualsiasi cel-la, le formule contenuterisultano sempre corret-tamente impostate.Adesso possiamo lancia-re la procedura per lacreazione del grafico.

Creare il graficoEvidenziare la zona

A1:K24, e nella barrastrumenti fare clic sull’i-cona dedicata alla crea-zione dei grafici. Così fa-cendo viene visualizzatala maschera che gestiscel’impostazione del dia-gramma. Nella finestraTipo di grafico seleziona-re Superficie, e sceglierenella finestra a fianco lavariante desiderata. Nelnostro caso opteremoper quella default (la pri-ma in alto a sinistra). Gliimpazienti che muoionodalla voglia di vedere su-bito qualcosa possonopremere il pulsante po-sto immediatamente sot-to la finestra di antepri-

di superficie

grafici a superficie


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Variazione dell’angolo visivoIl grafico di superficiepuò essere ”visto” sotto leangolazioni più disparate,nonché ruotatoopportunamente per metternein luce particolari aspetti. Per accedere alla mascherache gestisce i parametri di visualizzazione fare clic destrosul diagramma e optare per Visualizzazione 3D nelmenu contestuale.

Rotazione del graficoEcco come si presenta il graficodi superficie dopo che ne sonostati impostati i parametri di visualizzazione. Si noti che l’intera composizionepuò essere orientatavariamente nello spazio ancheagendo semplicemente con il mouse sugli spigoli dellabase del grafico.

InterpretazionemonocromaticaI grafici a superficie possonoessere realizzati in quattrovarianti. La rappresentazione propostacome default prevede l’utilizzodel colore, ma è possibile anche optare per unarappresentazionemonocromatica. In questo casoè stata scelta la seconda delle varianti proposte.

Interpretazione per colonneEcco come si presenta il nostrografico a superficie se nel corsodell’impostazione della suastruttura si è selezionatal’opzione Colonne. Come si può notare la conformazione deldiagramma è completamentediversa in quanto rispecchia una differente interpretazione dei dati.

ma, mentre per definiregli altri parametri del dia-gramma si deve passarealle maschere successi-ve premendo il pulsanteAvanti. In particolare,nella seconda mascherasi può specificare se latabella dati deve essereinterpretata per righe oper colonne. Al terminedella procedura, o pre-mendo comunque inogni momento il pulsan-te Fine, il grafico a su-perficie viene visualizza-to nell’area di lavoro.

Manipolazioni del diagramma

Dal momento che ab-biamo a che fare con ungrafico tridimensionalepuò essere convenientevisualizzarlo sotto puntidi vista diversi da quellistandard. Excel consentedi orientare nello spaziol’intera composizione,dando così la possibilitàdi valutare in tempo rea-le la migliore angolazio-ne visiva. Ci sono duemodi per farlo. Il primoconsiste nel fare clic su-gli spigoli della base delgrafico. Il cursore si tra-sforma in una crocettaed è ora possibile, tenen-do sempre premuto il ta-sto del mouse, ruotarenello spazio l’intera com-posizione.

La procedura alterna-tiva, invece, prevede difare clic destro nell’areadel grafico e di selezio-nare la voce Visualizza-zione 3D nel menu con-testuale. Così facendoviene aperta una specia-le maschera che consen-te di settare i più dispa-rati parametri di visua-lizzazione. Si va dall’an-golo di elevazione a quel-lo di rotazione, e dal tipodi vista prospettica allascalatura automatica.Impostati i vari parame-tri è possibile vedernedirettamente i risultati inanteprima premendo ilpulsante Applica.

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Igrafici sono quasisempre belli da vede-re, ma se la loro strut-

tura viene coinvolta in ef-fetti speciali, tanto me-glio. Quello che vi propo-niamo è un effetto… mol-to speciale: si tratta dianimare un grafico linea-re che rappresenta l’an-damento di una funzionematematica facendo siche la linea che lo raffigu-ra sembri dotata di unmovimento continuo de-cisamente piacevole davedersi. Nella fattispecie,il grafico che utilizzere-mo è il risultato dello stu-dio di una funzione ma-tematica già di per sestessa spettacolare: il co-siddetto sinusoide smor-zato rappresentato dallaespressione y=senx/x.Ma cominciamo a co-struire il nostro grafico.


Per interpretare grafi-camente la funzione dob-biamo valorizzare que-

Il problema: come realizzare un graficoanimato di una funzione

La soluzione: creare una macro che variciclicamente i dati, dando così, per l’effetto di persistenzaretinica dell’immagine, la sensazione del movimento

Creiamo il graficoCreare il graficoImpostare la tabella,evidenziarla, e fare clicsull’icona per la creazione di un grafico. Così facendo vienevisualizzata la galleria dei graficidisponibili. Fare subito clic sul pulsante Fine per realizzareil grafico. Dimensionarlo con il mouse per fargli occupare la zona E4:O29.

Il grafico finitoEcco come si presenta il graficodopo che è statoridimensionato per farglioccupare all’incirca la zonaE4:O29. È importante che il diagramma non abbiadimensioni più ampie perchéciò renderebbe menospettacolare l’animazioneproducendo uno sdoppiamentodegli assi cartesiani.

Personalizzare il graficoChi lo desidera puòpersonalizzare il diagrammaaggiungendo titoli, o cambiandoil formato degli assi e il coloredei font, nonché quello dello sfondo dell’area del grafico. Fare clic destro sul diagramma e selezionareOpzioni grafico per accederealla maschera di personalizzazione.

Registrare una macro vuotaAprire il menu Strumenti,selezionare la voce Macro, e nel corrispondentesottomenu optare per Registranuova macro. Nella mascherache viene aperta premere il pulsante Ok. Nella barrettacon due icone che vienevisualizzata fare clic sulla primadi esse. Così facendo si creauna macro vuota.

Facciamo un bel grafico



Ottobre: Modificaregli sfondi dei graficiNovembre: Comeinterrogare un database esternoDicembre: Comecreare una funzioneutenteGennaio: Impariamo alavorare con le matriciFebbraioCome realizzare graficianimatiProssimamente:I grafici a superficie

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st’ultima nell’intervallo divalori in cui intendiamorappresentarla, vale direcalcolare il valore assun-to da Y in corrisponden-za di valori discreti com-presi in un certo interval-lo di variabilità della X.

Dal momento che ab-biamo a che fare con latrigonometria, si utilizze-ranno come unità di mi-sura i radianti, ma la co-sa sostanzialmente noncambia. Inoltre, al fine dievitare problemi di di-scontinuità della funzio-ne in corrispondenza delvalore 0 (infatti, in questasituazione si verifica unadivisione per tale valore,con la conseguente esibi-zione di un messaggio dierrore) studieremo lafunzione a partire dal va-lore 1, mettendoci così alcoperto da possibili in-convenienti.

Detto questo occupia-moci di creare la tabelladati per realizzare il grafi-co. Inserire in B5 il valore1 e in B6 il valore 2.

Evidenziare le due cel-le, quindi puntare il mou-se sull’angolo inferioredestro della zona e tra-scinare la selezione ver-so il basso sino alla cellaB29 compresa. Così fa-cendo la riempiamo au-tomaticamente con laprogressione numericada 1 a 25 che rappresen-ta il nostro intervallo distudio. A questo punto,inserire nella cella C5 laformula =Sen(B5)/B5 ereplicarla verso il bassoaccanto ai valori dellaprogressione.

Adesso, evidenziare lazona B5:C29, fare clic sul-l’icona per la realizzazio-ne di un grafico, e nella

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maschera che viene vi-sualizzata optare per iltipo XY a dispersione (se-lezionare la seconda va-riante). Premendo il pul-sante Fine il diagrammaviene visualizzato. Aggiu-stare la cornice in mododa farle occupare all’in-circa la zona E4:O29. Taleaggiustamento è indi-spensabile perché se ledimensioni fossero trop-po ampie, l’animazionepotrebbe dare qualcheinconveniente.

Animare il graficoCreato il diagramma

vediamo come animarlo.Sono richiesti alcuni pic-coli interventi sulla ta-bella dati e l’impostazio-ne di una semplice ma-cro. Cominciamo dallatabella. Inserire nella cel-la B4 il valore 1, e nellacella B6 l’espressione=B5+$B4$ (il segno deldollaro serve a non farvariare la coordinata du-rante la replica), e rico-piarla verso il basso sinoalla posizione B29 com-presa. Apparentementenon cambia nulla, ma èproprio grazie a questapiccola modifica chepossiamo procedere al-l’animazione.

Dobbiamo, però, co-me si diceva, scrivereuna semplice macro chesi occupi di dare per uncerto numero di volteun incremento progres-sivo (abbiamo optatoper il valore 0,0004) alnumero ospitato origina-riamente in B4. Tale in-cremento si rifletteràpuntualmente su tutti ivalori della serie, gene-rando al tempo stessoun nuovo grafico.

Considerando chel’immagine percepitadalla nostra retina per-mane per un frazione disecondo sulla superficiedi quest’ultima, il nostroocchio percepisce cosìl’illusione del movimen-to. Ma fisiologia a parte,

e sviluppiamo la macro

che si anima


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L’animazioneEcco come si presenta la primaparte dell’animazione dopo che è stata subito congelataarrestando la macro premendoEsc, (premere poi Fine nel boxche viene visualizzato). L’onda è ancora ampia perché siamo in corrispondenza di valori della X bassi, quindi il processo di incremento del valore base è ancora all’inizio.

Modifica dell’animazioneLa struttura dell’animazione puòessere variata aumentando il valore dell’incrementoassegnato (la modifica deveessere operata nell’Editordel visual Basic), oppureaumentando il valore del primotermine della serie (quelloospitato nella cella B5). La figura si riferisceall’assegnazione del valore 3.

Lanciare la macroPer eseguire la macro che abbiamo appena creato,accedere ad Excel, aprire il menu Strumenti, selezionareMacro, e nel corrispondentesottomenu ancora Macro. Così facendo si accede alla maschera per la gestione di queste ultime. Selezionare il nome del programma (Macro1) e premere il pulsante Esegui.

Sviluppare la macroAccedere all’Editor del VisualBasic dal menu Macro. Nella macro vuota che è stataregistrata inserire i passi chesono stati riportati nel testo del presente articolo. Se la macro non è visualizzata, nella finestra di sinistradell’Editor fare doppio clic su Moduli, quindi ancora doppioclic su Modulo1.

ritorniamo alla nostramacro. Aprire il menuStrumenti, optare per Ma-cro, e nel sottomenu cor-rispondente selezionareRegistra nuova macro.Nella maschera che vie-ne visualizzata premereOk, quindi, nella barrettacon due icone che vienevisualizzata, fare subitoclic su quella con sopraun quadratino.

Abbiamo così creatouna macro vuota. Riapri-re il menu Macro e opta-re questa volta per Vi-sual Basic Editor. Si acce-de così al codice dellasuddetta macro vuota. Alsuo interno, digitarequanto segue (numera-zione esclusa):

� Range(“B4”) = 0� For a = 1 To 2000� Range(“B4”) = _

Range(“B4”) + 0.0004� Next a� Range(“B4”) = 1

Questo programminoaumenta di 0,0004, per2.000 volte consecutive,il valore iniziale di B4(che è zero), producen-do così l’effetto deside-rato. Per provare la ma-cro, riaprire il menu Ma-cro, e optare nuovamen-te per Macro. Si accedecosì alla maschera chegestisce queste ultime.Evidenziamo il nome delnostro programmino(dovrebbe essere Ma-cro1) e premiamo il pul-sante Esegui per godercilo spettacolo.

Se, invece, volete as-sociare la macro ad unpulsante, consultate ilDossier del mese di gen-naio di Pc Open sul Vi-sual Basic di Office, oquello di Luglio/Agostosulle macro di Excel. Chinon ha voglia di lavora-re, invece, può caricarenel programma Excel ilfile Grafico_animato.xls,presente sul cd rom alle-gato a questo numerodella rivista.

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Una delle caratteristi-che fra le più inte-ressanti del foglio

elettronico di casa Mi-crosoft è quella di poterutilizzare le cosiddetteformule matrice, specialiespressioni che sono ingrado di elaborare con-temporaneamente interezone dati restituendo i ri-sultati in una o più celle.

Se prendiamo in esa-me la semplice tabellinaillustrata nella figura 1,volendo sommare le trecolonne dobbiamo inse-rire in C7 la formula=C3:+E4, quindi replicarlasino alla cella E7 compre-sa. Usando le formulematrice, però, le cose so-no più semplici: bastaevidenziare la zonaC7:E7, digitare la formula=C3:E3+C4:E4, quindi, an-ziché consolidarla con ilsolito Invio premere con-temporaneamente i tastiControl+Maiuscole+Invio,e il gioco è fatto.

A questo punto, secontrolliamo i contenuti

Il problema: elaborare contemporaneamenteintere zone dati scrivendo una unica formula

La soluzione: utilizzare le formule matrice del programma Excel

Applichiamo in praticaSommare le colonneEcco un semplice esempio per introdurre i concetti di basedell’utilizzo delle formulematrice. Evidenziando la zonaC7:E7, inserendo in C7la formula = C3 : E3 + C4 : E4,premendocontemporaneamente i tastiControl+Maiuscole+Invio,l’espressione digitata vieneacquisita in modalità matrice.

Somma di prodottiLe formule matrice consentonodi moltiplicare fra loro i contenuti di zone di ugualidimensioni, indipendentementedalla loro posizione, quindi di sommare i risultati. In pratica si utilizza la funzione SOMMAin combinazione con l’operatorematematico di moltiplicazione.

Somme condizionaliExcel dispone di una funzioneincorporata per sommarecondizionalmente i valori di una zona, ma la sua sintassinon è immediata. Utilizzando le formule matrice,invece, risulta più facileesprimere i vincoli da rispettare,nonché impostare la formula.Le formule matrice supportanoanche i vincoli multipli.

Somme a condizionimultipleContrariamente alla funzione di libreria SOMMA.SE cheesegue somme condizionali, le formule matrice sono in grado di gestire vincoli anchepiuttosto complessi. In questicasi, però, è ancora piùconveniente combinare fra loropiù formule matrice. L’esempiomostra come sommare i solidati maggiori di 5 e inferiori a 4 di una zona.

Impariamo a lavorare



Settembre: Utilizzarei filtri avanzatiOttobre: Modificaregli sfondi dei graficiNovembre: Comeinterrogare un database esternoDicembre: Comecreare una funzioneutenteGennaioImpariamo a lavorarecon le matriciProssimamente:Realizzare graficianimati

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delle singole celle dellazona C7:E7 vi vediamo ri-portata sempre la stessaformula ({=C3:E3+C4:E4}),per indicare che è statainserita in modalità ma-trice. Fra l’altro, per ap-portarvi modifiche biso-gna prima evidenziarenuovamente tutta la zo-na, proprio perché la no-stra formula è entrata afar parte integrante diquest’ultima. In altri casi,invece, la formula matri-ce coinvolge una sola cel-la, e non bisogna proce-dere a preliminari evi-denziazioni di zone.

È il caso per esempio,di quando si voglionosommare i prodotti di uncerto numero di cellecontigue. Se ci riferiamoalla figura 2, e vogliamosommare i prodotti deivalori ospitati nella zonaC3:C6 per quelli contenu-ti nella zona F3:F6, bastainserire in una cella qual-siasi del foglio di lavorol’espressione =SOMMA(C3:C6*F3:F6), e consoli-darla premendo contem-poraneamente la magicasequenza Control+Maiu-scole+Invio. Insomma, daqueste poche note si puògià intuire come si abbiaa che fare con una fun-zionalità decisamente po-tente e versatile, le cuiapplicazioni sono solo daimmaginare. Il bello è chetutte le funzioni di Excelpossono essere utilizzateper impostare una for-mula matrice, pertanto siestendono notevolmentegli orizzonti operativi diognuna di esse.

Matrici e tabelleLe formule matrice si

prestano molto bene perelaborare con una sola

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operazione i contenuti diintere tabelle. Facendo ri-ferimento a quella di figu-ra 3, immaginate di volersommare solo i dati chesono superiori a 5. Inquesto caso Excel dispo-ne di una funzione dedi-cata (SOMMA.SE), ma lasua sintassi è piuttostocomplessa o, quantome-no, non certo immediata,mentre con le formulematrice ce la caviamo inquattro e quattro otto.Basta digitare in una cel-la l’espressione =SOM-MA(SE C4:D6>5;C4:D6)) einserirla tramite la famo-sa sequenza.

In pratica non abbia-mo fatto altro che inter-pretare il problema met-tendo in relazione fra lo-ro le funzioni SOMMA eSE secondo una sintassipiù intuitiva. Se poi, anzi-ché esprimere una con-dizione singola ponendocome vincolo che i nu-meri da sommare devo-no semplicemente esseremaggiori di 5, fosse ne-cessario impostare con-dizioni più complesse (icosiddetti vincoli multi-pli) la funzione SOM-MA.SE non ci sarebbe diaiuto, ma le formule ma-trice si. Così, se la nostrasomma deve riferirsi, po-niamo, ai soli valori mi-nori di 4 e maggiori di 5contenuti nella tabella,basta combinare due for-mule, ognuna delle qualiesegue rispettivamentele opportune sommecondizionali (figura 4).

In pratica l’espressio-ne che fa al caso nostro èla seguente:=SOMMA(SE(C4:D6>5;C4:D6))+SOMMA(SE(C4:D6<4;C4:D6))da inserire tramite la so-lita sequenza.

Medie e matriciLe formule matrice si

rivelano particolarmenteadatte per calcolare me-die aritmetiche escluden-do i valori nulli che le po-

le formule matriciali

con le matrici


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Operare sulle formulematriceQuando si inserisce una formula come matrice nondimenticare mai che l’inputdeve avere luogo nonpremendo Invio ma tramite la sequenzaControl+Maiuscole+Invio.Inoltre, se si vuole modificare o cancellare una formulamatrice bisogna primaprocedere ad evidenziare tutta la zona di inserimento.

Per saperne di piùChi vuole essere ulteriormentedocumentato sulle formulematrice, tanto perapprofondirne la conoscenzache per intravederne nuoveapplicazioni, può consultare in proposito la guida in linea di Excel. Aprire la guida e inserire nella casella di ricercalibera il termine Formulamatrice.

Sommare gli interiUn’altra applicazione delle formule matrice è quellache consente, per esempio, di sommare i valori decimalieventualmente ospitati in unazona, non tenendo però contodella parte decimale. Se i valori sono ospitati nella zona C4:D7, l’espressione=SOMMA(INT(C4:D7)) risolve il problema.

Medie escludendo gli zeriLa funzione MEDIA di Excel,molto utilizzata, calcola la media aritmetica dei daticontenuti in una zona, ma tieneconto della presenza di eventuali zeri. Il risultatopotrebbe uscirne falsato. Una formula matricesemplicissima, invece, consentedi superare elegantementeil problema.

trebbero falsare. Se, cal-colando la media dei va-lori della zona C5:F7, vo-gliamo escludere gli zeri,usando le funzioni tradi-zionali di Excel dovrem-mo avvalerci di una com-binazione di SOMMA eCONTA.SE.

In pratica la prima fun-zione somma indiscrimi-natamente i valori dellazona (SOMMA(C5:F7) ), eil risultato viene divisoper il numero dei valorinon nulli restituito daCONTA.SE(CONTA.SE(C5:F7;“<>0”)). Usando unaformula matrice, invece,le cose sono molto piùsemplici (figura 5). Infatti,ce la caviamo con la sem-plice espressione: =ME-DIA(SE C5:F7<>0;C5:F7)consolidata premendocontemporaneamente itasti Control+Maiusco-le+Invio.

È sicuramente un belrisparmio di tempo, sen-za contare che non sem-pre si conosce a menadi-to la sintassi delle funzio-ni tradizionali che si do-vrebbero altrimenti uti-lizzare. E poi, nella mag-gior parte dei casi, am-messo di poter risolvereil problema, avremmo ache fare con combinazio-ni di due o più funzioni.

Insomma, grazie allematrici si possono risol-vere situazioni per lequali Excel non prevedefunzioni dedicate o,quantomeno, richiedel’impostazione di formulecomplesse.

Per utilizzare bene leformule matrice si ricordiche le parentesi graffe de-vono essere inserite ri-correndo alla ormai arci-nota sequenza di control-lo, e che se i risultati so-no ospitati in più celle lacorrispondente zona de-ve essere evidenziata inanticipo. Infine, per mo-dificare o cancellare unaformula matrice bisognaevidenziare l’intera zonacui si riferisce.

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Excel dispone a libre-ria di qualche centi-naio di funzioni (ol-

tre quattrocento, ci sem-bra di ricordare…) mapuò accadere che fra tut-te non si riesca a trovarequella che fa al caso no-stro per risolvere un cer-to problema.

Facciamo subito qual-che esempio pratico. Sedobbiamo calcolare losconto da applicare adun ordine il cui importosupera, poniamo, un mi-lione di lire, dobbiamocreare estemporanea-mente la corrispondenteformuletta (utilizzando lafunzione condizionaleSe), mentre sarebbe piùcomodo disporre di unafunzione ad hoc che, ela-borando gli argomenti Im-ponibile e sconto percen-tuale, restituisca il risul-tato desiderato.

E ancora, per fare unesempio più semplice,possiamo impostare unafunzione utente che cal-coli l’area di un cerchio dicui sia noto il raggio. Tale

funzione non esiste nellalibreria di Excel, pertantosaremmo costretti a im-postare ogni volta la rela-tiva espressione. A que-sto punto, visto che do-vremmo essere convintidella utilità di progettareuna funzione utente, ve-diamo come si fa.

Creare la funzioneutente

Diciamo subito che lacreazione di una funzio-ne utente, seppure relati-vamente semplice, ri-chiede l’impostazione diuna macro. Pertanto,consigliamo il lettore chenon avesse dimestichez-za con questo argomentodi consultare il Dossiersulle macro di Excel,pubblicato sul numero diluglio-agosto di Pc Open.,e che si ritrova in forma-to Pdf sul cd rom numero41 del mese successivo.

Ma ecco la procedurada seguire. Aprire il me-nu Strumenti, selezionarela voce Macro, e nel cor-rispondente sottomenuoptare per Visual BasicEditor. Si accede così al-l’ambiente di sviluppodelle macro. Aprire il me-nu Inserisci, e selezionareModulo per creare una fi-nestra in cui digiteremo icomandi che costituisco-no la nostra macro.

Contemporaneamen-te, nella finestra superio-re a sinistra dell’area dilavoro, compare la voceModulo1, sotto la cartellaModuli. Per assegnare unnome al modulo appenacreato fare clic sulla sud-detta voce. Nella finestrasottostante viene visua-lizzata la scritta (Name)Modulo1. SovrascrivereModulo1 con il nome da

Il problema: impostare una nuova funzioneche esegua elaborazioni personalizzate

La soluzione: creare una funzione utenteassociata ad un programmino in Visual Basic

Calcolare l’areaAccedere all’Editor del Visual BasicAprire il menu Strumenti,selezionare la voce Macro, e nel menu che vienecontestualmente aperto optareper Editor del Visual Basic. Una alternativa consiste nel visualizzare la barra deglistrumenti del Visual basic(Visualizza, Barre Strumenti,Visual Basic) e premere l’iconadedicata della barra.

L’Editor del Visual BasicL’Editor del Visual Basic è unambiente di sviluppo in cui si possono creare e modificare le macro. Queste ultime si impostano digitandolenell’ambito di speciali finestre di lavoro che si comportano alla stregua di un tradizionalewordprocessor in cui operano le principali funzioni di editing.

Creare un moduloIn ambiente Editor aprire il menu Inserisci, quindiselezionare la voce Modulo.Nell’area di lavoro dell’Editorviene visualizzata una finestracorrispondente al modulo che è stato creato: vi digiteremola nostra macro. Al modulo viene assegnatocome default il nome di Modulo1.

Denominare il moduloNella sezione superiore della finestra a sinistra dell’areadi lavoro aprire la cartellaModuli e selezionare Modulo1.Nella finestra sottostante,sovrascrivere il nome standard(Modulo1) con quello che si vuole assegnare. Nel nostro caso opteremo per AreaCerchio. Gli spazi non sono ammessi.

Ecco come creare una



Luglio: Come utilizzarele tabelle pivotSettembre: Utilizzare ifiltri avanzatiOttobre: Modificare glisfondi dei graficiNovembre: Comeinterrogare un database esternoDicembreCome creare unafunzione utenteProssimamente:Utilizziamo le matriciSubtotali automatici

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assegnare al modulo: peresempio, AreaCerchio. Sinoti che i nomi dei mo-duli (e delle macro in ge-nere) non possono con-tenere spazi. Se fosse ne-cessario prevederli, bi-sogna utilizzare in alter-nativa l’underscore (_).

Pertanto, potremmooptare anche per il nomeArea_Cerchio. Prima dicominciare a impostarela macro, però, bisognaavere ben chiara in men-te la meccanica operati-va della funzione che vo-gliamo creare. Nel nostrocaso è piuttosto sempli-ce. Infatti, la nostra fun-zione utente (che chia-meremo AREA) richiedeun solo argomento cheindicheremo con Raggio.L’elaborazione prevista,consiste nell’elevare alquadrato il valore di que-st’ultimo e moltiplicarepoi il risultato per 3.14.Attenzione, il valore delglorioso pigreco deveprevedere per la separa-zione dei decimali il sim-bolo del punto e non l’i-taliana virgola.

Infatti, come vedremo,le macro vengono scrittein inglese e pertanto bi-sogna adattarsi alla nuo-va sintassi. Chiarite leidee possiamo scriverenel modulo le prime dueistruzioni del nostro pro-grammino, che hanno ri-spettivamente il compitodi dichiarare il nome del-la funzione e specificarele elaborazioni da esegui-re. Digitare esattamenteFunction AREA(Raggio),premere Invio per passa-re alla riga successiva, einserivi il passo: AREA =Raggio^2 * 3.14.

Abbiamo finito, per-ché contestualmente alpassaggio alla secondariga è stata inserita auto-maticamente anche l’i-struzione che concludela macro: End Function. Aquesto punto, è benecontrollare se tutto quan-to funziona.

Controllo della funzione

Accedere al foglio di la-voro facendo clic sul pul-sante di riferimento incalce al video. Portarsi suuna qualsiasi cella del fo-glio e digitare l’espressio-ne =AREA(6). PremendoInvio viene restituito il ri-sultato desiderato, nellafattispecie 113,04 vale adire l’area di un cerchiodi raggio 6. Ovviamente,se il valore del raggio fos-se ospitato in un’altra cel-la del foglio, come argo-mento della funzione sidevono dichiarare lecoordinate della cella(AREA(B1), ad esempio).

E ancora, il riferimentoal raggio può anche esse-re il risultato di unaespressione più o menocomplessa posta in argo-mento alla nostra funzio-ne utente. Se tutto è an-dato bene, possiamo con-gratularci con noi stessi,ma se abbiamo commes-so un errore scrivendo lamacro, il Visual Basic celo segnala prontamente.

Infatti, si riaccede su-bito all’editor dove è evi-denziato il passo conte-nente l’errore. Contem-poraneamente, la primaistruzione della macro èevidenziata in giallo. Cor-reggere l’errore (se lo tro-viamo…) quindi premereil tasto F8 sino a che la ri-ga non ha evidenziatol’ultima istruzione, e poiancora una volta. A que-sto punto si può ritorna-re in Excel e tutto do-vrebbe funzionare.

Se l’errore non si tro-va, diventa difficile usciredall’empasse. Pertanto,se siamo alle prime armi,meglio cancellare tutta lamacro, premere il pulsan-te Ok quando un messag-gio ci chiede se vogliamoriavviare il progetto, e ri-cominciare da capo.

La pazienza è un ingre-diente fondamentale persviluppare una funzioneutente.

di un cerchio

funzione utente


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Messaggi di erroreSe si è sbagliato qualcosanell’impostare la macro, quando si utilizza lacorrispondente funzione utentesi ritorna all’Editor, e vienevisualizzato un messaggio di errore. Automaticamente si entra in modalità debug(correzione). Correggerel’errore, quindi premere piùvolte F8 per eseguire passopasso la macro.

Per avere aiutoPer saperne di più sulle funzioniutente, in ambiente Editor aprirela guida in linea e attivare la finestra di ricerca libera. Digitare Funzioni utentee premere il pulsante Cerca.Consultare la videatacorrispondente a IstruzioneFunction. In ogni caso,consigliamo di consultare il dossier sulle macro nel numero di luglio-agosto.

Utilizzo della funzioneIn una cella del foglio di lavoroinserire l’espressione =AREA(5)per calcolare l’area di uncerchio di raggio 5. Premendo Invio viene restituitoil corrispondente risultato. Il raggio del cerchio può ancheessere inserito in una qualsiasicella (A1, per esempio), e in questo caso si digiterà=AREA(A1).

Creare la macroDigitare la prima istruzione della macro nell’area del modulo (Function Area(Raggio)), quindi premere Invio.Così facendo viene creataautomaticamente l’ultimaistruzione della macro (EndFunction). Digitare fra le due la seconda istruzione della macro e ritornare al foglio di lavoro.

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Nelle schede di giu-gno e settembre cisiamo occupati del-

le procedure per l’inter-rogazione di un data ba-se tabellare ospitato nel-l’ambito di un foglio dilavoro. Questa volta vo-gliamo strafare e, addi-rittura, eseguire delle ri-cerche in un archivioesterno residente sul di-sco fisso, senza nemme-no prenderci la briga dicaricarlo in memoria!Fra l’altro, ci renderemosubito conto che le ope-razioni sono altrettantosemplici, ma i risultatiche si possono ottenereancora più gratificanti.Insomma, dall’internodel foglio di lavoro in cuici si trova si possonoprelevare i dati contenu-ti nel suddetto archivioesterno impostando inquattro e quattr'otto cri-teri di filtrazione anchemolto sofisticati. Il belloè che il tutto è gestito dauna procedura intera-mente guidata che rendel’esecuzione di una ri-

cerca oltre che utile an-che quasi divertente ma,soprattutto, veramentealla portata di tutti. Perquanto ci riguarda ci ri-faremo ad un archivioclienti esemplificativo,semplicissimo e articola-to in soli quattro campi:Nome, Indirizzo, Città eProfessione. Ovviamente,però, ognuno può impo-stare la tabella come me-glio crede, tenendo pre-senti alcune essenzialiregolette. La prima rigadella tabella deve ospita-re i nomi dei campi, men-tre le successive sonodestinate a contenere leregistrazioni (i record, sevogliamo utilizzare il ger-go degli addetti ai lavo-ri…). Inoltre, non ci de-vono essere soluzioni dicontinuità nella zona da-ti nel senso che non so-no tollerate righe o co-lonne interamente vuo-te. La nostra tabella oc-cupa la zona A1..D16 diun foglio di lavoro che èstato registrato in C:\con il nome di Archivio.Alla zona dati (A1:D16,per l’appunto) è statoassegnato il nome Clien-ti. La denominazione del-la zona dati è essenzialeperché consente ad Ex-cel di individuare l’ar-chivio tabellare su cui siintende operare. Dicia-mo subito che nel nostrocaso ci siamo limitati adenominare la sola zonacontenente informazio-ni, ma se vogliamo utiliz-zare il nostro archivioanche dopo averlo ag-giornato è meglio indica-re un’area più ampia,proprio per tenere contodelle eventuali registra-zioni che venissero ag-giunte in seguito.

Il problema: eseguire una ricerca in un archivio esterno al foglio di lavoro

La soluzione: utilizzare la procedura guidatache opera nell’ambito del menu Dati.

Connettersi al dataL’archivioL’archivio tabellareesemplificativo che ci serviràcome falsariga per illustrare le procedure di interrogazionedi un data base esterno. La tabella deve essereopportunamente denominata(nel nostro caso l’abbiamochiamata Clienti). Salvare la cartella che la ospitasul disco fisso e chiuderla.

Attivare la connessioneCreare una nuova cartella.Aprire il menu Datie selezionare Carica datiesterni. Nel sottomenu optareper Nuova query su data base.Viene così visualizzata la maschera che elenca tutti i possibili tipi dicollegamento con dati esterni.Nel nostro caso optare per Filedi Microsoft Excel e premere il pulsante Ok.

Selezionare l’archivioImpostare il percorso di residenza della cartella che ospita l’archivio con cui ci si vuole collegare. Quando il suo nome comparenella finestra di sinistra,selezionarlo per trasferirne il riferimento nella casellaNome del data base. Per default viene esploratosubito il contenuto del disco C:\.

Selezionare i campiLa maschera che consente di selezionare i campi con cui lavorare. Fare clic sul pulsantino consopra impresso il segno più(affiancato al nome della tabellada interrogare) per visualizzarli.Selezionare quelli desiderati e fare clic sul pulsante dedicatoal loro trasferimento nella finestra accanto.

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Interrogare, con Excel,



Giugno: Utilizzare il data base di ExcelLuglio: Come utilizzarele tabelle pivotSettembre: Utilizzare i filtri avanzatiOttobre: Modificare gli sfondi dei graficiNovembreCome interrogare un data base esternoProssimamente:Come creare unafunzione utenteUtilizziamo le matrici

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Interrogare l’archivioDopo aver registrato

sul disco fisso la cartellaExcel che ospita il nostroarchivio, crearne unanuova, aprire il menu Da-ti, selezionare la voce Ca-rica dati esterni, e nelcorrispondente sottome-nu optare per Nuovaquery su data base. Cosìfacendo viene apertauna finestra multipla: ac-cedere a quella denomi-nata Data base facendoclic sull’omonima lin-guetta, e nell’elenco inessa ospitato seleziona-re la voce File di Micro-soft Excel. Infine, in calcealla finestra, spuntare lacasella Usa creazioneguidata Query.

Premendo il pulsanteOk veniamo informati daun messaggio che siamoin modalità connessionedati, mentre una ma-schera elenca in una spe-ciale finestra i file resi-denti sul disco fisso C:\(percorso standard). Seil nostro archivio si trovain una posizione diversaimpostarne il percorsodi residenza corretto edevidenziarne il nomequando verrà visualizza-to nella suddetta fine-stra. Così facendo ne de-terminiamo il trasferi-mento nella casella No-me data base.

A questo punto vienevisualizzata una nuovamaschera nella quale so-no elencati i nomi dei da-ta base tabellari presentinella cartella seleziona-ta. Nel nostro caso è pre-sente il solo archiviorappresentato dalla ta-bella che avevamo deno-minato Clienti. Facendoclic sul pulsantino affian-cato al suo nome vengo-no visualizzati tutti cam-pi dell’archivio.

Selezionare uno aduno quelli che devonocomparire nella tabelladei risultati della ricerca,e premere il pulsantecon sopra impressa una

freccia rivolta verso de-stra per trasferirli nellafinestra a fianco. Preme-re il bottone Avanti peraccedere alla mascherache gestisce l’imposta-zione dei criteri di inter-rogazione.

I criteri di ricercaGrazie alla procedura

guidata impostare i cri-teri di ricerca per ese-guire interrogazioni an-che molto complesse èun gioco da ragazzi. Ec-co come si fa, immagi-nando di dover estrarredall’archivio Clienti le re-gistrazioni di tutti quelliche risiedono a Roma.Nella finestra Colonne dafiltrare selezionare il no-me del campo Città, cheva così ad intestare laprima casella della se-zione Includi solo le ri-ghe. Aprire l’elenco a di-scesa associato alla ca-sella e selezionare l’ope-ratore di ricerca. Nel no-stro caso ci serviremo diEquivale a. Aprire l’elen-co a discesa associato al-la casella a fianco e sele-zionare il nome dellacittà che ci interessa: Ro-ma. Per il momento ètutto. Premere il pulsan-te Avanti per accederealla maschera che con-sente di specificare co-me ordinare i risultati,quindi premere ancoraAvanti, e nella mascheravisualizzata accettare laproposta default.

A questo punto, facen-do clic sul pulsante Finesi accede al box che per-mette di specificare do-ve devono essere ripor-tati i risultati. Per quantoci riguarda accettiamo laproposta di posizionarlinel foglio di lavoro attivoe specifichiamo l’indiriz-zo di cella che coinci-derà con l’angolo supe-riore sinistro della tabel-la dei risultati. Premen-do Ok, quest’ultima vie-ne prontamente visualiz-zata.

base e interrogarlo5

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un data base esterno

Specificare la posizione dei risultatiDefinito l’ordinamento vienevisualizzata una mascherain cui si accetta la propostaRestituisci dati a Microsoft Excel, quindi si accede ad un nuovobox. Spuntare il bottoneassociato alla voce Nel fogliodi lavoro esistente, quindispecificare nella caselladedicata la posizione dei risultati.

L’esito della ricercaLa tabella che compendia irisultati della ricerca. Come si vede sono stati estratti i record di tutti i clienti di Roma.Nell’area di lavoro è presenteuna piccola barra icone. Se si fa clic sulla prima è possibile eseguire una nuovaricerca senza dovernecessariamente rilanciare la procedura.

Impostare i criteriSelezionare il campo coinvoltonell’impostazione del criterio(Città). Nella prima casella della sezione Includi solole righe inserire tramite l’elencoa discesa l’operatore Equivale a.Nella casella a fianco inserire(sempre tramite il corrispondente elenco a discesa) il termine di riferimento per la ricerca(Roma).


Ordinamento dei risultatiLa maschera per l’ordinamentodei risultati. Sono previsti 3 livellidi ordinamento. Per definire i criteridi ordinamento, specificare il nome dei campi da ordinarenelle caselle dedicate e fare clicsul bottone associato al tipo di ordinamento desiderato per ogni campo. Può essere Crescente o Decrescente.

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Quando si crea ungrafico, indipenden-temente dal tipo

che si sceglie, questoviene tracciato controuno sfondo bianco cheviene definito per l’ap-punto area del tracciato.Quest’ultima, a sua voltaè ospitata in un riquadropiù ampio che rappre-senta l’area del grafico.

Se il nostro diagram-ma non serve solo peravere una idea dell’anda-mento della situazionerappresentata, ma vo-gliamo che la interpretinel migliore dei modi,vale la pena di interveni-re su queste due areemodificandone aspetto ecolore. Se non si vuolestrafare e non si calcatroppo la mano i risultatipossono essere moltopiacevoli e dare un deci-so tocco di professiona-lità alla intera composi-zione. Diciamo subitoche gli interventi sulledue aree prevedonoidentiche procedure,pertanto quelle che illu-

streremo sono indipen-denti dall’area che coin-volgono.

Ma vediamo quali in-terventi si possono ope-rare per dare corso ad ef-ficaci personalizzazioni.In pratica, si può agire alivello cromatico colo-rando l’area dello sfon-do, a livello di sfumaturedella tonalità applicata, ea livello di trama e di mo-tivo degli sfondi. Inoltreallo sfondo si può sosti-tuire una immagine im-portando nell’area il cor-rispondente file. Si puòanche agire sui bordi del-le due aree, definendo diquesti il colore e lo stileo lo spessore delle linee,nonché arrotondandoliod assegnando loroeventuali effetti di om-breggiatura.

Diciamo una volta pertutte che per accederealla maschera che gesti-sce i suddetti interventibisogna fare clic destrosull’area del grafico o sul-l’area del tracciato, e nelmenu contestuale optarerispettivamente per For-mato area grafico, o For-mato area del tracciato.

Bordi, colore e sfumature

Nella scheda Motivo èpossibile agire a livellodi bordi e di colore dellosfondo. Dei primi si puòdefinire il colore, lo stilee lo spessore delle lineedi contorno operando leopportune scelte neglielenchi a discesa asso-ciati alle omonime casel-le. Inoltre, è prevista lapossibilità di optare perl’effetto di ombreggiatu-ra e per gli angoli arro-tondati. Il colore di fon-

Il problema: come modificare o inserire nuovielementi negli sfondi dei grafici di Excel

La soluzione: utilizzare le tavolozzecromatiche disponibili a libreria, oppure importareimmagini o motivi grafici dall’esterno

Le procedureAvviare la proceduraFare clic destro sull’area che si desidera personalizzare.Così facendo si determinal’apertura di un menucontestuale in cui, a secondadell’area su cui si vuoleintervenire si selezionarispettivamente Formato areadel grafico o Formato area del tracciato. Con questa operazione si accede alla maschera di personalizzazione.

Bordi e colori di fondoLa maschera che consente di selezionare gli attributi dei contorni delle aree delgrafico e del tracciato. Delle linee che li costituisconosi possono definire stile, coloree spessore. Inoltre, alla bordatura si puòassegnare l’effetto ombra,oppure arrotondarne gli angoli. Il colore dello sfondopuò essere scelto nella tavolozza dedicata.

Sfumature degli sfondiNella maschera illustrata nella figura precedente fare clic sul pulsante Riempimento. Nella maschera a schede che viene contestualmentevisualizzata accedere alla scheda Sfumature.Specificare, attivando i corrispondenti bottoni, se si vuole utilizzare una sfumatura prestrutturata,o a uno o due colori.

Fondo sfumatoEcco come si presenta l’areadel grafico dopo che le è stataapplicata una sfumaturaa due colori. I due colori si scelgono in altrettantetavolozze cromatiche,dopodiché, nell’area Sfumaturadella maschera si specifical’orientamento della sfumaturastessa. La scelta è prevista fra sei opzioni.

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Come personalizzare



Giugno: Utilizzare il data base di ExcelLuglio: Come utilizzarele tabelle pivotSettembre: Utilizzare i filtri avanzatiOttobreModificare gli sfondidei graficiProssimamente:Come interrogare un data base esternoCome creare unafunzione utente

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do, invece, si può sele-zionare nella tavolozzacromatica della sezioneArea. Le scelte operatesono monitorate in ante-prima nella finestrellaEsempio. Un colore difondo può essere perso-nalizzato a livello di sfu-mature. In questo casobisogna fare clic sul pul-sante Riempimento peraccedere alla mascherache gestisce le corri-spondenti procedure.Nella sezione Colori del-l’area Sfumature si puòspecificare se operare alivello di uno o due colo-ri, oppure se si voglionoutilizzare sfumaturepreimpostate.

In quest’ultimo caso,spuntando il corrispon-dente bottone viene mo-strata una casella asso-ciata a un elenco a disce-sa che propone quelle alibreria. Se, invece, si op-ta per la sfumatura perso-nalizzata a uno o due co-lori, vengono visualizza-te due caselle in cui sele-zionare quello o quellidesiderati. Nella sezionesottostante si può speci-ficare l’orientamento del-la sfumatura. Vengonoproposte alcune varianti,e quella selezionata figu-ra visualizzata nella fine-stra di anteprima.

Trame e motiviQuesti due elementi,

gestiti dalle omonimeschede, si escludono avicenda, ed altrettantodicasi per il colore di fon-do. In altre parole, tramee motivi vengono appli-cati in maniera esclusivae non vi è la possibilità dioperare altri interventi.Le trame si materializza-no in una raccolta disfondi prestrutturati cheriproducono con moltaverosimiglianza quelloche viene definito l’effet-to materiale. Sono dispo-nibili 24 trame che ripro-ducono con molta vero-simiglianza superfici di

carta, legno, marmo, telae così via. Se si disponedei file corrispondentiad altre trame si può uti-lizzarli richiamandoli tra-mite la maschera cui siaccede premendo il pul-sante Altra trama.

E veniamo ai motivi. Sitratta di retinature dallagrafica variegata chepossono essere interpre-tate in due colori: unoper il motivo in primopiano, uno per quello insecondo piano. Le due to-nalità si scelgono nellecorrispondenti tavoloz-ze posizionate sotto la fi-nestra che ospita la gal-leria dei motivi.

Utilizzo di immaginiPer fare da sfondo al

grafico si può utilizzareuna immagine. In questocaso si deve accedere al-l’omonima scheda che faparte della mascherache gestisce gli effetti diriempimento, e fare clicsul pulsante Selezionaimmagine. Viene visua-lizzata una maschera didialogo molto simile aquelle solitamente utiliz-zate per l’apertura di unfile di una applicazioneWindows. Agendo suipulsanti del menu a bar-re, visualizzare nella fi-nestra dedicata il per-corso di residenza del fi-le da utilizzare. Una voltaindividuato il percorsodel nostro file, selezio-narne il nome.

Così facendo viene vi-sualizzata contestual-mente l’anteprima dellacorrispondente immagi-ne. A questo punto, clic-cando sul pulsante Inse-risci se ne determina iltrasferimento nel grafi-co. Se l’anteprima nonvenisse mostrata, aprireil menu a discesa asso-ciato all’ultima icona del-la barra strumenti dellamaschera (basta fare clicsulla freccia ad essa af-fiancata), e attivare lavoce Anteprima.

di personalizzazione5

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gli sfondi dei grafici

Utilizzo di immaginiPer personalizzare uno sfondoci si può avvalere di una immagine. Sono supportati tutti o quasi i più diffusi formati grafici.L’inserimento è gestito dalla scheda Immagine della maschera Effetti diriempimento. Fare clic sul pulsante Inserisci peraccedere alla maschera di dialogo per la specifica delpercorso del file da utilizzare.

Sfondi con immagineEcco come si presenta un grafico in cui l’omonima areaè stata personalizzata con unaimmagine. Considerando chequando si crea un grafico lo si fa per comunicare dei dati,bisogna porre molta cura nella scelta dell’immagine da utilizzare. In altre parole, non deve diventare l’elementodominante della composizionema inserirvisi armoniosamente.

Le trameIn alternativa alla colorazione,allo sfondo può essere attribuitauna trama. Per accedere alla galleria di queste ultimebisogna fare clic sul pulsanteRiempimento della mascherainiziale, e nella maschera che viene visualizzata accederealla scheda Trama. Nuove trame possono essereimportate dall’esterno.


I motiviUn’altra alternativa al colore è rappresentata dai motivi. Si tratta di retinature a due piani(primo e secondo) ciascuno dei quali può essereinterpretato in colori diversi da scegliersi in tavolozzeseparate. La loro scelta ha luogo nella scheda Motivodella maschera che gestisce gli effetti di riempimento.

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La scheda pratica diExcel del mese digiugno si riferiva alle

procedure per l’esecu-zione di semplici ricer-che estemporanee nel-l’ambito di un data basetabellare utilizzando i fil-tri automatici. Se, invece,si prevedono ricerche diuna certa complessità,conviene utilizzare tecni-che più sofisticate. Inpratica, si ricorre all’uti-lizzo dei cosiddetti filtriavanzati. Ma vediamo diche si tratta. Mentre uti-lizzando i filtri automaticii vincoli di ricerca si spe-cificavano in elenchi a di-scesa che si aprivano incorrispondenza dei nomidei campi dell’archiviotabellare (e i risultati ve-nivano immediatamentevisualizzati), in questocaso bisogna creare nel-l’ambito del foglio di la-voro una zona dedicataalla definizione dei vin-coli di interrogazione (la

cosiddetta zona criteri),nonché dichiarare opzio-nalmente dove devonoessere visualizzati i risul-tati. A questo punto biso-gna chiarire che cosa siintende per zona dei cri-teri. Vediamolo subito, ri-ferendoci all’archivio ta-bellare di figura 1.

La zona criteriSi tratta di una zona di

celle articolata in tantecolonne quante sonoquelle della tabella. Lecelle della prima rigaospitano i nomi dei cam-pi dell’archivio, che de-vono servire da punto diriferimento per le ricer-che, mentre nelle cellesottostanti si inserisconole parole chiave in corri-spondenza delle qualiverranno individuati i re-cord da estrarre.

Diciamo subito che laprima riga della zona cri-teri deve riportare i nomidei campi dell’archivioesattamente così comesono scritti in quest’ulti-mo, pena la non riuscitadelle interrogazioni. Per-tanto, quando si impostala zona criteri, il nostroconsiglio è quello di co-piare l’intestazione del-l’archivio e incollarla do-ve la vogliamo porre. Co-sì facendo si risparmiatempo e fatica, e non sicorre il rischio di pregiu-dicare i risultati finali.

Il concetto da seguireper impostare l’interro-gazione è il seguente. Sesotto la cella Cliente digi-tiamo Verdi, verrannoestratti i record relativi aquel cliente. Se, contem-poraneamente, inseria-mo nella cella Prodotto ilnome di un prodotto,verranno estratti ancora

Il problema: come eseguire ricerchecomplesse in un data base tabellare di Excel

La soluzione: impostare vincoli di ricercasecondo le tecniche avanzate previste dal programma

Impostare le zoneL’archivio tabellareUn data base Excel può essereassimilato ad una tradizionaletabella. La prima riga di intestazione ospita i nomi dei campi, mentre le altrerappresentano i singoli record. I dati inseriti devono essereomogenei nel senso che in un campo destinato ad ospitare valori non possonoessere inseriti testi, e viceversa.

La zona criteriLa zona criteri deve essereintestata esattamente come l’archivio tabellare e va dichiarata coinvolgendo la zona che comprende tutti gli inserimenti. La zona criteri illustrata in figuraoccupa la zona G15..I16, e tali coordinate devono esseredichiarate nel corso dellaprocedura di interrogazione.

Lancio della proceduraAprire il menu Dati, selezionarela voce Filtro e nel sottomenucontestuale optare per Filtroavanzato. Con questaoperazione viene visualizzata la maschera che gestisce la definizione dei parametrioperativi delle interrogazioni.Anche se non indispensabile,sarebbe consigliabiledenominare le zone da dichiarare.

La maschera di interrogazioneSpuntare la casella Filtral’elenco sul posto se si desidera che i risultati dell’interrogazionevengano visualizzati nella zonaoccupata dalla tabella. Se invece, si opta per la lorovisualizzazione in una altra zonabisogna dichiarare le corrispondenti coordinate nella casella Copia in. Dichiarare la zona criterinella casella Intervallo criteri.

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Come utilizzare i filtri


Ecco l’elenco degli argomentitrattati relativi a Excel

Marzo: Utilizzare la funzione IncollaspecialeAprile. Gestirel’inserimento dei datiGiugno: Utilizzare il data base di ExcelLuglio-Agosto: Comeutilizzare le tabellepivotSettembreUtilizzare i filtriavanzatiProssimamente:Modificare gli sfondidei graficiCome interrogare un data base esterno

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i record del cliente Verdima solo quelli relativi aquel prodotto. In pratica,è come se avessimo im-postato una ricerca re-strittiva (cosiddetta inAnd). Se, invece, nelledue celle sottostanti allacella Cliente digitiamoBianchi e Rossi, alloraverranno estratti i recordrelativi a entrambi i duenominativi. Ecco una ri-cerca estensiva o in Or. Eancora, digitando sottola cella Fatturato l’espres-sione >1.000.000 si po-tranno individuare tuttele registrazioni relative afatturati maggiori di taleimporto.

Insomma, combinan-do variamente gli inseri-menti si possono esegui-re le ricerche più dispa-rate. Ovviamente, tutte levolte che si imposta unaricerca bisognerà dichia-rare le esatte dimensionidella zona dei criteri, chevariano a seconda diquali celle sono stateriempite.

Tutto sarà più chiarose facciamo un esempiopratico. Immaginiamo divoler estrarre dall’archi-vio tutte le fatture delcliente Verdi relative al-l’acquisto del prodottoA1. A questo punto, dopoaver replicato le intesta-zioni dell’archivio percreare la struttura dellazona criteri, bisogna digi-tare rispettivamente sot-to i campi Cliente e Pro-dotto, Verdi e A1. La zonacriteri, pertanto, si artico-la in due righe.

L’interrogazioneAdesso siamo pronti

per eseguire l’interroga-zione. Aprire il menu Da-ti, selezionare la voce Fil-tro, e nel corrispondentesottomenu optare per Fil-tro avanzato. Così facen-do viene visualizzata lamaschera per la dichia-razione della zona criteri.Nella suddetta mascheraè già attivata l’opzione

Filtra sul posto. Ciò signi-fica che accentandola i ri-sultati verranno visualiz-zati nell’ambito dellastessa tabella per contra-zione dei suoi contenuti.Non ci resta che specifi-care la zona dei criteri.Fare clic sul pulsantino afianco della casella Inter-vallo criterio ed eviden-ziarla. Le corrispondenticoordinate vengono vi-sualizzate in una specialemascherina, e facendoclic sul pulsante con so-pra impressa una X, tra-sferite nella mascheraoriginale. Quello che ciresta da fare è premere ilpulsante Ok. Con questamossa, la tabella origina-le si contrae e mostra lesole righe relative alle re-gistrazioni del clienteVerdi relative ad acquistisuperiori al milione.

Per visualizzare nuo-vamente l’intera tabella,aprire il menu Dati, sele-zionare Filtro, e nel sotto-menu optare per Mostratutto. Se, invece, si vuolevisualizzare i risultati inuna posizione specificabisogna incollarvi le inte-stazioni dei campi del-l’archivio e dichiararne lecorrispondenti coordina-te nella maschera di in-terrogazione.

Trucchi e astuzieLe ricerche si possono

impostare anche utiliz-zando le wildcard (* e ?).Per chi non lo ricordasse,si tratta di speciali carat-teri jolly che si sostitui-scono a una o più letteredelle chiavi di ricerca.Per esempio, il punto in-terrogativo sostituisce uncarattere, pertanto, se siricerca relativamente alcampo Cliente la chiaveVer?i, oltre a Verdi ver-ranno individuati Versi,Verti, Vermi, Verbi e cosìvia. Invece, se inseriscecome chiave Ver*, ver-ranno individuati ancheVerris, Verrini, Vermicelli,Verdetti e così via.

dei criteri5

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avanzati di Excel

Una ricerca estensivaLa figura illustra i risultati di una ricerca estensiva in cui si visualizzano i risultati relativialla ricerca dei record relativi al cliente Verdi o Bianchi. Si noti che i nomi dei due clientisono stati scritti l’uno sottol’altro nelle celle sottostante il nome campo Clientidella zona criteri.

Per saperne di piùPer meglio documentarsi sui filtri avanzati e su comeimpostare le zone dei criteria seconda dei tipi di ricerca che si intende condurrericercare nella guida in linea il termine Filtro avanzato.Vengono individuati alcuniargomenti di cui si consigliaconsultare le corrispondentivideate di aiuto.

Dichiarazione delle zonePer facilitare la dichiarazionedelle zone, facendo clic sul pulsantino a fianco della casella di dichiarazione, si riaccede al foglio di lavoro e si possono evidenziare con il mouse le zone da specificare, le cui coordinatevengono visualizzate in una speciale casella. Chiudendo la casella vengonotrasferite nella maschera.


Una ricerca restrittivaLa figura illustra i risultati di una ricerca restrittiva(cosiddetta in And), nella qualesi individuano i record relativiall’acquisto del prodotto A1da parte del cliente Verdi. Si noti che le chiavi di ricercasono state digitate sotto i corrispondenti nomi campie allineate sulla stessa riga.

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Le macro, più a torto che a ragione, sonoconsiderate alla solaportata degli esperti. Se le avvicinate mettendo da parte ognitimore reverenziale viaccorgete che, se non sivuole strafare, si possonousare con una certasoddisfazione. Ecco come

di Alberto Nosotti

Fra le funzionalità più versatili e poten-ti di cui si fregia il foglio elettronico dicasa Microsoft, un posto di riguardo

spetta decisamente alle macro, anche se illoro utilizzo si rivela purtroppo disattesodalla maggior parte degli utenti perchéconsiderato difficile e solo alla portata de-gli addetti ai lavori. Errore!

Avvalersi a livello professionale del lin-guaggio di programmazione che opera nel-l’ambito di Excel (il Vba, acronimo diVisual Basic for application) non è sicura-mente un’impresa alla portata di tutti, mase ci si accontenta di sviluppare sempliciapplicazioni o di automatizzare alcune del-le operazioni che ricorrono frequentemen-te nella quotidianità dello studio o del la-voro di ufficio, la musica cambia. E come!

Addirittura, è lo stesso Excel che forni-sce gli strumenti (semplici e facili da uti-lizzare) che ci consentono di avventurarsiin questo affascinante universo. Ma checosa è una macro? In linea di massima pos-siamo considerarla come un insieme diistruzioni scritte in un linguaggio partico-lare (il Vba, per l’appunto), che Excel in-terpreta puntualmente per riprodurre au-tomaticamente una certa operazione.

Per esempio, la creazione di un grafico,la stampa di una tabella, l’interrogazionedi un data base e via dicendo. Il bello è chei nostri programmini possono essere lan-ciati da tastiera, da menu, premendo unpulsante o richiamati dall’interno di un al-

IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE

Pc Open Luglio/Agosto 2000164

MACRO IN EXCEL

� ANATOMIADI UNA MACRO

� L’analisi del listato di una macro ha luogo nell’Editor (una specie di word processor), ed è il modo miglioreper penetrare senza traumi nei segreti del Vba. Analizzando ad uno ad uno i passi del codice ci si può rendere conto della dinamica operativa delle varieistruzioni e intuire dove apportaresemplici modifiche che consentano di utilizzare più estensivamente le macroche registriamo.

Altri trucchi, astuzie e consiglia pagina 168

Le macro di Excel per tutti

tro, pertanto è possibile gestirli nel loro in-sieme con una certa facilità arrivando amettere in piedi applicazioni anche abba-stanza importanti, almeno per noi che stia-mo cominciando. Per esempio, possiamosviluppare una macro che estrae da un ar-chivio di fatture gli estremi delle parcelleinevase e li inserisce in una lettera indiriz-zandola al cliente moroso. Tutto questopremendo semplicemente dei pulsanti.

I due modi per realizzare una macroChi pensasse che questa applicazione è

troppo difficile da realizzare dovrà ricre-dersi dopo aver letto questo Dossier. Nonsolo sarà in grado di crearla, ma anche diarricchirla con nuove funzionalità. Ci sonodue modi per sviluppare una macro. Il pri-mo, alla portata dei soli esperti, ne preve-

de la scrittura diretta nell’ambito del co-siddetto Editor, il modulo in cui il pro-gramma Excel memorizza le macro, men-tre il secondo, fatto apposta per noi comu-ni mortali, consiste nel registrare la proce-dura da automatizzare mentre la si esegueal personal computer.

Successivamente, con semplici modifi-che al corrispondente listato potremo uti-lizzarla in maniera più estensiva. Il regi-stratore delle macro è la chiave che ci di-schiude le porte del mondo della program-mazione.

Infatti, se dopo aver registrato una certaoperazione si analizza il corrispondenteprogrammino che Excel ha creato automa-ticamente, si riesce poco per volta a pene-trare nella sintassi del Vba sdrammatiz-zando l’interpretazione dei suoi principi

� IL REGISTRATORE DELLE MACRO

� Registrare una macro è il primo passoper familiarizzare con il Vba. Così facendo, tutto quanto viene eseguitoal computer si trasformaautomaticamente in una macro che può essere successivamente lanciatatutte le volte che vogliamo ripetere quellaprocedura. Il corrispondente listato viene memorizzato nell’Editor di Excel, da cui viene richiamato tutte le volte che si esegue la macro.


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MACRO IN EXCEL

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� INTERFACCEA PULSANTI

� Quale opportuno complemento delle macro, Excel mette a disposizioneuna speciale barra strumenti che, in particolare, consente di disegnarepulsanti del tutto simili a quelli che operano nelle applicazioni Windows. Alla pressione di un pulsante si può associare il lancio di una macro. Si possono così impostare semplici ma efficaci interfacce utente per gestire le nostre applicazioni.


CREIAMODELLE MACRO

� Sviluppare un’applicazione significacreare macro elementari che eseguonoben specifiche operazioni, quindi controllarne l’esecuzione tramite una opportuna interfaccia. In questa sede vedremo come strutturaredue applicazioni che, premendosemplicemente alcuni pulsanti, consentonorispettivamente di estrarre le parcelleinevase da un archivio fatture o di operarela conversione di un importo in Euro.


LE MACROINTERATTIVE

� Le macro registrate hanno una grossalimitazione. Non sono interattive, nel senso che eseguono sempre la stessaoperazione e non possono ricevere inputdall’esterno che ne possano modificare il corso. Ma, se le mettiamo in grado di acquisire dati e di controllarliopportunamente si può conferire ad esse la capacità di prendere decisionisulla base delle informazioni che gli vengono passate da noi.


• A CHI VUOLE SAPERE CHE COSASONO LE MACRO

• A CHI VUOLE SFRUTTARE MEGLIO LE POTENZIALITÀ DI EXCEL

• A CHI VUOLE SVILUPPARE SEMPLICIAPPLICAZIONI AUTOMATIZZATE

suggerimenti, trucchi e astuzie per realizzarle e usarle

essenziali. Insomma, il nostro approccioall’austera materia è decisamente anticon-venzionale ed ha l’ambizione di renderesubito operativo e gratificare con piccolirisultati iniziali chi intende cimentarsi conla programmazione di Excel.

Il desiderio di sdrammatizzare una ma-teria che può essere anche molto com-plessa ci porterà inevitabilmente a impre-cisioni formali, ma lo scopo non è quello difare la concorrenza ai programmatori pro-fessionisti bensì di utilizzare al meglio ilnostro foglio elettronico, magari diverten-doci anche.

Le nostre macro non avranno la poten-za, snellezza ed eleganza di quelle svilup-pate da un esperto, ma saranno comunquein grado di svolgere in modo soddisfacen-te, sia pure con qualche limitazione, i com-

piti che abbiamo loro assegnato. A patto di non voler cercare la luna nel

pozzo. Se vogliamo trarre profitto dal con-tenuto di questo Dossier non dimentichia-mo mai che alla mancanza di conoscenzetecniche specifiche dobbiamo sopperirecon creatività, fantasia e…molta pazienza.A proposito di quest’ultima, ci sentiamo difare una calda raccomandazione.

Se eseguendo le prime macro insorges-se qualche intoppo, il nostro consiglio èquello di ricominciare da capo, magari an-che uscendo da Excel e rilanciando il pro-gramma. Infatti, sino a che non avremo fa-miliarizzato con il cosiddetto debugging (lacaccia agli errori, in altre parole) ci si po-trebbe trovare in situazioni imprevedibili,uscire dalle quali non è ancora alla portatadi un principiante. Buon viaggio!

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MACRO IN EXCEL

Abbiamo anticipato nell’introduzione,che la chiave di accesso al Vba è il re-gistratore delle macro, quella speciale

funzionalità di Excel che consente di tra-durre in codice qualsiasi operazione ese-guita al computer.

Dopo averla registrata, non dobbiamofare altro che rilanciarla tutte le volte chesi vuole rieseguire quella procedura. Nonilludiamoci che il registratore ci trasformiin esperti programmatori, ma è l’ideale perincominciare. Mettiamoci all’opera. Quelloche ci proponiamo di fare è registrare unasemplice macro, anzi semplicissima, cheestragga da una tabella gli estremi delleparcelle invase di un certo cliente. Dopoaverla modificata, utilizzeremo tale macroper sviluppare una piccola applicazione.Ma ecco come procedere. Aprire il menuStrumenti, selezionare la voce Macro, quin-di optare per Registra nuova macro nel cor-rispondente sottomenu. Si accede così adun box in cui è possibile assegnare un no-me al programmino che stiamo registran-do (Fatture_Inevase, per esempio), e anchedescriverne i compiti svolti. Nella casellaMemorizza macro in optare per Questa car-tella di lavoro.

Attenzione, nei nomi delle macro spazi opunti devono essere sostituiti con l’under-score. Premendo il pulsante Ok si passa al-la modalità di registrazione e, al tempostesso, viene visualizzata una minibarracomposta da due icone. Quella con sopraimpresso un quadratino consente di disat-tivare il registratore una volta conclusa laregistrazione. A questo punto evidenziarela tabella dati premendo contemporanea-mente i tasti Control e Asterisco (quindisenza utilizzare il mouse). I vantaggi di unsiffatto modo di operare sono importanti.Infatti, così facendo, l’evidenziazione pre-

Creare un’applicazioneda zero non è proprioalla portata di tutti.Occorre saper dialogarecon il linguaggio di programmazione di Excel. Per fortuna,però, c’è il registratoredelle macro con il qualela musica cambia…E come!

� ATTIVAZIONE DEL REGISTRATORE

� Il registratore delle macro:

� DENOMINAZIONE DELLA MACRO

� REGISTRARE LA PROCEDURA

Per accendere il registratore aprireil menu Strumenti e selezionareMacro, Registra Macro. Si accede così alla maschera per denominare la macro e specificare alcuni parametrioperativi. Oppure, aprire il menuVisualizza, selezionare Barre deglistrumenti, e nel sottomenu optareper Visual Basic. Viene esibita unabarretta con alcune icone. Fare clicsu quella con sopra impresso un circoletto nero. Alla macro puòessere anche associata unasequenza di lancio costituitadal tasto Control e da un carattere.

Digitare il nome da assegnare allamacro nella casella Nome macro.I nomi non devono contenerespazi o punti. Se fossero necessari,sostituirli con l’underscore(Stampa_modulo, per esempio).Ad una macro può essereassegnata una sequenza dicontrollo per poterla lanciare dallatastiera. Specificare il carattere daassociare alla pressione del tastoControl nella casella Scelta rapidada tastiera. Per evitare sequenzein conflitto con quelle già utilizzateda Excel conviene comporleutilizzando caratteri maiuscoli.

Denominata la macro il registratore è attivo (si noti la presenza della barretta con dueicone). Quella con il quadratinoconsente di concludere laregistrazione. Posizionare il cursoreall’interno della tabella dati, e premere contemporaneamente i tasti Control e Asterisco perevidenziarla interamente. Aprire il menu Dati, selezionare Filtro, e nel sottomenu Filtro automatico.Aprire l’elenco a discesa associato al campo Cliente e selezionare VerdiGiuseppe. Ripetere l’operazioneselezionando No nel campo Pagato.

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primi passi nel mondo del Vbascinde dal numero di righe e di colonnedella tabella e diventa possibile procederead aggiunte o cancellazioni senza proble-mi. Aprire il menu Dati, selezionare la voceFiltro e la sottovoce Filtro automatico de-terminando la comparsa di un pulsantino afianco delle celle che costituiscono le inte-stazioni della tabella.

Fare clic su quello associato alla voceCliente, e nell’elenco a discesa che vieneaperto selezionare il nome che ci interessa(Verdi Giuseppe, poniamo). Con questaoperazione si determina la contrazionedella tabella che visualizzerà ora solo le re-gistrazioni relative a quel cliente. A questopunto, ripetiamo l’operazione sulla nuovatabella, ma questa volta apriamo l’elenco adiscesa associato alla voce Pagato, e sele-zioniamo No.

Il risultato delle due ricerche è l’elencodelle parcelle inevase di Verdi Giuseppe.Già che si siamo, dal momento che tali da-ti sono evidenziati, copiamoli. Quindi, pre-mere il tasto Pagina Giù, selezionare la cel-la B38 e replicare i dati in memoria. Il si-gnificato di questa replica ci sarà chiaro inseguito. Premere Pagina Sù, selezionare lacella A1 e premere il tasto Esc per desele-zionare il risultato della ricerca. Aprire ilmenu Dati, selezionare Filtro e ancoraFiltro automatico per disattivare la funzio-ne. È tutto. Nella barretta che è stata vi-sualizzata contestualmente all’attivazionedel registratore, facciamo clic sul pulsantecon sopra impresso il quadratino per con-cludere la registrazione. Da questo mo-mento la nostra macro è custodita nellamemoria di Excel (nell’ambito dell’Editorcome vedremo), e potrà essere richiamatain qualsiasi momento.

Vediamo come. Prima, però, eliminiamoi dati che abbiamo testé replicati nella cel-la B38, altrimenti non potremo renderciconto del buon funzionamento del nostroprogrammino. Riportiamoci nella parte su-periore del foglio di lavoro, riapriamo ilmenu Strumenti, selezionano Macro, e nelsottomenu nuovamente la voce Macro.Così facendo si accede a una maschera incui sono elencate tutte le macro memoriz-zate. Nel nostro caso, ovviamente, soloquella che abbiamo appena registrato.Selezioniamola e premiamo il pulsateEsegui. Detto fatto, vengono estratte leparcelle inevase di Verdi Giuseppe e il ri-sultato replicato in B38! Provare per cre-dere. È ovvio che un programmino di que-sto genere non serve un gran che dal mo-mento che ricerca sempre e solamente lefatture insolute dello stesso cliente.

Ma per noi è solo un punto di partenzaperché fra poco lo modificheremo oppor-tunamente in modo da poterlo utilizzarepiù estensivamente.

� REPLICA DEI RISULTATI

� ESECUZIONE DELLA MACRO

� PER SAPERNE DI PIÙ

La doppia interrogazione della tabella dati isola le fattureinevase. Con il registratore sempreattivo, copiare tali dati (che sonogià evidenziati), e incollarli nellacella B38 della sottostante videata.Premere Pagina Sù, riaprire il menu Dati, disattivare il filtroautomatico, premere Esce selezionare la cella A1. A questo punto spengere il registratore facendo clicsull’icona con il quadratino,ritornare alla videata sottostante,cancellare i risultati, quindiriaccedere alla videata principale.

Dal foglio di lavoro principale aprireil menu Strumenti, selezionareMacro, e optare ancora per Macronel corrispondente sottomenu.In alternativa, se si è richiesta la visualizzazione delle icone VisualBasic, fare clic su quella che recaimpresso un triangolino orizzontale.Nella maschera cui si accedeselezionare il nome di quella da lanciare (Fatture_inevase),quindi fare clic sul pulsante Esegui. Se abbiamo operato correttamenteverrà eseguita la ricerca delle parcelle inevase del clienteVerdi Giuseppe.

Se volete saperne di più sul registratore delle macro e come utilizzarlo piùestensivamente accedere alla guida in linea di Excel, aprire la scheda Ricerca libera e digitarenella casella di interrogazioneRegistrare una macro. Vengonoelencati numerosi argomenti di cui si consiglia di consultare le corrispondenti videate di aiuto.Nell’elenco sono presenti voci chesi riferiscono ad altri temi trattati in questo dossier. Si consiglia di stampare le videate significativeper una più agevole consultazione.

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MACRO IN EXCEL

La macro che abbiamo registrato(Fatture_inevase), almeno per il mo-mento non serve un gran che, ma per

comprendere la dinamica operativa delVba si rivela utilissima. Infatti, se ne esplo-riamo il listato (vale a dire l’insieme diistruzioni in cui si articola) potremo ap-prendere molte cose. Prima però, bisognaaccedere la dove è custodita: nell’Editor diExcel. Basta sezionarla nella maschera cheabbiamo utilizzato per eseguirla e fare clicsul pulsante Modifica. Si passa così ad unnuovo ambiente dalla struttura piuttostocomplessa.

La sezione che ci interessa è quella didestra, nella quale dovrebbe comparire inbella mostra il listato della registrazione,che proponiamo in figura dopo averne nu-merato i vari passi al fine di facilitarne ilcommento. Si nota subito che il nostro li-stato contiene molti termini inglesi, per-ché anche nelle versioni nazionalizzate diExcel comandi e istruzioni macro sono re-stati quelli originali.

La riga 1 inizia con la parola chiave Sube dal nome assegnato a suo tempo (allamacro), che è seguito dalle parentesi chiu-se e aperte: tutte le macro cominciano co-sì. Le righe da 2 a 7, invece, sono vuote odi commento, e come tali sono preceduteda un apostrofo che le esclude dalla ese-cutività del programma (e sono di coloreverde).

In particolare, la riga 3 ribadisce il nomedella macro, mentre la 4 denuncia la datadella registrazione e il nome del titolaredella licenza di Excel. La riga 5 è una rigadi stacco, mentre la 6 è del tutto vuota (sela riga è vuota, l’apostrofo è opzionale) eviene usata dal programma per dichiarare,qualora fosse stata specificata, la sequen-za di tasti con cui è possibile lanciare lamacro da tastiera. Noi non lo abbiamo fat-to e per questo la riga è vuota. Ma veniamo

Analizzando il listato di una macro registratasi può imparare molto.Inoltre, con semplicimodifiche o assemblandofra loro parti di più listati è possibilesviluppare macro piùcomplesse che servonocome punto di partenzaper realizzare una nostra applicazione

� Analisi e modifica dei listati

� PER ACCEDERE AL LISTATO � GESTIRE LE MACRO

Il metodo migliore per apprendere poco a poco il Vba è quello di registrare semplici macro e analizzarne i listati. Così facendo ci si rende subito conto di come viene interpretata una certaoperazione e si può penetrare nella dinamica delle varie istruzioni. Fra l’altro, una volta che ci si è resi conto delle funzioni svolte da uno o più passi, li si possono replicare tali e quali (o consemplici modifiche) nell’ambito di un’altra macro o di una macro vuota per svilupparne di nuove.

� IL LISTATO DELLE MACRO FATTURE_INEVASE

01 Sub Fatture_inevase()02 ‘03 ‘ Fatture_inevase Macro04 ‘ Macro registrata il … da ….05 ‘0607 ‘08 Range(“B10”).Select09 Selection.CurrentRegion.Select

10 Selection.AutoFilter11 Selection.AutoFilter Field:=1, Criteria1:=”Verdi Giuseppe”12 Selection.AutoFilter Field:=4, Criteria1:=”no”

13 Selection.Copy14 ActiveWindow.LargeScroll Down:=115 Range(“B38”).Select16 ActiveSheet.Paste

17 ActiveWindow.LargeScroll Down:=-118 Range(“A1”).Select19 application.CutCopyMode = False

20 Selection.AutoFilter

21 End Sub

La maschera cui si accede con la procedura descritta nella figuraprecedente consente di gestire molteoperazioni sulle macro. In pratica, dopoaver selezionato nell’elenco il nome di una macro, premendo i corrispondentipulsanti la si può eseguire, modificare o cancellare. Facendo clic sul pulsanteOpzioni si accede ad un box in cui è possibile modificare l’eventualesequenza di controllo associata alla macro. Si accede alla maschera della macroanche attraverso la barra degli strumentidel Visual Basic

Per accedere al listato di una macroregistrata aprire il menu Strumenti,selezionare la voce Macroe nel corrispondente sottomenu optareancora per Macro. Nella maschera che viene visualizzata selezionare il nomedella macro di cui si vuole esaminare il listato e fare clic su Modifica. Si accede così alla sezione dell’Editordel Vba che custodisce il codice del nostro programmino. In alternativa si può passare attraverso la barra deglistrumenti del Visual Basic. Fare clic sul pulsantino con il triangolo.

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ai passi di programma veri e propri. La ri-ga 8 determina la selezione della cella B10della tabella, mentre la 9 interpreta la pres-sione dei tasti Control e Asterisco per evi-denziarla interamente. I passi da 10 a 12,invece, determinano rispettivamente l’atti-vazione dell’Autofiltro e le due selezioni ne-gli elenchi a discesa associati ai campiCliente e Pagato.

I passi da 13 a 16 si riferiscono alla copiadei risultati e al loro incollaggio in B38. Inparticolare, il passo 14 si riferisce alla pres-sione del tasto Pagina Giù. È ridondante, epuò essere cancellato senza che la macrone risenta. I passi da 17 a 19 interpretano lapressione del tasto Pagina Sù (anche que-sto passo può essere eliminato), la selezio-ne della cella A1 e la pressione del tastoEsc. Il passo 20 disattiva la funzioneAutofiltro per ripristinare la tabella origina-le. Infine, il passo 21 conclude il program-mino (così infatti termina qualsiasi macro).Da questa analisi si intuisce che una macroregistrata presenta, come già avevamo an-ticipato, una grossa limitazione.

La nostra, per esempio, tutte le volteche verrà lanciata eseguirà sempre la stes-sa operazione, e non è possibile indirizzar-la ad operare una ricerca diversa nell’ar-chivio fatture. Possiamo però modificarneil listato al fine di indurla a comportarsi

diversamente. Tale modifica si può esegui-re facilmente dal momento che l’Editor delVba si presenta come un qualsiasi elabora-tore di testi, pertanto possiamo sostituireVerdi Giuseppe con il nome di un altrocliente di cui vogliamo conoscere la situa-zione contabile.

A questo punto, anche se non è il massi-mo, potremmo creare un certo numero dimacro vuote (basta attivare il registratore,denominare ogni macro con il nome di uncliente e interrompere subito la registra-zione senza eseguire nessuna operazione),e copiare al loro interno con un sempliceTaglia e Incolla i passi da 8 a 20 compresidel listato di figura 1.

Infine, in ogni listato, sostituire VerdiGiuseppe con il nome del cliente di cui sivuole isolare le parcelle inevase (attenti al-le virgolette!). Per dare corso ad una ricer-ca si accede alla maschera delle macro e siesegue quella relativa al cliente che ci in-teressa, oppure si digita la sequenza dicontrollo eventualmente assegnata allacorrispondente macro vuota. Fra poco,però, vedremo come tutto questo si puòfare con una sola macro. A questo punto,dovreste saperne abbastanza per comin-ciare a creare qualche macro personalizza-ta, magari assemblando con il Taglia eIncolla passi di macro diverse.

� L’EDITOR DEL VBA � LE MACRO VUOTE consiglia

Installazione di ExcelSi consiglia di procedereall’installazione completa del programma e, in particolare, della guida in linea del Visual Basicfor application. Questo al fine di disporre di tutte le informazioni necessarie per potersviluppare in futuro applicazioni più impegnative e, soprattutto, per utilizzare correttamente l’Editor.

Eliminazione di una macroSe, esercitandosi a sviluppare proprie macro, l’elenco di quellevisualizzate nella maschera che le gestisce si dovesse allungaretroppo, ingenerando confusione, è raccomandabile fare un po’ di pulizia. Basta selezionare il nome della macro da cancellare e fare clic sul pulsante Elimina. Attenzione: le macro devono esserecancellate una per volta.

Esecuzione delle macroSe si dovessero verificare errori, non insistere. Per non addentrarsi in vicoli ciechi, ritornare in ambienteExcel, eliminare la macro e crearne unanuova. Purtroppo, non siamoabbastanza esperti per comportarci in modo migliore. Chi se la sente può provare a consultare l’aiuto dell’Editor.

Il registratoreSe attivando la registrazione noncomparisse la barretta con i duepulsanti, aprire il menu Visualizza,selezionare Barre strumenti e gestirela registrazione tramite la vocededicata che vi dovrebbe esserecontenuta. Per documentarsi meglio sulla registrazione delle macroaccedere all’indice della guida in linea di Excel e ricercare il termineRegistratore. Viene individuatol’argomento Registrare una macro.Consultare la corrispondente videata e i rimandi in essa contenuti. Si consiglia anche di ricercareCreazione Macro e di esplorare le sottovoci: modificare, eseguire,copiare, eliminare una macro,aggiungere pulsanti e caselle di controllo.

L’editor del Visual Basic è uno specialemodulo di Excel in cui vengonomemorizzate le macro registrate o createdirettamente. Si accede all’Editordalla maschera di gestione delle macro.Selezionare il nome di una macro e fare clic su Modifica. L’Editor si comportacome un tradizionale elaboratore di testi,pertanto i listati delle macro possonoessere cancellati, copiati e modificati con semplici operazioni di Taglia e Incolla.Questo fatto si rivela prezioso per sviluppare nuove macro assemblandopassi provenienti da programmi diversi.

Se si attiva il registratore (previadenominazione della macro) e si interrompe immediatamente la registrazione senza eseguire operazioni,si crea automaticamente il listato di una macro vuota. Se la lanciamo, ovviamente, non succedealcunché. Però la possiamo utilizzarecome punto di partenza per sviluppareuna nuova macro (con lo stesso nome). In pratica, basta replicare al suo interno,subito dopo le istruzioni di apertura, il listato di un’altra macro o solo i passi che ci interessa vengano eseguiti.

delle registrazioni

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Le macro registrate hanno un grande li-mite, poiché non sono in grado di ac-quisire dati dall’esterno, e pertanto non

possono modificare il loro corso in funzionedei nostri input. Facciamo un esempio. Sesviluppiamo una macro per simulare un con-vertitore di valute, il nostro programminoconvertirà la sola valuta prevista e l’unicoimporto che è stato dichiarato. In altre paro-le servirebbe a ben poco, un eufemismo pernon dire nulla! Se, invece, possiamo passarealla macro gli importi da convertire di voltain volta e in qualunque valuta, le cose cam-biano moltissimo. Il toccasana è rappresen-tato da due preziosi strumenti del Vba: le va-riabili e i controlli condizionali. Prima di ap-plicarli in pratica cerchiamo di conoscerli unpo’ più da vicino.

Come gestire le variabiliIl Vba prevede una speciale istruzione

che consente di visualizzare un messaggiodi richiesta dati e registra la nostra rispostain una particolare locazione di memoria (cuisi può assegnare un nome specifico ed espli-cativo) che viene definita Variabile. Il nomedi tale variabile deve essere dichiarato neipassi di apertura della macro, in ogni casosempre prima del passo che si riferisce allavisualizzazione del messaggio. La sintassidella dichiarazione è semplice: si usa la pa-rola chiave Dim seguita dal nome che le sivuole assegnare. Altrettanto semplice è lastruttura del passo che visualizza il messag-gio di richiesta. Basta scrivere il nome asse-gnato alla variabile, digitare il segno diUguale, e farlo seguire dall’istruzione InputBox (“Testo del messaggio di richiesta dati”).

A questo punto, passiamo a sviluppareun mini euroconvertitore per calcolare ilcambio della lira con la nuova moneta euro-pea: creare una macro vuota denominataEuroconvertitore (come fare lo abbiamospiegato nella pagine precedenti), accedere

Le macro registratenon possono acquisiredati dall’esternoe questo rappresentauna limitazione.Però, se si utilizzanole variabili e i cosiddetticontrolli condizionali,ne diventano capaci,e i loro possibiliimpiego si estendononotevolmente

Variabili e controlli: come

� CONOSCERE LE VARIABILI � CONTROLLI CONDIZIONALI

� INSERIMENTO DEI DATI � L’EUROCONVERTITORE

Le loro applicazioni sono le più disparate,pertanto si rivelano preziosi strumenti per dare valore aggiunto alle nostre macro.Vale la pena di approfondire questoargomento consultando la guida in lineadel Vba. Ricercare l’argomento IstruzioneIf…Then e accedere alle videate di aiutocorrispondenti alle voci individuate.Consultare anche gli esempi di applicazioni pratiche. La meccanica operativa dell’istruzione If è analoga a quella della funzione Seche opera nell’ambito dei fogli di lavoro di Excel.

Per mancanza di spazio abbiamo scalfitol’argomento variabili presentandolo in forma semplicissima. Per saperne di più sui tipi di variabilidisponibili e su come utilizzarli più efficacemente consultare la guida in linea dell’Editor del Visual Basic.Accedere all’Editor, attivare la guida, aprire la scheda di ricerca libera e digitarenella casella di interrogazioneDichiarazione di variabili. Consultare la videata di aiuto corrispondenteall’omonimo argomento che vieneelencato nella finestra dedicata.

Grazie alla istruzione Input Box è possibilefare si che la macro ci richieda di inserire i dati che le servono. La risposta viene registrata in una variabileche possiamo denominare a piacere(meglio se con un nome autoesplicativodelle funzioni svolte). Quanto registrato nella variabile puòessere elaborato in qualunque passo della macro facendo semplicementeriferimento al nome della variabile stessa per impostare formule ed espressioni. Nelle variabili possono essere registrativalori numerici o testuali.

Ecco come opera il programmino per la conversione in diverse valute di un importo in euro. Aprire il menuStrumenti, selezionare Macro, e nel sottomenu optare ancora per Macro. Nella maschera che viene visualizzataselezionarne il nome e premere il pulsante Esegui. Viene esibito un box che richiede l’importoin euro da convertire, inserire il dato e premere Ok. Nel nuovo box digitare la valuta di conversione (Lire o Franchi),premendo Ok il risultato viene visualizzato nella cella A1 del foglio di lavoro.

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sviluppare macro interattive

al suo listato e inserivi i passi per la dichia-razione di due variabili (Dim Importo e DimCambio). Nella prima verrà registrato l’im-porto in euro da convertire in lire, mentrenella seconda il risultato del calcolo dellaconversione. A questo punto, il passo che sioccupa del suddetto calcolo farà riferimentoalla variabile Importo e si presenterà così:Cambio = Importo * 1936.27. Si noti che lavirgola deve essere espressa utilizzando ilpunto decimale. È una necessità che dobbia-mo accettare. Ora non ci resta che richiede-re alla macro di inserire il risultato del cal-colo (o meglio, il valore registrato nella va-riabile Cambio) in una cella del foglio di la-voro. A1, per esempio.

Per conoscere la corrispondente istruzio-ne, che non ci è nota, possiamo chiedereaiuto al registratore di Excel. Infatti, basta re-gistrare una semplicissima macro (denomi-niamola Inserimento) che prevede la selezio-ne della cella A1, e la digitazione in quest’ul-tima di un qualsiasi valore, per esempio1.000. I passi significativi del listato di talemacro si presentano così:

01 Sub Inserimento()02 Range(“A1”).Select03 ActiveCell.FormulaR1C1 = “1000”04 Range(“A2”).Select05 End Sub

e ci illuminano su come dobbiamo com-portarci per completare la macroEuroconvertitore, per il momento ancoravuota. In pratica, basterà replicare in que-st’ultima i passi 2 e 3 e sostituire “1000”con il nome della variabile Cambio (non fravirgolette). A questo punto la nostra macrosi dovrebbe presentare come il primo deidue listati. Se la lanciamo viene esibito unbox che ci invita ad inserire l’importo in eu-ro da convertire in lire. Premendo il pul-sante Ok, in A1 viene visualizzato il risulta-to della conversione.

I controlli condizionali.Con questo tipo di controlli la macro pre-

cedente diventa più versatile ed è in gradodi convertire un importo in euro non solo inlire ma anche in altre divise. In pratica, bi-sogna gestire una nuova variabile (Divisa) econtrollare la risposta che viene data quan-do richiesti di specificare il tipo di conver-sione da effettuare. Ovviamente, bisogna di-chiarare la nuova variabile e prevedere l’op-portuno messaggio di richiesta. I controllivengono effettuati nell’ambito di uno o piùcosiddetti cicli If, tanti quante sono le con-versioni previste. Immaginiamo di volerestendere le capacità di conversione dellanostra macro ai franchi francesi. Per farlodovremo impostare due controlli per verifi-

� IL LISTATO DELLA MACRO INIZIALE � LA MACRO DEFINITIVA

care il valore della variabile Divisa (se Lire oFranchi). La sintassi di un controllo If è la se-guente:

If Divisa = Lire ThenCambio = Importo * 1936.27End If

Mentre il secondo si ottiene sostituendoLire con Franchi e inserendo il nuovo fattoredi conversione. Insomma, operati gli oppor-tuni inserimenti e modifiche la nostra macrosi deve presentare così come nella secondafigura. Ecco la dinamica del nostro pro-grammino. Inserita la risposta alla richiestadi quale conversione operare (Lire oFranchi) viene eseguito il primo controllo.Se si è risposto Lire viene eseguito il primociclo If, altrimenti il secondo dal momentoche il primo viene ignorato. A questo puntopossiamo sbizzarrirci a prevedere nuoveconversioni e, anche, volendolo, a program-mare cambi non necessariamente partendodall’euro. Si ricordi che la risposta deve es-sere ortograficamente corretta, altrimenti lamacro si arresta o visualizza un messaggiodi errore. Inoltre bisogna rispondere utiliz-zando le maiuscole e le minuscole previstenei cicli di controllo. Nel nostro caso, peresempio, se si dovesse rispondere LIRE, lire,o LIre la conversione non avrebbe luogo.

Sub Euroconvertitore()‘‘ Euroconvertitore1 Macro‘ Macro registrata il … da …‘

Dim ImportoDim Cambio

Importo = InputBox(“Inserire l’importo in euro da convertire in lire.”)Cambio = Importo * 1936.27

Range(“A1”).SelectActiveCell.FormulaR1C1 = Cambio

End Sub

Sub Euroconvertitore()‘‘ Euroconvertitore Macro‘ Macro registrata il … da …‘

Dim ImportoDim CambioDim Divisa

Importo = InputBox(“Inserire l’importo in euro da convertire.”)Divisa = InputBox(“Inserire la divisa di conversione (Lire o Franchi)”)

If Divisa = “Lire” ThenvCambio = Importo * 1936.27

End If

If Divisa = “Franchi” ThenCambio = Importo * 6.55957End If

Range(“A1”).SelectActiveCell.FormulaR1C1 = Cambio

End Sub

Ecco come si presenta il listato della macro definitiva dopo le opportune aggiunte e modifiche. Si noti la presenza dei due cicli di controllo If, e che le variabili sono state utilizzate per impostare le espressioni di calcolo. Tutte le istruzioni che si trovano all’interno di un ciclo If vengono eseguite solo se la condizione espressa nel passo iniziale del ciclo risulta verificata. In caso contrario la macroriparte dal passo immediatamente successivo all’istruzione End Ifche conclude il ciclo.

Il listato ottenuto dalla macro vuota Euroconvertitore. Per accedere al codice vuoto bisogna aprire la maschera di gestionedelle macro, selezionarne il nome e premere il pulsante Modifica.Nell’Editor digitare le istruzioni per la dichiarazione delle variabili, per la visualizzazione del messaggio di richiesta dell’importo in euro,e replicare i passi 2 e 3 della macro Inserimento. Si ritorna in ambiente foglio di lavoro facendo clic sul pulsante in altoa sinistra con impresso il simbolo Excel.

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MACRO IN EXCEL

Se è vero che una macro si può lanciarein tanti modi, è altrettanto vero che aseconda dei casi e delle situazioni in

cui ci si trova il modo migliore è uno solo.Per esempio, per stampare una tabella me-glio avvalersi di una sequenza di controlloche ci consente di lanciare la macro daqualsiasi punto del foglio di lavoro. Se,però, vogliamo sviluppare una applicazio-ne appena complessa e articolata in più diuna macro, può essere più conveniente im-postare una interfaccia a pulsanti che ciconsenta di eseguirle selettivamente a se-conda delle necessità. Il fatto di poter eti-chettare convenientemente i vari pulsanti,poi, da la possibilità di conoscere a priorile funzioni svolte dalle macro associate aquesti ultimi. Ma vediamo come si crea unpulsante e come si può associare alla suapressione il lancio di una macro.

Creare un pulsanteAprire il menu Visualizza, selezionare

Barre degli strumenti, e nel sottomenu op-tare per Visual Basic. Viene esibita una bar-retta con alcune icone: fare clic su quellacon sopra impresso il martello e la chiaveinglese per dare vita ad una nuova barrache ospita le icone per la creazione di varioggetti. Quella che ci interessa reca sopraimpresso un pulsante in miniatura.Facendovi sopra clic il cursore del mousesi trasforma in una piccola croce.

Tenendo premuto il tasto sinistro del no-stro mouse cominciamo col disegnare unrettangolo delle dimensioni che si voglionoassegnare al pulsante che vogliamo creare:verrà visualizzato non appena si rilascia iltasto del mouse. Si noti che il nostro botto-ne è contornato da sei quadratini (le cosid-dette maniglie) agendo sui quali è possibi-le ridimensionarlo a piacere. Facendo clical suo interno, invece, lo si può riposizio-nare nell’area di lavoro. Si noti anche che

Sinora, per eseguire i programmini che abbiamo sviluppatoci siamo avvalsi dellamaschera per la gestionedelle macro o dellesequenze di controllo.Ma c’è un metodo piùefficace ed elegante:associare il lancio di unamacro alla pressione di un pulsante

� I pulsanti: come crearli

� ASSOCIARGLI UNA MACRO � ASSOCIARGLI UN OGGETTO

� DISEGNARE IL PULSANTE � PERSONALIZZARLO

l lancio di una macro può essere associatoad un clic fatto su un oggetto inserito in un foglio di lavoro. Ecco comeprocedere. Fare clic destro sull’oggetto per evidenziarlo, quindi nel corrispondentemenu contestuale optare per la voceAssegna macro.Nella maschera che viene visualizzataselezionare la macro da associareall’oggetto, quindi premere il pulsante Ok.Contrariamente a quanto avviene peri pulsanti, la procedura di assegnazionenon prevede l’attivazione della modalità di progettazione.

Attivare la modalità di progettazione, fareclic destro sul pulsante e selezionare nel menu che viene contestualmentevisualizzato la voce Visualizza codice. Con questa operazione si accede al codiceche il Visual Basic assegnaautomaticamente ad un pulsante nel momento stesso in cui viene creato.Il codice è memorizzato come le macronell’ambito dell’Editor ma in una sezionediversa. La pressione del pulsantedetermina l’esecuzione delle istruzioni che verranno immesse successivamenteall’interno del codice.

Nella barra degli strumenti del Visual Basicfare clic sull’icona con sopra impressoMartello e Chiave inglese. Viene così visualizzata una nuova barra in cui si attiva l’icona corrispondente al pulsante. Si noti checontemporaneamente vieneautomaticamente attivata nella primabarra l’icona cosiddetta di Progettazione(quella con i simboli della squadrae della matita). Portare il cursore del mouse nell’area di lavoro, fare clic e disegnare un rettangolo con ledimensioni da assegnare al pulsante.

Facendo clic destro sul pulsante (ricordarsidi attivare la modalità di progettazione se già non lo fosse) viene visualizzato un menu. Selezionare la voce Proprietàper accedere alla omonima casella checonsente di definire numerosi parametridel pulsante. In particolare, la voceCaption gestisce l’etichettatura del pulsante, la voce Back Color la suacolorazione, e le voci Font e Fore Colortipo, dimensioni, stile e colore dei caratteri delle scritte. L’etichetta viene digitata direttamente nella cellaCaption.

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MACRO IN EXCEL

e associarli alle macro

Macro ed oggetti

� IL CODICE DEL PULSANTE

nella prima delle due barre risulta premutal’icona con impresse Squadra e matita.

Significa che ci troviamo in modalità pro-gettazione del pulsante. A questo punto ve-diamo come etichettarlo convenientemen-te. Farvi sopra clic con il tasto destro e se-lezionare nel corrispondente menu la voceProprietà. Si accede così alla casella delleproprietà del nostro pulsante. Nella cellaaccanto alla voce Caption digitare il testodell’etichetta.

Per associare il lancio di una macro allapressione del pulsante, invece, bisogna fa-re ancora clic destro su di esso e selezio-nare Visualizza codice nel menu contestua-le. Così facendo si accede al codice del pul-sante, articolato in due soli passi.

Il primo si riferisce all’identificazione delpulsante, mentre il secondo conclude il co-dice stesso. A questo punto si replica subi-to dopo il passo “uno” il listato della macroche deve essere lanciata alla pressione delpulsante ad eccezione, però, del passo ini-ziale e di quello finale. Per esempio, se vo-gliamo associare al pulsante il lancio del-l’euroconvertitore, il codice del nostro pul-sante si presenterà come nella figura in al-to a destra in questa stessa pagina.

Si rammenti che affinché il pulsante pos-sa essere utilizzato si deve uscire dalla mo-dalità di progettazione disattivando con un

Il lancio di una macro può esseredeterminato anche da un semplice clic su un qualsiasi oggetto che sia stato inseritonell’ambito del foglio di lavoro. Ci riferiamo,per esempio, a una clipart, a una immagine,a un grafico e così via. La procedura èanaloga a quella che coinvolge i pulsanti, ma ancora più semplice. Ecco come operare.Fare clic destro sull’oggetto, e nelcorrispondente menu contestualeselezionare Assegna macro. Così facendoviene visualizzata una maschera che elencatutte le macro che sono state createnell’ambito del foglio di lavoro. Selezionare il nome di quella da associare all’oggetto,quindi premere il pulsante Ok. Da questomomento, tutte le volte che si porta il cursoresull’oggetto se ne determina latrasformazione in una manina. Al clic vienelanciata la macro che abbiamo appenaassociata all’oggetto. Se si dovesse procederead assegnare all’oggetto una nuova macro(sempre facendo clic destro sull’oggetto), la prima assegnazione viene disabilitataautomaticamente. Insomma, valel’assegnazione che è stata operata per ultima.

� INSERIMENTO DELLA MACRO

clic la famosa icona con sopra impressisquadra e matita.

Personalizziamo i pulsantiI nostri pulsanti, una volta creati, posso-

no essere personalizzati. Per esempio, sipuò variarne il colore, cambiare il tipo deicaratteri o colorarli a piacere. In ogni casosi parte sempre dalla casella delleProprietà cui si accede, dopo essere entra-ti in modalità progettazione, dal menu con-testuale visualizzato al clic tasto destro.Per cambiare il colore del bottone si fa clicsulla cella accanto alla voce Back Color.

Così facendo viene visualizzato un pul-santino che, quando premuto, determinal’apertura di una paletta cromatica in cui sifa clic sul campione della tonalità deside-rata. L’assegnazione ha luogo in temporeale. Per variare il tipo di carattere, inve-ce, si deve ripetere la stessa operazionenella cella a fianco della voce Font, mentreoperando nella cella a fianco della voceFore Color si può modificare la colorazionedei font. Chi volesse conoscere il significa-to delle varie voci ospitate nella caselladelle proprietà del pulsante, le deve evi-denziare quindi premere il tasto F1.

Così facendo si accede direttamente allacorrispondente videata esplicativa dellaguida in linea del Visual Basic.

Il codice del pulsante si articola in due sole righe. Se si inseriscono dopo il primo passo una o più istruzioni in Visual Basic, questeverranno eseguite tutte le volte che si fa clic sul pulsante. Per determinare l’esecuzione di una delle macro che abbiamosviluppato basta replicarne tutti i passi (ad eccezione del primo e dell’ultimo) all’interno del codice del pulsante. Se non si eliminano tali passi se ne creano dei duplicati che determinano un errore.

Ecco come si presenta il codice del pulsante dopo che è statoinserito al suo interno il listato della macro Euroconvertitore privata del primo e dell’ultimo passo. Per provare il funzionamento del pulsante bisogna riaccedere al foglio di lavoro, uscire dalla modalità di progettazione e fare clic sul pulsante. Se non si esce dalla modalità di progettazione facendo clic sul pulsante lo si evidenzia solamente, e la macro non viene lanciata. Il codice del pulsante può essere modificato in ogni momento.

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Viene impostata attorno alla zona dedicataa ricevere i risultati della ricerca. Si noti che la lettera viene indirizzataprelevando il nome del cliente dalla cellaB38. Da una tabella che contienel’indirizzo dei clienti, tramite una opportuna formula di scansione da inserire nelle celle sottostanti a B32si può anche visualizzarne l’indirizzo, il Cap e la città di residenza. La macro potrebbe anche prevederel’apposizione della formula di saluto e della firma dopo che è avvenutol’inserimento dei dati.

� COMUNICARE SOLLECITI

L’interfaccia del modello ospita l’archiviodati e due pulsanti. Il primo per lanciare la ricerca delle parcelle insolute,il secondo per accedere alla letteradi sollecito.Premendo il primo pulsante vieneesibito un box che richiedeil nome del cliente di cui si vuoleverificare la situazione contabile. Acquisito l’input (la cui ortografia devecorrispondere esattamente a quelladel nominativo ospitato nella tabelle),viene eseguita la ricerca e i risultatiinseriti nella comunicazione di sollecito.

� SOLLECITO FATTURE



MACRO IN EXCEL

Mettendo in pratica quanto abbiamo ap-preso sinora, e utilizzando le macroesemplificative che abbiamo registra-

to (Parcelle_inevase e Euroconvertitore),possiamo sviluppare alcune semplici appli-cazioni gestite da adeguate interfacce. Inpratica, bisogna fare due cose. Impostare unambiente in cui inserire pulsanti o oggetticui associare le macro in cui si articola l’ap-plicazione, quindi creare le suddette macroregistrandole estemporaneamente e proce-dendo se necessario a modificarle, oppureutilizzandone di preesistenti (magari anchesolo alcuni passi).

Sollecito delle fatture inevase L’interfaccia dell’applicazione è costituita

dalla videata che ospita la tabella dati e daipulsanti di lancio delle macro che sono tre.Il primo pulsante esegue la ricerca delle par-celle e ne replica gli estremi nella parte sot-tostante della videata, dove avremo avutocura di predisporre opportunamente il testodella lettera di sollecito. Poiché il nome delcliente cui è indirizzato il sollecito è presen-te nella cella B39, a tale cella si fa riferimen-to alla posizione E32 per indirizzare auto-maticamente la comunicazione. E veniamoal secondo pulsante che consente di acce-dere al testo della comunicazione, mentre ilterzo, posizionato nella videata sottostante,ci riporta da quest’ultima nella parte supe-riore del video. Per quanto riguarda le ma-cro, invece, bisogna creare tre macro vuote.All’interno della prima si inserisce il listatodi quella che abbiamo registrato a suo tem-po per interrogare l’archivio. Bisogna peròprevedere una variabile Cliente e il corri-spondente messaggio di richiesta. In questomodo, sostituendo al nome del Cliente il ri-ferimento alla variabile la macro acquistaversatilità. Inoltre, bisogna inserire un passoche elimini dalla zona B38:E45 eventuali da-ti presenti.

Per quanto riguarda le altre due macrovuote vi si inserirà semplicemente l’istruzio-ne per selezionare rispettivamente le cellaA39 e A1. Possiamo prelevare il corrispon-dente passo dalla prima macro e modificareopportunamente le coordinate di cella.

Le semplici macro che abbiamo sviluppatepossono essereorganizzate nell’ambitodi opportune interfacce.Consentendo cosìdi realizzare delle piccole applicazioni

Sviluppo di una semplice

� LE MACRO VUOTE � L’EUROCONVERTITORE

L’interfaccia del convertitore di valuta può essere variamente strutturata a seconda dei casi. Quella più sempliceprevede che l’unica macro venga gestita da un pulsante. In questo caso il programma richiederà di inserire l’importo in euro da convertiree, successivamente, in quale valuta. In alternativa, si possono sviluppare più macro, ognuna dedicata ad una conversione, da associare poi ad altrettanti pulsanti etichettati con ilnome della valuta in cui deve avvenire la conversione dell’importo in euro.

Grazie alla possibilità di registrare macrovuote se ne possono creare di nuoveinserendo semplicemente in queste ultime dei passi prelevati da altriprogrammi. Se si inserisce il listato di una nuova macro si tenga presente che bisogna prima depennare il passoiniziale e quello finale per evitare la presenza di doppie istruzioni chegenererebbero un messaggio di errore. La nuova macro, ovviamente, ha il nome di quella vuota e ad esso si deve fareriferimento per lanciarla o per associarla a pulsanti o a oggetti.

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MACRO IN EXCEL

Ovviamente, considerando il carattereesemplificativo delle nostre applicazioni cisiamo semplicemente proposti di forniredelle tracce su cui operare, lasciando al let-tore il compito di apportare alla strutturadel modello le modifiche che ritiene più op-portune. È chiaro che a seconda degli inter-venti operati le macro potrebbero richiede-re conseguenti modiche, per esempio a li-vello di coordinate di celle o nomi di zone.

L’euroconvertitore La macro l’abbiamo già sviluppata limita-

tamente alla conversione dell’importo in eu-ro verso le lire e i franchi francesi. Quelloche possiamo fare ora è utilizzare la variabi-le in cui si registra la valuta di conversioneper completare adeguatamente il risultatoottenuto con tale specifica. Pertanto dob-biamo prevedere un nuovo passo per inseri-re nella cella accanto a quella che ospita il ri-sultato del calcolo, la suddetta specifica. Perquanto riguarda l’interfaccia basterà preve-dere una videata in cui viene evidenziata laposizione di visualizzazione dei calcoli fa-cendola precedere da una frase esplicativa.Inoltre, si deve creare un pulsante cui asso-ciare il lancio della macro.

Chi vuole dare un tocco di professionalitàal modellino può prevedere un certo nume-ro di macro, ciascuna delle quali si occupadella conversione di un tipo di valuta, ed as-

Nelle macro interattive che abbiamosviluppate gli inserimenti devono esserecorretti, altrimenti si può determinarel'arresto del programma e l'esibizione di un messaggio di errore. Se viene esibitoquello della foto premere Fine perriaccedere al modello. Premendo Debug si accede all'Editor. Per metterci al riparo dai danni provocatida input non corretti bisogna inserireopportuni controlli condizionali. Per il momento cerchiamo di fareattenzione quando si inseriscono i dati! Meglio prevenire.

� I MESSAGGI DI ERRORE

Per dare un tocco di eleganzaall’euroconvertitore sostituire i pulsantiprevisti nella interfaccia precedente con le immagini delle bandiere chericordano le corrispondenti valute daconvertire. Chi vuole costruirle comincidisegnando i rettangoli elementari. Dopo averli colorati opportunamente, i rettangoli vengono accostati, allineatiorizzontalmente, ed evidenziaticontemporaneamente(Control+Maiuscole). Poi si fa clic destro su un rettangolo, e nel menu che vieneesibito selezionare Raggruppa.

� INTERFACCIA BANDIERE

sociarle ad immagini che riproducono lebandiere degli stati cui le valute si riferisco-no. Ovviamente le macro si limitano a ri-chiedere l’importo in euro e ad eseguiresemplicemente il calcolo di conversione perogni singola valuta.

Allineare immagini o pulsantiQuando si imposta una interfaccia non di-

mentichiamo che l’occhio…vuole la suaparte. In particolare, bisogna darsi da fareper allineare correttamente fra di loro i varioggetti che vi sono stati inseriti: per esem-pio, immagini o pulsanti. Per ottenere que-sto risultato basta eseguire questi passi: se-lezionare contemporaneamente i pulsanti ole immagini da allineare facendovi sopra clictenendo premuto il tasto Maiuscole; preme-re poi il pulsante Disegno della omonimabarra strumenti, e nel corrispondente menuoptare per Allinea o distribuisci. Selezionare,infine, l’opzione di allineamento desideratanel sottomenu che viene visualizzato.

consiglia

DocumentarsiUtilizzare estensivamente la guida inlinea di Excel e dell’Editor del Vba,soffermandosi in modo particolare sullaconsultazione degli esempi pratici. Chivuole saperne di più sugli argomentitrattati in queste schede può accedereal sito di Microsoft(www.microsoft.com/italy), quindi infondo alla pagina che viene visualizzatasi selezioni, nella sezione I consigli degliesperti, Office in pratica. Nelle corrispondenti pagine si puòtrovare un corso rapido sulle macroespressamente creato per i menoesperti. Inoltre si possono scaricarealcuni modelli applicativi. Si consiglia la consultazione dei listati delle corrispondenti macro.

Non perdere la pazienzaQuando si sviluppano le prime macro è quasi naturale che la loro esecuzionepossa talvolta bloccarsi. Le procedureper il recupero da tali situazioni nonsono ancora alla portata di unprincipiante, pertanto se non si riesce a uscire dall’empasse, chiudere tutto erilanciare Excel ricominciando da capo.

Assemblaggio delle macroPer copiare alcuni passi da una macroregistrata e incollarli nell’altra si passisempre tramite la maschera di gestionedelle macro facendo la spola fra Excel e l’Editor del Vba.

I pulsantiNon si dimentichi mai che per associareuna macro ad un pulsante o per modificarne le caratteristichebisogna attivare sempre la modalità di progettazione. Viceversa, per poterutilizzare il pulsante tale modalità deve essere disattivata.

Prova delle macroSe si vogliono replicare alcuni passi di una macro registrata all’interno di un’altra macro è possibile testarliisolandoli dal contesto del listato. Basta far precedere da un apostrofotutti i passi che non si intende usare.Così facendo, i passi apostrofatinon vengono presi in considerazione in fase di esecuzione della macro.

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responsabile del cattivo funzionamento




sul cd n. 40di Pc Open

Luglio/Agosto

Nello spazio “Articoli” del cdrom allegato trovate 2 file congli esempi trattati nel dossier:uno è per Excel per Windows 95e l’altro per 98 o 2000. Perlanciare gli esempi attivare lemacro come richiesto dallamaschera che viene visualizzata.

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Una delle più potentie versatili funziona-lità di analisi dati

fra le tante gestite dal fo-glio elettronico di casaMicrosoft è sicuramentequella che gli addetti ailavori definiscono Tabel-le pivot. Ma vediamo checosa sono queste tabel-le, anche per rinfrescarela memoria a chi nonavesse molta dimesti-chezza con il loro utiliz-zo. Come lo stesso nomedice, si tratta di normalitabelle a due entrate,che rappresentano il ri-sultato di analisi incro-ciate condotte nell’am-bito di un insieme di da-ti, ne più ne meno di co-me avviene in un tradi-zionale data base.

Conviene fare subitoun esempio pratico rife-rendoci alla tabella di fi-gura 1 che, pur nella suaspartanità, può esserepomposamente definitacome un data base ta-bellare di Excel.

Quello che ci propo-niamo di fare è condurreuna semplice analisi in-crociata che renda piùeloquenti i dati in essacontenuti. Per esempio,anziché accontentarcidei totali delle vendite distampanti e computerche potremmo conosce-re sommando semplice-mente i dati contenutinella colonne omonime,vogliamo analizzare levendite a livello di quan-to realizzato dai singolivenditori.

In pratica, utilizzandoi dati della tabella vo-gliamo crearne una nuo-va (a due entrate, perl’appunto) in cui le co-lonne si riferiscono aiprodotti venduti e le ri-ghe agli agenti.

I dati, in questo casorappresentano il conso-lidamento di quelli dellatabella originale rispettoai singoli agenti. In altreparole la tabella ci diràquanti computer e quan-te stampanti hanno ri-spettivamente venduto inostri agenti. Con le ta-belle pivot è un gioco daragazzi.

Ecco come operare inpratica avvalendosi del-la procedura guidataprevista da Excel.

La proceduraSi parte con l’eviden-

ziare la tabella dati origi-nale, che può essere as-similata ad un tradizio-nale archivio. Le intesta-zioni delle colonne nerappresentano i campi,mentre le righe si identi-ficano con i record.

A questo punto, se siseleziona la voce Rap-porto tabella pivot nelmenu Dati si da l’avvio

Il problema: impostare una tabella pivot peranalizzare dei dati

La soluzione: avvalersi delle procedureguidate previste da Excel

Impostazione diDichiarazione del tipo di datiLa procedura prevede che si dichiari la tipologia dei dati che si voglionoanalizzare. La situazione piùfrequente è rappresentata da una tabella Excel la cuistruttura, pensandoci bene, è analoga a quella di un database. Le intestazioni delle colonne si identificano con i nomi dei campi, le righecon i record.

Definizione della zona datiSe prima di avviare la procedura si è provveduto a evidenziare la zona occupatadalla tabella le corrispondenticoordinate figurano già nella casella destinataad ospitarle. In caso contrario digitarledirettamente o, meglio, fare clicsul pulsantino a destra della casella ed evidenziarle nel foglio di lavoro.

Posizione dei risultatiLa procedura prevede che venga dichiarata laposizione in cui devono esserevisualizzati i risultati dell’analisi. Si può optare per un foglio di lavoro separato oppure per lo stesso in cui sono contenutii dati sorgenti. In questo casoevidenziare la zona con la procedura descritta più sopra.

Impostazione della tabellaLa struttura della tabella pivotpuò essere impostata per visualizzare variamente i risultati dell’analisi. In particolare, i nomi campi che vengono trasferiti nell’areaRighe rappresenteranno le intestazioni delle righe della tabella pivot, mentre quelli trascinati nell’area Datisi riferiscono ai dati da elaborare.

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Ecco come utilizzare


Ecco l’elenco degli argomentitrattati relativi ai fogli elettronici:

Febbraio: Studio difunzioni matematicheMarzo: Utilizzare la funzione IncollaspecialeAprile. Gestirel’inserimento dei datiGiugno: Utilizzare il data base di ExcelLuglio/AgostoCome utilizzare le tabelle pivotProssimamente:Utilizzare i filtriavanzatiModificare gli sfondidei grafici

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alla procedura guidata,articolata in più ma-schere. Nella prima civiene chiesto di indicaredove si trovano i dati daelaborare: nel nostro ca-so si trovano in un database Excel, pertantoquesto è il bottone chedeve essere spuntato.

La seconda maschera,invece, si riferisce alladichiarazione della zonaoccupata dalla tabella(che alla fine, è pur sem-pre il data base Excel).Nel nostro caso, avendo-la evidenziata in parten-za, la corrispondente zo-na già figura specificatanella casella Intervallo,ma se non si fosse anco-ra provveduto, questo èil momento di farlo.

Pertanto, si digitino lecoordinate dal nostro ar-chivio (riga campi com-presa) nella finestra de-dicata. In alternativa,possiamo fare clic sulpulsantino affiancato al-la finestra.

Così facendo si acce-de all’ambiente foglio dilavoro ed è possibileprocedere alla selezionediretta della zona, men-tre la maschera si è ri-dotta alla sola finestrellain cui ora compaiono lecoordinate della zonaselezionata. Fare clic an-cora sul solito pulsanti-no per acquisirle defini-tivamente e riaccederealla maschera.

La fase successiva siriferisce alla dichiarazio-ne della posizione in cuideve essere visualizzatala tabella pivot, e si puòoptare per un foglio se-parato o per quello atti-vo in cui si trovano i da-ti sorgenti.

Impostazione della tabella

La prossima mossaconsiste nell’impostarela struttura della tabellache visualizzerà i datidell’analisi. Fare clic sulpulsante Layout per ac-

cedere all’ambiente diimpostazione. Nell’arearighe si trascina il pul-santino corrispondenteal campo Agenti, che sitrova insieme a quelliComputer e Stampanti,nella parte destra dell’a-rea di lavoro. Successi-vamente, si portano ipulsanti Computer eStampanti nell’area Dati.Contestualmente al tra-sferimento i pulsanticambiano denominazio-ne e figurano rispettiva-mente etichettati Som-ma Computer e Sommastampanti. In pratica, Ex-cel, seleziona autonoma-mente l’elaborazioneche verrà fatta sui datiospitati nei suddetticampi.

Guarda caso, la som-ma è proprio quella chefa al caso nostro ma vo-lendo si può optare peraltri tipi di elaborazioni.Basta fare clic sul pul-sante relativo al campocoinvolto nella modificaper accedere alla ma-schera che gestiscequelle possibili.

In particolare, sonoben undici. Oltre allasomma, infatti, si puòoptare per la media, perl’individuazione dei va-lori massimi o dei mini-mi, per la varianza, perla deviazione standard ecosì via. Se poi si fa clicsul pulsante Opzioni lamaschera originale siespande e nell’appendi-ce si possono specifica-re ulteriori operazioni.

Per esempio è possi-bile filtrare i dati in mo-do da visualizzare quelliche corrispondono a de-terminate caratteristi-che eseguendo confrontifra i contenuti dei singo-li campi.

Operate tutte le impo-stazioni si riaccede allamaschera di partenzadove premendo il pul-sante Fine si da il via al-la creazione della tabellapivot.

una tabella pivot5

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le tabelle pivot

I risultatiLa tabella pivot che interpreta i risultati della nostra sempliceanalisi si materializza in una tabella a due entrate che consolida il numero di computer e di stampantivenduti dai singoli agenti. La tabella è dinamica e consente, agendo sui pulsantipresenti, di procedere a nuoveanalisi senza ripetere la procedura di base.

Per saperne di piùLe possibilità delle tabelle pivotsono notevoli e nella presenteschede ne abbiamo solo scalfitola superficie. Per documentarsiulteriormente aprire la guida in linea, accedere alla scheda di ricerca libera e digitare nella casella di ricerca il testoTabelle pivot. Consultare il riferimento alla voceInformazioni sui rapporti di tabella pivot.

Specifica delle elaborazioniQuando si trascinano dei campinell’area Dati sui corrispondentivalori viene condottal’elaborazione Somma. Se, invece si vogliono condurreelaborazioni differenti bisognafare doppio clic sul nome del campo per accedere ad una maschera in cui si puòdefinire il tipo di elaborazioneda eseguire.


Le opzioniSe nella maschera di figura 5si preme il pulsante Opzionila maschera stessa si estendepresentando una appendice in cui si possono impostarealcuni vincoli che devono essererispettati dai risultati da visualizzare. In particolare si può richiedere che fra i datidei vari campi intercorranodeterminati rapporti.

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Idata base non sonosempre degli oggettimisteriosi come mol-

ti ritengono. Anzi, se uti-lizziamo un foglio elet-tronico assumono l’a-spetto rassicurante diuna tradizionale tabella.

La prima riga ospita icampi del nostro archi-vio e le righe successivecontengono le registra-zioni (i record, nel gergodegli addetti ai lavori).Per chi non lo ricordas-se riepiloghiamo breve-mente il concetto di da-ta base. Un data base èun insieme di dati che siriferiscono ad una deter-minata categoria diinformazioni (clienti, fat-ture, prodotti e così via),articolate in record. Ognirecord si compone di uncerto numero di campiche consentono di eti-chettare opportunamen-te i dati gestiti. Convienefare un esempio. Un data

base Clienti contiene i re-cord relativi ai clienti diuna azienda, mentre icampi dei record sono,per esempio, il nome, ilcognome, l’indirizzo, lapartita Iva dei clienti edospitano ciascuno i cor-rispondenti dati. Se cipensiamo bene una ta-bella Excel ricalca pro-prio questa struttura.Ogni riga della tabella,infatti, rappresenta unrecord, e le celle della ri-ga sono i campi di quelrecord. I nomi dei campi,poi, sono le intestazionidella colonne della ta-bella.

Diciamo subito, perevitare spiacevoli sor-prese, che un data baseExcel deve identificarsicon una tabella assolu-tamente tradizionale,quindi fra la riga deicampi e quelle che ospi-tano i record non vi de-vono essere righe vuote,ne tanto meno linee omotivi grafici di separa-zione. Inoltre, la tabellanon deve avere colonnevuote, ne prive di inte-stazione.

Interrogazionedel data base

A questo punto, vistoche sappiamo tutto oquasi sulla struttura diun data base, vediamocome lo si può interro-gare. Vale a dire come èpossibile estrarre dalnostro archivio le regi-strazioni che rispondo-no a determinati criteri.Come esempio, estrarre-mo da un archivio tutti irecord dei clienti che ri-siedono a Milano.

Con Excel è un giocoda ragazzi. Ecco comeoperare. La procedura

Il problema: come condurre rapidamente una ricerca in un archivio tabellare

La soluzione: utilizzare la funzione di filtrazione rapida degli archivi

Sfruttare al meglio La tabella archivioIn ambiente Excel unatradizionale tabella può essereassimilata ad un data base. Le righe si identificano con irecord, le colonne con i campi.Non devono esserci colonnevuote o senza intestazioni.

Filtrazione automaticaPer lanciare la procedura che gestisce l’interrogazione di un archivio fare clic su unaqualsiasi cella della nostratabella archivio (oppureevidenziarla), aprire il menuDati e selezionare Filtro. Nel corrispondente sottomenuoptare per Filtro automatico.

I pulsanti di campoCon questa operazione, accantoai nomi dei campi ospitati nellaprima riga della tabellacompare un pulsantino. Se lo si preme si apre un elencoa discesa in cui figurano tutti i dati contenuti nella colonnacorrispondente a quel campo.

Impostazione dei vincoliSe vogliamo isolare i record dei clienti che abitano a Milano,si faccia clic sul pulsantinoaccanto al nome campo Città.Così facendo si apre un elenconel quale si seleziona, perl’appunto, la voce Milano. Laprocedura si conclude con la visualizzazione dei risultati.Per rivedere l’intero archivioselezionare Tutto.

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Fare ricerche negli


Ecco l’elenco degli argomentitrattati relativi a fogli elettronici:

Gennaio: Comeutilizzare la FormattazionecondizionaleFebbraio: Studio difunzioni matematicheMarzo: Utilizzare la funzione IncollaspecialeAprile: Gestirel’inserimento dei datiGiugnoFare ricerche negli archivi tabellariProssimamente:Come avvalersi delle tabelle pivotUtilizzare i filtriavanzati

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prevede che si attivi lavoce Filtro automaticonel sottomenu corri-spondente alla selezionedi Dati nel menu Stru-menti.

Con questa mossa latabella diventa interatti-va e ad ogni nome cam-po viene associato unelenco a discesa in cui sipossono selezionare ivincoli di interrogazioneper quel campo, ripresida quanto contenutonelle celle sottostanti.Ovviamente, l’elenconon riporta doppioni nelsenso che se sono pre-senti più record che nelcampo Città, poniamo,contengono la medesi-ma voce, quest’ultimacomparirà una sola vol-ta nell’elenco.

Così, se si vuole filtra-re l’archivio ricercando iclienti residenti a Geno-va, si apre l’elenco asso-ciato al campo Città e siseleziona Genova. È tut-to. Contestualmente aquesta operazione il no-stro archivio si contraecome per incanto e vi-sualizza le sole registra-zioni dei clienti che ri-siedono a Genova.

Ricerche mirate in And e in Or

Il bello è che il risulta-to di una ricerca può es-sere ulteriormente filtra-to per condurre ricerchemolto selettive. Peresempio, se vogliamo in-dividuare i clienti cheesercitano la professio-ne di medico e risiedonoa Genova, si conduceuna prima ricerca relati-va ad uno dei due para-metri (la professione, po-niamo), poi sulle regi-strazioni risultanti daquesta prima interroga-zione si procede, sem-pre con la stessa tecni-ca, ad una ricerca mirataad isolare i residenti inGenova. Una siffatta ri-cerca è quella che nelgergo dei tecnici viene

definita come ricerca inAnd o restrittiva. Infatti,si ricercano i clienti cheesercitano una certaprofessione e (And) ri-siedono in una determi-nata città. Con questatecnica, però, non sipossono eseguire le co-siddette ricerche in Or(o estensive). È una ri-cerca in Or, per esem-pio, quella mirata ad in-dividuare i clienti che ri-siedono a Genova o (Or)a Milano. In questo casobisogna utilizzare unaprocedura diversa. Eccocome operare. Aprire l’e-lenco a discesa in corri-spondenza del campocoinvolto nella ricercaestensiva (Città nel no-stro caso), e selezionarela voce Personalizza.

Così facendo vieneesibita la maschera chegestisce l’impostazionedei vincoli. Negli elenchiassociati alle caselle siselezionano gli operato-ri di ricerca e i valori diriferimento. Nel nostrocaso, i vincoli specificatidevono essere associatiall’operatore Or, spun-tando la corrispondentecasella. Premere Ok perrendere esecutiva la ri-cerca e visualizzare i ri-sultati.

Ricerche per intervalli

La maschera consen-te anche di effettuare ri-cerche su intervalli didate. Per esempio, senell’archivio esistesseun campo Data si po-trebbero isolare i recordrelativi, poniamo, al me-se di gennaio. In questocaso si spunta il bottoneAnd, nella prima casellasi inserisce il parametroMaggiore di e nella ca-sella sottostante quelloMinore di. Nelle caselledi riferimento, invece, siinseriscono i riferimentiagli estremi dell’inter-vallo di data in cui ese-guire la ricerca.

il data base di Excel5

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archivi tabellari

I risultati della ricerca in OrEcco i risultati della ricerca in Or condotta con la proceduraillustrata più sopra. Come si può vedere, la tabellarisultante dalla filtrazione del data base riportai soli record relativi ai clienti che hanno la loro residenzanelle città di Milano o di Genova.Proprio quello che si volevaottenere.

Per avere aiutoPer saperne di più sulleprocedure per la filtrazioneautomatica di un data baseExcel, aprire la guida in lineae nella scheda Ricerca liberadigitare Trovare dati in unelenco. Premere il pulsanteCerca per individuare le vocidell’aiuto che si riferisconoa tale argomento.

I risultati della ricercaContestualmente all’operazionedescritta più sopra il nostroarchivio si contrae evisualizza le registrazioni dei clienti che risiedono a Milano.Sulla tabella che rappresentail risultato della ricercasi possono condurre altreinterrogazioni utilizzando le stesse tecniche.


Ricerche in OrSelezionare la vocePersonalizza nell’elenco adiscesa del campo Città.Nella maschera visualizzata,aprire l’elenco associato allaprima casella di testoe selezionare Uguale a.Nella casella a fianco inserire la voce Milano. Spuntare il bottone Or e ripetere la procedura per le due casellesottostanti per il vincolo Genova.

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Quando si inserisco-no dati in un fogliodi lavoro molte vol-

te non ci rendiamo contoche l’operazione è moltodelicata. Infatti, può ba-stare un valore sbagliatoper mandare a gambe al-l’aria le elaborazioni pre-viste nel nostro modello,o quantomeno, a falsarnei risultati. Per esempio,se sbagliamo a digitare ilnome di un cliente in unmodello di fatturazione,Excel potrebbe non esse-

re più in grado di reperir-ne i dati anagrafici e fi-scali. Fortunatamente,però, abbiamo a disposi-zione alcuni strumentiche ci consentono di evi-tare dispiaceri. Ci riferia-mo, in particolare, allecosiddette caselle combi-nate che consentono,quando è il momento diinserire un dato in unadeterminata cella, di pre-levarlo direttamente daun elenco a discesa pre-strutturato (l’elenco deinostri clienti, per esem-pio) evitandoci così didoverlo digitare manual-mente ma, soprattutto,di commettere errori,con buona pace delle ela-borazioni che il nostromodello deve eseguire.

Le caselle combinateSi tratta di speciali og-

getti che possono esseredisegnati direttamentenel foglio di calcolo e sipresentano come unatradizionale casella di te-sto con a fianco un pul-sante. Premendolo si de-termina l’apertura dell’e-lenco a discesa associatoin cui si può selezionareil dato da inserire in unadeterminata cella. L’elen-co, ovviamente, fa riferi-mento ad una lista pree-sistente nel foglio di la-voro, mentre la cella incui andrà a finire il datoselezionato (unitamentealla zona che ospita l’e-lenco) deve essere speci-ficata in una speciale fi-nestra che raccoglie lecosiddette proprietà del-la nostra casella combi-nata. Ma ecco come ope-rare in pratica, suppo-nendo di voler inserirenella cella J15 un datocontenuto in una lista

Il problema: come organizzare e rendere piùrapido e sicuro l’inserimento dei dati

La soluzione: utilizzare la funzionalità per lacreazione di elenchi a discesa

Come creare e gestireLa casella strumentiAprire il menu Visualizzae selezionare la voce Barredegli strumenti e, nel sottomenu, optare perCasella degli strumenti. Così facendo viene visualizzatoun pannello che ospita gli strumenti (gli addetti ai lavorili definiscono controlli) che è possibile inserire nel foglio di lavoro.

Disegnare il controlloFare clic sul pulsantinocorrispondente alla Casellacombinata, portare il cursorenell’area di lavoro e disegnareun rettangolo lungo e stretto. La casella verrà visualizzata non appena si rilascia il tasto del mouse. Il pulsante consquadra e matita indica che siamo in Modalitàprogettazione.

La casella delle proprietàFare clic destro sulla casellaappena disegnata (che dovrebbe essereevidenziata), e nel sottomenuselezionare Proprietà peraccedere alla casella che ospita le definizioni di tutti i suoiparametri operativi. Le due voci che ci interessanopiù da vicino sono Linkedcelle Listfillrange.

La casella combinataFare clic sul pulsantino con sopra impressi squadra e matita per uscire dallaModalità progettazionee rendere fruibile la Casellacombinata. Aprire l’elenco a discesa che replicapuntualmente il contenuto di quello originale. Selezionandouna voce, questa vienevisualizzata nella casella e,contemporaneamente, nellacella di destinazione.

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Gestire l’inserimento



Febbraio: Analizzare le risposte di unquestionarioMarzo: Come usare il registratore di ExcelAprile: Sviluppare una macro per creareun graficoMaggio: Associare unpulsante a una macroGiugno: Comeimpostare un efficacesistema perl’inserimento dei datiLuglio-agosto: I graficispeciali di ExcelGennaio: Comeutilizzare la FormattazionecondizionaleFebbraio: Studio difunzioni matematicheMarzo: Utilizzare la funzione IncollaspecialeAprileGestire l’inserimentodei datiProssimamente:Utilizzare il data basedi ExcelCome avvalersi delle tabelle pivot



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ospitata nella zonaJ7..J10. La prima cosa dafarsi è disegnare la casel-la combinata. Aprire ilmenu Visualizza e sele-zionare la voce Barre de-gli strumenti e, nel sotto-menu, optare per caselladegli strumenti. Così fa-cendo viene visualizzatoun pannello che ospitagli strumenti (gli addettiai lavori li definisconocontrolli) che è possibileinserire nel foglio di lavo-ro. Fare clic sul pulsanti-no corrispondente allacasella combinata (il ter-zo della seconda colon-na), portare il cursorenell’area di lavoro e dise-gnare un rettangolo lun-go e stretto delle dimen-sioni che si vogliono darealla casella, che verrà vi-sualizzata non appena sirilascia il tasto del mou-se. Contemporaneamen-te compare nell’area delfoglio un pulsantino (atti-vato) con sopra impressiuna squadra e una matita.Sta a significare che citroviamo in modalità pro-gettazione, nel senso chestiamo impostando, perl’appunto, le caratteristi-che e le proprietà dellacasella.

La casella delle Proprietà

A questo punto dob-biamo specificare inqualche modo le infor-mazioni essenziali chepermettono ad Excel digestire la nostra casella:la zona che ospita l’elen-co dei dati da utilizzare ela cella in cui deve esseretrascritto il dato selezio-nato. Ecco come proce-dere. Fare clic destro sul-la casella (che dovrebbeessere evidenziata). Cosìfacendo si apre un menuin cui si seleziona la voceProprietà per accedere al-la tabella che ospita ledefinizioni di tutti i suoiparametri operativi. Nonspaventiamoci per la cor-posità della lista ma indi-

viduiamo le due voci checi interessano più da vi-cino. Ci riferiamo aLinkedcell e a Listfillran-ge. Nella casella accantoalla prima voce inseria-mo le coordinate dellacella in cui deve esseretrasferito il dato selezio-nato, mentre nella casel-la a fianco della secondavoce si specifica la zonache ospita l’elenco pre-strutturato dei dati. Per ilmomento è tutto. Fareclic sul pulsantino consopra impressi squadra ematita per uscire dallamodalità progettazione erendere fruibile la casellacombinata. Facendo clicsul pulsantino con lapunta di freccia in bassoviene aperto l’elenco adiscesa che replica pun-tualmente il contenuto diquello originale. Selezio-nando una voce questaviene visualizzata nellacasella e, allo stesso tem-po, anche nella cella didestinazione.

Ma c’è di piùLa nostra casella è

molto versatile e non si li-mita a gestire gli inputprevisti nella lista origi-nale. La si può anche uti-lizzare per inserire nellacella di destinazione unaltro dato non contenutonell’elenco prestruttura-to. Basta digitarlo nella fi-nestrella e poi fare clic alsuo esterno. La lista, ov-viamente, può ospitareindifferentemente strin-ghe e valori e, se nell’e-lenco vi sono spazi vuoti,questi vengono puntual-mente riportati. Pertan-to, se si prevede di ag-giungere successivamen-te nuovi dati all’elencosorgente, vale la pena didenunciare una zona piùampia di quella originale.Vuol dire che esplorandol’elenco, dopo l’ultimodato troveremo una zonavuota corrispondente al-le celle momentanea-mente vuote.

un elenco a discesa5

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dei dati

Associazione di una macroAlla selezione di un dato si puòassociare un’azione gestita da una macro. Fare clic destrosulla casella in modalitàprogettazione e selezionare lavoce Visualizza codice. Si accede all’Editor del VisualBasic in cui si può inserire nelcodice della casella la macro da associare alla selezione di un dato.

Per avere aiutoPer ottenere informazioni circale proprietà della casellacombinata aprire la corrispondente maschera delle proprietà, selezionare la voce su cui si vogliono avereragguagli e premere il tasto F1. Così facendo si accede allacorrispondente videata di aiuto.

Personalizzare la casellacombinataLa casella combinata può esserevariamente personalizzata (in modo progettazione)impartendole particolariattribuiti. Per assegnarle un colore di fondo accedere allacasella delle proprietà e fare clicnella cella accanto alla voceBackcolor. Premere il pulsantinoche viene visualizzato e selezionare il colore nella tavolozza.


Formato della casellacombinataAlcuni attribuiti dimensionali ed operativi della casellacombinata possono esserespecificati nella specialemaschera cui si accede facendoclic destro sulla casella in modalità Progettazione eselezionando la voce Formatocontrollo. La maschera si articola in tre schede. La prima gestisce le definizionidimensionali.




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T utti sanno come fun-ziona l’opzione di co-pia e incolla. In certi

casi, però, soprattutto sesi lavora con Excel, lasemplice replica di unazona dati non basta perottenere il risultato che siaveva in mente. È il mo-mento, allora, di esplora-re le molte possibilità of-ferte da una variante piùsofisticata della funzionetradizionale. Ci riferiamoad Incolla speciale, un’op-zione del menu Modificache consente, come ve-dremo, di interpretare lasemplice replica dei dati

in vari modi. Le procedu-re operative sono assolu-tamente semplici. Infatti,dopo aver selezionato lazona da replicare la si co-pia in memoria, quindi cisi porta nella posizionedi inserimento, si riapre ilmenu Modifica e si optaper la voce Incolla spe-ciale. Così facendo vienevisualizzata una masche-ra di dialogo in cui si atti-va l’opzione desideratafacendo clic sul bottonecorrispondente. A que-sto punto, vale la pena divedere più da vicino la di-namica operativa di que-sta preziosa funzionalità,che sembra fatta appostaper fare risparmiare tem-po ed evitare errori.

Replica selettivadei dati

Questa operazione ègestita da un gruppo diopzioni che sono raccol-te nella parte superioredella finestra Incolla spe-ciale. L’opzione Tutto, ov-viamente, replica la zonasorgente senza applicarefiltri. Ne più ne meno dicome quando si operacon il tradizionale Copiae Incolla. Formule, invece,replica i dati e le formuleda cui questi traggonoorigine. Ovviamente, leformule replicate tengo-no conto della diversaposizione in cui vengonoa trovarsi. L’opzione Va-lori, copia solo i dati del-la zona sorgente trala-sciando di portarsi dietrole eventuali formule cheli valorizzano.

Questa peculiarità sirivela preziosa quando sivuole congelare un insie-me di dati evitando chesubiscano variazioni in-dotte da modifiche alle

Il problema: copiare dati nell’ambito di Excelprevedendo azioni particolari associate alla loro replica

La soluzione: utilizzare le opzioni previste dallafunzione Incolla speciale

Tutte le opzioniLa maschera delle opzioniDopo aver selezionato la zonada replicare la si copia in memoria, quindi ci si portanella posizione di inserimento,si apre il menu Modificae si opta per la voce Incolla speciale. Così facendo viene visualizzatauna maschera di dialogo in cui si attiva l’opzionedesiderata facendo clic sul bottone corrispondente.

Replica delle noteLa copia può coinvolgere le solenote eventualmente associatead una cella. In pratica, si trattadi quei commenti esplicativi dei contenuti di quest’ultimache vengono inseriti facendoclic destro su di essa e selezionando nel sottomenu la voce Inserisci commenti.

Replica con elaborazione dei datiLa replica dei dati può essereaccompagnata da particolarielaborazioni da scegliersi fra quelle previste nella sezioneOperazioni della maschera. Per esempio, se la copiaavviene su una zona che già contiene valori si puòchiedere che i dati copiati si combinino con quellipreesistenti sommandosi ad essi.

Esclusione celle vuoteQuando la replica prevedel’esecuzione di operazioniaritmetiche, se le zonecoinvolte contengono cellevuote il risultato potrebbefalsare la realtà della situazione.Per questo, è prevista la possibilità di evitare che le suddette celle vuote venganoprese in considerazione.

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Usare bene la funzione



Febbraio: Analizzare le risposte di un questionarioMarzo: Come usare il registratore di ExcelAprile: Sviluppare una macro per creareun graficoMaggio: Associare unpulsante a una macroGiugno: Comeimpostare un efficacesistema perl’inserimento dei datiLuglio-agosto: I graficispeciali di ExcelGennaio: Comeutilizzare la FormattazionecondizionaleFebbraio: Studio difunzioni matematicheMarzoUtilizzare la funzioneIncolla specialeProssimamente:Gestire l’inserimentodei datiUtilizzare il data basedi Excel



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celle i cui riferimenti figu-rano nelle suddetteespressioni. L’opzioneFormato trasferisce sem-plicemente la formatta-zione delle celle.

Il risultato della repli-ca, quindi, è una zona as-solutamente vuota, ma sevi inseriscono dei datiquesti vi comparirannocon gli attributi propridelle corrispondenti celledella zona originale.

E veniamo all’opzioneNote. In questo caso la co-pia coinvolge sole leeventuali note associatead una cella. In pratica, sitratta di quei commentiesplicativi dei contenutidi quest’ultima, che ven-gono inseriti facendo clicdestro su di essa e sele-zionando nel sottomenula voce Inserisci commen-ti. Per leggerli basta por-tare semplicemente ilcursore del mouse soprala cella che, fra l’altro èidentificata da un angoli-no rosso disposto sul suobordo superiore destro.

Grazie all’opzione Con-valida, poi, è possibiletrasferire in una cella leregole di convalida che lesono state associate conla procedura che prevedel’apertura del menu Datie la selezione della voceConvalida. Viene cosìaperta una maschera incui si inseriscono i vin-coli che devono essererispettati dal dato inseri-to, nonché il testo delmessaggio di errore davisualizzare in caso di in-put non corretti.

Le due ultime opzioni(Tutto eccetto bordi e Lar-ghezza colonne) si riferi-scono rispettivamentealla replica di zone conbordi (che possono es-sere ignorati) e alla pos-sibilità di trasferire nelcorso della replica ancheil parametro corrispon-dente alla larghezza dellecolonne della zona sor-gente. Una raccomanda-zione: dopo aver scelto

l’opzione desiderata eaver premuto il pulsanteOk della maschera perdare il via all’incollaggio,non premete Invio, altri-menti la copia avverrànel modo tradizionale.Per annullare il bordotratteggiato che circon-da la zona dati sorgentepremete il tasto Esc.

Opzioni avanzateIn questo caso la repli-

ca dei dati è accompa-gnata da particolari ela-borazioni da scegliersifra quelle previste nellasezioni Operazioni dellamaschera. Per esempio,se la copia avviene suuna zona che già contie-ne valori si può chiedereche i dati copiati si com-binino con quelli preesi-stenti sommandosi, sot-traendosi, moltiplicando-si o dividendosi.

Facciamo un esempio.Se la zona A1:A2 contie-ne i valori 3 e 4, e vienereplicata sulla zonaC1:C2 in cui si trovano ivalori 5 e 6, il risultato, sesi attiva l’opzione Som-ma di Incolla speciale,prevede che in C1 e C2compaiano rispettiva-mente i valori 8 e 10.Analogamente dicasi, fat-ti i debiti rapporti, se siattivano le altre opzioni.Quando la replica preve-de l’esecuzione di opera-zioni aritmetiche, se lazona di incollaggio con-tiene celle vuote il risul-tato potrebbe falsare larealtà. Per questo, è pre-vista la possibilità di evi-tare che le suddette cellevuote vengano coinvoltenelle elaborazioni.

Basta attivare contem-poraneamente anche lacasella corrispondenteall’opzione Salta cellevuote. E veniamo all’op-zione Trasponi. In questocaso, la zona copiata,quando replicata, si pre-senta trasposta preve-dendo l’inversione fra ri-ghe e colonne.

di Incolla Speciale5

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Incolla Speciale

Replica di un testo come oggettoSe si sceglie questa opzionequando si procedeall’incollaggio di un testo Word,il testo viene inserito in unriquadro che può essere gestitoalla stregua di un oggetto. Per esempio, può esserecolorato, bordato, o spostato e ridimensionato con il mouse.

Per avere aiutoPer avere maggiori ragguaglisugli argomenti trattati accederealla guida in linea di Excel e ricercare il termine Incollaspeciale. Si consiglia anche di esplorare le voci ospitatenella maschera di incollaggioavvalendosi del pulsantino di aiuto contestuale.

Replica di testi da WordSe la replica coinvolge un testocopiato in ambiente Word, la maschera che gestiscel’operazione è di tipo diverso. In questo caso sono previstevarie opzioni da utilizzare a seconda di ciò che si deveincollare e del risultato che si vuole ottenere.

TrasposizioneLa zona copiata, quandoreplicata, si presenta traspostaprevedendo l’inversione frarighe e colonne. In pratica,trasponendo una tabella le cui intestazioni sono costituitedai mesi dell’anno mentre la prima colonna ospita nomi di città, le colonne della tabellafinale risulteranno intestate con i nomi delle città.




in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc OpenExcel

Il modulo grafico diExcel si presta moltobene per eseguire lo

studio di funzioni mate-matiche o, quantomeno,per visualizzarne il loroandamento che in certicasi si materializza incurve dall’aspetto spet-tacolare. Comunque, aldi la del fatto che la cur-va rappresentata appa-ghi o meno il nostro oc-chio, la possibilità di in-terpretare visivamentel’andamento di una fun-zione in un determinatointervallo di variabilitàconsente di ottenere im-portanti informazionisulle sue proprietà.

Diciamo subito cheanche se si tratta di gra-fici lineari il tipo di grafi-co Excel da utilizzarenon deve essere tale maci si deve rivolgere ai co-siddetti diagrammi XY,espressamente sviluppa-ti per interpretare grafi-camente l’andamento difenomeni scientifici. Laloro peculiarità, infatti, èquella di utilizzare in mo-do mirato i valori nume-rici che vengono utilizza-ti per creare il diagram-ma. In altre, parole, sequesti ultimi sono dispo-sti in una tradizionale ta-bella a due o più colon-ne, la prima di questeviene sempre utilizzataper etichettare l’asse del-le X e non trasformata inuna curva. Per il resto laprocedura è la solita. Maecco come operare perinterpretare graficamen-te la funzione trigonome-trica f(x)=sen(x)/x il cuiandamento decisamentespettacolare la imponecome primo esempiodella nostra scheda.

I datiLa prima cosa da fare

è impostare una tabella adue colonne che verràutilizzata per la creazio-ne del grafico. Conside-rando che studieremo lanostra funzione nell’am-bito dell’intervallo da–6,28 (due volte pigreco)a +6,28, cominciamo adinserire il primo valore inA1, mentre in A2 digite-remo il valore –5,78.Adesso evidenziamo ledue celle, puntiamo conil mouse la crocetta sul-l’angolo inferiore destrodella zona e trasciniamola selezione verso il bas-so sino a A26. Così facen-

Il problema: come rappresentare l’andamentodi una funzione matematica utilizzando il modulo graficodi Excel

La soluzione: utilizzare i diagrammi di tipo XY

Dai dati al graficoInserimento dei datiDigitare –6,28 in A1, mentre in A2 si digita–5,78.Evidenziare le due celle,puntare con il mouse la crocetta sull’angolo inferioredestro della zona e trascinare la selezione verso il basso sino a A26. Così facendo si crea in un batter d’occhio il nostro campo di variabilità,definendo un intervallo di scala sull’asse X pari a 0,5.

Scelta del graficoEvidenziare la zona A1..B26 e fare clic, nella barra strumenti,sull’icona preposta alla creazione dei grafici. Nella galleria dei diagrammidisponibili selezionare il tipo XY.Nella finestra a fianco di quellache elenca i tipi di diagramma,invece, si opta per la rappresentazione che non prevede l’utilizzo di marcatori (la prima in alto a destra).

Grafico in un foglio separatoPremendo il pulsante Avantisi accede ad altre due finestrele cui proposte vanno accettatecosì come vengono presentatepremendo sempre il suddettopulsante. Nella quarta finestra,invece, si opta per la visualizzazione del grafico in un foglio a parte, quindi si preme il pulsante Fine.

Il risultato finalePremendo il pulsante Fine siconclude la procedura e sidetermina la creazione delgrafico in un foglio separatodove possiamo dare inizio alleoperazioni di personalizzazione.In particolare, ci interessarendere più marcato il trattoche disegna la curva e isegmenti che individuano gliassi cartesiani.

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Interpretazione grafica di



Febbraio: Analizzare le risposte di un questionarioMarzo: Come usare il registratore di ExcelAprile: Sviluppare una macro per creareun graficoMaggio: Associare unpulsante a una macroGiugno: Comeimpostare un efficacesistema perl’inserimento dei datiLuglio-agosto: I graficispeciali di ExcelGennaio: Comeutilizzare la FormattazionecondizionaleFebbraioStudio di funzionimatematicheProssimamente:Utilizzare la funzioneIncolla specialeUtilizzare il data basedi Excel

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do si crea in un batterd’occhio il nostro campodi variabilità, definendoun intervallo di scala sul-l’asse X pari a 0,5. Potre-mo così valutare conbuona precisione l’anda-mento della nostra cur-va. A questo punto, incorrispondenza di ognipunto dell’intervallo cal-coleremo i valori assuntidalla funzione stessa. Èsemplicissimo. Basta di-gitare in B1 l’espressione= Sen(A1)/A1 e replicarlaverso il basso sino allacella B26 compresa. Edora occupiamoci di crea-re il grafico.

Il graficoEvidenziare la zona

A1..B26 e fare clic, nellabarra strumenti, sull’ico-na preposta alla creazio-ne dei grafici. Così facen-do viene aperta la galle-ria dei diagrammi dispo-nibili nella quale si sele-ziona il tipo XY.

Nella finestra a fiancodi quella che elenca i tipidi diagramma, invece, siopta per la rappresenta-zione che non prevedel’utilizzo di marcatori (laprima in alto a destra).Premendo il pulsanteAvanti si accede ad altredue finestre le cui pro-poste vanno accettatecosì come vengono pre-sentate. Nella quarta fi-nestra, invece, si optaper la visualizzazionedel grafico in un foglio aparte, quindi si preme ilpulsante Fine. Con que-sta operazione si con-clude la procedura e sidetermina la creazionedel grafico in un foglioseparato dove possiamodare inizio alle operazio-ni di personalizzazione.In particolare, ci interes-sa rendere più marcatoil tratto che disegna lacurva e i segmenti cheindividuano gli assi car-tesiani. Ecco come pro-cedere. Fare clic destrosu un punto della curva,

e nel menu contestualeprontamente visualizza-to selezionare la voceFormato serie dati. Cosìfacendo viene visualiz-zata una finestra nellacui sezione di sinistra sipuò procedere alla defi-nizione del colore e del-lo spessore della lineache interpreta la curva.Per quanto riguarda gliassi cartesiani, invece, siopera nella stesso mo-do, e nel menu conte-stuale al clic destro siseleziona la voce Forma-to asse.

Parabola rovesciataPer realizzare questa

curva si opera in modoanalogo al caso prece-dente, varia ovviamente,solo il tipo di funzioneda valorizzare che nellafattispecie è la seguente:f(x)= -30+ 1,2 X2 .

Ecco come operare inpratica. Se vogliamo stu-diare la funzione nell’in-tervallo da –10 a +10 in-seriamo rispettivamentein A1 e A2 i valori –10 e–9 e replichiamo la cop-pia verso il basso sino al-la cella A21 compresa. Aquesto punto trascrivia-mo in B1 l’espressione=30-(1,2*A1^2) e ricopia-mola sino alla cella B21.Adesso non ci resta checreare il grafico secondola procedura già descrit-ta e personalizzarlo ade-guatamente come già do-vremmo sapere fare.

SinusoideÈ questa un’altra fun-

zione trigonometrica chesi materializza nella sem-plicissima espressionef(x) = sen x, e va studiatain un intervallo che siaun multiplo dell’ineffabi-le pigreco. Per il nostroesempio abbiamo optatoper un campo di variabi-lità fra 0 e 6,28 (da 0 a 2pigreco, tanto per inten-derci). La personalizza-zione ha avuto luogo conle solite procedure.

della funzione5

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funzioni matematiche

SinusoideQuesta funzionetrigonometrica che simaterializza nella semplicissimaespressione f(x) = sen x, viene studiata in un intervallomultiplo dell’ineffabile pigreco.Per il nostro esempio abbiamo optato per un campodi variabilità fra 0 e 6,28. La personalizzazione della curva ottenuta ha luogocon le solite procedure.

Per avere aiutoAccedere alla guida in linea di Excel e digitare nella caselladi ricerca Grafico XY. In particolare, fra i variargomenti che vengonoindividuati accedere alla videata corrispondente a Esempi di tipi di graficie di qui aprire quella corrispondente alla voceGrafici a Dispersione.

Parabola rovesciataSe vogliamo studiare la funzione nell’intervallo da –10 a +10 inseriamorispettivamente in A1 e A2i valori –10 e –9 e replichiamola coppia verso il basso sino alla cella A21 compresa. A questo punto trascriviamo in B1 l’espressione=30-(1,2*A1^2) e ricopiamolasino alla cella B21.

Personalizzazione del graficoFare clic destro sulla curva, e nel menu contestualeselezionare la voce Formatoserie dati. Così facendo viene visualizzata la finestra di personalizzazione. Per quanto riguarda gli assicartesiani, invece, nel sottomenu contestuale al clic destro si seleziona la voceFormato asse.



RISPARMIARE TEMPO

Excel: eseguire rapidamentealcune operazioni utili

Risparmiate tempoutilizzando le funzioni

di inserimentoautomatico dei dati

e proteggetevi dai virusfiltrando le macro

INSERIMENTI VELOCI

�Se voleteInserire in una lista di nomi, altrinominativi già presenti nell’elenco stesso,sfruttate l’opzione di completamentorapido evitando così di digitarli.

�Fate cosìPosizionate il cursore in fondo all’elenco,dove ovviamente deve essere inserito il nominativo, e fate clic destro con il mouse. Nel menu contestuale che viene prontamente visualizzato optateper la voce Seleziona da elenco. Così facendo viene aperto un elenco a discesa che ospita tutti i nomi della lista(senza tenere conto dei doppioni). Basta fare clic su quello che si vuoleinserire per determinarneimmediatamente il trasferimento nella cella attiva. Se la lista contiene delle posizioni vuote l’elenco visualizzatosi limita ai soli nomi consecutivi ospitatisopra la cella di inserimento. In questocaso, per visualizzare tutti i nomi inserireuno spazio nella celle vuote. Così facendo, quando viene ripresentatol’elenco vi figureranno tutti i nomi e non solo quelli ospitati al di sotto dell’ultimo spazio.

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ALLINEARE PIÙ GRAFICI

�Se voleteAllineare esattamente più grafici sullastessa pagina di un foglio di lavoro senzaperdere tempo andando per tentativi.

�Fate cosìSe i grafici sono quattro, disponeteliapprossimativamente allineati, evidenziatela coppia superiore (tenendo premuto iltasto Maiuscole), quindi visualizzate la barradisegno (Visualizza, Barre degli strumenti,Disegno) e premete il pulsante Disegno. Nelmenu contestuale selezionate la voceAllinea o distribuisci e nel corrispondentesottomenu optate per Allinea al centroorizzontalmente. Evidenziate il primografico e quello sottostante, ripetete laprocedura ma selezionate la voce Allinea alcentro verticalmente. Ora allineate al centroorizzontalmente il terzo e il quarto grafico,quindi verticalmente il secondo e il quarto.

� LA SOMMA AUTOMATICA

�Se voleteSommare automaticamente righe o colonne con un semplice doppioclic del mouse.

�Fate cosìPortate il cursore sotto la colonna di numeri o a destra della riga da sommare e fate clic due voltesull’icona di somma automatica (quellacon sopra impresso il simbolo ∑, tanto per intenderci). Bisogna però tenerepresente alcune cose. La somma vieneeseguita solo sui contenuti di celleconsecutive. Inoltre, se si devonosommare colonne affiancate o righe in sequenza bisogna eseguire le sommepartendo rispettivamente da destra verso sinistra e dal basso verso l’alto. Non rispettando questa sempliceregoletta i risultati sono imprevedibili.

FILTRATE LE MACRO

�Se voleteImpedire che una macro contenuta in un file cheavete ricevuto vi possa trasmettere un virus, ed evitarecosì la conseguente perdita di tempo.

�Fate cosìLe macro che operano nell’ambito di un modellopossono diffondere virus all’interno del computer.Meglio quindi proteggersi adeguatamente per evitaresorprese e perdite di tempo. Ecco come procedere.Aprite il menu Visualizza selezionate la voce Barredegli strumenti e, nel corrispondente sottomenu, attivare la voce Visual Basic. Viene così visualizzatala suddetta barra che ospita un pulsante denominato Protezione: premerlo per aprire la mascherache gestisce i livelli di protezione e scegliere quello desiderato.

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RISPARMIARE TEMPO

LISTA AUTOMATICHE

�Se voleteRisparmiare tempo inserendoautomaticamente in un intervallo di cellecontigue una sequenza ordinata di parole(giorni, mesi, sigle e così via) o numeri.

�Fate cosìAprite il menu Strumenti e selezionate la voce Opzioni. Viene aperta una finestraa schede in cui si attiva quella denominata Elenchi. Nella finestra Elenchi personalizzatiselezionate Nuovo elenco, quindi inserirele voci nella finestra a fianco (per esempio, Primo trimestre, Secondotrimestre e così via). Premere il pulsante Aggiungi. Da questo momento, se in una qualsiasicella del foglio di lavoro si digita la primavoce dell’elenco (Primo trimestre), e si trascina la cella verso il bassopuntando con il mouse sul suo angoloinferiore destro, vengono trascritti nelle celle sottostanti gli altri elementidella lista. Per inserire, invece, unaprogressione numerica che si sviluppasecondo determinati criteri digitate in una cella il primo termine della serie,evidenziate le celle a fianco o sottostantiche devono ospitare gli altri elementidella serie, quindi aprite il menu Modificae selezionate la voce Riempimento. Nella maschera cui si accede specificatese la serie è in righe o colonne e l’incremento della progressione. Per esempio, se si vuole visualizzare la serie 1, 3, 5 e così via, specificare1 come inizio e 2 come incremento.

MOLTIPLICAZIONI

�Se voleteMoltiplicare tutti i dati di una tabella perun numero fisso con una sola operazione.

�Fate cosìCreate una tabella di struttura uguale aquella di cui si devono moltiplicare i dati ereplicate in tutte le sue celle il numeromoltiplicatore. Evidenziate la suddettatabella e copiatela. A questo punto,evidenziate la prima tabella (quella con idati da moltiplicare), aprite il menuModifica e selezionate la voce Incollaspeciale. Così facendo viene visualizzata lamaschera che gestisce questa operazioneparticolare. Nella sezione Operazione èpossibile specificare il tipo di operazioneche deve essere eseguita. Nel nostro casosi attiverà la casella in corrispondenzadella voce Moltiplica, ma i dati possonoanche essere divisi, sommati o sottratti.

� REGISTRATE LE MACRO

�Se si esegue spesso una determinataoperazione è consigliabile associarla a una macro, registrando la proceduraeseguita alla tastiera.Richiamando successivamente la suddetta macro verranno rieseguitiautomaticamente tutti i passaggi registrati.

�Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro e, nel sottomenu, optareper Registra nuova macro. Viene aperto una finestra che consente di assegnare un nome alla macro. Il lancio della macro può essere associatoalla pressione del tasto Controle di una lettera da specificare nella casella dedicata. Eseguite la procedura alla tastiera.Interrompete la registrazione (Strumenti,Macro, Interrompi registrazione).

�Per eseguire la macro premere la sequenza di controllo assegnataoppure aprire il menu Strumenti,selezionare Macro, e ancora Macro. Si accede così a una finestra in cui sievidenzia il nome della macro da lanciaree si preme il pulsante Esegui.

�Per esaminare il listato della macrobisogna accedere all’ambiente editor.Ecco come procedere. Aprire il menu Strumenti, selezionareMacro e, nel sottomenu, optare per VisualBasic editor. In tale ambiente aprire la cartella Moduli ed accedere ai moduliin essa ospitati che contengono il listatodelle macro registrate. In ambiente Editor, il listato di una macropuò anche essere modificato.

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INSERIMENTI CORRETTI

�Se voleteImpostare un controllo dei dati inseriti per evitare di perdere tempo se si digitano dati sbagliati.

�Fate cosìEvidenziare la cella che deve esseresottoposta al controllo. Aprire il menu Datie selezionate la voce Convalida. Cosìfacendo viene aperta una finestra a schedein cui si sceglie Impostazioni.Aprire l’elenco a discesa associato alla casella Consenti e specificare il tipo di inserimento previsto per la cella (ad esempio numero intero, numerodecimale, ora, data e così via). A secondadella scelta operata nella scheda si apronoaltre caselle. Se, poniamo, si è optato per un numero intero, si può specificare se deve essere uguale, maggiore o minoredi un certo valore, oppure se deve esserecompreso in un certo intervallo. Nellascheda Messaggio di input si può definire il testo del messaggio da visualizzare in caso di inserimento non conforme.



pratica • fogli elettroniciExcel

Excel dispone di unapotente funzionalitàche consente di as-

segnare a una cella unaparticolare formattazio-ne in base al suo conten-to o, ancora, in funzionedel contenuto di altre cel-le del foglio di lavoro at-tivo. È appena il caso disottolineare che tale op-zione si presta alle più di-sparate applicazioni. Adesempio, se la cella di unmodello finanziario con-tiene un dato importanteche quando supera uncerto valore determinauna situazione di allar-me, tale cella potrà esse-re visualizzata in rossose si supera il suddetto li-mite. E ancora, il nome diun cliente compreso inuna lista potrà essere evi-denziato in grassetto se ilsuo fatturato oltrepassaun certo ammontare, o

se non ha ancora pagatouna fattura. Insomma, leapplicazioni della format-tazione condizionale so-no decisamente interes-santi e tutte da immagi-nare. Prima di comincia-re con gli esempi convie-ne analizzare più da vici-no la dinamica della fun-zione, che può operarecontrollando una cella ouna intera zona, oppurevalorizzando formule edespressioni. Si tenga pre-sente che la formattazio-ne condizionale puòprendere in considera-zione anche posizioni di-verse da quelle da for-mattare, purché risieda-no nel foglio di lavoro at-tivo. In altre parole, nonsi può fare riferimento inuna espressione di con-trollo a celle o formuleresidenti in altre cartelle,anche se caricate in me-moria. A questo punto,ne dovremmo sapere ab-bastanza per procederea qualche esemplificazio-ne pratica.

Formattare una cellacontenente un valore

Immaginiamo che lacella D5 contenga un nu-mero. Bene, supponiamoche quando tale valore èsuperiore a 10 le debbaessere assegnato lo sfon-do blu e la bordatura ne-ra, e che il numero debbaessere visualizzato inbianco e in grassetto. Ec-co come operare, dopoaver evidenziato la sud-detta cella. Nel menu For-mato selezionare Forma-to condizionale per acce-dere alla finestra di for-mattazione. A questopunto, aprire l’elenco adiscesa associato alla

Il problema: come formattareautomaticamente una cella in base al suo contenutoo a quello di altre celle o zone del foglio di lavoro

La soluzione: utilizzare la funzionalità di Formattazione condizionale

Come impostareFormattare celle con valoriSelezionare la cella checontiene il valore cui applicarela condizione (per esempio,deve essere maggiore di 10).Nel menu Formato selezionareFormato condizionale. Nel boxche viene visualizzato aprirel’elenco a discesa associato allaprima casella della sezioneCondizione1 e selezionare Ilvalore della cella è.

Definizione dell’operatoreAprire l’elenco a discesaassociato alla seconda caselladella finestra e selezionare ilcriterio da verificare (maggioredi). Nel nostro caso, loricordiamo, il contenuto dellacella deve essere maggiore di10, pertanto trascrivere talenumero nella terza casella dellafinestra.

Definire lo sfondo della cellaPremere il pulsante Formato.Contestualmente viene apertauna finestra articolata in treschede. Accedere alla schedaCarattere, selezionarel’attributo Grassetto nellafinestra Stile e selezionare ilcolore bianco nella tavolozzaassociata all’elenco a discesaColore.

Definire i bordi della cellaNella finestra a schedeprecedente aprire la schedaBordo. Le tre icone posizionatenella parte superiore siriferiscono a impostazionipredefinite. Per personalizzarela struttura del bordo, invece,utilizzare le icone sottostanti,selezionando la composizionepiù opportuna.

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Usare la formattazione


Ecco l’elenco degli argomentiche riguardano Excel:

Aprile: Sviluppare unamacro per creare ungraficoMaggio: Associare unpulsante a una macroGiugno: Impostareun efficace sistemaper inserire dei datiLuglio-agosto: I graficispeciali di Excel GennaioCome utilizzarela formattazionecondizionaleProssimamente:Studio di funzionimatematicheLa funzioneIncolla speciale

Questa scheda pratica verrà ripubblicatain formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open

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casella Condizione e se-lezionare Il valore dellacella è. Aprire l’elenco adiscesa associato alla ca-sella accanto e selezio-nare il criterio di verifica.Nel nostro caso, lo ricor-diamo, il contenuto dellacella deve essere mag-giore di 10 per far scatta-re la formattazione con-dizionale, pertanto sele-zionare il riferimentomaggiore di, quindi inse-rire 10 nella successivacasella. Adesso occupia-moci dell’assegnazionedel formato. Premere ilpulsante Formato. Conte-stualmente viene apertauna finestra articolata intre schede, rispettiva-mente dedicate alla as-segnazione degli sfondi,degli attributi dei carat-teri e dei bordi. Accederealla scheda Carattere, se-lezionare l’attributoGrassetto nella finestraStile e selezionare il colo-re bianco nell’elenco a di-scesa Colore. Accederealla scheda Bordi e sele-zionare la bordatura com-pleta, quindi passare allascheda Motivo e selezio-nare il colore blu nella ta-volozza. Premere il pul-sante Ok per consolidarele definizioni operate eritornare alla mascheradi formattazione inizialedove, se abbiamo fatto lecose per bene, si può va-lutare nella finestra dianteprima l’aspetto dellaformattazione. A questopunto premere il pulsan-te OK. Se il valore conte-nuto nella cella D5 èmaggiore di 10, verrà as-segnata a quella posizio-ne la formattazione desi-derata.

Formattare una cellacon una formula

La cella da formattarecondizionalmente, anzi-ché un valore può conte-nere una formula che fariferimento ad altre posi-zioni del foglio di lavoro.Conviene fare un esem-

pio. La cella D5 deve es-sere visualizzata con unosfondo rosso se la som-ma delle celle H4 e H6,poniamo, è uguale a 100.In questo caso si operanel seguente modo.

Accedere alla finestradi formattazione e nell’e-lenco a discesa della pri-ma casella selezionare Laformula è. Nella secondacasella trascrivere l’espressione =SOM-MA(H4:H6)=100. Si notiche il numero di caselledella maschera di for-mattazione varia con il ti-po di relazione inizialeimpostata o con l’opera-tore scelto. A questopunto premere il pulsan-te Formato e selezionareil colore rosso nella tavo-lozza della scheda Moti-vo. Consolidare le impo-stazioni con la pressionedei OK. Per chi vuole im-postare controlli moltocomplessi ricordiamoche si possono concate-nare sino a tre condizio-ni. Impostata la primacondizione basta preme-re il pulsante Aggiungiper impostare la secondae così via.

Trovare le celleformattate

Applicata la formatta-zione condizionale aduna cella, se non si verifi-cano le condizioni poste,non vi è nulla che ce lopossa indicare, ma Exceldispone di una procedu-ra per individuarle. Eccocome operare.

Aprire il menu Modifi-ca e selezionare la voceVai a. Nella finestra cheviene aperta premere ilpulsante Speciale e neldialogo che viene così vi-sualizzato spuntare la ca-sella accanto alla voceFormati condizionali. Pre-mendo il pulsante OK sidetermina la visualizza-zione delle celle del fo-glio di lavoro che sonostate formattate condi-zionalmente.

i criteri di controllo5

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condizionale

Trovare le celle formattateAprire il menu Modifica eselezionare la voce Vai a. Nellafinestra che viene apertapremere il pulsante Speciale enel dialogo visualizzato spuntarela casella accanto alla voceFormati condizionali. Premendoil pulsante OK si determina lavisualizzazione delle celle delfoglio di lavoro che sono stateformattate condizionalmente.

Per avere aiutoAprire la guida in linea di Excel,accedere alla scheda Trova edigitare nella casella di ricerca iltermine Formattazionecondizionale. Se si lavora conExcel 2000 disattivarel’assistente, aprire la guida,attivare la scheda Ricerca liberae digitare nella casellaFormattazione condizionale.

Condizioni concatenatePer chi vuole impostare controllimolto complessi ricordiamo chesi possono concatenare sino atre condizioni. Impostata laprima condizione bastapremere il pulsante Aggiungiper impostare la seconda, e cosìvia. Man mano che si aggiungeuna condizione la maschera siestende di conseguenza.

Attributi dei caratteriNella finestra a schede aprirequella denominata Carattere.Selezionare lo stilenell’omonima finestra, quindiaprire l’elenco a discesa Coloreper definire quest’ultimo. Si notiche la procedura non da lapossibilità di scegliere il tipo dicarattere e le sue dimensioni.

Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open

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Pc Open Luglio/Agosto ’99134


Se un disegno valepiù di mille parole,parafrasando l’ada-

gio sicuramente orienta-le possiamo affermareche un grafico vale al-trettanti numeri.

Per interpretarli de-gnamente, però, deve es-sere scelto con cura.

Nella maggior partedei casi bastano e avan-zano i tipi più comunirappresentati da graficilineari, istogrammi e tor-te, ma in certe situazionibisogna ricorrere a dia-grammi specialistici lacui struttura è stataespressamente sviluppa-ta per interpretare unaben determinata tipolo-gia di dati. La nostra pa-noramica non ha la pre-tesa di essere esaustiva,comunque, consideran-

do che ci soffermeremoad illustrare le caratteri-stiche di otto diversi dia-grammi speciali, offrecomunque ottimi spuntia chi ha la necessità direalizzare rappresenta-zioni grafiche molto par-ticolari.

Barre fluttuantiSono una variante dei

tradizionali istogrammi. Vengono utilizzate per

interpretare non valoriassoluti ma intervalli nu-merici.

Per esempio, possonoessere impiegate perrappresentare grafica-mente le quotazionimassime e minime toc-cate nel corso di un an-no dalle valute di alcuniPaesi. Ad ogni punto del-l’asse X corrispondequindi una coppia di da-ti che si riferisce, perl’appunto alle due sud-dette quotazioni.

Grafici a due assi YVengono utilizzati per

visualizzare contempo-raneamente l’andamen-to di due o più situazioniche, se rappresentatecon la medesima scala,sarebbero difficilmenteinterpretabili visivamen-te. Infatti, se i dati delleserie si muovono entrointervalli numerici moltodifferenti alcune curverisulterebbero irrimedia-bilmente appiattite. In-vece, utilizzando due as-si Y con differenti scale èquasi sempre possibilerisolvere il problema.

Diagrammilogaritmici

Questi grafici utilizza-no una scala logaritmicagrazie alla quale è possi-

Il problema: come rappresentare con gliopportuni grafici determinate situazioni

La soluzione: avvalersi delle rappresentazionigrafiche speciali ospitate nella libreria di Excel

Scegliamo la forma giusta Barre fluttuantiSono una variante dei tradizionali istogrammi e si prestano bene per visualizzare graficamenteintervalli di valori. Possono essere utilizzati per presentare lo stato di avanzamento di un progetto, o le variazioni di cui sono stati oggettoazioni, fatturati, dati di venditae così via.

Grafici a due assi YConsentono di rappresentarenel migliore dei modi seriedi dati che variano entrointervalli numericiquantitativamente molto diversi fra loro. Infatti, la possibilità di usare due diverse scale evita che alcuni dati diventinodifficilmente leggibili.

Grafici a scala logaritmicaLa particolare scala utilizzatapermette di rappresentare nei limiti del piano cartesianoanche valori molto elevati. In questo caso infatti, un numero è rappresentatonon in valore assoluto ma come la potenza a cui elevare 10 per ottenerlo (il suo logaritmo in tale base,per l’appunto).

Grafici borsisticiSono definiti anche grafici Hlco (acronimo di High lowclose open) perché consentonodi rappresentare la storia di una azione nel corso di una seduta di borsa. Gli estremi del segmentoverticale definiscono i massimie i minimi toccati, mentre le tacche laterali individuanol’apertura e la chiusuradell’azione.

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Scopriamo i grafici


Ecco il programmadegli argomenti che riguardano

il tema dei fogli elettronici

Febbraio: Analizzare le risposte di unquestionarioMarzo: Come usare ilregistratore di ExcelAprile: Sviluppare unamacro per creare ungraficoMaggio: Associare unpulsante a una macroGiugno: Comeimpostare un efficacesistema perl’inserimento dei datiLuglio/AgostoScopriamo i graficispeciali di ExcelProssimamenteFormattazionecondizionale. Gestire ledate. Usare le funzionidi scansione tabellare


pratica• fogli elettroniciExcel

bile visualizzare anchesituazioni caratterizzateda forti escursioni deivalori rappresentati.

Per esempio, se si vo-lessero visualizzare in ungrafico le probabilità divincita per ogni punteg-gio previsto dal Supere-nalotto, bisogna tenereconto del fatto che men-tre quelle di realizzareun 3 sono relativamentebasse, le probabilità diottenere un 6 sono circadi uno su seicento milio-ni! Utilizzare una scalanormale sarebbe impen-sabile rappresentarla,ma quella logaritmica ri-solve brillantemente ilproblema.

Grafici borsisticiIn questi grafici, le

quotazioni massime eminime toccate da unaazione nel corso di unaseduta di borsa sonorappresentate dagliestremi di un segmentoverticale.

Inoltre, due tacche ad-dizionali riportate sulcorpo del segmentostesso consentono di in-terpretare anche i valoridi apertura e di chiusuradell’azione.

Grafici a bolleSono diagrammi a due

dimensioni che consen-tono, però, di rappresen-tare non una coppia didati ma tre. Il terzo dato,infatti, è definito dal dia-metro della bolla. In altreparole, sono tradizionaligrafici cartesiani in cui ipunti sono sostituiti, perl’appunto, da circonfe-renze.

Grafici a superficieVengono utilizzati per

interpretare l’andamen-to di situazioni comples-se dove è richiesta unarappresentazione tridi-mensionale che, nellafattispecie, è garantitadalla presenza di un ter-zo asse verticale Z. In

pratica, ad ogni coppiadi valori del piano carte-siano corrisponde unpunto nello spazio, il cuivalore viene letto perl’appunto sull’asse Z delsistema.

Grafici a dispersioneVengono anche chia-

mati grafici a punti (oXY) e sono impiegati fre-quentemente per moni-torare l’andamento di fe-nomeni scientifici o rap-presentare graficamentefunzioni matematiche.

Grafici ad anelloSono una variante so-

fisticata delle tradiziona-li torte. Rispetto a que-ste presentano il vantag-gio che possono essereutilizzati per interpreta-re più di una serie di va-lori propiziando even-tuali confronti.

Come creare i grafici speciali

Si realizzano secondole tradizionali procedu-re. In particolare, i dia-grammi di cui si è parla-to sono ospitati nella li-breria grafica di Excel al-la quale si accede pre-mendo l’icona con sopraimpresso un istogrammastilizzato. Quelli a dueassi Y, le barre fluttuantie quelli a scala logaritmi-ca sono gestiti dallascheda Tipi personaliz-zati, gli altri dalla schedaTipi standard.

per ogni informazione5

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speciali di ExcelPrima di realizzareun grafico specialeè sempre benechiedersi seproprio non si puòutilizzare undiagrammatradizionale perinterpretare i datidi cui si dispone.Infatti, questiultimi, essendo piùsemplici, sirivelano più facilida leggere ancheda parte di chi nonè un esperto.

consiglia

Grafici a dispersioneSono di stretta derivazionescientifica e si prestanoparticolarmente bene per interpretare l’andamento di un fenomeno (rilevazioni di temperatura, pressione e così via), o una correlazionefra due variabili. In figura ne è esemplificato l’utilizzo per studiare graficamente una funzione matematica.

Grafici ad anelloRappresentano una variante dei tradizionali grafici a settori(le cosiddette torte). Hanno la peculiarità, contrariamentea queste ultime, di poter rappresentarecontemporaneamente più di una serie di dati. Per ragioni di leggibilità è opportuno limitare il numerodegli anelli.

Grafici a superficieVengono utilizzatiper rappresentare fenomenidella più disparata naturacaratterizzati dal fatto di esseredescritti da tre variabili, e che pertanto richiedonol’impiego di un sistema a tre assi cartesiani. Fra le tante applicazioni,la più immediata è la rappresentazionein 3D della topografiadi una zona.

Diagrammi a bolleDanno la possibilità di analizzare nello spaziocartesiano a due dimensionifenomeni che richiederebberoaltrimenti una rappresentazionetridimensionale. In pratica, sono una variante dei grafici a punti in cui questi ultimi si presentanocome circonferenze con il diametro proporzionale al terzo dato da interpretare.

Pc Open Giugno ’99138


Un foglio elettronicoè fatto per elabora-re variamente i dati

che vi vengono inseriti.Pertanto, se si sviluppauna applicazione anchesemplice, è importantegestire in modo organicoed efficace l’inserimentodei dati. In molti casi, fral’altro, gli inserimenti daoperare sono per lo piùnoti in partenza (comeaccade, per esempio, inun programma di fattu-razione) per cui poterescegliere gli input nel-l’ambito di un elencoprestrutturato rende piùveloce la procedura emette al riparo da sem-pre possibili errori dibattitura.

In questa scheda svi-lupperemo un semplicesistema, costituito da

una casella di testo asso-ciata ad un elenco a di-scesa, che consente, se-lezionando nell’ambitodell’elenco la voce che ciinteressa, di determinar-ne l’inserimento automa-tico in una specifica po-sizione del foglio di lavo-ro. Vediamo come fare.

Anche se questa voltanon bisogna sviluppareuna macro, ci avvarremocomunque di alcuni stru-menti del Visual Basicospitati nella omonimacasella. Pertanto, la pri-ma cosa da fare è accer-tarsi che tale casella siavisibile nell’area di lavo-ro. Se non lo fosse, apri-re il menu Visualizza, op-tare per la voce Barrestrumenti e selezionareVisual Basic nel relativosottomenu.

Così facendo viene vi-sualizzata la corrispon-dente barra. A questopunto, pigiare l’iconacon sopra il martello e lachiave inglese per visua-lizzare la casella deglistrumenti, che gestiscel’inserimento di pulsanti,caselle di testo, elenchi adiscesa, e così via, nel-l’ambito del nostro fo-glio di lavoro.

Fare clic sull’iconadella casella di testo com-binata (la quinta da sini-stra): il cursore si tra-sforma in una crocetta, econtemporaneamenteviene resa operante lacosiddetta modalità diprogettazione, come sipuò desumere dalla au-tomatica attivazione del-l’icona che reca impres-se squadra e matita.

Portare il cursore nel-l’area di lavoro e traccia-re un rettangolo di di-

Il problema: come impostare un efficacesistema per l’inserimento dei dati

La soluzione: usare una casella alla quale èassociato un elenco a discesa che contiene i riferimentiai dati che dobbiamo inserire nel foglio di lavoro

Creiamo, passo passo,Gli strumenti del VbaAprire il menu Visualizzae selezionare la voce Barredegli strumenti, quindi nel corrispondente menuoptare per Visual Basic. Viene visualizzata una barra di icone: pigiando quella con i simboli del martelloe della chiave inglesene compaiono altre che consentono di crearepulsanti, caselle di testo, elenchia discesa e così via.

Definiamo le proprietàNella seconda barra icone, fare clic sullo strumento per la creazione della casellacombinata. Portare il cursorenell’area di lavoro e disegnare la casella. Per impostarne le caratteristiche fare cliccon il tasto destro del mouse su di essa e selezionare la voce Proprietà nel menucontestuale. Si apre così la maschera di definizione dei parametri operativi.

L’elenco a discesaQuando si fa clic sul pulsantea destra della casella si aprel’elenco a discesa ad essaassociato. Facendo doppio clicsu una voce, questa vieneinserita nella casella di testosoprastante e, allo stessotempo, anche nella cella di destinazione.

Elenchi a più colonneDefinendo gli opportuniparametri nella casella delle proprietà dell’elencoa discesa si possono esibirenell’ambito di quest’ultimo più colonne di voci. In ogni caso, l’inserimento nella cella di destinazione del foglio di lavoro si riferisce alle voci di una sola delle due colonne.

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Come inserire i dati



il tema dei fogli elettronici

Febbraio: analizzare lerisposte di unquestionarioMarzo: Come usare ilregistratore di ExcelAprile: Sviluppare unamacro per creare ungraficoMaggio: Associare unpulsante a una macroGiugnoCome impostare unefficace sistema perl’inserimento dei datiProssimamenteRealizzare graficispeciali. Formattazionecondizionale. Gestire ledate. Conoscere lefunzioni di scansionetabellare



mensioni pari alla casel-la da creare. Rilasciandoil tasto del mouse vienevisualizzata la casella ditesto, cui è associato unpulsante che consentedi aprire il corrispon-dente elenco a discesa.Si noti che la casella èevidenziata. Infatti, lun-go i suoi bordi sono visi-bili le maniglie che neconsentono il dimensio-namento.

Facciamo clic destrosulla casella e, nel menuche viene aperto, sce-gliamo la voce Proprietàper accedere all’omoni-ma casella che ospita iparametri operativi del-l’oggetto che stiamocreando. Nella cella cheè associata all’etichettaLinked Cell digitare l’in-dirizzo della cella in cuidevono essere inseriti idati selezionati nell’elen-co a discesa, mentre nel-la cella List Fill Range in-dicare le coordinate del-la zona in cui sono stateinserite le voci che do-vranno figurare nell’e-lenco a discesa. Nella ca-sella List Rows, invece,specifichiamo il numerodi voci che dovranno es-sere visualizzate. Con-viene assegnare all’elen-co una zona piuttostoampia in modo da la-sciare aperta la possibi-lità a nuove aggiunte.

Analogamente dicasiper il numero di voci da

visualizzare nella lista,che conviene porre parial numero di celle, com-prese le vuote, contenu-te nella zona riservata al-l’elenco.

A questo punto, se di-sattiviamo la modalità diprogettazione il nostroelenco a discesa è pron-to per essere utilizzato.Basta fare clic sul pul-santino a destra della ca-sella di testo per deter-minarne l’apertura, e sefacciamo doppio clic suuna qualsiasi voce que-sta verrà trasferita nellacasella di testo e anchenella cella che abbiamoindicato.

Talvolta, anziché untermine ben preciso, co-me può essere il nome diun cliente, bisogna gesti-re l’inserimento del codi-ce di quest’ultimo. Inquesti casi, allora, si ri-vela benvenuta la possi-bilità di visualizzare ac-canto ai suddetti codici,i nominativi che vi corri-spondono. È piuttostosemplice, bisogna soloprevedere un nuovoelenco su due colonne especificare nella casellaList Fill Range la nuovazona dati. Inoltre, nellacella Column Count dellacasella delle proprietà sidichiara il numero di co-lonne in cui si articolal’elenco (due, nella fatti-specie). Se abbiamo ope-rato con correttezza,aprendo l’elenco vi figu-reranno affiancati i datidell’intera zona sorgente,ma selezionando una ri-ga verrà trasferito nellacasella di testo e nellacella di destinazione soloil codice.

una casella a discesa5

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in modo efficace

L’editor Visual BasicEcco la macro che è stataassociata automaticamenteall’elenco al momento della sua creazione. Inseriredopo la prima istruzione il nome del programma da lanciare, oppure scriveredirettamente i passi del codiceda eseguire dopo che è stataoperata una scelta nell’ambitodell’elenco a discesa.

Per avere un aiutoPer saperne di più sugli elenchia discesa e come gestirli,accedere alla guida in linea,aprire la scheda Indice ericercare caselle combinate.Vengono individuati tre argomenti: casellecombinate, aggiunta, e proprietà. A questo punto si possono visualizzare le corrispondenti videate di aiuto.

Associare una macroalla scelta operataAccedere alla modalità diprogettazione e fare clic destrosulla casella combinata. Cosìfacendo viene visualizzato unmenu contestuale in cui siseleziona la voce Visualizzacodice. Si accede all’editordel Visual Basic dove è ospitatauna macro vuota che è stataautomaticamente associataall’elenco a discesa.

Colore della casellaLo sfondo della casella puòessere variamente colorato.Aprire la casella delle proprietà,portarsi sulla cella a fiancodi Back Color e fare clic. Viene visualizzato un pulsantinoche, se premuto, determinal’apertura di una tavolozza di colori in cui si selezionaquello da assegnare allo sfondo della casella.

Se alla scelta operata nell’elenco a discesa sivuole associare una macro non è necessarioscrivere un programmino separato,denominarlo e poi inserirne il nome fra lerighe in cui si articola il codice associatoall’elenco. La macro può essere anchedigitata direttamente nell’ambito del codicestesso. I risultati che si ottengono sono glistessi e la procedura, a meno che la macro dalanciare non sia già stata scritta, èdecisamente più veloce.

TIP

Pc Open Maggio ’99144

pratica • le macroExcel

Sinora, per lanciareuna macro, abbia-mo utilizzato la pro-

cedura da menu. Un me-todo decisamente piùelegante, però, è quellodi eseguirla premendosemplicemente un pul-sante. Inoltre, ci si av-vantaggia anche del fattoche il nostro bottonepuò essere conveniente-mente etichettato per di-chiarare le funzioni svol-te dalla macro che le èstata associata. Vediamocome procedere. Innan-zitutto, aprire il menu Vi-sualizza e richiedere chevenga esibita la barradegli strumenti del Vi-sual Basic, articolata indue gruppi di icone. Nelprimo sono ospitatequelle per registrare unamacro e per lanciarla.Nel secondo, invece, so-no raccolte quella peraccedere al corrispon-dente codice e le due

che controllano la crea-zione e la gestione di pul-santi, elenchi a discesa,caselle di testo e cosìvia. Fare clic sull’iconacon sopra impressi unmartello e una chiave in-glese incrociati. Si deter-mina così l’apertura diuna barra in cui si fa clicsull’icona con il simbolodel pulsante, ottenendola contemporanea atti-vazione dell’icona con isimboli di squadra e ma-tita (la cosiddetta iconadi progettazione). Porta-re il cursore nell’area dilavoro e disegnare unrettangolo di pari dimen-sioni a quelle che voglia-mo assegnare al nostrobottone, che verrà visua-lizzato non appena si ri-lascia il tasto del mouse.Adesso, diamogli un tito-lo. Fare clic destro sulpulsante. Viene visualiz-zato un menu contestua-le in cui si seleziona lavoce Proprietà. Si accedecosì alla omonima casel-la. Si tratta di uno spe-ciale box in cui si posso-no definire i parametrioperativi del pulsantestesso. In corrisponden-za della voce Caption di-gitarne il titolo, badandoche sia esplicativo dellefunzioni svolte. Crea gra-fico, per esempio, se vo-gliamo associare al bot-tone una macro per rea-lizzare automaticamenteun diagramma. Vi è an-che la possibilità di spe-cificare tipo, attributi, edimensioni dei caratteri.Fare clic sulla casella ac-canto alla voce Font e pi-giare il pulsantino cheviene visualizzato. Conquesta operazione si ac-cede alla maschera perla definizione dei carat-

Il problema: come lanciare una macro in modo elegante.

La soluzione: associare la macro ad unpulsante.

Come creareGli strumenti del VbaAprire il menu Visualizza eselezionare la voce Barre deglistrumenti, quindi nelcorrispondente menu optareper Visual Basic. Vienevisualizzata una barra di icone:pigiando quella con i simboli delmartello e della chiave inglesene compaiono altri checonsentono di creare pulsanti,caselle di testo, elenchi adiscesa e così via…

Il pulsanteNella seconda barra icone, fareclic sullo strumento per lacreazione del pulsante. Portareil cursore nell’area di lavoro edisegnarlo. Per impostare lecaratteristiche del bottone fare clic destro su di esso eselezionare la voce Proprietànel menu contestuale. Si accede così alla casella per la definizione degli attributidel pulsante.

Etichettatura del pulsanteIl pulsante ha l’etichettagenerica Commandbutton1. Il suffisso 1 sta ad indicare che questo è il primo bottonecreato. Per modificarel’etichetta, fare clic sulla cella accanto alla voce Captionnella casella delle proprietà,evidenziarne il contenuto edigitare la nuova etichetta. I testi digitati vengono inseriti in tempo reale nel corpo del pulsante.

Definizione dei caratteriPer modificare tipo, dimensionee attributi dei caratteri fare clicsulla casella accanto alla voceFont, quindi pigiare il pulsantinoche viene visualizzato. Si accede così alla mascheraper la definizione dei suddettiparametri.

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Associare una macro



i fogli elettronici

Febbraio: analizzare le risposte di unquestionario.Marzo: Come usare ilregistratore di Excel.Aprile: Sviluppare una macro per creareun grafico.MaggioAssociare un pulsantea una macro.ProssimamenteL’inserimento dei dati. Realizzare graficispeciali.Formattazionecondizionale. Gestire le date.


pratica• le macroExcel

teri. Se poi, il colore gri-gio del pulsante non cisoddisfa possiamo attri-buirgliene uno diverso.Fare clic accanto alla ca-sella Forecolor, quindisul pulsantino che com-pare. Viene aperta unamaschera in cui si attivala scheda Tavolozza.Nella corrispondente pa-letta cromatica fare clicsul colore che si deside-ra impartire. E’ appena ilcaso di ricordare che tut-te le definizioni dei para-metri operate nella ca-sella delle proprietà delpulsante vengono trasfe-rite a quest’ultimo intempo reale. Resta daoperare ancora una im-postazione. Portarsi sul-la casella Take focus onclick e attivare la cella alsuo fianco. Compare ilsolito pulsantino che,una volta pigiato, da l’ac-cesso ad un elenco a di-scesa in cui si opta per lavoce False. Chi morissedalla voglia di sapere ilperché di questa opera-zione deve tenersi la cu-riosità. Infatti, è una del-le procedure fra le piùscarsamente documen-tate, per cui convieneaccettare le cose cosìcome stanno. Ed eccocome procedere all’as-sociazione della macro.Fare clic destro sul pul-sante, e nel menu conte-stuale optare per la voce

Visualizza codice. Cosìfacendo si accede all’e-ditor del Vba e, più pre-cisamente, ad una macrovuota che è stata auto-maticamente creata con-testualmente al pulsan-te. Come si può vedere,infatti, si articola sempli-cemente in due istruzio-ni: quella di apertura equella finale. Sta a noispecificare il codice daeseguire quando si pigiail bottone, vale a direquello corrispondentealla macro che intendia-mo associargli. Pertanto,basterà scrivere fra ledue istruzioni il nomedel programma da ri-chiamare. Semplice ve-ro? Adesso vediamo setutto funziona. Ritornarein ambiente Excel, fareclic sull’icona di proget-tazione per disattivaretale modalità, quindi pre-mere il pulsante. Se ab-biamo operato corretta-mente la macro associa-ta al bottone verrà pron-tamente lanciata.

Una limitazione deipulsanti è che il pro-grammino deve esserelanciato dalla videata incui si trova il pulsante.Se fosse necessario ese-guirla da un qualsiasi al-tro punto di Excel biso-gna, invece, assegnarliuna scorciatoia da ta-stiera come descrittonelle foto.

pulsanti e scorciatoie5

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a un pulsante

Modifica di una scorciatoiaNella barra degli strumenti delVisual Basic fare clic sull’iconacon il simbolo del triangolo. Si accede alla maschera per illancio delle macro. Pigiando ilpulsante Opzioni si apre un boxin cui è possibile cambiare ilcarattere che fa parte dellasequenza di lancio della macro.

Per avere aiutoPigiare il tasto F1 per accederealla guida in linea di Excel.Viene attivato l’assistente, che ciinvita a digitare il quesito in unaspeciale casella. Inserire: Comecreare un pulsante, quindipigiare il pulsante Cerca. Viene così visualizzata una serie di argomenti correlati. Si consiglia di consultarli tutti.

Assegnazione di una scorciatoiaQuando si crea una macro le si può associare una scorciatoiada tastiera. Nella maschera didenominazione inserire nellacasella Scelta rapida da tastierail carattere che accoppiato al tasto Control determinerà il lancio della macro. Se mentre si digita il carattere si preme il tasto Maiusc anchequest’ultimo tasto entra a farparte della sequenza di lancio.

Associare la macroFare clic destro sul pulsante.Così facendo viene visualizzatoun menu contestuale in cui siseleziona la voce Visualizzacodice. Si accede all’editor delVisual Basic dove è visualizzatauna macro vuota che è stataautomaticamente associata al pulsante. Inserire dopo la prima istruzione il nome della macro da lanciare.

Poiché un pulsante , una volta inserito nelfoglio di lavoro, si sposta insieme alla zona che lo ospita, se si vuole lanciare una macro ad esso associata da un punto diverso di Excelbisogna ricorrere all’assegnazione di unascorciatoia. Oppure, si può posizionare ilpulsante nella parte superiore sinistra delfoglio e poi congelarne le prime righe e leprime colonne. Ci si può così portare su unaqualsiasi zona mantenendo però semprevisibile il bottone cui è associata la macro, e quindi lanciarla senza problemi.

TIP

Pc Open Aprile ’99148

pratica • le macroExcel

Nel numero prece-dente abbiamo im-parato a registrare

una macro e a lanciarla.Se ci siamo allenati unpo’, adesso dovremmoessere in grado di svi-luppare un programmi-no che ci dia un minimodi soddisfazione come,per esempio, creare au-tomaticamente un grafi-co partendo da una ta-bella dati di dimensionivariabili (ecco il primopasso avanti...).

Inoltre, potremo co-minciare a prendere unacerta confidenza con lamanipolazione dei lista-ti. Prima di cominciarevale la pena di spenderedue parole su un coman-do di Excel che si rive-lerà prezioso per crearela nostra macro.

Ci riferiamo alla sele-zione automatica di unaintera zona. Conviene fa-re un esempio.

Se ci portiamo con ilcursore su una qualsiasicella della tabella posi-zionata in A1..D4 (meglio

se in A1) e pigiamo con-temporaneamente i tastiControl e * (asterisco) sidetermina la selezionedella tabella stessa. Sinoti che questa ha luogoanche se non tutte lecelle della tabella con-tengono dati, basta soloche non vi siano interru-zioni a livello di intere ri-ghe o intere colonne.

In questi casi, l’evi-denziazione si arrestadove manca la riga o lacolonna. Questo truc-chetto si rivela preziosose, come è nostra inten-zione, vogliamo svilup-pare una macro che creiun grafico partendo dauna tabella le cui dimen-sioni possono variare aseguito di continui ag-giornamenti.

Infatti, se in fase di re-gistrazione, anziché ope-rare come descritto, ci li-mitiamo a selezionaremanualmente la zona oc-cupata dai dati, il pro-grammino opererà sem-pre su tale zona dimenti-cando inesorabilmenteeventuali aggiunte di al-tri valori.

Questo perché nel li-stato della macro si faespressamente riferi-mento alle coordinate diquella specifica zona peri dati. Operando comeabbiamo consigliato, in-vece, il comando respon-sabile della selezione vie-ne registrato in modo ge-neralizzato e può opera-re correttamente indi-pendentemente dall’am-piezza della zona dati.

A questo punto pos-siamo cominciare a scri-vere la macro. Attiviamoil registratore delle ma-cro, assegniamo il nomeal programma che inten-

diamo registrare, posi-zioniamo il cursore sul-l’angolo superiore sini-stro della tabella, e pi-giamo contemporanea-mente i tasti Control e *determinando così la se-lezione dell’intera zonadati.

Adesso, facciamo clicsull’icona di autocompo-sizione dei grafici per ac-cedere alla mascherache gestisce la procedu-ra. Selezioniamo nellagalleria il tipo di dia-gramma desiderato (unistogramma a barre ver-ticali) e premiamo il pul-sante Avanti. Accettiamole proposte del program-ma e premiamo ancora ilpulsante Avanti per pas-sare alla maschera suc-cessiva in cui è possibileprocedere alla persona-lizzazione del graficoche stiamo realizzando.

Considerando che sista facendo una prova li-mitiamoci ad assegnarliun titolo qualunque (tra-lasciando quelli degli as-si), premiamo ancora ilpulsate Avanti e, giuntialla maschera conclusi-va, pigiamo il bottone Fi-ne. Così facendo il dia-gramma verrà visualiz-zato nelle stesso fogliodi lavoro in cui stiamooperando. Riportiamo ilcursore in A1 e spegna-mo il registratore.

Chi, giustamente im-paziente, si precipita adesaminare il listato dellamacro si trova davantiun codice apparente-mente complesso che ta-le non si rivela, però, do-po un attento esame.Analizziamolo insieme.

Passi da 1 a 7Sono i soliti che tradi-

zionalmente aprono unamacro.

Passo 8Seleziona la zona dati

corrente, indipendente-mente dalle sue dimen-sioni.

Passo 9Impartisce il comando

per la creazione del gra-fico.

Passo 10Specifica il tipo di gra-

fico da disegnare (xlCo-lumnClustered).

Passi 11 e 12Ribadiscono rispetti-

vamente la posizione deidati (Foglio1, zonaA1..D4)) e del grafico(Foglio1). Infatti si è op-tato per crearlo nel fo-glio di lavoro in cui sitrova la tabella.

Passi da 13 a 18Rappresentano quello

che viene definito un ci-clo With che si apre con

tale parola chiave e ter-mina con End With. Co-me si può vedere si rife-risce ai settaggi che era-no stati fatti nella ma-schera Titoli. Il passo 14indica che al grafico èstato assegnato un titolo,segnalando come True(Vero) tale situazione,mentre il passo 15 speci-fica fra virgolette il titoloassegnato (“Prova”). Poi-ché agli assi, invece, nonsono stati assegnati tito-li, i passi 16 e 17 segnala-no la situazione con l’at-tributo False (che sta perFalso). Questi due passisarebbero pleonasticima rispecchiano, anchese inutili, la situazionedei parametri dell’interamaschera. È un vezzo di

Il problema: come creare una macro per realizzare automaticamente un grafico

La soluzione: registrare la procedura alla tastiera e modificare successivamente il listato

Sviluppare una macro

Gli argomentidelle schedeEcco gli argomenti trattatidi recente e quelli di cui

parleremo nei prossimi numeri

Marzo: Macro: comeusare il registratore di ExcelAprileSviluppare una macroper creare un graficoProssimamenteAssociare un pulsantea una macro.L’inserimento dei dati.Realizzare graficispeciali.Formattazionecondizionale.

1. Sub Macro1()2. ‘3. ‘ Macro1 Macro4. ‘ Macro registrata il 03/01/99 da (nome utente Excel)5. ‘6. 7. ‘8. Selection.CurrentRegion.Select9. Charts.Add10. ActiveChart.ChartType = xlColumnClustered11. ActiveChart.SetSourceData Source:=Sheets(“Foglio1”). _

Range(“A1:D4”), PlotBy :=xlRows12. ActiveChart.Location Where:=xlLocationAsObject, Name:=”Foglio1”13. With ActiveChart14. .HasTitle = True15. .ChartTitle.Characters.Text = “Prova”16. .Axes(xlCategory, xlPrimary).HasTitle = False17. .Axes(xlValue, xlPrimary).HasTitle = False18. End With19. ActiveWindow.Visible = False20. Windows(“Cartel1”).Activate21. Range(“A1”).Select22. End Sub

La macro priva delle righe inutili1. Sub Macro1()2. Selection.CurrentRegion.Select3. Charts.Add4. ActiveChart.ChartType = xlColumnClustered5. ActiveChart.Location Where:=xlLocationAsObject, Name:=”Foglio1”6. With ActiveChart7. .HasTitle = True8. .ChartTitle.Characters.Text = “Prova”9. End With10. Range(“A1”).Select11. End Sub

LA MACRO ORIGINALE


pratica• le macroExcel

Excel che dobbiamo ac-cettare.

Passi 19 e 20Registrano il passag-

gio dal grafico al foglio dilavoro, anche se inutil-mente, visto che ci tro-viamo sempre nello stes-so ambiente.

Passo 21Determina la selezio-

ne della cella A1.

Passo 22Conclude, come sem-

pre, la macro.

A questo punto pos-siamo fare alcune impor-tanti osservazioni. In-nanzitutto, si noti che ilpasso 11 è articolato indue righe, pertanto ilpunto di suddivisione èsegnalato da uno spazioseguito da un undersco-re, che il registratore ap-pone automaticamentequando la riga risultatroppo lunga. Inoltre, ipassi inutili possono es-sere eliminati. Per noncorrere rischi, apponia-mo davanti ad essi unavirgoletta (non ci si stu-pisca se i caratteri del te-sto diventano verdi), ri-torniamo in ambienteExcel e rilanciamo la ma-cro. Se abbiamo operatocorrettamente non ci do-vrebbero essere proble-mi. Riflettendo bene, an-che l’istruzione 11 è inu-tile, perché a selezionarela zona dati ci pensa ilpasso 8. Pertanto, ante-poniamo anche a questariga la solita virgoletta e,se tutto procede bene,possiamo cancellare de-finitivamente i passi chenon servono.

Non dimentichiamo,infatti, che l’Editor altronon è che uno specialeelaboratore di testi. Nelbox, sotto la macro ori-ginale è riportata quelladepennata dei passi inu-tili. Adesso possiamoprovare ad aumentare o

diminuire le dimensionidella tabella e la nostramacro restituirà pun-tualmente ogni volta unnuovo grafico.

Si abbia solo l’accor-tezza, prima di lanciarla,di posizionare sempre ilcursore sull’angolo supe-riore sinistro della zonadati (in A1, nel nostro ca-so). Se, prima o poi, siavesse la necessità direalizzare un tipo di gra-fico diverso dall’isto-gramma che abbiamoscelto originariamente,ecco come fare.

La strategia è quella disostituire la parola chia-ve xlColumnClustered,che per l’appunto defini-sce quel particolare dia-gramma, con un’altracorrispondente al nuovografico. Il problema è co-noscerla. È semplice.

Basta registrare unamacro per realizzare ilnuovo diagramma e poidare una sbirciatina al li-stato per vedere comese l’è cavata Excel. Mac’è anche un altro siste-ma. Si acceda al listatodella macro originale e sicancelli, nel passo 10, laparola chiave xlColumn-Clustered (compreso ilsegno di Uguale).

A questo punto, se sidigita nuovamente il se-gno di uguale compareun menu che elenca ledefinizioni di tutti i tipidi grafici realizzabili.

Ovviamente, le defini-zioni sono in inglese epertanto bisogna proce-dere per tentativi. Se di-gitando il segno di ugua-le non compare il provvi-denziale menu significache le proprietà dell’Edi-tor non sono settate perfornire automaticamen-te aiuto. Si consiglia per-tanto di accedere allaguida in linea del Vbaper documentarsi in me-rito e, già che ci siamo,anche sulle caratteristi-che principali di questafunzionalità.

Realizzazione del graficoScelta del graficoDopo aver selezionato la zona dati fare clic sull’icona di autocomposizione del grafico. Nella mascherache viene visualizzatascegliere il diagrammadesiderato (istogramma a barre verticali). Premere il pulsante Avanti per passare alla mascherasuccessiva

Interpretazione dei datiIn questa maschera è possibile stabilire se i datidella tabella devono essereinterpretati per righe o per colonne. Accettare la proposta standard (per colonne). Premere il pulsante Avanti per aprirela maschera successiva.

Titolo del graficoInserire il titolo del graficonella casellaTitolo del grafico.Non dichiarare i titoli degli assi. Premere ilpulsante Avanti per aprire la maschera successiva.

Posizione del graficoAccettando le propostestandard il grafico vienerealizzato nello stesso fogliodi lavoro in cui si trovala tabella dati. Premere il pulsante Fine per concludere la procedura e realizzare il grafico.

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per creare un grafico

Pc Open Marzo ’99118


Le macro. Ecco l’o-scuro oggetto deldesiderio di molti

utenti che, abbastanzaesperti dell’utilizzo deifogli elettronici, vorreb-bero cimentarsi nellosviluppo di applicazioniautomatizzate. Infatti,grazie alle macro è pos-sibile associare alla pres-sione di un pulsante, allavoce di un menu, o a unasequenza da tastiera, illancio di procedure ri-correnti quali, per esem-pio, la realizzazione diun grafico, la formatta-zione di una tabella ouna ricerca nell’ambitodi un archivio. Ma checosa è una macro? Moltosemplicemente, può es-sere definita come un in-sieme di istruzioni scrit-te in Vba (acronimo diVisual Basic for Applica-tion, il linguaggio di pro-grammazione di Excel)che, quando opportuna-mente richiamate, ese-guono la procedura de-scritta dal loro codice.

Facciamo subito unesempio pratico con Ex-cel. Immaginiamo di ave-re una tabella che vieneaggiornata quotidiana-mente aggiungendovinuovi dati, e che alla finedella settimana viene in-terpretata in forma grafi-ca. Bene! Sviluppandouna opportuna una ma-cro basterà semplice-mente pigiare un pulsan-te o impartire un coman-do per automatizzare in-teramente la creazionedel nostro grafico. Inte-ressante vero? Purtrop-po mettere in piedi unamacro non è proprio allaportata di tutti e solo chisa dialogare disinvolta-mente con il famoso Vbapuò permettersi il lussodi automatizzare le pro-prie applicazioni. Que-sto però non significache a noi, comuni morta-li, sia precluso l’affasci-nante mondo della pro-grammazione. La chiaveper accedervi è il regi-stratore delle macro,una speciale funzionalità

di Excel che consente ditrasformare nel corri-spondente programminouna qualsiasi proceduraeseguita alla tastiera. Do-po averla registrata, nondobbiamo fare altro cherilanciarla tutte le volteche si vuole rieseguirequella determinata ope-razione. Sembra facile,ma...è proprio così.

Non illudiamociOvviamente, non dob-

biamo illuderci che il re-gistratore ci trasformi daun momento all’altro inesperti programmatorima, come vedremo, è l’i-deale per incominciare.Mettiamoci subito all’o-pera. Quello che ci pro-poniamo di fare è regi-strare una semplice ma-cro, anzi semplicissima,per assegnare il grasset-to ai dati contenuti inuna tabella. Aprire il me-nu Strumenti, selezionarela voce Macro, quindi op-tare per Registra nuovamacro nel corrisponden-te sottomenu. Si accedecosì ad un box in cui èpossibile assegnare unnome al programminoche stiamo registrando,e anche descriverne icompiti svolti. Per il mo-mento possiamo lasciarele cose così come stan-no, accettando per lamacro il nome proposto

da Excel: Macro1, se que-sta è la prima macro cheregistriamo. Pigiando ilpulsante Ok si accende ilregistratore e, al tempostesso, viene visualizza-ta una minibarra compo-sta da due icone.

A questo punto pos-siamo incominciare. Se-lezioniamo la nostra ta-bella (che occupa la zo-na A1..D4) facciamo clicsulla icona per l’ asse-gnazione del grassetto,quindi portiamoci sullacella A1 per eliminarel’evidenziazione. A cosefatte possiamo spegnereil registratore agendosulla prima icona dellaminibarra (quella consovraimpresso un qua-dratino, tanto per inten-derci). È tutto. Da questomomento la nostra ma-cro è custodita nella me-moria di Excel e potràessere richiamata in ognimomento. Vediamo co-me.

Prima, però, togliamoil grassetto ai dati dellatabella, altrimenti nonpotremo renderci contodel buon funzionamentodel nostro programmi-no. Adesso riapriamo ilsottomenu delle macro eselezioniamo nuovamen-te la voce Macro. Così fa-cendo si accede a unamaschera in cui sonoelencate tutte le macro

memorizzate. Nel nostrocaso, ovviamente, soloquella che abbiamo ap-pena registrato. Selezio-niamola e pigiamo il pul-sate Esegui. Detto fatto, ilgrassetto viene assegna-to ai dati della tabella. Èovvio che un program-mino di questo generenon serve un gran che,ma per comprendere ladinamica operativa delVba si rivela utilissimo.Infatti, se ne esploriamoil listato (vale a dire l’in-sieme di istruzioni in cuisi articola) potremo ap-prendere molte cose.Quello che dobbiamo fa-re è accedere al cosid-detto Editor, il “sanctasanctorum” in cui Excelcustodisce le macro. Èpiuttosto semplice: ba-sta un clic sul pulsanteModifica della mascheraper la gestione delle ma-cro. Si passa così ad unanuova schermata dallastruttura piuttosto com-plessa. La sezione che ciinteressa è quella di de-stra, nella quale dovreb-be comparire in bellamostra il listato del no-stro programma. Se cosìnon fosse, nella finestradi sinistra fare clic duevolte su Vba Project,quindi sulla cartella Mo-duli (se non è aperta) eaprire il Modulo1, sededel listato che proponia-

Il problema: Come automatizzare procedurericorrenti o sviluppare semplici applicazioni.

La soluzione: Eseguire manualmente laprocedura e utilizzare il registratore delle macro percreare automaticamente il listato del corrispondenteprogramma.

Macro: come usare il

Registriamo, eseguiamo e analizziamo Attivare il registratoreAprire il menu Strumenti,selezionare la voce Macroe,nel sottomenu, optare per Registra nuova macro.Assegnare un nome alla macroo accettare quello proposto.Nella casella di testoMemorizza macro in optare per Questa cartella di lavoro. Pigiare il tasto Ok per attivare la modalità di registrazione.

Esecuzione di una macroAprire il menu Strumenti,selezionare la voce Macro e,nel sottomenu, optare ancoraper Macro. Nel box che vienevisualizzato selezionare il nomedella macro da lanciare e fareclic sul pulsante Esegui. Viene eseguita puntualmentela procedura che abbiamoregistrato.

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Le nostreschede su Excel

Ecco gli argomenti trattati di recente e quelli di cui

parleremo nei prossimi numeri

FebbraioAnalizzare le rispostedi un questionario

MarzoMacro: come usareil registratore di Excel

ProssimamenteCreazione automaticadi un grafico Associare un pulsantea una macro L’inserimento dei datiRealizzare grafici speciali



mo di seguito.1. Sub Macro1()2. '3. ' Macro1 Macro4. ' Macro registrata il5. '6. 7. '8. Range("A1:D4").Select9. Selection.Font.Bold 3D

True10. Range("A1").Select11. End Sub

Esaminiamolo più davicino.

Analisi del listatoSi nota subito che il

nostro listato è angloita-liano. Questo perché an-che nelle versioni nazio-nalizzate di Excel il codi-ce è restato quello origi-nale. La riga 1 inizia conla parola chiave Sub se-guita dal nome della ma-cro, a sua volta seguitodalle parentesi chiuse eaperte (tutte le macrocominciano così ). Le ri-ghe da 2 a 7, invece, so-no vuote o di commento,e come tali sono prece-dute da una virgolettache le esclude dalla ese-cutività del programma(e sono di colore verde).In particolare, la riga 3 ri-badisce il nome dellamacro, mentre la 4 de-nuncia la data della regi-strazione e il nome del ti-tolare della licenza di Ex-

cel. La riga 6 è anch’essavuota (se la riga è vuota,la virgoletta è opzionale)e viene usata dal pro-gramma per dichiarare,se fosse stata specificataal momento della regi-strazione, la sequenza ditasti con cui è possibilelanciare la macro da ta-stiera. Noi non lo abbia-mo fatto e per questo lariga è vuota. Ma veniamoai passi di programmaveri e propri. La riga 8determina la selezionedella tabella, mentre la 9assegna il grassetto allaselezione. La riga 10 ci ri-corda che a cose fatteavevamo riposizionato il

cursore in A1, e la 11conclude la macro.

Da questa analisi si in-tuisce che una macro re-gistrata presenta due li-mitazioni. In pratica, tut-te le volte che verrà ese-guita, indipendentemen-te da dove si trova il cur-sore nell’ambito del fo-glio di lavoro, eviden-zierà sempre la zonaA1..D4, inoltre, non è ingrado (almeno per il mo-mento) di utilizzareinformazioni che le pro-vengano dall’esterno,nel senso che non è pos-sibile forzarla ad asse-gnare un altro attributoall’infuori del grassetto.

Nulla però, ci vieta dimodificare opportuna-mente il programmino alfine di utilizzarlo peroperare diversamente.

Così, dal momentoche l’Editor del Vba sicomporta come un qual-siasi elaboratore di testi,possiamo sostituire lecoordinate della tabellacon un altro indirizzo dizona, mentre sostituen-do la parola chiave Bold(responsabile dell’asse-gnazione del grassetto)con Italic, per esempio, sidetermina l’assegnazio-ne del corsivo. A questopunto, dovreste saperneabbastanza per comin-

ciare a creare qualcheprogrammino personaliz-zato. Il segreto sta tuttonel registrare più macro,esaminarne il listato perimparare nuovi comandie parole chiave, quindioperare le opportune so-stituzioni nel listato di ba-se. Addirittura, con sem-plici operazioni di taglia eincolla, si possono trasfe-rire da una macro all’altrainteri passi di program-ma. In ogni caso si proce-da per gradi, traendo in-segnamento dagli inevita-bili errori. Sarete così pre-parati ad affrontare gli ar-gomenti che tratteremonei prossimi numeri.

registratore di ExcelInstalliamo ExcelSi consiglia di installaretutto il programma e, in particolare, la guida in linea del Visual Basicfor Application. Ciò anche per poterdisporre di tutte leinformazioni necessarieper sviluppare in futuro applicazioni piùimpegnative e utilizzarecorrettamente l’Editor.

Eliminiamouna macroSe, esercitandosi a

sviluppare propriemacro, l’elenco di quelle visualizzate nella maschera che le gestisce si dovesseallungare troppo, è benefare un po’ di pulizia.Selezionare il nomedella macro dacancellare e fare clic sul pulsante Elimina. Le macro devono esserecancellate una per volta.

Eseguiamole macroSe si dovessero

verificare errori noninsistere. Premere Fine nell’eventuale box di avvertimento,riaccedere ad Excel,eliminare la macroe crearne una nuova.Chi vuole puòapprofondire il temaconsultando l’aiutodell’Editor.

Aiuto in lineaPer documentarsi sulla registrazione dellemacro accedere allaguida in linea di Excel

e ricercare il termineRegistratore. Vieneindividuato l’argomentoRegistrare una macro.Consultare lacorrispondente videatae i rimandi in essacontenuti. Si consigliaanche di ricercareCreazione Macro e diconsultare le sottovoci:cenni preliminari,denominazione, copia, esecuzione,memorizzazione,modifica, riferimenti di cella.

consiglia

la nostra macroIl listato della macro.Aprire il menu Strumenti,selezionare la voce Macro e, nelsottomenu, optare ancora perMacro. Nel box selezionare ilnome della macro di cui sivuole esaminare il listato epremere il pulsante Modifica. Siaccede così all’Editor del Vba.Aprire la cartella Vba Project e ilModulo1 che ospita il listato.

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L’elaborazione deidati di un sondag-gio richiede tem-

po e pazienza, e la possi-bilità di commetterequalche errore è semprein agguato.

Solitamente, si vuolesapere quanti intervista-ti hanno risposto in uncerto modo ad una de-terminata domanda (eche percentuale rappre-sentano del campione).Oppure, tanto per fareun esempio, quanti purgiudicando positivamen-te il prodotto loro sotto-posto non lo comprereb-bero, o viceversa.

Tutto queste rispostesi possono avere in mo-do semplice e veloce uti-lizzando le tabelle Pivotdi Excel. In pratica, dopoavere inserito in un pro-spetto le risposte degliintervistati, questa po-tente funzionalità con-sente di ottenere, se-guendo una proceduracompletamente guidata,un eloquente specchiet-to che ospita i risultati dianalisi incrociate con-dotte sui dati disponibili.

Il nome delle nostretabelle deriva proprio daquesta benvenuta possi-bilità. Ma vediamo comeoperare.

Si comincia con evi-denziare la zona dei datida elaborare, quindi si at-tiva la voce Report Tabel-la Pivot del menu Dati diExcel. Si determina cosìl’apertura di una ma-

schera in cui è possibilespecificare la natura e laprovenienza dei dati.

Nel nostro caso, si ac-cetta quanto proposto esi pigia il pulsante Avanti.

Nella nuova mascherac’è la conferma che siopererà sulla zona sele-zionata, pertanto, se nonci sono ripensamenti sipreme ancora il pulsanteAvanti. Adesso viene ilbello.

Infatti, ci viene sotto-posto lo schema di unprospetto che dobbiamoimpostare opportuna-mente a seconda del tipodi analisi che desideria-mo condurre.

Vediamo cosa bisognafare in pratica per otte-nere il conteggio dellesingole valutazioni datea proposito, poniamo,della qualità di un pro-dotto. Fare clic sull’iconadel campo Qualità e tra-scinarla sulla sinistra delprospetto, nella sezioneRiga. Portare, invece, l’i-cona del campo Nr. ( chesi riferisce alla numera-zione progressiva deiquestionari elaborati)nella sezione Dati.

A questo punto l’ela-borazione che Excel pro-pone come standard è lasomma.

Ma a noi interessa ilconteggio degli intervi-stati che hanno rispostonello stesso modo alledomande poste. Nessunproblema. Fare doppioclic sul tipo di elabora-

Pc Open Febbraio ’99122

pratica • statisticaexcel

Il problema: come analizzare velocementee senza commettere errori i questionari checontengono le risposte degli intervistati nell’ambitodi un sondaggio o di una ricerca di mercato.

La soluzione: inserire i dati in una tabellaExcel e analizzarli con le tabelle Pivot.

Costruitevi senza fatica Dall’insieme grezzo dei dati

Specificare la natura dei datiLa maschera che apre la procedura prevede la dichiarazione del tipo di dati da analizzare e la loroposizione. E’ possibile partireda un archivio Excel (come la nostra tabella), da un database esterno, da più tabelleresidenti anche su fogli diversio da un’altra tabella Pivot.

Specificare la posizione deidatiIndicare le coordinate dallatabella da analizzare. Se allazona che ospita i dati è statoassegnato un nome bastadichiararlo semplicementenella casella di testo dedicata.In particolare, meglioassegnare un nome se si operacon più tabelle posizionate su fogli di lavoro diversi.

Impostazione dell’analisiPosizionando variamente nelprospetto le icone dei campidati si possono eseguire i più disparati tipi di analisi. Nella zona Dati si posiziona il riferimento ai valori daelaborare, nelle zone Rigae Colonna i riferimenti alle categorie cui si riferiscel’elaborazione richiesta.

Specificare l’analisiPer richiedere il conteggiodelle risposte relative alla Qualità fare doppio clic sul tipo di analisi standard(Somma). In particolare i datipossono essere mediati, se ne può trovare il massimo o ilminimo e procedere anche adelaborazioni statistiche moltosofisticate, come la deviazionestandard e la varianza.

1

2

3

4

Analizzare le risposte

zione proposta per acce-dere ad una nuova ma-schera nella quale si op-ta per l’analisi desidera-ta (Conta, nella fattispe-cie). Operata la scelta siriaccede automatica-mente al prospetto ini-ziale e si prosegue.

La procedura richiededove deve essere posi-zionato il prospetto deirisultati e, ottenuta la ri-sposta, esibisce final-mente il risultato dell’a-nalisi: quanti intervistatihanno giudicato il pro-dotto rispettivamentePessimo, Scarso, Suffi-ciente e Ottimo.

Se poi vogliamo sape-re come si ripartisconopercentualmente tali ri-sposte sul totale degli in-tervistati si ripete la pro-cedura ma, dopo averspecificato il tipo di ela-borazione (ancora Con-ta), si pigia nella stessamaschera il pulsante Op-zioni determinando unaestensione di quest’ulti-ma.

Nella casella di testoMostra dati optare per lavoce % di colonna, pigia-re Ok e continuare nor-malmente.

Con altrettanta sem-plicità è possibile saperequanti hanno dato unacerta valutazione e si so-no dimostrati favorevolioppure contrari all’ac-quisto del prodotto.

In questo caso, bastatrascinare rispettiva-mente le icone Qualità eAcquisto nella sezione Ri-ga e Colonna, quella Nr.nella zona Dati, e richie-dere, il conteggio dellerisposte. Nel nostroesempio, 5 intervistatihanno giudicato buono ilprodotto e lo acquiste-rebbero (6 lo giudicanoscarso e non lo compre-rebbero).


pratica• statisticaexcel

una tabella Pivotalla comprensione dei risultati

5

6

7

8

di un questionario

Di fareGli esempisviluppatiscalfisconoappena le moltepotenzialità delletabelle Pivot. Per saperne di più convienedocumentarsinella guida inlinea. Accedereall’indice diquest’ultima e digitare Tabellepivot nella caselladi ricerca.Vengonoindividuati ben46 argomenti che vale pena di esplorare con curaaccedendo allecorrispondentivideateesplicative.

Di non fareRaccomandiamo,all’inizio, di non strafare e di limitarsi a elaborazionipiuttostosemplici. Per esempio,evitate diposizionare piùicone nella zonarighe o in quellacolonne perchéi risultatipotrebberoessere difficili da interpretare.In particolare,strutturando latabella dati nondistaccare mai le intestazioni dei campi daquesti ultimi.

consiglia

Analisi incrociatePer incrociare i dati fra duecampi della tabella è sufficienteportare le corrispondenti iconerispettivamente nella zona Rigae nella zona Colonna. In quella Dati, posizionare,come sempre, l’icona relativa ai valori da conteggiare.Nell’esempio sono statiincrociati il giudizio sulla qualitàcon la propensione all’acquisto.

Analisi percentualePer trasformare il conteggiodelle preferenze in valoripercentuali riaccedere allamaschera per la specificadell’analisi da eseguire e fare clic sul pulsante Opzioni.Selezionare nella casella adiscesa la voce % di colonna.Per documentarsi sugli altri tipidi analisi è meglio accederealla guida contestuale.

I risultatiIl risultato delle analisicondotte si materializza in unprospetto che prevede anchela totalizzazione dei conteggi.Farvi sopra clic destro per accedere al menu che ne consente la gestione. In particolare, è possibileriaccedere al prospetto diimpostazione per specificare iparametri di una nuova analisi.

Posizionare il prospettodei risultatiPer posizionare nel foglio di lavoro lo specchietto dei risultati inserire nella casella di testo della maschera dedicata lecoordinate della cella che nerappresenta l’angolo superioresinistro. In alternativa si puòselezionare direttamente la posizione con il mouse.

Pc Open Gennaio ’99105


STATISTICA FACILE

Delle circa 250 funzioni di cui dispone ilfoglio elettronico di casa Microsoft po-co più di 90 (includendo la decina che

operano nell’ambito di un data base) sonodedicate alle elaborazioni statistiche, men-tre le matematiche sfiorano la trentina. Di-ciamo subito che l’approccio non è sempli-ce. Infatti, chi si avventura ad esplorarnel’elenco si deve subito confrontare con no-mi a dir poco misteriosi o apparentementeineloquenti, e questo, probabilmente, ba-sta per farlo desistere dall’impresa. Se, in-vece, con coraggio e pazienza (soprattuttoquesta...) si tenta di andare più in la, ci sirende conto che la sullodata ermeticitànon è proprio tale, e già dopo una primaseppure sommaria analisi si trova qualcosache può fare al caso nostro. Insomma, cen’è per tutti i gusti. Cominciamo con le fun-

zioni statistiche. Si va da quelle estrema-mente potenti, alle più abbordabili dedica-te al calcolo delle medie, dei massimi, o deiminimi, e dalla possibilità di realizzare conuna certa semplicità analisi previsionali an-che molto sofisticate e complementate dalrelativo grafico, a quella di consolidare idati ospitati in un archivio tradizionale. Lefunzioni di quest’ultimo gruppo sono mol-to potenti, piuttosto semplici da impiegaree si rivelano estremamente utili per risol-vere problemi della più disparata natura.Per esempio, si dimostrano preziose perl’elaborazione delle risposte degli intervi-stati nell’ambito di una ricerca di mercato,per valutare i risultati di una sperimenta-zione o, ancora per tenere sotto controlloin modo personalizzato le entrate e le usci-te del nostro sempre precario bilancio fa-miliare. Quest’ultima applicazione ci è sem-brata la più adatta per dimostrarne l’appli-cazione pratica. Abbiamo perciò pensatobene di illustrare passo passo lo sviluppodi un modello che risolve tale problema.Poiché la maggior parte delle funzioni sta-tistiche di data base operano pressoché inmaniera analoga possiamo approfittare persviluppare applicazioni più complete.

E veniamo alle funzioni matematicheper le quali valgono, considerazioni analo-ghe a quelle statistiche. Analizzandone l’e-lenco se ne possono trovare alcune di uti-

lizzo immediato ed intuitivo, con la media-zione delle quali è possibile risolvere qual-che problemino o sviluppare una piccolaapplicazione. E non mancano le curiosità.Ci riferiamo, tanto per fare un esempio, allafunzione che consente di trasformare unnumero arabo in romano o di generare unnumero casuale per simulare, poniamo, leestrazioni del lotto o impostare modelli ap-plicativi basati sul calcolo delle probabilità.

Medie, minimi emassimi pag. 106

Radici quadrate,arrotondamenti pag. 107

Tenere entrate eduscite sotto controllo Con le funzioni statistiche data base

pag. 108

Utilizziamo al meglio Le funzioni data base pag. 110

Con l’analisi previsionaleDiamo un’occhiata al futuro pag. 111

nel dossier

a chi

intere

ssa • a chi vuole saperne di più sullefunzioni matematiche e statistichedi Excel 97

• a chi, in genere, vuole analizzare idati in maniera più efficace

• a chi utilizza Excel 97 per hobby,studio o lavoro

Excel: eccovi lefunzioni statistichepiù utili ed efficaci Più di un terzo dell’elencodelle funzioni nellalibreria di Excel 97 èrappresentato da quellestatistiche e matematicheQui ci proponiamo di spiegarvi come usarele funzioni che risolvonoproblematiche comunidi casa, studio e ufficio.Un esempio sono i contidi casa oppure lestatistiche di vendita

www.pcopen.agepe.it

Prima di leggere questodossier volete conoscere

meglio Excel?

Andate a rileggere il dossierpubblicato in ottobre ‘98

cliccando sulla sezione Usare al meglio il computer

di Alberto Nosotti

Impostazione guidata di una funzione

� Inserire i valori

Inserire nelle caselle di testo i riferimenti alle zone dati da elaborare e gli eventualiparametri operativi previsti dalla sintassidella funzione. Nella parte inferiore dellamaschera si può vedere l’anteprima delrisultato dell’elaborazione. Pigiando ilpulsante Ok si determina l’inserimentodell’espressione nella cella su cui èposizionato il cursore.

Per saperne di più

Al fine di documentarsi sulla funzione che sista utilizzando, fare clic sull’icona che si trovanella parte inferiore sinistra della maschera.Si attiva così l’assistente Office che gestiscela procedura per accedere allacorrispondente maschera di aiuto. Si consiglia di consultare anche il contenuto di eventuali videate collegate a quella principale.

� Scegliere la funzione

Facendo clic, nella barra strumenti,sull’icona con sopra impresso il simbolo fx, si apre una maschera di dialogo che ospitarispettivamente in due finestre l’elenco dellecategorie di funzioni disponibili e quelleappartenenti alla categoria evidenziata. Un doppio clic sulla funzione sceltadetermina l’apertura della maschera per l’inserimento della funzione.



STATISTICA FACILE

Capita spesso di dover calcolare la me-dia di un insieme di dati o, fra questi,di individuare il valore massimo o

quello minimo. Per risolvere il problema,ammesso che tale si possa chiamare, Ex-cel mette rispettivamente a disposizionele funzioni MEDIA, MAX e MIN.

Facciamo subito un esempio pratico dicalcolo di una media, che si rivelerà utile,fra l’altro, anche per comprendere la di-namica operativa delle altre due funzioni.Se nella zona G15..L24 del foglio di lavorosono riportati i punteggi conseguiti inuna serie di prove da 10 concorrenti aduna gara, alla riga G15..L15 corrisponde-ranno i punteggi del concorrente numero1, alla riga G16..L16 quelli del partecipan-te numero 2 e così via. A questo punto, in-serendo nella cella M15 la formula =ME-DIA(G15..L15) e replicandola sino alla cel-la M24 si ottiene la media aritmetica deipunteggi. Il bello è che le celle vuote nonvengono prese in considerazione, quindi,se per una qualsiasi ragione dovesse man-care un voto, la funzione non ne tiene giu-stamente conto.

E se i valori da mediare fossero sparsiqua e la nell’ambito del foglio? Nessunproblema. Basta fare riferimento diretta-mente ad essi, oppure ai nomi o agli indi-rizzi di cella che li ospitano. Così, la for-mula =MEDIA(3;B1;H3..H7;Pluto) calcolala media aritmetica di 3, del valore ospita-to nella cella B1, di quelli contenuti ri-spettivamente nella zona H3..H7 e nellacella denominata Pluto. Nella libreria diExcel è presente anche una funzione checonsente di calcolare la media geometrica

di un insieme di valori, che per chi non loricordasse è pari alla radice ennesima delprodotto degli n elementi da mediare. Per-tanto, la media geometrica di 3, 2, 3, 4 e 6è 3,36, vale a dire la radice quinta del loroprodotto 432. La corrispondente formulaè, come si poteva immaginare,=MEDIA.GEOMETRICA(3;2;3;4;6).

Quale può essere una possibile applica-zione di questa funzione? Per esempio,quella di calcolare il tasso medio di cre-scita di un capitale iniziale che viene la-sciato fruttare, ma qui si comincia ad en-trare nel terreno degli addetti ai lavori. Edora vediamo come calcolare un massimoo un minimo. Pertanto, la formula=MAX(A1..A5) restituisce 8 se nell’inter-vallo A1..A5 sono presenti, poniamo, i nu-meri 4,7,-3,-5 e 8. La formula =MIN(A1..A5),invece, restituirà il valore –5. Come abbia-

mo visto relativamente a MEDIA, anche lealtre funzioni citate sono in grado di rico-noscere i contenuti delle celle elaborate,pertanto, se una di queste contenesse untesto o fosse vuota non viene considerataagli effetti dell’elaborazione.

A proposito di queste celle, però, biso-gna chiarire bene cosa si intende per cellavuota. Infatti, una posizione del foglio di la-voro potrebbe sembrare tale anche se con-tiene uno zero che non viene visualizzatosemplicemente perché si è impostato Excelin modo da non renderli visibili. Queste cel-le, quindi, anche se apparentemente vuotecontengono in realtà un valore, e quindicontribuiranno a formare il risultato delleelaborazioni. Vale la pena ricordare che Ex-cel prevede opzionalmente una proceduracompletamente guidata per impostarle.

La descriviamo nel sottostante riquadro.

Medie, Massimi e Minimi...Due interessanti varianti delle funzioni MAX e MIN sono rispettivamente GRANDE ePICCOLO. Vediamo come operano. In pratica, dato il solito insieme di numeri, restituiscono rispettivamente l’ennesimo valore più grande (o più piccolo) di tale insieme. Un esempio vale più di mille parole. Se il contenuto della zona A1..A5 è rappresentato da 7,8, 3, 12 e 21 , la formula GRANDE(A1..A5;3) restituisce 8, vale adire il terzo valore in ordinedi grandezza. Pertanto, si potrebbe utilizzare GRANDE per individuare il punteggio relativoalla prima, alla seconda o alla terza posizione in una classifica. Ovviamente, per determinare il primo punteggio in assoluto si può utilizzare semplicementeMAX. La funzione PICCOLO lavora allo stesso modo ma, riferendoci sempre alla nostraclassifica, si occupa di scovare gli ultimi, i penultimi, iterzultimi e così via... Se analizzando unelenco di punteggi contenuto, poniamo, nella zona A1..A10 vogliamo individuare i tre piùbassi, potremo utilizzare le formule (=PICCOLO(A1..A10;1), =PICCOLO(A1..A10;2) e=PICCOLO(A1..A10;3). Controllare... per credere.

GRANDE e PICCOLO: due varianti di MAX e MIN



STATISTICA FACILE

L’ineffabile formula per la risoluzionedi un’equazione di secondo grado:

può essere trasformata in un’espressioneExcel grazie alla funzione RADQ. Ecco co-me creare un modellino per estrarre le ra-dici di un’equazione del tipo a x2 + b x + c=0, dove a , b e c sono valori numerici qual-siasi, reali direbbe un professore di mate-

matica. Inserire nella cella D10 la formula=(-D5+RADQ((D5^2)-(4*B5*F5)))/(2*B5) ein D13 la stessa espressione, facendo peròprecedere RADQ da un segno meno (at-tenti alle parentesi!!!).A questo punto, se sidigitano rispettivamente in B5, D5 e F5 ivalori di a, b e c vedremo comparire le so-luzioni nelle celle D10 e D13. Può anchedarsi che l’equazione non presenti solu-zioni. In tali frangenti Excel segnala il fattocon un bel messaggio di errore.

Calcolo dell’Iva Questa imposta, che almeno per il mo-

mento è pari al 20 percento dell’importodi una fattura, dovrebbe essere sempre ar-rotondata alla lira superiore. Per esempio,se l’Iva su una fattura di 123.456 lire e di24.691,20 lire, deve essere esposta nel do-cumento fiscale come 24.692 e non arro-tondata semplicemente a 24.691. Fortuna-tamente, ad arrotondare l’imposta... comeVisco comanda ci pensa la funzione AR-ROTONDA.ECCESSO.

Cosi’ se nella cella P19 si inserisce l’im-porto della fattura e in P21 si calcola l’im-posta con la formula (=P19*20/100), digi-tando nella cella P23 =ARROTONDA.EC-CESSO(P21;1), vi verrà visualizzato il valo-re fiscalmente corretto. Ovviamente se ilcalcolo dell’imposta restituisce un nume-ro intero il problema non si pone.

Da arabi a romaniPer trasformare un numero arabo nella

corrispondente cifra in numeri romani di-

gitare =ROMANO(F19;1) nella cella F21. Aquesto punto si inserisce il numero arabonella cella F19 e il gioco è fatto.

I numeri decimali vengono trasformatiin interi per troncatura. Sostituendo il pa-rametro 1 con 2, 3 o 4 si ottengono inter-pretazioni più sintetiche del numero ro-mano. Il trucchetto funziona solo con nu-meri fino a 3999, e non viceversa.

Simulare le estrazioni del lottoGli appassionati del Superenalotto pos-

sono incaricare il computer di formulareun pronostico, auspicabilmente vincente.Ecco come si fa.

Se inseriamo nella cella N5 la formula=CASUALE, viene generato un numeropseudocasuale (quasi, cioè, come se lo sifosse estratto da un’urna) compreso fra 0e 0,999999.

A noi, però, interessano i numeri interida 1 a 90. E allora? Basta trasformare laformuletta originale in =INT((CASUA-LE()*90))+1e replicarla nell’intera zonasottostante.

Come per incanto Excel procederà alladesiderata estrazione. Pigiando il tasto F9se ne simula un’altra, e così via. Ovvia-mente, se su una o più ruote compare lostesso numero l’estrazione deve essere ri-petuta. Excel, sarebbe in grado di rimedia-re, ma le cose si complicano un po’...

Radici, arrotondamenti,numeri casualie... numeri romani

Con l’estrazione diradici quadrate si puòrisolvere un’equazione

di secondo grado,mentre l’arrotondare

un numero all’unitàsuperiore si rivela

prezioso per il calcolo dell’Iva.

Altrettanto utile lagenerazione di numeri

casuali e latrasformazione di

numeri arabi in romani

Radici ennesimeExcel, per quanto riguardal’estrazione di radici, da la possibilitàdi operare solo con quelle quadrate.E se si dovesse, per esempio,estrarre una radice cubica percalcolare, poniamo, il lato di un cubodel volume di 4 metri cubi? Nientepaura, perché possiamo procederealternativamente alla desiderataestrazione utilizzando l’operatorematematico di elevazione a potenza(^). Se la memoria non ci tradisce,infatti, la radice ennesima di unnumero equivale ad elevare quelnumero alla potenza frazionaria 1/n.Pertanto, la nostra radice cubica siottiene, molto semplicemente, con la formuletta 4^(1/3), che restituisceper l’appunto il valore cercato:1,587. Le parentesi che racchiudonol’esponente sono d’obbligo,altrimenti il giochetto non riesce.Ovviamente, se si tenta di estrarre la radice pari (seconda, quarta, sestae così via...) di un numero negativo,Excel si rifiuta di farlo esibendo un messaggio di errore.

TIP

-b ± √ b2 – 4ac_____________2a



STATISTICA FACILE

In questo numero di Pc Open a pag 88abbiamo ampiamente parlato di pro-grammi per la gestione del bilancio fa-

miliare. Chi vuole risparmiare, però, o nonvuole fare necessariamente le cose ingrande, può sempre ricorrere al fai da te.Il modellino che vi proponiamo fa largouso di una potente funzione statistica(SOMMA.DB, tanto per intenderci) che

consente di sintetizzare molto efficace-mente i movimenti di cassa. In pratica, ta-le funzione agisce nell’ambito di un archi-vio tradizionale ed è in grado di sommarediscriminatamente i contenuti di determi-nati campi numerici. Per esempio, se nelnostro archivio riportiamo le entrate e leuscite suddivise per categoria (pensione,interessi, luce, gas, vitto, telefono e cosìvia...) possiamo sapere in tempo realequanto abbiamo incassato o speso per lesuddette voci nel mese di gennaio, in quel-lo di giugno o, ancora, in totale. Oppure,tanto per continuare, quante volte siamoandati dal parrucchiere, quante si è gioca-to al lotto, oppure quanto si è speso me-diamente per l’acquisto di giornali e rivi-ste. Il bello è che tutte le funzioni in gra-do di restituirci tali preziose informazionioperano esattamente allo stesso modo,per cui basterà familiarizzare con l’utiliz-zo di solo una di esse (DB.SOMMA, nellafattispecie) per dotare il modello di nuovefunzionalità. L’applicazione si articola inquattro fogli di lavoro. Il primo (che chia-meremo foglio di Riepilogo) visualizza il ri-sultato delle analisi condotte nel data ba-se che è ospitato nel foglio Data Base (il

secondo), mentre il foglio Definizioni (ilterzo) raccoglie le definizioni dei critericon cui tali analisi vengono condotte. Ilquarto foglio, infine, ospita una tabellinache ci informa, con il lodevole intento diindurci a risparmiare, quanto frutta un ca-pitale nell’arco di un certo numero anniper interesse composto. Utilizzare il no-stro modellino è semplicissimo. Se si inse-risce nella cella K2 del foglio di Riepilogoil mese oggetto dell’analisi vengono im-mediatamente visualizzati i totali relativi aun gruppo predeterminato di spese e dientrate di quel mese (ma se ne possonoaggiungere altre), nonché i grafici dei loroandamenti.

Come creare il modelloLa prima cosa da farsi è sviluppare la

struttura dell’archivio in cui inserire i mo-vimenti di cassa. Si tratta di una semplicetabella la cui prima riga è costituita dalleintestazioni delle voci archiviate (i campi,nel gergo degli addetti ai lavori), mentre lesottostanti ospitano i corrispondenti con-tenuti. Si badi bene a non indulgere nellatentazione di separare la riga delle inte-stazioni con fronzoli od altri orpelli: vor-

Tenere entrate e uscitefunzioni statistiche data base

Analizzando con leappropriate funzioni un

semplice archiviotabellare si può

impostare, senzaspendere una lira, un

efficace sistema dimonitoraggio

personalizzato delnostro bilancio familiare

Come impostare l’Archivio e il foglio di Riepilogo

� L’archivio

Il nostro data base è ridotto all’osso, maognuno può dimensionarlo come megliocrede. Nelle celle F4 e G4 sono inserite le formule =SOMMA(F7:F31) e=SOMMA(G7:G31) che restituiscono il totaledelle entrate e delle uscite aggiornateall’ultimo movimento inserito. In I7 e in I8,invece, sono trascritte rispettivamente leformule condizionali =SE(E7=””;””;F7-G7) e =SE(E8=””;””;I7+F8-G8) che restituisconoil saldo istantaneo di cassa. In particolare,quest’ultima espressione deve esserereplicata sino in fondo. L’utilizzo dellafunzione SE evita che, in mancanza di movimenti, vengano esibiti degliantiestetici messaggi di errore.

� Assegnare un nomeall’archivio

Evidenziare la intera zona dedicata al database, quindi aprire il menu Inserisci eselezionare la voce Nome. Si determinal’apertura di una maschera che elenca inomi già eventualmente assegnati. Digitare il nome da assegnare alla zona nella caselladi testo soprastante l’elenco. La maschera si rivela utile anche per eliminare unaprecedente assegnazione: selezionare ilnome da cancellare e fare clic sul pulsanteElimina. La denominazione di una zona puòavere luogo anche utilizzando la finestrellache si trova all’estremo sinistro della barraformula di Excel, immediatamente sotto lacasella di testo per la definizione dei font.

Il foglio di riepilogo

Digitare nelle celle da D9 a D14 e da I9 aI14 i nomi delle categorie di entrate usciteda tenere sotto controllo. Utilizzare le vociriportate nella foto. Assegnare il nome Mesealla cella K2. Inserire nella cella F9 la formula=DB.SOMMA(Archivio;”Entrate”;Criterio1) ereplicarla sino a F14, quindi sostituire in ogniformula, a partire da F10, il termineCriterio1 con Criterio2, Criterio3 e così via.Inserire in K9 l’espressione=DB.SOMMA(Archivio;”Uscite”;Criterio7) e replicarla sino a K14. Operare sul termineCriterio come appena descrittorelativamente alle Entrate, in modo che la formula in K14 contenga il termine Criterio12.



STATISTICA FACILE

La formattazione automatica in una tabella di Excel

� Il foglio criteri

Inserire nelle due celle della prima riga di ogni zona criteri le intestazioni Mesee Categoria, esattamente così come sonoscritte nell’archivio (meglio copiarle). Quindi, digitare nella cella inferiore sinistra di ogni zona la formula =Mese per prelevaredalla cella K6 del foglio di riepilogo (che è stata così denominata), il nome del meseda analizzare. Nella cella inferiore destra di ogni zona inserire il nome della categoriada consuntivare. Assegnare alle 12 zonecriteri i nomi da Criterio1 a Criterio12 comespecificato nella foto. Sino a quando nonsono stati impostati e denominati i criteri, lecorrispondenti formule del foglio di Riepilogorestituiscono un messaggio di errore.

� I grafici

Per impostare il grafico delle Entrateevidenziare la zona D9..F14 del foglio di Riepilogo, quindi fare clic sull’icona per l’autocomposizione dei graficideterminando l’apertura di una specialemaschera. Pigiando il pulsante Fine il graficoviene visualizzato al centro dello schermo.Dimensionarlo adeguatamente con il mousee posizionarlo sotto il titolo preesistente nelfoglio di Riepilogo. Per impostare il graficodelle Uscite seguire la medesima procedura,evidenziando, però, la zona I9..K14. Se si vogliono modificare i colori delle barre fare clic destro su di esse e, nel menu checompare, selezionare Formato serie dati e scegliere il nuovo colore.

Gli interessi composti

La tabellina in figura calcola gli interessicomposti maturati da un capitale (il cuiimporto viene inserito nella cella F6) chefrutta un interesse annuo da digitare nellacella I6 dopo averle assegnato il formato %. Nella cella F11, invece, si digita la formula=F6, mentre in G11 e F12 si inserisconorispettivamente le espressioni=F11*(1+$I$6) e =G11. A questo punto, si replicano le due formulette sino in fondoalla tabella e il gioco è fatto. Si noti che nella formula trascritta in G11 la coordinataletterale I è stata racchiusa fra due segni di dollaro. Questo perché non possa variare durante le operazioni di copia.

sotto controllo con leAssegnare nomi a celle o intere zonepresenta molti vantaggi. Innanzituttoquando in una formula o in unaespressione è necessario dichiarare quali sono i dati da elaborare, basteràfare riferimento ad essi e non indicarenecessariamente ineloquenti coordinatedi celle. Inoltre, se da un foglio di lavorosi fa riferimento ad una zona di un altrofoglio non è necessario farli precederedalle indicazioni relative a quest’ultimo.Per l’assegnazione di un nome bisognaottemperare ad alcune regolette. Per esempio, un nome deve iniziareassolutamente con una lettera, puòcontenere numeri, punti e caratteri di sottolineatura ma sono vietati gli spazi.Bisogna anche evitare assolutamente di assegnare nomi che richiaminoriferimenti di cella, come A100, BB3 oR1C1. Un nome può essere lungo sino a 250 caratteri, ma per ovvie ragioni ci si limiti al minimo indispensabile,garantendone però l’esplicatività.Considerando che la differenza tracaratteri maiuscoli e minuscoli non viene rilevata si possono utilizzare senzaproblemi tali caratteri. Se si assegna aduna un nome già utilizzato la precedenteassegnazione viene eliminata.

Assegnare i nomirebbe dire mandare tutto all’aria. A cosefatte si assegni un nome (Archivio, nel no-stro caso) alla intera zona che ospita datie intestazioni dei campi. Ed eccoci alla zo-na di riepilogo dove la parte del leone la faDB.SOMMA. La sua sintassi operativa pre-vede che le vengano dati in argomento treelementi, e precisamente:1. La zona occupata dal data base da ana-lizzare2. Il nome del campo di cui deve somma-re i contenuti in base a determinati criteri(per esempio, sommare tutte le uscite re-lative alla categoria di spesa Luce).3. La zona che ospita i criteri di analisi.Per indicarla si può fare riferimento allesue coordinate di celle, o meglio, come ve-dremo, al nome che le viene assegnato.

A questo punto bisogna chiarire checosa si intende per zona dei criteri. Vedia-molo subito. Si tratta di un insieme di cel-le, nel nostro caso saranno quattro, cosìarticolato. Le due celle della prima rigaospitano i nomi dei campi dell’archivioche devono servire da punto di riferimen-to per l’analisi, mentre nelle celle sotto-stanti si inseriscono le parole chiave incorrispondenza delle quali verranno indi-viduate le entrate o le uscite da sommare.Tutto sarà più chiaro se facciamo unesempio pratico riferendoci al primo cri-terio del foglio omonimo della nostra ap-plicazione che occupa la zona C11..D12, e

alla quale è stato assegnato il nome Crite-rio1. Le intestazioni del criterio sono Me-se e Categoria e, per questi campi sonostati rispettivamente specificati il mese diFebbraio e la categoria Pensione. Così fa-cendo, si forza la funzione DB. SOMMA aindividuare tutte le entrate relative al mesedi Febbraio e alla categoria Pensione, e asommarle restituendo il corrispondentetotale. Alla luce di quanto esposto, pertan-to, la formula da inserire nella cella F9 (nondimenticate le virgolette e i punti e virgola)è la seguente: =DB.SOMMA(Archivio;”En-trate”;Criterio1)

Per analogia, la formula che totalizza leUscite di febbraio relativamente alla cate-goria Affitto, sarà la seguente. =DB.SOM-MA(Archivio;”Uscite”;Criterio7)

Infatti il criterio specificato in quest’ulti-ma formula fa riferimento al mese di Feb-braio e, per l’appunto, alla categoria dispesa Affitto. Ovviamente, le formule fun-zionano solo se è stato impostato e oppor-tunamente denominato il corrispondentecriterio. Non spaventiamoci, quindi, se in fa-se di impostazione del foglio di Riepilogovengono esibiti messaggi di errore. Spariran-no non appena si procederà ad impostare irelativi criteri. Per meglio documentarsi sugliargomenti trattati vale la pena di consultarel’aiuto in linea. Si potranno al tempo stessotrovare spunti per nuove applicazioni dellefunzioni statistiche date base.



STATISTICA FACILE

Sviluppando l’applicazione per il con-trollo del bilancio familiare ci siamolimitati all’utilizzo della sola funzione

DB.SOMMA, anticipando semplicementela disponibilità di altre funzioni che ope-rano analogamente. E’ giunto il momentodi farne la conoscenza. Ci riferiamo aDB.MAX, DB.MIN, DB.MEDIA e DB.PRO-DOTTO. Le prime due, come si può facil-mente intuire, ricercano i valori massimi ominimi fra quelli individuati dai criteri chepilotano la funzione, mentre la terza pro-cede a mediarli con le modalità caratteri-stiche della funzione MEDIA di nostra co-noscenza. La quarta ed ultima, DB.PRO-DOTTO, restituisce, invece, il prodottodei valori individuati dalla funzione.

Mentre quest’ultima funzione si rivelaper lo più utile agli addetti ai lavori per so-fisticate elaborazione statistiche, le altresi presentano dense di implicazioni perti-che per i comuni mortali. Riferendoci an-cora al modellino per il controllo del bi-lancio familiare si può individuare, peresempio, quale è stato il valore minimofatto registrare dalle spese per la bollettatelefonica, oppure il valore massimo delleuscite per quella del gas. E ancora, è pos-sibile mediare tutte le spese relative aduna determinata voce.

Ma le applicazioni delle nostre funzionisi allargano notevolmente se impostiamocriteri appena un poco più complessi diquelli che abbiamo utilizzato nel modello.Facciamo subito un esempio. Se, invece,di determinare le sole entrate relative allapensione nel mese di gennaio vogliamo te-nere conto anche dello stipendio, la corri-spondente zona criteri va leggermentemodificata digitando sotto la voce Pensio-ne la voce Stipendio. Verranno così som-mate le due entrate. Ovviamente, la zonacriteri si incrementa di una riga e la zonada denominare si amplia di conseguenza.Analogamente, se si volessero determina-

re le uscite per l’affitto relativamente alprimo trimestre dell’anno, l’impostazionedel criterio prevede che nelle due cellesottostanti quella che ospita il riferimentoal mese di gennaio si digitino rispettiva-mente Febbraio e Marzo.

In questo caso, la zona da denominare siestende su quattro righe. E’ anche utile ri-cordare che se, per esempio, desideriamo

sapere quanto si è speso in totale nel mesedi gennaio, basterà non scrivere nulla sottola cella che reca l’intestazione Categoria.Se, invece, non si scrive nulla sotto l’inte-stazione Mese verranno sommate tutte levoci contenute nell’archivio relative allaspesa specificata sotto la cella Categoria.Per saperne di più, comunque, vale pena diconsultare ancora la guida in linea. Come,

Come consultare la guida Excel

� Sommario e indiceSe l’argomento su cui intendiamodocumentarci può essere ricondotto ad una tematica piuttosto generalizzata(come quella della formattazione, peresempio) vale la pena di cominciare dallaconsultazione del Sommario della guida. Un doppio clic sulla voce che ci interessa la esplode in argomenti più specifici, daiquali si accede, a seconda dei casi, a nuovesottovoci o direttamente alla corrispondentevideata di aiuto. Per esempio, se vogliamosaperne di più sulle opzioni di stampa,conviene ricercare Stampa nel Sommario epoi, visto che c’è, esplorarne la sottovoceImpostazione delle opzioni di stampa. Aquesto punto, pigiando il pulsante Visualizza,si accede finalmente alla vera e propriapagina di aiuto Quasi sicuramente troveremoquello che stiamo cercando. Se, invece,l’argomento è più specifico, possiamoprovare a cercarlo direttamente nell’Indice,inserendo nella casella di testo dedicata untermine appropriato. Per documentarsi sumolte delle funzioni che abbiamo utilizzatoaprire la scheda Indice della maschera ericercare le seguenti voci: Funzione (pervisualizzare i riferimenti a queste ultime) ,Criteri (sottovoce Filtro avanzato),Denominazione (sottovoci Celle, Intervalli),Grafici a barre (sottovoce Creazione), quindiaccedere alla corrispondentedocumentazione in linea.

� Tentare con Trova...Molte volte può essere conveniente, anzichépartire da lontano, utilizzare un terminespecifico correlato all’argomento che ciinteressa e accedere direttamente allavideata o alle videate di aiuto che locontengono. In pratica, digitato il terminenella casella di testo dedicata vengonovisualizzate tutte le parole che hanno lastessa radice e, se ne evidenziamo una,viene esibito l’elenco delle pagine di aiutoche contengono tale parola. Questo, però,non significa che tutte si rivelino semprepertinenti con la nostra ricerca. A questopunto si seleziona la videata che potrebberisultare interessante e vi si accede pigiandoil solito pulsante Visualizza. Quando ci troviamo finalmente in una pagina di aiuto, indipendentemente da come ci siamo arrivati, è bene tenere presente le seguenti raccomandazioni. Innanzitutto,leggerla attentamente ed esplorare anchegli eventuali collegamenti ipertestuali checomplementano la videata. Inoltre, se cistiamo documentando su una funzione, sirivela preziosa la consultazione degli esempipratici quasi sempre presenti. Oltre a saperecome va utilizzata la funzione stessa sipossono intravedere sue nuove applicazioni.Dalla pagina di Aiuto si può sempre ritornarealla maschera principale della guida periniziare una nuova ricerca. Basta pigiare ilpulsante Precedente.

Utilizzando nuovefunzioni data base si

può esplorare piùdettagliatamente un

archivio, mentreimpostando in modo

estensivo i criteri èpossibile condurre

analisi molto mirate

Utilizziamo al meglio lefunzioni statistiche data base



STATISTICA FACILE

Le operazioni di database di Microsoft Excel

� Inserire la linea ditendenza

Dopo aver creato il grafico dei dati daanalizzare fare clic destro su una barra e, nelpop up che compare, selezionare Aggiungilinea di tendenza. Si accede così allamaschera per la selezione del tipo di analisida condurre. Fare clic sull’icona Regressionelineare.

� Definire i periodi daproiettare

Inserita la linea di tendenza fare clic destrosu di essa per riaccedere alla mascherainiziale ed aprire la scheda opzioni. Definire il numero di periodi da proiettare(3) e richiedere, attivando i corrispondenticheck box, che vengano visualizzati l’indicedi confidenza e l’equazione della curva.

Valutazione dei risultati

L’indice di confidenza della linea di tendenzaè abbastanza buono ma la proiezione nonrispecchia la decisiva crescita delle venditeche si registra da qualche mese. Infatti le proiezioni per il prossimo trimestre si attestano sui valori raggiunti nell’ultimomese. Vale la pena di condurre una nuova analisi.

� Regressione logaritmica

La linea di tendenza si rivela, anche ad un semplice esame visivo, poco adatta per interpretare la situazione. Lo confermaanche l’indice di confidenza piuttosto basso. La regressione logaritmica, del resto, si presta piuttosto ad interpretarefenomeni caratterizzati da rapida crescitainiziale e successivo rallentamento.

Regressione polinomialedi grado 2

La linea di tendenza si assesta molto bene ai dati di base e anche l’indice di confidenzaè molto buono. Anche le proiezioni sono in sintonia con la crescita fatta registrare. E’ un’analisi che ha tutte le carte in regolaper formulare previsioni affidabili.

Regressione polinomialedi grado 3

E’ la linea di tendenza con il più alto indice di confidenza e le proiezioni assecondano il trend di crescita attuale, anche troppobene.... Come si può vedere, presenta unindice molto elevato ma non per questodeve essere preferita alla precedente.

Da sempre l’uomo ha cercato di squar-ciare i veli del futuro, con qualsiasimezzo a sua disposizione e con il vel-

leitario intento di modificare il corso degli

eventi, tanto che ancora oggi, con impro-babile successo, si interpretano i sogni, sileggono i fondi della tazzina del caffè o cisi rivolge a maghi e fattucchiere. Chi vuo-

Con le analisi graficheprevisionali diamo una

occhiata al futuroExcel dispone di potentifunzioni per la

realizzazione di stimeprevisionali.

Ecco come utilizzarleefficacemente



STATISTICA FACILE

le affrontare seriamente il problema, però,può utilizzare alcune funzioni statistichedi Excel che, se utilizzate con buon senso,si rivelano preziose per definire almeno agrandi linee politiche aziendali o strategieoperative. Ci riferiamo alle cosiddetteanalisi di regressione che, partendo dauna serie di dati storici (fatturati, vendite,giri di affari e così via) permettono di sti-marne con buona approssimazione l’evo-luzione prossima futura. In pratica, leinformazioni disponibili vengono elabora-te opportunamente per individuare l’e-quazione della curva che meglio le rap-presenta, e il prolungamento ideale diquest’ultima nel tempo materializza le de-siderate previsioni. A seconda del tipo dicurva che si utilizza si parla pertanto diregressione lineare, esponenziale, logarit-mica e via dicendo. Fortunatamente, uti-lizzando Excel, condurre analisi di questotipo è più facile a farsi che a dirsi. Vedia-mo come.

Il casoIl responsabile di una piccola impresa

dispone del volume di vendite mensili rea-lizzato da un certo prodotto negli ultimidodici mesi e, analizzandone la tendenza,vuole sapere cosa si può aspettare ragio-nevolmente per il prossimo trimestre.Detto fatto, inserisce nel foglio di lavoro idati disponibili e crea un grafico tradizio-nale a barre. A questo punto basta un clicdel mouse per accedere alla mascherache consente di aggiungere al nostro dia-gramma la linea di tendenza desiderata,risultante del tipo di analisi di regressionecondotta. La galleria di opzioni è decisa-mente ricca e ne prevede ben 6. Il proble-ma, se tale si può chiamare, è quello di in-dividuare la linea di tendenza che megliosi adatta al tipo di dati che stiamo analiz-zando. Un approccio semplicistico al pro-blema sarebbe quello di richiedere l’inse-rimento della linea di tendenza nel grafi-co, quindi valutare ad occhio se la curvasi adatta più o meno bene a quella dei da-ti analizzati. Excel, però, si è veramentedato da fare per facilitarci il compito, per-mettendoci addirittura di spaccare il ca-pello, o quasi. Infatti, non solo si preoccu-pa di inserire nel grafico la linea di ten-denza ma la complementa adeguatamentecon il cosiddetto indice di confidenza (R2,nel gergo degli addetti ai lavori), un nu-mero che ci consente di valutare la bontàdella scelta. Il sullodato indice, infatti, èun valore compreso fra –1 e 1 e, tanto piùsi avvicina ai due estremi, tanto più la li-nea di tendenza rappresenta fedelmentel’andamento dei dati. Così, fra due linee ditendenza che presentano un R2, poniamo,di 0,93 e 0,67, la prima è decisamentequella che dobbiamo adottare. A questopunto il gioco è fatto. Basta chiedere adExcel di prolungare la nostra curva, e nelgrafico, in corrispondenza di tale prolun-gamento, potremo leggere le tanto ago-gnate previsioni. Insomma, eseguire unanalisi previsionale, non solo è facile, maaddirittura divertente. Bisogna solo fareattenzione a non lasciarsi prendere la ma-no. Dopotutto la statistica non è una

scienza esatta, anche se di tali scienze siavvale per l’elaborazione dei dati.

Per saperne di piùSpendiamo qualche parola sulle carat-

teristiche matematiche delle linee di ten-denza disponibili. Nonostante la termino-logia da addetti ai lavori, come abbiamovisto, possiamo ugualmente avvantaggiar-ci del loro utilizzo, anche se come il no-stro responsabile d’azienda non siamo de-gli esperti.

LineareInserisce una linea di tendenza lineare

che interpreta una equazione, per l’ap-punto lineare, di tipo y = mx + b. Per unesperto, il coefficiente m rappresenta lapendenza di tale retta mentre b è la co-siddetta costante di regressione. Questalinea si presta particolarmente bene peranalizzare fenomeni che hanno tassi di in-cremento costanti.

PolinomialeInserisce una linea di tendenza curvili-

nea interpretata da un’equazione polino-miale. Si utilizza questa analisi per stu-diare fenomeni con andamento piuttostocomplesso. Sono disponibili polinomiali

di grado da 2 a 6.

Media mobileQuesto tipo di analisi si presta partico-

larmente bene per elaborare dati che so-no oggetto di variazioni stagionali, comegli articoli di abbigliamento invernale, peresempio.

LogaritmicaInserisce una linea di tendenza logarit-

mica che interpreta graficamente unaequazione del tipo omonimo nella formay = c ln x + b. Questo tipo di analisi, e ledue che seguono, si applicano in preva-lenza a fenomeni che sono oggetto di ra-pida evoluzione.

EsponenzialeInserisce una linea di tendenza espo-

nenziale. che utilizza un’ equazione espo-nenziale del tipo y = c e bx.

Modelli statistici su InternetChi ha necessità specifiche, o non ha tempo e voglia per sviluppare un modello statisticopersonalizzato, può sempre dare una occhiata a quanto disponibile in rete. Il nostro consiglioè quello di attivare un motore di ricerca internazionale e cominciare con una interrogazionemolto semplice (utilizzando, per esempio, le parole chiave Excel e Statistic) restringendo poirisultati, che sono moltissimi, specificando chiavi che possano individuare corrispondenze piùattinenti alle proprie necessità. In ogni caso, quello che si può trovare si riferisce quasisempre a modelli professionali e non gratuiti. Sul sito www.xlstat.com, per esempio, èdisponibile una serie di modelli per elaborazioni decisamente sofisticate che vannodall’analisi Anova a quelle di covarianza. Tutta roba da esperti, insomma...

Per chi vuole di più

Inviateci direttamente i vostri quesitivia fax al numero 02/21.56.24.40Gli argomenti di interesse comune ai nostri lettoriverranno pubblicati nel dossier di Pc Open

Pc Open Ottobre ’98127


USARE MEGLIO EXCEL

La stragrande maggioranza degli utiliz-zatori che si rivolge ad Excel, lo fa conl’intento di impostare fogli di calcolo

per risolvere problematiche di caratterefinanziario.

Questi fogli vengono così riempiti diformule per il calcolo delle vendite, di sco-stamenti tra profitti e perdite, di percen-tuali di crescita e altre valutazioni del ge-nere. Ma oltre a questa propensione per ilmondo delle cifre che ne fa un formidabilepallottoliere del duemila, Excel permettedi gestire un’enorme varietà di dati, sianoessi testuali o di altro genere. Chiunqueabbia osato avventurarsi nel comando for-mato celle di Excel si sarà presto resoconto di quante numerose categorie diinformazioni sia possibile disporre, e diquanto altrettanto numerose siano le sva-riate forme di rappresentazione di dati.Ma Excel non è solo un reticolo di celle, omeglio le celle di Excel possono anche da-

re origine a oggetti dall’aspetto diverso daquello di un foglio elettronico, basti pen-sare a grafici o moduli.

Universalmente apprezzate, le poten-zialità grafiche di Excel costituiscono unodei punti di forza di questo diffuso pro-gramma diffuso. È infatti molto importan-te rappresentare per mezzo di grafici e al-tri strumenti visivi i dati numerici presen-ti all’interno del foglio di calcolo, per loronatura assai poco attraenti e di non im-mediata interpretazione.

Grazie all’alto livello di condivisibilitàcon le altre applicazioni della famiglia Offi-ce, si possono facilmente utilizzare i risul-tati grafici ottenuti con Excel per vivaciz-zare le relazioni scritte elaborate con Wordoppure per dare vigore ai fogli utilizzatinelle presentazioni, creati con PowerPoint. Ma l’oggetto del presente dossier èin grado di svolgere un altro importantecompito, la gestione di database. Produrree aggiornare elenchi ed elaborare tabellesono compiti egregiamente svolti da Excel,che possedendo anche una notevole fles-sibilità verso altri standard, consente direalizzare facilmente importazioni o espor-tazioni di dati in formati diversi.

Ma uno strumento così ricco e poliedri-co come Excel, molto spesso viene sot-toutilizzato. Ciò non è dovuto solo all’ap-parente osticità di alcune sue caratteristi-che, ma anche perché è inevitabile chequalche opzione o strumento di cui si ne-cessita risulti di difficile reperibilità tra lenumerose dotazioni a disposizione. Bastipensare che il solo Pannello di configura-zione delle opzioni di Excel è costituito daben otto schede di possibili selezioni, cor-rispondenti ad altrettante categorie dipersonalizzazione.

Partendo da esempi pratici e problemitipici, in cui tutti prima o poi incappano,saranno proposte soluzioni e scorciatoie,

astuzie e trucchi pescati direttamente dalmagico cilindro di Excel.

Le prossime pagine potranno anche es-sere di aiuto per scoprire novità o per ap-prendere suggerimenti su come sfruttarealcune tra le tante sfaccettature. Libertàdunque a tutte le potenzialità rinchiuse…nelle celle di Excel.

Excel come lo voglio io!

pag. 128

Aprire più fogli di lavoroSenza confusione pag. 129

Se il foglio è troppo grandeO lo schermo troppo piccolo pag. 130

Un po’ di vanitàAbbellire i fogli di lavoro pag. 131

Verso il databaseCome costruire un archivio pag. 133

Presentare i datiLa raffigurazione geografica pag. 134

nel dossier

a ch

i int

eres

sa

• a chi vuole utilizzare Excel in modo più efficace

• a chi vuole personalizzarel’ambiente di lavoro di Excel

• a chi desidera apprenderescorciatoie

• a chi è alla ricerca di nuovi utilizzi di Excel

• a chi usa fogli elettronici di grandi dimensioni

Excel: comeavere il massimo

di Marco Cazzaniga

Basta dare una rapidaocchiata allo schermodi Excel 97 per scoprireuna ricchezza dipulsanti, finestre, menu che vanno ben oltre il semplice reticolo delle celle. Vi proponiamo perquesto un’escursioneattraverso gli aspetti meno conosciuti, ma non meno efficaci, e le varie possibilità di configurazioneofferte da Excel, ilprogramma, che definire“foglio elettronico” è forse un po’ restrittivo

www.pcopen.agepe.it

Invece che a Excel siete interessati

ad usare meglio Word 97?Andate a rileggere il dossierpubblicato in febbraio ‘98

cliccando sulla sezione Usare al meglio il computer



USARE MEGLIO EXCEL

Utilizzare spesso le stesse impostazio-ni per la maggior parte delle cartelledi lavoro, può già essere un valido

motivo per addentrarsi nella finestra didialogo Opzioni e cercare di adeguare Ex-cel alle proprie esigenze.

Naturalmente prima di apportare im-pegnative modifiche è il caso di valutareopportunamente gli effetti che si andran-no a produrre sia sulle nuove cartelle dilavoro che su quelle già create in prece-denza.

Inoltre, non sempre il comando Opzionicontiene le impostazioni che si desideramodificare: molte impostazioni utilizzateda Excel non sono propriamente farinadel suo sacco, poiché quelle relative ai co-lori delle finestre, ai criteri per evidenzia-re le selezioni, alle impostazioni specifi-che del paese e ai formati predefiniti didata e ora sono impostazioni di sistemache non è possibile modificare diretta-mente da Excel.

Per modificare tali opzioni, è necessa-rio utilizzare il comando Impostazioni delmenu Avvio di Windows, quindi sceglierePannello di controllo e individuare le im-postazioni desiderate. Questa operazio-ne però va condotta con notevole atten-zione perché le modifiche apportate sulpannello di controllo possono avere ri-percussioni su altri programmi che attin-gono le informazioni dalla configurazio-ne del sistema.

Nel riquadro sottostante vi indichiamocome impostare le opzioni di visualizza-zione più utili ed interessanti senza cor-rere rischi.

Excel come lo voglio io!

Le impostazioni di Excel

� La scheda Generale

La scheda Generale contiene una serie diopzioni di impostazioni che permettono diadattare il programma al lavoro realedell’utente. Tra le altre, si noti l’opzione Foglinella nuova cartella: chi non lavora con piùfogli può tranquillamente porla a 1. Posizione file predefinito permette di indicareuna cartella diversa da Documenti.

La scheda Colore

È possibile impostare una tavolozza di unmassimo di 56 colori che vengono utilizzatida Excel. I colori predefiniti sono utilizzatidalle celle (bordi e sfondi), dai caratteri edagli oggetti grafici. Se nessuno dei 56 coloririscuote consenso, non è il caso didisperarsi: è infatti possibile modificare le caratteristiche di quelli esistenti.

� La scheda Visualizza

Per impostare le opzioni di visualizzazione,fate clic sul menu Strumenti e sceglieteOpzioni, quindi portatevi sulla schedaVisualizza. Particolarmente utile si rivelal’opzione Interruzione pagina, che permettedi visualizzare le interruzioni di paginacollocate da Excel in fase di anteprima o di stampa.

Prima di mettere mano alla configurazione delle opzioni, può essere utile conoscere alcuneimportanti caratteristiche di Excel. La seguente tabella evidenzia, con il metodo della listadella spesa le dimensioni e le capacità di questo programma:

Dimensione massima del foglio di lavoro 65.536 righe per 256 colonneLarghezza della colonna Da 0 (zero) a 255 caratteriAltezza della riga Da 0 (zero) a 409 puntiLunghezza massima del contenuto di una cella (testo) 32.000 caratteriLunghezza massima del contenuto di una formula 1.024 caratteriFogli in una cartella di lavoro In funzione di quanta memoria ram

è disponibile (il numero massimo difogli in una cartella di lavoropredefinita è 255)

Precisione numerica 15 cifreMassimo numero positivo consentito 9,99999999999999E307Minimo numero negativo consentito -9,99999999999999E307Minimo numero positivo consentito 1E-307Massimo numero negativo consentito -1E-307Dimensione massima delle matrici di un foglio di lavoro 6.553 elementiColori in una cartella di lavoro 56Stili di cella in una cartella di lavoro 4.000Intervalli selezionati 2.048 Argomenti in una funzione 30Livelli di funzioni nidificati 7Numero di funzioni di foglio di lavoro disponibili 329Riquadri in una finestra 4Intervallo di ingrandimento Dal 10% al 400%Riferimenti di ordinamento 3 in un singolo ordinamento,

illimitati se si utilizzano ordinamentisequenziali

Livelli di annullamento dell’operazione precedente 16 (predefinito)Campi in un modulo dati 32Prima data consentita nei calcoli 1 gennaio 1900 (1 gennaio 1904

se si utilizza il sistema data 1904)Ultima data consentita nei calcoli 31 dicembre 9999

I numeri di Excel



USARE MEGLIO EXCEL

Se ci si trova a dover elaborare infor-mazioni diverse, ma riconducibili auna stessa tipologia o facenti capo al-

lo stesso raggruppamento, è utile sfrutta-re la possibilità di avere fogli separati maaperti contemporaneamente e collegatitra loro, in modo da mantenere ordinati eseparati di dati originali e potere rapida-mente fare un’analisi su un foglio di lavorogenerale. È tuttavia facile lasciarsi prende-re dall’entusiasmo e ritrovarsi sommersidi fogli (virtuali): ecco alcuni piccoli con-sigli sulle operazioni che vi permettono ditenere tutto in ordine.

Inserire un nuovo foglio di lavoro1. Selezionare la linguetta della scheda delfoglio in cui si desidera inserire il nuovofoglio di lavoro.2. Selezionare Inserisci/Foglio di lavorosulla barra dei menu (o Inserisci dal menudi scelta rapida). Se si utilizza il comandoInserisci dal menu di scelta rapida, è ne-cessario specificare che si intende inseri-re un foglio di lavoro all’interno dell’appo-sita maschera.

Il foglio così generato assume la deno-minazione standard di Foglio n, dove nrappresenta il primo numero disponibile.

Rinominare i fogli1. Fare doppio clic sulla linguetta del fo-glio desiderato oppure scegliere il coman-do Rinomina del menu di scelta rapida.2. Sostituire al nome corrente quello desi-derato, direttamente sulla linguetta del fo-glio e premere <Invio>.

L’operazione così effettuata effettua au-tomaticamente la sostituzione del riferi-mento del foglio rinominato in tutte le for-mule in cui era utilizzato.

Mettere ordine tra i fogliA volte può accadere che si debba mo-

dificare l’ordine in cui i fogli appaiono nel-la cartella di lavoro.

Excel lo rende possibile semplicementetrascinando la linguetta nella posizione incui deve essere inserita. Mentre si compietale operazione, il puntatore del mouse sitrasforma in un foglio, accompagnato dauna freccina che indica la posizione in cuici si trova.

Se si tiene premuto il tasto <Ctrl> men-tre si trascina la linguetta, Excel inserisceuna copia del foglio, con lo stesso nomedell’originario, seguito da 2, 3, eccetera. Ilpuntatore, in questo caso, si trasforma inun foglio contraddistinto dal segno +.

Visualizzare più foglicontemporaneamente

Basta sfruttare la possibilità offerta daExcel di visualizzare più finestre.1. Selezionare Finestra/Nuova finestra sul-la barra del menu e creare una seconda fi-nestra. Fare quindi clic sulla linguetta delfoglio di lavoro che si vuole visualizzare.Ripetere questa operazione se si desideravisualizzare altre finestre.2. Selezionare il comando Finestra/Dispo-ni e successivamente una delle possibilitàofferte: affiancate, verticale, orizzontale.

Spostarsi tra i fogli senza mouseA volte si agita il mouse come forsenna-

ti per correre tra una barra di scorrimen-to e un pulsante. Chi volesse lasciarlo ri-posare (e con esso anche il polso) può uti-lizzare la tastiera per muoversi tra i varifogli può ricorrere alle combinazioni<Ctrl>+<Pagsu> e <Ctrl>+<Paggiù>.

Aprire più fogli di lavorosenza confusione

Chi usa i foglielettronici per la prima

volta, avverte giàabbastanza difficoltànel gestire un singolo

foglio e non sisognerebbe nemmeno

di utilizzarne più di uno alla volta.

Tuttavia l’esigenza di sfogliare pagine

affiorerà inevitabilmente. Ecco qualche consiglio

per non finire sommersi dai fogli

Piccolo è meglioExcel consente di utilizzare nomi lunghi fino a 31 caratteri per identificare i fogli, ma sarebbeopportuno non abusare di questaopportunità e utilizzare nomi brevie senza spaziature intermedie.Perché fare del risparmio in questosenso? I motivi sono diversi, ma almeno due buone ragionipotrebbero bastare a convertireanche i più prolissi alla buonanorma della sinteticità. Innanzitutto più il nome del foglio è lungo e più sarà lunga la relativalinguetta, con il risultato che solopoche schede potranno esserevisualizzate e quindi sarà necessariofare scorrere le schede perselezionare i fogli prescelti. Ma, ancora più importante, creandoformule che utilizzano celleprovenienti da fogli diversi, Excelutilizzerà il nome del foglio comeparte del riferimento di cella nellaformula. Se i nomi dei fogli sonolunghi ne deriveranno formuleincredibilmente complicate anchequando si tratta di calcolirelativamente semplici, magaririferiti a poche celle. E allora, perché esagerare,considerando poi che un nomelungo presuppone di utilizzare più tasti per essere digitato?

TIP

ATTENZIONE AL GLOSSARIOÈ importante non confondere il terminecartella di lavoro con foglio di lavoro.La cartella di lavoro costituisce il file cheviene aperto e salvato durante la sessionedi lavoro. Ogni cartella di lavoro contienediversi fogli di lavoro, solitamente tre: questifogli di lavoro sono da immaginare comepagine di un raccoglitore ad anelli e possonoessere eliminati o aggiunti a piacere,secondo le esigenze dell’utilizzatore.Per non perdere di vista i fogli di lavoro,

Excel ne visualizza le linguette, che sonosimili ai divisori dei raccoglitori ad anelli.Le cartelle di Excel non sono quindi lecartelle che familiarmente si ritrovanonavigando in Gestione risorse di Windows,ma sono file.L’unica affinità con le cartelle di Windows sta nel fatto che qualcuno le ha chiamatenello stesso modo (ma sarebbe stato meglio mantenere nomi diversi, come nella versione originale in lingua inglese!)



USARE MEGLIO EXCEL

Ogni foglio di Excel offre uno spaziotremendamente grande in cui collo-care le informazioni. Poiché il moni-

tor del computer, per quanto grande, nonconsente sempre di vedere l’intero fogliodi lavoro, si pone il problema di come ge-stire convenientemente tutte le righe e lecolonne necessarie.

Uno degli strumenti a disposizione è lozoom, con il quale è possibile ridurre o in-grandire l’area di visualizzazione dal 10%al 400%. Per fare ciò è possibile seleziona-re una delle percentuali proposte nella ca-

sella a discesa dello strumento zoom o di-gitare direttamente il valore della percen-tuale che si intende utilizzare. Certamenteun bell’aiuto, non c’è che dire. Ma se le co-lonne da visualizzare sono assai numero-se o si possiede un monitor da 14 pollici o,peggio, ci si trova in entrambe le condi-zioni, il risultato potrebbe essere più simi-le a una miniatura cinese che non a un fo-glio di lavoro di Excel.

Promemoria adesivi elettroniciQuando un foglio di lavoro presenta di-

mensioni che rendono problematica lasua visualizzazione, è possibile sfruttareanche l’uso dei commenti per contrasse-gnare rapidamente la posizione corrente.In questo modo sarà possibile ritrovarla,come posizione di partenza, la volta suc-cessiva in cui il foglio sarà aperto. Oltre aquesto utilizzo un po’ improprio, i com-menti di Excel sono un valido strumentoche merita qualche parola di commento.

I commenti funzionano come una ver-sione elettronica dei popolari promemo-ria adesivi. Possono essere visualizzati acomparsa, quando si passa con il mousesopra le celle alle quali sono associati (è

l’impostazione predefinita) oppure posso-no essere visualizzati con l’apposito co-mando dal menu Visualizza. Aggiungereun commento a una cella è facile:1. Selezionare la cella alla quale si deside-ra aggiungere il commento.2. Attivare il comando Commento dal me-nu Inserisci. A questo punto verrà visualiz-zata una casella di testo recante il nomedell’utente.3. Digitare il testo del commento nella ca-sella di testo e terminare facendo clic sudi una zona esterna alla casella di testo.

Excel visualizza le celle che possiedonoun commento con un triangolino rossonell’angolo superiore destro. Per visualiz-zare il commento di una cella è sufficienteposizionare il puntatore in un punto qual-siasi della cella.

Visualizzando invece i commenti con ilcomando commenti del menu visualizza,si ottiene la visualizzazione contempora-nea di tutti quelli che sono presenti nel fo-glio di lavoro.

Contemporaneamente viene attivata labarra di menu revisioni, tramite la quale èpossibile navigare tra i commenti e appor-tare modifiche agevolmente.

Se il foglio è troppo grandeo lo schermo troppo piccolo

Già un foglio di Excelcon 12 colonne per i

mesi dell’anno può dareproblemi di spazio.

Qualche suggerimentoper non impazzire su fogli elettronici

di grandi dimensioni

Per visualizzare meglio i dati

� Usare le barre di divisioneSebbene l’ingrandimento e la riduzione delfoglio di lavoro consentano di capire in qualepunto del foglio ci si trovi, non sono in gradodi accostare colonne o righe che non sonocontigue. Per ottenere questo risultato,senza nascondere righe o colonne, è possibile ricorrere al comando Divididel menu Finestra e ottenere così i riquadrinecessari. Per suddividere un foglio di lavoroin riquadri orizzontali o verticali sonoutilizzabili anche direttamente le barre di divisione collocate vicino alla freccia di scorrimento delle barre verticali eorizzontali, come raffigurato nei particolari.

� Divisi per 2 o fatti in 4 ?È possibile operare divisioni orizzontali o verticali o creare una combinazione delledue come rappresentato in figura. Per procedere alla creazione di due riquadriorizzontali è sufficiente fare clic sulla barra di divisione verticale e, tenendo premuto ilpulsante del mouse, trascinare verso il bassola barra, fino ad arrivare in corrispondenzadella riga sulla quale creare la divisione.Rilasciando il pulsante del mouse, Exceldivide la finestra in due riquadri orizzontali,aggiungendo una barra di scorrimento al nuovo riquadro. Per i riquadri verticali si proceda in modo analogo.

Bloccare i riquadriI riquadri di finestra possono essere utilizzatiper bloccare le intestazioni di righe ocolonne, in modo che vengano semprevisualizzate indipendentemente dalloscorrimento del restante foglio di lavoro. Le intestazioni bloccate sono provvidenzialise in cui si lavora con tabelle contenentiinformazioni che si estendono oltre lecapacità di visualizzazione di una solaschermata. Per bloccare i riquadri èsufficiente selezionare il comando Bloccariquadri dal menu Finestra. Sbloccarliservendosi dello stesso comando, che perl’occasione è diventato Sblocca riquadri.



USARE MEGLIO EXCEL

Il lavoro d’ufficio non sarebbe poi cosìmale se anziché introdurre ed elabora-re i dati ci si potesse limitare a render-

li più presentabili!La tentazione di giochicchiare con ca-

ratteri e font diversi, attributi e colori biz-zarri è però meglio tenerla sotto control-lo. Il consiglio è quello di introdurre dap-prima tutti i dati e poi, avendo una visio-ne completa delle dimensioni e delle ca-ratteristiche del foglio, preoccuparsi delsuo maquillage.

Per fare di un anonimo elenco di nume-ri e dati un chiaro e, perché no?, gradevo-le schema di facile lettura non sempre ènecessario conoscere i meccanismi cheregolano la formattazione delle celle. Nel-l’esempio sotto riportato viene infatti ap-plicata la funzione di formattazione auto-matica, una tecnica che non richiede al-cuna selezione di celle preventiva.

La formattazione automatica è così sin-ceramente tale che, per essere utilizzata,non serve altro che collocare il puntatorein una zona qualsiasi della tabella che siintende sottoporre alla cura di bellezza.Nel momento in cui si avvia la formatta-zione automatica, Excel seleziona auto-maticamente tutte le celle che, essendoadiacenti, sono considerate come facentiparti della stessa tabella.

In caso contrario, se si seleziona il co-mando quando il puntatore di cella non sitrova entro i confini della tabella, Excelproduce un messaggio di avvertimentoche segnala l’impossibilità di avviare l’au-tomazione. Nel box sottostante è descrit-to come applicare la formattazione auto-matica a una tabella di Excel.

La formattazione automatica in una tabella di Excel

� Realizzare la tabellaDapprima si realizzi la tabella senza troppepretese. D’altra parte, Excel effettua già una prima interpretazione del tipo di datiintrodotti in ogni cella e ne applica la visualizzazione a suo giudizio ottimale. Il risultato della tabella sopra raffigurata è già discreto: da notare che i campinumerici sono stati allineati alla destra delle celle mentre quelli testuali a sinistra. A questo punto è sufficiente accertarsi che il puntatore di cella sia collocato all’internodell’area della tabella e si può avviarela funzione di formattazione automatica dal menu Formato.

� Scegliere tra le proposteEcco la ricca dotazione proposta dallaformattazione automatica (sono ben 16 i formati predefiniti di Excel). Facendo clic su di un formato tra quelli annoverati nel riquadro di riepilogo Formato tabella, è possibile ottenere un’anteprima pervalutare immediatamente l’impatto visivo che produrrà la formattazione selezionata.Una volta individuata la formattazione che più convince, è possibile utilizzare il pulsante Opzioni per raffinareulteriormente il prodotto. Le opzioni utilizzate produrranno effettidirettamente valutabili nel riquadro esempio.

Ecco il capolavoroDopo dato l’OK, il lavoro è terminato. Ma come fortunatamente spesso accade,nulla è irreversibile! Se ci si accorge infatti di avere preso un granchio e avere prodottoqualcosa di orrendo (o semplicemente di poco leggibile o elegante) è possibile fare marcia indietro con la provvidenzialefunzione Annulla. Si può rimuovere la formattazione corrente ricorrendo ancora alla formattazione automatica e selezionando nel riquadro di riepilogoFormato tabella il formato denominatoNessuno, rimuovendo così anche precedentiformattazioni.

Abbellire non significainserire orpelli inutili:al contrario, significa

rendere i dati piùchiari, leggibili e comprensibili

Un po’ di vanità: abbellirei fogli di lavoro

Indipendentemente dalle formattazioniesplicitamente assegnate alle celle, Exceleffettua delle scelte in funzione delmodo in cui i dati numerici vengonoimmessi. Ecco alcuni esempi:1. Quando si immette un valorefinanziario completo, accompagnato dalsimbolo della lira (attenzione: L. e non£), Excel assegna un formato numericodi tipo Valuta alla cella.2. Quando si immette un valore cherappresenta una percentuale usando il simbolo %, Excel assegna alla cella il formato numerico di tipo Percentuale.3. Quando si immette una datainterpretabile da Excel come tale (peresempio 03/08/98 oppure 3-Ago-98),il programma assegna alla cella il forma-to Data (che è pur sempre la rappresentazione particolare di un valore numerico).Naturalmente formattare i valorisfruttando queste caratteristiche non è l’unico metodo disponibile in Excel(anche se per le date va rispettata la struttura): può essere preferibile prima introdurre tutti i valori e formattarlisolo in un secondo momento.

I formati numerici



USARE MEGLIO EXCEL

Le operazioni di database di Microsoft Excel

� Creare il database

Inserire un’intestazione nella prima riga diogni colonna, quindi inserire le informazionirelative al primo record nella rigasottostante. Selezionando ora la rigacontenente le intestazioni dei campi si facciaclic sulla voce Moduli del menu Dati.

� Aggiungere record

L’immagine evidenzia come cambi l’aspetto,appositamente concepito per facilitarel’inserimento di record all’interno deldatabase. Facendo clic sul pulsante Nuovo,Excel si predispone per l’introduzione deidati, che vengono posti nella cella relativa.

Trova, modifica, elimina

Lo spostamento avviene mediante la barradi scorrimento verticale. Il Modulo di Excelprevede anche il pulsante Criteri, per definireil valore dei campi con cui ricercarenell’intero database. Oltre a modificare i datidei record, Cancella elimina interi record.

� Ordinare a piacere

Per riorganizzare i record si scelga Ordinadal menu Dati. Excel è in grado di effettuareordinamenti su tre livelli, come nell’esempioraffigurato dove si chiede un ordinamentoper Località, Cognome e Nome. Ognuno dei criteri di ordinamento può agiresia in senso crescente sia decrescente, subase numerica e alfabetica.

Passare al setaccio

Per ricercare record rispondenti a precisicriteri all’interno di una grande quantità di informazioni è possibile impostare un filtroche evidenzi solo i record che soddisfano i criteri desiderati e rende gli altri invisibili. Per impostare il filtro è sufficiente fare clic suFiltro automatico, dal menu Dati. È possibileindicare le colonne che si desidera filtrare.

Tirare le somme

Il comando Subtotali si trova nel menu Dati.Nella casella Ad ogni cambiamento inindicare il nome del campo sul qualeeffettuare il raggruppamento, per ottenere iltotale relativo a uno o più campi e riportarlonella casella indicata in Aggiungi subtotali a.Subtotali propone anche il conteggio direcord (Conta) o la media di valori (Media).

Con Excel è possibile creare database.Lo scopo di un database non è quellodi calcolare nuovi valori, bensì di me-

morizzare informazioni organizzate e coe-renti, per rappresentare una realtà organi-ca: un archivio di clienti, un listino di pro-dotti, una rubrica di nomi, un elenco di ti-toli e via dicendo.

La creazione di un database è analoga aquella di un foglio di lavoro. Per imposta-re un database in Excel è preferibile ini-ziare con l’immissione di una riga di inte-stazioni di colonne (meglio chiamarli no-mi di campi, come fa chi manipola i data-base). Dopo avere immesso la riga conte-nente i nomi dei campi è possibile proce-dere all’inserimento delle informazioniper il database nelle colonne e righe op-portune, immediatamente sotto i nomidei campi. Il caricamento delle informa-zioni nel database è agevolato dal modulodati, un’apposita funzione di Excel.

Ma lavorare con i database non signifi-ca solo immettere dati organizzati o mo-

dificare le informazioni già memorizzate.Deve essere possibile ordinare i dati infunzione del criterio desiderato, circoscri-vere la visualizzazione ai soli record checorrispondono a determinati criteri, otte-nere totali riepilogativi relativi a gruppi direcord appartenenti a intervalli precisati.E l’utilizzo di Excel come gestore di data-base può anche essere visto come impor-tante crocevia per l’importazione o l’e-sportazione di dati provenienti o destina-ti a standard di memorizzazione differen-ti: DbIII, DbIV, Foxpro, Access eccetera: perun approfondimento si consulti il dossierFacciamo parlare i computer tra loro, pub-blicato lo scorso mese di novembre ‘97.

Verso il databaseMicrosoft Excel

offre anche funzioni di database.

Ecco come sfruttarle



USARE MEGLIO EXCEL

Quando si visualizza un numero eleva-to di informazioni sotto forma di ri-ghe o colonne, può risultare difficile

comprenderne immediatamente il signifi-cato. Ricorrere allora ad una loro rappre-sentazione grafica, diventa molto impor-tante.

Oltre alle classiche rappresentazioniper mezzo di grafici a istogrammi o torte,cavallo di battaglia per tante generazionidi Excel, è possibile utilizzare oggi anchela rappresentazione geografica utilizzan-do lo strumento Cartina. Il risultato grafi-co della rappresentazione di informazionidisposte in una cartina geografica, cui so-no stati applicati i codici di colore, rendepossibile visualizzare agevolmente ten-denze e relazioni.

È per esempio possibile utilizzare unacartina in associazione a dati di natura de-mografica per analizzare le potenzialità diun mercato, per pianificare vendite o im-postare strategie di marketing.

Il software cartografico fornisce un in-teressante metodo per la visualizzazionee l’analisi delle informazioni in base a ele-menti geografici. L’identificazione geogra-fica delle informazioni riveste un ruolofondamentale per gran parte dei dati com-merciali: essa può essere condotta ser-vendosi di codici d’avviamento postale, di

prefissi telefonici, di coordinate di longi-tudine o latitudine o altro. L’associazionedi questi indicatori alla rappresentazionecartografica dei dati permette di combi-nare e visualizzare tipi di dati diversi inun’unica cartina.

In Excel il software Microsoft Map (ilprogramma che viene avviato quando sirichiede l’inserimento o la visualizzazionedi una cartina e che deve essere installatoinsieme ad Excel) è in grado, grazie al suodatabase interno, di identificare geografi-camente i dati, quando questi sono asso-ciati a nomi di città, province e regioni o anomi di paesi europei o del resto del mon-do. Ciò rende l’utilizzo di questo strumen-to estremamente semplice: è sufficienteselezionare l’origine dei dati da rappre-sentare graficamente ed Excel, in modoautomatico ne effettua un’interpretazionegeografica.

Che si tratti di piccole zone circoscritteo grandi aree planetarie il metodo da uti-lizzare, è lo stesso: lasciare fare a Excel.

Come preparare una rappresentazione geografica dei dati

� I dati in forma geograficaIn primo luogo è necessario che i dati sianoin qualche modo connotati geograficamente.Si possono usare nomi di paesi, capitali, città,codici di avviamento postale. A questo puntooccorre selezionare i dati per la cartina,comprese le intestazioni di riga cheidentificano i luoghi e tutte le colonne di valori che devono essere incluse nella rappresentazione. Fare quindi clic sulpulsante Cartina della barra degli strumenti,oppure scegliere Cartina tra i comandi del menu Inserisci. Quando si fa clic sul pulsante Cartina, il puntatore del mouse i trasforma in una croce: trascinandoloopportunamente è possibile tracciare un contorno che definisca le dimensioni e la posizione della cartina dei dati.

� Configurare i parametriSelezionare ora la cartina che si intendeutilizzare nel riquadro di riepilogo dellafinestra Cartine disponibili. In alcuni casiMicrosoft Map può non essere in grado di riconoscere una determinata intestazionecome rappresentativa dei dati geograficidella cartina che è stata selezionata: inquesto caso verrà visualizzata una finestranella quale sarà possibile sostituire il nomedell’intestazione con uno dei dati proposti,riconoscibili da Excel. Nella finestraConfigurazione cartina si potrà determinarequali dati debbano essere rappresentati e come farlo. Anche dopo la chiusura di questa finestra, la barra degli strumentiCartina rimane visualizzata, disponibile per apportare ulteriori modifiche.

Verificare la cartinaUna volta terminato di modificare la cartinacon i pulsanti della barra degli strumentiCartina o con i comandi della barra dei menu, è necessario deselezionare la cartina (facendo clic all’esterno della stessa, su una delle celle di lavoro). Excel rimuove il grosso bordo attorno alla cartina e nasconde la relativa barra deglistrumenti, ripristinando il normale schermo e mostrando la cartina come un graficoqualunque, adagiato sopra le celle del fogliodi lavoro. Sarà ancora possibile, facendodoppio clic sull’area della cartina, aprire l’oggetto e modificarlo attraverso gli strumenti messi a disposizione da MicrosoftMap. In questa situazione, facendo clic sulpulsante ? si può attivare la specifica guida.

Utilizzare cartine o schemi topografici

per rappresentare i datinon è molto differente

dall’inserire grafici in un foglio di lavoro.

Basta seguire i nostri consigli

Presentare i dati:la raffigurazione geografica



USARE MEGLIO EXCEL

Operare con Microsoft Map non è diffici-le, ma occorre comunque fare un po’ di pra-tica per impadronirsi dei comandi e deglistrumenti del programma. Vediamo dun-que cosa si nasconde dietro i dodici pul-santi della barra degli strumenti Cartina.

Seleziona oggetti. Utilizzate questo pulsante per selezionare

gli elementi della cartina, come titoli o spilli.

Sposta immagine. Con questo comando è possibile spo-

stare la cartina rispetto ai confini dell’og-getto nel foglio di lavoro.

Centro cartina. Specifica il centro della cartina rispetto

ai confini dell’oggetto nel foglio di lavoro.

Etichette cartina. Rende possibile etichettare le varie

parti della cartina, sia con nomi geografi-ci presenti nel database di Microsoft Map(paesi, regioni, città, addirittura stazionidella metropolitana, eccetera), sia con al-tri indicatori digitati liberamente.

Testo. Crea delle caselle di testo che è possi-

bile immettere in corrispondenza di ognipunto della cartina.

Personalizza cartina. Questo pulsante permette di segnare la

cartina con gli spilli. Per utilizzare un sim-bolo diverso dallo spillo, si fa clic con ilpulsante destro in corrispondenza dellospillo e selezionare il comando Formatoall’interno del menu di scelta rapida.

Visualizza intera cartina. Utilizzate questo pulsante per ridise-

gnare la cartina con tutte le sue etichette,in modo che si adatti ai confini del con-torno della cartina. Lo stesso risultato èottenibile selezionando dal menu Visualiz-za il comando Intera cartina oppure utiliz-zando la combinazione di tasti <Ctrl>+bar-ra spaziatrice.

Ridisegna cartina. Questo pulsante consente di ridisegna-

re la cartina e ridurre le imprecisioni cau-sate dallo spostamento della cartina conlo strumento Sposta immagine. Lo stessorisultato si ottiene selezionando dal menuVisualizza il comando Ridisegna cartina.

Aggiorna cartina. A differenza dei grafici di Excel, le carti-

ne di dati non possono essere automati-

camente ridisegnate quando nel foglio dilavoro vengono modificati uno o più valo-ri di riferimento. Se si apportano modifi-che ai dati del foglio di lavoro utilizzatinella cartina, il pulsante Aggiorna cartina,normalmente non disponibile, diventa at-tivo, indicando la possibilità di un aggior-namento.

Mostra/nascondi configurazione cartina.Con questo pulsante si può visualizzare onascondere la finestra di dialogoConfigurazione cartina, nella quale èpossibile modificare radicalmente lastruttura della cartina.

Percentuale ingrandimento cartina.Effettua uno zoom della cartina. Èpossibile scorrere l’elenco a discesa oinserire direttamente il valore desiderato.

Guida. Permette di consultare la guidaspecifica di Microsoft Map.

Per chi vuole di piùNaturalmente è possibile ampliare la dotazione di cartine fornita con Excel, perrappresentare realtà particolari o dettagliare ulteriormente le zone geografiche sulle quali si intende condurre l’indagine. Oltre alla vasta gamma di cartine di esempio comprese in Microsoft Excel, ne sono disponibili molte altre. È possibile dotarsi di altre cartineacquistandole o creandone delle proprie personalizzate. Utilizzando MapInfo per Windows (il software che consente di utilizzare le cartine in Microsoft Map e di riflesso in Excel), saràpossibile utilizzare il programma di installazione dei dati per arricchire la dotazione di cartineda utilizzare con Microsoft Map. Interessanti informazioni sul materiale disponibile sonoreperibili direttamente dalla società che ha curato per la Microsoft lo sviluppo del softwareMapInfo: MapInfo Corporation - http://athena.mapinfo.com/, [email protected].

Microsoft Map e Mapinfo

Se il pulsante Cartina non è visualizzato sulla barra degli strumenti standard di Excel, è necessario eseguire di nuovo il programma di installazione di Office e installare Microsoft Data Map. Questo programma non viene installatoautomaticamente nel caso che si sia optato per la scelta installazione tipica o se nell’installazione personalizzata non sia stata esplicitamente attivata la casellina che lo contraddistingue.Se Excel è stato installato utilizzando il programma di installazione di Office, per aggiungere un elemento è necessario selezionare Microsoft Office nella schedaInstalla/Rimuovi del Pannello di controllo, quindi fare clic sul pulsanteAggiungi/Rimuovi. Se si è installato solo Excel, per aggiungere un elemento è necessario selezionare Microsoft Excel nella scheda Installa/Rimuovi del Pannellodi controllo, quindi scegliere il pulsante Aggiungi/Rimuovi.In entrambi i casi è poi sufficiente seguire le istruzioni visualizzate sullo schermo.

TIP

Inviateci direttamente i vostri quesitivia fax al numero 02/21.56.24.40Gli argomenti di interesse comune ai nostri lettoriverranno pubblicati nel dossier di Pc Open

Un lettore (del cuifax, dobbiamo am-metterlo, abbiamo

perso la copertina e nonabbiamo quindi più mo-do di riportare il nome,visto che la firma non èdecifrabile) ci sottoponeun problema davvero in-teressante. Ciò che è so-prattutto interessante, inrealtà, non è tanto l’ar-gomento proposto,quanto il fatto che dà lapossibilità di parlare diun tema più ampio, checoinvolge l’analisi dei da-ti da elaborare e il meto-do migliore per farlo.

Il quesito posto dallettore è illustrato nelbox “I termini del pro-blema” e si riferisce allacompilazione e all’ag-giornamento della classi-fica di un torneo di scac-chi. Dobbiamo precisareche, per nostra como-dità, abbiamo assegnatoalla vittoria due punti eal pareggio un punto, adifferenza di quanto av-viene nei veri tornei (illettore ci perdonerà seabbiamo leggermentemanipolato le tabelleche ci ha inviato), dovevengono assegnati ri-spettivamente un puntoe solo mezzo punto. Lasconfitta vale sempre ze-ro punti.

La situazione è la se-guente: la classifica deltorneo viene redatta as-

segnando a ogni giocato-re (elencato con il co-gnome) un numero iden-tificativo, corrisponden-te al posto occupato inclassifica.

Questi numero identi-ficativi (da 1 a 4 nell’e-sempio) sono riportatianche nell’intestazioneorizzontale, in modo daformare una griglia in cuiindicare i punti conse-guiti da ogni giocatorenegli incontri con ognu-no degli avversari.Ovviamente, le caselleche indicherebbero lapartita contro sé stessosono occupate da una x,mentre le caselle relativead incontri non disputatisono semplicementevuote.

Quando si compila laprima classifica, non sor-ge alcun problema, co-me illustrato nella figura1 del box “I termini delproblema”. Quando peròla classifica viene aggior-nata e le posizioni deigiocatori cambiano (sitratta di un sempliceriordino dei dati secon-do la casella Tot.), succe-de un disastro: poiché ilnumero che indica la po-sizione in classifica è l’i-dentificativo del giocato-re, occorrerebbe che ve-nissero modificati conte-stualmente anche i nu-meri posti nell’intesta-zione orizzontale, in mo-

do da mantenere corret-ta la griglia degli incon-tri. è esattamente questala richiesta del lettore.

A prima vista, ci si po-trebbe accingere a unsupremo lavoro di pro-grammazione, tra macroe condizioni, che co-munque, quand’anche ri-solvesse il problema, oc-cuperebbe metri di codi-ce. In realtà basta benpoco per risolvere laquestione in maniera an-che elegante.

Il caso proposto dallettore presenta un gra-ve vizio compiuto in se-de di analisi, vizio cheviene commesso da mol-ti utenti alle prime armi eche per questo ritenia-mo assai interessante: sicerca di far coincidere ilnumero identificativo diogni giocatore con il re-lativo posto occupato inclassifica.

In realtà, si tratta didue dati completamentediversi, che devono ri-manere separati per es-sere elaborati con cor-rettezza.

In tutte le disciplineanalitiche (dalla mate-matica alla sociologia)l’analisi delle variabili ingioco e degli indici permisurarle è un fattorecruciale per la compila-zione di formule o diquestionari ed anche inprogrammazione è im-portante scomporre ilproblema in elementisemplici e ben identifica-ti. In seguito sarà possi-bile aggregare, rielabora-re, evidenziare o nascon-dere questi valori, se-condo le esigenze, mal’importante è non mi-schiare le mele con le pe-re; tanto per dare un po’di colore alla schedapratica, sappiate che il fi-

glio (neanche 4 anni) diuno dei redattori si pesasulla bilancia e tutto con-tento esclama che pesaun chilometro. Se cosedel genere sono conces-se ai bambini, non sonocerto ammissibili da unatabella di Excel, che haun senso dell’umorismotutto particolare.

Per risolvere il proble-ma, è quindi sufficientecreare una nuova colon-na, chiamata Posizione(Pos.), che contiene i nu-meri da 1 a 4 e che indicala posizione in classifica.

Questa colonna nondeve essere interessataalle operazioni di riordi-no dei dati contenuti nel-la tabella di Excel: du-rante le operazioni di or-dinamento non viene in-fatti selezionata, come èpossibile constatare nel-la terza figura del boxcentrale.


pratica • calcolareexcel

Classifiche Aggiornarle Il problema: in una classifica di torneo,sono riportati anche i punteggi guadagnati inognuno degli incontri. Come si può aggiornare laclassifica in modo che i giocatori siano elencati inordine di punteggio e le caselle degli incontririmangano coerenti?

La soluzione: anziché ricorrere a macro e aformule complicatissime, è sufficiente aggiungereuna colonna con l’indicazione del posto inclassifica.

La soluzione con Excel:alla normale tabella

Inserire un nuova colonnaAll’inizio della tabella, inserite

la colonna Posizione (Pos.),che indica il posto in classifica.

I valori in questa colonnarimangono fissi.

Aggiornare la classificaInserite nella griglia i punti

guadagnati nelle nuovepartite; la colonna Tot. è un

campo calcolato, ma puòanche essere manuale.

Ordinare i datiSelezionate tutte le celle

tranne la colonna Pos., chenon deve essere modificata.

si fain

5minuti


pratica• calcolareexcel

In sostanza si tratta di aggiornare una classificache tenga conto delle relazioni tra giocatori: eccoil problema nella forma originale del nostrolettore.

I TERMINI DEL PROBLEMA

esattamenteaggiungere una colonnaper la posizione in classifica

Ecco il risultatoLa classifica è corretta: leposizioni sono ben evidenziatee la griglia degli incontririporta esattamente le partite.

Impostare i criteriDal menu Dati, scegliete ilcomando Ordina. Nellafinestra che viene cosìrichiamata, impostatel’ordinamento per la colonnaTot. in senso decrescente.Poiché la prima riga è unariga di intestazione e non didati, la casella Con riga diintestazione deve essereselezionata.

1. Classifica di partenza. I giocatori sono numeratisecondo la classifica ed a ognuno è attribuito un numeroidentificativo: nelle caselle che indicherebbero le sfide controsé stesso è inserita una x; nelle altre, i punti guadagnati

2. Classifica aggiornata. Dopo alcuni incontri la classifica,con i nuovi risultati, non è più in ordine di punteggio. Le xsono ancora nelle posizioni corrette, perché i numeriorizzontali dei giocatori corrispondono a quelli verticali

3. Classifica in ordine di punteggio. La classifica è stataordinata secondo la colonna Tot.: l’ordine è corretto e anche iriferimenti numerici dei giocatori, ma i numeri nella primacolonna non sono più in ordine progressivo.

4. Classifica in ordine di piazzamento. Se la classifica delpunto 2 la si ordina secondo la colonna Tot. escludendo lacolonna N, l’ordine di piazzamento è corretto, ma i numeridei giocatori non sono più coerenti tra verticali e orizzontali

5. Classifica corretta. Questa è la classifica che il lettorevorrebbe ottenere, con la ridistribuzione delle caselle degliincontri secondo i nuovi numeri di classifica dei giocatoriEliminando la colonna N e sostituendo i numeri del’intestazione orizzontale con i cognomi dei giocatori

si ottiene una tabella ugualmente funzionale ma molto più leggibile. Nella figura si può vedere la tabellaprima e dopo l’ordinamento dei dati.

Una volta introdottaquesta nuova colonna,risulta evidente un’altramiglioria che può essereapplicata alla tabella: inumeri identificativi dei

giocatori divengono so-stanzialmente inutili, vi-sto che si tratta di dop-pioni dei cognomi. Alloraè sufficiente sostituirecon i cognomi anche i

numeri dell’intestazioneorizzontale ed eliminarela colonna N per avereuna tabella molto piùchiara ed efficace: è nellafigura qui sotto.


pratica• calcolareexcel 97

Quando lavorate condelle tabelle, come,per esempio, du-

rante un’analisi scientifi-ca, la preparazione di unbudget o la rilevazionedelle ore di presenza delpersonale, è necessarioorganizzare le informa-zioni in modo che sianoimmediatamente visibiliquelle fondamentali.

A questo scopo, i ri-sultati più importantidelle celle di calcolo de-vono essere valorizzati,in modo che i calcoli in-termedi ed i dettagli pos-sano non confondere chiè interessato solo agliaspetti essenziali e, nellostesso tempo, possanoessere facilmente rin-tracciati da chi vuole in-vece approfondire tutti iparticolari.

La soluzione a questoproblema è creare unastruttura. I moderni foglidi calcolo recenti, comeExcel 95 e 97, sono dota-ti di questa funzione, chepermette di organizzarein modo efficace la con-sultazione dei tabelleestese. Questo sistemaconsente infatti di defini-re una sorta struttura alivelli nella quale inserirei dati, permettendo quin-di di assegnare a dati diimportanza differente li-velli diversi.

Analizzare i livelli e ladisposizione dei dati

Le linee di sintesi (to-tali, subtotali e altre) de-vono essere situate al disotto dei dati elementari(numeri, valori di vendi-ta eccetera). Allo stessomodo, si inseriscono lecolonne di ricapitolazio-ne a destra degli elenchidi valori.

Disponete quindi i da-ti nel foglio elettronico

senza preoccuparvi dimetterli in ordine e inte-grate le funzioni nei bloc-chi adeguati.

Con Excel 97, aprite ilmenu Dati e scegliete lavoce Subtotali. Per crea-re una struttura, selezio-nate tutta l’area delle cel-le in modo completo, ti-toli di righe e colonnecomprese.

Successivamente, dalmenu Dati scegliete il co-

mando Raggruppa e strut-tura e fare clic su Struttu-ra automatica.

Nella struttura cosìcreata sono presenti al-cuni tratteggi, verticaliper le righe e orizzontaliper le colonne, che deli-mitano le differenti zonedella struttura e che aiu-tano il lettore a orientar-si all’interno della strut-tura stessa, evidenzian-do o nascondendo i dati.

Grandi tabelle Con i livellila lettura è più facileCome definire i livelli

Inserite le righee le colonne da analizzare

Dopo aver inserito i dati,definite le righe e le colonne

indispensabili per inserirela sintesi dei risultati.

Per far questo, portate ilpuntatore sulle righe che

interessano e dal menuInserisci scegliete Righe.

Create la strutturaPer valorizzare le informazioni

più importanti, selezionatetutto il foglio di calcolo, nomi

delle righe e delle colonnecompresi. Dal menu Dati,

usate il comando Raggruppae struttura e create una

struttura. Poi date il comandoStruttura automatica.

Aggiungete o nascondeteun livello

Per aggiungere un livello, fateclic sul pulsante [+] associato

al livello stesso.Procedete allo stesso modo

per nascondere un livello, main questo caso fare clic sul

pulsante [-].

si fain

50minuti

Il problema:in una tabellacostituita da moltidati, si desidera poterpassare da una vistadettagliata ad unasintetica dei valori eviceversa.

La soluzione: creare una strutturache permetta diadattare alle proprieesigenze l’utilizzo deidati della tabella.

Questa procedurasi riferisce allaversione 97 diExcel, ma funzionaugualmente anchecon la versioneprecedente, quellacontenuta nelpacchetto Office95 di Microsoft.

Quale Excel?

Di fare• Utilizzate la

funzioneSubtotali:equivale allafunzionesomma.

• Per nasconderei simboli di unastruttura, inExcel 97, dalmenu Strumentiselezionare ilcomandoOpzioni, quindiscegliere laschedaVisualizza enelle opzionidella finestradisattivare lacasella Simbolidi struttura.

Di non fare• In Excel non

inserite troppetabelle in unostesso foglio dicalcolo poichénon è possibileottenere più diuna strutturaautomatica.

consiglia

Per disporre rapida-mente di una tabel-la Ansi, in modo da

sapere esattamentequale codice digitareper immettere un ca-rattere non presentenella tastiera o in mododa avere un esempiodell’aspetto dei font in-stallati, basta costruireuna semplice tabellausando Excel. La tabel-la è composta essen-zialmente da una co-lonna di celle che con-tengono i valori da 1 a256 (tanti quanti sono icodici Ansi) e da altre256 celle, poste accan-to alle precedenti, checontengono una formu-la per visualizzare il co-dice Ansi corrispon-dente al valore dellacella accanto. In questomodo, la cella vicina aquella con il valore 65riporta la lettera A, lacella accanto a quellacon il valore 33 riportail carattere ! e così via.

Una volta completa-ta la tabella, convieneformattarla per farlastare tutta in un foglio,spezzando le due co-lonne in più colonne dilunghezza minore: sipossono così usare cor-pi maggiori.

Pc Open Dicembre ’97141

pratica• calcolareexcel 97

Il problema:Nel numero 22 è stato illustrato comeottenere un elencocon gli esempi dei fontusando Printer’sApprentice. Ma è necessario usareun programmaspecifico solo peravere la tabella Ansi?

La soluzione:In realtà basta Excel,anche se non disponedi funzioni appositeper gestire i font.

Se i font sono calcolati

Prepariamo la tabellaPoiché i codici Ansi sono256, occorre numerarealtrettante celle di una

colonna. Il modo più rapido è numerare le prime due,

selezionarle entrambe e poitrascinare la maniglia (quella

in basso a destra vicino alpuntatore) sino alla cella 256.

Inseriamo la formulaLa formula per visualizzare

in una cella il codice Ansicorrispondente a un valore

numerico datoè codice.caratt(num),

dove num è un valorecompreso tra 1 e 256.

Con la formula in figura, il valore fa riferimento

a quello della cella.

La sintassi e leprocedure sonoquelle per Excel 97,ma tutti i foglielettronici sonodotati di funzionisimili. In Excel per Macintoshsono però riportati i caratteri Mac.

quale excel?

La tabella dei codici Ansisempre pronta con Excel

Di fareUna voltacompletato il foglio di lavoro,salvatelo comemodello (conestensione .xlt):potretevisualizzare tutti i font senzarischiare di sovrascriverel’originale.

Di non fareNon tralasciate distampare il fogliocon la tabella deifont: in questomodo potretecostruirvi in pocotempo il libro di riferimento deifont installati.Anche se sietepigri, fate unpiccolo sforzo eaggiungete, in fondo allatabella, una o piùfrasisufficientementelunghe (in corpidiversi) cheoffrano esempiconcreti del font.

si fain

10minuti

Formattiamo la tabellaLa formula va riportata

in tutte le 256 celle adiacentia quelle precedenti.

È sufficiente selezionarela cella B2 e trascinare

in basso la maniglia. Ora sipuò formattare la tabella,

magari spezzandola in cinquecolonne di 51 righe e

aggiungendo un’intestazione.

Scegliamo il fontPer vedere l’aspetto

dei caratteri contenuti in tipi diversi di font,

basta selezionare tutte le celle (facendo clic

sul pulsante indicato dal puntatore, tra la colonna

A e la riga 1) e scegliere nella barra degli strumenti

un altro font.

1

2

3

4

Con Excel è possibile realizzare rapidamente un libro mastrocontenente gli esempi dei font installati nel sistema.

consiglia

Igrafici consentonodi rappresentare vi-sivamente delle se-

rie di dati. Tuttavia,niente risulta più dan-noso di un grafico noncorretto o di difficile in-terpretazione. Le indi-cazioni per migliorarela leggibilità dei graficisono valide sia per Ex-cel, sia per gli oggettiGraph inseriti nei docu-menti Word.

Modifica degliindicatori di dati

Gli indicatori di datisono gli elementi grafi-ci che rappresentanovalori numerici (linee,barre eccetera). I pro-grammi utilizzati percreare grafici consento-no di personalizzarequesti elementi, cam-biandone il colore e ilmotivo di riempimento.

Sia utilizzando Excelsia utilizzando un og-getto Graph, è possibi-le apportare questemodifiche semplice-mente facendo doppio

clic sull’indicatore didati desiderato. In que-sto modo appare una fi-nestra che consente diassegnare il colore de-siderato (scelto nellasezione Area dellascheda Motivo). Atten-zione: facendo clic suun indicatore di dati, siselezionano tutti quellidella stessa categoria.

Se si vuole modifica-re il colore di un soloindicatore di dato è ne-cessario fare nuova-mente clic su quello de-siderato, in modo chele maniglie siano visibi-li solo su di esso.

Una scelta azzeccatae coerente dei colori edei motivi, oltre a ren-dere più interessanteun grafico, può aumen-tarne notevolmente laleggibilità.

Le etichette negliindicatori di dati

Le etichette possonoessere impiegate siaper valori numerici siaper il testo.

Spesso si devono in-terpretare grafici (so-prattutto nel caso diquelli a barre) riferen-dosi unicamente all’u-nità di misura presentesugli assi. Grafici diquesto tipo obbliganoil lettore a dover calco-lare il valore espresso.Tuttavia, è possibile ag-

giungere etichette agliindicatori di dati, inmodo da precisarel’informazione.

Per aggiungere un’e-tichetta ad un indicato-re di dati con Excel (ocon Microsoft Graph)basta fare doppio clicsull’indicatore di dato acui si vogliono aggiun-gere le etichette e, ap-parsa la finestra Forma-to serie dati, scegliere lascheda Etichette.

È quindi necessarioattivare il pulsante diopzione Mostra valori.Si può aggiungere l’eti-chetta che esprime ilvalore numerico ad unsolo indicatore di dati:basta farci un clic so-pra e, apparse le mani-glie (ma solo quelle del-l’indicatore di dato se-lezionato), farvi ancoradoppio clic.

Come di consueto, lafinestra Formato serie

dati consentirà di ap-portare le personalizza-zioni necessarie.

I titoli nei graficiUn altro accorgimen-

to da impiegare perrendere più chiaro ungrafico consiste nell’ag-giunta di titoli, sia nelgrafico sia sui suoi assi.

Con Excel e conGraph, si possono ag-giungere dei titoli(quello del grafico e,


pratica • grafici e tabelleexcel

Grafici Presentare piùIl problema: Quasi tutte le applicazioni percomputer permettono di presentare graficamente idati. Spesso, però, si creano grafici pococomprensibili, a causa delle scelte effettuatedurante la fase di creazione.

La soluzione: La complessità e lacompletezza delle applicazioni permette oggi diregolare tutte le impostazioni di creazione di ungrafico, in modo da poterne modificare lecaratteristiche predefinite.

Modificare i grafici Modifichiamo il colore

Basta fare doppio clic su unindicatore di dati per

visualizzare la finestra Formatoserie dati: oltre al colore da

assegnare all’indicatore di dati èpossibile stabilire lo stile del

bordo. Se si vuole modificare laforma predefinita, è sufficiente

fare clic sulla scheda Forma.

Aggiungiamo le etichettePer aggiungere le etichette cheindicano il valore rappresentato

dagli indicatori di dati, basta faredoppio clic sulle barre del

grafico e attivare, nella schedaEtichette, l’opzione Mostra valori.

L’orientamento del testo delleetichette si varia con un doppioclic su un’etichetta e scegliendo

la scheda Allineamento.

Formattazione dei titoliPer aggiungere i titoli (sia quellidel grafico, sia quelli degli assi)

basta fare clic nell’area delgrafico con il pulsante

destro del mouse e scegliere la voce Opzioni grafico. Inseriti

i titoli, basta farvi doppio clicsopra per visualizzare la finestra che consente di

formattare il testo.

• 486• windows 95• 16 Mb di ram• schermo Svga• software adatto

alla creazione digrafici

dotazione minima

1

2

3

volendo, quello degliassi) selezionando l’a-rea del grafico e, pre-muto il pulsante destrodel mouse, scegliendola voce Opzioni grafico.Nella scheda Titoli sipossono inserire i titoliper il grafico e per isuoi assi (tre se i graficisono tridimensionali).

La grigliaAnche la griglia può

contribuire notevol-

mente alla chiarezzadel grafico.

Una volta creato ungrafico, è possibile per-sonalizzare la griglia(scegliendo il metododi visualizzazione, lascala da adottare ecce-tera) selezionando l’a-rea del grafico. Premu-to il pulsante destro delmouse, si sceglie la vo-ce Opzioni grafico e sifa clic sulla scheda Gri-glia. Qui sono presenti

tre sezioni (due se gliassi sono bidimensio-nali).

In ogni sezione sipuò specificare se atti-vare la visualizzazionedella griglia principalee di quella secondaria.

Utilizzo di oggettigrafici

Qualora fosse neces-sario, è possibile viva-cizzare la visualizzazio-ne dei grafici utilizzan-

do immagini o altri mo-tivi per gli indicatori didati.

Per modificare il mo-tivo di riempimento de-gli indicatori di dati èsufficiente selezionarequello desiderato (conun clic per selezionaretutta la categoria a cuiappartiene e un secon-do clic nel caso si vo-glia personalizzare soloquello selezionato) epremere il pulsante de-stro del mouse.

Dal menu di sceltarapida che appare biso-gna scegliere la voceFormato dato.

Scelta la scheda Mo-tivo nella finestra cheappare sarà possibilescegliere il formato delbordo e il colore del-l’indicatore di dati. Pre-mendo il pulsanteRiempimento si apreuna finestra che con-sente di applicare di-versi stili. La schedaGradiente permette di

applicare un colore sfu-mato impostando, senecessario, un coloredi partenza e un coloredi arrivo.

La scheda Tramapermette di applicareun motivo all’indicato-re di dati: è possibileeffettuare la scelta tradiversi tipi di legno, dimarmo eccetera.

La scheda Motivoconsente di applicareuno dei motivi offerti:si possono scegliere,anche in questo caso, ilcolore di primo piano eil colore di sfondo.

L’ultima scheda, Im-magine, permette di ap-plicare un’immagine al-l’indicatore di dati. Ba-sta premere il pulsanteSeleziona immagine efornire il percorso e ilnome del file.

Nella sezione Applicasi possono decidere lecaratteristiche con cuil’immagine viene appli-cata al grafico.


pratica • grafici e tabelleexcel

Di fare• Si presti sempre particolare attenzione

all’utilizzo della griglia e della legenda:questi sono gli elementi più importanti perla chiarezza e la leggibilità di un grafico.Non utilizzando questi elementi si crea ungrafico poco chiaro.

• Si consideri attentamente l’intervallo daassegnare tra un valore e l’altro sullagriglia: se i valori sono troppo vicini sirischia di rendere poco leggibile l’interografico.

Di non fare• Le impostazioni della griglia consentono di

attivare solamente quella principale oanche quella secondaria: se si è creato ungrafico di dimensioni ridotte, ad esempio, ènecessario disattivarle entrambe,aggiungendo delle etichette agli indicatoridi dati. In questo modo non sicompromette la leggibilità del grafico.

chiaramente i dati

Modifica della grigliaAnche la griglia, naturalmente,può essere modificata apiacere. È sufficiente faredoppio clic su una delle lineedella griglia per aprire la finestraFormato griglia. Questa finestraconsente interventi sul valoreminimo da utilizzare, sul valoremassimo e sull’unità di misura.

Grafica nei grafici!Per rendere più accattivanti igrafici si possono usare motivi atrama o immagini. Bisogna faredoppio clic sull’indicatore di datiche si intende personalizzare e,scelta la scheda Motivo,premere il pulsanteRiempimento. Si potranno cosìassegnare motivi a trama,sfumati o immagini.

Grafici malandrini...L’immagine a fianco mostra unerrore abbastanza comune. Ilgrafico mostrerebbe che lemele, nel nord, hanno vendutoesattamente il doppio dellebanane. Invece l’intersezionedegli assi non è lo zero e quindila proporzione non può esserefatta solo tra la dimensionedelle due barre.

4

5

6

si fain

10minuti

in dieci minuti consiglia

USAR

E

Pc Open Settembre ’97105

l modulo presentato questo mese consente di impo-stare un foglio di calcolo che tenga traccia dei propriappuntamenti: in realtà non si tratta di un vera e pro-pria agenda, visto che offre funzioni abbastanza limita-te, ma consente di analizzare diversi aspetti di Excel edel suo linguaggio di programmazione.

Dato che il modulo è abbastanza specializzato (nelsenso che si aspetta di trovare, in ogni cella analizzata,un certo tipo di contenuto), per ottenere un’agenda fun-zionante bisogna prestare molta attenzione alla format-tazione del foglio di lavoro.

Naturalmente, una volta capito il meccanismo di fun-zionamento, è possibile apportare tutte le modifiche ne-cessarie, magari aggiungendo funzioni che lo rendanouna vera agenda elettronica.

☞ Prima di tutto le indicazioni per la formatta-zione del foglio: dato che per effettuare un controllosull’ora di ogni appuntamento c’è bisogno di fare unconfronto, è assolutamente necessario specificare leproprietà delle celle che contengono l’orario dell’ap-puntamento.

Dalla cella A2 alla cella A19 bisogna applicare la pro-prietà Testo. Praticamente, una volta selezionate le cel-le indicate, è sufficiente fare clic con il pulsante destrodel mouse e scegliere dal menu la voce Formato celle(vedi immagine sottostante).

Prima di creare il pulsante Controlla gli appuntamenti,servendosi della barra degli strumenti Disegno, è possi-bile inserire il codice Vba del modulo. Per inserire un

modulo è necessario sce-gliere la voce Macro dalmenu Inserisci e, una voltavisualizzato il sottomenu,scegliere il comando Mo-dulo.

Il codice non fa altroche controllare il conte-nuto di ogni cella compre-sa nell’intervallo A1-B19.Qualora l’orario inseritonella colonna A fosseuguale all’ora indicatadall’orologio di sistema,viene visualizzata una fi-nestra che ricorda l’ap-puntamento, riportandol’orario e il testo che èstato inserito nella cellacorrispondente.

La procedura inizia condue cicli Per...FinoA...Suc-cessivo nidificati. Questicicli sono necessari, fon-damentalmente, per dueragioni: costruire l’indiriz-zo della cella da controlla-re e controllare tutte lecelle comprese nell’inter-vallo specificato (che, nelcaso dell’esempio, iniziadalla cella A1 e termina al-la cella B19).

Volendo modificare l’in-tervallo delle celle da con-trollare bisogna modifica-re i valori massimi chepossono raggiungere levariabili x e y.

☞ La variabile cel-la_attiva introduce ilprimo trucco utilizzatoper specificare l’indiriz-zo di una cella. Dato chel’indirizzo di una cellaviene individuato dal nome della colonna (A, B, C ec-cetera) e dal numero della riga, non è possibile utiliz-zare solamente le due variabili x e y, ma si deve con-vertire il contenuto della variabile x in una lettera.

La funzione Car() serve proprio a questo: restituisceil carattere corrispondente al codice ASCII specificatotra parentesi. Così, se si aggiunge 1 al codice ASCII spe-cificato (64) si ottiene 65, cioè il codice ASCII corri-spondente alla lettera A.

Calcolare

Un’agenda elettronicacon Excel

Continua il viaggio alla scoperta delle funzio-ni (e del Vba) di Microsoft Excel. Con questascheda viene proposto un metodo che consen-te di analizzare il contenuto di un intervallo dicelle, nonché la manipolazione dei dati stringa. Di fare

� Per migliorare l’a-genda è possibile ap-portare diverse modifi-che al foglio di lavoro.Ad esempio, il moduloavverte di un appunta-mento nel momentoesatto in cui lo si è fis-sato. Con poche istru-zioni è possibile farsiavvertire con un certoanticipo degli appunta-menti imminenti. Un’al-tra modifica potrebbeconsistere nell’aggiun-ta di un controllo calen-dario, in modo da poterinserire tutti gli appun-tamenti di un anno.

Di non fare

� Se si decide di modi-ficare la struttura del fo-glio di lavoro, non biso-gna dimenticarsi di mo-dificare il codice delmodulo. In particolare,la sezione del moduloche costruisce l’indiriz-zo della cella da analiz-zare deve utilizzare va-riabili (che, nel casodell’esempio presenta-to sono x e y) opportu-namente dimensionateper considerare il nuovointervallo di celle daanalizzare.

consiglia

La finestra Formato Celle: selezionata la scheda Numero, si devescegliere la voce Testo nella casella di riepilogo Categoria e confer-mare la scelta con la pressione del pulsante OK.

Un’agenda elettronica con Excel


CalcolareUS

ARE

Quando la variabile numerica x viene incrementata siottiene il codice ASCII 66, corrispondente alla lettera Be così via. Utilizzando l’operatore & (detto anche ope-ratore di concatenazione) si ottiene così il numero del-la riga. Alla variabile tempo viene assegnata l’ora cor-rente. Per farlo è stata utilizzata la funzione ADESSO(),che restituisce l’indicazione della data e dell’ora dei mi-nuti e dei secondi.

L’indicazione dell’orario su cui bisogna lavorare ècomposta solamente da ore e minuti, quindi la funzioneutilizzata restituisce informazioni non solamente inutilima anche errate per il tipo di controllo che deve svol-gere il modulo.

Per ottenere l’orario nel formato desiderato sono sta-te utilizzate le funzioni strInizio e strFine. La funzionestrInizio consente di estrarre dalla stringa fornita (inquesto caso ciò che viene restituito dalla funzioneADESSO) il numero di caratteri specificato dopo il pun-to e virgola (8), a partire dall’inizio. Se, ad esempio, lafunzione ADESSO() restituisce il valore “25/12/9712.38.55”, alla variabile tempo viene assegnata la stringa“12.38.55”. La funzione strFine svolge il compito oppo-sto alla funzione strInizio: a partire da destra vengono

estratti i caratteri specificati dal numero dopo il puntoe virgola. Se, ad esempio, la variabile tempo contiene“12.38.55”, dopo aver utilizzato la funzione strFine(tem-po;5) si ottiene “12.38”. Proprio ciò che serve!

Alla variabile contenuto viene assegnato il contenutodella cella che sta accanto all’indicazione dell’orariodell’appuntamento. La variabile invio contiene i codicicorrispondenti alla pressione del tasto <Invio> (è statautilizzata solamente per comodità, in modo da poter in-serire un ritorno a capo senza dover immettere ognivolta i codici ASCII corrispondenti). Con le istruzioniSe...Allora...Fine Se viene controllato il contenuto del-l’intervallo di celle specificato: se c’è corrispondenzatra l’orario inserito in una cella e il contenuto della va-riabile tempo, viene visualizzata una finestra che indical’ora e l’appuntamento (vedi esempio sottostante).

La scelta dei nomi delle varia-bili, sia per la creazione di unmodulo, sia per la scrittura di

un programma in qualsiasi linguaggio, non deve esse-re lasciata al caso. Utilizzando dei nomi significativi,sarà più semplice controllare lo svolgimento del pro-gramma. Non è invece importante il nome della varia-bile nei cicli Per…FinoA…Successivo.

TIP

Attenzione: per motivi di spazio alcune righe di codice sono spezzate; è stato utilizzato il simbolo “~~” per indicare che la riga seguente, inrealtà, è il proseguimento della stessa riga.

Procedura oracorr()

Per x = 1 FinoA 2Per y = 1 FinoA 19

cella_attiva = Car(64 + x) & ytempo = StrFine(Adesso(); 8)tempo = StrInizio(tempo; 5)contenuto = Fogli(“foglio1”).Intervallo((Car(64 + x + 1) & y))invio = Car(13) + Car(10)

Se Fogli(“foglio1”).Intervallo(cella_attiva) = tempo AlloraFinestraMessaggio ~~(“Ore: “ + tempo + invio + ~~“Appuntamento!!” + invio + contenuto)

Fine Se

Successivo ySuccessivo x

Fine Procedura

Il modulo per Excel 95

Sub oracorr()

For x = 1 To 2For y = 1 To 19

cella_attiva = Chr$(64 + x) & ytempo = Right(Now(), 8)tempo = Left(tempo, 5)contenuto = Worksheets~~(“foglio1”).Range((Chr$(64 + x + 1) &y))invio = Chr$(13) + Chr$(10)

If ActiveSheet.Range(cella_attiva) = tempo ThenMsgBox (“Ore:“ + tempo + invio + ~~“Appuntamento!!!”+invio+contenuto)

End If

Next yNext x

End Sub

Il modulo per Excel 97

Il foglio di lavoro segnala gli appuntamenti con una finestra.

Calcolare

USAR

E


Terminato l’inserimento del codice della macro, nonresta che spostarsi nel foglio di lavoro e creare il pul-sante che permette di avviarla. Visualizzata la barra de-gli strumenti Disegno e selezionato lo strumento Pul-sante, è sufficiente fare un clic e trascinare il mouse finoa definire le dimensioni desiderate del pulsante.

PER CHI USA L’ULTIMA VERSIONE, EXCEL 97Con Excel 97 Microsoft introduce molte novità, com-

presa un linguaggio di programmazione comune a tuttele applicazioni della nuova suite. Il linguaggio Vba nonutilizza più le istruzioni in italiano, ma finalmente deci-de per un più consono inglese, coerente con le informa-zioni presenti nella guida in linea del linguaggio.

Chi ha utilizzato abbastanza il Vba di Excel 95 cono-sce perfettamente il problema: ogni volta che si richie-devano informazioni su un’istruzione (in italiano) veni-va mostrata la guida in linea, anch’essa in lingua italia-na, ma l’istruzione era l’equivalente della versione in-glese del Vba.

Stesso discorso per quanto riguarda l’elenco delleistruzioni utilizzabili: l’elenco riporta solamente leistruzioni in inglese, rendendo la guida praticamenteinutile. Le scelte, nel caso del Vba di Office 95 sonodue: o si procede per tentativi, provando a tradurre l’i-struzione (operazione inutile in molti casi) o si utilizzail foglio di lavoro VBARIF.XLS, provvidenzialmente for-nito da Microsoft. Questo foglio riporta l’intero insiemedi istruzioni Vba completo dell’istruzione italiana corri-spondente.

☞ Volendo creare un foglio di lavoro che contie-ne un modulo (proprio come quello presentato), biso-gna servirsi dell’editor di Visual Basic.

Dopo aver formattato il foglio di lavoro come spiega-to precedentemente, è necessario inserire il codiceVba. Bisogna scegliere il comando Macro dal menu Stru-menti e, dal sottomenu che appare, la voce Editor di Vi-sual Basic.

È anche possibile visualizzare la barra degli strumen-ti Visual Basic (facendo clic con il pulsante destro delmouse sulla barra degli strumenti nella finestra princi-pale di Excel e scegliendo la voce Visual Basic) e pre-mere l’apposito pulsante.

Visualizzata la finestra dell’editor, bisogna inserire ilcodice del modulo. Per creare un nuovo modulo biso-gna scegliere il comando Modulo nel menu Inserisci, maè anche possibile utilizzare l’apposito pulsante nellabarra degli strumenti. Viene così aperta una finestravuota.

Le istruzioni Sub e End Sub individuano l’inizio e la fi-ne del modulo (esattamente come le istruzioni Procedu-ra e Fine Procedura del Vba per Excel 95).

Se, ad esempio, si vuole creare il modulo oracorr, bi-sognerà inserire:

Sub oracorr()

Premuto il tasto <Invio>, viene automaticamente ag-giunta l’istruzione End Sub.

A questo punto non rimane che inserire il codice ve-ro e proprio del modulo, che presentiamo in queste pa-gine. Come si può notare, le istruzioni che lo compon-gono non sono altro che la traduzione di quelle utilizza-te nel modulo per Excel 95. Per chiarezza, i nomi dellevariabili sono identici. •

Un’agenda elettronica con Excel

I lettori più attenti, dopo aver eseguito qualche volta il mo-dulo proposto, si saranno accorti di un difetto abbastanzafastidioso: anche se accanto ad un’ora non è stato inseritoalcun appuntamento e se l’orario è uguale alla variabiletempo, viene comunque visualizzata la finestra che avvertedi un non meglio precisato impegno (il testo della finestrarecita infatti: “ORE xx. Appuntamento!!!”).La causa di questo difetto è presto spiegata. Dato che ilcontrollo viene eseguito esclusivamente sulle celle dellacolonna A, qualora l’orario fosse uguale a uno di quelliinseriti nelle celle del foglio di lavoro, la struttura dicontrollo Se...Allora...Fine Se visualizza la finestra diavvertimento.Naturalmente, è possibile ovviare all’inconveniente conpoco sforzo: basta perfezionare i termini di paragonenell’istruzione Se. Infatti, se viene verificata l’uguaglianzadel contenuto di una cella con il valore della variabiletempo, viene analizzato anche il contenuto della cellaaccanto. Se la cella è vuota (ossia non c’è nessunimpegno per quell’ora), la finestra di avvertimento nonviene visualizzata.

Se Fogli(“foglio1”).Intervallo (cella_attiva) = tempo And~~Fogli(“foglio1”).Intervallo ((car (64+x+1)) & y) <> Nullo Allora

Come per i listati, il simbolo ~~ indica che ciò che seguefa parte della stessa riga di codice.L’operatore logico And consente di effettuare un controlloregolato da due condizioni: in pratica, ciò che seguel’istruzione Se viene eseguito solo nel caso che entrambele condizioni siano vere. Attenzione: l’operatore And puòessere utilizzato per concatenare più di due condizioni.Inoltre, utilizzando più operatori logici si possono ottenerestrutture di controllo molto complesse, che equivalgono aserie di istruzioni Se nidificate. Pur complicandoleggermente la lettura di un programma, consentono di ot-tenere codice più compatto e veloce.Lasciamo l’operazione di adattamento della riga di codiceper il Vba di Excel 97 ai lettori, segnalando che lacostante Nullo si traduce con Null.

Per i lettori più attenti

Premendo il pulsante indica-to nell’immagine viene vi-sualizzata la finestra per l’in-serimento del codice. Facen-do clic sulla freccia vieneaperto un sottomenu chepermette di inserire nel pro-getto una finestra persona-lizzata e altri elementi...


CalcolareUS

ARE Un’agenda elettronica con Excel

Gli strumenti che aiutano lo sviluppatore di applicazioni

CONFRONTO TRA GLI STRUMENTI DI CONTROLLODEI MODULI (DEBUG)Visto che nella maggior parte dei casi il modulo creatonon funziona al primo colpo, il Vba, come tutti gli ambien-ti per lo sviluppo delle applicazioni, offre uno strumentoper controllare l’esecuzione dei comandi e il valore assun-to di volta in volta dalle variabili.La finestra Debug ha infatti consentito di rilevare accurata-mente gli errori del codice e di apportare tempestivamentele modifiche necessarie per il corretto funzionamento delmodulo per l’agenda elettronica.Per sfruttare al massimo i benefici ottenibili con lafinestra di debug di Excel 95 è necessario eseguire il codi-ce in modalità passo-passo. Nella barra degli strumentiVisual Basic bisogna premere l’apposito pulsante.Visualizzata la finestra Debug (con la combinazione ditasti <CTRL>+<G>), bisogna indicare quali sono le variabi-li da controllare.La finestra Debug è divisa in due schede. La prima,Controllo, serve a visualizzare il nome della variabile, ilsuo contenuto e il suo contesto (cioè il campo di visibilità,che può essere l’intera cartella di lavoro o solamente unfoglio della cartella). La seconda scheda, Immediata, per-mette di visualizzare, grazie all’istruzione Vba Debug.Scri-vi il contenuto della variabile specificata dopo l’istruzione.

Per aggiungere un controllo nella scheda Controllo è suffi-ciente fare un clic con il pulsante destro del mouse escegliere il comando Aggiungi controllo. Nella finestra cheviene visualizzata basta inserire il nome della variabile dicui si vuole visualizzare il contenuto. Se si intende modifi-care un controllo, è sufficiente, sempre dopo aver fattoclic con il pulsante destro del mouse, scegliere ilcomando Modifica controllo.Per visualizzare il contenuto di una variabile nella schedaImmediata bisogna usare, all’interno del codice del modu-lo, l’istruzione Debug.Scrivi (Debug.Print con Excel 97).Con Excel 97 è stata modificata anche la finestra diDebug. Risulta infatti più coerente, riunendo in un’unicafinestra le funzioni delle due schede (Controllo e Immedia-ta) della precedente versione.La finestra rimane divisa in due zone, una per controllarequale istruzione si sta eseguendo, l’altra per controllare ilcontenuto delle variabili. Nella seconda zona, verranno in-seriti i valori che seguono l’istruzione Debug.Print (inpratica sostituisce la finestra Immediata della precedenteversione di Excel). Che fine ha fatto la scheda Controllo?In realtà, è integrata nella prima zona, quella che indical’istruzione che sta per essere eseguita. Infatti, posizio-nando il puntatore sul nome di una variabile ne vienemostrato il contenuto.

Oltre ai pulsanti per avviare l’esecuzione del modu-lo e introdurre una pausa (molto simili nell’aspettoagli analoghi pulsanti di un lettore di cd), sono pre-senti i pulsanti per l’esecuzione passo-passo (evi-denziati dal riquadro rosso). Quello più a destraconsente di non ripetere le istruzioni in un ciclo.

La scheda Controllo riporta l’elenco delle variabili utilizza-te catalogate in ordine alfabetico, il valore che assumonodurante l’esecuzione del modulo e anche il Contesto.

La nuova finestra di debug di Excel 97 riunisce delle schede Con-trollo e Immediata della versione precedente. La funzione Con-trollo ora è disponibile direttamente nella zona dove viene visua-lizzato il codice in esecuzione. Basta posizionare il puntatore sulnome di una variabile e attendere un secondo: appare immedia-tamente un suggerimento che indica il valore attuale della varia-bile evidenziata.

Per visualizzare il valore di una variabile nella finestra Immedia-ta è necessario utilizzare, all’interno del codice, l’istruzione De-bug.Scrivi. Se si vogliono visualizzare più valori sulla stessa ri-ga, come nel caso dell’immagine, bisogna utilizzare il separato-re di elenco, cioè il punto e virgola, tra un valore e l’altro. È ne-cessario introdurre anche uno spazio, con l’istruzione Car (32).

Grafici e tabelle

USAR

E

Pc Open Settembre ‘97119

L’Ole (Object linking and embedding) e il Dde (Dyna-mic data exchange) permettono di importare, mediantele consuete operazioni di copia e incolla, elementi e da-ti da un’applicazione all’altra, mantenendo un collega-mento dinamico tra l’origine e la destinazione. In altreparole, è possibile inserire in un documento scritto conWord un grafico creato in Excel e aggiornarlo automati-camente ogni volta che si verifica una variazione nei da-ti del foglio di calcolo. L’utilità pratica di queste funzio-ni è facilmente intuibile, soprattutto per chi lavora inazienda.

Nel caso, ad esempio, di un Direttore Vendite che deb-ba preparare per il Presidente della sua società relazio-ni periodiche sul fatturato realizzato dal suo reparto, ilmodo più semplice di procedere consiste nell’effettuarele seguenti operazioni nella sequenza indicata:- in Excel (o in un’altra applicazione che supporti lefunzioni OLE), creare una tabella che raccoglie i dati de-siderati;- nello stesso foglio di calcolo, realizzare un grafico ba-sato sulla tabella (ad esempio sfruttando la potente fun-zione di Excel Autocomposizione grafico);- in Word (o in un altro elaboratore di testi OLE), prepa-rare il testo della relazione e importare il grafico creatoin Excel mediante una procedura speciale. Quando i datioriginali muteranno, sarà sufficiente modificare la tabel-la di Excel e, con pochi colpi di mouse, verrà automati-camente aggiornato il grafico inserito nella relazione.

COME FAREInnanzitutto occorre aprire Excel e impostare una

semplice tabella. Nell’esempio, si supponga che il set-tore Vendite sia suddiviso in sei aree commerciali.

La tabella avrà perciò sette colonne (una per ogni

area, più la prima per l’in-testazione dei mesi del-l’anno) e tredici righe(una per ogni mese, più laprima per l’intestazionedelle aree). Siccome l’an-no è ancora in corso, latabella è incompleta.

Il Direttore Vendite de-ve presentare una relazio-ne sul fatturato consegui-to nel primo semestre.Per ottenere un maggioreimpatto sul Presidente epresentare più efficace-mente i suoi dati, il Diret-tore elabora un grafico.

In Excel, è sufficienteselezionare le celle chefanno parte della tabella(e solo quelle, senza spaziintorno) quindi fare clicsul pulsante Autocomposi-zione grafico: in questo mo-do si avvia una proceduraautomatica che conduce l’utente passo per passo nellacreazione del grafico.

Innanzitutto il puntatore del mouse diventa una cro-cetta: bisogna fare clic sul foglio di lavoro e, tenendopremuto il pulsante del mouse, trascinare il puntatorenella posizione finale (in cui si collocherà il vertice in-feriore destro del grafico), infine si deve rilasciare il pul-sante. Non c’è da preoccuparsi se le dimensioni risul-tanti non sono del tutto soddisfacenti: il grafico potràessere spostato o ridimensionato successivamente.

Da qui in poi, l’unico compito dell’utente sarà di indi-care al programma le proprie preferenze, senza dovercompiere alcun intervento tecnico: all’interno di ogni fi-nestra basta attivare le opzioni desiderate e premere ilpulsante Avanti; giunti al termine della procedura, bastafare clic sul pulsante Fine.

Il grafico comparirà bell’e pronto nel foglio di calcolo:il più è fatto.

Piccoli graficicrescono...

Preparare una relazione con il proprio ela-boratore di testi. Inserire nella relazione ungrafico creato con il proprio foglio di calcolo.Aggiornare automaticamente la relazionequando mutano i dati del foglio di calcolo. Com-plicato? Niente affatto! Questa scheda vi spie-ga passo per passo come effettuare l’opera-zione utilizzando Word ed Excel.

Di fare

� Se non avete maisperimentato le funzio-ni Ole di Windows, que-sta è l’occasione perprovare: scoprirete chenon è difficile come sipuò immaginare.

Di non fare

� Non esagerare con icollegamenti: poichéimpegnano risorse delsistema, è opportunocollegare solo i dati chedevono essere real-mente aggiornati.

consiglia

Pc Open Settembre ‘97120

Grafici e tabelleUS

ARE

Si tenga comunque in esecuzione Excel, magari ridu-cendolo a icona.

Adesso si può imbastire in Word il testo della relazio-ne, posizionando il cursore nel punto in cui si vuole in-serire il grafico.

☞ Attenzione: si potrebbe pensare a questo pun-to di copiare semplicemente negli Appunti il graficocreato con Excel e incollarlo in Word, ma in questo ca-so non è la soluzione giusta. Per sfruttare le funzioniOLE di Windows, e dunque far sì che in futuro il gra-fico venga aggiornato automaticamente, occorre av-valersi di un’opzione specifica del programma.

Occorre perciò aprire il menu Modifica di Word e fareclic sul comando Incolla speciale. Poi bisogna fare clicsulla casella Incolla collegamento e selezionare la primavoce dell’elenco, Oggetto grafico Microsoft Excel.

Facendo clic su OK, il grafico verrà inserito nel docu-mento, mantenendo un collegamento virtuale con il fo-glio di calcolo di origine, che ne permetterà l’aggiorna-mento automatico.

Quando sarà necessario aggiornare i dati e la relazio-ne, ad esempio una volta giunti a fine anno, basterà in-fatti compiere questi passi:- modificare la tabella di Excel, aggiungendo i dati man-canti (o anche modificando quelli esistenti); il grafico inExcel rifletterà immediatamente le modifiche che sonostate apportate;- modificare il testo della relazione in Word;- selezionare il grafico precedentemente inserito neldocumento, aprire il menu Modifica di Word e scegliereil comando Collegamenti.

In questo modo, nel documento apparirà il grafico ag-giornato.

Per eseguire questa operazione, è preferibile (per unprincipiante) lavorare separatamente prima in Excel esuccessivamente in Word, ma è disponibile una scor-ciatoia: aprendo soltanto Word e scegliendo dal menuModifica il comando Oggetto collegato Foglio di lavoro, sipuò accedere direttamente ai comandi di Excel per mo-dificare la tabella e aggiornare il grafico.

La scelta di adottare l’una o l’altra modalità dipendedal proprio grado di esperienza e dalle proprie prefe-renze.

Infine, una raccomandazione: è opportuno organizza-re il disco rigido in modo da raccogliere insieme i docu-menti che contengono oggetti collegati ad altri docu-menti: così facendo, si evita di cancellare per sbaglio ifile sorgente di dati utilizzati da altri file. •

Piccoli grafici crescono...

La distribuzione del file di undocumento che contiene un og-getto collegato può essere fon-

te di problemi: quando infatti il documento viene di-stribuito, la possibilità di aggiornamento automaticoviene persa, poiché non sono più validi i riferimenti al-la posizione su disco dei file collegati.

TIP

Le formule vengono utilizzate per effettuare opera-zioni matematiche (ma non solo matematiche) sul con-tenuto delle celle.

Le celle sono individuate dell’intersezione di righe ecolonne. Se si intende prendere in considerazione ilcontenuto della prima cella in alto a sinistra del fogliodi lavoro, se ne deve specificare l’indirizzo fisico, chenel caso specifico è A1. A è il nome della colonna, 1 è ilnome della riga.

È facile constatare come, in presenza di formule com-plesse, che cioè si riferiscono al contenuto di numerosecelle, l’interpretazione diventi un’operazione assai lun-ga, poiché non è sempre agevole ricordarsi qual è lafunzione di ogni singola cella che viene utilizzata nellaformula.

Il problema dell’interpretazione dei contenuti di unaformula può essere facilmente aggirato assegnando allecelle un nome significativo, poiché il nome assegnatoautomaticamente alle celle dal programma utilizzato,non è altro che un metodo imparziale per fornire a tuttigli utenti un punto di partenza comune.

Il nome delle celle può essere personalizzato, e puòquindi essere usato per riferirsi ad esse ricordandoseneil nome, senza doversi ricordare la riga e la colonna diappartenenza.

Microsoft Excel (negli esempi è stato utilizzato Excelper Windows 95, ma i concetti possono essere facil-mente adattati a qualsiasi foglio di calcolo presente sulmercato) consente di assegnare il nome alle celle moltosemplicemente: una volta selezionata la cella a cui si in-tende assegnare un nuovo nome, è sufficiente scegliereil comando Nome nel menu Inserisci. Appare così un sot-tomenu, all’interno del quale è necessario scegliere ilcomando Definisci.

La finestra di dialogoche viene visualizzata, De-finisci nome, consente diassegnare il nuovo nomeinserendolo nella caselladi testo disposta nellaparte alta della finestra(Nomi nella cartella di la-voro). La parte sottostan-te viene utilizzata comeriepilogo: al suo internovengono infatti mostratieventuali nomi già asse-gnati ad altre celle del fo-glio di lavoro. Completa lafinestra la presenza dellacasella Riferito a, in cuiviene visualizzato l’indi-rizzo fisico della cella acui il nome fa riferimento(figura 1).

Premendo il pulsanteOK il nome specificatoviene assegnato alla cellaselezionata e in seguitosarà possibile utilizzarloal posto dell’indirizzo fisico.

☞ È possibile asse-gnare più nomi a più cel-le contemporaneamente,ma la procedura varialeggermente. È infatti ne-cessario, una volta asse-gnato il primo nome, spe-cificare “manualmente”un nuovo indirizzo nellacasella Riferito a e, spe-cificato un nuovo nomenella casella di testo No-mi nella cartella di la-voro, premere il pulsan-te Aggiungi.

Utilizzando questo pra-tico sistema, si possonosostituire le formule enig-matiche che fanno riferimento all’indirizzo fisico dellecelle del foglio elettronico, come, ad esempio:

= A7 - A10

con formule più leggibili, quali:

= SubTotale - Spese

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Formule più leggibili nel foglio di calcolo

Se le formule sono complesse risulta assaidifficile comprenderle immediatamente. Tutta-via è possibile usare nomi descrittivi per evi-tare aridi riferimenti a righe e colonne.

Di fare� La scelta del nomeda utilizzare (sia per lecelle, sia per gli inter-valli) è un’operazionemolto delicata: da que-sto elemento dipende lafacilità del suo utilizzo.Molto spesso si asse-gnano nomi troppo diffi-cili da ricordare, venen-do a perderne la carat-teristica fondamentale:la semplicità.

Di non fare� Anche se le primevolte che si utilizzano inomi si è inevitabil-mente portati ad abu-sarne, non dimenticaredi valutarne attenta-mente l’effettiva neces-sità: fogli di lavoro incui compaiono troppinomi ottengono, moltevolte, il risultato oppo-sto, cioè una situazionedi disordine. Qualora cisi intenda spostare al-l’interno del foglio di la-voro utilizzando i nomiassegnati alle celle, sirischierebbe di perderetroppo tempo a ricerca-re il nome necessario.Alla prova dei fatti, ildoversi spostare su egiù lungo le voci dellacasella diventa noioso eirritante.

consiglia

Figura 1 - La finestra di dialogo Definisci nome, oltre a permette-re di assegnare un nome alle celle, consente di visualizzare i no-mi che sono già stati utilizzati.


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A titolo d’esempio, è stato creato un semplice fogliodi lavoro (vedi a pagina 94), che fa le veci di una primanota: tutti i nomi e le formule utilizzate al suo internosono stati messi in evidenza, in modo da rendere subi-to chiari i vantaggi ottenibili. Ovviamente il foglio è so-lo un esempio e non va inteso come istruzioni preciseper la creazione di una prima nota.

I vantaggi che derivano dall’utilizzo di nomi significa-tivi assegnati alle celle non sono esclusivamente di na-tura logica, esiste anche un’utilità pratica: normalmen-te, facendo uso di cartelle di lavoro composte da più fo-gli, si ha spesso la necessità di manipolare, in uno deifogli che compongono la cartella, le informazioni conte-nute in un altro foglio ed è in questi casi che i nomi de-scrittivi più sono di aiuto.

Ad esempio, si ponga il caso che in unico documen-to di Excel siano utilizzati tre fogli: i primi due conten-gono delle formule che calcolano il valore totale degliarticoli venduti, nel terzo foglio, grazie alla funzioneSOMMA, si calcola la somma dei valori ottenuti nei pri-mi due.

Posto che il primo valore viene posizionato nella cel-la B10 del primo foglio e il secondo valore viene posi-zionato nella cella B10 del secondo foglio, il risultato,nel terzo foglio, verrebbe ottenuto impostando la for-mula

= SOMMA (Foglio1!B10:Foglio2!B10)

Utilizzando i nomi si semplifica notevolmente tuttala procedura.

Sempre utilizzando l’esempio precedente, assegnia-mo alla cella B10 del primo foglio il nome Totale1 e al-la cella B10 del secondo foglio il nome Totale2. La fun-zione, nel terzo foglio, diventa

= SOMMA (Totale1:Totale2)

Molto più semplice e comprensibile.I lettori più attenti si saranno sicuramente accorti di

un particolare interessante: nella zona immediatamen-te sopra al nome delle colonne e che precede la barradelle formule, vengono normalmente visualizzati gli in-dirizzi delle celle selezionate.

Se si prova a selezionare una cella a cui è stato as-segnato un nome, esso viene mostrato in questo ri-quadro.

Nella parte destra di questa casella è anche presente

un pulsante che rappresenta una freccia verso il basso.Facendovi clic, tutti i nomi assegnati alle celle della

cartella di lavoro vengono visualizzati (figura 2).Questa non è altro che una casella di riepilogo e può

essere utilizzata per spostare la selezione sulla cella acui il nome fa riferimento.

☞ I nomi assegnati alle celle possono essere usa-ti all’interno dei moduli di Excel, che dispone di unvero e proprio linguaggio di programmazione (il Vi-sual Basic for Application, spesso abbreviato con lasigla VBA). È infatti possibile riferirsi alle celle uti-lizzandone gli eventuali nomi precedentemente as-segnati.

Se si usa il Visual Basic per Applicazioni, è possibileriferirsi al contenuto di una cella utilizzando la se-guente sintassi:

Fogli(“Nome_del_foglio”).Intervallo(“indirizzo_del-la_cella”)

Se ad esempio si volesse azzerare il contenuto dellacella A1 del foglio di lavoro Foglio1, il comando da uti-lizzare sarebbe:

Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“A1”) = 0

Se si assegna un nome significativo alla cella A1, co-me, ad esempio, Cella_iniziale il comando diventereb-be:

Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“Cella_iniziale”) = 0

Naturalmente, in questo caso, l’utilizzo di un nomepotrebbe sembrare inutile e dispendioso.

Si pensi però a un programma complesso, che fa unuso intensivo delle informazioni presenti in determi-nate celle del foglio di lavoro.

Prima di utilizzare le istruzioni che permettono di va-riare queste informazioni, bisognerebbe verificare l’e-sattezza di ogni indirizzo che si intende utilizzare. Se, in-vece, sono stati assegnati nomi significativi alle celle icui valori vengono utilizzati nelle formule, sarà estre-


Quando si utilizzano cartelle dilavoro composte da più fogli, èconsigliabile fare seguire al

nome vero e proprio assegnato alla cella il numero delfoglio in cui risiede. In questo modo, oltre a capire dalnome l’esatta collocazione della cella all’interno del-la cartella di lavoro, sarebbe possibile utilizzare nomiuguali, che consentono di ottenere una maggiore chia-rezza e un utilizzo più semplice e immediato.

TIP

Figura 2 - La casella dicontrollo posta nellazona sopra alle inte-stazioni delle colonnee che precede la barradelle formule, consen-te di controllare i nomiassegnati alle celle.Inoltre, selezionandouno dei nomi dall’e-lenco è possibile spo-starsi velocementenella relativa cella, in-dipendentemente dal-la sua posizione nellacartella di lavoro.

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mamente semplice e veloce ottenere i risultati deside-rati. Inoltre, lo stile del programmatore si vede propriodalla chiarezza del codice scritto: in questo modo, an-che chi legge per la prima volta un listato riuscirebbe acapirne lo scopo, senza neanche doverlo eseguire eanalizzare.

Un altro vantaggio dell’utilizzo dei nomi delle cellederiva dalla possibilità di adattare a nuovi scopi le ma-cro create. Grazie a una facile interpretazione, sarannosempre di più le parti di codice che potranno essereriutilizzate.

I nomi delle celle, in questo caso, potrebbero servi-re semplicemente da segnaposti e venire sostituiti, inseguito, con altri nomi o indirizzi.

È consigliabile esercitarsi nell’uso dei nomi modifi-cando le piccole applicazioni presentate nei numeriscorsi: sia la slot machine che l’applicazione per il cal-colo del costo di una schedina si prestano particolar-mente a questo scopo, poiché contengono parti di co-dice in Visual Basic per Applicazioni che fanno largouso di funzioni che hanno come argomento il contenu-to di alcune celle del foglio di lavoro.

La loro comprensione potrebbe addirittura trarre unnotevole vantaggio con l’utilizzo dei nomi: anche chinon è proprio un programmatore esperto potrebbe im-mediatamente capire lo scopo delle istruzioni e delleformule utilizzate e apportarvi quindi modifiche, per-sonalizzazioni e migliorie. •


Trucchi e astuzie per i fogli elettronici

NOMI SENZA SPAZIAll’interno dei nomi che si intendono assegnare alle cel-le non è possibile utilizzare gli spazi (provandoci, si vie-ne inevitabilmente raggiunti da un messaggio di errore).Tuttavia, non è escluso che si possano assegnare dei nomi significativi, dato che, a parte questo divieto,non esistono limitazioni per quanto riguarda la lunghezza delle stringhe che si possono utilizzare.Se, ad esempio, si intende assegnare a una cella il nome Totale netto, è possibile utilizzare un sempliceaccorgimento: tra le due parole è sufficiente inserire un carattere qualsiasi. È prassi comune, in questi casi,utilizzare il simbolo Sottolineatura, che si ottienepremendo il tasto <MAIUSC> e <->.

GLI INTERVALLI È possibile assegnare nomi significativi anche agli inter-valli, utilizzando lo stesso metodo illustrato per le celle.Ricordiamo che gli intervalli non sono altro che insiemicontigui di celle. Una volta selezionato l’intervallo desiderato (non ci sono limiti per quanto riguarda il numero di celleda cui può essere composto), è sufficiente ripetere la procedura già utilizzata per assegnare un nome a una cella.L’assegnamento dei nomi agli intervalli di celle vieneutilizzato soprattutto per spostarsi velocemente tra gruppi di celle che contengono valori omogenei,ossia che sono tutti dello stesso tipo (per tipo si intendela natura dei dati, non tanto il loro valore).La definizione e l’assegnamento dei nomi agli intervalliha senso soprattutto nel campo della programmazione:al verificarsi di una determinata condizione (all’internodi una cella o di un altro intervallo), il valore delle celleche lo compongono può essere modificato in blocco. Ad esempio, è possibile programmare il foglio di lavoro

in modo che i valori di tutte le celle di un determinatointervallo siano azzerati in blocco quando la loro sommasupera un limite prefissato. Anche l’assegnamentodi nomi significativi agli intervalli può essere quindi un metodo efficace sia per una facile comprensione dei compiti svolti dalle formule presenti nel foglio, sia per una maggior chiarezza.

INDIRIZZI DELLE CELLE CON NOMEUna volta applicato il nome a una cella, per sapere il suo indirizzo nel formato colonna/riga, sarebbenecessario evincerlo “manualmente”, ossia controllaredapprima la colonna di appartenenza, quindi la riga.Esiste tuttavia un metodo più veloce, ma soprattutto meno scomodo.Infatti, è sufficiente tenere premuto il pulsante sinistrodel mouse nella cella desiderata: in un primo momentoappare il nome della cella, quindi, se si mantienepremuto il pulsante del mouse, appare l’indirizzo fisicodella cella (detto anche indirizzo assoluto).

Una volta assegnato il nome (Intervallo) alle celle A1-C16, ci sipuò spostare velocemente al loro interno.


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Il foglio di calcolo in dettaglio

La cella B20 contiene la formula che calcolail totale dei valori presenti nelle celle dallaB2 alla B16. La formula in questione é:= SOMMA (B2:B16)Il valore della cella B20 rappresenta quindiil totale delle entrate nel periodo specificatodalle celle nella colonna A (dall’1 al 15febbraio) e gli è stato assegnato il nometot_entrate.

La cella C20 contiene la formula che calcolail totale dei valori presenti nelle celle dallaC2 alla C16. La formula in questione é:= SOMMA (C2:C16)Il valore della cella C20 rappresenta quindi iltotale delle entrate nel periodo specificatodalle celle nella colonna A (dall’1 al 15febbraio) e gli è stato assegnato il nometot_uscite.

La cella B25 contiene l’aliquota IVA su cui vie-ne calcolato l’importo dovuto allo Stato. Graziea questo semplice accorgimento, non sarà ne-cessario variare la formula (nella cella C25)qualora dovesse variare l’aliquota IVA. Il nomedella cella è aliquota_iva.

Per impostare il formatodata in modo che vengaautomaticamente visualiz-zato nella forma illustrata,è necessario selezionaretutte le celle e premere ilpulsante destro del mou-se. All’interno del menuche appare, si deve sce-gliere il comando Formatocelle. Nella parte sinistradella finestra di dialogobasta selezionare la voceData e scegliere il formatodesiderato.

In questa cella viene calcolato l’importo dell’IVA. La formula utilizzata è:= (tot_lordo*aliquota_iva)/100Alla cella è stato assegnato il nome tot_iva.

La cella C23 contiene la situazione dicassa prima che venga scorporata l’I-VA. Il valore viene ricavato dalla sot-trazione degli importi presenti nellecelle B20 (tot_entrate) e C20 (tot_usci-te). La formula utilizzata è:= tot_entrate-tot_uscite.

Nella cella C27 viene calcolata l’ipote-tica cifra netta derivante dalla differen-za tra le entrate, le uscite e sottraendol’IVA. Il nome della cella è tot_finale ela formula utilizzata è= tot_lordo-tot_iva

Per ottenere la visualizza-zione dei valori numericinel modo corretto, ossiacon il punto di separazionedelle migliaia, è possibileselezionare le celle desi-derate e premere il pul-sante destro del mouse.Dal menu che viene visua-lizzato bisogna scegliere ilcomando Formato celle.Nella finestra di dialogoche viene visualizzata bi-sogna quindi selezionarela voce Valuta. È anchepossibile utilizzare il pul-sante con il simbolo dellebanconote nella barra de-gli strumenti.


Questo mese presentiamo un foglio di lavoro che per-mette di calcolare velocemente il costo di una schedina.È possibile ricostruire sul proprio computer la struttu-ra mostrata nella figura 1, tenendo però presente che,qualora si intendesse modificarla, è possibile farlo libe-ramente, avendo l’accortezza di variare di conseguenzail codice che costituisce il modulo principale.

Nel foglio di lavoro sono stati inseriti gli spazi per leinformazioni sulla data e sul numero del concorso, lospazio necessario all’inserimento dei nomi delle squa-dre impegnate nei tredici incontri e, naturalmente, lospazio dedicato all’inserimento del sistema che si in-tende giocare. Per l’inserimento del sistema si è pensa-to di utilizzare un metodo molto simile a quello dellaschedina vera e propria: bisogna infatti inserire una x incorrispondenza dei segni 1, X e 2, riportati nella partesuperiore del foglio.

Il foglio di lavoro, una volta inserite le informazioni, èin grado di calcolare automaticamente il numero dellecolonne che costituiscono il sistema inserito e il suo co-sto, mediante la pressione del pulsante Calcola dettaglisistema. Una volta riprodotta la struttura del foglio, èpossibile creare il modulo che si occupa di calcolaretutte le informazioni sul sistema.

Ricordiamo che per inserire un modulo nel foglio dilavoro è necessario scegliere il comando Macro nel me-nu Inserisci e, nel sottomenu che viene visualizzato, sce-gliere la voce Modulo. In questo modo viene creato un

nuovo foglio denominato,appunto, Modulo.

Attenzione: nel codicesi fa spesso riferimento alfoglio Pronostico, che nonè altro che il primo fogliodella cartella di lavoro(cioè Foglio1). Se non siintendono apportare mo-difiche al codice, sarà ne-cessario, quindi, modifica-re il nome del primo foglioin Pronostico, facendo unclic con il pulsante destrodel mouse in prossimitàdella sua linguetta (nellaparte inferiore della fine-stra di Excel) e sceglien-do, dal menu che appare,il comando Rinomina.

Una volta terminatol’inserimento del codice,é necessario creare il pul-sante che permette di ese-guirlo. A questo scopo bi-sogna servirsi della barradegli strumenti Disegno.Se questa non è già visua-lizzata, è necessario sce-gliere il comando Barredegli strumenti dal menuVisualizza e fare un clic incorrispondenza della voceDisegno all’interno della finestra che viene aperta. Quin-di, selezionato lo strumento Pulsante, si posizioni il pun-tatore nel punto del foglio in cui lo si vuole creare (laposizione può essere decisa arbitrariamente, dal mo-

mento che non influenzerà lo svolgimentodella macro) e si trascini fino a raggiunge-re le dimensioni desiderate.

Il pulsante viene quindi visualizzato eviene aperta una finestra di dialogo chepermette di associargli un modulo, sce-gliendolo dalla lista. Una volta selezionatoil nome del modulo (che, se è stato utiliz-zato quello dell’esempio, è Calcoladetta-gli) e premuto il pulsante OK, il foglio dilavoro sarà pronto all’utilizzo.

IL NOSTRO PROGRAMMA VISTO DA VICINOPremettiamo che nel codice sono stati in-seriti i commenti, che ne migliorano sen-sibilmente la leggibilità ma, soprattutto,rendono estremamente semplice la suaeventuale personalizzazione.Prima di tutto è necessario creare un vet-

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Excel, il totocalcio e un po’ di formule

Microsoft Excel dispone di un potente lin-guaggio di programmazione, il Visual Basic forapplications (Vba), che consente di realizzareschemi di calcolo personalizzati, come un fogliodi lavoro per calcolare il rendimento di un in-vestimento. Questo mese facciamo vedere co-me si usa con un esempio utile e divertente:sapere quanto costa schedina.

Di fare� Durante la creazionedella struttura del fogliodi calcolo, impostare laproprietà della celle. Sesi prevede che una cel-la dovrà contenere unadata, per esempio, as-segnare tale caratteri-stica alla cella deside-rata, in modo che leinformazioni che con-viene vengano presen-tate nel modo migliore.

Di non fare� Lo sviluppo orizzon-tale di un foglio di cal-colo può renderne labo-riosa la lettura. Si con-siglia di progettare i fo-gli di lavoro in modoche si sviluppino verti-calmente nella finestradel foglio di calcolo, da-to che la loro lettura ri-sulta così più naturale.

consiglia

Figura 1 - Ecco come si presenta il nostro foglio di lavoro, che permette di conoscerei dettagli e il costo del sistema inserito.


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tore. Un vettore può essere inteso come un insieme or-dinato di variabili dello stesso tipo. In questo vettorevengono inserite le informazioni relative ad ognuno deitredici pronostici presenti nel foglio di lavoro. Per crea-re un vettore è necessario servirsi dell’istruzione Dim.Quindi, l’istruzione Dim ris(12) crea una variabile cheoffre lo spazio per l’inserimento di tredici valori (èestremamente importante, al fine di non creare confu-sione, ricordarsi che anche la posizione 0 viene utiliz-zata).

Per mezzo di due cicli (individuati dalle istruzioniPer...FinoA) vengono quindi analizzate, una per una, tut-te le informazioni presenti nello spazio relativo ai pro-nostici degli incontri: dato che il simbolo x può indivi-duare una fissa, una doppia o una tripla, il ciclo più in-terno (Per colonn=0 FinoA 2) si occupa di controllare lecolonne relative ai segni 1, X e 2, mentre il ciclo esterno(Per righ=0 FinoA 12) si occupa di spostarsi dal primoincontro fino all’ultimo.

Le informazioni che vengono via via rilevate vengonoassociate ad un valore numerico e inserite nel vettoreris(n). Infatti, la formula ris(righ)=ris(righ)+2^colonn hail seguente effetto:- se è presente una x nello spazio del segno 1, viene ag-giunto il valore 2^0 (cioè 1) a ris(righ);- se è presente una x nello spazio del segno X, viene ag-giunto il valore 2^1 (cioè 2) a ris(righ);- se è presente una x nello spazio del segno 2, viene ag-giunto il valore 2^2 (cioè 4) a ris(righ).

Ne deriva che i valori 1, 2 e quattro individuano, ri-spettivamente, le fisse 1, X e 2. Inoltre, grazie a questometodo, è possibile non solo individuare eventuali dop-pie o triple, ma anche che doppie e che triple sono pre-senti. Se, ad esempio, è stata assegnata la tripla ad unincontro, il vettore ris(righ) relativo a quell’incontroconterrà il valore 7 (2^0+2^1+2^2= 1+2+4=7). L’utilità diquesto metodo è però più chiara nel caso delle doppie.Se, ad esempio, è stata assegnata la doppia 1-2 ad un in-contro, il valore di ris(righ) relativo a quell’incontrosarà 5 (2^0+2^2=1+4=5). Se invece fosse stata assegnatala doppia 1-X, il valore sarebbe 3 (2^0+2^1=1+2=3).

Effettuati tutti i controlli necessari e inseriti i valori ri-sultanti, non rimane che effettuare il calcolo delle fisse,delle doppie e delle triple. Per effettuare tale tipo diistruzione ci siamo serviti della struttura di controlloSeleziona Caso, che risulta decisamente più efficiente ecompatto di una serie di istruzioni Se...Allora. Grazie aquesta struttura è possibile incrementare, a secondadel valore di ris(righ), le variabili fisse, doppie e triple.La struttura termina con l’istruzione Fine Seleziona.

Vengono quindi inserite nel foglio di lavoro, nelle ap-posite caselle, il numero di fisse, di doppie e di triple ri-

levate (allo scopo di permettere un controllo sulla vali-dità delle informazioni raccolte dalla procedura Calco-ladettagli). Infine viene calcolato il numero di colonneche costituiscono il sistema inserito (questo viene ef-fettuato grazie ad una semplice formula matematica) eviene moltiplicato per 800 (cioè il costo attuale di unacolonna), in modo da conoscere il costo del sistema.

Il foglio di lavoro presentato vuole essere solamenteun esempio dei risultati ottenibili con un foglio di cal-colo (gli esperti del totocalcio non avranno sicuramen-te bisogno di questa piccola applicazione), ma se l’ar-gomento susciterà interesse nei lettori, saranno aggiun-te funzionalità al foglio come, ad esempio, la riduzionecondizionata dei pronostici inseriti. •

Excel, il totocalcio e un po’ di formule

Nel caso si crei un foglio di la-voro che contiene diverse ma-cro (moduli) è consigliabile

utilizzare nomi significativi. In questo modo sarà piùsemplice mantenere il foglio creato, individuando ve-locemente gli elementi necessari.

TIP

Procedura Calcoladettagli()‘ ris è il vettore che contiene le righe della schedina‘ righ è il numero di riga della schedina

‘ Le fisse sono: 1, 2 e 4‘ Le doppie sono: 3, 5 e 6‘ La tripla è: 7

Dim ris(12)Per righ = 0 FinoA 12

Per colonn = 0 FinoA 2Se Fogli(“Pronostico”).Celle(5 + righ; 3 + colonn) = “x” Allora

ris(righ) = ris(righ) + 2 ^ colonnFine Se

Successivo‘ Analisi delle fisse, delle doppie e delle tripleSeleziona Caso ris(righ)

Caso 1fisse = fisse + 1


Caso 3doppie = doppie + 1




Caso 7triple = triple + 1

Caso AltrimentiFine Seleziona

SuccessivoFogli(“Pronostico”).Intervallo(“H12”) = fisseFogli(“Pronostico”).Intervallo(“H14”) = doppieFogli(“Pronostico”).Intervallo(“H16”) = triplenumcol = (1 ^ fisse) * (2 ^ doppie) * (3 ^ triple)Fogli(“Pronostico”).Intervallo(“c21”) = numcolcostosis = numcol * 800Fogli(“Pronostico”).Intervallo(“A21”) = costosis

Fine Procedura

Il programma, passo passo

Excel dispone di funzioni specifiche per creare e gestiredei numeri casuali. Il programma è in grado di generare ca-sualmente un valore compreso tra zero e uno. Più precisa-mente, questo valore può essere uguale o maggiore di ze-ro, ma in nessun caso può essere uguale o maggiore diuno. La funzione che permette di generare un numero ca-suale è NumCasuale. Il valore ottenuto può essere poi mo-dificato a piacere con altre funzioni. Se, ad esempio, si in-tende assegnare alla variabile numerica x un numero inte-ro casuale compreso tra uno e cento, è necessario utiliz-zare, all’interno di un modulo nella cartella di lavoro aper-ta, la sintassi:

x = Int (100*NumCasuale+1)Come si può notare della formula presentata, dato che

la funzione NumCasuale fornisce un valore non intero, è ne-cessario utilizzare l’operatore Int (che, lo ricordiamo, tron-ca la parte frazionaria del numero). Impareremo a genera-re e gestire i numeri casuali realizzando un piccolo gioco:una slot machine, macchina che fa un uso intenso di com-binazioni di numeri (o simboli) scelti casualmente traquelli disponibili.

La nostra slot machine dispone delle cifre da uno a set-te. Quindi, all’interno della formula che consente di gene-rare un numero casuale, viene fornito, come valore massi-mo da considerare, il numero sette.

Ma passiamo ora alla creazione vera e propria dell’ap-plicazione. La prima operazione da effettuare è decidere ladisposizione degli elementi nel foglio di lavoro, dato chetutto il codice del modulo trae informazioni e modifica ilcontenuto delle celle.

Nella celle A1 e A2 vengono inserite le voci Gettoni ini-ziali e Gettoni rimasti. Nella cella B1 deve essere inserito ilnumero di gettoni che si intende utilizzare, mentre nellacella B2 vengono visualizzati i gettoni rimasti.

Le celle C5, E5, D5 sono invece destinate a contenere inumeri dei rulli della slot machine. Per far e in modo che ilmodulo presentato funzioni correttamente, è necessariomantenere, almeno per questi elementi, gli indirizzi del fo-glio di lavoro indicati. Naturalmente, è anche possibile mo-

dificare la disposizione de-gli elementi nel foglio di la-voro, facendo però atten-zione ad apportare le modi-fiche necessarie al codicedel modulo. Prima di crea-re il pulsante che permet-terà di far girare i rulli dellaslot machine, è necessarioinserire nel foglio di lavoroil modulo contenete il codi-ce. Infatti, quando vienecreato un pulsante, Excelrichiede di inserire il nomedel modulo a cui viene as-sociata la pressione delpulsante stesso. Per creareil modulo bisogna scegliereil comando Modulo nel sot-tomenu che viene apertoscegliendo il comando Ma-cro nel menu Inserisci. Inquesto modo viene visua-lizzato un foglio completa-mente bianco, in cui si pos-sono scrivere le linee delcodice.

Passiamo ora all’analisiin dettaglio del codice. Sipuò pensare che il modulosia diviso in tre parti prin-cipali: la prima si occupadel controllo sul numero digettoni rimasti, la secondasi occupa della generazio-ne dei tre numeri casualinecessari e la terza contie-ne la definizione delle rego-le del gioco.

La prima istruzione del codice serve ad indicare a Excell’inizio del modulo, mentre l’ultima ne segnala la fine. Ri-cordiamo che tutti i moduli devono cominciare e termina-re con queste istruzioni. La seconda istruzione prende ilvalore presente nella cella B1 (cioè il valore inserito dal-l’utente che indica il numero di gettoni con cui si vuole ini-ziare a giocare) e lo assegna alla variabile maxgettoni. Que-sto assegnamento è necessario, poiché è proprio grazie aquesta variabile numerica intera che verranno decremen-tati, di volta in volta, i gettoni a disposizione. Viene quindieffettuato un controllo (mediante il ciclo condizionaleSe...Allora) che permette di stabilire se i gettoni a disposi-zione sono terminati: a questo scopo viene prelevato il va-lore presente nella cella B2 e viene controllato se questovalore è minore di uno. In caso affermativo, viene genera-to un avviso (mediante l’istruzione FinestraMessaggio).

Il numero di gettoni disponibili viene quindi ripristinato,

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Creiamo una slot machinecon Excel

La ricchezza di funzioni offerta da Excel per-mette di creare diverse applicazioni, che, avolte, possono anche somigliare a veri e pro-pri giochi (ma senza troppe pretese, soprat-tutto per ciò che riguarda l’aspetto grafico).L’utilizzo dei numeri casuali, ad esempio, puòessere fonte inesauribile di idee per crearesimpatici e divertenti passatempi.

Di fare� Le istruzioni di unmodulo vengono rico-nosciute da Excel e co-lorate per indicare ilgruppo di appartenenza(istruzioni di controllo,commenti eccetera).Quando si scrive un pro-gramma, inserire leistruzioni in minuscolo.Se queste sono corret-te, vengono effettuatedal programma le tra-sformazioni necessarie.Se ciò non avviene, l’i-struzione non è ricono-sciuta ed è quindi ne-cessario ricontrollarla.

Di non fare� Inserire commenti inun programma (facendoprecedere il testo delcommento da un apice)può risultare molto uti-le. Non utilizzando icommenti, sarebbeestremamente laborio-so apportare modifiche.Si eviti, quindi, di scri-vere un programma pri-vo di commenti.

consiglia

La barra de-gli strumen-ti di Visual Basic.


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prendendolo dalla cella B1. Se, invece, ci sono ancora get-toni (e quindi il confronto dà esito negativo) il flusso delprogramma salta all’istruzione successiva a quella che in-dica la fine del ciclo condizionale (Fine Se).

Viene ora descritto il funzionamento della parte di codi-ce che genera i tre numeri casuali. Le parti essenziali diquesta porzione di codice sono solamente quelle in cuiviene effettuato l’assegnamento alle variabili a, b e c. Pro-prio in questo punto del codice viene utilizzata la formula=Int (7 * NumCasuale + 1), già descritta in precedenza, chegenera un valore intero casuale compreso tra il numerouno e il numero sette.

Tutta la restante parte di questa sezione di codice è in-vece necessaria ad ottenere il classico effetto di rotazionedei rulli della slot machine. Alla variabile ciclo viene asse-gnato il valore zero. Quindi, con le istruzioni Esegui Fin-che...Ripeti, vengono di volta in volta variati i valori casua-li nelle celle C5, D5 e E5. Quando la variabile ciclo assumeil valore numerico 70, il flusso del programma salta all’i-struzione successiva a Ripeti.

In questa parte del modulo, l’ultima, vengono definite leregole del gioco. Quelle attualmente presenti sono quat-tro: il Jackpot, tre numeri uguali, la combinazione numeri-ca 1-2-3 e la combinazione numerica 3-2-1. Per renderequeste regole operative, sono stati utilizzate nuovamentele istruzioni condizionali Se...Allora. É possibile modificarefacilmente le regole, aggiungendone di nuove o definendo,ad esempio, diverse combinazioni. Se viene verificata lavalidità di una delle combinazioni possibili, il numero digettoni vinti viene aggiunto al valore presente nella cellaB2 (che contiene il numero di gettoni rimasti). Una voltaterminata l’immissione del codice, è necessario tornare alfoglio di lavoro (facendo clic sulla relativa etichetta pre-sente nella parte inferiore della finestra di Excel) per inse-

rire il pulsante che permette di far girare i rulli della slotmachine. Una volta visualizzata la barra degli strumenti Di-segno, è necessario, dopo aver selezionato lo strumentoche permette di inserire un pulsante nel foglio di lavoro,premere nel punto del foglio in cui si intende posizionareil pulsante e trascinare fino a definire la dimensione delpulsante stesso. Quindi, rilasciato il tasto del mouse, unafinestra di dialogo chiede a che macro si vuole associare lapressione del pulsante appena creato. Si selezioni, in que-sta finestra, il nome assegnato alla macro (quello che se-gue la prima istruzione del modulo che, nel caso dell’e-sempio, è Spin).

Come è possibile notare, le possibilità offerte dal lin-guaggio di programmazione di Excel (Vba, Visual Basic forApplications) sono moltissime e permettono di ottenereapplicazioni complesse nei campi più disparati. •

Creiamo una slot machine con Excel

Per controllare l’esecuzionedel programma passo passo, siutilizzi l’apposito strumento

presente nella barra degli strumenti. In caso di mal-funzionamenti, sarà possibile individuare più veloce-mente l’errore.

TIP

Il foglio di lavoro che contiene la slot machine.

Procedura spin()maxgettoni = Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b1”)Se Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”) < 1 AlloraFinestraMessaggio (“Devi inserire altri gettoni”)Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)=Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b1”)Fine Se‘ogni volta che si preme il pulsante Spin‘viene decrementato il numero di gettoni a disposizioneFogli(“foglio1”).Intervallo(“b2”) = Fogli(“foglio1”).Intervallo((“b2”))-1‘mette nelle celle i tre valori casuali‘NumCasualeciclo = 0Esegui Finche ciclo = 70Se ciclo < 20 Alloraa = Int(7 * NumCasuale + 1)Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“c5”) = aFine SeSe ciclo < 40 Allorab = Int(7 * NumCasuale + 1)Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“d5”) = bFine Sec = Int(7 * NumCasuale + 1)Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“e5”) = cciclo = ciclo + 1Ripeti‘ecco le regole...Se a = b And b = c And c = 7 AlloraFinestraMessaggio (“Che fortuna, hai fatto Jackpot”)Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)=Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)+100Fine SeSe a = b And b = c And c <> 7 AlloraFinestraMessaggio (“Tre numeri uguali!!!”)Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)=Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)+25Fine SeSe a = 1 And b = 2 And c = 3 AlloraFinestraMessaggio (“Combinazione 1,2,3”)Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)=Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)+10Fine SeSe a = 3 And b = 2 And c = 1 AlloraFinestraMessaggio (“Combinazione 3,2,1”)Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)=Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)+5Fine SeFine Procedura

In Excel la data e l’ora sono interpretate come numeri.È possibile scegliere lo stile da utilizzare per la loro vi-sualizzazione, applicandone uno tra quelli offerti dal pro-gramma, alla cella desiderata.

Per la rappresentazione e la gestione di tali elementi,Excel utilizza un formato particolare: infatti, internamen-te, la data e l’ora vengono gestite come numeri seriali.

La data espressa come numero seriale 1 corrispondealla data 1 Gennaio 1900. Si provi, ad esempio, a inserirein una cella del foglio di lavoro il numero 54541. Si appli-chi quindi il formato data desiderato alla cella. Come èpossibile notare il contenuto della cella visualizza ora ladata 28/04/2049.

☞ Quando si lavora con le date è quindi necessariotenere ben presente queste informazioni, dato che mol-to spesso si dovranno utilizzare funzioni di conversionedal formato seriale al formato data desiderato. Anche inquesto caso, comunque, le possibilità offerte da Excelsono numerose.

Per realizzare un calendario perpetuo possono essereutilizzati diversi metodi. Abbiamo scelto quello illustrato,anche se può essere ulteriormente ottimizzato, perchénon presuppone l’utilizzo di macro e moduli e una voltacomprese le funzioni inserite nel foglio di lavoro, risultaassai pratico e semplice nell’utilizzo. Grazie alle funzioniCONCATENA e TESTO è possibile ottenere i nomi dei gior-ni di ogni mese dell’anno precedentemente inserito inuna determinata cella del foglio di lavoro. La prima ope-razione da effettuare è il progetto della disposizione delleinformazioni nel foglio di lavoro. Come è possibile notaredalle immagini relative all’esempio presentato, la cella

che contiene l’anno dicui si devono visualiz-zare i nomi dei giorniè stata posizionatanell’angolo superioresinistro del foglio(A2). I giorni sono sta-ti posizionati orizzon-talmente ed i mesiverticalmente. Infine,nella parte sottostan-te al calendario vero eproprio, bisogna ri-servare una zona de-stinata a contenere ladata estesa (giorno,mese e anno) dell’an-no di cui si vogliono

visualizzare i nomi dei giorni. Tutto il calcolo successivoviene effettuato proprio su questa area del foglio di cal-colo che, quindi, risulta essere a tutti gli effetti il motorevero e proprio del calendario.

Come già accennato precedentemente, le uniche duefunzioni utilizzate nel foglio di lavoro sono CONCATENA eTESTO. La funzione CONCATENA accetta in ingresso i va-lori contenuti nelle celle di un foglio, di qualsiasi tipo es-si siano. La sintassi per utilizzare questa funzione è:

CONCATENA (cella1;cella2;...;cellaN)dove cella1, cella2 e cellaN sono gli indirizzi fisici dellecelle che contengono i valori da fondere in un’unicaespressione. Se, ad esempio, la cella A1 contiene la lette-ra A e la cella A2 contiene la lettera B, inserendo nella cel-la B1 la funzione CONCATENA(A1;A2) viene visualizzata lastringa AB.

La funzione TESTO serve a convertire il valore fornitoin ingresso in testo, assegnandogli la formattazione desi-derata. La sintassi da utilizzare è:

TESTO(valore;formato)dove valore è un numero, una formula che calcola un va-lore numerico o un riferimento a una cella che contieneun valore numerico e formato è un valore numericoespresso sotto forma di te-sto. Il parametro formatonon può contenere l’asteri-sco e non può essere di ti-po Standard.

Se, ad esempio, si inseri-sce nella cella A1 una datae nella cella A2 la funzione=TESTO(A1;“gggg”) vienevisualizzato, nella cella A2,il nome del giorno indivi-duato dalla data inseritanella prima cella (A1).

Una volta definita lastruttura destinata a con-tenere i nomi dei giorni, sipuò cominciare ad inserirele formule. È necessarioposizionarsi al di sottodella struttura del calen-dario per costruire il mo-tore dell’applicazione.

La prima formula da in-serire è la seguente:

=CONCATENA(giorno;“/”;mese;“/”;anno)

Il parametro giorno èl’indirizzo della cella checontiene la prima intesta-zione delle colonne deigiorni; il simbolo “/” servead ottenere il carattere diseparazione (compatibile

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Creare un calendariocon Microsoft Excel

Excel dispone di numerose funzioni specifi-che per la gestione del formato data/ora. Gra-zie al loro utilizzo è possibile effettuare opera-zioni e manipolazioni relative alle date.

Da fare� Se si utilizza unastruttura diversa rispet-to a quella presentata,è necessario calcolarenuovamente le formuleinserite nelle celle. Pri-ma di inserirle nellecelle con la comodafunzione di riempimen-to automatico controlla-re che la formula generiil risultato desiderato.

Da non fare� Dopo avere utilizzatola funzione TESTO su unvalore numerico, il ri-sultato viene considera-to come testo e non piùcome valore numerico.Per questo è necessarioevitare di utilizzare que-sta funzione se si inten-dono effettuare calcolimatematici sul valore diuna determinata cella.

consiglia

La cella che contiene l’anno di cui si vo-gliono visualizzare i nomi dei giorni èstata posizionata nell’angolo superioresinistro del foglio.


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con il formato data); il parametro mese è l’indirizzo dellacella che contiene il numero associato ad ogni mese; il pa-rametro anno è l’indirizzo della cella che contiene l’annoper cui si intende effettuare il calcolo. Se, ad esempio, l’in-dirizzo della cella che contiene il numero del giorno è B3,l’indirizzo della cella che contiene il numero del mese èA4 e l’indirizzo della cella che contiene l’anno è A2, la for-mula da inserire, sotto alla struttura del calendario è:

=CONCATENA(B3;“/”;$A$4;“/”;$A$2)L’utilizzo del simbolo $ per specificare l’indirizzo di una

cella è indispensabile. Questo, infatti, permetterà di inse-rire soltanto dodici formule (invece di 365, una per ognigiorno dell’anno) e di utilizzare, per le altre celle, la fun-zione Riempi.

Se non si utilizzasse questo sistema (detto indirizza-mento assoluto), usando la funzione Riempi verrebbero in-serite formule errate. Più semplicemente, bisogna utiliz-zare questo sistema per individuare un indirizzo quandoè necessario che la funzione di riempimento automaticonon incrementi (o decrementi) il riferimento alle celle.

Se non sono stati commessi errori, premendo il tasto<Invio> viene visualizzata, all’interno della cella e al postodella funzione inserita, la data 1/1/xxxx (dove xxxx è l’an-no inserito nell’apposita cella, che, nel caso dell’esempio,è nell’angolo superiore sinistro dello schermo).

Si inseriscano, nelle celle sottostanti, le formule man-canti (cioè quelle relative agli altri undici mesi dell’anno).

Le formule sono molto simili a quella già inserita, a diffe-renza dell’indirizzo della cella che contiene il numero delmese (il cui indice incrementa via via per specificare i me-si successivi). Per inserire le informazioni mancanti è ne-cessario sfruttare la funzione Riempi. Si posizioni il pun-tatore sulla prima cella della struttura (che contiene ladata 1/1/xxxx) e vi si faccia un clic. Nella parte inferioredestra della cella appare un piccolo quadrato nero. Si pre-ma quindi il tasto sinistro del mouse su questo simbolo esi trascini verso destra fino a selezionare le celle neces-sarie (che sono, in tutto, trentuno).

Se l’operazione è riuscita, accanto alla data 1/1/xxxxappare la data 2/1/xxxx e così via, fino ad arrivare alla da-ta 31/1/xxxx.

Una volta ripetuta l’operazione per tutte le altre undicirighe, la prima parte della creazione del calendario è ter-minata. Ora è necessario inserire le informazioni all’inter-no della struttura vera e propria del calendario.

Si posizioni il puntatore nella cella individuata dall’in-tersezione del giorno 1 e del mese 1 (se è stata utilizzatala struttura dell’esempio il suo indirizzo dovrebbe essereB4) e si inserisca la formula

=TESTO(prima data;“gggg”)dove il parametro prima data individua l’indirizzo dellacella della struttura sottostante in cui è visualizzata la da-ta 1/1/xxxx. Premuto il tasto <Invio> viene visualizzato ilnome del giorno corrispondente alla data specificata.

Ora, sempre utilizzando la funzione Riempi, si trascinifino a selezionare tutte le celle della prima riga della strut-tura del calendario. Vengono quindi visualizzati tutti i no-mi dei giorni del primo mese.

È necessario ripetere questa operazione per le altreundici righe, avendo l’accortezza di fornire il parametroprima data corretto (per la seconda riga della strutturautilizzare l’indirizzo della cella che contiene la data1/2/xxxx, per la terza l’indirizzo della cella che contiene ladata 1/3/xxxx eccetera).

Dopo aver effettua-to tutte le operazionidi riempimento ne-cessarie, la strutturaè pronta per essereutilizzata. Si provi acambiare l’anno (nel-la cella nell’angolosuperiore sinistro delfoglio o dovunque siastata posizionata)per controllare il no-me dei giorni.

Come accennatoall’inizio, l’applicazio-ne può essere ulte-riormente ottimizza-ta e modificata perottenere, ad esempio,veri e propri calenda-ri, dividendo i mesied inserendo delleimmagini decorativenel foglio di lavoro.•

Creare un calendario con Microsoft Excel

Per ottenere informazioni mag-giormente dettagliate sulle fun-zioni utilizzate per la creazione

del calendario, è possibile utilizzare la guida in linea diMicrosoft Excel. Oltre alle funzioni illustrate sarà pos-sibile ottenere informazioni specifiche su molte altrefunzioni legate alla gestione del formato data/ora.

TIP

Il foglio di lavoro ultimato. È possibile notare il calendario e la struttura sottostante, che, a tutti gli effetti, puòessere considerata il motore vero e proprio dell’applicazione.

A questo scopo è possibile creare ed utilizzare duescenari: uno contenente i dati relativi all’ipotesi ottimi-stica, uno contenente i dati relativi all’ipotesi pessimi-stica.

☞ Uno scenario è un’insieme di celle definito dal-l’utente, anche non contigue (cioè non adiacenti), chenon contengono formule e funzioni, ma solamentedelle informazioni (che, come nel caso dell’esempiopresentato, possono essere numeri in formato conta-bilità). Una volta definito uno scenario, si potrannoutilizzare in blocco le informazioni che contiene.

Una volta creato il foglio di lavoro, inserendo i titoliper le intestazioni di righe e di colonne ed immettendoi valori desiderati, è possibile creare uno scenario sce-gliendo il comando Scenari nel menu Strumenti. Vienecosì visualizzata la finestra Manager scenari. Se è la pri-ma volta che si utilizza questa funzione di Excel, questafinestra risulta vuota. Oltre ad Aggiungi e Chiudi (chepermettono, rispettivamente, di creare un nuovo scena-rio e di ritornare alla finestra di Excel), sono presenti al-tri pulsanti: Mostra (che permette di visualizzare il con-

tenuto dello scenario attualmente selezionato), Elimina(che permette di eliminare gli scenari), Modifica (checonsente la modifica di uno scenario), Unisci (che per-mette di unire gli scenari contenuti nei fogli di qualsiasicartella di lavoro aperta) e Riepilogo (che consente dicreare un riepilogo contenente le informazioni sui datiche fanno parte dello scenario, compreso il nome del-l’autore).

Per creare uno scenario è necessario premere il pul-sante Aggiungi. La finestra che viene visualizzata, Ag-giungi scenario, permette di assegnare un nome allo sce-nario, inserendolo nella relativa casella di testo (Nomescenario), di specificare l’intervallo di celle che contie-ne i valori da inserire nello scenario (casella di testoCelle variabili) e di inserire un commento allo scenario(casella di testo Commento).

L’intervallo di celle che contiene i valori compresi inuno scenario può essere inserito manualmente, specifi-candone l’indirizzo, o, più velocemente, utilizzando ilmouse (ed escludendo così la possibilità di commette-re errori dovuti all’inserimento errato delle coordinateche individuano le celle).

Se le celle non sonocontigue, è possibile sce-gliere la prima facendoviun clic sopra e, tenendopremuto il tasto <CTRL>,selezionare tutte le altre(il tasto CTRL, infatti, ser-ve proprio ad effettuareselezioni multiple).

L’inserimento di com-menti può risultare estre-mamente utile, soprattut-to in presenza di moltiscenari, per scegliere ve-locemente quello piùadatto alle circostanze.

Confermate le informa-zioni inserite e premuto ilpulsante OK, viene visua-lizzata la finestra di dialo-go Valori scenario. Questafinestra consente di im-mettere i valori da utiliz-zare nello scenario in viadi definizione e da inseri-re nell’intervallo di cellespecificato precedente-mente.

Ciò vuol dire che percreare uno scenario non ènecessario che il foglio dilavoro contenga già deidati. Si possono crearedegli scenari ed immette-

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Utilizzare gli scenaricon Excel

Il foglio elettronico può essere utilizzato peranalizzare una serie di ipotesi su un gruppo didati. Si pensi al caso in cui si abbia a disposi-zione una base di informazioni su cui si deside-ra formare delle ipotesi, come, ad esempio,una previsione ottimistica ed una pessimisticasui guadagni netti che si potranno ottenere.

Da fare� Nella creazione diuno scenario è consi-gliabile utilizzare uncommento che ne de-scriva la funzione. Infat-ti, nel caso siano giàpresenti altri scenari,sarà più semplice adot-tare quello più indicatoper le circostanze, sen-za doverne analizzarneil contenuto.

Da non fare� È consigliabile evita-re di inserire manual-mente l’intervallo dicelle che contiene i va-lori da utilizzare nelloscenario (inserendocioè l’indirizzo inizialee quello finale). Utiliz-zando il mouse, oltre adottenere una selezioneveloce, si potranno evi-tare errori di selezione.

consiglia

La finestra Aggiungi scenario permette di creare un nuovo scenario.Al suo interno, è possibile definire un nome per lo scenario, indica-re l’indirizzo delle celle variabili e inserire un commento.


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re i valori da utilizzare direttamente nell’intervallo dicelle selezionato.

Confermato l’inserimento delle informazioni con lapressione del pulsante OK, lo scenario creato (ipotesipeggiore) viene mostrato nella finestra Manager scena-ri. Nel caso dell’esempio utilizzato, si è pensato di crea-re i due scenari (ipotesi peggiore ed ipotesi migliore)variando solamente i valori del totale lordo. La nostraprevisione (in entrambi i casi) non prende in conside-razione una variazione delle spese, del costo della ma-teria prima e della manodopera, rappresentando unaprevisione estremamente semplice.

Le operazioni effettuate fino a questo punto devonoessere ripetute per la creazione del secondo scenario,quello che contiene i valori relativi all’ipotesi migliore.Una volta inserito il nome del nuovo scenario (ipotesimigliore), selezionato l’intervallo di celle che deve con-tenere i nuovi valori ed inseriti tali valori (all’interno de-gli appositi spazi nella finestra Valori scenario), anche ilsecondo scenario viene visualizzato nella finestra didialogo Manager scenari.

Per visualizzare le informazioni contenute nei diversiscenari è necessario che la barra degli strumenti Grup-po di lavoro sia visualizzata. Nel menu Visualizza biso-gna scegliere il comando Barre degli strumenti e, unavolta visualizzata la relativa finestra di dialogo, selezio-nare la voce Gruppo di lavoro.

Accanto al nome della barra degli strumenti scelta

viene visualizzato il classico simbolo Spunta. Premuto ilpulsante OK, la barra degli strumenti viene così visua-lizzata.

Questa finestra, oltre alla casella di riepilogo a disce-sa che permette di selezionare lo scenario da utilizzare,comprende cinque pulsanti. Il primo consente di avvia-re la procedura di ricerca dei file, il secondo permettedi definire una lista di distribuzione per il foglio di cal-colo, il terzo consente di spedire ad un altro utente il fo-glio di lavoro (utilizzando tutti gli strumenti di comuni-cazione messi a disposizione dal sistema operativo, co-me i servizi di messaggistica e di fax), il quarto permet-te di aggiornare il file (qualora fossero state fatte delle

modifiche e si voglia tor-nare all’ultima versionesalvata) ed il quinto con-sente di cambiare le pro-prietà del file (da lettura escrittura a sola lettura).

Per visualizzare le di-verse ipotesi, all’internodella struttura definita peril foglio di calcolo corren-

te, è sufficiente agire sulla casella di riepilogo a discesa:i nomi degli scenari precedentemente definiti vengonomostrati e selezionando quello desiderato è possibilevisualizzarne i valori all’interno della struttura del fo-glio di lavoro. Per dimostrare come gli oggetti riferiti aivalori del foglio di calcolo vengano automaticamenteaggiornati al passaggio da uno scenario all’altro, è statoinserito un grafico a barre. È possibile notare come pas-sando dalla visualizzazione di uno scenario all’altro, l’a-spetto delle barre che costituiscono il grafico vengamodificato per rispecchiare i valori presenti nelle celledel foglio di lavoro.

Questa funzione del foglio elettronico permette di vi-sualizzare situazioni differenti partendo da una basepreesistente: non si dovranno creare due fogli per con-

frontare le informazioni contenute,ma basterà semplicemente visualizza-re lo scenario desiderato perché leinformazioni ad esso relative venganodisposte all’interno della struttura de-finita. Inoltre, è possibile disporre diuna funzione molto comoda: il Riepi-logo. Questa funzione permette di ri-cavare molto velocemente tutte leinformazioni circa gli elementi conte-nuti in ognuno degli scenari che fannoparte del foglio di lavoro, compreso ilnome dell’autore ed i valori inseritinelle celle variabili (cioè nelle celleche costituiscono l’intervallo di valoriper cui lo scenario è stato creato).

Per generare un riepilogo è suf-ficiente scegliere il relativo pulsan-te all’interno della finestra di dialo-go Manager rapporti. Viene così ag-giunto un foglio di lavoro alla cartellacorrente, distinguibile dal nome Rie-pilogo. •

Utilizzare gli scenari con Excel

La barra degli strumenti Gruppodi lavoro consente di passare dauno scenario all’altro.

Per definire uno scenario non èaffatto necessario che il fogliodi calcolo di partenza contenga

già dei valori. Infatti, la finestra Valori scenario con-sente di immettere i valori da inserire nell’intervallo dicelle selezionato. Inoltre, esso può diventare una ma-schera di immissione dati personalizzata.

TIP

Il foglio di lavoro in cui sono stati inseriti i valori per calcolare il guadagno netto.

Per accedere alla sezione che consente la personaliz-zazione degli strumenti del foglio di calcolo è sufficien-te scegliere la voce Opzioni nel menu Strumenti. Quindi,facendo clic in prossimità dei titoli delle schede, è pos-sibile visualizzarne il contenuto e procedere all’even-tuale personalizzazione.

La scheda Generale presenta, nella parte superiore si-nistra, la sezione Stile di riferimento. Al suo interno èpossibile stabilire il metodo utilizzato per individuareuna cella nel foglio di lavoro: è possibile scegliere tradue formati predefiniti. Il primo formato rende possibileil riferimento alle celle utilizzando una lettera per indi-care le colonne ed un numero per indicare le righe (adesempio, la cella D5 si riferisce allo spazio individuatodall’intersezione della quarta colonna e della quinta ri-ga). Il secondo formato permette di riferirsi alle celle uti-lizzando un numero sia per le colonne che per le righe(l’indirizzo R4C5 si riferisce allo spazio individuato dal-l’intersezione della quinta colonna e dalla quarta riga).

La seconda sezione di questa scheda, Menu, contienedue caselle di controllo. Attivando la prima, Elenco ulti-mi file usati, viene visualizzata, nel menu File, una listadei documenti creati o utilizzati di recente (anche il loronumero può essere personalizzato); attivando la secon-da, Menu Microsoft Excel 4.0, all’avvio viene visualizzatala barra degli strumenti e la barra dei menu utilizzati dal-la versione 4 del programma. Le tre caselle di controllo

sottostanti, Ignora altreapplicazioni, Reimpostasuggerimenti e Richiedi rie-pilogo informazioni, con-sentono, rispettivamente,di ignorare le eventuali ri-chieste provenienti da al-tri programmi che vengo-no eseguiti parallelamen-te, di rendere nuovamentedisponibili i suggerimentigià letti e di visualizzare lafinestra che permette l’in-serimento delle informa-zioni di riepilogo (nomedel documento, oggetto,parole chiave eccetera)ogni volta che un nuovodocumento viene salvato.

È inoltre possibile inseri-re informazioni relative alnumero di fogli che si desi-dera avere a disposizionenella cartella di lavoro, ilcarattere che si intendeutilizzare (e la sua dimen-sione), la posizione in cuisalvare i documenti (chenella situazione predefinitaè C:\Documenti) ed il nomedell’utente.

La seconda scheda, Pas-saggio, serve essenzialmen-te per consentire agli utenti del programma Lotus 1-2-3 unpassaggio indolore verso il foglio elettronico di Microsoft.Nella terza scheda, Modifica, è presente un’unica sezione,Impostazioni. Qui possono essere inserite le preferenzecirca le normali operazioni che devono essere effettuatein un foglio di lavoro. Grazie a questa sezione è infatti pos-sibile, attivando le relative caselle di controllo, abilitarediverse funzioni: Modifica direttamente nella cella consen-te di cambiare il contenuto di una cella facendovi sempli-cemente doppio clic; Trascina cella permette di copiare espostare il contenuto delle celle utilizzando il mouse (edeventualmente, attivando la casella di controllo sotto-stante, viene generato dal programma un messaggio di av-viso); Sposta la selezione dopo Invio e Direzione permet-tono di spostare il punto di inserimento, una volta pre-muto il tasto Invio, nella direzione specificata; Decimalifissi consente di specificare, se attivata, il numero di deci-mali da utilizzare per la visualizzazione di un dato nume-rico; Taglia, copia ed ordina oggetti con le celle permettedi mantenere insieme oggetti e celle che li contengonouna volta effettuata una di queste operazioni; Richiesta diaggiornamento dei collegamenti automatica visualizza, seattivata, un messaggio che avverte dell’operazione di ag-

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Personalizzareil foglio elettronico

La personalizzazione degli strumenti messi adisposizione dai fogli elettronici consente di ot-tenere ambienti di lavoro estremamente fun-zionali, poiché ad ogni singolo strumento puòessere assegnato un comportamento predefi-nito. Microsoft Excel (nella nuova versione perWindows 95), permette di apportare modificheal normale comportamento dei propri stru-menti molto semplicemente.

La finestra di dialogo Opzioni, divisa in schede, permette di perso-nalizzare tutti gli aspetti del foglio di calcolo

Da fare� Se si decide di utiliz-zare una cartella diver-sa rispetto a quella pro-posta per il salvatag-gio dei file, è possibilespecificarne il percorsoall’interno dell’apposi-ta sezione presente nel-la scheda Generale. Inquesto modo sarà pos-sibile evitare di speci-ficare ogni volta un percorso differente daquello proposto.

Da non fare� Evitare di utilizzare il formato che individuale celle per mezzo dinumero di riga e colon-na: questo formato, ol-tre ad essere difficile daricordare, può generaremolti errori durante lacreazione di una formu-la o di una funzione.

consiglia


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giornamento chesta per essere svol-ta; Inserimento edeliminazione dina-mici visualizza di-rettamente il fogliodi lavoro risultantedopo operazioni dispostamento o eli-minazione di infor-mazioni al suo in-terno; Abilita com-pletamento automa-tico consente di in-serire le lettere ini-ziali di un’informa-zione e, se questa ègià stata immessanella colonna di cuila cella fa parte,l’informazione vie-ne completata auto-maticamente.La quarta scheda,

Calcolo, permette, naturalmente, la personalizzazionedelle funzioni di calcolo fornite dal programma. È pos-sibile scegliere se utilizzare il calcolo Automatico, il cal-colo Automatico escluso tabelle, o il Calcolo manuale se-lezionando la relativa casella di controllo nella sezioneCalcolo. I pulsanti Calcola e Calc. Documento, posti difianco alla sezione consentono, rispettivamente, di cal-colare le formule presenti in tutta la cartella di lavoroed aggiornare, eventualmente, i grafici presenti e di cal-colare le formule ed i grafici presenti nel foglio di lavo-ro attivo. È possibile limitare le iterazioni nella ricercadell’obbiettivo o nella risoluzione di riferimenti circola-ri specificandone il numero massimo o specificando ilminimo scarto di valore consentito tra un’iterazione el’altra. Nella parte finale della scheda è anche presentela sezione Opzioni della cartella di lavoro. Questa con-sente di scegliere se aggiornare i riferimenti remoti (ri-ferimenti ai dati di altri programmi), se utilizzare i valo-ri approssimati per la soluzione di formule (funzioneche consente di eseguire calcoli più velocemente) e sesalvare i valori dei collegamenti esterni (questa opzioneconsente di salvare una copia dei valori contenuti in undocumento esterno collegato ad un foglio di lavoro Ex-cel). La quinta scheda, Formato modulo, permette di de-finire i caratteri ed i colori ad utilizzare all’interno del-l’editor di macro di Excel.

La sesta scheda, Modulo generale, è divisa in due se-zioni: la prima permette di stabilire le preferenze circal’editor di macro, la seconda, Internazionale, consentedi scegliere, tramite la casella di riepilogo a discesa Lin-gua/paese, il separatore di elenco, il formato dei nume-ri, formato valuta ed il formato data/ora da utilizzare.

La settima scheda, Colori, consente di selezionare il colore da utilizzare per indicare le Linee del graficoe l’Area del tracciato. È anche possibile aggiungerne dipersonalizzati semplicemente facendo doppio clic sulcolore da rimpiazzare. Viene così aperta la finestra

Selezione colori, che consente di definirne di nuovi. L’ottava scheda consente l’eventuale aggiunta di un

formato di grafici esterni: basta sceglierlo all’internodella casella di riepilogo a discesa Formato grafico pre-definito. È possibile che non ne siano disponibili (a par-te quello predefinito di Excel) poiché la procedura di in-stallazione non ne ha trovati altri.

La nona scheda, Elenchi, permette di definire elenchipersonalizzati o importarli direttamente, dopo averli in-seriti, da un intervallo di celle nel foglio di calcolo. Sce-gliendo la voce Nuovo elenco all’interno della casellaElenchi personalizzati, il punto di inserimento vienespostato nella casella Voci elenco, in cui possono esse-re inserite le voci che costituiranno il nuovo elenco.Una volta terminata l’operazione di immissione, si puòpremere il pulsante OK.

Infine, la decima ed ultima scheda, Visualizza, per-mette di scegliere, utilizzando le caselle di controllo po-ste nella prima sezione, Mostra, gli elementi da visualiz-zare nella finestra di Excel. Le quattro caselle di con-trollo presenti, Barra della formula, Barra di stato, Indi-catore di nota e Finestra informazioni permettono, se at-tivate, di visualizzare la barra delle formule (general-mente posta nella parte superiore della finestra di Ex-cel), di visualizzare la barra di stato (area della parte in-feriore della finestra che visualizza informazioni sull’o-perazione che si sta svolgendo), di visualizzare un indi-catore di nota (cioè un piccolo quadrato rosso postosulle celle che contengono delle note) e di visualizzarela finestra delle informazioni (che contiene informazio-ni specifiche sul contenuto della cella attiva). La sezio-ne Oggetti permette di stabilire gli elementi che si desi-dera vengano visualizzati all’interno del foglio di calco-lo: si può decidere di mostrare tutti gli elementi inseriti(pulsante di opzione Mostra tutto), di visualizzare le im-magini ed i grafici come rettangoli grigi (la funzione, at-tivabile tramite la selezione del pulsante di opzione Mo-stra segnaposti, consente di velocizzare notevolmente loscorrimento del foglio di calcolo), oppure di non visua-lizzare alcun elemento grafico (pulsante di opzione Na-scondi tutto). Completa la scheda la sezione Opzioni del-la finestra, che permette di decidere quali elementi vi-sualizzare nel foglio elettronico. Selezionando le relati-ve caselle di controllo, è possibile abilitare la visualiz-zazione di: Interruzioni di pagina automatiche, Formule(al posto dei corrispondenti risultati), Griglia (ed even-tualmente selezionarne il colore), Intestazioni di riga edi colonna, Simboli di struttura, Zeri, Barra di scorrimen-to orizzontale, Barra di scorrimento verticale e Schede.•

Personalizzare il foglio elettronico

La finestra Selezione colori consente didefinire ed utilizzare colori personalizzati.

Se non si dispone di un perso-nal computer molto veloce, èpossibile rendere più rapida la

visualizzazione del foglio di calcolo escludendo le im-magini o, comunque, tutti gli elementi che contribui-scono a caricare di lavoro il microprocessore. All’in-terno della scheda Visualizza è presente la sezione Og-getti, che consente di decidere il tipo degli oggetto davisualizzare nel foglio di lavoro.

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Le tabelle pivot sono utili quando si devono consulta-re fogli di calcolo contenenti informazioni che si deside-ra analizzare in tempi molto brevi, cercando solamentealcuni dei particolari contenuti nel foglio.

Una volta selezionata una cella del foglio di lavoro incui i dati risiedono, è possibile avviare la procedura diautocomposizione selezionando la relativa voce (Tabel-la pivot) posizionata nel menu Dati di Microsoft Excel.

La prima finestra di dialogo permette di scegliere lafonte dei dati con cui si intende creare la tabella. Sele-zionando l’apposita casella di controllo è possibile sce-gliere di utilizzare dati provenienti da un foglio di calco-lo Excel (Elenco o database Microsoft Excel, come nel ca-so dell’esempio), dati provenienti da fonti esterne (Fon-

te dati esterna, come, adesempio, dati contenuti inun elaboratore di testi) e,infine, dati provenienti dapiù intervalli all’internodel foglio di calcolo (Inter-valli di consolidamentomultipli).

Effettuata la scelta desi-derata e premuto il pul-sante Avanti, è necessarioselezionare l’area del fo-glio di lavoro che contie-ne i dati necessari allacreazione della tabella pi-vot: è possibile compierequesta operazione sia uti-lizzando il mouse (facen-do un clic nel punto diorigine dell’elenco o dellatabella e trascinando finoal punto desiderato), op-pure specificando diretta-mente, tramite l’indirizzofisico, la cella iniziale e lacella finale. È necessario,durante questa operazio-ne, includere nella sele-zione, se presenti, le inte-stazioni di righe e/o co-lonne. Risulterà così piùsemplice decidere la di-sposizione dei dati all’in-

terno della tabella pivot, senza doverla riorganizzarecompletamente. Confermata la selezione con la pressio-ne del pulsante Avanti, la procedura di autocomposi-zione richiede di specificare la disposizione dei dati.Nella finestra di dialogo relativa a questa parte dellaprocedura vengono introdotti quattro elementi:- Riga. Specifica che i dati trascinati in questa regioneverranno visualizzati, all’interno della tabella pivot, co-me intestazione di righe.- Colonna. Permette di specificare che i dati trascinatiin questa regione verranno visualizzati sotto forma diintestazione di colonna.- Dati. Questa regione deve contenere i dati da inserirenel corpo vero e proprio della tabella.- Pagina. Se si intendono visualizzare alcuni dati unoalla volta all’interno della tabella, è necessario trasci-narli in questa sezione.

Nella parte destra della finestra di dialogo è possibilenotare dei piccoli rettangoli (di colore grigio), conte-nenti le intestazioni della tabella di origine. Trascinan-do questi rettangoli all’interno delle aree che costitui-

Calcolare


Quando e come utilizzare le tabelle pivot

Il foglio di calcolo, oltre a gestire elenchi divario genere, automatizzare calcoli e così via,può essere utilizzato per effettuare ricercheed analisi sui dati contenuti nel foglio di lavoro.L’utilizzo di tabelle pivot consente di eseguirericerche ed ordinamenti di dati molto sempli-cemente, contribuendo notevolmente a velociz-zare questo tipo di operazioni.

Le tabelle pivot possono essere costruite partendo da un elenco con-tenuto nel foglio di calcolo.

Da fare� Salvare sempre i da-ti di origine e la tabellapivot nello stesso file(utilizzando l'appositacasella di opzione pre-sente nell'ultima partedella procedura di auto-composizione). Si potràcosì evitare, dovendolamodificare in un secon-do tempo, di aggiornarei dati nella tabella.

Da non fare� Non applicare stili ecolori alla tabella senon si è ancora sicuridella sua struttura defi-nitiva. Infatti, se si mo-difica la struttura di unatabella pivot, ogni ca-ratteristica che è stataassegnata verrà persa,costringendo l'utente adover ripetere la fase dipersonalizzazione.

consiglia

La penultima fase della procedura di autocomposizione consente distabilire la struttura della tabella.

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Calcolare

scono il corpo della tabella è possibile deciderne la di-sposizione. È anche possibile procedere alla loro per-sonalizzazione, facendovi doppio clic sopra. Viene cosìaperta la finestra Campo tabella pivot, contenente piùsezioni. La prima, Nome, consente di assegnare un no-me diverso al campo; la seconda, Orientamento, per-mette di modificare l’organizzazione dei dati nella ta-bella (scegliendo una delle tre caselle di opzione Riga,Colonna o Pagina); la terza, Subtotali, permette di speci-ficare se il campo contiene dati numerici di tipo Prede-finito (cioè nel formato della tabella di origine), Perso-nalizzato (in questo caso si può utilizzare l’apposita ca-sella di riepilogo, posta nella parte destra della sezione,per specificare la funzione che si vuole assegnare al va-lore contenuto nel campo);la quarta, Nascondi, che pre-senta l’insieme dei campi che costituiscono la tabellaoriginale e consente di nasconderne alcuni, se ciò sirendesse necessario. A questo proposito è fondamenta-le ricordare che almeno uno dei campi della tabella de-ve essere visibile.

☞ Questa fase della procedura di autocomposi-zione è la più importante. Infatti, da questa fase di-pende l’organizzazione finale della tabella pivot.

Prima di trovare il formato più adatto per presentarei dati della tabella in modo efficace possono essere ne-cessari più tentativi, dato che l’efficacia della loro di-sposizione dipende molto dal tipo di risultato che si de-sidera ottenere. Effettuate le scelte necessarie, è possi-bile premere il pulsante Avanti per passare alla quartaed ultima fase della procedura di autocomposizione.

È necessario, prima di tutto, specificare la cella di ori-gine della tabella pivot, cioè la cella da cui inizierà la suavisualizzazione. Anche in questo caso, può essere uti-lizzato il mouse, facendo clic nella cella desiderata, op-pure può essere fornito manualmente l’indirizzo fisicodella cella. Nella sezione Opzioni è necessario indicare,attivando o disattivando le apposite caselle di control-lo, le caratteristiche della tabella. La prima opzione, To-tali complessivi per colonne, introduce, all’interno dellatabella pivot, delle celle contenenti le somme dei datipresenti nelle colonne; Totali complessivi per righe, so-stanzialmente identica all’opzione precedente, ma rife-rita alle righe e non alle colonne; Salva i dati con il layoutdella tabella, che permette di salvare una copia dei datidi origine su cui la tabella pivot si basa ( se non si atti-va questa casella di controllo, in un secondo tempo, do-

vendo modificare i dati, sarà necessario selezionare ilcomando Aggiorna dal menu Dati); Tabella formattataautomaticamente, che consente di applicare la formatta-zione standard prevista da Excel (se però si intende uti-lizzare una formattazione personalizzata è possibile,una volta creata la tabella pivot, utilizzare il comandoFormattazione automatica dal menu Formato).

Come accennato precedentemente, il formato decisodurante la procedura di autocomposizione, una voltaterminata e creata la tabella, può non essere idoneo al-la ricerca dei dati necessari. Per modificare la strutturadella tabella pivot si può procedere in diversi modi, maquello più veloce e che consente di visualizzare imme-diatamente la tabella modificata consiste nel seleziona-re un campo della tabella e trascinarlo nella posizionedesiderata. La struttura della tabella viene così modifi-cata e visualizzata. Inoltre, è necessario ricordare che icriteri di personalizzazione della tabella, colori dellecelle e definizione degli attributi dei caratteri utilizzati(colore, formato eccetera), vengono persi in caso di mo-difica della struttura. Quindi è necessario, per nonsprecare tempo e lavoro inutilmente, decidere dappri-ma la struttura della tabella e solamente quando questarisulta soddisfacente, decidere colori e attributi dei ca-ratteri da assegnarle. •

Quando e come utilizzare le tabelle pivot

Per selezionare la parte del foglio di lavoro che contiene i dati dautilizzare è possibile servirsi del mouse o inserire l'indirizzo dellacella iniziale e di quella finale manualmente.

La tabella pivot creata partendo dai dati nel foglio di calcolo. È pos-sibile notare come i dati risultino più facilmente identificabili.

Per modificare la struttura del-la tabella pivot, non è necessa-rio eseguire nuovamente la

procedura di autocomposizione, ma è sufficiente trasci-nare un campo (identificabile dal tipico colore grigio) inuna diversa posizione. La tabella pivot verrà immedia-tamente modificata e visualizzata, utilizzando subito lenuove caratteristiche che gli sono state assegnate.

TIPUSAR

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Per procedere nella creazione di una cartina, è neces-sario che il modulo Data Map sia installato insieme a Microsoft Excel. Se Data Map non è presente, è necessa-rio avviare nuovamente il programma di installazioneper installarlo.

Microsoft Excel permette, infatti, di installare in un se-condo tempo i moduli che non si era ritenuto necessarioinstallare durante la prima installazione.

Per creare questo tipo di grafici è possibile utilizzaredati provenienti da qualsiasi foglio di calcolo e si pos-sono scegliere diversi tipi di cartina e diversi metodi divisualizzazione.

Si può utilizzare Data Map partendo da un foglio di cal-colo, oppure, semplicemente, premendo il pulsante Da-ta Map (figura 1) e importando successivamente i dati.

Per creare una cartina che contenga i dati del foglio dicalcolo è necessario premere il pulsante Data Map: ilpuntatore assume la forma di croce e si può procederenella selezione della porzione di foglio che contiene idati. È fondamentale che la selezione comprenda unacolonna con i riferimenti geografici, in modo che DataMap individui le aree geografiche cui associare i dati dariportare nella cartina. La normale finestra di Excel vie-ne sostituita dalla finestra Data Map, diversa dalla pre-cedente per la presenza di nuovi menu e nuovi stru-menti nelle relative barre (figura 2): con questi è possi-bile modificare la visualizzazione della cartina, modifi-care la visualizzazione e il formato dei dati e fornire in-dicazioni aggiuntive sull’interpretazione della cartina.

I primi quattro pulsanti visibili sulla barra degli stru-menti (Seleziona oggetto, Zoom avanti, Zoom Indietro ePosiziona) permettono di selezionare un oggetto delgrafico per modificarlo e di ingrandire o ridurre le di-mensioni della cartina per metterne in evidenza alcuniparticolari. I tre pulsanti successivi (Etichette, Testo ePersonalizza) consentono di aggiungere informazioniutili per l’interpretazione della cartina.

L’ottavo ed il nono pulsante (Visualizza intera cartinae Ridisegna cartina) possono essere usati per aggiorna-re la visualizzazione. Infine, l’ultimo pulsante sulla de-stra (Mostra/Nascondi configurazione cartina), viene uti-lizzato per aprire o chiudere la finestra Configurazionecartina, il cui scopo è permettere la modifica della vi-sualizzazione e del formato dei dati.

Risulta ora necessariodisporre i dati: selezionan-do la voce Dati dal menuInserisci appare una fine-stra di dialogo che richie-de di inserire l’intervallodei dati da utilizzare perla composizione della car-tina. Questa operazionepuò essere effettuata digi-tando direttamente l’inter-vallo delle celle che con-tiene i dati o, più comoda-mente, selezionando l’in-tervallo direttamente conil mouse.

Normalmente la finestraConfigurazione cartina (fi-gura 3 nella pagina suc-cessiva), viene aperta au-tomaticamente (attenzio-ne: se si è creata una car-tina senza dati, questa fi-nestra si apre solo dopo laloro importazione). Se so-no state create più carti-ne, diverse tra loro, la fi-nestra Configurazione car-tina viene divisa in piùschede.

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Visualizzare dati geograficicon Data Map

Se si devono presentare dati relativi a di-verse aree geografiche, è molto più efficaceriportarli direttamente su una cartina con ipaesi di riferimento piuttosto che su un anoni-mo elenco di numeri e di sigle. Data Map, inse-rito nella versione 7 di Excel, permette di far-lo semplicemente e senza particolari problemi.

Figura 1 - La barra degli strumenti di Microsoft Excel 7. All’interno del cerchio rosso è visibile il pulsante Data Map, con la cui pressione sida’ inizio alla creazione della cartina.

Figura 2 - La barra degli strumenti di Microsoft Data Map. Da sini-stra abbiamo i pulsanti: Seleziona oggetti, Zoom In/Out, Posiziona,Etichette, Testo, Personalizza, Visualizza intera cartina, Ridisegnacartina, Mostra/nascondi configurazione cartina.

Da fare� Assicurarsi che il mo-dulo Data Map sia giàstato installato. Se cosìnon fosse riavviare ilprogramma di installa-zione di Excel avendocura di selezionare il re-lativo modulo.

Da non fare� Assegnare al testostili e colori che possa-no creare confusione acausa degli stili e deicolori usati nella carti-na. Risulta infatti fonda-mentale per la com-prensione dei dati rap-presentati sulla cartina,mantenere una visualiz-zazione più pulita possi-bile.

consiglia

Per passare dalla configurazione di una cartina adun’altra è sufficiente selezionare, con un clic, la schedarelativa alla cartina da modificare.

☞ Nella scheda relativa alla cartina selezionata,appaiono le colonne di dati del foglio di lavoro Excel:nella parte inferiore sinistra della scheda sono inoltrepresenti alcuni pulsanti, che permettono di seleziona-re i vari formati di visualizzazione dei dati.

Le formattazioni disponibili sono sei:- Ombreggiatura scalare. Rappresenta i dati numerici

usando retini di intensità diversa (figura 4).- Valore individuale. Questa formattazione assegna

agli Stati (cui i dati fanno riferimento) un colore diver-so. Questo colore viene quindi associato al valore nu-merico e riportato nella legenda (figura 5).

- Punto di densità. Inserisce un numero di punti diret-tamente proporzionale al valore del dato da rappresen-tare (figura 6).

- Simbolo graduato. Posiziona (all’interno dello Statoal quale il dato fa riferimento) un cerchio colorato (o ilsimbolo definito dall’utente) dotato di raggio diretta-mente proporzionale al valore numerico del dato darappresentare (a valore maggiore corrisponde un cer-chio con raggio maggiore, figura 7). Il valore numericodel dato viene quindi riportato nella legenda.

- Grafico a torta. Questa formattazione, a differenzadelle precedenti, viene usata per mettere a confrontovalori numerici di più colonne di dati. È molto utile inquanto permette una veloce analisi comparativa dei da-ti (figura 8).

- Grafico a barre. È del tutto simile alla precedente,ma invece di usare il grafico a torta usa quello a barre(figura 9).

Naturalmente, viene offerta la possibilità di sceglieretra più metodi di rappresentazione dei dati presenti al-l’interno del foglio di lavoro.

Basta fare doppio clic sul rettangolo che rappresentala colonna di dati da modificare per cambiarne, adesempio, il colore o il simbolo. Se è necessario elimina-re una colonna di dati dalla cartina, bisogna trascinareil rettangolo corrispondente all’esterno della finestraConfigurazione cartina.


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ARE Visualizzare i dati geografici con Data Map

La selezione di intervalli di cel-le, dove questa operazione sirende necessaria, può essereeffettuata utilizzando il mouse.

Oltre a rendere questa operazione più veloce, non sarànecessario annotare i riferimenti della cella iniziale edi quella finale.

TIP

Figura 3 - La finestra Configurazione cartina permette di selezionarei dati da visualizzare all’interno della cartina. È possibile sceglieretra più metodi di visualizzazione dei dati, rappresentati dai simbolinella parte sinistra della finestra.

Figura 4 - La formattazione Ombreggiatura scalare consente di rap-presentare i dati per mezzo di retini di diversa intensità.

Figura 5 - Il tipo di formattazione Valore individuale assegna ad ogniStato un colore diverso. Questo colore viene quindi messo nella le-genda in corrispondenza del dato numerico che rappresenta.

Figura 6 - Utilizzando come formattazione della cartina Punto di den-sità è possibile inserire all’interno di ogni stato un numero di puntidirettamente proporzionale al dato da rappresentare.

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☞ Una caratteristica interessante è la possibilitàdi personalizzare le informazioni contenute nel grafi-co, rendendo più semplice la lettura delle informa-zioni: si possono inserire etichette geografiche, testoe simboli personalizzati.

È anche possibile aggiungere elementi quali autostra-de, città, aeroporti, laghi o una loro combinazione: sifaccia doppio clic sulla cartina per fare apparire la fine-stra in cui viene richiesto quali elementi aggiungere (ve-di la figura10).

Per aggiungere alla cartina le etichette geografiche èsufficiente fare clic sul bottone Etichette nella barra de-gli strumenti; spostandosi col puntatore sulla cartinal’etichetta cambia, mostrando il nome dello Stato in cuiè situato il puntatore. Per piazzare l’etichetta, una voltaindividuato il punto migliore, basta fare clic.

Per aggiungere un testo è necessario premere il tastoTesto nella barra degli strumenti e posizionarsi all’inter-no della cartina, nel punto dove lo si vuole inserire: di-gitato il testo e premuto il tasto Invio, questo diventaparte della cartina. Terminate le operazioni di persona-lizzazione la cartina è pronta. La cartina può essere in-

serita, oltre che in un foglio di lavoro di Excel, in qual-siasi applicazione che supporti la tecnologia Ole.

Per inserire la cartina si può procedere in due modi.Il primo modo consiste nel tagliare la cartina dal fogliodi lavoro, selezionandola e scegliendo il comando Ta-glia dal menù Modifica; quindi, spostandosi nell’appli-cazione in cui la si vuole inserire, è sufficiente scegliereil comando Incolla nel menù Modifica. Il secondo meto-

Visualizzare i dati geografici con Data Map

Figura. 7 - La formattazione Simbolo graduato presenta i dati utiliz-zando un simbolo (che come scelta predefinita è un cerchio) le cuimisure sono direttamente proporzionali alla dimensione del dato darappresentare.

Figura 8 - A differenza di altri tipi di formattazione, che permettonola rappresentazione grafica di un solo dato per volta, il tipo Graficoa torta permette di rappresentare graficamente i dati di più colonne,rendendo possibile una veloce analisi comparativa dei dati.

Figura 11 - Ultimata la creazione della cartina, è possibile impor-tarla in qualsiasi applicazione compatibile con la tecnologia Ole.Nei programmi Microsoft basta selezionare la voce Oggetto nel me-nu Inserisci. Viene aperta la finestra Inserisci oggetto, dal cui in-terno si seleziona la voce Microsoft Data Map.

Figura 9 - La formattazione Grafico a barre è del tutto simile alla for-mattazione Grafico a torta. Lo scopo è infatti di rendere possibileuna veloce analisi comparativa dei dati.

Figura 10 - Facendo doppio clic sulla cartine viene aperta la finestraCaratteristiche cartina, con cui è possibile scegliere i particolari davisualizzare.


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ARE

do (usando applicazioni Microsoft, ad esempio Word)consiste nello scegliere il comando Oggetto dal menù In-serisci. Viene aperta una finestra che chiede di selezio-nare i tipi di dati che si vogliono inserire nel documen-to (figura 11).

Selezionando la voce Microsoft Data Map viene richie-sto il nome del file da cui attingere i dati. Inserite que-ste informazioni, viene aperto il foglio di lavoro: da que-sto punto la procedura risulta identica alla creazione diuna cartina, già esposta precedentemente.

La differenza fondamentale tra i due metodi è cheusando il primo la cartina deve già essere completa in

tutti i suoi particolari; usando il secondo, invece, si puòripercorrere l’intero procedimento di creazione e per-sonalizzazione della cartina, potendo così ottenere di-versi tipi di risultato partendo dallo stesso foglio di la-voro. È poi possibile scegliere fra i metodi di rappre-sentazione ottenuti quello più idoneo, a seconda delleesigenze.

L’utilizzo di Microsoft Data Map risulta prezioso do-vendo rappresentare graficamente dei dati numerici,consentendo di effettuare un’analisi preliminare deidati molto veloce e presentazioni delle informazioni disicuro effetto. •

Visualizzare i dati geografici con Data Map

Personalizzare il proprio lavoro

Per ottenere cartine facilmente leggibili, il modulo DataMap consente di utilizzare testo personalizzato da inserire all’interno della cartina stessa. È inoltre possibile assegnare stili e colori diversi da quelli predefiniti ai caratteri che compongono le etichette geografiche, che possono essere inserite, lo ricordiamo,con la pressione del pulsante apposito posto sulla barradegli strumenti di Microsoft Data Map.È possibile inserire del testo all’interno della cartina utilizzando l’apposita funzione nella barra deglistrumenti, rappresentata da un pulsante con la lettera A.Premuto il pulsante dello strumento Testo, bisogna posizionarsi sulla cartina, nel punto in cui si vuoleinserire il testo. Quindi, premendo il pulsante sinistrodel mouse, appare il cursore lampeggiante che indicache l’immissione può essere effettuata.Per modificare gli attributi del testo (stile e colore) bisogna scegliere lo strumento Seleziona (rappresentatoda un pulsante con la freccia, presente nella barra deglistrumenti) e, una volta posizionato il puntatore sul testoda formattare, premere il pulsante sinistro del mouse.Intorno al testo appare una cornice (che indica l’avvenuta selezione dell’oggetto) sulla quale appaionole maniglie, che, come sempre,

La leggibilità delle cartine assumeun’importanza fondamentalenell’interpretazione dei dati

permettono di cambiare ledimensioni dell’oggetto stesso e la suaposizione all’interno della cartina. Una volta posizionatoil puntatore all’interno del riquadro e premuto il pulsante destro del mouse, appare il menu di sceltarapida (figura a sinistra). Bisogna quindi selezionare la voce Formato carattere: nella finestra che apparerisulta possibile selezionare la fonte tipografica dausare (casella di testo Tipo) e lo stile e la dimensioneda assegnare ai caratteri. Si può assegnare al carattereun colore, scelto tra una gamma che si estende dal neroal bianco passando per i colori intermedi. L’effetto delle scelte effettuate viene mostrato nellacasella Esempio. È possibile applicare lo stesso metodoalle etichette geografiche, come è possibile notare nellafigura in alto.L’importanza di una scelta oculata dello stile e delcolore dei caratteri assume, molto spesso, una elevataimportanza. Bisogna analizzare attentamente la resafinale della cartina creata, al fine di rendere semplice,mediante l’utilizzo di effetti grafici gradevoli, la lettura el’interpretazione della cartina.

Modificare l’altezza delle righe, la larghezza delle co-lonne, l’allineamento nelle celle di numeri e testo, ap-plicare bordi, motivi e colori, è una pratica semplice daattuare, in qualsiasi tipo di foglio elettronico, e offre ri-sultati sorprendenti.

Alcuni programmi permettono di personalizzare l’in-tero foglio di lavoro oppure soltanto alcune celle, sce-gliendo una formattazione automatica tra quelle pre-senti, ma è possibile anche formattare a proprio piaci-mento l’intervallo di celle selezionato.

In Microsoft Excel 7.0, per applicare una formattazio-ne già pronta, selezionate le celle e dal menu Formatoattivate il comando Formattazione automatica. Si apre lafinestra di dialogo che permette di scegliere, nella ca-sella a sinistra, un tipo di formattazione tra quelli elen-cati e visibili nella casella di anteprima. Facendo clic sulpulsante Opzioni, la finestra si allunga e mostra una se-

rie di caselle inerenti ilformato dei numeri, delbordo, dei motivi eccete-ra. Disattivate una o piùopzioni se volete modifi-care la formattazione cheavete scelto. Anche nel fo-glio di calcolo di Micro-soft Works 4.0, il coman-do Formattazione automa-tica è presente nel menuFormato; nella finestrache si apre attivando talecomando, potete sceglie-re un tipo di formattazio-ne tra quelli elencati nellacasella di sinistra e visua-lizzarlo nell’anteprima,ma non potete modificarei parametri della format-tazione.

☞ In Microsoft Excel 7.0potete applicare la for-mattazione già usata perun intervallo di celle,semplicemente selezio-nandolo e facendo clicsul pulsante Copia for-mato, quello contraddi-

stinto da un pennello, presente sulla barra degli stru-menti. Il puntatore del mouse si trasforma in un pen-nello: selezionate un nuovo intervallo per formattarlocome il precedente.

Se intendete applicare una formattazione che non èpresente nell’elenco proposto, dovete modificare i pa-rametri della formattazione: altezza delle righe, larghez-za delle colonne, tipo di bordo delle celle, allineamentodel testo e dei numeri, corpo e stile dei caratteri, colo-re delle celle e del loro contenuto. Il menu Formato, siadi Excel sia di Works, contiene i comandi per modificarei parametri della formattazione.

Per evidenziare il titolo di un foglio di lavoro e ren-

Calcolare

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Personalizzareil foglio di calcolo

L’aspetto di un foglio di calcolo è spesso mo-notono e poco invitante: righe e colonne pienedi numeri che si presentano allo stesso modopossono anche risultare di difficile lettura. Imoderni fogli elettronici offrono però la possi-bilità di personalizzare il proprio lavoro e direnderlo quindi meno faticoso e allo stessotempo più facilmente comprensibile.

Da fare� Utilizzate la barra de-gli strumenti per for-mattare rapidamente unintervallo di celle, pre-mendo i pulsanti relati-vi all’allineamento o al-lo stile e scegliendo iltipo di carattere o la di-mensione dai menu adiscesa. Sulla barra de-gli strumenti di Excelsono presenti anche ipulsanti relativi allabordatura, al colore deltesto e dello sfondo del-la cella.

Da non fare� Non assegnate piùcolori per lo stesso tipodi dati: potreste genera-re confusione in chi leg-ge il foglio di calcolo.

consiglia

Finestra di dialogo Formattazione automatica di Microsoft Excel 7.0.Dopo aver scelto il formato da applicare all’intervallo di celle sele-zionato, potete modificarne l’aspetto a piacimento.

Ecco un prospetto molto più leggibile di un comune foglio elettroni-co realizzato con le procedure di personalizzazione.

derne così più semplice la lettura, è conveniente asse-gnare alla riga che contiene i titoli un’altezza maggioree un corpo più grande. I più recenti fogli elettronici au-mentano automaticamente l’altezza delle celle se si sce-glie un corpo più grande dell’altezza predefinita, ma ècomunque possibile scegliere l’altezza desiderata. InWorks, selezionate dal menu Formato il comando Altez-za riga: si apre una finestra di dialogo che permette diimpostare il valore desiderato. In alternativa, se avetegià inserito del testo con un corpo troppo grande per-ché sia visualizzato, potete premere il pulsante Adatta.Il pulsante Standard riporta l’altezza della riga alle im-postazioni iniziali. Per modificare l’altezza della riga inExcel, selezionate Riga dal menu Formato e sceglieteAdatta se avete già inserito dei caratteri, oppure Altezzaper impostare l’altezza che desiderate.

Modificare la larghezza di una colonna è un’operazio-ne ancora più frequente della modifica dell’altezza del-le celle: occorre adattare la larghezza delle celle al nu-mero di cifre visualizzate e al testo inserito. In Works,dal menu Formato selezionate Larghezza colonna: com-pare la finestra che vi permette di impostare un valoreoppure di adattare la colonna al contenuto della cella.Dal menu Formato di Excel, selezionate Colonna e, dalmenu a comparsa, Adatta oppure Larghezza.

☞ In entrambi i programmi, potete modificare al-tezza delle righe e larghezza delle colonne in modomolto semplice. È sufficiente portare il puntatore sul-la barra di intestazione delle righe (o delle colonne) eporlo esattamente tra un’intestazione e l’altra: l’aspet-to del puntatore cambia e segnala così che è possibiletrascinare l’intestazione per modificare la dimensionedella riga (o della colonna) corrispondente.

Nel menu Formato di Works, i comandi Numero, Alli-neamento, Carattere e stile, Bordo e Ombreggiatura, se at-tivati, aprono la medesima finestra di dialogo. Questa ècomposta da schede, una per ogni voce presente nelmenu Formato. Eccone una descrizione sintetica:

- Numero è la scheda che permette di assegnare unformato ai numeri della cella (valuta, data, scientificoeccetera);

- Allineamento offre la possibilità di allineare il conte-nuto della cella a sinistra, al centro, a destra eccetera,per quanto riguarda la disposizione orizzontale; perquella verticale offre le opzioni In alto, Al centro, In bas-so. Fate clic, dopo aver selezionato due o più celle dellastessa riga, su Centra nella selezione, se volete centrare

un testo, ad esempio il titolo di una tabella, al centrodella prima riga;

- Tipo di carattere permette di assegnare un caratterediverso, di cambiarne la dimensione, di applicare unostile (grassetto, corsivo eccetera), di modificare il colo-re nero di partenza;

- Bordo consente di applicare la bordatura alla cella,sul bordo superiore, su quello inferiore, sull’intero con-torno eccetera. Offre anche alcuni stili (a linea normale,tratteggiata, spessa) e la possibilità di variarne il colore;

- Ombreggiatura è la scheda dove scegliere il coloreper lo sfondo della cella, il motivo di riempimento, il co-lore di questo. Nella casella Esempio è visualizzata l’an-teprima di ogni combinazione.

In Excel, una finestra di dialogo analoga si apre sele-zionando Celle dal menu Formato, oppure premendoCTRL+1. Sono presenti tutte le opzioni descritte, ma po-tete orientare il testo a piacimento (disponendolo, adesempio, verticalmente) grazie alle opzioni del riquadroAllineamento, mentre nella scheda Carattere potete sce-gliere la posizione del testo (Apice o in Pedice) e alcunitipi di sottolineatura. Inoltre, Excel 7.0 offre una mag-giore varietà di colori da assegnare al testo, ai bordi, al-lo sfondo e ai motivi di riempimento. •


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ARE Personalizzare il foglio di calcolo

Microsoft Excel 7.0 offre la pos-sibilità di applicare uno sfondoal foglio di calcolo. Dal menuFormato selezionate il coman-

do Foglio e, dal menu a comparsa, Sfondo: si apre unafinestra di dialogo che permette la ricerca di file in for-mato grafico visualizzabili nella casella di anteprima.Dopo aver trovato l’immagine desiderata, basta confer-mare la scelta premendo il pulsante OK e l’immagineviene applicata, come sfondo, al foglio di calcolo.

TIP

Realizzare un foglio personalizzato richiede tempo e pazienza, ma ilrisultato può migliorare l’immagine e l’efficienza di un’azienda.

Il formato Classico 5, della formattazione automatica di Works 4.0,formatta la tabella applicando il colore verde a righe alterne.

Supponiamo di dover calcolare la somma dei valoricontenuti in una serie di celle in colonna. Possiamoscegliere due strade: indicare di sommare tutte le cel-le, oppure usare una funzione, chiamata in molti foglielettronici Somma (vedi figura 1). Le due soluzioni siequivalgono se le celle da sommare sono poche, men-tre la seconda via è certamente più comoda per elabo-rare una lunga lista. Questo è solo un esempio sempli-ce di come le formule di un foglio elettronico permet-tono di indicare in forma sintetica calcoli complessi.

Le formule immesse nelle celle del foglio elettronicopossono essere delle semplici operazioni aritmetiche,ad esempio A1+B1 oppure A1*5, ma anche espressionipiù elaborate, in cui si fa uso delle parentesi per defi-nire l’ordine delle operazioni.

Per illustrare alcune formule e funzioni, in questascheda prendiamo ad esempio il programma MicrosoftExcel, ma le stesse indicazioni valgono per la maggiorparte dei fogli di calcolo. Excel permette di utilizzareun gran numero di funzioni predefinite. Si tratta di for-

mule pronte all’uso cheevitano l’immissione dioperatori matematici,procedura, questa, mol-to spesso causa di errori.Vediamo come si fa.

☞ Il contenuto dellacella è considerato daExcel una formula se ilprimo carattere immessoè il segno di uguale (=)oppure il segno di addi-zione (+).

Una funzione consiste inuna formula predefinita,composta dal nome e da-gli argomenti. Il nome del-la funzione è precedutodal segno di uguale (=) edè seguito da uno o più ar-gomenti, che sono rac-chiusi tra parentesi. Se,ad esempio dovete som-

mare il contenuto delle celle B1, B2, B3 e B4, nella cellaB5 immettete la funzione di nome Somma, che, in que-sto caso, ha per argomento l’intervallo B1:B4 (figura 1).Il risultato che appare nella cella B5 è la somma dei va-lori contenuti nelle celle comprese da B1 a B4. Per otte-nere rapidamente il risultato dell’esempio, potete fareclic, dopo esservi posizionati nella cella B5, sul pulsan-te Somma automatica, presente sulla Barra degli stru-menti e facilmente riconoscibile dal segno Σ.

Per immettere una funzione in una cella potete sele-zionare il comando Funzione del menu Inserisci; in al-ternativa potete fare clic sul pulsante Autocomposizionefunzione (figura 2) che si trova accanto al pulsante Som-ma automatica. In entrambi i casi si apre la finestra didialogo Autocomposizione funzione, nella quale potetescegliere il tipo di funzione di cui avete bisogno. Sele-zionate dapprima la categoria a cui la formula appartie-ne: nel box omonimo potete scegliere tra Finanziarie,Matematiche, Statistiche e così via.

Successivamente, nel box Nome funzione, selezionatetra quelle della stessa categoria, la funzione di cui ave-

te bisogno. Per vedere l’e-lenco completo delle fun-zioni, selezionate nel boxCategoria la voce Tutte;tra le categorie di funzio-ni potete anche selezio-nare quelle usate più re-centemente, attivando lavoce Usate più di recente.Confermate la scelta pre-

Calcolare


Formule e funzioni del foglio elettronico

Una caratteristica molto potente dei foglielettronici è la possibilità di usare formule pereffettuare calcoli anche molto complessi, comequelli trigonometrici o finanziari. Con questascheda introduciamo l’argomento, con unesempio di calcolo pratico. Da fare

� Quando si usano mol-te formule, per rendereil foglio di lavoro piùcomprensibile è beneinserire brevi descrizio-ni a commento.

Da non fare� Non inserite spazi al-l’interno delle formule enon dimenticate il puntoe virgola (;) dopo ogniargomento. Excel consi-dera come errore nellaformula l’omissione delpunto e virgola e l’inse-rimento dello spazio.

consiglia

Figura 1 - Facendo clic sul pulsante Somma automatica, si puòcalcolare la somma dei valori contenuti in più celle.

Figura 2 - Il pulsante Autocomposizione funzione permette di aprire la finestra di dialogo omo-nima che offre la possibilità di scegliere la funzione di cui si ha bisogno.

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mendo il pulsante Successivo e accedete così al secon-do passaggio di autocomposizione della formula: com-pare una finestra, diversa per ogni funzione scelta, cherichiede l’immissione di dati, alcuni obbligatori, altri fa-coltativi.

☞ La funzione compare nella Barra delle formuleche è posta al di sotto della Barra degli strumenti. Permodificare una formula, portate il puntatore nellabarra delle formule, selezionate la parte da modifica-re ed apportate i cambiamenti di cui avete bisogno.

Vediamo il meccanismo alla prova con un caso prati-co. Supponete di voler risparmiare per acquistare unnuovo computer e di voler raggiungere la somma ne-cessaria entro un anno. Aprite perciò un deposito ban-cario, sul quale versate inoltre un milione di lire cheavete risparmiato in precedenza. Il deposito frutta men-silmente un interesse, calcolato sull’interesse compo-sto annuale del 4%, pari allo 0,33%. Decidete di deposi-tare ad ogni inizio del mese, e per i dodici mesi succes-sivi, 200.000 lire. A questo punto volete sapere quantoavrete a disposizione alla scadenza dei dodici mesi. Per

calcolare l’ammontare del deposito, alla fine dell’anno,utilizzate la funzione Val.fut (figura 3) che calcola il va-lore futuro di un investimento sulla base di pagamentiperiodici e costanti e di un tasso di interesse costante.Portate il cursore in una cella vuota e aprite la finestradi dialogo Autocomposizione formula facendo clic sul-l’omonimo pulsante. Selezionate Finanziarie nel riqua-dro Categoria e Val.fut nel riquadro Nome funzione.

Dopo aver confermato la scelta facendo clic sul pul-sante Successivo, appare la finestra di dialogo in cui do-vete inserire i dati relativi al calcolo (figura 4):

- nella prima casella, tasso_int, inserite il tasso di in-teresse mensile, digitando 4%/12;

- nella successiva, periodi, inserite il numero dei ver-samenti, cioè 12;

- nella casella pagam, inserite la somma da versaremensilmente: nel nostro esempio digitate -200000;

- la casella val_attuale è opzionale ed il dato richiestopuò essere omesso, intendendosi uguale a zero. Tutta-via, nell’esempio si effettua un versamento iniziale di unmilioni di lire, che corrisponde appunto al valore attua-le richiesto. Digitate, quindi, -1000000. Si mette il segnonegativo perché è un flusso di cassa in uscita;

- la casella tipo, anch’essa opzionale, richiede un va-lore per indicare le scadenze dei pagamenti (0 per i pa-gamenti effettuati alla fine del periodo e 1 per quelli al-l’inizio). Nel nostro esempio si effettua il versamento al-l’inizio del mese, perciò inserite 1. In caso di omissioneil tipo viene considerato uguale a 0.

Un clic sul pulsante Termina immette la formula nellacella che visualizza il risultato: dopo dodici mesi il ca-pitale disponibile è pari a 3.493.382 lire (figura 5). •


Calcolare

Formule e funzioni del foglio elettronicoNella finestra di dialogo Auto-composizione formula è possi-bile distinguere le caselle cherichiedono obbligatoriamente

l’inserimento dei dati da quelle opzionali. Le primehanno il testo in grassetto, le seconde sono in formatonormale.

TIP

Figura 3- Selezionate la funzione finanziaria Val.fut per cal-colare l’ammontare del deposito bancario dopo un anno diversamenti costanti.

Figura 4 - Dopo aver inserito i dati richiesti potete vedere ilrisultato nella casella in alto a destra, denominata Valore.

Figura 5 - Nella Barra delle formule è visualizzata la funzioneimmessa nella cella C8, che, invece, mostra il risultato delnostro esempio.

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Nel 1977 Dan Bricklin, lettore alla Harvard School ofBusiness, stanco di ripetere per l’ennesima volta i cal-coli matematici dei suoi esercizi, ideò un programmacomputerizzato che gli semplificava il compito, auto-matizzandolo. Da quell’idea nacque il primo foglio dicalcolo elettronico, battezzato Visicalc, contrazione diVisible Calculator. Cinque anni dopo compariva sulmercato Lotus 1-2-3, ben più potente del programma diBricklin. Da allora i fogli elettronici sono molto cambia-ti e oggi dispongono di maggior potenza, versatilità ecomplessità. Tuttavia, non sono ancora in grado di ri-conoscere e correggere automaticamente errori, comequelli di battitura o logici che capita di commetterespesso quando si batte una formula.

Utilizzando per i propri calcoli un programma di ge-stione di fogli elettronici, come ad esempio MicrosoftExcel 5.0, uno degli errori più comuni che si commettenel digitare le funzioni è la mancanza del punto e virgo-la (;). Un altro è l’inserimento di spazi, che devono es-sere evitati in qualsiasi punto della funzione.

Commettendo questi errori di ortografia nella cella incui si inserisce la formula, al posto del risultato deside-rato compare l’indicazione #NULLO!. È uno dei messag-gi che Excel fornisce all’utente per facilitare la ricercadell’errore.

☞ Sebbene una formula sia scritta correttamente,può darsi che faccia riferimento ad una cella conte-nente, al momento dell’esecuzione, un valore che nonpermette di svolgere l’operazione.

A complicare le cose, vi èil fatto che si può comun-que incappare in un erro-re anche scrivendo cor-rettamente la formula, adesempio facendo riferi-mento ad una cella chenon permette di svolgerel’operazione che si desi-derava eseguire. Se, peresempio, si cerca di fareil calcolo A1/B2 ma la cel-la B2 è vuota o contieneuno zero, il programmascrive #DIV/0!, cioè “laformula sta tentando didividere per zero”, ope-razione che non è per-messa dal programma di

calcolo. Un altro motivo frequente di errore è la cancel-lazione di una riga o di una colonna contenente una cel-la cui si fa riferimento in una formula del foglio. In que-sto caso viene visualizzato il messaggio di errore sianella cella che doveva contenere il risultato, sia in quel-la parte di formula in cui si trovava la cella scomparsa.Il messaggio per questo tipo di errore è #RIF!, che com-pare in presenza di ogni riferimento non valido a unacella. Il messaggio #RIF! può apparire anche se si tentadi usare un riferimento ad un’applicazione che non èin esecuzione o ad un argomento che non è disponibi-le nel foglio elettronico.

☞ Se si inserisce una formula che fa riferimentoad una cella che in quel momento contiene un mes-saggio di errore, il messaggio d’errore appare anchenella cella in questione: occorre correggere l’errorenella cella interessata.

Calcolare

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Ogni volta che la formula inserita in una cel-la di un foglio elettronico non può essere cal-colata in modo appropriato viene visualizzatoun messaggio che avvisa dell’errore commes-so. In questa scheda vediamo il significato deimessaggi di errore più frequenti. Da fare

� Utilizzate lo strumen-to Autocomposizionefunzione (fx sulla barradegli strumenti) per evi-tare errori nella compi-lazione delle formule.

Da non fare� Evitate di fare riferi-mento a celle vuote.Eventualmente, se oc-corre, usate #N/D.

consiglia

Omettendo un punto e virgola nella compilazione della formulaSOMMA, nell’esempio tra C1 e D1, il risultato è #NULLO!

Il foglio elettronico segnala che non riesce a dividere per zero, il va-lore assegnato automaticamente ad una cella che risulta vuota.

Evitare errori e riferimenticircolari nelle formule

specifica un intervallo per un operatore o una funzioneche richiede un singolo valore.

Un errore particolare è #N/D, il quale indica che nes-sun valore è disponibile. Il messaggio #N/D segnala an-che che è stato utilizzato inavvertitamente qualche ri-ferimento a celle vuote. Infatti, questo valore viene im-messo direttamente dall’utente nelle celle del foglio dilavoro che conterranno dati non ancora disponibili. Leformule contenenti riferimenti a queste celle restitui-ranno #N/D invece di calcolare un valore considerandola cella vuota come zero. È anche possibile commette-re un errore che restituisce #N/D, per esempio specifi-cando un argomento con valore improprio nelle funzio-ni CERCA o CONFRONTA.

Facilmente si incorre poi in un tipo di errore che puòanche non essere tale, il cosiddetto riferimento circola-re. Il riferimento circolare si verifica quando una for-mula usa, direttamente o indirettamente, la stessa cel-la in cui è contenuta. Se, per esempio, nel proprio fogliodi lavoro si inserisce nella cella C14 la formula =SOM-MA(C3:C14), compare una finestra di avvertimento checontiene il messaggio “Impossibile risolvere i riferi-menti circolari”. Questa finestra può essere chiusa tra-mite la pressione del pulsante OK; così facendo, il pro-gramma esegue ugualmente il calcolo: il risultato che siottiene è zero, ed indica sulla barra di stato la cella in-clusa nel riferimento circolare.

Le formule a riferimenti circolari non possono esseresemplicemente risolte utilizzando i calcoli normali.Quando il riferimento circolare è dovuto ad un erroredi digitazione, è necessario riscrivere la formula o rive-dere i passaggi logici in modo da interrompere il riferi-mento circolare. In alcuni casi non si tratta però di unerrore, perché si desidera usare tale possibilità per ef-fettuare dei calcoli particolari. Se si vuol creare un rife-rimento di questo tipo, si deve usare il comando Op-zioni del menu Strumenti ed attivare quindi la casella dicontrollo Iterazioni nella scheda Calcolo. •


CalcolareUS

ARE Evitare errori e riferimenti circolari nelle formule

Durante il calcolo del foglio dilavoro, i riferimenti circolarivengono calcolati per il nume-

ro di volte indicato nella casella Numero massimo del-la scheda di controllo delle iterazioni, oppure fino aquando tutte le celle non subiscono una variazione in-feriore al valore impostato nella casella Scarto con-sentito, a seconda della condizione che viene soddi-sfatta per prima.

TIP

La cancellazione di una riga o di una colonna contenente una cellacui si fa riferimento in una formula del foglio provoca l’errore #RIF,presente anche nella formula al posto della cella mancante.

Con questo messaggio Excel avvisa che il nome della funzione non èstato battuto correttamente.

Questa finestra di messaggio avverte l’utente del presentarsi di unproblema di riferimento circolare in una formula.

Un messaggio di errore particolare è #NOME? che siverifica quando in una funzione si utilizza un nome nonriconosciuto da Excel. Una delle possibili cause di que-sto tipo di errore è l’aver scritto il nome di una funzio-ne in modo non corretto. Più frequentemente si dimen-tica l’inserimento dei due punti (:) nel riferimento di unintervallo. Se, ad esempio, si immette la formula =SOM-MA(A1D10), invece di =SOMMA(A1:D10), A1D10 vieneinterpretato come nome dell’intervallo, che non è statodefinito in precedenza e quindi non viene riconosciuto.

Il messaggio di errore #NUM!, invece, indica che si èverificato un problema con un numero, come nel casodi immissione di una formula che genera un numerotroppo grande o troppo piccolo per essere rappresen-tato da Excel, oppure nell’utilizzo di una funzione itera-tiva, quale TASSO, che non è in grado di trovare un ri-sultato valido.

Il messaggio #VALORE! compare quando si utilizza untipo di argomento o di operando errato; cioè quando siimmette del testo in un punto in cui è necessario un nu-mero od un valore logico e il testo non può essere tra-dotto nel tipo di dati corretto; oppure nel caso in cui si

Nella maggior parte dei fogli calcolo elettronico l’in-troduzione di una formula in una determinata cella av-viene digitando il simbolo di uguale (“=”) come primocarattere dell’etichetta della cella. Questo informa ilcomputer che tutte le informazioni che sono riportatedi seguito specificano la locazione e il tipo di operazio-ni che devono essere fatte sui valori di altre celle o suirisultati di alcune operazioni.

Ovviamente la sintassi necessaria per definire unaparticolare formula è anche funzione della lingua del-l’applicativo. Per esempio, nel caso della definizione diuna somma nella versione inglese di Excel è necessarioutilizzare l’istruzione sum(). Nella versione italiana, in-vece, il comando diventa somma(). È evidente, quindi,come sia più semplice da parte anche di un utente nonparticolarmente esperto trovare facilmente il tipo diistruzione da utilizzare per realizzare una particolareoperazione aritmetica. Nel caso, ad esempio, dell’ope-razione di somma è sufficiente specificare la posizionedi tutti gli addendi. Il risultato, infatti, verrà visualizzatonella cella attiva al momento della definizione della for-mula. Le celle all’interno di un foglio di calcolo vengo-no identificate in modo univoco specificando la colon-na e la riga (come se si trattasse di uno schema di bat-taglia navale). Questa notazione è necessaria per co-municare al computer la posizione esatta in cui anda-re a prelevare i valori da utilizzare per i calcoli. Sebbe-ne sia abbastanza facile costruire formule che realizzi-

no calcoli elementari, i fo-gli elettronici moderni di-spongono di una serie diformule precostituitepronte per essere utilizza-te singolarmente oppurein combinazione con altre.La prima operazione chedeve essere compiuta nelmomento in cui viene rea-lizzato un nuovo foglio dicalcolo è la definizionedelle etichette delle varierighe e colonne che ripor-tano valori numerici. Gra-zie a queste informazionil’utente che consulta il fo-glio riesce a capire in mo-do diretto e immediato iriferimenti di ogni valorenumerico. Inoltre quandosi crea la struttura di unnuovo foglio di calcolo èutile immettere valori mol-to semplici così da con-

trollare la correttezza delle formule definite. Se a unacella è stato assegnato un formato numerico particola-re (per esempio il numero di cifre decimali, oppure ilformato data) questo verrà applicato direttamente ainumeri che vengono inseriti da tastiera e ai risultati dieventuali calcoli. Inoltre se durante la digitazione di unnumero che esprime una valuta viene inserito il simbo-lo di valuta (che corrisponde a L. nel caso la lingua delfoglio elettronico sia l’italiano) al numero che viene in-

Calcolare

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Usare le formulenei fogli elettronici

Le formule rappresentano l’anima dei foglielettronici. Il loro uso permette infatti di rea-lizzare tabelle nelle quali i risultati di partico-lari operazioni vengono aggiornati automatica-mente modificando i valori di alcuni parametri.

In Excel, per inserire una formula è necessario utilizzare il simbo-lo di uguale. I riferimenti ad altre celle presenti nel foglio di cal-colo possono essere creati selezionando le caselle da inserire nel-la formula tramite il mouse.

Da fare� Evidenziare attraver-so l’uso di colori e bor-di adeguati i valori otte-nuti da formule. Se pos-sibile, inserire le co-stanti in determinatecelle usando poi i riferi-menti a quella cella.

Da non fare� Non definite un nu-mero eccessivo di for-mule una all’internodell’altra. In questo mo-do diventa più difficileindividuare errori dicalcolo compiuti dalleformule inserite.

consiglia

Se durante l’inserimento che deve fornire come risultato un valorenumerico viene specificato anche il simbolo di valuta, viene asso-ciato direttamente anche il formato numerico predefinito per le va-lute, inclusi la punteggiatura per separare le migliaia.

serito di seguito viene attribuito in modo automatico ilformato di numero valuta, per cui per la cifra viene uti-lizzato il punto come separatore delle migliaia senzache dobbiate effettuare alcuna modifica esplicita nelle

impostazioni generali del foglio. Torniamo all’inseri-mento delle formule per vedere come debba essere de-finita un’operazione di somma tra due celle. È suffi-ciente spostarsi sulla cella che dovrà contenere il ri-sultato, quindi inserire il simbolo di uguale (=) seguitodalle coordinate delle celle da sommare come si puòvedere nelle immagini pubblicate.

Se il numero di addendi è superiore a due, è più age-vole definire un intervallo di celle piuttosto che specifi-care tutte le celle da sommare. Ovviamente in questocaso il gruppo di celle deve essere contiguo.

La definizione di questo intervallo può avvenire uti-lizzando il mouse oppure con la tastiera. Nel primocaso si deve posizionare il puntatore del mouse nel-l’angolo superiore della serie di valori da selezionare.Premere quindi il tasto sinistro del mouse e trascina-re il puntatore fino all’estremità sinistra del gruppo dicelle. Tutte le celle interessate da questa operazioneappariranno in nero. Durante questa operazione pote-te osservare che nella barra delle formule viene ripro-posto l’intervallo di celle selezionato riportando lecoordinate della prima cella più in alto a sinistra e del-l’ultima a destra più in basso. Se, per esempio, dovetesommare i valori contenuti nel gruppo di celle com-preso tra A2 e B10 è necessario definire la seguenteformula: inserite il simbolo = nella cella destinata acontenere il risultato, quindi inserite la seguente for-mula somma(A2:B10). Nella sintassi utilizzata in infor-matica l’operazione di moltiplicazione viene descrittadall’asterisco (“*”) e non dalla x.

Se copiate l’intero contenuto di una cella che con-tiene una formula, quest’ultima verrà aggiornata nellanuova posizione modificando i riferimenti in funzionedella distanza dalla cella d’origine. Per questo motivose dovete fare riferimento alla medesima cella che ve-niva considerata nella locazione originale, dovretemodificare manualmente la formula creata dal foglioelettronico nella nuova cella. La creazione automaticadi nuovi riferimenti è però utile per copiare formuleche devono eseguire la medesima operazione su undeterminato gruppo di celle.

Durante la definizione di una formula ricordateviche in una cella possono essere inseriti al massimo255 caratteri. Se il contenuto di una cella è molto lun-go questo viene visualizzato occupando le celle di de-stra se queste sono libere altrimenti viene troncato.Per trasformare un numero oppure una data in testoper poter applicare un formato predefinito o persona-lizzato si può ricorrere alla funzione testo(). •


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ARE Usare le formule nei fogli elettronici

Per inserire in una formula ri-ferimenti di celle lontane me-diante puntamento, convienespostarsi direttamente sul fo-

glio di lavoro con il comando Formula Vai (attivabileanche attraverso il tasto funzione F5). Se l’intervallo ola cella è stato denominato è possibile scegliere diret-tamente il riferimento tra quelli precedentemente defi-niti e visualizzati nella relativa finestra di dialogo.

TIPNel caso di uso frequente di valori predefiniti, conviene definire deinomi che facciano riferimento a particolari celle. Questi stessi nomipotranno poi essere usati all’interno delle formule.

I grafici, come abbiamo visto nello scorso numero diPc Open, facilitano la comprensione immediata di unaserie di valori numerici. I fogli elettronici permettono direalizzare vari tipi di diagrammi e tutti i programmi con-sentono di aggiungere elementi di contorno al graficostesso, per migliorarne la leggibilità e rendere più com-prensibili le informazioni presentate.

Per esempio, una legenda permette di sottolineare lecorrispondenze tra i vari elementi del grafico e le infor-mazioni in esso contenute. La posizione della legendaall’interno del grafico spesso è definita automaticamen-te dal programma, ma è comunque possibile modificar-la spostando con il mouse la finestra che la contiene. Ladimensione comunque è funzione dell’intera area riser-vata al grafico, per cui restringendo il grafico anche ledimensioni della legenda verranno modificate di conse-guenza. La realizzazione di un grafico può avvenire indue modi: come parte integrante del foglio di calcolo dacui sono stati prelevati i dati, oppure come documentoseparato. In quest’ultimo caso la presenza di un titoloconsente al lettore di capire immediatamente la tipolo-gia dei dati rappresentati.

Un altro elemento che può migliorare notevolmentela leggibilità di un grafico è la presenza dei cosiddetti se-gni di graduazione. Si tratta di linee orizzontali e verti-cali che intersecano un asse e servono per distinguereuna categoria, una scala oppure una serie di dati. Peresempio negli istogrammi con molte categorie di dati, lapresenza dei segni di graduazione consente di indivi-duare rapidamente il valore di ciascun istogramma pre-sente. Come per l’intero grafico, anche gli elementi che

lo costituiscono possonoessere spostati e ridimen-sionati. Si agisce sempresui piccoli punti neri che sitrovano sullo schermo aibordi delle finestre quan-do gli oggetti sono selezio-nati tramite mouse.Prendiamo in considera-zione i testi che si possonoaggiungere come descri-zione delle caratteristiche.Un testo aggiunto all’inter-no di un grafico può esse-re di due tipi: dipendenteoppure indipendente. Ilprimo non può essere spo-stato dalla posizione in cuisi trova attraverso il mou-se. Esempi di questo tiposono i titoli per gli assi, le

etichette per gli indicatori dei dati. Il testo indipenden-te invece può essere spostato e collocato in qualsiasiposizione. Fanno parte di questa seconda categoria isottotitoli oppure i commenti che vengono aggiunti perintegrare o spiegare un grafico.

In Excel per distinguere di fronte a quale tipo di testoci si trova è sufficiente osservare il colore dei punti dimanipolazione. Se si tratta di testo dipendente sono co-lorati di bianco, in caso contrario sono neri. Il testo puòessere digitato direttamente sul grafico oppure preleva-to da qualche cella del foglio di calcolo.

Per aggiungere testo dipendente si usa il comandoGrafico Aggiungi Testo. Compare una finestra di dialogoattraverso la quale è possibile specificare in quale par-te del grafico si vuole inserire il testo. Tra le varie voci,troviamo Titolo del grafico, Asse dei valori (x), Asse deivalori (y), e così via. Il testo può essere personalizzatocambiando il tipo di carattere, le dimensioni oppure icolori. Volendo si può selezionare in anticipo l’elemen-to al quale si vuole aggiungere il testo. Per aggiungereun titolo si deve selezionare l’intero grafico, per un sin-golo punto di dati (per esempio un istogramma) si agi-sce con il mouse tenendo premuto il tasto Ctrl.

Per aggiungere testo indipendente si deve innanzitut-to controllare che non sia selezionato alcun testo, aquesto punto di può scriverne di nuovo tramite tastieraall’interno del grafico.

☞ Per introdurre degli “a capo” forzati all’internodi un blocco di testo, molto spesso utili per migliora-re l’aspetto estetico e la leggibilità del testo stesso, èsufficiente premere la combinazione di tasti Alt+In-vio. Questa funzione è disponibile con la stessa mo-dalità anche per le celle del foglio elettronico dal qua-le il testo può essere ricavato.

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Personalizzare i graficicreati con i fogli elettronici

Vista l’importanza che hanno per presentarein modo immediato le informazioni, i graficivanno curati con particolare attenzione. Sco-priamo come usare al meglio le possibilità dipersonalizzazione offerte dai fogli elettronici.

In Excel è possibile ridefinire l’angolo del grafico per aumentare levisibilità di alcune categorie semplicemente con il mouse.

Da fare� Per nascondere unaparte del grafico si puòcreare un blocco di te-sto indipendente vuoto,inserendo cioè una se-rie di spazi.

Da non fare� Non create graficicon un numero eccessi-vo di categorie poichéciascun elemento risul-terebbe troppo piccoloper permettere una let-tura agevole dei dati.

consiglia

Al testo digitato può essere anche applicato il con-trollo ortografico in modo da eliminare eventuali erroridi scrittura, allo stesso modo di quanto si può fare conprogrammi di videoscrittura.

Per valorizzare una porzione del grafico potete ag-giungere delle frecce. Per disegnare una freccia si deveusare lo strumento Freccia presente sulle barre di pul-santi Grafico e Disegno, oppure con il comando Aggiun-gi Freccia nel menu Grafico. Anche per la freccia, unavolta creata, possono essere usate tutte le procedure dimanipolazione tipiche degli altri elementi dei grafici. Lefrecce si possono spostare, ridimensionare e ovviamen-te eliminare (semplicemente premendo il tasto Cancsulla tastiera). Si possono inoltre aggiungere elementidi formattazione, come per esempio il colore, il motivoe così via. Tutte queste personalizzazioni avvengono at-traverso la finestra di dialogo Motivi. Con le opzioni Li-nea si definiscono i parametri dell’asta della freccia;con Punta invece si modificano lo stile, la lunghezza e lalarghezza della punta della freccia. È possibile trasfor-

mare una freccia in linea semplicemente selezionandol’asta senza punta nel gruppo di opzioni Punta.

Se avete realizzato un grafico tridimensionale può ca-pitare che una o più categorie non siano perfettamentevisibili perché coperte da altri elementi. Per rimediarebasta cambiare l’angolo di visione. Per ruotare un grafi-co tridimensionale con Excel 7 è sufficiente selezionarel’intero grafico, quindi spostare il puntatore del mousein uno dei punti di manipolazione. Quando il puntatoredel mouse cambia forma diventando una croce allora èpossibile cambiare la prospettiva del grafico. Tramite leOpzioni di gruppo si può modificare la spaziatura tra leserie, la profondità del grafico e la distanza tra le barre(nel caso di un diagramma a istogrammi). A queste op-zioni si accede premendo il tasto destro del mouse. Conla stessa modalità si attiva anche il comando FormatoSerie Dati. che consente di modificare i colori degli ele-menti, oppure cambiare l’intervallo della serie di dati.

Molti fogli elettronici permettono di realizzare i co-siddetti grafici esplosi, per esempio diagrammi a tortanei quali l’elemento che si vuole mettere in evidenza èseparato dagli altri. Con Quattro Pro ed Excel si può an-che decidere la distanza che intercorre tra elementoesploso e resto del grafico. •


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ARE Personalizzare i grafici creati con i fogli elettronici

In Quattro Pro al testo contenu-to all’interno del grafico puòessere associato anche l’attri-

buto tridimensionale. Si può scegliere il colore del-l’ombra, l’orientamento e la profondità della stessa. Aquesta opzione si accede attraverso il menu attivatopremendo il tasto destro del mouse.

TIPA seconda del tipo di grafico utilizzato esistono opzioni differenti.Combinando in modo opportuno le possibilità offerte dai programmisi riesce a realizzare un grafico particolarmente chiaro.

Nelle schede pubblicate nei numeri precedenti abbia-mo visto quali sono le modalità di inserimento e di for-mattazione dei dati all’interno del foglio. Sappiamo inol-tre che sfruttando le possibilità grafiche offerte dal si-stema operativo Windows è possibile rappresentare inmodo grafico i dati contenuti di un foglio di lavoro. Pre-scindendo dal particolare applicativo in uso, tutti i foglielettronici dispongono di strumenti dedicati a gestionee creazione dei grafici. Questi possono essere inseritidirettamente all’interno del foglio di lavoro, oppure co-me documenti separati.

Rappresentare graficamente un gruppo di dati con-sente di avere una sensazione immediata sulla consi-stenza dei valori selezionati. Esaminando il grafico sul-l’andamento finanziario di un’azienda relativo a un de-terminato periodo di tempo, è sufficiente un colpo d’oc-chio per rilevare le differenze di un indice rispetto ai va-lori adiacenti, magari quelli dell’anno precedente.

Tutti i fogli elettronici mettono a disposizione dell’u-tente diversi modelli di grafici tra i quali è possibile sce-gliere quello più adatto a esprimere il significato dei nu-meri. In Excel 4 la rappresentazione grafica di uno spe-cifico gruppo di dati avviene attraverso il comandoCrea grafico. Nella versione per Windows 95 di Excel (la7.0) lo stesso comando si trova nel menu Inserisci (figu-ra 1). Viene subito richiesto di scegliere tra l’opzione diinserire il grafico all’interno del foglio di lavoro oppurequella di creare un nuovo documento.

Qualunque sia l’applicativo in uso la prima operazio-ne da compiere consiste nella selezione del gruppo di

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Creare un graficoda una serie di dati

Aggiungere a una serie di dati la corrispon-dente rappresentazione grafica facilita la com-prensione delle informazioni. Scopriamo comeè possibile creare vari tipi diagrammi bi e tri-dimensionali con i fogli elettronici.

Figura 1 Figura 2

dati da rappresentare gra-ficamente. Possibilmentela prima riga e la prima co-lonna dovrebbero conte-nere una breve descrizio-ne sul significato dei dati.Queste informazioni sono,di norma, utilizzate comeetichette per il grafico.

I valori di ogni riga sele-zionata vengono elaboraticome serie di dati, mentrele colonne vengono consi-derate categorie. Prima diprocedere nella creazionedel grafico, Excel effettuauna verifica della struttu-ra selezionata. Presuppo-ne infatti che il numerodelle serie sia inferiore aquello delle categorie.Sulla base di questa rego-la, se il numero delle ri-ghe dovesse essere supe-riore a quello delle colon-ne, le righe vengono considerate serie mentre le co-lonne categorie. Qualora i dati non riflettano questa re-gola è possibile specificare manualmente l’assegnazio-ne tra righe e colonne.

Durante la selezione dei dati su cui costruire il grafi-co si possono eseguire anche definizioni di più aree nonadiacenti (figura 2). Si possono escludere dalla selezio-ne intere righe o colonne ma non parti di esse.

☞ Il modo più semplice per definire più aree didati consiste nel tenere premuto il tasto Ctrl. Dopo la

Da fare� Quando possibile col-locate la legenda a fian-co del grafico. Si ottieneun diagramma compren-sibile anche da chi nonha effettuato l’analisidei dati.

Da non fare� Non create grafici tri-dimensionali con un nu-mero eccessivo di seriedi dati perché non con-sentono di effettuare unconfronto diretto fra tut-te le categorie. Preferi-re in questi casi gli isto-grammi bidimensionali.

consiglia

prima selezione premere questo tasto e attraverso ilmouse proseguire nella definizione della altre areedati. In alternativa si deve provvedere a nasconderele colonne e le righe le cui informazioni non devonofar parte del grafico. Chi utilizza la versione 4 di Ex-cel deve ricordarsi di attivare l’opzione Solo celle vi-sibili nel comando Selezione formato speciale.

Concluse le operazioni di specifica dei dati e attivatoil comando per la creazione del grafico, Excel richiededi definire lo spazio entro cui collocarlo.

Per la definizione dei parametri necessari alla costru-zione del grafico esiste una procedura che assiste l’u-tente passo dopo passo fino al completamento dell’o-perazione. Tramite una finestra vengono richiesti manmano tutti i parametri. Il primo (e forse anche il più im-portante per il risultato finale) riguarda il tipo di dia-gramma da utilizzare (istogrammi, barre orizzontali, ra-dar, torte, ecc.). Se avete dei dubbi e non sapete beneche cosa rispondere alle varie domande premete il pul-sante Fine (figura 3). Il programma sceglierà per voi tut-ti i valori da attribuire ai parametri. Ovviamente non èdetto che il risultato sia rispondente alle vostre esigen-ze, poiché viene adottata una procedura standard.

Excel 7 per Windows 95 prima della scelta del tipo digrafico, vi consente di controllare che l’area dei dati siadefinita in modo esatto (figura 4). A tal fine vengono ri-portate le coordinate delle righe e colonne che delimi-tano l’area selezionata. In caso di selezioni disgiuntevengono riportate le coordinate delle varie aree in se-quenza, separate da un punto e virgola.

Scegliere il tipo di grafico da adottare è un’operazio-ne che deve essere fatta con molta attenzione poiché ènecessario valutare con cura quali sono le parti del gra-fico alle quali si intende dare maggiore risalto.

☞ Nella rappresentazione delle percentuali dimercato di qualsiasi tipo di prodotto, è preferibile uti-lizzare un diagramma a torta, mentre per un confron-to tra serie diverse di dati (per esempio le vendite diun particolare prodotto negli ultimi anni) convieneoptare per un grafico a barre (istogramma).

In Quattro Pro la selezione dei dati avviene in modoanalogo a quanto visto per Excel. La principale diffe-renza riguarda la locazione in cui è posto il comandodedicato alla realizzazione del grafico (si trova nel me-nu Graphics). A differenza di Excel, Quattro Pro crea ildiagramma utilizzando per definizione un grafico aistogrammi. Se volete utilizzare un tipo differente è ne-cessario scegliere dal menu Graphics l’opzione Type (fi-gura 5). Viene visualizzata una finestra nella quale sonoelencati tutti i tipi di grafici disponibili, classificati at-traverso quattro categorie. Quattro Pro sceglie auto-maticamente il tipo di grafico che si adatta meglio al ti-po di dati selezionati. •


CalcolareUS

ARE Creare un grafico da una serie di dati

Durante la specifica dell’areaentro cui inserire il grafico èpossibile definire uno spazio

perfettamente quadrato tenendo premuto il tasto Shift.Se invece si vuole allineare questo spazio alla grigliadelle celle presenti nel foglio di lavoro è necessario te-nere premuto il tasto Alt.

TIP

Figura 3

Figura 4

Figura 5

Una volta creato un foglio di lavoro, è molto probabi-le che si debbano apportare delle modifiche ai conte-nuti delle varie celle. I fogli di calcolo hanno funzioniche consentono di accelerare le operazioni di copia e dispostamento di valori singoli oppure gruppi di celle. Neimoderni fogli elettronici il contenuto di una cella puòessere spostato utilizzando anche solo il mouse.

In Excel, è sufficiente, infatti posizionare il puntatoresul bordo della cella, premere il tasto sinistro del mou-se e trascinare verso la nuova posizione. La stessa ope-razione può essere eseguita con modalità analoghe an-che da altri programmi come Lotus 1-2-3 e Quattro Pro(in quest’ultimo, per abilitare lo spostamento del valo-re contenuto in una cella basta premere il tasto sinistrodel mouse e attendere che il cursore assuma la forma diuna mano, a questo punto è possibile trascinare la sele-zione in qualsiasi altra locazione del foglio elettronico).

Ma anche fogli elettronici meno sofisticati, comequelli contenuti nei pacchetti integrati, permettono diusare il mouse per spostare le celle. In Works di Micro-soft, che ha alcuni punti in comune con Excel, quandosi sposta il cursore del mouse in prossimità del bordo diuna cella, compare a fianco della freccia del mouse untesto che indica appunto la possibilità di spostare ilcontenuto della cella selezionata.

Il comando viene eseguito immediatamente se la cel-la di destinazione è vuota. Se invece quest’ultima con-

tiene un altro valore, siaesso un dato numerico ouna formula, il program-ma richiede una confer-ma dell’operazione e ilvecchio valore viene so-stituito da quello nuovosolo a questo punto. Incaso di errore per ripri-stinare le condizioni ori-ginarie è sufficiente sele-zionare il comando An-nulla presente nel menuModifica. Nel caso si vo-glia spostare un gruppodi celle la differenza ri-guarda solo il tipo di sele-zione che coinvolge ap-punto più di una cella,mentre il resto della pro-cedura rimane invariato.

Questi risultati si possonoottenere anche senza l’au-silio del mouse.

La procedura risulta unleggermente più macchi-nosa e lunga. Il gruppo dicelle da spostare deve es-sere comunque seleziona-to utilizzando per esempioi tasti freccia, tenendocontemporaneamente pre-muto il tasto Shift. Selezio-nate quindi l’opzione Ta-glia nel menu Modifica (fi-gura 1). Intorno all’areaprecedentemente selezio-nata compare una lineatratteggiata a sottolineareche i dati inscritti sonostati memorizzati. Facen-do uso dei tasti frecciaspostatevi fino alla cella incui spostare i valori. Que-sta posizione rappresenta l’estremità superiore sinistradell’area che verrà occupata dal gruppo di valori me-morizzati.

Adottare questa procedura comporta qualche ri-schio: se durante l’aggiornamento la nuova selezionesovrappone inavvertitamente altri dati, il programmanon visualizza alcuna comunicazione (come invece av-viene con il metodo visto precedentemente). Anche inquesto caso, i vecchi valori possono comunque essereripristinati con il comando Annulla del menu Modifica.

☞ Nella maggior parte delle applicazioni Win-dows, il comando annulla può essere richiamato an-che da tastiera ricorrendo alla combinazione di tastiCtrl+Z (nei Macintosh il comando analogo è Mela-Z).

La visualizzazione del messaggio di allerta, nel casodi sovrapposizione di valori può essere disabilitata at-traverso la finestra di dialogo Opzioni del menu Stru-

Calcolare

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Spostare e duplicare il contenuto delle celle

Rispetto ai primi fogli elettronici, i program-mi disponibili per i personal di oggi permetto-no di spostare e copiare il contenuto delle cel-le con grande facilità. Soprattutto grazie all’u-so del mouse che ormai può rimpiazzare quasidel tutto la tastiera. Ma i due dispositivi pos-sono operare anche in simbiosi.

Da fare� Per sveltire le opera-zioni di copia e incolladelle celle, invece chericorrere alle voci delmenu Modifica usate lecombinazioni di tastiCtrl+C e Ctrl+V, rispetti-vamente.

Da non fare� Non disabilitate la vi-sualizzazione dei mes-saggi di sovrapposizio-ne dei dati se non avetecompleta padronanzadel foglio elettronico.

consiglia

In Quattro Pro è possibi-le specificare il tempoche è necessario tenerepremuto il tasto del mou-se prima che venga abi-litata la funzione di tra-scinamento della cella.Si può anche decidere didisabilitare la possibilitàdi annullare un coman-do. Per accedere a que-ste opzioni basta premere il tasto destro del mouse quando il curso-re si trova in un’area esterna al foglio di calcolo attivo.Figura 1


CalcolareUS

ARE Spostare e duplicare il contenuto delle celle

menti (figura 2) nella sezione Modifica. Per rimanere intema di cancellature accidentali, prestate particolare at-tenzione a non premere contemporaneamente i tastiCtrl+Canc poiché tutti i valori e le formule presenti nel-l’intervallo di celle selezionate verranno completamentecancellate senza che vi venga chiesta alcuna conferma(si può comunque annullare l’operazione).

Si può notare come in Excel, nella finestra ove si di-sabilita l’opzione di allerta appena citata, esista ancheuna casella che consente di inibire la possibilità di tra-scinare le celle. Un’opzione questa che permette di si-mulare le versioni precedenti dell’applicazione che nondisponevano appunto di questa funzione.

Per modificare il valore inserito all’interno di una cel-la si può intervenire direttamente con un doppio clicdel tasto sinistro del mouse sulla cella da modificare.Oppure spostate il puntatore del mouse nella barra del-la formula. Lo stesso risultato si può ottenere più velo-cemente premendo il tasto F2. In questo caso il valoredella cella selezionata viene visualizzato automatica-mente nella barra formula mentre il cursore viene postoalla fine del contenuto della cella, pronto per eventualimodifiche. Il metodo più rapido per cancellare tutto ilcontenuto di una cella è premere il tasto Canc (con il ta-sto backspace, serve anche premere il tasto Invio).

Le operazioni di spostamento di dati possono inte-ressare intere righe o colonne. Per selezionare un’in-tera riga o colonna con il mouse, basta premere sul-l’intestazione a esse relativa (il numero nel caso dellerighe, la lettera o una combinazione di lettere, nel ca-so delle colonne).

☞ Si può selezionare una riga anche tramite ta-stiera: basta usare la combinazione di tasti Shift+Barra spaziatrice; per una colonna intera la combi-nazione diventa Ctrl+Barra spaziatrice. La selezionedi un blocco di dati avviene con i tasti Ctrl+Shift+*mentre per l’intero foglio di lavoro si deve ricorrereai tasti Ctrl+Shift+Barra spaziatrice.

Per copiare il contenuto di alcune celle in altrettantecaselle di destinazione ci sono vari modi. Il più cono-sciuto è sicuramente quello di utilizzare la funzione Co-

Se volete modificare lo stile ditutte le celle, selezionate l’inte-ro foglio di calcolo premendo il

pulsante, in alto a sinistra della tabella, che rappresen-ta il punto di congiunzione tra righe e colonne.

TIP

pia del menu Modifica dopo aver selezionato il gruppodi valori da copiare. Tramite tastiera si può copiare unacella con i tasti Crtl+C e incollarla con Ctrl+V. In moltiprogrammi si può anche premere il tasto destro delmouse quando il cursore si trova sopra una cella e ac-cedere alle voci di questo menu rapido. Oppure si pos-sono usare in modo combinato mouse e tastiera.

Portate il mouse su uno dei bordi della cella o delgruppo di celle da copiare. Premete il tasto Ctrl; notateche di fianco alla freccia del mouse compare un piccolosimbolo di somma. Premete il tasto sinistro del mousee spostare la freccia nella posizione in cui volete che ilvalore venga copiato; rilasciate quindi il pulsante delmouse e il tasto Ctrl.

Durante l’operazione di copia vengono memorizzatitutti i parametri delle celle (formule, attributi grafici ecosì via). Con il comando Incolla Speciale si può invecespecificare il tipo di informazioni da incollare nella cel-la destinazione ed eseguire anche alcune operazionimatematiche. Con Excel 7 è possibile riempire una cella

con un valore a scelta tra un gruppo di dati, che può an-che essere definito dall’utente (per esempio i giorni del-la settimana), attraverso la sezione Lista disponibilenella finestra Opzioni del menu Strumenti.

☞ Le operazioni di copia possono coinvolgere an-che gruppi di celle non contigue (figura 3). Dopo averselezionato il primo gruppo di celle, tenendo premu-to il tasto Ctrl, selezionate il secondo, il terzo equant’altri gruppi di celle volete con il puntatore delmouse. Quindi selezionate il comando Copia. Dopol’operazione di Incolla gli spazi che precedentementeesistevano tra i vari gruppi di celle, non vengono piùtenuti in considerazione. •

Figura 2

Figura 3

Grazie alla flessibilità dei moderni fogli di calcolo sipossono realizzare dei veri e propri schemi dinamici ca-paci di fornire immediatamente il risultato (per esem-pio un preventivo può usare una medesima impostazio-ne di calcolo richiedendo di volta in volta l’aggiorna-mento dei singoli valori). In questi casi la formattazionedelle celle (il tipo di carattere utilizzato, l’eventuale sot-tolineatura, lo spessore del bordo, il colore dello sfon-do e del carattere) assume una importanza fondamen-tale. Tutti i comandi necessari alla definizione della for-mattazione dell’area di lavoro (l’insieme delle celle checontengono dati o formule) possono essere attivati at-traverso i vari menu. Data la moltitudine delle voci puòcapitare, soprattutto ai meno esperti, di incontrare dif-ficoltà nel reperimento della funzione desiderata. A talfine tutti i programmi sviluppati per funzionare conWindows, dispongono di una barra pulsanti o barrastrumenti. Si tratta di una barra composta da un nume-ro predefinito di pulsanti ai quali sono legate altrettan-te funzioni. Il loro scopo è quello di mettere a disposi-zione dell’utente i comandi di più frequente utilizzo inmodo che siano sempre pronti all’uso. Per la loro atti-vazione è sufficiente fare clic con il puntatore del mou-se sullo strumento desiderato.

All’apertura del programma si presenta una barra de-gli strumenti costituita da pulsanti legati a funzioni di

carattere generale. Pro-prio per la genericità del-le sue funzioni viene defi-nita barra standard. Procediamo in una brevedescrizione di queste fun-zioni disponibili, a partiredall’estremità sinistra del-la barra. Si inizia con glistrumenti per la gestionedei file, capaci di creareun nuovo foglio di lavoro,aprirne uno precedente-mente creato oppure sal-vare le ultime modificheapportate. Segue la casel-la di stile. Uno stile rap-presenta l’insieme dellespecifiche assegnate a

una determinata cella oppure a un gruppo di esse. In al-tre parole è possibile fare in modo che determinate cel-le oppure intere righe o colonne possano assumere del-le caratteristiche “stilistiche” scelte tra quelle disponi-bili oppure create ad hoc dall’utente. In questo modo sievita di ripetere più volte le stesse operazioni.

Lo strumento di somma automatica, identificata conun pulsante recante il simbolo dell’alfabeto greco “Sig-ma” a cui è stata assegnata la funzione matematica disomma. Come potrete constatare personalmente far fa-re una somma a un foglio di calcolo richiede la specifi-ca di una serie di parametri indispensabili al computerper poter “capire” quali sono le celle nelle quali leggerei valori da sommare e quale deve essere la cella in cuiriversare il totale calcolato.

Per la formattazione dei caratteri sono disponibiliben quattro pulsanti capaci di cambiare l’aspetto deicaratteri nelle celle selezionate. In modo particolareconsentono di aggiungere il formato grassetto, corsivooppure di aumentare o diminuire la dimensione del ca-rattere.

Di seguito troviamo i pulsanti dedicati all’allineamen-to dei dati. Sono tre pulsanti in grado rispettivamente diprodurre l’allineamento a sinistra, centrato e a destradella cella. Questa impostazione vale sia per le etichet-te (stringhe alfanumeriche necessarie per identificarepiù semplicemente i valori numerici contenuti nelle cel-le adiacenti) sia per i numeri (anche se frutto di espres-sioni matematiche).

Lo strumento Centra nelle colonne è destinato a cen-trare il testo contenuto in un intervallo selezionato ri-spetto alle colonne comprese nella selezione. Per esem-pio per centrare il testo contenuto nella cella A5 nelgruppo di colonne comprese tra A ed F è sufficiente se-lezionare il gruppo di celle comprese tra A5 ed F5 se-guita dall’attivazione dell’omonimo pulsante Centra nel-le colonne.

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Da fare� Togliete dalla barratutti i comandi che nonutilizzate di frequente.

Da non fare� Non usate più di duebarre strumenti contem-poraneamente. Ridurre-ste lo spazio utile per ilfoglio e rischiereste dicommettere errori.

consiglia

Usare la barra strumentidi un foglio elettronico

Quasi tutti i programmi in ambiente Windowspermettono di personalizzare la barra deglistrumenti. Vediamo come procedere per sfrut-tare al meglio la possibilità di avere le funzionipiù usate sempre a portata di mano.

Ogni foglio di calcolo contiene un elenco di barre degli strumentipredefiniti che mettono a disposizione le funzioni che più comune-mente vengono utilizzate. Le barre sono raccolte per argomento percui un gruppo di pulsanti si può attivare semplicemente selezionan-do l’argomento che più interessa.

Concludono la breve rassegna i pulsanti dedicati allacreazione dei bordi (con i quali è possibile specificarelo spessore, il colore e lo sfondo di ogni cella), quellodedicato alla creazione di un grafico a partire dai valoricontenuti in una parte o sull’intero foglio di calcolo at-tivo e, infine, lo strumento dedicato all’attivazione dellaguida in linea.

All’utente viene lasciata in ogni momento la facoltà diaggiungere ulteriori pulsanti oppure cambiare la funzio-ne assegnata a un pulsante già esistente. Sebbene siaconcesso aggiungere anche tutte le barre degli stru-menti predefinite (ognuna dedicata alla gestione di unparticolare gruppo di funzioni), è bene non eccederenel numero di queste barre visualizzate simultanea-mente sullo schermo poiché si riduce in modo inoppor-tuno lo spazio a disposizione all’area di lavoro del fogliodi calcolo ostacolando la visibilità e per questo la chia-rezza dei dati.

Chi lavora con Excel 7, la versione dedicata a Win-dows 95, può utilizzare il tasto destro del mouse per at-tivare un menu a scelta rapida dedicato interamente al-la gestione delle barre pulsanti. Esistono in tutto bennove barre pulsanti predefinite per l’attivazione delle

quali è sufficiente agire con il pulsante sinistro del mou-se. Sempre nello stesso menu è disponibile una voce de-stinata ad attivare una finestra attraverso cui persona-lizzare le barre esistenti oppure crearne altre completa-mente nuove.

Con le versioni precedenti del foglio elettronico di Mi-crosoft è necessario seguire un percorso ben precisoper disporre delle funzioni necessarie alla personalizza-zione delle barre pulsanti.

CON EXCEL 4.0. Per poter aggiungere uno strumentoa una barra degli strumenti è necessario che questa siavisualizzata sullo schermo; quindi selezionate il coman-do Barre degli strumenti disponibile nel menu Opzioni escegliete la voce Personalizza.

A questo punto è necessario selezionare la categoriadegli strumenti dalla quale si vuole prelevare la funzio-ne da inserire nella barra strumenti. Quando la funzionedesiderata è visualizzata, per fare sì che entri a fare par-te della ristretta schiera di pulsanti della barra stru-menti è sufficiente "cliccarci" sopra con il mouse e, conil pulsante sinistro del mouse premuto, trascinarli unoper volta sopra la barra degli strumenti da personaliz-zare. È un’operazione più complicata da spiegare cheda realizzare.

In ogni momento è possibile cambiare la posizione diciascuna delle barre strumenti visualizzate. Basta posi-zionare il puntatore del mouse (la freccia) sulla barrastrumenti in modo da non coinvolgere alcuno dei pul-santi esistenti, premere il pulsante sinistro del mouse etrascinare la barra verso la nuova destinazione. Quandouna barra strumenti viene selezionata appare un’areadefinita aggancio della barra degli strumenti. Per le bar-re strumenti predefinite quest’area rispetta un ordineben preciso che è possibile constatare attivando unadopo l’altra tutte le barre degli strumenti. È sempre pos-sibile modificare tale disposizione selezionando unabarra strumenti e, quando appare l’area di aggancio, in-serirla nella nuova posizione. Qualora si tenti di so-vrapporla a una già esistente, quest’ultima verrà spo-stata verso il basso.

La creazione di una nuova barra strumenti richiedeinnanzitutto la definizione del suo nome. A tal fine si uti-lizza la finestra di dialogo Barre degli strumenti. Per l’ag-giunta di tutti i pulsanti si procede secondo quando det-to per la personalizzazione delle barre strumenti.

Tutte le modifiche apportate a una delle barre deglistrumenti predefiniti possono essere annullate sempli-cemente agendo sul pulsante Reimposta. •


CalcolareUS

ARE Usare la barra strumenti di un foglio elettronico

Per alcune funzioni è utile averea disposizione anche il coman-do opposto. Per esempio di un

carattere si può decidere di aumentare la dimensionema anche di rimpicciolirlo. In questi casi non è neces-sario introdurre due pulsanti distinti. Infatti l’azione op-posto si realizza semplicemente tenendo schiacciato iltasto Shift prima di cliccare con il mouse sopra il pul-sante del quale si vuole l’azione contraria.

TIP

Per personalizzare una barra di pulsanti è sufficiente selezionare ilpulsante relativo alla funzione da aggiungere e trascinarla diretta-mente su una delle barre degli strumenti al momento attive. Da no-tare che nella parte inferiore della finestra esiste uno spazio dedica-to alla descrizione della funzione associata al pulsante selezionato.

Ogni pulsante reca un simbolo differente, che ne semplifica il rico-noscimento. Inoltre alcuni di essi (il simbolo di dischetto per il sal-vataggio dei dati, la cartella aperta per il caricamento di un file, ecosì via.) sono diventati standard anche tra applicativi omogenei madi produttori differenti.

Eliminare temporaneamentei dati che non vanno stampati

Le tabelle gestite tramite fogli elettronicihanno di solito dimensioni molto grandi. Stam-parle diventa dunque un'impresa complessa, ameno di non prendere le giuste precauzioni. Sipuò così limitare il numero di dati da inviare al-la stampante, senza ridurre la qualità finaledel documento.

Quando si ha una serie di dati molto numerosa, ge-stita attraverso un foglio elettronico, con il comandostampa si ottiene il risultato di bloccare per lungotempo computer e stampante (soprattutto se questanon è particolarmente veloce) e di consumare carta einchiostro. In molti casi non serve stampare per inte-ro il proprio documento ma basta trasportare su cartai dati salienti. Diventa a questo punto importante sce-gliere i dati che verranno stampati e la loro forma (ar-gomento, quest'ultimo, di una delle prossime schedecalcolare di Pc Operi).

Per effettuare la scrematura dei dati da stamparepotete seguire due strade differenti. La prima è quelladi selezionare una zona del foglio elettronico e definir-la come area di stampa. In Excel il comando da usarein questo caso è proprio Area di stampa e si trova nelmenu File.

Con Lotus 1-2-3 l'impostazione della zona da stam-pare è invece definita all'interno della finestra di dia-logo alla quale si accede dal comando stampa (si puòfare anche in Excel ma la funzione Area di stampa è piùcomoda). Comportamento analogo a quello di Lotus 1-2-3 si ha in Quattro Pro ove, dopo aver selezionato ilcomando di stampa (File, Stampa) dovete scegliere trala pagina attiva, la selezione corrente oppure l'interaserie di fogli elettronici contenuti in un solo file (chia-mata notebook da Borland).

Da farePer distinguere l'una

dall'altra righe e colon-ne di un documento èpossibile modificare al-ternativamente il coloredi fondo delle celle.

Da non fareNon stampate l'intero

foglio di calcolo, so-prattutto se non ne co-noscete a fondo la strut-tura. Ci possono esserecelle fuori dalla portatavisiva, usate come luo-ghi di interscambio perdati temporanei.

Alcuni programmiridimensionano in modointelligente l'area distampa quando si inseri-scono nuove linee o co-lonne, altri invece richie-dono la ridefinizionedell'area di stampa. Inogni caso prima di invia-re i dati alla periferica èsempre meglio controlla-re le dimensioni della zo-na selezionata.

Un metodo alternativo aquello della selezionedell'area di stampa èquello di eliminare, an-che se solo temporanea-mente, gli oggetti dal fo-glio elettronico.Contrariamente a quantosi potrebbe pensare dìprimo acchito non si trat-

ta di tagliare le celle che non si vogliono stampare, in-collarle in un altro foglio elettronico e quindi reinte-grarle nel primo al termine dell'operazione.

Anzi questo metodo, funzionale in alcuni casi, nondeve essere praticato poiché potrebbe causare la per-dita di alcuni collegamenti e quindi la variazione deicontenuto, con molta probabilità di errore, delle celleche si intendono stampare.

La tecnica giusta è invece quella di spostare, duran-te la creazione del foglio elettronico, le celle di servi-zio, quelle cioè ove vengono depositate le informazio-ni come formule o dati temporanei, alla destra dell'a-rea di lavoro.

Figura 1. La definizione di una nuova area di stampa in Excel 7.

Non preoccupatevi se le dimensioni del fogliosi espandono in larghezza. Tutti i moderni spread-sheet non salvano su disco il contenuto della colonnecompletamente vuote, evitando di occupare spazioprezioso sulla memoria di messa.

Se il foglio elettronico vi viene fornito preconfezio-nato e con l'obbligo di non modificare le colonne pree-sistenti, i dati che non debbono essere stampati pos-sono essere nascosti. Si tratta di una funzione che nonè presente in tutte le applicazioni della categoria mache risulta particolarmente utile per variazioni volantidi un foglio.

Il comando nascondi in Excel si trova all'interno del-la finestra di dialogo che serve per impostare le di-mensioni di una riga o di una colonna. Nelle ultime ver-sioni del programma Microsoft è possibile accedere inmodo diretto a questa opzione, senza dover percorre-

Pc Open Dicembre '95

Eliminare temporaneamente i dati che non vanno stampati

mi la funzione che consente di variare la percentualedi riduzione o ingrandimento del foglio.

Piuttosto che stampare una tabella con caratte-ri molto visibili ma spezzata in più pagine che debbo-no essere affiancate per ricomporre la tabella origi-naria, conviene ridurre la percentuale di stampa ecercare di far stare un lato della tabella in una solapagina.

Ovviamente questa regola deve essere seguita conmoderazione, poiché nessun documento stampato do-vrebbe avere corpo inferiore alla soglia della leggibi-lità che si può equiparare a una font di corpo 8. In al-cuni fogli elettronici esiste la possibilità di decidere ilnumero di pagine massimo che la tabella occuperà. Inquesto modo è il programma a impostare un algoritmodi variazione automatica delle dimensioni del docu-mento da stampare.

Come impostazione standard la maggior parte deifogli elettronici stampa non soltanto gli elementi pre-senti nelle varie celle ma anche le linee che delimitanouna cella dall'altra. Se sono stati aggiunti abbellimentigrafici come cornici o grafici la presenza delle linee didivisione tra celle rendere il documento meno leggibi-le. Meglio quindi disabilitare questa funzione. Sia in Ex-cel sia in Lotus questa opzione è presente nella fine-stra attraverso la quale si imposta la pagina di stampa.Analoga decisione va presa per le intestazioni di righee colonne che non vengono stampate quasi mai auto-maticamente dall'applicazione. •

In Excel la funzione Adatta chesi trova nel finestra di imposta-zione della pagina di stampa

può essere usata per decidere il numero di pagine sul-le quali stampare la tabella. I valori da indicare al fo-glio elettronico sono ì numeri di pagine in orizzontale equello in verticale. Se non si indica uno dei due valorisarà il programma a definire automaticamente il se-condo in funzione del dato lunghezza, o larghezza, ri-cavato dal primo parametro.

Pc Open Dicembre '95

re l'intera struttura di menu, sia tramite il tasto destrodel mouse, una volta selezionato l'oggetto sia con unapposito comando presente nei primi livelli dei menu .

Non è possibile nascondere una sola cella ma ènecessario togliere dal foglio elettronico solamente ri-ghe o colonne intere.

Una volta nascosta, una riga o una colonna non puòpiù essere modificata in modo interattivo, resta cioè lapossibilità di variare gli attributi in essa presenti quan-do si modificano gli elementi di un gruppo; questo si-no a quando non si rende nuovamente visibile l'ogget-to. Quest'ultima è un'operazione che può sembraredifficile a prima vista, dato la colonna nascosta non èselezionabile. Si risolve l'imbarazzo selezionando unblocco di colonne che comprendano anche l'oggettonascosto e quindi ricorrere al comando scopri o ricor-rere al comando di variazione delle dimensioni.

A questo punto è giunto il momento di stampare ve-ramente il documento. Restano da scegliere alcuni pa-rametri, più o meno legati alla stampante in uso, chedecidono forma e aspetto della pagina.

Ai classici comandi che consentono di stabilire imargini del documento con le consuete righe di inte-stazione e pie' di pagina, i fogli elettronici aggiungonoalcune funzioni particolari. È vitale in questi program-

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Pc Open Novembre ’9569

Scegliere il formato giustoper i dati numerici

Lavorando con un foglio elettronico se imposta-te il formato dei dati da inserire nelle celle evite-rete errori e confusioni durante le normali ope-razioni con il foglio di lavoro. In più, il programmavisualizzerà con chiarezza il tipo di informazionisenza che voi dobbiate ogni volta specificarlo.

Uno degli errori più comuni che commettono gli utentidi programmi per la gestione di fogli elettronici è quellodi sottovalutare l’importanza della scelta del tipo di datida inserire. Tutti i fogli elettronici, infatti, accettano sen-za problemi i dati digitati nelle celle, siano essi numeri,caratteri alfanumerici, date, valute e così via. Non vienequindi eseguito nessun controllo automatico se l’utente

non imposta prima il tipodi dato che vuole poi inse-rire.

I software più diffusi,Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 e Novell Quattro Prohanno tutti un formato“generico”, che viene as-segnato in modo automa-tico dal computer non ap-pena l’utente crea il fogliodi lavoro. In alcuni casi,questo formato viene mo-dificato altrettanto auto-maticamente dal sistemaal primo inserimento di undato che non sia generico.

Per una migliore orga-nizzazione delle informa-zioni e per evitare di inse-rire dati non coerenti inparticolari zone del foglio,è opportuno quindi defini-re con la maggiore precisione possibile qual’è il tipo didati che saranno inseriti in una determinata cella (in ungruppo o addirittura in tutto il foglio).

Di norma, ogni software per fogli elettronici mette a di-sposizione una nutrita serie di formati predefiniti. Si vadall’alfanumerico, al numerico intero, alla notazionescentifica per arrivare alle valute e alla data. Specificare

che una cella deve conte-nere un numero precen-tuale, ad esempio, signifi-ca ottenere che all’inseri-mento di un numero il pro-gramma aggiunga automa-ticamente il simbolo dipercentuale in coda all’ul-tima cifra.

☞ Specificare che unacella deve contenere unformato percentuale ouna data non impediscecomunque l’inserimentodi altri tipi di informazio-ni. Se inserite una parolaal posto di un numero ilsoftware non farà una pie-ga; sarà invece inflessibilenel convertire l’informa-zione in percentuale o da-ta se e quando il dato in-serito può essere interpre-tato come uno di questidue tipi.

Nella prima immagine in alto sonopresentati i valori numerici comeappaiono subito dopo l’inserimen-to, Qui a destra ecco come appaio-no gli stessi valori dopo aver modi-ficato il formato dei numeri.

Excel mette a disposizione di chilo usa un gran numero di forma-ti predefiniti per la formattazionedelle celle. Ai numeri, ovvia-mente, è dedicato uno spaziomolto ampio.

Da fare� Preparate il vostrofoglio di lavoro prima diiniziare l’inserimentodei dati. Perderetequalche minuto in piùma lavorerete con mag-giore tranquillità.� Quando usate valorinumerici, inserite l’in-dicazione dell’unità dimisura solo nell’inte-stazione della riga odella colonna, eviteretecosì di dover mischiarenumeri e testo nellesingole celle.

consiglia

Pc Open Novembre ’9570

CalcolareUS

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Impostare il formato dei dati non è solo utile; permet-te anche di creare fogli più ordinati e facili da leggere.Supponete, per esempio, di avere una colonna in cui ri-portate i pesi, espressi in chilogrammi, di una serie dioggetti (nel nostro esempio si tratta di personal compu-ter portatili). Vi capiterebbe sicuramente di dover inseri-re nel foglio modelli che non pesano un numero intero dichili (ad esempio 2,8) insieme a notebook dal peso “ton-do” (ad esempio 3 chilogrammi).

A prima vista una tabella costruita in questo modo sa-rebbe poco leggibile, poiché non è proprio immediatoconfrontare a colpo d’occhio i pesi (i numeri non verreb-bero allineati).

Selezionando invece tutta la colonna prima di iniziarel’inserimento dei dati, avreste potuto definire il tipo Nu-mero con due decimali: con Excel 5.0, ad esempio, bastaselezionare il menu Formato (per chi ha la versione in-glese Format) e la voce Celle (Cells).

A questo punto, scorrendo il selettore Categoria vi fer-mate alla voce Numero e potete scegliere, nel box checompare a sinistra della finestra di dialogo, il formato de-siderato (in particolare quello con due decimali a segui-re).

☞ Per gli utenti di Excel 7.0 (la versione per Win-dows 95) il procedimento è identico, con l’unica diffe-renza che selezionando il formato numerico è possibi-le specificare in una casella a parte il numero di cifredopo la virgola.

☞ Se impostate una cella per ricevere valori in per-centuale, i numeri che inserirete verranno interpretatisempre come percentuali Attenzione però, perché Ex-cel considera il valore normalizzato, vale a dire che seinserite la cifra 9, il programma la visualizzerà auto-maticamente come 900%. Per inserire il valore 9%,quindi, dovrete digitare il numero 0,09.

Sempre con la stessa funzione (Formato Celle) è possi-bile impostare parecchi altri tipi di dati, fino a persona-lizzare il formato. Quest’ultima possibilità è molto utile,anzi indispensabile quando fra i formati predefiniti nonesiste quello che vi serve.

Scegliere il formato giusto per i dati numerici☞ Il formato personalizzato viene memorizzato da

Excel e rimane disponibile all’interno del foglio di la-voro dove viene creato. Se create un nuovo formato mo-dificando uno di quelli predefiniti, quest’ultimo nonverrà perso. In fogli appartenenti ad altre cartelle di la-voro, invece, il nuovo formato non sarà presente (sa-ranno selezionabili solo quelli predefiniti).

Per creare un formato personalizzato selezionate il me-nu Formato e la voce Celle e selezionate ancora una voltal’opzione Numero. A questo punto dovete scegliere il for-mato predefinito che si avvicina di più a quello che vole-te creare. Nella casella Codice comparirà una codifica delformato, che può essere modificata con alcuni accorgi-menti; di seguito trovate i più utilizzati (che sono poi an-che i più semplici):

- si può aggiungere o togliere un segnaposto, cioè unsimbolo che rappresenta una cifra (il numero 0 e il carat-tere #; la differenza sta nel fatto che con il numero zerovengono visualizzate nella cella anche gli zeri non signifi-cativi, mentre con il “cancelletto” questi vengono elimi-nati), un esempio è il seguente:

#.##0,00

che indica la presenza di due posizioni obbligatorie do-po la virgola, così come il punto delle migliaia;

- si può scegliere il colore con il quale visualizzare il nu-mero, scrivendo il colore dei simboli che volete colorarefra parentesi quadre come ad esempio:

[Rosso]#.##,00

che evidenzia in rosso il numero contenuto nella cellaspecificata (può essere utile, ad esempio, in un bilancioper indicare gli importi negativi).

Una volta creato il formato personalizzato, potete sal-varlo facendo clic sulla casella Ok. D’ora in poi, nella fi-nestra dei formati di questo foglio di lavoro comparirà an-che il vostro formato, che potrete scegliere come gli altripredefiniti. •

Excel, come buona parte dei fo-gli elettronici per Windows, uti-lizza il separatore di migliaiaanche come elemento di divisio-

ne tra ore, minuti e secondi, nei valori di tipo “data”. Di-venta impossibile inserire in una cella del foglio elettro-nico un valore che abbia al suo interno il punto di sepa-razione delle migliaia (provate, per esempio, a inserireil valore 3.1 in una cella). Si può però ingannare il foglioelettronico inserendo un apostrofo prima del valore chesi vuole visualizzare. Con questo simbolo il foglio elet-tronico tratta il dato inserito come un testo e lo visualiz-za così come è stato inserito dall’utente. Attenzione peròche a questo punto diventa impossibile utilizzare su que-sto valore le formattazioni di tipo numerico.

TIP

La finestra di dialogo che permette di impostare il formato dei dati dainserire nelle celle è contenuta nel gruppo di finestre Formato Celle,grazie al quale è possibile anche modificare, fra le altre cose, il carat-tere e il bordo delle celle.

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