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Firma digitale su Distinta ordinativi

Istruzioni d’uso

Accesso all’ambiente Alfresco Produzione

Eseguire l’accesso all’ambiente di lavoro Alfresco https;//docs.unige.it tramite le proprie credenziali UniGepass.

Al primo accesso si otterrà la seguente schermata che, dandoci il Benvenuto, dimostrerà di averci riconosciuto:

Versione Lun 24/03/2014 Pag. 1/19

Tale pannello di assistenza, che tra le altre funzioni contiene una sorta di tutorial relativo alla piattaforma Alfresco richiamabile dal link Formazione, è eventualmente rimovibile in modo permanente agendo sul pulsante Rimuovi.

A seguire si visualizzerà il pannello di controllo sotto riportato:


Cliccare sulla voce Firme Distinte, in modo da visualizzare la finestra seguente:

Scegliere infine la voce Raccolta documenti: in questo modo si verrà dirottati sul proprio repository, realizzato gerarchicamente in base ai privilegi di accesso personali.

In dettaglio i segretari amministrativi afferenti ai vari Dipartimenti e alle Biblioteche di Scuola, sotto la voce Raccolta, visualizzeranno una cartella avente per nome la Scuola di appartenenza della propria struttura: SSMF, SSS, SSU, SSMFN o SP e, all’interno di ciascuna di queste, la sottocartella con il nome della propria struttura.Più in dettaglio:

all’interno di SSMF: DIFAR, DIMI, DIMES, DINOGMI, BSMF, ecc all’interno di SSS: DIEC, DIGI, DISFOR, DISPO, BSS all’interno di SSU: DAFIST, DIRAAS, DLCM, BSU all’interno di SSMFN: DCCI, DIFI, DIMA, DISTAV, BSMFN, ecc all’interno di SP: DICCA, DIME, DITEN, DSA, BP, ecc

All’interno di ciascuna delle sottocartelle sopramenzionate si troveranno altre due cartelle: in quella con suffisso _PDF (es. DIFAR_PDF, DIMI_PDF, ecc) il Segretario amministrativo dovrà caricare i file con estensione .pdf da firmare (contenenti i dati provenienti dall’ambiente di lavoro della contabilità); in quella con suffisso _P7M (es. DIFAR_P7M, DIMI_P7M, ecc) andranno automaticamente a raccogliersi i file firmati e pertanto con estensione .p7m. In particolare i file contenuti nelle sottocartelle _P7M, avranno un’unica estensione .p7m nel caso in cui contengano una sola firma; avranno invece doppia estensione .p7m.p7m nel caso contengano due firme (nel caso tipico: la prima del Segretario Amministrativo e la seconda dell’EP di Scuola).


Nella cartella che ha per nome la Scuola di appartenenza della propria struttura_P7M_P7M (es. SSMF_P7M_P7M, SSU_P7M_P7M, ecc) accessibile dalla Ragioneria e dall’ EP di Scuola andranno a confluire copie dei file che possiedono due firme.

I Segretari afferenti ai Centri, all’interno della cartella STRUTTURA troveranno la sottocartella con il nome del proprio Centro (nell’es. CIELI) che conterrà a sua volta altre due sottocartelle: CIELI_PDF e CIELI_P7M. In particolare la sottocartella CIELI_PDF conterrà i file da firmare con estensione .pdf (precedentemente caricati dall’ambiente di lavoro della contabilità); la sottocartella CIELI_P7M conterrà i file completi di firma (pertanto con estensione .p7m).


Caricamento del documento

Nell’ambito della Raccolta, posizionarsi sulla propria cartella: cartella che riporta il nome della propria struttura_PDF (nell’es. DIMI_PDF o CIELI_PDF).

Verificare in entrambi i casi che risulti evidenziata la cartella dovuta.


Agire sull’icona Carica del menu, in modo da importare (nella cartella apposita e precedentemente selezionata) il file da firmare

Seguendo le voci di menu predisposte caricare il documento come indicato:


Per i browser che supportano la modalità drag-and-drop, sarà sufficiente trascinare con il mouse, all’interno della propria cartella di lavoro, il documento che deve essere firmato digitalmente (nel caso specifico 1 – UE.A.DISC - 100010.pdf).

In alternativa è anche possibile agire sulla voce di menu Carica file:


Caricato finalmente il file, confermare sul pulsante “Carica più file”:

Ottenuta la conferma tramite una schermata simile alla successiva


sarà possibile procedere all’operazione di firma vera e propria.


Prima Firma del documentoda parte di Dipartimenti, Centri, Biblioteche

Agendo sul tasto all’estrema destra dello schermo in corrispondenza della riga contenente il documento di proprio interesse, si aprirà un menu a tendina la cui penultima voce recita “Firma documento”:

che scatenerà il processo di apposizione della propria firma digitale costituito dai 2 passi successivi che prevedono l’utilizzo del cellulare.


Utilizzo del cellulare

Nella prima schermata

verificare che venga proposto il proprio CodiceFiscale, altrimenti digitarlo.

Attenendosi alle istruzioni ben indicate dal software:

chiamare - con il proprio cellulare abilitato all’uso della Firma Digitale - il numero verde indicato e, seguendo le indicazioni vocali, inserire (dal proprio cellulare) dapprima il codice OneTimePassword di 4 cifre indicato a video e successivamente il proprio Pin personale di 8 cifre.

Dopo il segnale sonoro bitono Telecom di fine chiamata, cliccare sul pulsante “Fatto!”:

e (come recita la schermata) “Attendere il completamento dell’operazione…” che sarà effettivamente avvenuto alla visualizzazione del messaggio:


Una volta terminata definitivamente l’operazione, il documento risulterà firmato e verrà memorizzato nella cartella apposita: cartella che riporta il nome della propria struttura_P7M (nell’es. DIMI_P7M o CIELI_P7M) contenente i file firmati.Al suo nome originale (1 - UE.A.DISC – 100010.pdf) verrà aggiunto un suffisso costituito dalla data ed ora (nel formato _aaaammdd_hhmmss) e soprattutto l’estensione finale .p7m (es 1 - UE.A.DISC - 100010_20140212_034211540.pdf.p7m).

Pertanto la cartella DIMI_P7M (visibile anche dall’EP corrispondente) si presenterà con tali contenuti:

Analogamente nella cartella CIELI_P7M andrà a posizionarsi il file firmato:


In questa fase la procedura si sdoppia:per i Dipartimenti, il CIMNA, il CSBA e le Biblioteche dopo l’inserimento della prima firma da parte del Segretario Amministrativo, sarà necessaria l’apposizione della seconda firma da parte dell’EP di Scuola. Contestualmente all’operazione di apposizione della prima firma da parte del Segretario Amministrativo, in automatico verrà inviata una comunicazione (sottoforma di mail) all’EP di Scuola che dovrà a sua volta provvedere a firmare nuovamente il documento.Terminato il secondo processo di firma da parte dell’EP, i file con doppia estensione .p7m.p7m diventeranno accessibili dall’Area Risorse e Bilancio/Ragioneria.

per tutti i rimanenti Centri, per i quali è sufficiente la firma del solo Segretario, il processo risulta più breve e pertanto questi file con la sola prima firma (con estensione .p7m), saranno già a questo livello accessibili dai colleghi dell’Area Risorse e Bilancio/Ragioneria.

In entrambi i casi i colleghi dell’Area Risorse e Bilancio/Ragioneria verranno automaticamente informati tramite mail di notifica alla casella di posta [email protected] del Settore Tesoreria..


mailto:[email protected]

Seconda Firma del documento (Matrioska)da parte di Dipartimenti, CIMNA, CSBA, Biblioteche

Nel caso della necessità di seconda firma: l’EP, analogamente al segretario (primo firmatario), al momento dell’accesso al sistema Alfresco, si ritroverà nel suo personale repository e nella sua cartella che riporta il nome della propria struttura_P7M (nell’es. DIMI_P7M o CIELI_P7M) troverà il file precedentemente firmato dal segretario (es 1 - UE.A.DISC - 100010_20140212_034211540.pdf.p7m).

A questo punto l’EP dovrà cliccare sul tasto all’estrema destra dello schermo in corrispondenza della riga contenente il documento da firmare, si aprirà un menu a tendina contenente diverse voci.

Trattandosi di un file già firmato, tra le diverse voci del menu si troveranno le varie modalità di ulteriore firma (Matrioska, parallela, controfirma).In particolare la voce che dovrà essere scelta è Firma documento (Matrioska):

La scelta di tale voce scatenerà il processo di apposizione della propria firma digitale (di tipo Matrioska) costituito dai classici 2 passaggi descritti in dettaglio nel paragrafo precedente “Utilizzo del cellulare”.

Al termine di questa ulteriore (e seconda) operazione di firma, si otterrà il file firmato con nome 1 - UE.A.DISC - 100010_20140212_034211540_20140214_020058451.pdf.p7m.p7m (notare doppia estensione .p7m ad indicare le due firme apposte).

Tale file rimarrà nella cartella iniziale di origine (nell’es. DIMI_P7M).


Il file firmato verrà automaticamente duplicato (con stesso nome) in un’altra cartella preposta che riporta il nome della propria scuola_P7M_P7M (nell’es. SSMF_P7M_P7M) in modo da renderlo accessibile dai colleghi dell’Area Risorse e Bilancio/Ragioneria.

Nel frattempo sarà anche spedito un alert, sottoforma di mail alla casella di posta [email protected] del Settore Tesoreria.



Copia/Salvataggio di un file firmato

Nel caso si desideri effettuare il salvataggio di un file firmato, sarà necessario agire sulla voce

all’estrema destra dello schermo in corrispondenza della riga contenente il documento di proprio interesse:

Agendo sul pulsante Salva, cliccare su Salva con nome, per scegliere dove salvare il file (sul desktop o in una cartella predefinita) e il nome da attribuirgli, preferibilmente indicare estensione .p7m


Uscita dall’ambiente Alfresco

Conclusa la propria attività per chiudere l’ambiente di lavoro agire sulla voce Logout, l’ultima del menu a tendina apribile cliccando sul pulsante apposito accanto al proprio nomeUtente, angolo dx in alto:


Annotazioni

1. Nel caso riceviate mail simili a questa:

avente come Mittente [email protected] ed Oggetto “Alfresco Share: Recent Activities” (o simile) non allarmatevi: si tratta solamente di comunicazioni relative ad attività generali eseguite dal Gruppo Firme-Distinte. Sarà possibile inibire il ricevimento di tali comunicazioni aprendo il link indicato ed agendo sul check-box apposito, eliminando il segno di spunta:

2. La cartella che riporta il nome della propria struttura_P7M (nell’es. DIMI_P7M o CIELI_P7M) sarà l’unica cartella a contenere file di diversi tipi: sia file con estensione .P7M (contenente unica firma) che file con estensione.P7M.P7M (contenente doppia firma).

3. Le seguenti strutture: Dipartimenti, Biblioteche, CIMNA, CSBA avranno la necessità di doppia firma (la I del Segretario Amministrativo + la II Matrioska ad opera del corrispondente EP) mentre per i rimanenti Centri sarà sufficiente la sola firma del Segretario Amministrativo.



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