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© Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione StrategicaMetodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica

CONVEGNOMetodologie e Strumenti per l’IT Governance e la

Pianificazione Strategica

Gestire le attività e i processi di business come progetti per ottimizzare l’operatività aziendale in un contesto enterprise

Relatori: Massimo Martinati, PMP, Eureka Service

Fabrizio Ferrero, PMP, Eureka service

ed

presentano

Roma, 2 marzo 2006 – Firenze, 7 marzo 2006


Programma dei SeminariProgramma dei Seminari

• Roma – 2 marzo 2006• Centro Convegni Palazzetto delle Carte

Geografiche Via Napoli 36

• Firenze - 7 marzo 2006

• Starhotel MichelangeloVia Fratelli Rosselli 2


ProgrammaProgramma

9.15 Registrazione 9.30 La famiglia Microsoft Office Project 2003: dalla gestione individuale dei progetti alla soluzione completa per l’Enterprise Project Management 10.00 Workshop: la gestione dell’IT Governance con un approccio multiprogetto11.15 Coffee break 11.30 Workshop: la pianificazione strategica e la gestione di un piano di marketing industriale con un approccio di Portfolio Management 12.45 Domande e risposte


Presentazione Eureka Presentazione Eureka ServiceService


Mission supportare l’azienda cliente nell’attivazione di sistemi di Project

Management affrontando tutti gli aspetti conoscitivi, organizzativi e tecnici

Consulenzaassessment

analisi esigenze

Soluzioni

di P.M.

integrate


Partnership

www.pm-forum.it www.pmuniversity.it

Siti di riferimento

www.gruppoeureka .it

Accreditata per la formazione

Telecom Italia Learning Services


ConsulenzaConsulenza• Assessment singoli, di gruppo,

divisionali, aziendali sul P.M. • Consulenza specialistica sulla gestione

di progetti e commesse • Consulenza sulla partecipazione a gare • Analisi delle esigenze e studi di fattibilità • Progettazione e realizzazione di PO –

Project Office e di PMO – Project Management Office aziendale

• Scrittura delle procedure aziendali di Program e Project Management



CorsiCorsi• Oltre 30 corsi sul P.M. in catalogo • Corsi interaziendali (public – Roma, Milano e Torino), corsi per

azienda (in-house) e corsi residenziali • Corsi per la preparazione agli esami di certificazione del PMI • Corsi sulla teoria del Project Management• Corsi verticali su area di applicazione del Project Management• Corsi applicativi sui software di P.M.• Catalogo PMI: 12 corsi Eureka Service (accrediti PDU)• Corsi erogati per il catalogo Poste Italiane e Telecom Italia Learning

ServicesSeminari e workshopSeminari e workshop• Oltre 10 seminari e workshop applicativi sul P.M. in catalogo• Seminari gratuiti periodici con Microsoft• Progettazione di seminari e workshop per azienda

E–learningE–learning• Progettazione e realizzazione di corsi in autoapprendimento per

terze parti (Poste Italiane)Servizi a supportoServizi a supporto• Progettazione di corsi e percorsi formativi per azienda • Servizi di assessment pre-corso e di valutazione di fine corso• Servizi di tutoring a distanza• Simulazione dell’esame di certificazione del PMI via WEB

www.pmuniversity.it


Supporto alla gestione del Project Management Office aziendaleSupporto e assistenza al Project Office Servizi di pianificazione e monitoraggio di progettiServizi di start-up di PMO e PO Supporto all’uso di pacchetti di P.M. (Microsoft Project e i principali altri software)Servizi di assistenza ed Help Desk su Microsoft Project e su tutti i principali applicativi di P.M. Servizi in outsourcing su Microsoft Project e su tutti i principali applicativi di P.M.



Sviluppo e integrazione di software di P.M.Sviluppo e integrazione di software di P.M.

ProgettazioneProgettazione• Analisi requisiti e progettazione di sistemi informatici

di P.M. • Supporto alla software selection in ambito P.M.

System IntegrationSystem Integration• Attività di integrazione applicativa e procedurale di

software di P.M. in ambito aziendale • Analisi e progettazione di interfacce con i S.I. presenti

in aziendaPersonalizzazioni e sviluppi softwarePersonalizzazioni e sviluppi software• Personalizzazioni e sviluppi “ad-hoc” per azienda su

piattaforma client-server e web• Personalizzazioni di Microsoft Project• Realizzazioni di add-on di Microsoft Project

DistribuzioneDistribuzione• Distribuzione di pacchetti di P.M. proprietari Eureka• Distribuzione dei prodotti Microsoft

PARTNER


SOFTWARESOFTWARE

Project SupervisorProject Supervisor sistema client-server multiutente, multiprogetto, multiversione, basato su Microsoft Project per la gestione aziendale dei progetti su database centralizzato

AMS SupervisorAMS Supervisor (© Alenia Marconi Systems e Eureka Service): sistema client-server multiutente, basato su Microsoft Project per la gestione di programmi complessi dell’ambito Difesa

Project RiskProject Risk: sistema di Project Risk Management basato su tecniche anglosassoni per la definizione del piano dei rischi

WPDWPD: Work Package Description. Sistema per la definizione, valorizzazione e gestione dei Work Package progettuali

Cruscotto managerialeCruscotto manageriale: sistema di Portfolio Management per il Top Management, basato su Earned Value Method


WEBWEB

PMP SelftestPMP Selftest: sistema per l’esercitazione e per la simulazione d’esame di certificazione PMP e CAPM del PMI®. Versioni per PMBOK 2000 e PMBOK 3rd edition

PM TemplatePM Template: set completo di standard documentali di secondo il PMBOK per seguire il progetto durante l’intero ciclo di vita

PM-ForumPM-Forum: primo sito italiano sul Project Management per la diffusione della cultura di Project Management

www.pm-forum.it


www.pm-forum.it


Approccio del seminarioApproccio del seminario

Metodologia secondo gli standard del PMI®

Tutti gli argomenti trattati sono calati nel contesto della più autorevole e diffusa metodologia del Project Management, elaborata dal Project Management Institute (PMI®)

Simulazione di casi realiIl seminario si basa sulla simulazione applicativa di casi reali.

Atti del seminarioGli atti potranno essere scaricati dal sito

www.PM-Forum.it


Alcune DefinizioniAlcune Definizioni

Nel corso del seminario utilizzeremo spesso alcuni termini


Definizione di ProgettoDefinizione di Progetto

Sforzo temporaneo intrapreso allo scopo di creare un prodotto, un servizio o un risultato unici

(PMI - Project Management Institute, da PMBOK® 3rd edition,2003)


Definizione di Project ManagementDefinizione di Project Management

“Applicazione della conoscenza, delle competenze, degli strumenti, e delle tecniche alle attività di progetto per raggiungere i requisiti di progetto”

(PMI - Project Management Institute, da PMBOK® 3rd edition,2003)


ProgrammaGruppo di progetti correlati gestiti in modo coordinato in modo da ottenere benefici e controllo non disponibili nel caso di gestione separata

Program ManagementGestione centralizzata e coordinata di un gruppo di progetti allo scopo di raggiungere gli obiettivi e i benefici strategici del programma

(PMI - Project Management Institute, da PMBOK® 3rd edition, 2003)

Definizioni di Programma e Program Definizioni di Programma e Program Management Management


PortfolioInsieme di proposte, progetti, programmi e altri lavori non necessariamente correlati tra loro, pianificati insieme allo scopo di soddisfare gli obiettivi strategici aziendali

Portfolio ManagementProcesso di ausilio all’impresa, che in base alla strategia aziendale, consente la selezione e la definizione delle priorità dei progetti e delle proposte

Definizione di Portfolio e Portfolio Definizione di Portfolio e Portfolio ManagementManagement


Progetti e Pianificazione StrategicaProgetti e Pianificazione Strategica

I progetti possono quindi essere considerati come un efficace mezzo per raggiungere gli obiettivi definiti dalla strategia aziendale

I bisogni su cui si basa la strategia aziendale e la relativa pianificazione sono tipicamente: una domanda di mercato un bisogno dell’organizzazione una richiesta di un cliente un progresso tecnologico un requisito di legge


WorkshopWorkshop

La gestione dell’IT Governance con un La gestione dell’IT Governance con un approccio multiprogettoapproccio multiprogetto


Cos’è la IT Governance?Cos’è la IT Governance?

E’ il processo che porta a prendere decisioni relative ai sistemi informativi aziendaliIl suo obiettivo è quello di integrare le attività aziendali ricorrenti (Operational Works) con i progetti di sviluppo (Projects)La IT Governance è compito della funzione Sistemi Informativi aziendali (IT Dept)


Che fa un IT Dept?Che fa un IT Dept?

Mantiene applicazioni software ed infrastrutture esistenti (Manutenzione) per clienti interni (ed esterni)Realizza nuove applicazioni ed infrastrutture (Progetti) per clienti interni (ed esterni)

Progetti

Progetti su applicazioni

Progetti su infrastrutture

Manutenzione

ManutenzioneApplicazione

Manutenzioneinfrastrutture


Scenario della simulazione IT GovernanceScenario della simulazione IT Governance

La nostra azienda HW&SW SpA opera nell’ambito dell’Information and Communication Technology (ICT)

• La funzione IT (IT Dept) è senz’altro la funzione centrale dell’azienda.• Ci sono progetti in essere interni ed esterni• Le attività routinarie (operational works) hanno un discreto impatto• Vengono forniti a clienti e all’azienda stessa servizi d’IT• L’azienda conta un numero totale di 5 Server che gestiscono un totale di 80 Client • L’IT Dept conta un numero totale di 30 persone• Per politica aziendale, l’IT Dept può avvalersi di ditte esterne, ma soltanto nei periodi di picco dimostrato


Che fa un IT Dept?Che fa un IT Dept?Spesso la maggior parte dell’impegno di un IT Dept viene speso nella Manutenzione dell’esistente

Projects

Enhancements

Support

Admin


Step della Simulazione Applicativa IT Step della Simulazione Applicativa IT GovernanceGovernance

Cruscotto manageriale e catalogazione dei lavori in un IT Department

Analisi aggregate dei progetti, delle attività e delle risorse umane nell’IT Department

Simulazione della gestione di una richiesta estemporanea interna

Simulazione della gestione di un nuovo progetto esterno

Comunicazione e collaborazione fra Functional Manager e le risorse dell’IT Department


Cruscotto managerialeCruscotto managerialeVediamo la situazione esistente nell’IT Dept che fa uso di Microsoft Project EPM!


Catalogazione dei lavori dell’IT Dept Catalogazione dei lavori dell’IT Dept per tipologiaper tipologia

L’IT Dept ha in essere molte attività/lavori di diversa tipologia


Catalogazione dei lavori dell’IT Dept per Catalogazione dei lavori dell’IT Dept per tipologia di clientetipologia di cliente

L’IT Dept ha in essere attività/lavori per diverse tipologie di clienti interni ed esterni


Catalogazione delle risorse dell’IT Catalogazione delle risorse dell’IT Dept Dept

L’IT Dept gestisce risorse di diverso skill



Le risorse dell’IT Dept sono raggruppate anche per Centro di Costo (CBS)



Le risorse dell’IT Dept sono raggruppate anche per area aziendale


Analisi delle risorse dell’IT Dept Analisi delle risorse dell’IT Dept

Stima del carico per risorsa individuale e per skill nel tempo per le attività/lavori/progetti previsti


Simulazione Simulazione della gestione di una richiesta della gestione di una richiesta internainterna L’area Sicurezza Informatica fa partire una richiesta estemporanea: in seguito agli ultimi dannosissimi attacchi degli hacker nasce l’esigenza immediata di mettere in sicurezza i server aziendali con l’adozione di un Firewall di nuova generazione L’azione prevede un intervento sistemistico su tutti i client aziendaliE’ possibile esaudire la richiesta? Chi eseguirà il lavoro?


Simulazione Simulazione della gestione di un nuovo progetto della gestione di un nuovo progetto esternoesternoLa funzione Commerciale ha chiuso un nuovo contratto con un importante cliente: si tratta della realizzazione di un portale web.Si tratta di un progetto di profitto, linfa vitale per l’aziendaLa trattativa è stata lunga e complessa e ha comportato anche la predisposizione di una pianificazione delle attività, dei tempi, delle milestone e delle risorse necessarie: il referente tecnico del commerciale, ora eletto Project Manager, ci mette a disposizione il piano del progetto sviluppato con il suo Project Standard stand-aloneE’ possibile esaudire la richiesta? Chi eseguirà il lavoro? Sarà un completo MAKE o dovremmo attivare dei BUY?


Simulazione Simulazione della gestione di un nuovo della gestione di un nuovo progetto esternoprogetto esterno

Il piano del progetto sviluppato in fase di negoziazione


Comunicazione e collaborazione fra Comunicazione e collaborazione fra Functional Manager e le risorse dell’IT Functional Manager e le risorse dell’IT Department Department

L’assegnazione dei compiti alle risorseL’accettazione del compitoLa rilevazione dell’avanzamento del lavoro della risorsa (Timesheet)


WorkshopWorkshop

La pianificazione strategica e la La pianificazione strategica e la gestione di un piano di marketing gestione di un piano di marketing

industriale con un approccio di industriale con un approccio di Portfolio ManagementPortfolio Management


ScenarioScenario

… in particolare l’azienda è specializzata nella produzione di attrezzatura sportiva su ruote, sviluppata su tre linee di prodotto: bicicletta, monopattino e roller blade

La nostra azienda, la BYKE&SPORT srl opera nel settore degli equipaggiamenti sportivi per ragazzi …


ScenarioScenario

Ma l’azienda non può fermarsi, bisogna continuare a crescere!E’ necessario stabilire una strategia per il 2007, ma il dubbio è forte:• Nuovi modelli dei prodotti proposti?• Nuovi prodotti del business esistente? • Nuove aree di business?• Nuovi mercati?

L’A.D. indice per la prossima settimana (fine settembre) una riunione per definire la strategia e la sua pianificazione per il 2007. Vuole proposte ed un sistema di valutazione pesato (scorecard) che possa individuare un indice di attrattività globale per ogni proposta, frutto di un’analisi che si basa su un posizionamento del singolo progetto in termini dei seguenti KPI (Key Performance Index):• Costi• Ricavi• Rischi (negativi e positivi)• Validità dell’investimento


Scenario Scenario - obiettivi- obiettivi

Business attuali

Nuovi Mercati

Mercatiattuali

Nuovi Business

Penetrazione del

Business

Sviluppo delBusiness

Sviluppo delMercato Diversificazione

Matrice Matrice di Ansoffdi Ansoff

Ecco gli obiettivi posti dall’A.D.:• Scelta delle proposte basata sul livello di attrattività in termini complessivi ma basata sui KPI indicati• Budget costi di produzione per nuovi progetti 2007: € 1.500.000• Budget ricavi su prodotti di nuovi progetti per 2008: € 1.000.000• Budget ricavi “ “ “ “ triennio 2008-2010: € 4.000.000 • Nuovi business: almeno un prodotto completamente innovativo dal 2008


Step della Simulazione ApplicativaStep della Simulazione Applicativa

Lista delle proposte e prima priorizzazione su base economica

Il sistema di pesatura per la selezione delle proposte. Analisi delle proposte sui KPI e sul KPI globale.

Prima selezione del Portfolio progetti Verifica della fattibilità degli obiettivi economici del portfolio progetti

Verifica fattibilità temporale e di risorse per il Portfolio progetti. Scelta finale del Portfolio progetti e sua pianificazione definitiva.La gestione della documentazione e della comunicazione nel singolo progetto del Portfolio


Lista delle proposteLista delle proposteAlla riunione ci si presenta con la lista delle possibili proposte elaborate dalla funzione Marketing che fa uso di Microsoft Project EPM in forma centralizzata e condivisa con le funzioni tecniche!


Priorizzazione delle proposte su base Priorizzazione delle proposte su base economicaeconomica

Si può già da subito evidenziare la lista delle proposte in termini di priorità• sui costi (crescente)• sui ricavi (decrescente)


Il sistema di pesatura per la selezioneIl sistema di pesatura per la selezioneE’ stato definito un sistema di pesatura (da usare su ogni proposta) basata• su KPI positivi:

• PR8 – peso su ricavi nel 2008• PRT – peso su ricavi nel triennio 2008-2010• PROI – peso sul ritorno dell’investimento • PONM – peso opportunità su nuovi mercati• POI – peso opportunità innovazione

• e su KPI negativi:• PC – peso su costo • PBP – peso su payback period• PRM – peso su rischio di rigetto da parte del mercato• PRC – peso peso su rischio concorrenza

Ogni KPI può assumere valore da 1 a 8


Il sistema di pesatura per la selezioneIl sistema di pesatura per la selezione

Il livello di attrattività totale della singola proposta sarà dato dalla formula

PTOT= (PR8+PRT+PROI+PONM+POI) - (PC+PBP+PRM+PRC)


Analisi delle proposte sui KPIAnalisi delle proposte sui KPI

Ordinando le proposte per KPI positivi decrescenti o per KPI negativi crescenti, si comincia a delineare la selezione definitiva


Prima selezione del portfolio progettiPrima selezione del portfolio progetti

Si propone all’A.D. di scartare la proposta che ha KPI globale più bassoAccettato lo scarto della proposta “peggiore” da parte dell’A.D., si verifica il raggiungimento degli obiettivi di costo e di ricavo imposti e, se non raggiunti, si itera la selezione come nel passo precedente.Alla fine la selezione del portfolio è completata


Verifica fattibilità temporale e di risorse per Verifica fattibilità temporale e di risorse per il Portfolio progetti il Portfolio progetti

Tramite la gestione del multiprogetto si verifica la fattibilità dei progetti sia come approccio temporale e di sequenzialità sia come approccio al carico delle risorsePer le risorse si decide di esternalizzare alcuni lavori vista la non completa disponibilitàQuesto comporta un aumento dei costi e il totale dovrà di nuovo essere verificato rispetto al budget


Gestione della documentazione e Gestione della documentazione e della comunicazione nel singolo della comunicazione nel singolo progetto del Portfolioprogetto del Portfolio

Tramite il sito di progetto è possibile gestire la documentazione metodologica e tecnica del singolo progettoAltresì è possibile gestire le comunicazioni nel team di progetto


Prossimi Appuntamenti,Prossimi Appuntamenti, Offerte e Proposizioni Offerte e Proposizioni


Eventi Gratuiti sul Project ManagementEventi Gratuiti sul Project Management

SeminariMetodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica

Roma – 2 marzo 2006 Firenze – 7 marzo 2006

PMP Days – Le novità della certificazione PMP del PMI Roma – 14 febbraio 2006 Torino – 14 marzo 2006 Milano – 15 marzo 2006

Il seminario dà 4 PDU del PMI

Iscrizioni dal Sito

www.gruppoeureka.it

Iscrizioni dal Sito


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sui Corsi “public” per la certificazione proposti da Eureka Service

(offerta valida fino al 30 giugno 2006)


Proposizioni FormativeProposizioni Formative

Corsi di Formazione

PM-FULL – Project Management Base Completo• Roma, 3-7 aprile 2006; 19-23 giugno 2006• Milano, 8-12 maggio 2006• Torino, 20-24 marzo 2006

PM-IT – Project Management nell’Information Technology• Roma, 20-24 febbraio 2006; 8-12 maggio 2006• Milano, 3-7 aprile 2006

PM-PMP - Preparazione all’esame per la certificazione PMP® – Project Management Professional (PMBOK® - 3rd edition)

• Roma, 28 febbraio 2006 (1° giornata)• Milano, 20 aprile 2006 (1° giornata)• Torino, 21 aprile 2006 (1° giornata)

MSP-BASE - Microsoft Project Base • Roma, 22-24 febbraio 2006; 10-12 maggio 2006• Milano, 12-14 giugno 2006

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Proposizioni FormativeProposizioni FormativeWorkshop

WS-PMBOK - Workshop sul PMBOK® - Laboratorio applicativo sugli standard di P. M. del PMI®

secondo il PMBOK® 3rd edition • Roma, 3-5 aprile 2006 • Milano, 27-29 settembre 2006• Torino, 24-26 luglio 2006

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Ringraziano per la partecipazione eauguriamo un buon Project Management

con Microsoft Project EPM

eded

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