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15 aprile 2002
Modulo di Comunicazione
Mirko Tavosanistavosanis@italicon.it
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Oggi:
RispondereInoltrareScrivere per la rispostaGestire la posta elettronica
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Rispondere
La posta elettronica permette di riportare con facilità il testo del messaggio cui si risponde (preceduto da caratteri speciali o dal segno di “>”).
La funzione è utilissima. È facile abusarne. Vi proporrò alcune regole.
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Prima di tutto, una distinzione
Quasi tutti i programmi hanno due funzioni:
1. Rispondi (= rispondi al mittente; From)
2. Rispondi a tutti (= rispondi al mittente e alle persone che hanno ricevuto il messaggio in copia; a From si aggiungono tutti i To e i Cc del messaggio originale)
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Quando l’uno e quando l’altro?
Dipende dal messaggioScegliete con attenzione
Se non usate il “Rispondi a tutti” potete dimenticare messaggi importanti; se lo usate al momento sbagliato potete mandare la risposta alle persone sbagliate
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Il sistema consigliato
1. Prendere l’abitudine di “Rispondere a tutti”.
2. Controllare con attenzione l’intestazione del messaggio prima di spedirlo (eliminando gli indirizzi superflui).
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E le regole della risposta?
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Applicazione di principi generali
Pensare al destinatarioEliminare il superfluo
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Quindi?
Cancellare quello che non serve
Riflettere con attenzione su quello che serve o che non serve
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In generale…
Qualcosa da cancellare c’è quasi sempre (firme troppo lunghe, citazioni di citazioni…)
Pensate sempre ai vantaggi e agli svantaggi
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Dove scrivere la risposta?
Nei casi più semplici, è evidente.E nei casi di media (o alta)
complessità?
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Se è alta complessità…
Mandate un fileRielaborate (altrimenti
rischiate di sperdervi)
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E se è media complessità?
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Tre scuole di pensiero:
1. Scrivere prima
2. Scrivere all’interno
3. Scrivere dopo
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Scrivere prima
Pro1. Permette di capire a colpo d’occhio quali
sono le novità.2. Rende facile la stampa.Contro1. Rende difficili i rimandi alla lettera cui si
risponde2. Richiede molto tempo per la rielaborazione
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Scrivere all’interno
Pro1. Permette di rispondere punto per punto.2. Fa risparmiare tempo.Contro1. Non fa capire a colpo d’occhio quali sono
le novità.2. Rende difficile la stampa.
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Scrivere dopo
Pro1. Permette di capire quasi a colpo d’occhio quali
sono le novità.Contro1. La risposta va cercata, ed è nascosta.2. Rende difficili i rimandi alla lettera cui si
risponde.3. Rende difficile la stampa.4. Richiede molto tempo per la rielaborazione.
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Quindi?
Di regola, scrivete primaQuando è più conveniente, scrivete
all’interno, rispondendo punto per punto
Non scrivete mai dopo
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Tipico errore:
> Aadfjajl adflkj flajsf > Adkfa fdadkf adf dfalfd>[300 righe di testo]
Sono d’accordo.
Mirko
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L’oggetto
È il punto più importante della lettera Conservare quello originale dà continuità
alla discussione… Ma quando gli argomenti si sono allontanati
troppo dall’originale (e spesso quando inoltrate la posta) è bene modificarlo.
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Inoltrare
Funzione utilissimaRichiede qualche cautela
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Pensare al destinatario
Attenti alle conseguenze!Includete le informazioni
sufficienti a capire che cosa state inoltrando
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Per esempio:
Caro Mirko,
ti inoltro le istruzioni mandate da Tizio:
>MESSAGGIO ORIGINALE>Da: Tizio>Per spedire un messaggio dovete…
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Evitate gli strati di risposte e inoltri
Qualunque sia il sistema che usate, dopo un po’ la successione di risposte e inoltri sarà difficile da decifrare (anche se molto dipende dal vostro corrispondente).
Quindi, fermatevi e rielaborate quello che state scrivendo.
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Inoltre:
Diritto alla privacy
Dovete avere il consenso del mittente per inoltrare il messaggio (non pubblicizzate mai un messaggio se non avete il consenso).
Diritto d’autore
L’espressione di un’idea è soggetta al diritto d’autore.
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Scrivere per rispondere
È opportuno scrivere in modo da facilitare la risposta al nostro interlocutore.
Lo stiamo già facendoÈ ovviamente molto semplice
rispondere a una lettera con divisione per paragrafi, punti, liste, ecc.
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Gestire la posta elettronica
Punto fondamentaleDipende completamente dal tipo di
programma che usateOrganizzate la posta se volete
evitare la dispersione
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Per esempio:
Organizzate la posta in caselleFate uso dei filtri (“Regole
messaggi”) per indirizzare automaticamente la posta
Eccetera
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Sondaggio
Chi di voi sa che cosa sono i filtri per la posta elettronica?
Chi di voi usa già i filtri?
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Per informazioni:
tavosanis@italicon.it