Www.italicon.it 10 aprile 2003 Modulo di Comunicazione Mirko Tavosanis [email protected].
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Oggi
Posta elettronica e destinatariRegole tipografiche: caratteri
diversi e posta elettronicaRegole tipografiche: gli
standard italiani
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Scegliere il destinatario
Le regole sono sempre le solite
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Oltre al destinatario
1. Con la posta elettronica, l’invio di più copie di un messaggio è molto facilitato rispetto alla posta su carta.
2. I modi possibili sono 3:3. destinatario;4. copia carbone;5. copia carbone nascosta.
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Servono le copie?
Sì, sono utilissime
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Destinatario e copia carbone
Sono quasi equivalenti in quasi tutti i programmi di posta.
Danno comunque informazioni al vostro corrispondente umano.
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Copia carbone e copia carbone nascosta
Un destinatario di copia carbone nascosta non è visibile ai destinatari A: e Cc:, né agli altri destinatari in Ccn.
Non compare neanche quando si “risponde a tutti” (ne riparleremo)
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Due consigli
(seguiti da qualche esempio)
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Primo consiglio
Rispettate la separazione tra destinatario principale e copia carbone.
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Perché?
I vostri interlocutori capiscono meglio a chi è rivolta la comunicazione.
Anche voi capite meglio a chi rivolgervi.
Molti interlocutori sono sensibili alle gerarchie.
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Secondo consiglio
Se utile, combinate questa distinzione con il vocativo d’inizio o con informazioni date nella lettera.
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Perché?
I vostri interlocutori capiscono meglio a chi è rivolta la comunicazione.
Anche voi capite meglio a chi rivolgervi.
Molti interlocutori sono sensibili alle gerarchie.
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Quando è inutile il secondo consiglio?
Quando è chiaro il rapporto tra i destinatari.
Quando produrrebbe confusione inutile.
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Esempio 1
A: Tizio
Cc: Sempronio
Caro Tizio,
potresti spedirmi, per favore…
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Esempio 2
A: TizioCc: Sempronio
Caro Tizio,
potresti spedirmi, per favore…
Mando questo messaggio in copia anche a Sempronio.
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Esempio 3
A: Tizio, Sempronio
Cc:
Cari Tizio e Sempronio,
potreste spedirmi, per favore…
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Sbagliato!
A: Tizio, Sempronio
Cc:
Caro amico,
potresti spedirmi, per favore…
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Figuriamoci nelle mailing list…
1. Gli errori sul destinatario e sul mittente sono molto comuni.
2. Se la lettera fa capire chiaramente a chi si rivolge, possono essere evitate situazioni imbarazzanti.
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Quando usare la copia carbone nascosta?
1. Quando ce n’è bisogno.2. Soprattutto, quando si vuole
distribuire un messaggio a una lista di utenti senza rendere visibili e riutilizzabili tutti gli indirizzi.
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Consigli americani
Se inserite destinatari multipli nei campi, metteteli in ordine alfabetico per cognome.
Attenzione alle copie carbone nascoste. Usarle è un po’ come dire che state tramando alle spalle di qualcuno… quindi attenzione all’uso che ne fate (e a chi le mandate)!
(David Angell e Brent Heslop, The Elements of E-mail Style, Reading, Addison-Wesley, 1994, p. 18)
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E le informazioni?
Niente corsivi, niente grassetti, ecc.
Ma potete usare comunque dei “trucchi”
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Il “tutto maiuscole”
ProMette in risalto punti determinati
ControDà effetto di “urlato”È molto meno leggibile dell’alternanza
maiuscole / minuscole
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Per esempio:
Ho bisogno che sul computer che userò per la presentazione siano installati Word e Power Point. Sei sicuro che ci sia anche il lettore di CD?
HO BISOGNO CHE SUL COMPUTER CHE USERO’ PER LA PRESENTAZIONE SIANO INSTALLATI WORD E POWER POINT. SEI SICURO CHE CI SIA ANCHE IL LETTORE DI CD?
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Quindi:
Usate il tutto maiuscole solo per brevi sezioni di testo (tre, quattro parole al massimo).
Non date l’impressione di alzare la voce
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Esempio negativo:
Ho BISOGNO che sul computer che userò per la presentazione siano installati Word e Power Point. SEI SICURO che ci sia anche il lettore di CD?
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In più:
Marcate sezioni di testo con righe di asterischi o simili.
Se gli interventi richiedono assolutamente formati particolari, mandate un file in allegato.
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Nota storica:
Immagini in ASCII Tabulazioni“Taglia qui”
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Due tipi di carattere
Proporzionale(libri, giornali, Times, Arial, posta elettronica
con formati…)
A spaziatura fissa(macchine da scrivere, terminali VT100,
Courier, posta elettronica solo testo…)
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Con la spaziatura fissa…
1. A tutti i caratteri viene assegnato lo stesso spazio
2. Quindi era (è) possibile costruire tabelle basate unicamente sul numero dei caratteri
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La differenza
mano
lido
mano
lido
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E oggi?
1. Nella maggior parte dei casi quello che scrivete viene visualizzato con caratteri proporzionali
2. Quindi, se volete mettere delle tabelle, inseritele in file in allegato
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Ciao, \+----------+ "La risposta e' dentro di te… Gregorio --| : ) o | ...MA E' SBAGLIATA!!!"/+----------+
Ciao, \+----------+ "La risposta e' dentro di te...Gregorio --| : ) o | ...MA E' SBAGLIATA!!!" /+----------+
