Post on 13-Feb-2017
CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI29/10/2016 1
Ancora Carta? No Grazie…Un percorso graduale verso la
dematerializzazione dei Cicli attivo e
passivo
«Voi continuate a fatturare come avete sempre
fatto, voi spedite a noi, al resto pensa Digithera..»
28/10/2016www.digithera.it
CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
Introduzione
29/10/2016 2
• La Fatturazione Elettronica verso la PA ha creato un nuovo modo di scambiare documenti
tra Cliente e Fornitore. Il documento viene infatti inviato e si ottiene immediatamente un
riscontro che nel migliore di casi si trasforma in accettazione da parte del Cliente.
• L’introduzione della Fatturazione Elettronica in Italia ha creato i presupposti per muoversi
verso la Dematerializzazione dei Cicli attivo e passivo.
• E’ possibile affrontare la dematerializzazione per gradi, partendo con alcuni semplici
strumenti che ci semplificano la vita.
• In questo Webinar vedremo come semplificare la gestione dell’invio degli Ordini Fornitori
da parte di una struttura Acquisti e delle Fatture Cliente da parte della struttura
commerciale o amministrativa.
• La sessione sarà chiusa ovvero con interventi e domande solo dopo l’esposizione, divisa in
due parti.
CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
Prepara Fattura Commerciale
Stampa in PDF (o
peggio su carta…)
Recupera indirizzo
Scrivi testo mail
Allega ed invia (o
imbusta e invia…)
Attendi Conferma…
Puoi farlo con il Puoi farlo con il
tuo gestionale
oppure con
qualunque
applicazione
Se non lo fa in Se non lo fa in
automatico il
gestionale è una
operazione
manuale
Devi averle sempre a
portata di mano e non
sai se sono
aggiornate..
Lo personalizzi per Lo personalizzi per
ogni Cliente,
aggiungendo note o
commenti
Alla fine lo mandi ma…Alla fine lo mandi ma…
Sei sicuro che verrà ricevuta?
Come hai la certezza di correttezza o
accettazione se non esplicitamente
confermato? Per la PA è facile…
E poi…. Se veramente il fornitore non lo ha ricevuto? Dove trovi tutti gli invii fatti in modo
organico? E se vuoi rimandarlo?
Che fatica….
Fatture Clienti… si può fare meglio…
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Prepara Ordine di Acquisto
Stampa in PDF
Recupera indirizzo
Scrivi testo mail
Allega ed invia
Attendi Conferma…
Attendi Merce/Serv
izio…
Puoi farlo con il Puoi farlo con il
tuo gestionale
oppure con
qualunque
applicazione
Se non lo fa in Se non lo fa in
automatico il
gestionale è una
operazione
manuale
Devi averle sempre a
portata di mano e non
sai se sono
aggiornate..
Lo personalizzi per Lo personalizzi per
ogni fornitore,
aggiungendo i note o
commenti
Alla fine lo mandi ma…Alla fine lo mandi ma…
Sei sicuro che verrà ricevuto?
Come hai la certezza della Conferma di
Ordine se non esplicitamente
confermato?
E poi…. Se veramente il fornitore non lo ha ricevuto? Dove trovi tutti gli invii fatti in modo
organico? E se vuoi rimandarlo?
Che fatica….
Ordini di Acquisto… tempo lungo ed incertezza…
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Apri Busta e separa Fattura
Protocolla in Ingresso
Fotocopia se non si riconcilia subito e invia ai
colleghi e aspetta….
Stampiglia Protocollo IVA
Conserva in carta per 10
anni
Se la Fattura arriva Se la Fattura arriva in
PDF allora spesso
viene stampata per
effettuare le
operazioni
successive…
Non che la
riconciliazione sia
sempre semplice…
Almeno la ho
registrata….
Fatture Fornitori…. Quanta carta….
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Approccio Graduale alla DematerializzazioneAffrontare la Dematerializzazione in modo graduale e scalabile è possibile, anzi è necessario!!
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stio
na
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Benefici di Processo ed Economici
Il discrimine è l’osservazione degli strumenti in mano agli operatori del mercato. In questo momento si è
in presenza di una massiva diffusione del documento in PDF come alternativa alla carta
CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
Il PDF è una vera alternativa alla Carta? NO!
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Il PDF produce un documento digitale non elettronico quindi un file di dati «destrutturati» che solo una
tecnologia specifica riesce a trasformare in un file di dati strutturati.
Sfatiamo alcuni Luoghi Comuni
D) Se ricevo Fatture fornitori in PDF ho già dematerializzato il mio ciclo passivo?
R) No, assolutamente. Anzi, sono io che devo spendere in carta ed inchiostro per stamparla e protocollarla, talvolta
anche semplicemente perché mi rimane più facile il confronto con gli ordini
D) Invio Fatture Clienti solo in PDF, ho eliminato la carta?
R) No, assolutamente, a meno che non vada in conservazione elettronica. E comunque il Cliente deve aver dato il
consenso altrimenti sono ancora costretto ad inviarla in formato cartaceo.
D) Il mio Gestionale invia in automatico le fatture ai miei clienti oppure gli ordini ai miei fornitori. Ho eliminato il
problema della carta e dell’invio?
R) Eh no purtroppo. Non ho consapevolezza della reale ricezione del documento da parte della mia controparte e
rischio di aspettare tempo prezioso prima di scoprire che o non è stato ricevuto o non andava bene…
CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
Una ipotesi di progressione potrebbe essere….
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Invio Ordini Fornitori
Invio Fatture Attive
Invio DDT
Ricevo DDT e Fatture Passive
Non modifico o investo in Software Devo modificare il mio software
Invio One Click Semplice
Invio One Click incluso di
Conservazione e Invio in contabilità
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Invio Ordini a Fornitori One-Click
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Basta una Stampante Virtuale per fare il processo più semplice del mondo, preoccupati solo di inserire
l’indirizzo di posta elettronica (meglio PEC) del tuo fornitore in anagrafica quindi nel documento
DigiLink
Prepara il tuo Ordine come
sempre
Da schermo stampalo con
Digilink
Tutto il resto del processo lo
facciamo noi
Prepara il tuo Ordine come
sempre
Salva Ordine in PDF dove vuoi
Tutto il resto del processo lo
facciamo noi
1)
2)
11Digilink, invia in sicurezza il
documento al nostro Server.
Tu non devi fare nulla
22Noi estraiamo indirizzo mail e
dati dall’Ordine e generiamo in
automatico un messaggio PEC
33Al messaggio viene allegato il PDF
dell’Ordine e nel corpo alcuni dati
dell’Ordine e Pulsanti di Conferma o Rifiuto
44L’Ordine viene inviato via PEC al fornitore,
viene inserito all’interno dell’Hub e viene
raccolto lo stato di consegna e mostrato.
Il fornitore può anche chiedere un file XML con i dati dell’Ordine per caricamento nel suo gestionale.
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Invio Fatture a Clienti One-Click
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Basta una Stampante Virtuale per fare il processo più semplice del mondo, preoccupati solo di inserire
l’indirizzo di posta elettronica (meglio PEC) del tuo Cliente in anagrafica quindi nel documento
DigiLink
Prepara la tuo Fattura come
sempre
Da schermo stampala con
Digilink
Tutto il resto del processo lo
facciamo noi
Prepara la tua Fattura come
sempre
Salva Fattura in PDF
Tutto il resto del processo lo
facciamo noi
1)
2)
11Digilink, invia in sicurezza il
documento al nostro Server.
Tu non devi fare nulla
22Noi estraiamo indirizzo mail e
dati della fattura e generiamo in
automatico un messaggio PEC
33Al messaggio viene allegato il PDF della
Fattura e nel corpo alcuni dati della Fattura e
Pulsanti di Accetta o Rifiuta
44La Fattura viene inviata via PEC al fornitore,
viene inserito all’interno dell’Hub e viene
raccolto lo stato di consegna e mostrato.
Il Cliente può anche chiedere un file XML con i dati della Fattura per caricamento nel proprio gestionale.